เขียนข้อความอีเมล

E-MAIL
E-mail คืออะไร?
Electronic-Mail หรือที่หลายคนรู้จักกันในเชื่อ E-Mail คือ
จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ในการรับ-ส่ง สื่อสารกันระหว่าง
บุคคล ซึ่งจะทำการรับ-ส่งผ่านเครือข่ายกลาง นั่นก็คือ
อินเตอร์เน็ต (Internet) โดยการใช้งานเหมือนกับการส่ง
จดหมายผ่านไปรษณีย์ปกติ คือต้องทำการเขียนข้อความภายใน
โดยมีชื่อของผู้ส่ง ชื่อของผู้รับ จากนั้นคลิกคำสั่งเพื่อส่ง
ข้อความออกไปหาผู้รับ โดยทั้งชื่อผู้ส่ง และชื่อผู้รับจะต้องผ่าน
การลงทะเบียน ที่เรียกกันว่า E-mail Address หากกรณีเป็น
ข้อความที่ผู้รับไม่ได้อนุญาต ข้อความนั้นจะถูกเรียกว่า Spam
รูปแบบของอีเมล
2. ส่วนเนื้อความ หรือ BODY
1. ส่วนหัว หรือ HEADER
เป็นส่วนของเนื้อหาที่สามารถ
มีลักษณะเป็นช่องว่าง ให้กรอก
พิมพ์ข้อความลงไปได้ เหมือนการ
รายละเอียดลงไป โดยข้อมูลที่ต้องกรอกคล้าย
กับการจ่าหน้าซองจดหมาย จะประกอบไปด้วย พิมพ์ใน Word อีกทั้งยังสามารถ
แนบไฟล์เอกสาร รูปภาพ วีดีโอ
ที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง ซึ่งในปัจจุบัน หรือลิงค์ข้อมูลต่างๆ ไปกับอีเมล
อาจไม่ปรากฏให้เห็น เพื่อส่งถึงผู้รับได้
ที่อยู่อีเมลผู้รับ
หัวข้อเนื้อหาภายใน เพื่อให้ผู้รับ
สามารถเข้าใจคร่าวๆ ถึงหัวข้อ
เรื่องของการสื่อสารครั้งนี้
 รูปแบบการใช้งานอีเมล
1.การใช้งานแบบปิด
หรือ OFFLINE
เป็นการใช้งานโดยที่ไม่ต้องทำผ่าน
เครือข่ายกลาง (อินเตอร์เน็ต) ซึ่งสามารถ
ทำได้โดยการดาวน์โหลดดึงข้อมูลใน
อีเมลมาเก็บไว้ในโปรแกรม หรือภายใน
คอมพิวเตอร์ก่อน เมื่อมีข้อความเข้ามาใน
อีเมล ทำให้สามารถเปิดดูข้อมูลอีเมล
บนเครื่องได้ตลอดเวลา ถึงแม้จะไม่มี
การเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางก็ตาม
แต่อย่างไรก็ตามการใช้งานแบบปิดก็ยัง
มีข้อเสียอยู่ นั่นก็คือเมื่อไม่มีการเชื่อมต่อ
กับเครือข่ายกลาง หากมีข้อความหรือ
อีเมลใหม่เข้ามาก็จะไม่มีทางทราบข้อมูล
ได้
2.การใช้งานแบบเปิด
หรือ ONLINE
เป็นการใช้งานแบบปกติที่ใช้กัน นั่น
คือทั้งผู้รับและผู้ส่ง มีการเชื่อมต่อกับ
เครือข่ายกลางไว้ ทำให้สามารถรับหรือ
ส่งอีเมลได้เลยทันที ส่วนข้อเสียของ
การใช้งานแบบนี้ ขึ้นอยู่กับการเชื่อมต่อ
กับเครือข่ายกลาง หากการเชื่อมต่อ
เกิดปัญหา ก็จะทำให้การรับและส่งอีเมล
มีปัญหาตามไปด้วย
3.การใช้งานแบบ ยกเลิกการ
เชื่อมต่อ หรือ
DISCONNECTED
เป็นการผสมกันระหว่างการใช้งาน
แบบปิดและแบบเปิด โดยจะอาศัยการ
เก็บข้อมูลหรืออีเมลเข้ามาในโปรแกรม
ก่อน ให้ผู้รับสามารถใช้งานแบบปิดเพื่อ
ลดภาระของการเชื่อมต่อ และการ
ทำงานของคอมพิวเตอร์ จากนั้นเมื่อ
ผู้รับต้องการที่จะแก้ไขข้อความ หรือส่ง
อีเมลเพื่อตอบกลับผู้ส่ง ก็จะมีการสลับ
การใช้งานเป็นแบบเปิดให้มีการเชื่อม
ต่อกับเครือข่ายกลาง เพื่อสามารถส่ง
อีเมลตอบกลับหาผู้ส่งได้
รูปแบบชื่อ
Email Address
ในการสมัคร Email Address จะมี
การกรอกข้อมูลส่วนตัว ทั้งชื่อ-สกุล
วันเดือนปีเกิด และที่อยู่ เพื่อเป็นการ
ยืนยันตัวตนของผู้ใช้งาน ในส่วนของ
ชื่อจะเป็นตามรูปแบบเดียวกัน คือ
yourname@domain.com
ส่วนแรก yourname คือ ข้อความหรือชื่อที่
สามารถตั้งขึ้นได้ จะสอดคล้องกับชื่อตนเอง
หรือไม่ก็ได้ แต่ชื่อที่ตั้งขึ้นต้องไม่ซ้ำกับชื่อที่มี
อยู่ก่อนแล้ว
เครื่องหมาย @ สำหรับกั้นระหว่าง ชื่อ กับ ชื่อ
เว็บไซต์
domain.com คือ ชื่อเว็บไซต์ที่ใช้ในการสมัคร
เพื่อให้ได้ Email Address มา ยกตัวอย่างเช่น
gmail.com, outlook.com, yahoo.com และ
hotmail.com เป็นต้น
 คำย่อที่พบได้บ่อย ๆ ใน EMAIL

ส่วนมากคำย่อที่ปรากฏภายในอีเมล จะเป็นคำปกติที่ใช้สื่อสาร
กันในชีวิตประจำวัน คำย่อเหล่านี้ส่วนมากเป็นภาษาอังกฤษ
บางคำต้องมีการเรียนรู้เพื่อให้สามารถนำไปใช้อย่างถูกต้อง
TBA ย่อมาจาก To be announced หมายถึง จะประกาศ
ให้ทราบภายหลัง
TBD ย่อมาจาก To be determined หมายถึง จะกำหนด
ทีหลัง
คำย่อที่พบได้บ่อย ๆ ใน EMAIL

TBC ย่อมาจาก To be confirmed หมายถึง จะยืนยัน

กลับมาภายหลัง
BTW ย่อมาจากBy the way หมายถึง อย่างไรก็ตาม
หรือ อีกอย่างหนึ่ง
FYI ย่อมาจาก For you information หมายถึง เรียนให้
ทราบ แจ้งให้ทราบ หรือเป็นข้อมูล
คำย่อที่พบได้บ่อย ๆ ใน EMAIL

CC ย่อมาจากCarbon copy หมายถึง ส่งสำเนาถึง

เป็นการส่งโดยให้รับทราบไม่จำเป็นต้องตอบกลับ
FW ย่อมาจาก Forwarded message หมายถึง การส่ง
อีเมลที่ได้รับมาแล้วให้คนที่เกี่ยวข้องต่อ
RE ย่อมาจาก Reply หมายถึง การตอบกลับอีเมล
ประโยชน์ของ ประโยชน์ของการใช้ E-mail คือมีความรวดเร็วและ
สามารถส่งข้อความไปหาบุคคลใดก็ได้ทั่วโลก

E-Mail
สามารถรับและส่งได้ทั้ง ข้อความ ไฟล์เอกสาร
รูปภาพ ไฟล์วีดีโอ หรือลิงค์ข้อมูลต่าง ๆ ทำให้
ประหยัดค่าใช้จ่าย ลดการใช้กระดาษและวัสดุ
สิ้นเปลืองได้เป็นอย่างดี ทั้งยังสามารถสมัครใช้
Email Address ในการทำธุรกรรมต่างอๆ บน
เครือข่ายกลางได้ เช่น Internet Banking, Social
Network เป็นต้น เพื่อเป็นการยืนยันตัวตนของ
บุคคลได้อีกด้วย ที่สำคัญผู้ส่งสามารถส่งเอกสารได้
ไม่จำกัด ประหยัดเวลาในการส่งเพราะส่งต่ออีเมล
กันได้ และสามารถส่งถึงผู้รับได้หลายคนพร้อมกัน
 6 ขั้นตอนเขียนอีเมลธุรกิจ
อย่างมืออาชีพ
1. ระบุหัวข้ออีเมลที่ชัดเจน
กระชับและเข้าใจง่าย
หัวข้อที่ดีไม่ควรมีความยาว
มากนัก ในขณะเดียวกันก็ต้องไม่
สั้นเกินไป และควรใส่ประเด็น
สำคัญที่เราต้องการกล่าวถึงใน
อีเมลเป็นข้อความสั้น ๆ เช่น
จดหมายแจ้งประชุมหัวหน้า
แผนกประจำเดือน
3. สร้างเนื้อหาที่กระชับ
2. ใช้คำขึ้นต้นและคำ เข้าใจง่ายและเน้น
ลงท้ายจดหมายที่เป็น ข้อความสำคัญ
ทางการ
นื้อหาอีเมลควรสั้น กระชับ และเข้าใจ
คำขึ้นต้นในจดหมายอาจมีหลายระดับ ง่าย แต่ยังคงไว้ซึ่งแบบแผนที่เป็น
ตั้งแต่ เรียน..., ถึง... ซึ่งระดับความเป็น ทางการและเนื้อหาสำคัญ อย่าลืมสร้างตัว
ทางการของคำขึ้นต้นและคำลงท้าย หนาหรือขีดเส้นใต้ให้กับข้อความที่เป็น
จดหมาย ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของตัว ข้อมูลสำคัญ เพื่อดึงความสนใจของผู้อ่าน
เราเองกับผู้รับ ในกรณีที่เป็นอีเมลติดต่อ ด้วย
ธุรกิจ คำขึ้นต้นและลงท้ายควรใช้แบบเป็น
ทางการ เช่น เรียนคุณ.... และถ้าไม่ทราบ
ชื่อของผู้รับ ก็สามารถใช้วิธีการใส่
ตำแหน่ง
ส่วนคำลงท้ายควรเลือกใช้ตามจุด
ประสงค์ของการส่งอีเมลด้วย เช่น หาก
เป็นจดหมายแจ้งข่าวสารอาจลงท้ายได้
ทั้ง ด้วยความเคารพอย่างสูง หรือ จึง
เรียนมาเพื่อทราบ
 6 ขั้นตอนเขียนอีเมลธุรกิจ
อย่างมืออาชีพ
4. แสดงสิ่งที่เราต้องการ
ให้ชัดเจน
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตอบ
อีเมลที่เราส่งไป อย่าลืมใส่
ประโยคคำถามหรือประโยคแจ้ง
ให้ติดต่อกลับอย่างชัดเจนไว้ เพื่อ
ไม่ให้ผู้รับสับสนว่าเราต้องการ
อะไร อาจใช้คำง่าย ๆ เช่น "เมื่อได้
รับอีเมลฉบับนี้กรุณาแจ้งกลับมา
ที่..." หรือ "กรุณากรอกใบตอบรับ
การร่วมสัมมนาและส่งกลับคืน
ภายในวันที่..." เป็นต้น
5. ใส่ข้อมูลการติดต่อ
ท้ายอีเมล
เมื่อใส่รายละเอียดอื่น ๆ ครบถ้วนหมด
แล้ว อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อกลับของ
เราไว้ในตอนท้ายด้วย เพราะสิ่งนี้จะทำให้
ผู้รับ รู้ว่าเราคือใคร ตำแหน่งอะไร และ
ติดต่อจากหน่วยงานหรือองค์กรไหน ซึ่ง
ในฟังก์ชันของการใช้อีเมลในปัจจุบันมี
ส่วนที่ให้เราสร้างข้อมูลในส่วนนี้ และแนบ
ต่อท้ายให้โดยอัตโนมัติเสมือนเป็น
นามบัตรของเรา
6. ตรวจสอบข้อมูล
ก่อนส่ง
สิ่งสุดท้ายที่ควรทำก่อนที่เราจะกดส่ง
อีเมลออกไปคือ ตรวจสอบอีเมลที่เรา
เขียนให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การ
เว้นวรรค สระ ไปจนถึงไวยากรณ์ เพราะ
ความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ อาจทำให้
ความหมายของเนื้อหาเปลี่ยนไป และเกิด
การสื่อสารที่ผิดพลาดได้