ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI PENJUALAN PADA

KOPERASI GURU KECAMATAN SAMBIREJO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Andri Korniawan

07.12.2255

kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMASI DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
 ANALYSIS AND DESIGN SALES INFORMATION ON COOPERATIVE
TEACHER SUB-DISTRICT SAMBIREJO

ANALISIS DAN PERANCANGAN INFORMASI PENJUALAN PADA

KOPERASI GURU KECAMATAN SAMBIREJO

Andri Korniawan
Jurusan Sistem Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Cooperatives have helped bring prosperity objective standard of living of its members
so that the business activities of cooperatives, such as savings and loans, the interest
charged to members are also smaller and in businesses selling goods price is also cheaper,
so that the cooperative members tend to be more frequent shopping dikoperasi. Because
the sales activities of goods which are very crowded, making the work of our employees to
serve the sales of goods to members of cooperatives is felt to be more severe.

Therefore the background above problems the author was trying to help the system
sales of basic food needs of these teachers so that the performance of cooperative services
to member cooperatives to be optimal. By analyzing the way the old system of selling goods,
then the results of his analysis is used as a reference for improvements to the development.
of a new system.

After analyzing the old system, the data are used as reference to make the sale of
goods information system based computerization of basic food needs are able to handle the
transactions of purchase and sale of basic food needs. So the main goal to help improve the
performance of transaction services to members of cooperatives selling goods become more
optimally achieved.

Keywords : purchases and sales of basic supplies

1. PENDAHULUAN

Pada era globalisasi sekarang ini kemajuan teknologi komputer bergerak semakin maju
pesat, teknologi komputer ini diciptakan untuk membantu pekerjaan manuasia agar bisa
diselesaikan lebih cepat, efisien waktu dan mendapatkan hasil yang optimal. Dengan hasil-
hasil positif yang diberikan oleh komputer kepada manusia sehingga bisa membuat segala
sesuatunya dapat dilakukan dengan baik.

Pada tahun 1 april 1970 KPRI “GURU” Kecamatan Sambirejo berdiri, koperasi ini
didirikan atas hasil rapat kkg guru-guru sekolah dasar se-kecamatan sambirejo. Awalnya
koperasi ini dirintis guna melaksanakan kegiatan usaha yang berguna untuk melayani secara
langsung kebutuhan ekonomi para anggotanya sehingga dapat meningkatkan kesejahteraan
mereka beserta keluarganya.

Semakin lama koperasi ini semakin maju menjadi lebih besar serta kegiatan perputaran
transaksi keuangan yang dilakukan didalamnya seperti kegiatan simpan-pinjam keuangan
kepada anggota koperasi, dan kegiatan transaksi penjualan barang kebutuhan sembako
sehari-hari kepada para anggota koperasinya. Karena tujuan utama koperasi adalah
membantu mensejahterakan taraf hidup para anggotanya, sehingga bunga yang dibebankan
kepada anggota koperasi yang mengambil pinjaman bunganya cukup kecil, disamping itu
juga pada akhir tahunnya anggota koperasi juga mendapatkan sisa hasil usaha dari koperasi
menurut jasanya. Dan juga pada kegiatan transaksi penjualan barang, harga jual barang
kebutuhan sembako cenderung lebih murah, sehingga kebanyakan para anggota koperasi
lebih suka belanja barang kebutuhan sembako dikoperasi dari pada ditoko-toko.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

2.1.1 Definisi Sistem Informasi

Agar informasi yang dihasilkan memiliki nilai yang berkualitas maka perlu dibuatnya
sistem informasi. Untuk memahami pengertian dari sistem informasi secara mendalam perlu
melihat dari segi keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas yang penting dalam
pembentukan sistem informasi.
 Sistem informasi memiliki banyak definisi yang sangat banyak, yang dapat dipelajari
dan dipahami dengan melihatnya dari berbagai segi pandang. Antara lain pengertian sistem
informasi secara umum yaitu sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsitem informasi
terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang mempunyai sebuah makna
dan berguna dalam membantu pengambilan keputusan. Selain itu menurut kertahadi (1995)
sistem informasi didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara
sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.

2.1.2 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari beberapa komponen yang

berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari, juga menyediakan
kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Komponen -
komponen tersebut antara lain, yaitu :

1. Orang
Adalah semua pihak yang mempunyai tanggung jawab penuh dalam hal perancangan
sistem, penggunaan keluaran sistem informasi, perawatan sistem, pengembangan sistem
informasi.
2. Aktivitas atau Prosedur
Aktivitas dan prosedur mempunyai pengertian yang sama yaitu sekumpulan aturan
atau tahapan-tahapan yang dipakai untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah
sistem informasi hasil keluaran dari sistem informasi tersebut.

3. Basis Data
Adalah kumpulan dari data dan informasi yang organisasikan serapi mungkin sehingga
memudahkan untuk diakses oleh pengguna serta berkaitan dengan penyimpanan data.
4. Perangkat keras
Yaitu komponen-komponen untuk melengkapi kegiatan menginputkan data,
memproses data, dan keluaran data yang berupa piranti fisik seperti komputer, printer,
monitor, harddisk, dll
5. Perangkat lunak
Berupa sekumpulan intstruksi-instruksi atau perintah-perintah yang diberikan
keperangkat keras atau komputer untuk dapat memproses data, sering disebut dengan
program.
6. Jaringan

Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai oleh sejumlah

pemakai pada waktu dan tempat secara bersama–sama ataupun tidak.

Selain komponen-komponen yang telah disebutkan diatas, ada pendapat lain tentang
1
komponen-komponen dari sistem informasi adalah:

1. Blok Masukan
2. Blok Model
3. Blok Keamanan
4. Blok Teknologi
5. Blok Database
6. Blok Kendali
2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Penjualan Koperasi
2.2.1 Pengertian Koperasi
Koperasi adalah suatu badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan
hukum koperasi yang melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus
2
sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas azas kekeluargaan .

2.2.2 Prinsip-Prinsip Koperasi

Menurut undang-undang republik indonesia no.25/92 bab III pasal 5 ayat 1 adalah
sebagai berikut :
1. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka.
2. Pengelolaan dilakukan secara demokratis.
3. Pembagian sisa hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa
usaha masing-masing anggota.
4. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal.
5. Kemandirian.

2.2.3 Tugas Pokok Premier Koperasi

1
Dikemukakan oleh Burch dan Grudnistki
2
UU RI No.25 tahun 1992 : BAB 1 Pasal 1 ayat 1
 Koperasi memiliki tugas pokok primer yaitu melaksanakan kegiatan usaha guna
melayani secara langsung kebutuhan ekonomi para anggotanya sehingga dapat
meningkatkan kesejahteraan mereka beserta keluarganya. Untuk diketahuinya bahwa tingkat
kesejahteraan tersebut selalu berubah sesuai dan selaras dengan tingkat pertumbuhan serta
3
perkembangan ekonomi yang ada .

2.2.4 Kegiatan Koperasi

Koperasi merupakan badan usaha yang sangat mengutamakan kesejahteraan

anggotanya. Koperasi memiliki program kegiatan yang dapat membantu mensejahterakan
anggotanya antara lain kegiatan simpan-pinjam yang membantu memberikan pinjaman
kepada anggotanya, dikoperasi setiap anggota yang mengajukan pinjaman akan dicatat jasa
kegiatan simpan-pinjamannya yang digunakan untuk penghitungan SHU pada akhir tahun.
Koperasi juga memiliki program penjualan kebutuhan sembako yang memiliki tujuan
untuk dapat memenuhi kebutuhan sehari-hari para anggotanya. Progaram ini diwajibkan
kepada seluruh anggotanya untuk mengambil barang pada awal bulan yang dilaksanakan
mulai tanggal 1-10, yang memiliki ketentuan setiap anggota koperasi paling minimal
mengambil barang dikoperasi sejumlah Rp 25.000. Cara pengambilan barangnya dengan
cara mencatat jumlah barang yang diambil oleh per-setiap anggota kemudian totalnya untuk
digunakan pemotongan gaji pegawai tersebut. Dengan program-program kegiatan koperasi
ini dirasa bisa untuk membantu mensejahterakan para anggota beserta keluarganya.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mempersiapkan sebuah sistem yang kinerjanya optimal, digunakan analisis

dalam perancangan sistem informasi penjualan dan persedian barang akutansi dengan
menggunakan metode penelitian PIECES (Performance, Information, Economic, Control,
Efficiency, Service). Dengan melakukan analisis ini akan diperoleh beberapa hal yang dapat
disimpulkan masalah utama koperasi guru ini secara jelas dan spesifik .Dari hasil analisis
akan dapat rumusan berbagai usulan untuk membangun sistem yang lebih baik.
1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

3
Materi Diklat Dekopinda. Sragen, hal 4
 Analisis kinerja berguna untuk meningkatkan kinerja supaya lebih efektif
Tabel Analisa Kinerja Pada Sistem Penjualan Koperasi
No Faktor Hasil Analisis
1 Response Time Waktu tanggap sistem ini membutukan waktu yang
cukup lama, 10 menit bahkan lebih untuk melakukan
setiap satu kali melakukan proses transaksi penjualan
barang.
2 Throughput Sistem manual kurang lebih hanya bisa melakukan 6 kali
transaksi penjualan barang per 1 jamnya.

2. Analisis Informasi (Information Analysis)

Analisis Informasi digunakan penyajian informasi yang dihasilkan bisa akurat, tepat
waktu, dan relevan.
Tabel Analisis Informasi Pada Sistem Penjualan Koperasi
No Faktor Hasil Analisis
1 Akurat Pada laporan seluruh jenis barang, pernah mengalami
kesalahan sebanyak 1 kali, pada penjumlahan sisa barang.
2 Relevansi Karena seluruh laporan transaksi penjualan barang disimpan
dan dicatat pada buku besar jurnal penjualan, sehingga data
informasi pada waktu tahun yang lalu pernah mengalami
kehilangan file data laporan transaksi penjualan barang
3 Time Line Selesainya pembuatan laporan informasi transaksi tidak bisa
ditargetkan waktunya secara mutlak karena untuk membuat
laporan transaksi harus melakukan perekapan dan
penjumlahan data transaksi penjualan barang secara
keseluruhan dan dilakukan secara manual oleh karyawan
koperasi, jadi proses pembuatannya membutuh waktu lama,
sehingga penyampaian laporan sering tidak tepat waktu.

3. Analisis Ekonomi (Economy Analysis)

Analisis Ekonomi digunakan untuk menekan ketidakefisien biaya yang di keluarkan
supaya bisa diminimalisasi sekecil mungkin .
Tabel Analisis Ekonomi Pada Sistem Penjualan Koperasi Guru
No Faktor Hasil Analisis
 1 Biaya yang Koperasi mempersiapkan biaya untuk menyediakan
dikeluarkan peralatan media penyimpanan data, untuk membuat laporan
terhadap transaksi penjualan yang meliputi seperti membeli buku,
manfaat yang kertas folio, pensil, pena, penggaris dan lain-lain.Jadi
dihasilkan. kalkulasi biaya yang harus dikeluarkan oleh koperasi
menjadi sangat besar untuk jangka panjangnya.

4. Analisis Pengendalian (Control Analysis)

Analisis Pengendalian digunakan untuk menghindari dan mendeteksi
penyalahgunaan atau kesalahan sistem, untuk menjamin keamanan data dan informasi.
Sehingga tugas-tugas atau kinerja yang mengalami gangguan bisa diatasi.
Tabel Analisis Pengendalian Pada Sistem Penjualan Koperasi Guru
No Faktor Hasil Analisis
1. Pengaturan hak Sistem ini tidak memiliki pembatasan terhadap siapa
akses saja yang hendak membaca, mengedit, menyimpanan
data informasi laporan transaksi. sehingga pengamanan
terhadap data informasi laporan-laporan transaksi
penjualan barang menjadi tidak aman.

5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)

Analisis Efisiensi digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasi dengan
menggunakan sumberdaya yang tersedia.
Tabel Analisis Efisiensi pada Sistem Penjualan Koperasi Guru
No Faktor Hasil Analisis
1. Sumber daya Untuk proses transaksi penjualan barang dan
manusia terhadap pembuatan laporan transaksinya membutuhkan 2
keluaran informasi. orang, sebenarnya proses tersebut bisa dikerjakan
oleh 1 orang saja.

6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Analisis Pelayanan digunakan untuk membuat pelayanan yang kedepannya bisa
lebih optimal terhadap konsumen.
Tabel Analisis Pelayanan pada Sistem Penjualan Koperasi Guru
 No Faktor Hasil Analisis

1 Ragam Informasi Sistem ini kurang lengkap terhadap informasi

2 Prosedur
laporan siapa yang telah membuat laporan
transaksi penjualan barang.
Untuk mendapatkan informasi harus melengkapi
prosedur yang meliputi :
a.Benar pegawai negeri sipil, khusus sebagai
guru sekolah dasar dikecamatan sambirejo.
b.Terdaftar sebagai anggota koperasi guru
kecamatan sambirejo.

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Pengertian Perancangan Sistem

Rancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru

berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Tujuan dari perancangan sistem adalah
memberikan gambaran rancangan sistem yang lengkap untuk programmer dan ahli-ahli
teknik yang akan mengimplementasikan sistem.
3.2.2 Perancangan Model Sistem
Rancangan model merupakan gambaran yang menjelaskan suatu bentuk atau
model sistem tersebut. Secara umum rancangan model mempunyai dua bentuk yaitu
physical model dan logical model. Physical model menerangkan bagaimana sistem ini
diterapakan secara fisik, dan digambarkan dalam bentuk diagram alir, sedangkan logical
model menerangkan fungsi-fungsi sistem informasi bekerja secara logika, model ini di
gambarkan dengan diagram arus data. Pada perancangan sistem ini menggunakan
rancangan model sistem logical model yang diterangkan dengan diagram arus data (data
flow diagram).
3.2.3 Data Flow Diagram
Data flow diagram adalah merupakan gerakan data dari sebuah sistem, mulai dari
masuk sampai ketujuannya. Arus data mengalir diantara proses (procced), simpanan data
(data store), dan kesatuan luar (external entity). Pendekatan terstruktur ini menggambarkan
top level yang menjelaskan arus data secara garis besar dan menggambarkan lower level
yang menjelaskan arus data secara lebih rinci.
1. Diagram Konteks
Pembuatan suatu diagram konteks dari sistem, struktur ini mengambarkan sistem secara
garis besar. Berikut adalah diagram konteks sistem penjualan sembako pada koperasi guru
kecamatan sambirejo :

Gambar Diagram Konteks

2. Data Flow Diagram Level 0

Pembuatan gambar data flow diagram level 0, digunakan untuk menjelaskan proses-
proses yang ada didalam bagan berjenjang agar prosesnya bisa menjadi lebih terperinci lagi.
Berikut adalah gambar data flow diagram level 0 pada sistem penjualan koperasi guru
kecamatan sambirejo :
 Gambar Data Flow Diagram Level 0

3. Data Flow Diagram Level 1 Proses 1

Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 1

4. Data Flow Diagram Level 1 Proses 2

Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 2

5. Data Flow Diagram Level 1 Proses 3

Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 3

6. Data Flow Diagram Level 1 Proses 4

Gambar Data Flow Diagram Level 1 Proses 4

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Implementasi Database

Implementasi database adalah menjelaskan tabel-tabel database beserta

fungsinya untuk sistem informasi penjualan barang, dalam pembuatan database
menggunakan Microsft word accses 2007. Dalam database koperasi ini terdiri dari 10
tabel antara lain tabel jenis_barang, tabel barang, tabel pengguna, tabel pelanggan,
sekolah, ka_koperasi, pembelian, detail_pembelian, penjualan, detail_penjualan.
 Gambar Implementasi Database Data Jenis_Barang

4.2 Implementasi Program

1. Menu Utama
a. Listing Program
Private Sub MDIForm_Load()
StatusBar1.Panels(2).Text = "Login mulai : " & Format(Date, "dd MMMM yyyy ") & Format(Time,
"H:mm:ss")
End Sub
Private Sub MDIForm_Unload(Cancel As Integer)
If MsgBox("YAKIN AKAN MENUTUP APLIKASI INI..?", _
vbQuestion, "Konfirmasi") = vbNo Then
Cancel = 1
Else
End
End If
End Sub
Private Sub menubarang_Click()
FrmBarang.Show
End Sub
Private Sub menujenis_Click()
FrmJenis.Show
End Sub
Private Sub menulogin_Click()
FrmLogin.Show 1, FrmUtama
End Sub

Private Sub menulapbarang_Click()

FrmlapBarang.Show
End Sub
Private Sub menulapjenisbarang_Click()
Call BukaDB
SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi"
Set RsKS = Conn.Execute(SQL)
SQL = "select * from jenis_barang "
With lapjenisbarang
.DataControl1.ConnectionString = StrConnect
.DataControl1.Source = SQL
.lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua")
.lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA")
.Refresh
.Run
.Show
End With
End Sub
Private Sub menulappelanggan_Click()
Call BukaDB
SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi"
Set RsKS = Conn.Execute(SQL)
SQL = "select * from Pelanggan a,sekolah b where a.kd_sekolah=b.kd_sekolah"
With lappelanggan
.DataControl1.ConnectionString = StrConnect
.DataControl1.Source = SQL
.lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua")
.lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA")
.Refresh
.Run
.Show
End With
End Sub
Private Sub menulappengguna_Click()
Call BukaDB
SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi"
Set RsKS = Conn.Execute(SQL)
SQL = "select * from Pengguna "
With lappengguna
.DataControl1.ConnectionString = StrConnect
.DataControl1.Source = SQL
.lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua")
.lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA")
.Refresh
 .Run
.Show
End With
End Sub
Private Sub menulapsekolah_Click()
Call BukaDB
SQL = " SELECT * FROM ka_koperasi"
Set RsKS = Conn.Execute(SQL)
SQL = "select * from Sekolah "
With lapsekolah
.DataControl1.ConnectionString = StrConnect
.DataControl1.Source = SQL
.lblKP.Caption = "" & RsKS("nm_ketua")
.lblNPA.Caption = "NPA : " & RsKS("NPA")
.Refresh
.Run
.Show
End With
End Sub
Private Sub menulaptransbeli_Click()
Frmlapbeli.Show
End Sub
Private Sub Menulaptransjual_Click()
FrmLapJual.Show
End Sub
Private Sub menupelanggan_Click()
FrmPelanggan.Show
End Sub
Private Sub menupengguna_Click()
FrmPengguna.Show
End Sub
Private Sub menusekolah_Click()
FrmSekolah.Show
End Sub
Private Sub menutransaksipembelian_Click()
FrmPembelian.Show
End Sub
Private Sub menutransaksipenjualan_Click()
FrmPenjualan.Show
End Sub
Private Sub mnusetketua_Click()
FrmSet.Show
End Sub
Private Sub Toolbar1_ButtonClick(ByVal Button As MSComctlLib.Button)
On Error Resume Next
Select Case Button.Index
Case 1:
FrmPembelian.Show
Case 2:
FrmPenjualan.Show
Case 3:
FrmSet.Show
End Select
End Sub
b. Pembahasan
Listing program diatas berfungsi untuk memanggil menu yang ada di menu
utama seperti memanggil menu-menu master data, memanggil menu-menu transaksi
dan memanggil menu-menu laporan
c. Kelebihan
Pengguna diberi kemudahan dalam mengakses data karena menu utama sistem
informasi penjualan ini memiliki fitur tambahan shortcut yang ada di program, sehingga
dapat membantu pengguna untuk mengakses data lebih cepat.
d. Kelemahan
Tampilan antar muka dari menu utama masih terlihat standar bagi pengguna
sistem informasi penjualan ini (kurang terlihat menarik).

Gambar Menu Utama

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari uraian analisa serta pembahasan yang dilakukan oleh penulis tentang
pembuatan sistem informasi penjualan barang kebutuhan sembako pada koperasi guru
kecamatan sambirejo, dapat ditarik kesimpulan bahwa :
a. Sistem informasi penjualan ini telah mampu mengolah data jenis barang, data
barang, data pengguna, data sekolah, data pelanggan, data ka_koperasi, data transaksi
pembelian, transaksi penjualan, pembuatan laporan-laporan dengan optimal sesuai
dengan analisa perancangan sistem.
b. Sistem informasi penjualan ini dapat meminimalisir tingkat kesalahan pada proses
pengolahan transaksi pembelian dan penjualan barang kebutuhan sembako.
c. Sistem informasi penjualan ini memberikan kemudahan untuk proses pencarian
laporan data barang, laporan data pengguna, laporan data pelanggan, laporan data
sekolah, laporan data transaksi pembelian dan laporan transaksi penjualan barang
kebutuhan sembako.

5.2 Saran

Saran dirasakan sangat perlu untuk pengembangan penelitian skripsi tahun-tahun

yang selanjutnya adalah :
a. Tulisan skripsi tentang penelitian pembuatan sistem informasi penjualan barang
ini masih jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangan. Karena pada tampilan
interface dan fitur-fitur penunjang kinerja sistem belum sempurna, oleh sebab itu penulis
mengharapkan peran serta dan partisipasi pada tahun-tahun selanjutnya ada penelitian-
penelitian yang lebih baik, lengkap, dan inovatif.
DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Design Sistem Informasi:Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Edisi Pertama. Yogyakarta: Andi Offset

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktik Aplikasi Bisnis, Edisi Ketiga. Yogyakarta: Andi Offset

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data Edisi Kesatu.
Yogyakarta : Andi