Na temelju članka 11. Izjave o osnivanju društva HŽ Infrastruktura d.o.o. i članka 7. stavak 1.

Pravilnika o izradi i objavljivanju općih akata (Pravilnik HŽI-650, Službeni vjesnik broj 3/15)
Uprava HŽ Infrastrukture d.o.o. na 52. sjednici održanoj dana 25. svibnja 2018. godine donijela
je

UPUTU
O NAČINU DISTRIBUCIJE BRZOJAVA PUTEM
ELEKTRONIČKE POŠTE

(Uputa HŽI-8)

I. TEMELJNE ODREDBE

Opće odredbe i pojmovi

Članak 1.

(1) Ovom uputom propisuje se način distribucije brzojava putem elektroničke pošte (u
daljnjem tekstu e-pošta) u HŽ Infrastrukturi d.o.o. (u daljnjem tekstu HŽ Infrastruktura).
(2) Osim odredaba ove upute, prilikom distribucije brzojava obvezno je pridržavati se i
odredaba drugih općih akata koji se primjenjuju u HŽ Infrastrukturi, a u međunarodnom
prometu i objava UIC koje se odnose na telekomunikacijski promet (broj 461 Propisi o razmjeni
brzojavaka u međunarodnom prijevozu između željeznica UIC-ovih članica).

Pojmovi koji se koriste u distribuciji brzojava putem elektroničke pošte

Članak 2.

(1) Pojmovi u ovoj uputi imaju sljedeće značenje:

1. adrese e-pošte u smislu ove Upute jesu adrese elektroničke pošte
2. brzojav jest žurno priopćenje odredbenog sadržaja koje se prenosi u pisanom ili
elektroničkom obliku
3. elektronička pošta (e-pošta) jest razmjena podataka odnosno brzojava putem
komunikacijskih mreža, intraneta i interneta
4. fonogram jest priopćenje koje se prenosi u govornom obliku. Kada se fonogram registrira
ili predaje uz nazočnost svjedoka i evidentira, to je onda brzojav
5. glavni brzojavni ured jest glavni brzojavni ured HŽ Infrastrukture u Mihanovićevoj 12,
Zagreb (adresa e-pošte hz.telegraf@hzinfra.hr)
6. grupna adresa e-pošte ili distribucijska grupa jest adresa e-pošte kolodvora ili
distribucijske grupe (npr. kolodvor.andrijevci@hzinfra.hr) koja ima dva ili više korisnika ili
pojedinačnih adresa e-pošte (npr. prometniured.andrijevci@hzinfra.hr + adresa e-pošte šefa
kolodvora)
7. klijent e-pošte jest Microsoft Outlook program koji se koristi na računalima za
primanje/slanje i čitanje brzojava
8. korisnik je osoba ili distribucijska grupa (dionica KM, nadzorno središte …), koja ima
službenu poslovnu e-poštansku adresu
9. raspis jest brzojav ili fonogram namijenjeni većem broju primatelja
10. telefaksni promet jest prijenos podataka odnosno brzojava u pisanom ili slikovnom obliku
11. telefonski promet jest razmjena podataka odnosno brzojava u govornom obliku
12. UIC mreža jest mreža računala za razmjenu podataka željezničkih uprava članica
Međunarodne željezničke unije (UIC).

II. BRZOJAVI

Vrsta i oblik brzojava

Članak 3.

(1) Sukladno namjeni, brzojave dijelimo na poslovne i druge.

Poslovni brzojavi jesu brzojavi čiji se sadržaj odnosi na reguliranje kretanja vlakova i pružnih
vozila te druge radnje vezane uz reguliranje i siguran tijek željezničkog prometa.
Označavaju se velikim tiskanim slovom F.
Drugi brzojavi jesu oni čiji se sadržaj odnosi na rad ustrojbenih jedinica koje nisu izravno
povezane s obavljanjem i reguliranjem prometa vlakova i pružnih vozila, odnosno koje se ne
odnose na odvijanje željezničkog prometa.
Označavaju se velikim tiskanim slovom S.
(2) U razmjeni informacija putem e-pošte prenose se brzojavi koje se odnose na:
- organizaciju i siguran tijek željezničkog prometa,
- ostale poslove koji su vezani uz željeznički promet
(3) Brzojavi koji se otpremaju putem e-pošte moraju biti u pdf formatu te po obliku, veličini
i sadržaju moraju u potpunosti odgovarati odredbama Upute o prometnim evidencijama (Uputa
HŽI-28).
(4) Evidencija brzojava vodi se sukladno odredbama Upute o prometnim evidencijama.
 III. PRIJENOS BRZOJAVA

Otprema brzojava

Članak 4.

(1) Otprema brzojava iz organizacijske jedinice iz sjedišta HŽ Infrastrukture obavlja se na

način da se brzojav dostavi (u papirnom i elektroničkom obliku - pdf formatu) u glavni
brzojavni ured koji zaprima brzojav i šalje svim naslovljenim u zaglavlju brzojava, na način
kako je prikazano u Prilogu 2. ove Upute (dijagram 1.)
(2) Iznimno, ne dostavlja se u glavni brzojavni ured izvještaj o promjenama u prometu vlakova
(kao i izvanredni izvještaj o promjenama u prometu vlakova) koji u informatičkom obliku
dostavljaju nadležni područni dispečeri kolodvorima na svom rasporednom odsjeku.
(3) Otprema brzojava korisnika van sjedišta HŽ Infrastrukture i njima podređenih jedinica
(područne radne jedinice, kolodvori, dionice, nadzorna središta …) obavlja se na način da se
brzojav dostavi u elektroničkom obliku putem e-pošte svim naslovljenim korisnicima u tom
brzojavu i glavnom brzojavnom uredu na način da je potpisnik brzojava ujedno i korisnik adrese
e-pošte s koje se šalje brzojav.
(4) Ukoliko se brzojav šalje od primatelja s domenom „@hzinfra.hr“, primateljima koji nisu s
domenom „@hzinfra.hr“, slanje brzojava se obavlja putem glavnog brzojavnog ureda koji
zatim brzojav prosljeđuje navedenim primateljima.
(5) Preduvjet za slanje brzojava u elektroničkom obliku je da klijent e-pošte bude u „on line“
načinu rada.

Potvrde prijema i otpreme brzojava

Članak 5.

(1) Primitak brzojava obavlja se automatskim potvrdama prilagođenim u postavkama

programa MS Outlook za elektroničku poštu, prema uputi u Prilogu 2. ove Upute.
(2) Korisnici HŽ Infrastrukture koji sudjeluju u izvršenju prometa dužni su imati program MS
Outlook stalno otvoren kako bi mogli biti zvučno i vizualno obaviješteni o prispijeću
elektroničke pošte. Za potrebne postavke programa MS Outlooka mjerodavni su administratori
organizacijske jedinice nadležne za informatiku u HŽ Infrastrukturi.
(3) Ukoliko se brzojav u unutarnjem telekomunikacijskom prometu prima od pošiljatelja koji
nije s domene „@hzinfra.hr“, primitak brzojava obavlja se putem glavnog brzojavnog ureda,
koji zatim brzojav prosljeđuje navedenim primateljima.
(4) Otprema brzojava u unutarnjem telekomunikacijskom prometu obavlja se elektroničkom
poštom putem klijenta e-pošte prema adresama iz adresara programa MS Outlook, na način
kako je prikazano u prilogu 1. ove Upute.
(5) Primateljima na domeni @hzinfra.hr“ brzojav se smatra isporučenom kada je od njih
primljena automatska potvrda o isporuci.
Potvrda o isporuci znači da je brzojav primljen na Exchange server primatelja i služi za provjeru
pošiljatelju da li je uvrstio u listu primatelja sve navedene primatelje u brzojavu.
Brzojavi koji su vezani za lagane vožnje i brzojavi s čijim sadržajem je potrebno upoznati i
obavijestiti osoblje vlaka smatraju se isporučenima primateljima na domeni @hzinfra.hr kada
je od primatelja primljena automatska obavijest o isporuci i pročitanosti e-pošte.
(6) Automatsku potvrdu o pročitanosti e-pošte je moguće dobiti samo ukoliko se e-pošta otvori
dvoklikom (ne u pregledniku programa Outlook gdje se otvara jednim klikom).
(7) Ukoliko od primatelja nije primljena potvrda o pročitanosti e-pošte, potrebno je u
određenom vremenskom roku ponoviti otpremu brzojava primateljima od kojih nije isporučena
potvrda o pročitanosti pošte.
(8) Primateljima koji nisu na domeni @hzinfra.hr brzojav se smatra isporučenim ukoliko se
nalaze na popisu primatelja kojima je e-pošta poslana.

IV. EVIDENTIRANJE BRZOJAVA

Evidentiranje otpremljenih, primljenih i proslijeđenih brzojava

Članak 6.

(1) Svi otpremljeni, primljeni i proslijeđeni brzojavi moraju biti (u pdf formatu) arhivirani
lokalno na računalu te evidentirani sukladno Uputi o prometnim evidencijama.
(2) Prilikom primopredaje službe radnik koji predaje službu dužan je obavijestiti radnika koji
prima službu o svim elektronički pristiglim brzojavima

Čuvanje brzojava

Članak 7.

(1) Brzojavi u pisanom obliku čuvaju se sukladno rokovima propisanim odredbama Upute o
prometnim evidencijama i ove Upute.
(2) Svi primljeni i poslani brzojavi moraju se čuvati u poštanskom sandučiću korisnika
(Exchange server HŽ Infrastrukture) najmanje 35 dana.
(3) U međunarodnom telekomunikacijskom prometu rok čuvanja brzojava te njihovih
evidencija iznosi tri godine.

V. NEISPRAVNOSTI
Vrste neispravnosti i postupak za vrijeme njihova trajanja

Članak 8.

(1) Neispravnost u distribuciji brzojava putem elektroničke pošte može nastati na opremi,
programu ili na mreži.
Nastala neispravnost može djelomično otežati ili u potpunosti onemogućiti distribuciju
brzojava putem elektroničke pošte.
(2) Kada dođe do neispravnosti, o njoj se mora odmah obavijestiti službu Call centra (e-pošta:
problem@hzinfra.hr fax:01/378 2694; ŽAT:12 694 ili tel.:01/378 2644; ŽAT:12 644) i glavnog
prometnog dispečera (e-pošta: hz-gl.dispecer.promet@hzinfra.hr tel.:01/378 3331 ili 01/378
4331; ŽAT: 13-331 ili 14 331).
(3) Organizacijska jedinica nadležna za informatiku, odjel mjerodavan za otklanjanje
neispravnosti vezane uz distribuciju brzojava dužan je u roku od tri sata pristupiti otklanjanju
neispravnosti, te po njezinu otklanjanju o tome obavijestiti korisnika koji je prijavio
neispravnost.
(4) Kada nastane neispravnost pri distribuciji brzojava elektroničkom poštom, brzojavi se
prenose drugim raspoloživim sredstvima (ovisno o mogućnosti i hitnosti) i to:
- putem fax uređaja,
- putem telefona.
(5) Svaka neispravnost pri distribuciji brzojava putem elektroničke pošte mora se evidentirati
u Knjigu neispravnosti telekomunikacijskih uređaja, SS uređaja i pružnih postrojenja, Pe-20.

VI. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 9.

(1) Stupanjem na snagu ove Upute van snage stavljaju se:

- Pravilnik o uporabi telekomunikacijskih veza i uređaja (Pravilnik 8, Službeni vjesnik HŽ-
Hrvatskih željeznica br. 5/98 i Službeni vjesnik HŽ Infrastrukture d.o.o. br. 10/14)
- Putokaz za upućivanje brzojava na mreži HŽ za unutarnji i međunarodni željeznički
telekomunikacijski promet (HŽI-85, Službeni glasnik ZJŽ br. 11-12/75 i Službeni vjesnik br.
20/91)
(2) Organizacijska jedinica nadležna za informatiku je obvezna inicijalno formirati
distribucijske grupe prema zahtjevu organizacijskih jedinica za upravljanje prometom i za
održavanje infrastrukturnih podsustava, a u skladu s važećom organizacijom HŽ Infrastrukture.
Za ažuriranje postojećih distribucijskih grupa (dodavanje ili brisanje korisnika) mjerodavne su
imenovane osobe ispred navedenih organizacijskih jedinica.
(3) „Popis distribucijskih grupa i korisnika po pripadnosti grupama“ nalazi se na portalu HŽI.
(4) Korištenje informatičke opreme mora biti u skladu s odredbama Upute o primjerenom
korištenju informacijskih sustava (Uputa HŽI-570, Službeni vjesnik HŽ Hrvatskih željeznica
holding d.o.o. broj 5/10).
(5) Svi prilozi ove Upute čine njezin sastavni dio.
(6) Ova Uputa stupa na snagu 01. rujna 2018. godine, a objavit će se u Službenom vjesniku HŽ
Infrastrukture d.o.o.

Broj: UI-32-10-1/18

Zagreb, 25. svibnja 2018. Predsjednik Uprave

Ivan Kršić, dipl. ing. građ.

 Prilog 1.

RAZMJENA BRZOJAVA U MEDUNARODNOM PROMETU

Obveze željeznica članica Međunarodne željezničke unije (UIC)

Članak 1.

(1) U međunarodnom telekomunikacijskom prometu brzojavi između željeznica članica Međunarodne

željezničke unije (UIC) razmjenjuju se sukladno objavi UIC (broj 461 Propisi o razmjeni brzojavaka
u međunarodnom prijevozu između željeznica UIC-ovih članica).
Sukladno međunarodnim propisima službenim brzojavom smatra se priopćenje koje se odnosi na
ustrojbu i obavljanje međunarodnog prometa vlakova između članica UIC.
(2) Pravo na otpremu brzojava u međunarodnom telekomunikacijskom prometu ima željeznička
uprava članice UIC te njezini službeni predstavnici sa sjedištem kod neke od članica UIC.
(3) Primitak brzojava ne smije se odbiti, osim kada on nije moguć zbog tehničke smetnje ili kada
brzojav nije napisan na jeziku propisanom odredbama UIC ili na jeziku dogovorenom bilateralnim
sporazumom.
(4) Članica UIC obvezatna je proslijediti brzojav primljen od druge željezničke uprave članice UIC.
Ako proslijeđenje brzojava nije moguće zbog tehničke smetnje ili kada brzojav nije napisan na jeziku
propisanim odredbama UIC ili na jeziku dogovorenim bilateralnim sporazumom, željeznička uprava
koja je odbila proslijeđeni brzojav mora o tome obavijestiti otpremnu željezničku upravu uz točan navod
zašto je odbila proslijeđenje. Otpremna željeznička uprava mora o tome obavijestiti pošiljatelja brzojava.
(5) Primljeni brzojav mora se predati primatelju sa svim podacima s kojima je primljen uz naznaku
nadnevka i vremena primitka.
Ako se iz bilo kojeg razloga brzojav ne može uručiti primatelju, o tome se mora obavijestiti otpremna
željeznička uprava.

Oblik i jezik brzojava

Članak 2.

(1) Oblik brzojava u međunarodnom telekomunikacijskom prometu isti je kao u unutarnjem

telekomunikacijskom prometu, osim što brzojavi u međunarodnom telekomunikacijskom prometu
ispred svoga broja moraju imati oznaku serv.
(2) Brzojavi u međunarodnom telekomunikacijskom prometu moraju biti napisani na jednome od
jezika UIC, a prijenos i uručenje obavljaju se bez prevođenja.
Željezničke uprave bilateralnim sporazumom mogu dogovoriti međusobnu razmjenu brzojava na
jezicima svojih država.
(3) Ako se zahtijeva da se brzojav u svako doba mora uručiti primatelju, tada se ispred teksta mora
nalaziti oznaka URGENT.
 Razmjena brzojava i drugih priopćenja

Članak 3.

(1) Brzojavi i priopćenja u međunarodnome telekomunikacijskom prometu prenose se

telekomunikacijskim uređajima sukladno zaključenom sporazumu između željezničkih uprava članica
UIC.
(2) Telekomunikacijske veze dane u shematskoj karti moraju se obvezatno koristiti pri prijenosu
brzojava i priopćenja.
Željeznička uprava koja promijeni spojni put, mora o tome obavijestiti željezničku upravu zaduženu za
točnost shematske karte spojnih putova.
(3) Kada ni jedan telekomunikacijski uređaj neke željezničke uprave nije ispravan, brzojavi i priopćenja
mogu se prenositi i drugim sredstvima za vezu.
 Prilog 2.
Dijagram 1. - prijem i distribucija brzojava putem e-pošte

Pošiljatelji
(Operativni
sektori i sektori
podrške)

Glavni
Željeznički brzojavni ured
prijevoznici i (prijem brzojava i Ostali korisnici
druge distribucija van domene
željezničke korisnicima @hzinfra.hr
uprave navedenim u
zaglavlju brzojavke)

Primatelji s
domenom
@hzinfra.hr

8
Dijagram 2. - distribucija brzojava putem e-pošte

Pošiljatelj (sa domene

@hzinfra.hr)

Glavni brzojavni ured

Primatelji sa domenom (prijem i distribucija
@hzinfra.hr brzojava korisnicima van
domene @hzinfra.hr)

Željeznički prijevoznici i Ostali primatelji van

druge željezničke uprave domene @hzinfra.hr

9
Dijagram 3. - prijem brzojava putem e-pošte glavnog telegrafskog ureda i prosljeđivanje korisnicima HŽ Infrastrukture

Pošiljatelji (van
domene @hzinfra.hr)

Glavni brzojavni ured

(prijem i distribucija
brzojavki korisnicima
na domeni
@hzinfra.hr)

Primatelji (na domeni

@hzinfra.hr)

10
 Prilog 3.

Uputa za rad u MS Outlooku i određivanje automatskih postavki

Ukoliko udaljenim spajanjem nisu postavke u MS Outlooku podešene za slanje automatskih

poruka o isporuci i pročitanosti e-pošte postupak je sljedeći:

- Putanja do postavki koje moraju biti uključene za HR verziju je:

o Datoteka/Mogućnosti/Pošta/Praćenje – uključiti

11
- Putanja do postavki koje moraju biti uključene za EN verziju je:

o File/Options/Mail/Tracking –uključiti

12
Prilikom pregleda poslane pošte uz primatelje mora biti vidljiva ikona evidencije ili trackinga
kao na slici ispod.

Odnosno za pregled otvoriti poslanu poštu i kliknuti na ikonu evidencija ili tracking kao bi se
otvorio popis primatelja kao na slici ispod.

13
Nakon toga za arhiviranu verziju ispisa moguće je spremiti u PDF obliku (primjer ispod), za
evidenciju poslanih brzojavki u glavnom telegrafskom uredu

Za evidenciju poslanih brzojavki iz glavnog telegrafskog ureda koristi se aplikacija brzojavke. U

MS Outlooku je potrebno namjestiti postavke da sve obavijesti o isporučenosti i pročitanosti
se prilikom prijema automatski označavaju kao pročitane. Otvaranjem aplikacije potrebno je
odrediti datum pregleda i kliknuti na „Prikaži podatke“ (slika ispod).

14
Evidencija svih poslanih brzojavki koje su poslane primateljima u biranom datumskom
periodu prikazana je na slici ispod.

15
Za pisani obrazac koji služi za arhivu potrebno je označiti brzojavku kao na slici ispod i
kliknuti na „Ispis“.

16
Izvještajni obrazac je prikazan na slici ispod.

17