Buku Manual Be-A-plus

Be-A-plus
Be-A-plus
Version 2.0
Buku Manual
Protec
©2004
2
Be-A-plus
BAB 1. Pendahuluan ................................................................................ 1-1

Pendahuluan .......................................................................................... 1-1
Ringkasan Be-A-plus versi 2.0......................................................... 1-2
Transaksi Stok ............................................................................ 1-3
Transaksi Pembelian ................................................................... 1-3
Transaksi Penjualan .................................................................... 1-3
Transaksi Hutang (Account Payable atau A/P)........................... 1-4
Transaksi Piutang (Account Receivable atau A/R) ..................... 1-4
Transaksi Kas.............................................................................. 1-4
Jurnal General Ledger................................................................. 1-4
Instalasi Be-A-plus........................................................................... 1-5
Instalasi Be-A-plus ..................................................................... 1-6
Uninstall Be-A-plus .................................................................. 1-10
Install MSDE ............................................................................ 1-12
Tutorial ..................................................................................... 1-15
BAB 2. OPENING SCREEN ................................................................... 2-1
Layar Pembukaan (Opening Screen) ..................................................... 2-1
Daftar perusahaan ............................................................................ 2-2
Tombol-tombol perintah ............................................................. 2-2
Tombol [OK] .............................................................................. 2-2
Tombol [Baru] ............................................................................ 2-3
Tombol [Keluar] ......................................................................... 2-5
Tombol [Backup]........................................................................ 2-5
Tombol [Restore]........................................................................ 2-7
Tombol [Hubung] ....................................................................... 2-9
Tombol [Lepas]......................................................................... 2-11
Tombol [Server]........................................................................ 2-11
Tombol [User] .......................................................................... 2-14
Tombol [Hapus]........................................................................ 2-16
BAB 3. MENU MASTER......................................................................... 3-1
Menu Master ......................................................................................... 3-1
COA ( Chart Of Account ) ............................................................... 3-3
Account Laba Rugi ........................................................................ 3-12
Master Kas Bank............................................................................ 3-17
Tipe Alat Bayar.............................................................................. 3-22
Kategori ......................................................................................... 3-26
Gudang........................................................................................... 3-30
Master Stok .................................................................................... 3-34
Master Supplier .............................................................................. 3-42
Master Customer ............................................................................ 3-47
i
Be-A-plus
Master Salesman ............................................................................ 3-53

Master Parameter ........................................................................... 3-57
BAB 4. STOK............................................................................................ 4-1
Stok ....................................................................................................... 4-1
Penerimaan Stok .............................................................................. 4-3
Entry Data Penerimaan Stok....................................................... 4-5
Edit data Penerimaan Stok.......................................................... 4-7
Hapus data Penerimaan Stok ...................................................... 4-7
Cetak bukti Penerimaan Stok...................................................... 4-8
Pengeluaran Stok ........................................................................... 4-12
Entry Data Pengeluaran Stok.................................................... 4-14
Edit data Pengeluaran Stok ....................................................... 4-16
Hapus data Pengeluaran Stok ................................................... 4-16
Cetak bukti Pengeluaran Stok................................................... 4-17
Pindah Gudang............................................................................... 4-21
Entry Data Pindah Gudang ....................................................... 4-23
Edit data Pindah Gudang .......................................................... 4-25
Hapus data Pindah Gudang....................................................... 4-25
Cetak bukti Pindah Gudang ...................................................... 4-25
Packing & Unpacking .................................................................... 4-29
Entry Data Packing / Unpacking............................................... 4-31
Edit data Packing/Unpacking.................................................... 4-33
Hapus data Packing/Unpacking ................................................ 4-34
Laporan Stock ................................................................................ 4-43
Laporan Kartu Stok .................................................................. 4-44
Laporan Kartu Stok dengan Harga ........................................... 4-46
Laporan Mutasi Stok................................................................. 4-49
Laporan Mutasi Stock per Gudang ........................................... 4-51
Laporan Penerimaan / Penambahan Stok.................................. 4-53
Laporan Pengurangan / Pengeluaran Stok ................................ 4-54
Laporan Pindah Gudang ........................................................... 4-55
Laporan Transaksi Packing....................................................... 4-56
Laporan Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Qty)........................ 4-57
Laporan Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Harga) .................... 4-59
BAB 5. PEMBELIAN............................................................................... 5-1
Pembelian.............................................................................................. 5-1
Pembelian Barang ............................................................................ 5-3
Entry data Pembelian.................................................................. 5-5
Edit data Pembelian Barang........................................................ 5-8
Hapus data Pembelian Barang .................................................... 5-8
ii
Be-A-plus
Retur Pembelian tanpa No. Bukti Pembelian ................................. 5-17

Entry data Retur Pembelian ...................................................... 5-19
Edit data Retur Pembelian ........................................................ 5-22
Hapus data Retur Pembelian ..................................................... 5-23
Cetak bukti Retur Pembelian .................................................... 5-23
Laporan Pembelian......................................................................... 5-31
Laporan Transaksi Pembelian................................................... 5-32
Transaksi Retur Pembelian ....................................................... 5-34
Pembelian Per Supplier............................................................. 5-35
Rekapitulasi Pembelian per Supplier ........................................ 5-36
Rekapitulasi Pembelian per Stok .............................................. 5-37
Laporan Pembelian per Stok per Jenis Transaksi...................... 5-39
BAB 6. PENJUALAN............................................................................... 6-1
Penjualan ............................................................................................... 6-1
Penjualan.......................................................................................... 6-3
Entry Data Penjualan .................................................................. 6-5
Edit data Penjualan ..................................................................... 6-8
Hapus data Penjualan.................................................................. 6-8
Cetak bukti Penjualan ................................................................. 6-9
Retur Penjualan .............................................................................. 6-16
Retur Penjualan dengan No. Bukti Penjualan ........................... 6-16
Retur Penjualan tanpa No. Bukti Penjualan .............................. 6-16
Entry data Retur Penjualan ....................................................... 6-18
Edit data Retur Penjualan.......................................................... 6-21
Hapus data Retur Penjualan ...................................................... 6-22
Cetak bukti Retur Penjualan ..................................................... 6-22
Laporan Penjualan.......................................................................... 6-30
Laporan Transaksi Penjualan .................................................... 6-31
Laporan Transaksi Retur Penjualan .......................................... 6-33
Laporan Penjualan Per Customer.............................................. 6-34
Laporan Penjualan per Customer per Jenis Transaksi............... 6-35
Penjualan per Salesman ............................................................ 6-36
Laporan Penjualan per Salesman per Jenis Transaksi ............... 6-37
Laporan Penjualan per Stok per Jenis Transaksi....................... 6-38
Laporan Penjualan per Gudang................................................. 6-40
Laporan Penjualan per Gudang (ringkas).................................. 6-41
Rekapitulasi Penjualan per Customer ....................................... 6-43
Rekapitulasi Penjualan per Salesman........................................ 6-44
Rekapitulasi Penjualan per Stok................................................ 6-45
Laporan Profit Penjualan per Faktur ......................................... 6-46
iii
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Faktur (detail) ............................ 6-48

Laporan Profit Penjualan per Kategori ..................................... 6-50
Laporan Profit Penjualan per Stok............................................ 6-51
Laporan Profit Penjualan per Customer.................................... 6-52
Laporan Profit Penjualan per Salesman .................................... 6-53
Laporan Penjualan Stok 50 Tertinggi ....................................... 6-54
Laporan Penjualan Stok 50 Terendah ....................................... 6-56
BAB 7. HUTANG & PIUTANG.............................................................. 7-1
Hutang & Piutang.................................................................................. 7-1
Hutang (Account Payable) ............................................................... 7-4
Entry data Hutang....................................................................... 7-6
Bagian Grid Detail angsuran A/P ............................................... 7-7
Bagian Kas Bank & Grid Alat Bayar.......................................... 7-7
Edit data Hutang ......................................................................... 7-8
Hapus data Hutang...................................................................... 7-9
Cetak bukti Hutang..................................................................... 7-9
Grid Alat Bayar.............................................................................. 7-13
Alat Bayar................................................................................. 7-13
No. Warkat ............................................................................... 7-13
Tanggal Jatuh Tempo ............................................................... 7-13
Nominal .................................................................................... 7-13
Keterangan................................................................................ 7-13
Jurnal General Ledger............................................................... 7-13
Modul Kas Bank....................................................................... 7-15
Rangkuman............................................................................... 7-15
Piutang (Account Receivable)........................................................ 7-16
Entry data Piutang .................................................................... 7-17
Bagian Grid Detail angsuran A/R ............................................. 7-19
Bagian Kas Bank & Grid Alat Bayar........................................ 7-19
Edit data Piutang....................................................................... 7-20
Hapus data Piutang ................................................................... 7-20
Cetak bukti Piutang .................................................................. 7-21
Grid Alat Bayar.............................................................................. 7-25
Alat Bayar................................................................................. 7-25
No. Warkat ............................................................................... 7-25
Tanggal Jatuh Tempo ............................................................... 7-25
Nominal .................................................................................... 7-25
Keterangan................................................................................ 7-25
Modul Kas Bank....................................................................... 7-27
iv
Be-A-plus
Rangkuman ............................................................................... 7-27

Grouping Hutang & Piutang .......................................................... 7-28
Entry data Grouping Hutang & Piutang.................................... 7-30
Bagian Grid Detail angsuran A/R ............................................. 7-31
Edit data Grouping Hutang & Piutang ...................................... 7-32
Hapus data Grouping Hutang & Piutang................................... 7-33
Cetak bukti Grouping Hutang & Piutang .................................. 7-33
Rangkuman ............................................................................... 7-37
Pembayaran Hutang ....................................................................... 7-38
Entry data Pembayaran Hutang................................................. 7-40
Bagian Kas Bank & Grid Alat Bayar ........................................ 7-42
Edit data Pembayaran Hutang................................................... 7-43
Hapus data Pembayaran Hutang ............................................... 7-43
Cetak bukti Pembayaran Hutang............................................... 7-44
Alat Bayar................................................................................. 7-47
Nominal .................................................................................... 7-47
Keterangan................................................................................ 7-47
Modul Kas Bank ....................................................................... 7-48
Rangkuman ............................................................................... 7-48
Penerimaan Piutang........................................................................ 7-49
Entry data Penerimaan Piutang ................................................. 7-51
Bagian Kas Bank & Grid Alat Bayar ........................................ 7-52
Edit data Penerimaan Piutang ................................................... 7-53
Hapus data Penerimaan Piutang................................................ 7-54
Cetak bukti Penerimaan Piutang ............................................... 7-54
Rangkuman ............................................................................... 7-59
Laporan..................................................................................... 7-59
Menampilkan Laporan .............................................................. 7-60
Laporan-laporan dalam Menu [Hutang & Piutang] [Laporan] ....... 7-61
Laporan Transaksi Hutang ........................................................ 7-61
Laporan Transaksi Piutang........................................................ 7-63
Laporan Grouping Hutang / Piutang ......................................... 7-65
Laporan Umur Hutang .............................................................. 7-67
Laporan Umur Piutang.............................................................. 7-69
Laporan Kartu Relasi ................................................................ 7-71
Laporan Kartu Hutang & Piutang ............................................. 7-73
Laporan Kartu Hutang per Relasi ............................................. 7-75
Laporan Kartu Piutang per Relasi ............................................. 7-76
Laporan Pembayaran Hutang per Relasi................................... 7-77
v
Be-A-plus
Laporan Penerimaan Piutang per Relasi ................................... 7-78

Laporan Pembayaran Hutang per Alat Bayar ........................... 7-79
Laporan Penerimaan Piutang per Alat Bayar............................ 7-80
Laporan Daftar Hutang Jatuh Tempo........................................ 7-81
Laporan Daftar Piutang Jatuh Tempo ....................................... 7-82
BAB 8. KAS BANK .................................................................................. 8-1
Kas Bank............................................................................................... 8-1
Penerimaan Kas Bank ...................................................................... 8-3
Entry Penerimaan Kas Bank ....................................................... 8-5
Edit data Penerimaan Kas Bank.................................................. 8-6
Hapus data Penerimaan Kas Bank .............................................. 8-7
Cetak bukti Penerimaan Kas Bank ............................................. 8-7
Entry Saldo Awal Kas Bank ....................................................... 8-8
Entry Saldo Awal Piutang Giro Gantung.................................... 8-9
Pengeluaran Kas Bank ................................................................... 8-13
Entry Pengeluaran Kas Bank .................................................... 8-15
Edit data Pengeluaran Kas Bank............................................... 8-16
Hapus data Pengeluaran Kas Bank ........................................... 8-17
Cetak bukti Pengeluaran Kas Bank........................................... 8-17
Entry Saldo Awal Hutang Giro Gantung .................................. 8-18
Pindah Buku................................................................................... 8-22
Entry Pindah Buku.................................................................... 8-24
Edit data Pindah Buku .............................................................. 8-25
Hapus data Pengeluaran Kas Bank ........................................... 8-26
Cetak bukti Pindah Buku .......................................................... 8-26
Pencairan Warkat ........................................................................... 8-30
Entry Proses Pencairan Warkat................................................. 8-32
Edit data Pencairan Warkat....................................................... 8-33
Hapus Proses Pencairan Warkat ............................................... 8-33
Laporan.......................................................................................... 8-37
Laporan Transaksi Terima Kas Bank........................................ 8-38
Laporan Transaksi Keluar Kas Bank ........................................ 8-39
Laporan Seluruh Trans. Terima Kas Bank................................ 8-40
Laporan Seluruh Trans. Keluar Kas Bank ................................ 8-41
Laporan Transaksi Kas Bank per Relasi ................................... 8-42
Laporan Buku Kas Bank........................................................... 8-44
Laporan Buku Kas Bank (termasuk belum cair)....................... 8-45
Laporan Transaksi Pindah Buku............................................... 8-47
Laporan Transaksi Pindah Buku (Detail).................................. 8-48
Laporan Transaksi Pindah Buku (Ke Bank) ............................. 8-49
vi
Be-A-plus
Laporan Transaksi Pindah Buku (Dari Bank) ........................... 8-50

Laporan Warkat Belum Cair ..................................................... 8-51
BAB 9. GENERAL LEDGER.................................................................. 9-1
General Ledger...................................................................................... 9-1
Jurnal Umum.................................................................................... 9-3
Entry Jurnal Umum..................................................................... 9-5
Edit data Jurnal Umum ............................................................... 9-6
Hapus data Jurnal Umum............................................................ 9-7
Cetak bukti Jurnal Umum ........................................................... 9-7
Entry Saldo Awal Neraca.......................................................... 9-10
Proses Akhir Tahun........................................................................ 9-12
Langkah Proses Akhir Tahun.................................................... 9-13
Penutupan Buku ............................................................................. 9-15
Laporan .......................................................................................... 9-17
Laporan Buku Transaksi Harian ............................................... 9-18
Laporan Buku Besar ................................................................. 9-20
Laporan Neraca Percobaan ....................................................... 9-21
Laporan Neraca Percobaan (Tahunan)...................................... 9-23
Laporan Laba Rugi ................................................................... 9-25
Laporan Laba Rugi (Tahunan) ................................................. 9-26
Laporan Laba Rugi (Banding Bulan Lalu)................................ 9-28
Laporan Laba Rugi (Banding Tahun Lalu) ............................... 9-30
Laporan Neraca (Skontrol)........................................................ 9-32
Laporan Neraca (Staffel)........................................................... 9-33
Laporan Neraca (Banding Bulan Lalu) ..................................... 9-34
Laporan Neraca (Banding Tahun Lalu) .................................... 9-35
Laporan Arus Kas ..................................................................... 9-36
A. Appendix Layar Entry ....................................................................... A-1
Cara menggunakan Layar Entry ........................................................... A-1
Combo Box ..................................................................................... A-1
Combo box Tanggal........................................................................ A-3
Textbox ........................................................................................... A-4
Checkbox ........................................................................................ A-5
Option Button.................................................................................. A-6
Grid ................................................................................................. A-6
Tombol Perintah.............................................................................. A-9
[Simpan] .................................................................................... A-9
[Cetak] ....................................................................................... A-9
[Batal] ...................................................................................... A-10
[Hapus] .................................................................................... A-10
vii
Be-A-plus
[Keluar] ....................................................................................A-10
B. Appendix Cetak Laporan....................................................................B-1
Cetak Laporan..................................................................................B-1
Tampilan Laporan di Layar ........................................................B-4
Layar Laporan ............................................................................B-5
Vertical Scrollbar........................................................................B-5
Horizontal Scrollbar ...................................................................B-5
Toolbar .......................................................................................B-5
Proses Pencetakan ke Printer ......................................................B-9
Checkbox No Printer ..................................................................B-9
ComboBox Printer Name ...........................................................B-9
Checkbox Default Properties ....................................................B-10
Paper Size dan Source ..............................................................B-10
Orientation................................................................................B-10
Option button “All” ..................................................................B-11
Option button “Pages” ..............................................................B-11
Textbox Copies.........................................................................B-11
Checkbox Collate Copies .........................................................B-11
Export Laporan ..............................................................................B-13
Checkbox Column Headings ....................................................B-14
Option constant column width..................................................B-15
Option Columns width based on objects in area .......................B-15
Option Non-Tabular format ......................................................B-16
Option tabular format (Arrange all objects in one area into one
row) ..........................................................................................B-16
Hasil Cetak Laporan ......................................................................B-18
Heading Laporan ......................................................................B-19
Detail Laporan ..........................................................................B-19
Footer Laporan .........................................................................B-19
C. Appendix No. Bukti .............................................................................C-1
Nomor Bukti Transaksi....................................................................C-1
Awalan Nomor Bukti.......................................................................C-1
Tanggal pada Nomor Bukti..............................................................C-2
Nomor Urut......................................................................................C-2
Kode Akhir Nomor Bukti ................................................................C-3
Data Nomor Bukti Lainnya..............................................................C-3
viii
Be-A-plus
BAB 1. Pendahuluan
Pendahuluan
Be-A-plus merupakan program terintegrasi yang dapat digunakan dengan
mudah. Selain itu Be-A-plus juga di-design dengan teknologi yang
memungkinkan program ini di-update / di-customize dengan mudah. Dengan
demikian Be-A-plus dapat disesuaikan dengan kebutuhan setiap pemakai
tanpa harus mempersulit penggunakan program.
Pada Bab ini Anda akan mempelajari

1. Ringkasan Be-A-plus versi 2
2. Instalasi Database Server
3. Instalasi Be-A-plus
4. Un-install Be-A-plus
5. Menjalankan Tutorial
6. Membuka Bantuan Buku Manual Be-A-plus
1-1
Be-A-plus
Ringkasan Be-A-plus versi 2.0

Be-A-plus merupakan program aplikasi bisnis terintegrasi yang berarti
semua bagian program Be-A-plus saling berhubungan antara satu dengan
yang lain. Hubungan tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar arus data dalam Be-A-plus
1-2
Be-A-plus
Dari semua hubungan diatas, Parameter merupakan bagian terpenting dalam

hubungan tersebut. Banyak hubungan antar bagian ini ditentukan dalam
Parameter. Hampir semua transaksi mempunyai hubungan dengan General
Ledger dalam bentuk jurnal yang secara otomatis diposting.
Transaksi Stok
Semua transaksi dalam Stok akan secara otomatis membuat jurnal (General
Ledger) sesuai dengan kode akun “Persediaan” yang ditentukan dalam
Master Stok, Kode Akun yang diberikan atau juga Parameter. Selain itu,
Transaksi Stok juga mempengaruhi saldo stok sesuai dengan Kode Stok,
Gudang dan Satuan stok barang.
Transaksi Pembelian
Transaksi pembelian secara langsung merubah/mempengaruhi General
Ledger, Stok (Saldo Stok) dan Hutang (Account Payable). Karena Be-A-
plus mengunakan metode perpetual dalam akuntansi persediaan, maka
Pembelian akan membuat jurnal sesuai dengan kode akun stok dalam Master
Stok dan kode akun sesuai dengan Master Supplier. Untuk retur pembelian,
akun yang dipergunakan untuk membuat jurnal adalah kode akun stok dalam
Master Stok dan kode akun dalam Master Supplier juga.
Pembelian akan menambah jumlah stok barang dan Retur Pembelian akan
mengurangi Stok Barang. Stok barang yang ditambah maupun dikurangi
adalah berdasarkan Kode Stock, Kode Gudang dan Satuan barang dalam
transaksi. Transaksi Pembelian barang secara otomatis akan menimbulkan
Hutang Dagang (Account Payable atau A/P, sedangkan Transaksi Retur
Pembelian Pembelian sebaliknya akan menimbulkan Piutang Dagang
(Account Receiveble atau A/R). Hutang dan Piutang Dagang ini kemudian
dapat disatukan (di-cross) pada modul Hutang & Piutang.
Transaksi Penjualan
Sama seperti Pembelian, Penjualan juga akan merubah/mempengaruhi
General Ledger, Stok dan Piutang Dagang (Account Receivable). Penjualan
akan membuat jurnal penjualan dan jurnal harga pokok. Jurnal penjualan
dibentuk sesuai dengan kode akun “Penjualan” pada Master stok serta kode
akun pada Master Customer. Sedangkan jurnal harga pokok disusun
berdasarkan kode akun “Harga Pokok” dan kode akun “Persediaan” dalam
Master Stok. Sedangkan retur penjualan akan membentuk jurnal sesuai
dengan kode akun “Retur Penjualan” pada Master Stok serta kode akun pada
1-3
Be-A-plus
Master Customer. Retur penjualan juga akan membuat jurnal harga pokok
dengan kode akun “Harga Pokok” dan “Persediaan” dari Master Stok.
Penjualan dan Retur Penjualan juga akan mempengaruhi Saldo Stok sesuai
dengan Kode Stock, Gudang dan Satuan stok.
Transaksi Penjualan akan menimbulkan Piutang Dagang (Account

Receivable atau A/R), sebaliknya Retur Penjualan akan menimbulkan
Hutang Dagang (Account Payable atau A/P). Hutang Dagang dan Piutang
Dagang ini selanjutnya akan ditangani dalam modul Hutang & Piutang
Transaksi Hutang (Account Payable atau A/P)

Transaksi Hutang dapat berasal dari Hutang Dagang dari Modul Pembelian
ataupun Hutang yang dientry dalam modul Hutang (A/P) dan juga dari
Transaksi Retur Penjualan pada Modul Penjualan. Dari tiga menu transaksi
dalam modul Hutang, hanya Entry Hutang dan Pembayaran Hutang yang
mempunyai pengaruh ke modul Kas dan General Ledger.
Transaksi Piutang (Account Receivable atau A/R)

Sama seperti Hutang, transaksi Piutang berasal dari Piutang Dagang dari
Modul Penjualan maupun yang dientry sendiri dalam modul Piutang (A/R)
dan juga dari Transaksi Retur Pembelian. Entry yang mempunyai pengaruh
terhadap modul Kas dan General Ledger adalah Entry Piutang dan
Penerimaan Piutang.
Transaksi Kas
Data Transaksi Kas dapat berasal dari modul A/P dan A/R serta dapat juga
dientry sendiri dalam modul Kas. Transaksi Kas secara otomatis akan
diposting dalam General Ledger untuk setiap transaksi yang dientry. Kode
akun jurnal dipengaruhi oleh Kode Kas/Bank, Tipe Alat Bayar serta Kode
Relasi (Customer maupun Supplier) dalam transaksi tersebut.
Jurnal General Ledger

Dari penjelasan diatas, General Ledger menerima data dari berbagai
transaksi. Pada kenyataannya modul General Ledger merupakan modul
terakhir yang hanya menampung data / menerima data dari data transaksi
lainnya. Secara umum, jurnal umum hanya untuk membuat beberapa
transaksi yang bersifat penyesuaian dan transaksi-transaksi yang belum
mempunyai modul tersendiri dalam Be-A-plus.
1-4
Be-A-plus
Catatan :
Karena semua transaksi akan dijurnal / diposting secara
langsung menjadi Jurnal di modul General Ledger, maka Nomor
Bukti transaksi tidak boleh sama, walaupun modul dan jenis
transaksinya berbeda. Oleh sebab itu pemakai hendaknya sudah
menyusun format Nomor Bukti untuk tiap jenis transaksi yang
unik sehingga mudah dilacak asal-usul suatu transaksi.
Jika terdapat Nomor Bukti yang sama (sudah dipakai
sebelumnya) maka transaksi tersebut akan ditolak sewaktu
melakukan penyimpanan data.
Instalasi Be-A-plus
Sebelum Anda dapat menggunakan suatu program (termasuk Be-A-plus)
terlebih dahulu Anda harus memasukkan program tersebut dalam komputer.
Proses pemasukkan program ini disebut Instalasi.
Dalam instalasi program sebenarnya terdapat banyak komponen program
yang harus dimasukkan. Oleh sebab itu, dalam proses instalasi sudah
disederhanakan dan Anda tinggal menjalankan proses instalasi tersebut.
Menu Instalasi Be-A-plus
Masukkan CD program Be-A-plus dan secara otomatis menu instalasi

muncul di layar monitor karena CD Be-A-plus merupakan CD autorun.
Untuk beberapa komputer (pada setup di operating system) proses autorun
1-5
Be-A-plus
diset ke off sehingga CD autorun tidak dapat berjalan secara otomatis. Untuk
itu anda dapat menjalankan menu instalasi Be-A-plus dari Menu [Start]
[Run] dan ketik “d:\autorun.exe” dan klik [OK] (d: disesuaikan dengan nama
drive cd-rom pada komputer Anda). Atau gunakan My Computer atau
Windows Explorer untuk mengakses ke cd-rom dan klik pada file
“Autorun.exe”.
Menu instalasi terdiri dari tombol pilihan :

[Tutorial] untuk menjalankan tutorial pemakaian program
[Install MSDE] untuk menginstall pengolah database (SQL Server)
[Install Be-A-plus] untuk menginstall program Be-A-plus
[File Readme] untuk menampilkan file readme.
[Browse CD] untuk menampilkan isi CD dengan Windows Explorer
atau browser yang ada.
[Exit] untuk keluar dari menu instalasi.
Instalasi Be-A-plus
Instalasi Be-A-plus dilakukan saat Anda meng-klik tombol [Instalasi Be-a-
plus]. Pada monitor akan muncul layar Instalasi Be-A-plus. Anda cukup
meng-klik pada tombol [Next] pada beberapa layar instalsi yang muncul
hinggal [Finish].
Gambar Setup
1-6
Be-A-plus
Gambar Layar Selamat Datang
Layar selamat datang akan dimunculkan untuk memulai instalasi. Klik

[Next] untuk melanjutkan.
Gambar Layar Nama Folder
Layar folder menanyakan kepada Anda untuk memilih nama folder (nama
program hendak Anda gunakan). Gantilah nama Program Folders atau ikuti
default yaitu “Be-A-plus2”. Klik [Next] untuk melanjutkan.
1-7
Be-A-plus
Layar Setup Status
Selanjutnya Instalasi akan melanjutkan ke layar Setup Status yang

menunjukkan persentasi setup yang sudah dilakukan. Pada bagian bawah
terdapat tombol [Cancel] untuk membatalkan proses setup. Jangan klik
[Cancel] untuk melanjutkan proses instalasi.
Layar Setup Complete
1-8
Be-A-plus
Setelah instalasi selesai, maka Layar Setup Complete akan menanyakan

kepada Anda untuk merestart komputer atau tidak. Pilih option “Yes, I want
to restart my computer now” untuk melakukan restart atau “No. I will restart
my computer later” jika Anda ingin melakukan hal yang lain sebelum me-
restart komputer.
Catatan :
Restart komputer Anda setelah instalasi supaya component
yang baru terinstall dapat terdaftar dan bekerja dengan
baik. Jalankan Be-A-plus hanya setelah Anda me-restart
komputer setelah instalasi.
1-9
Be-A-plus
Uninstall Be-A-plus
Jalankan Instalasi Be-A-plus. Jika sebelumnya sudah terdapat instalasi Be-A-
plus, maka Instalasi akan menampilkan layar
Gambar pilih setup uninstall
Untuk menghapus (meng-uninstall) Be-A-plus, pilih option Remove All dan

Anda disajikan dengan message untuk konfimasi uninstall “Confirm file
Deletion”.
Gambar komfirmasi uninstall
Klik [OK] untuk melakukan uninstalasi.
Proses Uninstalasi akan memeriksa apakah terdapat file yang sharing dan
menanyakan kepada Anda apakah ingin menghapus file tersebut
1-10
Be-A-plus
Gambar Shared File Deletion
Klik “Don’t display this message” dan klik [Yes]

Setup akan melanjukan proses Uninstall hingga selesai dan menanyakan
Anda untuk me-restart komputer.
Menjalankan Be-A-plus untuk pertama sekali.

Pada saat pertama sekali Anda menjalankan Be-A-plus, Anda akan disajikan
dengan layar Registrasi.
Gambar Layar Registrasi
Isilah data Nama Pemakai, Nama Perusahaan dan data lainnya pada Layar
Registrasi ini.
Pada Akhir Layar Registasi terdapat entry Nomor Serial. Lihatlah nomor
serial ini pada Kotak CD dan isilah pada entry Nomor Serial ini. Registrasi
Anda hanya akan diterima jika Nomor Serial yang dimasukkan benar.
1-11
Be-A-plus
Cetak from registrasi ini dan kirimkan kepada Agent Penjual Anda untuk
mendapatkan support dari Agent Penjual program Be-A-plus.
Catatan :
Data registrasi ini hanya diisi pada saat pertama sekali
Anda menjalankan program Be-A-plus.
Setelah layar registrasi pada monitor akan ditampilkan layar Opening Screen
dengan judul “Daftar Perusahaan”. Pada saat pertama sekali, daftar
perusahaan akan dalam keadaan kosong. Lanjutkan dengan membuat
database perusahaan baru. (Opening Screen dijelaskan pada Bab berikutnya).
Install MSDE
MSDE merupakan pengolah database dari Microsoft. Be-A-plus
mengunakan pengolah database dari Microsft SQL Server 2000, dan MSDE
merupakan versi desktop dari SQL Server 2000. Jika Anda sudah
mempunyai SQL Server 2000 dan sudah terinstall dalam komputer, maka
instalasi MSDE ini tidak diperlukan lagi.
Klik [Install MSDE] maka instalasi SQL Server 2000 Desktop Engine
tersebut akan mulai dilakukan dengan menampilkan layar Preparing to Install
Gambar Layar Preparing to Install MSDE
1-12
Be-A-plus
Kemudian diikuti dengan layar proses instalasinya.
Gambar Layar Instalasi
Tunggu hingga proses instalasi selesai dilakukan.
Setelah selesai melakukan instalasi MSDE dapat merestart komputer. Anda

juga dapat melakukannya setelah instalasi Be-A-plus juga selesai dilakukan.
Periksa apakah MSDE sudah terinstall dengan baik dan Menjalankan MSDE
Untuk dapat memeriksa hasil instalasi MSDE restart terlebih dahulu
komputer Anda.
Periksa pada taskbar apakah terdapat icon seperti pada gambar berikut :
Gambar Icon MSDE di Taskbar
Jika Icon ini tidak muncul di taskbar, maka Anda perlu memeriksa apakah
pada Menu [Start] [All Program] [Start Up] terdapat Service Manager. Jika
belum, berarti instalasi MSDE / SQL Server tersebut gagal atau belum
dilakukan. Jika Service Manager sudah ada, klik untuk memunculkan layar
“SQL Server Service Manager”
Jika Icon tersebut sudah muncul, lihat apakah isi bulatan pada icon tersebut
berbentuk segitiga warna hijau atua segiempat warna merah. Atau tunjuk
mouse pada icon tersebut dan perhatikan tulisan (tooltip) yang muncul
apakah tertulis “Running - \\ namaserver – MSSQLServer” atau “Stop - \\
namaserver – MSSQLServer”. Jika “Running” berarti server tersebut sudah
1-13
Be-A-plus
aktif dan bekerja dengan baik. Jika “Stop” berarti belum aktif. Double klik
pada icon tersebut untuk memunculkan layar “SQL Server Service Manager”
Gambar SQL Server Service Manager
Pada Layar SQL Server Service Manager terdapat nama Server, jenis
Service, tombol Refresh Service, tombol Start/Continue, tombol Pause dan
tombol Stop serta checkbox Auto-start service when OS start.
Nama server pada umunya adalah sama dengan nama komputer. Catatlah
nama server ini karena nama ini akan digunakan jika anda mempunyai
beberapa server dan pada Be-A-plus Anda ingin mengganti akses ke server
tertentu (lihat bagian [Server] pada Bab Opening Screen).
Service yang digunakan adalah SQL Server.
Jika Service Manager dalam konsisi stop, dapat dilihat dari icon-nya, maka
klik pada [Start/Continue] untuk mengaktifkannya. Check pada checkbox
“Auto-start service when OS start” sehingga service SQL Server ini secara
otomatis diaktifkan setiap kali Anda menjalankan komputer.
Klik [Refresh service] apabila Anda merasakan adanya kejanggalan dalam
pengolahan database oleh SQL Server.
Klik [x] (close) untuk menutup layar SQL Server Service Manager.
1-14
Be-A-plus
Tutorial
CD Be-A-plus menyediakan tutorial untuk membantu pemakai dalam
memahami cara menggunakan program Be-A-plus. Untuk mengakses
tutorial tersebut, klik pada menu [Tutorial] pada Layar Instalasi yang muncul
setelah Anda memasukkan CD Be-A-plus.
Gambar Layar Tutorial
Pilihlah salah satu topik yang hendak Anda pelajari dan klik pada topik
tersebut. Selanjutnya Tutorial topik yang Anda pilih tersebut akan
ditampilkan pada layar monitor.
1-15
Be-A-plus
BAB 2. OPENING SCREEN
Layar Pembukaan (Opening Screen)

Setelah menjalankan Be-A-plus, dengan klik pada Icon Be-A-plus pada
desktop atau pilih menu Be-A-plus dari [Start] [All Programs] [Protec]
[BeA+2] maka layar pertama yang muncul adalah “Daftar Perusahaan” yang
disebut juga Opening Screen (Layar Pembukaan).
Gambar Opening Screen
Pada Opening Screen ini terdapat daftar nama perusahaan (nama database)
dan beberapa tombol perintah. Untuk melanjutkan pemakaian Be-A-plus
Anda cukup memilih salah satu nama perusahaan pada daftar dan klik
tombol perintah [OK]
2-1
Be-A-plus
Daftar perusahaan
Be-A-plus merupakan aplikasi yang dapat dipergunakan untuk beberapa
pembukuan / database perusahaan. Untuk itu sewaktu menjalankan Be-A-
plus, pertama sekali Anda disajikan dengan pilihan daftar perusahaan yang
dapat Anda kerjakan. Pilihan daftar perusahaan (database) ini akan
bertambah jika Anda meng-create / membuka database yang baru lagi
dengan klik pada tombol [Baru]. Untuk masuk ke dalam aplikasi Be-A-plus
pertama sekali pilihan Nama Perusahaan (database) yang hendak di kerjakan
dan clik [OK].
Tombol-tombol perintah
Tombol [OK]
Tombol perintah [OK] adalah untuk mengakses database yang Anda pilih.
Setelah klik [OK] maka Be-A-plus akan menampilkan layar “Login”
Gambar Layar Login
Isilah UserID dan Password untuk menakses data perusahaan tersebut dan
klik [kunci]. Untuk membatalkan akses ke dalam data perusahaan, klik pada
[silang]. Apabila UserID dan Password yang Anda masukkan salah, Be-A-
plus akan menolak untuk mengakses database perusahaan tersebut.
Masing-masing perusahaan (database) mempunyai userid dan password
tersendiri. Untuk itu jika seorang pemakai yang terdaftar pada suatu
perusahaan (database) misalkan PT. A maka dia hanya dapat mengakses data
PT. A. Untuk perusahaan (database) yang lain (mis. PT. B) dia tidak dapat
mengaksesnya. Kecuali UserID pemakai tersebut juga terdaftar pada
database PT. B.
2-2
Be-A-plus
Tombol [Baru]
Tombol perintah [Baru] berfungsi untuk membuat database perusahaan yang
baru. Klik pada [Baru], akan muncul layar message “Buat database baru?”
untuk mengkonfirmasikan pembuataan database yang baru. Klik [Yes] untuk
membuat databaase yang baru atau [No] untuk membatalkannya.
Gambar layar Data Perusahaan
2-3
Be-A-plus
Untuk membuat database yang baru, Anda perlu memberikan data

perusahaan yang akan dibuatkan database-nya. Data-data tersebut adalah :
Nama Perusahaan
Pililah nama perusahaan yang unit. Jika ada nama perusahaan yang
sama, maka hal ini akan membingungkan pemakai sendiri pada
saat hendak memilih untuk mengakses suatu database.
UserID
User ID ini merupakan Identitas pemakai pertama untuk database
ini. UserID ini otomatis merupakan supervisor database dan dapat
mengakses semua menu dalam Be-A-plus untuk database yang
akan dibuat ini.
Password
Password merupakan kata kunci untuk UserID (pemakai). Buatlah
password yang mudah diingat namun cukup aman dari pemakai
lain. Huruf besar dan huruf kecil dalam password adalah berbeda,
sehingga Anda perlu benar-benar memperhatikan apakah Password
yang sedang di ketikkan adalah dalam huruf besar atau kecil,
ataupun kombinasi keduanya. Jangan lupa password ini karena
password dalam Be-A-plus merupakan password yang irreversible
tidak dapat diterjemahkan kembali.
Alamat Perusahaan, Kota, Negara, Telepoan, Fax,

eMail, Kode Pos
Data ini merupakan informasi perusahaan. Data ini cukup penting
terutama kerena data ini akan ditampilkan pada heading laporan.
Tahun Fiscal
Tahun Fiscal merupakan catatan kapan pembukuan ini dimulai.
Data ini hanya sebagai informasi saja.
[Simpan]
Klik [Simpan] untuk membuat database tersebut. Tunggu sebentar
hingga layar Data Perusahaan ini ditutup dan kembali ke Opening
Screen. Anda dapat melihat bahwa Nama Perusahaan (database) yang
baru dibuat sudah muncul pada daftar perusahaan.
2-4
Be-A-plus
[Keluar]
Klik [Keluar] untuk membatalkan pembuatan database tersebut. Layar
Data Perusahaan akan ditutup dan kembali ke Opening Screen.
Tombol [Keluar]
Tombol perintah [Keluar] pada Opening Screen ini berfungsi untuk
mengakhiri pemakaian program Be-A-plus. Klik [Keluar] jika Anda sudah
selesai memakai Be-A-plus dan hendak kembali ke Operating System.
Tombol [Backup]
Tombol perintah [Backup] digunakan untuk melakukan backup terhadap
suatu database (perusahaan). Pilih Nama Perusahaan dan klik [Backup]
untuk memulai proses backup data.
Setelah Anda klik [Backup] muncul layar login (supervisor) yang mana
Anda harus memasukkan UserID dan Password supervisor untuk Nama
Perusahaan (database) yang Anda pilih. Setelah masukkan UserID dan
Password supervisor, klik pada [kunci]. Berikutnya Anda akan sajikan layar
“Save As” yang menanyakan nama file backup untuk menyimpan data hasil
backup. Ketik nama file pada textbox File Name dan klik [Save].
Gambar Layar Dialog Box “Save as”
2-5
Be-A-plus
Anda dapat memilih folder dimana data tersebut hendak di simpan dengan
memilih nama folder pada dropdown Save in. Tipe file juga dapat dipilih
pada combobox Save as type.
Klik pada Cancel jika hendak membatalkan proses backup data.
Gunakan backup sesering mungkin untuk mengantisipasi terjadinya

kerusakan data akibat sesuatu hal. Backup pada Be-A-plus tidak dapat
dipergunakan oleh sembarang pemakai, hanya oleh supervisor Perusahaan
(database) tersebut saja, sehingga data Be-A-plus cukup aman dan tidak
dapat dicopy dengan mudah oleh orang lain yang tidak bertanggung jawab.
Setelah Anda klik [Save] maka Be-A-plus memulai proses backup. Jika
sudah selesai, maka akan muncul message “Backup Database Selesai.”. Klik
[Ok] untuk kembali ke Opening Screen.
Catatan :
Backup hanya menempatkan membuat copy database tersebut
dan menyimpan pada bagian lain (folder lain) dalam harddisk.
Untuk lebih aman, copy file hasil backup tersebut ke media
penyimpanan yang lain untuk di simpan.
2-6
Be-A-plus
Tombol [Restore]
Tombol perintah [Restore] digunakan untuk me-restore kembali file backup
yang telah dilakukan pada suatu database (perusahaan). Pilih Nama
Perusahaan dan klik [Restore] untuk memulai proses restore database dari
file backup.
Setelah Anda klik [Restore] muncul layar login (supervisor) yang mana
Anda harus memasukkan UserID dan Password supervisor sesuai dengan
catatan UserID dan Password yang berada pada file backup yang akan Anda
restore. Setelah masukkan UserID dan Password supervisor, klik pada
[kunci]. Berikutnya Anda akan sajikan layar “Open” yang menanyakan nama
file backup untuk di restore. Ketik nama file pada textbox File Name dan
klik [Open].
Gambar Layar Dialog Box “Open”
Anda dapat memilih folder dimana data tersebut tersimpan dengan memilih
nama folder pada dropdown Look in. Tipe file juga dapat dipilih pada
combobox Files of type.
Klik pada Cancel jika hendak membatalkan proses restore data dan kembali
ke Opening Screen.
2-7
Be-A-plus
Setelah Anda klik [Open] maka Be-A-plus akan menampilkan kotak message
“Restore Database ke perusahaan namaperusahaan? “ dengan 3 (tiga)
tombol perintah yaitu [Yes], [No] dan [Cancel].
Gambar Message Box Restore Database
Klik [Yes] jika data yang di restore akan ditimpakan pada nama perusahaan
yang sama (yang dipilih pada Opening Screen), dan Be-A-plus akan memulai
proses restore data.
Catatan : Me-restore pada nama perusahaan yang sama akan

menyebabkan data sebelumnya akan hilang dan diganti dengan
data hasil restore.
Klik [No] jika Anda tidak ingin menimpa pada nama perusahaan yang sama.
Kota message akan menanyakan kepada Anda nama perusahaan yang baru
yang akan dibuat oleh restore database. Isilah nama perusahaan yang baru
dan klik [OK]. Klik [Cancel] akan membatalkan proses restore database.
Catatan : Sebaiknya gunakan pilihan ini untuk membuat

database yang baru dari hasil restore, terutama jika Anda hanya
ingin melihat hasil backup saja.
Klik [Cancel] akan membatalkan proses restore dan kembali ke Opening

Screen.
Catatan :
Gunakan [Restore] dengan berhati-hati terutama pada
pemilihan nama perusahaan, karena restore dapat menimpa
2-8
Be-A-plus
pada data yang ada dan menyebabkan data tersebut hilang /

diganti dengan data hasil restore (data lama).
Tombol [Hubung]
Tombol [Hubung] merupakan tombol perintah untuk pengolah database
(SQL Server). Fungsinya adalah untuk menghubungkan (attach) kembali
suatu database yang dianggap buka database SQL Server lagi.
Sedikit berbeda dengan [Restore] yang mengembalikan database hasil
backup, maka [Hubung] berfungsi untuk mengembalikan database yang
sebenarnya yang oleh suatu sebab oleh pengolah database sudah dianggap
bukan bagian dari database yang diolehnya (terlepas).
Beberapa penyebab yang dapat menyebabkan suatu database terlepas adalah
Melakukan reinstalasi ulang pengolah database (SQL Server)
Melepaskan (dengan sengaja) hubungan file database tersebut.
Memindahkan lokasi (folder) file database.
Klik pada [Hubung] dan Anda akan ditanyai login (supervisor) untuk
database yang hendak dihubungkan tersebut. Masukkan UserID dan
Password (supervisor) dan klik [kunci]
Gambar Layar Dialog Box “Open”
2-9
Be-A-plus
Pada dialog box “Open” pilihlah file database (*.mdf) yang terlepas dan
hendak di hubungkan. Anda dapat mencari di folder lain dengan memiliah
pada combobox Look in.
Klik [Open] dan Anda akan ditanyai nama perusahaan. Isilah dengan nama
perusahaan yang baru dan klik [OK] untuk melanjutkan.
Catatan :
Database yang sudah terhubung tidak dapat dihubungkan lagi.
2-10
Be-A-plus
Tombol [Lepas]
Melepas database adalah proses untuk melakukan pelepasan database dari
pengolah database (SQL Server). Oleh sebab ini fungsi ini akan
menghilangkan database tersebut dari daftar perusahaan di Opening Screen
dan melepas database dari kontrol pengolah database, tetapi file database
tidak dihapus.
Beberapa alasan kenapa Anda perlu melepas suatu database.
Untuk memindahkan file database (fisik) ke folder yang lain dan
akan dihubungkan kembali.
Untuk menghilangkan suatu nama perusahaan dari daftar
perusahaan, tetapi tidak ingin menghapus database secara fisik
(untuk sementara)
Pilih nama perusahaan (database) dari daftar perusahanan dan klik pada
tombol [Lepas]. Anda akan ditanyai login (supervisor) untuk database yang
hendak dilepas tersebut. Masukkan UserID dan Password (supervisor) dan
klik [kunci]
Gambar Layar Lepas Database
Pada monitor akan muncul layar Lepas Database yang menanyakan “Apakah
anda yakin untuk melepas database namaperusahaan ? “. Klik [Yes] untuk
melanjutkan dan [No] untuk membatalkan dan kembali ke layar Opening
Screen.
Setelah database selesai di lepas, maka database (nama perusahaan) tersebut
akan hilang dari daftar perusahan di Opening Screen.
Tombol [Server]
Tombol [Server] berfungsi untuk mengganti pengolah database (SQL
Server). Hal ini berguna terutama jika kita bekerja pada sistem jaringan yang
2-11
Be-A-plus
mempunyai lebih dari saru pengolah database. Dalam Be-A-plus Anda dapat
menginstall lebih dari satu pengolah database, dengan masing-masing
database mengolah beberapa data perusahaan.
Gambar Layar Ganti Server
Klik [Server] maka pada monitor akan dimunculkan layar Ganti Server.
Anda harus mengisikan Nama Server, UserID, Password dan status
Otentikasi Windows sesuai dengan server yang hendak Anda gunakan.
Nama Server merupakan nama dari pengolah database yang hendak Anda
gunakan (connect). Untuk mengetahui nama server, carilah icon SQL Server
di taskbar dan tampilkan layar SQL Server Service Manager. Lihatlah nama
server pada textbox Server. Dapat juga menggunakan “(local)” untuk server
yang berada pada komputer yang Anda gunakan.
UserID, Password dan Otentikasi Windows harus disesuaikan dengan SQL
Server yang digunakan dan jenis Operating System dimana SQL Server
terinstall.
Untuk SQL Server yang terinstal pada OS Windows 98se atau Windows Me
pada umumnya hanya menggunakan model sekurity Otentikasi SQL Server.
Dengan demikian isi UserID dan Password yang terdaftar pada SQL Server.
2-12
Be-A-plus
Secara default UserID adalah “sa” dan tanpa password (jika belum diganti).
Otentikasi Windows tidak digunakan (tidak di check).
Untuk SQL Server yang terinstal di Windows 2000 Professional, Windows

XP, Windows NT maupun Windows 2000 Server dan Windows 2003 Server,
SQL Server umunya menggunakan modil sekurity Windows Authentication.
Untuk itu, UserID dan Password tidak perlu diisi, tetapi checkbox Otentikasi
Windows di check. Pastikan UserID dan Password yang Anda gunakan pada
saat login sewaktu menghidupkan komputer adalah UserID dan Password
yang mempunyai otentikasi untuk mengakses SQL Server.
Tepat dibawah keempat entry diatas terdapat 3 (tiga) tombol perintah yaitu
[Simpan], [Ok] dan [Batal]
[Simpan] berfungsi untuk mengeksekusi setting server diatas (memindahkan
akses server) dan jika akses diperbolehkan, maka setting tersebut akan
disimpan. Setting ini akan digunakan setiap kali anda menjalankan Be-A-
plus.
[Ok] berfungsi untuk mengeksekusi dengan memindahkan akses server

sesuai dengan setting diatas, tetapi tidak menyimpan setting tersebut.
Sehingga sewaktu Anda menjalankan Be-A-plus kembali maka akses server
akan kembali seperti semula.
[Batal] berfungsi untuk membatalkan setting yang sudah Anda lakukan dan
kembali ke setting semula.
Setelah Anda meng-klik salah satu tombol perintah maka layar akan kembali
ke Opening Screen. Perhatikan Nama Server sudah diganti (jika Anda
memilih [Simpan] atau [OK]) dengan daftar nama perusahaan yang juga
diganti sesuai dengan yang terdaftar pada server tersebut.
2-13
Be-A-plus
Tombol [User]
Tombol [User] digunakan untuk menambah user atau melakukan setting
akses menu untuk masing-masing user. Proses ini hanya boleh dilakukan
oleh supervisor untuk suatu perusahaan (database) tertentu.
Pilihlah nama perusahaan (database) dan klik pada tombol [User]
Gambar Layar Setup User
Pada bagian heading layar setup user textbox UserID, Nama User, Password
dan Verifikasi Password serta dua checkbox Supervisor dan All Menu.
UserID dapat dipilih dari dropdown yang ada jika Anda ingin mengedit data
(akses menu) seorang user. Pilihlah dari dropdown dan data akses menu user
tersebut akan ditampilkan. Edit User tidak tidak memperbolehkan anda untuk
mengganti password.
Untuk user yang baru, ketikkan UserID yang baru dan ssilah Nama User.
Password dan Verifikasi Password dapat Anda entry untuk User Baru (tidak
untuk meng-edit user yang telah ada). Password ini dapat diganti sendiri oleh
2-14
Be-A-plus
masing-masing user dalam menu [System] [Ganti Password] dalam menu

aplikasi Be-A-plus.
Check pada Checkbox Supervisor apabila UserID yang dibuat adalah

seorang supervisor program Be-A-plus. Supervisor adalah orang yang berhak
melakukan akses terhadap tombol-tombol Opening Menu yang memerlukan
password seperti [Backup], [Restore] dan beberapa tombol lainnya, termasuk
Setup User.
Checkbox All Menu merupakan alat bantu untuk memilih semua menu atau
tidak mememilih semua menu. Jika checkbox ini di check, maka semua
menu pada daftar menu pada bagian detail akan di check semuanya.
Sebalikan jika checkbox ini di uncheck, maka semua checkbox pada daftar
menu akan dikosongkan.
Bagian detail terdapat daftar nama-nama menu dalam aplikasi Be-A-plus.

Anda hanya perlu menganti status checkbox di sebelah nama menu untuk
menentukan apakah suatu menu boleh diakses oleh user atau tidak.
Setelah melakukan membuat dan meng-set menu untuk seorang user, Anda
dapat menyimpan dengan klik pada tombol [Simpan]. Untuk menghapus user
klik tombol [Hapus]. Untuk keluar dan kembali ke Opening Screen, klik
tombol perintah [Keluar].
Catatan :
Jika Anda menginstall menu baru (membeli menu tambahan dari Protec), menu
tersebut secara otomatis akan ditambahkan dalam daftar menu. Tetapi tidak akan
diset kepada user. Sehinga user belum bisa menggunakan menu tersebut. Untuk
meng-set apakah seorang user boleh mengakses menu tersebut atau tidak, Anda
harus menjalankan Setup User ini dan memberikan status check pada checkbox
menu baru tersebut untuk user yang boleh mengaksesnya.
2-15
Be-A-plus
Tombol [Hapus]
Tombol perintah [Hapus] dapat digunakan untuk menghapus suatu
perusahaan. [Hapus] akan melakukan penghapusan nama perusahan dari
daftar perusahaan, dan melepas database tersebut dari pengolah database dan
menghapus file database tersebut dari memori harddisk.
PERINGATAN :
HATI-HATI menggunakan [Hapus] karena hapus
akan menghilangkan suatu database secara
keseluruhan. Dengan demikian Anda tidak dapat
mengembalikan database yang sudah terhapus
tersebut.
BACKUP DATA SEBELUM DI [HAPUS]
JIKA PERLU.
Pilih nama perusahaan (database) yang dengan di hapus dan klik pada
tombol perintah [Hapus]. Anda akan ditanyakan UserID dan Password
(Supervisor). Isilah UserID dan Password dan klik tombol [kunci]
HANYA SUPERVISOR DATABASE YANG

BOLEH MENGHAPUS DATABASE
Setelah mengisi UserID dan Password Anda akan berikan message box
untuk konfirmasi penghapusan database tersebut
Gambar Layar Hapus Database
Klik [Yes] untuk menghapus database. Klik [No] untuk membatalkan proses
menghapus database. Setelah itu layar akan kembali ke Opening Screen dan
dapat Anda perhatikan bahwa nama perusahaan tersebut sudah hilang dari
daftar perusahaan (jika Anda klik [Yes]).
2-16
Be-A-plus
BAB 3. MENU MASTER
Menu Master
Untuk dapat menggunakan program aplikasi, hal pertama yang harus
dilakukan adalah menyusun tabel-tabel master. Tabel master dalam “Be-A-
plus” terdiri dari
- Chart of Account (COA)
- Account Laba Rugi
- Kas / Bank
- Tipe Alat Bayar
- Ketegori Stok
- Gudang
- Stok
- Supplier
- Customer
- Salesman
- Parameter
Data yang diperlukan untuk tabel diatas harus dipersiapkan terlebih dahulu
sebelum dimasukkan dalam komputer.
Pemasukan data juga harus berurutan sesuai dengan urutan daftar diatas,
yaitu dari COA, Account Laba Rugi dan seterusnya hingga Parameter. Hal
ini dikarenakan beberapa data yang diperlukan mempunyai hubungan dengan
table master sebelumnya. Misalkan dalam Stok perlu menetapkan kategori
persediaan tersebut, sehingga tabel kategori harus diisi terlebih dahulu.
Demikian juga dengan Kas / Bank yang perlu mengidentifikasikan kode
akun dari COA.
3-1
Be-A-plus
Gambar menu master
3-2
Be-A-plus
COA ( Chart Of Account )

Chart of Account (COA) disebut juga daftar akun yang merupakan kumpulan
entity atau perkiraan yang digunakan dalam pembukuan. Setiap akuntansi
mempunyai tempat dalam kelompok-kelompok perkiraan. Kelompok
perkiraan utama dalam akuntansi adalah kelompok Aset (Aktiva), Hutang
dan Modal (Capital). Aset biasanya masih dibagi atas beberapa kelompok
lebih kecil seperti Aset Lancar (Aktiva Lancar), Aset Tetap (Aktiva Tetap)
dan Aset Lainnya (Aktiva Lainnya). Hutang dibagi atas Hutang Lancar dan
Hutang Jangka Panjang, sedangkan Modal (Capital) terdiri dari Modal
Disetor dan Laba Rugi Ditahan (Retain Earning). Dalam Be-A-plus
pengelompokan ini disebut Tipe Akun yang sudah ditentukan sedemikian
rupa sesuai dengan kebutuhan akuntasi secara umum. Selain itu,
pengelompokan akun yang lain adalah Group Neraca dan Group Laba Rugi
yang keduanya berfungsi untuk melakukan grouping (pengelompokan) saat
membentuk laporan Neraca (bagi Group Neraca) dan Laporan Laba Rugi
(bagi Group Laba Rugi).
Dalam entry COA di Be-A-plus terdapat kolom-kolom

- Kode Akun
- Keterangan Akun
- Tipe Akun
- Group Neraca
- Group Laba Rugi dan
- Check box Aktif.
Defenisi akun merupakan langkah pertama yang sangat penting dalam
menentukan standard penomoran pembukuan di program Be-A-plus ini.
Apa yang harus dipersiapkan

Daftar COA yang digunakan oleh perusahan dalam catatan akuntansi.
3-3
Be-A-plus
Gambar form Chart Of Account ( COA )
3-4
Be-A-plus
Entry data COA

1. Dari Menu BeAplus, klik [Master], [COA].
2. Sorot pada kolom Kode Akun, ketik nomor. Kemudian tekan
{Enter} untuk pindah ke kolom Keterangan Akun atau klik mouse
pada kolom berikutnya (kolom Keterangan Akun)
3. Ketik keterangan akun dan tekan {Enter} atau klik mouse pada
kolom berikutnya.
4. Pada kolom Tipe Akun, Anda dapat mengetikkan Tipe Akun
(sesuai dengan tipe akun yang tersedia) atau memilih dari
dropdown yang ada.
a. Perhatikan bahwa sewaktu Tipe akun disoroti, maka akan
muncul tombol dropdown [v].
b. Anda dapat menggunakan spasi untuk menampilkan
dropdown dan memilih dengan tombol panah atas { } atau
panah bawah { }.
c. Dapat juga menggunakan mouse, klik pada tombol [v] dan
sorot pada salah satu tipe akun dan klik sekali lagi untuk
memilih.
d. Tekan {Enter} atau gunakan mouse untuk pindah ke kolom
berikutnya.
5. Group Neraca dapat diisi dengan angka 0 s/d 255. Isilah sesuai
dengan nomor pengelompokan yang Anda gunakan (lihat
penjelasan mengenai Group Neraca). Tekan {Enter} atau gunakan
mouse untuk pindah ke kolom berikutnya.
6. Group Laba Rugi dapat diisi dengan angka 0 s/d 255. Isilah sesuai
dengan nomor pengelompokan yang Anda gunakan (lihat
penjelasan mengenai Group Laba Rugi). Tekan {Enter} atau
gunakan mouse untuk pindah ke kolom berikutnya.
7. Kolom Aktif merupakan Check Box untuk menentukan aktif
tidaknya suatu akun. Tekan {Space} untuk meng-toggle Check
Box tersebut. Anda dapat menggunakan mouse untuk melakukan
hal tersebut. Tekan {Enter} atau gunakan mouse untuk pindah ke
baris berikutnya pada kolom Kode Akun.
8. Ulangi langkah 2 hingga 7 untuk memasukkan semua akun yang
digunakan.
9. Setelah semua akun dimasukkan, maka sekarang saatnya untuk
mengimpan data COA tersebut. Tekan {Tab} untuk memindahkan
sorotan ke [Simpan] dan Tekan {Enter}. Anda dapat juga
menggunakan mouse untuk klik langsung pada [Simpan].
3-5
Be-A-plus
Mengedit data COA

1. Untuk mengedit, Anda dapat langsung melakukan perubahan
terhadap data yang ditampilan oleh menu [Master][COA]
2. Cara editing adalah sama dengan Entry data COA.
3. Sebelum menyimpan Anda dapat membatalkan perubahan data
yang Anda lakukan dengan cara sorot pada [Batal] dengan tombol
{Tab} (hingga [Batal] tersoroti) dan tekan tombol {Enter}. Atau
klik pada [Batal] dengan mouse. Perhatikan bahwa data pada layar
akan kembali seperti semula (sebelum editing)
4. Untuk menyimpan sorot pada [Simpan] dengan tombol {Tab}
(beberapa kali hingga [Simpan] tersorot) lalu tekan tombol
{Enter}. Atau klik pada [Simpan] dengan menggunakan mouse.
Hapus data COA

1. Pada layar yang ditampilkan Menu [Master] [COA], pilih data
(baris) yang akan dihapus.
2. Gunakan tombol {panah bawah} dan {panah atas} untuk memilih
(menyoroti) data yang hendak dihapus. (perhatikan garis abu-abu
pada baris yang disoroti)
3. Klik mouse pada [Hapus] atau gunakan {Tab} hingga [Hapus]
disoroti dan tekan {Enter}.
4. Ulangi langkah 2 sampai 3 untuk menghapus data lainnya.
Menggunakan variasi tombol {Shift} dan {Ctrl} untuk menghapus

beberapa data.
Untuk menghapus sekelompok akun yang berurutan :
1. Sorot akun pertama, kemudian tekan tombol {Shift} (jangan
dilepas) dan gunakan tombol {panah bawah} atau {panah atas}
untuk menggeser sorotan hingga data terakhir yang hendak
dihapus.
2. Atau gunakan mouse dengan menempatkan mouse pada baris
pertama yang hendak dihapus, kemudian tekan tombol klik kiri
(jangan dilepas) dan geser mouse ke data terakhir yang hendakn
dihapus, lepas tombol klik kiri.
3. Sorot [Hapus] dengan tombol {Tab} kemudian tekan {Enter} atau
klik [Hapus] dengan mouse
3-6
Be-A-plus
Untuk menghapus sekelompok akun yang tidak berurutan :

1. Sorot akun pertama, kemudian tekan tombol {Ctrl} (jangan
dilepas}.
2. Gunakan mouse untuk menyoroti (memilih) baris yang lain dan
tekan klik (perhatikan bahwa baris tersebut juga akan menjadi
berwarna abu-abu). Untuk membatalkan sorotan, klik sekali lagi
dengan mouse (tombol {Ctrol} tetap ditekan).
3. Ulangi langkah 2 hingga semua data yang hendak dihapus sudah
tersoroti.
4. Lepaskan tombol {Ctrl}
5. Sorot ke [Hapus] dengan tombol {Tab} dan tekan tombol {Enter}
atau gunakan mouse dan klik pada [Hapus].
Catatan :
Akun COA yang sudah dipergunakan baik dalam jurnal maupun oleh
Tabel Master yang lain tidak dapat dihapus lagi. Cara terbaik meng-
nonaktifkan suatu Akun COA adalah dengan mengosongkan Check Box
Aktif pada daftar COA.
Cetak Daftar COA

1. Tampilkan data di layar COA dengan menu [Master] [COA].
2. Sorot pada [Cetak] dengan {Tab} (beberapa kali jika perlu) dan
tekan tombol {Enter} atau gunakan mouse untuk meng-klik pada
[Cetak]
3. Tunggu sebentar karena BeAplus sedang meng-proses laporan.
Perhatikan bahwa petunjuk mouse berubah menjadi bentuk jam
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar COA dengan semua data
COA.
5. Semua laporan dalam BeAplus akan ditampilkan di layar terlebih
dahulu untuk mencetak ke printer, klik pada icon [printer] dapat
barisan tombol laporan (bagian atas). Untuk penjelasan lengkap
tentang perintah-perintah dalam laporan, lihat Lapiran Mencetak
Laporan pada bagian akhir Buku Manual ini.
6. Klik [Close] atau sorot [Close] dengan tombol {Tab} dan tekan
tombol {Enter} untuk menutup layar laporan dan kembali ke layar
sebelumnya.
3-7
Be-A-plus
Keluar dari Layar COA

1. Sorot [Keluar] dengan tombol {Tab} (beberapa kali) dan tekan
tombol {Enter} untuk menutup layar COA.
2. Atau gunakan mouse dan klik pada [Keluar].
3. Anda dapat juga menggunakan mouse dan klik pada [X] pada
ujung kanan atas layar untuk menutup layar COA.
Catatan :
Layar yang muncul (aktif) setelah Layar COA ditutup adalah sesuai
dengan urutan Layar yang ditetapkan oleh System Windows.
Kode Akun
Kode Akun merupakan mendefenisikan kode-kode perkiraan yang akan
dipergunakan dalam semua transaksi akuntansi. Pada umumnya kode akun
dibuat dengan menggunakan kode angka yang terdiri dari 3 atau 4 digit dan
diikuti dengan sub akun yang terdiri dari 2 atau 3 digit. Namun beberapa
pembukuan menggunakan jumlah digit yang lebih banyak. Be-A-plus
menyediakan 30 karakter untuk kode akun untuk gabungan kode akun dan
sub akun. Ke 30 karakter tersebut boleh terdiri dari huruf maupun angka.
Pada umumnya kode akun dimulai dengan angka-angka :

1 Æ untuk aset (Aktiva)
2 Æ untuk hutang
3 Æ untuk modal
4 Æ untuk Penerimaan / Penjualan
5 Æ untuk Biaya / Pengeluaran
6 Æ untuk Peneriman lain-lain
7 Æ untuk Biaya / Pengeluaran lain-lain
8 Æ untuk akun-akun lainnya
9 Æ untuk akun yang tidak perhitungkan dalam neraca
maupun laba rugi (tipe akun Pre Memorial)
Keterangan Akun
Keterangan Akun merupakan nama / redaksi / penjelasan yang
menggambarkan jenis akun dari kode akun yang diterangkan. Keterangan
Akun / Nama Akun berfungsi untuk memberikan penjelasan tentang suatu
akun bagi pemakai.
3-8
Be-A-plus
Tipe Akun
Tipe Akun mempunyai peranan yang paling penting dalam menentukan jenis
akun tersebut. Tipe akun menentukan susunan / letak suatu akun dalam
laporan-laporan keuangan. Tipe akun dibantu oleh Group Neraca untuk akun
yang berhubungan dengan laporan neraca dan Group Laba Rugi untuk akun
yang berhubungan dengan laporan laba rugi.
Group Neraca
Group Neraca mempunyai fungsi terhadap jenis akun Aset (Aktiva), Hutang
(Liabilities) dan Modal (Capital) atau merupakan akun yang berhubungan
dengan laporan neraca.
Group neraca terdiri dari angka (0 s/d 255) yang menyatakan nomor group /
kelompok dari suatu akun untuk tipe akun yang sama.
Sebagai Contoh :
Kode Akun Nama Akun Tipe Akun Group Neraca
1111 Kas Utama Kas 1
1111-01 Kas Kecil Kas 2
1112 Bank Bank 1
1112-01 BII Giro Bank 2
1112-02 BII Tabungan Bank 2
1112-03 BCA Giro Bank 3
1112-04 BCA Tabungan Bank 3
Dari contoh diatas terdapat dua tipe akun berbeda yaitu “Kas” dan “Bank”.
Tipe akun “Kas” mempunyai nomor group Neraca 1 dan 2 yang berarti
masing-masing akun “Kas Utama” (group 1) dan “Kas Kecil” (group 2) akan
ditampilkan secara terpisah dalam laporan neraca.
Sedangkan tipe akun “Bank” terdiri dari group Neraca 1, 2 dan 3 dimana
group 2 dan group 3 masing-masing terdiri dari 2 akun. Hal ini berarti pada
laporan neraca akun “BII Giro” dan “BII Tabungan” (group 2) akan
dijumlahkan dan ditampilkan sebagai satu akun, demikian juga “BCA Giro”
dan “BCA Tabungan” (group 3) akan dijumlahkan ditampilkan sebagai satu
akun.
Angka group Neraca untuk tipe akun “Kas” terdapat angka 1 dan 2, demikian
juga pada tipe akun “Bank” (ada angka 1 dan 2), namun karena akun-akun
tersebut berbeda tipe akunnya, maka akun “Kas Besar” (group 1, tipe Kas)
3-9
Be-A-plus
tidak akan dijumlahkan dengan akun “Bank” (group 1, tipe Bank). Juga
dengan akun “Kas Kecil” (group 2, tipe Kas) tidak akan dijumlahkan dengan
“BII Giro” dan “BII Tabungan” (group 2, tipe Bank).
Group Laba Rugi

Group Laba Rugi berfungsi untuk akun-akun yang membentuk Laporan Laba
Rugi antara lain kelompok akun Pendapatan dan Biaya. Angka Group Laba
Rugi dapat terdiri dari angka 0 s/d 255. Angka Group Laba Rugi ini untuk
menyatakan pengelompokan (grouping) untuk akun dengan tipe akun yang
sama.
Sebagai Contoh :
Kode Group Laba
Nama Akun Tipe Akun
Akun Rugi
4111 Penjualan Penjualan 1
4111-01 Retur Penjualan Penjualan 1
5111 Harga Pokok HPP 1
5211 Biaya Discount Biaya Penjualan 1
Dari contoh diatas, walaupun Group Laba Rugi semuanya angka 1 (satu),
tetapi hanya “Penjualan” dan “Retur Penjualan” saja yang akan dijumlahkan
dan ditampilkan sebagai satu harga (hasil penjulahan) dalam laporan laba-
rugi.
Sedangkan “Harga Pokok” (tipe HPP) dan “Biaya Discount” (tipe Biaya
Penjualan) akan ditampilkan secara terpisah karena tipe akunnya berbeda.
CheckBox Aktif
Fungsi Check box Aktif adalah untuk menentukan pemakaian akun tersebut
dalam Entry Jurnal Umum. Jika Check Box Aktif di check maka akun
tersebut dapat digunakan dalam Entry Jurnal Umum. Sebaliknya jika Check
Box Aktif kosong (tidak di check) maka akun tersebut tidak dapat digunakan
dalam Entry Jurnal Umum.
Tetapi walaupun suatu akun tidak check, akun tersebut tetap akan
diproses/ditampilkan dalam laporan jika akun tersebut mempunyai saldo atau
transaksi (yang diperoleh sebelumnya).
Pada umumnya, hampir semua akun memiliki nilai check box Aktif,
terkecuali untuk akun-akun yang bersifat sebagai Header.
3-10
Be-A-plus
Catatan :
Khusus untuk akun-akun dengan Tipe Akun “Laba
Rugi Ditahan”, akun-akun ini biasanya berfungsi
untuk menampung (bertambah atau berkurang) jika
terdapat jurnal terhadap akun Pendapatan atau Biaya.
Namun demikian, akun laba rugi mana yang akan
diupdate secara otomatis oleh suatu jurnal ditentukan
dalam daftar “Akun Laba Rugi”.
3-11
Be-A-plus
Account Laba Rugi

Daftar Account Laba Rugi berfungsi untuk menentukan akun laba rugi
ditahan yang akan diupdate oleh Be-A-plus jika terdapat transaksi terhadap
Pendapatan atau Biaya. Hal ini berarti Be-A-plus akan secara otomatis
menambah maupun mengurangi saldo akun laba rugi sesuai dengan jurnal
transaksi yang dibuat.

Daftar akun laba rugi yang digunakan untuk setiap periode (bulanan)
3-12
Be-A-plus
( Diperbesar )
Gambar form Account Laba-Rugi
Data yang perlu dientry dalam Entry Akun Laba Rugi adalah Fiscal, Bulan,
Kode Akun Laba Rugi dan Nama Akun Laba Rugi.
Entry data Akun Laba Rugi

1. Aktifkan Layar Account Laba Rugi dengan menu [Master]
[Account Laba Rugi]
2. Sorot pada kolom Fiscal, ketik tahun fiscal. Kemudian tekan
{Enter} untuk pindah ke kolom Bulan atau klik mouse pada kolom
tersebut.
3. Ketik angka Bulan (1 s/d 12) dan tekan {Enter} atau klik mouse
pada kolom berikutnya.
4. Pada kolom Kode Akun, Anda dapat mengetikkan Kode Akun atau
memilih dari dropdown yang ada. Dropdown menampilkan Kode-
kode Akun yang telah didefenisikan di COA dengan tipe akun
“Laba Rugi Ditahan”. Anda dapat mengetikkan atau memilih Kode
Akun yang sudah ada (di COA) atau mengetikkan Kode Akun
yang baru (belum tersedia di COA).
a. Mengetikkan / Memilih Kode Akun yang sudah tersedia
i. Perhatikan bahwa sewaktu Kode Akun disoroti, maka
akan muncul tombol dropdown [v].
3-13
Be-A-plus
ii. Anda dapat menggunakan spasi untuk menampilkan

dropdown dan memilih akun dengan tombol {panah
atas } atau {panah bawah }.
iii. Dapat juga menggunakan mouse, klik pada tombol [v]
dan sorot pada salah satu tipe akun dan klik sekali lagi
untuk memilih.
iv. Anda dapat juga mengetikkan langsung Kode Akun.
v. Keterangan Akun akan muncul secara otomatis pada
kolom Nama Akun.
b. Mengetikkan Kode Akun yang belum ada dalam COA
i. Ketik Kode Akun tersebut dan tekan {Enter} untuk
pindah ke kolom Nama Akun.
ii. Perhatikan bahwa Nama Akun dalam keadaan kosong
karena Kode Akun ini belum didefenisikan pada COA.
5. Kolom Nama Akun secara otomatis diisi dengan keterangan dari
COA jika Kode Akun yang dimasukkan sudah terdefenisi di COA.
Jika belum, Nama Akun akan kosong. Ketikkanlah Nama Akun
tersebut. Tekan {Enter} untuk memindahkan sorotan ke baris
berikut pada kolom fiscal.
6. Ulangi langkah 2 s/d 5 untuk data Akun Laba Rugi lainnya.
7. Tekan {Tab} untuk memindahkan sorotan ke [Simpan] dan tekan
{Enter} untuk menyimpan. Anda juga dapat menggunakan mouse
dengan klik pada [Simpan]. BeAplus akan menambahkan Akun
Laba Rugi yang baru (jika belum terdefenisi) ke dalam COA
dengan tipe akun “Laba Rugi Ditahan”
Edit data Akun Laba Rugi

terhadap data yang ditampilan oleh menu [Master][Account Laba
Rugi]
6. Cara editing adalah sama dengan Entry data COA.
8. Untuk menyimpan tombol {Tab} hingga [Simpan] tersorot, lalu
tekan tombol {Enter}. Atau klik pada [Simpan] dengan
menggunakan mouse.
3-14
Be-A-plus
Keluar dari layar Akun Laba Rugi

tombol {Enter} untuk menutup layar Akun Laba Rugi.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Akun Laba Rugi.
Catatan :
Akun Laba Rugi yang sudah didefenisikan tidak dapat di hapus.
Kolom Fiscal dan Kolom Bulan

Secara akuntansi, laba-rugi pada periode tertentu akan berubah jika terdapat
jurnal (transaksi) yang berhubungan dengan Penerimaan maupun Biaya pada
periode tersebut. Untuk itu karena BeAplus merupakan program pembukuan
yang dirancang untuk melakukan update pembukuan secara otomatis, maka
BeAplus perlu mengetahui akun laba-rugi mana yang perlu di update sesuai
dengan periode jurnal yang terjadi. Periode ini dalam BeAplus ditentukan
oleh Tahun dan Bulan pada tanggal jurnal.
Kolom Fiscal berisikan periode tahun yang dapat didefenisikan oleh Anda
sesuai dengan tahun-tahun jurnal yang akan dientry. Kolom Bulan berisikan
angaka 1 s/d 12 sesuai dengan bulan jurnal yang akan dientry.
Kode Akun dan Nama Akun

Kode Akun dapat diisi sesuai dengan akun-akun pada COA dengan Tipe
Akun “Laba Rugi Ditahan”. Keterangan / Nama Akun akan ditampilkan
secara otomatis. Kode Akun dapat juga diisi dengan kode akun yang baru
(tidak terdapat pada COA), dan keterangan / nama akun diisi juga oleh
pemakai. Kode dan Keterangan Akun yang baru ini akan diupdate secara
otomatis pada COA (tentunya dengan Tipe Akun “Laba Rugi Ditahan”.
Apabila terdapat jurnal umum yang terdiri dari akun Pendapatan atau Biaya,
maka Be-A-plus akan melihat tanggal jurnal untuk menentukan tahun Fiscal
dan Bulan dimana transaksi tersebut terjadi. Kemudian Be-A-plus memeriksa
daftar akun laba rugi sesuai dengan Fiscal dan Bulan transaksi dan
menentukan kode akun laba rugi mana yang akan diupdate secara otomatis.
3-15
Be-A-plus
Catatan :
Fasilitas update akun laba rugi secara otomatis ini membuat laporan
keuangan (terutama Neraca) dapat dilihat kapan saja tanpa perlu proses
penutupan buku.
3-16
Be-A-plus
Master Kas Bank

Master Kas Bank merupakan tabel defenisi akun Kas seperti Kas Kecil atau
Petty Cash, Kas Utama dan Kas lainnya serta akun di Bank seperti Rekening
Giro atau Tabungan pada Bank. Defenisi tabel master Kas Bank ini untuk
transaksi-transaksi yang berhubungan dengan keuangan.

1. Anda harus mempersiapkan Akun-akun Kas dan Bank dalam
COA.
2. Siapkan daftar akun / rekening Kas Bank yang dipergunakan oleh
perusahaan serta hubungannya dengan Akun-akun dalam COA
3-17
Be-A-plus
Gambar form Master Bank
Entry Master Kas Bank

1. Tampilkan layar Master Kas Bank dengan menu [Master] [Kas
Bank]
2. Sorot pada kolom Kode Bank/Kas dan ketikan Kode Kas Bank.
Tekan tombol {Enter} atau klik pada mouse untuk sorot ke kolom
berikutnya.
3-18
Be-A-plus
3. Ketikan Nama Bank atau Kas atau informasi lainnya pada kolom
Keterangan. Tekan tombol {Enter} atau klik pada mouser untuk
sorot ke kolom berikutnya.
4. Kolom Tipe hanya dapat dipilih / diisi dengan “Cash” atau “Bank”.
Pemilihan ini dapat dilakukan dengan mengetik “C” untuk “Cash”
atau “B” untuk “Bank”. Dapat juga klik pada [v] untuk
menampilkan dropdown dan klik untuk memilih.
5. Kode Akun merupakan kolom dropdown yang berisikan daftar
Akun dengan tipe akun Kas, Bank dan PM yang sudah
didefenisikan di COA. Tekan {Spasi} atau klik pada [v] untuk
menampilkan dropdown dan pilih salah satu akun dengan tombol
{panah atas} atau {panah bawah} atau gunakan klik pada mouse.
Kemudian tekan {Enter} atau klik pada mouse untuk pindah ke
kolom berikutnya.
6. Check Box Status Aktif merupakan check box untuk menentukan
apakah kode Kas Bank yang didefenisikan tersebut dapat
digunakan dalam transaksi atau tidak. Tekan {Spasi} atau gunakan
klik pada mouse untuk meng-toggle status Aktif. Tekan tombol
{Enter} untuk pindah ke baris berikutnya.
7. Ulangi langkah 2 sampai 6 untuk mengisi semua defenisi Kas
Bank yang diperlukan.
{Enter}. Anda dapat gunakan mouse dengan klik pada [Simpan].
Edit data Kas Bank

terhadap data yang ditampilan oleh menu [Master][Kas Bank]
2. Cara editing adalah sama dengan Entry data Kas Bank.
hingga [Simpan] tersorot lalu tekan tombol {Enter}. Atau klik pada
[Simpan] dengan menggunakan mouse.
3-19
Be-A-plus
Hapus data Kas Bank

1. Pada layar yang ditampilkan Menu [Master] [Kas Bank], pilih data
(baris) yang akan dihapus.
2. Gunakan tombol {panah bawah} dan {panah atas} untuk
menyoroti data yang hendak dihapus. (perhatikan garis abu-abu
Catatan :
Kode Kas Bank yang sudah digunakan dalam transaksi maupun oleh
master yang lain tidak di hapus. Cara terbaik untuk meng-non aktifkan
suatu Kode Kas Bank adalah dengan mengosongkan Check Box Status
Aktif.
Cetak Daftar Kas Bank

1. Tampilkan data di layar Kas Bank dengan menu [Master] [Kas
Bank].
2. Sorot pada [Cetak] dengan {Tab} dan tekan tombol {Enter} atau
gunakan mouse untuk meng-klik pada [Cetak]
3. Tunggu sebentar karena BeAplus sedang meng-proses laporan.
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Kas Bank dengan semua
data Kas Bank.
5. Selain menampilkan daftar Kas Bank, Laporan ini juga
menampilkan Saldo Kas Bank. Saldo ini akan ditampilkan jika
Kode Kas Bank sudah berisikan nominal yang diperoleh dari
transaksi keuangan.
sebelumnya.
3-20
Be-A-plus
Keluar dari Layar Kas Bank

tombol {Enter} untuk menutup layar Kas Bank.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Kas Bank.
Kode Kas Bank

Master Kas Bank berfungsi untuk mendefenisikan Kode Kas Bank yang akan
digunakan dalam transaksi keuangan. Kode Kas Bank harus mengacu pada
Akun Kas Bank yang sudah didefenisikan pada COA. Dengan demikian,
maka Be-A-plus dapat melakukan pembentukan jurnal secara otomatis
apabila terdapat transaksi keuangan yang berhubungan dengan Kas Bank.
Nama Bank dan Tipe Bank

Kedua data ini merupakan data pendamping Kode Kas Bank. Nama Bank
dapat diisi sesuai dengan penjelasan yang relevan dengan Kode Kas Bank.
Tipe Bank dapat Anda pilih “Cash” atau “Bank” sesuai dengan relevansinya
dengan Kode Kas Bank.
Akun Kas Bank

Akun Kas Bank merupakan akun yang terdaftar dalam COA. Jika akun ini
belum terdaftar pada COA, maka Anda dianjurkan untuk keluar dari layar
Kas Bank dan masuk kedalam layar COA untuk mendefenisikan Akun Kas
dan Bank yang diperlukan.
Status Aktif
Status Aktif merupakan Check Box yang dipergunakan untuk menentukan
apakah sudah Kode Kas Bank masih dapat dipergunakan dalam transaksi
keuangan atau tidak. Fungsi ini digunakan untuk mencegah terjadinya
transaksi keuangan pada suatu rekening Kas Bank tertentu.
Kode Kas Bank yang sudah pernah dipergunakan tidak dapat dihapus lagi
karena hal ini dapat menggangggu jalannya / proses dalam program. Oleh
sebab itu cara terbaik untuk mencegah digunakannya lagi atau untuk tidak
ditampilkan dalam daftar Kas Bank pada saat transaksi, kosongkan
(uncheck) Check Box Status Aktif.
3-21
Be-A-plus
Tipe Alat Bayar

Dalam dunia usaha saat ini terdapat berbagai tipe alat bayar selain daripada
uang Tunai. Beberapa dari tipe alat bayar ini ada yang langsung dapat
digunakan, ada juga yang harus melalui proses pencairan atau menunggu
waktu jatuh tempo. Dalam Be-A-plus Tipe Alat Bayar dapat Anda
defenisikan sesuai dengan kebutuhan, kondisi perusahaan Anda.
Apa yang perlu dipersiapkan

Siapkan daftar alat transaksi keuangan (Tipe Alat Bayar) yang Anda gunakan
dalam transaksi keuangan.
3-22
Be-A-plus
( Diperbesar )
Gambar form Master Tipe Alat Bayar
Entry Tipe Alat Bayar

1. Tampilkan layar Tipe Alat Bayar dengan menu [Master] [Tipe Alat
Bayar]
2. Sorot pada kolom Tipe Alat Bayar dan ketikan sesuai dengan jenis
alat bayar yang hendak Anda defenisikan. Tekan tombol {Enter}
atau klik pada mouse untuk sorot ke kolom berikutnya.
3. Ketikan keterangan atau informasi lainnya pada kolom
Keterangan. Tekan tombol {Enter} atau klik pada mouse untuk
sorot ke kolom berikutnya.
4. Check Box Cair Langsung merupakan check box untuk
menentukan apakah Tipe Alat Bayar yang didefenisikan tersebut
merupakan jenis alat bayar yang dapat langsung mengupdate saldo
Kas Bank atau harus melalui proses pencairan. Tekan {Spasi} atau
gunakan klik pada mouse untuk meng-toggle status Cair Langsung.
Tekan tombol {Enter} untuk pindah ke baris berikutnya.
5. Ulangi langkah 2 sampai 4 untuk mengisi semua defenisi Tipe Alat
Bayar yang diperlukan.
3-23
Be-A-plus
Edit Tipe Alat Bayar

terhadap data yang ditampilan oleh menu [Master][Tipe Alat
Bayar]
2. Cara editing adalah sama dengan Entry data Tipe Alat Bayar.
Hapus Tipe Alat Bayar

5. Pada layar yang ditampilkan Menu [Master] [Tipe Alat Bayar],
pilih data (baris) yang akan dihapus.
Catatan :
Tipe Alat Bayar yang sudah digunakan dalam transaksi maupun oleh
master yang lain tidak dapat di hapus.
Keluar dari layar Tipe Alat Bayar

tombol {Enter} untuk menutup layar Tipe Alat Bayar.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Tipe Alat Bayar.
Tipe Alat Bayar dalam Be-A-plus dapat didefenisikan sendiri oleh pemakai.
Dalam mendefenisikan Master Tipe Alat Bayar, hal yang paling perlu
diperhatikan adalah kolom check box “Langsung Cair”. Kolom ini yang
menentukan karakteristik dari Tipe Alat Bayar (Warkat) yang didefenisikan.
3-24
Be-A-plus
Jika check box “Langsung Cair” di check (tick) maka artinya Tipe Alat
Bayar tersebut merupakan jenis warkat yang langsung mengupdate saldo di
master Bank. Sebaliknya jika tidak di check, berarti Tipe Alat Bayar
tersebut merupakan warkat yang masih harus melalui proses Pencairan
Warkat sebelum dapat mengupdate saldo master Bank.
Status Langsung Cair ini juga berpengaruh pada hasil posting transaksi
keuangan ke jurnal di General Ledger. Untuk Tipe Alat Bayar yang
Langsung Cair, hasil jurnal ditentukan oleh Kode Bank dan akun
pendapatan/biaya pada transaksi tersebut. Sedangkan untuk Tipe Alat Bayar
yang tidak Langsung Cair, hasil jurnal ditentukan oleh Parameter “Hutang
Giro Gantung” atau “Piutang Giro Gantung” dan akun pendapatan/biaya
pada transaksi tersebut.
3-25
Be-A-plus
Kategori
Untuk bagian Inventory Control dalam Be-A-plus terdapat file-file Master
Stock, Master Ketegori stok dan Master Gudang. Hal pertama yang harus
didefenisikan dari ketiga file master tersebut adalah Kategori.
Kategori digunakan untuk mengelompokkan persediaan barang. Dalam Be-

A-plus Kategori dibagi menjadi 2 (dua) tingkat yaitu Kategori dan Sub-
Kategori

Siapkan daftar Kategori dan Sub-kategori atau daftar pengelompokan barang
3-26
Be-A-plus
( Diperbesar )
Gambar form Kategori
Entry Master Kategori

1. Tampilkan layar Kategori dengan menu [Master] [Kategori]
2. Sorot pada kolom Kategori dan ketikan sesuai dengan kategori
barang yang hendak Anda defenisikan. Tekan tombol {Enter} atau
klik pada mouse untuk sorot ke kolom berikutnya.
3. Ketikan Sub-kategori yang berhubungan dengan Kategori. Tekan
tombol {Enter} atau klik pada mouse untuk sorot ke baris
berikutnya pada kolom kategori. Jika pada suatu Kategori hanya
terdapat satu Sub-kategori (atau dapat dikatakan tidak ada sub
kategori) maka ketikkan Nama Sub-kategori yang sama dengan
Kategori-nya. Dalam Be-A-plus semua Kategori minimal harus
mempunyai satu Sub-kategori.
4. Ulangi langkah 2 sampai 3 untuk mengisi semua defenisi Kategori
dan Sub-kategori yang diperlukan.
Catatan :
Untuk semua Kategori dan Sub-kategori yang Anda masukkan, Be-A-plus
secara otomatis akan memberikan nomor urut data tersebut. Nomor urut
ini tidak ditampilkan pada layar Kategori, tetapi akan
ditampilkan/digunakan pada saat pendefenisian Kode Stok. Nomor urut
ini tidak dapat diubah oleh pemakai.
3-27
Be-A-plus
Edit Master Kategori

terhadap data yang ditampilan oleh menu [Master][Kategori]
2. Cara editing adalah sama dengan Entry Master Ketegori.
Hapus Master Kategori

1. Tampilkan layar Kategori dengan Menu [Master] [Kategori].
Cetak Daftar Kategori
1. Tampilkan data di layar Kategori dengan menu [Master]
[Kategori].
3. Perhatikan bahwa petunjuk mouse berubah menjadi bentuk jam
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Kategori dengan semua data
Kategori dan Sub-kategori-nya.
dahulu, untuk mencetak ke printer, klik pada icon [printer] dapat
sebelumnya.
3-28
Be-A-plus
Keluar dari Layar Kategori

tombol {Enter} untuk menutup layar Kategori.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Kategori.
Entry Master Kategori terdiri dari dua kolom yaitu kolom Kategori dan Sub
Kategori. Satu Kategori dapat terdiri dari satu atau beberapa Sub Kategori.
Sebagai contoh tabel Master Kategori untuk toko elektronik rumah tanggal
dapat disusun sebagai berikut.
Kategory Sub Kategory

TV 21”
TV 25”
TV 29”
TV 29” Flat
TV 32”
TV 50” Projection
DVD DVD
Kulkas Kulkas
AC 1 PK
AC 1,5 PK
Dari contoh Kategori diatas, dapat dilihat bahwa Kategori TV terdiri dari
beberapa Sub Kategori, sedangkan Kategori DVD dan Kulkas hanya terdiri
dari satu Sub Kategori.
3-29
Be-A-plus
Gudang
Gudang atau tempat penyimpanan barang merupakan data master yang
penting bagi Be-A-plus. Hal ini dikarenakan Be-A-plus menghitung
persediaan barang berdasarkan pada lokasi penyimpanan barang tersebut.
Gudang dalam pengertian sesungguhkan dapat berbentuk Toko, Showroom
ataupun lokasi tertentu yang perlu Anda pisahkan sebagai suatu tempat
penyimpanan barang.

Siapkan daftar Gudang/Toko/Showroom atau sejenisnya.
3-30
Be-A-plus
( diperbesar )
Gambar form Master Gudang
Entry Master Gudang

1. Tampilkan layar Gudang dengan menu [Master] [Gudang]
2. Sorot pada kolom Gudang dan ketikan kode atau nama (singkat)
gudang. Tekan tombol {Enter} atau klik pada mouse untuk sorot
ke kolom berikutnya.
3. Ketikan Alamat Gudang pada kolom ke dua. Alamat gudang dapat
dikosongkan jika perlu. Tekan Tombol {Enter} atau klik mouse
pada kolom berikutnya.
4. Check Box pada kolom Status Aktif merupakan check box untuk
menentukan apakah Gudang yang didefenisikan tersebut dapat
digunakan dalam transaksi atau tidak. Tekan {Spasi} atau gunakan
klik pada mouse untuk meng-toggle status Aktif. Tekan tombol
{Enter} untuk pindah ke baris berikutnya.
5. Ulangi langkah 2 sampai 4 untuk mengisi semua defenisi Gudang
yang diperlukan.
Edit Master Gudang

terhadap data yang ditampilan oleh menu [Master][Gudang]
2. Cara editing adalah sama dengan Entry Master Gudang.
3-31
Be-A-plus

Hapus Master Gudang

1. Tampilkan layar Gudang dengan Menu [Master] [Gudang].
Catatan :
Master Gudang yang telah digunakan dalam transaksi tidak dapat
dihapus. Oleh sebab itu gunakan CheckBox Status Aktif untuk meng-
nonaktifkan suatu gudang jika tidak digunakan lagi pada transaksi-
transaksi berikutnya.
Cetak Daftar Gudang

1. Tampilkan data di layar Gudang dengan menu [Master] [Gudang].
3. Perhatikan bahwa petunjuk mouse berubah menjadi bentuk jam
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Gudang dengan semua data
Gudang.
dahulu, untuk mencetak ke printer, klik pada icon [printer] dapat
sebelumnya.
3-32
Be-A-plus
Keluar dari Layar Gudang

tombol {Enter} untuk menutup layar Gudang.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Gudang.
Master Gudang terdiri dari kolom Gudang (Kode Gudang), Alamat Gudang
dan Status Aktif. Minimal harus didefenisikan 1 (satu) Gudang untuk Be-A-
plus, karena setiap transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang
memerlukan entry Kode Gudang dimana pengeluaran/penerimaan persediaan
itu terjadi.
Kode Gudang yang sudah pernah dipergunakan tidak dapat dihapus lagi.
Cara yang digunakan dalam Be-A-plus untuk mencegah penggunaan Gudang
yang tidak dipergunakan lagi adalah dengan meng-nonaktifkan kode tersebut
dengan mengosongkan CheckBox Status Aktif.
3-33
Be-A-plus
Master Stok
Master Stok merupakan daftar Item Persediaan Barang yang akan digunakan
oleh Be-A-plus dalam semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan
barang seperti Pembelian, Penjualan, Penerimaan Barang, Pengeluaran
Barang dan berbagai transaksi lainnya.

1. COA untuk Akun-akun Persediaan, Penjualan, Harga Pokok sudah
dientry.
2. Kategori persediaan barang sudah dientry.
3. Daftar Kode-kode Persediaan Barang termasuk satuan serta nilai
konversi satuannya.
3-34
Be-A-plus
Gambar form Master Stok
3-35
Be-A-plus
Entry data Master Stok

1. Dari Menu BeAplus, klik [Master], [Stok].
2. Sorot pada combobox Kode Stok, ketik kode Stok (Kode
Persediaan Barang). Kemudian tekan {Enter} atau {Tab} untuk
pindah ke textbox berikutnya atau klik mouse pada textbox
berikutnya (Nama Stok).
Catatan : Bila Kode Stok yang dientry sudah didefenisikan

sebelumnya, maka data stok tersebut akan muncul dan siap
untuk diedit (lihat Edit Data Master Stok).
3. Ketik Nama Stok dan tekan {Enter} atau {Tab} atau klik mouse
pada textbox berikutnya.
4. Entry Ketegori berbentuk combobox yang mempunyai dropdown
untuk memilih data. Anda dapat mengetikkan Nomor Kategori atau
memilih dari dropdown.
a. Tekan {Spasi} untuk menampilkan dropdown dan memilih
dengan tombol { panah atas } atau { panah bawah }.
b. Atau gunakan mouse, klik pada tombol [v] dan sorot pada
salah satu tipe akun dan klik sekali lagi untuk memilih.
c. Tekan {Enter} atau {Tab} atau gunakan mouse untuk pindah
ke textbox berikutnya.
Catatan :
Anda cukup mengisikan Nomor Kategori saja, Kategori dan
Sub-kategori akan muncul secara otomatis pada textbox
disampingnya.
Kategori dan Sub-kategori harus sudah didefenisikan
sebelumnya untuk dapat digunakan di layar ini. Jika belum
diisi, [Keluar] dari layar ini dan isi daftar Kategori,
kemudian masuk kembali ke layar [Master] [Stok] supaya
daftar Kategori yang baru Anda masukkan dapat
dipergunakan.
5. Methode HPP berbentuk combobox dengan dropdown. Tekan

{Space} lalu gunakan {panah atas} dan {panah bawah} untuk
memilih. Atau klik pada [v] dan klik pada pilihan dropdown.
Tekan tombol {Enter} atau {Tab} atau gunakan mouse untuk
pindah ke checkbox Status Aktif.
3-36
Be-A-plus
6. Kelompok kedua dalam data Stok adalah kelompok kode akun.

Pastikan bahwa Anda sudah mendefenisikan akun-akun yang
diperlukan dalam Master COA. Jika belum, [Keluar] dari layar ini
dan aktifkan layar [Master] [COA] dan defenisikan akun-akun
yang diperlukan. Baru kemudian aktikan kembali layar ini.
7. Kode-Kode Akun Persediaan, Penjualan, Retur Penjualan dan
Harga Pokok dapat dipilih dari dropdown combobox. Tekan
{Spasi} untuk memunculkan dropdown dan pilih dengan tombol
{panah atas} dan {panah bawah} atau gunakan mouse dengan klik
pada [v] dan klik sekali lagi pada pilihan dropdown kode akun.
Nama Akun akan muncul secara otomatis pada textbox di samping
combobox kode akun. Tekan {Enter} atau {Tab} atau klik pada
kotak entry berikutnya.
Catatan :
Kode Akun Pembelian dan Retur Pembelian tidak dapat
diisi oleh pemakai dan secara otomatis Be-A-plus
menyesuaikan dengan Kode Akun Persediaan. Hal ini
dikarenakan Be-A-plus menggunakan sistem Perpetual dan
akuntansi persediaan. Kedua Akun di ini direserved untuk
pemakaian dikemudian hari.
8. Kelompok data berikutnya adalah kelompok Harga Satuan untuk

Penjualan, Satuan atau Unit barang dan Konversi satuan.
9. Textbox Harga Jual diisi dengan harga numerik yang merupakan
harga jual per satuan utama. Tekan {Enter} atau {Tab} untuk
pindah ke text box berikutnya atau klik pada textbox berikutnya
dengan mouse.
10. Satuan Utama diisi sesuai dengan jenis satuan yang dipergunakan
dalam stok tersebut. Biasanya satuan utama adalah satuan yang
paling sering dipergunakan dalam transaksi ataupun satuan
terkecil. Tekan {Enter} atau {Tab} untuk pindah ke textbox
Satuan2 atau klik pada textbox berikutnya.
11. Textbox-textbox berikutnya adalah Satuan-satuan pendamping dan
nilai komversi dari Satuan Utama. Isilah Satuan-satuan dan nilai
konversinya dan gunakan {Enter} atau {Tab} atau klik pada mouse
untuk pindah ke textbox berikutnya.
3-37
Be-A-plus
Catatan :
Jika tidak diperlukan, satuan pendamping dan nilai
konversinya dapat dikosongkan saja. Be-A-plus
menyediakan 5 tinggal satuan per item barang, namun tidak
semua tingkat satuan perlu diisi.
12. Setelah semua data dimasukkan, tekan {Enter} atau {Tab} untuk
memindahkan sorotan ke [Simpan] dan Tekan {Enter}. Anda dapat
juga menggunakan mouse untuk klik langsung pada [Simpan].
Perhatikan bahwa setelah menyimpan data, layar Master Stok akan
dikosongkan untuk meneriman data berikutnya.
13. Ulangi langkah 2 hingga 12 untuk memasukkan semua data Master
Stok.
Mengedit data Master Stok

1. Tampilkan layar master stok dari menu [Master][Stok] (jika belum
tampil)
2. Untuk mengedit data stok, Anda perlu mengetahui Kode Stok
persediaan barang yang akan diedit.
3. Sorot pada combobox Kode stok. Ketikkan Kode Stok atau pilih
dari dropdown. Tekan {Spasi} atau klik pada [v] pada combobox
untuk menampilkan dropdown. Pilih dengan tombol {panah atas}
atau {panah bawah} untuk memilih dan tekan {Enter}. Anda dapat
juga menggunakan mouse untuk menunjuk dan klik pada Kode
Stok yang hendak dipilih.
4. Data Stok akan dimunculkan di layar.
5. Cara editing adalah sama dengan Entry data Master Stok.
8. Ulangi langkah 2 sampai 7 untuk mengedit data lainnya.
3-38
Be-A-plus
Hapus data Master Stok

1. Tampilkan layar Master Stok dengan Menu [Master] [Stok].
2. Sorot pada combobox Kode stok. Ketikkan Kode Stok atau pilih
dari dropdown. Tekan {Spasi} atau klik pada [v] pada combobox
untuk menampilkan dropdown. Pilih dengan tombol {panah atas}
atau {panah bawah} untuk memilih dan tekan {Enter}. Anda dapat
juga menggunakan mouse untuk menunjuk dan klik pada Kode
Stok yang hendak dipilih.
3. Data Stok akan dimunculkan di layar.
Catatan :
Kode Stok yang dipergunakan dalam transaksi tidak dapat dihapus lagi.
Cara terbaik meng-nonaktifkan suatu Kode Stok adalah dengan
mengosongkan checkbox Status Aktif.
Cetak Daftar Stok

1. Aktifkan layar Master Stok dengan menu [Master] [Stok].
[Cetak]
3. Tunggu sebentar karena BeA-plus sedang meng-proses laporan.
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Stok.
sebelumnya.
3-39
Be-A-plus
Keluar dari Layar Master Stok

tombol {Enter} untuk menutup layar Master Stok.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Master Stok.
Entry Master Stok merupakan entry yang pada umumnya mempunyai data
yang paling banyak. Data tersebut terdiri 3 kelompok. Kelompok pertama
adalah kelompok Identitas Stok yang terdiri dari Kode Stock, Nama Stock,
Kategori & Sub Kategori, Methode perhitungan harga pokok, Status Aktif.
Kelompok kedua adalah kode-kode akun yang berhubungan dengan Stok,
terdiri dari Kode Akun Persediaan, Pembelian, Retur Pembelian, Penjualan,
Retur Penjualan dan Akun Harga Pokok. Kelompok terakhir adalah
kelompok Satuan Stok yang terdiri dari satuan utama dan satuan-satuan
pecahan stok lainnya.
Kode Stok / Identitas Stok

Kode Stok harus didefenisikan secara unik antara satu jenis stok dengan stok
lainnya. Jika kode stok yang diisi sudah pernah digunakan, maka BeA-plus
secara otomatis akan menampilkan data stok tersebut untuk diedit.
Nama Stok
Nama Stok merupakan pendamping kode stok untuk memberikan keterangan
yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai.
Kategori dan Sub Kategori

Kategori dan Sub Kategori dipilih dari daftar Master Kategori yang sudah
defenisikan sebelumnya. Dapat dilihat bahwa pemilihan Kategori dan Sub
Kategori adalah berdasarkan Nomor Kategori yang disusun secara otomatis
oleh Be-A-plus (Nomor ini tidak dapat diubah oleh pemakai).
Metode Harga Pokok

Data lain yang tak kalah penting adalah Metode Harga Pokok. Be-A-plus
menyediakan beberapa metode perhitungan harga pokok. Metode ini dapat
berbeda antara satu jenis stok dengan stok yang lain. Harga Pokok akan
dihitung secara langsung apabila terjadi transaksi stok. Perhitungan harga
pokok dapat diproses ulang / di rekalkulasi dengan menggunakan Menu
[Stok] [Proses Harga Pokok].
3-40
Be-A-plus
Status Aktif
Status Aktif digunakan untuk menentukan apakah suatu kode stok dapat
digunakan dalam transaksi atau tidak. Kode stok yang sudah pernah
dipergunakan dalam transaksi, tidak dapat dihapus lagi (walaupun sudah
tidak dipergunakan lagi dan saldo stok sudah tidak ada atau nol). Oleh sebab
itu gunakan status aktif untuk meng-non-aktifkan kode stok tersebut
sehingga tidak muncul dalam transaksi-transaksi berikutnya.
Kode Akun
Dalam Kelompok Kode Akun kita menentukan hubungan stok tersebut
dengan perkiraan akuntansi dalam bentuk posting jurnal untuk jenis transaksi
tertentu. Kode Akun Persediaan digunakan untuk jenis transaksi yang
berhubungan dengan stok diluar transaksi Pembelian, Retur Pembelian,
Penjualan dan Retur Penjualan. Transaksi tersebut misalnya adalah Pindah
Gudang, Packing Unpacking dan lainnya. Kode Akun Pembelian, Retur
Pembelian, Penjualan, Retur Penjualan dan Harga Pokok diperuntukkan bagi
transaksi sesuai dengan nama masing-masing akun.
Catatan :
Kode Akun ini harus sudah didefinisikan dalam COA sebelum digunakan
dalam Master Stok. Kode Akun Pembelian dan Retur Pembelian di
reserved untuk digunakan di kemudian hari. Kode ini belum perlu
dipergunakan karena BeA-plus menggunakan metode Perpetual dalam
akuntansi persediaan.
Harga Jual dan Satuan

Kelompok terakhir adalah Kelompok Harga Jual dan Satuan barang. Pada
kelompok ini minimal kita harus mendefenisikan satuan / unit utama. Satuan
/ unit lainnya dapat didefenisikan ataupun tidak sesuai dengan kebutuhan.
Pada umumnya satuan / unit utama adalah satuan / unit terkecil atau yang
paling umum dipergunakan dalam perhitungan. Selain satuan/unit kita juga
perlu mendefenisikan hubungan antara satuan / unit utama dengan unit
turunan lainnya yaitu nilai perkalian untuk konversi ke satuan / unit turunan.
Harga Jual merupakan harga jual per satuan utama. Harga Jual ini digunakan
dalam entry Penjualan yang mana BeA-plus secara otomatis akan
menampilkan Harga Jual untuk masing-masing item barang. Harga Jual yang
ditampilkan di Menu Penjualan ini masih dapat diedit oleh user.
3-41
Be-A-plus
Master Supplier
Supplier merupakan pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan dalam
transaksi Pembelian persediaan barang. Dalam transaksi pembukuan (Hutang
dan General Ledger) supplier biasanya ditempatkan di posisi Hutang
Dagang.

1. Daftar COA terutama akun Hutang Dagang untuk masing-masing
Supplier
2. Daftar Supplier lengkap dengan Nama, Alamat dan data lainnya.
Gambar layar Supplier

3-42
Be-A-plus
Entry data Master Supplier

1. Dari Menu BeA-plus, klik [Master] [Supplier].
2. Sorot pada combobox Kode Supplier, ketik kode Supplier.
Kemudian tekan {Enter} atau {Tab} untuk pindah ke textbox
berikutnya atau klik mouse pada textbox berikutnya (Kontak
Person).
Catatan :
Bila Kode Supplier yang dientry sudah didefenisikan
sebelumnya, maka data supplier tersebut akan muncul dan
siap untuk diedit (lihat Edit Data Master Supplier).
3. Ketik Nama Kontak Person untuk kode supplier tersebut dan tekan
{Enter} atau {Tab} atau klik mouse pada textbox berikutnya.
4. Ketik Nama Supplier dan tekan {Enter} atau {Tab} atau klik
mouse pada textbox berikutnya.
5. Ketik Alamat Supplier dan Kota dan tekan {Enter} atau {Tab} atau
klik mouse pada textbox berikutnya.
6. Nomor Telepon, Fax, Kode Pos dan Email di masukkan sebagai
informasi tambahan bagi Supplier. Tekan {Enter} atau {Tab} atau
klik mouse pada checkbox Status Aktif.
7. Checkbox Status Aktif dapat di-toggle dengan menggunakan
tombol {Spasi} atau klik dengan mouse. Tekan {Enter} atau {Tab}
atau gunakan klik pada mouse untuk pindah ke combobox
berikutnya.
8. Entry Kode Akun (A/P) berbentuk combobox yang mempunyai
dropdown untuk memilih data. Anda dapat mengetikkan Kode
Akun atau memilih dari dropdown.
dengan tombol {panah atas} atau {panah bawah}.
3-43
Be-A-plus
Catatan :
Kode Akun (Hutang Dagang) harus sudah didefenisikan
sebelumnya untuk dapat digunakan di layar ini. Jika belum
diisi, [Keluar] dari layar ini dan isi Master COA, kemudian
masuk kembali ke layar [Master] [Supplier] supaya daftar
Kode Akun yang baru Anda masukkan dapat dipergunakan.

Perhatikan bahwa setelah menyimpan data, layar Master Supplier
akan dikosongkan untuk meneriman data berikutnya.
Supplier.
Mengedit data Master Supplier

1. Tampilkan layar master supplier dari menu [Master][Supplier]
(jika belum tampil)
2. Untuk mengedit data supplier, Anda perlu mengetahui Kode
Supplier yang akan diedit.
3. Sorot pada combobox Kode Supplier. Ketikkan Kode Supplier atau
pilih dari dropdown. Tekan {Spasi} atau klik pada [v] pada
combobox untuk menampilkan dropdown. Pilih dengan tombol
{panah atas} atau {panah bawah} untuk memilih dan tekan
{Enter}. Anda dapat juga menggunakan mouse untuk menunjuk
dan klik pada Kode Supplier yang hendak dipilih.
4. Data Supplier akan dimunculkan di layar.
5. Cara editing adalah sama dengan Entry data Master Supplier.
8. Ulangi langkah 2 hingga 7 untuk mengedit data lainnya.
3-44
Be-A-plus
Hapus data Master Supplier

1. Tampilkan layar Master Supplier dengan Menu [Master]
[Supplier].
2. Sorot pada combobox Kode supplier. Ketikkan Kode Supplier atau
pilih dari dropdown. Tekan {Spasi} atau klik pada [v] pada
dan klik pada Kode Supplier yang hendak dipilih.
3. Data Supplier akan dimunculkan di layar.
Catatan :
Kode Supplier yang sudah dipergunakan dalam transaksi tidak dapat
dihapus lagi. Cara terbaik meng-nonaktifkan suatu Kode Supplier adalah
dengan mengosongkan checkbox Status Aktif.
Cetak Daftar Supplier

1. Aktifkan layar Master Supplier dengan menu [Master] [Supplier].
[Cetak]
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Supplier.
5. Semua laporan dalam BeA-plus akan ditampilkan di layar terlebih
sebelumnya.
3-45
Be-A-plus
Keluar dari Layar Master Supplier

tombol {Enter} untuk menutup layar Master Supplier.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Master Supplier.
Kode Supplier
Kode Supplier harus dibuat unik baik terhadap kode supplier yang lain
maupun terhadap Kode Customer. Dalam BeA-plus daftar Supplier dan
daftar Customer akan disatuan menjadi daftar Relasi. Oleh sebab itu Kode
Supplier dan Kode Customer harus unik.
Status Aktif
Status Aktif dalam Kode Supplier penting untuk menentukan apakah Kode
Supplier tersebut dapat digunakan dalam transaksi maupun tidak. Jika
seorang Supplier sudah tidak aktif lagi atau tidak akan ada transaksi terhadap
supplier tersebut di masa-masa mendatang, maka sebaiknya checkbox Status
Aktif di kosong (supplier tersebut di non-aktifkan). Data supplier tidak dapat
dihapus apabila sudah pernah digunakan dalam transaksi.
Kode Akun (A/P)

Kode Akun ini merupakan kode akun Hutang Dagang dalam COA (General
Ledger). Kode akun ini digunakan untuk melakukan posting ke General
Ledger. Oleh sebab itu Kode akun harus didefenisikan terlebih dahulu di
COA sebelum dapat digunakan dalam defenisi Master Supplier.
Data lainnya dalam defenisi kode Supplier merupakan data pendamping yang
tidak mempengaruhi proses dalam BeA-plus. Data ini perlu dimasukkan
sebagai informasi tambahan terhadap seorang supplier.
3-46
Be-A-plus
Master Customer
Customer merupakan pihak luar yang berhubungan dengan perusahaan
dalam transaksi Penjualan persediaan barang atau yang membeli dari
perusahaan. Dalam transaksi pembukuan (Piutang dan General Ledger)
customer biasanya ditempatkan di posisi Piutang Dagang.

1. Daftar COA terutama akun Piutang Dagang untuk masing-masing
Supplier
2. Daftar Customer lengkap dengan Nama, Alamat dan data lainnya.
3-47
Be-A-plus
Gambar layar Customer
3-48
Be-A-plus
Entry data Master Customer

1. Dari Menu BeA-plus, klik [Master] [Customer].
2. Sorot pada combobox Kode Customer, ketik kode Customer.
berikutnya atau klik mouse pada textbox berikutnya (Kontak
Person).
Catatan : Bila Kode Customer yang dientry sudah

didefenisikan sebelumnya, maka data customer tersebut
akan muncul dan siap untuk diedit (lihat Edit Data Master
Customer).
3. Ketik Nama Kontak Person untuk kode customer tersebut dan

tekan {Enter} atau {Tab} atau klik mouse pada textbox berikutnya.
4. Ketik Nama Customer dan tekan {Enter} atau {Tab} atau klik
mouse pada textbox berikutnya.
5. Ketik Alamat Customer dan Kota dan tekan {Enter} atau {Tab}
atau klik mouse pada textbox berikutnya.
6. Nomor Telepon, Fax, Kode Pos dan Email di masukkan sebagai
informasi tambahan bagi Customer. Tekan {Enter} atau {Tab}
atau klik mouse pada checkbox Status Aktif.
berikutnya.
8. Entry Kode Akun (A/P) berbentuk combobox yang mempunyai
dropdown untuk memilih data. Anda dapat mengetikkan Kode
Akun atau memilih dari dropdown.
dengan tombol {panah atas} atau {panah bawah}.
Catatan : Kode Akun (Piutang Dagang) harus sudah
didefenisikan sebelumnya untuk dapat digunakan di layar ini.
Jika belum diisi, [Keluar] dari layar ini dan isi Master COA,
kemudian masuk kembali ke layar [Master] [Customer]
supaya daftar Kode Akun yang baru Anda masukkan dapat
dipergunakan.
3-49
Be-A-plus

Perhatikan bahwa setelah menyimpan data, layar Master Customer
Customer.
Mengedit data Master Customer

1. Tampilkan layar master customer dari menu [Master][ Customer]
(jika belum tampil)
2. Untuk mengedit data customer, Anda perlu mengetahui Kode
Customer yang akan diedit.
3. Sorot pada combobox Kode Customer. Ketikkan Kode Customer
atau pilih dari dropdown. Tekan {Spasi} atau klik pada [v] pada
dan klik pada Kode Customer yang hendak dipilih.
4. Data Customer akan dimunculkan di layar.
5. Cara editing adalah sama dengan Entry data Master Customer.
Hapus data Master Customer

1. Tampilkan layar Master Customer dengan Menu [Master]
[Customer].
2. Sorot pada combobox Kode Customer. Ketikkan Kode Customer
3-50
Be-A-plus

dan klik pada Kode Customer yang hendak dipilih.
3. Data Customer akan dimunculkan di layar.
Catatan :
Kode Customer yang sudah dipergunakan dalam transaksi tidak dapat
dihapus lagi. Cara terbaik meng-nonaktifkan suatu Kode Customer adalah
Cetak Daftar Customer

1. Aktifkan layar Master Customer dengan menu [Master]
[Customer].
[Cetak]
pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Customer.
sebelumnya.
Keluar dari Layar Master Customer

tombol {Enter} untuk menutup layar Master Customer.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Master Customer.
3-51
Be-A-plus
Kode Customer
Kode Customer harus dibuat unik baik terhadap kode customer yang lain
maupun terhadap Kode Supplier. Dalam BeA-plus daftar Customer dan
daftar Supplier akan disatuan menjadi daftar Relasi. Oleh sebab itu Kode
Customer dan Kode Supplier harus unik.
Status Aktif
Status Aktif dalam Kode Customer penting untuk menentukan apakah Kode
Customer tersebut dapat digunakan dalam transaksi maupun tidak. Jika
seorang Supplier sudah tidak aktif lagi atau tidak akan ada transaksi terhadap
supplier tersebut di masa-masa mendatang, maka sebaiknya checkbox Status
Aktif di kosong (supplier tersebut di non-aktifkan). Data customer tidak
dapat dihapus apabila sudah pernah digunakan dalam transaksi.
Kode Akun (A/R)

Kode Akun ini merupakan kode akun Piutang Dagang dalam COA (General
Ledger). Kode akun ini digunakan untuk melakukan posting ke General
Ledger. Oleh sebab itu Kode akun harus didefenisikan terlebih dahulu di
COA sebelum dapat digunakan dalam defenisi Master Customer.
Data lainnya dalam defenisi kode Customer merupakan data pendamping

yang tidak mempengaruhi proses dalam BeA-plus. Data ini perlu
dimasukkan sebagai informasi tambahan terhadap seorang customer.
3-52
Be-A-plus
Master Salesman
Dalam transaksi penjualan, sering perlu dicatat siapa pegawai/karyawan
perusahaan yang melakukan transaksi penjualan tersebut. Hal ini berguna
bagi manajemen untuk mengevaluasi hasil kerja pegawai/karyawan di bagian
penjualan. Pegawai/karyawan ini didefinisikan sebaga Salesman dalam BeA-
plus.
Gambar form Salesman
Apa yang perlu di persiapkan

Daftar Salesman atau daftar orang-orang yang berhubungan dengan
penjualan.
3-53
Be-A-plus
Entry data Master Salesman

1. Dari Menu BeA-plus, klik [Master] [Salesman].
2. Sorot pada combobox Kode Salesman, ketik kode Salesman.
berikutnya atau klik mouse pada textbox berikutnya (Nama
Salesman).
Catatan : Bila Kode Salesman yang dientry sudah

didefenisikan sebelumnya, maka data salesman tersebut
akan muncul dan siap untuk diedit (lihat Edit Data Master
Salesman).
3. Ketik Nama Salesman untuk kode salesman tersebut dan tekan

4. Ketik Alamat Salesman, Kota dan Nomor Telepon kemudian tekan
berikutnya.
Perhatikan bahwa setelah menyimpan data, layar Master Salesman
Salesman.
Mengedit data Master Salesman

1. Tampilkan layar master salesman dari menu [Master] [Salesman]
(jika belum tampil)
2. Untuk mengedit data salesman, Anda perlu mengetahui Kode
Salesman yang akan diedit.
3. Sorot pada combobox Kode Salesman. Ketikkan Kode Salesman
dan klik pada Kode Salesman yang hendak dipilih.
3-54
Be-A-plus
4. Data Salesman akan dimunculkan di layar.

5. Cara editing adalah sama dengan Entry data Master Salesman.
Hapus data Master Salesman

1. Tampilkan layar Master Salesman dengan Menu [Master]
[Salesman].
2. Sorot pada combobox Kode Salesman. Ketikkan Kode Salesman
dan klik pada Kode Salesman yang hendak dipilih.
3. Data Salesman akan dimunculkan di layar.
Catatan :
Kode Salesman yang sudah dipergunakan dalam transaksi tidak dapat
dihapus lagi. Cara terbaik meng-nonaktifkan suatu Kode Salesman adalah
Cetak Daftar Salesman

1. Aktifkan layar Master Salesman dengan menu [Master]
[Salesman].
[Cetak]
3-55
Be-A-plus

pasir.
4. Pada layar akan tampil laporan Daftar Salesman.
sebelumnya.
Keluar dari Layar Master Salesman

tombol {Enter} untuk menutup layar Master Salesman.
ujung kanan atas layar untuk menutup layar Master Salesman.
Kode Salesman
Kode Salesman di gunakan dalam transaksi Penjualan. Kode ini harus unik.
Data Master Salesman terdiri dari Nama Salesman, Alamat dan data-data
lainnya.
Untuk beberapa kasus dimana perusahaan tersebut adalah toko yang tidak
mempunyai saleman, maka Anda dapat mendefenisikan “Toko” sebagai kode
salesman. Dan gunakan Salesman “Toko” ini untuk semua transaksi
Penjualan.
Status Aktif
Checkbox Status Aktif berfungsi untuk menentukan apakah Kode Salesman
tersebut dapat digunakan dalam transaksi atau tidak. Berhubung data Master
Salesman tidak dapat dihapus apabila sudah dipergunakan dalam transaksi,
maka untuk meng-non-aktifkan Kode Salesman yang tidak dipergunakan
lagi, checkbox Status Aktif dikosongkan.
3-56
Be-A-plus
Master Parameter
Parameter merupakan setting utama dalam Be-A-plus. Parameter berfungsi
untuk meng-kontrol sebagian besar proses dalam program. Oleh sebab itu
setting di parameter harus benar. Untuk dapat melakukan setting yang benar,
pemakai harus memahami benar fungsi masing-masing Parameter.
Apa yang harus dipersiapkan.

Semua data Master harus sudah di defenisikan terlebih dahulu.
Gambar Form Parameter
Parameter mempunyai peran yang sangat penting dalam

menentukan sifat / proses-proses di dalam Be-A-plus. Parameter biasanya
dipergunakan pada awal setup untuk pemakaian Be-A-plus, dan dapat
dikatakan sebagai standard untuk semua hasil journal maupun laporan yang
tampil di program Be-A-plus ini.
3-57
Be-A-plus
Parameter-parameter di dalam BeA-plus adalah :

Parameter Keterangan Default
Akun Saldo Awal Menentukan akun debet yang akan 9111

Hutang (Default) dipergunakan pada entry saldo awal
hutang jika tidak ditentukan oleh
pemakai.
Parameter ini digunakan pada Menu
[Entry Hutang], dengan Checkbox
Saldo Awal di check dan Kode Akun
Debet tidak diisi.
Akun Saldo Awal Menentukan akun kredit yang akan 9111

Piutang (Default) dipergunakan pada entry saldo awal
piutang jika tidak ditentukan oleh
pemakai.
Parameter ini digunakan pada Menu
[Entry Piutang], dengan Checkbox
Saldo Awal di check dan Kode Akun
Kredit tidak diisi.
Akun Stok Barang Menentukan kode akun yang 1131

(Default) digunakan untuk persediaan barang
jika tidak diisi.
Parameter ini digunakan pada Entry
[Master] [Stok] pada field Kode
Akun Stok. Jika Kode Akun Stok
tidak ditentukan oleh pemakai maka
Be-A-plus akan mempergunakan
ketentuan pada parameter ini.
Akun Harga Pokok Menentukan kode akun yang 5111

(Default) digunakan untuk harga pokok
persediaan barang jika tidak diisi.
Akun Harga Pokok. Jika Kode Akun
Harga Pokok tidak ditentukan oleh
pemakai maka Be-A-plus akan
mempergunakan ketentuan pada
parameter ini.
3-58
Be-A-plus
Akun Retur Menentukan kode akun yang 4211

Penjualan Barang digunakan untuk retur penjualan
(Default) barang jika tidak diisi.
[Master] ]Stok] pada field Kode
Akun Retur Penjualan. Jika Kode
Akun Retur Penjualan tidak
ditentukan oleh pemakai maka Be-
A-plus akan mempergunakan
ketentuan pada parameter ini.
Akun Penjualan Menentukan kode akun yang 4111

Barang (Default) digunakan untuk penjualan barang
jika tidak diisi.
Akun Penjualan. Jika Kode Akun
Penjualan tidak ditentukan oleh
pemakai maka Be-A-plus akan
mempergunakan ketentuan pada
parameter ini.
Akun Penerimaan Menentukan akun kredit untuk 5220

Barang (Kredit) transaksi penerimaan barang.
Parameter ini digunakan di Menu
[Stok] [Penerimaan Barang] pada
field Kredit Akun.
Akun Pengeluaran Menentukan akun debet untuk 6111

Barang (Debet) transaksi pengeluaran barang.
Parameter ini digunakan di Menu
[Stok] [Pengeluaran Barang] pada
field Debet Akun.
Hutang Giro Gantung Menentukan akun debet untuk 2112

transaksi pengeluaran kas yang
bersifat giro atau cheque gantung.
Parameter ini digunakan pada
semua menu transaksi kas yang
menggunakan tipe alat bayar yang
tidak langsung cair.
3-59
Be-A-plus
Akun Discount Menentukan akun discount (kredit) 6111-02

Pembelian dari pembelian barang.
Parameter ini digunakan secara
otomatis oleh Be-A-plus jika pada
Entry [Pembelian] terdapat discount
nilai faktur pembelian.
Akun Discount Retur Menentukan akun discount (debet) 6111-02

Pembelian dari retur pembelian barang.
Entry [Retur Pembelian] terdapat
discount nilai faktur retur
pembelian.
Akun PPN Pembelian Menentukan akun yang digunakan 1190

untuk PPN Pembelian Barang.
Entry [Pembelian] terdapat PPN
pada faktur pembelian.
Akun PPN Retur Menentukan akun yang digunakan 1190

Pembelian untuk PPN Retur Pembelian Barang.
Entry [Retur Pembelian] terdapat
PPN pada faktur retur pembelian.
Piutang Giro Menentukan akun kredit untuk 1122

Gantung transaksi penerimaan kas yang
bersifat giro atau cheque gantung.
Parameter ini digunakan pada
semua menu transaksi kas yang
menggunakan tipe alat bayar yang
tidak langsung cair.
3-60
Be-A-plus
Akun Discount Menentukan akun discount (debet) 5211

Penjualan dari penjualan barang.
Entry [Penjualan] terdapat discount
nilai faktur penjualan.
Akun Discount Retur Menentukan akun discount (kredit) 5211

Penjualan dari retur penjualan barang.
Entry [Retur Penjualan] terdapat
discount nilai faktur retur penjualan.
Akun PPN Penjualan Menentukan akun yang digunakan 2122

untuk PPN Penjualan Barang.
Entry [Renjualan] terdapat PPN
pada faktur penjualan
Akun PPN Retur Menentukan akun yang digunakan 2122

Penjualan untuk PPN Retur Penjualan Barang.
Entry [Retur Renjualan] terdapat
PPN pada faktur retur penjualan.
Umur Hutang 1 Menentukan batasan jumlah hari 7

(Hari) untuk kelompok pertama dan kedua
pada Laporan Umur Hutang.

(Hari) untuk kelompok kedua dan ketiga

(Hari) untuk kelompok ketiga dan keempat
3-61
Be-A-plus

(Hari) untuk kelompok keempat dan
kelima pada Laporan Umur Hutang.
Umur Piutang 1 Menentukan batasan jumlah hari 7

(Hari) untuk kelompok pertama dan kedua
pada Laporan Umur Piutang.

(Hari) untuk kelompok kedua dan ketiga

(Hari) untuk kelompok ketiga dan keempat

(Hari) untuk kelompok keempat dan
kelima pada Laporan Umur Piutang.
Default Customer Kode Customer yang digunakan jika CASH

tidak di entry dalam Entry
[Penjualan]
Default Supplier Kode Supplier yang digunakan jika CASH

tidak di entry dalam Entry
[Pembelian]
Default Gudang Kode Gudang yang digunakan jika G1

pada transaksi yang berhubungan
dengan gudang tidak dientry oleh
pemakai
Default Salesman Kode salesman yang digunakan jika TOKO

tidak di entry dalam entry
[Penjualan]
3-62
Be-A-plus
Tampil harga pada Parameter ini untuk menentukan 0

Pengeluaran Stok, tampilkan harga pada Entry
Pindah Gudang & [Pengeluaran Stok], [Pindah
Packing (0 = Tidak, Gudang] dan [Packing/Unpacking].
1 = Ya) Hal ini biasanya berguna untuk
mencetak pemakai tertentu untuk
mengetahui harga pokok barang
yang di entry.
Jika data harga ditampilkan, data
tersebut juga tidak dapat diedit oleh
user, karena untuk informasi saja.
Jumlah Hari No.Bukti Menentukan batasan nomor bukti 90

Transaksi yang transaksi yang ditampilkan dalam
Tampil dropdown berdasarkan tanggal
transaksi yang dihitung dalam
jumlah hari dari tanggal komputer.
Parameter ini berfungsi untuk
mencegah terlalu banyanya data
yang ditampilkan pada dropdown
nomor bukti sehingga membuat
proses program menjadi lambat.
Pesan Invoice Untuk pesan tambahan pada Invoice Barang yang

/ Bukti Penjualan. Parameter ini telah dibeli
berfungsi untuk menambahkan tidak dapat
pesan singkat yang dicetak pada dikembalikan.
Invoice/Bukti Penjualan.
Kode Awal No Menentukan tambahan kode pada CAIR

Journal Pencairan awal no bukti transaksi untuk proses
Warkat Bank [Pencairan Warkat].
Kode Akhir No Menentukan tambahan kode pada

Journal Pencairan akhir no bukti transaksi untuk
Warkat Bank proses [Pencairan warkat].
PPN Pembelian (%) Menentukan persentase default 10

untuk PPN Pembelian. Parameter ini
digunakan pada Entry [Pembelian]
di field PPN.
3-63
Be-A-plus
PPN Penjualan (%) Menentukan persentasi default 10

untuk PPN Penjualan. Parameter ini
digunakan pada Entry [Penjualan] di
field PPN.
Setup di Parameter sangat penting, oleh sebab itu lakukan dengan tepat dan
jika sudah yakin akan kebenarannya, baru dilanjutkan dengan transaksi.
Karena Parameter akan mempengaruhi proses dalam Be-A-plus, maka jika
terdapat kesalahan setting Parameter, maka hasil yang akan diperoleh dari
Be-A-plus juga tidak akan maksimal.
Setelah semua data Master dan Parameter dientry, maka Anda

sudah dapat melanjutkan ke transaksi-transaksi dalam Be-A-plus. Jika masih
terdapat data Master yang belum dimasukkan (yang mungkin baru Anda
ketahui sewaktu memasukkan data transaksi), maka Anda dapat kembali
memasukkan data Master sebelum melanjutkan dengan transaksi-transaksi
berikutnya.
3-64
Be-A-plus
BAB 4. STOK
Stok
Menu Stok merupakan menu yang berisikan transaksi dan laporan yang
berhubungan dengan persediaan barang.
Menu Stok terdiri dari :
- Penerimaan Stok
- Pengeluaran Stok
- Pindah Gudang
- Packing & Unpacking
- Rekalkulasi Harga Pokok
- Laporan-laporan stok
Gambar menu stok dan sub menunya
4-1
Be-A-plus
Dalam Bab ini Anda akan dapat mengetahui :

- Transaksi penerimaan persediaan barang
- Transaksi pengeluaran persediaan barang
- Transaksi mutasi / perpindahan barang antar gudang
- Transaksi mutasi pengepakan / perubahan satuan barang
- Memasukkan Saldo Awal stok
- Transaksi penghapusan barang rusak
- Transaksi penyesuaian persediaan barang
- Transaksi perolehan barang dari material (barang lain) yang ada
- Hubungan transaksi stok dengan jurnal di General Ledger
- Menganalisa kondisi stok dengan laporan yang ada
Data Master yang harus dipersiapkan.

- Master Stok
- Master COA
- Master Akun Laba Rugi
- Master Gudang
(Lihat Bab mengenai Data Master)
Apa yang harus Anda baca sebelumnya :

1. Appendix A : Cara menggunakan Layar Entry
2. Appendix B : Cara Mencetak Laporan
4-2
Be-A-plus
Penerimaan Stok
Hal pertama yang harus dilakukan terhadap stok adalah memasukkan Saldo
Awal stok, terkecuali Anda memulai suatu perusahaan baru yang sama sekali
tidak mempunyai persediaan awal. Entry Saldo Awal persediaan ini
dilakukan dengan Menu Penerimaan Stok.
Penerimaan stok hanya mempengaruhi saldo stok (Quantity dan Harga) dan
tidak mempunyai pengaruh terhadap modul lainnya kecuali modul General
Ledger ditentukan oleh Kredit Akun.

1. Kode–kode Akun sudah dientry dalam Master COA
2. Kode Stok sudah dientry dalam Master Stok
3. Kode Gudang sudah dientry dalam Master Gudang
4. Data Penerimaan Stok (Saldo Awal untuk entry saldo awal stok)
5. Akun Laba Rugi sesuai dengan tanggal transaksi.
4-3
Be-A-plus
Gambar layar entry Penerimaan Stok
4-4
Be-A-plus
Entry Data Penerimaan Stok

Bagian Heading
1. Dari Menu utama, pilih [Stok] [Penerimaan Stok] untuk
mengaktifkan layar Penerimaan Stok.
2. No. Bukti merupakan combobox untuk mengentry nomor bukti
transaksi Penerimaan Stok. Ketik nomor bukti yang baru kemudian
tekan {Enter} atau {Tab} untuk melanjutkan ke entry berikutnya.
Jika Nomor Bukti yang Anda masukkan merupakan Nomor Bukti
yang sudah dientry sebelumnya, maka data tersebut akan
dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Penerimaan
Stok).
Catatan :
Karena BeA-plus merupakan program terintegrasi yang secara
otomatis melakukan posting semua transaksi ke jurnal General
Ledger maka Nomor Bukti antara tiap form entry harus unik.
3. Tanggal merupakan tanggal transaksi untuk nomor bukti diatas.

Ketiklah tanggal sesuai dengan tanggal nomor bukti atau gunakan
dropdown calender yang tersedia. Tekan {Enter untuk
melanjutkan}
Catatan : Akun Laba Rugi untuk tanggal transaksi sudah harus

defenisikan. Jika tidak, transaksi ini akan ditolak saat disimpan.
4. Gudang merupakan combobox yang dapat dientry secara langsung

atau dipilih dari dropdown. Kode Gudang sudah harus terdaftar
dalam Master Gudang sebelum dapat digunakan. Jika Kode
Gudang belum di daftar, [Keluar] dari entry ini, masuk ke Master
Gudang, entry data gudang tersebut, kemudian kembali aktifkan
layar entry ini.
5. Kredit Akun merupakan combobox yang dapat dientry dengan
kode akun yang akan dikredit atau pilih dari dropdown. Kode
Akun sudah harus terdefenisi dalam Master COA. Jika belum,
maka [Keluar] dari form ini, aktifkan Master COA untuk mengisi
Kode Akun. Kemudian aktifkan kembali form Penerimaan Stok.
6. Keterangan merupakan textbox multi baris. Pada textbox ini Anda
bebas meng-entry keterangan untuk transaksi yang sedang
dimasukkan. Guanakan {Tab} untuk pindah ke entry berikutnya
atau gunakan klik pada mouse. Anda tidak dapat menggunakan
4-5
Be-A-plus
{Enter}, karena pada textbox multi baris, {Enter} berfungsi untuk

pindah ke baris berikutnya dalam textbox.
Bagian Detail (Grid Detail)

7. Kolom Kode Stok merupakan kolom dropdown yang dapat
dientry maupun dipilih data yang hendak diinginkan dari
dropdown. Kode Stok sudah harus terdefenisi dalam Master
Stok sebelum dapat gunakan pada entry ini. Jika Kode Stok
belum terdefenisi, [Keluar] dari layar entry ini, masuk ke
entry Master Stok, masukkan data stok dan kemudian kembali
aktifkan layar entry ini. Tekan {Enter} atau gunakan klik pada
mouse untuk pindah ke kolom berikutnya. Jangan gunakan
tombol {Tab}, karena {Tab} berfungsi untuk keluar dari grid /
bagian detail.
8. Nama Stok akan muncul sendiri sesuai dengan pilih Kode
Stok. Nama Stok tidak dapat diedit.
9. Qty merupakan kolom numerik yang dapat Anda isi sesuai
dengan quantity barang yang diterima. Setalah Qty diisi, tekan
{Enter} untuk melanjutkan ke kolom berikutnya.
10. Kolom Satuan merupakan kolom dropdown yang dapat
dipilih. Satuan yang dapat dipilih disini merupakan satuan
yang terdaftar sesuai dengan Kode Stok. Jika satuan belum
terdaftar, Anda harus kembali ke Menu Master Stok untuk
mengisinya.
11. Kolom @ merupakan kolom numerik untuk mengisi harga
satuan. Entry / perubahan di kolom ini secara otomatis akan
mempengaruhi perhitungan di kolom Harga.
12. Kolom Harga adalah harga pernerimaan Stok. Harga akan
dihitung secara otomatis jika Qty maupun Harga Satuan
berubah. Anda juga dapat mengetik suatu data numerik
langsung pada kolom Harga dan secara otomatis Be-A-plus
akan mengkalkulasi kembali harga satuan.
13. Kolom Keterangan (detail) merupakan keterangan tambahan
yang dapat Anda berikan pada tiap baris data. Tekan {Enter}
untuk melanjukan ke baris berikutnya.
14. Ulangi langkah 7 s/d 13 untuk semua detail transaksi
Penerimaan Stok.
15. Setelah 1 (satu) nomor bukti Penerimaan Stok selesai, langkah
berikutnya adalah menyimpan data tersebut. Sorot pada
[Simpan] tekan {Enter} atau klik pada [Simpan] dengan
4-6
Be-A-plus
mouse. Anda juga dapat mencetak data yang sudah dientry

dengan klik pada [Cetak] ([Cetak] secara otomatis akan
menyimpan data).
16. Untuk melanjutkan pada nomor bukti yang lain, ulangi dari
langkah 2 kembali.
Edit data Penerimaan Stok

1. Aktifkan layar entry Penerimaan Stok dari menu [Stok]
[Penerimaan Stok] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No.Bukti, ketik nomor bukti yang akan Anda
edit. Atau pilih dari nomor bukti dari dropdown yang tersedia.
3. Data yang Anda pilih akan ditampilkan dilayar dan siap untuk
di edit.
4. Cara mengedit data adalah sama dengan meng-entry data.
5. Anda dapat membatalkan edit data dengan mengunakan
tombol perintah [Batal]. Layar akan dikosongkan dan data
yang sudah Anda edit tidak akan disimpan.
6. Untuk menyimpan hasil edit, klik tombol perintah [Simpan],
maka Be-A-plus secara otomatis akan menggantikan data
lama dengan data yang baru Anda edit.
7. Ulangi langkah 2 s/d 6 untuk meng-edit data lainnya.
Hapus data Penerimaan Stok

1. Aktifkan layar entry Penerimaan Stok dari menu [Stok]
[Penerimaan Stok] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No.Bukti, ketik nomor bukti yang akan Anda edit.
Atau pilih dari nomor bukti dari dropdown yang tersedia.
3. Data yang Anda pilih akan ditampilkan dilayar dan siap untuk di
hapus.
4. Klik pada tombol perintah [Hapus] (Anda dapat membatalkan
proses penghapusan data dengan klik pada [Batal]).
5. Be-A-plus akan menyampaikan pesan penghapusan data. Klik pada
[No] untuk membatalkan penghapusan data. Jika Anda sudah yakin
untuk menghapus data ini, klik [Yes] untuk menghapus. Layar
akan dikosongkan setelah data dihapus.
6. Ulangi langkah 2 s/d 5 untuk melanjutkan dengan penghapusan
data lainnya.
4-7
Be-A-plus
Cetak bukti Penerimaan Stok

Untuk mencetak sudah bukti, terlebih dahulu data tersebut harus
ditampilkan di layar.
1. Aktifkan layar entry Penerimaan Stok dari men [Stok] [Penerimaan
Stok] (jika belum aktif)
3. Data yang Anda pilih akan ditampilkan dilayar.
4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti
Penerimaan Stok. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih
dahulu sebelum dilanjutkan ke printer sesuai perintah dari Anda
(lihat Appendix B : Cetak Laporan)
5. Layar tidak akan dikosongkan setelah mencetak. Anda dapat
menggunakan [Batal] atau [Simpan] untuk mengosongkan layar.
Catatan :
[Cetak] secara otomatis menyimpan data sebelum di cetak.
6. Ulangi langkah 2 s/d 5 untuk mencetak bukti transaksi yang lain.
Catatan :
Nomor Bukti transaksi dapat langsung dicetak sewaktu melakukan entry
data.
Penerimaan stok merupakan transaksi untuk menambah saldo stok tanpa

mempengaruhi hutang pembelian. Entry ini berfungsi terutama untuk
pemasukan saldo awal stok dan melakukan adjustment (penambahan)
terhadap stok barang ataupun transaksi-transaksi penerimaan yang tidak
berhubungan dengan pembelian.
Penerimaan Stock akan melakukan posting ke GL dengan jurnal yang

berisikan Kode Akun Persediaan (sesuai dengan kode stok) di sisi debet dan
Kode Akun dari entry Kredit Akun di sisi kredit. Secara default Kredit Akun
diset ke Kode akun sesuai dengan defenisi “Akun Penerimaan Stok (kredit)”
di [Master] [Parameter].
4-8
Be-A-plus
No Bukti
No. Bukti yang diketik harus unik dengan nomor bukti lainnya. Jika No.
Bukti yang entry merupakan nomor bukti yang sudah digunakan dalam
Penerimaan Stok, maka data yang telah disimpan sebelumnya akan
dimunculkan dan siap di-edit.
No. Bukti ini juga harus unik dengan nomor bukti transaksi lainnya.
Karena dalam Be-A-plus semua transaksi akan di Posting ke General
Ledger maka No. Bukti transaksi antara satu form entry dengan form
entry yang lain harus berbeda (unik). Jika terdapat No Bukti transaksi
yang sama dari form entry yang lain, maka transaksi tersebut akan di tolak
sewaktu di simpan. (Lihat Appendix C : Cara Menyusun Nomor Bukti
Transaksi).
Tanggal
Tanggal transaksi diisi sesuai dengan tanggal transaksi tersebut dilakukan.
Tanggal transaksi mempunyai peran penting dalam perhitungan harga pokok
stok dan dalam menentukan posisi transaksi dalam berbagai laporan.
Gudang
Gudang adalah field untuk menentukan dimana tempat penyimpanan stok
barang yang diterima. Field ini berperan dalam perhitungan harga pokok dan
dalam menentukan saldo stok per masing-masing gudang.
Be-A-plus melakukan perhitungan harga pokok

berdasarkan masuk dan keluar stok pada masing-
masing gudang dan satuan / unit.
Akun Kredit
Akun Kredit merupakan Kode Akun yang akan digunakan dalam posting
jurnal ke General Ledger. Akun ini akan mengisi sisi kredit jurnal yang
dibuat, sedangkan sisi debet akan ditentukan oleh kode stok pada detail
Penerimaan Stok.
Keterangan
Keterangan merupakan text box multi baris. Field ini untuk mengentry
keterangan yang berhubungan dengan transaksi tersebut. Field keterangan
terdiri dari dua jenis, Keterangan pada header transaksi atau disebut
keterangan transaksi dan keterangan pada tabel detail transaksi atau disebut
4-9
Be-A-plus
sebagai keterangan detail. Keterangan header berfungsi untuk menerangkan

secara keseluruhan transaksi, sedangkan keterangan detail berfungsi untuk
menerangkan detail masing-masing stok dalam transaksi penerimaan barang.
Grid Detail
Dalam grid detail terdapat field Kode Stok, Nama Stok, Qty, Satuan, @ dan
Harga serta Keterangan (detail).
Kode Stok
Kolom Kode Stok untuk memasukkan kode stok sesuai dengan kode-kode
stok yang sudah didefenisikan di Master Stok. Kode Stok berperan dalam
menentukan beberapa hal antara lain :
a. Nama Stok yang secara otomatis dimunculkan pada kolom Nama Stok.
b. Jenis satuan yang dapat dientry pada kolom Satuan.
c. Akun debet yang akan digunakan dalam posting ke General Ledger.
Kode Stok yang belum didefenisikan dalam Master Stok ditidak dapat
digunakan atau tidak akan terdapat dalam dropdown kode stok.
Satuan/Unit
Satuan merupakan dropdown yang dapat diketik atau dipilih sesuai dengan
daftar satuan / unit yang di defenisikan untuk Kode Stok tersebut dalam
Master Stok.
Qty, @ (Harga Satuan) dan Harga

Qty, @ (Harga Satuan) dan Harga merupakan data yang hanya dapat
berisikan bilangan numerik. Ketiga data ini akan saling berpengaruh dalam
arti perubahan pada satu data dapat menyebabkan perubahan pada data yang
lain secara otomatis. Perubahan pada data Qty akan menghasilkan perubahan
pada data Harga sesuai dengan rumus
Harga = Qty * Harga Satuan
Perubahan pada data Harga Satuan juga akan menghasilkan perubahan pada
data Harga dengan rumusan yang sama.
Sedangkan perubahan pada data Harga akan mempengaruhi field Harga
Satuan dengan rumus
Harga Satuan = Harga / Qty
4-10
Be-A-plus
Total
Data Total diperoleh dari hasil perhitungan semua nilai yang berada pada
kolom Harga.
Kegunaan Penerimaan Stok

Penerimaan Stok dapat digunakan utnuk beberapa jenis transaksi atara lain
transaksi :
1. Pengisian Saldo Awal Stok
2. Penyesuaian Persediaan Stok (Penambahan)
3. Penerimaan Stok Hasil Proses
4. Penerimaan Stok lainnya.
Secara umum yang membedakan transaksi-transaksi diatas hanya Akun
Kredit yang digunakan.
4-11
Be-A-plus
Pengeluaran Stok
Pengeluaran Stok merupakan kebalikan dari Penerimaan Stok. Jika pada
Penerimaan Stok jumlah stok bertambah, maka pada Pengeluaran Stok,
jumalh stok akan berkurang. Pengeluaran Stok hanya mempengaruhi saldo
stok (Quantity dan Harga) dan tidak mempunyai pengaruh terhadap modul
lainnya kecuali modul General Ledger ditentukan oleh Debet Akun.

1. Kode-kode Akun sudah dientry dalam Master COA
4. Data / Bukti-bukti Pengeluaran Barang.
4-12
Be-A-plus
Gambar layar entry Pengeluaran Stok
4-13
Be-A-plus
Entry Data Pengeluaran Stok

Bagian Heading
1. Dari Menu utama, pilih [Stok] [Pengeluaran Stok] untuk
mengaktifkan layar Pengeluaran Stok.
transaksi Pengeluaran Stok. Ketik nomor bukti yang baru
kemudian tekan {Enter} atau {Tab} untuk melanjutkan ke entry
berikutnya. Jika Nomor Bukti yang Anda masukkan merupakan
Nomor Bukti yang sudah dientry sebelumnya, maka data tersebut
akan dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data
Pengeluaran Stok).
Catatan :
Karena BeA-plus merupakan program terintegrasi yang
secara otomatis melakukan posting semua transaksi ke
jurnal General Ledger maka Nomor Bukti antara tiap form
entry harus unik.

dropdown kalender yang tersedia. Tekan {Enter untuk
melanjutkan}.
Catatan : Akun Laba Rugi untuk tanggal transaksi sudah

harus defenisikan. Jika tidak, transaksi ini akan ditolak saat
disimpan.

layar entry ini.
5. Debet Akun merupakan combobox yang dapat dientry dengan
kode akun yang akan didebet atau pilih dari dropdown. Kode Akun
sudah harus terdefenisi dalam Master COA. Jika belum, maka
[Keluar] dari form ini, aktifkan Master COA untuk mengisi Kode
Akun. Kemudian aktifkan kembali form Pengeluaran Stok.
dimasukkan. Gunakan {Tab} untuk pindah ke entry berikutnya
4-14
Be-A-plus


7. Kolom Kode Stok merupakan kolom dropdown yang dapat dientry
maupun dipilih data yang hendak diinginkan dari dropdown. Kode
Stok sudah harus terdefenisi dalam Master Stok sebelum dapat
gunakan pada entry ini. Jika Kode Stok belum terdefenisi, [Keluar]
dari layar entry ini, masuk ke entry Master Stok, masukkan data
stok dan kemudian kembali aktifkan layar entry ini. Tekan {Enter}
atau gunakan klik pada mouse untuk pindah ke kolom berikutnya.
Jangan gunakan tombol {Tab}, karena {Tab} berfungsi untuk
keluar dari grid / bagian detail.
8. Nama Stok akan muncul sendiri sesuai dengan pilih Kode Stok.
Nama Stok tidak dapat diedit.
9. Qty merupakan kolom numerik yang dapat Anda isi sesuai dengan
quantity barang yang dikeluarkan. Setelah Qty diisi, tekan {Enter}
untuk melanjutkan ke kolom berikutnya.
10. Kolom Satuan merupakan kolom dropdown yang dapat dipilih.
Satuan yang dapat dipilih disini merupakan satuan yang terdaftar
sesuai dengan Kode Stok. Jika satuan belum terdaftar, Anda harus
kembali ke Menu Master Stok untuk mengisinya.
11. Kolom @ (harga satuan) dan kolom Harga merupakan kolom yang
akan secara otomatis menampilkan harga satuan dan harga pokok
untuk barang yang akan dikeluarkan. Kedua kolom ini tidak akan
dimunculkan jika pada [Master] [Parameter] “Tampil harga pada
pengeluaran stok ....” berharga “Tidak”.
Catatan :
Be-A-plus melakukan perhitungan harga pokok secara
langsung pada saat transaksi Pengeluaran Stok terjadi.
12. Kolom Keterangan (detail) merupakan keterangan tambahan yang

dapat Anda berikan pada tiap baris data. Tekan {Enter} untuk
melanjutkan ke baris berikutnya.
13. Ulangi langkah 7 s/d 12 untuk semua detail transaksi Pengeluaran
Stok.
14. Setelah 1 (satu) nomor bukti Pengeluaran Stok selesai, langkah
berikutnya adalah menyimpan data tersebut. Sorot pada [Simpan]
4-15
Be-A-plus
tekan {Enter} atau klik pada [Simpan] dengan mouse. Anda juga
dapat mencetak data yang sudah dientry dengan klik pada [Cetak]
([Cetak] secara otomatis akan menyimpan data).
langkah 2 kembali.
Edit data Pengeluaran Stok

1. Aktifkan layar entry Pengeluaran Stok dari menu [Stok]
[Pengeluaran Stok] (jika belum aktif)
edit.
5. Anda dapat membatalkan edit data dengan mengunakan tombol
perintah [Batal]. Layar akan dikosongkan dan data yang sudah
Anda edit tidak akan disimpan.
6. Untuk menyimpan hasil edit, klik tombol perintah [Simpan], maka
Be-A-plus secara otomatis akan menggantikan data lama dengan
data yang baru Anda edit.
Hapus data Pengeluaran Stok

1. Aktifkan layar entry Pengeluaran Stok dari menu [Stok]
hapus.
data lainnya.
4-16
Be-A-plus
Cetak bukti Pengeluaran Stok

Untuk mencetak sudah bukti, terlebih dahulu data tersebut harus ditampilkan
di layar.
1. Aktifkan layar entry Pengeluaran Stok dari men [Stok]
Pengeluaran Stok. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih
Catatan :
Catatan :
data.
Pengeluaran Stok merupakan transaksi untuk mengurangi saldo stok tanpa

mempengaruhi piutang penjualan. Entry ini berfungsi terutama untuk
mengurangi saldo stok dan melakukan adjustment (pengurangan) terhadap
stok barang ataupun transaksi-transaksi pengurangan stok yang tidak
berhubungan dengan penjualan.
Pengeluaran Stock akan melakukan posting ke GL dengan jurnal yang

berisikan Kode Akun Persediaan (sesuai dengan kode stok) di sisi kredit dan
Kode Akun dari entry Debet Akun di sisi debet. Secara default Debet Akun
diset ke Kode akun sesuai dengan defenisi “Akun Pengeluaran Stok (debet)”
di [Master] [Parameter].
No Bukti
Pengeluaran Stok, maka data yang telah disimpan sebelumnya akan
4-17
Be-A-plus
Transaksi).
Tanggal
Gudang
Gudang adalah field untuk menentukan dari mana stok barang yang akan
dikurangi. Data ini berperan dalam perhitungan harga pokok dan dalam
menentukan saldo stok per masing-masing gudang.
Be-A-plus melakukan perhitungan harga pokok

berdasarkan masuk dan keluar stok pada masing-
masing gudang dan satuan / unit.
Debet Akun
Debet Akun merupakan Kode Akun yang akan digunakan dalam posting
jurnal ke General Ledger. Akun ini akan mengisi sisi debet jurnal yang
dibuat, sedangkan sisi kredit akan ditentukan oleh kode stok pada detail
Pengeluaran Stok.
Keterangan
menerangkan detail masing-masing stok dalam transaksi pengeluaran stok.
4-18
Be-A-plus
Grid Detail
Dalam grid detail terdapat field Kode Stok, Nama Stok, Qty, Satuan, @ dan
Harga serta Keterangan (detail).
Kode Stok
c. Akun debet yang akan digunakan dalam posting ke General Ledger.
d. Harga Pokok (Harga Satuan dan Harga).
Kode Stok yang belum didefenisikan dalam Master Stok tidak dapat
Qty
Kolom Qty merupakan kolom numerik untuk memasukkan jumlah barang
yang akan dikeluarkan. Jumlah Qty barang yang dikeluarkan tidak boleh
lebih besar dari persediaan barang dalam gudang.
Satuan/Unit
Master Stok.
@ (Harga Satuan) dan Harga

Kedua kolom ini tidak dapat diedit, kerena akan dimunculkan secara
otomatis setelah mengisi Qty dan Satuan. Harga yang dimunculkan disini
adalah Harga Pokok.
Kolom Harga Satuan dan Harga dapat dihilangkan dari layar dengan setting
pada Menu [Master] [Parameter]. Carilah Parameter “Tampil harga pada
pengeluaran stok ....” set harga parameter tersebut ke “Tidak” untuk tidak
menampilkan kolom Harga Satuan dan Harga pada entry Pengeluaran Stok.
4-19
Be-A-plus
Total
Data Total pada bagian bawah grid merupakan total harga. Ditampilkan atau
tidaknya data ini juga tergantung pada setting parameter “Tampil harga pada
pengeluaran stok ....”.
Kegunaan Pengeluaran Stok

Pengeluaran Stok dapat digunakan utnuk beberapa jenis transaksi atara lain
transaksi :
1. Penyesuaian Persediaan Stok (Pengurangan)
2. Pengeluaran untuk pemakaian sendiri
3. Pengeluaran untuk Produksi
4. Pengeluaran Stok lainnya.
Secara umum yang membedakan transaksi-transaksi diatas hanya Akun

Debet yang digunakan.
4-20
Be-A-plus
Pindah Gudang
Perpindahan Stok dari satu gudang ke gudang yang lain merupakan kegiatan
yang sudah umum dilakukan dalam perusahaan. Keperluan untuk
memindahkan stok dari satu tempat ke tempat lain selain untuk keperluan
penyusunan kembali stok barang dalam gudang, juga diperlukan karena
kebutuhan logistik. Misalkan perpindahan persediaan barang dari gudang ke
toko karena persediaan barang tertentu di toko sudah menipis karena sudah
terjual. Dalam proses Pindah Gudang tentunya melibatkan 2 gudang berbeda,
yang mana pada gudang yang satu akan dikurangi jumlah barangnya,
sedangkan pada gudang yang lain akan ditambah. Pengurangan ini dan
pertambahan ini selain berpengaruh pada quantitiy stok, juga berpengaruh
pada harga atau nilai persediaan stok.
Data pindah gudang akan diposting juga ke General Ledger walaupun
melibatkan Debet dan Kredit pada Akun yang sama. Hal ini disebabkan
dalam Be-A-plus semua transaksi akan dicatat dalam jurnal di General
Ledger. Selain itu untuk mengantisipasi kebutuhan dimasa mendatang untuk
menangani akun persediaan yang berbeda untuk gudang yang berbeda.

2. Kode Gudang sudah dentry dalam Master Gudang
3. Data / bukti / catatan pindah gudang.
4-21
Be-A-plus
Gambar layar entry Pindah Gudang
4-22
Be-A-plus
Entry Data Pindah Gudang

Bagian Heading
1. Dari Menu utama, pilih [Stok] [Pindah Gudang] untuk
mengaktifkan layar Pindah Gudang.
transaksi Pindah Gudang. Ketik nomor bukti yang baru kemudian
dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Pindah
Gudang).
Catatan :
entry harus unik.

melanjutkan}.

disimpan.
4. Dari Gudang merupakan combobox gudang asal barang yang dapat

dientry secara langsung atau dipilih dari dropdown.
5. Ke Gudang merupakan combobox gudang tujuan yang dapat
dientry secara langsung atau dipilih dari dropdown. Kode Gudang
sudah harus terdaftar dalam Master Gudang sebelum dapat
digunakan. Jika Kode Gudang belum di daftar, [Keluar] dari entry
ini, masuk ke Master Gudang, entry data gudang tersebut,
kemudian kembali aktifkan layar entry ini.
4-23
Be-A-plus


quantity barang yang dipindahkan. Setelah Qty diisi, tekan {Enter}
untuk melanjutkan ke kolom berikutnya. Qty tidak dapat lebih
besar dari persediaan barang yang ada dalam gudang asal (data
Dari Gudang)
12. Ulangi langkah 7 s/d 11 untuk semua detail transaksi Pindah
Gudang.
13. Setelah 1 (satu) nomor bukti Pindah Gudang selesai, langkah
langkah 2 kembali.
4-24
Be-A-plus
Edit data Pindah Gudang

1. Aktifkan layar entry Pindah Gudang dari menu [Stok] [Pindah
Gudang] (jika belum aktif)
edit.
Hapus data Pindah Gudang

1. Aktifkan layar entry Pindah Gudang dari menu [Stok] [Pindah
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Pindah Gudang

di layar.
1. Aktifkan layar entry Pindah Gudang dari men [Stok] [Pindah
4-25
Be-A-plus

4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti Pindah
Gudang. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih dahulu
sebelum dilanjutkan ke printer sesuai perintah dari Anda (lihat
Appendix B : Cetak Laporan)
Catatan :
Catatan :
data.
Proses pindah gudang merupakan proses yang sudah umum terjadi dalam
suatu perusahaan (yang mempunyai lebih dari satu gudang). Proses ini sering
tidak dicatat karena dianggap sebagai proses yang sederhana. Dalam Be-A-
plus proses ini harus di catatkan dengan form entry Pindah Gudang, karena
Be-A-plus melakukan proses perhitungan saldo per gudang dan juga proses
perhitungan harga pokok per gudang.
Entry Pindah Gudang cukup sederhana karena hanya mencatat kode-kode

stok yang dipindahkan, quantity stok serta dari gudang mana dipindahkan ke
gudang mana, dan tentunya tanggal pindah gudang tersebut terjadi.
No Bukti
Pindah Gudang, maka data yang telah disimpan sebelumnya akan
Transaksi).
4-26
Be-A-plus
Tanggal
Dari Gudang
Gudang Asal (field Dari Gudang) adalah field untuk menentukan dari mana
stok barang yang akan dipindahkan, yang berarti pada Gudang tersebut Qty
dan Nilai Persediaan akan dikurangi.
Ke Gudang
Gudang Tujuan (field Ke Gudang) adalah field untuk menentukan tempat

tujuan stok tersebut dipindahkan. Dengan demikian pada Gudang tersebut
akan ditambahkan sejumlah Qty an Harga Pokok barang yang dipindahkan.
Keterangan
menerangkan detail masing-masing stok dalam transaksi pengeluaran stok.
Grid Detail
Dalam grid detail terdapat field Kode Stok, Nama Stok, Qty, Satuan serta
Keterangan (detail).
Kode Stok
c. Harga Pokok barang yang dipindahkan (tidak ditampilkan dilayar).
Kode Stok yang belum didefenisikan dalam Master Stok tidak dapat
4-27
Be-A-plus
Qty
Kolom Qty merupakan kolom numerik untuk memasukkan jumlah barang
yang akan dipindahkan.
Satuan/Unit
Master Stok.

adalah Harga Pokok.
menampilkan kolom Harga Satuan dan Harga pada entry Pindah Gudang.
Kegunaan Pindah Gudang

Pindah Gudang dapat digunakan untuk beberapa jenis transaksi antara lain
transaksi :
1. Pengisian stok barang dari Gudang ke Toko untuk dipajang.
2. Pemuatan barang ke mobil kanvas (dari Gudang ke Gudang Dalam
Perjalanan)
3. Kosinyasi Barang ke tempat Customer
4-28
Be-A-plus
Packing & Unpacking

Untuk beberapa jenis barang tertentu, penggunakan multi packing untuk satu
jenis stok adalah hal biasa. Misalnya “rokok” yang sering dihitung dalam
“batang”, “bungkus”, “slop” maupun “box/kotak”. Untuk itu Be-A-plus
dirancang untuk mempunyai kemampuan menangani stok barang dengan
multi packing hingga 5 tingkat.
Pada barang-barang multi packing, proses packing (menggabungkan dalam

satuan yang lebih besar) maupun unpacking (menguraikan menjadi satuan
lebih kecil) menjadi proses yang sering dilakukan terutama untuk memenuhi
permintaan pelangan.
Proses ini penting untuk dientry dalam Be-A-plus, karena Be-A-plus

melakukan perhitungan harga pokok berdasarkan pada masing-masing jenis
packing, gudang dan kode barang. Oleh sebab itu bagi Be-A-plus proses
packing/unpacking merupakan proses pindah jenis packing yang harus
dicatat dengan tepat.

1. Kode Stok sudah dientry dalam Master Stok (Khusus untuk kode
stok dengan jenis packing lebih dari 1)
3. Data / bukti / catatan proses packing / unpacking
4-29
Be-A-plus
Gambar layar entry Packing
4-30
Be-A-plus
Entry Data Packing / Unpacking

Bagian Heading
1. Dari Menu utama, pilih [Stok] [Packing / Unpacking] untuk
mengaktifkan layar Packing.
transaksi pengepakan barang. Ketik nomor bukti yang baru
Nomor Bukti yang sudah dientry sebelumnya, maka data tersebut
akan dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data
Packing/Unpacking).
Catatan :
entry harus unik.

melanjutkan}.

disimpan.
4. Gudang merupakan combobox gudang dimana proses packing

(perubahan satuan barang) terjadi.

Bagian detail terbagi atas dua bagian yaitu bagian “Dari” dan “Ke”.
Grid “Dari” merupakan grid yang mencatat satuan stok yang akan
4-31
Be-A-plus
diuraikan, sedangkan Grid “Ke” mencatat satuan stok yang akan

dihasilkan.
Grid “Dari”
gunakan pada entry ini.
quantity barang yang diproses. Setelah Qty diisi, tekan {Enter}
besar dari persediaan barang yang ada dalam gudang.
10. Kolom @ (harga satuan) dan Harga dihitung secara otomatis oleh
Be-A-plus, dan tidak dapat diisi oleh pemakai. Kolom ini tidak
akan muncul jika parameter “Tampil harga pada pengeluaran stok
....” di set ke “Tidak”.
12. Ulangi langkah 6 s/d 11 untuk stok yang akan di
packing/unpacking.
Grid “Ke”
maupun dipilih data yang diinginkan dari dropdown. Kode Stok
sudah harus terdefenisi dalam Master Stok sebelum dapat gunakan
pada entry ini.
quantity barang yang diproses. Setelah Qty diisi, tekan {Enter}
besar dari persediaan barang yang ada dalam gudang (data Dari
Gudang)
4-32
Be-A-plus

17. Kolom @ (harga satuan) dan Harga dihitung secara otomatis oleh
Be-A-plus, dan tidak dapat diisi oleh pemakai. Kolom ini tidak
akan muncul jika parameter “Tampil harga pada pengeluaran stok
....” di set ke “Tidak”.
19. Ulangi langkah 13 s/d 18 untuk semua detail satuan barang yang
dihasilkan di Grid “Ke”.
20. Setelah 1 (satu) nomor bukti Pindah Gudang selesai, langkah

langkah 2 kembali.
Catatan :
Packing/Unpacking akan melakukan varifikasi terhadap data di Grid
“Ke” dengan data dari Grid “Dari” dengan melihat ke nilai konversi
satuan untuk masing-masing jenis stok (lihat penjelasan layar
Packing/Unpacking berikut pada bab ini).
Edit data Packing/Unpacking

1. Aktifkan layar entry Packing/Unpacking dari menu [Stok]
[Packing/Unpacking] (jika belum aktif)
edit.
4-33
Be-A-plus

Hapus data Packing/Unpacking

hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Packing/Unpacking

di layar.
Packing/Unpacking. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih
Catatan :
4-34
Be-A-plus
Catatan :
data.
Karena Be-A-plus merupakan program aplikasi yang dapat menangani multi

packing dalam satu kode stok, maka juga disediakan entry untuk proses
Packing (Pengabungan) dan proses Unpacking (penguraian barang). Entry
Packing & Unpacking terdiri dari dua grid utama yaitu Grid “Dari” dan Grid
“Ke”. Grid “Dari” merupakan grid untuk mengisi data stok dengan satuan
yang akan diproses (dikeluarkan/dikurangi) menjadi stok dengan satuan di
Grid “Ke” (dimasukkan/ditambahkan).
Be-A-plus secara otomatis melakukan verifikasi terhadap data quantity dan

satuan yang di entry dalam grid “Dari” dan data quantity dan satuan yang
dihasilkan pada grid “Ke” untuk Kode Stok yang sama. Hasil perhitungan
kedua kelompok data tersebut akan dibandingkan dengan nilai konversi
satuan yang telah didefenisikan pada Master Stok.
Be-A-plus dapat menangani proses Packing/Unpacking terhadap lebih dari

satu kode stok dalam satu form entry (satu nomor bukti), tetapi perlu diingat
bahwa masing-masing kode stok akan diproses (verifikasi) secara terpisah.
Proses Packing/Unpacking bukan merupakan proses Assemble, sehingga
layar ini tidak dapat digunakan untuk memproses data perubahan barang dari
satu atau beberapa Kode Stok ke Kode Stok yang lain.
No Bukti
No Bukti merupakan field yang harus diisi untuk setiap transaksi. Dalam satu
database tidak boleh terdapat dua nomor bukti transaksi yang sama. Jika
nomor bukti yang dientry adalah nomor bukti yang sudah digunakan
sebelumnya, maka data Packing/Unpacking yang sudah dientry sebelumnya
akan ditampilkan di layar untuk di-edit.
Transaksi).
4-35
Be-A-plus
Tanggal
Tanggal merupakan data transaksi yang selalu mengikuti suatu transaksi
yang berfugnsi untuk menentukan kapan terjadi transaksi tersebut.
Gudang
Gudang menerangkan dimana Proses Packing & Unpacking terjadi. Baik
data di grid “Dari” dan data grid “Ke” keduanya akan diproses dalam gudang
yang sama. Gudang dapat dipilih langsung dari dropdown yang ada.
Catatan : Anda sudah harus mendefenisikan terlebih dahulu Master

Gudang sebelum dapat digunakan pada layar ini.
Keterangan
Field Keterangan merupakan text box yang dapat dientry oleh user untuk
menjelaskan transaksi yang terjadi. Textbox ini merupakan multi line
textbox, sehingga jika Anda menakan {Enter} maka kursor akan berpindah
ke baris berikutnya, bukan ke object berikutkan (Grid “Dari”). Tekan {Tab}
atau gunakan klik pada mouse jika hendak pindah ke Grid “Dari”.
Grid “Dari”
Grid ini berfungsi sebagai tempat dimana Anda memasukkan data Kode
Stok, Quantity dan Satuan stok yang akan diuraikan atau di kepak
(Packing/Unpacking) menjadi satuan lain.
Kode Stok dan Nama Stok

Kolom Kode Stok dientry dengan kode stok yang sudah didefinisikan pada
Master Stok atau pilih dari dropdown yang tersedia. Setelah kode stok
dipilih, Nama Stok akan dimunculkan secara otomatis. Jika kode stok belum
didefenisikan pada Master Stok, maka Anda harus exit dari layar
Packing/Unpacking terlebih dahulu, lakukan penamsukkan data di Master
Stok, baru kemudian aktifkan kembli layar Packin/Unpacking. Dengan
demikian maka Kode Stok yang baru Anda defenisikan dapat dipergunakan
oleh Layar ini.
Anda dapat memasukkan beberapa Kode Stok dalam satu nomor bukti
Packing/Unpacking.
Qty
Quantity (Qty) diisi dengan angka numerik sesuai dengan quantity barang
yang akan diuraikan/dikepak. Quantity tidak boleh melebihi jumlah yang
tersedia dalam gudang.
4-36
Be-A-plus
Satuan
Satuan dapat dipilih dari dropdown yang ada. Data satuan untuk suatu Kode
Stok merupakan data yang telah didefenisikan pada Master Stok.

adalah Harga Pokok.
menampilkan kolom Harga Satuan dan Harga pada entry
Packing/Unpacking.
Keterangan
Kolom Keterangan pada Grid “Dari” merupakan textbox tambahan yang
dapat diisi oleh pemakai untuk memberikan catatan kepada masing-masing
kode stok yang akan di uraikan/dikepak.
Semua daftar stok yang dimasukkan dalam Grid “Dari” akan dikurangi dari
saldo stok di gudang.
Grid “Ke”
Merupakan Grid dimana Anda mencatatkan hasil yang diperoleh dari proses
Packing/Unpacking.
Kode Stok & Nama Stok

Kolom Kode Stok harus disesuaikan dengan Kode Stok pada Grid “Dari”.
Semua Kode Stok yang ada pada Grid “Dari” harus juga ada pada Grid “Ke”.
Kode Stok ini dapat diisi atau dipilih dari dropdown yang tersedia. Nama
Stok akan muncul secara otomatis jika kolom Kode Stok sudah terisi.
Qty
Kolom Quantity (Qty) merupakan kolom numerik untuk mengisi jumlah
barang yang dihasilkan untuk satuan tertentu.
4-37
Be-A-plus
Satuan
Kolom satuan merupakan kolom dropdown yang datanya dapat dipilih di
ketik oleh pemakai. Kolom ini berpasangan dengan kolom Qty digunakan
oleh Be-A-plus untuk melakukan verifikasi kebenaran data hasil
Packing/Unpacking.

adalah Harga Pokok.
menampilkan kolom Harga Satuan dan Harga pada entry
Packing/Unpacking.
Keterangan
Keterangan pada Grid “Ke” merupakan catatan tambahan bagi pemakai jika
hendak memberikan suatu penjelasan pada masing-masing detail barang
yang dihasilkan dari proses ini.
Total Harga
Totak Harga terdiri dari dua yaitu pada Grid “Dari” dan Grid “Ke”. Kedua
field ini tidak dapat diisi yang akan dimunculkan sesuai dengan setting di
parameter “Tampil harga pada pengeluaran ...”. Total Harga Grid “Dari” dan
Total Harga Grid “Ke” harus sama sebelum transaksi ini dapat disimpan.
Hasil posting dari transaksi ini ditentukan oleh Kode Akun Persediaan dari
Master Kode Stok. Dengan rincian Kode Akun Persediaan di Grid Detail
Dari akan di jurnal di sisi kredit dan Kode Akun Persediaan di Grid Detail
Ke dan di jurnal di sisi debet. Pada umumnya posting jurnal ini tidak akan
merubah nilai akun, dan hanya berfungsi sebagai catatan transaksi saja.
Be-A-plus tidak dapat melakun proses Packing/Unpacking secara otomatis

pada saat suatu stok dikeluarkan (dijual / dipakai). Oleh sebab itu intervensi
pemakai untuk melakukan proses ini diperlukan melalui Menu
Packing/Unpacking ini.
4-38
Be-A-plus
Selain itu dengan adanya proses ini, akan lebih memudahkan proses audit
stok atau yang lebih sering disebut “stock taking”. Karena kita dapat
menyesuaikan kondisi packing stok untuk memudahkan perhitungan.
Proses Harga Pokok

Perhitungan harga pokok untuk semua transaksi pengeluaran stok sudah
dilakukan secara otomatis oleh Be-A-plus. Dengan demikian setiap terjadi
transaksi stok, maka harga pokok sudah dihitung sesuai dengan kondisi stok
pada saat transaksi tersebut di entry.
Dalam beberapa kasus, harga pokok dapat menjadi salah (tidak sesuai)
misalkan dalam kasus entry penjualan / pengeluaran stok yang dientry
terlebih dahulu sebelum mengentry pembelian / penerimaan stok. Dalam
kondisi ini, sering terjadi saldo stok tidak mencukupi lagi (minus) sehingga
harga pokok stok tidak dapat di hitung (nol). Sewaktu pembelian /
penerimaan stok dimasukkan kemudian (walaupun tanggal transaksinya lebih
duluan dari tanggal transaksi penjualan / pengeluaran stok) maka harga
pokok stok (nilai persediaan) akan menumpuk. Dengan demikian harga
pokok untuk pengeluaran stok barang berikut yang juga akan salah. Hal ini
dapat di illustrasikan dalam daftar berikut (diurutkan sesuai dengan waktu /
urutan entry transaksi oleh user)
Tanggal Qty Harga Qty Harga Saldo Saldo Urut

Transaksi Terima Terima Keluar Pokok Qty Harga an
Entry
01 Jan 5 500 5 500 1
05 Jan 2 200 3 300 2
10 Jan 4 300 -1 0 3
12 Jan 4 0 -5 0 4
07 Jan 10 1000 5 1000 5
14 Jan 2 400 3 600 6
17 Jan 3 600 0 0 7
Dari contoh cara entry diatas, dapat dilihat bahwa kesalahan perhitungan
harga pokok mulai terjadi pada urutan entry ke tiga dan ke empat, walaupun
tanggal transaksinya sebenarnya lebih kecil dari tanggal pembelian /
penerimaan barang (urutan ke 5). Hal ini menyebabkan kesalahan
perhitungan harga pokok akan berlanjut terus hingga saldo qty dan harga
menjadi nol (urutan ke 7).
4-39
Be-A-plus
Kasus lainnya adalah perubahan methode perhitungan harga pokok, yang

tentunya dapat menyebabkan perlu dilakukan perhitungan kembali harga
pokok untuk transaksi yang sudah berlalu.
Catatan : Salah satu prinsip dalam akuntansi adalah konsistensi. Oleh

sebab itu jangan lakukan perubahan methode perhitungan harga pokok
jika tidak penting sekali.
Dari kasus-kasus ini dan beberapa kasus yang lain, maka Proses Harga
Pokok (Perhitungan Kembali Harga Pokok) perlu dilakukan.
4-40
Be-A-plus
( Diperbesar )
Gambar Proses Harga Pokok
Kode Stok
Data yang perlu dientry adalah Kode-kode Stok yang akan direkalkulasi. Jika
data transaksi cukup banyak, lakukanlah proses terhadap masing-masing stok
secara sendiri-sendiri atau cukup pada stok yang pemakai rasakan perlu di
hitung kembali, karena jika datanya sangat banyak, maka proses perhitungan
juga akan berlangsung lama. Ketik Kode Stok atau pilih dari dropdown pada
textbox pertama. Kemudian ketik Kode Stok atau pilih dari dripdown pada
textbox kedua. Kedua data ini adalah untuk menyatakan cakupan (range)
Kode Stok yang akan direkakulasi.
Jika Anda hendak merekalkulasi semua kode stok, maka isi textbox pertama
dengan Kode Stok pertama dan textbox kedua dengan Kode Stok terakhir.
Tanggal Mulai Hitung

Pada umumnya kita tidak perlu melakukan perhitungan terhadap semua data
transaksi yang ada. Dan sering sekali hanya data bulan terakhir yang sedang
di proses saja yang perlu dilakukan rekalkulasi, apalagi kalau Anda
menerapkan Penutupan Buku untuk bulan yang sudah berlalu. Sehingga
dengan demikian untuk mempersingkat waktu rekalkukasi maka cukup Anda
pilih tanggal mulai proses rekakulasi yang sesuai.
Dengan demikian Be-A-plus akan melakukan rekalkulasi hanya untuk data
yang tanggal transaksinya lebih besar atau sama dengan Tanggal Mulai
4-41
Be-A-plus
Hitung. Untuk data dengan tanggal dibawah itu, tidak dilakukan perhitungan
lagi atau nilai harga pokoknya tidak berubah.
User di anjurkan untuk melakukan Proses Harga

Pokok sebelum melakukan penutupan buku setiap
bulannya. Dengan demikian kesalahan seperti contoh
kasus diatas dapat dihindari sebelum terjadi penutupan
buku.
Klik tombol perintah [Proses] untuk mulai melakukan proses rekalkulasi. Be-
A-plus akan memunculkan pesan yang menanyakan “Anda yakin akan
melakukan Proses Perhitungan HPP ?”. Untuk melanjutkan proses, klik
[Yes]. Untuk membatalkan proses, klik [No].
Pesan “Proses Perhitungan HPP selesai” akan muncul setelah selesai. Klik
[OK] untuk kembali ke layar Rekalkulasi Harga Pokok.
Catatan :
Be-A-plus melakukan proses perhitungan harga pokok berdasarkan Kode
Stok, Gudan dan Satuan persediaan barang.
4-42
Be-A-plus
Laporan Stock
Be-A-plus menyediakan beberapa jenis laporan stok sesuai dengan keperluan
pemakai secara umum. Laporan – laporan ini terdiri dari
• Kartu Stok
• Kartu Stok dengan Harga
• Daftar Saldo Stok
• Mutasi Stok
• Mutasi Stok per Gudang
• Penerimaan / Penambahan Stok
• Pengurangan / Pengeluaran Stok
• Pindah Gudang
• Transaksi Packing
• Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Qty)
• Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Harga)
Menampilkan Laporan
1. Klik pada Menu [Stok] [Laporan] dan klik pada [nama laporan]
sesuai dengan laporan yang ingin ditampilkan.
2. Pada monitor akan muncul Layar “Parameter Laporan”. Layar ini
berfungsi untuk menanyakan batasan-batasan laporan yang hendak
Anda tampilkan. Parameter-parameter tersebut dapat terdiri dari :
a. Combobox yang mempunyai dropdown yang dapat dipilih
dari daftar yang tersedia atau di ketik, misalkan parameter
Kode Stok.
b. Combo tanggal yang mempunyai dropdown tanggal yang
dapat di pilih atau di ketik.
c. Textbox yang harus di ketik.
d. Checkbox untuk di check atau non-check.
3. Pada bagian bawah layar terdapat tombol perintah [Cetak] dan
[Exit]
4. Klik pada [Cetak] untuk menampilkan laporan.
5. Atau klik pada [Exit] untuk membatalkan pencetakan/penampilan
laporan.
Untuk penjelasan lebih lengkap tentang cara mencetak laporan, lihat

Appendix B Cetak Laporan.
4-43
Be-A-plus
Laporan-laporan dalam Menu [Stok]

Laporan Kartu Stok
Kartu Stok adalah laporan yang paling banyak dan penting dalam
penanganan stok. Dalam kartu stok terdapat data transaksi yang lengkap
terhadap suatu kode stok. Transaksi yang tercantum dalam kartu stok di Be-
A-plus terdiri dari data transaksi dari Modul Stok seperti Transaksi-transaksi
Penerimaan Stok, Pengeluaran Stok, Pindah Gudang, Packing & Unpacking,
dan dari Modul Penjualan seperti Transaksi Penjualan dan Retur Penjualan
serta dari Modul Pembelian yang terdiri dari Transaksi Pembelian dan Retur
Pembelian.
Dalam laporan Kartu Stok terdapat data Tanggal yang menyatakan tanggal
suatu transaksi terjadi. Kolom No. Bukti dan kolom Transaksi merupakan
Bukti dan Jenis trasaksi yang terjadi, Keterangan berasal dari keterangan dari
masing-masing transaksi. Apabila pada parameter gudang di tentukan semua
gudang, maka Kartu Stok akan menampilkan kode gudang transaksi tersebut.
Kolom Stok Masuk dan Stok Keluar berisikan Qty stok dalam transaksi
penerimaan atau pengeluaran barang. Kolom terakhir adalah kolom Saldo
yang menampilkan saldo stok berjalan.
4-44
Be-A-plus
Gambar laporan Kartu Stok
Karena Be-A-plus merupakan program yang dapat menangani multi satuan,

maka transaksi-transaksi dalam Kartu Stok dikelompokkan berdasarkan
masing-masing jenis satuan stok.
Saldo Awal stok masing-masing packing dihitung berdasarkan saldo stok
sebelum tanggal pada parameter periode.
4-45
Be-A-plus
Laporan Kartu Stok dengan Harga

Laporan Kartu Stok dengan Harga mempunyai ciri yang sama dengan
Laporan Kartu Stok, hanya saja dalam laporan Kartu Stok yang ditampilkan
hanya quntity transaksi. Kartu Stok dengan Harga selain menampilkan
quantity juga menampilkan Harga Penerimaan Stock dan Harga Pokok
Pengeluaran Stok.
Data yang ditampilkan oleh Kartu Stok dengan Harga adalah sama dengan
Laporan Kartu Stok, dengan tambahan Harga Penerimaan, Harga Pokok
Pengeluaran dan Saldo Harga Stok.
Perlu di ingat bahwa Be-A-plus melakukan perhitungan Harga Pokok

berdasarkan stok di masing-masing gudang dan satuan, sehingga pada
laporan Kartu Stok dengan Harga untuk Semua Gudang, Harga Pokok
Pengeluaran dapat tidak sesuai. Demikian juga halnya dengan Saldo Harga
yang terkadang dapat terlihat tidak sesuai (bahkan minus), dikarenakan Saldo
Harga dihitung di laporan sesuai dengan data yang ditampilkan. Namun
demikian Saldo Awal dan Saldo Akhir Stok adalah sebesar Total Stok pada
Semua Gudang.
Untuk melihat kebenaran harga pokok seharusnya dilihat pada Laporan

Kartu Stok dengan Harga untuk masing-masing Gudang.
4-46
Be-A-plus
Gambar laporan Kartu Stok dengan Harga
4-47
Be-A-plus
Laporan Daftar Saldo Stok

Laporan Daftar Saldo Stok menampilkan kondisi saldo stok pada tanggal
yang ditentukan oleh user.
Gambar Daftar Stok
Laporan daftar stok memberikan data Kode Stok, Keterangan Stok, Unit /
Satuan, Quantity (Saldo) dan Harga (Saldo) Stok. Laporan Saldo Stok yang
ditampilkan adalah berdasarkan masing-masing unit / satuan stok.
4-48
Be-A-plus
Laporan Mutasi Stok

Laporan Mutasi Stok menampilkan perhitungan jumlah quantity barang yang
bermutasi (masuk dan keluar) dalam suatu periode tertentu. Laporan mutasi
ini didasarkan pada mutasi seluruh gudang yang ada, dengan demikian pada
mutasi ini data transaksi pindah gudang tidak diperhitungkan.
Data yang ditampilkan dalam laporan Mutasi Stok adalah Kode Stok, Nama
Stok, Unit/Satuan, Saldo Awal, Qty Keluar, Qty Masuk, Saldo Sebelum
Penyesuaian, Qty Penyesuaian Stok, Saldo Akhir.
Saldo Awal dihitung berdasarkan Saldo Stok sebelum tanggal pada

parameter Periode. Qty Masuk dan Qty Keluar dihitung berdasarkan
transaksi masuk dan keluar barang selama masa yang ditentukan dalam
parameter Periode dan Sampai. Dalam Mutasi ini tidak termasuk mutasi yang
diakibatkan oleh Proses Packing & Unpacking.
Saldo Sebelum Penyesuaian adalah saldo stok yang dihitung berdasarkan
rumusan :
Saldo Sebelum Penyesuaian = Saldo Awal + Qty Masuk – Qty Keluar
Penyesuaian Stok merupakan quantity mutasi stok dari hasil transaksi

penyesuaian seperti Packing & Unpacking. Nilai Penyesuaian Stok dapat
berharga minus yang artinya penyesuaian kurang atau berharga positif yang
berarti penyesuaian bertambah.
Saldo Akhir merupakan saldo stok yang dihitung dari Saldo Sebelum
Penyesuaian + Penyesuaian Stok. Saldo Akhir ini adalah saldo akhir stok
sesuai dengan tanggal pada parameter tanggal Sampai.
4-49
Be-A-plus
Gambar Laporan Mutasi Stok

4-50
Be-A-plus
Laporan Mutasi Stock per Gudang

Pada Laporan Mutasi Stok (untuk semua gudang) data transaksi Pindah
Gudang tidak diperhitungkan oleh sebab itu mutasi yang diperlihatkan adalah
mutasi yang real dalam satu perusahaan. Sedangkan untuk melihat Jumlah
stok yang masuk dan keluar dari satu Gudang dalam periode tertentu,
digunakan Laporan Mutasi Stok per Gudang.
Gambar Laporan Mutasi Stok

4-51
Be-A-plus
Data yang ditampilkan dalam laporan Mutasi Stok per Gudang adalah sama
dengan Laporan Mutasi Stok yakni Kode Stok, Nama Stok, Unit/Satuan,
Saldo Awal, Qty Keluar, Qty Masuk, Saldo Sebelum Penyesuaian, Qty
Penyesuaian Stok, Saldo Akhir.
Saldo Awal dihitung berdasarkan Saldo Stok sebelum tanggal pada

parameter Periode. Qty Masuk dan Qty Keluar dihitung berdasarkan
transaksi masuk dan keluar barang selama masa yang ditentukan dalam
parameter Periode dan Sampai. Dalam Mutasi ini tidak termasuk mutasi yang
diakibatkan oleh Proses Packing & Unpacking.
Saldo Sebelum Penyesuaian adalah saldo stok yang dihitung berdasarkan
rumusan :
Saldo Sebelum Penyesuaian = Saldo Awal + Qty Masuk – Qty Keluar
Penyesuaian Stok merupakan quantity mutasi stok dari hasil transaksi

penyesuaian seperti Packing & Unpacking. Nilai Penyesuaian Stok dapat
berharga minus yang artinya penyesuaian kurang atau berharga positif yang
berarti penyesuaian bertambah.
Saldo Akhir merupakan saldo stok yang dihitung dari Saldo Sebelum
Penyesuaian + Penyesuaian Stok. Saldo Akhir ini adalah saldo akhir stok
sesuai dengan tanggal pada parameter tanggal Sampai.
4-52
Be-A-plus
Laporan Penerimaan / Penambahan Stok

Laporan ini menampilkan transaksi yang dientry pada form Penerimaan
Stok.
Gambar Laporan Penerimaan / Penambahan Stok
Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah Tanggal, Nomor Bukti,
Gudang dan Keterangan di bagian header. Data Kode Stok, Nama Stok, Qty,
Satuan, Harga @, Harga dan Keterangan detail dibagian detail transaksi.
Laporan ini diurutkan sesuai dengan tanggal transaksi.
4-53
Be-A-plus
Laporan Pengurangan / Pengeluaran Stok

Laporan ini menampilkan transaksi yang dientry pada form Pengeluaran
Stok.
Gambar Laporan Pengurangan / Pengeluaran Stok
Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah Tanggal, Nomor Bukti,
Gudang dan Keterangan di bagian header. Data Kode Stok, Nama Stok, Qty,
Satuan, Harga @, Harga dan Keterangan detail dibagian detail transaksi.
4-54
Be-A-plus
Laporan Pindah Gudang

Laporan Pindah Gudang menampilkan transaksi yang dientry pada form
Pindah Gudang
Gambar Laporan Pindah Gudang
Data yang ditampilkan dalam laporan ini adalah Tanggal, Nomor Bukti, Dari
Gudang, Ke Gudang (Gudang Tujuan) dan Keterangan di bagian header.
Data Kode Stok, Nama Stok, Qty, Satuan, Harga @, Harga dan Keterangan
detail dibagian detail transaksi.
4-55
Be-A-plus
Laporan Transaksi Packing

Laporan ini menampilkan transaksi yang Packing/Unpacking dari data yang
sudah dientry oleh pemakai.
Gambar Laporan Transaksi Packing
Data yang ditampilkan disini adalah data yang sama dengan entry transaksi
Packing/Unpacking. Yaitu No. Bukti transaksi, Tanggal, Gudang dan
Keterangan di bagaian heading. Kode Stok, Nama Stok, Qty, Sattuan, Harga
@, Harga dan Keterangan deail pada bagian Packing “Dari”. Serta Kode
Stok, Nama Stok, Qty, Sattuan, Harga @, Harga dan Keterangan deail pada
bagian Packing “Ke”.
4-56
Be-A-plus
Laporan Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Qty)

Laporan Mutasi Stok berfungsi untuk memperlihatkan proses masuk-
keluarnya suatu kode stok. Pada laporan ini mutasi stok ditampilkan lebih
terperinci sesuai dengan jenis transaksinya.
Data yang ditampilkan pada laporan ini merupakan data rangkuman per
cakupan tanggal transaksi yang dipilih pada parameter laporan, kemudian
dirangkum untuk masing-masing kode stok.
4-57
Be-A-plus
Gambar Laporan Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Qty)
4-58
Be-A-plus
Laporan Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Harga)

Sama seperti Laporan Mutasi diatas, laporan ini juga mempunyai bentuk
yang sama. Perbedaannya hanya data yang ditampilkan pada masing-masing
Jenis Transaksi adalah dalam Harga Transaksi.
Data yang ditampilkan pada laporan ini merupakan data rangkuman per
cakupan tanggal transaksi yang dipilih pada parameter laporan, kemudian
dirangkum untuk masing-masing kode stok.
4-59
Be-A-plus
Gambar Laporan Mutasi Stok per Jenis Transaksi (Qty)
4-60
Be-A-plus
BAB 5. PEMBELIAN
Pembelian
Dalam kegiatan bisnis, pembelian merupakan hal penting yang harus
dilakukan. Baik untuk perusahaan dagang yang perlu membeli barang
dagangan maupun untuk perusahan industri yang perlu membeli bahan baku
untuk keperluan produksi.
Menu Pembelian terdiri dari :

- Pembelian
- Retur Pembelian
- Laporan
• Transaksi Pembelian
• Transaksi Retur Pembelian
• Pembelian per Supplier
• Rekapitulasi Pembelian per Supplier
• Rekapitulasi Pembelian per Stok
• Pembelian per Supplier per Jenis Transaksi
• Pembelian per Stok per Jenis Transaksi
Gambar Menu dan Sub Menu Pembelian
5-1
Be-A-plus
Pada Bab ini Anda akan dapat mengetahui

- Transaksi Pembelian persediaan barang
- Transaksi Retur Pembelian persediaan barang
- Hubungan Pembelian dan Retur Pembelian
- Hubungan Pembelian dengan Hutang
- Hubungan Retur Pembelian dengan Piutang
- Hubungan dengan Jurnal General Ledger
Dat Master yang harus dipersiapkan

- Master Stok
- Master Gudang
- Master Supplier
- Parameter yang berhubungan dengan Pembelian :
• Akun Discount Pembelian
• Akun Discount Retur Pembelian
• Akun PPN Pembelian
• Akun PPN Retur Pembelian
• PPN Pembelian (%)
5-2
Be-A-plus
Pembelian Barang
Berbeda dengan Penerimaan Barang, entry Pembelian selain berfungsi untuk
menambah stok / persediaan barang, juga akan menimbulkan Hutang Dagang
pada Supplier. Oleh sebab itu, dalam entry Pembelian, selain mengisi data
stok yang dibeli, user juga harus mengisi data Supplier (Kode Supplier).
Proses lanjutan dari pembelian adalah pembayaran hutang yang dilakukan
dalam menu Account Payable.

3. Kode Suppler sudah dientry dalam Master Supplier
4. Data Pembelian Barang
5-3
Be-A-plus
Gambar Entry Pembelian Barang
5-4
Be-A-plus
Entry data Pembelian

Bagian Heading
1. Dari menu utama, pilih Menu [Pembelian] [Pembelian Barang]
untuk menampilkan layar Pembelian.
transaksi Pembelian Barang. Ketik nomor bukti yang baru
Nomor Bukti yang sudah dientry sebelumnya, maka data
tersebut akan dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit
Data Pembelian Barang).
Catatan :
secara otomatis melakukan posting semua transaksi ke jurnal
General Ledger maka Nomor Bukti antara tiap form entry
harus unik.

Ketiklah tanggal sesuai dengan tanggal nomor bukti atau
gunakan dropdown calender yang tersedia. Tekan {Enter untuk
melanjutkan}

disimpan.
4. Kode Supplier merupakan combobox yang dapat dientry secara

langsung atau dipilih dari dropdown daftar supplier (relasi) yang
tersedia. Kode Supplier harus sudah terdaftar di Master Supplier.
Jika belum terdaftar, [Keluar] dari entry ini, isi data supplier di
Master Supplier, kemudian kembali lagi ke layar entry ini.
5. Nama Supplier akan dimunculkan secara otomatis.
6. Gudang merupakan combobox yang dapat dientry secara
langsung atau dipilih dari dropdown. Kode Gudang sudah harus
terdaftar dalam Master Gudang sebelum dapat digunakan. Jika
Kode Gudang belum di daftar, [Keluar] dari entry ini, masuk ke
Master Gudang, entry data gudang tersebut, kemudian kembali
aktifkan layar entry ini.
5-5
Be-A-plus
7. Tanggal Jatuh Tempo merupakan combobox tanggal yang dapat

di dropdown untuk atau diketik. Tanggal ini merupakan tanggal
jatuh tempo hutang yang ditimbulkan oleh pembelian.
8. Keterangan merupakan textbox multi baris. Pada textbox ini
Anda bebas meng-entry keterangan untuk transaksi yang sedang
dimasukkan. Guanakan {Tab} untuk pindah ke entry berikutnya
{Enter}, karena pada textbox multi baris, {Enter} berfungsi
untuk pindah ke baris berikutnya dalam textbox.

9. Kolom Kode Stok merupakan kolom dropdown yang dapat
dientry maupun dipilih data yang hendak diinginkan dari
dropdown. Kode Stok sudah harus terdefenisi dalam Master
Stok sebelum dapat gunakan pada entry ini. Jika Kode Stok
belum terdefenisi, [Keluar] dari layar entry ini, masuk ke entry
Master Stok, masukkan data stok dan kemudian kembali
aktifkan layar entry ini. Tekan {Enter} atau gunakan klik pada
mouse untuk pindah ke kolom berikutnya. Jangan gunakan
tombol {Tab}, karena {Tab} berfungsi untuk keluar dari grid /
bagian detail.
11. Qty merupakan kolom numerik yang dapat Anda isi sesuai
dengan quantity barang yang diterima. Setalah Qty diisi, tekan
{Enter} untuk melanjutkan ke kolom berikutnya.
sesuai dengan Kode Stok. Jika satuan belum terdaftar, Anda
harus kembali ke Menu Master Stok untuk mengisinya.
13. Kolom @ merupakan kolom numerik untuk mengisi harga
satuan. Entry / perubahan di kolom ini secara otomatis akan
14. Kolom Total adalah harga pernerimaan Stok. Harga akan
dihitung secara otomatis jika Qty maupun Harga Satuan
berubah. Anda juga dapat mengetik suatu data numerik langsung
pada kolom Harga dan secara otomatis Be-A-plus akan
mengkalkulasi kembali harga satuan.
5-6
Be-A-plus
15. Kolom % Discount dapat diisi dengan angka numerik (0% s/d
100%) untuk menghitung jumlah discount yang ditampilkan
pada kolom Nominal Discount.
16. Kolom Nominal Discount ditampilkan secara otomatis jika
Persen Discount dientry. Nominal Discount dapat dientry dan
Be-A-plus secara otomatis akan menghitung persen discount dan
menampilkan pada kolom % Discount.
17. Total Nominal juga akan dihitung secara otomasi dengan rumus
perhitungan :
Total Nominal = Total (harga) – Nominal Discount.
18. Kolom Keterangan (detail) merupakan keterangan tambahan

yang dapat Anda berikan pada tiap baris data. Tekan {Enter}
untuk melanjukan ke baris berikutnya.
19. Ulangi langkah 9 s/d 18 untuk semua detail transaksi Pembelian
Barang.
Bagian Footer
20. Sub Total merupakan textbox yang menampilkan jumlah kolom
Total Nominal. Data ini hanya untuk informasi dan tidak dapat
diedit.
21. Discount (%) merupakan textbox yang dapat dientry dengan
angka numerik. Angka ini merupakan persentasi discount yang
dihitung dari Sub Total. Hasil perhitungan akan ditampilkan
pada textbox Discount.
22. Textbox Discount akan dimunculkan sendiri oleh Be-A-plus
sesuai dengan persentasi discount yang Anda entry sebelumnya.
Sebaliknya jika data ini dapat Anda entry maka Be-A-plus akan
maka Be-A-plus akan menghitung dan menampilkan persen
discount.
23. PPN (%) merupakan textbox yang dapat dientry dengan angka
numerik. Secara default angka % PPN akan muncul sendiri
sesuai dengan setting pada parameter “PPN Pembelian (%)” dan
dapat diedit oleh user. Be-A-plus secara otomatis akan
menghitung nominal PPN sesuai dengan rumus
Nominal PPN = % PPN * (Sub Total – Discount)
5-7
Be-A-plus
24. Nominal PPN dihitung dan ditampilkan secara otomatis.

Textbox ini dapat Anda entry sendiri, dan Be-A-plus akan
menghitung % PPN secara otomatis.
25. Textbox Total menampilkan nilai total faktur pembelian. Nilai
ini dihitung dari Sub Total dikurangi dengan Discount dan
Nominal PPN.
26. Setelah keseluruhan data satu nomor bukti Pembelian Barang
selesai, langkah berikutnya adalah menyimpan data tersebut.
Sorot pada [Simpan] tekan {Enter} atau klik pada [Simpan]
dengan mouse. Anda juga dapat mencetak data yang sudah
dientry dengan klik pada [Cetak] ([Cetak] secara otomatis akan
menyimpan data).
langkah 2 kembali.
Edit data Pembelian Barang

8. Aktifkan layar entry Pembelian Barang dari menu [Pembelian]
[Pembeian Barang] (jika belum aktif)
edit.
maka Be-A-plus secara otomatis akan menggantikan data lama
dengan data yang baru Anda edit.
Hapus data Pembelian Barang

7. Aktifkan layar entry Pembelian Barang dari menu [Pembelian]
[Pembelian Barang] (jika belum aktif)
hapus.
5-8
Be-A-plus

11. Be-A-plus akan menyampaikan pesan penghapusan data. Klik
pada [No] untuk membatalkan penghapusan data. Jika Anda
sudah yakin untuk menghapus data ini, klik [Yes] untuk
menghapus. Layar akan dikosongkan setelah data dihapus.
data lainnya.
Cetak bukti Pembelian Barang

di layar.
7. Aktifkan layar entry Pembelian Barang dari men [Pembelian]
[Pembelian Barang] (jika belum aktif)
Pembelian Barang. Hasil cetak akan ditampilkan di layar
terlebih dahulu sebelum dilanjutkan ke printer sesuai perintah
dari Anda (lihat Appendix B : Cetak Laporan)
Catatan :
Catatan :
Nomor Bukti transaksi dapat langsung dicetak sewaktu melakukan
entry data.
Seperti disebutkan diatas, Pembelian mempunyai efek terhadap stok /

persediaan barang. Efek ini adalah pertambahan stok yang dapat dilihat di
laporan stok, terutama laporan kartu stok dan laporan mutasi stok.
Penambahan Hutang Dagang atau Account Payable juga dilihat pada form
entry Account Payable (tidak dapat diedit) dan laporan-laporan di Account
Payable. Selain itu, pada General Ledger juga akan timbul jurnal yang akan
dijelaskan pada bagian akhir penjelasan mengenai form entry Pembelian ini.
5-9
Be-A-plus
No. Bukti
Nomor Bukti merupakan nomor kunci pada transaksi Pembelian Barang.
Nomor ini dapat di sesuaikan dengan Nomor Faktur Pembelian dari Supplier
atau disusun sediri oleh pemakai. Pada umumnya dianjurkan untuk
menyusun sendiri nomor bukti pembelian supaya nomor ini unik. Sedangkan
nomor Faktur Pembelian dari Supplier biasanya cukup dicatat pada
Keterangan.
Nomor Bukti Pembelian tidak boleh sama satu dengan lainnya, karena Be-A-
plus hanya mengenal satu nomor transaksi untuk satu faktur. Jika Nomor
Bukti yang dimasukkan adalah nomor bukti yang sudah ada, maka Be-A-plus
akan menampilkan data faktur yang sudah ada untuk diedit.
Nomor Bukti ini juga harus berbeda dengan nomor bukti entry transaksi yang
lain. Hal ini disebabkan oleh karena Be-A-plus secara otomatis akan mem-
posting (menjurnal) semua transaksi ke modul General Ledger (lihat
Appendix C : Cara Menyusun Nomor Bukti).
Tanggal
Field Tanggal dapat diisi dengan tanggal faktur atau tanggal
pembelian/penerimaan barang. Pada umumnya tanggal yang digunakan
adalah tanggal faktur pembelian.
Kode Supplier & Nama Supplier

Kode Supplier pada pembelian sebenarnya merupakan gabungan data Master
Supplier dan Master Customer. Sering juga gabungan keduanya disebut
dengan Kode Relasi. Dengan penggabungan ini kita dapat melakukan
pembelian pada seseorang yang terdaftar sebagai Supplier maupun Customer
sehingga pada modul Hutang dan Piutang Anda dapat menggabungkan
(Grouping) antara Hutang dan Piutang seseorang Relasi (Supplier &
Customer). Untuk lebih jelas baca Bab mengenai Hutang & Piutang.
Gudang
Gudang dalam layar Pembelian Barang merupakan tempat penerimaan /
penyimpanan barang yang dibeli. Dengan demikian persediaan pada gudang
tersebut akan bertambah sesuai dengan jumlah barang pada faktur
pembelian.
5-10
Be-A-plus
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo merupakan tanggal jatuh tempo hutang dagang yang
timbul akibat pembelian barang. Tanggal Jatuh tempo ini akan dipergunakan
oleh Modul Hutang Dagang untuk menghitung umur hutang.
Keterangan
Keterangan merupakan textbox yang bebas Anda gunakan untuk
mengentikkan suatu catatan. Keterangan hanya merupakan data tambahan
dan tidak berpengaruh terhadap proses dalam program Be-A-plus.
5-11
Be-A-plus
Di Bagian detail terdapat :

Kode Stok merupakan combobox yang dapat di dropdown. Semua Kode
Stok yang terdaftar di Master Stok akan ditampilkan pada dropdown ini,
kecuali Kode Stok yang statusnya non-aktif.
Anda dapat memilih salah satu Kode Stok dari dropdown atau ketik langsung
Kode Stok barang yang dibeli. Setelah diisi, Be-A-plus akan menampilkan
Nama Stok secara otomatis pada kolom berikutnya. Selain itu, daftar pada
dropdown satuan juga akan disusun sesuai dengan defenisi satuan pada
Master Kode Stok.
Quantity
Quantity merupakan nilai numerik yang menyatakan jumlah fisik barang
yang dibeli. Quantity ini akan ditambahkan ke daftar saldo stok (quantity)
sesuai dengan Satuan dan Gudang.
Satuan
Satuan barang merupakan combobox yang mempunyai dropdown pilihan
sesuai dengan Kode Stok-nya. Anda tinggal memilih atau ketik jenis Satuan
sesuai dengan faktur pembelian.
@ (harga satuan) & Total (harga)

Harga satuan merupakan nilai pembelian per-unit barang. Dalam entry
Pembelian Barang, harga satuan akan mempergaruhi Total (harga), demikian
sebaliknya, Total (harga) akan mempengaruhi nilai harga satuan. Jadi
perubahan terhadap salah satu kolom ini akan mempengaruhi (Be-A-plus
akan melakukan perhitungan pada) kolom lainnya.
% Disc. (Persen Discount) & Nominal Discount

Untuk discount per item barang (detail), Be-A-plus menyediakan dua format
entry yang terbagi atas kolom %Disc (Persen Discount) dan kolom Nominal
Discount. Anda dapat memilih untuk menggunakan kolom discount yang
mana sesuai dengan data pada faktur pembelian.
Pada kolom % Disc, Anda dapat memasukkan nilai persentasi discount

antara 0 s/d 100. Be-A-plus akan menghitung Nominal Discount secara
otomatis dengan menggunakan rumus : Nominal Discount = Total (harga) *
%Disc.
5-12
Be-A-plus
Sebaliknya perubahan/entry pada kolom Nominal Discount membuat Be-A-

plus mengkalkulasi kembali %Disc.
Total Nominal
Kolom Total Nominal berisikan nilai pembelian akhir untuk suatu item
barang tertentu. Total Nominal adalah Total (harga) dikurangi dengan
Nominal Discount. Dengan demikian perubahan pada kedua data tersebut
akan mempengaruhi Total Nominal. Tetapi sebaliknya, perubahan pada Total
Nominal akan merubah nilai Nomianl Discount saja.
Keterangan Detail
Keterangan detail berfungsi sebagai tambahan keterangan yang dapat Anda
berikan pada masing-masing item pembelian.
Bagian footer Pembelian terdiri dari :

Setelah bagian header dan detail, bagian terakhir dalam form entry
Pembelian adalah bagian footer yang terdiri dari SubTotal, Persen dan
Nominal Discount serta Persen dan Nominal PPN dan Total Pembelian.
Sub Total pembelian

Sub Total merupakan nilai hasil penjumlahan baris-baris detail pada kolom
Total Nominal. Dengan demikian nilai Sub Total tidak dapat diedit langsung
oleh user.
Discount
Discount yang terdiri dari Persen dan Nominal merupakan nilai discount dari
Sub Total, jadi dapat dikatakan bahwa Discount pada bagian footer ini
berlaku untuk keseluruhan form Pembelian. Discount ini juga akan
mempunyai jurnal tersendiri dalam General Ledger. Persen Discount dan
Nominal Discount merupakan dua field yang saling berhubungan sehingga
perubahan pada salah satu field akan mempengaruhi field yang lain dengan
menggunakan rumus sebagai berikut :
Nominal Discount = Persen Discount * Sub Total / 100

Persen Discount = Sub Total / Nominal Discount * 100
Angka 100 digunakan untuk menjaga nilai tampilan pada persen Discount
yang disajikan dalam angka bulat.
5-13
Be-A-plus
PPN
Dua field berikutnya adalah filed Persen PPN dan Nominal PPN. Sama
seperti Discount, kedua field ini juga saling berhubungan dan bahkan
mempunyai hubungan dengan Discount, karena nominal yang digunakan
sebagai basis perhitungan PPN adalah Sub Total – Nominal Discount,
sehingga rumusnya adalah :
Nominal PPN = (SubTotal – Nominal Discount) * Persen PPN / 100

Persen PPN = Nominal PPN / (SubTotal – Nominal Discount) * 100
Persen PPN dapat di-set secara default di Parameter “PPN Pembelian
(%)”.
Total Harga (setelah Discount dan PPN).

Nilai Total Pembelian juga merupakan nilai hasil perhitungan yang tidak
dapat di ubah oleh user. Total Pembelian dihitung dengan rumus :
Total = Sub Total – Nominal Discount + Nominal PPN

Posting transaksi pembelian ke General Ledger akan dilakukan secara
otomatis pada saat suatu form entry di simpan. Hasil Jurnal tersebut akan
terlihat sebagai berikut (contoh)
No Jurnal : BELI-01
Tanggal : 14-Mar-2004
Kode Akun Keterangan Akun Debet Kredit
1131 Persedian 8,000
2111 Hutang Dagang 7,700
6111-02 Pendapatan Discount 1,000
1190 PPN Pembelian/ PPN Masuk 700
Dari contoh diatas, Kode Akun Persedian (1132) adalah ditentukan oleh
Kode Stok yang dibeli dan akun tersebut adalah Akun Pembelian / Akun
Persediaan yang didefenisikan dalam Master Stok. Nominal (Debet)
merupakan angka pada kolom Total Nominal pada bagian Detail form entry
Pembelian. Akun ini dapat terdiri dari beberapa baris dan akun-nya juga
dapat berbeda-beda sesuai dengan jumlah kode barang yang dientry dalam
satu form Pembelian.
5-14
Be-A-plus
Kode Akun Hutang Dagang (2111) adalah akun yang ditentukan oleh Kode
Supplier melalui defenisi di Master Supplier.
Akun Pendapatan Discount merupakan kode akun yang didefenisikan di
Parameter “Akun Discount Pembelian”. Nominal Pendapat Discount ini
merupakan nominal discount pada field Discount di bagian footer form entry
Pembelian.
Akun PPN Pembelian juga merupakan kode akun yang didefenisikan di

Parameter “Akun PPN Pembelian”. Nominal PPN juga merupakan Nominal
PPN di bagian footer form entry Pembelian.
Hutang Dagang
Selain Jurnal Modul General Ledger, Pembelian Barang juga akan mengirim
data pada Modul Hutang (Hutang Dagang). Data hutang yang dikirim oleh
Pembelian Barang adalah Kode Supplier (Relasi), Tanggal, Tanggal Jatuh
Tempo serta total nominal faktur pembelian (Total).
Rangkuman
Layar entry Pembelian Barang digunakan untuk memasukkan data faktur
pembelian. Pembelian Barang mempunyai pengaruh antara lain :
1. Saldo Stok (quantity dan harga) bertambah sesuai dengan Kode
Stok, Gudang dan Satuan.
2. Jurnal Pembelian timbul secara otomatis pada Modul General
Ledger
3. Hutang Dagang bertambah dan secara otomatis akan timbul pada
Modul Hutang.
5-15
Be-A-plus
Retur Pembelian
Retur Pembelian adalah kebalikan dari Pembelian, yang mana jika
Pembelian berfungsi untuk menambah Persediaan / Stok, maka Retur
Pembelian akan mengurangi Persediaan / Stok.
Dalam Be-A-plus Retur Pembelian mempunyai dua jenis yaitu :
1. Retur Pembelian dengan No. Bukti Pembelian.
2. Retur Pembeian tanpa No. Bukti Pembelian
Retur Pembelian dengan No. Bukti Pembelian

Dengan adanya No. Bukti Pembelian, maka secara otomatis beberapa data
yang sudah tercantum dalam Pembelian dapat digunakan langsung pada
entry Retur Pembelian. Data tersebut antara lain Kode Supplier, Nama
Supplier, Kode-Kode Stok, Satuan, Quantity Beli dan Harga Beli.
Retur Pembelian akan dibatasi pada data dari No. Bukti Pembelian,
misalkan, Kode Stok tidak boleh kode stok yang tidak tercantum pada
pembelian, Quantity Stok juga tidak boleh lebih besar dari Qty Beli dan
Harga juga akan dihitung secara otomatis berdasarkan harga beli.
5-16
Be-A-plus
Retur Pembelian tanpa No. Bukti

Pembelian
Sebaliknya jika No. Beli tidak diisi, maka field-field lainnya bebas dientry
oleh user, dan tentunya Retur Pembelian ini dianggap tidak mempunyai
hubungan dengan Pembelian secara langsung.

3. Kode Supplier sudah dientry dalam Master Supplier
4. Data Retur Pembelian Barang (termasuk Nomor Bukti Pembelian
jika ada)
5-17
Be-A-plus
Gambar Entry Retur Pembelian
5-18
Be-A-plus
Entry data Retur Pembelian

Bagian Heading
1. Dari menu utama, pilih Menu [Pembelian] [Retur Pembelian]
untuk menampilkan layar Retur Pembelian.
transaksi Retur Pembelian. Ketik nomor bukti yang baru kemudian
dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Retur
Pembelian).
Catatan :
entry harus unik.

melanjutkan}

disimpan.
4. No. Beli merupakan nomor bukti pembelian. Jika Nomor Bukti

Pembelian ini diisi, maka Kode Supplier dan Nama Supplier akan
muncul secara otomatis dan tidak dapat diedit lagi.
5. Kode Supplier merupakan combobox yang dapat dientry secara
langsung atau dipilih dari dropdown daftar supplier (relasi) yang
tersedia. Kode Supplier hanya dapat diisi jika No. Beli tidak diisi.
6. Nama Supplier akan dimunculkan secara otomatis.
layar entry ini.
5-19
Be-A-plus
8. Tanggal Jatuh Tempo merupakan combobox tanggal yang dapat di

dropdown untuk atau diketik. Tanggal ini merupakan tanggal jatuh
tempo piutang yang ditimbulkan oleh retur pembelian.

gunakan pada entry ini. Jika No. Beli dientry, Kode Stok hanya
dibatasi pada Kode-Kode Stok yang ada dalam faktur Pembelian
Barang.
quantity barang yang diterima. Jika No. Beli dientry, Qty hanya
dapat diisi dengan nilai yang lebih kecil atau sama dengan sisa
quantity pembelian (quantity pembelian dikurangi dengan quantity
retur pada bukti retur yang lain).
sesuai dengan Kode Stok. Satuan juga dibatasi jika No. Beli
dientry. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan entry
satuan yang tidak sesuai dengan Pembeliannya.
14. Kolom @ merupakan kolom numerik untuk mengisi harga satuan.
Entry / perubahan di kolom ini secara otomatis akan
15. Kolom Total adalah harga pernerimaan Stok. Harga akan dihitung
secara otomatis jika Qty maupun Harga Satuan berubah. Anda juga
dapat mengetik suatu data numerik langsung pada kolom Harga
dan secara otomatis Be-A-plus akan mengkalkulasi kembali harga
satuan.
5-20
Be-A-plus
Catatan :
Kolom @ (harga satuan) dan Total hanya dapat dientry jika
No. Beli tidak dientry. Jika No. Beli dientry, maka kedua
kolom ini akan menampilkan informasi harga sesuai
dengan nominal pada Pembelian Barang dan tidak dapat
diedit.
100%) untuk menghitung jumlah discount yang ditampilkan pada
kolom Nominal Discount. Kolom ini hanya dapat diisi jika No.
Beli tidak dientry.
17. Kolom Nominal Discount ditampilkan secara otomatis jika Persen
Discount dientry. Nominal Discount dapat dientry dan Be-A-plus
secara otomatis akan menghitung persen discount dan
menampilkan pada kolom % Discount. Sama seperti kolom % Disk
kolom ini juga hanya biasa di edit jika No. Beli dientry.
perhitungan :

Total Nominal juga tidak dapat di edit jiak No. Beli dientry.

melanjukan ke baris berikutnya.
20. Ulangi langkah 10 s/d 19 untuk semua detail transaksi Pembelian
Barang.
Bagian Footer
diedit.
22. Discount (%) merupakan textbox yang dapat dientry dengan angka
numerik. Angka ini merupakan persentasi discount yang dihitung
dari Sub Total. Hasil perhitungan akan ditampilkan pada textbox
Discount.
23. Textbox Discount akan dimunculkan sendiri oleh Be-A-plus sesuai
dengan persentasi discount yang Anda entry sebelumnya.
5-21
Be-A-plus

discount.
numerik. Secara default angka % PPN akan muncul sendiri sesuai
dengan setting pada parameter “PPN Pembelian (%)” dan dapat
diedit oleh user. Be-A-plus secara otomatis akan menghitung
nominal PPN sesuai dengan rumus
25. Nominal PPN dihitung dan ditampilkan secara otomatis. Textbox

ini dapat Anda entry sendiri, dan Be-A-plus akan menghitung %
PPN secara otomatis.
26. Textbox Total menampilkan nilai total faktur pembelian. Nilai ini
dihitung dari Sub Total dikurangi dengan Discount dan Nominal
PPN.
27. Setelah keseluruhan data satu nomor bukti Retur Pembelian
selesai, langkah berikutnya adalah menyimpan data tersebut. Sorot
pada [Simpan] tekan {Enter} atau klik pada [Simpan] dengan
mouse. Anda juga dapat mencetak data yang sudah dientry dengan
klik pada [Cetak] ([Cetak] secara otomatis akan menyimpan data).
langkah 2 kembali.
Edit data Retur Pembelian

1. Aktifkan layar entry Retur Pembelian dari menu [Pembelian]
[Retur Pembelian] (jika belum aktif)
edit.
5-22
Be-A-plus
Hapus data Retur Pembelian

13. Aktifkan layar entry Retur Pembelian dari menu [Pembelian]
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Retur Pembelian

di layar.
13. Aktifkan layar entry Retur Pembelian dari men [Pembelian]
16. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti Retur
Pembelian. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih dahulu
Catatan :
Catatan :
data.
5-23
Be-A-plus
Retur Pembelian akan mengupdate (mengurangi) persediaan / stok,

mengupdate (menambah) Account Receivable dan tentunya akan di-posting
ke General Ledger.
No. Bukti
No. Bukti merupakan field kunci yang harus berisikan Nomor Bukti yang
unik terhadap No. Bukti lainnya pada Retur Pembelian dan juga terhadap No.
Bukti pada transaksi lainnya. Jika No. Bukti yang dientry adalah nomor bukti
retur pembelian yang sudah dientry sebelumnya, maka data tersebut akan
ditampilkan dilayar untuk dapat diedit oleh user. Jika No. Bukti tersebut
merupakan nomor bukti yang sudah dipakai oleh transaksi lainnya, maka
data transaksi yang dientry ini akan ditolak pada saat menyimpan data
dengan error message yang menyatakan data tersebut tidak dapat disimpan.
Tanggal
Tanggal dientry sesuai dengan tanggal transaksi retur pembelian. Tanggal
sangat berperan dalam menentukan posisi / urutan perhitungan stok terutama
untuk menghitung harga pokok (lihat penjelasan mengenai Perhitungan
Harga Pokok di Bab tentang menu Stok).
No. Beli
No. Beli merupakan Nomor Bukti Pembelian yang telah dientry sebelumnya.
Model entry selanjutnya sangat dipengaruhi oleh ada tidaknya No. Beli di
masukkan. Jika No. Beli dientry maka data pembelian akan dijadikan sebagai
pedoman untuk pengisian data Retur Pembelian. Dengan kata lain bahwa
pengisian data lainnya tidak akan bebas karena dibatasi oleh data dari
pembelian. Batasan ini diperlukan untuk mengontrol retur yang misalnya
retur kode stok yang tidak ada dalam data Pembelian atau retur yang
Quantity-nya lebih besar dari Quantity saat Pembelian.
Sedangkan sebaliknya jika No. Beli tidak dientry, maka data selanjutnya
lebih bebas dientry, karena tidak ada batasan kontrol dari faktur pembelian.
Supplier
Kode Supplier dapat dientry atau dipilih dari drop down (jika No.Beli tidak
di entry) sesuai dengan kode yang telah didefenisikan dalam Master Supplier
dan Customer. Nama supplier akan muncul setelah kode stok dientry.
5-24
Be-A-plus
Gudang
Gudang dientry sesuai dengan ke gudang mana stok yang diretur tersebut
dikeluarkan. Hal ini berguna bagi Be-A-plus untuk dapat melakukan
perhitungan saldo stok pada masing-masing gudang dan juga untuk
melakukan perhitungan harga pokok.
Keterangan
Keterangan di header merupakan keterangan yang berfungsi untuk
menjelaskan tentang trasaksi retur pembelian tersebut.
Pada bagian detail terdapat :

Kode Stok & Nama Stok
Kode Stok yang dapat dientry atau dipilih dari dropdown oleh user. Entry ini
akan dibatasi hanya pada Kode Stok yang ada dalam data Pembelian jika No
Beli di entry, jika tidak maka Kode Stok dapat di entry / dipilih secara bebas
sesuai dengan Kode Stok yang terdefenisi dalam Master Stok. Setelah Kode
Stok dimasukkan, Nama Stok akan muncul secara otomatis. Nama Stok tidak
dapat di edit.
Anda dapat perhatikan bahwa jumlah Kode Stok yang ditampilkan oleh
dropdown adalah berbeda untuk entry Retur Pembelian dengan No. Beli dan
tanpa No. Beli. Jika No. Beli di entry, maka Kode Stok yang ditampilkan
hanya sedikit saja, yaitu Kode Stok yang tercantum dalam faktur Pembelian
Barang saja. Sedangkan jika No. Beli tidak dientry, maka Kode Stok akan
berisikan daftar semua Kode Stok yang terdapat pada Master Stok.
Nama Stok akan dimunculkan secara otomasi setelah Kode Stok di pilih / di
entry.
Quantity
Kolom Quantity dapat diisi dengan angka numerik sesuai dengan jumlah
quantity fisik yang diretur ke supplier. Tetapi jika No. Beli dientry maka
Quantity dibatasi hanya maksimun sebanyak jumlah stok yang tersisa dari
pembelian. Apabila sebelumnya sudah terdapat retur terhadap nomor bukti
dan kode stok yang sama maka quantity retur tersebut diperhitungkan juga
dalam sisa quantity pembelian.
Satuan
Satuan atau Unit menentukan jenis satuan barang yang diretur. Kolom satuan
harus disesuaikan dengan satuan barang yang dibeli (jika No. Beli di entry)
5-25
Be-A-plus
dan Kolom Quantity maksimum hanya dapat sebanyak Quantity Pembelian

dikurangi dengan retur sebelumnya (jika ada).
Harga Satuan (@) dan Total (harga)

Kolom Harga Satuan dan Total hanya dapat dientry jika No. Beli tidak
dientry. Jika Nomor Beli dientry, maka Harga Satuan dan Total akan
memunculkan nilai harga satuan dan total hasil perhitungan dari faktur
Pembelian Barang.
Jika No. Beli tidak entry, maka Kolom Harga satuan dan Total dapat dientry
sendiri oleh pemakai. Perubahan terhadap Harga Satuan akan berpengaruh
terhadap Total dan sebaliknya perubahan terhadap Total juga akan
berpengaruh terhadap Harga Satuan. Perubahan Qty juga akan mengubah
Harga. Rumusan hubungan ketiga field tersebut adalah :
Total = Qty * Harga Satuan

Harga Satuan = Total / Qty
% (persen) Discount dan Nominal Discount

Dua kolom berikut adalah Persen Discount dan Nominal Discount. Field
Persen Discount berisikan angka numerik dalam bentuk persentasi.
Sedangkan Nominal Discount berisikan angka numerik dalam bentuk harga
discount (nominal). Perubahan terhadap salah satu field ini akan
mengakibatkan perubahan pada field lainnya. Kedua field ini juga
mempunyai hubungan dengan field Harga. Rumusan hubungan tersebut
adalah :
Nominal Discount = Persen Discount * Harga / 100

Persen Discount = Nominal Discount / Harga * 100
Angka faktor 100 digunakan untuk menampilkan angka Persen Discount

dalam bentuk bilangan bulat (contohnya angka 10.00% atau 0.10 ditampilkan
dengan angka 10.00)
Kedua kolom ini hanya dapat diisi oleh pemakai jika No. Beli tidak dientry.
5-26
Be-A-plus
Total Nominal
Kolom Total Nominal merupakan total akhir untuk satu baris data detail.
Kolom ini dihitung dengan rumus :
Total Nominal = Total (harga) – Nominal Discount
Dengan demikian jika terjadi perubahan pada Total Nominal, maka angka
Nominal Discount juga akan berubah dan pada gilirannya angka Persen
Discount juga akan dihitung kembali.
Catatan :
Field Harga Satuan, Total, Persen Discount, Nominal Discount dan Total
Nominal tidak dapat di edit jika No. Beli di entry. Data ini akan dihitung
dan ditampilkan secara otomatis oleh Be-A-plus.
Keterangan detail
Kolom terakhir adalah kolom Keterangan detail yang berfungsi sebagai text
box bagi user untuk memasukkan keterangan yang diperlukan untuk baris
detail tersebut.
Bagian footer terdapat :

Sub Total
oleh user.
Discount
berlaku untuk keseluruhan form Retur Pembelian. Discount ini juga akan

5-27
Be-A-plus
PPN

Persen PPN dapat di-set secara default di Parameter “PPN Pembelian (%)”.
Total Retur Pembelian

Data terakhir adalah Nilai Total Retur Pembelian juga merupakan nilai hasil
perhitungan yang tidak dapat di ubah oleh user. Total Pembelian dihitung
dengan rumus :
Total Retur Pembelian ini merupakan nilai yang dianggap sebagai piutang
supplier. Nilai nominal ini akan di posting ke Modul Piutang Dagang.
Sebagai catatan bahwa pada Pembelian Barang diperoleh Hutang Dagang,
maka pada Retur Pembelian diperoleh Piutang Dagang. Hutang dan Piutang
Dagang ini dapat dikelompokan bersama dalam Grouping Hutang dan
Piutang untuk mendapatkan nilai Sisa Hutang (Piutang) pada Supplier
(Relasi).
5-28
Be-A-plus
Posting Jurnal ke General Ledger

Retur Pembelian akan membuat posting jurnal ke General Ledger secara
No Jurnal : RB001
1131 Persedian 800
2111 Hutang Dagang 770
6111-02 Biaya/Pendapatan Discount 100
1190 PPN Pembelian/ PPN Masuk 70
Dari contoh diatas, Kode Akun Persedian (1132) adalah ditentukan oleh
Kode Barang yang dibeli dan akun tersebut adalah Akun Retur Pembelian
yang didefenisikan dalam Master Stok. Nominal (Kredit) Akun Persediaan
ini merupakan angka dari Total Nominal di bagian Detail form entry Retur
Pembelian. Akun ini dapat terdiri dari beberapa baris dan akun-nya juga
dapat berbeda-beda sesuai dengan jumlah kode barang yang dientry dalam
satu form Retur Pembelian.
Kode Akun Hutang Dagang (2111) adalah akun yang ditentukan oleh Kode
Supplier (Relasi) melalui defenisi di Master Supplier dan Master Customer.
Akun Pendapatan Discount merupakan kode akun yang didefenisikan di
Parameter “Akun Discount Retur Pembelian”. Nominal Pendapatan Discount
ini merupakan nominal discount pada field Nominal Discount di bagian
footer form entry Retur Pembelian.
Akun PPN Retur Pembelian juga merupakan kode akun yang didefenisikan
di Parameter “Akun PPN Retur Pembelian”. Nominal PPN juga merupakan
Nominal PPN di bagian footer form entry Retur Pembelian.
Selain itu, Retur Pembelian juga akan menghitung harga pokok barang yang
diretur berdasarkan kondisi stok yang ada pada saat itu, dan akan membuat
jurnal tambahan seperti :
1131 Persedian 550*
5111 Harga Pokok 550*
5-29
Be-A-plus
Jurnal ini merupakan jurnal adjustment untuk menyesuaikan harga

persediaan barang. Nilai 550 merupakan angka yang dihitung berdasarkan
kondisi perhitungan harga pokok pada saat retur pembelian terjadi terjadi.
5-30
Be-A-plus
Laporan Pembelian
Be-A-plus menyediakan beberapa jenis laporan untuk Pembelian sesuai
dengan kebutuhan pemakai pada umumnya. Laporan-laporan ini terdiri dari :
• Transaksi Pembelian
• Transaksi Retur Pembelian
• Pembelian per Supplier
• Rekapitulasi Pembelian per Supplier
• Rekapitulasi Pembelian per Stok
• Pembelian per Supplier per Jenis Transaksi
• Pembelian per Stok per Jenis Transaksi
Menampilkan Laporan
6. Klik pada Menu [Pembelian] [Laporan] dan klik pada [nama
laporan] sesuai dengan laporan yang ingin ditampilkan.
7. Pada monitor akan muncul Layar “Parameter Laporan”. Layar
ini berfungsi untuk menanyakan batasan-batasan laporan yang
hendak Anda tampilkan. Parameter-parameter tersebut dapat
terdiri dari :
Kode Stok.
[Exit]
10. Atau klik pada [Exit] untuk membatalkan
pencetakan/penampilan laporan.

5-31
Be-A-plus
Laporan-laporan dalam Menu [Pembelian]

Laporan Transaksi Pembelian
Laporan Transaksi Pembelian merupakan laporan yang menyajikan daftar
transaksi Pembelian yang dilakukan (dientry) dalam periode tertentu.
Laporan ini menampilkan data yang dientry dalam transaksi Pembelian

Barang secara detail. Data tersebut antara lain No. Bukti Pembelian, Tanggal
Pembelian, Supplier dan Keterangan transaksi diikuti oleh data detail yang
terdiri dari Kode Stok, Nama Stok, Quantity, Satuan, Harga, Discount serta
Total Harga (Harga – Discount). Selain itu, laporan ini juga menampilkan
Discount, PPN dan Total akhir dari setiap transaksi pembelian.
Laporan ini menampilkan data sesuai dengan urutan tanggal transaksi.
5-32
Be-A-plus
Gambar Laporan Transaksi Pembelian
5-33
Be-A-plus
Transaksi Retur Pembelian

Sama seperti Laporan Transaksi Pembelian, Laporan Transaksi Retur
Pembelian menampilkan semua transaksi retur pembelian.
Gambar Laporan Transaksi Retur Pembelian
Laporan ini menampilkan semua data Retur Pembelian yang tanggal

transaksinya sesuai dengan batasan tanggal pada parameter laporan. Selain
Nomor Bukti Retur Pembelian, laporan ini juga Nomor Bukti Pembelian
yang berhubungan dengan transaksi Retur Pembelian tersebut.
5-34
Be-A-plus
Pembelian Per Supplier

Laporan ini menampilkan laporan pembelian dan retur pembelian
berdasarkan supplier.
Parameter yang perlu ditentukan dalam laporan ini adalah Kode Supplier
atau semua supplier (<SEMUA>) dan periode tanggal transaksi yang akan
ditampilkan. Laporan yang ingin ditampilkan adalah laporan transaksi per
satu supplier saja, maka pilihlah Kode Supplier dari drop down. Jika hendak
semua supplier maka pilihlah kode “<SEMUA>” dari drop down kode
supplier.
Gambar Laporan Pembelian Per Supplier
Seperti dijelaskan diatas, bahwa laporan ini menampilkan semua transaksi

pembelian dan retur pembelian yang berhubungan dengan seorang supplier.
Untuk data yang berasal dari retur, quantity dan nominal akan ditampilkan
dalam tanda kurung (minus), sedangkan untuk data pembelian ditampilkan
dalam bentuk normal.
5-35
Be-A-plus
Rekapitulasi Pembelian per Supplier

Laporan Rekapitulasi Pembelian per Supplier merupakan laporan yang
menampilkan data harga pembelian barang dari masing-masing supplier
(harga ini tidak termasuk discount maupun PPN dari faktur pembelian)
sehingga lebih mencerminkan nilai stok tersebut dalam pembelian.
Parameter yang perlu dientry meliputi pilihan Kode Supplier (atau
“<SEMUA>” untuk semua supplier) dan batasan tanggal transaksi yang
hendak ditampilkan.
Gambar Laporan Rekapitulasi Pembelian per Supplier
Laporan ini menampilkan data stok barang yang dibeli dari masing-masing
supplier. Dapat dilihat bahwa data quantity dan nominal akan ditampilkan
dalam tanda kurung (minus) jika data tersebut berasal dari Retur Pembelian.
Dari laporan ini dapat dilihat nilai pembelian (nilai persedian stok) yang
dikelompokkan berdasaran asal barang tersebut dibeli (supplier).
5-36
Be-A-plus
Rekapitulasi Pembelian per Stok

Laporan Rekapitulasi Pembelian per Stok merupakan laporan pembelian
yang menampilkan data harga pembelian yang dikelompokkan berdasarkan
kode stok.
Parameter yang diperlukan untuk laporan ini meliputi Kode Stok dan batasan
tanggal transaksi yang hendak ditampilkan. Kode Stok dapat dipilih dari drop
down dan jika hendak menampilkan semua kode stok, pilih “<SEMUA>”.
Gambar Laporan Rekapitulasi Pembelian per Stok
5-37
Be-A-plus
Laporan ini menampilkan data pembelian dan retur pembelian terhadap

masing-masing stok. Dari gambar diatas dapat dilihat, bahwa laporan ini
menampilkan data quantity dan nominal dalam bentuk angka normal (positif)
untuk pembelian dan bentuk angka dalam kurung (negatif) untuk retur
pembelian.
Dengan demikian dari laporan ini kita dapat melihat data pembelian dan total
pembelian terhadap suatu kode stok dalam jangka waktu tertentu.
Laporan Pembelian per Supplier per Jenis Transaksi
Laporan ini menampilkan rangkuman nilai pembelian dan retur pembelian,
termasuk Discount dan PPN dari masing-masing Supplier per periode
tertentu.
Parameter laporan yang perlu dientry adalah batasan Kode Supplier (Relasi)
dan batasan tanggal data yang hendak dicetak.
Gambar Laporan Pembelian per Supplier per Jenis Transaksi
Laporan ini menampilkan data transaksi Pembelian dan Retur Pembelian per
supplier dengan membagi nominal transaksi Pembelian dan nominal
transaksi Retur Pembelian serta Total Nilai Pembelian (setelah dikurangi
dengan retur) per batasan periode dari parameter laporan.
Dengan laporan ini kita dapat mengetahui nilai hutang dagang yang timbul
dari seseorang supplier selama periode tertentu.
Pada bagian akhir laporan terdapat total yang menunjukkan jumlah
pembelian, retur pembelian dan total (pembelian – retur) atau total hutang
yang timbul selama periode tertentu.
5-38
Be-A-plus
Laporan Pembelian per Stok per Jenis Transaksi

Laporna ini menampilkna rangkuman nilai pembelian dan retur pembelian
termasuk Discount dan PPN untuk masing-masing kode stok dan masing-
masing satuan stok.
Parameter laporan yang diperlukan adalah cakupan (range) kode stok dan
cakupan (range) tanggal transksi yang akan diproses untuk laporan.
Gambar Laporan Pembelian per Stok per Jenis Transaksi.
5-39
Be-A-plus
Jika pada Laporan Pembelian per Supplier ditampilkan nilai nominal hutang
per supplier yang timbul dari pembelian, maka pada Laporan Pembelian per
Stok ditampilkan nominal persediaan yang diperoleh dari pembelian. Kedua
angka ini berbeda, karena pada Laporan Pembelian per Stok, Discount dan
PPN faktur Pembelian Barang dan Retur tidak diperhitungkan. Nominal yang
dipergunakan adalah nominal yang mengupdate ke persediaan barang yaitu
Nominal per detail masing-masing stok dalam faktur Pembelian Barang dan
Retur.
Data-data yang ditampilkan pada laporan ini adalah Kode Stok, Nama Stok,
Satuan, Quantity dan Harga Pembelian serta Quantity dan Harga Retur dan
selisih (Total) Quantity dan Harga. Pada bagian akhir laporan tedapat total
Harga Pembelian, Retur dan nilai nominal selisihnya atau total nominal
pertambahan harga pada persediaan barang.
5-40
Be-A-plus
Rangkuman
Menu Pembelian merupakan menu berisikan transaksi yang berhubungan
dengan perolehan barang stok dari pihak lain serta laporan-laporannya.
Pembelian dan Retur mempunyai hubungan dengan :
1. Persediaan Barang (Inventory Control)
2. Hutang Dagang yang timbul dari pembelian
3. Piutang Dagang yang timbul dari retur pembelian
4. General Ledger dengan posting jurnal yang dilakukan.
Oleh sebab hubungan ini, maka kita perlu mempersiapkan beberapa data
yang diperlukan, antara lain :
1. Master COA
2. Master Stok
3. Master Gudang
4. Master Supplier & Master Customer
5. Master Akun Laba Rugi
6. Setting Parameter :
a. Akun Discount Pembelian
b. Akun PPN Pembelian
c. Akun Discount Retur Pembelian
d. Akun PPN Retur Pembelian
e. PPN Pembelian (%)
5-41
Be-A-plus
BAB 6. PENJUALAN
Penjualan
Penjualan merupakan kegiatan bisnis yang paling penting. Karena dengan
penjualan, suatu perusahaan dapat menhasilkan keuntungan. Baik untuk
perusahaan dagang yang perlu menjual barang dagangan maupun untuk
perusahan industri yang perlu menjual hasil produksi dan perusahaan jasa
yang menjual pelayanan.
Menu Penjualan terdiri dari

- Penjualan
- Retur Penjualan
- Laporan
• Transaksi Penjualan
• Transaksi Retur Penjualan
• Penjualan per Customer
• Penjualan per Customer per Jenis Transaksi
• Penjualan per Salesman
• Penjualan per Salesman per Jenis Transaksi
• Penjualan per Stok per Jenis Transaksi
• Penjualan per Gudang
• Penjualan per Gudang (ringkas)
• Rekapitulasi Penjualan per Customer
• Rekapitulasi Penjualan per Salesman
• Rekapitulasi Penjualan per Stok
• Profit Penjualan per Faktur
• Profit Penjualan per Faktur (detail)
• Profit Penjualan per Kategori
• Profit Penjualan per Stok
• Profit Penjualan per Customer
• Profit Penjualan per Salesman
• Penjualan Stok 50 Tertinggi
• Penjualan Stok 50 Terendah
6-1
Be-A-plus
Gambar Menu dan Sub Menu Penjualan

- Transaksi Penjualan persediaan barang
- Transaksi Retur Penjualan persediaan barang
- Hubungan Penjualan dan Retur Penjualan
- Hubungan Penjualan dan Piutang Dagang
- Hubungan Retur Penjualan dan Hutang Dagang
Data Master yang harus dipersiapkan

- Master Stok
- Master Gudang
- Master Customer
- Master Salesman
- Parameter yang berhubungan degnan Penjualan
• Akun Discount Penjualan
• Akun Discount Retur Penjualan
• Akun PPN Penjualan
• Akun PPN Retur Penjualan
• PPN Penjualan (%)
6-2
Be-A-plus
Penjualan
Entry Penjualan digunakan untuk memasukkan data faktur penjualan barang.
Berbeda dengan Pengeluaran Barang pada Menu [Stok] yang hanya
mengurangi saldo Stok, Penjualan selain mengurangi saldo stok, juga
menambah piutang dagang dan hasil penjualan dalam General Ledger.

3. Kode Customer sudah dientry dalam Master Customer
4. Kode Salesman sudah dientry dalam Master Salesman
5. Data Penjualan
6. Akun Laba Rugi untuk bulan bersangkutan sesuai tanggal
transaksi.
6-3
Be-A-plus
Gambar Entry Penjualan

6-4
Be-A-plus
Entry Data Penjualan

Bagian Heading
1. Dari menu utama, pilih Menu [Penjualan] dan Sub Menu
[Penjualan] untuk menampilkan layar Penjualan.
transaksi Penjualan. Ketik nomor bukti yang baru kemudian tekan
{Enter} atau {Tab} untuk melanjutkan ke entry berikutnya. Jika
Nomor Bukti yang Anda masukkan merupakan Nomor Bukti yang
sudah dientry sebelumnya, maka data tersebut akan dimunculkan
dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Penjualan).
Catatan :

melanjutkan}


layar entry ini.
5. Kode Customer merupakan combobox yang dapat dientry secara
langsung atau dipilih dari dropdown daftar customer (relasi) yang
tersedia. Kode Customer harus sudah terdaftar di Master Customer.
Jika belum terdaftar, [Keluar] dari entry ini, isi data customer di
Master Customer, kemudian kembali lagi ke layar entry ini.
6. Nama Customer akan dimunculkan secara otomatis.
7. Salesman adalah combobox yang isinya dapat diketik atau dipilih
dari dropdown yang tersedia.
6-5
Be-A-plus

tempo piutang yang ditimbulkan oleh penjualan.

quantity barang yang diterima. Setalah Qty diisi, tekan {Enter}
untuk melanjutkan ke kolom berikutnya.
satuan.
kolom Nominal Discount.
6-6
Be-A-plus

menampilkan pada kolom % Discount.
perhitungan :

20. Ulangi langkah 10 s/d 19 untuk semua detail transaksi Penjualan.
Bagian Footer
diedit.
Discount.
discount.
dengan setting pada parameter “PPN Penjualan (%)” dan dapat

6-7
Be-A-plus
6. Textbox Total menampilkan nilai total faktur penjualan. Nilai ini

PPN.
7. Setelah keseluruhan data satu nomor bukti Penjualan selesai,
langkah berikutnya adalah menyimpan data tersebut. Sorot pada
[Simpan] tekan {Enter} atau klik pada [Simpan] dengan mouse.
Anda juga dapat mencetak data yang sudah dientry dengan klik
pada [Cetak] untuk mencetak faktur penjualan atau [S.Jalan] untuk
mencetak surat jalan ([Cetak] dan [S.Jalan] secara otomatis akan
menyimpan data).
langkah 2 kembali.
Edit data Penjualan

1. Aktifkan layar entry Penjualan dari Menu [Penjualan] dan Sub
Menu [Penjualan] (jika belum aktif)
edit.
Hapus data Penjualan

1. Aktifkan layar entry Penjualan dari Menu [Penjualan], Sub Menu
[Penjualan] (jika belum aktif)
hapus.
6-8
Be-A-plus

data lainnya.
Cetak bukti Penjualan

di layar.
1. Aktifkan layar entry Penjualan Barang dari Menu [Penjualan], Sub
Menu [Penjualan] (jika belum aktif)
4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak faktur
Penjualan. Atau klik pada tombol perintah [S.Jalan] untuk
mencetak surat jalan Penjualan. Hasil cetak akan ditampilkan di
layar terlebih dahulu sebelum dilanjutkan ke printer sesuai perintah
Catatan :
Catatan :
Nomor Bukti transaksi dapat langsung dicetak sewaktu
melakukan entry data.
Berbeda dengan Pengeluaran Barang, entry Penjualan selain mengurangi

jumlah stok / persediaan barang, juga akan menimbulkan Piutang Dagang
pada Pembeli atau Customer. Oleh sebab itu, dalam entry Penjualan, selain
mengisi data stok yang dijual, user juga harus mengisi data Pembeli (Kode
Customer). Proses lanjutan dari Penjualan adalah penerimaan Piutang yang
dilakukan dalam menu Account Receivable.
6-9
Be-A-plus
Seperti disebutkan diatas, Penjualan mempunyai efek terhadap stok /

persediaan barang. Efek ini adalah pengurangan jumlah stok yang dapat
dilihat pada laporan stok, terutama laporan kartu stok dan laporan mutasi
stok. Penambahan Piutang Dagang atau Account Receivable juga dilihat
pada form entry Account Receivabe (tidak dapat diedit) dan laporan-laporan
di Account Receivable. Selain itu, pada General Ledger juga akan timbul
jurnal yang akan dijelaskan kemudian pada bagian akhir bab ini.
No. Bukti
Nomor Bukti merupakan nomor kunci pada transaksi Penjualan. Nomor ini
merupakan Nomor Faktur Penjualan kepada Customer. Nomor Bukti
Penjualan tidak boleh sama satu dengan lainnya, karena Be-A-plus hanya
mengenal satu nomor transaksi untuk satu faktur. Jika Nomor Bukti yang
dimasukkan adalah nomor bukti yang sudah ada, maka Be-A-plus akan
menampilkan data faktur yang sudah ada untuk diedit.
Nomor Bukti ini juga harus berbeda dengan nomor bukti entry transaksi yang
lain. Hal ini disebabkan oleh karena Be-A-plus secara otomatis akan mem-
posting (menjurnal) semua transaksi ke modul General Ledger (lihat
Appendix C : Cara Menyusun Nomor Bukti).
Tanggal
Field Tanggal dapat diisi dengan tanggal faktur atau tanggal penjualan.
Tanggal transaksi mempunyai hubungan yang erat dengan Master Akun
Laba Rugi, karena semua transaksi penjualan secara langsung akan diposting
ke jurnal General Ledger dan seterusnya General Ledger akan memeriksa
tanggal transaksi ini terhadap defenisi Akun Laba Rugi pada bulan
bersangkutan. Oleh sebab itu, pada Master Akun Laba Rugi sudah harus
didefenisikan daftar Akun Laba Rugi untuk bulan tertentu sesuai denan
Tanggal ini. Jika tidak, maka transaksi ini akan ditolak sewaktu menyimpan
data.
Gudang
Gudang dalam layar Penjualan merupakan tempat pengeluaran barang yang
dijual. Dengan demikian persediaan pada gudang tersebut akan berkurang
sesuai dengan jumlah barang pada faktur penjualan.
6-10
Be-A-plus
Kode Customer & Nama Customer

Kode Customer pada penjualan sebenarnya merupakan gabungan data
Master Customer dan Master Supplier. Sering juga gabungan keduanya
disebut dengan Kode Relasi. Dengan penggabungan ini kita dapat melakukan
penjualan pada seseorang yang terdaftar sebagai Customer maupun Supplier
sehingga pada modul Hutang dan Piutang Anda dapat menggabungkan
(Grouping) antara Hutang dan Piutang seseorang Relasi (Customer &
Supplier). Untuk lebih jelas baca Bab mengenai Hutang & Piutang.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo merupakan tanggal jatuh tempo piutang dagang yang
timbul akibat penjualan barang. Tanggal Jatuh tempo ini akan dipergunakan
oleh Modul Hutang Dagang untuk menghitung umur hutang.
Keterangan
Keterangan merupakan textbox yang bebas Anda gunakan untuk
mengentikkan suatu catatan. Keterangan hanya merupakan data tambahan
dan tidak berpengaruh terhadap proses dalam program Be-A-plus.
Di Bagian detail terdapat :

Kode Stok merupakan combobox yang dapat di dropdown. Semua Kode
Stok yang terdaftar di Master Stok akan ditampilkan pada dropdown ini,
kecuali Kode Stok yang statusnya non-aktif.
Anda dapat memilih salah satu Kode Stok dari dropdown atau ketik langsung
Kode Stok barang yang dijual. Setelah diisi, Be-A-plus akan menampilkan
Nama Stok secara otomatis pada kolom berikutnya. Selain itu, daftar pada
dropdown satuan juga akan disusun sesuai dengan defenisi satuan pada
Master Kode Stok.
Quantity
Quantity merupakan nilai numerik yang menyatakan jumlah fisik barang
yang dijual. Quantity ini akan dikurangai dari daftar saldo stok (quantity)
sesuai dengan Satuan dan Gudang.
Satuan
Satuan barang merupakan combobox yang mempunyai dropdown pilihan
sesuai dengan Kode Stok-nya. Anda tinggal memilih atau ketik jenis Satuan
sesuai dengan faktur penjualan.
6-11
Be-A-plus
@ (harga satuan) & Total (harga)

Harga satuan merupakan nilai jual per-unit barang. Dalam entry Penjualan,
harga satuan akan mempergaruhi Total (harga), demikian sebaliknya, Total
(harga) akan mempengaruhi nilai harga satuan. Jadi perubahan terhadap
salah satu kolom ini akan mempengaruhi (Be-A-plus akan melakukan
perhitungan pada) kolom lainnya.
% Disc. (Persen Discount) & Nominal Discount

Untuk discount per item barang (detail), Be-A-plus menyediakan dua format
entry yang terbagi atas kolom %Disc (Persen Discount) dan kolom Nominal
Discount. Anda dapat memilih untuk menggunakan kolom discount yang
mana sesuai dengan data pada faktur penjualan.
Pada kolom % Disc, Anda dapat memasukkan nilai persentasi discount
antara 0 s/d 100. Be-A-plus akan menghitung Nominal Discount secara
otomatis dengan menggunakan rumus :
Nominal Discount = Total (harga) * %Disc.
Sebaliknya perubahan/entry pada kolom Nominal Discount membuat Be-A-

plus mengkalkulasi kembali %Disc.
Total Nominal
Kolom Total Nominal berisikan nilai penjualan akhir untuk suatu item
barang tertentu. Total Nominal adalah Total (harga) dikurangi dengan
Nominal Discount. Dengan demikian perubahan pada kedua data tersebut
akan mempengaruhi Total Nominal. Tetapi sebaliknya, perubahan pada Total
Nominal akan merubah nilai Nomianl Discount saja.
Keterangan Detail.
Keterangan detail berfungsi sebagai tambahan catatan yang dapat Anda
berikan pada masing-masing item penjualan.
Bagian footer Penjualan terdiri dari :

Setelah bagian header dan detail, bagian terakhir dalam form entry Penjualan
adalah bagian footer yang terdiri dari SubTotal, Persen dan Nominal
Discount serta Persen dan Nominal PPN dan Total Penjualan.
6-12
Be-A-plus
Sub Total penjualan

oleh user.
Discount
berlaku untuk keseluruhan form Penjualan. Discount ini juga akan

PPN

Persen PPN dapat di-set secara default di Parameter “PPN Penjualan
(%)”.
Total Harga (setelah Discount dan PPN).

Nilai Total Penjualan juga merupakan nilai hasil perhitungan yang tidak
dapat di ubah oleh user. Total Penjualan dihitung dengan rumus :
6-13
Be-A-plus
Cetak Faktur dan Surat Jalan

Entry Penjualan dapat mencetak dua jenis bukti transaksi yaitu Faktur
Penjualan dan Surat Jalan Penjualan. Perbedaan kedua jenis printout ini
adalah Nominal (Harga) Jual yang dicetak pada Faktur Penjualan. Sedangkan
pada Surat Jalan, yang tercetak hanya Quantity Penjualan tanpa Nominal
(Harga) Jual.

Posting transaksi Penjualn ke jurnal General Ledger akan dilakukan secara
No Jurnal : JUAL-01
4111 Penjualan 10,000
1121 Piutang Dagang 9,900
5211 Biaya Discount 1,000
2122 PPN Penjualan / Keluar 900
Dari contoh diatas, Kode Akun Penjualan (4111) ditentukan oleh Kode
Barang yang dijual dan akun tersebut adalah Akun Penjualan yang
didefenisikan dalam Master Stok. Nominal (Kredit) merupakan angka pada
kolom Total Nominal pada bagian Detail form entry Penjualan. Akun ini
dapat terdiri dari beberapa baris dan akun-nya juga dapat berbeda-beda
sesuai dengan jumlah kode barang yang dientry dalam satu form Penjualan.
Kode Akun Piutang Dagang (1121) adalah akun yang ditentukan oleh Kode
Customer melalui defenisi di Master Customer.
Akun Biaya Discount (5211) merupakan kode akun yang didefenisikan di

Parameter “Akun Discount Penjualan”. Nominal Biaya Discount ini
merupakan nominal discount pada field Nominal Discount di bagian footer
form entry Penjualan.
Akun PPN Penjualan / Keluar (2122) juga merupakan kode akun yang
didefenisikan di Parameter “Akun PPN Penjualan”. Nominal PPN juga
merupakan Nominal PPN di bagian footer form entry Penjualan.
6-14
Be-A-plus
Selain jurnal diatas, Be-A-plus secara otomatis akan membuat jurnal untuk
harga pokok penjualan. Jurnal tersebut langsung ditambahkan pada jurnal
diatas (nomor jurnal yang sama). Bentuk jurnal tersebut adalah :

5111 Harga Pokok Penjualan 7,000
1131 Stok (Persediaan Barang) 7,000
Kedua kode akun ini (1131 dan 5111) ditentukan pada Master Stok yaitu
pada field Kode Akun Persediaan dan Kode Akun Harga Pokok.
Piutang Dagang
Selain Jurnal Modul General Ledger, pada Modul Piutang Dagang juga ada
penambahan data. Data Piutang ini secara otomatis ditambahkan oleh
transaksi Penjualan. Data yang dikirim ke Modul Piutang Dagang adalah
Kode Customer (Relasi), Tanggal, Tanggal Jatuh Tempo serta nominal faktur
penjualan (Total) yang akan menjadi moninal piutang.
Rangkuman
Layar entry Penjualan digunakan untuk memasukkan data dari faktur
penjualan. Penjualam mempunyai pengaruh pada :
1. Saldo Stok (quantity dan harga) berkurang sesuai dengan Kode
2. Jurnal Penjualan timbul secara otomatis pada Modul General
Ledger
3. Piutang Dagang bertambah dan secara otomatis akan timbul pada
Modul Piutang.
6-15
Be-A-plus
Retur Penjualan
Retur Penjualan adalah kebalikan dari Penjualan, yang mana jika Penjualan
akan mengurangi jumlah Persediaan / Stok, maka Retur Penjualan akan
menambah kembali Persediaan / Stok.
Dalam Be-A-plus Retur Penjualan mempunyai dua jenis yaitu :
1. Retur Penjualan dengan No. Bukti Penjualan (No. Jual)
2. Retur Penjualan tanpa No. Bukti Penjualan
Retur Penjualan dengan No. Bukti Penjualan

Dengan adanya No. Bukti Penjualan, maka secara otomatis beberapa data
yang sudah tercantum dalam Penjualan dapat digunakan langsung pada entry
Retur Penjualan. Data tersebut antara lain Kode Customer, Nama Customer,
Kode-Kode Stok, Satuan, Quantity Jual dan Harga Jual.
Retur Penjualan akan dibatasi pada data dari No. Bukti Penjualan, misalkan,
Kode Stok tidak boleh kode stok yang tidak tercantum pada penjualan,
Quantity Stok juga tidak boleh lebih besar dari Qty Jual dan Harga juga akan
dihitung secara otomatis berdasarkan harga jual.
Retur Penjualan tanpa No. Bukti Penjualan

Sebaliknya jika No. Jual tidak diisi, maka field-field lainnya bebas dientry
oleh user, dan tentunya Retur Penjualan ini dianggap tidak mempunyai
hubungan dengan Penjualan secara langsung.

3. Kode Customer sudah dientry dalam Master Customer
4. Kode Salesman sudah dientry dalam Master Salesman
5. Data Retur Penjualan Barang (termasuk Nomor Bukti Penjualan-
nya jika ada)
6-16
Be-A-plus
Gambar Entry Retur Penjualan
6-17
Be-A-plus
Entry data Retur Penjualan

Bagian Heading
1. Dari menu utama, pilih Menu [Penjualan] [Retur Penjualan] untuk
menampilkan layar Retur Penjualan.
transaksi Retur Penjualan. Ketik nomor bukti yang baru kemudian
dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Retur
Penjualan).
Catatan :

melanjutkan}

4. No. Jual merupakan nomor bukti penjualan. Jika Nomor Bukti

Penjualan ini diisi, maka Kode Customer dan Nama Customer
akan muncul secara otomatis dan tidak dapat diedit lagi.
5. Kode Customer merupakan combobox yang dapat dientry secara
langsung atau dipilih dari dropdown daftar customer (relasi) yang
tersedia. Kode Customer hanya dapat diisi jika No. Jual tidak diisi.
6. Nama Customer akan dimunculkan secara otomatis.
atau dipilih dari dropdown.
8. Salesman merupakan combobox yang dapat dientry secara
langsung atau dipilih dari dropdown.
tempo hutang yang ditimbulkan oleh retur penjualan.
6-18
Be-A-plus

maupun dipilih data yang hendak diinginkan dari dropdown. Jika
No. Jual dientry, Kode Stok hanya dibatasi pada Kode-Kode Stok
yang ada dalam faktur Penjualan Barang.
quantity barang yang diterima. Jika No. Jual dientry, Qty hanya
dapat diisi dengan nilai yang lebih kecil atau sama dengan sisa
quantity penjualan (quantity penjualan dikurangi dengan quantity
retur pada bukti retur yang lain).
sesuai dengan Kode Stok. Satuan juga dibatasi jika No. Jual
dientry. Hal ini untuk menghindari terjadinya kesalahan entry
satuan yang tidak sesuai dengan Penjualannya.
satuan.
6-19
Be-A-plus
Catatan :
Kolom @ (harga satuan) dan Total hanya dapat dientry jika No.
Jual tidak dientry. Jika No. Jual dientry, maka kedua kolom ini
akan menampilkan informasi harga sesuai dengan nominal pada
Penjualan Barang dan tidak dapat diedit.
kolom Nominal Discount. Kolom ini hanya dapat diisi jika No.
Jual tidak dientry.
menampilkan pada kolom % Discount. Sama seperti kolom % Disk
kolom ini juga hanya biasa di edit jika No. Jual dientry.
perhitungan :

Total Nominal juga tidak dapat di edit jiak No. Jual dientry.

melanjukan ke baris berikutnya.
21. Ulangi langkah 11 s/d 20 untuk semua detail transaksi Penjualan
Barang.
Bagian Footer
diedit.
Discount.
discount.
6-20
Be-A-plus
dengan setting pada parameter “PPN Penjualan (%)” dan dapat

27. Textbox Total menampilkan nilai total faktur penjualan. Nilai ini
PPN.
28. Setelah keseluruhan data satu nomor bukti Retur Penjualan selesai,
pada [Cetak] ([Cetak] secara otomatis akan menyimpan data).
langkah 2 kembali.
Edit data Retur Penjualan

8. Aktifkan layar entry Retur Penjualan dari menu [Penjualan] [Retur
Penjualan] (jika belum aktif)
edit.
6-21
Be-A-plus
Hapus data Retur Penjualan

1. Aktifkan layar entry Retur Penjualan dari menu [Penjualan] [Retur
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Retur Penjualan

di layar.
1. Aktifkan layar entry Retur Penjualan dari men [Penjualan] [Retur
4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti Retur
Penjualan. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih dahulu
Catatan :
Catatan :
6-22
Be-A-plus
Retur Penjualan akan menambah persediaan / stok barang, mengupdate

(menambah) Account Payable (Hutang) dan tentunya akan melakukan
posting ke Genaral Ledger.
No. Bukti Retur

No. Bukti Retur merupakan field kunci yang harus berisikan Nomor Bukti
yang unik terhadap No. Bukti lainnya pada Retur Penjualan dan juga
terhadap No. Bukti pada transaksi lainnya. Jika No. Bukti yang dientry
adalah nomor bukti retur Penjualan yang sudah dientry sebelumnya, maka
data tersebut akan ditampilkan dilayar untuk dapat diedit oleh user. Jika No.
Bukti tersebut merupakan nomor bukti yang sudah dipakai oleh transaksi
lainnya, maka data transaksi yang dientry ini akan ditolak pada saat
menyimpan data dengan error message yang menyatakan data tersebut tidak
dapat disimpan.
Tanggal
Tanggal retur dientry sesuai dengan tanggal transaksi sebenarnya. Tanggal
sangat berperan dalam menentukan posisi / urutan perhitungan stok terutama
untuk menghitung harga pokok (lihat penjelasan mengenai Perhitungan
Harga Pokok di Bab tentang menu Stok).
No. Jual
No. Jual merupakan Nomor Bukti Penjualan yang sudah dientry. Jika Nomor
Bukti ini ada / diisi maka data Penjualan akan dijadikan sebagai pedoman
untuk pengisian data Retur Penjualan. Dengan kata lain bahwa pengisian
data lainnya tidak akan bebas karena dibatasi oleh data dari Penjualan.
Batasan ini diperlukan untuk mengontrol retur yang misalnya retur kode stok
yang tidak ada dalam data Penjualan atau retur yang Quantity-nya lebih besar
dari Quantity saat Penjualan.
Customer & Nama Customer

Kode Customer dapat dientry atau dipilih dari drop down (jika No.Jual tidak
di entry) sesuai dengan kode yang telah didefenisikan dalam Master
Customer & Master Supplier. Nama Customer akan muncul setelah kode
stok dientry.
Gudang
Kode Gudang dientry sesuai dengan ke gudang mana stok yang diretur
tersebut dikeluarkan. Hal ini berguna bagi Be-A-plus untuk dapat melakukan
6-23
Be-A-plus
perhitungan saldo stok pada masing-masing gudang dan juga untuk

melakukan perhitungan harga pokok.
Salesman
Kode Salesman dapat dientry atau dipilih dari drop down jika No. Jual tidak
di entry. Kode ini harus sesuai dengan kode salesman yang telah
didefinisikan dalam Master Salesman.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal ini merupakan tanggal jatuh tempo hutang yang timbul akibat
transaksi retur penjualan. Dengan demikian tanggal ini akan berpengaruh
pada Modul Piutang terutama pada perhitungan umur piutang.
Keterangan
Keterangan di header merupakan keterangan yang berfungsi untuk
menjelaskan tentang transaksi retur Penjualan tersebut.
Pada bagian detail terdapat :

Kode Stok
Kode Stok yang dapat dientry atau dipilih dari drop down oleh user. Entry ini
akan dibatasi hanya pada Kode Stok yang ada dalam data Penjualan jika No.
Jual di entry, jika tidak maka Kode Stok dapat di entry / dipilih secara bebas
sesuai dengan Kode Stok yang terdefenisi dalam Master Stok. Setelah Kode
Stok dimasukkan, Nama Stok akan muncul secara otomatis. Nama Stok tidak
dapat di edit.
Quantity
Kolom Quantity dapat diisi dengan angka numerik sesuai dengan jumlah
quantity fisik yang diretur ke supplier. Tetapi jika No. Jual dientry maka
Quantity dibatasi hanya maksimun sebanyak jumlah stok yang tersisa dari
penjualan. Apabila sebelumnya sudah terdapat retur terhadap nomor bukti
dan kode stok yang sama maka quantity retur tersebut diperhitungkan juga
dalam sisa quantity pembelian.
Satuan
Satuan atau Unit menentukan jenis satuan barang yang diretur. Kolom satuan
harus disesuaikan dengan satuan barang yang dijual (jika No. Jual di entry)
dan Kolom Quantity maksimum hanya dapat sebanyak Quantity Penjualan
dikurangi dengan retur sebelumnya (jika ada).
6-24
Be-A-plus
Harga Satuan (@) dan Total (harga)

Kolom Harga Satuan dan Total hanya dapat dientry jika No. Jual tidak
dientry. Jika Nomor Jual dientry, maka Harga Satuan dan Total akan
memunculkan nilai harga satuan dan total hasil perhitungan dari faktur
Penjualan Barang.
Jika No. Jual tidak entry, maka Kolom Harga satuan dan Total dapat dientry
sendiri oleh pemakai. Perubahan terhadap Harga Satuan akan berpengaruh
terhadap Total dan sebaliknya perubahan terhadap Total juga akan
berpengaruh terhadap Harga Satuan. Perubahan Qty juga akan mengubah
Harga. Rumusan hubungan ketiga field tersebut adalah :
Total = Qty * Harga Satuan

Harga Satuan = Total / Qty
% (persen) Discount dan Nominal Discount

Dua kolom berikut adalah Persen Discount dan Nominal Discount. Kolom
Persen Discount berisikan angka numerik dalam bentuk persentasi.
Sedangkan Nominal Discount berisikan angka numerik dalam bentuk harga
discount (nominal). Perubahan terhadap salah satu field ini akan
mengakibatkan perubahan pada field lainnya. Kedua field ini juga
mempunyai hubungan dengan field Harga. Rumusan hubungan tersebut
adalah :
Nominal Discount = Persen Discount * Harga / 100

Persen Discount = Nominal Discount / Harga * 100
Angka faktor 100 digunakan untuk menampilkan angka Persen Discount

dalam bentuk bilangan bulat (contohnya angka 10.00% atau 0.10 ditampilkan
dengan angka 10.00)
Kedua kolom ini hanya dapat diisi oleh pemakai jika No. Jual tidak dientry.
Total Nominal
Kolom Total Nominal merupakan total akhir untuk satu baris data detail.
Kolom ini dihitung dengan rumus :
Total Nominal = Total (harga) – Nominal Discount
6-25
Be-A-plus
Dengan demikian jika terjadi perubahan pada Total Nominal, maka angka
Nominal Discount juga akan berubah dan pada gilirannya angka Persen
Discount juga akan dihitung kembali.
Catatan
Field Harga Satuan, Total, Persen Discount, Nominal Discount dan Total
Nominal tidak dapat di edit jika No. Jual di entry. Data ini akan dihitung dan
ditampilkan secara otomatis oleh Be-A-plus.
Bagian footer terdapat :

Sub Total
oleh user.
Discount
berlaku untuk keseluruhan form Retur Penjualan. Discount ini juga akan

PPN

6-26
Be-A-plus
Persen PPN dapat di-set secara default di Parameter

“PPN Penjualan (%)”.
Total Retur Penjualan

Data terakhir adalah Nilai Total Retur Penjualan juga merupakan nilai hasil
perhitungan yang tidak dapat di ubah oleh user. Total Retur Penjualan
dihitung dengan rumus :
Total Retur Penjualan ini merupakan nilai yang dianggap sebagai piutang
supplier. Nilai nominal ini akan di posting ke Modul Piutang Dagang.
Sebagai catatan bahwa pada Penjualan diperoleh Piutang Dagang, maka pada
Retur Penjualan diperoleh Hutang Dagang. Hutang dan Piutang Dagang ini
dapat dikelompokan bersama dalam Grouping Hutang dan Piutang untuk
mendapatkan nilai Sisa Piutang (Hutang) pada Customer (Relasi).
Posting Jurnal ke General Ledger

Retur Penjualan akan membuat posting jurnal ke General Ledger dilakukan
secara otomatis pada saat suatu form entry di simpan. Hasil Jurnal tersebut
akan terlihat sebagai berikut (contoh)
No Jurnal : RJ001
4211 Retur Penjualan 1,000
1121 Hutang / Piutang Customer 990
5211 Biaya/Pendapatan Discount 100
2122 PPN Penjualan / Keluar 90
Dari contoh diatas, Kode Akun Retur Penjualan (4211) adalah ditentukan
oleh Kode Barang yang diretur dan akun tersebut adalah Akun Retur
Penjualan yang didefenisikan dalam Master Stok. Nominal (Kredit) Akun
Retur Penjualan ini merupakan angka dari Total Nominal di bagian Detail
form entry Retur Penjualan. Akun ini dapat terdiri dari beberapa baris dan
akun-nya juga dapat berbeda-beda sesuai dengan jumlah kode barang yang
dientry dalam satu form Retur Penjualan.
6-27
Be-A-plus
Kode Akun Piutang Dagang (1121) adalah akun yang ditentukan oleh Kode
Customer melalui defenisi di Master Customer.
Akun Biaya/Pendapatan Discount (5211) merupakan kode akun yang
didefenisikan di Parameter “Akun Discount Retur Penjualan”. Nominal
Pendapat Discount ini merupakan nominal discount pada field Nominal
Discount di bagian footer form entry Retur Penjualan.
Akun PPN Retur Penjualan (2122) juga merupakan kode akun yang
didefenisikan di Parameter “Akun PPN Retur Penjualan”. Nominal PPN juga
merupakan Nominal PPN di bagian footer form entry Retur Penjualan.
Selain jurnal diatas, Be-A-plus secara otomatis akan membuat jurnal untuk
harga pokok retur penjualan. Jurnal tersebut langsung ditambahkan pada
jurnal diatas (nomor jurnal yang sama).
Jurnal ini terbagi atas dua jenis sesuai dengan ada tidaknya No. Jual dientry.
Untuk Retur dengan No. Jual, nominal harga pokok disesuaikan dengan

1131 Stok (Persediaan Barang) 700
5111 Harga Pokok Penjualan 700
Harga Pokok pada Penjualan. Bentuk dan nominal jurnal tersebut adalah :
Sedangkan untuk Retur tanpa No. Jual, maka nominal harga pokok adalah
sesuai dengan nominal harga retur. Bentuk dan nominal jurnal tersebut
adalah :
1131 Stok (Persediaan Barang) 900
5111 Harga Pokok Penjualan 900
Kedua kode akun ini (1131 dan 5111) ditentukan pada Master Stok yaitu
pada field Kode Akun Persediaan dan Kode Akun Harga Pokok.
Hutang Dagang
Selain Jurnal Modul General Ledger, pada Modul Hutang Dagang juga ada
penambahan data. Data Hutang ini secara otomatis ditambahkan oleh
transaksi Retur Penjualan. Data yang dikirim ke Modul Hutang Dagang
adalah Kode Customer (Relasi), Tanggal, Tanggal Jatuh Tempo serta
nominal faktur retur penjualan (Total) yang akan menjadi moninal hutang.
6-28
Be-A-plus
Rangkuman
Layar entry Retur Penjualan digunakan untuk memasukkan data dari faktur
retur penjualan. Retur Penjualan mempunyai pengaruh pada :
1. Saldo Stok (quantity dan harga) bertambah sesuai dengan Kode
2. Jurnal Retur Penjualan timbul secara otomatis pada Modul General
Ledger
3. Hutang Dagang bertambah dan secara otomatis akan timbul pada
Modul Hutang. Hutang ini kemudian dapat di gabung dengan
Piutang dari Penjualan (untuk mengurangi piutang dagang dari
penjualan)
6-29
Be-A-plus
Laporan Penjualan
Be-A-plus menyediakan berberapa jenis laporan untuk Penjualan sesuai
dengan kebutuhan pemkai secara umua. Laporan-laporan ini terdiri dari :
• Transaksi Penjualan
• Transaksi Retur Penjualan
• Penjualan per Customer
• Penjualan per Customer per Jenis Transaksi
• Penjualan per Salesman
• Penjualan per Salesman per Jenis Transaksi
• Penjualan per Stok per Jenis Transaksi
• Penjualan per Gudang
• Penjualan per Gudang (ringkas)
• Rekapitulasi Penjualan per Customer
• Rekapitulasi Penjualan per Salesman
• Rekapitulasi Penjualan per Stok
• Profit Penjualan per Faktur
• Profit Penjualan per Faktur (detail)
• Profit Penjualan per Kategori
• Profit Penjualan per Stok
• Profit Penjualan per Customer
• Profit Penjualan per Salesman
• Penjualan Stok 50 Tertinggi
• Penjualan Stok 50 Terendah
Menampilkan Laporan
1. Klik pada Menu [Penjualan] [Laporan] dan klik pada [nama
Kode Stok.
6-30
Be-A-plus

[Exit]
laporan.

Laporan-laporan dalam Menu [Penjualan]

Laporan Transaksi Penjualan
Laporan Transaksi Penjualan merupakan laporan yang menyajikan daftar
transaksi penjualan yang dilakukan (dientry) dalam periode tertentu.
Parameter yang perlu dientry untuk laporan ini adalah batasan tanggal
transaksi yang akan ditampilkan
Laporan ini menampilkan data sesuai dengan data yang dientry dalam
laporan Penjualan. Data tersebut antara lain No. Bukti Penjualan, Tanggal
Penjualan, Customer dan Keterangan transaksi diikuti oleh data detail yang
terdiri dari Kode Stok, Nama Stok, Quantity, Satuan, Harga, Discount serta
Total Harga (Harga – Discount). Selain itu, laporan ini juga menampilkan
Discount, PPN dan Total akhir dari setiap transaksi Penjualan.
Urutan data dalam laporan ini adalah berdasarkan tanggal transaksi.
6-31
Be-A-plus
Gambar Laporan Transaksi Penjualan
6-32
Be-A-plus
Laporan Transaksi Retur Penjualan

Sama seperti Laporan Transaksi Penjualan, Laporan Transaksi Retur
Penjualan menampilkan semua transaksi. Laporan Retur Penjualan
memerlukan data batasan tanggal transaksi yang akan ditampilkan. Untuk itu
parameter yang perlu dientry adalah parameter Tanggal Periode dari laporan
yang hendak ditampilkan.
Gambar Laporan Transaksi Retur Penjualan
Laporan ini menampilkan semua data Retur Penjualan yang tanggal

transaksinya sesuai dengan batasan tanggal pada parameter laporan. Selain
Nomor Bukti Retur Penjualan, laporan ini juga Nomor Bukti Penjualan yang
berhubungan dengan transaksi Retur Penjualan tersebut.
6-33
Be-A-plus
Laporan Penjualan Per Customer

Laporan ini menampilkan laporan Penjualan dan retur Penjualan berdasarkan
Customer. Parameter yang perlu ditentukan dalam laporan ini adalah Kode
Customer atau semua Customer (<SEMUA>) dan periode tanggal transaksi
yang akan ditampilkan. Laporan yang ingin ditampilkan adalah laporan
transaksi per satu Customer saja, maka pilihlah Kode Customer dari drop
down. Jika hendak semua Customer maka pilihlah kode “<SEMUA>” dari
drop down kode Customer.
Gambar Laporan Penjualan Per Customer

Penjualan dan retur Penjualan yang berhubungan dengan seorang Customer.
dalam tanda kurung (minus), sedangkan untuk data Penjualan ditampilkan
6-34
Be-A-plus
Laporan Penjualan per Customer per Jenis Transaksi

Laporan ini menampilkan rangkuman penjualan dan retur penjualan
berdasarkan Customer. Parameter yagn diperlukan adalah batasan kode
Relasi (Customer) dan batasan tanggal data transaksi yang dihitung.
Gambar Laporan Penjualan per Customer per Jenis Transaksi
Laporan ini berisikan kolom-kolom kode Relasi (Customer), Nama Relasi,

Penjualan, Retur Penjualan dan Total (Selisih) Penjualan dan Retur
Penjualan. Data Nominal Penjualan merupakan perjumlahan dari semua
transaksi Penjualan pada seorang Customer tertentu selama periode yang
ditentukan pada parameter laporan. Nominal Retur Penjualan juga
merupaakn perjumlahan dari semua transaksi Retur Penjualan yang terjadi
berdasarkan kode Customer selama periode yang ditentukan.
Pada bagian akhir laporan terdapat Total yang menggambarkan total
Penjualan dan Retur Penjualan serta Selisihnya yang terjadi selama jangka
waktu yang ditentukan pada parameter laporan.
6-35
Be-A-plus
Penjualan per Salesman

Laporan ini menampilkan laporan Penjualan dan retur Penjualan berdasarkan
Salesman. Parameter yang perlu ditentukan dalam laporan ini adalah Kode
Salesman atau semua Salesman (<SEMUA>) dan periode tanggal transaksi
yang akan ditampilkan. Laporan yang ingin ditampilkan adalah laporan
transaksi per satu Salesman saja, maka pilihlah Kode Salesman dari drop
down. Jika hendak semua Salesman maka pilihlah kode “<SEMUA>” dari
drop down kode Salesman.
Gambar Laporan Penjualan Per Salesman

Penjualan dan retur Penjualan yang berhubungan dengan seorang Salesman.
dalam tanda kurung (minus), sedangkan untuk data Penjualan ditampilkan
6-36
Be-A-plus
Laporan Penjualan per Salesman per Jenis Transaksi

berdasarkan Customer. Parameter yagn diperlukan adalah batasan kode
Salesman dan batasan tanggal data transaksi yang dihitung.
Gambar Laporan Penjualan per Salesman per Jenis Transaksi
Laporan ini berisikan kolom-kolom kode Salesman, Nama Salesman,

Penjualan, Retur Penjualan dan Total (Selisih) Penjualan dan Retur
Penjualan. Data Nominal Penjualan merupakan perjumlahan dari semua
transaksi Penjualan pada seorang Salesman tertentu selama periode yang
ditentukan pada parameter laporan. Nominal Retur Penjualan juga
merupakan perjumlahan dari semua transaksi Retur Penjualan yang terjadi
berdasarkan kode Salesman selama periode yang ditentukan.
6-37
Be-A-plus
Laporan Penjualan per Stok per Jenis Transaksi

berdasarkan Kode Stok. Parameter yang diperlukan adalah batasan Kode
Stok dan batasan tanggal data transaksi yang dihitung.
Gambar Laporan Penjualan per Stok per Jenis Transaksi

6-38
Be-A-plus
Laporan ini berisikan kolom-kolom kode Stok, Nama Stok, Quantity dan
Harga Penjualan, Quantity dan Harga Retur Penjualan dan Total Quantity
dan Harga (Selisih) Penjualan dan Retur Penjualan. Data Quantity dan Harga
Penjualan merupakan perjumlahan dari semua transaksi Penjualan pada suatu
Stok tertentu selama periode yang ditentukan pada parameter laporan.
Quantity dan Harga Nominal Retur Penjualan juga merupakan perjumlahan
dari semua transaksi Retur Penjualan yang terjadi berdasarkan kode Stok
selama periode yang ditentukan.

Catatan :
Harga Penjualan dan Harga Retur Penjualan merupakan harga per Kode
Stok yang tercantum pada bagian detail transaksi Penjualan maupun
Retur Penjualan, bukan harga per faktu penjualan dan retur penjualan.
Nominal harga ini diambil dari detail transaksi sehingga sama dengan
harga yang diupdate ke saldo stok.
6-39
Be-A-plus
Laporan Penjualan per Gudang

Laporan ini menampilkan data penjualan berdasarkan dari gudang mana stok
yang dijual tersebut berasal. Masukkan parameter laporan Kode Gudang dan
batasan tanggal transaksi yang hendak ditampilkan pada laporan .
Gambar Laporan Penjualan per Gudang
Data yang ditampilkan dalam laporan dikelompokkan berdasarkan masing-

masing Kode Gudang. Nomor Transaksi, Tanggal, Kode Salesman, Kode
Customer dan Keterangan dari heading transaksi penjualan ditampilkan.
Detail transaksi untuk masing-masign kode stok ditampilkan pada baris
berikutnya dari masing-masing heading. Data detail yang ditampilkan adalah
Kode Stok, Nama Stok, Quantity, Harga, Discount, Total dan Keterangan
Detail.
Data Quantity, Harga, Discount dan Total yang ditampilkan pada laporan ini
adalah data detail transaksi penjualan, bukan berdasarkan nominal faktur
penjualan. Nominal Total adalah sama dengan nominal yang diupdate oleh
Be-A-plus ke saldo stok sewaktu transaksi penjualan terjadi.
6-40
Be-A-plus
Laporan Penjualan per Gudang (ringkas)

Laporan ini menampilkan data penjualan berdasarkan dari gudang mana stok
yang dijual tersebut berasal. Masukkan parameter laporan Kode Gudang dan
batasan tanggal transaksi yang hendak ditampilkan pada laporan .
Gambar Laporan Penjualan per Gudang (ringkas)

6-41
Be-A-plus
Data yang ditampilkan dalam laporan dikelompokkan berdasarkan masing-

masing Kode Gudang dan Nomor Bukti Transaksi Penjualan (No. Faktur).
Data yang ditampilkan adalah No. Faktur, Tanggal, Customer, Salesman,
Nominal dan Keterangan.
Data Nominal yang ditampilkan pada laporan ini adalah nominal Total per
faktur. Dengan demikian bila dibandingkan dengan Laporan Penjualan per
Gudang, maka angka nominal ini dapat berbeda, karena angka nominal per
faktur sudah terhitung bersama discount dan PPN per faktur. Angka Nominal
ini adalah sama dengan Nominal Piutang dagang yang timbul dari transaksi
penjualan.
6-42
Be-A-plus
Rekapitulasi Penjualan per Customer

Laporan Rekapitulasi Penjualan per Customer merupakan laporan yang
menampilkan data harga Penjualan barang kepada masing-masing Customer
(harga ini termasuk discount dan PPN dari faktur Penjualan). Parameter yang
perlu dientry meliputi pilihan Kode Customer (atau “<SEMUA>” untuk
semua Customer) dan batasan tanggal transaksi yang hendak ditampilkan.
Gambar Laporan Rekapitulasi Penjualan per Customer
Laporan ini menampilkan data per faktur yang dijual pada masing-masing
Customer. Dapat dilihat bahwa data quantity dan nominal akan ditampilkan
dalam tanda kurung (minus) jika data tersebut berasal dari Retur Penjualan.
Dari laporan ini dapat dilihat nilai Penjualan yang dikelompokkan berdasaran
kepada siapa penjualan tersebut dilakukan (Customer).
Nilai Nominal yang ditampilkan dalam laporan ini adalah nilai nominal per
faktur.
6-43
Be-A-plus
Rekapitulasi Penjualan per Salesman

Laporan Rekapitulasi Penjualan per Salesman merupakan laporan yang
menampilkan data harga Penjualan barang kepada masing-masing Salesman
(harga ini termasuk discount dan PPN dari faktur Penjualan). Parameter yang
perlu dientry meliputi pilihan Kode Salesman (atau “<SEMUA>” untuk
semua Salesman) dan batasan tanggal transaksi yang hendak ditampilkan.
Gambar Laporan Rekapitulasi Penjualan per Salesman
Laporan ini menampilkan data per faktur yang dijual pada masing-masing
Salesman. Dapat dilihat bahwa data quantity dan nominal akan ditampilkan
dalam tanda kurung (minus) jika data tersebut berasal dari Retur Penjualan.
Dari laporan ini dapat dilihat nilai Penjualan yang dikelompokkan berdasaran
kepada siapa yang melakukan penjualan (Salesman).
Nilai Nominal yang ditampilkan dalam laporan ini adalah nilai nominal per
faktur.
6-44
Be-A-plus
Rekapitulasi Penjualan per Stok

Laporan Rekapitulasi Penjualan per Stok merupakan laporan Penjualan yang
menampilkan data harga Penjualan yang dikelompokkan berdasarkan kode
stok. Parameter yang diperlukan untuk laporan ini meliputi Kode Stok dan
batasan tanggal transaksi yang hendak ditampilkan. Kode Stok dapat dipilih
dari drop down dan jika hendak menampilkan semua kode stok, pilih
“<SEMUA>”.
Gambar Laporan Rekapitulasi Penjualan per Stok
Laporan ini menampilkan data Penjualan dan retur Penjualan terhadap

masing-masing stok. Dari gambar diatas dapat dilihat, bahwa laporan ini
menampilkan data quantity dan nominal dalam bentuk angka normal (positif)
untuk Penjualan dan bentuk angka dalam kurung (negatif) untuk retur
Penjualan. Dengan demikian dari laporan ini kita dapat melihat data
Penjualan dan total Penjualan terhadap suatu kode stok dalam jangka waktu
tertentu.
Nilai Nominal (Harga) yang ditampilkan pada laporan ini adalah nominal per
masing-masing stok dalam detail transaksi penjualan maupun retur
penjualan, sehingga tidak termasuk nominal discount per faktur dan PPN per
faktur.
6-45
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Faktur

Laporan ini menampilkan keuntungan (profit) dari penjualan per masing-
masing faktur penjualan. Parameter laporan yang diperlukan adalah batasan
Kode Relasi yang hendak ditampilkan pada laporan dan periode tanggal
transaksi. Batasan Kode Relasi di masukkan dalam parameter laporan supaya
laporan ini dapat menampilkan hasil penjualan dari seseorang relasi
(customer) tertentu saja.
Gambar Laporan Profit Penjualan per Faktur

6-46
Be-A-plus
Dalam laporan ini ditampilkan data Tanggal Transaksi, No. Faktur, Kode
Relasi (Pelanggan), Nominal Faktur Penjualan (termasuk Retur Penjualan),
Harga Pokok per Faktur Penjualan dan Profit serta % Profit.
Profit dihitung berdasarkan Nominal Penjualan dikurangi Harga Pokok.
Sedangkan % (persen) Profit dihitung dengan rumus :
% Profit = Profit / Penjualan * 100%
Data Nominal Penjualan adalah Nominal per Faktur sehingga sudah

termasuk Discount per Faktur, tetapi tidak termasuk PPN, karena PPN tidak
dapat diperhitungkan sebagai bagian dari keuntungan.
6-47
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Faktur (detail)

masing kode stok dalam penjualan. Parameter laporan yang diperlukan
adalah batasan Kode Relasi yang hendak ditampilkan pada laporan dan
periode tanggal transaksi. Batasan Kode Relasi di masukkan dalam
parameter laporan supaya laporan ini dapat menampilkan hasil penjualan dari
seseorang relasi (customer) tertentu saja.
Gambar Laporan Profit Penjualan per Faktur (detail)

6-48
Be-A-plus
Dalam laporan ini ditampilkan data Tanggal Transaksi, No. Faktur, Kode
Relasi (Pelanggan) dan keterangan untuk heading tiap kelompok data.
Sedangakan detail daata ditampilkan Kode Stok, Nama Stok, Quantity,
Harga Satuan, Harga per Stok, Harga Pokok dan Profit serta % Profit.
Profit dihitung berdasarkan Harga per Stok dikurangi Harga Pokok.
% Profit = Profit / Harga per Stok * 100%
Data Harga per Stok adalah Harga dari detail entry Penjualan (Retur
Penjualan) sehingga harga ini tidak termasuk Discount per Faktur dan PPN.
6-49
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Kategori

masing kategori stok yang terjual. Parameter laporan yang diperlukan adalah
batasan Kategori yang hendak ditampilkan pada laporan dan periode tanggal
transaksi.
Gambar Laporan Profit Penjualan per Kategori
Dalam laporan ini ditampilkan data Kategori, Sub Kategori, Nominal

Penjualan, Harga Pokok dan Profit serta % Profit. Profit dihitung
berdasarkan Nominal Penjualan dikurangi Harga Pokok. Sedangkan %
(persen) Profit dihitung dengan rumus :
% Profit = Profit / Nominal Penjualan * 100%
Data Nominal Penjualan adalah Harga dari detail entry Penjualan (Retur
Laporan ini ditampilkan dengan pengelompokan berdasarkan Kategori dan
Sub Kategori Stok. Sub Total untuk masing-masing kategori stok
ditampilkan pada akhir masing-masing group kategori. Pada bagian akhir
laporan ditampilkan Total untuk keseluruhan kategori (sesuai dengan batasan
dari parameter laporan).
6-50
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Stok

Laporan ini hampir sama dengan Laporan Profit Penjualan per Kategori,
namun lebih detail lagi yaitu menampilkan keuntungan (profit) per masing-
masing Kode Stok. Parameter laporan yang diperlukan adalah batasan Kode
Stok yang hendak ditampilkan pada laporan dan periode tanggal transaksi.
Gambar Laporan Profit Penjualan per Stok
Dalam laporan ini ditampilkan data Kode Stok, Nama Stok, Nominal
Penjualan per Stok, Harga Pokok dan Profit serta % Profit. Profit dihitung
berdasarkan Nominal Penjualan per Stok dikurangi Harga Pokok. Sedangkan
% (persen) Profit dihitung dengan rumus :
% Profit = Profit / Nominal Penjualan * 100%

Data Nominal Penjualan adalah Harga dari detail entry Penjualan (Retur
Laporan ini ditampilkan dengan pengelompokan berdasarkan Kode Stok.
Pada bagian akhir laporan ditampilkan Total untuk keseluruhan stok (sesuai
dengan batasan dari parameter laporan).
6-51
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Customer

Laporan ini menampilkan keuntungan (profit) per masing-masing Customer
dari data penjualan. Parameter laporan yang diperlukan adalah batasan Kode
Relasi yang hendak ditampilkan pada laporan dan periode tanggal transaksi.
Gambar Laporan Profit Penjualan per Customer
Dalam laporan ini ditampilkan data Kode Relasi, Nama Relasi, Nominal
Faktur Penjualan (termasuk Retur Penjualan), Harga Pokok per Faktur
Penjualan dan Profit serta % Profit.

dapat diperhitungkan sebagai penerimaan yang bersifat profit.
6-52
Be-A-plus
Laporan Profit Penjualan per Salesman

Laporan ini menampilkan keuntungan (profit) per masing-masing Salesman
dari data penjualan. Parameter laporan yang diperlukan adalah batasan Kode
Salesman yang hendak ditampilkan pada laporan dan periode tanggal
transaksi.
Gambar Laporan Profit Penjualan per Salesman
Dalam laporan ini ditampilkan data Kode Salesman, Nama Salesman,

Nominal Faktur Penjualan (termasuk Retur Penjualan), Harga Pokok per
Faktur Penjualan dan Profit serta % Profit.


dapat diperhitungkan sebagai penerimaan yang bersifat profit.
6-53
Be-A-plus
Laporan Penjualan Stok 50 Tertinggi

Laporan ini menyajikan daftar 50 jenis barang dengan nilai penjualan
tertinggi. Pada parameter laporan terdapat entry untuk pilihan jenis penilaian
tertinggi berdasarkan pada Quantity, Harga, Profit atau % Profit penjualan.
Parameter lainnya adalah periode yang diperhitungkan dalam laporan, yang
pada umumnya adalah dari awal bulan hingga akhir bulan.
Gambar Laporan Penjualan Stok 50 Tertinggi

6-54
Be-A-plus
Data yang ditampilkan oleh laporan ini adalah Nomor Urut, Kode Stok,
Nama Stok, Quantity, Harga, Harga Pokok, Profit serta % Profit. Data ini
diperoleh dari detail penjualan (termasuk retur) yang dikelompokkan
perdasarkan kode stok dan periode transaksi. Dengan demikian Harga yang
diperhitungkan adalah harga penjualan per item stok dan tidak termasuk
Discount dan PPN per faktur penjualan.
Urutan laporan / urutan penilaian dapat berdasarkan pada empat kriteria yang
dapat dipilih pada parameter laporan, yaitu berdasarkan Quantity atau
volume penjualan, atau berdasarkan Harga penjualan. Selain itu juga dapat
berdasarkan Nominal Profit yang diperoleh dari penjualan ataupun
berdasarkan nilai % Profit (keuntungan) yang diperoleh. % (persen) Profit di
hitung berdasarkan rumus :
% profit = Profit / Harga x 100%
Dengan laporan ini kita dapat mengentahui produk atau stok mana yang
paling banyak menghasilkan bagi perusahaan.
6-55
Be-A-plus
Laporan Penjualan Stok 50 Terendah

Laporan ini menyajikan daftar 50 jenis barang dengan nilai penjualan
terendah. Pada parameter laporan terdapat entry untuk pilihan jenis penilaian
terendah berdasarkan pada Quantity, Harga, Profit atau % Profit penjualan.
Parameter lainnya adalah periode yang diperhitungkan dalam laporan, yang
pada umumnya adalah dari awal bulan hingga akhir bulan.
Gambar Laporan Penjualan Stok 50 Terendah

6-56
Be-A-plus
Data yang ditampilkan oleh laporan ini adalah Nomor Urut, Kode Stok,
Nama Stok, Quantity, Harga, Harga Pokok, Profit serta % Profit. Data ini
diperoleh dari detail penjualan (termasuk retur) yang dikelompokkan
perdasarkan kode stok dan periode transaksi. Dengan demikian Harga yang
diperhitungkan adalah harga penjualan per item stok dan tidak termasuk
Discount dan PPN per faktur penjualan.
Urutan laporan / urutan penilaian dapat berdasarkan pada empat kriteria yang
dapat dipilih pada parameter laporan, yaitu berdasarkan Quantity atau
volume penjualan, atau berdasarkan Harga penjualan. Selain itu juga dapat
berdasarkan Nominal Profit yang diperoleh dari penjualan ataupun
berdasarkan nilai % Profit (keuntungan) yang diperoleh. % (persen) Profit di
hitung berdasarkan rumus :
% profit = Profit / Harga x 100%
Dengan laporan ini kita dapat mengentahui produk atau stok mana yang
paling tidak menghasilkan bagi perusahaan.
Catatan :
Dalam beberapa kasus dapat saja suatu stok merupakan stok dengan
penjualan terendah berdasarkan quantity penjualan, tetapi jika dilihat dari
sisi profit yang dihasilkan dapat menjadi stok dengan penghasilan
tertinggi. Oleh sebab itu Be-A-plus menyediakan 4 (empat) kreteria
penilaian tertinggi dan terendah sehingga tidak salah mengambil langkah
manajemen stok atau persediaan barang.
6-57
Be-A-plus
Rangkuman
Menu Penjualan merupakan menu berisikan transaksi yang berhubungan
dengan penjualan (pengurangan) barang stok kepada pihak lain serta laporan-
laporannya. Penjualan dan Retur Penjualan mempunyai hubungan dengan :
5. Persediaan Barang (Inventory Control)
6. Piutang Dagang yang timbul dari penjualan
7. Hutang Dagang yang timbul dari retur penjualan
8. General Ledger dengan posting jurnal yang dilakukan.
Oleh sebab hubungan ini, maka kita perlu mempersiapkan beberapa data
yang diperlukan, antara lain :
7. Master COA
8. Master Stok
9. Master Gudang
10. Master Customer & Master Supplier
11. Master Salesman
12. Master Akun Laba Rugi
13. Setting Parameter :
a. Akun Discount Penjualan
b. Akun PPN Penjualan
c. Akun Discount Retur Penjualan
d. Akun PPN Retur Penjualan
e. PPN Penjualan (%)
6-58
Be-A-plus
BAB 7. HUTANG & PIUTANG
Hutang & Piutang

(Account Payable & Account Receivable)
Setiap transaksi penjualan dan pembelia dalam Be-A-plus akan
menimbulkan Hutang ataupun Piutang Dagang. Hal ini sangat umum dalam
suatu bisnis. Kontrol terhadap Hutang dan Piutang juga merupakan hal yang
penting, karena hal ini sudah menyangkut ke pada keuangan perusahaan.
Menu Hutang & Piutang terdiri dari

- Entry Hutang
- Entry Piutang
- Grouping Hutang & Piutang
- Pembayaran Hutang
- Penerimaan Piutang
- Laporan
• Transaksi Hutang
• Transaksi Piutang
• Grouping Hutang/Piutang
• Umur Hutang
• Umur Piutang
• Kartu Relasi
• Kartu Hutang/Piutang
• Kartu Hutang per Relasi
• Kartu Piutang per Relasi
• Pembayaran Hutang per Relasi
• Penerimaan Piutang per Relasi
• Pembayaran Hutang per Alat Bayar
• Penerimaan Piutang per Alat Bayar
• Daftar Hutang Jatuh Tempo
• Daftar Piutang Jatuh Tempo
7-1
Be-A-plus
Gambar Menu dan Sub Menu Hutang & Piutang

- Transaksi Entry Hutang
- Entry Saldo Awal Hutang
- Transaksi Entry Piutang
- Entry Saldo Awal Piutang
- Penggabungan (Grouping) Hutang dan Piutang
- Transaksi Pembayaran Hutang
- Transaksi Penerimaan Piutang
- Hubungan Hutang dengan Pembelian & Retur Penjualan
- Hubungan Piutang dengan Penjualan & Retur Pembelian
- Hubungan Hutang & Piutang dengan Kas Bank

- Master COA
- Master Kas Bank
- Master Tipe Alat Bayar
- Master Customer & Master Supplier (Relasi)
7-2
Be-A-plus
- Parameter yang berhubungan dengan transaksi Hutang & Piutang

o Akun Saldo Awal Hutang (Default)
o Akun Saldo Awal Piutang (Default)
o Hutang Giro Gantung
o Piutang Giro Gantung
o Umur Hutang 1 (Hari)
o Umur Piutang 1 (Hari)
7-3
Be-A-plus
Hutang (Account Payable)

Hutang dapat terjadi karena beberapa antara lain karena pembelian maupun
pinjaman uang. Dalam Be-A-plus terdapat beberapa entry yang dapat
menimbulkan hutang antara lain :
- Hutang yang timbul dari Menu [Pembelian]
- Hutang yang timbul dari Menu [Retur Penjualan]
- Hutang yang timbul dari Menu [Entry Hutang]
Hutang yang timbul akibat pembelian maupun retur penjualan mempunyai

hubungan dengan persediaan barang. Kedua menu ini sudah dibahas pada
Bab-bab sebelumnya, pada Bab ini kita akan membahas hanya Hutang yang
timbul dari Menu [Entry Hutang]
Hutang yang perlu dientry pada Entry Hutang adalah hutang yang tidak
berhubungan dengan pembelian persediaan barang maupun retur penjualan
persediaan barang. Hutang yang perlu dientry pada Entry Hutang adalah
hutang yang timbul akibat pinjaman uang dari pihak lain baik untuk
keperluan penambahan saldo Kas Bank maupun untuk pembelian barang
inventaris yang tidak termasuk barang persediaan (stok).

- COA sudah harus ter-Entry dengan benar
- Kode Kas Bank sudah harus di entry dalam Master Kas Bank
- Tipe Alat Bayar sudah didefenisikan dalam Master Alat Bayar
- Master Customer & Master Supplier (Relasi) sudah dientry
- Master Akun Laba Rugi sudah dipersiapkan
7-4
Be-A-plus
Gambar Entry Hutang
7-5
Be-A-plus
Entry data Hutang

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Hutang dengan Menu [Hutang & Piutang]
[Entry Hutang]
2. No. A/P merupakan combobox untuk mengentry nomor bukti entry
Hutang. Ketik nomor A/P yang baru kemudian tekan {Enter} atau
{Tab} untuk melanjutkan ke entry berikutnya. Jika Nomor A/P
yang Anda masukkan merupakan Nomor A/P yang sudah dientry
sebelumnya, maka data tersebut akan dimunculkan dan siap di-Edit
(lihat bagian Edit Data Hutang).
Catatan :
3. Tanggal merupakan tanggal transaksi untuk nomor A/P diatas.

Ketiklah tanggal sesuai dengan tanggal nomor A/P atau gunakan
melanjutkan}

4. Kode Relasi merupakan combobox yang dapat dientry secara

langsung atau dipilih dari dropdown daftar relasi yang tersedia.
Kode Relasi merupakan gabungan Kode Customer dan Kode
Supplier. Dengan demikian Master Customer dan Master Supplier
harus diisi terlebih dahulu. Nama Relasi akan dimunculkan secara
otomatis setelah Kode Relasi terisi.
5. Checkbox Saldo Awal berfungsi untuk menandakan bahwa data
A/P yang sedang dientry merupakan Saldo Awal Hutang atau
bukan. Jika data ini merupakan saldo awal hutang, maka aktifkan
(check) checkbox Saldo Awal. Perhatikan bahwa dengan men-
check Saldo Awal, Anda harus mengisi Akun Debet dan tidak
perlu mengisi data tentang Bank dan Alat Bayar yang diterima.
6. Akun Debet merupakan combobox untuk menampilkan dropdown
daftar akun di COA. Akun Debet hanya perlu diisi jika checkbox
Saldo Awal di check. Nama Akun akan muncul secara otomatis
jika Akun Debet diisi.
7-6
Be-A-plus
7. Keterangan merupakan textbox yang bebas Anda entry sebagai

penjelasan untuk entry A/P yang sedang dimasukkan.
Bagian Grid Detail angsuran A/P

1. Kolom Angsuran Ke merupakan nomor urut yang tidak dapat
diedit oleh pemakai. Nomor urut ini hanya merupakan nomor urut
angsuran. Jika data Hutang (A/P) yang dientry bukan merupakan
data angsuran (tidak dibayar secara berangsur), maka cukup
mengisikan Angsuran Ke 1 saja.
2. Tanggal Jatuh Tempo merupakan data tanggal yang dapat diisi
maupun dipilih dari dropdown kalender yang tersedia. Tanggal ini
merupakan tanggal jatuh tempo untuk masing-masing data
angsuran. Tanggal Jatuh Tempo tidak boleh lebih kecil dari
Tanggal A/P.
3. Kolom Nominal merupakan nominal hutang (per angsuran). Isilah
Nominal dan lanjutkan ke kolom berikutnya. Jika data hutang ini
terdiri dari berapa angsuran, maka total nominal akan ditampilkan
pada bagian bawah grid (tepat dibawah kolom Nominal).
4. Keterangan (detail) merupakan keterangan tambahan yang dapat
Anda berikan pada tiap baris data angsuran.
5. Ulangi langkah 8 s/d 11 untuk semua detail (angsuran) Hutang.
Bagian Kas Bank & Grid Alat Bayar

Bagian ini hanya perlu (dapat) dientry jika checkbox Saldo Awal tidak diisi
atau data Hutang ini bukan data saldo awal Hutang.
6. Untuk Kas / Bank (Kode Kas Bank) merupakan combobox yang
dapat diisi maupun dipilih dari dropdown daftar Kas Bank. Nama
Kas Bank akan muncul secara otomatis setelah Kode Kas Bank
terisi.
7. Kolom Alat Bayar adalah combobox dengan dropdown daftar alat
bayar yang dapat dipergunakan (telah didefenisikan pada Master
Alat Bayar).
8. Nomor Warkat merupakan textbox yang dapat Anda isi dengan
nomor Cheque, Giro atau Nomor lainnya yang berhubung dengan
Alat Bayar. Untuk pembayaran tunai, No. Warkat tidak perlu diisi.
9. Tanggal Jatuh Tempo dalam grid ini merupakan tanggal jatuh
tempo warkat yang terima, terutama warkat yang tidak langsung
cair (lihat Bab mengenai Master Alat Bayar). Warkat-warkat
7-7
Be-A-plus
tersebut misalnya adalah Cheque dan Giro yang memerlukan

proses pencairan.
10. Nominal merupakan jumlah / nilai alat bayar (warkat) yang
diterima. Pada bagian bawah grid, tepatnya dibawah kolom
Nominal terdapat Total Nominal yang dijumlahkan dari baris-baris
Nominal yang terisi. Jumlah Total pada Grid (Alat Bayar) ini harus
sama dengan Total pada Grid (Angsuran) sebelumnya.
11. Ulangi langkah 14 s/d 17 untuk semua detail (alat bayar) pinjaman
Hutang.
12. Setelah keseluruhan data satu No. A/P (Hutang) selesai dientry,
pada [Cetak] untuk mencetak bukti penerimaan Hutang ([Cetak]
secara otomatis akan menyimpan data).
13. Untuk melanjutkan pada No. A/P yang lain, ulangi dari langkah 2
kembali.
Edit data Hutang

8. Aktifkan layar entry Hutang dari Menu [Hutang & Piutang]
[Entry Hutang] (jika belum aktif)
9. Sorot ke kolom No.A/P, ketik nomor A/P yang akan Anda
di edit.
Catatan :
Data Hutang yang dapat diedit adalah data hutang yang dientry
dari Menu Entry Hutang dan belum di bayar atau di grouping.
7-8
Be-A-plus
Hapus data Hutang

7. Aktifkan layar entry Hutang dari Menu [Hutang & Piutang], [Entry
Hutang] (jika belum aktif)
8. Sorot ke kolom No.A/P, ketik nomor A/P yang akan Anda edit.
hapus.
data lainnya.
Catatan :
Data Hutang yang dapat dihapus adalah data hutang yang
dientry dari Menu Entry Hutang dan belum di bayar atau di
grouping.
Cetak bukti Hutang

di layar.
7. Aktifkan layar entry Hutang dari Menu [Hutang & Piutang],
[Entry Hutang] (jika belum aktif)
8. Sorot ke kolom No.A/P, ketik nomor A/P yang akan Anda
Hutang. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih dahulu
menggunakan [Batal] atau [Simpan] untuk mengosongkan
layar.
Catatan :
7-9
Be-A-plus
12. Ulangi langkah 2 s/d 5 untuk mencetak bukti transaksi yang

lain.
Catatan : Nomor Bukti transaksi dapat langsung dicetak sewaktu

Hutang dalam Be-A-plus dapat timbul dari beberapa sebab antara lain:
1. Hutang dari Pembelian persediaan barang
2. Hutang dari Retur Penjualan barang
3. Dari Saldo Awal Hutang
4. Hutang dari Pinjaman Uang
Hutang dari Pembelian dan Retur Penjualan

Kedua jenis hutang ini dapat ditampilkan pada layar Entry Hutang, hanya
sebagai informasi timbulnya hutang. Data hutang ini tidak dapat diedit.
Entry Saldo Awal Hutang

Saldo Awal Hutang dapat dientry pada menu Entry Hutang ini. Caranya
entry adalah sama dengan entry hutang seperti yang dijelaskan pada bagian
sebelumnya (Cara Entry Data Hutang). Yang penting diperhatikan dalam
entry Saldo Awal ini adalah bahwa Checkbox Saldo Awal harus di isi (di
check).
Data yang dientry pada Saldo Awal Hutang adalah :

Nomor A/P
Nomor A/P yang merupakan nomor bukti transaksi A/P (dalam hal ini nomor
bukti Saldo Awal Hutang). Usahakan menggunakan nomor yang unik untuk
saldo awal sehingga dapat dibedakan antara entry saldo awal hutang maupun
entry hutang lainnya.
Tanggal
Tanggal ini merupakan tanggal A/P atau tanggal hutang. Untuk saldo awal,
tanggal ini lebih baik merupakan tanggal bulan lalu (sebelum tanggal awal
transaksi). Misalkan Anda ingin mengentry saldo awal untuk tanggal 1 Maret
2004, maka entry-lah saldo awal pada tanggal dibawah 1 Maret 2004.
Kode Relasi & Nama Relasi
7-10
Be-A-plus
Kode Relasi merupakan gabungan Kode Customer dan Kode Supplier. Kode
ini diperlukan untuk mengelompokkan saldo awal hutang berdasarkan
kepada siapa kita berhutang. Kode Relasi ini juga menentukan jurnal posting
ke General Ledger. Oleh sebab itu Kode Relasi harus diisi. Nama Relasi
akan muncul secara otomatis.
Checkbox Saldo Awal

Checkbox Saldo Awal harus diisi (di check) untuk menyatakan bahwa entry
yang sedang dilakukan adalah entry saldo awal. Checkbox ini juga
menentukan data selanjutnya yang perlu maupun tidak perlu dimasukkan.
Akun Debet & Nama Akun

Untuk Saldo Awal (Checkbox Saldo Awal terisi), Akun Debet harus diisi.
Akun ini merupakan akun yang terdaftar pada COA dan dapat dipilih dari
dropdown combobox tersebut. Nama Akun akan muncul secara otomatis
setelah Akun Debet dientry.
Pada Grid Angsuran terdapat :

Angsuran Ke
Kolom Angsuran Ke berisikan nomor urut yang disediakan oleh Be-A-plus
dan tidak dapat diedit. Nomor Angsuran akan menjadi bagian dari nomor
A/P dan akan dipergunakan sebagai identitas hutang pada transaksi-transaksi
yang berhubungan dengan hutang. Nomor Angsuran ini akan dipergunakan
juga pada saat pembayaran maupun grouping.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal Jatuh Tempo angsuran diisi pada kolom ini. Tanggal ini diperlukan
untuk menghitung umur hutang maupun untuk merencanakan pembayaran
hutang. Tanggal ini tidak boleh lebih kecil dari Tanggal A/P.
Nominal
Nominal merupakan jumlah hutang yang ada / timbul. Bila hutang ini terdiri
dari beberapa angsuran / nominal, maka pada bagian bawah kolom ini akan
ditampilkan total hutang dari semua baris nominal yang terisi.
Keterangan Angsuran
Keterangan ini merupakan tambahan untuk menjelaskan masing-masing
baris data angsuran.
7-11
Be-A-plus
Catatan :
Jika suatu hutang tidak dibayar secara berangsur (tidak mempunyai
angsuran), maka cukup mengisikan pada Angsuran Ke 1 saja.
Untuk pengisian Saldo Awal cukup sampai grid Angsuran. Bagian Kas Bank
dan Grid Alat Bayar tidak perlu diisi. Klik [Simpan] untuk menyimpan data
hutang.
Entry Hutang
Entry Hutang hampir sama dengan entry Saldo Awal Hutang, kecuali pada
heading checkbox Saldo Awal tidak di isi (kosong) dan Akun Debet juga
tidak perlu diisi (akan di blokir secara otomatis).
Setelah Anda mengisikan data seperti pada pengisian Saldo Awal Hutang
(kecuali checkbox Saldo Awal dan Akun Debet), maka selanjutnya data
bagian Kas Bank dan Grid Alat Bayar perlu disi. Dalam pengertian Entry
Hutang adalah bahwa timbulnya hutang tersebut akibat kita menerima
sesuatu (uang) sebagai pinjaman. Oleh sebab itu penerimaan uang tersebut
harus dientry juga dalam entry hutang.
Field “Untuk Kas / Bank” dan Nama Kas Bank

Entry data ini merupakan combobox yang mempunyai dropdown yang
berisikan pilihan Kode Kas dan Bank untuk menampung uang hasil pinjaman
tersebut. Dengan demikian Entry Hutang sebenarnya mempunyai hubungan
yang erat dengan Modul Kas Bank. Kode Kas Bank ini akan mempengaruhi
kondisi dan laporan Kas Bank serta General Ledger.
7-12
Be-A-plus
Grid Alat Bayar

Alat Bayar
Kolom Alat Bayar merupakan dropdown yang berisikan daftar alat bayar
yang digunakan oleh relasi untuk meminjamkan uang-nya pada kita. Alat
Bayar bersamaan dengan No. Warkat selain sebagai catatan jenis
pembayaran yang kita terima juga berfungsi untuk menentukan apakah saldo
Kas Bank langsung terupdate (bertambah) atau tidak. Hal ini ditentukan oleh
defenisi Alat Bayar pada Master Alat Bayar. Untuk Alat Bayar yang tidak
langsung cari (misalnya Giro / Cheque yang masih harus diuangkan ke Bank)
perlu melalui proses pencairan warkat di Modul Kas Bank.
No. Warkat
No. Warkat merupakan catatan untuk beberapa jenis alat bayar, terutama alat
bayar yang tidak langsung cair misalnya Giro dan Cheque. Nomor ini harus
unit supaya tidak terjadi kesalahan terutama pada saat pencairan warkat
dilakukan.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal merupakan tanggal jatuh tempo alat bayar atau tanggal warkat. Field
ini juga dikhususkan untuk alat bayar yang tidak langsung cair. Untuk yang
langsung cari seperti tunai, tanggal ini seharusnya adalah sama dengan
tanggal hutang.
Nominal
Nominal adalah nilai nominal alat bayar atau warkat yang diterima. Total
nominal dibawah kolom ini adalah total nominal dari semua baris pada grid
Alat Bayar. Total ini harus sama dengan total pada Grid Angsuran sebelum
dapat disimpan.
Keterangan
Keterangan detail ini adalah keterangan untuk masing-masing alat bayar.

Posting transaksi Entry Hutang secara otomatis akan diposting ke jurnal
General Ledger. Bentuk hasil posting tergantung pada jenis transaks Entry
Hutang yaitu Entry Saldo Awal Hutang atau Entry Hutang biasa.
7-13
Be-A-plus
Untuk Entry Saldo Awal Hutang, akun yang dijurnal ditentukan oleh Kode
Relasi pada sisi Kredit dan field Akun Debet pada sisi Debet.
Contoh :
No Jurnal : SA-AP-01
Tanggal : 25-Feb-2004
3111 Modal di Setor 200,000
Dari contoh diatas, akun Hutang Dagang (2111) ditentukan oleh Kode Relasi
yang telah didefenisikan pada Master Customer atau Master Supplier pada
field Akun A/P atau Akun A/R. Sedangkan akun Modal (3111) ditentukan
sendiri oleh pemakai pada saat entry data sesuai dengan field Akun Debet.
Penggunakan akun Modal (3111) merupakan salah satu contoh akun yang
sering digunakan untuk entry saldo awal. Akun lainnya yang juga sering
dipergunakan adalah akun Laba Rugi. Yang perlu diingat dalam menentukan
akun yang dipergunakan untuk saldo awal adalah kita harus konsisten
menggunakan satu akun saja untuk semua transaksi saldo awal (termasuk
saldo awal stok, saldo awal piutang, saldo awal kas dan saldo awal akun-
akun di neraca).
Untuk Entry Hutang, akun yang dijurnal ditentukan oleh Kode Relasi dan
Kode Bank atau Alat Bayar. Kode Relasi akan menentukan akun pada sisi
Kredit dan Kode Bank atau Alat Bayar akan menentukan akun pada sisi
Debet.
Contoh :
No Jurnal : AP-01
1112 Bank 150,000
2112 Hutang Giro 50,000
Contoh ini menggambarkan bahwa pada alat bayar terdapat dua jenis alat
bayar yang dipergunakan, yaitu alat bayar yang langsung cair (150,000) dan
7-14
Be-A-plus
alat bayar yang tidak langsung cair (50,000). Untuk alat bayar yang langsung
cair, kode akun ditentukan oleh field “Untuk Kas Bank” (pada contoh ini
adalah akun 1112 - Bank). Sedangkan untuk alat bayar yang tidak langsung
cari, kode akun ditentukan oleh parameter “Hutang Giro Gantung” yaitu
dalam contoh ini akun Hutang Giro (2112).
Akun Hutang Dagang (2111) ditentukan oleh defenisi pada Kode Supplier
dan Kode Customer pada field Akun A/P dan Akun A/R.
Modul Kas Bank

Modul Kas Bank juga akan menerima data Entry Hutang. Data tersebut
adalah penerimaan Kas Bank yang dapat dilihat dari perubahan saldo Kas
Bank dan laporan-laporan Kas Bank.
Rangkuman
Layar Entry Hutang dapat mempunyai beberapa fungsi yang berbeda antara
lain:
1. Menampilkan data hutang dari Pembelian dan Retur Penjualan
2. Meng-entry Saldo Awal Hutang
3. Meng-entry Hutang lainnya
Entry Hutang dapat didefenisikan model pembayarannya (dengan angsuran),

tetapi untuk hutang yang tidak mempunyai angsuran, cukup diisikan
angsuran ke 1 saja.
Hasil entry Hutang akan berpengaruh terhadap

1. Jurnal di General Ledger
2. Saldo dan Laporan Kas Bank
7-15
Be-A-plus
Piutang (Account Receivable)

Piutang dapat terjadi karena beberapa antara lain karena penjualan maupun
memberikan pinjaman uang kepada orang lain. Dalam Be-A-plus terdapat
beberapa entry yang dapat menimbulkan piutang antara lain :
- Piutang yang timbul dari Menu [Penjualan]
- Piutang yang timbul dari Menu [Retur Pembelian]
- Piutang yang timbul dari Menu [Entry Piutang]
Piutang yang timbul akibat penjualan maupun retur pembelian mempunyai

hubungan dengan persediaan barang. Kedua menu ini sudah dibahas pada
Bab-bab sebelumnya, pada Bab ini kita akan membahas hanya Piutang yang
timbul dari Menu [Entry Piutang]
Piutang yang perlu dientry pada Entry Piutang adalah piutang yang tidak
berhubungan dengan penjualan persediaan barang maupun retur pembelian
persediaan barang. Piutang yang perlu dientry pada Entry Piutang adalah
piutang yang timbul akibat meminjamankan uang kepada pihak lain yang
berpengaruh pada saldo Kas Bank maupun untuk penjualan barang inventaris
yang tidak termasuk barang persediaan (stok).

7-16
Be-A-plus
Gambar Entry Piutang
Entry data Piutang

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Piutang dengan Menu [Hutang & Piutang]
[Entry Piutang]
2. No. A/R merupakan combobox untuk mengentry nomor bukti
entry Piutang. Ketik nomor A/R yang baru kemudian tekan
7-17
Be-A-plus
Nomor A/R yang Anda masukkan merupakan Nomor A/R yang

dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Piutang).
Catatan :
3. Tanggal merupakan tanggal transaksi untuk nomor A/R diatas.

Ketiklah tanggal sesuai dengan tanggal nomor A/R atau gunakan
melanjutkan}


5. Checkbox Saldo Awal berfungsi untuk menandakan bahwa data
A/R yang sedang dientry merupakan Saldo Awal Piutang atau
bukan. Jika data ini merupakan saldo awal piutang, maka aktifkan
(check) checkbox Saldo Awal. Perhatikan bahwa dengan men-
check Saldo Awal, Anda harus mengisi Akun Kredit dan tidak
perlu mengisi data tentang Bank dan Alat Bayar yang diterima.
6. Akun Kredit merupakan combobox untuk menampilkan dropdown
daftar akun di COA. Akun Kredit hanya perlu diisi jika checkbox
Saldo Awal di check. Nama Akun akan muncul secara otomatis
jika Akun Kredit diisi.
penjelasan untuk entry A/R yang sedang dimasukkan.
7-18
Be-A-plus
Bagian Grid Detail angsuran A/R

8. Kolom Angsuran Ke merupakan nomor urut yang tidak dapat
diedit oleh pemakai. Nomor urut ini hanya merupakan nomor urut
angsuran. Jika data Piutang (A/R) yang dientry bukan merupakan
data angsuran (tidak dibayar secara berangsur), maka cukup
mengisikan Angsuran Ke 1 saja.
9. Tanggal Jatuh Tempo merupakan data tanggal yang dapat diisi
maupun dipilih dari dropdown kalender yang tersedia. Tanggal ini
merupakan tanggal jatuh tempo untuk masing-masing data
angsuran. Tanggal Jatuh Tempo tidak boleh lebih kecil dari
Tanggal A/R.
10. Kolom Nominal merupakan nominal piutang (per angsuran). Isilah
Nominal dan lanjutkan ke kolom berikutnya. Jika data piutang ini
terdiri dari berapa angsuran, maka total nominal akan ditampilkan
pada bagian bawah grid (tepat dibawah kolom Nominal).
12. Ulangi langkah 8 s/d 11 untuk semua detail (angsuran) Piutang.

Bagian ini hanya perlu (dapat) dientry jika checkbox Saldo Awal tidak diisi
atau data Piutang ini bukan data saldo awal Piutang.
13. Untuk Kas / Bank (Kode Kas Bank) merupakan combobox yang
terisi.
Alat Bayar).
proses pencairan.
7-19
Be-A-plus

Piutang.
19. Setelah keseluruhan data satu No. A/R (Piutang) selesai dientry,
pada [Cetak] untuk mencetak bukti penerimaan Piutang ([Cetak]
20. Untuk melanjutkan pada No. A/R yang lain, ulangi dari langkah 2
kembali.
Edit data Piutang

1. Aktifkan layar entry Piutang dari Menu [Hutang & Piutang] [Entry
Piutang] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No.A/R, ketik nomor A/R yang akan Anda edit.
edit.
Catatan :
Data Piutang yang dapat diedit adalah data piutang yang dientry
dari Menu Entry Piutang dan belum di lunasi atau di grouping.
Hapus data Piutang

1. Aktifkan layar entry Piutang dari Menu [Hutang & Piutang],
[Entry Piutang] (jika belum aktif)
7-20
Be-A-plus
hapus.
data lainnya.
Catatan :
Data Piutang yang dapat dihapus adalah data piutang yang dientry
dari Menu Entry Piutang dan belum di lunasi atau di grouping.
Cetak bukti Piutang

di layar.
1. Aktifkan layar entry Piutang dari Menu [Hutang & Piutang],
[Entry Piutang] (jika belum aktif)
4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti Piutang.
Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih dahulu sebelum
dilanjutkan ke printer sesuai perintah dari Anda (lihat Appendix B
: Cetak Laporan)
Catatan :
Catatan :
7-21
Be-A-plus
Piutang dalam Be-A-plus dapat timbul dari beberapa sebab antara lain:
1. Piutang dari Penjualan persediaan barang
2. Piutang dari Retur Pembelian barang
3. Dari Saldo Awal Piutang
4. Piutang dari Meminjamankan Uang kepada Relasi
Piutang dari Penjualan dan Retur Pembelian

Kedua jenis piutang ini dapat ditampilkan pada layar Entry Piutang, hanya
sebagai informasi timbulnya piutang. Data piutang ini tidak dapat diedit.
Entry Saldo Awal Piutang

Saldo Awal Piutang dapat dientry pada menu Entry Piutang ini. Caranya
entry adalah sama dengan entry piutang seperti yang dijelaskan pada bagian
sebelumnya (Cara Entry Data Piutang). Yang penting diperhatikan dalam
entry Saldo Awal ini adalah bahwa Checkbox Saldo Awal harus di isi (di
check).
Data yang dientry pada Saldo Awal Piutang adalah :

Nomor A/R
Nomor A/R yang merupakan nomor bukti transaksi A/R (dalam hal ini
nomor bukti Saldo Awal Piutang). Usahakan menggunakan nomor yang unik
untuk saldo awal sehingga dapat dibedakan antara entry saldo awal piutang
maupun entry piutang lainnya.
Tanggal
Tanggal ini merupakan tanggal A/R atau tanggal piutang. Untuk saldo awal,
tanggal ini lebih baik merupakan tanggal bulan lalu (sebelum tanggal awal
transaksi). Misalkan Anda ingin mengentry saldo awal untuk tanggal 1 Maret
2004, maka entry-lah saldo awal pada tanggal dibawah 1 Maret 2004.

ini diperlukan untuk mengelompokkan saldo awal piutang berdasarkan
kepada siapa kita memberikan pinjaman. Kode Relasi ini juga menentukan
jurnal posting ke General Ledger. Oleh sebab itu Kode Relasi harus diisi.
Nama Relasi akan muncul secara otomatis.
7-22
Be-A-plus
Checkbox Saldo Awal

Checkbox Saldo Awal harus diisi (di check) untuk menyatakan bahwa entry
yang sedang dilakukan adalah entry saldo awal. Checkbox ini juga
menentukan data selanjutnya yang perlu maupun tidak perlu dimasukkan.
Akun Kredit & Nama Akun

Untuk Saldo Awal (Checkbox Saldo Awal terisi), Akun Kredit harus diisi.
Akun ini merupakan akun yang terdaftar pada COA dan dapat dipilih dari
dropdown combobox tersebut. Nama Akun akan muncul secara otomatis
setelah Akun Kredit dientry.
Pada Grid Angsuran terdapat :

Angsuran Ke
Kolom Angsuran Ke berisikan nomor urut yang disediakan oleh Be-A-plus
dan tidak dapat diedit. Nomor Angsuran akan menjadi bagian dari nomor
A/R dan akan dipergunakan sebagai identitas piutang pada transaksi-
transaksi yang berhubungan dengan piutang. Nomor Angsuran ini akan
dipergunakan juga pada saat pelunasan maupun grouping.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal Jatuh Tempo angsuran diisi pada kolom ini. Tanggal ini diperlukan
untuk menghitung umur piutang maupun untuk merencanakan pembayaran
piutang. Tanggal ini tidak boleh lebih kecil dari Tanggal A/R.
Nominal
Nominal merupakan jumlah piutang yang ada / timbul. Bila piutang ini
terdiri dari beberapa angsuran / nominal, maka pada bagian bawah kolom ini
akan ditampilkan total piutang dari semua baris nominal yang terisi.
Keterangan Angsuran
Keterangan ini merupakan tambahan untuk menjelaskan masing-masing
baris data angsuran.
Catatan :
Jika suatu piutang tidak dibayar secara berangsur (tidak mempunyai
angsuran), maka cukup mengisikan pada Angsuran Ke 1 saja.
7-23
Be-A-plus
Untuk pengisian Saldo Awal cukup sampai grid Angsuran. Bagian Kas Bank
dan Grid Alat Bayar tidak perlu diisi. Klik [Simpan] untuk menyimpan data
piutang.
Entry Piutang
Entry Piutang hampir sama dengan entry Saldo Awal Piutang, kecuali pada
heading checkbox Saldo Awal tidak di isi (kosong) dan Akun Kredit juga
tidak perlu diisi (akan di blokir secara otomatis).
Setelah Anda mengisikan data seperti pada pengisian Saldo Awal Piutang
(kecuali checkbox Saldo Awal dan Akun Kredit), maka selanjutnya data
bagian Kas Bank dan Grid Alat Bayar perlu disi. Dalam pengertian Entry
Piutang adalah bahwa timbulnya piutang tersebut akibat kita menerima
sesuatu (uang) sebagai pinjaman. Oleh sebab itu penerimaan uang tersebut
harus dientry juga dalam entry piutang.
Field “Untuk Kas / Bank” dan Nama Kas Bank

Entry data ini merupakan combobox yang mempunyai dropdown yang
berisikan pilihan Kode Kas dan Bank untuk menampung uang hasil pinjaman
tersebut. Dengan demikian Entry Piutang sebenarnya mempunyai hubungan
yang erat dengan Modul Kas Bank. Kode Kas Bank ini akan mempengaruhi
kondisi dan laporan Kas Bank serta General Ledger.
7-24
Be-A-plus
Grid Alat Bayar

Alat Bayar
Kolom Alat Bayar merupakan dropdown yang berisikan daftar alat bayar
yang digunakan oleh relasi untuk meminjamkan uang-nya pada kita. Alat
Bayar bersamaan dengan No. Warkat selain sebagai catatan jenis
pembayaran yang kita terima juga berfungsi untuk menentukan apakah saldo
Kas Bank langsung terupdate (bertambah) atau tidak. Hal ini ditentukan oleh
defenisi Alat Bayar pada Master Alat Bayar. Untuk Alat Bayar yang tidak
langsung cari (misalnya Giro / Cheque yang masih harus diuangkan ke Bank)
perlu melalui proses pencairan warkat di Modul Kas Bank.
No. Warkat
No. Warkat merupakan catatan untuk beberapa jenis alat bayar, terutama alat
bayar yang tidak langsung cair misalnya Giro dan Cheque. Nomor ini harus
unit supaya tidak terjadi kesalahan terutama pada saat pencairan warkat
dilakukan.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal merupakan tanggal jatuh tempo alat bayar atau tanggal warkat. Field
ini juga dikhususkan untuk alat bayar yang tidak langsung cair. Untuk yang
langsung cari seperti tunai, tanggal ini seharusnya adalah sama dengan
tanggal piutang.
Nominal
Nominal adalah nilai nominal alat bayar atau warkat yang diterima. Total
nominal dibawah kolom ini adalah total nominal dari semua baris pada grid
Alat Bayar. Total ini harus sama dengan total pada Grid Angsuran sebelum
dapat disimpan.
Keterangan
Keterangan detail ini adalah keterangan untuk masing-masing alat bayar.

Posting transaksi Entry Piutang secara otomatis akan diposting ke jurnal
General Ledger. Bentuk hasil posting tergantung pada jenis transaks Entry
Piutang yaitu Entry Saldo Awal Piutang atau Entry Piutang biasa.
7-25
Be-A-plus
Untuk Entry Saldo Awal Piutang, akun yang dijurnal ditentukan oleh Kode
Relasi pada sisi Debet dan field Akun Kredit pada sisi Kredit.
Contoh :
No Jurnal : SA-AR-01
Dari contoh diatas, akun Piutang Dagang (1121) ditentukan oleh Kode Relasi
field Akun A/R atau Akun A/R. Sedangkan akun Modal (3111) ditentukan
sendiri oleh pemakai pada saat entry data sesuai dengan field Akun Kredit.
Penggunakan akun Modal (3111) merupakan salah satu contoh akun yang
sering digunakan untuk entry saldo awal. Akun lainnya yang juga sering
dipergunakan adalah akun Laba Rugi. Yang perlu diingat dalam menentukan
akun yang dipergunakan untuk saldo awal adalah kita harus konsisten
menggunakan satu akun saja untuk semua transaksi saldo awal (termasuk
saldo awal stok, saldo awal hutang, saldo awal kas dan saldo awal akun-akun
di neraca).
Untuk Entry Piutang, akun yang dijurnal ditentukan oleh Kode Relasi dan
Kode Bank atau Alat Bayar. Kode Relasi akan menentukan akun pada sisi
Debet dan Kode Bank atau Alat Bayar akan menentukan akun pada sisi
Kredit.
Contoh :
No Jurnal : AR-01
1112 Bank 250,000
1122 Piutang Giro 100,000
Contoh ini menggambarkan bahwa pada alat bayar terdapat dua jenis alat
bayar yang dipergunakan, yaitu alat bayar yang langsung cair (250,000) dan
alat bayar yang tidak langsung cair (100,000). Untuk alat bayar yang
7-26
Be-A-plus
langsung cair, kode akun ditentukan oleh field “Dari Kas Bank” (pada
contoh ini adalah akun 1112 - Bank). Sedangkan untuk alat bayar yang tidak
langsung cari, kode akun ditentukan oleh parameter “Piutang Giro Gantung”
yaitu dalam contoh ini akun Piutang Giro (1122).
Akun Piutang Dagang (1121) ditentukan oleh defenisi pada Kode Supplier
dan Kode Customer pada field Akun A/R dan Akun A/R.
Modul Kas Bank

Modul Kas Bank juga akan menerima data Entry Piutang. Data tersebut
adalah penerimaan Kas Bank yang dapat dilihat dari perubahan saldo Kas
Bank dan laporan-laporan Kas Bank.
Rangkuman
Layar Entry Piutang dapat mempunyai beberapa fungsi yang berbeda antara
lain:
1. Menampilkan data piutang dari Penjualan dan Retur Pembelian
2. Meng-entry Saldo Awal Piutang
3. Meng-entry Piutang lainnya
Entry Piutang dapat didefenisikan model pelunasannya (dengan angsuran),

tetapi untuk piutang yang tidak mempunyai angsuran, cukup diisikan
angsuran ke 1 saja.
Hasil entry Piutang akan berpengaruh terhadap

7-27
Be-A-plus
Grouping Hutang & Piutang

Hutang dan Piutang dapat terjadi untuk seorang relasi yang sama. Oleh
karena itu dalam beberapa praktek bisnis, sering dilakukan persilangan
(crossing) antara Hutang dan Piutang untuk seorang relasi yang sama. Selain
itu sering juga beberapa faktur pembelian maupun penjualan dikumpulkan
menjadi satu kelompok untuk sekalian ditagih.
Oleh sebab itu mengkontrol pengelompokan ini dalam Be-A-plus disediakan
fasilitas untuk pengelompokan hutang dan piutang yaitu pada Menu
[Grouping Hutang & Piutang]

- Data Hutang & Piutang.
7-28
Be-A-plus
Gambar Entry Grouping Hutang & Piutang
7-29
Be-A-plus
Entry data Grouping Hutang & Piutang

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Grouping Hutang & Piutang dengan Menu
[Hutang & Piutang] [Grouping Hutang & Piutang]
Grouping. Ketik Nomor Bukti yang baru kemudian tekan {Enter}
atau {Tab} untuk melanjutkan ke entry berikutnya. Jika Nomor
Bukti yang Anda masukkan merupakan Nomor Bukti yang sudah
dientry sebelumnya, maka data tersebut akan dimunculkan dan siap
di-Edit (lihat bagian Edit Data Grouping Hutang & Piutang).
Catatan :
3. Tanggal merupakan tanggal transaksi untuk Grouping Hutang &

Piutang. Ketiklah tanggal sesuai dengan tanggal Nomor Bukti
Grouping atau gunakan dropdown calender yang tersedia. Tekan
{Enter untuk melanjutkan}

4. Tanggal Jatuh Tempo adalah tanggal jatuh tempo untuk hutang

ataupun piutang yang timbul setelah Grouping. Tanggal Jatuh
Tempo ini menentukan kapan hasil Grouping Hutang & Piutang ini
akan dibayar. Ketiklah tanggal atau gunakan dropdown calender
yang tersedia. Tekan {Enter untuk melanjutkan}
penjelasan untuk entry A/R yang sedang dimasukkan.
7. Setelah Keterangan ada tiga pilihan (option) yaitu option A/P, A/R
serta A/P dan A/R. Option A/P membuat daftar yang muncul pada
grid adalah data A/P (Hutang) dari Kode Relasi diatas. Option A/R
7-30
Be-A-plus
hanya menampilkan data Piutang Relasi pada Grid. Sedangkan

Option A/P dan A/R menampilkan semua Hutang dan Piutang
terhadap Kode Relasi yang ditentukan diatas pada Grid.
Bagian Grid Detail angsuran A/R

8. Setelah pilihan option diatas, maka pada grid akan didaftarkan data
sesuai dengan option (pilihan) dan Kode Relasi diatas. Pada Grid
ini ditampilkan semua data hutang dan piutang (sesuai dengan
option dan Kode Relasi diatas) yang belum lunas atau masih
tersisa).
9. Kolom AP / AR merupakan kolom yang memberikan informasi
tentang jenis data yang ditampilkan pada baris bersangkutan. Jika
isi kolom ini adalah “A/P” berarti baris data yang ditampilkan
adalah data hutang. Sebaliknya jika berisi “A/R” maka data baris
tersebut adalah data piutang. Kolom ini tidak bisa diedit oleh
pemakai.
10. Kolom Group merupakan checkbox yang menunjukkan pilihan
bahwa data tersebut akan dikelompokkan menjadi satu group
Nomor Bukti yang sama. Gunakan tombol {Spasi} untuk meng-
toggle status group ini dari non-check menjadi check dan
sebaliknya.
11. Nomor Faktur merupakan Nomor A/P, A/R, Pembelian,
Penjualan, Retur Pembelian atau Retur Penjualan yang
menimbulkan hutang atau piutang. Nomor Faktur juga dapat
berupa Nomor Group dari proses Grouping yang lain untuk Kode
Relasi yang sama. Kolom ini tidak dapat diedit, hanya sebagai
informasi saja.
12. Angsuran Ke juga merupakan informasi urutan angsuran untuk
hutang maupun piutang angsuran. Kolom ini tidak dapat diedit,
hanya sebagai informasi saja.
13. Jt. Tempo merupakan tanggal jatuh tempo untuk hutang maupun
piutang sesuai dengan Nomor Faktur dan Angsuran Ke. Data ini
hanya sebagai informasi dan tidak dapat diedit.
14. Nominal merupakan data angka nilai hutang atau piutang Nomor
Faktur dan Angsuran Ke pada baris tersebut. Nominal ini tidak
dapat diedit. Nominal akan ditampilkan dalam tanda kurang
(minus) untuk data Hutang (A/P).
15. Keterangan merupakan informasi tambahan yang dapat Anda
ketikkan untuk baris yang hendak digroup tersebut.
7-31
Be-A-plus
16. Ulangi pemilihan data grouping pada langkah 10 dan isi

keterangan pada langkah 15 (jika perlu) untuk semua data yang
hendak di Grouping.
17. Pada bagian bawah grid terdapat checkbox “Hanya yang di Group”
yang berfungsi untuk menyembunyikan data yang tidak di Group
(tidak ada check pada kolom group) sehingga data yang tinggal di
layar hanya data yang di group. Klik atau tekan {Spasi} pada
checkbox ini untuk meng-toggle untuk menampilkan semua data
atau hanya data yang di group.
18. Total Nominal Group menyajikan informasi total data yang di
goup.
Edit data Grouping Hutang & Piutang

1. Aktifkan layar Grouping Hutang & Piutang dari Menu [Hutang &
Piutang] [Grouping Hutang & Piutang] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No. Bukti, ketik nomor bukti Grouping yang akan
Anda edit. Atau pilih dari nomor bukti dari dropdown yang
tersedia.
edit. Dapat Anda perhatikan bahwa data yang ditampilkan hanya
dapat yang di Grouping pada nomor bukti tersebut. Jika hendak
menampilkan semua data untuk Kode Relasi yang sama (untuk
menambah data yang di group), toggle (menjadi kosong) checkbox
“Hanya yang di Group”.
Catatan :
Data Grouping yang dapat diedit adalah data grouping yang belum
di lunasi atau di grouping lagi.
7-32
Be-A-plus
Hapus data Grouping Hutang & Piutang

Piutang], [Grouping Hutang & Piutang] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No.Bukti, ketik nomor bukti Grouping yang akan
tersedia.
hapus.
data lainnya.
Catatan :
Data Grouping yang dapat diedit adalah data grouping yang belum
di lunasi atau di grouping lagi.
Cetak bukti Grouping Hutang & Piutang

Untuk mencetak suatu bukti, terlebih dahulu data tersebut harus ditampilkan
di layar.
Piutang], [Grouping Hutang & Piutang] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No. Bukti, ketik nomor bukti Grouping yang akan
tersedia.
4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti Grouping
Hutang & Piutang. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih
Catatan :

7-33
Be-A-plus
Catatan :
Bukti transaksi Grouping diberi judul “Tanda Terima Tagihan”
karena judul ini lebih tepat dan biasanya pencetakan bukti juga
didasari oleh transaksi pengelompokan tagiahan hutang maupun
piutang.
Cetak bukti transaksi juga dapat langsung dicetak sewaktu
Terdapat beberapa penyebab diperlukannya proses Grouping ini antara lain :

1. Cross antara hutang dan piutang untuk relasi yang sama.
2. Adanya sekelompok faktur tagihan yang telah jatuh tempo dari
supplier yang ditagih pada saat yang sama.
3. Adanya faktur piutang yang perlu kita tagih karena sudah jatuh
tempo pada customer yang sama.
Ketiga alasan ini mempunyai konsep pelaksanaan yang sama, yaitu

mengelompokkan beberapa hutang-hutang dan piutang-piutang yang ada
menjadi satu hutang atau piutang sehingga lebih mudah dikontrol.
Data yang dientry pada Grouping Hutang & Piutang

Sebenarnya data yang dientry pada Grouping Hutang & Piutang dapat dibagi
tiga bagian yaitu :
1. Entry untuk Nomor dan data Grouping
a. No. Bukti sebagai nomor Hutang ataupun Piutang (tergantung
nominal hasil grouping) yang baru.
b. Tanggal sebagai tanggal dilakukannya Grouping
c. Tanggal Jatuh Tempo sebagai tanggal Hutang ataupun
Piutang hasil Grouping tersebut harus dibayar.
2. Entry untuk mengelompokkan data yang perlu di Grouping yaitu
hanya terdiri dari
a. Kode Relasi untuk menampilkan data sesuai dengan relasi
yang dipilih.
b. Pilihan (option) A/P, A/R atau A/P dan A/R. Pilihan ini juga
menentukan data yang akan ditampilkan pada grid.
i. Pilihan A/P hanya menampilkan data Hutang dari
Relasi saja. Data ini dapat berupa data hutang dari
Entry Hutang (termasuk Saldo Awal Hutang),
Pembelian dan Retur Penjualan.
7-34
Be-A-plus
ii. Pilihan A/R hanya menampilkan data Piutang dari Relasi

saja. Data ini data berupa data piutang dari Entry Piutang
(termasuk Saldo Awal Piutang), Penjualan dan Retur
Pembelian.
iii. Pilihan A/P dan A/R menampilkan semua data baik
Hutang Dagang maupun Piutang Dagang untuk seorang
relasi.
c. Checkbox “Hanya yang di Group” juga merupakan entry

untuk menentukan data yang hendak ditampilkan. Tetapi
checkbox ini pada umumnya digunakan setelah kita
menentukan data yang hendak di grouping atau saat kita
melakukan editting data. Gunakan checkbox ini untuk
menampilkan hanya data yang di group sebelum Anda
menyimpan untuk memudahkan Anda memeriksa apakah data
tersebut sudah benar. Fungsi lain dari check box ini adalah
untuk menampilkan semua data supaya pada saat Anda
melakukan editing, Anda masih dapat menambah data baru
untuk group tersebut.
3. Entry terakhir hanya terdiri dari pemilihan data yang hendak di

grouping. Setelah pada tahap kedua diatas yang menyaring data
yang hendak ditampilkan maka pada tahap ini kita cukup meng-
toggle status kolom Group untuk menentukan apakah baris tersebut
termasuk dalam group atau tidak. Jika di check maka baris tersebut
akan sertakan dalam grouping, sebaliknya jika tidak di check,
maka baris tersebut tidak termasuk data yang digroup.
Data tambahan lainnya adalah :

Keterangan
Keterangan pada baris detail berfungsi sebagai informasi tambahan yang
dapat Anda tambahkan jika perlu.
Total Nominal Group

Total Nominal Group akan menampilkan hasil perjumlahan data nominal
yang di group. Dapat anda perhatikan bahwa data Nominal dibedakan atas
angka positif untuk Piutang dan angka negatif (dalam tanda kurung) untuk
Hutang. Dengan demikian hasil penjumlahan data Nominal ini dapat berupa
angka positif maupun negatif pada Total Nominal Group.
7-35
Be-A-plus
Total Nominal Group berharga positif menandakan bahwa hasil grouping ini
akan menjadi Piutang Dagang. Sebaliknya jika berharga negatif, maka hasil
grouping akan dijadikan Hutang Dagang.
Data lainnya yang ditampilkan pada grid hanya bersifat informasi dan tidak
dapat diedit.

Posting transaksi Grouping Hutang & Piutang secara otomatis akan diposting
ke jurnal General Ledger. Hasil posting ini sebenarnya tidak mempunyai
pengaruh terhadap saldo akun karena posting tersebut akan mendebet dan
mengkredit akun yang sama sesuai dengan Kode Relasi. Namun transaksi ini
tetap di Posting sebagai bukti transaksi Grouping di General Ledger.
Contoh hasil posting:
Jurnal contoh ini diperoleh dari transaksi Grouping berikut :
7-36
Be-A-plus
Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa terdapt 3 (tiga) data Hutang (A/P) dan
1 (satu) data Piutang (A/P) untuk Kode Relasi SP.1.03 yang dikelompokan
menjadi Group GP.1.06. Hasil Grouping ini adalah Hutang (karena Total
Nominal Group bernilai minus).
Rangkuman
Layar Grouping Hutang & Piutang berfungsi untuk mengelompokkan hutang
dan piutang pada seorang relasi yang sama. Proses Grouping ini dapat
diaplikasikan untuk transaksi-transaksi :
1. Cross (Penyilangan) hutang dan piutang seorang relasi
2. Mengelompokan Hutang menjadi satu tagihan untuk memudahkan
kontrol terhadap hutang (tagihan hutang).
3. Mengelompokan Piutang menjadi satu tagihan untuk memudahkan
kontrol terhadap piutang (tagihan piutang).
Grouping Hutang dan Piutang tidak mempengaruhi saldo akun di General

Ledger walaupun terdapat jurnal hasil posting dari transaksi ini. Karena
debet dan kredit akan dijurnal pada akun hutang maupun piutang yang sama.
Sehingga fungsi dari jurnal tersebut hanya bersifat catatan.
7-37
Be-A-plus
Pembayaran Hutang
Hutang adalah suatu kewajiban yang harus di bayar. Oleh sebab itu setelah
timbulnya hutang baik dari Pembelian maupun dari transaksi lain, maka ada
kewajiban untuk melakukan pembayaran terhadap hutang tersebut.
Hal ini dilakukan melalui Menu [Hutang & Piutang] Sub Menu [Pembayaran
Hutang].

- Data Hutang dari Pembelian, Retur Penjualan atau dari Entry
Hutang
7-38
Be-A-plus
Gambar Entry Pembayaran Hutang
7-39
Be-A-plus
Entry data Pembayaran Hutang

Bagian Heading
14. Tampilkan layar Entry Pembayaran Hutang dengan Menu [Hutang
& Piutang] [Pembayaran Hutang]
15. No. Bayar merupakan combobox untuk mengentry nomor bukti
pembayaran hutang. Ketik nomor bukti yang baru kemudian tekan
No. Bayar yang Anda masukkan merupakan No. Bayar yang sudah
dientry sebelumnya, maka data tersebut akan dimunculkan dan siap
di-Edit (lihat bagian Edit Data Pembayaran Hutang).
Catatan :
16. Tanggal merupakan tanggal transaksi pembayaran diatas. Ketiklah

tanggal sesuai dengan tanggal nomor pembayaran atau gunakan
melanjutkan}


Supplier.
penjelasan untuk entry pembayaran hutang yang sedang
dimasukkan.
Bagian Grid Detail Hutang

19. Setelah data heading dimasukkan, terutama Kode Relasi, maka
semua data Hutang pada Relasi tersebut yang belum lunas akan
ditampilkan pada grid detail hutang ini.
20. Kolom Bayar merupakan checkbox untuk menentukan apakah
suatu hutang (A/P) hendak dibayar dalam entry pembayaran ini.
Check pada checkbox ini untuk menandai hutang yang hendak
dibayar.
7-40
Be-A-plus
21. Kolom No. A/P, Angs. Ke, Jt. Tempo merupakan kolom informasi
hutang yang ditampilkan. Kolom ini tidak dapat diedit.
22. Nominal merupakan informasi sisa yang masih harus dibayar pada
hutang (dalam satu baris). Nominal ini tidak dapat diedit.
23. Kolom Bayar merupakan kolom dimana Anda mengisikan jumlah
yang ingin Anda bayarkan pada baris hutang tersebut. Sewaktu
Anda men-check pada checkbox Bayar, Kolom Bayar akan diisi
dengan nilai sebesar Nominal sisa hutang, dan Anda dapat
mengedit data Bayar.
24. Kolom Penyesuaian merupakan kolom yang berisikan nilai angka.
Kolom ini berfunsi untuk melakukan adjustment terhadap sisa
nominal yang tidak dibayar.
25. Akun Adj. Merupakan kolom dropdown yang berisikan kode akun
dimana nilai nominal Penyesuaian akan dijurnal. Ketik kode akun
atau pilih dari dropdown yang tersedia.
26. Sisa Nominal merupakan kolom informasi yang berisikan angka.
Angka ini menunjukkan apakah setelah pembayaran dan
penyesuaian yang dilakukan, apakah hutang tersebut masih
mempunyai sisa. Kolom sisa dapat Anda edit sesuai dengan sisa
hutang yang diinginkan. Perubahan data sisa ini akan
mempengaruhi perhitungan nominal pada kolom Bayar.
28. Ulangi langkah 7 s/d 14 untuk semua detail (angsuran) Hutang.
29. Checkbox “Hanya Status Bayar” dapat di-toggle untuk
menyembunyikan data hutang yang tidak dibayar (kolom Bayar
kosong) atau menampilkan semua data hutang dari relasi.
30. Total merupakan jumlah yang dibayarkan pada entry Pembayaran
Hutang ini.
7-41
Be-A-plus

Setelah Anda menentukan hutang dan jumlah pembayaran hutang, maka
pada bagian ini Anda harus menentukan dari mana dibayar dan jenis
pembayarannya.
1. Dari Kas / Bank (Kode Kas Bank) merupakan combobox yang
terisi.
Alat Bayar).
proses pencairan.
6. Keterangan detail ini merupakan keterangan untuk masing-masing
alat bayar.
Hutang.
8. Setelah keseluruhan data satu bukti pembayaran hutang selesai
dientry, langkah berikutnya adalah menyimpan data tersebut. Sorot
klik pada [Cetak] untuk mencetak bukti penerimaan Hutang
9. Untuk melanjutkan pada pembayaran hutang yang lain, ulangi dari
langkah 2 kembali.
7-42
Be-A-plus
Edit data Pembayaran Hutang

15. Aktifkan layar entry Pembayaran Hutang dari Menu [Hutang
& Piutang] [Pembayaran Hutang] (jika belum aktif)
16. Sorot ke kolom No.Bayar, ketik nomor bukti pembayaran
hutang yang akan Anda edit. Atau pilih dari nomor bukti dari
dropdown yang tersedia.
di edit.
Hapus data Pembayaran Hutang

13. Aktifkan layar entry Pembayaran Hutang dari Menu [Hutang &
Piutang], [Pembayaran Hutang] (jika belum aktif)
14. Sorot ke kolom No.Bayar, ketik nomor bukti pembayaran hutang
yang akan Anda edit. Atau pilih dari nomor bayar dari dropdown
yang tersedia.
hapus.
data lainnya.
7-43
Be-A-plus
Cetak bukti Pembayaran Hutang

di layar.
13. Aktifkan layar entry Hutang dari Menu [Hutang & Piutang],
[Pembayaran Hutang] (jika belum aktif)
14. Sorot ke kolom No.Bayar, ketik nomor bukti pembayaran
hutang yang akan Anda edit. Atau pilih dari nomor bayar dari
dropdown yang tersedia.
Pembayaran Hutang. Hasil cetak akan ditampilkan di layar
terlebih dahulu sebelum dilanjutkan ke printer sesuai perintah
menggunakan [Batal] atau [Simpan] untuk mengosongkan
layar.
Catatan :
18. Ulangi langkah 2 s/d 5 untuk mencetak bukti transaksi yang

lain.
Catatan :
Hutang merupakan suatu kewajiban yang harus dibayar. Hutang yang sudah
dibayar haruslah dicatat supaya tidak terjadi pembayaran yang berlebihan
terhadap suatu hutang. Entry Pembayaran Hutang berfungsi untuk mencatat
transaksi tersebut dan menandai hutang yang dibayar.
Nomor Bayar
Nomor Bayar yang merupakan nomor bukti transaksi Pembayaran Hutang.
Nomor Bukti ini dapat berupa nomor bukti tersendiri atau nomor bukti
Kas/Bank Keluar karena pembayaran ini sebenarnya adalah Pengeluaran
Kas/Bank untuk pembayaran Hutang.
Tanggal
7-44
Be-A-plus
Tanggal ini merupakan tanggal pembayaran hutang.

ini diperlukan untuk menampilkan daftar hutang-hutang yang masih tersisa
pada grid data hutang. Kode ini juga menentukan akun debet yang akan
dijurnal ke General Ledger. Nama Relasi akan muncul secara otomatis
setelah Kode Relasi diisi.
Keterangan
Keterangan merupakan textbox yang dapat Anda entry dengan penjelasan
mengenai pembayaran hutang.
Pada Grid Hutang :

Grid ini akan menampilkan data hutang pada seorang relasi (sesuai Kode
Relasi) yang masih tersisa. Data yang ditampilkan meliputi :
No. AP (nomor Hutang), Angs.Ke, Jt Tempo dan Nominal

Keempat kolom ini merupakan kolom informasi mengenai hutang pada relasi
yang masih tersisa (belum dibayar). Data ini tidak dapat diedit.
Kolom lainnya merupakan kolom yang dapat Anda gunakan untuk

menentukan hutang yang hendak dibayar dan jumlah pembayaran :
Bayar
Kolom Bayar merupakan checkbox untuk mementukan apakah akan
dilakukan pembayaran terhadap hutang (baris hutang) yang ditampilkan.
Gunakan {Spasi} atau klik pada mouse untuk meng-toggle checkbox ini. Jika
checkbox di toggle ke check maka kolom Nominal Bayar akan menampilkan
nilai pembayaran sebesar nilai nominal. Jika checkbox di toggle ke kosong
(uncheck) maka kolom Nominal Bayar akan dikosongkan. Kolom Sisa
Nominal juga akan di hitung jika terjadi perubahan pada kolom Nominal
Bayar.
Nominal Bayar
Kolom Nominal Bayar dapat Anda gunakan untuk menentukan jumlah yang
hendak Anda bayar dari Nominal Hutang yang ada. Anda dapat membayar
keseluruhan hutang atau sebagiannya saja.
7-45
Be-A-plus
Penyesuaian
Kolom Penyesuaian merupakan kolom yang dapat Anda gunakan untuk
mengisikan potongan pembayar. Hal ini sering terjadi jika terdapat
kekurangan pembayaran yang diakibatkan oleh pecahan nominal.
Akun Adj. (Akun Penyesuaian)

Jika terdapat nominal Penyesuaian, maka akun penyesuaian harus diisi. Ini
diperlukan untuk membukukan potongan (penyesuaian) yang terjadi.
Sisa Nominal
Kolom sisa nominal memberikan informasi tentang apakah setelah
pembayaran, hutang tersebut masih mempunyai sisa atau tidak. Kolom ini
juga dapat Anda entry untuk menentukan sisa hutang yang Anda inginkan.
Jika sisa hutang di entry, maka nominal Bayar akan disesuaikan.
Keterangan (Detail)
Keterangan ini memberikan kemudahan bagi Anda untuk memberikan
catatan tambahan bagi setiap pembayaran pada suatu hutang.
Pada bagian bawah grid hutang terdapat checkbox “Hanya Status Bayar”
yang dapat Anda gunakan untuk menyembunyikan data yang tidak dibayar
sehingga memudahkan bagi Anda untuk memeriksa apakah data hutang yang
dibayar sudah tepat. Total nominal Bayar juga ditampilkan tepat dibawah
kolom nominal Bayar.
Setelah Anda menentukan hutang-hutang pada seorang relasi yang hendak

dibayarkan dan jumlah pembayarannya (tampil di total dibawah kolom
nominal Bayar). Maka tindakan selanjutnya adalah menentukan cara
pembayarannya. Cara pembayaran ini ditentukan oleh beberapa data berikut :
Dari Kas / Bank & Nama Kas / Bank

Entry data ini merupakan combobox yang berisikan daftar Kode Kas Bank
yang sudah Anda defisikan pada Master Kas Bank. Data ini menentukan data
Kas Bank mana pembayaran hutang dilakukan. Nama Kas Bank akan
muncul secara otomatis setelah Kode Kas Bank di entry.
Grid berikutnya dalah grid yang menentukan pembayaran dilakukan dengan

apa :
7-46
Be-A-plus
Alat Bayar
Kolom ini merupakan combobox yang mempunyai dropdown untuk memilih
jenis alat bayar. Daftar alat bayar sudah harus terdefenisi dalam Master Alat
Bayar sebelum dapat dipergunakan disini.
Nomor Warkat dan Tangal Jatuh Tempo

Kolom ini merupakan kolom untuk mengisi nomor warkat, terutama untuk
warkat Giro, Cheque atau warkat yang tidak langsung cair (lihat bab
mengenai Master Alat Bayar). Tanggal Jatuh Tempo merupakan tanggal
yang direncanakan untuk pencairan warkat Giro atau Cheque (tidak langsung
cair) tersebut.
Nominal
Kolom ini dapat Anda isi dengan nominal dari alat bayar tersebut.
Keterangan
Kolom ini merupakan tambahan penjelasan yang dapat Anda isi untuk
menjelaskan masing-masing alat bayar yang digunakan.
Pada bagian bawah grid alat bayar ini terdapat Total yang berada tepat
dibawah kolom Nominal. Total ini adalah total nominal yang dibayarkan.
Nilai Total ini harus sama dengan Total Bayar pada grid hutang. Jika tidak
sama, maka data ini tidak dapat di simpan.

Posting transaksi Pembayaran Hutang secara otomatis akan diposting ke
jurnal General Ledger. Bentuk hasil posting dapat dilihat pada contoh
dibawah ini :
No Jurnal : KK-AP-01
1111 Kas 50,000
2112 Hutang Giro 150,000
Dari contoh diatas, akun Hutang Dagang (2111) ditentukan oleh Kode Relasi
7-47
Be-A-plus
field Akun A/P atau Akun A/R. Data ini akan timbul dalam beberapa baris
jika jumlah hutang yang dibayar lebih dari satu.
Akun Kas (1111) ditentukan oleh Kode Bank (“Dari Kas /Bank”) dengan
nominal sejumlah alat bayar yang langsung cari. Sedangkan Hutang Giro
(2112) merupakan data hasil posting dari data alat bayar yang tidak langsung
cair. Data ini juga akan ditampilkan dalam beberapa baris jika terdapat lebih
dari satu alat bayar.
Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa jumlah hutang yang dibayar hanya
satu hutang (200,000). Dan dibayar dengan mengunakan dua jenis alat bayar
yaitu dengan alat bayar yang langsung cari (mis. Tunai) sebesar 50,000 dan
dengan alat bayar yang tidak langsung cair (mis Giro) sebesar 150,000.
Modul Kas Bank

Modul Kas Bank juga akan menerima data Entry Pembayaran Hutang. Data
tersebut adalah pengeluaran Kas Bank yang dapat dilihat dari perubahan
saldo Kas Bank dan laporan-laporan Kas Bank.
Rangkuman
Layar Entry Pembayaran Hutang berfungsi untuk :
4. Mengurangi saldo Hutang pada relasi
5. Mengurangi saldo Kas Bank
Hasil entry Hutang akan berpengaruh terhadap

7-48
Be-A-plus
Penerimaan Piutang
Piutang adalah suatu asset yang harus di tagih. Oleh sebab itu setelah
timbulnya piutang baik dari Penjualan maupun dari transaksi lain, maka nilai
aset perusahaan akan bertambah walaupun belum berupa uang di kas atau
bank.
Hal ini dilakukan melalui Menu [Piutang & Piutang] Sub Menu [Penerimaan
Piutang].

- Data Piutang dari Penjualan, Retur Pembelian atau dari Entry
Piutang
7-49
Be-A-plus
Gambar Entry Penerimaan Piutang
7-50
Be-A-plus
Entry data Penerimaan Piutang

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Penerimaan Piutang dengan Menu [Piutang
& Piutang] [Penerimaan Piutang]
2. No. Terima merupakan combobox untuk mengentry nomor bukti
penerimaan piutang. Ketik nomor bukti yang baru kemudian tekan
No. Terima yang Anda masukkan merupakan No. Terima yang
dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Penerimaan Piutang).
Catatan :
3. Tanggal merupakan tanggal transaksi penerimaan diatas. Ketiklah

tanggal sesuai dengan tanggal nomor penerimaan atau gunakan
melanjutkan}


Supplier.
penjelasan untuk entry penerimaan piutang yang sedang
dimasukkan.
Bagian Grid Detail Piutang

6. Setelah data heading dimasukkan, terutama Kode Relasi, maka
semua data Piutang pada Relasi tersebut yang belum lunas akan
ditampilkan pada grid detail piutang ini.
7. Kolom Terima merupakan checkbox untuk menentukan apakah
suatu piutang (A/R) hendak diterima dalam entry penerimaan ini.
Check pada checkbox ini untuk menandai piutang yang hendak
diterima.
7-51
Be-A-plus
8. Kolom No. A/R, Angs. Ke, Jt. Tempo merupakan kolom informasi
piutang yang ditampilkan. Kolom ini tidak dapat diedit.
9. Nominal merupakan informasi sisa yang masih harus diterima pada
piutang (dalam satu baris). Nominal ini tidak dapat diedit.
10. Kolom Terima merupakan kolom dimana Anda mengisikan jumlah
yang ingin Anda bayarkan pada baris piutang tersebut. Sewaktu
Anda men-check pada checkbox Terima, Kolom Terima akan diisi
dengan nilai sebesar Nominal sisa piutang, dan Anda dapat
mengedit data Terima.
11. Kolom Penyesuaian merupakan kolom yang berisikan nilai angka.
Kolom ini berfungsi untuk melakukan adjustment terhadap sisa
nominal yang tidak diterima.
12. Akun Adj. Merupakan kolom dropdown yang berisikan kode akun
dimana nilai nominal Penyesuaian akan dijurnal. Ketik kode akun
atau pilih dari dropdown yang tersedia.
13. Sisa Nominal merupakan kolom informasi yang berisikan angka.
Angka ini menunjukkan apakah setelah penerimaan dan
penyesuaian yang dilakukan, apakah piutang tersebut masih
mempunyai sisa. Kolom sisa dapat Anda edit sesuai dengan sisa
piutang yang diinginkan. Perubahan data sisa ini akan
mempengaruhi perhitungan nominal pada kolom Terima.
15. Ulangi langkah 7 s/d 14 untuk semua detail (angsuran) Piutang.
16. Checkbox “Hanya Status Terima” dapat di-toggle untuk
menyembunyikan data piutang yang tidak diterima (kolom Terima
kosong) atau menampilkan semua data piutang dari relasi.
17. Total merupakan jumlah yang dibayarkan pada entry Penerimaan
Piutang ini.

Setelah Anda menentukan piutang dan jumlah penerimaan piutang, maka
pada bagian ini Anda harus menentukan dari mana diterima dan jenis
pembayarannya.
18. Dari Kas / Bank (Kode Kas Bank) merupakan combobox yang
terisi.
7-52
Be-A-plus
Alat Bayar).
Alat Bayar. Untuk penerimaan tunai, No. Warkat tidak perlu diisi.
proses pencairan.
23. Keterangan detail ini merupakan keterangan untuk masing-masing
alat bayar.
Piutang.
25. Setelah keseluruhan data satu bukti penerimaan piutang selesai

klik pada [Cetak] untuk mencetak bukti penerimaan Piutang
26. Untuk melanjutkan pada penerimaan piutang yang lain, ulangi dari
langkah 2 kembali.
Edit data Penerimaan Piutang

1. Aktifkan layar entry Penerimaan Piutang dari Menu [Piutang &
Piutang] [Penerimaan Piutang] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No.Terima, ketik nomor bukti penerimaan piutang
yang akan Anda edit. Atau pilih dari nomor bukti dari dropdown
yang tersedia.
edit.
7-53
Be-A-plus

Hapus data Penerimaan Piutang

1. Aktifkan layar entry Penerimaan Piutang dari Menu [Piutang &
Piutang], [Penerimaan Piutang] (jika belum aktif)
yang akan Anda edit. Atau pilih dari nomor terima dari dropdown
yang tersedia.
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Penerimaan Piutang

di layar.
1. Aktifkan layar entry Piutang dari Menu [Piutang & Piutang],
[Penerimaan Piutang] (jika belum aktif)
yang akan Anda edit. Atau pilih dari nomor terima dari dropdown
yang tersedia.
Penerimaan Piutang. Hasil cetak akan ditampilkan di layar terlebih
7-54
Be-A-plus

Catatan :
Catatan :
Piutang merupakan suatu aset perusahan yang harus ditagih. Piutang yang
sudah diterima haruslah dicatat supaya tidak terjadi penerimaan yang
berlebihan terhadap suatu piutang. Entry Penerimaan Piutang berfungsi
untuk mencatat transaksi tersebut dan menandai piutang yang diterima.
Nomor Terima
Nomor Terima yang merupakan nomor bukti transaksi Penerimaan Piutang.
Nomor Bukti ini dapat berupa nomor bukti tersendiri atau nomor bukti
Kas/Bank Keluar karena penerimaan ini sebenarnya adalah Pengeluaran
Kas/Bank untuk penerimaan Piutang.
Tanggal
Tanggal ini merupakan tanggal penerimaan piutang.

ini diperlukan untuk menampilkan daftar piutang-piutang yang masih tersisa
pada grid data piutang. Kode ini juga menentukan akun debet yang akan
dijurnal ke General Ledger. Nama Relasi akan muncul secara otomatis
setelah Kode Relasi diisi.
Keterangan
Keterangan merupakan textbox yang dapat Anda entry dengan penjelasan
mengenai penerimaan piutang.
Pada Grid Piutang :
7-55
Be-A-plus
Grid ini akan menampilkan data piutang pada seorang relasi (sesuai Kode
Relasi) yang masih tersisa. Data yang ditampilkan meliputi :
No. AR (nomor Piutang), Angs.Ke, Jt Tempo dan Nominal

Keempat kolom ini merupakan kolom informasi mengenai piutang pada
relasi yang masih tersisa (belum diterima). Data ini tidak dapat diedit.
Kolom lainnya merupakan kolom yang dapat Anda gunakan untuk

menentukan piutang yang hendak diterima dan jumlah penerimaan :
Terima
Kolom Terima merupakan checkbox untuk mementukan apakah akan
dilakukan penerimaan terhadap piutang (baris piutang) yang ditampilkan.
Gunakan {Spasi} atau klik pada mouse untuk meng-toggle checkbox ini. Jika
checkbox di toggle ke check maka kolom Nominal Terima akan
menampilkan nilai penerimaan sebesar nilai nominal. Jika checkbox di
toggle ke kosong (uncheck) maka kolom Nominal Terima akan dikosongkan.
Kolom Sisa Nominal juga akan di hitung jika terjadi perubahan pada kolom
Nominal Terima.
Nominal Terima
Kolom Nominal Terima dapat Anda gunakan untuk menentukan jumlah yang
Anda terima dari Nominal Piutang yang ada. Anda dapat menerima
keseluruhan piutang atau sebagiannya saja.
Penyesuaian
Kolom Penyesuaian merupakan kolom yang dapat Anda gunakan untuk
mengisikan potongan penerimaan. Hal ini sering terjadi jika terdapat
kekurangan penerimaan yang diakibatkan oleh pecahan nominal.
Akun Adj. (Akun Penyesuaian)

Jika terdapat nominal Penyesuaian, maka akun penyesuaian harus diisi. Ini
diperlukan untuk membukukan potongan (penyesuaian) yang terjadi.
Sisa Nominal
Kolom sisa nominal memberikan informasi tentang apakah setelah
penerimaan, piutang tersebut masih mempunyai sisa atau tidak. Kolom ini
juga dapat Anda entry untuk menentukan sisa piutang yang Anda inginkan.
Jika sisa piutang di entry, maka nominal Terima akan disesuaikan.
7-56
Be-A-plus
Keterangan (Detail)
Keterangan ini memberikan kemudahan bagi Anda untuk memberikan
catatan tambahan bagi setiap penerimaan pada suatu piutang.
Pada bagian bawah grid piutang terdapat checkbox “Hanya Status Terima”
yang dapat Anda gunakan untuk menyembunyikan data yang tidak diterima
sehingga memudahkan bagi Anda untuk memeriksa apakah data piutang
yang diterima sudah tepat. Total nominal Terima juga ditampilkan tepat
dibawah kolom nominal Terima.
Setelah Anda menentukan piutang-piutang pada seorang relasi yang hendak

dibayarkan dan jumlah pembayarannya (tampil di total dibawah kolom
nominal Terima). Maka tindakan selanjutnya adalah menentukan cara
pembayarannya. Cara penerimaan ini ditentukan oleh beberapa data berikut :
Ke Kas / Bank & Nama Kas / Bank

Entry data ini merupakan combobox yang berisikan daftar Kode Kas Bank
yang sudah Anda defisikan pada Master Kas Bank. Data ini menentukan data
Kas Bank mana penerimaan piutang dilakukan. Nama Kas Bank akan
muncul secara otomatis setelah Kode Kas Bank di entry.
Grid berikutnya dalah grid yang menentukan penerimaan dilakukan dengan

apa :
Alat Bayar
Kolom ini merupakan combobox yang mempunyai dropdown untuk memilih
jenis alat bayar. Daftar alat bayar sudah harus terdefenisi dalam Master Alat
Bayar sebelum dapat dipergunakan disini.
Nomor Warkat dan Tangal Jatuh Tempo

Kolom ini merupakan kolom untuk mengisi nomor warkat, terutama untuk
warkat Giro, Cheque atau warkat yang tidak langsung cair (lihat bab
mengenai Master Alat Bayar). Tanggal Jatuh Tempo merupakan tanggal
yang direncanakan untuk pencairan warkat Giro atau Cheque (tidak langsung
cair) tersebut.
Nominal
Kolom ini dapat Anda isi dengan nominal dari alat bayar tersebut.
7-57
Be-A-plus
Keterangan
Kolom ini merupakan tambahan penjelasan yang dapat Anda isi untuk
menjelaskan masing-masing alat bayar yang digunakan.
Pada bagian bawah grid alat bayar ini terdapat Total yang berada tepat
dibawah kolom Nominal. Total ini adalah total nominal yang dibayarkan.
Nilai Total ini harus sama dengan Total Terima pada grid piutang. Jika tidak
sama, maka data ini tidak dapat di simpan.

Posting transaksi Penerimaan Piutang secara otomatis akan diposting ke
jurnal General Ledger. Bentuk hasil posting dapat dilihat pada contoh
dibawah ini :
No Jurnal : KK-AR-01
1111 Kas 50,000
1122 Piutang Giro 150,000
Dari contoh diatas, akun Piutang Dagang (1121) ditentukan oleh Kode Relasi
field Akun A/R atau Akun A/R. Data ini akan timbul dalam beberapa baris
jika jumlah piutang yang diterima lebih dari satu.
Akun Kas (1111) ditentukan oleh Kode Bank (“Dari Kas /Bank”) dengan
nominal sejumlah alat bayar yang langsung cari. Sedangkan Piutang Giro
(1122) merupakan data hasil posting dari data alat bayar yang tidak langsung
cair. Data ini juga akan ditampilkan dalam beberapa baris jika terdapat lebih
dari satu alat bayar.
Dari contoh diatas dapat dilihat bahwa jumlah piutang yang diterima hanya
satu piutang (200,000). Dan diterima dalam bentuk dua jenis alat bayar yaitu
dengan alat bayar yang langsung cari (mis. Tunai) sebesar 50,000 dan
dengan alat bayar yang tidak langsung cair (mis Giro) sebesar 150,000.
7-58
Be-A-plus
Modul Kas Bank

Modul Kas Bank juga akan menerima data Entry Penerimaan Piutang. Data
tersebut adalah penerimaan Kas Bank yang dapat dilihat dari perubahan
saldo Kas Bank dan laporan-laporan Kas Bank.
Rangkuman
Layar Entry Penerimaan Piutang berfungsi untuk :
6. Mengurangi saldo Piutang pada relasi
7. Menambah saldo Kas Bank
Hasil entry Piutang akan berpengaruh terhadap

Laporan
Be-A-plus menyediakan berberapa jenis laporan untuk Hutang dan Piutang
sesuai dengan kebutuhan pemkai secara umum. Laporan-laporan ini terdiri
dari :
- Transaksi Hutang
- Transaksi Piutang
- Grouping Hutang / Piutang
- Umur Hutang
- Umur Piutang
- Kartu Relasi
- Kartu Hutang / Piutang
- Kartu Hutang per Relasi
- Kartu Piutang per Relasi
- Pembayaran Hutang per Relasi
- Pemerimaan Piutang per Relasi
- Pembayaran Hutang per Alat Bayar
- Penerimaan Piutang per Alat Bayar
- Daftar Hutang Jatuh Tempo
- Daftar Piutang Jatuh Tempo
7-59
Be-A-plus
Menampilkan Laporan
6. Klik pada Menu [Hutang & Piutang] [Laporan] dan klik pada
[nama laporan] sesuai dengan laporan yang ingin
ditampilkan.
7. Pada monitor akan muncul Layar “Parameter Laporan”. Layar
ini berfungsi untuk menanyakan batasan-batasan laporan yang
hendak Anda tampilkan. Parameter-parameter tersebut dapat
terdiri dari :
e. Combobox yang mempunyai dropdown yang dapat dipilih
Kode Relasi.
f. Combo tanggal yang mempunyai dropdown tanggal yang
g. Textbox yang harus di ketik.
h. Checkbox untuk di check atau non-check.
[Exit]
10. Atau klik pada [Exit] untuk membatalkan
pencetakan/penampilan laporan.

7-60
Be-A-plus
Laporan-laporan dalam Menu [Hutang &

Piutang] [Laporan]
Laporan Transaksi Hutang
Laporan Transaksi Hutang merupakan laporan yang menyajikan daftar
transaksi hutang dari Entry Hutang dalam periode tertentu. Parameter yang
perlu dientry untuk laporan ini adalah Kode Relasi dan batasan tanggal
transaksi yang akan ditampilkan. Untuk semua Kode Relasi Anda dapat
memilih pilihan “<SEMUA>” pada dropdown Kode Relasi.
Gambar Laporan Transaksi Hutang
7-61
Be-A-plus
Laporan ini menampilkan data sesuai dengan data yang dientry dalam Entry
Hutang. Data tersebut antara lain Kode Relasi, Nama Relasi, No. Faktur
(Nomor Bukti), Tanggal, Keterangan pada bagian heading. Pada bagian
detail ditampilkan No. Angsuran, Tanggal Jatuh Tempo, Nominal dan
Keterangan detail.
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan Kode Relasi dan masing-masing
No. Faktur (No. Bukti).
Pada bagian total terdapat Sub Total per faktur, Sub Total per Relasi dan
Grand Total semua transaksi yang ditampilkan.
7-62
Be-A-plus
Laporan Transaksi Piutang

Laporan Transaksi Piutang merupakan laporan yang menyajikan daftar
transaksi piutang dari Entry Piutang dalam periode tertentu. Parameter yang
perlu dientry untuk laporan ini adalah Kode Relasi dan batasan tanggal
transaksi yang akan ditampilkan. Untuk semua Kode Relasi Anda dapat
memilih pilihan “<SEMUA>” pada dropdown Kode Relasi.
Gambar Laporan Transaksi Piutang
7-63
Be-A-plus
Piutang. Data tersebut antara lain Kode Relasi, Nama Relasi, No. Faktur
(Nomor Bukti), Tanggal, Keterangan pada bagian heading. Pada bagian
detail ditampilkan No. Angsuran, Tanggal Jatuh Tempo, Nominal dan
Keterangan detail.
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan Kode Relasi dan masing-masing
No. Faktur (No. Bukti).
Pada bagian total terdapat Sub Total per faktur, Sub Total per Relasi dan
Grand Total semua transaksi yang ditampilkan.
7-64
Be-A-plus
Laporan Grouping Hutang / Piutang

Laporan Grouping Hutang / Piutang merupakan laporan yang menyajikan
daftar transaksi Entry Grouping Hutang dan Piutang dalam periode tertentu.
Parameter yang perlu dientry untuk laporan ini adalah Kode Relasi dan
batasan tanggal transaksi yang akan ditampilkan. Untuk semua Kode Relasi
Anda dapat memilih pilihan “<SEMUA>” pada dropdown Kode Relasi.
Gambar Laporan Transaksi Grouping Hutang & Piutang

7-65
Be-A-plus
Grouping Hutang & Piutang. Data tersebut antara lain Kode Relasi, Nama
Relasi, No. Bukti Grouping, Tanggal, No. Bukti A/P atau A/R yang di group,
Angsuran ke, Tanggal Jatuh Tempo dan Nominal A/P / A/R yang di group.
Data paling akhir adalah Keterangan detail.
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan Kode Relasi dan Tanggal Grouping.

Pada bagian total terdapat Sub Total per Grouping dan Grand Total semua
transaksi yang ditampilkan.
7-66
Be-A-plus
Laporan Umur Hutang

Laporan ini merupakan laporan yang paling penting bagi manajemen.
Laporan ini sangat berguna dalam menentukan arus kas keluar yang bakal
terjadi dalam waktu tertentu. Untuk menampilkan laporan ini data parameter
laporan yang perlu Anda isi adalah batasan tanggal transaksi (kita sebut
Tanggal Awal dan Tanggal Akhir) yang diperhitungkan. Batasan ini
umumnya adalah dari awal bulan hingga akhir bulan.
Gambar Laporan Transaksi Umur Hutang
7-67
Be-A-plus
Laporan ini menyajikan data rangkuman per Relasi dengan Kode Relasi dan
Nama Relasi ditampilkan di kolom pertama laporan. Urutan data ini juga
berdasarkan Kode Relasi.
Saldo Awal merupakan saldo hutang yang masih tersisa (belum dibayar)
dengan tanggal transaksi < Tanggal Awal. Kolom Masuk merupakan data
total mutasi Hutang yang timbul dalam periode dari Tanggal Awal sampai
dengan Tanggal Akhir (Tanggal Awal <= tanggal hutang <= Tanggal Akhir).
Sedangkan Kolom Keluar menampilkan data pembayaran Hutang yang
terjadi pada periode Tanggal Awal hingga Tanggal Akhir (Tanggal Awal <=
tanggal hutang <= Tanggal Akhir). Saldo Akhir merupakan saldo pada
Tanggal Akhir (dihitung dari Saldo Awal + Masuk – Keluar).
Kolom-kolom berikutnya adalah kolom batasan hari yang merupakan
informasi mengenai Saldo (Akhir) Hutang yang akan jatuh tempo dalam
sekian hari. Dalam contoh gambar dapat dilihat batasan 0-7 hari, 8-14 hari,
15-21 hari, 22-28 hari serta diatas 28 hari. Batasan hari dalam laporan ini
dapat diubah oleh pemakai pada setting di Parameter “Umur Hutang 1”,
“Umur Hutang 2”, “Umur Hutang 3” dan “Umur Hutang 4” yang semuanya
dihitung dalam hari.
7-68
Be-A-plus
Laporan Umur Piutang

Laporan ini juga merupakan laporan yang penting bagi manajemen. Laporan
ini sangat berguna dalam mengetahui arus kas masuk yang seharusnya terjadi
dalam waktu tertentu. Untuk menampilkan laporan ini data parameter
laporan yang perlu Anda isi adalah batasan tanggal transaksi (kita sebut
Tanggal Awal dan Tanggal Akhir) yang diperhitungkan. Batasan ini
umumnya adalah dari awal bulan hingga akhir bulan.
Gambar Laporan Transaksi Umur Piutang
7-69
Be-A-plus
Laporan ini menyajikan data rangkuman per Relasi dengan Kode Relasi dan
Nama Relasi ditampilkan di kolom pertama laporan. Urutan data ini juga
Saldo Awal merupakan saldo piutang yang masih tersisa (belum diterima)
dengan tanggal transaksi < Tanggal Awal. Kolom Masuk merupakan data
total mutasi Piutang yang timbul dalam periode dari Tanggal Awal sampai
dengan Tanggal Akhir (Tanggal Awal <= tanggal piutang <= Tanggal
Akhir). Sedangkan Kolom Keluar menampilkan data penerimaan Piutang
yang terjadi pada periode Tanggal Awal hingga Tanggal Akhir (Tanggal
Awal <= tanggal piutang <= Tanggal Akhir). Saldo Akhir merupakan saldo
pada Tanggal Akhir (dihitung dari Saldo Awal + Masuk – Keluar).
Kolom-kolom berikutnya adalah kolom batasan hari yang merupakan

informasi mengenai Saldo (Akhir) Piutang yang telah jatuh tempo sekian
hari. Dalam contoh gambar dapat dilihat batasan Belum Jatuh Tempo, 0-7
hari, 8-14 hari, 15-21 hari serta diatas 21 hari. Batasan hari dalam laporan ini
dapat diubah oleh pemakai pada setting di Parameter “Umur Piutang 1”,
“Umur Piutang 2”, “Umur Piutang 3” dan “Umur Piutang 4” yang semuanya
dihitung dalam hari.
7-70
Be-A-plus
Laporan Kartu Relasi

Kartu Relasi merupakan laporan yang menggambarkan transaksi yang terjadi
dengan seorang relasi berdasarkan debet dan kredit arus data dari dan ke
relasi tersebut. Laporan ini mirip dengan laporan Buku Besar pada General
Ledger, tetapi berbeda dari data yang digunakan. Jika laporan Buku Besar
adalah berdasarkan pada kode akun, maka laporan Kartu Relasi adalah
Parameter laporan yang harus Anda isi adalah Kode Relasi dan batasan
tanggal transaksi yang akan ditampilkan.
Gambar Laporan Kartu Relasi
Kartu Relasi ditampilkan per masing-masing relasi sesuai dengan Kode

Relasi yang dimasukkan pada Parameter Laporan. Data yang ditampilkan
pada Kartu Relasi adalah Saldo Awal (berdasarkan batasan tanggal
Parameter Laporan) yang kemudian diikuti dengan data transaksi. Tanggal
transaksi, Nomor Bukti, Angsuran Ke, Status (jenis transaksi), Debet, Kredit,
Saldo serta Keterangan merupakan data detail yang ditampilkan.
7-71
Be-A-plus
Data Kartu Relasi berasal dari :

1. Hutang Pembelian & Piutang Retur Pembelian
2. Entry Hutang (termasuk Saldo Awal Hutang)
3. Pembayaran Hutang
4. Piutang Penjualan * Hutang Retur Penjualan
5. Entry Piutang (termasuk Saldo Awal Piutang)
6. Penerimaan Piutang
Setiap data menempati posisi debet maupun kredit sesuai dengan jenis
transaksi-nya.
Data laporan ini diurutkan berdasarkan pada tanggal transaksi.
7-72
Be-A-plus
Laporan Kartu Hutang & Piutang

Kartu Hutang & Piutang menampilkan seluruh Hutang dan Piutang yang
terjadi terhadap seorang relasi. Sedikit berbeda dengan Kartu Relasi yang
menampilkan data hutang dan piutang dalam format debet dan kredit, maka
pada Kartu Hutang & Piutang yang ditampilkan adalah masing-masing
hutang dan piutang serta pembayaran dan saldo-nya.
Untuk menampilkan laporan ini cukup memberikan Parameter Laporan Kode
Relasi dan flag untuk menentukan apakah akan memunculkan semua hutang
dan piutang termasuk yang sudah lunas atau tidak. Jika Anda memberikan
“Ya” pada flag termasuk yang sudah lunas, maka data yang akan
dimunculkan biasanya akan banyak sekali.
Gambar Laporan Kartu Hutang & Piutang

7-73
Be-A-plus
Dalam laporan Kartu Hutang & Piutang ditampilkan masing-masing hutang

dan piutang dari semua transaksi yang menimbulkan hutang dan piutang
seperti :
1. Hutang Pembelian & Piutang Retur Pembelian
2. Entry Hutang (termasuk Saldo Awal Hutang)
3. Pembayaran Hutang
4. Piutang Penjualan * Hutang Retur Penjualan
5. Entry Piutang (termasuk Saldo Awal Piutang)
6. Penerimaan Piutang
Keseluruhan data ini ditampilkan satu per satu sesuai dengan Nomor Bukti.
Data lain yang ditampilkan dalam laporan adalah Tanggal, Angsuran Ke,
Nominal yang berasal dari data hutang / piutang. Data Bayar, Penyesuaian
dan Saldo berasal dari data pembayaran hutang maupun penerimaan piutang.
Data hasil grouping juga ditampilkan pada laporan ini. Urutan data yang
ditampilkan adalah berdasarkan tanggal.
7-74
Be-A-plus
Laporan Kartu Hutang per Relasi

Jika pada Kartu Hutang & Piutang dimunculkan semua data hutang dan
piutang, maka Kartu Hutang per Relasi hanya menampilkan data hutang saja.
Parameter Laporan yang diperlu dientry adalah Kode Relasi dan flag
termasuk data yang sudah lunas.
Gambar Laporan Hutang per Relasi
Data yang ditampilkan adalah data hutang mulai dari No. Bukti, Tanggal,
Angsuran Ke dan Nominal Hutang. Dan data pembayaran hutang (termasuk
grouping) dalam kolom Bayar, Penyesuaian dan Saldo. Laporan ini diurutkan
berdasarkan Tanggal.
7-75
Be-A-plus
Laporan Kartu Piutang per Relasi

Kebalikan dari kartu Hutang per Relasi, maka Kartu Piutang per Relasi
khusus menampilkan data piutang saja.
Parameter Laporan yang perlu dientry adalah Kode Relasi dan flag termasuk
data yang sudah lunas.
Gambar Laporan Piutang per Relasi
Data piutang yang dimunculkan pada laporan adalah No. Bukti, Tanggal,
Keterangan, Angsuran Ke dan Nominal Piutang. Data penerimaan /
pelunasan piutang (termasuk grouping) ditampilkan dalam kolom Bayar,
Penyesuaian, Saldo dan Keterangan pelunasannya. Tampilan laporan ini
diurutkan berdasarkan tanggal.
7-76
Be-A-plus
Laporan Pembayaran Hutang per Relasi

Laporan Pembayaran Hutang per Relasi menampilkan data dari transaksi
pembayaran hutang. Data yang ditampilkan dirinci berdasarkan pembayaran
untuk masing-masing hutang.
Parameter Laporan Kode Relasi dapat dipilih oleh pemakai, atau untuk
semua relasi, piliah piliah “<SEMUA>”. Periode tanggal merupakan batasan
tanggal transaksi pembayaran yang akan ditampilkan.
Gambar Pembayaran Hutang per Relasi
Dari laporan Pembayaran Hutang per Relasi dapat Anda lihat secara detail
transaksi pembayaran hutang yang telah dilakukan terhadap masing-masing
hutang.
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan masing-masing relasi dan masing-
masing Nomor Bukti Pembayaran (No. Bayar) dan Tanggal Pembayaran.
Pada data detail Anda dapat melihat No. Faktur hutang yang ada dan
Nominal Bayar, Penyesuaian dan Sisa Hutang masih ada.
7-77
Be-A-plus
Laporan Penerimaan Piutang per Relasi

Laporan ini mempunyai kemiripan dengan Laporan Pembayaran Hutang per
Relasi, tetapi data yang digunakan adalah data transaksi penerimaan piutang.
Paramtera Laporan yang perlu dientry adalah Kode Relasi (atau pilih
“<SEMUA>” untuk semua relasi) dan Periode batasan tanggal transaksi yang
hendak ditampilkan
Gambar Laporan Penerimaan Piutang per Relasi
Laporan ini menampilkan data Kode Relasi yang juga merupakan data yang
digunakan untuk mengelompokan tampilan laporan. Nomor Terima, Tanggal
dan Keterangan peneriman merupakan data heading transaksi penerimaan.
Sedangkan pada bagian detail ditampilkan No. Faktur (No. Piutang),
Angsuran dan Tanggal Jatuh tempo piutang. Nominal Bayar, Penyesuaian
dan Sisa Saldo ditampilkan mengikuti No. Faktur sebagai informasi tentang
penerimaan piutang tersebut.
7-78
Be-A-plus
Laporan Pembayaran Hutang per Alat Bayar

Pada laporan ini ditampilkan data Pembayaran Hutang, tetapi tidak
berdasarkan pada Kode Relasi seperti laporan sebelumnya. Laporan
Pembayaran Hutang per Alat Bayar menampilkan laporan pembayaran
berdasarkan jenis alat bayar yang digunakan. Laporan ini berguna untuk
mengetahui jumlah pembayaran berdasarkan alat bayar dan untuk mencari
data kepada relasi (siapa) suatu alat bayar (giro tertentu) dibayarkan.
Gambar Laporan Pembayaran Hutang per Alat Bayar
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan Kode Alat Bayar dan urutannya

adalah berdasarkan No.Warkat dan Tanggal Jatuh Tempo. Data yang
ditampilkan per alat bayar adalah data No. Bukti pembayaran, Tanggal
bayar, Nominal alat bayar, Bank pembayar dan keterangan detail dari
pembayaran tersebut.
7-79
Be-A-plus
Laporan Penerimaan Piutang per Alat Bayar

Laporan Penerimaan Piutang per Alat Bayar menampilakan data bersadarkan
jenis alat bayar yang digunakan oleh relasi dalam membayar piutang kepada
kita. Laporan ini berguna untuk mengetahui jumlah pembayaran berdasarkan
alat bayar dan untuk mencari data dari relasi (siapa) suatu alat bayar (giro
tertentu) diterima.
Gambar Laporan Penerimaan Piutang per Alat Bayar
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan Kode Alat Bayar dan urutannya

adalah berdasarkan No.Warkat dan Tanggal Jatuh Tempo. Data yang
ditampilkan per alat bayar adalah data No. Bukti penerimaan, Tanggal
terima, Nominal alat bayar, Bank penerima dan keterangan detail dari
peneriaman piutang tersebut.
7-80
Be-A-plus
Laporan Daftar Hutang Jatuh Tempo

Laporan Daftar Hutang Jatuh Tempo merupakan laporan untuk memberikan
informasi tentang hutang yang telah jatuh tempo pada tanggal tertentu.
Dengan laporan ini manajemen keuangan dapat mengontrol kebutuhan dana
yang perlu dipersiapkan untuk melakukan pembayaran hutang.
Parameter Laporan Tanggal merupakan tanggal patokan bagi program untuk

menghitung jumlah hari jatuh tempo suatu hutang. Dengan demikian laporan
akan menampilkan data hutang yang tanggal jatuh tempo lebih kecil atau
sama dengan Parameter Tanggal. Kode Relasi dapat diisi jika Anda
menghendaki untuk melihat data hutang pada seseorang relasi tertentu saja.
Gambar Laporan Daftar Hutang Jatuh Tempo
Laporan ini menampilkan data hutang yang sudah jatuh tempo (berdasarkan
Tanggal Parameter Laporan) dan diurut berdasarkan jumlah hari jatuh tempo
dari yang terbesar hingga yang terkecil. Data yang ditampilkan adalah
Tanggal Jatuh Tempo hutang, No. A/P (Nomor Hutang), Angsuran Ke,
Nama Relasi, Nominal Hutang yang jatuh tempo serta Jumlah hari telah
jatuh tempo dan Keterangan hutang.
7-81
Be-A-plus
Laporan Daftar Piutang Jatuh Tempo

Sama seperti Laporan Daftar Hutang Jatuh Tempo, Laporan Daftar Piutang
Jatuh Tempo juga sangat diperlukan dalam manajemen financial untuk
mengetahui piutang yang telah jatuh tempo dan dapat ditagih.
Parameter Laporan Tanggal merupakan tanggal patokan bagi program untuk
menghitung jumlah hari jatuh tempo suatu piutang. Dengan demikian
laporan akan menampilkan data piutang yang tanggal jatuh tempo lebih kecil
atau sama dengan Parameter Tanggal. Kode Relasi dapat diisi jika Anda
menghendaki untuk melihat data piutang dari seseorang relasi tertentu saja.
Gambar Laporan Daftar Piutang Jatuh Tempo
Laporan ini menampilkan data piutang yang sudah jatuh tempo (berdasarkan
Tanggal Parameter Laporan) dan diurut berdasarkan jumlah hari jatuh tempo
dari yang terbesar hingga yang terkecil. Data yang ditampilkan adalah
Tanggal Jatuh Tempo piutang, No. A/R (Nomor Piutang), Angsuran Ke,
Nama Relasi, Nominal Piutang yang jatuh tempo serta Jumlah hari telah
jatuh tempo dan Keterangan piutang.
7-82
Be-A-plus
BAB 8. KAS BANK
Kas Bank
Transaksi Kas Bank merupakan transaksi yang melibatkan penggunaan uang
secara langsung. Oleh sebab itu transaksi ini harus dicatat secara benar
sehingga dapat dibandingkan saldonya dengan saldo fisik uang di kas
maupun bank.
Sebenarnya transaksi Kas Bank dalam Be-A-plus sudah dilibatkan sejak dari
transaksi Hutang & Piutang. Yang terlihat pada transaksi Entry Hutang,
Entry Piutang, Pembayaran Hutang dan Penerimaan Piutang. Semua
transaksi ini mempunyai hubungan langsung dengan Kas Bank.
Menu Kas Bank

- Penerimaan Kas Bank
- Pengeluaran Kas Bank
- Pindah Buku
- Pencairan Warkat
- Laporan
• Transaksi Terima Kas Bank
• Transaksi Keluar Kas Bank
• Seluruh Trans. Terima Kas Bank
• Seluruh Trans. Keluar Kas Bank
• Transaksi Kas Bank per Relasi
• Buku Kas Bank
• Buku Kas Bank (termasuk belum cair)
• Transaksi Pindah Buku
• Transaksi Pindah Buku (Detail)
• Transaksi Pindah Buku (Ke Bank)
• Transaksi Pindah Buku (Dari Bank)
• Warkat Belum Cair
8-1
Be-A-plus
Gambar Menu Kas Bank

- Entry Saldo Awal Kas Bank
- Entry Saldo Awal Hutang & Piutang Giro Gantung
- Entry Transaksi Penerimaan Kas
- Entry Transaksi Pengeluaran Kas
- Pindah Buku antar Kas Bank
- Proses Pencairan Warkat “tidak langsung cair”
- Hubungan Hutang & Piutang dengan Kas Bank
- Hubungan Kas Bank dengan Jurnal General Ledger

- Master Kas Bank
- Master Tipe Alat Bayar
- Master COA
- Master Customer & Master Supplier (Relasi)
- Parameter yang berhubungan dengan transaksi Kas Bank
Hutang Giro Gantung
Piutang Giro Gantung
Kode Awal No. Jurnal Pencairan Warkat Bank
Kode Akhir No. Jurnal Pencairan Warkat Bank
8-2
Be-A-plus
Penerimaan Kas Bank

Penerimaan Kas Bank merupakan entry transaksi yang digunakan untuk
memasukkan data penerimaan uang untuk kas (kas kecil) atau rekening bank.
Penerimaan ini adalah penerimaan uang yang tidak berhubungan langsung
dengan Penjualan ataupun Hutang & Piutang. Pada umumnya penerimaan ini
merupakan jenis penerimaan (pendapatan) lain-lain seperti penerimaan dari
setoran modal pemegang saham, penerimaan dari penjualan barang non stok.

- Kode Kas Bank sudah di-entry dalam Master Kas Bank
- Data Penerimaan Kas Bank
8-3
Be-A-plus
Gambar Entry Penerimaan Kas Bank
8-4
Be-A-plus
Entry Penerimaan Kas Bank

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Penerimaan Kas Bank dengan Menu [Kas
Bank] [Penerimaan Kas Bank]
entry Penerimaan Kas Bank. Ketik nomor bukti yang baru
Nomor Bukti Kas Bank yang sudah dientry sebelumnya, maka data
tersebut akan dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data
Penerimaan Kas Bank).
Catatan :
3. Kode Bank/Kas merupakan combobox dengan dropdown yang

berisikan pilihan daftar Kas Bank yang sudah didefenisikan pada
Master Bank. Entry kode Kas Bank atau pilih dari dropdown yang
tersedia.
melanjutkan}

defenisikan. Jika tidak, transaksi ini akan ditolak saat disimpan
.
5. Terima Dari merupakan kode relasi dalam bentuk combobox yang
dapat dientry secara langsung atau dipilih dari dropdown daftar
relasi yang tersedia. Kode Relasi merupakan gabungan Kode
Customer dan Kode Supplier. Nama Relasi akan muncul secara
otomatis mengikuti field Terima Dari.
penjelasan untuk entry Penerimaan Kas Bank yang sedang
dimasukkan.
8-5
Be-A-plus
Bagian Detail
Alat Bayar).
Alat Bayar. Untuk penerimaan tunai, No. Warkat tidak perlu diisi.
proses pencairan.
5. Kredit Akun merupakan dropdown yang dapat Anda gunakan
untuk memilih ke akun mana posting jurnal di General Ledger
dilakukan.
6. Keterangan detail merupakan keterangan tambahan yang dapat
Anda berikan pada masing-masing Alat Bayar
7. Ulangi langkah 7 s/d 12 untuk semua detail (alat bayar)
Penerimaan Kas Bank.
8. Setelah keseluruhan data satu No. Bukti (Penerimaan Kas Bank)
selesai dientry, langkah berikutnya adalah menyimpan data
tersebut. Sorot pada [Simpan] tekan {Enter} atau klik pada
[Simpan] dengan mouse. Anda juga dapat mencetak data yang
sudah dientry dengan klik pada [Cetak] untuk mencetak bukti
Penerimaan Kas Bank ([Cetak] secara otomatis akan menyimpan
data).
9. Untuk melanjutkan pada No. Bukti yang lain, ulangi dari langkah 2
kembali.
Edit data Penerimaan Kas Bank

15. Aktifkan layar entry Penerimaan Kas Bank dari Menu [Kas
Bank] [Penerimaan Kas Bank] (jika belum aktif)
16. Sorot ke kolom No.Bukti, ketik nomor Bukti yang akan Anda
8-6
Be-A-plus
di edit.
Hapus data Penerimaan Kas Bank

19. Aktifkan layar entry Penerimaan Kas Bank dari Menu [Kas Bank],
[Penerimaan Kas Bank] (jika belum aktif)
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Penerimaan Kas Bank

di layar.
1. Aktifkan layar entry Penerimaan Kas Bank dari Menu [Kas Bank],
[Penerimaan Kas Bank] (jika belum aktif)
2. Sorot ke kolom No.Bukti, ketik nomor Bukti yang akan Anda edit.
4. Klik pada tombol perintah [Cetak] untuk mencetak bukti Hutang.
: Cetak Laporan)
8-7
Be-A-plus

Catatan :

Catatan :
Pada umumnya dalam suatu perusahaan Penerimaan Kas Bank jarang

dipergunakan, karena hampir semua Penerimaan Kas Bank adalah
penerimaan yang berasal dari Penjualan yang tugas penerimaan Kas Bank-
nya sudah ditugaskan pada Penerimaan Piutang. Oleh sebab itu Penerimaan
Kas Bank biasanya hanya melakukan transaksi yang bersifat penerimaan
lain-lainnya seperti penerimaan untuk Saldo Awal kas bank, penerimaan
setoran modal dan beberapa penerimaan kas yang bersifat insidentil lainnya
seperti adjustment saldo Kas Bank.
Entry Saldo Awal Kas Bank

Pada awal pemakaian Be-A-plus tentunya kita perlu memasukkan saldo awal
untuk semua data termasuk saldo awal kas dan bank. Untuk itu kita
pergunakan menu Penerimaan Kas Bank untuk memasukkan saldo pada
masing-masing rekening kas dan bank.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengentry saldo awal Kas Bank
adalah :
1. Gunakan Nomor Bukti yang unik dengan nomor bukti transaksi
Penerimaan Kas Bank yang lain untuk memudahkan kita dalam
mengideftifikasikan jenis transaksinya.
2. Tanggal ditetapkan pada tanggal sebelum kita memulai penerapan
Be-A-plus, misalkan untuk memulai pembukuan per 01 Maret
2004, maka gunakan tanggal saldo awal dibawah tanggal tersebut,
misalnya 25 Feb 2004. Atau jika kita memulai pembukuan per 01
Jan 2004, maka tanggal saldo awal dapat ditetapkan tanggal 31 Des
2003 atau tanggal dibawahnya.
3. Alat Bayar yang digunakan adalah jenis langsung cair (misalnya
“Tunai”). Sehingga saldo Kas Bank dapat langsung ter-Update.
4. Akun Kredit yang digunakan adalah Akun yang dipergunakan
untuk memasukkan semua saldo awal, misalnya Akun Modal.
Akun ini harus disesuaikan dengan transaksi pemasukkan saldo
8-8
Be-A-plus
awal lainnya seperti pada Penerimaan Stok untuk Saldo Awal,

entry saldo awal Hutang, entry saldo awal Piutang dan lainnya.
Entry saldo awal Kas Bank juga dapat digabungkan dengan entry saldo awal
Piutang Giro Gantung yaitu pada Grid Detail tambahan Alat Bayar jenis
tidak langsung cair (Giro / Cheque).
Entry Saldo Awal Piutang Giro Gantung

Cheque dan Giro Gantung yang masih belum cair tidak dapat ditambahkan
ke Saldo Awal Kas Bank secara langsung, karena nyatanya memang Cheque
dan Giro tersebut belum dapat dicairkan sebelum tanggal jatuh tempo
(sebelum dilakukan proses pencairan). Untuk itu Piutang Cheque dan Giro
Gantung perlu didata dan dimasukkan per masing-masing Cheque/Giro pada
Entry Penerimaan Kas Bank.
Entry ini adalah sama dan dapat digabungkan bersama Entry Saldo Awal Kas
Bank. Semua datanya adalah sama, kecuali perbedaannya adalah pada Alat
Bayar yang digunakan. Alat Bayar yang digunakan disini adalah Giro atau
Cheque (tidak langsung cair) sesuai dengan jenisnya. Kemudian Anda perlu
memasukkan No. Warkat dan Tanggal Jatuh Tempo warkat Cheque/Giro
tersebut.
No. Bukti
No. Bukti merupakan nomor bukti transaksi penerimaan kas. Nomor ini
harus unik (Be-A-plus tidak dapat menerima 2 nomor bukti yang sama), jika
tidak, Be-A-plus akan menampilkan data sebelumnya untuk diedit. Nomor
bukti ini sering juga dibedakan untuk masing-masing Kode Kas/Bank
misalkan dengan Nomor Awal “KM” untuk Penerimaan pada Kas (Kas
Masuk) dan “BM” untuk Penerimaan pada Bank (Bank Masuk). Dapat juga
dibuat perbedaan untuk masing-masing rekening Kas Bank.
Kode Bank/Kas
Kode ini adalah untuk menentukan rekening Kas atau Bank yang digunakan
untuk menerima transaksi ini. Untuk jenis Alat Bayar yang langsung cair,
maka saldo rekening Kas atau Bank ini akan di-update (ditambah) secara
langsung. Tetapi untuk Alat Bayar yang tidak langsung cair, Kode Bank/Kas
ini kurang berfungsi, karena pada saat Pencairan Warkat (lihat pada bagian
entry Pencairan Warkat) Kode Kas Bank dapat ditentukan kemudian,
sehingga Kode ini hanya bersifat sementara saja.
8-9
Be-A-plus
Tanggal
Tanggal merupakan tanggal terjadinya transaksi Penerimaan Kas Bank.
Tanggal ini dapat dipilih dari dropdown kalender atau diketik.
Terima Dari (Kode Relasi & Nama Relasi)

Field ini merupakan Kode Relasi yang terdaftar pada Master Customer dan
Master Supplier. Data ini digunakan sebagai referensi dalam laporan
transaksi Kas Bank per Kode Relasi dan tidak mempunyai pengaruh dalam
transaksi dan posting jurnal ke General Ledger.
Keterangan
Keterangan dapat dientry oleh pemakai sebagai deskripsi tambahan untuk
transaksi tersebut. Maksimun karakter yang dapat di-entry dalam Keterangan
adalah 100 (seratus) karakter.
Alat Bayar
Kolom Alat Bayar digunakan untuk menentukan jenis alat bayar yang
dipergunakan dalam penerimaan Kas Bank. Hal yang paling penting untuk
diketahui dari Alat bayar adalah jenis Alat Bayar tersebut sebagai Alat Bayar
yang “Langsung Cair” atau “Tidak Langsung Cair”. Lihat entry Master Tipe
Alat Bayar pada kolom “Langsung Cair” untuk ketentuan jenis Alat Bayar.
Alat Bayar yang “Langsung Cair” akan mengupdate (menambah) saldo

rekening Kas atau Bank secara langsung, sedangkan yang “Tidak Langsung
Cair” tidak akan menambah saldo rekening Kas atau Bank pada transaksi ini.
Mereka memerlukan proses Pencairan Warkat untuk dapat dicairkan dan
meng-update ke saldo Kas atau Bank (Lihat Entry Pencairan Warkat).
No. Warkat
Khusus untuk Alat Bayar yang “Tidak Langsung Cair”, No. Warkat perlu
dientry sebagai identitas warkat tersebut. Gunakan nomor warkat yang unik
sehingga dapat dibedakan dengan warkat lainnya. Pada umumnya warkat
Cheque atau Giro sudah mempunyai nomor tersendiri sehingga kita tidak
perlu menciptakan nomor warkat tersendiri. Nomor Cheque dan Giro dapat
dipergunakan sebagai No. Warkat dan biasanya nomor ini selalu unik.
8-10
Be-A-plus
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal ini juga diperlukan hanya untuk Alat Bayar yang “Tidak Langsung
Cair”, sebagai referensi tanggal warkat tersebut dapat dicairkan. Tanggal
pencairan yang sebenarnya ditentukan pada saat Entry Pencairan Warkat.
Nominal
Nominal merupakan nilai transaksi untuk jenis alat bayar tersebut.
Kredit Akun
Kredit Akun berfungsi untuk memberikan informasi pada Be-A-plus untuk
melakukan pengkreditan pada akun di General Ledger. Akun debet sudah
ditentukan oleh Kode Bank/Kas pada bagian heading.
Untuk entry saldo awal, gunakan kode akun sesuai dengan kode akun yang
digunakan pada transaksi penerimaan saldo awal lainnya, seperti pada entry
saldo awal Stok, saldo awal Hutang dan saldo awal Piutang.
Keterangan Detail
Keterangan ini ditambahkan untuk memberikan keleluasaan bagi pemakai
untuk menambahkan penjelasan untuk masing-masing alat bayar (baris detail
transaksi).
Total
Pada bagian akhir Grid, tepat dibawah kolom Nominal terdapat field Total
yang memberikan informasi total Nominal yang dientry.

Entry Transaksi Penerimaan Kas Bank secara otomatis akan diposting ke
jurnal General Ledger. Bentuk haisl posting berdasarkan pada Kode Kas
Bank, jenis Alat Bayar dan Akun Kredit.
Contoh
No Jurnal : KM-01
1111 Kas 50,000
1122 Piutang Giro Gantung 150,000
8-11
Be-A-plus
Dari contoh ini dapat dilihat bahwa terdapat 3 (tiga) akun yang
dipergunakan. Yang pertama adalah Akun Kas (1111) yang ditentukan oleh
Kode Bank/Kas yang mana tipe Alat Bayar yang digunakan adalah tipe
“Langsung Cair” sehingga nominal 50,000 tersebut langsung di-debet pada
Kas. Sedangkan Akun Piutang Giro Gantung (1122) mencerminkan adalah
Alat Bayar “Tidak Langsung Cair” yang dipergunakan dalam penerimaan ini
yaitu sebesar 150,000. Dengan demikian nominal ini tidak diupdate ke saldo
Kas (sesuai yang ditentukan pada Kode Bank/Kas) tetapi dimasukkan untuk
sementara ke akun Piutang Giro Gantung. Akun Piutang Giro Gantung ini
ditentukan dalam Parameter “Piutang Giro Gantung” pada [Master]
[Parameter]
Data jurnal terakhir adalah Modal di Setor (3111) yang ditentukan pada
Kolom Akun Kredit.
Rangkuman
Entry Penerimaan Kas Bank digunakan untuk memasukkan data penerimaan
yang tidak berhubungan dengan Penjualan dan Hutang & Piutang. Selain
untuk memasukkan saldo awal rekening kas atau bank serta saldo awal
piutang giro gantung, Entry Penerimaan kas Bank lebih banyak
dipergunakan untuk penerimaan Kas Bank yang bersifat insidentil saja.
Entry Penerimaan Kas Bank mempunyai pengaruh terhadap :
2. Laporan-laporan Kas Bank serta saldo masing-masing rekening
Kas Bank.
8-12
Be-A-plus
Pengeluaran Kas Bank

Pengeluaran Kas Bank merupakan entry transaksi yang digunakan untuk
memasukkan data pengeluaran uang dari kas (kas kecil) atau rekening bank.
Pengeluaran ini adalah pengeluaran uang yang tidak berhubungan langsung
dengan Pembelian ataupun Hutang & Piutang. Pada umumnya pengeluaran
ini bersifat penreluaran biaya lain-lain atau untuk pembelian barang non stok.

1. COA sudah harus ter-Entry dengan benar
2. Kode Kas Bank sudah di-entry dalam Master Kas Bank
3. Tipe Alat Bayar sudah didefenisikan dalam Master Alat Bayar
4. Master Customer & Master Supplier (Relasi) sudah dientry
5. Master Akun Laba Rugi sudah dipersiapkan
6. Data Pengeluaran Kas Bank
8-13
Be-A-plus
Gambar Entry Pengeluaran Kas Bank
8-14
Be-A-plus
Entry Pengeluaran Kas Bank

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Pengeluaran Kas Bank dengan Menu [Kas
Bank] [Pengeluaran Kas Bank]
entry Pengeluaran Kas Bank. Ketik nomor bukti yang baru
Nomor Bukti Kas Bank yang sudah dientry sebelumnya, maka data
tersebut akan dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data
Pengeluaran Kas Bank).
Catatan :
3. Kode Bank/Kas merupakan combobox dengan dropdown yang

berisikan pilihan daftar Kas Bank yang sudah didefenisikan pada
Master Bank. Entry kode Kas Bank atau pilih dari dropdown yang
tersedia.
melanjutkan}

5. Bayar Kepada merupakan kode relasi dalam bentuk combobox

yang dapat dientry secara langsung atau dipilih dari dropdown
daftar relasi yang tersedia. Kode Relasi merupakan gabungan Kode
Customer dan Kode Supplier. Nama Relasi akan muncul secara
otomatis mengikuti field Bayar Kepada.
penjelasan untuk entry Pengeluaran Kas Bank yang sedang
dimasukkan.
8-15
Be-A-plus
Bagian Detail
Alat Bayar).
tempo warkat yang dibayarkan, terutama warkat yang tidak
langsung cair (lihat Bab mengenai Master Alat Bayar). Warkat-
warkat tersebut misalnya adalah Cheque dan Giro yang
memerlukan proses pencairan.
dibayar. Pada bagian bawah grid, tepatnya dibawah kolom
11. Debet Akun merupakan dropdown yang dapat Anda gunakan
untuk memilih ke akun mana posting jurnal di General Ledger
dilakukan.
13. Ulangi langkah 7 s/d 12 untuk semua detail (alat bayar)
Pengeluaran Kas Bank.
14. Setelah keseluruhan data satu No. Bukti (Pengeluaran Kas Bank)
selesai dientry, langkah berikutnya adalah menyimpan data
tersebut. Sorot pada [Simpan] tekan {Enter} atau klik pada
[Simpan] dengan mouse. Anda juga dapat mencetak data yang
sudah dientry dengan klik pada [Cetak] untuk mencetak bukti
Pengeluaran Kas Bank ([Cetak] secara otomatis akan menyimpan
data).
kembali.
Edit data Pengeluaran Kas Bank

1. Aktifkan layar entry Pengeluaran Kas Bank dari Menu [Kas Bank]
[Pengeluaran Kas Bank] (jika belum aktif)
8-16
Be-A-plus
edit.
Hapus data Pengeluaran Kas Bank

1. Aktifkan layar entry Pengeluaran Kas Bank dari Menu [Kas Bank],
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Pengeluaran Kas Bank

di layar.
1. Aktifkan layar entry Pengeluaran Kas Bank dari Menu [Kas Bank],
: Cetak Laporan)
8-17
Be-A-plus

Catatan :

Catatan :
Pada umumnya dalam suatu perusahaan Pengeluaran Kas Bank sering

dipergunakan untuk berbagai biaya-biaya yang tidak dapat digolongkan
sebagai pembayaran piutang dari transaksi kegiatan usaha. Beberapa contoh
transaksi pengeluaran Kas Bank tersebut adalah biaya perkir kenderaan,
biaya gaji karyawan, biaya utilitas seperti air, listrik dan telepon dan berbagai
biaya lainnya.
Entry Saldo Awal Hutang Giro Gantung

Selain untuk mengentry biaya-biaya yang terjadi, entry ini juga dipergunakan
untuk memasukkan Saldo Awal Hutang Cheque Giro Gantung pada awal
memulai penggunakan program Be-A-plus untuk pembukuan. Data ini perlu
dimasukkan. Hutang Cheque dan Giro Gantung yang masih belum cair tidak
dapat dikurangkan dari Saldo Awal Kas Bank secara langsung, karena
nyatanya memang Cheque dan Giro tersebut belum dapat dicairkan sebelum
tanggal jatuh tempo (sebelum dilakukan proses pencairan) dan dana yang
tersedia masih berada dalam rekining Kas atau Bank. Untuk itu Hutang
Cheque dan Giro Gantung perlu didata dan dimasukkan per masing-masing
Cheque/Giro pada Entry Pengeluaran Kas Bank.
Alat Bayar yang digunakan dalam entry Saldo Awal Hutang Cheque / Giro
Gantung disini adalah Giro atau Cheque (tidak langsung cair) sesuai dengan
jenisnya. Kemudian Anda perlu memasukkan No. Warkat dan Tanggal Jatuh
Tempo warkat Cheque/Giro tersebut.
No. Bukti
No. Bukti merupakan nomor bukti transaksi pengeluaran kas. Nomor ini
harus unik (Be-A-plus tidak dapat menerima 2 nomor bukti yang sama), jika
tidak, Be-A-plus akan menampilkan data sebelumnya untuk diedit. Nomor
bukti ini sering juga dibedakan untuk masing-masing Kode Kas/Bank
8-18
Be-A-plus
misalkan dengan Nomor Awal “KK” untuk Pengeluaran pada Kas (Kas
Keluar) dan “BK” untuk Pengeluaran pada Bank (Bank Keluar). Dapat juga
dibuat perbedaan untuk masing-masing rekening Kas Bank.
Kode Bank/Kas
Kode ini adalah untuk menentukan rekening Kas atau Bank yang digunakan
untuk membayar transaksi ini. Untuk jenis Alat Bayar yang langsung cair,
maka saldo rekening Kas atau Bank ini akan di-update (dikurangkan) secara
langsung. Tetapi untuk Alat Bayar yang tidak langsung cair, Kode Bank/Kas
ini kurang berfungsi, karena pada saat Pencairan Warkat (lihat pada bagian
entry Pencairan Warkat) Kode Kas Bank dapat ditentukan kemudian,
sehingga Kode ini hanya bersifat sementara saja.
Tanggal
Tanggal merupakan tanggal terjadinya transaksi Pengeluaran Kas Bank.
Bayar Kepada (Kode Relasi & Nama Relasi)

Field ini merupakan Kode Relasi yang terdaftar pada Master Customer dan
Master Supplier. Data ini digunakan sebagai referensi dalam laporan
transaksi Kas Bank per Kode Relasi dan tidak mempunyai pengaruh dalam
transaksi dan posting jurnal ke General Ledger.
Keterangan
Alat Bayar
dipergunakan dalam pengeluaran Kas Bank. Hal yang paling penting untuk
diketahui dari Alat bayar adalah jenis Alat Bayar tersebut sebagai Alat Bayar
yang “Langsung Cair” atau “Tidak Langsung Cair”. Lihat entry Master Tipe
Alat Bayar pada kolom “Langsung Cair” untuk ketentuan jenis Alat Bayar.
Alat Bayar yang “Langsung Cair” akan mengupdate (mengurangi) saldo
rekening Kas atau Bank secara langsung, sedangkan yang “Tidak Langsung
Cair” tidak akan mengurangi saldo rekening Kas atau Bank pada transaksi
ini. Mereka memerlukan proses Pencairan Warkat untuk dapat dicairkan dan
meng-update ke saldo Kas atau Bank (Lihat Entry Pencairan Warkat).
8-19
Be-A-plus
No. Warkat
Khusus untuk Alat Bayar yang “Tidak Langsung Cair”, No. Warkat perlu
dientry sebagai identitas warkat tersebut. Gunakan nomor warkat yang unik
sehingga dapat dibedakan dengan warkat lainnya. Pada umumnya warkat
Cheque atau Giro sudah mempunyai nomor tersendiri sehingga kita tidak
perlu menciptakan nomor warkat tersendiri. Nomor Cheque dan Giro dapat
dipergunakan sebagai No. Warkat dan biasanya nomor ini selalu unik.
Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal ini juga diperlukan hanya untuk Alat Bayar yang “Tidak Langsung
Cair”, sebagai referensi tanggal warkat tersebut dapat dicairkan. Tanggal
pencairan yang sebenarnya ditentukan pada saat Entry Pencairan Warkat.
Nominal
Nominal merupakan nilai transaksi untuk jenis alat bayar tersebut.
Debet Akun
Debet Akun berfungsi untuk memberikan informasi pada Be-A-plus untuk
melakukan pendebetan pada akun di General Ledger. Akun kredit sudah
ditentukan oleh Kode Bank/Kas pada bagian heading.
Keterangan Detail
transaksi).
Total
8-20
Be-A-plus

Entry Transaksi Pengeluaran Kas Bank secara otomatis akan diposting ke
Bank, jenis Alat Bayar dan Akun Debet.
Contoh
No Jurnal : BK-01
5213 Biaya Operasional 50,000
1112 Bank 10,000
2112 Hutang Giro Gantung 40,000
Dari contoh ini dapat dilihat bahwa terdapat 3 (tiga) akun yang
dipergunakan. Yang pertama adalah Akun Biaya Operasioanl (5213) yang
ditentukan oleh Kolom Debet akun pada grid detail alat bayar. Akun
berikutnya adalah Akun Bank (1112) yang ditentukan oleh Kode Bank/Kas
yang mana tipe Alat Bayar yang digunakan adalah tipe “Langsung Cair”
sehingga nominal 10,000 tersebut langsung di-kredit dari Bank. Sedangkan
Akun Hutang Giro Gantung (2112) mencerminkan adalah Alat Bayar “Tidak
Langsung Cair” yang dipergunakan dalam penerimaan ini yaitu sebesar
40,000. Dengan demikian nominal ini tidak diupdate ke saldo Bank (sesuai
yang ditentukan pada Kode Bank/Kas) tetapi dimasukkan untuk sementara
ke akun Hutang Giro Gantung. Akun Hutang Giro Gantung ini ditentukan
dalam Parameter “Hutang Giro Gantung” pada Menu [Master] [Parameter].
Rangkuman
Entry Pengeluaran Kas Bank digunakan untuk memasukkan data
pengeluaran yang tidak berhubungan dengan Pembelian dan Hutang &
Piutang. Selain untuk memasukkan saldo awal hutang giro gantung, Entry
Pengeluaran Kas Bank lebih banyak dipergunakan untuk Pengeluaran Kas
Bank yang merupakan biaya-biaya tambahan dalam kegiatas usaha.
Entry Penerimaan Kas Bank mempunyai pengaruh terhadap :
Kas Bank.
8-21
Be-A-plus
Pindah Buku
Pindah Buku merupakan gabungan dari Transaksi Penerimaan Kas Bank dan
Transaksi Pengeluaran Kas Bank. Dalam Transaksi Penerimaan dan
Pengeluaran Kas Bank di Be-A-plus pada kolom Kredit Akun dan Kolom
Debet Akun dibatasi untuk tidak dapat dijurnal pada Akun Kas dan Bank.
Hal ini berfungsi untuk menghidari terjadinya kesalahan pada Buku Kas
Bank dan juga untuk mencegah transaksi pemindah bukuan yang double
pada jurnal General Ledger.
Untuk itu disediakan Entry Pindah Buku untuk memudahkan proses pindah
buku antar Kas Bank sehingga tidak perlu dua kali entry (satu kali entry pada
Pengeluaran Kas Bank dan satu kali pada Penerimaan Kas Bank). Pada entry
ini dapat yang paling penting diperhatikan adalah data Dari Bank/Kas dan Ke
(Bank/Kas), karena kedua Kode Kas Bank ini menentukan rekening-rekening
pemindahan tersebut.

5. Data Pindah Buku Kas Bank
8-22
Be-A-plus
Gambar Entry Pindah Buku
8-23
Be-A-plus
Entry Pindah Buku

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Pindah Buku dengan Menu [Kas Bank]
[Pindah Buku]
entry Pindah Buku. Ketik nomor bukti yang baru kemudian tekan
Nomor Bukti yang Anda masukkan merupakan Nomor Bukti Kas
Bank yang sudah dientry sebelumnya, maka data tersebut akan
dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit Data Pindah
Buku).
Catatan :

melanjutkan}

4. Dari Bank/Kas (Kode Kas Bank) merupakan combobox dengan

dropdown yang berisikan pilihan daftar Kas Bank yang sudah
didefenisikan pada Master Bank. Entry kode Kas Bank atau pilih
dari dropdown yang tersedia.
5. Ke (Kode Kas Bank) merupakan combobox yang berisikan
dropdown daftar Kode Kas Bank yang dapat dipilih atau di-entry
secara langsung.
penjelasan untuk entry Pindah Buku yang sedang dimasukkan.
Bagian Detail
Alat Bayar).
8-24
Be-A-plus

Alat Bayar. Untuk pemindahan tunai, No. Warkat tidak perlu
diisi.
tempo warkat yang dipindahkan. Khusus untuk Pindah Buku,
tanggal jatuh tempo ini hanya bersifat informasi, karena semua
jenis warkat akan dianggap langsung cair dan secara langsung
saldo rekening di update.
dipindah bukukan. Pada bagian bawah grid, tepatnya dibawah
kolom Nominal terdapat Total Nominal yang dijumlahkan dari
baris-baris Nominal yang terisi. Jumlah Total pada Grid (Alat
Bayar) ini harus sama dengan Total pada Grid (Angsuran)
sebelumnya.
6. Ulangi langkah 7 s/d 11 untuk semua detail (alat bayar) Pindah
Buku.
7. Setelah keseluruhan data satu No. Bukti (Pindah Buku) selesai
klik pada [Cetak] untuk mencetak bukti Pindah Buku ([Cetak]
kembali.
Edit data Pindah Buku

1. Aktifkan layar entry Pindah Buku dari Menu [Kas Bank] [Pindah
Buku] (jika belum aktif)
edit.
8-25
Be-A-plus

Hapus data Pengeluaran Kas Bank

1. Aktifkan layar entry Pindah Buku dari Menu [Kas Bank], [Pindah
hapus.
data lainnya.
Cetak bukti Pindah Buku

di layar.
1. Aktifkan layar entry Pindah Buku dari Menu [Kas Bank], [Pindah
: Cetak Laporan)
Catatan :
8-26
Be-A-plus

Catatan :Nomor Bukti transaksi dapat langsung dicetak sewaktu
Pada umumnya proses pindah buku dari satu rekening ke rekening lain sering
dilakukan. Transaksi pindah buku ini antara lain adalah setoran dari kas ke
rekening bank, pindah buku (transfer) dari satu rekening di bank ke rekening
lain atau rekeing pada bank lain, penerimakan tunai dari rekening bank untuk
mengisi kas kecil.
Hal perlu diingat dalam Be-A-plus adalah karena pindah buku merupakan
proses interen dalam perusahaan, maka semua proses dianggap dilakukan
secara langsung sehingga jenis warkat apapun yang dilakukan, Be-A-plus
akan langsung meng-update saldo rekening kas atau bank yang terlibat.
No. Bukti
No. Bukti merupakan nomor bukti transaksi pindah buku. Nomor ini harus
unik (Be-A-plus tidak dapat menerima 2 nomor bukti yang sama), jika tidak,
Be-A-plus akan menampilkan data sebelumnya untuk diedit. Nomor bukti ini
sering juga dibedakan dari transaksi bank lainnya, misalnya dengan
menggunakan Nomor Awal “PB” (Pindah Buku)
Tanggal
Tanggal merupakan tanggal terjadinya transaksi Pengeluaran Kas Bank.
Dari Bank/Kas
Kode ini adalah untuk menentukan rekening Kas atau Bank yang akan
dikurangi saldonya (dipindahkan ke rekening lain). Dengan demikian Kas
Bank yang ditentukan dalam field ini akan di kredit rekening-nya.
Ke (Kode Kas Bank)

Kode ini untuk menentukan rekening Kas atau Bank yang akan menerima
dana pindahan. Dengan demikian saldo Kas Bank ini akan bertambah sesuai
dengan nominal yang dipindahkan.
8-27
Be-A-plus
Keterangan
Alat Bayar, No. Warkat dan Tanggal Jatuh Tempo

dipergunakan dalam pengeluaran Kas Bank. Dalam Pindah Buku, Jenis Alat
Bayar, No. Warkat dan Tanggal Jatuh Tempo ini digunakan sebagai
informasi untuk jenis alat bayar yang dipergunakan. Saldo Kas Bank yang
terlibat dalam Pindah Buku akan langsung di update tanpa melihat ke jenis
alat bayar dan tanggal jatuh temponya. Dengan demikian tidak diperlukan
(tidak ada) proses Pencairan Warkat untuk warkat yang digunakan dalam
proses Pindah Buku ini.
Nominal
Nominal merupakan nilai transaksi untuk jenis alat bayar yang dipindah-
bukukan.
Keterangan Detail
transaksi).
Total

Entry Transaksi Pindah Buku Kas Bank secara otomatis akan diposting ke
Bank (Dari Kas Bank dan Ke) yang terlibat.
Contoh
No Jurnal : PB-01
1112 Bank 150,000
1111 Kas 150,000
8-28
Be-A-plus
Dari contoh ini dapat dilihat proses pindah buku yang terjadi adalah setoran
ke Bank yang dananya diambil dari Kas. Sehingga hasil jurnal yang
diperoleh adalah kredit akun Kas (1111) sebesar 150,000 yang ditentukan
pada field Dari Bank/Kas. Dan debet akun Bank (1112) sebesar 150,000
yang ditentukan pada file Ke (Kode Kas Bank).
Rangkuman
Entry Pindah Buku Kas Bank merupakan entry untuk mencatat perpindahan
dana antar rekening Kas Bank yang dimiliki oleh perusahaan. Pindah Buku
tidak menyebabkan aset perusahaan bertambah atau berkurang, hanya
menyebabkan pengalihan aset dari satu rekening ke rekening lainnya.
Dana pindah buku akan langsung dicairkan oleh Be-A-plus tanpa melihat
Tipe Alat Bayar dan Tanggal Jatuh Tempo-nya karena transaksi ini
merupakan transaksi interen yang pada umumnya proses berlaku efektif
sesegera mungkin. Sehinga tidak perlu melakukan proses pencairan warkat
lagi.
Entry Pindah Buku mempunyai pengaruh terhadap :
Kas Bank.
8-29
Be-A-plus
Pencairan Warkat
Pada Master Alat Bayar terdapat kolom yang menentukan jenis Alat Bayar
apakah termasuk jenis “Langsung Cair” atau “Tidak Langsung Cair”. Untuk
tipe “Langsung Cair”, maka Alat Bayar tersebut langsung meng-update saldo
Kas Bank. Sedangkan untuk tipe “Tidak Langsung Cair”, maka Alat Bayar
tersebut memerlukan satu proses lagi (Pencairan Warkat) untuk dapat meng-
update saldo Kas Bank (Kecuali untuk transaksi Pindah Buku).
Proses Pencairan Warkat diperlukan sewaktu suatu warkat alat bayar efektif
menjadi uang yang dapat dipergunakan untuk transaksi jual beli, jika belum
maka warkat tersebut tepat akan berada pada status (post) Hutang Giro
Gantung atau Piutang Giro Gantung.
Dalam Proses ini pemakai cukup menentukan Giro Gantung yang dicairkan
(status) dan tanggal pencairan.

5. Data Warkat sudah dientry dari semua transaksi yang berhubungan
dengan Alat Bayar (kecuali Pindah Buku)
6. Data warkat yang cair
8-30
Be-A-plus
Gambar Entry Pencairan Warkat
8-31
Be-A-plus
Entry Proses Pencairan Warkat

Sedikit berbeda dengan form entry yang lain, form entry Pencairan Warkat
berbentuk daftar pilihan yang mana kita dapat memilih warkat yang
dicairkan dan mengisi sedikit informasi saja.
Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Pencairan Warkat dengan Menu [Kas Bank]
[Pencairan Warkat]
2. Tanggal … s/d … merupakan field untuk menentukan batasan
Tanggal Jatuh Tempo warkat yang hendak ditampilkan pada daftar.
3. Status (Keluar, Masuk) merupakan dropdown yang hanya berisi
pilihan Keluar atu Masuk. Pilihan Keluar akan menampilkan
warkat yang dikeluarkan untuk membayar hutang. Sedangkan
pilihan Masuk akan menampilkan warkat yang diterima dari
penerimaan piutang.
4. Option Belum Cair, Cair dan Semua merupakan pilihan untuk
menentukan jenis data warkat yang hendak ditampikan pada grid.
Apakah data warkat yang belum cair, atau yang sudah cair. Pilihan
ketiga (semua) merupakan pilihan untuk menampilkan semua data
(baik cair maupun tidak).
Bagian Detail
Grid detail akan menampilkan semua warkat yang sesuai dengan kreteria
yang ditentukan pada heading. Data yang perlu dientry pada grid detail
hanya pilihan status, tanggal cair dan kas bank yang menerimaan dana yang
dicairkan.
1. Kolom Alat Bayar, No. Bukti, No.Warkat, Tanggal Jatuh Tempo
dan Nominal merupakan infomasi warkat yang hendak dilakukan
proses pencairan. Data ini tidak dapat di edit.
2. Kolom Status menampilkan status warkat apakah sudah cair atau
belum. Kolom Status merupakan combobox yang dapat dipilih dari
pilihan “Cair” atau “Belum Cair”. Anda dapat mengubah status
suatu warkat dari “Belum Cair” menjadi “Cair” (atau sebaliknya).
3. Tanggal Cair harus diisi untuk status warkat yang “Cair”. Tanggal
ini dapat diketikkan atau dipilih dari dropdown kalender yang
tersedia.
Catatan : Akun Laba Rugi untuk tanggal cair sudah harus

8-32
Be-A-plus
4. Cair ke Bank merupakan kolom combobox dengan dropdown

pilihan Kode Bank untuk menentukan kemana pencairan warkat
tersebut dilakukan (dana hasil pencairan diupdate ke rekening Kas
Bank yang mana).
5. Ulangi langkah 6 s/d 8 untuk warkat-warkat lain yang hendak
dicairkan (diubah status-nya).
6. Setelah data yang perlu diproses selesai di lakukan, langkah
tekan {Enter} atau klik pada [Simpan] dengan mouse.
7. Untuk membatalkan proses Pencairan Warkat, Anda dapat
mengklik pada [Batal] atau sorot pada [Batal] dan tekan {Enter}
8. Untuk melanjutkan pada warkat-warkat yang lain, ulangi dari
langkah 2 kembali.
Edit data Pencairan Warkat

Edit terhadap Entry Pencairan Warkat sebenarnya tidak ada, yang ada adalah
Anda dapat menampilkan kembali warkat yang sudah cair dan mengubah
status-nya menjadi belum cair (untuk membatalkan pencairan).
Caranya mengedit adalah sama dengan Entry Proses Pencairan Warkat.
Hapus Proses Pencairan Warkat

Karena form ini merupakan form Proses, sehingga tidak ada data yang dapat
dihapus di form ini. Yang hanya dapat dilakukan adalah merubah status
warkat dari “Belum Cair” menjadi “Cair” atau sebaliknya dari “Cair”
menjadi “Belum Cair”
Oleh sebab itu form ini tidak menyediakan tombol perintah [Hapus] untuk
menghapus data.
Pencairan Warkat merupakan proses untuk menentukan status warkat dari

status “Belum Cair” menjadi “Cair” atau sebaliknya. Proses ini tidak
menambahkan data transaksi apapun pada Kas Bank, kecuali mengubah
saldo rekening Kas Bank dan jurnal pada General Ledger.
Oleh sebab itu dapat yang perlu dientry pada form ini adalah parameter
untuk menentukan batasan data warkat yang hendak ditampilkan pada grid.
Parameter ini ditampilkan pada bagian header dan perlu diisi.
Parameter Batasan Tanggal

Parameter pertama yang perlu diisi pertama adalah batasan tanggal. Batasan
ini merupakan batasan tanggal jatuh tempo warkat. Parameter ini berupa dua
8-33
Be-A-plus
buah entry tanggal dengan dropdown kalender. Tanggal pertama menentukan

batas bawah tanggal jatuh tempo warkat sedangkan tanggal kedua adalah
batas atas tanggal jatuh tempo warkat yang hendak ditampilkan. Semua
warkat yang tanggal jatuh tempo-nya lebih besar atau sama dengan batasan
tanggal pertama dan lebih kecil atau sama dengan batasan tanggal kedua
akan ditampilkan pada grid detail.
Status
Status merupakan perameter kedua yang dientry untuk menentukan jenis
warkat yang hendak ditampilkan pada grid setelah ketentuan pada parameter
tanggal diatas. Status terdiri dari dua jenis yaitu “Keluar” dan “Terima”.
Status “Keluar” adalah untuk semua warkat yang dibayarkan oleh
perusahaan kepada pihak lain misalnya dari transaksi “Pembayaran Hutang”,
“Entry Piutang” dan “Pengeluaran Kas Bank”. Apabila warkat “Keluar”
dicairkan mana saldo rekening Kas Bank akan dikurangi.
Sebaliknya Status “Terima” adalah untuk semua warkat yang diterima dari
pihak luar yang berasal dari transaksi “Penerimaan Piutang”, “Entry Hutang”
dan “Penerimaan Kas Bank”. Pencairan warkat “Terima” akan menambah
saldo rekening Kas Bank.
Option Belum Cair, Cair dan Semua

Batasan ketiga adalah Option Button untuk memilih jenis warkat berdasarkan
Status “Cair” atau “Belum Cair”–nya suatu warkat. Option Belum Cair
hanya akan menampilkan warkat yang belum cair (sesuai dengan batasan
tanggal dan status sebelumnya) pada grid. Option ini merupakan option yang
pada umumnya digunakan jika hendak melakukan proses pencairan terhadap
warkat yang belum cair.
Option Cair hanya akan menampilkan data warkat yang sudah cair. Option
ini diperlukan jika hendak membatalkan pencairan suatu warkat (mengubah
status cair menjadi belum cair).
Option ketiga adalah untuk menampilkan semua data warkat baik sudah cair
maupun belum. Pada umumnya option ini dipergunakan jika hendak melihat
data pencairan atau mengganti status cair dari suatu warkat dengan warkat
lain (karena adanya kesalahan pencairan atau sebab lainnya).
Setelah batasan pada begian heading ditentukan, maka pada bagian detail
akan ditampilkan data warkat yang sesuai. Pada grid data warkat ini kita
dapat mengubah Status warkat dan mengisi Tanggal Cair serta Cair Ke Bank.
Data lainnya merupakan tampilan informasi saja.
8-34
Be-A-plus
Status
Anda dapat menggunakan pilihan pada dropdown status warkat untuk
menentukan perubahan statusnya atau mengetik lansung pada combobox
status. Hanya ada dua status yang dapat di-entry yaitu “Cair” atau “Belum
Cair”.
Tanggal Cair
Tanggal Cair merupakan data yang perlu diisi jika Status warkat adalah
“Cair”. Tanggal ini menentukan tanggal jurnal hasil posting ke General
Ledger. Secara default Tanggal Cair akan diset oleh Be-A-plus sesuai dengan
tanggal komputer, tetapi dapat Anda ubah dengan mengetikkan tanggalnya
atau memilih dari dropdown kalender yang tersedia.
Tanggal ini akan menjadi tanggal jurnal di General Ledger, bukan Tanggal
Jatuh Tempo karena Tanggal Cair merupakan tanggal yang sebenarnya
dimana suatu warkat “Tidak Langsung Cair” menjadi cair dan meng-update
saldo Kas Bank.
Cair Ke Bank
Data terakhir dari suatu warkat yang dicairkan adalah Cair Ke Bank. Kolom
ini menentukan ke rekening Kas Bank mana hasil pencairan di update.
Pada saat transaksi penerimaan / pembayaran Kas Bank jika Alat Bayar yang
digunakan adalah Alat Bayar yang “Tidak Langsung Cair” maka warkat
tidak langsung cair tersebut untuk sementara akan diupdate ke post akun
“Hutang Giro Gantung” atau “Piutang Giro Gantung”. Dengan demikian
tidak update ke rekening Kas Bank. Selain itu lebih sering kita belum
mengetahui kemana (bank) dimana suatu warkat akan dicairkan kemudian.
Oleh sebab itu Be-A-plus menyediakan kemudahan untuk dapat menentukan
ke rekening Kas Bank mana suatu warkat dicairkan pada saat Proses
Pencairan Warkat.
Kode Kas Bank yang akan ditampilkan pada kolom ini adalah Kode Kas
Bank yang dipergunakan pada saat transaksi peneriman/pembayaran warkat
tersebut. Kode ini dapat diubah dengan mengetikkan Kode Kas Bank yang
ada atau pilih dari dropdown daftar Kas Bank yang tersedia.

Hasil Proses Pencairan Warkat akan diposting ke jurnal di General Ledger.
Contoh hasil posting dapat dilihat pada contoh berikut :
8-35
Be-A-plus
Contoh
No Jurnal : CAIRKM-01170304
1112 Bank 10,000
1122 Piutang Giro Gantung 10,000
Dari contoh ini dapat dilihat proses pencairan warkat yang terjadi adalah
sebesar 10,000 dan dicairkan ke Bank (1112) sesuai dengan Kode Kas Bank
pada kolom Cair Ke Bank. Sedangkan kredit akun Piutang Giro Gantung
(1122) ditentukan oleh parameter “Piutang Giro Gantung” pada [Master]
[Parameter]
No. Journal juga ditetapkan oleh Be-A-plus dengan menggunakan parameter

“Kode Awal No Jounal Pencairan Warkat Bank” diikuti oleh No. Bukti
Transaksi untuk warkat yang dicairkan ditambah dengan tanggal cair
(termasuk bulan dan tahun) kemudian diikuti dengan parameter “Kode Akhir
No Journal Pencairan Warkat Bank”. Nomor Journal ini digunakan untuk
dapat mengindentifikasi dan membedakan dari nomor-nomor transaksi yang
lain.
Rangkuman
Proses Pencairan Giro merupakan proses yang digunakan untuk mengganti
status “Belum Cair” dari warkat-warkat “Tidak Langsung Cair” menjadi
status “Cair”. Menu ini juga dapat digunakan sebaliknya untuk mengganti
status warkat “Cair” menjadi “Belum Cair”. Hasil pencairan akan diupdate
ke saldo rekening Kas Bank dan juga akan diposting ke jurnal di General
Ledger.
Prose Pencairan Giro mempunyai pengaruh terhadap :

Kas Bank.
8-36
Be-A-plus
Laporan
Be-A-plus menyediakan berberapa jenis laporan untuk Kas Bank sesuai
dengan kebutuhan pemakai. Laporan-laporan ini terdiri dari :
• Transaksi Terima Kas Bank
• Transaksi Keluar Kas Bank
• Seluruh Trans. Terima Kas Bank
• Seluruh Trans. Keluar Kas Bank
• Transaksi Kas Bank per Relasi
• Buku Kas Bank
• Buku Kas Bank (termasuk belum cair)
• Transaksi Pindah Buku
• Transaksi Pindah Buku (Detail)
• Transaksi Pindah Buku (Ke Bank)
• Transaksi Pindah Buku (Dari Bank)
• Warkat Belum Cair
Menampilkan Laporan
1. Klik pada Menu [Kas Bank] [Laporan] dan klik pada [nama
Kode Relasi.

[Exit]
laporan.
8-37
Be-A-plus

Appendix B : Cetak Laporan.
Laporan-laporan dalam Menu [Kas Bank]

Laporan Transaksi Terima Kas Bank
Laporan Transaksi Terima Kas Bank merupakan laporan yang menyajikan
daftar transaksi Penerimaan Kas Bank yang dari Entry pada Menu
Penerimaan Kas Bank dalam periode tertentu.
Parameter Laporan yang perlu diberikan untuk laporan ini adalah batasan
tanggal periode laporan. Pada umumnya kita menggunakan tanggal awal dan
akhir bulan sebagai batasan tanggal laporan.
Gambar Laporan Transaksi Penerimaan Kas Bank
Pada laporan ini semua transaksi yang dientry dalam Entry Penerimaan Kas
Bank ditampilkan dengan diurutkan berdasarkan tanggal dan Nomor Bukti.
Data lain yang ditampilkan adalah kode relasi, kode bank, tipe alat bayar,
nominal serta akun debet dan kredit-nya.
Pada akhir setiap No. Bukti terdapat sub total per nomor bukti. Dan pada
akhir laporan terdapat Grand Total nominal untuk semua transaksi yang
ditampilkan pada laporan.
8-38
Be-A-plus
Laporan Transaksi Keluar Kas Bank

Laporan Transaksi Keluar Kas bank merupakan laporan yang menampilkan
semua data pengeluaran kas bank yang di-entry melalui menu Penerimaan
Kas Bank. Parameter untuk laporan ini adalah batasan tanggal periode
transaksi penerimaan kas bank. Isilah periode tanggal tersebut dan klik
[Cetak] untuk menampilkan laporan.
Gambar Laporan Transaksi Keluar Kas Bank
Laporan ini menampilkan semua transaksi yang dimasukkan melalui Menu

Penerimaan Kas Bank dengan batasan periode tanggal sesuai Parameter
Laporan. Data yang ditampilkan diurutkan menurut tanggal transaksi dan
dikelompokkan berdasarkan masing-masing No. Bukti transaksi Penerimaan
Kas Bank. Selain kode relasi, kode bank juga dimunculkan pada heading
tiap-tiap transaksi. Bagian detail terdapat data tipe Alat Bayar, Nomor
Warkat, Nominal, akun Debet dan Kredit serta keterangan detail transaksi.
Sub total untuk masing-masing No. Bukti ditampilkan mengikuti No. Bukti
tersebut, tepat dibawah Nominal. Grand Total untuk semua data yang
ditampilkan di laporan ditampilkan pada bagian akhir laporan.
8-39
Be-A-plus
Laporan Seluruh Trans. Terima Kas Bank

Sedikit berbeda dengan dua laporan sebelumnya, Laporan Seluruh Transaksi
Terima Kas Bank menampilkan data penerimaan kas bank baik dari menu
Penerimaan Kas Bank maupun dari hasil posting menu lain seperti menu
Entry Hutang dan menu Penerimaan Piutang.
Parameter untuk laporan ini adalah batasan tanggal transaksi yang hendak
ditampilkan.
Gambar Laporan Seluruh Transaksi Terima Kas Bank
Laporan ini mempunyai bentuk yang hampir sama dengan Laporan Transaksi
Terima Kas Bank. Yang berbeda hanya jumlah data yang ditampilkan lebih
banyak, kerana selain berasal dari menu Penerimaan Kas Bank, data laporan
ini juga berasal dari semua transaksi penerimaan yang berhubungan dengan
Kas Bank. Dengan demikian laporan ini lebih mencerminkan konsisi Kas
Bank yang sebenarnya.
8-40
Be-A-plus
Laporan Seluruh Trans. Keluar Kas Bank

Laporan ini menyajikan seluruh transaksi yang berhubungan dengan
Pengeluran Kas Bank. Atau dengan kata lain adalah semua transaksi yang
mengurangi saldo Kas Bank. Parameter untuk laporan ini adalah periode
tanggal untuk membatasi jumlah transaksi yang ditampilkan hanya pada
tanggal yang diperlukan. Biasanya batasan tanggal yang digunakan adalah
dari awal bulan hingga akhir bulan.
Gambar Laporan Seluruh Transaksi Keluar Kas Bank
Bentuk laporan ditampilkan adalah sama dengan bentuk laporan sebelumnya,

yaitu data transaksi yang diurutkan berdasarkan tanggal dan dikelompokkan
berdasarkan masing-masing transaksi. Data yang ditampilkan adalah semua
transaksi Keluar Kas Bank baik yang berasal dari menu Penerimaan Kas
Bank maupun posting dari transaksi lain yang berhubungan dengan kas bank.
8-41
Be-A-plus
Laporan Transaksi Kas Bank per Relasi

Laporan ini merupakan laporan buku besar masing-masing relasi untuk
transaksi yang berhubungan dengan kas bank.
Parameter untuk laporan ini adalah parameter kode relasi dan batasan tanggal
transaksi yang hendak ditampilkan. Pada paramter kode relasi terdapat dua
pilihan tambahan yaitu “<SEMUA>” dan “<Lainnya>”. Jika Anda memilih
<SEMUA> maka data untuk semua relasi akan ditampilkan pada laporan,
termasuk data transaksi yang tidak mempunyai kode relasi. Data tanpa kode
relasi ini akan dikelompokkan dalam kelompok <Lainnya>. Pilihan
parameter kode relasi <Lainnya> akan menampilkan data yang tidak
mempunyai kode relasi saja.
Gambar Laporan Transaksi Kas Bank per Relasi
8-42
Be-A-plus
Pada laporan yang ditampilkan Anda dapat melihat bahwa tampilan data
dikelompokkan per masing-masing kode relasi (mulai dari kelompok tanpa
kode relasi). Urutan data dalam kelompok ini adalah berdasarkan tanggal
transaksi. Data yang dimunculkan selain Kode Relasi dan Tanggal adalah
No. Bukti, Tipe Alat Bayar, Status (Cair atau Belum) kemudian Nominal
Debet atau Kredit tergantung jenis transaksinya adalah Penerimaan atau
Pengeluaran Kas Bank. Nama Kas Bank mengikuti data debet dan kredit
sebagai infomasi tentang Kas Bank yang diupdate oleh data tersebut. Pada
kolom terakhir adalah kolom Keterangan.
Pada bagian akhir masing-masing kelompok Kode Relasi terdapat sub total
Debet dan total Kredit dan diikuti oleh Nominal Selisih Debet Kredit.
Total Nominal Debet dan Total Nominal Kredit serta selisihnya ditampilkan
juga pada akhir laporan.
8-43
Be-A-plus
Laporan Buku Kas Bank

Laporan Buku Kas Bank merupakan buku besar untuk semua transaksi yang
berhubungan dengan masing-masing Kas Bank.
Parameter Laporan yang diperlukan adalah Kode Kas Bank dan batasan
tanggal transaksi. Kode Kas Bank juga terdapat pilihan “<SEMUA>” untuk
menampilkan semua Kode Kas Bank.
Gambar Laporan Buku Kas Bank
Data yang ditampilkan pada laporan ini dikelompokkan pada masing-masing

Kode Kas Bank. Mengawali data detail, ditampilkan Saldo Awal Kas Bank
pada kolom Saldo. Dengan data detail transaksi yang diurutkan berdasarkan
tanggal transaksi. Data yang tampilkan adalah No. Bukti transaksi, Tanggal,
Alat Bayar, Nominal Debet, Nominal Kredit dan Saldo. Data Saldo
merupakan saldo berjalan yang dihitung berdasarkan nominal Debet dan
Kredit-nya. Total mutasi Debet dan Kredit ditampilkan pada akhir masing-
masing kelompok Kode Kas Bank. Saldo Kas Bank periode laporan ini dapat
dilihat pada data terakhir pada kolom Saldo.
Data yang ditampilkan pada laporan ini adalah data transaksi yang sudah
“Cair” atau yang sudah mengupdate saldo Kas Bank.
8-44
Be-A-plus
Laporan Buku Kas Bank (termasuk belum cair)

Laporan Buku Kas Bank (termasuk belum cair) ini menampilkan semua
transaksi Kas Bank walaupun data transaksi tersebut belum di cairkan
(belum meng-update saldo). Laporan ini berguna untuk mengadakan
pemeriksaan terhadap semua entry data yang sudah dimasukkan untuk
transaksi yang berhubungan dengan Kas Bank.
Parameter Laporan ini terdiri dari Kode Kas Bank dan tanggal periode
transaksi.
Gambar Laporan Buku Kas Bank (temasuk belum cair)
8-45
Be-A-plus
Bentuk laporan ini adalah sama dengan Laporan Buku Kas Bank, kecuali
adanya tambahan status “Cair” atau “Belum” dan Nomor Warkat. Data yang
ditampilkan pada laporan ini juga lebih banyak, karena selain mencakup data
yang sudah Cair, juga termasuk data transaksi yang Belum Cair. Untuk data
yang Belum Cair juga tidak terdapat Tanggal.
Total Debet dan Kredit serta saldo per masing-masing Kas Bank juga
ditampilkan. Namun demikian, Saldo ini tidak dapat di jadikan sebagai
patokan saldo Kas Bank jika data yang ditampilkan masih ada data yang
Belum Cair.
8-46
Be-A-plus
Laporan Transaksi Pindah Buku

Laporan ini menampilkan semua data transaksi pindah buku antar rekening
kas dan bank. Parameter laporan yang diperlukan adalah batasan tanggal
transaksi yang hendak dilaporkan dan parameter Kode Kas Bank dari mana
dana pindah buku berasal dan Kode Kas Bank ke mana dana tersebut
dipindahkan. Ke dua parameter bank ini dapat diisi dengan pilihan
<SEMAU> untuk menampilkan transaksi dari dan ke semua Kode Kas Bank.
Gambar Laporan Transaksi Pindah Buku
Data yang ditampilkan dalam laporan adalah Tanggal pindah buku, Nomor
Bukti pindah buku, Dari dan Ke untuk Kode Kas Bank serta Nominal yang
dipindahkan dan Keterangannya. Tampilan data ini diurutkan menurut
Tanggal transaksi pindah buku. Dari laporan ini kita dapat melihat semua
proses pindah buku yang terjadi serta total mutasi yang dipindahkan.
Untuk pilihan dari dan ke <SEMUA> kas bank, total yang terlihat hanya
menggambarkan total mutasi yang terjadi. Sedangkan jika Anda ingin
melihat detail dan total mutasi yang dipindahbukukan ke suatu bank tertentu,
maka pada parameter laporan Ke Bank pilihlah Kode Kas Bank tertentu saja.
Demikian juga jika Anda ingin melihat transaksi dan total mutasi yang
dipindahbukukan keluar dari suatu bank, maka pada parameter laporan Dari
Bank pilih Kode Kas bank tertentu saja.
Laporan ini menampilkan ringkasan transaksi pindah buku.
8-47
Be-A-plus
Laporan Transaksi Pindah Buku (Detail)

Laporan ini mempunyai persamana dengan Laporan Transaksi Pindah Buku,
yaitu menampilkan data transaksi pindah buku. Parameter Laporan yang
perlu dimasukkan juga sama.
Gambar Laporan Transaksi Pindah Buku (Detail )
Pada laporan ini Anda akan mendapati hasil laporan yang hampir sama
dengan Laporan Transaksi Pindah Buku, kecuali data yang ditampilkan lebih
detail ke Alat Bayar dan Nomor Warkat yang digunakan dalam proses
pindah buku tersebut. Laporan ini berguna jika Anda ingin memeriksa
Warkat apa yang dipergunakan dalam proses pindah buku tersebut.
8-48
Be-A-plus
Laporan Transaksi Pindah Buku (Ke Bank)

Variasi dari Laporan Transaksi Pindah Buku ini menyajikan data transaksi
pindah buku berdasarkan pada Kas Bank yang digunakan untuk menerima
data pindah buku. Parameter yang diperlukan oleh laporan ini adalah batasan
tanggal transaksi dan Kode Bank asal dan tujuan dana tersebut
dipindahbukukan.
Gambar Laporan Pindah Buku (Ke Bank)
Data yang ditampilkan dalam laporan ini dimulai dengan data Ke Bank, Dari
Bank, Tanggal pindah buku, No. Bukti, Nominal dan Keterangan pindah
buku. Data Ke Bank ditempatkan pada kolom pertama untuk menekankan
bahwa laporan ini mengelompokkan data yang ditampilkan berdasarkan
Kode Kas Bank tujuan dana pindah buku. Sedangkan Dari Bank ditempatkan
pada kolom ke dua dan juga melupakan pengelompokan kedua setelah Ke
Bank. Dengan demikian dalam laporan ini dapat dilihat sub total pindah
buku berdasarkan Dari Bank untuk suatu kas bank tertentu (Ke Bank) dan
jumlah total dana yang dipindah-masukkan Ke Bank tujuan. Grand total data
yang dipindahbukukan terdapat pada akhir laporan.
8-49
Be-A-plus
Laporan Transaksi Pindah Buku (Dari Bank)

Laporan ini mempunyai model yang sama dengan Laporan Transaksi Pindah
Buku (Ke Bank), tetapi perbedaannya hanya pada pengelompokkan data
yang ditampilkan adalah berdasarkan pada Kas Bank dimana dana pindah
buku berasal. Parameter untuk laporan ini juga sama yaitu batasan tanggal
dan parameter Dari Bank dan Ke Bank.
Gambar Laporan Transaksi Pindah Buku (Dari Bank)
Laporan ini dikelompokkan berdasarkan Kode Kas Bank dari mana dana
pindah buku tersebut berasal (Dari Bank) sehingga data ini ditempatkan pada
kolom pertama laporan. Kolom berikutnya adalah Ke Bank yang merupakan
Kode Kas Bank kemana dana tersebut dipindah bukukan. Kolom lainnya
adalah Tanggal, Nomor Bukit, Nominal dan keterangan.
Sub Total Nominal disediakan untuk per kelompok Ke Bank supaya dapat
diketahui jumlah dana yang dipindahkan ke suatu kas bank tertentu yang
berasal dari kode Dari Bank. Sub Total per kode Dari Bank juga ditampilkan
untuk menginformasikan jumlah dana yang dipindahkan keluar dari Kode
Kas Bank tersebut. Pada bagian akhir laporan juga ditampilkan keseluruhan
total mutasi pindah buku.
8-50
Be-A-plus
Laporan Warkat Belum Cair

Laporan Warkat Belum Cair merupakan laporan yang sangat berguna untuk
manajeman keuangan. Karena dari laporan ini kita dapat mengetahui jumlah
warkat yang akan jatuh tempo dalam periode tertentu dan belum lunas.
Parameter laporan yang diperlukan adalah parameter jenis warkat yang
berisikan pilihan “<SEMUA>”, “Keluar” dan “Terima”. Pilihan
“<SEMUA>” akan menampilkan semua jenis warkat baik yang kita terima
maupun kita bayarkan. Sedangkan pilihan “Keluar” hanya menampilkan
warkat-warkat yang kita bayar kepada relasi dan belum dicairkan. Sebaiknya
pilihan “Terima” hanya menampilkan data warkat yang kita terima dari relasi
dan belum dicairkan. Parameter laporan yang lain adalah batasan tanggal
jatuh tempo warkat.
Gambar Laporan Daftar Warkat Belum Cair

8-51
Be-A-plus
Laporan ini dikelompokkan per masing-masing jenis warkat. Untuk pilihan

parameter jenis warkat “<SEMUA>”, maka laporan akan menampilkan
kelompok warkat “Terima” terlebih dahulu kemudian diikuti oleh kelompok
warkat “Keluar”. Untuk pilihan parameter lainnya, hanya kelompok
bersangkutan saja yang ditampilkan pada laporan.
Batasan tanggal merupakan batasan tanggal jatuh tempo, sehingga data yang
ditampilkan pada laporan ini adalah berdasarkan pada tanggal jatuh tempo
dan tentunya statusnya Belum Cair.
Kolom pertama dalam laporan adalah kolom Tipe Warkat, diikuti dengan
nomor Warkat dan Tanggal Jatuh Tempo, Nominal dan Nama Relasi yang
menerima / membayar warkat tersebut. Urutan data adalah berdasarkan
Tanggal Jatuh Tempo sehingga memudahkan kita untuk mengontrol warkat
mana yang sudah seharusnya lebih diperhatikan bedasarkan tanggal jatuh
temponya.
Dengan adanya Nama relasi, kita dapat dengan mudah mengetahui untuk
menghubungi siapa relasi tersebut jika terjadi masalah pencairan dengan
warkat tertentu.
8-52
Be-A-plus
BAB 9. GENERAL LEDGER
General Ledger
Bagian paling akhir dari suatu proses pembukuan adalah General Ledger
yang sering juga disebut bagian Akuntansi atau “Pembukuan”.
Dalam Be-A-plus General Ledger merupakan bagian yang paling banyak
menerima data dan hampir semua transaksi langsung diposting ke jurnal
pada General Ledger. Dengan demikian sebenarnya General Ledger sudah
terlibat mulai dari saat transaksi Stok, Pembelian, Penjualan, Hutang &
Piutang hingga Kas Bank. Dari Entry Jurnal Umum kita dapat melihat semua
transaksi-transaksi yang diposting ke Generala Ledger.
Menu General Ledger

- Jurnal Umum
- Proses Akhir Tahun
- Penutupan Buku
- Laporan
• Buku Transaksi Harian
• Buku Besar
• Neraca Percobaan
• Neraca Percobaan (Tahunan)
• Laba Rugi
• Laba Rugi (Tahunan)
• Laba Rugi (Banding Bulan Lalu)
• Laba Rugi (Banding Tahun Lalu)
• Neraca (Scontrol)
• Neraca (Staffel)
• Neraca (Banding Bulan Lalu)
• Neraca (Banding Tahun Lalu)
• Arus Kas
9-1
Be-A-plus
Gambar Menu General Ledger
Pada Bab ini Anda akan mengetahui

- Entry Jurnal Umum
- Fungsi Proses Akhir Tahun
- Fungsi Penutupan Buku
- Hasil-hasil Posting dari Transaksi Lain dalam Be-A-plus
- Proses pelaporan
Data Master yang harus di persiapkan

- Master COA
Secara umum untuk General Ledger sendiri, 2 (dua) data Master diatas sudah
cukup. Tetapi karena General Ledger merupakan penampung semua
transaksi dari transaksi lain, maka untuk transaksi yang lain diperlukan
semua data Master dan parameter yang tersedia sehingga transaksi-transaksi
tersebut dapat melakukan posting secara benar ke General Ledger
9-2
Be-A-plus
Jurnal Umum
Seperti namanya, Entry Jurnal Umum digunakan untuk melakukan jurnal
terhadap akun-akun apa saja dalam daftar akun (COA). Secara umum semua
jurnal umum harus mempunyai nominal yang balance (seimbang) antara
akun debet dan akun kredit. Demikian juga hal ini berlaku untuk Be-A-plus.
Selain untuk melakukan entry jurnal umum, form ini dapat digunakan utnuk
melihat hasil posting jurnal dari transaksi lainnya, namun demikian, jurnal
hasil posting ini tidak dapat di-edit.

1. COA sudah harus defenisikan dengan baik dan benar
2. Akun Laba Rugi perlu didefenisikan untuk tiap-tiap bulan sesuai
dengan tanggal transaksi yang akan di-entry. Sebaiknya
mempersiapkan daftar akun laba rugi selama satu tahun dari bulan
Januari hingga Desember.
3. Data Jurnal Umum yang hendak di-entry
9-3
Be-A-plus
Gambar Entry Jurnal Umum
9-4
Be-A-plus
Entry Jurnal Umum

Bagian Heading
1. Tampilkan layar Entry Jurnal Umum dengan Menu [General
Ledger] [Jurnal Umum]
(nomor jurnal) entry Jurnal Umum. Ketik nomor bukti yang baru
Nomor Bukti Jurnal Umum yang sudah dientry sebelumnya, maka
data tersebut akan dimunculkan dan siap di-Edit (lihat bagian Edit
Data Jurnal Umum).
Catatan :
Nomor Bukti ini harus unik dari transaksi lainya, kerena
semua transaksi melakukan posting ke Jurnal Umum di
General Ledger.
3. Tanggal merupakan tanggal jurnal untuk nomor bukti jurnal diatas.

melanjutkan}
Catatan : Akun Laba Rugi untuk tanggal jurnal sudah harus

defenisikan. Jika tidak, jurnal ini akan ditolak saat disimpan.

penjelasan untuk entry Penerimaan Kas Bank yang sedang
dimasukkan.
Bagian Detail
1. Kolom No. Akun adalah combobox dengan dropdown daftar kode
akun yang sudah terdefenisi dalam COA. Ketik atau pilih Kode
Akun dari dropdown yang tersedia.
2. Nama Akun merupakan keterangan akun yang akan mumcul secara
otomatis setelah Kode Akun diisi.
3. Debet merupakan kolom yang berisikan nominal yang akan
didebet pada Kode Akun tersebut. Isilah nominal debet ini dan
tekan {Enter} untuk melanjutkan ke kolom keterangan. Jika kolom
ini tidak diisi (berharga nol), maka tekan {Enter} akan
9-5
Be-A-plus
menlanjutkan ke kolom Kredit. Jika kolom Debet diisi, maka

kolom kredit akan dikosongkan (nol)
4. Kredit merupakan kolom yang berikisin nominal yang akan
dikreditkan pada Kode Akun tersebut. Jika kolom kredit diisi,
maka kolom debet akan dikosongkan (nol).
6. Ulangi langkah 5 s/d 9 untuk semua detail (alat bayar) Penerimaan
Kas Bank.
7. Setelah seluruh data jurnal di entry, perhatikan total debet dan
kredit yang tepat berada pada bagian bawah masing-masing kolom
apakah sudah mempunyai harga yang sama (balance). Jika belum
balance maka Anda perlu mengedit data jurnal sebelum dapat
disimpan.
8. Setelah data jurnal balance (debet sama dengan kredit), langkah
untuk mencetak bukti Penerimaan Kas Bank ([Cetak] secara
otomatis akan menyimpan data).
kembali.
Edit data Jurnal Umum

1. Aktifkan layar entry Jurnal Umum dari Menu [General Ledger]
[Jurnal Umum] (jika belum aktif)
edit. Tetapi perlu diingat bahwa hanya data yang entry dari Jurnal
Umum dapat di-edit.
Data hasil posting tidak dapat di-edit, perhatikan data tanggal
dan keterangan yang dikaburkan jika data tersebut tidak dapat
di-edit.
9-6
Be-A-plus

Hapus data Jurnal Umum

1. Aktifkan layar entry Jurnal Umum dari Menu [General Ledger],
hapus. Hanya data yang dientry dari Jurnal Umum dapat dihapus.
Jika data tersebut berasal dari hasil posting, maka Tanggal dan
Keterangan akan dikaburkan dan data tersebut tidak dapat
dihapus.
data lainnya.
Cetak bukti Jurnal Umum

di layar.
1. Aktifkan layar entry Jurnal Umum dari Menu [General Ledger],
2. Sorot ke kolom No.Bukti, ketik nomor Bukti (nomor Jurnal) yang
akan Anda cetak. Atau pilih dari nomor bukti dari dropdown yang
tersedia.
: Cetak Laporan)
9-7
Be-A-plus
Catatan :
Catatan :
Nomor Bukti transaksi dapat langsung dicetak sewaktu melakukan
entry data.
Karena Be-A-plus secara otomatis melakukan posting untuk hampil semua

transaksi, maka entry jurnal yang diperlukan menjadi hanya sedikit saja. Hal
ini biasanya terbatas pada jurnal-jurnal penyesuaian saja, sedangkan jurnal
lainnya seperti jurnal pembelian, jurnal penjualan, jurnal hutang, jurnal
piutang, jurnal penerimaan kas dan jurnal pengeluaran kas sudah diposting
secara langsung dari masing-masing transaksi. Dengan demikian fungsi entry
Jurnal Umum lebih banyak digunakan untuk memantau hasil posting.
No Bukti
Nomor Bukti pada Entry Journal Umum merupakan Nomor Jurnal. Nomor
ini harus unik, tidak boleh sama dengan nomor-nomor bukti lainya, baik
yang berasal dari Jurnal Umum sendiri ataupun yang merupakan hasil
posting dari transaksi modul lain. Jika Nomor Bukti yang dientry adalah
nomor bukti yang sudah ada, maka Jurnal Umum akan melihat apakah jurnal
nomor bukti tersebut adalah jurnal dari Entry Journal Umum atau bukan. Jika
dari Entry Journal Umum, jurnal tersebut akan ditampilkan untuk di-edit.
Jika merupakan hasil posting, maka jurnal tersebut akan ditampilkan tetapi
tidak dapat diedit.
Tanggal
Tanggal sangat penting dalam Jurnal Umum, karena tanggal menentukan
posisi / penempatan saldo akun yang akan di-update. Semua laporan
keuangan juga berhubungan dengan tanggal kerana pada umumnya kodisi
keuangan adalah diklasifikasikan berdasarkan tanggal. Hal yang perlu
diperhatikan adalah bahwa Master Akun Laba Rugi yang mendefenisikan
daftar laba rugi untuk masing-masing bulan dalam transaksi harus sudah
didefenisikan sesuai dengan Tanggal jurnal yang akan di entry. Sebagai
contoh jika Anda hendak melakukan jurnal untuk tanggal 15-Maret-2004,
maka pada Master Akun Laba Rugi sudah harus terdefenisi akun laba rugi
untuk bulan Maret dan fiscal 2004. Jika Master Akun Laba Rugi untuk bulan
tersebut belum didefenisikan, maka entry Jurnal Umum ini akan ditolak.
9-8
Be-A-plus
Be-A-plus akan melakukan proses perhitungan laba rugi bulan berjalan

secara otomatis, terutama jika jurnal yang terjadi berhubungan dengan akun-
akun pendapatan dan biaya. Oleh sebab itu Be-A-plus memerlukan table
Master Akun Laba Rugi untuk dapat mengupdate akun laba rugi yang sesuai
untuk transaksi Jurnal Umum yang sedang dientry.
Keterangan
Keterangan (pada heading) merupakan textbox multi baris yang dapat Anda
isi dengan penjelasan mengenai jurnal tersebut. Maksimun jumlah karanter
yang dapat diterima adalah 100 karakter.
No. Akun & Nama Akun

Kolom No. Akun terdapat dropdown yang dapat digunakan untuk mencari
akun yang hendak dijurnal, atau Anda dapat mengetikkan kode akun tersebut
secara langsung. Akun-akun yang dapat di-entry pada kolom No. Akun
adalah akun-akun yang sudah terdefenisi pada Master COA (Chart of
Account).
Nama Akun akan dimunculkan secara otomatis setelah No. Akun dientry.
Nama Akun tidak dapat di-edit.
Debet & Kredit

Kolom Debet dan Kredit merupakan dua kolom yang digunakan untuk
meng-entry nominal jurnal untuk masing-masing akun. Untuk satu baris
akun (satu akun) Anda hanya dapat mengisi salah satu kolom Debet atau
Kredit, tidak dapat mengisi kedua kolom sekaligus. Nominal pada kolom
Debet akan menambah saldo akun, sedangkan nominal Kredit akan
mengurangi saldo akun.
Keterangan Detail
Keterangan detail merupakan kolom yang dapat Anda isi untuk memberikan
penjelasan yang lebih terinci ada masing-masing akun yang telibat dalam
jurnal.
Total Debet dan Total Kredit

Pada bagian bawah grid tepat dibawah kolom Debet dan kolom Kredit
terdapat box total yang menampilkan hasil penjumlahan masing-masing
kolom. Kedua box ini harus mempunyai nilai yang sama (total debet = total
kredit) sebelum data jurnal dapat disimpan.
9-9
Be-A-plus
Entry Saldo Awal Neraca

Untuk mengkomputerisasi pembukuan perusahaan yang sudah berjalan,
tentunya kita perlu memasukkan saldo awal sebelum memulai pembukuan.
Saldo awal General Ledger yang digunakan pada umumnya adalah Neraca
bulan sebelumnya. Dengan demikian kita mengetahui saldo masing-masing
akun dan dapat di-entry melalui Jurnal Umum.
Perhatikan bahwa saldo awal bukan hanya berasal dari Jurnal Umum saja.
Be-a-plus merupakan program terintegrasi sehingga saldo awal dari stok,
hutang, piutang dan kas juga akan dijurnal secara otomatis ke General
Ledger. Oleh sebab itu perhatikan bahwa beberapa akun yang berhubungan
dengan modul lain, tidak perlu di jurnal lagi karena sudah menerima jurnal
dari modul lain.
Akun-akun tersebut antara lain :
- Akun Persediaan Barang (Stok) yang sudah memperoleh data dari
Penerimaan Saldo Awal Stok.
- Akun Hutang yang sudah memperoleh data dari Entry Saldo Awal
Hutang
- Akun Piutang yang sudah memperoleh data dari Entry Saldo Awal
Piutang
- Akun Kas Bank yang sudah memperoleh data dari Penerimaan
Saldo Awal Kas Bank.
Oleh sebab itu, Anda tinggal mencocokkan apakah saldo awal akun-akun
tersebut sudah sama dengan saldo-nya di neraca. Jika belum, berarti masih
terdapat kesalahan (kurang entry) pada salah satu entry diatas.
Langkah-langkah untuk memasukkan saldo awal neraca:

1. Pisahkan akun-akun pada neraca yang sudah memperoleh saldo
awal dari modul lainnya (Kas, Bank, Stok, Hutang dan Piutang).
2. Jurnal saldo akun-akun yang tersisa dengan Entry Jurnal Umum.
Gunakan satu akun tertentu (misalnya Modal) sebagai akun
pelawan dari akun-akun yang dientry. Gunakan tanggal jurnal yang
lebih kecil dari tanggal dimana kita hendak memulai pembukuan
(misalkan pembukuan dimulai pada Maret 2004 maka gunakan
tanggal dibawah 01-Maret-2004).
3. Setelah semua akun dientry, periksa apakah neraca (bulan sebelum
memulai pembukuan, dari contoh diatas yaitu Neraca Feb 2004)
sudah benar dan seimbang.
4. Jika Anda memulai pembukuan pada bulan Januari (mis. Januari
2004) maka masukkan saldo awal neraca tersebut pada bulan
9-10
Be-A-plus
Desember tahun sebelumnya (mis. Des 2003). Setelah Anda

memperoleh Neraca (Des 2003) yang benar, maka lakukan Proses
Akhir Tahun (akan dibahas pada bagian berikutnya) guna
memperoleh saldo awal Januari 2004.
5. Setelah Anda memperoleh Neraca Awal ini, maka proses
memasukkan saldo awal telah selesai.
Rangkuman
Hampir semua menu transaksi sudah melakukan posting jurnal ke General
Ledger. Sehingga Entry Jurnal Umum digunakan hanya untuk memasukkan
jurnal-jurnal yang tidak mempunyai menu transaksi tersendiri misalnya
penyesuaian (adjustment) dan beberapa jenis transaksi lainnya.
Saldo awal neraca juga harus dipilih terlebih dahulu sebelum dimasukkan.
Untuk akun-akun yang sudah memperoleh saldo dari menu transaksi lain,
tidak perlu di-entry pada Jurnal Umum (untuk saldo awal) lagi. Saldo awal
(Neraca Awal) akun harus dipastikan balance (seimbang antara Aktiva dan
Pasiva) untuk dapat menghasilkan laporan-laporan sebelumnya yang benar.
9-11
Be-A-plus
Proses Akhir Tahun

Sekali dalam setahun, setelah kita menyelesaikan pembukuan untuk satu
tahun, maka kita perlu melakukan proses untuk mempersiapkan saldo awal
neraca untuk tahun berikutnya. Untuk itu kita gunakan Menu Proses Akhir
Tahun untuk melakukan tugas pemindahan saldo akhir tahun ke awal tahun
berikutnya.

1. COA sudah harus defenisikan dengan baik dan benar
2. Akun Laba Rugi perlu didefenisikan untuk tiap-tiap bulan sesuai
dengan tanggal transaksi yang akan di-entry. Sebaiknya
mempersiapkan daftar akun laba rugi selama satu tahun dari bulan
Januari hingga Desember.
3. Neraca Akhir Tahun (Pembukuan untuk tahun yang akan diproses)
sudah benar.
9-12
Be-A-plus
Gambar Proses Akhir Tahun
Langkah Proses Akhir Tahun

1. Aktifkan layar Proses Akhir Tahun dengan Menu [General Ledger]
[Proses Akhir Tahun].
2. Isi combobox Tahun atau pilih dari dropdown untuk tahun yang
hendak diproses.
3. Isi Akun Laba Rugi untuk Bulan Januari Tahun Berikutnya. Atau
pilih dari dropdown yang tersedia. Sebaiknya Akun tersebut sudah
didefenisikan pada Master COA. Akun ini dan Nama Akun
tersebut akan ditampilkan secara otomatis jika sudah didefenisikan
pada Master Akun Laba Rugi. Jika belum, Anda dapat menentukan
dari dropdown yang tersedia dan Akun ini akan didaftarkan di
Master Akun Laba Rugi.
Catatan :
Sebaiknya Master Akun Laba Rugi sudah didefenisikan untuk
bulan Januari hingga Desember (satu tahun penuh).
9-13
Be-A-plus
4. Nama Akun dapat diisi/di-edit.

5. Klik [Proses] untuk memulai proses Akhir Tahun.
6. Be-A-plus akan meminta konfirmasi Anda dengan memunculkan
kotak message “Proses akhir tahun?”. Pilihan [Yes] untuk memulai
proses dan [No] untuk membatalkan proses.
7. Setelah proses selesai dilakukan maka akan muncul kotak message
“Prose akhir tahun selesai…”. Klik [Ok] untuk kembali ke Layar
Proses Akhir Tahun.
8. Ulangi langkah 2 s/d 7 untuk tahun-tahun lainnya yang perlu di
proses.
Proses akhir tahun mempunyai fungsi yang sederhana dalam Be-A-plus,

yaitu untuk membentuk saldo awal tahun berikutnya untuk masing-masing
akun (kecuali pendapatan dan biaya di set ke nol). Dengan adalah saldo awal
akun tahun berikutnya, maka laporan neraca tahun berikutnya dapat disusun
dengan benar.
Setelah proses akhir tahun, bukan berarti Anda tidak dapat lagi melakukan
jurnal / transaksi terhadap data di tahun sebelumnya. Hal ini masih dapat
dilakukan, tetapi Anda harus melakukan proses akhir tahun kembali setelah
jurnal/transaksi tersebut dilakukan, sehingga saldo awal tahun berjalan
(tahun yang baru) tetap ter-update dengan kondisi terbaru. Dengan demikian
sebenarnya proses ini dapat dilakukan secara berulang kali, tergantung pada
kebutuhan apakah ada perubahan data pada tahun sebelumnya.
Jika perubahan data yang dilakukan adalah data 2 atau 3 tahun yang lalu,
maka Anda harus melakukan proses akhir tahun untuk masing-masing tahun
tersebut. Misalkan sekarang kita telah melakukan pembukuan tahun 2004,
sendangkan data yang diubah adalah data tahun 2000 maka untuk
memperoleh saldo awal tahun 2004 yang benar, maka kita perlu malakukan
proses akhir tahun untuk masing-masing tahun 2000, 2001, 2002 dan 2003.
Untuk menghindari adanya pemasukkan data untuk tahun pembukuan yang
sudah ditutup, Anda dapat menggunakan Proses Penutupan Buku.
9-14
Be-A-plus
Penutupan Buku
Penutupan Buku juga merupakan suatu proses yang dilakukan guna
menghindari pemasukan data terhadap bulan atau tahun buku yang sudah
berlalu (yang kemungkinan besar tidak mengalami perubahan lagi). Hal ini
berguna untuk menjamin pelaporan pembukuan yang konsisten dan tidak
berubah lagi setelah dilaporkan (printout).
Gambar Layar Penutupan Buku
Pada Layar Penutupan Buku hanya terdapat satu textbox untuk menampilkan
data “Tanggal buku yang sudah ditutup” dan satu combobox untuk mengisi
tanggal yang hendak Anda tutup. Isi combobox tanggal tersebut atau klik
dropdown untuk menampilkan kalender dan pilih tanggal pada kalender
tersebut.
9-15
Be-A-plus
Klik [Proses] untuk melakukan proses penutupan buku. Kotak message

“Anda Yakin Ingin Melakukan Proses Tutup Buku?” akan menanyakan
konfimasi Anda untuk melakukan proses tersebut. Klik [Yes] untuk memulai
proses tutup buku atau [No] untuk membatalkannya. Klik [Yes] akan
memunculkan kotak message “Proses Tutup Buku Selesai” yang
memberitahukan kepada Anda bahwa proses tersebut sudah selesai
dilakukan. Klik [OK] untuk kembali ke layar Proses Penutupan Buku.
Setelah Anda melakukan proses Penutupan Buku, maka semau transaksi
yang tanggal transaksinya lebih kecil atau sama dengan Tanggal Tutup Buku
akan ditolak oleh Be-A-plus. Dengan demikian konsistensi laporan Anda
dapat dijamin.
Proses Penutupan Buku hanya mencatatkan tanggal dimana Anda ingin

menolak transaksi yang dimasukkan. Tanggal ini dapat di set maju ataupun
mundur. Sebagai contoh misalkan Anda sudah melakukan proses penutupan
buku sampai dengan tanggal 31-Desember-2003. Dengan demikian semua
transaksi hingga tanggal 31 Des 2003 akan ditolak oleh Be-A-plus. Jika pada
suatu saat misalnya Anda perlu memasukkan transaksi tertentu pada tanggal
15 Desember 2003 (oleh suatu sebab data ini sangat penting), maka Anda
dapat melakukan proses Penutupan Buku dan meng-set mundur Tanggal
tutup buku misalnya ke tanggal 1 Desember 2003. Setelah memasukkan data
tanggal 15 Desember 2003, Anda dapat menutup kembali pembukuan
dengan set Tanggal tutup buku ke 31 Des 2003 kembali. Pada contoh ini kita
menggunakan data Desember 2003 dan menutup buku hingga akhir tahun
2003 oleh sebab itu tentunya Anda perlu melakukan proses Akhir Tahun
2003 supaya data saldo awal 2004 juga ter-update dengan data baru tadi.
Catatan :
Menu ini hendaknya diberikan hanya pada user yang mempunyai hak
istimewa (supervisor) untuk melakukan proses ini. Untuk menghindari
pemakaian yang sewenang-wenang oleh user yang tidak bertanggung-
jawab.
Rangkuman
Proses Tutup Buku melakukan proses pencatatan terhadap tanggal buku yang
ditutup sehingga Be-A-plus akan menolak transaksi yang dimasukkan
dengan tanggal lebih kecil atau sama dengan tanggal tersebut. Tanggal ini
dapat di-set maju atau mundur sesuai dengan keperluan pemakai.
9-16
Be-A-plus
Laporan
Be-A-plus menyediakan berbagai laporan keuangan untuk General Ledger
sesuai dengan kebutuhan pemakai. Laporan-laporan ini terdiri dari :
• Buku Transaksi Harian
• Buku Besar
• Neraca Percobaan
• Neraca Percobaan (Tahunan)
• Laba Rugi
• Laba Rugi (Tahunan)
• Laba Rugi (Banding Bulan Lalu)
• Laba Rugi (Banding Tahun Lalu)
• Neraca (Scontrol)
• Neraca (Staffel)
• Neraca (Banding Bulan Lalu)
• Neraca (Banding Tahun Lalu)
• Arus Kas
Menampilkan Laporan
1. Klik pada Menu [General Ledger] [Laporan] dan klik pada [nama
Kode Relasi.
[Exit]
laporan.
9-17
Be-A-plus

Appendix B : Cetak Laporan.
Laporan-laporan dalam Menu [General Ledger]

Laporan Buku Transaksi Harian
Buku Transaksi Harian atau Buku Jurnal merupakan laparan yang
menampilkan seluruh transaksi di jurnal umum per masing-masing transaksi
(nomor bukti). Batasan laporan yang perlu dientry dalam parameter laporan
adalah Tanggal periode laporan dan Nomor Bukti. Parameter Laporan
Nomor Bukti tidak perlu diisi jika Anda hendak menampilkan semua laporan
sesuai dengan periode tanggal saja. Parameter Laporan Nomor Bukti diisi
jika Anda hendak menampilkan data Jurnal Harian dengan Nomor Bukti
sesuai dengan kriteria Nomor Bukti ini, misalnya untuk Nomor Bukti yang
diawali dengan awal tertentu.
Gambar Laporan Buku Transaksi Harian
Dari laporan yang ditampilkan dapat Anda lihat bahwa data yang
ditampilkan adalah sama dengan data jurnal. Data ini dikelompokkan per
masing-masing No. Bukti dengan rincian akun-akun debet dan kredit yang
dijurnal dalam No. Bukti tersebut. Laporan ini diurutkan berdasarkan tanggal
jurnal.
9-18
Be-A-plus
Data yang ditampilkan adalah semua data dari Entry Jurnal Umum dan data
jurnal hasil posting dari modul lainnya.
Jika Parameter Laporan No. Bukti diberikan, maka laporan ini hanya akan
memunculkan data yang awalan No. Bukti-nya sama dengan parameter
laporan tersebut.
9-19
Be-A-plus
Laporan Buku Besar

Laporan Buku Besar merupakan laporan utama dalam General Ledger. Pada
kenyataannya kata General Ledger sebenarnya berarti buku besar.
Parameter laporan buku besar terdiri dari batasan Nomor Akun dan batasan
Tanggal Transaksi yang hendak ditampilkan. Jika hendak menampilkan
semua akun, maka pada parameter No. Akun isi dengan akun pertama dan
pada akun parameter “Sampai” isi dengan No. Akun terakhir. Sedangkan
paramter Periode dan hingga biasanya diisi dengan tanggal awal bulan
hingga akhir bulan.
Gambar Laporan Buku Besar
Pada laporan ini dapat dilihat bahwa data transaksi dikelompokkan

berdasarkan masing-masing kode akun. Yang diikuti oleh saldo awal akun
tersebut dan jurnal akun pada periode yang ditentukan. Data yang
ditampilkan untuk masing-masing akun adalah tanggal jurnal, No. Jurnal
(No. Bukti), Keterangan, Nominal Debet dan Nominal Kredit dan saldo akun
tersebut. Data detail ini diurutkan berdasarkan tanggal transaksi.
Pada akhir masing-masing kelompok akun terdapat total debet dan total
kredit, sedangkan saldo akun tersebut dapat dilihat pada data terakhir pada
kolom saldo.
9-20
Be-A-plus
Laporan Neraca Percobaan

Laporan lain yang tak kalah penting adalah laporan neraca percobaan.
Laporan ini menyajikan saldo masing-masing akun secara detail mulai dari
saldo awal, mutas dan saldo akhirnya.
Parameter Laporan ini terdiri dari periode Bulan dan Tahun laporan.
Gambar Laporan Neraca Percobaan
9-21
Be-A-plus
Laporan ini ditampilkan secara landscape (bentuk melintang) karena data

yang ditampilkan cukup lebar. Dalam laporan ini dapat dilihat semua akun
yang terdaftar pada COA ditampilkan pada kolom paling kiri diikuti dengan
nama akun-nya. Kolom saldo awal dibagi dua menjadi kolom Debet dan
Kredit. Data yang ditampilkan pada kolom saldo awal ini akan berada pada
sisi Debet jika saldonya berharga positif dan sisi Kredit jika saldonya
berharga negatif. Sehingga beberapa akun tertentu misalkan akumulasi
penyusutan yang normal balancenya adalah kredit (negatif) akan berada pada
kolom kredit.
Kolom mutasi juga terbagi dua yaitu mutasi Debet dan mutasi Kredit. Kolom
ini menggambarkan jumlah mutasi debet dan jumlah mutasi kredit yang
terjadi pada suatu akun. Jika Anda bandingkan dengan Laporan Buku Besar,
maka total mutasi debet dan kredit ini merupakan total yang dimunculkan
untuk masing-masing akun di Laporan Buku Besar.
Kolom Saldo Akhir juga dibagi menjadi kolom Debet dan kolom Kredit.
Saldo Akhir merupakan hasil perhitungan Saldo Awal + Mutasi Debet –
Mutasi Kredit. Jika Saldo Akhir bernilai nominal positif, maka saldo tersebut
akan ditampilkan di kolom Debet, sedangkan jika bernominal negatif akan
ditampilkan di sisi Kredit.
Pada bagian akhir laporan terdapat total. Fungsi total pada laporan ini adalah
untuk menentukan apakah data dalam jurnal sudah tepat atau tidak. Untuk
menilai tepat atau tidak, bandingkan Debet dan Kredit harus sama untuk
masing-masing Saldo Awal, Mutasi dan Saldo Akhir.
Catatan :
Total Laporan ini tidak mencerminkan Total Aktiva dan Pasiva pada
Neraca. Karena pada laporan ini yang ditotal adalah kolom Debet dan
Kredit, sedangkan Neraca melakukan total berdasarkan jenis akunnya
(aktiva atau pasiva) dan pada akun laba rugi yang dihitung adalah selisih
pendapatan dan biaya saja.
9-22
Be-A-plus
Laporan Neraca Percobaan (Tahunan)

Sedikit berbeda dengan Laporan Neraca Percobaan yang menampilkan data
periode satu bulan, maka Neraca Percobaan Tahunan ini menampilkan data
mutasi selama periode satu tahun.
Parameter Laporan yang perlu diisi hanya tahun laporan.
Gambar Laporan Neraca Percobaan (Tahunan)
9-23
Be-A-plus
Bentuk tampilan Laporan Neraca Percobaan Tahunan adalah sama dengan

Laporan Neraca Percobaan (Bulanan). Perbedaannya hanya data yang
ditampilkan yaitu pada kolom Saldo Awal yang ditampilkan adalah saldo
awal tahun. Mutasi yang dihitung adalah total mutasi debet maupun total
mutasi kredit selama setahun. Dengan demikian Saldo Akhir yang
ditampilkan adalah saldo akhir dari data selama setahun.
Catatan :
Untuk penjelasan lengkap dapat dilihat pada Laporan Neraca Percobaan
yang sudah dijelaskan sebelumnya.
9-24
Be-A-plus
Laporan Laba Rugi

Laporan Laba Rugi merupakan salah satu laporan yang paling penting bagi
manajemen. Laporan ini mencerminkan kinerja perusahaan selama jangka
waktu periode tertentu.
Parameter Laporan yang diperlukan oleh laporan ini adalah Bulan dan Tahun
laporan.
Gambar Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi menampilkan data saldo dari akun-akun pendapatan dan
biaya saja. Data ini dikelompokkan pada masing-masing tipe akun dan
diformat sesuai dengan bentuk laporan Laba Rugi dan setting “Group Laba
Rugi” pada COA.
Akun pertama yang dimunculkan adalah Penjualan, diikuti dengan Harga

Pokok, kemudian Biaya-biaya Penjualan, Adm & Umum. Jika saldo akun
Pendapatan Lain dan Biaya Lain tidak nol, maka kedua jenis akun tersebut
akan dimunculkan pada bagian akhir laporan.
Baris paling bawah laporan ini adalah total yang mencerminkan nominal laba
atau rugi pada periode tersebut.
Seperti sudah disinggung di atas, bahwa bentuk yang ditampilkan pada
laporan ini tergantung pada setting “Group Laba Rugi” pada COA. Fungsi
dari setting “Group Laba Rugi” untuk Tipe Akun yang sama adalah untuk
menentukan apakah akun-akun dengan Tipe Akun yang sama tersebut akan
ditampilkan per masing-masing akun atau di jumlahkan menjadi satu
kelompok sebelum ditampilkan pada Laporan Laba Rugi.
Jika untuk Tipe Akun yang sama, terdapat akun-akun dengan nomor Group
Laba Rugi yang sama, maka akun tersebut akan dijumlahkan dan hanya
ditampilkan sebagai satu akun saja. Sebaliknya jika nomor Group Laba Rugi
tidak sama, maka pada Laporan Laba Rugi ini masing-masing akun akan
ditampilkan dengan saldo masing-masing.
9-25
Be-A-plus
Laporan Laba Rugi (Tahunan)

Laporan Laba Rugi (Tahunan) menampilkan laporan Laba Rugi dari data
Pendapatan dan Biaya selama jangka waktu satu tahun. Untuk tahun berjalan
data yang ditampilkan adalah semua data yang sudah dimasukkan dalam
tahun tersebut (pada umumnya hingga bulan berjalan saja) sehingga laporan
ini pada umumnya dibutuhkan dan lebih akurat jika gunakan pada akhir
tahun setelah semua data jurnal dalam tahun tersebut sudah selesai dientry.
Parameter untuk laporan ini hanya parameter Tahun laporan saja.
Gambar Laporan Laba Rugi (Tahunan)
9-26
Be-A-plus
Data Pendapatan dan Biaya yang ditampilkan dibagi dalam beberapa kolom.
Kolom pertama adalah kolom nama akun (penjelasan akun), diikuti dengan
kolom Nominal Tahun laporan, Nominal Tahun lalu, Selisih Nominal antar
kedua tahun tersebut dalam Nominal dan kolom terakhir adalah selisih dalam
persen.
Nominal Tahun laporan adalah hasil penjumlahan data transaksi per akun
selama setahun (sesuai dengan parameter Tahun). Sedangkan Nominal
Tahun lalu adalah hasil penjumlahan data transaksi per akun tahun
sebelumnya (parameter Tahun – 1). Nominal selisih (Kolom Perubahan)
adalah Nominal Tahun berjalan – Nominal Tahun lalu. Kolom terakhir yaitu
persen perubahan adalah Nominal selish / Nominal Tahun berjalan * 100%.
Data ini memberikan informasi mengenai perbandingan Laba Rugi tahun ini
dengan tahun lalu sehingga kita dapat dengan mudah melihat perubahan
yang terjadi baik dalam nominal maupun dalam persen kenaikan atau
penurunan.
9-27
Be-A-plus
Laporan Laba Rugi (Banding Bulan Lalu)

Variasi lain dari Laporan Laba Rugi adalah Laba Rugi dengan tampilan data
yang membandingkan hasil yang diperoleh pada bulan ini dengan bulan lalu.
Parameter yang dipelukan untuk menampilkan laporan ini adalah periode
laporan dalam Bulan dan Tahun laporan.
Gambar Laporan Laba Rugi (Banding Bulan Lalu)
Laporan ini menampilkan data Pendapatan dan Biaya bulan berjalan dan
bulan lalu serta perbandingan dan perubahan yang terjadi. Kolom pertama
dari laporan ini adalah keterangan akun (pendapat atau biaya). Kolom-kolom
berikutnya berisi data nominal dan perbadingan datanya.
Nominal bulan berjalan adalah data Laba Rugi untuk periode yang
ditentukan dalam parameter laporan. Data ini adalah data nominal total
transaksi per akun untuk bulan tersebut. Nominal bulan lalu adalah data total
nominal transaksi per akun untuk bulan lalu sesuai dengan periode parameter
laporan dikurang satu bulan.
Nominal selisih (Perubahan) merupakan hasil perhitungan perubahan dari

bulan ini dengan bulan lalu (Nominal bulan berjalan – Nominal bulan lalu).
9-28
Be-A-plus
Dan persen perubahan adalah dihitung berdasarkan Perubahan / Nominal

bulan berjalan * 100%
Dengan laporan ini kita dapat melihat perubahan (peningkatan atau

penurunan) Laba Rugi bulan berjalan berbading bulan lalu baik dalam
bentuk nominal maupun persen perubahannya.
9-29
Be-A-plus
Laporan Laba Rugi (Banding Tahun Lalu)

Laporan ini merupakan laporan laba rugi dengan perbadingan data saat ini
dengan periode yang sama pada tahun lalu. Perameter laporan yang harus
dientry adalah periode Bulan dan Tahun laporan.
Gambar Laporan Laba Rugi (Banding Tahun Lalu)
Kolom pertama laporan ini adalah kolom keterangan / nama akun

Pendapatan maupun Biaya yang mempengaruhi laba rugi. Kolom lainnya
adalah kolom-kolom nominal yang terdiri dari Nominal bulan berjalan tahun
berjalan, Nominal bulan berjalan tahun lalu, Persen perubahannya, Nominal
s/d bulan berjalan tahun berjalan, Nominal s/d bulan berjalan tahun lalu dan
Persen perubahannya.
Nominal bulan berjalan tahun berjalan adalah nominal dari total transaksi per
akun untuk bulan berjalan yang ditentukan oleh parameter laporan.
Nominal bulan berjalan tahun lalu adalah nominal dari total transaksi per
akun untuk bulan yang sama dengan parameter laporan tetapi tahun dari
paramter Tahun yang dikurang 1 tahun.
Persen perbahan (yang pertama) adalah persentasi selisih antara Nominal
bulan berjalan tahun ini dan tahun lalu. Selisih ini dihitung dan ditampilkan
dalam bentuk persen perubahan.
9-30
Be-A-plus
Nominal s/d bulan berjalan tahun berjalan adalah total nominal transaksi per
akun selama dari awal bulan hingga bulan berjalan pada tahun berjalan.
Bulan dan tahun berjalan ditentukan oleh parameter laporan.
Nominal s/d bulan berjalan tahun lalu adalah total nominal transaksi per akun
selama periode yang sama yaitu awal bulan hingga bulan berjalan pada tahun
lalu (parameter Tahun – 1).
Laporan Laba Rugi ini memberikan informasi yang cukup banyak mengenai
kondisi penghasilan perusahaan berbading dengan periode yang sama pada
tahun lalu.
9-31
Be-A-plus
Laporan Neraca (Skontrol)

Laporan Neraca adalah laporan paling utama dalam laporan keuangan.
Laporan Neraca mencerminkan kekayaan dan kondisi perusahaan secara
keseluruhan. Laporan Neraca Skontrol atau sering disebut Neraca T (bentuk
T) merupakan Laporan Neraca yang bentuknya di susun dengan Aktiva dan
Pasiva ditampilkan bersebelahan. Dengan demikian kita dapat langsung
membandingkan Aktiva dan Pasiva terutama Total Aktiva dan Total Pasiva.
Parameter laporan yang perlu dientry adalah parameter Bulan dan Tanggal
periode laporan Neraca yang hendak ditampilkan
Gambar Laporan Neraca (Skontrol)
Dari gambar laporan Neraca Skontrol diatas dapat dilihat bahwa Aktiva dan
Pasiva ditampilkan secara berdampingan. Dengan bentuk laporan seperti ini
kita dapat membandingkan beberapa data tertentu misalnya Aset Lancar
dengan Hutang Lancar dan seterusnya ke data lainnya dibawah. Total Aktiva
dan Pasiva juga dapat dilihat lansung apakah balance atau tidak.
Untuk data akun yang banyak, bentuk skontrol ini terasa kurang cocok.
9-32
Be-A-plus
Laporan Neraca (Staffel)

Bentuk Laporan Neraca Staffel adalah bentuk yang lazim digunakan untuk
perusahaan dengan nomor akun yang banyak. Bentuk ini menyajika seluruh
akun-akun Aktiva dan totalnya terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan
akun-akun Pasiva pada bagian bawahnya.
Gambar Laporan Neraca (Staffel)
Data yang ditampilkan pada Neraca bentuk Staffel adalah sama dengan
Neraca bentuk Skontrol, hanya susunan Aktiva dan Pasiva saja yang
berbeda. Aktiva disusun pada bagian atas laporan kemudian Pasiva disusun
pada bagian bawah laporan. Total Aktiva berada tepat dibawah data akun-
akun Akitva dan Total Pasiva juga berada tepat dibawah data akun-akun
Pasiva.
9-33
Be-A-plus
Laporan Neraca (Banding Bulan Lalu)

Laporan Neraca ini memberikan gambaran berubahan saldo neraca dari
bulan lalu hingga bulan berjalan. Parameter yang diperlukan untuk laporan
ini adalah Bulan dan Tahun laporan.
Gambar Neraca (Banding Bulan Lalu)
Neraca ini disajikan dalam bentuk Staffel karena data ditampilkan dalam
beberapa kolom. Kolom pertama adalah Nama / Keterangan Akun, diikuti
dengan Nominal bulan berjalan, Nominal bulan lalu, Perubahan dan Persen
perubahan.
Nominal bulan ini adalah saldo akun (kelompok akun) untuk bulan berjalan
sesuai dengan parameter laporan. Nominal bulan lalu merupakan saldo akun
(kelompok akun) untuk periode parameter laporan dikurang 1 bulan.
Sedangkan Perubahan merupakan nilai selisih antara saldo akun bulan
berjalan dengan saldo akun bulan lalu. Persen perubahan dihitung
berdasarkan rumus Perubahan / Nominal bulan berjalan * 100%.
Dengan laporan ini kita dapat melihat perubahan Neraca (saldo akun) antara
bulan berjalan dengan bulan lalu.
9-34
Be-A-plus
Laporan Neraca (Banding Tahun Lalu)

Laporan ini menampilkan Neraca perbandingan antara kondisi tahun berjalan
dengan kondisi tahun lalu. Parameter untuk laporan ini adalah Bulan dan
Tahun berjalan.
Gambar Laporan Neraca (Banding Tahun Lalu)
Dalam laporan neraca ini dapat dilihat data Nama / Keterangan Akun,
Nominal saldo akun pada bulan berjalan dan Nominal saldo akun pada bulan
yang sama tahun lalu.
Nominal saldo akun pada bulan berjalan adalah saldo akun (kelompok akun)
untuk bulan berjalan dan tahun berjalan sesuai dengan parameter laporan.
Nominal saldo akun pada bulan yang sama tahun lalu merupakan saldo akun
(kelompok akun) untuk bulan yang sama dengan parameter Bulan dan pada
tahun yang sama dengan parameter Tahun dikurang 1 (tahun).
9-35
Be-A-plus
Laporan Arus Kas

Laporan Arus Kas menggambarkan aliran dana yang melalui akun-akun Kas
dan Bank. Laporan ini diperlukan untuk mengetahui berapa besar nilai
mutasi keuangan berdasarkan kelompok penerimaan dan penggunaan dana.
Parameter laporan ini adalah parameter Bulan dan Tahun periode laporan
yang hendak ditampilkan.
Gambar Laporan Arus Kas
Laporan Arus Kas menggambarkan aliran dana dari dan ke akun Kas dan
Bank. Aliran dana ini dikelompokkan dalam tiga kelompok utama yaitu
Akus Kas dari Aktifitas Operasional, Arus Kas dari Aktifitas Investasi dan
Arus Kas dari Aktifitas Financial. Masing-masing kelompok ini masih
dibagai menjadi dua bagian yaitu arus masuk kas dan arus keluar kas.
Pada bagian bawah terdapat total arus kas (baik arus masuk maupun arus
keluar) dan diikuti dengan saldo awal (bulan) kas dan saldo akhir kas.
9-36
Be-A-plus
A. Appendix Layar Entry
Cara menggunakan Layar Entry

Layar Entry Be-A-plus dirancang untuk mempermudah penggunaan program
ini sehingga sangat mudah digunakan oleh pemakai yang cukup terbiasa
menggunakan komputer. Kemudahan ini diberikan dalam bentuk seperti
penggunaan mouse untuk menentukan data yang hendak di-entry, pemakaian
Dropdown untuk pilihan data sehingga pemakai tidak memasukkan data
yang salah, menggunakan dropdown kalender untuk entry data tanggal,
pengunaan grid yang memudahkan entry data dalam jumlah banyak,
berbagai checkbox dan option yang untuk menentukan pilihan serta design
layar dengan cara penggunaan yang hampir sama antara satu entry dengan
entry yang lain.
Komponen-komponen yang digunakan dalam layar entry akan dijelaskan
satu-per satu dalam Appendix ini untuk memberikan pengetahuan yang lebih
mendalam tentang cara menggunakan masing-masing komponen tersebut.
Combo Box
Gambar Combo Box
Gambar Combo Box dengan Dropdown-nya
Combo Box merupakan kotak entry (textbox) yang mempunyai Dropdown

(ditandai dengan adanya tombol panah ke bawah di samping kotak entry).
Fungsi Combo Box adalah sebagai kotak entry suatu data tertentu baik secara
langsung dari keyboard maupun dari pilihan di dropdown yang tersedia.
A- 1
Be-A-plus
Untuk beberapa entry, combobox akan membatasi entry hanya pada pilihan
(di dropdown) yang tersedia, misalkan pada entry kode relasi, kode gudang
dan beberapa yang lain. Sedangkan pada entry yang lain combo box dapat
dientry dengan bebas baik sesuai dengan dropdown yang ada maupun yang
tidak, cotohnya adalah pada Nomor Bukti.
Combo Box untuk Nomor Bukti

Nomor Bukti ataupuan dalam istilah yang lain misalnya No. Jual, No. Beli,
No. AR, No.AP, No. Kas, No. Jurnal dan sebagainya merupakan jenis combo
box yang sangat penting dalam tiap transaksi. Combo Box untuk Nomor
Bukti merupakan combo box yang khusus dibuat supaya dapat menerima
data yang baru (tidak terdaftar pada dropdown) maupun yang terdaftar dalam
dropdown.
Jika suatu data sudah terdaftar dalam dropdown, artinya data tersebut
sebelumnya sudah ada, hingga Be-A-plus akan menampilkan data tersebut
untuk di-edit (diubah). Sebaliknya jika No. Bukti yang dientry belum
tersedia dalam dropdown, maka data tersebut adalah data baru sehingga Be-
A-plus akan menyiapkan entry lainnya (mengosongkan layar) untuk
menerima data baru yang hendak dimasukkan.
Combo Box untuk Kode Relasi, Kode Gudang dan Kode

lainnya.
Combo Box untuk kode ini mempunyai sifat yang berbeda dengan Nomor
Bukti. Combo box ini hanya akan menerima data yang sudah terdaftar dalam
dropdown. Jika data yang dientry belum terdaftar dalam dropdown, maka
data tersebut akan ditolak. Umumnya dapat yang terdaftar dalam dropdown
adalah data yang sudah dientry dalam Menu data Master.
Combo box dalam Grid (detail)

Combo box dalam Grid sebenarnya merupakan suatu cell dalam grid yang
memiliki dropdown. Pada umumnya cell ini harus dientry dengan data yang
sudah tersedia pada dropdown. Combo box ini hanya akan memunculkan
tombol panah bawah (dropdown) jika sedang disorot. Jika tidak maka
combobox ini akan terlihat seperti cell lainnya. Combo box ini akan berada
pada semua baris pada kolom yang sama. Contoh combo box ini adalah
Kode Stok, daftar Satuan stok, Alat Bayar, Daftar Nomor Giro dan berbagai
kolom lainnya.
A- 2
Be-A-plus
Cara menggunakan Combo Box

Jika Combo box sudah disoroti, maka Anda dapat mengisi data dengan
mengetikkannya pada keyboard dan tekan {Enter} untuk menerima data
tersebut dan melanjutkan ke entry yang lain.
Anda dapat juga menggunakan dropdown untuk memilih data dengan meng-
klik pada tombol panah bawah di samping combobox kemudian memilih
data yang ditampilkan. Jika data yang ditampilkan terlalu banyak (panjang)
maka Anda dapat menggeser Vertical Scrool Bar yang tampil dalam
dropdown untuk menggulung data yang tersembunyi dan memilihnya dengan
meng-klik pada data tersebut.
Dropdown dapat juga dimunculkan dengan cara menekan tombol {Spasi}

sewaktu combo box disorot, tetapi tidak saat Anda sedang mengetikkan
sesuai pada kotak entry combo box. Memilih data dalam dropdown dapat
juga mengunakan tombol {panah atas} dan {panah bawah} dan tekan
{Enter} untuk menentukan pilihan.
Combo box Tanggal
Gambar Combo Box Tanggal
Cambar Combo Box Tanggal dengan Drop Down kalender
Combo box tanggal merupakan combo box yang dikhususkan untuk meng-
entry tanggal. Entry combo box ini mempunyai format “dd-MM-yyyy” yaitu
tanggal, bulan dan tahun. Jika Anda mengaktifkan dropdown, maka akan
muncul kalender bagi Anda untuk memilih tanggal.
Combo box tanggal dapat juga muncul pada Grid (detail) terutama dapat
kolom Tanggal Jatuh Tempo, Tanggal Cair dan kolom tanggal lainnya.
A- 3
Be-A-plus
Cara menggunakan Combo box Tanggal

Combo box tanggal dapat dientry secara langsung dari keyboard dengan
mengetikkan angka tanggal, bulan dan tahun. Untuk menggeser dari entry
tanggal, ke bulan maupun tahun ataupun sebaliknya, Anda dapat
menggunakan tombol {panah kiri} dan {panah kanan}. Gunakan {panah
atas} dan {panah bawah} untuk menambah/mengurangi angka tanggal, bulan
atau tahun yang sedang disorot.
Jika Anda menekan {Spasi} maka dropdown kalender akan muncul di layar.
Pilihkan tanggal yang sesuai dalam dropdown kalender dengan
menggunakan tombol panah dan tekan {Enter} untuk menerima tanggal yang
sedang disoroti. Tekan {Enter} sekali lagi untuk pindah ke kotak entry
lainnya.
Anda juga dalam menggunakan klik pada tombol dropdown di samping
kotak entry combo box untuk memunculkan dropdown kalender dan pilih
tanggal dengan meng-klik tanggal yang diinginkan.
Textbox
Gambar Textbox
Textbox merupakan kotak entry untuk memasukkan data melalui keyboard.

Textbox pada umumnya merupakan kotak entry yang bebas untuk mengentry
apa saja.
Dalam Be-A-plus, textbox terdiri dari tiga jenis yaitu textbox untuk entry
data, textbox untuk display data saja dan textbox dengan multi baris.
Textbox untuk entry data.

Textbox mempunyai fungsi untuk menampilkan dan untuk meng-entry data.
Jenis textbox ini pada umumnya digunakan untuk memasukkan data tertentu
yang tidak mempunyai format masukan maupun verifikasi yang di-entry.
Textbox untuk menampilkan data

Textbox ini sudah dibatasi fungsinya hanya untuk menampilkan data. Contoh
textbox ini adalah textbox untuk Nama Relasi, Nama Gudang, Nama Stok
(dalam grid) yang berfungsi hanya untuk menampilkan keterangan /
A- 4
Be-A-plus
informasi untuk Kode yang dimasukkan. Contoh lainnya adalah textbox yang
memunculkan Total Nominal.
Textbox Multi baris.

Textbox ini pada umumnya digunakan pada kotak entry keterangan
(heading). Textbox ini dapat menampilkan dan menerima data lebih dari satu
baris, sehingga pada umumnya kotak entry ini digunakan untuk memuat data
yang banyak seperti keterangan. Tombol {Enter} pada textbox ini
mempunyai fungsi yang sedikit berbeda dari biasanya, yaitu berfungsi untuk
memindahkan entry ke baris berikutnya. Untuk keluar dari textbox ini dan
pindah ke kotak entry berikutnya, gunakan tombol {Tab} atau klik pada
entry berikutnya dengan mouse.
Text box dalam Grid

Text box juga dapat berada dalam Grid berupa kotak entry untuk masing-
masing cell dalam grid. Contohnya adalah entry pada kolom Qty, Nominal,
Keterangan dan entry lainnya.
Cara menggunakan Textbox

Textbox berfungsi untuk menampilkan data dan meng-edit/meng-entry data
dari keyboard. Ketikkan data yang perlu di-entry dan tekan {Enter} atau
{Tab} untuk pindah ke entry berikutnya. Khusus untuk Textbox Multi Baris,
tombol {Enter} mempunyai fungsi untuk pindah ke baris berikutnya,
sehingga untuk pindah ke entry berikutnya, gunakan tombol {Tab}. Klik
dengan mouse juga dengan Anda gunakan untuk pindah ke entry lainnya.
Checkbox
Gambar Checkbox
Checkbox merupakan kotak entry yang hanya berisi tanda check atau kosong
(uncheck). Sehingga checkbox sebenarnya hanya digunakan untuk
menyatakan suatu status “Ya” atau “Tidak”.
A- 5
Be-A-plus
Cara menggunakan checkbox

Anda dapat meng-toggle isi checkbox dengan menggunakan mouse, yaitu
klik pada kotak tersebut. Atau dengan menekan {Spasi} pada keyboard
sewaktu checkbox dengan disorot. Tekan {Enter} atau {Tab} untuk
melanjutkan ke entry berikutnya.
Option Button
Gambar Option Button (kelopok)
Option Button pada umumnya ditempatkan secara berkelompok dan

merupakan pilihan bagi pemakai untuk memilih salah satu-nya.
Tunjuk pada salah satu pilihan Option Button dan klik dengan mouse untuk
memilihnya, perhatikan bahwa Option Button yang terpilih adalah Option
Button dengan tanda titik dalam lingkaran-nya.
Anda dapat juga menggunakan tombol {panah atas}, {panah bawah}, {panah
kir} atau {panah kanan} untuk memilih Option Button tertentu sewaktu
option button disoroti.
Grid
Grid merupakan gabungan berbagai jenis entry yang dibentuk dalam bentuk
baris dan kolom. Masing-masing kotak entry grid ini disebut cell. Sifat
masing-masing cell ini dikelompokkan berdasarkan kolom. Cell dapat terdiri
dari Textbox, Combobox, Checkbox dan berbagai jenis entry lainnya.
Gambar Grid
(dengan berbagai dropdown)
Grid pada digunakan untuk memasukkan data berurut (detail) misalkan data
stok-stok yang dijual dalam satu faktur penjualan ataupun alat-alat bayar
yang diterima dalam suatu penerimaan pembayaran.
A- 6
Be-A-plus
Masing-masing cell entry dapat grid mempunyai fungsi yang sama jenis
entry-nya. Textbox mempunyai fungsi untuk menampilkan data saja
(misalnya Nama Stok) atau dapat juga meng-entry data (Qty, Nominal dan
Keranngan detail). Entry dalam cell textbox juga dapat dibatas dengan jenis
datanya, misalkan pada Qty dan Nominal, entry yang diperbolehkan adalah
entry angka, sedangkan pada keterangan, jenis data yang dientry adalah
bebas.
Cell Combo Box mempunyai fungsi untuk melakukan entry terhadap data
tertentu dan mengvalidasi data yang di-entry apakah sudah sesuai dengan
pilihan daftar dropdown yang tersedia. Anda dapat juga memilih data yang
dientry dengan menggunakan dropdown yang tersedia. Tombo dropdown
pada cell Combo Box hanya akan ditampilkan jika cell tersebut disoroti.
Cell Combo tanggal digunakan untuk meng-entry tanggal baik secara
langsung dari keyboard atau dengan menggunakan pilihan tanggal dari
dropdown kalender. Tekan {Spasi} atau klik tombol dropdown untuk
memunculkan dropdown kalender.
Cell Checkbox merupakan cell yang berisikan kotak pilihan yang di check
atau di kosongkan. Umumnya kotak ini hanya digunakan untuk memilih
status “Ya” atau “Tidak”.
Fungsi-fungsi dalam Grid

Mouse merupakan alat yang paling mudah digunakan untuk memindahkan
sosoran (ber-navigasi) dalam grid. Tetapi untuk melakukan entry data,
terutama untuk cell Textbox yang harus dilakukan keybaord, kita tidak dapat
menggunakan mouse.
Beberapa fungsi di dalam keyboard sudah diset untuk lebih mempercepat
entry data dalam grid. Antara lain tombol {Enter} digunakan untuk
menerima data dan memindahkan sorotan berikutnya. Apabila dalam suatu
dropdown Anda sudah melakukan pilihan data dengan menggunakan tombol
{panah atas} atau {panah bawah}, gunakan tombol {Enter} untuk menerima
data tersebut. Namun cell yang masih tersoroti adalah cell yang sama. Untuk
pindah ke cell berikutnya, tekan {Enter} sekali lagi. Tombol {Enter} dapat
digunakan untuk memindahkan sorotan ke cell berikutnya (sesuai dengan
urutan yang sudah ditentukan Be-A-plus).
Tombol {panah atas}, {panah bawah}, {panah kiri} dan {panah kanan}
dapat digunakan untuk ber-navigasi dalam grid.
A- 7
Be-A-plus
Untuk keluar dari grid, gunakan tombol {Tab} atau klik pada objek lain
dalam layar entry.
Memperlebar Kolom dalam Grid

Kolom-kolom dalam Grid dapat diperlebar dan dipersempit sesuai dengan
kebutuhan. Untuk melakukan menggeser lebar kolom, tempatkan mouse
pada baris judul dalam grid tepat pada posisi garis pembatas kolom. Bentuk
mouse akan berubah menjadi …
Gambar layar
Klik pada mouse dan geser ke kanan untuk memperlebar atau ke kiri untuk
mempersempi kolom.
Vertical Scrollbar
Gambar Vertical Scrollbar
Vertical scrollbar mempunyai fungsi untuk menggeser baris pada grid secara
vertikal (atas-bawah) untuk menampilkan bagian baris grid yang ingin Anda
lihat / edit. Klik dengan mouse pada tanda batang di Vertical Scrollbar (tahan
klik tersebut) dan geser mouse ke atas atau ke bawah. Anda juga dapat
meng-klik pada tombol [panah atas] atau [panah bawal] untuk melakukan
pergeseran.
Horizontal Scrollbar
Gambar Horizontal Scrollbar
A- 8
Be-A-plus
Horizontal scrollbar mempunyai fungsi menggeser kolom pada grid secara

horizontal (kanan-kiri). Klik pada tanda batang pada Horizoltal Scrollbar
(tahan klik tersebut) dan geser mouse ke kiri atau ke kanan untuk menggeser
kolom-kolom grid. Anda juga dapat menggunakan tombol [panah kiri] atau
[panah kanan] untuk menggeser Horizontal Scrollbar.
Tombol Perintah
Tombol Perintah merupakan tombol di layar yang sudah diberikan tugas
masing-masing untuk melakukan suatu proses apabila di {Enter} atau di klik
dengan mouse. Gunakan tombol {Tab} untuk memindahkan sorotan ke
tombol perintah yang diinginkan dan telak {Enter} untuk menjalankan proses
sesuai dengan fungsi masing-masing tombol perintah.
[Simpan]
Tombol perintah [Simpan] mempunyai fungsi untuk menyimpan data yang
sudah dientry di layar. Be-A-plus akan memeriksa kebenaran data yang
dientry sebelum di simpan. Jika data tidak benar, maka Be-A-plus akan
memberikan message kesalahan dan membatalkan proses penyimpanan data.
Jika data sudah benar, maka proses penyimpanan dilakukan dan layar akan
dikosongkan untuk siap menerima entry berikutnya. Combobox No. Bukti
akan disoroti untuk menerima nomor bukti berikutnya.
[Cetak]
Tombol perintah [Cetak] akan melakukan proses pencetakan bukti entry
data. Sebelum melakukan proses pencetakan, data yang dientry akan
disimpan terlebih dahulu, jika terdapat data yang salah, maka proses
penyimpanan dan pencetakan akan dibatalkan dengan menunculkan pesan
kesalahan.
Jika data sudah benar dan telah disimpan, bukti transaksi akan dicetak
dengan menampilkannya dilayar. Jika hendak mencetak ke printer, klik pada
icon [printer] pada layar tampilkan form cetak.
Setelah cetak, layar akan tetap dalam kondisi semula, tidak dikosongkan.
Anda dapat melakukan penyimpanan sekali lagi dengan klik pada tombol
perintah [Simpan] atau melakukan perubahan data (bukan Nomor Bukti)
sebelum dicetak atau disimpan lagi.
A- 9
Be-A-plus
[Batal]
Tombol perintah [Batal] berfungsi untuk mengosongkan layar entry dan
menggeser sorotan ke entry No. Bukti, tanpa melakukan penyimpanan data.
Jika data yang diedit adalah data yang sudah tersimpan sebelumnya, maka
[Batal] akan membatalkan peng-edit-an dan tentunya data yang sudah
tersimpan sebelumnya tidak terganggu.
[Hapus]
Tombol perintah [Hapus] berfungsi untuk menghapus data yang ditampilkan
di layar entry dan sudah tersimpan sebelumnya. Dengan demikian [Hapus]
selain membersihkan layar, juga menghapus data yang sudah tersimpan
dalam database.
[Keluar]
Tombol perintah [Keluar] atau untuk meng-non-aktifkan layar entry,
menutup dan kembali ke layar sebelumnya.
Untuk mengaktifkan kembali layar entry yang sama, Anda harus memilihnya
dari Menu Utama.
A- 10
B. Appendix Cetak Laporan
Cetak Laporan
Be-A-plus menggabungkan fungsi memperlihatkan laporan di layar dengan
mencetak laporan ke printer. Oleh sebab itu semua laporan yang dicetak,
akan ditampilkan terlebih dahulu di layar sebelum diteruskan untuk dicetak.
Dalam Be-A-plus terdapat beberapa fungsi untuk mencetak laporan yaitu :

1. Mencetak laporan / form dari layar entry data baik data master
maupun data transaksi.
a. Perhatikan bahwa hampir semua layar entry mempunyai
command button ([Cetak]) (atau [s.jalan]) pada bagian

bawah layar.
b. Sorot (tekan {Tab}) hingga command button [Cetak] tersebut
dan tekan tombol {Enter}.
c. Atau klik command button tersebut dengan menggunakan
mouse.
d. Apabila tidak ada data yang dapat dicetak, maka Be-A-plus
akan mengeluarkan message :
Gambar message : Tidak Ada data untuk dicetak
Klik [Ok] atau tekan tombol {Enter}

e. Jika terdapat data untuk dicetak, maka Be-A-plus akan
menampilkan laporan tersebut di layar komputer.
B-1
2. Mencetak laporan dari menu laporan.
a. Pada masing-masing menu terdapat sub menu laporan.
Gambar menu laporan
Sorot sub menu laporan dan tekan enter atau gunakan mouse
dan klik pada sub menu laporan.
b. Be-A-plus akan menampilkan entry parameter laporan. Isilah

parameter yang diperlukan untuk menentukan batasan laporan
yang akan ditampilkan. Jumlah dan jenis parameter untuk
masing-masing laporan adalah berbeda satu dengan lainnya,
tergantung jenis laporan yang hendak ditampilkan.
c. Isilah data pada parameter laporan. Sorot [Cetak] dan tekan
tombol {Enter} atau klik pada [Cetak].
B-2
d. Apabila tidak ada data yang dapat dicetak, maka Be-A-plus
akan mengeluarkan message :
Gambar message : Laporan ini Tidak Ada
Klik [Ok] atau tekan tombol {Enter}

e. Jika terdapat data untuk dicetak, maka Be-A-plus akan
menampilkan laporan tersebut di layar komputer.
f. Untuk keluar dari layar parameter laporan sorot [Exit] dan
tekan {Enter} atau klik dengan mouse.
B-3
Tampilan Laporan di Layar
Semua laporan akan ditampilkan terlebih dahulu di layar. Dengan tampilkan
laporan dilayar, Anda dapat memperhatikan laporan yang akan di cetak dan
mengambil keputusan apakah akan melanjutkannya ke printer atau tidak.
Untuk mencetak, Anda tinggal meng-klik pada icon ([Print]) dan data
laporan akan dikirim ke printer.
Gambar bentuk laporan dilayar
B-4
Layar Laporan
Pada bagian atas layar laporan terdapat
- Judul Laporan dan Nama file Laporan (bagian kanan atas)
- Tombol perintah [ ] minimized yang berfungsi untuk
memperkecil layar laporan menjadi suatu icon di taskbar windows.
- Tombol perintah [ ] maximized untuk memperbesar layar
laporan hingga ukuran maksimum layar.
- Tombol perintah [ ] atau Close untuk menutup layar laporan,
dan kembali ke layar sebelumnya (layar parameter laporan juga di
tutup).
Vertical Scrollbar
Vertical scrollbar mempunyai menggeser laporan secara vertikal (atas-
bawah) untuk menampilkan bagian laporan yang ingin Anda lihat. Anda
hanya dapat menggulung ke bagian bawah atau bagian atas pada satu
lembar/halaman laporan, bukan menggulung ke lembar/halaman lainnya.
Untuk melihat halaman lainnya terdapat command button di toolbar yang
akan dijelaskan pada bagian berikut.
Horizontal Scrollbar
Horizontal scrollbar mempunyai fungsi menggeser laporan secara horizontal
(kanan-kiri). Pada umumnya scrollbar ini jarang dipergunakan karena lebar
layar monitor sudah cukup untuk menampung tampilan laporan, kecuali
untuk laporan dalam bentuk landscape (melintang).
Toolbar
Sesuai dengan namanya, toolbar berisikan tombol-tombol perintah yang

mempunyai fungsi masing-masing yang berbeda.
[ ] (close / tutup layar sub-laporan)
Pada umumnya tombol perintah ini dalam keadaan off (tidak dapat
digunakan), karena tombol ini digunakan untuk menutup layar sub-laporan
yang dapat dimunculkan jika pada laporan tersebut mempunyai
pengelompokan data. Lihat tombol perintah Group Tree.
B-5
[Cetak]
Tombol perintah ini digunakan untuk mengirim laporan ke printer. Klik pada
tombol perintah ini dan pada layar akan muncul layar printer setup. Anda
cukup menekan tombol {Enter} atau klik pada [OK] pada layar setting yang
muncul (jika tidak ada perubahan setting printer). Proses pencetakan akan
dijelaskan secara terinci pada bagian berikutnya.
[export]
Tombol perintah untuk mengirim laporan (meng-export) laporan ke bentuk /
format lain seperti format Excel, PDF dan lainnya. Klik pada tombol ini dan
pilih format dan tujuan yang Anda inginkan kemudian klik [Ok]. Penjelasan
mengenai export laporan secara terinci pada bagian berikutnya.
[refresh]
Tombol perintah refresh digunakan untuk meng-update kembali data laporan
yang ditampilkan dilayar monitor. Dalam Be-A-plus proses refresh laporan
sudah dilakukan setiap menampilkan laporan, sehingga tombol perintah
terlihat seolah tidak mempunyai efek pada laporan.
[Group tree]
Tombol perintah Group Tree digunakan untuk memunculkan
pengelompokan dalam grouping laporan. Pada kebanyakan laporan grouping
digunakan untuk melakukan penyusunan / pengelompokan data sebelum
ditampilkan. Untuk melihat lebih jauh pengelompokan laporan ini, Anda
dapat menampilkan Group Tree laporan dan melihat pada masing-masing
kelompok tersebut.
Klik pada tombol perintah ini maka pada bagian kanan layar akan muncul
layar Group Tree laporan.
Pada layar Group Tree terdapat susunan pengelompokan data. Klik pada
tanda [+] pada tiap group akan memunculkan anak cabang atau sub group.
Klik [-] akan menyembunyikan anak cabang atau sub group. Klik pada nama
group, maka pada layar laporan akan ditampilkan data dalam group tersebut
yang dilingkari dengan garis berwarna biru.
Fungsi ini dapat membantu dalam mencari dan melihat data dalam suatu
kelompok.
B-6
[100%[v]]
ComboBox ini berfungsi untuk memperbesar atau memperkecil tampilan
laporan di layar. Anda dapat mengisi angka (dalam persen) untuk
menentukan pembesaran atau pengecilan atau klik pada [v] untuk
memunculkan dan memilih dari dropdown.
[|< < 1 of 2 > >|]

Tombol perintah |< berfungsi untuk menampilkan halaman pertama.
>| untuk menampilkan halaman terakhir
< untuk menampilkan halaman sebelumnya
>. untuk menampilkan halaman berikutnya
[1] adalah textbox untuk nomor halaman yang sedang ditampilkan
of 2 adalah jumlah halaman laporan.
Anda dapat meng-klik pada tombol-tombol tersebut untuk menampilkan
halaman yang Anda inginkan atau ketik nomor halaman pada textbox untuk
menampilkan halaman tersebut.
[stop]
Tombol ini berfungsi untuk memerintahkan Layar laporan untuk berhenti
melakukan proses pengambilan data. Tombol ini pada umumnya dalam
keadaan off yang berarti layar laporan tidak sedan melakukan proses
pengambilan data. Jika Anda mengetik tombol [refresh] maka tombol [Stop]
akan aktif hingga proses pengambilan data (refresh) selesai dilakukan.
[Find]
Klik pada tombol ini, maka layar laporan akan memunculkan kotak ‘Search”
yang dapat Anda gunakan untuk mencari suatu data / kata tertentu dalam
laporan. Isi textbox Find what dan klik [Find Next] untuk mencari data.
Gambar layar Search dari Laporan
B-7
Apabila data yang diperoleh ditemukan, maka pada data tersebut akan
dilingkari dengan kotak garis merah. Klik [Find Next] maka layar laporan
akan mencari data berikutnya yang sama.
Jika data yang dicari tidak ada, maka akan muncul message box
Gambar message box data tidak ketemu dari Laporan
Find mencari data dari halaman yang sedang aktif hingga halaman terakhir.
Oleh sebab itu untuk mencari suatu data yang belum Anda ketahui dimana
letaknya, lebih baik mulai dari halaman pertama. Sehingga Find akan
mencari pada semua halaman laporan.
Tab [Preview]
Tepat dibawah toolbar, terdapat Tab [Preview]. Tab ini merupakan tab
laporan utama. Jika terdapat sub-report atau group laporan yang dapat
dimunculkan dengan [Group Tree] maka Tab ini akan bertambah dengan
Tab-Tab lain sesuai dengan Group laporan.
[Close]
Merupakan tombol perintah untuk menutup layar laporan dan kembali ke
layar parameter laporan. Anda dapat merubah parameter laporan lalu
menampilkan laporan hasil perhitungan dari parameter yang baru.
Catatan :
Perhatikan perbedaan [Close] dengan [X] pada Layar Laporan (sebelah
kanan atas) yang menutup semua layar laporan termasuk layar parameter
laporan.
B-8
Proses Pencetakan ke Printer
Untuk melanjutkan pencetakan data ke printer, maka klik pada icon [Cetak]
di toolbar. Setelah itu akan muncul layar Printer Setup.
Gambar layar Printer Setup
Pada layar ini Anda dapat menentukan beberapa setup yang akan digunakan
pada printer untuk mencetak laporan.
Checkbox No Printer
Di check jika tidak ada printer yang akan digunakan untuk mencetak.
Dengan demikian tidak ada laporan yang dikirim ke printer. Pada umumnya
checkbox ini tidak di check.
ComboBox Printer Name

Digunakan untuk menentukan jenis printer yang akan dipergunakan (jika
pada windows terinstall beberapa jenis printer). Pada umumnya program
akan memunculkan default printer yang telah di set di Windows.
B-9
[Properties]
Berfungsi untuk memunculkan layar setting properti jenis printer yang
dipilih pada ComboBox Printer Name. Isi dari layar setting properti
tergantung pada jenis printer yang dipilih.
Checkbox Default Properties

Digunakan untuk menentukan apakah pencetakan laporan mengunakan
setting default dari printer atau menggunakan setting yang sudah ditentukan
oleh laporan. Pada umumnya checkbox ini dibiarkan kosong supaya printer
menggunakan setting dari laporan.
Paper Size dan Source

Digunakan untuk menentukan jenis ukuran dan sumber kertas yang
dipergunakan untuk mencetak laporan.
Orientation
Digunakan untuk menentukan orientasi pencetakan. Orientasi pencetakan
terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu Portrait atau posisi tegak, dan Landscape atau
posisi melintang. Anda hanya dapat memilih salah satu dari kedua pilihan
tersebut dengan cara klik pada option button di sebelah icon posisi kertas.
Pada umumnya setting ini tidak perlu di set, karena setting orientasi kertas
sudah ditentukan dalam laporan.
[Network] digunakan untuk melakukan setting/koneksi ke printer di sistem

jaringan (network). Hal ini digunakan terutama untuk printer jaringan yang
belum di didefenisikan di Printer Setting-nya Windows (lokal).
[Cancel] untuk membatalkan pencetakan laporan
[OK] untuk meneruskan pencetakan laporan ke printer
Setelah meng-klik [Ok], maka akan muncul layar “Print”
B-10
Gambar Layar Printer
Dalam layar ini terdapat beberapa isian yang memberikan keleluasaan bagi
Anda untuk memilih halaman serta jumlah yang hendak dicetak.
Option button “All”

Option button ini merupakan pilihan untuk mencetak semua halaman
laporan.
Option button “Pages”

Pilihan ini dapat Anda gunakan jika untuk menentukan halaman yang hendak
Anda cetak. Pada pilihan ini Anda masih harus menentukan halaman berapa
saja yang hendak dicetak. Untuk itu disediakan textbox from dan to yang
harus diisi dengan jangkauan nomor halaman yang hendak dicetak.
Textbox Copies
Textbox ini berisikan jumlah copy laporan yang hendak dicetak.
Checkbox Collate Copies

Dapat digunakan untuk menentukan cara pencetakan jika Anda memilih
untuk mencetak lebih dari satu copy laporan. Jika Collate Copies di check,
maka laporan akan dicetak dari halaman pertama hingga halaman terakhir
(sesuai dengan pilihan halaman diatas) untuk copy pertama, kemudian
dilanjutkan dengan halaman pertama hingga halaman terakhir untuk copy
kedua dan seterusnya.
B-11
Sedangkan jika Collate Copies tidak di check, maka printer akan mencetak
halaman pertama sejumlah copy yang ditentukan, kemudian dilanjutkan
dengan halaman kedua untuk sejumlah copy yang ditentukan dan seterusnya
dengan halaman-halaman laporan lainnya.
[OK]
Klik [OK] atau tekan {Enter} untuk melanjutkan pencetakan laporan.
[Cancel]
Klik [Cancel] untuk membatalkan pencetakan dan kembali ke layar laporan.
B-12
Export Laporan
Be-A-plus juga dapat meng-export laporan yang ditampilkan di layar ke
format yang lain. Format yang paling umum dipilih adalah format Microsoft
Excel. Hal ini memungkinkan pemakai untuk mengubah bentuk laporan
sesuai dengan yang diinginkan.
Klik pada icon [Export] di toolbar dan akan muncul layar export.
Gambar Layar Export
Dalam layar Export hanya terdapat dua ComboBox untuk memilih jenis
format yang diinginkan dan ditujukan kemana hasil export tersebut.
Format
Klik [v] untuk menampilkan dropdown dan pilih pada salah satu pilihan dari
dropdown dengan klik pada pilihan format tersebut menggunakan mouse.
Destination
Klik [v] pada ComboBox Destination untuk memilih kemana export laporan
ini ditujukan. Pilih “Application” jika Anda ingin mengaktifkan aplikasi
untuk format tersebut dan menampilkan hasil export.
Pilih “Disk File” untuk menyimpan hasil export tersebut dalam bentuk file
sesuai dengan format yang ditentukan.
[Cancel]
Klik [Cancel] jika Anda ingin membatalkan proses export data dan kembali
ke layar laporan.
B-13
[Ok]
Klik [Ok] untuk melanjutkan proses export data.
Setelah Anda klik [OK] maka layar berikut yang muncul adalah layar Format
Options.
Bentuk layar yang muncul disesuaikan dengan jenis format yang Anda pilih.
Sebagai contoh disini digunakan Format Options untuk pilihan export ke
format Excel 8 (XLS) (extended) untuk Excel 8 dari Office XP.
Gambar layar format option u/ Excel 8 (XLS) (extended)
Checkbox Column Headings

Checkbox ini untuk menentukan apakah perlu dimunculkan heading untuk
tiap kolom data.
Checkbox Use worksheet functions to represents subtotal fields in report
B-14
Checkbox ini untuk menentukan apakah hasil export akan menggunakan
formula Excel untuk menjumlahkan angka-angka bagi sub total atau hanya
memunculkan angka hasil perhitungan tanpa menggunakan formula.
Option constant column width

Option untuk menentukan penggunaan lebar yang standard untuk semua
kolom yang dihasilkan export. Jika diaktifkan, maka Anda harus menentukan
berapa lebar kolom.
Option Columns width based on objects in area

Option menentukan penggunaan lebar kolom sesuai dengan data yang
hendak ditampilkan berdasarkan pada pilihan dalam ComboBox-nya.
B-15
Option Non-Tabular format
Option ini menentukan penyusunan hasil export dalam bentuk beberapa baris
walaupun data tersebut berada dalam suatu daerah yang sama.
Option tabular format (Arrange all objects in one area into

one row)
Option ini akan menyusunkan semau objects laporan dalam suatu daerah
tertentu dalam bentuk satu baris.
[Cancel]
Klik [Cancel] untuk membatalkan proses export laporan dan kembali ke
layar laporan. Komputer akan memunculkan pesan pembatalan proses
export.
Gambar message box pembatalan export
Klik [ok] atau tekan {Enter} untuk kembali ke layar laporan.
[Ok]
Klik [Ok] untuk melakukan proses export.
Jika pada destination anda pilih “Application” maka aplikasi yang sesuai
dengan format yang dibentuk akan diaktifkan dan dimunculkan di layar
monitor.
Jika Anda pilih destination “Disk File” maka pada layar akan muncul layar
Choose Export File.
B-16
Gambar layar Choose Export File
Pada layar ini Anda diminta untuk memilih / mengetikkan dana file dan
menentukan di folder mana file tersebut akan disimpan.
Klik [Save] untuk menyimpan hasil export tersebut.
Klik [Cancel] untuk membatalkan proses export.
B-17
Hasil Cetak Laporan
Contoh laporan (satu halaman penuh).

B-18
Heading Laporan
Bagian atas laporan hingga judul masing-masing kolom disebut dengan
heading laporan. Pada umumnya di heading terdapat
- Nama Perusahaan
- Nama Laporan
- Parameter Laporan
- Judul masing-masing kolom dalam laporan
Detail Laporan
Bagian tengah yang berisikan data laporan disebut dengan detail laporan.
Pada beberapa laporan, Detail Laporan masih dibagi atas Group Laporan
yang terkadang mempunyai sub total untuk masing-masing group.
Pada detail terdapat kolom-kolom data yang susunannya sesuai dengan judul
masing-masing kolom pada heading.
Footer Laporan
Bagian bawah laporan disebut dengan footer laporan. Pada bagian ini
biasanya terdapat grand total (jika ada data numerik yang harus ditotal).
Selain itu juga terdapat nama file format laporan (sebelah kiri bawah) dan
Tanggal serta Nomor halaman (kanan bawah).
B-19
Be-A-plus
C. Appendix No. Bukti
Nomor Bukti Transaksi

Nomor Bukti Transaksi merupakan data yang sangat penting dalam Be-A-
plus. Karena Nomor Bukti Transaksi merupakan identitas dari suatu
transaksi.
Be-A-plus merupakan program yang meng-integrasikan modul-modul Stok,
Pembelian, Penjualan, Hutang & Piutang, Kas Bank dan General Ledger,
maka semua transaksi akan di-posting dalam bentuk Jurnal di General
Ledger. Oleh sebab itu, masing-masing data transaksi harus mempunyai
identitas (Nomor Bukti) yang unik antara yang satu dengan yang lain.
Awalan Nomor Bukti

Cara termudah untuk membedakan antara satu jenis transaksi dengan yang
lain adalah dengan memberikan awalan yang berbeda untuk setiap jenis
(kelompok transaksi). Sebagai contoh :
Transaksi Kode Awal Nomor Bukti
Penerimaan Stok MS
Pengeluaran Stok KS
Pindah Gudang PG
Packing / Unpacking PU
Pembelian BL
Retur Pembelian RB
Penjualan JL
Retur Penjualan RJ
Entry Hutang HT
Entry Piutang PH
Grouping Hutang & Piutang GH
Pembayaran Hutang KH
Penerimaan Piutang TP
Penerimaan Kas Bank KM atau/dan BM
Pengeluaran Kas Bank KK atau/dan BK
Pindah Buku PB
Pencairan Warkat CR
Jurnal Umum JU
C- 1
Be-A-plus
Pastikan bahwa Kode Awal tersebut diatas tidak ada yang sama.
Khusus untuk entry saldo awal, Anda masih dapat memberikan kode
tambahan di awal misalnya “SA” didepan Kode Awal diatas. Dengan
demikian Anda dapat dengan mudah mengenal bahwal entry tersebut
merupakan entry untuk saldo awal.
Kode Awal Nomor Bukti ini sangat penting untuk menjamin tidak adanya
Nomor Bukti yang sama yang digunakan dalam modul (transaksi) yang
berbeda.
Tanggal pada Nomor Bukti

Sering sekali kita melihat penggunakan tanggal (bulan / tahun) pada
penomoran Nomor Bukti. Jika mengunakan penomoran seperti itu,
hendaknya dilakukan dengan beberapa aturan berikut :
1. Jangan gunakan angka romawi.
2. Urutkan susunan tanggal dengan cara Tahun, Bulan kemudian
Tanggal
3. Gunakan jumlah angka yang sama untuk setiap penomoran.
Misalkan jika menggunakan tahun dalam 4 angka, maka
selalu gunakan empat angka. Untuk bulan sebaiknya
menggunakan 2 angka dan diawali dengan angka 0 untuk
bulan yang hanya mempunyai satu angka (01, 02, 03, 04
hingga 11, 12). Demikian juga dengan tanggal, gunakan selalu
2 angka (01, 02, 03, dst hingga 30 atau 31).
4. Tempatkan penggunaan tanggal ini setelah Kode Awal Nomor
Bukti.
Nomor Urut
Nomor Urut merupakan nomor yang diberikan kepada setiap nomor transaksi
secara berurut. Fungsi utama nomor urut adalah untuk membedakan antara
satu Nomor Bukti dengan Nomor Bukti yang lain apabila kedua nomor bukti
tersebut mempunyai Kode Awal dan Tanggal yang sama.
Fungsi lain dari nomor urut adalah untuk mengetahui jumlah transaksi
(Nomor Bukti) untuk suatu jangka waktu tertentu (misalnya 1 (satu) bulan
atau 1 (satu) tahun). Apabila Nomor Urut digunakan dengan tujuan ini, maka
nomor urut akan direset (kembali dari angka 1) untuk setiap periode (1 bulan
atau 1 tahun).
C- 2
Be-A-plus
Jumlah angka dalam untuk nomor urut haruslah tetap sama dan mencukupi
untuk jangka waktu tertentu, misalnya jika nomor urut menggunakan 3 angka
(contohnya 001 hingga 999), artinya jumlah Nomor Bukti yang dapat
ditampung dalam nomor urut ini adalah 999 Nomor Bukti, dengan demikian
Anda harus memastikan jumlah Nomor Bukti ini mencukupi selama periode
tertentu sebelum angka tersebut di-reset kembali ke 001.
Secara umum kita akan menyisakan (melebihkan) satu angka jika hasil
perhitungan rata-rata jumlah Nomor Bukti yang dibutuhkan mempunyai
angka pertama yang lebih besar atau sama dengan 5 (lima). Misalkan Nomor
Urut yang digunakan akan di reset setiap bulan, dan rata-rata tiap bulan
jumlah transaksi adalah 867 Nomor Bukti Penjualan, maka untuk Nomor
Bukti Penjualan sebaiknya menggunakan 4 angka yaitu 0001 hingga 9999.
Sebaliknya apabila jumlah transaksi rata-rata adalah 430 maka cukup
menggunakan 3 angka yaitu 001 hingga 999.
Catatan :
Jumlah angka yang dibutuhkan lebih tergantung pada kasus-kasus yang
pernah dihadapi oleh masing-masing pemakai.
Kode Akhir Nomor Bukti

Jika dibutuhkan Anda dapat menambahkan kode akhir nomor bukti. Namun
Kode Akhir ini lebih mempunyai fungsi sebagai keterangan tambahan dari
pada sebagai kode untuk pengelompokan data.
Kode Akhir sering digunakan untuk memberikan keterangan, misalkan pada
Pembelian biasanya diberi Kode Akhir berupa kode / singkatan supplier atau
jenis stok yang dibeli. Sedangkan pada Penjualan sering dipakai kode /
singkatan customer ataupun salesman yang melakukan penjualan.
Data Nomor Bukti Lainnya

Sering kita menambahkan beberapa nomor / data tertentu pada Nomor Bukti.
Sebenarnya penambahan ini pada umumnya merupakan Kode Awal atau
Kode Akhir. Tambahkan data yang dikehendaki dengan memperhatikan
metode pengurutan Nomor Bukti oleh komputer. Jangan tempatkan jenis
data yang tidak akan sama panjangnya untuk tiap Nomor Bukti pada bagian
awal atau tengah Nomor Bukti. Tempatkan data tersebut pada Kode Akhir
Nomor Bukti.
C- 3
Be-A-plus
Rangkuman
Karena komputer menggunakan teknik mengurutkan berdasarkan posisi
charakter (dari kiri ke kanan) maka dalam menetapkan penomoran Nomor
Bukti, sebaiknya kita mengenal sifat komputer ini dan menyesuaikan
dengan-nya.
Kita harus mengurutkan dengan menempatkan kode yang merupakan Kdoe
utama dalam pengelompokan pada bagian depan (paling kiri) diikuti oleh
yang kurang utama dan yang lebih kurang utama dan seterusnya hingga yang
paling tidak utama.
Contoh penomoran yang baik dalam komputer adalah :
Kode Awal – Tahun – Bulan – Tanggal – Nomor Urut – Kode Akhir
Semua data, kecuali Kode akhir harus memiliki panjang (jumlah karakter)
yang sama banyak.
Contoh : XX/YY/MM/DD/nnn/xxxx
XX = Kode Awal
YY = Tahun (2 angka)
MM = Bulan (2 angka)
DD = Tanggal (2 angka)
nnn = Nomor Urut (3 angka)
xxxx = Kode Akhir (boleh memiliki panjang yang berbeda).
Tahun (YY), Bulan (MM) dan (DD) dapat digunakan sesuai dengan periode
reset Nomor Urut. Jika Nomor Urut di-reset tiap tahun, maka minimal Anda
harus memiliki Kode Tahun (YY), sedangkan kode Bulan (MM) dan tanggal
(DD) merupakan data optional yang boleh digunakan maupun tidak.
Demikian juga jika Nomor Urut di-reset tiap bulan, maka Anda harus
memiliki kode Tahun (YY) dan Bulan (MM), kode Tanggal (DD) merupakan
data optional.
Sebaliknya jika Nomor Urut di-reset tiap hari, maka kode tahun (YY), bulan
(MM) dan tanggal (DD) harus digunakan.
Kode Tahun (YY) dapat juga menggunakan versi 4 angka (YYYY) jika
diperlukan.
C- 4

Buku Manual Be-A-plus

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Buku Manual Be-A-plus

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Be-A-plus

BAB 1. Pendahuluan ................................................................................ 1-1

Master Salesman ............................................................................ 3-53

Retur Pembelian tanpa No. Bukti Pembelian ................................. 5-17

Laporan Profit Penjualan per Faktur (detail) ............................ 6-48

Rangkuman ............................................................................... 7-27

Laporan Penerimaan Piutang per Relasi ................................... 7-78

Laporan Transaksi Pindah Buku (Dari Bank) ........................... 8-50

Pada Bab ini Anda akan mempelajari

Ringkasan Be-A-plus versi 2.0

Gambar arus data dalam Be-A-plus

Dari semua hubungan diatas, Parameter merupakan bagian terpenting dalam

Transaksi Penjualan akan menimbulkan Piutang Dagang (Account

Transaksi Hutang (Account Payable atau A/P)

Transaksi Piutang (Account Receivable atau A/R)

Jurnal General Ledger

Menu Instalasi Be-A-plus

Masukkan CD program Be-A-plus dan secara otomatis menu instalasi

Menu instalasi terdiri dari tombol pilihan :

Gambar Layar Selamat Datang

Layar selamat datang akan dimunculkan untuk memulai instalasi. Klik

Gambar Layar Nama Folder

Layar Setup Status

Selanjutnya Instalasi akan melanjutkan ke layar Setup Status yang

Layar Setup Complete

Setelah instalasi selesai, maka Layar Setup Complete akan menanyakan

Gambar pilih setup uninstall

Untuk menghapus (meng-uninstall) Be-A-plus, pilih option Remove All dan

Gambar komfirmasi uninstall

Klik [OK] untuk melakukan uninstalasi.

Gambar Shared File Deletion

Klik “Don’t display this message” dan klik [Yes]

Menjalankan Be-A-plus untuk pertama sekali.

Gambar Layar Registrasi

Gambar Layar Preparing to Install MSDE

Kemudian diikuti dengan layar proses instalasinya.

Gambar Layar Instalasi

Tunggu hingga proses instalasi selesai dilakukan.

Setelah selesai melakukan instalasi MSDE dapat merestart komputer. Anda

Gambar Icon MSDE di Taskbar

Gambar SQL Server Service Manager

Gambar Layar Tutorial

BAB 2. OPENING SCREEN

Layar Pembukaan (Opening Screen)

Gambar Opening Screen

Gambar Layar Login

Gambar layar Data Perusahaan

Untuk membuat database yang baru, Anda perlu memberikan data

 Alamat Perusahaan, Kota, Negara, Telepoan, Fax,

Gambar Layar Dialog Box “Save as”

Gunakan backup sesering mungkin untuk mengantisipasi terjadinya

Gambar Layar Dialog Box “Open”

Gambar Message Box Restore Database

Catatan : Me-restore pada nama perusahaan yang sama akan

Catatan : Sebaiknya gunakan pilihan ini untuk membuat

Klik [Cancel] akan membatalkan proses restore dan kembali ke Opening

pada data yang ada dan menyebabkan data tersebut hilang /

Gambar Layar Dialog Box “Open”

Gambar Layar Lepas Database

Gambar Layar Ganti Server

Untuk SQL Server yang terinstal di Windows 2000 Professional, Windows

[Ok] berfungsi untuk mengeksekusi dengan memindahkan akses server

Gambar Layar Setup User

masing-masing user dalam menu [System] [Ganti Password] dalam menu

Alamat Perusahaan, Kota, Negara, Telepoan, Fax,