Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

Art. 18 RODO - Realizacja prawa ograniczenia przetwarzania

Proces ograniczenia przetwarzania w omawianym przykładzie polega
na przeniesieniu danych z bazy danych „A” - która jest bazą danych
wykorzystywaną do realizacji celu przetwarzania do odrębnego
rejestru, do bazy danych „B”, która jest dedykowana wyłącznie
przechowywaniu danych, dla których ograniczono przetwarzanie.

Całość realizacji prawa do ograniczenia przetwarzania składa się z

dwóch elementów: ograniczenia przetwarzania i zakończenia
ograniczenia przetwarzania. O ile w procesie ograniczenia
przetwarzania dane zawsze trafiają do bazy danych „B”, o tyle w
momencie zakończenia ograniczenia w niektórych sytuacjach dane
wracają do bazy danych „A”, a w niektórych są usuwane.

Uzależnione jest to od powodu ograniczenia. Zakończenie

ograniczenia przetwarzania jest możliwe w chwili zaistnienia minimum
jednego ze zdarzeń w odniesieniu do przyczyny ograniczenia:

1) Potwierdzenie prawidłowości danych,

2) Potwierdzenie możliwości usunięcia danych,
3) Potwierdzenie nadrzędności prawnie uzasadnionych interesów
wobec podstaw sprzeciwu.

Powyższe sytuacje powinny być powiązane z przyczynami

ograniczenia.

„Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od

administratora ograniczenia przetwarzania w następujących
przypadkach:

a) osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość

danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi
sprawdzić prawidłowość tych danych;

b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której

dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych,
żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;

c) administrator nie potrzebuje już danych osobowych do

celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której

319 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.

Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.
Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony

roszczeń;

d) osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy

art. 21 ust. 1 wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia,
czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie
administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu
osoby, której dane dotyczą.”240

W przypadku a) zakończenie ograniczania przetwarzania wiąże się z

potwierdzeniem prawidłowości danych i skutkuje przywróceniem
danych z bazy „B” do bazy „A”.

W przypadku b) administrator w ogóle nie powinien przetwarzać tych

danych przed ograniczeniem, powinien więc je możliwie szybko
usunąć. W tej sytuacji zakończenie ograniczania przetwarzania wiąże
się z potwierdzeniem możliwości usunięcia danych i oczywiście
skutkuje wykonaniem tej operacji.

W przypadku c) analogicznie do przypadku b) zakończenie

ograniczania przetwarzania wiąże się z potwierdzeniem możliwości
usunięcia danych i oczywiście skutkuje wykonaniem tej operacji.

W przypadku d) zakończenie ograniczania przetwarzania wiąże się z

potwierdzeniem nadrzędności prawnie uzasadnionych interesów
wobec podstaw sprzeciwu i skutkuje podobnie jak w przypadku a)
przywróceniem danych z bazy „B” do bazy „A”. W przypadku, gdy
jednak nie potwierdzono nadrzędności, ADO traci przesłankę z art. 6 i
dane powinny zostać usunięte bez przywracania ich do bazy „A”.

Proces ograniczenia przetwarzania:

Cel: ocena zasadności wniosku podmiotu danych o ograniczenie
przetwarzania danych i w zasadnych przypadkach ograniczenie
przetwarzania poprzez umieszczenie danych w osobnej bazie

240 Art. 18 ust. 1 RODO

320 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.

Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.
Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

danych, w której dane są przetwarzane wyłącznie w zakresie

przechowywania.

Parametry początkowe: przetwarzanie danych z wykorzystaniem

informacji dotyczących możliwej do zidentyfikowania osoby, która
złożyła żądanie ograniczenia przetwarzania jej danych osobowych.

Parametry końcowe: ograniczenie przetwarzania danych osobowych

osoby, która tego zażądała poprzez przeniesienie danych z bazy „A”
do bazy „B”.

Właściciel procesu: Specjalista do spraw ochrony danych

osobowych.

Opis procesu:

1) Wysłanie przez podmiot danych żądania ograniczenia

przetwarzania danych osobowych.
2) Weryfikacja osoby, która wystąpiła z żądaniem. Jeśli
administrator nie ma pewności, że żądanie ograniczenia
przetwarzania danych zostało wysłane przez podmiot danych,
powinien poprosić o dodatkowe informacje, które umożliwią
jednoznaczną identyfikację241.
3) W tym procesie administrator ograniczył liczbę próśb o
dosłanie informacji pomagających w identyfikacji do trzech.
Jeśli pomimo trzech próśb osoba podająca się za podmiot
danych nie potrafi wykazać, że jest podmiotem danych,
proces może zostać przerwany.
4) Jeśli miało miejsce przerwanie procesu bez zrealizowania
żądania, administrator informuje o tym fakcie osobę
wnioskującą o ograniczenie przetwarzania danych, by w
przypadku, gdyby jednak osoba wnioskująca była podmiotem
danych miała możliwość podjęcia innych działań (na przykład
osobistego zgłoszenia się do siedziby ADO, by potwierdzić
swoją tożsamość).

241 Art. 12 ust. 6 RODO

321 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.

Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.
Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

5) Jeśli tożsamość osoby żądającej została potwierdzona należy

sprawdzić czy przetwarzanie służy ustalaniu, dochodzeniu lub
obronie roszczeń.
6) Jeśli przetwarzanie służy ustalaniu, dochodzeniu lub obronie
roszczeń, wniosek zostaje odrzucony, a proces przerwany242.
7) Sprawdzenie czy przetwarzanie odbywa się w celu ochrony
praw innej osoby fizycznej lub prawnej.
8) Jeśli przetwarzanie odbywa się w celu ochrony praw innej
osoby fizycznej lub prawnej wniosek zostaje odrzucony, a
proces przerwany243.
9) Sprawdzenie czy przetwarzanie odbywa się z uwagi na ważne
względy interesu publicznego.
10) Jeśli przetwarzanie odbywa się z uwagi na ważne względy
interesu publicznego wniosek zostaje odrzucony, a proces
przerwany244.
11) Sprawdzenie czy wniosek wynika faktu, że wcześniej osoba,
której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1
wobec przetwarzania.
12) Jeżeli wniosek wynika z faktu, że wcześniej osoba, której dane
dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec
przetwarzania, uznanie wniosku za zasadny i przeniesienie
danych z bazy danych „A” do bazy danych „B”.
13) Jeżeli wniosek nie wynika z faktu, że wcześniej osoba, której
dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 wobec
przetwarzania sprawdzenie czy przetwarzanie jest niezgodne z
prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się
usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia
ich wykorzystywania.
14) Jeżeli przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której
dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych,
żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania, uznanie
wniosku za zasadny i przeniesienie danych z bazy danych „A”

242 Art. 18 ust. 2 RODO

243 Art. 18 ust. 2 RODO
244 Art. 18 ust. 2 RODO

322 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.

Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.
Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

do bazy danych „B”, a także przygotowanie raportu do ADO

ze wskazaniem przetwarzania niezgodnego z prawem.
15) Jeżeli w uzasadnieniu wniosku nie wskazano ani przyczyny
opisanej w pkt. 11, ani przyczyny opisanej w pkt. 13
sprawdzenie, czy uzasadnieniem wniosku jest sytuacja, w której
administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów
przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane
dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
16) Jeśli ma miejsce sytuacja opisana w pkt. 15 uznanie wniosku za
zasadny i przeniesienie danych z bazy danych „A” do bazy
danych „B”.
17) Jeżeli w uzasadnieniu wniosku nie wskazano przyczyny opisanej
w pkt. 11, 13 ani 15 sprawdzenie czy osoba, której dane
dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych.
18) Jeżeli w uzasadnieniu wniosku nie wskazano przyczyny opisanej
w pkt. 11, 13, 15 ani 17 wniosek zostaje odrzucony, a proces
przerwany.
19) Jeżeli osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość
danych osobowych uznanie wniosku za zasadny i przeniesienie
danych z bazy danych „A” do bazy danych „B”.
20) Jeżeli wniosek został uznany za zasadny sprawdzenie, czy w
przetwarzaniu uczestniczą odbiorcy danych.
21) Jeżeli w procesie uczestniczą odbiorcy danych przygotowanie
listy odbiorców.
22) Przekazanie podmiotom przetwarzającym informacji o
ograniczeniu przetwarzania, które powinni wykonać również w
odniesieniu do danych przetwarzanych w swoich zasobach.
23) Odebranie informacji przez odbiorców, obsługa ograniczenia i
odesłanie potwierdzenia zrealizowania ograniczenia.
24) Otrzymanie potwierdzenia przez administratora, który otrzymał
wniosek.

323 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.

Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.
Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

25) Potwierdzenie zrealizowania wniosku osobie, której dane

dotyczą i jeżeli osoba, której dane dotyczą, tego zażąda
dołączenie informacji o odbiorcach245.
26) Otrzymanie potwierdzenia i informacji o odbiorcach przez
podmiot danych.
27) Jeżeli proces zostaje przerwany w związku z odrzuceniem
wniosku wysłanie informacji o tym fakcie wraz z uzasadnieniem
podmiotowi danych.

Dla podmiotu danych proces zaczyna się od wnioskowania o

ograniczenie przetwarzania, a kończy się na otrzymaniu
potwierdzenia zrealizowania tego wniosku (na modelu zdarzenie
„Odebranie potwierdzenia ograniczenia przetwarzania”) lub
otrzymaniem informacji o przerwaniu procesu w przypadku, gdy nie
potwierdzono, że osoba wnioskująca to podmiot danych lub gdy
uznano, że wniosek należy odrzucić z innych powodów.

Dla administratora danych proces zaczyna się od otrzymania wniosku

o ograniczenie przetwarzania danych (na modelu zdarzenie
„Otrzymanie wniosku”) i kończy się na wysłaniu potwierdzenia
usunięcia danych (zdarzenie „Wysłanie potwierdzenia ograniczenia
przetwarzania danych i informacji o odbiorcach”) lub na przerwaniu
procesu przypadku, gdy nie potwierdzono, że osoba wnioskująca to
podmiot danych lub gdy uznano, że wniosek należy odrzucić z innych
powodów (zdarzenie „Wniosek odrzucony”).

245 Art. 19 RODO

324 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.

Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.
Załącznik 2 - Modele referencyjne procesów wynikających z RODO

Rysunek 80 Model procesu realizacji prawa do ograniczenia przetwarzania. Źródło:

opracowanie własne.

Dla podmiotu przetwarzającego proces zaczyna się od otrzymania

informacji o konieczności ograniczenia przetwarzania danych
325 Bezpłatna kopia do użycia wyłącznie w serwisie Scribd.com.
Treść poradnika w postaci pliku PDF dostępna jest na stronie konsilo.pl/szkolenia.