CODE FILES

A-1 COMPANY DATABASE / INFORMATION

A-2 COMPANY OPERATION

A-3
SURAT / LETTER

A-4 PERJANJIAN / AGREEMENT

A-5 MESYUARAT DAN LAPORAN

(Meeting & Report)

A-6 TRADEMARK (Myipo)

A-7 INVENTORI

1. Pengurusan Pentadbiran / Administration (A)

 A-1

 Company Profile / Profail Syarikat

 COSEC (Forms – Sdn Bhd)
 Jadual Bulanan Tempoh Mula dan Tamat
(SSM, MOF & COSEC)
 Lesen Premis / Premise License

A-2

 Jadual Pembayaran Bulanan

 Jadual Pembayaran Utilities
 Timeline Progress
 Jadual Bertugas
 A-3

 Surat – surat yang Berkaitan dengan BOD

(Board Of Director)

A-4

 Perjanjian Kontrak Kerja

 Perjanjian Kenderaan
 Surat Perjanjian Kerjasama Perniagaan
 Surat Perjanjian Pelaburan Perniagaan
 Surat Perjanjian Sewa Kedai Penyewa dan Pemilik Kedai
 A-5

 S.O.P Mesyuarat
 Template Minit Mesyuarat
 Template Agenda Mesyuarat
 S.O.P Rutin Mesyuarat
 Template Laporan Department
 Template Laporan Mesyuarat
 Template Jadual Mesyuarat Bulanan
 Template Notis Pemberitahuan Mesyuarat Bulanan

A-6

 S.O.P Trademark
 A-7

 Alat Tulis Pejabat

 Rekod Pembelian Alatan Pejabat
 Rekod Simpanan Alatan Pejabat
 Template Borang Aduan Kerosakan
CODE FILES

B-1 MAKLUMAT PEKERJA

B-2 EPF & SOCSO

B-3 UPAH DAN GAJI

B-4 REKOD CUTI

B-5 REKOD PENCAPAIAN STAFF

B-6 REKOD PEKERJA BERHENTI (RESIGNATION)

B-7 KERJA LEBIH MASA (OT)

B-8 RESUME KEEP IN VIEW (KIV)

B-9 DATABASE
 B-1 (MAKLUMAT PEKERJA)

 Maklumat Pekerja
 Memo Makluman
 Borang Permohonan Jawatan
 Surat Tawaran
 Surat Pengesahan Jawatan
 Surat Tawaran Kontrak Jaminan Perkhidamatan
 Salinan Kad Pengenalan
 Gambar Berukuran Passport
 Salinan Sijil – Sijil Akademik’
 Salinan Resume
 Surat Buka Akaun Bank
 Surat Amaran
 Surat Tunjuk Sebab
 Surat Tunjuk Sebab Dan Keputusan Pihak Syarikat
 Surat Kenaikan Gaji / Elaun
 Surat Kenaikan Jawatan
 Notis Pergantungan
 Borang Rujukan Pekerja
 Borang Rujukan Kecemasan
 Borang Tuntutan Pekerja Tambahan
 B-2 (EPF DAN SOCSO)

 Sijil Pendadftaran Majikan

 Penyata Borang Caruman Bulanan (Kwsp)
 Borang Carumna Kwsp Print Online
 Borang Declaration Penghantaran Secara Online
 Salinan Slip Pembayaran Bank Untuk Kwsp (Public
Bank / Maybank)
 Mengemaskini Maklumat Ahli Baru
 Surat – Surat Makluman Dari Kwsp Contoh Notis
Kelewatan Bayaran / Terlebih Bayar Dan Lain – Lain
 Borang Pendaftaran Perkeso Majikan Dan Pekerja
 Surat Kelulusan Pendaftaran Perkeso Di Bank
 Borang 8A Caruman Bulanan Perkeso
 Salinan Slip Pembayaran Untuk Perkeso Di Bank
(Public Bank / Maybank) Dan Salinan Cek
 Jadual Pembayaran Socso Mengikut Tangga Gaji
 Kemaskini Maklumat Pekerja Baru Dan Pekerja
Yang Telah Berhenti
 B-3 (UPAH DAN GAJI)

 Senarai Akaun Pekerja

 Jadual Bayaran Gaji
 Slip Gaji Pekerja / Majikan
 Jadual Kenaikan Gaji / Elaun
 Bonus Tahunan (Pencapaian Pekerja)
 Borang Pinjaman Pendahuluan (Advanced
Payment)
 Semakan Rekod Kedatangan Pekerja
 Borang Tawaran Perubahan Gaji
 B-4 (REKOD CUTI)

 Borang Cuti
 Rekod Cuti Tahunan
 Rekod Cuti Am / Public Holiday
 Rekod Cuti Sakit (Mc)
 Rekod Cuti Tanpa Gaji
 Rekod Lain – Lain Cuti
 Contoh Sijil Cuti Sakit
 Notis Masa Off (Time Off)
 Notis Tidak Hadir / Lewat
 B-5 (REKOD PENCAPAIAN STAFF)

 Borang Penilaian / Prestasi Pekerja

 Sijil – Sijil Latihan Yang Di Iktiraf (Dari Trainee Luar)
 Sijil Pekerja Terbaik Tahunan / Bulanan

B-6 (RESIGNATION)
 Resume
 Borang Permohonan Jawatan
 Gambar Berukuran Passport
 Salinan Kad Pengenalan
 Pencapaian
 Surat Tindakan Disiplin (Jika Ada)
 Semua Sijil – Sijil Yang Berkaitan (Jika Ada)
 Notis Berhenti Kerja
 Surat Terima Berhenti Kerja
 B-7 (KERJA LEBIH MASA – OT)

 Borang Kerja Lebih Masa

 Salinan Rekod Kedatangan
 Jadual Kedatangan Bulanan
 Slip Kerja Lebih Masa
 Jadual Kerja Lebih Masa

B-8 (RESUME KIV)

 Senarai Resume
 Borang Pernilaian Temuduga
 Borang Kaji Selidik Temuduga Melalui Telefon
 Checklist Surat Tawaran Kerja Kepada Calon
 Surat Penolakan Tawaran Kerja
 Borang Permohonan Kerja
 B-9
DATABASE PELAJAR INTERNSHIP
PEKERJA ATAS PERKHIDMATAN DAN PART TIME

 Senarai jadual Nama Internship / Pekerja Kontrak

/ Part Time Dan Pekerja Atas Perkhidmatan
 Borang Permohonan Jawatan
 Surat Permohonan Dari Ipta
 Surat Permohonan Kepada Ipta
 Surat Tawaran Kontrak Fulltime
 Surat Tawaran Kontrak Sparuh Masa
 Surat Tawaran Tawaran Kontrak Atas
Perkhidmatan
 Salinan Kad Pengenalan
 2 Keping Gambar Berukuran Passport
 Salinan Resume (Pelajar Internship)
2. PENGURUSAN KEWANGAN / FINANCE (C)
CODE FILES
C-1 ASSETS & LIABILITIES
C-2 PETTY CASH / TUNAI RUNCIT
C-3 CLAIM / TUNTUTAN
C-4 EXPENSES / PERBELANJAAN
C-5 POSTAGE / BAYARAN POS
C-6 QUOTATION / SEBUT HARGA
C-7 INVOICE / INVOIS
C-8 NOTIFICATION / NOTIS
C-9 PURCHASE ORDER / PESANAN
PEMBELIAN
C-10 DELIVERY ORDER / PENERIMAAN
PESANAN
C-11 PAYMENT VOUCHER / BAUCER
PEMBAYARAN
C-12 RECEIPT / RESIT
C-13 CASH BOOK / BUKU TUNAI
C-14 BANK RECONCILITION /
PENYESUAIAN BANK
C-15 BANK STATEMENT / PENYATA BAIK
C-16 ACCOUNT REPORT / LAPORAN
AKAUN
C-17 BUDGET / BELANJAWAN
C-18 BANK LOAN / PINJAMAN BANK
C-19 DEBTORS & CREDITORS /
PEMIUTANG & PENGHUTANG
C-20 INVENTORY CASH FLOW / ALIRAN
TUNAI INVENTORI
 C-1 (ASSET & LIABILITY)

 List Of Asset / Senarai Aset

 List Of Liability / Senarai Liabiliti

C-2 (PETTY CASH / TUNAI RUNCIT)

 Petty Cash Voucher / Baucer Tunai Runcit
 Petty Cash Sheet / Lembaran Tunai Runcit

C-3 (CLAIM / TUNTUTAN)

 Claim Form / Borang Tuntutan
 Claim Sheet / Lembaran Tuntutan
 C-4 (EXPENSES / PERBELANJAAN)
 List Of Monthly Expenses / Senarai Perbelanjaan
Bulanan

C-5 (POSTAGE / BAYARAN POS)

 List Of Monthly Postage / Senarai Bayaran Pos Bulanan

C-6 (QUOTATION / SEBUT HARGA)

 Quotation / Sebut Harga

C-7 (INVOICE / INVOIS)

 Invoice / Invois
 C-8 (NOTIFICATION / NOTIS)
 Memo
 Debit Note / Nota Debit
 Credit Note / Nota Kredit

C-9 (PURCHASE ORDER / PESANAN PEMBELIAN)

 Purchase Order / Pesanan Pembelian

C-10 (DELIVERY ORDER / PENERIMAAN PESANAN)

 Delivery Order / Penerimaan Pesanan

C-11 (PAYMENT VOUCHER / BAUCER PEMBAYARAN)

 Payment Voucher / Baucer Pembayaran
 C-12 (RECEIPT / RESIT)
 Official Receipt / Resit Rasmi
 Receipt / Resit Sementara

C-13 (CASH BOOK / BUKU TUNAI)

 Cash book / Buku Tunai

C-14 (BANK RECONCILITION / PENYESUAIAN BANK)

 Bank Reconcilition / Penyesuaian Bank

C-15 (BANK STATEMENT / PENYATA BANK)

 Summary Of Monthly Bank Statement / Penyata Bank
Bulanan
 C-16 (ACCOUNT REPORT / LAPORAN AKAUN)
 Trial Balance / Imbangan Duga
 Profit & Loss / Penyata Untung & Rugi
 Balance Sheet / Kunci Kira-Kira

C-17 (BUDGET / BELANJAWAN)

 Budget / Belanjawan

C-18 (BANK LOAN / PINJAMAN BANK)

 Ledger Bank Loan / Pinjaman Bank
 C-19 (DEBTORS & CREDITORS / PENGHUTANG &
PEMIUTANG
 Debtors / Buku Penghutang
 Creditors / Buku Pemiutang

C-21 (INVENTORY CASH FLOW / ALIRAN TUNAI INVENTORI)

 Opening & Closing Stock Card / Stok Awal & Akhir
CODE FILES

OPERATION / PRODUCTION DATABSE / PRICELIST /

D-1 SOP (MAKLUMAT OPERASI / SENARAI HARGA /
SOP)

D-2 SUPPLIER DATABSED (MAKLUMAT PEMBEKAL)

D-3 PAYMENT VOUCHER (PV)

D-4 MONTHLY BUDGET (BAJET BULANAN)

D-5 OPERATION EXPENSES (PERBELANJAAN OPERASI)

 D-1 PRODUCTION DATABASE
 Maklumat Produk / Operasi / Servis
 Pricelist / Margin
 SOP Operation

D-2 SUPPLIER DATABASE

 Maklumat Produk / Operasi / Serviw
 Pricelist / Margin
 SOP Operation

D-3 PAYMENT VOUCHER (PV)

 Payment Voucher (PV) – Duit Keluar
 Invoice / Receipt / Quotation – Supplier
 D-4 MONTHLY BUDGET (BAJET BULANAN)
 Kertas Kerja (Prposal)
 Bajet Operasi Bulanan
 Laporan Bajet

D-5 OPERATION EXPENSES

 List Of Total Expenses
CODE FILES

E-1 MARKETING SOP / DATABASE

E-2 MARKETING STRATEGY

E-3 MARKETING REPORT

E-4 MARKETING EXPENSES

E-5 PROSPECT DATABASE

 E-1 MARKETING DATABASE
 Maklumat Pemasaran
 Channel pemasaran
 Pricelist
 SOP

E-2 MARKETING STRETEGY

 Strategi / Plan Pemasaran / Campaign
 Channel
 Budget
6. PENGURUSAN JUALAN / SALES (F)
CODE FILES

F-1 CUSTOMER DATABASE

F-2 SALES SYSTEM / SOP

F-3 SALES REPORT

 F-1 CUSTOMER DATABASE
 Customer Database

F-2 SALES SYSTEM / S.O.P

 Sales System / Database
 SOP Sistem Jualan

F-3 SALES REPORT

 Sales Report
C. PROSES MENGINDEKS DOKUMEN
 Indeks adalah nombor – nombor yang disusun agar
mudah dicari.
Penada/Nombor

Isi kandungan

kod

 Mudah dicari

Logo

No dalam invois (indeks)

Nama fail

Indeks

MM001/02/2016-A
MM : Minit Mesyuarat
001 : Bilangan / Kali Yang Ke Berapa
02 : Bulan Februari
2016 : Tahun
A : Administration Department
D. PROSES MENYUSUN DOKUMEN
Cadangan Kaedah Penyusunan Fail Di Rak
E. PROSES MENYIMPAN DOKUMEN
 Pastikan setiap dokumen ada backup (soft copy backup
file)
 Pastikan fail bertempat yang berkunci dan tidak
berkunci (selamat)
I. Report semua yang penting
II. Maklumat pekerja serta gaji mereka
III. Perancangan / plan / masa hadapan syarikat
IV. Maklumat R&D
V. Maklumat Syarikat Sdn Bhd (Saham dan
Agreement)
 Pastikan ada personal incharge

F. MENYELENGGARA DOKUMEN
 Pastikan fail tersebut dikemaskini setiap bulan
- Pastikan ianya disusun balik
- Tidak berterabur / koyak rabak / berdebu dll
- Terutama fail Finance
- Paling berhabuk Fail Marketing