1.

Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym

umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz
z datą i podpisem dekretującego. TAK
2. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została
przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. Tak
3. Archiwista prowadzi jeden zbiór spisów zdawczo-odbiorczych, w którym
umieszcza drugie i trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w
układzie według komórek organizacyjnych przekazujących
dokumentację. Falsz
4. W skład komisji brakowania dokumentacji niejawnej mogą wchodzić
jedynie przedstawiciele Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego
ponieważ posiadają oni poświadczenie bezpieczeństwa NIE
5. Najstarsze typy organizacji czynności biurowych doprowadziły do
wykształcenia się kancelarii scentralizowanej. Jej podstawową cechą
charakterystyczną było skupienie w jednym punkcie gros lub
wszystkich czynności biurowych (czynności sensu stricto). TAK
6. Mianem dokumentacji sądowej określa się tylko i wyłącznie pisma
wytwarzane przez sądy i z nich wypływające. NIE
7. Rejestry kancelaryjne funkcjonujące jako ewidencja dokumentacji
typowej nie zawsze są odrębnymi jednostkami kancelaryjnymi NIE
8. Dokumentacja planowania przestrzennego powstaje w wyniku pomiarów
architektonicznych obiektów i ich otoczenia w celu ich konserwacji,
odbudowy, rekonstrukcji, prowadzenia badań historycznych oraz
inwentaryzacji zabytków TAK
9. Obieg pism to wewnętrzna droga, którą podąża pismo w celu
załatwienia sprawy. Etapami na tej drodze, tzw. punktami zatrzymania,
są: kierownik komórki organizacyjnej i punkt kancelaryjny. TAK
10. Prowadzący daną sprawę powinien przechowywać akta spraw
zakończonych przez okres dwóch lat. NIE
11. Spis zdawczo-odbiorczy może być sporządzany tylko i wyłącznie na
nośniku papierowym NIE
12. Materiały archiwalne to dokumentacja – bez względu na twórcę, formę
i czas utrwalenia informacji – która zawiera informacje o wartości
historycznej i z tego powodu zasługuje na wieczyste zachowanie. TAK
13. Przez 10 lat przechowuje się akta pozostałych spraw cywilnych i
gospodarczych oraz akta spraw rozpoznanych w postępowaniu
uproszczonym TAK
14. W systemie EZD pisma, których pierwotna postać była papierowa są
skanowane i wprowadzane do systemu, a ich postać papierowa
odkładana jest do odpowiedniego składu chronologicznego (jeżeli jest
niemożliwe zeskanowanie danego pisma to w systemie są metadane
tych pism, a ich treść dostępna jest w postaci pierwotnej
poprzez wypożyczenie ze składu) TAK
15. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na
przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej. TAK
16. Co 10 lat sędzia referendarz sądowy lub asystent sędziego wskazany
przez prezesa sądu zalicza do kategorii A akta spraw karnych o
wykroczeniu cywilnych i gospodarczych w sądach rodzinnych z prawa
pracy i ubezpieczeń społecznych (po jednej sprawie typowej NIE
17. Elektroniczna postać dokumentów lub akt spraw nie ma wpływu na ich
kategorię archiwalną. Tak
18. Dokumentacje mechaniczną zwaną inaczej audiowizualną stanowią
zbiory dokumentów utworzone w celu zachowania obrazu, osób,
przedmiotów, zjawisk, a także wydawanych dźwięków. tak
19. Współczesna biurowość charakteryzuje się decentralizacją czynności
biurowych i rozproszeniem czynności kancelaryjnych pomiędzy
poszczególnych referentów i nieliczne komórki organizacyjne
(niemerytoryczne). NIE
20. Dokumentacja studialna powstaje jako efekt prac naukowo-badawczych
z zakresu większości dyscyplin naukowych (z wyjątkiem nauk
humanistycznych) i jest opracowana z myślą o utrwaleniu wyniku tych
badań NIE
21. Tradycyjny system czynności kancelaryjnych nie dopuszcza
wykorzystywana narzędzi informatycznych w celu udostępniania i
rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu. NIE
22. Biurowość to grupa formalnych czynności niezbędnych do kierowania
przepływem i utrwalaniem informacji w formie dokumentacji oraz jej
gromadzenia i przetwarzania.
23. Archiwa bieżące będące komórkami wewnętrznymi organizacji
państwowych i samorządowych, wytwarzających materiały archiwalne
określamy mianem archiwów z powierzonym zasobem archiwalnym.
24. Za uzyskanie informacji publicznej, należy uiścić przewidzianą
przepisami opłatę.
25. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności
kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do
załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności
kancelaryjnych, którym może zostać każda osoba zatrudniona w urzędzie
w jego dowolnej komórce organizacyjnej.
26. Dokumentacje mechaniczną zwaną inaczej audiowizualną stanowią
zbiory dokumentów utworzone w celu zachowania obrazu, osób,
przedmiotów, zjawisk, a także wydawanych dźwięków
27. Akta spraw, w których wymierzono kar dożywotniego pozbawienia
wolności lub kar 25 lat pozbawienia wolności przechowuje się przez
okres 50 lat.
28. Każdy skan dokumentu zapisanego na tradycyjnym nośniku np.
papierze jest naturalnym dokumentem elektronicznym
29. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę ściśle tajne, jeżeli ich
nieuprawnione ujawnienie spowoduje wyjątkowo poważną szkodę dla
Rzeczypospolitej Polskiej.
30. Instrukcją kancelaryjną będziemy określać zbiór zasad, metod, norm,
wskazówek szczegółowych, wyjaśnień i opisów czynności biurowych
31. Kancelaria tajna powinna być zlokalizowana w tzw. strefie
bezpieczeństwa, znajdującej się na piętrze budynku i każde jej
pomieszczenie powinno być posiadać monitoring.
32. Skład chronologiczny to uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci
nieelektronicznej.
33. Dobrym przykładem dokumentu obrazowego może być film dźwiękowy
34. Przy sporządzeniu brulionu wykorzystuje się wzory i formularze
przewidziane odrębnymi przepisami.
35. Instrukcja kancelaryjna swoim zakresem merytorycznym obejmuje
większą część dokumentacji wytwarzanej w danym podmiocie,
niezależnie od nośnika i sposobu utrwalenia informacji.
36. Dzienniki szkolne są dobrym przykładem dokumentacji typowej
wytwarzanej we wszystkich placówkach oświatowych.
37. Dokumentacja specyficzna to zbiory dokumentów, które powstają
wskutek wykonywania statutowych
kompetencji instytucji, tych kompetencji, dla których realizacji konkretna
instytucja została utworzona.
38. Po zakończeniu postępowania sądowego prowadzący rozprawę
lub posiedzenia zalicza akta do kategorii i wskazuje okres
przechowywania prezes sądu może wyznaczyć do tego zadania
referendarza sądowego asystenta sędziego lub w wyjątkowych
sytuacjach kierownika sekretariatu
39. Do obowiązków kierownika komórki organizacyjnej w systemie EZD
należy:
• Przyjęcie przesyłki przekazanej na indywidualne skrzynki
poczty elektronicznej i dołączenie metadanych opisujących przesyłkę
• Rejestracja sprawy lub dołączanie pism wcześniejszych
• Sporządzenie projektu pisma
• Uzupełnianie metadanych i dbanie o ich kompletność
• Przechowywanie akt spraw zakończonych (2 lata)
40. Dokumentacja wtórna to dokumenty powielające dane z pierwszego
egzemplarza. Wśród nich wyróżnić można kopie i odpisy.
41. Dokumentacje mechaniczną zwaną inaczej audiowizualną stanowią
zbiory dokumentów utworzone w celu zachowania obrazu, osób,
przedmiotów, zjawisk, a także wydawanych dźwięków.
42. Wykazem akt będziemy nazywać usystematyzowany zbiór haseł, według
którego rejestruje się sprawy, łączy się je w grupy, a następnie w
jednostki kancelaryjne, układa się akta spraw zakończonych (akta
podręczne, registraturę) i systematyzuje w archiwum bieżącym, oraz
który służy do odtwarzania układu pierwotnego zespołów archiwalnych.
43. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania
czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla
danego podmiotu.
44. Najważniejszą funkcją archiwum bieżącego (w odniesieniu do archiwum
zakładowego) jest zgromadzenie całości dokumentacji kategorii B, bez
kategorii A.
45. W punkcie kancelaryjnym następuje: przyjęcie przesyłek, sprawdzenie
oraz wstępna selekcja przesyłek elektronicznych, rejestracja w rejestrze
przesyłek wpływających i umieszczenie pieczątki wpływu, rozdział na
komórki org./osoby, wysyłka, prowadzenie rejestru przesyłek
wychodzących, umieszczenie informacji o sposobie wysyłki na egz.
przeznaczonym do akt.
46. Mianem skontrum określamy kontrolę zbiorów bibliotecznych lub
archiwalnych, przeprowadzaną w oparciu o istniejący inwentarz lub inną
pomoc ewidencyjną, mająca na celu ustalenie stanu faktycznego zbiorów
i ujawnienie braków. – TAK
47. W przypadku dokumentów audiowizualnych do materiałów
archiwalnych zalicza się przede wszystkim oryginały
48. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie,
gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis
szczególny stanowi inaczej.
49. W systemie tradycyjnym pisma, które były w postaci elektronicznej są
zapisane i przechowywane w systemie w tej postaci (tzw naturalny
dokument elektroniczny), chyba, że rozmiar dokumentów
elektronicznych uniemożliwia ich zapisanie w systemie, wtedy są na
informatycznych nośnikach danych przypisanych do odpowiedniego
składu
50. Dokumentacja techniczna to zbiory dokumentów wytworzonych
zgodnie z określonymi zasadami matematycznymi i za pomocą
określonych znaków, powstające w celu odwzorowania fragmentów kuli
ziemskiej
51. Do materiałów archiwalnych powinna być kwalifikowana tylko drobna
część całości dokumentacji nie przekraczająca z reguły 20% jej stanu
danego aktotwórcy.
52. Za czynności kancelaryjne trzeba uznać w kolejności:
1) przyjmowanie wpływającej korespondencji,
2) jej wstępną segregację na grupy do rejestracji ogólnej, do
rejestracji specjalnej i pozostające poza rejestracją,
3) nadanie znaku kancelaryjnego (sygnatury kancelaryjnej)
sprawie,
4) rejestrację w rejestrach kancelaryjnych odpowiedniej do
rodzaju korespondencji kategorii,
5) łączenie spraw w jednostki kancelaryjne (wg różnych
kryteriów),
6) łączenie pism w sprawy (dołączanie pism wcześniejszych
danej sprawy)
7) nadanie jednostkom kancelaryjnym kolejności,
8) przechowywanie akt zakończonych spraw.
53. Pod pojęciem materiały ulotne rozumieć będziemy dokumenty o
charakterze normatywnym, informacyjnym,
propagandowym, wytworzone przez instytucje i osoby fizyczne dla
realizacji doraźnych celów, najczęściej
zareklamowania ich działalności, usług, dystrybuowanych towarów lub
efektów ich pracy
54. Wykaz akt nie musi posiadać indeksu w formie usystematyzowanej
alfabetycznie.