MAJLIS AMANAH RAKYAT

(MARA)

Bahagian Pendidikan Tinggi Bil MARA: MARA.100-1/3/10(2)

Tingkat 12, Ibu Pejabat MARA
Jalan MARA
50609 KUALA LUMPUR Tarikh : 13 November 2020

SURAT PEKELILING BAHAGIAN PENDIDIKAN TINGGI

BIL. 2/2020

PENGENDALIAN PANJAR AKTIVITI SISWA KOLEJ (ASK) BAGI

KOLEJ MARA (KM) DAN KOLEJ PROFESIONAL MARA (KPM)

1. TUJUAN

Surat Pekeliling ini disediakan sebagai panduan dalam urusan mentadbir Panjar
Aktiviti Siswa Kolej di semua Kolej MARA dan Kolej Profesional MARA.

2. ERTI KATA

Erti kata yang digunakan dalam pekeliling ini adalah membawa maksud seperti
berikut:-

2.1 ASK bermaksud Aktiviti Siswa Kolej

2.2 BKW bermaksud Bahagian Kewangan
2.3 BPT bermaksud Bahagian Pendidikan Tinggi
2.4 ICT bermaksud Information and Communication Technology (Teknologi
Komunikasi dan Maklumat)
2.5 KPM bermaksud Kolej Profesional MARA
2.6 KJ bermaksud Ketua Jabatan
2.7 KPP (HEP) bermaksud Ketua Penolong Pengarah (Hal Ehwal Pelajar)
2.8 KM bermaksud Kolej MARA
2.9 PMP bermaksud Pegawai Mengawal Pusat
2.10 PPT(K) bermaksud Penolong Pegawai Tadbir (Kanan)
2.11 PPEE(K) bermaksud Penolong Pegawai Hal Ekonomi (Kanan)
2.12 PT (HEP) bermaksud Pembantu Tadbir (HEP)
2.13 TP (HEP) bermaksud Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Pelajar)

1
3. LATAR BELAKANG

Panjar ASK ditadbir urus oleh dua (2) jawatankuasa iaitu:-

3.1 Jawatankuasa Pentadbir ASK Peringkat Ibu Pejabat ini bertanggungjawab

menggariskan langkah-langkah penambahbaikan dan peningkatan
kecekapan penyaluran wang panjar ASK di samping memastikan tatacara
dan peraturan kewangan sentiasa dipatuhi.

3.2 Jawatankuasa Pentadbir ASK Peringkat Pusat bertanggungjawab dalam

mentadbir, mengurus, mengawal, menyimpan rekod / dokumen penggunaan
panjar ASK.

4. PELAKSANAAN JAWATANKUASA PENTADBIR ASK

4.1 Jawatankuasa Pentadbir ASK Peringkat Ibu Pejabat

4.1.1 Jawatankuasa dianggotai sekurang-kurangnya lima (5) orang ahli yang

dilantik oleh Pengarah BPT. Keahlian Jawatankuasa Pentadbir ASK Ibu
Pejabat adalah seperti berikut:

i. Pengerusi : Pengarah BPT

ii. Pengerusi Silih Ganti : Timbalan Pengarah I
iii. Ahli : Timbalan Pengarah II
(Pembangunan Siswa)
iv. Ahli : Ketua Penolong Pengarah
(Hal Ehwal Pelajar)
Penolong Pengarah (Hal Ehwal Pelajar)
v. Setiausaha : Pegawai Gred 29 atau lebih tinggi

4.1.2 Surat lantikan perlu dikeluarkan dan menyatakan tanggungjawab serta

peranan.

4.1.3 Jumlah korum seramai 3 orang iaitu Pengerusi dan 2 ahli tidak termasuk
setiausaha.

4.1.4 Berperanan mengawal dan memastikan:

i. Penerimaan dan perbelanjaan ASK berdasarkan kepada sumber yang

dibenarkan;

ii. Tatacara dan peraturan kewangan yang dikeluarkan dari semasa ke

semasa dipatuhi; dan

iii. Mesyuarat jawatankuasa hendaklah diadakan sekurang-kurangnya

(1) sekali setahun.

2
4.2 Jawatankuasa Pentadbir ASK Peringkat Pusat

4.2.1 Keahlian: Setiap KM dan KPM yang mengendalikan panjar ASK hendaklah
membentuk satu Jawatankuasa Pentadbir ASK Peringkat Pusat yang dilantik
oleh PMP dianggotai lima (5) orang ahli terdiri daripada :-

i. Pengerusi : Pengarah
ii. Pengerusi Silih Ganti : Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelajar
iii. Ahli : Ketua Jabatan
iv. Ahli : Pegawai Kokurikulum
v. Setiausaha : Penolong Pegawai Tadbir Kanan

4.2.2 Surat lantikan perlu dikeluarkan dan menyatakan tanggungjawab serta

peranan.

4.2.3 Jumlah korum seramai 3 orang iaitu Pengerusi dan 2 ahli tidak termasuk
setiausaha.

4.2.4 Setiap pelantikan Ahli Jawatankuasa hendaklah dibuat secara rasmi. Senarai
keahlian jawatankuasa hendaklah dimaklumkan kepada BPT setiap awal tahun
atau jika ada pertukaran ahli.

4.2.5 Berperanan mengawal dan memastikan:

i. Pengendalian dan pengurusan kewangan panjar ASK bagi pusat;

ii. Penerimaan dan perbelanjaan ASK berdasarkan kepada sumber

perbelanjaan yang dibenarkan;

iii. Rekod dan dokumen semua transaksi kewangan panjar ASK diurus
dan disimpan dengan sempurna;

iv. Tatacara dan peraturan kewangan yang dikeluarkan dari semasa ke

semasa dipatuhi;

v. Penyediaan Penyata Penyesuaian Panjar ASK dan Penyata

Penyesuaian Akaun Bank Panjar ASK dikemukakan ke BKW
walaupun tiada transaksi bagi bulan tersebut pada atau sebelum 10
hb. bulan berikutnya;

vi. Laporan bulanan perbelanjaan ASK iaitu Lampiran E dan Lampiran F

hendaklah dihantar kepada BPT pada atau sebelum 10 hb. bulan
berikutnya; dan

vii. Mesyuarat jawatankuasa hendaklah diadakan sekurang-kurangnya

(2) dua kali setahun.

3
5.0 TATACARA KELULUSAN DAN HAD KUASA

5.1 Setiap permohonan bagi tujuan kelulusan perbelanjaan ASK hendaklah

disertakan dokumen berikut:-

i. Kertas cadangan bagi permohonan kelulusan melebihi RM1,000.00;

ii. Lampiran A Permohonan Kelulusan Penggunaan Peruntukan ASK

(di peringkat pusat); atau

iii. Lampiran B Permohonan Kelulusan Penggunaan Peruntukan ASK

(di peringkat BPT); atau

iv. Lampiran C Permohonan Kelulusan Penggunaan Peruntukan ASK

Untuk Penyelenggaraan / Keceriaan;

v. Lampiran D Catatan minit mesyuarat bagi permohonan yang

memerlukan kelulusan Jawatankuasa Pentadbir ASK Peringkat Pusat
dan Ibu Pejabat; dan

vi. Lampiran G dan Dokumen sokongan yang lain jika ada.

5.2 Had Kuasa Melulus

5.2.1 Had kuasa meluluskan perbelanjaan ASK adalah seperti berikut:-

BIL PERBELANJAAN KELULUSAN

i Sehingga RM10,000 Pengarah Pusat

Ii RM10,001 - RM20,000 Jawatankuasa Pentadbir ASK

Peringkat Pusat

Iii RM20,001 - RM50,000 Pengarah BPT

Iv RM50,001 ke atas Jawatankuasa Pentadbir ASK

Peringkat Ibu Pejabat

4
6.0 PENGENDALIAN KEWANGAN

6.1 Hasil-hasil lain dalam panjar ASK hendaklah diakaunkan mengikut peraturan
sepertimana yang dinyatakan dalam Surat Pekeliling Peraturan Kewangan
Dan Akaun MARA Bil. 3/2009 bertarikh 29 April 2009 carta akaun MARA.
Senarai penerimaan / sumber yang diterima hendaklah dimasukkan mengikut
kod akaun yang telah ditetapkan seperti berikut:

Bil Penerimaan/Sumber Kod Akaun

6.1.1 Yuran Pendaftaran Pelajar 001-118-PPP-72204

6.1.2 Faedah bank Akaun Panjar ASK 001-118-PPP-75203

6.1.3 Yuran Mengulang Peperiksaan / Denda 001-118-PPP- 72203

Akademik / Lain-Lain Denda

6.2 Segala penerimaan dan sumber yang diperolehi hendaklah direkodkan di

dalam penyata ASK mengikut format Lampiran E.

6.3 Baki yuran panjar ASK pada hujung tahun semasa mestilah tidak kurang
daripada RM5,000 atau sejumlah wang mengikut kiraan RM10.00 bagi setiap
pelajar semasa, yang mana lebih tinggi.

6.4 Semua kutipan wang panjar ASK hendaklah dibuat mengikut peraturan sedia
ada dengan menggunakan nombor pelajar MARA seperti yang dinyatakan
dalam surat tawaran kemasukan ke KPM dan KM.

6.5 Laporan penggunaan wang panjar ASK hendaklah dihantar ke BPT mengikut
format di Lampiran F.

6.6 Senarai Pekeliling / Peraturan Kewangan berkaitan:

i. Surat Edaran Bahagian Kewangan MARA Bil. 6/2020 – Pemantauan

Pegawai Mengawal Pusat Ke Atas Baucar Bayaran DiBayar Dalam
Masa Tujuh (7) Hari Di Semua Pusat Operasi MARA.
ii. Surat Edaran Bahagian Kewangan MARA Bil. 4/2020 – Panduan
Penyediaan Laporan Penyata Penyesuaian Bank Bagi Akaun Bank
Panjar dan Pungutan.
iii. Surat Edaran Bahagian Kewangan MARA Bil. 4/2019 – Akaun Bank
Rasmi MARA.
iv. Pekeliling Peraturan Kewangan dan Akaun Bil. 3/2019 – Bayaran Bil
dan Tuntutan Dengan Segera.
v. Pekeliling Peraturan Kewangan dan Akaun Bil. 4/2017 – Panduan
Penyediaan Penyata Penyesuaian Akaun Bank Panjar dan Pungutan.
vi. Pekeliling Peraturan Kewangan dan Akaun Bil. 3/2014 – Panduan
Pengurusan Pungutan Hasil MARA.

5
 vii. Pekeliling Peraturan Kewangan dan Akaun Bil. 2/2013 – Pembukaan
Akaun Bank, Panjar, Penurunan Kuasa, Penyediaan dan
Menandatangani Cek.

6.7 Agihan pengunaan peruntukan ASK daripada penerimaan sumber dalam

perkara adalah seperti berikut:

BIL PENGAGIHAN SUMBER ASK PENGUNAAN MERUJUK

PERKARA
1 Aktiviti Siswa Kolej 7.1 hingga 7.7, 7.9 hingga 7.15,
7.19, 7.22 dan 7.24
2 Majlis Perwakilan Pelajar 7.21
3 Peperiksaan 7.16
4 Komputer & Internet 7.8
5 Insuran Kelompok 7.23
6 Kebajikan Pelajar 7.20
7 Pemeriksaan Kesihatan & Dadah 7.17
8 Keperluan orientasi (Makan 7.18
Pelajar Cenderahati, Beg / folder,
T-shirt, kad dan lain-lain yang
berkaitan.

7.0 PENGGUNAAN PERUNTUKAN ASK

7.1 Hadiah / Cenderahati / Saguhati / Elaun

7.1.1 Hadiah bagi aktiviti yang melibatkan pelajar-pelajar secara individu

dibenarkan sehingga had maksimum RM100.00 bagi setiap pelajar.

7.1.2 Hadiah bagi aktiviti yang melibatkan pelajar-pelajar secara

berkumpulan pada kadar maksimum RM50.00 setiap pelajar dalam
kumpulan tersebut tetapi tidak melebihi RM500.00 keseluruhan hadiah
untuk satu kumpulan.

7.1.3 Hadiah / cenderahati kepada penceramah yang tidak menuntut

wang saguhati / elaun penceramah seperti Perkara 7.3 atau sumber
lain dengan nilai maksimum, hadiah / cenderahati tidak boleh melebihi
kelayakan elaun / saguhati penceramah.

7.2 Elaun Pelajar

Boleh dibayar kepada pelajar yang mewakili kolej dalam pertandingan /

aktiviti kokurikulum dan akademik atau mengikuti program yang diluluskan
PMP di peringkat daerah / negeri / kebangsaan atau mengikuti program
pelajar antara kolej / institusi pendidikan iaitu makan dan minum / penginapan
/ pengangkutan tidak disediakan oleh penganjur / tuan rumah.

6
 BIL PERKARA KADAR TERTAKLUK DI
SEMENANJUNG, SABAH,
SARAWAK & LABUAN
7.2.1 Elaun Makan / Minum RM24.00 sehari (maksimum)
Sarapan pagi RM5.00
Makan tengahari RM8.00
Minum petang RM3.00
Makan malam RM8.00

7.2.2 Elaun Penginapan RM50.00 sehari untuk seorang

pelajar (maksimum).

7.2.3 Pengangkutan/ Tambang Mengikut kadar tambang

pengangkutan awam yang lazim
dan tertakluk kepada yang
termurah.

7.3 Saguhati Penceramah / Jurulatih Kokurikulum / Pengadil / Juri / Hakim

7.3.1 Dibayar kepada seseorang atas perkhidmatannya sebagai

Penceramah / Pemudahcara sesuatu aktiviti / seminar untuk pelajar-
pelajar (tertakluk tidak melebihi ½ daripada gaji pokok bulanan
pegawai berkenaan). Untuk kakitangan kerajaan, kadar bayaran
saguhati penceramah merujuk kepada 1PPM WP 1.8 Peraturan
Mengenai Kadar-kadar dan Syarat-syarat Bayaran Saguhati
Kepada Pensyarah / Penceramah dan Fasilitator Sambilan. Bagi
kakitangan bukan kerajaan kadar bayaran adalah tertakluk kepada
1PPM PK 2.1 Kaedah Perolehan MARA Perkara 16 (ii) g.

7.3.2 Pelantikan Jurulatih Kokurikulum secara berterusan (melebihi 14 jam

pertemuan) bagi membimbing / melatih pelajar-pelajar (minimum
15 orang) yang menyertai sesebuah Kelab / Persatuan / Badan
Beruniform perlu mendapat kelulusan Pengawal Pusat terlebih
dahulu. Kadar bayaran adalah mengikut jam berdasarkan Surat
Pekeliling Perkhidmatan MARA Bil. 1/2007 bertarikh 3 Januari
2007 Pindaan Kadar Bayaran Saguhati Kepada Pengajar /
Pensyarah / Jurulatih Luar Yang Dilantik Untuk Mengendalikan
Kelas Atau Latihan Kurikulum dan Kokurikulum di Pusat-pusat
Pendidikan MARA.

7.3.3 Bayaran Jurulatih Kokurikulum hanya boleh dibuat (1) sekali

sahaja dalam satu semester pengajian setelah jurulatih tersebut
menyelesaikan tugasnya dan menerima laporan kehadiran
menjalankan tugas dari Penasihat Kelab / Persatuan dan telah
disahkan oleh Pengawal Pusat.

7
7.3.4 Bayaran hakim / juri pertandingan selain acara sukan dibayar dengan
merujuk kepada 1PPM WP 1.8 Peraturan Mengenai Kadar-kadar
dan Syarat-syarat Bayaran Saguhati Kepada Pensyarah /
Penceramah dan Fasilitator Sambilan untuk kakitangan kerajaan.
Bagi kakitangan bukan kerajaan kepada 1PPM PK 2.1 Kaedah
Perolehan MARA Perkara 16 (ii) g.

7.3.5 Bayaran pengadil pertandingan sukan dibayar dengan mengikut

kadar yang ditetapkan oleh Persatuan Sukan Negeri di mana
tempat pertandingan diadakan dengan syarat pengadil tersebut
mempunyai kelayakan yang diiktiraf oleh Persatuan Sukan Negeri
untuk pertandingan tersebut.

7.3.6 Kadar bayaran penceramah individu daripada kalangan pegawai

kerajaan & bukan kerajaan adalah seperti berikut merujuk kepada
Perkara 7.3.1, 7.3.2 dan 7.3.4:

i. Kadar bayaran untuk pegawai kerajaan seperti di bawah:

KADAR BAYARAN SAGUHATI HAD

KUMPULAN SEJAM MAKSIMUM
PERKHIDMATAN PENSYARAH / FASILITATOR SEBULAN
PENCERAMAH SAMBILAN
SAMBILAN
Pengurusan Tertinggi RM300.00
Sambilan RM100.00 Tidak
melebihi ½
Pengurusan RM200.00 RM100.00 daripada
Profesional Gred 53-54 gaji pokok
bulanan
Pengurusan RM150.00 RM90.00
pegawai
Profesional Gred 45-52

Pengurusan
Gred 53-54 RM120.00 RM80.00
Profesional
Gred 45- 52Gred 41-44
Kumpulan Sokongan RM80.00 RM60.00

ii. Kadar bayaran untuk bukan pegawai kerajaan seperti di bawah:

KADAR BAYARAN PENCERAMAH MENGIKUT KELAYAKAN

AKADEMIK

DIPLOMA / SIJIL SARJANA SARJANA DOKTOR

MUDA FALSAFAH

RM100.00 / jam RM200.00 / jam RM300.00 / jam RM400.00 / jam

8
 iii. Kadar bayaran elaun Jurulatih kokurikulum adalah seperti berikut :

BIL. KELAYAKAN AKADEMIK KADAR

BAYARAN
a) Berkelulusan Ijazah Kedoktoran / Ijazah RM60.00
Sarjana / Ijazah Sarjana Muda atau lain-lain sejam
kelulusan yang setaraf.
b) Berkelulusan Diploma / Sijil Tinggi RM50.00
Persekolahan Malaysia (STPM) dan lain- sejam
lain kelulusan yang setaraf.
c) Berkelulusan Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) RM40.00
/ Penilaian Menengah Rendah (PMR) atau sejam
lain-lain kelulusan yang setaraf atau yang
lebih rendah dan diiktiraf oleh Pengawai
Mengawal Pusat yang berkenaan.

7.4 Bayaran Pengendali Kursus Secara Berpakej

Dibayar kepada seseorang / sesebuah syarikat / sesebuah agensi atas satu

perkhidmatan kepakaran / iktisas seperti perkhidmatan pakej kursus
motivasi, teknik belajar dan sebagainya untuk kepentingan pendidikan /
kecemerlangan pelajar-pelajar. Kaedah perolehan adalah sepertimana
yang dinyatakan dalam 1PPM PK 2.1 Kaedah Perolehan MARA, Perkara
16 Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan
Latihan.

7.5 Bayaran Sewa Alatan / Kenderaan

Dibayar kepada seseorang / sesebuah syarikat / agensi atas tuntutan sewaan

alatan atau kenderaan darat / udara yang diperlukan (jika tiada pilihan) demi
menjayakan sesuatu aktiviti atau atas tujuan keselamatan pelajar-pelajar
yang mengikuti aktiviti berkenaan.

7.6 Bayaran Sewa Tapak Untuk Perkhemahan / Aktiviti Pelajar

Dibayar kepada pihak penganjur atas penyertaan pelajar-pelajar dalam

aktiviti perkhemahan / aktiviti-aktiviti yang berkaitan. Kadar bayaran mengikut
kadar yang dikenakan oleh pihak penganjur.

9
7.7 Bayaran Sewa Siaran Berbayar

Dibayar kepada syarikat yang memberi perkhidmatan Siaran Berbayar

bagi kegunaan pelajar kolej untuk tujuan pembelajaran dan penambahan
pengetahuan berdasarkan tuntutan bil sebenar.

7.8 Bayaran Kemudahan ICT

7.8.1 Dibayar kepada syarikat yang memberi perkhidmatan sewaan laluan

internet tambahan (selain daripada yang disediakan oleh MARA)
bagi kegunaan pelajar kolej berdasarkan tuntutan bil sebenar.

7.8.2 Dibayar untuk sewaan barangan ICT atau pembelian alat ganti
komputer atau perisian untuk kegunaan pelajar tidak melebihi
RM2,000.00.

7.9 Bayaran Yuran Penyertaan

Dibayar kepada pihak penganjur atas penyertaan pelajar-pelajar dalam

kursus / seminar / pertandingan / aktiviti-aktiviti yang berkaitan. Kadar
bayaran mengikut kadar yang dikenakan oleh pihak penganjur tertakluk
kepada tidak lebih daripada RM200.00 seorang.

7.10 Yuran Tahunan / Gabungan

Dibayar kepada mana-mana Pertubuhan / Badan sebagai yuran gabungan

atau yuran keahlian Organisasi / Kolej / Kelab Persatuan yang ditubuhkan di
kolej. Kadar bayaran adalah tertakluk kepada kadar yang dikenakan dan tidak
lebih daripada peruntukan RM500.00 setahun.

7.11 Bantuan Galakan

7.11.1 Dibayar kepada sesebuah Kelab / Persatuan pelajar sebagai suatu

galakan / bantuan untuk menjayakan sesuatu projek atau aktiviti,
khasnya projek atau aktiviti yang bercirikan keusahawanan dan
khidmat masyarakat. Kadar jumlah bayaran tertakluk kepada
peruntukan tidak lebih daripada RM5,000.00 setahun.

7.11.2 Dibayar kepada pelajar yang memberi kecemerlangan kepada kolej

sebagai suatu pengiktirafan dalam bidang kokurikulum atau
akademik yang disertai. Kadar jumlah bayaran tertakluk kepada
peruntukan tidak lebih daripada RM1,000.00 setahun.

10
7.12 Bayaran Percetakan

Dibayar sebagai bayaran urusan mencetak Buletin Kolej atau cetakan gantian
berbentuk paparan menggunakan teknologi terkini seperti pembinaan e-
buletin kolej dalam bentuk CD-ROM atau mencetak bahan-bahan lain untuk
edaran / hebahan kepada pelajar kolej.

7.13 Pembelian Pakaian Seragam

Sejumlah wang yang tidak melebihi RM400.00 sepasang bagi perolehan /

pembelian pakaian rasmi / seragam diberikan kepada seseorang pelajar
untuk sesuatu aktiviti rasmi kolej.

7.14 Pembelian Alatan Riadah / Kokurikulum

7.14.1 Bayaran ini dibuat kepada syarikat atas pembelian alatan bagi tujuan
riadah dan kokurikulum pelajar seperti audio visual, alatan sukan,
khemah dan lain-lain yang berkaitan.

7.14.2 Bagi perbelanjaan melebihi RM2,000.00, baucer bayaran hendaklah

dilampirkan bersama Borang Pengwujudan Harta Tetap SPH44 dan
kemudian dikemukakan kepada BKW.

7.15 Bayaran Lesen / Permit

Sejumlah wang yang boleh dibayar kepada pihak berkuasa (kerajaan) untuk
sesuatu lesen atau permit yang dikeluarkan kepada kolej / kelab yang
ditubuhkan oleh kolej.

7.16 Bayaran Yuran Peperiksaan

7.16.1 Dibayar kepada mana-mana Lembaga Peperiksaan atau Badan

Penganjur Peperiksaan mengikut syarat yang ditetapkan oleh pihak
penganjur.

7.16.2 Dibayar kepada individu atau syarikat sebagai bayaran kepada urusan
cetakan kertas soalan dan kertas jawapan bagi peperiksaan
akhir semester di bawah kendalian Unit Peperiksaan Kolej. Ketua Unit
Peperiksaan perlu mendapat kelulusan PMP terlebih dahulu sebelum
tempahan / cetakan dibuat.

7.17 Bayaran Rawatan / Pemeriksaan

Dibayar kepada mana-mana doktor khasnya Doktor Panel MARA atau

pengamal perubatan alternatif termasuk pemeriksaan dadah atas arahan
PMP tidak melebihi RM100.00 / rawatan seorang.

7.18 Bayaran Pendaftaran dan Orientasi

Sejumlah wang yang dikeluarkan kepada pihak atau akaun yang dikhususkan
bagi membiayai aktiviti-aktiviti untuk tujuan item 8 Lampiran H.

11
7.19 Bayaran Untuk Majlis Rasmi Pelajar

Bayaran untuk seorang pelajar yang dijemput atau diraikan dalam satu majlis
rasmi anjuran kolej atau Majlis Perwakilan Pelajar. Ini termasuk bayaran
makan minum dan belanja pelbagai. Had maksima ialah RM30.00 seorang.

7.20 Bayaran Kebajikan Pelajar

Sejumlah wang yang diberi kepada pelajar yang ditimpa musibah atau
kemalangan dan telah disahkan oleh pengawal pusat:

i. Kematian pelajar sebanyak RM500.00.

ii. Kematian Ibu / bapa / adik-beradik kandung pelajar sebanyak

RM200.00.

iii. Kemasukan pelajar ke wad hospital (melebihi 7 hari) sebanyak

RM200.00

iv. Bencana alam (banjir, tanah runtuh, kebakaran atau sebarang

kemalangan) sebanyak RM200.00.

v. Bayaran Yuran Pendaftaran Pelajar atau Yuran Semester untuk

golongan yang tidak berkemampuan iaitu ibubapa yang telah
berdaftar dengan eKasih tertakluk sekali sahaja dalam pengajian
tidak melebihi jumlah bayaran pendaftaran sebenar atau telah
disahkan oleh pemimpin setempat iaitu Penghulu, Ketua Kampung
atau Pengerusi Persatuan Penduduk atau Ahli Dewan Undangan
Negeri.

vi. Bayaran rawatan di klinik panel MARA untuk pelajar yang tidak
berkemampuan yang telah disahkan oleh pihak kolej tidak melebihi
RM100.00 seorang setahun.

7.21 Bayaran Keperluan Majlis Perwakilan Pelajar

Peruntukan penggunaan wang yang dikeluarkan daripada akaun yang

dikhususkan bagi membiayai aktiviti-aktiviti Majlis Perwakilan Pelajar seperti
berikut :-

i. Aktiviti yang dijalankan oleh Majlis Perwakilan Pelajar sebagai

penyelaras atau penyelaras bersama atau bergabung dengan
persatuan di dalam atau dengan agensi luar.

ii. Pembelian perkakasan komputer atau peralatan elektronik bagi

kegunaan Majlis Perwakilan Pelajar tidak melebihi RM5,000.00
setahun.

iii. Dibayar kepada sesebuah syarikat / sesebuah agensi untuk

memberikan perkhidmatan Latihan atau kursus kepimpinan kepada
ahli Majlis Perwakilan Pelajar. Kaedah perolehan adalah sepertimana

12
 yang dinyatakan dalam 1PPM PK 2.1 Kaedah Perolehan MARA,
Perkara 16 Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian
Kursus dan Latihan.

iv. Pembelian alat tulis bagi kegunaan Majlis Perwakilan Pelajar tidak
melebihi RM500.00 setahun.

7.22 Sejumlah wang yang dibayar kepada kontraktor / pembekal yang dilantik untuk
melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan dan keceriaan kolej tidak melebihi
RM20,000.00 setahun.

7.23 Sejumlah wang yang dibayar kepada sesebuah syarikat / agensi untuk
memberikan perkhidmatan insuran berkelompok untuk pelajar.

7.24 Penggunaan / Bayaran Pelbagai

Permohonan menggunakan wang ASK Pusat untuk lain-lain penggunaan atas

kepentingan pelajar yang tidak dinyatakan dalam Surat Pekeliling ASK adalah
tertakluk kepada pertimbangan dan kelulusan Jawatankuasa Pentadbir ASK
Peringkat Ibu Pejabat.

8.0 PEMBAYARAN DAN PENERIMAAN

8.1 Setiap bayaran dan penerimaan hendaklah direkodkan dalam buku tunai
panjar ASK.

8.2 Setiap permohonan imbuhan wang panjar ASK yang dikemukakan ke BKW
mestilah disertakan dengan resit dan surat pengesahan oleh Pengawal
Pusat/Pegawai yang diberi kuasa melalui (2) dua cara iaitu :-

8.2.1 Bayaran yang diterima melalui aplikasi atas talian hendaklah dibuat
dengan mengemukakan senarai nama pembayar yang telah disahkan
BPT.

8.2.2 Bagi bayaran yang diterima melalui kaunter pejabat/kolej MARA dengan
mengemukan senarai nama pembayar dan salinan asal resit
pembayaran yang telah disahkan PMP / Pegawai.

8.3 Setiap dokumen sokongan untuk bayaran hendaklah diperakukan oleh

PMP / Pegawai yang diberi kuasa.

8.4 Setiap perubahan kuasa menandatangani dokumen hendaklah

dimaklumkan kepada BPT dan BKW.

13
 9.0 PERATURAN PEROLEHAN

Segala peraturan perolehan hendaklah mengikut Surat Pekeliling Am MARA

Bil. 7/2014 bertarikh 5 Mei 2014 bertajuk Arahan Melaksanakan Tugas-tugas
Perolehan Kepada Pegawai-pegawai MARA atau yang berkuat kuasa dari semasa
ke semasa.

10.0 PEMBATALAN

Dengan berkuatkuasanya Surat Pekeliling ini, Surat Pekeliling Bahagian

Pendidikan Tinggi Bil 1/2018 bertarikh 21 Januari 2018 adalah dengan ini
DIBATALKAN.

11.0 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI MENGAWAL PUSAT (PMP)

PMP hendaklah memaklumkan dan mengedarkan Surat Pekeliling ini supaya

kepentingan MARA sentiasa terpelihara.

12.0 TARIKH KUATKUASA

Surat Pekeliling ini berkuat kuasa serta merta pada tarikh ia dikeluarkan.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

"LUAR BANDAR SEJAHTERA"

Saya yang menjalankan amanah,

DR. HAMZAN BIN OMAR

Pengarah
Bahagian Pendidikan Tinggi
MARA

14
 LAMPIRAN A
(Diisi dalam 3 salinan)

PERMOHONAN KELULUSAN PENGGUNAAN

PERUNTUKAN ASK (DI PERINGKAT PUSAT)
(Bil Permohonan : ………./20…)
Nama Pemohon :
Pusat/Bahagian/Unit :
Nama dan Kod Peruntukan :
Baki ASK : Setakat Tarikh :

Butir Barangan atau Perkhidmatan yang Anggaran Jumlah

Bil Kuantiti
diperlukan Harga Seunit (RM)

JUMLAH BESAR
Tujuan Kegunaan

Tarikh : …………………………. T.Tangan Pemohon : …………………………

Permohonan untuk membeli barang atau perkhidmatan yang tersebut di atas adalah
*DISOKONG / TIDAK DISOKONG

Tarikh : …………………………. T.Tangan : ….……………………………….

Nama / Jawatan :

Jumlah Diluluskan RM

(Ringgit Malaysia : )

KELULUSAN PENGARAH PUSAT

(Jumlah sehingga RM10,000.00)

Pengarah Tarikh

KELULUSAN JAWATANKUASA ASK

(Jumlah RM10,001.00 hingga RM20,000.00)
Tarikh : --------------------
-------------------------------- -----------------------------
Pengerusi Setiausaha
Nama/cop : Nama/cop :

---------------------------------- ------------------------------ -----------------------------

Ahli 1 Ahli 2 Ahli 3
Nama/cop : Nama/cop : Nama/cop :
Salinan Asal : Baucer Bayaran Salinan Kedua : BPT Salinan Ketiga : KPM/KM

15
 LAMPIRAN B
(Diisi dalam 3 salinan)

PERMOHONAN KELULUSAN PENGGUNAAN

PERUNTUKAN ASK (DI PERINGKAT BPT)
(Bil Permohonan : ………./20…)
Nama Pemohon :
Pusat/Bahagian/Unit :
Nama dan Kod Peruntukan :
Baki ASK : Setakat Tarikh :

Butir Barangan atau Perkhidmatan yang Anggaran Jumlah

Bil Kuantiti
diperlukan Harga Seunit (RM)

JUMLAH BESAR
Tujuan Kegunaan

Tarikh : …………………………. T.Tangan Pemohon : …………………………

Permohonan untuk membeli barang atau perkhidmatan yang tersebut di atas adalah
*DISOKONG / TIDAK DISOKONG

Tarikh : …………………………. T.Tangan : ….……………………………….

Nama / Jawatan :

Jumlah Diluluskan RM

(Ringgit Malaysia : )

KELULUSAN PENGARAH BPT

(Jumlah RM20,001.00 sehingga RM50,000.00)

Pengarah Tarikh

KELULUSAN JAWATANKUASA ASK BPT

(Jumlah Melebihi RM50,001.00 dan ke atas)
Tarikh : --------------------
-------------------------------- -----------------------------
Pengerusi Setiausaha
Nama/cop : Nama/cop :

---------------------------------- ------------------------------ -----------------------------

Ahli 1 Ahli 2 Ahli 3
Nama/cop : Nama/cop : Nama/cop :

Salinan Asal : Baucer Bayaran Salinan Kedua : BPT Salinan Ketiga : KPM/KM

16
 LAMPIRAN C
(Diisi dalam 3 salinan)

PERMOHONAN KELULUSAN PENGGUNAAN PERUNTUKAN

ASK PENYELENGGARAAN / KECERIAAN
(Bil Permohonan : ………./20…)

I. Perolehan bekalan / perkhidmatan seperti di bawah ini atau senarai berkembar adalah
diperlukan

Kuantiti Anggaran
Kerja/perkhidmatan yang Spesifikasi Diperlukan Satu Unit Jumlah (RM)
diperlukan (RM)

JUMLAH BESAR

Justifikasi Permohonan:
Nyatakan samada untuk penggantian / tambahan kakitangan atau penuntut atau lain-lain sebab.
(Butir-butir justifikasi hendaklah dibuat dalam lampiran berasingan)

II. Kedudukan Kewangan

Nama Peruntukan: Kod :

a. Peruntukan setakat RM -

Kurang : Bayaran telah dibuat setakat tarikh RM -

Tanggungan belum dijelaskan setakat RM -
Baki peruntukan setakat RM -

Saya akui butir-butir kewangan di atas adalah benar.

Tarikh: ……………….. ………………………………………….….

Tandatangan Pegawai Pengawal Pusat

KELULUSAN PENGARAH PUSAT

(Jumlah sehingga RM10,000.00)

Pengarah Tarikh

17
 KELULUSAN JAWATANKUASA ASK
(Jumlah RM10,001.00 hingga RM20,000.00)

(a) Permohonan di atas adalah DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN.

(b) Pembelian hendaklah diuruskan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

Tarikh : --------------------
-------------------------------- -----------------------------
Pengerusi Setiausaha
Nama/cop : Nama/cop :

---------------------------------- ------------------------------ -----------------------------

Ahli 1 Ahli 2 Ahli 3
Nama/cop : Nama/cop : Nama/cop :

KELULUSAN PENGARAH BPT

(Jumlah RM20,001.00 hingga RM50,000.00)

Pengarah BPT Tarikh

KELULUSAN JAWATANKUASA ASK BPT

(Jumlah Melebihi RM50,001.00 dan ke atas)
Tarikh : ____________

(a) Permohonan di atas adalah DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN.

(b) Pembelian hendaklah di uruskan mengikut peraturan yang telah ditetapkan.

Tarikh : --------------------
-------------------------------- -----------------------------
Pengerusi Setiausaha
Nama/cop : Nama/cop :

---------------------------------- ------------------------------ -----------------------------

Ahli 1 Ahli 2 Ahli 3
Nama/cop : Nama/cop : Nama/cop :

Salinan Asal : Baucer Bayaran Salinan Kedua : BPT Salinan Ketiga : KPM/KM
Nota: Permohonan ini hendaklah dicetak dalam satu mukasurat sahaja depan dan belakang

18
 LAMPIRAN D

CATATAN MINIT MESYUARAT PENGELUARAN WANG PANJAR ASK

No. Bil Permohonan : ……………../ 20….

Nama Kolej :

Tarikh : Hari : Masa: Tempat :

KEHADIRAN AHLI
Bil Nama Jawatan
1 Pengerusi
2 Timbalan Pengerusi
3 Ahli
4 Ahli
5 Ahli
6 Setiausaha

Tujuan / Kegunaan Jumlah Dipohon :

RM

Catatan Perbincangan:

1. Agenda dan catatan

2. Kertas Cadangan: DISERTAKAN / TIDAK DISERTAKAN

3. Lampiran Dokumen Sokongan (Jika Ada)

4. Penutup

KEPUTUSAN: DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN

Jumlah Diluluskan: RM

(Ringgit Malaysia )

………………………… ………………………
Pengerusi ASK Tarikh
* Sila potong pada yang berkenaan sahaja

19
 LAMPIRAN E
PENYATA ASK KOLEJ PROFESIONAL MARA /
KOLEJ MARA

PENYATA ASK : KOLEJ BULAN :

AKAUN
Keterangan AKAUN PELBAGAI
ASK
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Keperluan
orientasi
(Makan Pelajar Yuran Mengulang
Aktiviti Majlis Pemeriksaan
Komputer Insuran Kebajikan Cenderahati, Peperiksaan / Jumlah
Siswa Perwakilan Peperiksaan Kesihatan &
& Internet Kelompok Pelajar Beg/folder, T- Denda Akademik / Lain- Besar
Kolej Pelajar Dadah
shirt, kad dan lain Denda
lain-lain yang
berkaitan

Baki Penyata
Terdahulu
WANG MASUK (A)
Imbuhan Kewangan
pelajar baru
Imbuhan Wang Runcit
Cek tamat tempoh yg
tidak dituntut
Virement Daripada
Faedah bank

JUMLAH WANG
MASUK (A)
PERBELANJAAN (B)
Aktiviti pelajar
Nota Debit (Pelarasan)
Caj Bank

20
Belanja Bank

JUMLAH
PERBELANJAAN (B)
BAKI (A)-(B) = C
VIREMENT (D)
Virement kepada

JUMLAH VIREMENT
(D)

BAKI AKAUN (C - D)

Disemak Disahkan
Disediakan Oleh : Oleh : Oleh :

Pen Pegawai
Tadbir
(kanan)

atau Pengarah
Pembantu Tadbir (HEP)
Timbalan
Pengarah
(HEP)

21
 LAMPIRAN F

LAPORAN BAYARAN ASK (AKTIVITI SISWA KOLEJ)

BULAN :
PUSAT :
BIL NAMA DAN ALAMAT PEMBEKAL KETERANGAN/KERJA-KERJA NO. INVOIS NO. BAUCAR NO. CEK JUMLAH KOD KENAAN

10

JUMLAH 0.00
22
 LAMPIRAN H

SENARAI AGIHAN YURAN PENDAFTARAN PELAJAR KE AKAUN ASK

BIL PERKARA

1 Aktiviti Siswa Kolej (ASK)

2 Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)

3 Peperiksaan

4 Komputer & Internet

5 Insuran Kelompok

6 Kebajikan Pelajar

7 Pemeriksaan Kesihatan / Dadah

Keperluan orientasi (Makan Pelajar Cenderahati, Beg/folder, T-shirt, kad

8 dan lain-lain yang berkaitan

9 Yuran Mengulang Peperiksaan / Denda Akademik / Lain-Lain Denda

23