TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG OFFICE 365

1
2
Mục Lục

I. NỘI DUNG ........................................................................................................................................4

1. Giới thiệu tính năng của gói Microsoft 365 Business Basic ................................................................. 4
2. Hướng dȁn đăng nhập Office 365 Online........................................................................................... 4
3. Hướng dȁn sử dụng các ứng dụng văn phòng online ......................................................................... 5
3.1. Microsoft Word Online .............................................................................................................. 5
3.2. Microsoft Excel Online............................................................................................................... 8
3.3. Microsoft Power Point Online.................................................................................................. 10
4. Cấu hình tài khoản email trên Outlook ............................................................................................ 13
4.1. Cấu hình tài khoản email trên Outlook (Máy tính Window)...................................................... 13
4.2. Cấu hình tài khoản Outlook trên điện thoại ............................................................................. 17
5. Hướng dȁn sử dụng One Drive for Business..................................................................................... 22
5.1. Giới thiệu về One Drive............................................................................................................ 22
5.2. Hướng dȁn Upload File lên One Drive ...................................................................................... 23
5.3. Download file từ One Drive ..................................................................................................... 25
5.4. Quản lý file/thư mục trong One Drive ...................................................................................... 26
5.5. Cùng làm việc trên file chia sẻ.................................................................................................. 29
5.6. Đồng bộ One Drive với máy tính cá nhân ................................................................................. 30
6. Sử dụng Microsoft Teams................................................................................................................ 36
6.1. Download Desktop Apps.......................................................................................................... 36
6.2. Các tính năng trong Microsoft Teams ...................................................................................... 38
7. Sử dụng One Note........................................................................................................................... 44
8. Sử dụng Microsoft Forms ................................................................................................................ 46
9. Sử dụng Microsoft Sway.................................................................................................................. 55

3
I. NỘI DUNG
1. Giới thiệu tính năng của gói Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Business Basic là một dịch vụ cho thuê trả phí hàng tháng, hàng năm, với mức chi phí vừa
phải, hợp lý. Hình thức này cho phép các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng không phải bỏ ra một khoản kinh
phí lớn ngay ban đầu như sản phẩm truyền thống, do đó tổ chức, doanh nghiệp có thể tập trung đầu tư vào
các hoạt động sản xuất kinh doanh.

Ngoài ra hình thức thuê bao này cho phép tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng đặt thêm hoặc giảm bớt số
lượng tùy theo nhu cầu phát triển.

Với Microsoft 365 Business Basic, sản phẩm luôn được cập nhật phiên bản mới nhất, ưu việt nhất, tổ chức,
doanh nghiệp luôn được sử dụng những dịch vụ mới và tính bảo mật cao nhất.

2. Hướng dȁn đăng nhập Office 365 Online

Mở trình duyệt, vào link: https://www.office.com/ và đăng nhập bằng tài khoản được cung cấp

4
 Sau khi đăng nhập thành công, màn hình Dashboard hiên ra với các tính năng sử dụng Office online,
Microsoft Teams,…

3. Hướng dȁn sử dụng các ứng dụng văn phòng online

3.1. Microsoft Word Online
Để sử dụng Word Online, tại màn hình Dashboard, chọn phần mềm Word tương ứng.
Chọn New blank document để tạo văn bản mới

Sử dụng như trên ứng dụng Offline

Khi muốn lưu văn bản Chọn File => Save As

5
 Chọn tiếp Save As nếu muốn lưu Online

Điền tên file, click Save. Nếu tích chọn Replace existing file thì nếu đang lưu file trùng tên với file
mình cần ghi, phần mềm sẽ xóa file dữ liệu trên file cũ và ghi vào dữ liệu mới.

Hoặc lưu về máy tính chọn Download a Copy

Chờ vài giây, tài liệu tải về theo mặc định được lưu trữ tại thư mục "Download" trên máy tính.

6
 Để mở một file trên Office 365, chọn File -> Open -> Click vào file cần mở

Nếu không thấy file đó trong mục Recent Documents, click vào "More on Onedrive for Business" để
tìm file.

Chọn file cần mở chọn Open -> Open in browser

7
 3.2. Microsoft Excel Online
Để sử dụng Excel Online, tại màn hình Dashboard, chọn phần mềm Excel tương ứng.

Chọn New blank workbook để tạo bảng mới

Sử dụng như trên ứng dụng Offline

Khi muốn lưu văn bản Chọn File => Save As

Chọn tiếp Save As nếu muốn lưu Online

Điền tên file, click Save. Nếu tích chọn Replace existing file thì nếu đang lưu file trùng tên với file
mình cần ghi, phần mềm sẽ xóa file dữ liệu trên file cũ và ghi vào dữ liệu mới.

Hoặc lưu về máy tính chọn Download a Copy

Chờ vài giây, tài liệu tải về theo mặc định được lưu trữ tại thư mục "Download" trên máy tính.

8
Để mở một file trên Office 365, chọn File -> Open -> Click vào file cần mở

9
 Nếu không thấy file đó trong mục Recent Documents, click vào "More on Onedrive for Business" để
tìm file.

Chọn file cần mở chọn Open -> Open in browser

3.3. Microsoft Power Point Online

Để sử dụng Power Point Online, tại màn hình Dashboard, chọn phần mềm Power Point tương ứng.

Chọn New blank presentation để tạo bản trình chiếu mới

Sử dụng như trên ứng dụng Offline

Khi muốn lưu văn bản Chọn File => Save a Copy

10
 Chọn tiếp Save a Copy nếu muốn lưu Online

Điền tên file, click Save. Nếu tích chọn Replace existing file thì nếu đang lưu file trùng tên với file
mình cần ghi, phần mềm sẽ xóa file dữ liệu trên file cũ và ghi vào dữ liệu mới.

Hoặc lưu về máy tính chọn Download As -> Download a Copy

Chờ vài giây, tài liệu tải về theo mặc định được lưu trữ tại thư mục "Download" trên máy tính.

11
Để mở một file trên Office 365, chọn File -> Open -> Click vào file cần mở

12
 Nếu không thấy file đó trong mục Recent Documents, click vào "More on Onedrive for Business" để
tìm file.

Chọn file cần mở chọn Open -> Open in browser

4. Cấu hình tài khoản email trên Outlook

4.1. Cấu hình tài khoản email trên Outlook (Máy tính Window)
Tìm kiếm mục cấu hình Control Panel.

13
14
15
16
4.2. Cấu hình tài khoản Outlook trên điện thoại
Truy cập App Store, tìm kiếm ứng dụng Microsoft Outlook, tải về và tiến hành cài đặt.

Ứng dụng được tải và cài đặt thành công, mở ứng dụng, tại giao diện ứng dụng, chọn "Get Started".

17
Chọn để bật thông báo khi có thư mới, khai báo địa chỉ email để đăng nhập.

18
Khai báo thông tin đăng nhập, đăng nhập thành công, chọn “Maybe Later”.

19
20
21
 Truy cập vào ứng dụng từ icon màn hình chính.

5. Hướng dȁn sử dụng One Drive for Business

5.1. Giới thiệu về One Drive
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây có thể hoạt động trên nhiều hệ điều hành. OneDrive for Business
cũng cấp cho người dùng 1 TB lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ lưu toàn bộ hình ảnh, video và các tài liệu quan trọng
tại một không gian, đồng thời có thể truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị như máy tính, tablet, điện thoại chạy
hệ điều hành Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android và Xbox.

Người sử dụng OneDrive có thể cộng tác trực tuyến với nhiều người cùng lúc thông qua tính năng
Office Online dễ dàng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên Word, Excel, PowerPoint và thậm chí là OneNote
Online.

22
5.2. Hướng dȁn Upload File lên One Drive

Tại màn hình Dashboard, tích chọn OneDrive.

Đây là nơi chứa các file Word, Excel,.. khi lưu online và các file được người dùng upload cloud.

Để upload dữ liệu lên OneDrive, click Upload

23
 Chọn file cần upload, click Open

Thời gian upload tùy thuộc vào dung lượng file và tốc độ đường truyền, sau khi upload xong, file mới
sẽ được nhìn thấy trên Onedrive.

24
5.3. Download file từ One Drive
Để tải 1 file từ OneDrive về máy, tích chọn vào file cần tải, chọn Download

25
5.4. Quản lý file/thư mục trong One Drive
Để tạo một thư mục, chọn New -> Folder.

Điền tên Folder, chọn Create.

Sau khi tạo thư mục, ta có thể tạo,lưu các file vào thư mục đã tạo hoặc tạo các thư mục con.

26
 Muốn chia sẻ một file cho người khác, click chọn như hình dưới:

Khai báo email của người được chia sẻ tào liệu, chọn can view nếu muốn người được chia sẻ chỉ có
quyền đọc file, chọn can edit nếu muốn người đó có thể sửa file. Click "Send".

27
Để xem các file/thư mục đã được người khác Share cho mình, click Shared with me

28
 5.5. Cùng làm việc trên file chia sẻ
Tương tác là tính năng nổi bật của Office 365. Trên một file được chia sẻ, người dùng không cần phải
gửi tài liệu qua lại bằng mail, với Office 365, người dùng có thể dễ dàng thêm, trả lời, theo dõi và cập nhật
tài liệu trên một phiên bản. Các file luôn được cập nhật, vì vậy mọi người đều được tiếp cận với phiên bản
có nội dung mới nhất.
Office 365 hỗ trợ tối đa 10 người cùng làm việc trên 1 file cùng một thời điểm.

Để minh họa tính năng tương tác trên Office 365, người dùng cùng mở một file và chỉnh sửa dữ liệu
trên đó.

Các người dùng khác làm việc trên cùng file có thể thấy nội dung được cập nhật và người sửa đổi
nội dung.

29
 5.6. Đồng bộ One Drive với máy tính cá nhân
Để đồng bộ dữ liệu trên OneDrive với máy tính cá nhân, người dùng vào link
https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/onedrive/download để tải ứng dụng về máy và tiến hành
cài đặt.

Mở file cài đặt đã tải về và tiến hành cài đặt ứng dụng, vui lòng chờ quá trình cài đặt hoàn tất trong
vài giây.

30
Sau khi cài đặt xong, sẽ thấy biểu tượng OneDrive ở góc phải phía dưới màn hình

Click phải chuột vào biểu tượng OneDrive, chọn Settings.

Tại thẻ "Account", chọn "Add an account".

31
Khai báo thông tin tài khoản và mật khẩu, sau đó tiến hành đăng nhập.

Nhập mật khẩu của tài khoản.

32
 Nhập mã xác thực được gửi qua điện thoại và đăng nhập. (Tài khoản Office 365 không bật xác thực
hai bước sẽ không có mục này, có thể bỏ qua).

Chọn "Next".

33
Chọn các dữ liệu sẽ được đồng bộ về máy tính.

34
Mở thư mục OneDrive trên máy tính.

Thư mục OneDrive đã được đồng bộ về máy tính.

35
6. Sử dụng Microsoft Teams
6.1. Download Desktop Apps

Chọn vào Teams

Để Download phiên bản cho PC

Click vào Icon Avatar góc trên bên phải

Chọn “Download the desktop app”

Hoặc Click vào biểu tượng

Download ở góc dưới bên trái

Để Download

36
Hoặc truy câp: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-teams/download-app

Để download bộ cài tương ứng.

Chạy bộ cài mới tải về

Hoàn thành cài đặt

37
6.2. Các tính năng trong Microsoft Teams
Chat

Giao diện nhắn tin qua Chat

Để tạo cuộc trò chuyện mới chọn vào biểu tượng New Chat bên trên

Gõ địa chỉ mail người muốn trò chuyện và bắt đầu Chat

Bên cạnh đó, có thể thêm vào Danh bạ Contacts để tiện hơn trong việc liên lạc

38
 Các Option góc trên bên phải khung chat

Theo thứ tự từ trái qua phải

Video Call – Audio Call – Share Screen – Add People

Share Screen là tính năng chia sẻ màn hình cho người khác và có thể cho phép người khác điều khiển
máy tính của mình thông qua Teams
Để sử dụng tính năng Share Screen click vào biểu tượng “Start sharing your screen” để bắt đầu chia
sẻ

Mặc định khi share screen, người được share sẽ không điều khiển được.

Chọn “Give Control” chọn User để cho phép điều khiển máy tính

Click “Stop presenting” để kết thúc share màn hình

Add people để thêm nhiều thành viên khác vào cùng 1 nhóm chat

39
Teams

Tạo các Team, Group để chia sẻ dữ liệu chung, báo cáo, …

Calendar

40
 Chúng ta có thể tạo các cuộc họp cũng như xem lịch các cuộc họp theo lịch trong phần này.

Meet Now (Góc trên bên phải) để tạo cuộc họp ngay lập tức => Join now

Điền người cần mời vào meeting trong phần Invite someone

Để xóa người khỏi cuộc họp, click vào dấu 3 chấm cạnh tên người trong room, chọn “Remove
participant”

Có thể tắt bật camera, mic, share screen, show chat, add people.

41
Với đặt lịch cuộc họp thì ta chọn New Meeting

Điền thông tin:

Sau đó chọn Schedule để set lịch.

Check lại lịch sẽ hiện thông tin meeting

42
Call

Trong mục Call sẽ có Audio Call và Video Call.

Files
Thẻ "Files" hiển thị các tài liệu đã chỉnh sửa gần đây.

43
7. Sử dụng One Note
Trong Dashboard chọn One Note

New Notebook để tạo mới

Điền tên và chọn Create

44
 Tạo các Section mới và Page mới

Có thể Share cho người dùng khác có quyền xem hoặc sửa

Có thế check được các mục mới mở (Recent), đang ghim (Pinned), sở hữu (My notebooks) hay được
chia sẻ (Shared with me)

45
 Hoặc có thể mở trong OneDrive

8. Sử dụng Microsoft Forms

Trong Dashboard chọn Forms

Tạo Mȁu mới chọn New Form

46
Chọn Add new

Đổi tên biểu mȁu bằng cách click vào phần “Unititled form”

Đổi tiêu đề và mô tả

47
Có các dạng biểu mȁu có thể chọn

Choice: Chọn lựa (Trắc nghiệm)

Câu hỏi đưa ra dạng văn bản và có thể chèn thêm ảnh hoặc video.

Chọn Add Option để thêm câu trả lời.

Bật Multiple answers để người trả lời có thể chọn nhiều đáp án.

Bật Required để câu hỏi bắt buộc phải trả lời.

48
Text: Trả lời văn bản

Câu hỏi đưa ra dạng văn bản và có thể chèn thêm ảnh hoặc video.

Bật Long answer để người trả lời có thể trả lời bằng văn bản dài.

Bật Required để câu hỏi bắt buộc phải trả lời.

Vote: Bình chọn

Câu hỏi đưa ra dạng văn bản và có thể chèn thêm ảnh hoặc video.

Level để chọn mức vote.

Symbol chọn kiểu số hoặc sao.

Bật Required để câu hỏi bắt buộc phải trả lời.

49
Date: Trả lời dạng ngày

Câu hỏi đưa ra dạng văn bản và có thể chèn thêm ảnh hoặc video.

Bật Required để câu hỏi bắt buộc phải trả lời.

Góc trên bên phải có 3 option

Theme để đổi phông nền

Có thể chọn Theme có sẵn.

Hoặc tải lên bằng cách tích vào dấu cộng.

50
Preview để xem thử dưới dạng Computer hoặc Mobile

51
Share cho mọi người để thu thập các câu trả lời

Chọn Responses để kiểm tra tổng hợp các câu trả lời

52
53
 Để tạo Quiz chúng ta chọn New Quiz

Quiz giống Form nhưng khác ở chỗ người ra câu hỏi có thể setup thêm điểm số cho các câu hỏi và
chọn đâu là đáp án đúng.

54
 Ví dụ về trả lời Quiz

9. Sử dụng Microsoft Sway

Trong Dashboard chọn Sway

55
Chọn New blank Sway

Bắt đầu với Sway tạo trên Storyline

Thêm ảnh, tiêu đề và nội dung

Hình ảnh có thể upload hoặc chọn trong thư viện có sẵn

56
Có thể thêm các Header và Tilte bằng cách ấn vào dấu cộng

Qua phần Design -> Style để chọn cách thiết kế cho bài trình chiếu

Góc trên bên phải có option Play và Share

57
Chọn Play để xem trình triếu trước

Chọn Share để chia sẻ cho mọi người có quyền xem hoặc quyền cộng tác viên cùng chỉnh sửa

58