Temat: Dokumentacja w pracy biurowej.

1. Dokumentacja biurowa:

Dokumentacja Akta Dokument

biurowa sprawy biurowy

............... ............... ................

............... .............. ................

Akta różnych spraw

Zbiór dokumentów
dotyczących jednego Podstawowa jednostka
dotyczących określonej
zagadnienia. podziału dokumentacji
sprawy.
biurowej.
np.
np.
Dokumentacja np.
Komplet dokumentów
dotycząca wszystkich Podanie o przyjęcie do pracy,
dotyczących zatrudnienie
pracowników. życiorys.
jednego pracownika
2. Zasady redagowania pism urzędowych.

Każde pismo powinno stanowić logiczną i koncepcyjnie zwartą całość. W korespondencji

urzędowej stosuje się styl urzędowo-kancelaryjny, charakteryzujący się zwięzłością, bezosobowością
w aktach ogólnych, posługiwaniem się gotowymi formularzami, ujmowaniem treści w formie
punktów, specyficzną terminologią, kategorycznymi formami itp.
Pisma urzędowe powinno się redagować:
 w sposób zwięzły (krótkie zdania, tylko istotne szczegóły, bez powtarzania się),
 treść przedstawiona jasno i zrozumiale, stosować terminy krótkie i skróty powszechnie używane,
bez zwrotów obcojęzycznych,
 przestrzegać zasad pisowni polskiej,
 w uprzejmej formie (bez pogróżek i ordynarnych zwrotów urażających godność osobistą adresata,
zagrożenia karne mogą być tylko legalne),
 sposób kompletny (treść pisma musi obejmować wszystkie problemy istotne dla danej sprawy),
 przedmiot sprawy określać w sposób ścisły, jasno, jednoznacznie, nie dopuszczając interpretacji i
domysłów,
 pismo powinno dotyczyć w zasadzie tylko jednej sprawy,
 treść musi przekonywać adresata, powinna by oparta na faktach, przepisach, logicznych
argumentach.
3. Korespondencja w sprawach handlowych

Dotyczy przede wszystkim transakcji kupna sprzedaży

Występują dwie strony:
 dostawca
 odbiorca
Transakcja dochodzi do skutku po ustaleniu:
przedmiotu dostawy (rodzaj, ilość, jakość)
i jej warunków (cena, miejsce, termin, regulacja należności)

Korespondencja prowadzona jest w 4 fazach:

I propozycja kupna sprzedaży,
II zamówienie,
III dostawa,
IV weryfikacja dostawy

I Propozycja kupna sprzedaży:

a) Pismo informacyjne (kieruje dostawca do potencjalnych odbiorców),
b) Zapytanie o ofertę (kieruje odbiorca do różnych dostawców),
c) Oferta (wiążąca propozycja sprzedaży lub kupna towaru bądź usługi)
powinna zawierać:
 rodzaj towaru,
 jakość towaru,
 cena,
 warunki dostawy,
 warunki płatności,
 termin ważności oferty.
II Zamówienie:
a) Umowa o dostawę,
Akt podpisany przez dostawce i odbiorcę, zamówienie podpisane przez odbiorcę.
b) Zamówienie
 zobowiązanie odbiorcy do zakupienia wyszczególnionych towarów
 sporządzane na:
 blankiecie korespondencyjnym,
 formularzu dostawcy,
 formularzu odbiorcy.
III Dostawa:
a) Awizo - informacja dostawcy o wysyłce towaru,
b) Specyfikacja wysyłkowa - na formularzu, oryginał wysyłamy razem z towarem,
c) Faktura
 rachunek stanowiący dowód transakcji kupna - sprzedaży,
 na formularzu,
 wystawiony przez dostawcę,
 podstawa rozliczeń pomiędzy dostawcą a kupującym.
d) Dowód przyjęcia
sporządzony komisyjnie przez odbiorcę w celu stwierdzenia zgodności przesyłki z zamówieniem,
IV Weryfikacja dostawy
a) Reklamacja (ilościowa lub jakościowa, sporządzona na blankiecie korespondencyjnym).
b) Odpowiedz na reklamacje (na blankiecie korespondencyjnym).
4. Korespondencja w sprawach osobowych.

Jest to korespondencja prowadzona pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Korespondencja w sprawach osobowych prowadzona jest w 3 fazach:
 Korespondencja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy,
 Korespondencja występująca w czasie trwania stosunku pracy,
 Korespondencja związana z rozwiązaniem stosunku pracy.*

*Niekiedy wyróżnia się 4 fazę - poszukiwanie pracy

1. Korespondencja związana z przyjmowaniem pracownika do pracy

a) Podanie o przyjęcie do pracy powinno zawierać informacje o wykształceniu i
dotychczasowej pracy, załącznikami są:
 życiorys (napisany odręcznie lub na maszynie),
 świadectwo ukończenia szkoły,
 zdjęcia.
b) Curriculum vitae (c.v.) „życiorys na wzór zachodni”
c) List motywacyjny pisany odręcznie
d) Kwestionariusz osobowy (formularz zawierający usystematyzowane pytania).
e) Zapytanie o karalność kierowane do Centralnego Rejestru Skazanych (na formularzu)
f) Umowa o prace - oświadczenie woli pracownika i pracodawcy:
 na czas nieokreślony,
 na czas określony,
 na czas wykonania zadania.
g) Powołanie - pisma, w którym nawiązuje się stosunek pracy z pracownikiem, który ma być
zatrudniony na stanowisku kierowniczym (na blankiecie korespondencyjnym)
2. Korespondencja występująca w czasie trwania stosunku pracy
a) Pisma o przeszeregowaniu pracownika - dotyczy podwyższenia wynagrodzenia zawiera
wyszczególnienie elementów płacowych oraz termin awansu
b) Pismo o zmianie umowy o prace - nowe warunki płacy lub pracy termin na odpowiedź na
ofertę
c) Zaświadczenie pracy - stwierdza fakt zatrudnienia pracownika w zakładzie wydającym
zaświadczenie
d) Karta urlopowa - informuje kiedy udzielono urlopu (specjalny formularz)
e) Zezwolenie na dodatkową pracę wystawia się na wniosek pracownika.
3. Korespondencja związana z rozwiązaniem stosunku pracy.
a) Pismo o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem zawiera:
 datę wypowiedzenia stosunku pracy,
 termin rozwiązania stosunku pracy,
 pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych
(sporządzane na formularzu lub blankiecie korespondencyjnym).
b) Pismo o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia zawiera:
podstawę prawną rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym (np. rażące naruszenie
dyscypliny pracy, utrata prawa wykonywania zawodu).
c) Świadectwo pracy zawiera:
 informacje o okresie i rodzaju wykonywanej pracy,
 wysokość i składniki wynagrodzenia,
 kwalifikacje zawodowe,
 okoliczności rozwiązania stosunku pracy.
d) Opinia o pracy wydawana na wniosek pracownika.