Sommaire

II. Processus d’exécution des dépenses

1. Schéma d’exécution des dépenses

2. Expression des besoins
3. Consultation 10
4. Choix du prestataire 11
5. Engagement 13
6. Exécution et Suivi 14
7. Paiement 15
8. Reporting, évaluation et audit 16
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28-45

1
 Référentiel juridique

❑Dahir n°1-09-02 du 22 Safar 1430 portant promulgation de la loi n°45-08 relative à

l’organisation des finances des Collectivités Locales et de leurs groupements;
❑Dahir n°1-03-195 du 11 novembre 2003 portant promulgation de la loi 69-00 relative au
contrôle financier de l’Etat sur les entreprises publiques et autres organismes;
❑Décret royal n°330-66 du 21 avril 1967 portant règlement général de la comptabilité
publique telle qu’il a été modifié et complété;
❑Décret n°2-05-1017 du 19 juillet 2005 : Procédures d’exécution des dépenses prévues dans
le cadre du CAS-INDH (voir le Décret n°2-12-86 du 16 mai 2012 le modifiant et le
complétant : BO n°6048 du 17-05-2012);
❑Décret n°2-99-1087 du 4 mai 2000 approuvant le Cahier des Clauses Administratives
Générales applicables aux marchés de travaux exécutés pour le compte de l’Etat (C.C.A.G –
T);
❑Décret n°2-12-349 du 8 joumada I 1434 (20 mars 2013) relatif aux marchés publics;
❑Décret n°2-01-2332 du 4 juin 2002 approuvant le Cahier des Clauses Administratives
Générales applicables aux marchés applicables aux marchés de services portant sur les
prestations d’études et de maîtrise d’œuvre passés pour le compte de l’Etat (C.C.A.G –
EMO);
 L’exécution de tout type de dépense, suit le processus suivant :

Expression
des besoins
11

Consultation 13

Choix du
prestataire
14

Engagement 15

Exécution et
suivi
16

Paiement 22

Reporting, évaluation et audit 25

3
 Choix Exécution et
Expression des besoins Consultation
prestataire
Engagement
suivi
Paiement

Reporting, évaluation et audit

Définition Risques d’un besoin mal exprimé

L’expression des besoins est une phase clé pour le bon
Un besoin mal exprimé génère des problématiques dans
déroulement des projets. Elle conditionne la réussite du
toutes les phases du projet à savoir :
projet durant toutes ses phases. Le besoin doit être :
❑ Lancement de l’appel à la concurrence (risque de sous ou
❑ Exprimé par le Maître d’Ouvrage en des termes simples,
surestimation du projet, procédure infructueuse, choix
clairs et précis (voir article 5 du décret n°2-12-349 du 20 mas 2013
relatif aux marchés publics)
d’un prestataire incapable de bien exécuter le projet…)

❑ Non excessif : correspond à la dimension du projet
❑ Réalisable dans les délais exigés
❑ Bien estimé sur la base des prix du marché
❑ Précis en termes de performance, capacité et qualité
requises
❑ Pérenne (à gestion assurée)
❑ Exécution du projet : dépassement des délais, dépassement
des budgets…
❑ Suivi contractuel : périmètre mal encadré, qualité non
correctement définie, avenant, résiliation du marché…
❑ Clôture du projet : risque d’obtenir un ouvrage de mauvaise
qualité, incapacité de gestion ou de maintenance après la
clôture…

Les bonnes pratiques à observer Les outils disponibles

❑ Décret n°2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés

❑ Rechercher le cadrage le plus économiquement publics
avantageux (répartition entre un et plusieurs lots…) ❑ CCAG-EMO et Travaux
❑ Les conventions de partenariat contractualisées
❑ Organiser des séances de validation des besoins exprimés (convention d’exécution du projet «convention type » en
en groupe annexe à adapter avec la nature du projet en concertation
avec la DAS et convention de gestion déléguée);
❑ Consulter les structures d’appui et les services
techniques ❑ CPS et RC types : à télécharger de www.indh.gov.ma ou à
demander à la DAS qui vous accompagne
❑ S’appuyer sur des normes nationales ou internationales ❑ Portails des marchés publics www.marchespublics.gov.ma et
de l’INDH www.indh.gov.ma (rapports d’audit)
❑ Tenir compte des recommandations des auditeurs le cas
échéant ❑ La Note d’orientations INDH 2011-2015 4
 Choix Exécution et
Expression des besoins Consultation
prestataire
Engagement
suivi
Paiement

Reporting, évaluation et audit

Les étapes à suivre

En début d’année ou en début du projet :

❑ Étudier d’abord tous les besoins à exprimer (pour réaliser les prestations, les commandes et les projets
souhaités) afin de planifier vos achats de sorte à :
▪ favoriser la mutualisation des prestations
▪ éviter le fractionnement des dépenses
❑ Etablir et publier ensuite le programme prévisionnel des achats

Pour chaque achat à lancer :

❑ Tracer le cadre général du besoin (objectifs, périmètre, contraintes…)
❑ Préciser pour chaque partie des spécifications techniques (éviter de préciser des marques de produit)
❑ Ajouter les contraintes d’environnement et de performance

❑ Demander l’avis des services techniques concernés. Leurs apports sont à forte valeur ajoutée
❑ S’appuyer sur les CPS types et les Règlements de Consultation (RC), à télécharger du site INDH
www.indh.gov.ma ou à demander à la DAS pour finaliser les parties administratives des cahiers des charges
❑ Tester, en séance de groupe, le règlement de consultation : faire des simulations pour s’assurer qu’il peut
réellement permettre de juger les offres
❑ Établir l’estimation des coûts des prestations à réaliser

Vous n’êtes certainement pas le premier à vouloir exprimer le besoin en question. D’autres porteurs de projets ont exécuté
des prestations semblables.
=> Essayer de récupérer leurs cahiers des charges et capitaliser sur leurs points forts mais également sur les
éventuelles difficultés rencontrées.
5
 Expression Choix Exécution et
des besoins Consultation prestataire
Engagement
suivi
Paiement

Reporting, évaluation et audit

Envoi pour avis à la

Choix mode consultation Publication Retrait CPS Réception offres
Commission d’Ouverture
des Plis (COP)

Transmettre à un maximum
de prestataires possibles. Il
Jusqu’à la
faut au moins 3
concurrents et présenter au date limite
BC moins 3 devis fixée dans la
contradictoires.
lettre de
Support de publication :
Lettre de consultation ou Fax consultation
(Modèle lettre en annexe)

Si Montant ≤ 200 000 DH : le champ d’application est à voir dans

l’article 88 du décret n°2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux
marchés publics .

NB/: Le guide s’est limité aux modes de passation les plus fréquents. En cas de besoin d’un autre mode de passation, s’appuyer sur le 6
Décret n°2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés publics
 Expression Exécution et
des besoins
Consultation Choix prestataire Engagement
suivi
Paiement

Reporting, évaluation et audit

Ouverture des offres Analyse offres techniques Analyse offres financières Information des candidats

❑Le maître d’ouvrage peut

constituer une commission
pour analyser et comparer les
devis reçus et choisir un
Informer le
candidat.
BC candidat
❑N.B : il est important de fixer
retenu.
les délais de réalisation dans
tous les bons de commande et
les conditions de garanties si
nécessaires.

7
 Expression Choix Exécution et
des besoins
Consultation
prestataire Engagement suivi
Paiement

Reporting, évaluation et audit

Engagement de la dépense Notification attributaire

❑Classer et archiver tous les devis

reçus (au moins trois)
❑Préparer le dossier d’engagement et
vérifier toutes les pièces
conformément à la nomenclature des Notification du
pièces justificatives. bon de commande
(attributaire)
BC ❑Faire attention au fractionnement des
dépenses : privilégier le regroupement
dans un appel d’offres à la procédure du
BC.
❑Observer les seuils autorisés par
opération de dépense (voir articles 88 et
136 du décret n°2-12-349 du 20 mars
2013 relatif aux marchés publics).

8
Expression Choix
des besoins
Consultation
prestataire
Engagement Exécution et suivi Paiement

Reporting, évaluation et audit

Le bon déroulement d’un projet est tributaire d’une bonne planification et d’une
bonne organisation des différents intervenants.

Pour mieux suivre et contrôler votre projet, il est important de vous organiser de
sorte à ce que :
❑ La coordination entre les intervenants soit simple;
❑ La communication soit fluide.

Il est également important d’avoir une démarche de gestion des risques dans le
projet (selon la taille du projet) et d’instaurer des mécanismes de contrôle interne.

Il est par ailleurs nécessaire d’assurer et de reporter les fonctions suivantes :

❑ suivi de l’exécution de toutes les prestations.
❑ réception des prestations : vérification nécessaire à la prononciation des
différentes réceptions.

Bien entendu, ces fonctions sont indépendantes des activités administratives,

relatives au suivi contractuel des clauses du contrat, à la liquidation et au
paiement des prestations réalisées.
9
Expression Choix Signature
des besoins
Consultation
prestataire contrat Exécution et suivi Paiement

Reporting, évaluation et audit

Le bon déroulement d’un projet est tributaire d’une bonne planification et d’une
bonne organisation des différents intervenants.
Tout projet suit trois principales phases :
Phase de Clôture
Phase d’initialisation et de Phase de Suivi-Exécution du projet et sa dépense
lancement du projet et sa et contrôle du projet et sa
dépense dépense
Aussi importante que les
deux premières. Elle
Phase importante pour le Cette phase consiste à permet de :
bon déroulement du opérer et à observer toutes
❑clôturer le projet en
projet. Elle permet les activités prévues dans
procédant à la réception
notamment de : le contrat.
définitive;
❑préciser les plannings; La réussite du projet est
❑élaborer le rapport de
tributaire d’un bon suivi
❑mobiliser les équipes; clôture ou
et d’un contrôle régulier :
d’achèvement de
❑installer les ressources ❑du respect des délais; l’exécution du marché
matérielles nécessaires;
❑de la qualité des qui permettrait de
❑vérifier les pré requis du prestations et des capitaliser sur toutes les
projet (autorisations,…) activités réalisées. leçons retenues du
projet.

10
 Expression Choix
des besoins
Consultation
prestataire
Engagement Exécution et suivi Paiement

Reporting, évaluation et audit

Phase d’initialisation et de Phase de Suivi-Exécution Phase de Clôture

lancement du projet et sa dépense et contrôle du projet et sa dépense du projet et sa dépense

Suivi des clauses

Suivi des délais Suivi des réalisations contractuelles

❑ S’assurer que la
dépense est ❑ Lire et comprendre les ❑ Ouvrir un dossier du marché
engagée et prescriptions techniques avec une fiche récapitulative
approuvée. des prestations. (Modèle en annexe);

❑ Tenir une feuille de ❑ Demander éventuellement, au

suivi des ordres de ❑ Préparer une liste des titulaire du marché, la caution
services. éventuels risques définitive 30 jours après la
détectés (Modèle en notification de l’approbation
❑ Notifier l’ordre de annexe). (si non confisquer la caution
service de
provisoire ou appliquer une
commencement.
pénalité de 1% du montant du
(Modèle en annexe) ❑ Pour toute
marché)
incompréhension,
❑ Établir les consulter les services ❑ Veiller à l’enregistrement du
plannings détaillés techniques concernés. contrat (marché).
avec le titulaire.

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 Expression Choix
des besoins
Consultation
prestataire
Engagement Exécution et suivi Paiement

Reporting, évaluation et audit

Phase d’initialisation et de Phase de Clôture

Phase de Suivi-Exécution
lancement du projet et sa dépense du projet et sa dépense
et contrôle du projet et sa dépense
Suivi des clauses
Suivi des délais
Suivi des réalisations contractuelles
❑ Tenir des réunions
périodiques pour ❑ Tenir des réunions périodiques (et des visites de
observer l’état chantiers le cas échéant) pour observer et s’assurer de ❑ Suivre les éventuelles
d’avancement (Modèle en la matérialité, de la qualité et de la conformité des modifications en cours
annexe). prestations rendues. En cas de manquement, avertir le d’exécution, en
prestataire : coordination avec l’équipe
❑ Veiller au respect des
plannings. En cas de ▪ oralement; de suivi des prestations :
retard, avertir le ▪ par écrit si aucune réaction n’est observée; ▪ Augmentation ou
prestataire : diminution des
▪ mise en demeure si aucune réaction n’est observée. masses des travaux.
▪ oralement;
❑ Suivre les PV (de chantiers le cas échéant) et les ▪ Avenants.
▪ par écrit si aucune recommandations (Modèle PV en annexe).
réaction n’est ▪ Résiliation.
observée; ❑ Transmettre les rapports d’avancement périodiques à
la DAS selon les termes de la convention pour actualiser ❑ Justifier par écrit toutes
▪ mise en demeure si le système d’information (DAS→CN-INDH). les modifications (note,
aucune réaction n’est
❑ Suivre et mettre à jour la liste des risques détectés. PV…)
observée.
❑ Consulter, en cas de besoin, les structures d’appui et les ❑ Conserver tous les
❑ Suivi des ordres d’arrêt services techniques pour obtenir leur avis. documents (comptes
(modèle en annexe), de
❑ Coordonner avec les services administratifs pour toute rendus,
reprise et
modification des natures ou quantités de prestation. correspondances…) dans
d’ajournement.
Toute modification doit être préalablement signée avec le le dossier du marché.
❑ Conserver tous les prestataire.
documents (OS, PV, ❑ Conserver tous les documents (PV, correspondances…)
comptes rendus…). 12
 Expression Choix
des besoins
Consultation
prestataire
Engagement Exécution et suivi Paiement

Reporting, évaluation et audit

Phase d’initialisation et de Phase de Suivi-Exécution Phase de Clôture

lancement du projet et sa dépense et contrôle du projet et sa dépense du projet et sa dépense

Suivi des clauses

Suivi des délais Suivi des réalisations
contractuelles

❑ S’assurer que toutes les observations émises au

❑ Établir un compte prestataire (PV, comptes rendus…) lors de l’exécution,
rendu des délais ont été traitées.
observés pour ❑ Archiver toutes les
capitaliser sur les pièces du projet (depuis
❑ Etablir un rapport de clôture (qui constitue le son lancement)
prochaines prestations. rapport d’achèvement pour les marchés supérieurs à
un Million de dirhams) et transmettre une copie à la
DAS. ❑ Si la maintenance est
❑ Intégrer le compte incluse dans le CPS,
rendu des délais dans prendre les mesures pour
le rapport de clôture Le rapport de clôture est constitué de l’ensemble des la mettre en œuvre.
(d’achèvement) de fiches de suivi des réalisation en annexes : fiche de
l’exécution du marché dépense, de suivi des risques, de suivi des réceptions, de
suivi de l’état d’avancement, de suivi des paiements…

Dès la réception définitive, lancer les prestations de maintenance, qui doivent être
prévues lors du montage du projet afin d’assurer sa pérennité.

13
 Expression Choix Exécution et
des besoins
Consultation
prestataire
Engagement
suivi Paiement

Reporting, évaluation et audit

Phase d’initialisation et de Phase de Suivi-Exécution Phase de Clôture

lancement de la dépense et contrôle de la dépense de la dépense

Réception Paiement

Pour chaque PV d’approvisionnement (daté et signé) :

❑ Établir le décompte des approvisionnements sur la base du PV signé

❑ S’approprier les prescriptions par l’équipe de réception.
techniques des prestations.
❑ Liquider et vérifier les prix avec le bordereau des prix du marché.
❑ Si le CPS prévoit des
approvisionnements (cas des marchés
de travaux) : ❑ Ordonner le paiement des montants liquidés.

▪ Constater les moyens mobilisés ❑ Vérifier et conserver les pièces justificatives dans le dossier du
par le prestataire sur le chantier. marché.

▪ Etablir le PV
d’approvisionnement. ❑ Transmettre les OP au comptable assignataire.

❑ Capitaliser sur les éventuelles observations émises par le comptable.

❑ Le comptable procède au règlement.

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 Expression
des besoins
Consultation
prestataire
Phase d’initialisation et de
lancement de la dépense
Réception
❑ Vérifier et tester les quantités, la
qualité et la conformité des prestations
reçues (Modèle suivi des réceptions en
annexe).
❑ Vérifier que le prestataire a correctement
répondu aux éventuelles observations
émises par l’équipe de suivi des
prestations (PV…)
❑ Observer les délais de livraison.
❑ Suivre et vérifier les attachements
(mémoires, factures…)
❑ Elaborer et signer les PV de réceptions
partielles ou provisoires (Modèle en
annexe).
❑ Conserver tous les documents (bons de
livraison, PV, attachements …).
Choix Exécution et
Engagement
suivi Paiement
Reporting, évaluation et audit
Phase de Suivi-Exécution Phase de Clôture
et contrôle de la dépense de la dépense
Paiement
Pour chaque PV de réception provisoire (daté et signé) :
❑ S’assurer de la conformité des attachements (situations, rapports, documents)
correspondants.
❑ Etablir le décompte provisoire conformément aux attachements (ou situations …).
❑ Vérifier les prix, la nature et les quantités par rapport au bordereau des prix.
❑ Liquider le décompte en procédant, selon le cas, au calcul de la révision des prix, des
pénalités de retard, de la retenue de garantie, de la retenue à la source de l’IS et de la
TVA…
❑ Apposer la signature du service fait sur le décompte.
❑ Établir les OP afférents au bénéficiaire et aux précomptes suite aux résultats de la
liquidation et les transmettre au comptable (trésorier) et renseigner la fiche de suivi
des paiements (Modèle en annexe)
❑ Suivre et capitaliser sur les éventuelles observations émises par le comptable.
La constitution d’une liste de points de vigilance est conseillée.
❑ Le comptable (trésorier) procède au règlement.
❑ Conserver tous les documents (pièces justificatives, décomptes, OP, PV….) dans le
dossier du marché.
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 Expression
des besoins
Consultation
prestataire
Phase d’initialisation et de
lancement de la dépense
Réception
❑ Établir le PV de réception
provisoire et dernière (si garantie
exigée) : c’est le début du délai de
garantie.
❑ Établir le PV de réception
définitive à l’expiration du délai
de garantie (Modèle en annexe).
❑ Valider le rapport d’achèvement
Choix Exécution et
Engagement
suivi Paiement
Reporting, évaluation et audit
Phase de Suivi-Exécution Phase de Clôture
et contrôle de la dépense de la dépense
Paiement
❑ À la réception du décompte provisoire et dernier, observer la même
procédure que les autres décomptes provisoires.
❑ À la réception du PV de réception définitive, liquider et ordonner le
paiement de la retenue de garantie ou accorder la main levée du
cautionnement solidaire constitué.
❑ Compléter le rapport d’achèvement par les éléments contractuels
(avenant, variations dans la masse et la nature des prestations,
révision des prix...) et les éléments financiers (total engagé,
paiements…)
❑ Communiquer une copie du rapport d’achèvement de l’exécution du
marché à la DAS.
❑ Lancer, si prévu, les prestations de maintenance.
❑ Si le montant engagé n’est pas entièrement consommé, procéder à la
diminution d’engagement.
❑ Conserver tous les documents (pièces justificatives, décomptes,
factures, OP, PV….) dans le dossier du marché.
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 Expression Choix Exécution et
Consultation Engagement Paiement
des besoins prestataire suivi

Reporting, évaluation et audit

Des indicateurs clés à suivre rigoureusement et régulièrement avec l’ensemble des partenaires pour mesurer la
performance de gestion de passation des marchés et de gestion financière. Il s’agit principalement de :

Expression Choix Signature Exécution et

Consultation Paiement
des besoins prestataire contrat suivi

Nombre de candidats ayant déposé l'offre; Montant total des appels à la concurrence attribués;
Nombre d'appels à la concurrence attribués; Montant des marchés négociés;
Nombre de marchés négociés; Délai pris pour la signature du contrat;
Délai pris pour l’attribution des appels à la concurrence; Délai pris pour l'approbation des marchés.

Expression Choix Signature Exécution et

Consultation Paiement
des besoins prestataire contrat suivi

Nombre de marchés réceptionnés;

Ecarts moyen des délais de réalisation par rapport aux délais contractuels;
Délais d'exécution.

Indicateurs clés de performance en matière de gestion financière

❑ Taux d’Engagement ;
❑ Taux d’Emission;
❑ Disponibilité des fonds au niveau local ;
❑ Qualité et timing des rapports d’audit ;
❑ Qualité et timing des rapports d’activités;
❑ Rapport d’audit annuel;
❑ Nombre de recommandations d’audit .

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