PENGURUSAN KEWANGAN

GARIS PANDUAN UNTUK PENYEDIAAN LAPORAN KEWANGAN DAN

LAPORAN PENJANAAN DAN PENJIMATAN

Garis panduan ini adalah untuk memberi panduan kepada kelab dan persatuan di
dalam penyediaan Penyata Kewangan dan Laporan Penjanaan dan Penjimatan bagi
setiap semester di UiTM Cawangan Terengganu. Garis panduan ini mengandungi
dua bahagian iaitu:

● Bahagian I – Penyediaan Laporan Penjanaan dan Penjimatan

1. Butiran yang perlu dilampirkan:

1.1 Laporan penjanaan dan penjimatan kewangan
1.2 Lampiran borang honorarium Dungun / Bukit Besi dan Kuala
Terengganu (sekiranya ada) Lampiran 1 dan 2
1.3 Lampiran senarai pemenang program pertandingan (sekiranya ada)
Lampiran 3
1.4 Lampiran resit pembelian yang disahkan (sekiranya ada) Lampiran 4
1.5 Jika terdapat sumbangan daripada pihak luar, mestilah disertakan
bukti dan surat daripada pihak penyumbang dan seperti berikut:
 Surat jawapan penerimaan sumbangan luar. Lampiran 5
 Surat kelulusan tajaan luar (HEP) Lampiran 6
 Surat permohonan tajaan dari pihak penganjur Lampiran 7

1.6 Salinan surat kelulusan aktiviti daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Lampiran 8

1
2. Bahagian II: Penyediaan laporan Kewangan
Butiran yang perlu dilampirkan adalah:
a) Laporan Penyata Kewangan
b) Perakuan Laporan Kewangan
c) Akuan Pengesahan Duit Kelab Pada Nasihat (sekiranya ada)
d) Salinan Resit Pembelian (Sekiranya ada)
e) Salinan Invois (Sekiranya ada)
f) Salianan Borang Honorarium (Sekiranya ada)

3. Butiran resit yang disertakan mestilah SALINAN ASAL dan memenuhi kriteria
berikut:
3.1 Jumlah pada resit mestilah tepat, jelas dan terang.

3.2 Tarikh, tandatangan dan cop nama syarikat pada resit mestilah jelas
dan sebarang pindaan pada resit adalah dilarang.

3.3 Resit-resit asal dan segala bukti transaksi wajib disertakan di dalam
lampiran. (Contoh: Salinan Transaksi Akaun Bank, Penyata
Akaun Bank atau Slip Bank.)

3.4 Semua salinan asal resit dan dokumen berkaitan perlu mendapat
tandatangan pengesahan penasihat kelab atau persatuan masing-
masing.

2
LAMPIRAN 1 – BORANG HONORARIUM KAMPUS DUNGUN/BUKIT BESI
PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
CAWANGAN TERENGGANU KAMPUS DUNGUN
No. tel : 09-8400 167/174/176 Faks : 09-8400 160
______________________________________________________________________________

BUTIR-BUTIR PERIBADI PENERIMA HONORARIUM

NAMA : ______________________________________________________

NO. KAD PENGENALAN : ______________________________________________________

* NO PEKERJA/PELAJAR : ______________________________________________________
(Staf/Pelajar UiTM)
JAWATAN/GRED : ______________________________________________________

FAKULTI/KOD PROGRAM : ______________________________________________________

ALAMAT MAJIKAN : ______________________________________________________

______________________________________________________
(bukan Staff UiTM)
NAMA PROG. /AKTIVITI : ______________________________________________________

BERTUGAS SEBAGAI : ______________________________________________________

(Contoh : Penceramah/Pengadil/Jurulatih/Fasilitator dan lain-lain)

MASA BERTUGAS : ______________________________________________________

TARIKH BERTUGAS : ______________________________________________________

NAMA & AKAUN BANK : ______________________________________________________

NO TELEFON & EMAIL : ______________________________________________________

Dengan ini saya mengaku telah menjalankan tugas seperti di atas. Sehubungan dengan itu, saya
* telah menerima / memohon bayaran honorarium sebanyak RM_______________________,
(Ringgit Malaysia :________________________________________________) sebagai tugasan
tersebut.

Disahkan oleh

__________________________ _____________________________

Tandatangan Penerima Tandatangan dan Cop Ketua Jabatan

Tarikh : Tarikh :

Nota : - Semua maklumat hendaklah diisi lengkap bagi memudahkan proses bayaran dibuat
- Sila lampirkan surat jemputan dan kelulusan program
- Sila sertakan Salinan Kad Pengenalan dan No. Akaun Bank pemohon sekiranya belum
berdaftar dengan pihak UiTM

3
 * Potong yang tidak berkenaan
LAMPIRAN 2 – BORANG HONORARIUM KAMPUS KUALA TERENGGANU

4
LAMPIRAN 3 – TEMPLATE SENARAI PEMENANG
NAMA PROGRAM:
ANJURAN:

BIL NAMA NO PELAJAR NO IC KOD PROGRAM BAHAGIAN NAMA AKAUN JUMLAH

PELAJAR BANK BANK

5
LAMPIRAN 4 – RESIT (CONTOH)

6
 LAMPIRAN 5 – AKUAN PENERIMAAN SUMBANGAN ATAU TAJAAN LUAR

PENGESAHAN PENERIMAAN SUMBANGAN LUAR

Saya , Bendahari kelab mengaku bahawa telah menerima sumbangan

daripada pihak luar sebanyakuntuk kegunaan aktiviti kelab. Disertakan bersama surat ini
bukti transaksi sumbangan daripada pihak luar di bahagian lampiran.

Pengesahan ini,
Disediakan oleh, Disemak oleh, Disahkan Oleh,

Nama: Nama: Nama:

Bendahari Kelab: Presiden Kelab: Penasihat Kelab:
Tarikh: Tarikh: Tarikh:

7
LAMPIRAN 6 – SURAT KELULUSAN HEP (CONTOH)

8
LAMPIRAN 7 – SURAT PERMOHONAN TAJAAN DARIPADA PIHAK PENGANJUR
(CONTOH)

9
LAMPIRAN 8 – SURAT KELULUSAN AKTIVITI DARIPADA BAHAGIAN HAL EHWAL

PELAJAR (CONTOH)

10
 BAHAGIAN I - LAPORAN PENJANAAN DAN PENJIMATAN

1. OBJEKTIF

Laporan penjanaan dan penjimatan adalah untuk membantu pemahaman

mengenai sesebuah kelab atau persatuan, objektif, fungsi dan operasinya
termasuk program dan aktiviti yang dijalankan pada setiap semester. Laporan
penjanaan dan penjimatan juga adalah untuk memberi maklumat mengenai
matlamat, faedah program dan aktiviti serta sejauh mana ianya tercapai.
Selain itu, Laporan penjanaan dan penjimatan adalah untuk memberi
gambaran mengenai kedudukan kewangan bagi setiap aktiviti atau program
berbajet dan memberi maklumat mengenai penjanaan dan penjimatan yang
diperolehi bagi sesebuah kelab dan persatuan untuk setiap aktiviti dan
program yang berbajet.

2. KANDUNGAN LAPORAN PENJANAAN DAN PENJIMATAN

a. Laporan penjanaan dan penjimatan (Setiap 1 program= 1 laporan

penjanaan dan penjimatan walaupun program tersebut tidak

berbajet)

b. Lampiran borang honorarium (sekiranya ada) Terdapat dua jenis

borang honorarium iaitu (pilih mengikut kampus):

- Borang Honorarium Dungun dan Bukit Besi

- Borang Honorarium Kuala Terengganu

c. Lampiran senarai pemenang program pertandingan (sekiranya ada)

d. Lampiran resit pembelian yang disahkan (sekiranya berkaitan)

e. Jika terdapat sumbangan daripada pihak luar.

i. Surat jawapan penerimaan sumbangan luar (sekiranya ada)

ii. Surat kelulusan tajaan luar (HEP)

iii. Surat permohonan tajaan dari pihak luar

11
 f. Salinan surat kelulusan aktiviti daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar

3. Butiran resit yang disertakan perlu mengikut kriteria yang ditetapkan seperti
yang tertera di Garis Panduan dan segala bukti transaksi haruslah disertakan
di dalam lampiran yang diberikan.

4. Segala perbelanjaan yang bertujuan untuk program kelab seperti

cenderamata, peralatan atau barang haruslah beserta bukti pembelian.

5. Segala pendapatan dan perbelanjaan aktiviti yang menggunakan duit kelab

haruslah dinyatakan di dalam penyata kewangan dengan jelas.

6. Laporan Penjanaan dan Penjimatan haruslah benar, jelas dan teliti.

12
 LAPORAN PENJANAAN DAN PENJIMATAN
PENYATA ALIRAN TUNAI

NAMA AKTIVITI : .........................................................................................................................

ANJURAN : .........................................................................................................................

TARIKH AKTIVITI : .........................................................................................................................

A.PENDAPATAN
Pendapatan Yang Diterima Jumlah (RM)

Bajet diluluskan XX

Sumbangan Luar XX

Duit kelab (jika ada) XX

Hasil untung aktiviti XX

Lain-lain (sila nyatakan) XX

Jumlah Pendapatan XX

B. PERBELANJAAN
Lampiran Perkara Tarikh Jumlah Jumlah
Resit (RM) Keseluruhan
(RM)
Lampiran 1: (Senaraikan)
Peralatan XX XX
Aktiviti
Lampiran 2: (Nyatakan) XX XX
Jamuan
makanan
Lampiran 3: (Bilangan x harga) XX XX
Honorarium
Lampiran 4: (Senaraikan dengan teliti) XX XX
Cenderamata
Lampiran 5: (Senaraikan) XX XX
Lain-Lain
Perbelanjaan
Jumlah Perbelanjaan XX
(Pendapatan – Perbelanjaan) XX
Lebihan Pendapatan / perbelanjaan XX

13
LAMPIRAN (NAMA AKTIVITI)

RUJUK MUKA SURAT 3 SAMPAI 11

LAMPIRAN 1- 8

14
 BAHAGIAN II – PENYEDIAAN LAPORAN KEWANGAN

1. OBJEKTIF
Setiap kelab atau persatuan hendaklah menyimpan penyata kewangan bagi
setiap semester dan dibentangkan di Annual General Meeting (AGM) dan
Semester General Meeting (SGM). Penyediaan penyata kewangan yang
teratur akan melancarkan proses pengauditan serta memberikan gambaran
yang benar dan saksama mengenai operasi dan kedudukan kewangan
sesebuah kelab atau persatuan.

2. Segala rekod dan transaksi penyata kewangan yang dilakukan hendaklah

disimpan dalam keadaan yang membolehkannya diaudit dengan mudah dan
sempurna, selaras bagi setiap kampus UiTM Cawangan Terengganu. Antara
butiran yang perlu dilampirkan:
a) Laporan Penyata Kewangan
b) Perakuan Laporan Kewangan
c) Akuan Pengesahan Duit Kelab Pada Nasihat (sekiranya ada)
d) Salinan Resit Pembelian (Sekiranya ada)
e) Salinan Invois (Sekiranya ada)
f) Salianan Borang Honorarium (Sekiranya ada)

3. Sila sertakan surat pengesahan beserta tandatangan penasihat sekiranya duit

kelab berada pada penasihat. (rujuk lampiran 3)

4. Laporan Kewangan hendaklah disahkan oleh penasihat kelab atau persatuan.

5. Laporan Kewangan hendaklah dihantar bersama Laporan Penjanaan dan

Penjimatan.

15
 NAMA KELAB/PERSATUAN
PENYATA KEWANGAN BAGI TEMPOH BERAKHIR (BULAN, TAHUN)

RM RM

Baki awal tahun : Tunai di tangan xx

: Tunai di bank xx

: Tunai pada Penasihat (Jika ada) xx

xxx

Pendapatan/Penerimaan

Yuran ahli (Jumlah ahli yang bayar × Yuran seorang) xx

Sumbangan xx

Aktiviti keusahawanan xx

Lain-lain pendapatan (Sila nyatakan) xx

xxx

Tolak : Perbelanjaan

Fotostat xx

Jamuan makan xx

Alatan keperluan program xx

Sijil penghargaan xx

Lain-lain perbelanjaan (Sila nyatakan) xx

(xxx)

Baki akhir tahun : Tunai di tangan xx

: Tunai di bank xx

: Tunai pada Penasihat xx

xxx

PERAKUAN LAPORAN KEWANGAN

16
 Saya _________________, Bendahari kelab _________________ mengaku
bahawasanya segala laporan kewangan yang telah disediakan adalah benar

Laporan kewangan ini,

Disediakan oleh, Disemak oleh, Disahkan oleh,

_____________, _____________, _____________,

(NAMA) (NAMA) (NAMA)
Bendahari Kelab Presiden Kelab Penasihat Kelab
Tarikh Tarikh Tarikh

17
 SURAT PENGESAHAN DUIT PADA PENASIHAT

Saya penasihat bagi kelab mengesahkan bahawa saya

memegang wang simpanan kelab sebanyak RM . Saya yakin bahawasanya jumlah
yang dipegang adalah tepat dan benar.

Pengesahan ini,

Disediakan oleh, Disemak oleh, Disahkan

oleh,

(NAMA) (NAMA) (NAMA)

Penasihat Kelab Bendahari Kelab Presiden
Kelab
Tarikh Tarikh Tarikh

18
LAMPIRAN (NAMA AKTIVITI)

BUKTI PERBELANJAAN PROGRAM :

SALINAN RESIT PEMBELIAN
SALINAN INVOIS
SALINAN BORANG HONORARIUM

19