GARIS PANDUAN BAGI PELAKSANAAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN

LATIHAN SECARA PAKEJ

1. TUJUAN

Garis panduan ini adalah bertujuan untuk memaklumkan mengenai pindaan

peraturan dan syarat-syarat dalam melaksanakan aktiviti latihan secara pakej
selaras dengan PK 7.2 Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara
Pakej dan peraturan kewangan lain yang berkuatkuasa.

2. LATAR BELAKANG

2.1. Selaras dengan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.4 Tahun 2012

(SPP4/2012) yang membenarkan jabatan untuk melaksanakan
perolehan secara rundingan terus bagi kemudahan latihan secara
pakej mengikut had nilai dan kuasa melulus yang ditetapkan, Ketua
Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) selaku Pegawai
Pengawal KKM telah bersetuju untuk mewakilkan kuasa melulus
pakej latihan mengikut had nilai dan kuasa melulus seperti berikut:

Bil. Had Nilai Kuasa Melulus

1 Sehingga RM50 (i) Setiausaha Bahagian/Pengarah
ribu Bahagian bagi peringkat Ibu
Pejabat

(ii) Pengarah Negeri/Institusi – bagi

peringkat negeri/institusi
2 Melebihi RM50 Jawatankuasa Sebut Harga yang
ribu sehinga dilantik mengikut peringkat:
RM500 ribu
(i) Ketua Program/SUB/Pengarah
Bahagian bagi peringkat Ibu
Pejabat KKM

(ii) Pengarah JKN/Institusi bagi

peringkat negeri
3 Melebihi RM500 Lembaga Perolehan KKM
ribu

2.2. Walau bagaimanapun, Kementerian Kewangan pada 15 Julai 2019

telah meminda Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2
Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej
(PK.7.2).

1
3. TAFSIRAN

3.1. “Latihan” adalah bermaksud seperti yang dinyatakan di dalam PK

7.2 iaitu proses pemindahan ilmu pengatahuan bertujuan
menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian
untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi.
Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal (lab),
seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan
rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan program lain
yang memenuhi definisi latihan.

3.2. “Pakej” seperti di dalam PK 7.2 adalah ditafsirkan sebagai perolehan

yang dibuat dalam satu Pesanan Kerajaan/Surat Setuju Terima
(SST)/perjanjian merangkumi kombinasi daripada mana-mana item
kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, dewan, bilik
latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan
daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan
berkemampuan.

4. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN DALAM MENIMBANG KELULUSAN

AKTIVITI LATIHAN SECARA PAKEJ

4.1. Selaras dengan pindaan PK 7.2, Pegawai Pengawal telah bersetuju

untuk mewakilkan kuasa meluluskan kemudahan latihan secara
pakej mengikut had nilai dan Pihak Berkuasa Melulus seperti
berikut:

Bil. Had Nilai Kuasa Melulus

1 Sehingga RM20 ribu (i) Ibu Pejabat KKM - Setiausaha
Bahagian/Pengarah Bahagian

(ii) JKN/Institusi KKM - Pengarah

Negeri/Institusi
2 Melebihi RM20 ribu (i) Ibu Pejabat KKM - JK
sehinga RM500 ribu Sebutharga di peringkat Ketua
Program/Bahagian

(ii) JKN/Institusi KKM – JK

Sebutharga di peringkat
JKN/Institusi
3 Melebihi RM500 ribu Lembaga Perolehan KKM
(mengikut had nilai yang ditetapkan)

2
5. TANGGUNGJAWAB PIHAK BERKUASA MELULUS

5.1. Dengan perwakilan kuasa berkenaan adalah menjadi

tanggungjawab pihak yang diberi kuasa melulus kemudahan latihan
untuk mematuhi dasar dan prinsip perolehan Kerajaan, peraturan
kewangan yang berkuatkuasa dan garis panduan ini serta amalan
tadbir urus baik.

6. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN DALAM MENIMBANG KELULUSAN

AKTIVITI LATIHAN

6.1. Bagi tujuan pematuhan kepada PK 7.2, pihak kuasa melulus adalah
diberi kuasa menimbang dan meluluskan aktiviti latihan secara pakej
melalui prosedur perolehan secara rundingan terus tertakluk kepada
syarat-syarat berikut:

(i) Peruntukan

Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan peruntukan

yang dibenarkan untuk menganjurkan satu-satu aktiviti latihan
berkenaan telah diluluskan dan mencukupi tanpa melibatkan
peruntukan tambahan. Selaras dengan Surat Pekeliling Ketua
Setiausaha KKM Bil.1 Tahun 2016, semua program bercorak
latihan perlu dibiayai melalui peruntukan Latihan Dalam
Perkhidmatan di bawah Belanja Pembangunan (termasuk
tuntutan perjalanan).

(ii) Jenis Latihan / Kesesuaian Program

Jenis aktiviti latihan yang boleh dipertimbangkan untuk

diadakan di luar premis ialah aktiviti-aktiviti yang strategik dan
penting sahaja yang melibatkan penyertaan secara berterusan
bagi mencapai matlamat aktiviti latihan itu dan memerlukan
setiap peserta berkumpul di satu tempat tanpa gangguan.
Aktiviti latihan itu tidak sesuai diadakan di pejabat atau tiada
kemudahan yang sesuai bagi menganjurkan aktiviti latihan
sedemikian di pejabat mahu pun di premis Kerajaan.
Peraturan ini bukanlah satu peluang bagi Jabatan/Bahagian
mengambil kesempatan bagi mengadakan aktiviti latihan di
luar pejabat yang lazimnya dijalankan di pejabat. Pengisian
program hendaklah bersesuaian dengan tujuan pakej.

3
(iii) Kadar pakej dan lain-lain perbelanjaan

Kadar-kadar pakej peserta/urus setia yang terlibat dalam

aktiviti latihan hendaklah mematuhi kelayakan semasa yang
berkuatkuasa dan lain-lain peraturan yang ditetapkan oleh
Kementerian Kewangan dan pekeliling dalaman KKM semasa
yang berkuatkuasa. Kadar bayaran bagi
penceramah/fasilitator hendaklah dibayar mengikut Pekeliling
Kewangan yang berkuatkuasa. Yuran penyertaan adalah tidak
dibenarkan.

(iv) Pemilihan tempat aktiviti latihan

(a) Perolehan tidak tertumpu kepada satu penyedia

kemudahan latihan sahaja dan pemilihan tempat aktiviti
latihan hendaklah memberi keutamaan kepada premis
sendiri atau institusi latihan awam (ILA). Perolehan juga
boleh dilaksanakan dengan penyedia kemudahan
latihan seperti dewan/pusat konvensyen yang dimiliki
oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod
bidang 221506 (Penyewaan Ruang Pejabat/Bangunan)
dan hotel/syarikat yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan dalam kod bidang 222501 (Hotel/Resort).

(b) Penganjur hendaklah membuktikan secara dokumentasi

bahawa segala usaha telah dijalankan untuk
mendapatkan premis kerajaan, atau sekiranya premis
Kerajaan tidak dapat menampung kapasiti peserta dan
keperluan bagi aktiviti latihan yang dirancang,
penganjuran aktiviti latihan boleh diadakan di
hotel/syarikat yang menawarkan pakej yang berpatutan.

(c) Bagi aktiviti latihan yang melibatkan peserta daripada

pelbagai negeri, pihak penganjur boleh mengadakan
program tersebut di luar premis termasuk di hotel
secara pakej sekiranya premis Kerajaan tiada.

4
 (d) Pemilihan tempat bagi penganjuran aktiviti latihan
secara pakej juga hendaklah berasaskan kepada
bilangan dan tempat peserta bertugas seperti berikut:

Peserta dari Pejabat/Daerah/Negeri yang Sama

Pemilihan tempat hendaklah dibuat didalam negeri
tersebut, melainkan tiada kekosongan tempat, maka
pakej latihan bolehlah diadakan di negeri lain tetapi di
zon yang sama.

Peserta dari Zon yang Sama

Pemilihan tempat hendaklah berasaskan kepada
tempat/daerah/negeri yang mempunyai bilangan
pegawai/peserta paling ramai.

Peserta dari Pelbagai Zon/Seluruh Negara

Pemilihan tempat hendaklah berasaskan kepada negeri
yang mempunyai bilangan peserta/pegawai yang paling
ramai.

(e) Zon pemilihan tempat adalah ditetapkan seperti di

Lampiran A.

(f) Jabatan hendaklah menggunakan masa dan

kemudahan semaksima yang mungkin (value for
money) iaitu seboleh-bolehnya aktiviti diadakan bermula
masa ‘check in’ hingga masa ‘check out’.

7. Kajian pasaran

7.1. Pihak penganjur hendaklah membuat kajian pasaran dengan

mendapatkan harga yang paling menguntungkan (sekurang-
kurangnya tiga (3) sebutharga) dan tidak memilih hotel yang mahal
walaupun peserta yang terlibat berkelayakan tinggi. Kajian pasaran
hanya dikecualikan ke atas:

(i) Perolehan bernilai kurang daripda RM20 ribu; dan

(ii) Perolehan daripada ILA.

7.2. Perolehan perkhidmatan penyedia latihan (training provider)

hendaklah mematuhi peraturan perolehan berkuatkuasa dan tidak
boleh menggunakan peraturan perolehan perkhidmatan kemudahan
latihan secara pakej ini.

5
 7.3. Tatacara rundingan harga seperti di PP/PK7.16 adalah dikecualikan,
namun pegawai yang menguruskan perolehan hendaklah berusaha
untuk merundingkan harga bagi mendapatkan nilai faedah terbaik
kepada Kerajaan dan mendapatkan pengesahan/persetujuan
daripada kedua-dua pihak secara bertulis sama ada melalui
e-mel/faks.

8. Jawatankuasa Penilaian

8.1. Pihak Jabatan hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Penilaian

bagi tujuan pemilihan syarikat penyedia perkhidmatan yang paling
menguntungkan Kerajaan. Keahlian Jawatankuasa Penilaian
hendaklah terdiri daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi
dan dua (2) orang ahli, dimana sekurang-kurang seorang
daripadanya hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan dan
Profesional atau setaraf. Pelantikan hendaklah dibuat secara
bertulis oleh Ketua Jabatan.

8.2. Penubuhan dan penilaian yang dibuat hendaklah mematuhi syarat-

syarat dan peraturan yang ditetapkan di perenggan 4.1 dan 4.2 PK
7.2.

9. Pesanan Kerajaan

9.1. Setiap Jabatan yang akan menjalankan aktiviti latihan perlu

mengeluarkan Pesanan Kerajaan kepada pihak pembekal selaras
dengan Arahan Perbendaharan 176.1 (d) atau selewat-lewatnya
dalam tempoh satu minggu (1) selepas perkhidmatan diterima.

10. Surat Setuju Terima

10.1. Jabatan hendaklah mengeluarkan Surat Setuju Terima (SST) bagi

perolehan bermasa tanpa tertakluk kepada sebarang had nilai atau
perolehan secara one-off yang melebihi RM20 ribu.

11. Bon Pelaksanaan

11.1. Jabatan dikecualikan daripada mengenakan Bon Pelaksanaan bagi

perolehan melebihi RM200 ribu sama ada bermasa atau one-off.

6
12. Dokumen Perjanjian

12.1. Jabatan dikecualikan daripada mengadakan dokumen perjanjian

bagi perolehan secara one-off. Jabatan hendaklah menyatakan
dengan jelas terma dan syarat bagi perkhidmatan tersebut bagi
memastikan kepentingan Kerajaan terpelihara dan dilampirkan
bersama Pesanan Kerajaan. Jabatan hendaklah memastikan semua
obligasi syarikat telah disempurnakan sebelum bayaran dilakukan.

12.2. Jabatan perlu mewujudkan satu dokumen perjanjian bagi

pelaksanaan perolehan secara bersiri/bermasa

13. Peraturan Perjalanan

13.1. Implikasi kos keseluruhan iaitu elemen tambang perjalanan dan

pengangkutan hendaklah diambil kira dalam perancangan kos
sesuatu program latihan. Bagi tujuan penjimatan kos perjalanan,
pihak penganjur bertanggungjawab menetapkan satu kaedah
pengangkutan yang mana paling menjimatkan dan bersesuaian bagi
para peserta/urus setia seperti berikut:

(i) Pengangkutan secara berkumpulan ke tempat aktiviti dengan

menggunakan bas/kenderaan Jabatan;

(ii) Berkongsi kenderaan dan hanya seorang sahaja anggota

yang dibenarkan membuat tuntutan perjalanan;

(iii) Menggunakan pengangkutan awam/pengangkutan udara

sekiranya lebih menjimatkan/bersesuaian;

(iv) Ketua Jabatan boleh menggunakan budi bicara untuk

membenarkan anggota menggunakan kenderaan sendiri/lain-
lain kaedah pengangkutan mengikut kesesuaian sekiranya
kaedah itu lebih menjimatkan dan/atau tiada kemudahan
kenderaan awam dengan syarat peruntukan kewangan tahun
berkenaan adalah mencukupi.

7
14. Bilangan Peserta/Urus setia/Penceramah/Fasilitator

14.1. Selaras dengan pelaksanaan langkah-langkah mengoptimumkan

perbelanjaan KKM, bilangan urus setia dihadkan kepada maksimum
dua orang atau mengambil urus setia dari tempat di mana program
latihan tersebut diadakan. Manakala bilangan
peserta/penceramah/fasilitator hendaklah dihadkan kepada bilangan
yang benar-benar perlu sahaja.

15. AM

15.1. Pekeliling-Pekeliling yang boleh dirujuk adalah seperti berikut:

(i) Pekeliling Perbendaharaan Malaysia PK 7.2 Perolehan

Perkhidmatan Kemudahan Latihan Secara Pakej (pindaan 15
Julai 2019).
(ii) Surat Pekeliling Ketua Setiausaha Bil.1 Tahun 2016.
(iii) Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 1.10 Kadar & Syarat
Tuntutan Elaun, Kemudahan & Bayaran Kepada Pegawai
Perkhidmatan Awam Semasa Berkursus Kecuali Kursus Pra –
Perkhidmatan.

16. KUAT KUASA

Garis panduan ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya diedarkan. Dengan
pelaksanaan Garis Panduan ini, Garis Panduan Bagi Pelaksanaan Aktiviti
Secara Pakej rujukan (4)dlm.KKM-58/300/3-6 Jld.4 bertarikh 17 Ogos 2012
dan Pindaan Garis Panduan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan
Secara Pakej rujukan (11)dlm.KKM-58/300/3-6 Jld.4 bertarikh 12 Disember
2012 adalah dibatalkan.

Bahagian Kewangan
Kementerian Kesihatan Malaysia
September 2019