BAHAGIAN III

PENGURUSAN KEWANGAN
BADAN PELAJAR

1
1.0 SUMBER KEWANGAN DAN PENAJAAN

1.1 Badan Pelajar tidak dibenarkan memohon/menerima sumbangan dana di

peringkat Universiti melainkan dengan kebenaran Timbalan Naib Canselor
(HEPA) dengan memperincikan melalui kertas kerja.

1.2 Semua permohonan sumbangan dana untuk menampung perbelanjaan aktiviti

boleh dibuat setelah permohonan aktiviti diluluskan.

1.3 Permohonan sumbangan dana dalam kampus hendaklah dikemukakan terus

kepada Timbalan Naib Canselor (HEPA) melalui Seksyen Pembangunan
Sahsiah untuk kelulusan.

1.4 Bagi sumbangan dana luar kampus permohonan hendaklah dibuat kepada
Timbalan Naib Canselor (HEPA). (Sila rujuk Contoh Surat Permohonan
Penajaan seperti di Lampiran x).

1.5 Permohonan untuk membuka Tabung Akaun Amanah Badan Pelajar hendaklah
dibuat melalui Seksyen Pembangunan Sahsiah kepada Bendahari UPSI.

1.6 Semua sumbangan dana yang diperolehi mestilah disalurkan ke dalam akaun
Universiti. Tidak boleh ke akaun individu (penasihat/pelajar/lain-lain akaun)

1.7 Semua sumbangan dalam bentuk cek/wang kiriman pos hendaklah dibuat atas
nama “Bendahari UPSI” dan dihantar kepada Bendahari UPSI melalui Seksyen
Pembangunan Sahsiah dengan menggunakan alamat rasmi.

1.8 Sebarang kutipan wang tunai dan perbelanjaan adalah tertakluk kepada
Peraturan Kewangan Universiti dan Pekeliling Perbendaharaan semasa.

1.9 Laporan kewangan (terkandung dalam laporan program) dan pelarasan wang
pendahuluan diri mesti diserahkan kepada Seksyen Pembangunan Sahsiah
dalam tempoh 14 hari berkerja selepas tarikh pelaksanaan program.

2
2.0 TATACARA PERMOHONAN DAN PENAJAAN LUAR

2.1 Bagi aktiviti-aktiviti yang memerlukan penajaan luar, Badan Pelajar perlu
mendapatkan kelulusan daripada Timbalan Naib Canselor (HEPA) sebelum
membuat kutipan wang di luar kampus di bawah Seksyen 16A, Akta Universiti
dan Kolej Universiti 1971.

2.2 Semua permohonan aktiviti yang melibatkan penajaan luar perlulah

dikemukakan ke Seksyen Pembangunan Sahsiah selewat-lewatnya tiga (3)
bulan sebelum tarikh program diadakan. Sila rujuk Carta Alir Permohonan
Penajaan Luar seperti di Lampiran x.

3.0 TATACARA PEROLEHAN KEWANGAN

3.1. Kenal pasti keperluan perolehan atau pembelian bekalan, kerja dan
perkhidmatan.

3.2. Badan pelajar perlu menyediakan spesifikasi perolehan bekalan, kerja dan
perkhidmatan serta membuat anggaran kos bagi perolehan bekalan, kerja dan
perkhidmatan:

3.2.1. Sekiranya perolehan tidak melebihi RM1,000.00 dapatkan sekurang-

kurangnya satu sebutharga.

3.2.2. Sekiranya jumlah di antara RM1,000.00 sehingga RM20,000.00 dapatkan

sekurang-kurangnya tiga (3) sebutharga.

3.2.3 Sekiranya melebihi RM20,000.00 spesifikasi perolehan bekalan, kerja

dan perkhidmatan hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari untuk
proses tawaran sebutharga.

3
 3.3. Pelajar perlu mengemukakan semua maklumat ini kepada Bahagian Pentadbiran
& Kewangan JHEPA untuk kelulusan.

4.0 PERUNTUKAN AM KEWANGAN

4.1 Setiap Badan Pelajar diperuntukan semaksimumnya RM3,000.00 setahun,

tertakluk kepada peruntukan tahunan yang disediakan, bagi menjalankan aktiviti.

4.2 Setiap permohonan yang dibuat untuk mendapatkan peruntukan tambahan boleh
dikemukakan kepada TNC (HEP&A) melalui Seksyen Pembangunan Sahsiah.

4.3 Peruntukan makanan dan minum diberi mengikut kadar siling, seperti pecahan
berikut :

5.3.1 Sarapan - RM4.00

5.3.2 Minum Pagi - RM3.00
5.3.3 Makan Tengahari - RM7.00
5.3.4 Makan Malam - RM7.00
5.3.5 Minum Malam - RM3.00

* Makan tengahari dan makan malam dibenarkan sekiranya program yang

diadakan bersambung waktu.

Tengahari – Program dari pagi ke petang

Malam – program dari petang ke malam

5.5 Sebarang permohonan wang pendahuluan diri program / aktiviti hendaklah

dirujuk Bahagian Pentadbiran dan Kewangan JHEPA sebelum permohonan
melalui UPSI Portal .

5.6 Semua pembelian yang melebihi RM150.00 hendaklah menggunakan Pesanan

Belian (P/O) yang dikeluarkan oleh Bahagian Pentadbiran dan Kewangan
JHEPA.

4
 5.7 Kadar Bayaran Honorarium
Semua pegawai tetap,kontrak,sementara,sambilan atau sangkut yang memberi
syarahan/ceramah sambilan atau menjadi fasilitator sambilan adalah layak
dibayar saguhati atas kadar seperti berikut :

Kadar Bayaran Saguhati

Kumpulan Perkhidmatan Had Maksimum Sebulan
Pensyarah/Penceramah Fasilitator Sambilan
Sambilan
Kumpulan Pengurusan
Tertinggi RM300.00 sejam RM100.00 sejam
Kumpulan Pengurusan & RM200.00 sejam RM100.00 sejam
Profesional Gred 53 & 54 Tidak melebihi ½ daripada
Kumpulan Pengurusan & RM150.00 sejam RM90.00 sejam gaji bulanan pegawai
Profesional Gred 45 - 52
Kumpulan Pengurusan & RM120.00 sejam RM80.00 sejam
Profesional Gred 41 - 44
Kumpulan Sokongan RM80.00 sejam RM60.00 sejam

5.8 Kelayakan bayaran saguhati ini adalah tertakluk kepada syarat-syarat berikut :

5.8.1 Pegawai yang memberi syarahan/ceramah atau lantikan sebagai

fasilitator hendaklah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatannya.

5.8.2 Memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator bukan merupakan

sebahagian daripada tugas rasmi pegawai.

5.8.3 Pegawai dari Bahagian/institut latihan/pengajian, maktab/institut

perguruan dan sekolah di mana tugas memberi syarahan/ceramah
adalah sebahagian daripada tugas mereka, bayaran saguhati boleh
dibayar sekiranya kursus/bengkel/majlis rasmi bukan dianjurkan dan
bukan merupakan program jabatan/ institut/maktab/sekolah yang sama.

5
 5.8.4 Urusetia yang memberi syarahan/ceramah atau menjadi fasilitator dalam
program yang dianjurkannya tidak layak bayaran saguhati di bawah
pekeliling ini.

5.8.5 Bayaran saguhati boleh diberi mengikut kadar setengah jam bagi setiap
setengah jam yang genap sekiranya waktu syarahan/ceramah yang telah
ditetapkan oleh penganjur kursus/bengkel/majlis rasmi melebihi satu jam,
dan

5.8.6 Pensyarah/penceramah/fasilitator sambilan yang diberikan cenderamata

adalah tidak layak di bayar saguhati di bawah pekeliling ini.

5.9 Pelajar yang menjadi penceramah, fasilitator, pengadil, jurulatih boleh

dipertimbangkan bayaran saguhati tertakluk kepada kelulusan.

6.0 LAPORAN AKTIVITI / PROGRAM DAN LAPORAN KEWANGAN

6.1 Badan Pelajar dikehendaki menghantar laporan program dan laporan kewangan
dalam tempoh 14 hari selepas selesai program dijalankan ke Seksyen
Pembangunan Sahsiah. Sila rujuk Format Laporan Aktiviti Pelajar seperti di
Lampiran 10.
.
6.2 Pelarasan Pendahuluan Diri hendaklah dibuat dalam tempoh 14 hari dengan
mengemukakan butir-butir perbelanjaan (bil/resit asal) dan disahkan oleh Seksyen
Pembangunan Sahsiah.

6.3 Seksyen Pembangunan Sahsiah hendaklah memaklumkan kepada Bendahari UPSI

untuk menutup akaun Tabung Amanah Aktiviti (tabung amanah yang diwujudkan
khas bagi sesebuah aktiviti/program) setelah semua urusan tuntutan dan
pembayaran selesai.

6.4 Aktiviti selanjutnya hanya boleh dijalankan oleh Badan Pelajar selepas semua
laporan aktiviti dan kewangan dikemukakan kepada Seksyen Pembangunan
Sahsiah.

6
7.0 KADAR KELULUSAN PERUNTUKAN KEWANGAN DARI AKAUN AKTIVITI
PELAJAR

7.1 Amaun kelulusan peruntukan kewangan daripada Akaun Aktiviti Pelajar untuk
pelaksanaan aktiviti Badan Pelajar adalah tertakluk kepada budi bicara Pegawai di
Seksyen Pembangunan Sahsiah berdasarkan baki terkini kewangan Badan
Pelajar tersebut, kesesuaian dan impak penganjuran/penyertaan sesuatu
aktiviti/program yang dijalankan.

7.2 Bagi Badan Pelajar yang mempunyai Akaun Amanah sendiri, Badan Pelajar
tersebut perlulah menggunakan 70% daripada amaun yang diperlukan bagi
menjayakan program berkenaan dengan menggunakan sumber dari akaun
amanah tersebut. Baki 30% lagi boleh dipertimbangkan untuk ditanggung oleh
Seksyen Pembangunan Sahsiah (Akaun Aktiviti Pelajar).

(Rujukan: Minit mesyuarat Pengurusan Akaun Amanah JHEPA, Bil. 2/2019)

8.0 Pengurusan Akaun Amanah

8.1 Semua badan pelajar yang mempunyai Akaun Amanah sendiri, perlulah
memastikan Akaun Amanah masing-masing berada dalam keadan Aktif.

8.2 Untuk memastikan akaun berada dalam status aktif, akaun amanah tersebut
perlulah mempunyai sekurang-kurangnya satu (1) transaksi dalam setahun.

8.3 Akaun Amanah badan pelajar yang didapati tidak aktif bagi tempoh genap
setahun, boleh dibatalkan akaun amanah tersebut oleh pihak Jabatan Bendahari
UPSI dan baki wang di dalamnya akan dimasukkan ke dalam akaun Universiti.

9.0 Pembayaran Bagi Sewaan Kenderaan

7
9.1 Bayaran sewaan kenderaan bagi menghadiri/menjayakan sesuatu aktiviti hanya
boleh dibuat setelah kenderaan Universiti penuh/ditolak.

9.2 Kelulusan bagi bayaran sewaan kenderaan hanya bagi perjalanan ke negeri yang
dibenarkan seperti berikut:-
i. Perak
ii. Selangor
iii. Melaka
iv. Negeri Sembilan
v. Kedah
vi. Pahang
vii. Pulau Pinang

9.3 Walau bagaimanapun, kelulusan bagi sewaan kenderaan ini adalah tertakluk
kepada budi bicara Ketua Pentadbiran (BHEP), berdasarkan kepentingan
Universiti dan kewajaran penyertaan/aktiviti tersebut.