TECHNIK EKONOMISTA

TEMAT: PROTOKOŁY

1. PROTOKÓŁ

PROTOKÓŁ to pismo informacyjne, które:

 dokładnie rejestruje przebieg obrad, posiedzeń, kontroli,
 opisuje treść przemówień, wniosków i uchwał zebrania, sesji, komisji,
 opisuje działania, czynności i fakty stwierdzone przez pracownika lub grupę pracowników,
 stwierdza okoliczności, zdarzenia itp.

2. BUDOWA PROTOKOŁU
Każdy protokół, bez względu na jego rodzaj i szczegółowe elementy, składa się z trzech głównych
części:
1) wstępnej,
2) zasadniczej,
3) końcowej.
CZĘŚĆ WSTĘPNA PROTOKOŁU obejmuje:
- tytuł – tytuł zawiera słowo protokół, określenie jego rodzaju, zwięzłe podanie rodzaju
zdarzenia, stanu, określenie miejscowości (miejsca, lokalu), daty oraz godziny;
- wstęp – wymienia się w nim osoby biorące udział w protokolarnych czynnościach
(jeśli nie załącza się listy obecności) i osoby nieobecne (z podaniem czy ich
nieobecność została usprawiedliwiona, czy też nie); wstęp zawiera też porządek
dzienny – wykaz spraw, które mają być rozpatrywane oraz ich kolejność.
CZĘŚĆ ZASADNICZA PROTOKOŁU obejmuje opis czynności i zdarzeń z uwzględnieniem
okoliczności, jakie im towarzyszyły. Jest to dokładne przedstawienie tego, co protokół ma stwierdzić.
Jeśli protokół ma stwierdzić przebieg i wynik zebrania, to powinien dać opis sposobu realizacji
poszczególnych jego punktów. Ogólnie przyjmuje się osobne miejsce w protokole z oznaczeniem ad
1, ad 2 itd. lub do punktu 1, Do punktu2 itd.
Treść części zasadniczej protokołu może być przedstawiona w jednej z trzech form; dosłownej,
streszczonej, uproszczonej.
Protokół w formie dosłownej stanowi wierne, prawie dosłowne przytoczenie poszczególnych
przemówień (wystąpień) bez znaczniejszych skrótów, głównie na podstawie zapisów nagrań,
stenografów lub tekstów wypowiedzi dostarczonych protokolantowi przez uczestników zebrania
(autoryzowanych). Tego rodzaju protokół jest bardzo długi np. z obrad sejmu.
Protokół w formie streszczonej różni się od poprzedniego tym, że zrywa z pełną szczegółowością i
polega na zwięzłym streszczeniu poszczególnych przemówień oraz łączeniu wypowiedzi zgodnych
pod względem treści. Skrótom nie podlega tylko treść uchwał.
Protokół w formie uproszczonej (uchwałowy) redukuje do minimum część dyskusyjną, ograniczając
się do wzmianek o charakterze syntetycznym. Na przykład „W dyskusji wszyscy dyskutanci poparli
stanowisko referenta, wobec tego zapadła uchwała...”
CZĘŚĆ KOŃCOWA PROTOKOŁU zawiera czas (godzinę) ukończenia czynności i formułę
stwierdzającą zakończenie czynności. Protokół podpisują przewodniczący zebrani i protokolant. Pod
treścią protokołu z lewej strony arkusza wymienia się osoby, które otrzymują protokół do wykonania
zawartych w nim zadań lub do wiadomości.

3. RODZAJE PROTOKOŁÓW

W praktyce występują różnego rodzaju protokoły, do najczęściej spotykanych zaliczyć można

protokoły:
- zebrań i narad,
- kontroli,
- zdawczo-odbiorcze,
- zdarzeń,

1
TECHNIK EKONOMISTA

- przesłuchań.

a) PROTOKOŁY ZEBRAŃ I NARAD

Celem ich jest odtworzenie przebiegu zebrania i zarejestrowanie powziętych w nim uchwał.
Sporządza się je wg pewnych ustalonych schematów. Biorąc pod uwagę treść przebiegu zebrania
rozróżnia się 3 układy treści:
- chronologiczny – zachowując kolejność wystąpień i wypowiedzi,
- tematyczny – polega na łączeniu wypowiedzi zgodnych tematycznie w kolejności
uwzględniając hierarchię ich ważności,
- mieszany – cechy chronologicznego i tematycznego.

b) PROTOKÓŁ KONTROLI
Protokół sporządzany jest z przeprowadzonej rewizji, kontroli.
Sporządza się go w celu stwierdzenia stanu faktycznego istniejącego w czasie kontroli oraz ujawnienia
wszelkiego rodzaju niedociągnięć i niedoskonałości.
Protokoły kontroli powinny zawierać:
- tytuł protokołu (określenie rodzaju protokołu, miejsce i datę jego sporządzenia,
przedmiot kontroli),
- nazwisko i stanowisko służbowe prowadzącego kontrolę i przedstawiciela jednostki
kontrolowanej,
- stwierdzone niedociągnięcia,
- ewentualne zalecenia po przeprowadzeniu kontroli,
- formułę o zakończeniu kontroli,
- podpisy kontrolującego i przedstawiciela jednostki kontrolowanej.
Protokół kontroli jest przesyłany do jednostki kontrolowanej i kontrolującej. Przedstawiciel jednostki
kontrolowanej może zgłosić zastrzeżenia, co do treści zapisów. Zastrzeżenie to zostaje umieszczone w
samym protokole lub w odrębnym piśmie.

c) PROTOKOŁY ZDAWCZO – ODBIORCZE

Sporządzany jest przy przekazywaniu spraw i rzeczy (dokumentów, pieniędzy, nieruchomości,
ruchomości) przez jedną osobę drugiej, przez jedną instytucję drugiej instytucji. Protokoły te
sporządza się indywidualnie lub na formularzu. Powinny zawierać:
- tytuł protokołu (określenie rodzaju protokołu, określenie miejsca i daty czynności
zdawczo-odbiorczej),
- nazwy (lub nazwiska) przekazującego i odbierającego,
- podstawę przekazania,
- nazwę rzeczy przekazanych,
- podpisy osób upoważnionych.

d) PROTOKOŁY ZDARZEŃ
Protokoły zdarzeń – np. zniszczenia, zajścia itp. zawierają stwierdzenia ściśle określonych faktów i
towarzyszących im okoliczności. Stałe elementy to:
- tytuł protokołu (określenie rodzaju protokołu, określenie rodzaju zdarzenia, miejsca i
daty sporządzenia protokołu),
- nazwiska i stanowiska służbowe osób sporządzających protokół,
- opis zdarzenia i towarzyszących im okoliczności,
- podpisy sporządzających protokół.

e) PROTOKOŁY PRZESŁUCHAŃ
Sporządza się tak, aby wynikało z nich jasno kto i w jakim charakterze był obecny, co ustalono i jakie
uwagi zgłoszono do protokołu. Odczytuje się go uczestnikom przesłuchania, którzy następnie powinni
go podpisać.