Professional Documents
Culture Documents
Câu 20 Kĩ Năng Đàm Phán
Câu 20 Kĩ Năng Đàm Phán
Kỹ thuật đặt câu hỏi, kỹ thuật nghe và kỹ thuật truyền đạt thông tin
trong đàm phán.
a, Kỹ thuật đặt câu hỏi
Kỹ thuật đặt câu hỏi đóng vai trò quan trọng trong cuộc đàm phán, vì những
câu hỏi thông minh và phù hợp sẽ mang lại thông tin cần thiết từ phía đối tác,
tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định của ta. Đặc biệt, trong điều kiện
một cuộc đàm phán bị hạn chế về thời gian,việc thu thập thông tin từ đối tác
chủ yếu là do cách chúng ta đặt câu hỏi sao cho thích hợp. Ngoài ra, áp dụng
kỹ thuật đặt đặt câu hỏi giúp chúng ta:
Thứ nhất, giành và duy trì quyền chủ động trong đàm phán.
Thứ hai, thu thập được những thông tin thật sự cần thiết và phù hợp với
mục đích và ý đồ đàm phán.
Thứ ba, động viên sự tích cực và tính sáng tạo làm cho đối tác có hứng
thú cung cấp thông tin.
Thứ tư, từ thông tin thu thập được ta có thể kịp thời ứng xử những thiếu
sót trong quá trình chuẩn bị đàm phán.
Tuy nhiên cần khéo léo và tinh tế trong quá trình đặt câu hỏi, nên chọn thời
điểm thích hợp, tránh hiện tượng cắt ngang lời đối tác. Chúng ta cũng không
nên đặt những câu hỏi không liên quan đến nội dung vấn đề đàm phán hay
những câu hỏi liên quan đến thông tin bí mật.
* Phân loại câu hỏi: Khi đặt câu hỏi nhất thiết phải giải thích cho đối tác mục
đích của việc đặt câu hỏi là gì, để tránh tâm lý nghi ngờ, đặc biệt là những
thông tin về tình hình tài chính của đối tác. Việc khẳng định sự cung cấp thông
tin là vì lợi ích của cả hai bên rất quan trọng. Như vậy, đối tác mới yên tâm và
có hứng thú cung cấp cho ta những thông tin cần thiết.
* Câu hỏi đóng: Đây là loại câu hỏi mà người trả lời chỉ được trả lời có hoặc
không. Loại câu hỏi này được sử dụng khi chúng ta muốn thu hẹp vấn đề theo
chủ ý, sau khi vấn đề đưa ra đã được thảo luận một cách dầy đủ và chi tiết,
chuẩn bị chuyển sang nội dung khác.
Ví dụ: Các ngài đã hài lòng về điều khoản này chưa?
* Câu hỏi mở: Câu hỏi mở được sử dụng khi bắt đầu thảo luận một vấn đề hoặc
khia thác thêm ý kiến của đối tác khi ta chưa hiểu rõ ý đồ, mục đích câu trả lời
của đối tác. Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng: Tại sao? Ai? Cái gì? Như thế
nào?……
Ví dụ: Tại sao các ngài chưa hài lòng với mức chiết khấu 2% mà chúng tôi đưa
ra?
* Câu hỏi gián tiếp: Câu hỏi gián tiếp được sử dụng trong trường hợp muốn đề
cập đến vấn đề nào đó nhưng không muốn nói đến một cách trực tiếp, tránh
làm đối tác cảm thấy đột ngột.
Ví dụ: Trưởng đoàn đàm phán của 1 Công ty Xuất khẩu hỏi đại diện bên nhập
khẩu: “Các ngài có nhận xét gì về thị trường giày da xuất khẩu của Việt Nam?”
* Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề: Câu hỏi này áp dụng khi chúng ta muốn
chuyển hướng vấn đề đang thảo luận sang vấn đề khác sao cho phù hợp với kế
hoạch hoặc khi vấn đề đã được thống nhất.
Ví dụ: Phía các ngài còn có ý kiến nào khác về điều khoản này không?
* Câu hỏi thăm dò ý kiến đối tác: Loại câu hỏi này được áp dụng khi chúng ta
muốn đưa ra quyết định nhưng chưa biết ý đồ của đối tác hoặc khi đối tác ngại
đưa ra ý kiến của mình.
Ví dụ: Các ngài có đề xuất nào để phương thức giao hàng được tiến hành thuận
lợi cho cả hai bên không?
Ngoài ra, chúng ta còn có thể áp dụng những câu hỏi kích thích sự suy nghĩ,
câu hỏi mập mờ, câu hỏi dẫn dắt… tùy theo từng diễn biến cụ thể của quá trình
đàm phán.
Những lưu ý khi đặt câu hỏi.
Thứ nhất, hạn chế sử dụng những câu hỏi hướng dẫn vì câu trả lời sẽ ít
có giá trị và dễ sai lệch.
Thứ hai, đặt quá nhiều câu hỏi với nhiều nội dung cùng một lúc sẽ khiến
đối tác mất tập trung, dễ khiến câu trả lời thiếu chính xác.
Thứ ba, tránh đặt những câu hỏi vào những điều kiêng kị, riêng tư, vi
phạm văn hóa, phong tục tập quán của bên đối tác, gây ra những căng
thẳng trong quá trình đàm phán.
Nguyên tắc chính xác: phải đưa ra những thông tin phản ánh sự thật khách
quan, không được phép tô vẽ thêm hay làm sai lệch thông tin, hoặc bóp méo
sự thật.
Nguyên tắc đầy đủ: phải cung cấp tất cả những thông tin cần thiết mà một
bên đối tác yêu cầu, không nên vì động cơ vụ lợi riêng mà dấu đi những
thông tin quan trọng.
Nguyên tắc kịp thời: phải cung cấp cho nhau những thông tin sẵn có khi hai
bên có yêu cầu. Các bên không nên chậm trễ trong quá trình cung cấp thông
tin vì sẽ gây ra khó khăn trong đàm phán và tạo ra những cản trở hạn chế
quá trình đưa ra quyết định
Nguyên tắc hỗ trợ : yêu cầu phải dùng các dẫn chứng, số liệu để minh họa
sao cho đối tác cảm thấy rõ ràng nhất, dễ hiểu nhất; tránh sự cung cấp thông
tin mập mờ, thiếu rõ ràng và không có tính thuyết phục.
Khi trả lời câu hỏi, chúng ta gặp phải các khả năng sau đây:
– Trong trường hợp chúng ta đã sẵn sàng trả lời câu hỏi của đối tác thì ta cũng
không nên hấp tấp, vội vàng mà hãy bình tĩnh suy xét và sắp xếp câu trả lời sao
cho có logic để nội dung câu trả lời phù hợp với nội dung câu hỏi.
– Trong trường hợp chưa rõ nội dung câu hỏi thì nhất thiết ta phải yêu cầu đối
tác giải thích lại câu hỏi cho rõ hơn. Như vậy một mặt sẽ giúp ta có thêm thời
gian để suy nghĩ câu trả lời, mặt khác tránh được những câu trả lời sai hay để lộ
những nhược điểm của bản thân do quá vội vàng.
Ví dụ: Khi chưa rõ câu hỏi của đối tác, chúng ta có thể yêu cầu sự giải thích rõ
ràng hơn: “Xin quý công ty có thể trình bày rõ hơn về yêu cầu của mình được
không ạ?” hoặc “Chúng tôi chưa nắm rõ lắm về yêu cầu đặt ra của các ngài,
liệu các ngài có thể giải thích lại được không ạ?”.
– Trong trường hợp ta đã hiểu câu hỏi mà chưa rõ câu trả lời thì ta nên bình
tĩnh, tìm mọi cách khác nhau để kéo dài thời gian trả lời câu hỏi. Muốn có thời
gian để suy nghĩ, chúng ta có thể đưa ra những câu hỏi lại để yêu cầu đối tác trả
lời, hoặc ta giả vờ không hiểu và yêu cầu bên đối tác giải thích rõ hơn, đôi khi
lời giải thích ấy sẽ là tiền đề cho những câu trả lời của ta.
Ví dụ: Khi cần thời gian để suy nghĩ, chúng ta có thể hỏi ngược lại đối tác như:
“Vâng về vấn đề này, chúng tôi cũng đã có sự tìm hiểu. Nhưng chúng tôi muốn
biết các ngài có đặt ra những yêu cầu cụ thể nào không ạ?; “Vậy theo ý muốn
của quý công ty, chúng ta nên giải quyết vấn đề này như thế nào?”. Hoặc đôi
khi, có thể chỉ đơn giản là xin thêm thời gian để suy nghĩ và chuyển hướng
sang một vấn đề khác : “Hãy cho chúng tôi thêm một chút thời gian để thảo
luận và thống nhất về vấn đề này.”