Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr …………..
z dnia …………………….. roku

INSTRUKCJA KANCELARYJNA
……………………………………………… ….

…………………………………………………………….

1
 2

SPISTREŚCI
STRONY

I. Postanowienia wstępne 3

II. System kancelaryjny 4

III. Wykaz akt, podział akt na kategorie 4

IV. Podział prac kancelaryjnych 5

V. Obieg akt 6

VI. Wpływ korespondencji, jej otwieranie i sprawdzanie wpływów 6

VII. Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek 7

VIII. Załatwianie spraw 10

IX. Terminy załatwiania spraw 11

X. Adresowanie pism 11

XI. Uzgadnianie projektów pism 12

XII. Podpisywanie pism 12

XIII. Wysyłanie korespondencji 12

XIV. Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich

do składnicy akt 13

XV. Kontrola pracy biurowej 13

XVI Postępowanie z aktami w przypadku likwidacji komórki lub jednostki

organizacyjnej 13

ZAŁĄCZNIKI

nr 1 - wzory stempli wpływu 15

nr 2 - wzór spisu zdawczo-odbiorczego 16

nr 3 - wzór spisu spraw 17

nr 4 – wzór karty sprawy 18

 3

I. Postanowienia wstępne
1. Niniejsza instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb realizacji czynności
kancelaryjnych w jednostce organizacyjnej oraz reguluje postępowanie w tym zakresie ze wszelką
dokumentacją, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej.
2. Pojęcia użyte w instrukcji oznaczają:
akta sprawy – dokumentacja, bez względu na jej formę i postać, zawierająca informacje potrzebne
przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;
archiwista – pracownik jednostki realizujący zadania składnicy akt;
pismo – wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od
sposobu jej utrwalenia;
prowadzący sprawę – osoba załatwiająca merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie
przewidziane czynności kancelaryjne, w tym kompletowanie akt sprawy;
przesyłka – dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez jednostkę organizacyjną, w każdy możliwy
sposób;
sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub
przyjęcia do wiadomości;
system kancelaryjny – system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu
załatwiana spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji, z możliwością korzystania z narzędzi
informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;
teczka aktowa (teczka spraw) – materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do
przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych
spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt;
składnica akt – pomieszczenie przeznaczone do gromadzenia i przechowywania dokumentacji
jednostki organizacyjnej,
jednostka organizacyjna – …………………………………………………,
koordynator czynności kancelaryjnych – kierownik ……………….… prowadzącego obsługę kancelaryjną,
kierownicy/koordynatorzy placówek/działów – dyrektorzy/kierownicy/koordynatorzy …………………….
komórka merytoryczna – komórka, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym
załatwienie sprawy,
punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie
wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy,
referent – pracownik bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę pod
względem merytorycznym,
 4

sekretariat – stanowisko pracy w …………………………….., do którego zadań należy obsługa kancelaryjna

placówek/działów,
spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, wpływających lub
zapoczątkowanych w jednostce organizacyjnej (spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej pozycji
przewidzianej w wykazie akt);
karta sprawy – formularz służący do chronologicznego rejestrowania pism w obrębie sprawy
prowadzony przez referenta załatwiającego sprawę merytorycznie aż do jej zakończenia;
wpływ – każde pismo i przesyłka wpływająca do jednostki organizacyjnej;
załącznik – każda luźna kartka papieru, zawierająca treść odnoszącą się do pisma podstawowego;
akta składające się z kilku lub więcej luźnych arkuszy, które pod względem treści stanowią całość,
uważa się za jeden załącznik.

II. System kancelaryjny

3. W ……………………. obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym
rzeczowym podziale akt.
4. System ten polega na klasyfikacji akt w układzie rzeczowym (rzeczowy wykaz akt) stanowiącej
podstawę rejestracji spraw, znakowania pism, łączenia poszczególnych pism w akta spraw,
podziału akt na kategorie archiwalne. Rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne
pisma dotyczące tych spraw.

III. Wykaz akt, podział akt na kategorie

5. Wykaz akt jest to tematyczny podział akt powstających w toku działalności jednostki
organizacyjnej określający jednocześnie okres ich przechowywania zwany kategorią akt. Wykaz
akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań jednostki
organizacyjnej dzieli się na główne grupy (klasy) oznaczone symbolem od 0 do maksymalnie 9. W
ramach tych klas wprowadza się podział akt na klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami
dwucyfrowymi, powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0
do 9 (np. 03). Obejmują one hasła bardziej szczegółowe, które z kolei dzielą się na hasła trzeciego
i czwartego rzędu w zależności od potrzeb (np. 342).
6. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają teczkom aktowym, zaś hasła tych
klas stanowią ich tytuły.
7. W uzasadnionych przypadkach tytuły te można po kropce uszczegółowić.
 5

8. Wykaz akt opracowany został w oderwaniu od struktury organizacyjnej. W wyniku tego akta
tematycznie jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia, tematu) występujące w różnych
komórkach organizacyjnych będą posiadały te same symbole cyfrowe i hasła klasyfikacyjne.
9. Rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórki macierzystej w jednostce organizacyjnej.
10. Dopuszcza się możliwość dokonania w wykazie akt zmian, polegających na przekształceniu
ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł wraz z ich klasyfikacją archiwalną. Zmiany mogą
być wprowadzone wyłącznie w formie zarządzenia ………………………………………………... .
11. W jednostce powstaje wyłącznie dokumentacja niearchiwalna oznaczona literą B i dookreślona
symbolem liczbowym wskazującym minimalną liczbę lat przechowania dokumentacji.
12. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) liczy się w pełnych latach
kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu wytwarzania akt.
13. Akta zaklasyfikowane w wykazie akt do jednego symbolu (hasła klasyfikacyjnego) można
gromadzić w porządku tematycznym, chronologicznym, alfabetycznym, lub innym ułatwiającym
kompletowanie i wykorzystywanie akt w bieżącej pracy komórek organizacyjnych.

IV. Podział prac kancelaryjnych

14. Prace kancelaryjne w jednostce organizacyjnej wykonuje wyznaczony przez koordynatora
czynności kancelaryjnych pracownik, czy pracownicy, określani także mianem sekretariatu.
15. Do zakresu czynności sekretariatu należy:
a. przyjmowanie i rozdzielanie wpływów,
b. ewidencjonowanie wpływów i przesyłek wartościowych,
c. przedkładanie przygotowanych pism do dekretacji,
d. zakładanie karty sprawy oraz teczek spraw zgodnie z wykazem akt,
e. wysyłanie pism,
f. udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych pracowników jednostki
organizacyjnej,
g. nadawanie i przyjmowanie faksów,
h. powielanie pism,
i. rejestracja spraw w spisach spraw oraz przekazywanie ich do referentów, czy
placówek/działów w celu ich merytorycznego załatwienia.
16. Zakres pracy poszczególnych referentów, czy placówek określają zakresy czynności stanowisk
pracy oraz przepisy prawa regulujące działalność placówek prowadzonych przez ………………………. .
 6

V. Obieg akt
17. Wewnętrzny obieg pism (akt) powinien być bezpośredni, tzn. pisma (akta) należy kierować wprost
do właściwego referenta z uwzględnieniem jedynie niezbędnych punktów zatrzymania.
18. Zadekretowana przez koordynatora czynności kancelaryjnych, lub osobę go zastępującą, lub inną
upoważnioną osobę, korespondencja wraca do referenta wykonującego prace kancelaryjne –
sekretariatu, skąd kierowana jest do referentów załatwiających sprawę merytorycznie.

VI. Wpływ korespondencji, jej otwieranie i sprawdzanie wpływów

19. Korespondencję odbiera z poczty lub od listonosza wyznaczony do tego celu pracownik.
20. Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje osoba wykonująca czynności kancelaryjne –
sekretariat lub referenci. W tym drugim przypadku referenci bez zbędnej zwłoki przekazują pismo
do sekretariatu.
21. Upoważniony pracownik wykonujący czynności kancelaryjne – sekretariat otwiera wszystkie
przesyłki.
22. Przesyłki zastrzeżone przez koordynatora czynności kancelaryjnych pracownik wykonujący
czynności kancelaryjne przekazuje adresatom bez otwierania.
23. Po otwarciu i wyjęciu zawartości przesyłki należy sprawdzić czy:
a. nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
b. znajdują się w niej wszystkie pisma, których symbole uwidoczniono na kopercie,
c. zgadza się
d. załączników z ilością podaną w piśmie.
24. Brak załączników lub przesłanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje się na
danym piśmie lub załączniku.
25. Pracownik wykonujący czynności kancelaryjne – sekretariat zobowiązany jest dołączyć koperty z
nienaruszonym znaczkiem pocztowym do wpływów:
a. dla których załatwienia zachodzi potrzeba ustalenia daty stempla pocztowego,
b. w którym brak jest nazwiska lub adresu nadawcy lub daty pisma,
c. załączników nadesłanych bez pisma podstawowego,
d. przy których stwierdzono uszkodzenie koperty,
e. mylnie skierowanych,
f. w razie niezgodności zapisów na kopertach z ich zawartością.
26. Na pismach wpływających, pracownik wykonujący czynności kancelaryjne – sekretariat odciska
stempel wpływu w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca na innym
wolnym miejscu) z datą otrzymania pisma (wzór stempla – zał. nr 1A).
 7

27. Na pismach wpływających, bezpośrednio do komórek merytorycznych , referent odciska stempel

wpływu w dolnym prawym rogu pierwszej strony z datą otrzymania pisma (wzór stempla – zał. nr
1B).
28. Na wpływach doręczonych bez otwierania kopert stempel wpływu odciska się na przedniej stronie
koperty.
29. Stempel wpływu umieszcza się na pismach wpływających, natomiast nie stawia się go na drukach
nie wymagających merytorycznego załatwienia, dokumentach osobistych, załącznikach,
czasopismach, prospektach itp.

VII. Rejestrowanie spraw, znakowanie spraw i zakładanie teczek

30. Obsługę kancelaryjną w zakresie przyjmowania, rejestrowania, znakowania spraw i zakładania
teczek oraz ich przechowywania prowadzi ………………………….. .
31. Wszelka korespondencja merytorycznie załatwiana przez poszczególne placówki/ działy
……………………………. powinna być kierowana do nich za pośrednictwem ………………………….…. .
32. W przypadku, gdy korespondencja zaadresowana została na adres placówki, najdalej w kolejnym
dniu roboczym, jej skan drogą emailową powinien zostać przekazany …, a jej oryginał w ciągu 3
dni roboczych celem dekretacji i rejestracji.
33. ……………………………. pisma kierowane do merytorycznego załatwienia przesyła
placówkom/działom w formie skanów drogą emailową.
34. Referent załatwiający sprawę merytorycznie prowadzi dla niej kartę sprawy (zał. nr 4), w której
rejestruje wszystkie pisma w obrębie sprawy. Po jej załatwieniu karta zostaje przekazana do
kancelarii.
35. Wszelka korespondencja wychodząca powstająca w efekcie załatwianych spraw jest kierowana z
placówek do ………………………….…, skąd jest wysyłana do adresatów.
36. Załatwione sprawy przekazywane są przez poszczególnych referentów z placówek do kancelarii
drogą emailową, o ile sporządzone odpowiedzi nie wymagają podpisów ich kierowników. Jeżeli
przepisy prawa określające funkcjonowanie placówek stanowią inaczej dwa podpisane
egzemplarze pisma przekazane są do kancelarii za pośrednictwem poczty wewnętrznej.
37. W przypadkach, o których mowa w punktach 32 i 36 kierownicy placówek, lub osoby przez nich
upoważnione, drogą emailową przesyłają …………………………………………… wykaz przekazanych pism.
38. Jeden egzemplarz pisma odkładany jest w ………… do akt sprawy, drugi wysyłany jest do adresata.
39. Referent załatwiający sprawę może prowadzić teczki spraw zawierające kopie prowadzonych
spraw, przy czym dokumentacja ta ma charakter manipulacyjny i jest opatrzona kwalifikacją Bc.
 8

40. Dokumentacja nadsyłana i składana w jednostce organizacyjnej oraz w niej powstająca dzieli się
ze względu na sposób jej rejestracji i przechowywania na:
a. tworzącą akta spraw;
b. nietworzącą akta spraw.
41. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy
i otrzymała znak sprawy.
42. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (wzór – zał. nr 3). Sprawę (nie pismo)
rejestruje się jeden raz, na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz
lub sporządzonego wewnątrz jednostki organizacyjnej.
43. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. Spis
spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej według haseł wykazu akt.
44. Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania.
45. Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej wg haseł rzeczowego wykazu akt i
zamieszcza się w nim:
a. kolejne liczby spraw rozpoczynające się od 1 w każdym roku,
b. krótką informację o treści danej sprawy,
c. nazwę nadawcy oraz znak i datę pisma nadawcy,
d. datę pierwszego pisma wysłanego w danej sprawie,
e. datę pisma załatwiającego ostatecznie sprawę.
46. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy i zawiera następujące
elementy:
a. oznaczenie jednostki organizacyjnej,
b. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
c. kolejny numer sprawy w danym roku kalendarzowym, wynikający ze spisu spraw,
d. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa została rozpoczęta.
47. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką w następujący sposób: 123.45.2012,
gdzie:
a. 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
b. 45 to numer sprawy w danym roku kalendarzowym, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123,
c. 2023 to oznaczenie roku kalendarzowego, w którym sprawa została rozpoczęta.
48. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić nazwę skróconą
działu/placówki/komórki organizacyjnej oraz symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od
znaku sprawy kropką w następujący sposób: 123.45.2023.HR.JK, gdzie HR, jest symbolem działu
 9

(pozostałe oznaczenia placówek), a „JK” symbolem prowadzącego sprawę, dodanymi do znaku

sprawy.
49. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do
sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
50. Dokumentację, o której mowa w punkcie 49 stanowią lub mogą stanowić:
a. zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;
b. niezamawiane przez jednostkę oferty, które nie zostały wykorzystane,
c. publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz
inne druki, chyba, że stanowią one załącznik do pism;
d. dokumentacja finansowo-księgowa (w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty
księgowe);
e. listy obecności;
f. dokumentacja magazynowa;
g. środki ewidencyjne składnicy akt;
h. dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych,
wyspecjalizowanych zadań (w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie
dane z określonego rejestry, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej
automatycznie tworzące rejestr);
i. rejestry i ewidencje (w szczególności środków trwałych, materiałów biurowych, zbiorów
bibliotecznych).
51. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy
komórkami organizacyjnymi/referentami, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio
do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.
52. Komórka merytoryczna – referent współpracujący przy załatwieniu sprawy z innymi komórkami
informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.
53. W przypadku, o którym mowa w punkcie 51 dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce
innej niż merytoryczna.
54. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w punkcie 53, została oznaczona znakiem sprawy w komórce
organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii
archiwalnej Bc.
55. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt
podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz
kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach
archiwalnych.
 10

56. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw dla każdej z nich.
57. Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez
konieczności zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
58. Przerejestrowanie sprawy z jednoczesnym jej wpisaniem do nowego spisu spraw następuje
dopiero wtedy, gdy w nowym roku kalendarzowym wpłynie nowe pismo, nie będące odpowiedzią
na prowadzoną już korespondencję, dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku. O fakcie
przerejestrowania sprawy do nowego spisu spraw i przełożenia akt do nowej teczki czyni się
adnotację w poprzednim spisie spraw: "przeniesiono do teczki o symbolu, nowy znak sprawy".
59. W razie potrzeby można niektóre teczki i spisy spraw prowadzić przez dłuższy okres. Dotyczy to
spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były przez dłuższy okres.
60. Każda teczka aktowa powinna zawierać następujące elementy opisu:
a. na środku u góry – nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, np. …………………….
b. w lewym górnym rogu – symbol hasła według wykazu akt,
c. w prawym górnym rogu – kategorię archiwalną akt,
d. na środku – tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów
zawartych w teczce,
e. pod tytułem – daty skrajne (roczne) założenia pierwszej i ostatniej sprawy,
f. numer tomu, jeżeli teczka podzielona jest na tomy.
61. W przypadku przechowywania akt w segregatorach należy umieścić na ich grzbietach oznaczenia
wymienione w punkcie 60.
62. Przechowywanie akt luzem w biurkach lub szafach jest niedopuszczalne.

VIII. Załatwianie spraw

63. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej celowe najprostsze i najbardziej ekonomiczne
formy załatwiania, w dostosowaniu do rodzaju spraw i obowiązujących przepisów.
64. Formy załatwień mogą być ustne, odręczne lub pisemne.
65. Załatwienie ustne polega na udzieleniu stronie zainteresowanej odpowiedzi (informacji) ustnie
(telefonicznie) i sporządzeniu notatki wskazującej na sposób załatwienia sprawy.
66. Załatwienie ustne w sprawach indywidualnych może być stosowane w przypadkach, w których
przemawia za tym interes strony, a przepisy prawne nie stoją temu na przeszkodzie.
67. Załatwienie odręczne polega na pisemnym załatwieniu sprawy bez pozostawienia kopii pisma w
komórce organizacyjnej, bądź też na sporządzeniu notatki na wpływie otrzymanym do
załatwienia, informując o sposobie załatwienia sprawy.
 11

68. Odręcznie należy załatwiać pisma, które ze względu na treść nie wymagają pozostawienia odpisu
załatwienia sprawy w aktach jednostki organizacyjnej wysyłającej, tj. pisma o charakterze
informacyjnym, żądanie nadesłania akt, wyjaśnień, ponaglenia itp.
69. W załatwieniach odręcznych, w których nie stosuje się gotowych formularzy, tekst odręcznego
załatwienia zamieszcza się bezpośrednio pod tekstem, lub na odwrocie nadesłanego pisma,
względnie, gdy nie ma miejsca na nadesłanym piśmie, na oddzielnej kartce papieru dołączonej do
danego pisma.
70. Załatwienie pisemne stosuje się przy załatwieniu spraw wymagających poważniejszego
opracowania, gdy sprawy wymagają uprzednich uzgodnień, uzupełnień itp. lub gdy sprawy ze
względu na swoją treść wymagają pozostawienia kopii załatwienia sprawy w aktach jednostki
organizacyjnej.
71. Załatwienie pisemne polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego
sprawę, podpisaniu go przez zatwierdzającego i sporządzeniu czystopisu (w formie maszynopisu
lub wydruku komputerowego). Czystopis podpisany przez zatwierdzającego wysyła się do
adresata, natomiast jego kopię pozostawia się w aktach jednostki organizacyjnej.
72. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad:
a. pisma sporządzać na papierze firmowym ……………………… oraz opatrywać je pieczęcią
………………………..,
b. w odpowiedzi podać datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy,
c. adres napisać w pierwszym przypadku,
d. każde pismo oznaczyć znakiem sprawy i datą,
e. treść załatwienia sprawy powinna być opracowana jasno i zwięźle oraz zgodnie z
obowiązującymi przepisami,
f. pod treścią z lewej strony podać ilość załączników,
g. w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom,
pod treścią pisma należy umieścić adresatów,
h. pod treścią z prawej strony umieści podpis wraz z określeniem stanowiska osoby podpisującej,
i. w razie potrzeby pod adresem zamieścić cechę "pilność" sprawy (bardzo pilne), "terminowe"
lub inne określenie (poufne itp.).

IX. Terminy załatwiania spraw

73. Sprawy pod względem kolejności załatwienia dzielą się na:
a. pilne, które powinny być załatwione niezwłocznie,
 12

b. terminowe, które powinny być załatwione z takim wyliczeniem, aby adresat otrzymał
odpowiedź w ustalonym terminie,
c. zwykłe, które powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 14 dni licząc od dnia otrzymania
sprawy do załatwienia.
74. Sprawy, które można załatwić od ręki (krótkie odpowiedzi, sprawy powtarzające się) należy
załatwić w miarę możliwości w dniu otrzymania.

X. Adresowanie pism
75. Adres pisze się w pierwszym przypadku. Adres powinien zawierać w brzmieniu całkowitą nazwę i
siedzibę adresata.
76. Pisma imienne adresuje się zamieszczając przed imieniem wyraz Pani/Pan i przysługujący
adresatowi tytuł (stopień) naukowy lub zawodowy.
77. Jeżeli treść pisma ma być podana poza adresem do wiadomości innym instytucjom lub osobom,
wówczas adresatów tych wymienia się pod treścią pisma z lewej strony, pod wyrazami "Do
wiadomości".

XI. Uzgadnianie projektów pism

78. Przy uzgadnianiu projektów pism referent obowiązany jest rozważyć, czy projekt wymaga
uzgodnienia z referentami/komórkami organizacyjnymi.
79. Uzgadnianie polega na rozpatrzeniu pisma przez jednostkę organizacyjną z punktu widzenia
wiedzy fachowej i przepisów regulujących działalność jednostki organizacyjnej oraz na
zaproponowaniu ewentualnych poprawek i uzupełnień.
80. Projekty pism mogą być uzgadniane w zależności od rodzaju sprawy:
a. bezpośrednio przez referenta,
b. telefonicznie,
c. na naradach.

XII. Podpisywanie pism

81. Uprawnienia w zakresie podpisywania pism określają przepisy prawa określające funkcjonowanie
jednostek organizacyjnych, statut jednostki organizacyjnej lub udzielone upoważnienia.
82. Na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów,
poleceń wypłat nie można umieszczać facsimile (pieczęć z kopią podpisu).
 13

XIII. Wysyłanie korespondencji

83. Pisma przeznaczone do wysyłania referenci załatwiający sprawę składają osobie wykonującej
czynności kancelaryjnej – sekretariacie.
84. Przed złożeniem pisma należy sprawdzić, czy jest podpisane, zaopatrzone w znak sprawy,
oznaczone datą oraz czy dołączone są do niego odpowiednie załączniki.
85. Pracownik wykonujący czynności kancelaryjne – sekretariat przyjmujący pismo do wysyłki
stwierdza na kopii jego wysyłkę oraz:
a. segreguje pisma przeznaczone do wysłania, grupuje pisma kierowane do tego samego
adresata w celu łącznego wysłania,
b. wkłada pisma do kopert i adresuje je, zamieszczając stempel jednostki organizacyjnej,
c. przesyłki wpisuje do pocztowej książki wysyłkowej,
d. przekazuje korespondencję na pocztę lub do punktu dostarczenia korespondencji.
86. Korespondencję wysyła się listami poleconymi, zwykłymi i za zwrotnym poświadczeniem odbioru.
Brak dyspozycji oznacza, że pismo ma zostać wysłane jako przesyłka zwykła.
87. Email przesyła się natychmiast po jego otrzymaniu do właściwego referenta.
88. Dla udokumentowania rozchodu znaczków pocztowych na przesyłki nadawane za pośrednictwem
urzędów pocztowych, ilość oraz wartość pocztowych znaczków powinna być odnotowana w
stosownym rejestrze.

XIV. Postępowanie z aktami ostatecznie załatwionymi i przekazanie ich do składnicy akt

89. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez okres 2
lat.
90. Wszystkie akta po upływie okresu przechowywania ich w komórce organizacyjnej, należy
przekazać kompletnymi rocznikami do składnicy akt w stanie uporządkowanym.
91. Komórki organizacyjne przekazują akta na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego (wzór – zał. nr
2). Spisy sporządza się w trzech egzemplarzach.
92. Przekazywanie akt przez komórki organizacyjne do składnicy akt odbywać się powinno w oparciu
o harmonogram opracowany przez pracownika prowadzącego składnicę akt.
93. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które są nadal potrzebne do bieżącej działalności,
po dokonaniu formalności i zarejestrowaniu ich w ewidencji składnicy mogą pozostać w
referentowi/komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia.
 14

XV. Kontrola pracy biurowej

94. Nadzór i kontrolę czynności kancelaryjnych wykonywanych przez pracowników sprawuje
koordynator czynności kancelaryjnych lub osoba przez niego upoważniona.
95. Kontrola polega w szczególności na:
a. sprawdzaniu prawidłowości stosowania niniejszych przepisów kancelaryjnych,
b. prawidłowości prowadzenia rejestracji spraw,
c. terminowości załatwiania spraw,
d. terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

XVI. Postępowanie z aktami w przypadku likwidacji komórki lub jednostki organizacyjnej

96. W przypadku likwidacji komórki organizacyjnej lub przejęcia jej działalności przez inną komórkę,
składnica akt przejmuje dokumentację spraw zakończonych, zgodnie z zasadami ustalonymi w
niniejszej instrukcji. Akta będące w toku załatwiania przejmuje prawny następca likwidowanej
komórki organizacyjnej na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych.

………………………………………………….
(podpis pracodawcy lub osoby reprezentującej pracodawcę
albo osoby upoważnionej do składania oświadczeń
w imieniu pracodawcy)
 15

Załącznik nr 1
do Instrukcji kancelaryjnej
……………………………………………..

Wzór stempla wpływu

1A

………………………………………….…

Wpłynęło dnia: ……………....…………………………………

Znak sprawy: ……………………………………………………..

Liczba załączników: …......……………………………………

Podpis: ..............................................……...............

1B
…………………………

Placówka/Dział: ……………....………………………….

Wpłynęło dnia: …......……………………………………….

Liczba załączników: …......…………………………………

Podpis: ..............................................……............
 16

Załącznik nr 2
do Instrukcji kancelaryjnej
……………………………………….

……………………………………………………………….
Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr ……..

Miejsce Data
Znak Kat. Liczba przecho- zniszczenia
Lp. Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne
teczki akt te- wywania akt
czek akt
1 2 3 4 5 6 7 8
 17

Załącznik nr 3
do Instrukcji kancelaryjnej
………………………………………
Spis spraw

...................... .............................................. .............................................. ...................................................................................................................................................

...........................................................
(rok) (symbol kom. org.) (oznaczenie teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt)
(referent)
Od kogo Data
Lp. Sprawa Uwagi
(krótka treść) wpłynęło (sposób załatwienia)
znak pisma z dnia

osatatecz.
wszczęcie
sprawy

załatw.
 18

Załącznik nr 4
do Instrukcji kancelaryjnej
……………………………………….

Karta sprawy
……………………........................ ........................................................... .............................................. .............................................. .............................................................................................................................................
(znak sprawy) (referent) (data wszczęcia) (data zakończenia) (treść sprawy ze spisu spraw)
Od kogo wpłynęło Data
Lp. Krótka treść pisma znak pisma z dnia odpowiedzi Uwagi
na pismo (sposób załatwienia)
/Data
wysłania