Bai Giang Tin DC 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN
KHOA KHOA HỌC TỰ NHIÊN VÀ CÔNG NGHỆ

BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
BÀI GIẢNG
TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG
Đắk Lắk, năm 2020
1
LỜI MỞ ĐẦU
Tin học đại cương là học phần được giảng dạy trong tất cả các trường đại học, tuy
nhiên nội dung dạy khác nhau tuỳ theo yêu cầu của từng trường và lượng kiến thức cần
truyền đạt trên tổng số tín chỉ Lý thuyết/Thực hành.
Bài giảng Tin học đại cương này được viết cho sinh viên trường Đại học Tây Nguyên.
Nội dung viết theo đề cương học phần trong khung chương trình đào tạo của Bộ Giáo
Dục và Đào Tạo. Bài giảng cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản trong Tin
học như: cấu trúc, các bộ phận của máy vi tính; soạn thảo văn bản với máy vi tính trên
Microsoft Word; tính toán, xử lý số liệu sử dụng Microsoft Excel; thiết kế, trình bày và
trình diễn bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint . Sinh viên sau khi học xong học
phần này sẽ củng cố, nâng cao kiến thức về tin học, tích cực ứng dụng CNTT, tin học
văn phòng vào học tập, công việc và cuộc sống. Bên cạnh đó sinh viên sẽ có kiến thức
và kỹ năng để giam gia kỳ thi cấp chứng chỉ Ứng dụng CNTT Cơ bản do trung tâm
Ngoại ngữ Tin học trong và ngoài Trường tổ chức.
Giới thiệu chung:
 Tên môn học: Tin học đại cương.
 Đối tượng học: Sinh viên Đại học Tây Nguyên.
 Thời điểm học: Năm I (hoặc theo chương trình đào tạo của mỗi ngành)
 Số tín chỉ: 02
o Số tín chỉ lý thuyết: 01.
o Số tín chỉ thực hành: 01.
 Thang điểm đánh giá: 10 điểm (100%). Cụ thể như sau:
o Điểm bộ phận: 30 %.
o Điểm thi kết thúc học phần: 70%.
Nội dung của bài giảng chia thành 3 Chương: Chương 1: Kiến thức nền tảng; Chương
2: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word; Chương 3: Xử lý và phân tích bảng tính với
Microsoft Excel, Chương 4: Xây dựng bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint. Sau
thời lượng học Lý thuyết, sinh viên sẽ tham gia thực hành tại phòng máy vi tính. Bài tập
thực hành có mức độ khó từ trung bình đến nâng cao, qua đó sinh viên có thể nắm vững
kiến thức trong bài giảng và biết thêm một số kiến thức mở rộng gắn với thực tế.
Chương 1: Kiến thức nền tảng. Nội dung cơ bản của chương này giới thiệu các khái
niệm cơ bản Tin học như: Thông tin, dữ liệu, cấu trúc, các thành phần của máy vi tính,
tệp và thư mục... Kiến thức trong chương được trình bày cơ bản và ngắn gọn.
Chương 2: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word. Nội dung chương này bao gồm:
Giới thiệu khái niệm, các quy tắc soạn thảo văn bản, cách gõ dấu Tiếng Việt trong máy
vi tính, Font chữ và bảng mã, sử dụng phần mềm Microsoft Word để soạn thảo văn bản
và một số kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao.
i
Chương 3: Xử lý và phân tích bảng tính với Microsoft Excel. Nội dung chương này
bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập một bảng tính và một số
thao tác cơ bản trong bảng tính như: định dạng dữ liệu, sử dụng hàm tính toán, trang
trí,… . phân tích dữ liệu với Pivot Table, biểu đồ và vẽ biểu đồ, sắp xếp dữ liệu. trích
lọc dữ liệu, định dạng và in ấn.
Chương 4: Xây dựng bài thuyết trình với Microsoft PowerPoint. Nội chung cơ bản
của chương bao gồm: Giới thiệu về MS. PowerPoint; Xây dựng bài thuyết trình với MS.
PowerPoint; Trình diễn bài thuyết trình với MS. PowerPoint.
Mọi ý kiến đóng góp để phát triển bài giảng xin gửi về địa chỉ ndthang@ttn.edu.vn.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn.
ii
MỤC LỤC
CHƯƠNG 1. THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG MÁY VI TÍNH ........ 7
1.1. THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN .......................................................................... 7
1.1.1. Khái niệm thông tin .......................................................................................................... 7
1.1.2. Các dạng tồn tại của thông tin .......................................................................................... 7
1.1.3. Vật mang thông tin ........................................................................................................... 7
1.1.4. Mã hóa thông tin trong máy vi tính .................................................................................. 7
1.2. TIN HỌC ............................................................................................................................ 8
1.2.1. Khái niệm ......................................................................................................................... 8
1.2.2. Các thành phần của tin học ............................................................................................... 8
1.3. MÁY VI TÍNH ................................................................................................................... 9
1.3.1. Sơ đồ khối của máy vi tính ............................................................................................... 9
1.3.2. Các thành phần của máy vi tính...................................................................................... 10
1.4. QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG MÁY VI TÍNH ...................................................... 15
1.4.1. Đơn vị đo lượng thông tin .............................................................................................. 15
1.4.2. Tập tin ............................................................................................................................. 15
1.4.3. Thư mục .......................................................................................................................... 15
1.4.4. Đường dẫn ...................................................................................................................... 16
CHƯƠNG 2. MICROSOFT WORD .................................................................................... 17
2.1. TỔNG QUAN................................................................................................................... 17
2.1.1. Các khái niệm cơ bản ..................................................................................................... 17
2.1.2. Cách gõ dấu tiếng Việt ................................................................................................... 17
2.1.3. Giới thiệu Microsoft Word ............................................................................................. 19
2.1.4. Một số phím chức năng thường sử dụng ........................................................................ 20
2.1.5. Các thao tác với tập tin ................................................................................................... 21
2.1.6. Các thao tác với khối văn bản ........................................................................................ 25
2.2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ................................................................................................. 27
2.2.1. Định dạng văn bản .......................................................................................................... 27
2.2.2. Một số quy tắc và xác lập môi trường soạn thảo văn bản .............................................. 27
2.2.3. Định dạng đoạn ............................................................................................................... 31
2.3. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN ................................................................ 41
2.3.1. Bảng biểu (Table) ........................................................................................................... 41
2.3.2. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) và toán học (Equation) ................................................... 51
2.3.3. Chèn các đối tượng đồ họa ............................................................................................. 51
2.3.4. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt), hình hộp chứa text (Text Box) .................................. 53
2.4. MỘT SỐ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN NÂNG CAO .................................. 55
2.4.1. Thiết lập phong cách trình bày văn bản (Style) .............................................................. 55
iii
2.4.2. Thao tác với Header và Footer ....................................................................................... 58
2.4.3. Tạo mục lục tự động ....................................................................................................... 60
2.4.4. Danh mục hình ảnh và bảng biểu ................................................................................... 62
2.4.5. Chỉ mục đa cấp (Multilevel List) .................................................................................... 65
2.4.6. Trộn thư (Mail Merge) ................................................................................................... 67
CHƯƠNG 3. MICROSOFT EXCEL ................................................................................... 71
3.1. TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL.................................................................... 71
3.1.1. Các thao tác cơ bản với Microsoft Excel........................................................................ 71
3.1.2. Các thành phần của Microsoft Excel 2016 ..................................................................... 76
3.2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN VỚI BẢNG TÍNH ........................................................... 82
3.2.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel ............................................................................... 83
3.2.2. Địa chỉ trong Excel ......................................................................................................... 85
3.2.3. Di chuyển con trỏ ô trong bảng tính ............................................................................... 89
3.2.4. Nhập liệu ........................................................................................................................ 89
3.2.5. Thao tác với dòng và cột ................................................................................................ 92
3.2.6. Thao tác với ô và vùng ................................................................................................... 95
3.2.7. Định dạng dữ liệu ........................................................................................................... 98
3.3. SỬ DỤNG HÀM TRONG EXCEL .............................................................................. 105
3.3.1. Các hàm về chuỗi ......................................................................................................... 107
3.3.2. Các hàm về số ............................................................................................................... 108
3.3.3. Các hàm về thời gian .................................................................................................... 112
3.3.4. Các hàm thống kê có điều kiện ..................................................................................... 113
3.3.5. Các hàm Logic .............................................................................................................. 115
3.3.6. Các hàm dò tìm ............................................................................................................. 116
3.4. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU VỚI PIVOT TABLE ............................................................ 118
3.5. BIỂU ĐỒ VÀ VẼ BIỂU ĐỒ ......................................................................................... 120
3.6. SẮP XẾP DỮ LIỆU ....................................................................................................... 123
3.7. LỌC GIỮ LIỆU FILTER ............................................................................................. 125
3.8. ĐỊNH DẠNG VÀ IN ẤN ............................................................................................... 125
CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH VỚI MICROSOFT POWERPOINT
................................................................................................................................................ 129
4.1. GIỚI THIỆU VỀ MS POWERPOINT........................................................................ 129

4.2. KHỞI ĐỘNG VÀ GIAO DIỆN MÀN HÌNH KHỞI ĐỘNG MS POWERPOINT
2016 ........................................................................................................................................ 129
4.3. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN................................................................................... 132
4.4. MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG THIẾT KẾ VÀ TRÌNH BÀY NỘI DUNG
TRONG POWERPOINT ..................................................................................................... 135
4.5. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH VỚI MS. POWERPOINT .............................. 136
4.5.1. Slide Master .................................................................................................................. 136
4.5.2. Một số thao tác trên slide.............................................................................................. 137
iv
4.5.3. Thêm các đối tượng vào slide ....................................................................................... 143
4.5.4. Hiệu ứng chuyển slide (Transitions) ............................................................................ 144
4.5.5. Tạo hiệu ứng cho văn bản và các đối tượng trong slide (Animations) ......................... 146
4.5.6. Trình diễn bài thuyết trình với MS. PowerPoint .......................................................... 151
4.5.7. In ấn .............................................................................................................................. 154
v
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1. Font và bảng mã ....................................................................................................... 18
Bảng 2.2. Kiểu gõ Telex ........................................................................................................... 18
Bảng 2.3. Kiểu gõ Vni .............................................................................................................. 18
Bảng 2.4. Thao thác với chuột .................................................................................................. 21
Bảng 2.5. Bảng định dạng ký tự ............................................................................................... 29
Bảng 2.6. Một số tổ hợp phím tắt trong định dạng đoạn .......................................................... 33
Bảng 2.7. Các loại Tab thông dụng .......................................................................................... 34
Bảng 3.1. Các lựa chọn trong Paste Special ............................................................................. 97
Bảng 3.2. Giải thích hộp thoại Format Cells ............................................................................ 99
Bảng 3.3. Một số lỗi trong Excel ............................................................................................ 107
vi
DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1. Bảng mã ASCII .......................................................................................................... 8
Hình 1.2. Sơ đồ khối tổng quát của máy tính ............................................................................. 9
Hình 1.3. Mainboard ................................................................................................................. 10
Hình 1.4. CPU .......................................................................................................................... 11
Hình 1.5. RAM ......................................................................................................................... 11
Hình 1.6. Ổ đĩa cứng HDD ....................................................................................................... 12
Hình 1.7. Ổ cứng điện tử SSD .................................................................................................. 12
Hình 1.8. Bàn phím máy tính bàn............................................................................................. 13
Hình 1.9. Đánh bàn phím bằng 10 ngón ................................................................................... 13
Hình 1.10. Chột không dây....................................................................................................... 14
Hình 1.11. Màn hình tinh thể lỏng ........................................................................................... 14
Hình 1.12. Tập tin ..................................................................................................................... 15
Hình 1.13. Thư mục .................................................................................................................. 15
Hình 2. 1: Giao diện tùy chỉnh Unikey..................................................................................... 18

Hình 2. 2: Giao diện khởi động MS Word2016 ....................................................................... 20
Hình 2. 3: Giao diện trang Blank document ............................................................................. 20
Hình 2. 4: Tạo tập tin mới ....................................................................................................... 21
Hình 2. 5:. Mở văn bản đã có sẵn ............................................................................................. 22
Hình 2. 6: Hộp thoại Save As .................................................................................................. 22
Hình 2. 7: . Định dạng file lưu .................................................................................................. 24
Hình 2. 8: Đóng tất cả các tập tin đang mở ............................................................................. 24
Hình 2. 9: Hộp thoại thông báo khi chưa lưu văn bản.............................................................. 24
Hình 2. 10: . Ví dụ chọn khối văn bản ...................................................................................... 25
Hình 2. 11: Nhóm Clipboard .................................................................................................... 26
Hình 2. 12: Công cụ Paste trong Clipboard ............................................................................. 26
Hình 2. 13:. Undo và Redo ....................................................................................................... 27
Hình 2. 14:. Mở hộp thoại Page Setup ..................................................................................... 28
Hình 2. 15:. Định dạng trang cho văn bản ................................................................................ 29
Hình 2. 16: Mở hộp thoại Font ................................................................................................. 30
Hình 2. 17:. Hộp thoại Font ...................................................................................................... 31
Hình 2. 18:. Tùy chỉnh lề cho đoạn .......................................................................................... 32
Hình 2. 19: Hiển thị thước Ruler .............................................................................................. 32
Hình 2. 20: Hiển thị hộp thoại Paragraph ................................................................................ 33
Hình 2. 21: Sử dụng hộp thoại Paragraph ................................................................................ 33
Hình 2. 22: Tab selector ........................................................................................................... 34
Hình 2. 23: Tạo vết tab ............................................................................................................. 35
Hình 2. 24: Thiết lập đường viền............................................................................................. 36
Hình 2. 25: Thiết lập màu nền .................................................................................................. 36
Hình 2. 26: Ví dụ chia cột báo .................................................................................................. 37
Hình 2. 27: Chia cột báo ........................................................................................................... 37
vii
Hình 2. 28: Ngắt cột thủ công................................................................................................... 38
Hình 2. 29: Ví dụ Drop Cap .................................................................................................... 38
Hình 2. 30: Định dạng Drop Cap .............................................................................................. 39
Hình 2. 31: Tạo ký hiệu đầu đoạn ............................................................................................ 39
Hình 2. 32: Define New Bullets ............................................................................................... 40
Hình 2. 33: Tạo số thứ tự đầu đoạn .......................................................................................... 40
Hình 2. 34: Tuỳ chọn Numbering............................................................................................. 40
Hình 2. 35: Hộp thoại Insert Table ........................................................................................... 41
Hình 2. 36: Thao tác chọn đối các đối tượng trong bảng ......................................................... 42
Hình 2. 37: Xóa ô trong bảng ................................................................................................... 43
Hình 2. 38: Nhóm Row & Columns ......................................................................................... 43
Hình 2. 39:. Chèn cột, hàng trong bảng .................................................................................... 44
Hình 2. 40: Hộp thoại Insert Cell ............................................................................................. 44
Hình 2. 41: Ví dụ gộp ô ............................................................................................................ 44
Hình 2. 42: Merge Cells ........................................................................................................... 45
Hình 2. 43: Nút Split Cells ...................................................................................................... 45
Hình 2. 44: Hộp thoại Split Cell ............................................................................................... 45
Hình 2. 45: Nút Text Direction ................................................................................................ 46
Hình 2. 46: Hộp thoại Text Direction – Table Cell ................................................................. 47
Hình 2. 47: Nhóm Alignment .................................................................................................. 47
Hình 2. 48: Canh lề cho văn bản .............................................................................................. 47
Hình 2. 49: Thay đổi kích cỡ ô trực tiếp trên bảng.................................................................. 48
Hình 2. 50: Nhóm Cell Size ..................................................................................................... 48
Hình 2. 51: Hộp thoại Table Properties .................................................................................... 49
Hình 2. 52: Danh sách Shading ................................................................................................ 50
Hình 2. 53: Tab Shading ........................................................................................................... 50
Hình 2. 54: Hộp thoại Symbol .................................................................................................. 51
Hình 2. 55: Tạo công thức toán học ......................................................................................... 51
Hình 2. 56: Các nguồn đối tượng đồ họa.................................................................................. 52
Hình 2. 57: Tuỳ chọn Picture trong thẻ Format ........................................................................ 53
Hình 2. 58: Ví dụ hình ảnh ....................................................................................................... 53
Hình 2. 59: Tab Format ............................................................................................................ 54
Hình 2. 60: Ví dụ Text Box ...................................................................................................... 54
Hình 2. 61: Áp dụng một Style cho văn bản ............................................................................ 55
Hình 2. 62: Áp dụng một bộ style cho văn bản ........................................................................ 55
Hình 2. 63: Thay đổi định dạng của style ................................................................................. 56
Hình 2. 64: Nút Create a Style .................................................................................................. 56
Hình 2. 65: Nhập tên cho style ................................................................................................. 57
Hình 2. 66: Thiết lập các định dạng cho Style.......................................................................... 57
Hình 2. 67: Tạo Header và Footer - H1 .................................................................................... 58
1
Hình 2. 70: Remove Header hoặc Remove Footer ................................................................... 59
Hình 2. 71: Thiết lập tuỳ chọn nâng cao trong tab Design ....................................................... 59
Hình 2. 72: Tạo mục lục tự động - Add lever........................................................................... 60
Hình 2. 73: Tuỳ chỉnh số lượng level của mục lục ................................................................... 61
Hình 2. 74: Hiển thị mục lục .................................................................................................... 61
Hình 2. 75: Cập nhật mục lục ................................................................................................... 62
Hình 2. 76: Thêm nhãn, chỉ mục và nội dung cho bảng biểu hình ảnh – H1 ........................... 63
Hình 2. 77: Thêm nhãn, chỉ mục và nội dung cho bảng biểu hình ảnh – H2 ........................... 63
Hình 2. 78: Chỉnh sửa định dạng mô tả hình ảnh, bảng biểu ................................................... 64
Hình 2. 79: Hiển thị danh mục hình ảnh, bảng biểu ................................................................. 64
Hình 2. 80: Cập nhật danh mục hình ảnh, bảng biểu................................................................ 65
Hình 2. 81: Mở Define new multilevel list .............................................................................. 65
Hình 2. 82: Tuỳ chọn Level 1 ................................................................................................... 66
Hình 2. 83: Tuỳ chọn Level 2 ................................................................................................... 67
Hình 2. 84: Thay đổi cấp của chỉ mục ..................................................................................... 67
Hình 2. 85: Bắt đầu trộn thư Step-by-Step Mail Merge Wizard .............................................. 68
Hình 2. 86: Tạo danh sách trong Mail Merge........................................................................... 68
Hình 2. 87: Thêm danh sách đã có trong Mail Merge .............................................................. 69
Hình 2. 88: Chọn sheet chứa danh sách trong Mail Merge ...................................................... 69
Hình 2. 89: Thêm trường dữ liệu .............................................................................................. 69
Hình 2. 90: Xem trước kết quả sau khi thêm ............................................................................ 70
Hình 2. 91: Kết thúc và trộn thư ............................................................................................... 70
Hình 2. 92: Thư sau khi trộn..................................................................................................... 70
Hình 3. 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016 ..................................................................... 71

Hình 3. 2: Giao diện khởi động Excel 2016 ............................................................................. 72
Hình 3. 3: Giao diện Blank Workbook ..................................................................................... 73
Hình 3. 4: Tên mặc định bảng tính mới ................................................................................... 73
Hình 3. 5: Các bước lưu tệp mới .............................................................................................. 74
Hình 3. 6: Các bước mở tệp có sẵn........................................................................................... 75
Hình 3. 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát ................................................................... 76
Hình 3. 8: Các thành phần của Workbook ............................................................................... 77
Hình 3. 9: Màn hình làm việc của Excel 2016 ......................................................................... 77
Hình 3. 10: Các lệnh trong nút lệnh File .................................................................................. 78
Hình 3. 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh ........................................................................ 78
Hình 3. 12: Hộp thoại tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh ................................................ 79
Hình 3. 13: Thanh công cụ Ribbon .......................................................................................... 79
Hình 3. 14: Tab Home .............................................................................................................. 80
Hình 3. 15: Tab Insert ............................................................................................................... 80
Hình 3. 16: Tab Page Layout .................................................................................................... 80
Hình 3. 17:Tab Review............................................................................................................. 81
Hình 3. 18: Tab View ............................................................................................................... 81
2
Hình 3. 19: Mở chức năng Developer. ..................................................................................... 82
Hình 3. 20: Thực đơn ngữ cảnh ................................................................................................ 82
Hình 3. 21: Dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel .............................................................................. 83
Hình 3. 22: Dữ liệu kiểu số trong Excel .................................................................................. 84
Hình 3. 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel ..................................................................... 84
Hình 3. 24: Dữ liệu kiểu công thức trong Excel ....................................................................... 85
Hình 3. 25: Địa chỉ ô B5 ........................................................................................................... 85
Hình 3. 26: Địa chỉ ô và vùng................................................................................................... 86
Hình 3. 27: Sử dụng chuột để chọn vùng ................................................................................. 86
Hình 3. 28: Sử dụng phím để chọn vùng .................................................................................. 87
Hình 3. 29: Chọn cả sheet hiện hành ........................................................................................ 87
Hình 3. 30: Sao chép công thức với địa chỉ tương đối ............................................................. 88
Hình 3. 31: Ví dụ địa chỉ tuyệt đối ........................................................................................... 88
Hình 3. 32: Ví dụ địa chỉ hỗn hợp ............................................................................................ 88
Hình 3. 33 Nhập dữ liệu trong Excel ........................................................................................ 89
Hình 3. 34: Tạo chỉ số trên ...................................................................................................... 90
Hình 3. 35: Xóa, chỉnh sửa dữ liệu trong ô .............................................................................. 91
Hình 3. 36: Fill Handle trong Excel ......................................................................................... 91
Hình 3. 37: Nhập số thứ tự tự động .......................................................................................... 92
Hình 3. 38:Thay đổi chiều rộng cột .......................................................................................... 92
Hình 3. 39: Thay đổi chiều cao cột ........................................................................................... 93
Hình 3. 40: Chèn thêm cột vào bên trái cột C .......................................................................... 94
Hình 3. 41: Xóa bớt dòng 6 của sheet ..................................................................................... 95
Hình 3. 42: Vùng sau khi được nối tạo thành ô ........................................................................ 95
Hình 3. 43:Cắt ô đã nối về lại nhiều ô ...................................................................................... 96
Hình 3. 44: Sao chép vùng trong Excel .................................................................................... 97
Hình 3. 45: Hộp thoại Paste Special ......................................................................................... 97
Hình 3. 46: Nút lệnh định dạng văn bản và số ......................................................................... 98
Hình 3. 47: Hộp thoại Format Cells ........................................................................................ 99
Hình 3. 48: Vẽ khung bao quanh vùng làm việc ................................................................... 103
Hình 3. 49: Vẽ khung viền quanh vùng C2:D6...................................................................... 103
Hình 3. 50: Chức năng Wrap text ........................................................................................... 104
Hình 3. 51: Chức năng Orientation ........................................................................................ 104
Hình 3. 52: Vùng sau khi đổ màu .......................................................................................... 105
Hình 3. 53: Nút lệnh Insert Function ...................................................................................... 105
Hình 3. 54: Nhóm hàm ........................................................................................................... 106
Hình 3. 55: Nhập đối số cho hàm ........................................................................................... 106
Hình 3. 56: Hàm tính phần nguyên......................................................................................... 108
Hình 3. 57: Hàm tính số dư phép chia ................................................................................... 109
Hình 3. 58: Hàm làm tròn ....................................................................................................... 109
Hình 3. 59:. Hàm MIN ........................................................................................................... 110
Hình 3. 60: Hàm MAX ........................................................................................................... 110
3
Hình 3. 61: Hàm AVERAGE ................................................................................................. 111
Hình 3. 62: Hàm SUM........................................................................................................... 111
Hình 3. 63: Hàm COUNT ...................................................................................................... 112
Hình 3. 64: Hàm COUNTA.................................................................................................... 112
Hình 3. 65: Hàm COUNTIF ................................................................................................... 114
Hình 3. 66: Hàm SUMIF ....................................................................................................... 115
Hình 3. 67: Hàm AND ............................................................................................................ 115
Hình 3. 68:Hàm OR ................................................................................................................ 116
Hình 3. 69: Hàm IF ................................................................................................................. 116
Hình 3. 70: Hàm VLOOKUP ................................................................................................. 117
Hình 3. 71: Hàm HLOOKUP ................................................................................................. 118
Hình 3. 72: Pivot table - Chọn dữ liệu .................................................................................... 118
Hình 3. 73: Pivot Table - Tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm ....................... 119
Hình 3. 74: Các loại biểu đồ trong Excel ............................................................................... 120
Hình 3. 75: Thêm biểu đồ trong Excel ................................................................................... 120
Hình 3. 76: Thêm thuộc tính cho biểu đồ ............................................................................... 121
Hình 3. 77: Thay đổi style biểu đồ ......................................................................................... 121
Hình 3. 78: Thay đổi biểu đồ .................................................................................................. 122
Hình 3. 79: Thay đổi thuộc tính biểu đồ ................................................................................. 122
Hình 3. 80: Sắp xếp dữ liệu theo cột ...................................................................................... 123
Hình 3. 81: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp............................................................................ 123
Hình 3. 82: Hộp thoại Sort ..................................................................................................... 124
Hình 3. 83: Sắp xếp theo mức độ ........................................................................................... 124
Hình 3. 84: Ví dụ Filter dữ liệu .............................................................................................. 125
Hình 3. 85: Mở hộp thoại Page Setup .................................................................................... 126
Hình 3. 86: Hộp thoại Page Setup .......................................................................................... 126
Hình 3. 87: Hộp thoại Page setup - Tab Page......................................................................... 126
Hình 3. 88: Hộp thoại Page Setup - Tab Margins .................................................................. 127
Hình 3. 89: Hộp thoại Page Setup - Tab Header/Footer......................................................... 127
Hình 3. 90: Hộp thoại Page Setup - Tab Sheet ....................................................................... 128
Hình 3. 91: In .......................................................................................................................... 128
Hình 4. 1: 4.2. Khởi động Powerpoint 2016 .......................................................................... 129

Hình 4. 2: Màn hình Start Screen ........................................................................................... 130
Hình 4. 3: Giao diện màn hình làm việc Powerpoint 2016 .................................................... 130
Hình 4. 4: Hiển thị và ẩn ribbon ............................................................................................. 131
Hình 4. 5: Quick Access Toolbar ........................................................................................... 131
Hình 4. 6: Ruler, guides và gridlines ...................................................................................... 132
Hình 4. 7: Zoom và các tùy chọn chế độ xem khác................................................................ 132
Hình 4. 8: Tạo bản trình chiếu mới ........................................................................................ 133
Hình 4. 9: Mở bài thuyết trình có sẵn ..................................................................................... 133
Hình 4. 10: Cách lưu Save ...................................................................................................... 134
4
Hình 4. 11: 4.4. Một số nguyên tắc trong thiết kế và trình bày nội dung ............................... 136
Hình 4. 12: Bật chế độ Slide Master....................................................................................... 136
Hình 4. 13: Giao diện tab Slide Master .................................................................................. 137
Hình 4. 14: Thực thi các thay đổi - Close Master View ......................................................... 137
Hình 4. 15: Bố cục Slide ......................................................................................................... 138
Hình 4. 16: Thêm mới slide với nhiều loại bố cục ................................................................. 138
Hình 4. 17: Nhập nội dung vào slide mới ............................................................................... 139
Hình 4. 18: Thêm slide cùng bố cục như slide đã chọn.......................................................... 139
Hình 4. 19: Thay đổi bố cục của slide hiện có ....................................................................... 139
Hình 4. 20: Bảng điều khiển Slide Navigation ....................................................................... 140
Hình 4. 21: Nhân bản slide ..................................................................................................... 140
Hình 4. 22: Dán slide .............................................................................................................. 140
Hình 4. 23: Xoá slide .............................................................................................................. 141
Hình 4. 24: Áp dụng theme .................................................................................................... 142
Hình 4. 25:Tinh chỉnh màu sắc, font chữ, effects của theme ................................................ 142
Hình 4. 26: Định dạng văn bản trong PowerPoint.................................................................. 142
Hình 4. 27: Nhóm lệnh Clipboard trong tab Home ................................................................ 143
Hình 4. 28: Tab Insert ............................................................................................................. 143
Hình 4. 29: Thêm Action Button ............................................................................................ 143
Hình 4. 30: Thêm SmartArt .................................................................................................... 144
Hình 4. 31: Thêm Hyperlink .................................................................................................. 144
Hình 4. 32: Tạo hiệu ứng chuyển slide ................................................................................... 145
Hình 4. 33: Hiệu ứng cho văn bản và các đối tượng trong slide ............................................ 146
Hình 4. 34: Tuỳ chọn chuyển động cho hiệu ứng .................................................................. 147
Hình 4. 35: Thêm nhiều hiệu ứng động vào một đối tượng ................................................... 147
Hình 4. 36: Sắp xếp lại các hiệu ứng động cho đối tượng...................................................... 148
Hình 4. 37: Sao chép hiệu ứng động với Animation Painter .................................................. 148
Hình 4. 38: Xem trước hiệu ứng động .................................................................................... 148
Hình 4. 39: Animation Pane ................................................................................................... 149
Hình 4. 40: Xem trước các hiệu ứng từ Animation Pane ....................................................... 149
Hình 4. 41: Tùy chọn bắt đầu của hiệu ứng............................................................................ 150
Hình 4. 42: Mở hộp thoại Effect Options ............................................................................... 150
Hình 4. 43: Tinh chỉnh nâng cao trong tuỳ chọn Effect Options ........................................... 151
Hình 4. 44: Bắt đầu slide show - Cách 1 ................................................................................ 151
Hình 4. 47: Xem trước và di chuyển qua lại giữa các slide.................................................... 152
Hình 4. 48: Dừng slide show .................................................................................................. 153
Hình 4. 49: Một số công cụ thuyết trình ................................................................................. 153
Hình 4. 50: Chế độ xem Presenter .......................................................................................... 154
Hình 4. 51: In ấn ..................................................................................................................... 155
5
6
CHƯƠNG 1. THÔNG TIN VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN
TRONG MÁY VI TÍNH
Nội dung cơ bản của chương này giới thiệu các khái niệm cơ bản Tin học như: Thông
tin, dữ liệu, cấu trúc, các thành phần của máy vi tính, tệp và thư mục... Kiến thức trong
chương được trình bày cơ bản và ngắn gọn.
1.1. Thông tin và xử lý thông tin
1.1.1. Khái niệm thông tin
Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu
biết của con người.
Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một nguời có thể nhận thông tin từ
người khác, từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh, hoặc
từ các nguồn khác.
1.1.2. Các dạng tồn tại của thông tin
Có thể phân loại thông tin thành hai loại:
 Số: Số nguyên, số thực,…
 Phi số: có ba dạng
+ Văn bản: báo, sách, vở, …
+ Âm thanh: tiếng nói con người, tiếng nhạc, …
+ Hình ảnh: tranh vẽ, ảnh chụp, bản đồ,…
1.1.3. Vật mang thông tin
1.1.4. Mã hóa thông tin trong máy vi tính
Để máy tính xử lý được, thông tin cần phải được biến đổi thành dãy bit. Cách biến
đổi như vậy gọi là mã hoá thông tin.
Để mã hoá văn bản, người ta dùng mã ASCII (7 bit) gồm 128 ký tự được đánh số từ
0 - 127, số hiệu này được gọi là mã ASCII thập phân của ký tự. Vào lúc ASCII được
giới thiệu, nhiều máy tính dùng nhóm 8-bit làm đơn vị thông tin nhỏ nhất; bit thứ tám
thường được dùng bit chẵn-lẻ (parity) để kiểm tra lỗi trên các đường thông tin hoặc kiểm
tra chức năng đặc hiệu theo thiết bị. Các máy không dùng chẵn-lẻ thường thiết lập bit
thứ tám là zero, nhưng một số thiết bị như máy PRIME chạy PRIMOS thiết lập bit thứ
tám là 1.
7
Hình 1.1. Bảng mã ASCII
Bộ mã Unicode (16 bit) có thể mã hóa 65536 ký tự khác nhau, cho phép thể hiện
trong máy tính văn bản của tất cả các ngôn ngữ trên thế giới.
1.2. Tin học
1.2.1. Khái niệm
Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về thông tin và các quá trình xử lý thông tin
một cách tự động nhờ máy tính điện tử.
Đối tượng nghiên cứu của Tin học chính là Thông tin và các công cụ sử dụng để
tương tác thông tin.
Người ta có thể làm việc với tin học bằng bất cứ một hệ thống nào hoạt động tương
tự với các mạch lôgic: các máy cơ học (chẳng hạn máy tính Pascal và ô-tô-mát), máy
khí động, hệ thống thủy lực...
1.2.2. Các thành phần của tin học
Phần cứng: còn gọi là cương liệu (Hardware), là các cơ phận (vật lý) cụ thể của máy
tính hay hệ thống máy tính như là màn hình, chuột, bàn phím, máy in,máy quét, vỏ máy
tính, bộ nguồn, bộ vi xử lý CPU, bo mạch chủ, các loại dây nối, loa, ổ đĩa mềm, ổ đĩa
cứng, ổ CDROM, ổ DVD,... Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động người ta còn
phân biệt phần cứng ra thành:
 Nhập hay đầu vào (Input): Các bộ phận thu nhập dữ liệu hay mệnh lệnh như
là bàn phím, chuột...
 Xuất hay đầu ra (Output): Các bộ phận trả lời, phát tín hiệu, hay thực thi
lệnh ra bên ngoài như là màn hình, máy in, loa,...
Phần mềm: (Software) là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị (Instruction) được
viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu
8
hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải
quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến
phần cứng (hay phần cứng máy tính, Hardware) hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để
phục vụ các chương trình hay phần mềm khác.
Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phần mềm
không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thi được.
1.3. Máy vi tính
1.3.1. Sơ đồ khối của máy vi tính
So với từ khi ra đời, cấu trúc cơ sở của các máy vi tính ngày nay không thay đổi mấy.
Mọi máy tính số đều có thể coi như được hình thành từ sáu phần chính (như hình ):
Hình 1.2. Sơ đồ khối tổng quát của máy tính

Trong sơ đồ này, các khối chức năng chính của máy tính số gồm:
 Khối xử lý trung tâm (central processing unit, CPU),
 Bộ nhớ trong (memory), như RAM, ROM
 Bộ nhớ ngoài, như các loại ổ đĩa, băng từ
 Khối phối ghép với các thiết bị ngoại vi (vào/ra)
 Các bộ phận đầu vào, như bàn phím, chuột, máy quét ... .
 Các bộ phận đầu ra, như màn hình, máy in ... .
Bốn khối chức năng đầu liên hệ với nhau thông qua tập các đường dây để truyền tín
hiệu, gọi chung là bus hệ thống. Bus hệ thống bao gồm 3 bus thành phần; ứng với các
tín hiệu xác lập địa chỉ từ CPU đến các đơn vị thành phần ta có bus địa chỉ; với các dữ
liệu được liên hệ giữa các khối qua bus dữ liệu (data bus); các tín hiệu điều khiển bao
gồm các lệnh, các đáp ứng, các trạng thái của các khối được xác lập qua bus điều khiển.
9
1.3.2. Các thành phần của máy vi tính
Mainboard:
Là bản mạch chính liên kết tất cả các linh kiện và thiết bị ngoại vi thành một bộ máy
vi tính thống nhất. Điều khiển tốc độ và đường đi của luồng dữ liệu giữa các thiết bị
trên. Bên cạnh đó Mainboard còn có nhiệm vụ điều khiển điện áp cung cấp cho các linh
kiện gắn chết hoặc cắm rời trên nó.
Hình 1.3. Mainboard

CPU: (Central Processing Unit), tạm dịch là bộ xử lí trung tâm. CPU có thể được
xem như não bộ – một trong những phần tử cốt lõi nhất của máy vi tính. Nhiệm vụ chính
của CPU là xử lý các chương trình vi tính và dữ kiện. CPU có nhiều kiểu dáng khác
nhau. Ở hình thức đơn giản nhất, CPU là một con chip với vài chục chân. Phức tạp hơn,
CPU được ráp sẵn trong các bộ mạch với hàng trăm con chip khác. CPU là một mạch
xử lý dữ liệu theo chương trình được thiết lập trước. Nó là một mạch tích hợp phức tạp
gồm hàng triệu transitor trên một bảng mạch nhỏ.
10
Hình 1.4. CPU
RAM: (Random Access Memory) là một loại bộ nhớ khả biến cho phép truy xuất
đọc-ghi ngẫu nhiên đến bất kỳ vị trí nào trong bộ nhớ dựa theo địa chỉ ô nhớ. Thông tin
lưu trên RAM chỉ là tạm thời, chúng sẽ mất đi khi mất nguồn điện cung cấp
Hình 1.5. RAM

Ổ đĩa cứng: hay còn gọi là ổ cứng (Hard Disk Drive - HDD) là thiết bị dùng để lưu
trữ dữ liệu trên bề mặt các tấm đĩa hình tròn phủ vật liệu từ tính. Ổ đĩa cứng là loại bộ
nhớ "không thay đổi" (non-volatile), có nghĩa là chúng không bị mất dữ liệu khi ngừng
cung cấp nguồn điện cho chúng.
11
Hình 1.6. Ổ đĩa cứng HDD
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các nhà phát triển đã giới thiệu
thêm Ổ lưu trữ thể bền vững hay Ổ cứng điện tử (Solid State Drive – SSD). Nhờ việc
sử dụng RAM để lưu dữ liệu, hoạt động đọc/ghi dữ liệu của SSD không kéo theo sự
chuyển động của bất cứ phần nào trên ổ đĩa và do đó làm ổ đĩa bền vững hơn so với
HDD, gần như không gây tiếng ồn, không có độ trễ cơ học nên mang lại tốc độ truy cập
cao hơn. Đồng thời không mất thời gian khởi động như ổ HDD.
Hình 1.7. Ổ cứng điện tử SSD
12
Bàn phím: (Keyboard) là một thiết bị ngoại vi được mô hình một phần theo bàn phím
máy đánh chữ phục vụ cho việc nhập thông tin vào máy vi tính (chữ, số…). Có nhiều
loại bàn phím:
- Bàn phím máy tính bàn (bàn phím chuẩn có 104 nút)
- Bàn phím máy tính xách tay
- Bàn phím không dây, kết nối qua Bluetooth
Hình 1.8. Bàn phím máy tính bàn

Cách đánh bàn phím 10 ngón:
Hình 1.9. Đánh bàn phím bằng 10 ngón
13
Chuột máy tính: (Mouse) là một thiết bị ngoại vi của máy tính dùng để điều khiển
và làm việc với máy tính thông qua toạ độ và thao tác di chuyển của chuột trên màn
hình. Có nhiều loại chuột máy tính:
- Chuột bi
- Chuột quang
- Chuột tích hợp
- Chuột không dây, kết nối qua Bluetooth
Hình 1.10. Chuột không dây

Màn hình máy tính: (Monitor)thiết bị điện tử gắn liền với máy tính với mục đích
chính là hiển thị và giao tiếp giữa người sử dụng với máy tính.
Đối với các máy tính cá nhân (PC), màn hình máy tính là một bộ phận tách rời. Đối
với máy tính xách tay màn hình là một bộ phận gắn chung không thể tách rời.
Các loại màn hình:
- Màn hình CRT (Cathode Ray Tube)
- Màn hình tinh thể lỏng
- Màn hình cảm ứng
- Màn hình OLED
Hình 1.11. Màn hình tinh thể lỏng
14
1.4. Quản lý thông tin trong máy vi tính
1.4.1. Đơn vị đo lượng thông tin
Bit là đơn vị nhỏ nhất để đo lượng thông tin, sử dụng hai ký hiệu là 0 và 1 để biểu
diễn thông tin trong máy tính. Đơn vị nhỏ nhất là Bit {0|1}
Các đơn vị khác để đo thông tin:
 1 Byte (1B) = 8 Bit
 1 KB (Kilôbyte) = 1024B
 1 MB (Mêgabyte) = 1024KB
 1 GB (Gigabyte) = 1024MB
 1 TB (Têgabyte) = 1024GB
 1 PB (Pêtabyte) = 1024TB
1.4.2. Tập tin
Tập tin (File) là một tập hợp của thông tin được đặt tên. Thông thường thì các tập tin
này chứa trong các thiết bị lưu trữ như đĩa cứng, đĩa mềm, CD, DVD cũng như là các
loại chip điện tử dùng kĩ thuật flash có thể thấy trong các ổ nhớ có giao diện USB. Nói
cách khác, tập tin là một dãy các bit có tên và được chứa trong các thiết bị lưu trữ dữ
liệu kỹ thuật số.
Tên đầy đủ: <Tên Flie>.[Kiểu] Bai thuc hanh so..-msv
Bai thuc hanh so1 - 21307007
 Tên File <=250 ký tự
 Kiểu = 3 - 4 ký tự
Ví dụ: BaiThi.xlsx, Canbo.doc
Hình 1.12. Tập tin

1.4.3. Thư mục
Thư mục (Folder) dùng để lưu trữ thư mục con và File. Tên của thư mục được đặt
theo quy tắc tên File nhưng không có kiểu.
Hình 1.13. Thư mục
15
1.4.4. Đường dẫn
Đường dẫn dùng để chỉ ra chính xác vị trí của File hoặc thư mục trong Ổ cứng.
Đường dẫn bắt đầu bằng tên một ổ đĩa nhằm chỉ rõ thông tin nằm trong Flie nào, thư
mục nào, ổ đĩa nào
VD: C:\MyDocuments\LAN_ANH_TCách 23D_Bai Thi
16
CHƯƠNG 2. MICROSOFT WORD
Nội dung chương này bao gồm: Giới thiệu khái niệm, quy tắc soạn thảo văn bản, cách
gõ dấu Tiếng Việt trong máy vi tính, Font chữ và bảng mã, sử dụng phần mềm Microsoft
Word để soạn thảo văn bản và một số kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao.
2.1. TỔNG QUAN
2.1.1. Các khái niệm cơ bản
Văn bản: Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin
bằng ngôn ngữ (hay một loại ký hiệu) nhất định. Văn bản được hình thành trong nhiều
lĩnh vực của đời sống xã hội. Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn
ngữ ở dạng viết. Tùy theo mục đích sử dụng và từng lĩnh vực mà văn bản có nội dung
và hình thức thể hiện khác nhau. Tuy nhiên, thông thường văn bản được chia thành hai
loại chính: Văn bản trình bày theo mẫu và văn bản trình bày không theo mẫu (văn bản
tự do).
Khi soạn thảo và trình bày văn bản bằng máy tính chúng ta thường sử dụng những
khái niệm sau:
Ký tự (Character): Là một phím được gõ từ vùng phím ký tự trên bàn phím (ngoại
trừ các phím chức năng như: Shift, Ctrl, Alt,…và các ký tự đặc biệt được chèn vào văn
bản. Ví dụ : ®, £,..).
Từ (word): Là một tập hợp gồm các ký tự được đặt giữa hai ký tự trắng (Space).
Câu (Sentence): Là tập hợp gồm các từ được đặt giữa hai dấu chấm (.).
Dòng (Line): Là tập hợp các từ, bắt đầu từ lề trái đến lề phải của chương trình soạn
thảo văn bản.
Đoạn (Paragraph): Là tập hợp gồm các từ, các câu, được đặt giữa hai dấu phân đoạn,
dấu phân đoạn được đặt bởi phím Enter.
Trang (Page): Là tập hợp gồm các dòng, đoạn và các đối tượng khác. Được hiển thị
trên một mặt của tờ giấy in.
Tài liệu (Document): Là tập hợp các đoạn, các trang được lưu trên đĩa dưới dạng
một tập tin.
Khối: Khối văn bản là tập hợp có thể gồm các từ, các dòng, các đoạn, các trang hoặc
toàn bộ tài liệu.
2.1.2. Cách gõ dấu tiếng Việt
a. Phần mềm gõ tiếng Việt, Font và bảng mã
Để gõ được tiếng Việt chúng ta cần sử dụng các phần mềm gõ tiếng Việt như Unikey
hoặc Vietkey. Chúng ta có thể download miễn phí phần mềm Unikey tại
http://unikey.vn/vietnam/#nav4 .
17
Hình 2. 1: Giao diện tùy chỉnh Unikey
Để gõ tiếng Việt được nhanh chóng và chính xác ngoài việc sử dụng phần mềm gõ
tiếng Việt chúng ta cần thiết lập các tùy chọn về font chữ và bảng mã sao cho phù hợp.
Bảng 2.1. Font và bảng mã
Font/ ký tự đầu của font Bảng mã
.Vn …….(vd:.Vnarial, .vntimes) TCVN3
Vni-…….(Vd:Vni-Times, Vni-Zap) Vni Windows
Times New Roman, Tahoma, Arial Unicode
Vn…..(Vd: Vntimesnewroman, vnBook) VietwarX
Thông thường, trong soạn thảo văn bản chúng ta sử dụng font “Times New Roman”
và bảng mã “Unicode”.
b. Kiểu gõ
Để gõ tiếng Việt chúng ta sử dụng hai kiểu gõ Telex và Vni. Thông thường chúng ta
sử dụng kiểu gõ Telex.
Kiểu Telex:
Bảng 2.2. Kiểu gõ Telex
AA = Â AW = Ă S = dấu sắc AAA = AA
OO = Ô OW = Ơ F = dấu huyền AWW = AW
EE = Ê UW = W = Ư R = dấu hỏi DDD = DD
DD = Đ X = dấu ngã …
J = dấu nặng ASS = AS …
Chú ý: Gõ hai lần ký tự sinh dấu sẽ mất dấu. Phím Z để xóa dấu.
Kiểu Vni
Bảng 2.3. Kiểu gõ Vni
A6 = Â A8 = Ă 1 = dấu sắc
O6 = Ô O8 = Ơ 2 = dấu huyền
18
E6 = Ê U8 = Ư 3 = dấu hỏi
D9 = Đ 4 = dấu ngã
5 = dấu nặng
Chú ý: Gõ hai lần ký tự sinh dấu sẽ mất dấu. Phím số 0 để xóa dấu.
2.1.3. Giới thiệu Microsoft Word
Microsoft Word là một ứng dụng cho phép người dùng soạn thảo văn bản trong môi
trường Windows do hãng Microsoft xây dựng và phát triển. Microsoft Word có nhiều
phiên bản khác nhau ví dụ: Microsoft Word 2003, Microsoft Word 2007, Microsoft
Word 2016, Microsoft Word 2016... Các phiên bản của Microsoft Word có các chức
năng cơ bản tương đối giống nhau. Tuy nhiên, các phiên bản ra đời sau có một số chức
năng được mở rộng hơn, giao diện được cải tiến ngày càng thuận tiện và thân thiện hơn
với người sử dụng. Giáo trình này được soạn trên phiên bản Microsoft Word 2016.
Ngoài Microsoft Word, hiện nay có rất nhiều phần mềm soạn thảo văn bản khác,
trong đó đáng lưu ý là Open Office
(tải về tại http://www.openoffice.org/download/index.html).
a. Khởi động Word
Sau khi cài đặt chúng ta có thể khởi động Word và tạo một bảng soạn thảo mới bằng
nhiều cách khác nhau, thông thường chúng ta sử dụng một trong các cách sau:
Cách 1: Click vào biểu tượng MS Word trên màn hình chính.
Cách 2: Start ->Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2016.
b. Giao diện Word
Mở Microsoft Word 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiển thị tại màn
hình khởi động (Xem hình):
1. Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open Orther Document, bạn
sẽ mở được các file Word từ trong máy tính hoặc từ điện toán đám mây với tài khoản
One Driver của chủ sở hữu,
2. Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu.
3. Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí.
4. Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí.
5. Lựa chọn Blank Document: Tạo văn bản mới chưa có định dạng. Nếu không chọn các
Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này.
19
Hình 2. 2: Giao diện khởi động MS Word2016
- Giao diện trang Blank document
Hình 2. 3: Giao diện trang Blank document
2.1.4. Một số phím chức năng thường sử dụng

Để soạn thảo văn bản chúng ta thường sử dụng một số phím chức năng trên bàn phím
sau:
Caps Lock: Chuyển từ chế độ chữ HOA sang chế độ chữ thường và ngược lại.
Shift: Nếu đang ở chế độ chữ thường (đèn Caps Lock không sáng), giữ phím Shift
kết hợp với phím chữ sẽ cho ra chữ Hoa. Đối với những phím có 2 mã, nếu giữ phím
Shift khi gõ sẽ lấy ký tự trên.
Delete: Xóa ký tự bên phải con trỏ.
Backspace: Xóa ký tự bên trái con trỏ.
Space: Tạo khoảng cách giữa các từ.
Enter: Xuống dòng, kết thúc 1 đoạn văn bản.
20
Insert: Chuyển đổi giữa chế độ chèn (Insert) và chế độ đè (Overwrite).
Num Lock: Bật/tắt các phím số bên dãy phím số. Nếu đèn Num Lock không sáng,
chúng ta sẽ không gõ được những phím này.
2.1.5. Các thao tác với tập tin
a. Mở tập tin mới
Một số thao tác với chuột:
Bảng 2.4. Thao thác với chuột
Tên thao tác Thao tác thực hiện
Click Bấm chuột trái 1 lần.
Double click Bấm chuột trái 2 lần liên tiếp
Right click Bấm chuột phải 1 lần
Click & drag Bấm giữ chuột trái và kéo.
Để mở tập tin mới chúng ta có thể thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Chọn File\ New\ Blank Document
Hình 2. 4: Tạo tập tin mới
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

Lưu ý: Văn bản mới có tên là Document_ (Trong đó, _ là số thứ tự của văn bản được
mở).
Ví dụ: Document3
b. Mở văn bản có sẵn trên ổ đĩa
Để mở một văn bản có sẵn (đã lưu trên ổ đĩa) ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Open
 Cách 1: Chọn File\ Open
21
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Bước 2: Chỉ đường dẫn đến file cần mở.
Bước 3: Nhấn Open
Hình 2. 5:. Mở văn bản đã có sẵn
c. Lưu tập tin vào ổ đĩa

Để lưu tập tin chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Save As
Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc F12.
Cách 2: Nhấn nút .
Cách 3: Chọn File\Save
Hình 2. 6: Hộp thoại Save As
Lưu ý: Nếu tập tin chưa được lưu lần nào trước đó khi ta thực hiện một trong ba cách
trên hộp thoại Save As sẽ xuất hiện ta thực hiện tiếp các Bước 2,3,4. Nếu tập tin đã được
22
lưu trước đó, khi ta thực hiện một trong ba cách ở Bước 1 nội dung trong file đã lưu sẽ
được cập nhật.
Bước 2: Chọn nơi lưu.
Bước 3: Nhập tên tập tin (File Name).
Bước 4: Nhấn Save để lưu.
Lưu văn bản với tên khác (Save As): Chúng ta thực hiện kỹ thuật Save As khi cần
giữ nguyên nội dung của tập tin cũ và lưu nội dung hiện hành sang một tập tin mới.
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Save As
 Cách 1: File\ Save As
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím F12
Bước 2,3,4: Tương tự như các bước lưu thông thường.
Khi soạn thảo văn bản muốn lưu giữ lại chúng ta phải thực hiện thao tác lưu tập tin
lên đĩa (mỗi tập tin một văn bản). Khi lưu một văn bản tạo mới (chưa lưu lần nào trước
đó) chúng ta phải đặt tên cho tập tin (1 lần duy nhất). Khi soạn thảo văn bản đã đặt tên
việc lưu tập tin đảm bảo cho những phần đã thay đổi được cập nhật lên tập tin trên đĩa.
Hay nói cách khác nếu chúng ta thay đổi nội dung của tập tin mà không lưu thì phần
thay đổi sẽ bị mất đi khi chúng ta thoát khỏi Word.
Định dạng (phần mở rộng) file lưu:
Định dạng mặc định của file lưu khi sử dụng Word 2016 là “docx”.
Word 2016 cũng có thể lưu file ở một số định dạng khác như: doc, pdf,…
Để thực hiện lưu tập tin với định dạng khác chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Làm xuất hiện hộp thoại Save As.
Cách 1: Chọn File/ Save As.
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím F12.
Bước 2 và Bước 3: Thực hiện tương tự kỹ thuật Save.
Bước 4: Trong hộp thoại Save As tại Save As Type chọn định dạng muốn lưu (Ví dụ:
PDF).
Bước 5: Nhấn Save để lưu tập tin với định dạng đã chọn.
23
Hình 2. 7: . Định dạng file lưu
d. Đóng tập tin

Có hai trường hợp đóng tập tin:
Trường hợp 1: Đóng tập tin hiện hành.
Để đóng tập tin hiện hành chúng ta thực hiện 1 trong các cách sau:
Cách 1: Kích vào biểu tượng close ở góc bên phải cửa sổ làm việc
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Trường hợp 2: Đóng tất cả các tập tin đang mở
Click File\ Close
Hình 2. 8: Đóng tất cả các tập tin đang mở
Chú ý: Khi đóng mà chưa lưu tập tin vào ổ đĩa thì xuất hiện hộp thoại thông báo:
Hình 2. 9: Hộp thoại thông báo khi chưa lưu văn bản
Khi đó chúng ta có thể lựa chọn:
24
 Save: Để lưu văn bản.
 Don’t Save: Không muốn lưu văn bản.
 Cancel: Từ chối đóng Word.
2.1.6. Các thao tác với khối văn bản
a. Chọn khối văn bản
Để định dạng hoặc các tùy chọn khác cho khối văn bản chúng ta cần xác định phạm
vi được áp dụng thông qua thao tác chọn khối phù hợp.
Có nhiều cách để chọn khối:
Cách 1: Sử dụng chuột, bấm chuột trái và rê chuột (có biểu tượng I) từ vị trí bắt đầu
(cuối) đến vị trí kết thúc (đầu) đoạn cần chọn (gọi tắt là bôi đen).
Cách 2: Sử dụng bàn phím, nhấn giữ phím Shift sau đó bấm một trong các phím mũi
tên (, , , ) để xác định khối chọn.
Cách 3: Dùng chuột kết hợp với phím Shift: Click vào vị trí đầu (cuối) phần văn bản
cần chọn, nhấn giữ phím Shift, di chuyển chuột đến vị trí cuối (đầu) khối, Click chọn.
Ngoài ra, các đối tượng khác trong văn bản còn được chọn theo cách sau:
Chọn từ: Kích đúp lên từ cần chọn.
Chọn câu: Nhấn giữ phím Ctrl và Click vào vị trí bất kỳ trong câu cần chọn.
Chọn đoạn: Kích đúp vào khoảng trống bên trái của đoạn hoặc nháy chuột 3 lần tại
đoạn.
Chọn toàn bộ văn bản: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A hoặc nhấn giữ phím Ctrl rồi kích
chọn lên đầu 1 dòng bất kỳ.
Hình 2. 10: . Ví dụ chọn khối văn bản
Dấu hiệu nhận biết khối văn bản được chọn:

Khối văn bản được chọn sẽ bị “bôi đen” hoặc khi thực hiện các định dạng hay các
thao tác khác trên khối thì khối được chọn sẽ thay đổi theo.
b. Sao chép và cắt khối vào Clipboard, xóa khối
Để sao chép (Copy) hoặc di chuyển (Cut) khối văn bản chúng ta thực hiện theo các
bước sau:
Bước 1: Chọn khối văn bản muốn sao chép hoặc di chuyển
Bước 2: Thực hiện Copy hoặc Cut
 Cách 1: Kích chuột phải lên khối văn bản đã chọn, chọn Copy (sao chép) hoặc
Cut (di chuyển) vào Clipboard.
25
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X để di chuyển và Ctrl + C để Copy.
 Cách 3: Sử dụng công cụ trong tab Home nhóm Clipboard
Hình 2. 11: Nhóm Clipboard
Bước 3: Thực hiện thao tác dán (Paste)

Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chép (chuyển) tới.
 Cách 1: Kích phải chuột chọn Paste.
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V
 Cách 3: Sử dụng công cụ trong tab Home nhóm Clipboard
Hình 2. 12: Công cụ Paste trong Clipboard
Xóa khối văn bản: Để xóa khối văn bản chúng ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn khối văn bản cần xóa
Bước 2: Thực hiện thao tác xóa bằng một trong các cách sau:
 Cách 1: Nhấn phím Delete hoặc Backspace
 Cách 2: Thực hiện thao tác Cut như trên (Lưu ý: Khi Cut nội dung khối văn
bản đã chọn được đưa vào Clipboard).
Lưu ý: Để quay lại thao tác trước nhấn Undo hoặc Ctrl + Z. Nếu Undo quá đà ta nhấn
Redo hoặc Ctrl + Y để quay lại.
26
Hình 2. 13:. Undo và Redo
2.2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

2.2.1. Định dạng văn bản
Định dạng văn bản là trình bày các thành phần trong văn bản (trang, ký tự, đoạn,…)
nhằm mục đích:
 Trình bày đúng mẫu đối với thể loại văn bản trình bày theo mẫu.
 Làm cho văn bản được rõ ràng hơn, đẹp hơn, nhấn mạnh những phần quan
trọng, giúp người đọc nắm bắt dễ dàng hơn các nội dung chủ yếu của văn bản
đối với thể loại văn bản tự do.
Định dạng văn bản thường được sử dụng nhiều trong thể loại văn bản tự do thể hiện
tính sáng tạo, tính thẩm mỹ của người soạn thảo.
2.2.2. Một số quy tắc và xác lập môi trường soạn thảo văn bản
a. Một số quy tắc trong soạn thảo văn bản
Khi soạn thảo văn bản chúng ta phải tuân theo một số quy tắc sau:
Nhập văn bản từ lề trái sang lề phải của trình soạn thảo văn bản, khi văn bản tới lề
phải trình soạn thảo sẽ tự động cuộn xuống hàng. Không nhấn phím Enter để xuống
hàng trong cùng một đoạn. Nếu cần ngắt xuống dòng trong một đoạn ta sử dụng tổ hợp
phím: Shift + Enter.
Giữa các từ chỉ dùng một ký tự trắng (Space) để phân cách. Khi cần đưa con trỏ
nhảy một khoảng cách xa chúng ta sử dụng phím Tab, không sử dụng ký tự trắng cho
việc di chuyển con trỏ hoặc căn chỉnh lề trong văn bản.
Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấm than
(!), hỏi chấm (?),… phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp theo là một dấu khoảng
cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc và mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó ký tự tiếp
theo phải viết sát vào bên phải của các dấu này. Tương tự, các dấu đóng ngoặc và đóng
nháy phải hiểu là ký tự cuối từ và được viết sát vào bên phải của ký tự cuối cùng của từ
bên trái.
27
Ví dụ: Thư điện tử (Email) là phương tiện thông tin liên lạc nhanh chóng và chính
xác.
Quy trình soạn thảo và trình bày văn bản:
 Bước 1: Gõ văn bản (văn bản thuần).
 Bước 2: Định dạng và trang trí.
 Bước 3: Kiểm tra và hiệu chỉnh.
 Bước 4: In ấn và phát hành.
b. Định dạng trang in
Đối với trang in trong văn bản thông thường chúng ta quan tâm đến hai yếu tố: Kích
thước các lề và hướng giấy. Có nhiều cách để định dạng trang in cho văn bản, thông
thường chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn tab Layout, trong nhóm Page Setup kích chọn hình vuông có dấu mũi
tên (góc dưới bên trái) để mở ra hộp thoại Page Setup .
Hình 2. 14:. Mở hộp thoại Page Setup
Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup:

 Trong tab Margin chúng ta thiết lập kích thước các lề cho văn bản:
+ Top: Lề bên trên.
+ Botton: Lề bên dưới.
+ Left: Lề bên trái.
+ Right: Lề bên phải.
 Trong tab Orientation chúng ta thiết lập hướng trang cho văn bản:
+ Portrait: Trang dọc.
+ Landscape: Trang ngang.
28
Hình 2. 15:. Định dạng trang cho văn bản
Ngoài ra, trong tab Paper, trong list Paper Size ta lựa chọn khổ giấy cho văn bản,
thông thường ta chọn kiểu A4. Trong thẻ Layout chúng ta có thể tuỳ chỉnh kiểu giấy,
khung dạng,... cho văn bản.
Chú ý: Ta có thể lựa chọn phạm vi áp dụng các tùy chọn trong danh sách “Apply to”:
 Whole document: Toàn bộ văn bản.
 This point forward: Từ vị trí con trỏ trở về đầu văn bản.
Sau khi thiết lập chúng ta click chọn “OK” để áp dụng các tuỳ chỉnh đã thiết lập, nếu
muốn các thiết lập là mặc định cho tất cả các văn bản chúng ta click “Set As Default”
 OK.
c. Định dạng ký tự (chữ)
Định dạng ký tự là thay đổi các thuộc tính như: Font chữ, cỡ chữ, màu chữ, màu nền,
in đậm, in nghiêng,…, của một hay một nhóm các ký tự trong văn bản. Để định dạng ký
tự cho văn bản ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn các ký tự cần định dạng.
Bước 2:
Cách 1: Trong tab Home, nhóm Font ta kích chọn các định dạng cần thiết.
Bảng 2.5. Bảng định dạng ký tự
BIỂU TƯỢNG HOẶC
ĐỊNH DẠNG TỔ HỢP PHÍM TẮT
BẢNG CHỌN
In đậm Bold (B) Ctrl + B
In nghiêng Italic (I) Ctrl + I
Gạch chân Underline (U) Ctrl + U
29
Gạch đôi Double Underline Ctrl + Shift + D
Chọn màu chữ Font Color
Kích cỡ Font Size Ctrl + [ (giảm); Ctrl + ] (tăng)
Font chữ Font Ctrl + Shift + F
Chỉ số trên Superscript Ctrl + Shift + = Ví dụ ax3 +
bx2
Chỉ số dưới Subscript Ctrl + = Ví dụ : H2O, CaCo3
Hiệu ứng chữ Text Effect
Trả về mặc định Clear Formating Ctrl + Space
Cách 2: Làm xuất hiện hộp thoại Font để định dạng ký tự bằng cách: Tại tab Home
trong nhóm Font nhấn vào mũi tên góc dưới bên phải như Hình 2.17.
Hình 2. 16: Mở hộp thoại Font
Khi đó hộp thoại Font xuất hiện, chúng ta lựa chọn các định dạng cho ký tự.
 Các định dạng trong thẻ Font:
 Font: Chọn font chữ hiển thị.
 Font Style: Kiểu chữ hiển thị.
 Size: Cỡ chữ.
 Font color: Màu chữ.
 Underline style: Loại gạch chân.
 Underline color: Màu gạch chân.
 Effects: Hiệu ứng chữ (chỉ số trên, chỉ số dưới,…).
 Preview: Khung hiển thị.
 Nhấn OK để áp dụng.
30
Hình 2. 17:. Hộp thoại Font
Ngoài ra, tại hộp thoại Font trong tab Advance chúng ta có thể tuỳ chỉnh một số chức
năng khác như: Khoảng cách giữa các ký tự, độ co dãn ký tự theo chiều ngang, vị trí ký
tự,…
Các định dạng ký tự chỉ được áp dụng cho các ký tự đã được chọn (hoặc cho văn bản
nếu chưa soạn thảo), nếu muốn định dạng lập trở thành mặc định cho tất cả các văn bản
chúng ta nhấn chọn Set As Default.
2.2.3. Định dạng đoạn
a. Định dạng đoạn cho văn bản
Định dạng đoạn văn bản là thay đổi các thuộc tính của đoạn như: Lề, cách canh đoạn,
khoảng cách giữa các dòng, các vị trí Tab, màu nền, cách kẻ khung, hoa thị đầu đoạn,....
Để định dạng đoạn cho văn bản chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn các đoạn cần định dạng.
Bước 2: Định dạng:
Cách 1: Trong Tab Home tại nhóm Paragraph ta tuỳ chỉnh các định dạng cho đoạn
được mô tả trong Hình 2.19:
31
Hình 2.1. Định dạng đoạn
Để chỉnh lề cho đoạn chúng ta có thể sử dụng thước và các chốt được mô tả trong
Hình 2.20:
Hình 2. 18:. Tùy chỉnh lề cho đoạn
 First Line Indent: Xác định vị trí bắt đầu của dòng đầu tiên của đoạn.
 Hanging Indent: Xác định vị trí bắt đầu của các dòng tiếp theo trong đoạn trừ
dòng đầu tiên.
 Left Indent: Xác định lề trái của cả đoạn.
 Right Indent: Xác định lề phải của đoạn.
Nếu chương trình không hiển thị thanh ruler, chúng ta vào Tab View, tích chọn Ruler
Hình 2. 19: Hiển thị thước Ruler
Cách 2: Sử dụng hộp thoại Paragraph. Trong tab Home, trong nhóm Paragraph
chúng ta click vào biểu tượng mũi tên phía dưới góc phải như Hình 2.22 để làm xuất
hiện hộp thoại Paragraph.
32
Hình 2. 20: Hiển thị hộp thoại Paragraph
Trong hộp thoại Paragraph, chúng ta thiết lập các định dạng cho đoạn. Hình 2.23 biểu
diễn các tùy chọn trong hộp thoại Paragraph:
Hình 2. 21: Sử dụng hộp thoại Paragraph
Lưu ý: Việc canh lề cho văn bản sẽ lấy chốt chặn trái (Left Indent) và chốt chặn phải
(Right Indent) làm mốc canh.
Một số tổ hợp phím tắt sử dụng để định dạng đoạn:
Bảng 2.6. Một số tổ hợp phím tắt trong định dạng đoạn
Tổ hợp phím tắt Chức Năng
Ctrl+L Căn trái
Ctrl+R Căn phải
Ctrl+E Căn giữa
Ctrl+J Căn dàn đều 2 bên, thẳng lề
Ctrl+1 Giãn dòng đơn
Ctrl+2 Giãn dòng đôi
b. Thiết lập Tab Stop
Chúng ta sử dụng Tab khi trên cùng một dòng xuất hiện nhiều khối văn bản có thể
cách xa nhau hoặc được canh chỉnh khác nhau hoặc có các loại vết Tab (leader). Thiết
33
lập Tab là đặt một điểm dừng (Tab Stop) mà con trỏ sẽ dịch chuyển đến điểm này khi
người dùng nhấn phím Tab. Nếu không đặt Tab stop, khi nhấn Tab thì con trỏ sẽ nhảy
đến vị trí cố định được quy định trong mục Default Tab Stop (mặc định là 0.5 inch =1.27
cm).
Để chọn loại Tab, tại ô giao nhau giữa thước dọc và thước ngang (ở góc trên bên trái
trang tài liệu) ta nhấn vào ô tab selector, cho đến khi chọn được kiểu tab phù hợp (nếu
trên giao diện chưa xuất hiện các thanh thước chúng ta làm xuất hiện bằng cách: Trong
tab View, trong nhóm Show, tích chọn Ruler) như hình bên dưới:
Hình 2. 22: Tab selector
Một số loại tab stop:

Bảng 2.7. Các loại Tab thông dụng
Loại Tab Chức năng
Đặt tại vị trí bắt đầu của chuỗi ký tự mà từ đó các ký tự sẽ chạy
Tab trái:
sang phải khi chúng ta soạn thảo.
Đặt ở bên phải cuối chuỗi ký tự mà từ đó các ký tự sẽ di chuyển
Tab phải:
sang trái kể từ vị trí đặt tab khi chúng ta soạn thảo.
Đặt tại vị trí chính giữa chuỗi ký tự, khi đó các kỹ tự sẽ căn giữa
Tab giữa:
tại vị trí đặt tab khi chúng ta soạn thảo.
Tab thập phân: Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ
nằm trên cùng một vị trí.
Bar Tab: Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh
thẳng đứng tại vị trí đặt tab.
Để đặt Tab ta lựa chọn loại tab phù hợp sau đó nhấn chuột vào nơi ta muốn đạt Tab
trên thanh thước ngang.
Để tạo vết Tab (leader) cho tab ta thực hiện theo các bước sau:
 Bước 1: Xác định có bao nhiêu khối, mỗi khối canh gì? Có vết tab hay không?
 Bước 2:
 Bước 2.1: Click double vào vị trí đã đặt tab để xuất hiện hộp thoại Tabs.
 Bước 2.2: Tại mục Tab Stop Position ta lựa chọn vị trí tab cần đặt.
34
 Bước 2.3: Tại Leader ta lựa chọn loại vết tab phù hợp.
 Bước 2.4: Nhất nút Set sau đó nhấn OK.
Hình 2. 23: Tạo vết tab
Sau khi đặt tab và tùy chọn vết tab để di chuyển đến vị trí tab liền trước chúng 
nhấn phím Tab trên bàn phím. Lưu ý: Khi nhấn phím Enter kết thúc đoạn, khi bắt đầu
đoạn mới các vị trí tab đã đặt vẫn được giữ nguyên nên ta không cần đặt lại tab.
Một số tùy chọn khác trong hộp thoại Tabs:
 Default tab stops: Khoảng cách dừng của default tab, thông thường là 1.27 cm.
 Alignment: Chọn một loại tab Left, Center, Right,…Sử dụng khi muốn thay
đổi kiểu tab đã chọn tại mục Tab stop position.
 Nút Clear : Xóa tọa độ đã chọn tại mục Tab stop position.
 Clear all : Xóa tất cả tọa độ điểm dừng tab đã đặt.
Tại màn hình chính, để di chuyển tab chúng ta chọn khối tab cần dời  Click chọn
tab và rê chuột đến vị trí cần dời. Để xóa tab chúng ta click chuột trái tại vị trí tab muốn
xóa  giữ và kéo thả vào vùng soạn thảo. Để xóa tất cả các tab đã đặt ta nhấn tổ hợp
phím Ctrl + Q.
c. Tạo đường viền và nền (Border and Shading) cho chuỗi ký tự hoặc đoạn văn
bản.
Để nhấn mạnh hoặc tạo sự chú ý cho một chuỗi ký tự hoặc một đoạn văn bản nào đó
chúng ta có thể tạo đường viền hoặc tô nền cho phần văn bản đó. Để thiết lập đường
viền và nền cho chuỗi ký tự hoặc đoạn. Ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn chuỗi ký tự hoặc đoạn.
Bước 2: Trong Tab Home tại nhóm Paragraph chọn biểu tượng để hiển thị các
lựa chọn đường viền. Chúng ta có thể lựa chọn các mẫu có sẵn hoặc nhấn Borders and
Shading để mở hộp thoại Borders and Shading và thực hiện các tuỳ chỉnh.
Thiết lập đường viền trong tab Border:
35
Hình 2. 24: Thiết lập đường viền
Thiết lập nền trong tab Shading:
Hình 2. 25: Thiết lập màu nền
Ngoài ra, trong hộp thoại Border and Shading chúng ta có thể tạo khung cho trang in
trong thẻ Page Border và một số tuỳ chọn khác.
d. Chia cột báo (Columns) và chữ hoa thụt cấp đầu đoạn (Drop Cap)
Chia cột báo (Columns)
Định dạng chia cột báo được sử dụng khi chúng ta cần có một hoặc một vài đoạn
hoặc cả văn bản được định dạng theo dạng cột tương tự như cột báo.
Ví dụ chia cột báo:
36
Hình 2. 26: Ví dụ chia cột báo
Để chia cột báo cho văn bản chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhập văn bản. Nếu chia cột cho cả đoạn văn bản cuối cùng thì phải đặt dấu
ngắt đoạn (Enter) tại cuối đoạn.
Bước 2: Chọn khối văn bản cần chia cột (không chọn đoạn có dấu ngắt đoạn (Enter)
cuối cùng).
Bước 3: Tại Tab Layout trong nhóm Page Setup chọn Columns  Chọn số cột cần
chia hoặc chọn More Columns để làm xuất hiện hộp thoại Columns để thực hiện các tuỳ
chỉnh chia cột như hình dưới:
Hình 2. 27: Chia cột báo
- Chọn phạm vi áp dụng tại danh sách “Apply to”:

+ Selected text: Áp dụng cho các đoạn đã chọn (là thuộc tính mặc định).
+ Whole document: Cả tài liệu.
Lưu ý:
Chúng ta có thể ngắt cột bằng phương pháp thủ công như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần ngắt.
Bước 2: Trong thẻ Layout tại nhóm Page Setup ta nhấn chọn Breaks -> Columns.
Ví dụ ngắt cột thủ công:
37
Hình 2. 28: Ngắt cột thủ công
Tạo chữ hoa thụt cấp đầu đoạn (Drop Cap)

Microsoft Word có tính năng tạo chữ nhấn mạnh gọi là Drop Cap. Đó là chữ cái đầu
đoạn được phóng to và “rớt” xuống.
Ví dụ Drop Cap:
Hình 2. 29: Ví dụ Drop Cap
Các bước thực hiện tạo Drop Cap:

Bước 1: Đặt con trỏ trong đoạn cần tạo Drop Cap hoặc bôi đen chữ cái đầu tiên của
đoạn.
Bước 2: Chọn Tab Insert, trong nhóm Text, nhấn chọn Drop Cap  Chọn các mẫu
Drop cap sẵn có hoặc nhấn chọn Drop Cap Option để mở hộp thoại Drop Cap để tạo
Drop Cap:
38
Hình 2. 30: Định dạng Drop Cap
e. Ký hiệu và số thứ tự đầu mỗi đoạn (Bullet and Numbering)
Để trình bày các dạng văn bản liệt kê, danh sách có thứ tự hoặc không có thứ tự trong
Word chúng ta có thể sử dụng ký hiệu đầu đoạn (Bullet) hoặc số thứ tự đầu mỗi đoạn
(Numbering).
Ví dụ Bullet Ví dụ Numbering
 Nokia 1. Windown phone
 Samsung 2. Androi
 Iphone 3. IOS
Ký hiệu đầu mỗi đoạn (Bullet)
Để chèn các ký hiệu vào đầu mỗi đoạn ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại đoạn cần chèn hoặc chọn các đoạn cần chèn (nếu cần
chèn cho nhiều đoạn).
Bước 2: Trên Tab Home trong nhóm Paragraph, kích chuột vào nút Bullets, sau đó
kích chọn ký tự Bullet muốn chọn.
Hình 2. 31: Tạo ký hiệu đầu đoạn
Nếu vẫn không chọn được ký tự thích hợp ta nhấn vào Define New Bullets để xuất
hiện hộp thoại  Chọn nút Symbol  Chọn Font  Chọn ký tự phù hợp  OK. Hình
bên dưới mô tả hộp thoại Define New Bullet và Symbol.
39
Hình 2. 32: Define New Bullets
b. Số thứ tự đầu đoạn (Numbering)

Để chèn số thứ tự vào đầu đoạn ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại đoạn cần chèn hoặc chọn các đoạn cần chèn (nếu cần
chèn cho nhiều đoạn).
Bước 2: Trên Tab Home trong nhóm Paragraph, nhấn nút Numbering, sau đó kích
chọn kiểu Numbering thích hợp.
Hình 2. 33: Tạo số thứ tự đầu đoạn
Nếu vẫn không chọn được kiểu phù hợp ta kích chọn Define New Number Format để
tuỳ chọn khác.
Hình 2. 34: Tuỳ chọn Numbering
40
2.3. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN
2.3.1. Bảng biểu (Table)
Để soạn thảo các văn bản dạng bảng biểu, trong Word ta sử dụng đối tượng bảng biểu
(Table). Quy trình soạn thảo với bảng biểu thông thường gồm các bước sau:
 Bước 1: Tạo bảng biểu.
 Bước 2: Thiết kế khung.
 Bước 3: Nhập văn bản.
 Bước 4: Tùy chỉnh kích thước ô cho phù hợp với văn bản.
 Bước 5: Định dạng văn bản trong ô.
 Bước 6: Trình bày bảng: Tùy chỉnh viền, tô màu nền cho ô.
a. Tạo bảng biểu
Bảng biểu được cấu tạo gồm cột (Column) và dòng (Row). Do đó, để tạo (chèn) bảng
biểu vào văn bản ta cần xác định số cột và số dòng của bảng biểu cần tạo.
Để làm việc với bảng thông thường chúng ta thực hiện theo quy trình sau:
Để tạo bảng biểu ta thực hiện như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo.
Bước 2: Nhấn chọn Tab Insert  Table  Di chuyển chuột để xác định số cột và
số dòng hoặc nhấn chọn Insert Table để xuất hiện hộp thoại Tables và thực hiện tuỳ
chọn như hình 3-1.
Bước 3: Nhấn nút OK để tạo bảng
Bảng biểu được tạo ngay vị trí đặt con trỏ
Hình 2. 35: Hộp thoại Insert Table
Thao tác chọn (đánh dấu) ô, hàng, cột, bảng:
41
Hình 2. 36: Thao tác chọn đối các đối tượng trong bảng
b. Một số thao tác sử dụng để thiết kế bảng

Thao tác xóa, hàng, cột, ô, bảng:
Xóa hàng:
 Bước 1: Chọn số hàng cần xóa.
 Bước 2: Kích chuột phải, chọn Delete Rows.
Xóa cột:
 Bước 1: Chọn số cột cần xóa.
 Bước 2: Kích chuột phải, chọn Delete Columns.
Xóa ô:
 Bước 2: Chọn số ô cần xóa
 Bước 2: Kích chuột phải, chọn Delete Cells Hộp thoại Delete Cells xuất
hiện Chọn vị trí ô cần xóa  Nhấn OK để xóa.
42
Hình 2. 37: Xóa ô trong bảng
Xóa dữ liệu trong ô:

 Bước 1: Chọn các ô cần xóa
 Bước 2: Nhấn phím Delete
Xóa bảng:
 Bước 1: Chọn bảng.
 Bước 2: Kích chuột phải chọn Delete Table.
Thao tác chèn hàng, cột, ô:
 Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn.
 Bước 2: Thao tác thêm
Cách 1: Trong tab Layout, trong nhóm Row & Columns nhấn Insert Below Chọn
đối tượng (columns, row) kèm vị trí (left, right, above, below) muốn thêm
Hình 2. 38: Nhóm Row & Columns
Cách 2: Nhấn chuột phải  chọn Insert  Chọn đối tượng (columns, row) kèm theo
vị trí (left, right, above, below) muốn thêm
43
Hình 2. 39:. Chèn cột, hàng trong bảng
Đối với thao tác thêm ô ta Click chọn Insert Cell để xuất hiện hộp thoại Insert Cell
và chọn vị trí cho ô muốn thêm  Nhấn OK
Hình 2. 40: Hộp thoại Insert Cell
Thao tác gộp (Merge) và tách (Split) ô trong bảng:

Gộp ô:
Ví dụ gộp ô:
Hình 2. 41: Ví dụ gộp ô
Các bước thực hiện:

Bước 1: Chọn các ô cần gộp.
Bước 2:
Cách 1: Trong tab layout, trong nhóm Merge nhấn chọn Merge cell
Cách 2: Nhấn chuột phải chọn Merge
44
Hình 2. 42: Merge Cells
Tách ô:
Bước 1: Chọn các ô cần tách.
Bước 2: Làm xuất hiện hộp thoại Slit Cells
Cách 1: Trong tab Layout, trong nhóm Merge nhấn chọn Split Cells.
Hình 2. 43: Nút Split Cells
Cách 2: Nhấn chuột phải chọn Split Cell để xuất hiện hộp thoại Split Cell
Bước 3: Nhập các thông số
Hình 2. 44: Hộp thoại Split Cell
 Number of columns: Số cột được tách thành.

 Number of rows: Số dòng được tách thành
 Nhấn OK để thực hiện tách ô.
c. Di chuyển, soạn thảo và canh văn bản trong bảng biểu
Di chuyển con trỏ trong bảng
 ; ; ; : Di chuyển qua trái; phải; lên; xuống.
 Tab: Chuyển đến ô kế tiếp.
 Shift + Tab: Chuyển về ô trước đó.
 Alt + Home: Về ô đầu của dòng hiện hành.
 Alt + End: Đến ô cuối của dòng hiện hành.
 Alt + Page Up: Về ô đầu của cột hiện hành.
 Alt + Page Down: Đến ô cuối của cột hiện hành..
45
Lưu ý: Khi con trỏ đang ở ô cuối cùng, nếu nhấn phím Tab thì Word sẽ tự động chèn
thêm một dòng mới ở cuối bảng.
Soạn thảo văn bản trong bảng
Để nhập văn bản vào một ô của bảng ta Click chuột vào ô đó và nhập văn bản bình
thường. Nếu đến biên phải của ô, Word sẽ tự động tách văn bản xuống dòng dưới và tự
động tăng chiều cao lên một hàng để tiếp tục chứa dữ liệu mới.
Để chèn thêm một đoạn mới trong ô ta nhấn Enter. Mỗi ô trong bảng đều có thước và
có các chốt (First line indent, Hanging indent, Left indent, Right indent) như trong văn
bản bình thường. Nếu đã điều chỉnh các chốt để trả lại thước như ban đầu ra nhấn tổ hợp
phím Ctrl + Q.
Trong bảng ta có thể đặt Tab Stop như trong văn bản bình thường. Tuy nhiên, để di
chuyển tab trong bảng ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + Tab.
Định dạng và canh văn bản trong bảng
Định dạng văn bản (Font, màu chữ, cỡ chữ,..) trong bảng hoàn toàn giống với định
dạng văn bản bình thường.
Hướng (chiều) của văn bản trong ô:
Mặc định hướng của văn bảng trong ô là từ trái sang phải. Để thay đổi hướng cho văn
bản trong ô ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn các ô cần thay đổi chiều (hướng)
Bước 2:
Cách 1: Nhấn chọn tab Layout  trong nhóm Alignment  Nhấn nút
Text Direction đến khi chọn được chiều văn bản mong muốn.
Hình 2. 45: Nút Text Direction
Cách 2: Click chuột phải  Nhấn Text Direction để mở hộp thoại Text Direction –
Table Cell  Tại nhóm Orientation nhấn chọn chiều văn bản mong muốn  Nhấn
OK
46
Hình 2. 46: Hộp thoại Text Direction – Table Cell
Canh văn bản trong ô:

Văn bản trong ô được canh theo cả chiều ngang và chiều dọc. Để canh văn bản ta
thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chọn các ô cần canh.
Bước 2:
Cách 1: Trong tab Layout, trong nhóm Alignment  Chọn kiểu canh phù hợp.
Hình 2. 47: Nhóm Alignment
Cách 2: Click chuột phải  Chọn Cell Alignment  Chọn kiểu canh phù hợp.
Hình 2. 48: Canh lề cho văn bản
d. Một số thao tác sử dụng để trình bày bảng

Điều chỉnh kích cỡ ô
Cách 1: Điều chỉnh trực tiếp trên bảng: Rê trỏ chuột đến viền của ngang hoặc dọc của
ô đến khi con trỏ chuột hiện như hình
47
Hình 2. 49: Thay đổi kích cỡ ô trực tiếp trên bảng
Cách 2: Trong tab Layout, trong nhóm Cell Size ta nhập các thông số cho ô:
 Hight: Chiều cao của ô.
 Width: Chiều rộng của ô.
Hoặc một số tùy chọn tự động điều chỉnh trong list: AutoFit
Hình 2. 50: Nhóm Cell Size
Cách 3: Sử dụng Table Properties..

Nhấn chuột phải trong ô bất kỳ chọn Table Peroperties để xuất hiện hộp thoại Table
Properties
Thẻ Table: Cho phép canh lề cho bảng, chọn đường viền và tô màu (Borders and
Shading), chọn vị trí đặt bảng, …
Thẻ Row: Cho phép thay đổi độ cao của hàng.
Thẻ Column: Cho phép thay đổi độ rộng của cột.
Thẻ Cell: Cho phép thay đổi kích thước của ô, canh lề dữ liệu trong ô.
48
Hình 2. 51: Hộp thoại Table Properties
Ngoài ra chúng ta còn có thể thay đổi kích thước của các ô bằng cách di chuyển các
chốt viền của ô trên thanh thước ngang và dọc.
Tùy chỉnh viền cho ô (bảng)
Để tùy chỉnh viền cho ô (bảng) ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn ô (các ô hoặc toàn bảng) cần tùy chỉnh viền
Bước 2:
Cách 1: Trong tab Design  trong nhóm Draw Borders  trong danh sách Line
Style ta chọn kiểu viền, trong sanh sách Line Width ta chọn độ rộng của viền, trong
danh sách Pen Color ta chọn màu viền Trong nhóm Table Style  Xổ danh sách
Borders để chọn loại viền phù hợp
Hình 2.2. Tab Design
Tô màu nền cho ô

Để tô màu nền cho ô (bảng) ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn ô (các ô hoặc toàn bảng) tô màu nền.
Bước 2:
49
Cách 1: Trong tab Design  trong nhóm Table Styles  trong danh sách Shading
chọn màu nền phù hợp
Hình 2. 52: Danh sách Shading
Cách 2: Nhấn chuột phải chọn Borders and Shading để mở hộp thoại Borders and
Shading và thực hiện các tùy chỉnh trong tab Shading:
 Fill: Màu nền
 Style: Kiểu đổ nền
 Color: Màu kiểu đổ nền
Lưu ý: Tại mục Apply to ta chọn phạm vi áp dụng (Table hoặc Cell) cho tùy chỉnh.
Hình 2. 53: Tab Shading
Bảng có nhiều ứng dụng trong soạn thảo văn bản, ngoài việc giúp soạn thảo văn bản
dạng bảng biểu, hay văn bản dạng liệt kê bảng còn thay thể cho các văn bản có dạng cột
(không có ký tự to đầu dòng – Drop Cap) và văn bản dạng như có Tab (không có vết
tab – leader)
50
2.3.2. Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) và toán học (Equation)
a. Chèn ký tự đặc biệt
Các ký tự đặc biệt là các ký tự không có trên bàn phìm. Các thao tác chèn ký tự đặc
biệt vào văn bản như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn.
Bước 2: Chọn tab Insert  trong nhóm Symbol  Symbol  lựa chọn các ký
tự có sẵn hoặc nhấn More Symbol để tuỳ chỉnh trong hộp thoại
Symbol
Hình 2. 54: Hộp thoại Symbol
b. Chèn công thức toán học

Bước 2: Chọn tab Insert  trong nhóm Symbol  Equation  chọn các mẫu công
thức toán học có sẵn hoặc nhấn Insert New Equation để tuỳ chọn.
Ta có thể chọn các công thức có sẵn hoặc viết công thức riêng.
Hình 2. 55: Tạo công thức toán học
2.3.3. Chèn các đối tượng đồ họa

Các đối tượng đồ họa trong văn bản thường được chèn từ các nguồn:
 Picture: Là những file ảnh của người sử dụng.
 Shape: Hình ảnh khuôn mẫu, khuôn dạng.
 Smart Art: Sơ đồ.
 Chart: Biểu đồ.
 Screenshot: Chụp ảnh màn hình hiển thị.
51
Các bước thực hiện:
Bước 2: Nhấn chọn Insert, trong nhóm lllustration chọn nguồn phù hợp:
Hình 2. 56: Các nguồn đối tượng đồ họa
 Chèn hình ảnh từ file ảnh của người dùng: Ta chọn Picture  Chọn đường
dẫn tới nơi lưu file ảnh  Insert.
 Chèn hình ảnh có dạng khuôn dạng: Ta chọn Shapes  Chọn khuôn dạng
phù hợp  Nhấn và kéo chuột trong vùng soạn thảo để vẽ.
 Chèn sơ đồ: Ta chọn SmartArt  Chọn sơ đồ phù hợp  OK
 Chèn biểu đồ: Ta chọn Chart  Lựa chọn biểu đồ phù hợp  OK
 Ta có thể chèn trực tiếp hình ảnh từ màn hình vào văn bản bằng cách nhấn vào
Screenshot.
Khi hoàn tất việc thêm hình ảnh vào văn bản, chúng ta thấy xuất hiện tab Format để
tuỳ chỉnh hình ảnh.
52
Hình 2. 57: Tuỳ chọn Picture trong thẻ Format
Ngoài ra, chúng ta còn có thể thay đổi kích thước hoặc xoay hình ảnh thông qua các
chốt xuất hiện khi nhấn chuột chọn hình ảnh.
Ví dụ:
Hình 2. 58: Ví dụ hình ảnh
Với đối tượng Shapes chúng ta có thể nhập văn bản vào trong đối tượng bằng cách
click phải chuột vào đối tượng  Chọn Add text  Nhập văn bản.
2.3.4. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt), hình hộp chứa text (Text Box)
a. Chèn chữ nghệ thuật (WordArt)
Chữ nghệ thuật là những chữ có dạng đặc biệt ví dụ:
Để chèn chữ nghệ thuật vào văn bản chúng ta thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nhập văn bản
Bước 2: Chọn những ký tự cần tạo chữ nghệ thuật
53
Bước 3: Chọn tab Insert  Trong nhóm Text chọn WordArt  Chọn kiểu chữ
nghệ thuật phù hợp.
Sau khi hoàn thành 3 bước trên chúng ta thấy xuất hiện tab Format, trong tab này
chúng ta chọn các tuỳ chỉnh cho chữ nghệ thuật như: Khuôn dạng (Shape Style), hiệu
ứng khuôn dạng (Shape Effects), hướng của text (Text Direction) và nhiều tuỳ chọn
khác.
Hình 2. 59: Tab Format
b. Chèn hình hộp chứa text (Text Box)

Text box là đối tượng hình hộp và có chứa văn bản bên trong ví dụ như:
Hình 2. 60: Ví dụ Text Box
Để thực hiện chèn Text Box ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn
Bước 2: Tại tab Insert  trong nhóm Text chọn Text Box Lựa chọn các mẫu có
sẵn hoặc nhấn Draw Text Box đưa con trỏ chuột vào vùng soạn thảo
nhấn và kéo để vẽ.
Bước 3: Nhập văn bản (nếu có)
Sau khi thực hiện xong Bước 2, ta thấy tab Format xuất hiện, tương tự với WordArt
ta có thể lựa chọn các tuỳ chọn đối với Text Box tại tab này.
54
2.4. Một số kỹ thuật soạn thảo văn bản nâng cao
2.4.1. Thiết lập phong cách trình bày văn bản (Style)
Style là một tập hợp các định dạng về kiểu chữ, cỡ chữ và màu sắc được áp dụng đối
với một phần hoặc toàn bộ văn bản trong tài liệu.
Styles có thể giúp tài liệu của chúng ta chuyên nghiệp hơn. Chúng ta có thể sử dụng
các Style khác nhau để nhanh chóng thay đổi một vài phần trong tài liệu cùng một lúc.
Giống như một Template, các phần văn bản khác nhau nếu áp dụng cùng một Styles
trong cùng 1 Theme sẽ có định dạng giống nhau.
a. Áp dụng Style cho văn bản
Để áp dụng 1 style cho văn bản ta làm như sau:
Bước 1: Chọn văn bản bạn muốn định dạng
Bước 2: Trong nhóm Styles trên tab Home , nhấn vào mũi tên thả xuống (More).
Bước 3: Chọn Style mong muốn từ trình đơn thả xuống.
Hình 2. 61: Áp dụng một Style cho văn bản
Ngoài ra, chúng ta còn có thể áp dụng một bộ style cho văn bản. Bộ style bao gồm sự
kết hợp giữa tiêu đề, heading và các kiểu đoạn. Bộ style cho phép chúng ta định dạng
tất cả các phần trong tài liệu cùng một lúc thay vì sửa đổi từng phần một cách riêng biệt.
Để áp dụng bộ style cho văn bản ta làm như sau:
Bước 1: Từ tab Design, nhấp vào mũi tên More thả xuống trong nhóm Document
Formatting.
Bước 2: Chọn bộ Style bạn muốn từ trình đơn thả xuống.
Hình 2. 62: Áp dụng một bộ style cho văn bản
55
b. Thay đổi style
Để thay đổi các định dạng của 1 style chúng ta làm như sau:
Bước 1: Nhấn chuột phải vào Style mà bạn muốn thay đổi trong nhóm Styles, sau đó
chọn Modify từ trình đơn thả xuống.
Bước 2: Hộp thoại Modify style xuất hiện. Chúng ta thực hiện các thay đổi định dạng
mong muốn như: kiểu phông chữ, kích thước và màu sắc. Chúng ta cũng có thể thay đổi
tên của Style. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi của bạn.
Hình 2. 63: Thay đổi định dạng của style
c. Tạo mới một style

Ngoài những style có sẵn chúng ta cũng có thể tạo ra các style một cách dễ dàng. Để
tạo mới một style ta làm như sau:
Bước 1: Trong tab Home, nhấn vào mũi tên ở góc dưới cùng bên phải của nhóm
Styles.
Bước 2: Chọn nút Create a Style ở phía dưới cùng cửa sổ tác vụ.
Hình 2. 64: Nút Create a Style
Bước 3: Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chúng ta nhập tên cho Style và nhấn vào Modify
56
Hình 2. 65: Nhập tên cho style
Bước 4: Một hộp thoại xuất hiện chúng thiết lập các định dạng văn bản mong muốn,
tích chọn vào Automatically update nếu muốn style tự động cập nhật trên toàn tài liệu
và sau đó nhấp vào OK.
Hình 2. 66: Thiết lập các định dạng cho Style
57
2.4.2. Thao tác với Header và Footer
Trong MS Word, tiêu đề trang (header) là phần hiển thị ở lề trên, còn chân trang
(Footer) là phần hiển thị ở lề dưới của văn bản. Hai vị trí này thường chứa các thông tin
như: số trang, ngày tháng, tên tác giả hay chú thích (Footnote), giúp cung cấp thông tin
chi tiết hơn về văn bản. Nội dung hiển thị ở tiêu đề trang và chân trang sẽ xuất hiện ở
mọi trang của văn bản. Để tạo tiêu đề trang hoặc chân trang ta làm như sau:
Bước 1: Chọn thẻ Insert và click Header (hoặc Footer). Trong ví dụ này, ta sẽ click
Header.
Hình 2. 67: Tạo Header và Footer - H1
Chọn loại tiêu đề hoặc chân trang mong muốn sẵn có trong trình đơn hiện ra. Nếu
chúng ta muốn tự tạo loại tiêu đề hoặc chân trang mới thì nhấn vào Edit Header hoặc
Edit Footer để xuất hiện tab Design
Bước 2: Nếu là tiêu đề hoặc chân trang có sẵn trong trình đơn chúng ta nhấn chuột
vào nội dung để chỉnh sửa. Nếu là tiêu đề hoặc chân trang tự tạo chúng ta nhập thông
tin cần thêm tương ứng vào.
Bước 3: Nhấn Close Header and Footer hoặc nhấn phím Esc trên bàn phím. Tiêu đề
hoặc chân trang sẽ xuất hiện ở toàn bộ các trang của văn bản.
58
Nếu muốn xoá tiêu đề hoặc chân trang chúng ta vào tab Insert chọn Header hoặc
Footer, trong trình đơn hiện ra chọn Remove Header hoặc Remove Footer.
Hình 2. 70: Remove Header hoặc Remove Footer
Sau khi đã đóng tiêu đề trang hoặc chân trang, chúng ta vẫn nhìn thấy nhưng chúng
đã bị khóa. Do đó, để mở khoá chúng ta cần click đúp chuột vào đó, tiêu đề hoặc chân
trang sẽ được mở ra, cho phép chúng ta chỉnh sửa nội dung đồng thời tab Design trên
thanh Ribbon hiện ra để có thể thiết lập tuỳ chọn tinh chỉnh.
Hình 2. 71: Thiết lập tuỳ chọn nâng cao trong tab Design
Trong tab Design chúng ta có thể thiết lập một số tuỳ chọn tinh chỉnh nâng cao cho
tiêu đề và chân trang như:
+ Thêm số trang: Page Number
+ Thêm ngày tháng năm: Date&Time
+ Ẩn thiêu đề hoặc chân trang ở trang đầu: Different First Page
59
+ Tiêu đề hoặc chân trang khác nhau ở trang chẵn và trang lẻ: Different Odd & Event
page
+ Tuỳ chỉnh khoảng cách của tiêu đề với lề trên: Header from Top
+ Tuỳ chỉnh khoảng cách của chân trang với lề dưới: Footer from Bottom
+ Và một số những tuỳ chỉnh khác.
2.4.3. Tạo mục lục tự động
Với những văn bản dài, nhiều đề mục, việc tạo mục lục là điều hết sức cần thiết. Mục
lục tự động giúp người sử dụng rút ngắn thời gian tra cứu các đề mục, thuận tiện cho
việc đọc và chỉnh sửa. Nếu tạo mục lục một cách thủ công thì chúng ta sẽ mất nhiều thời
gian và không thể truy cập đến đề mục cần tìm một cách tự động. Do đó, việc tạo mục
lục tự động cho các văn bản dài là rất quan trọng và cần thiết.
Trong MS Word có nhiều phương pháp để tạo mục lục tự động, trong phạm vi học
phần bài giảng sẽ giới thiệu tạo mục lục tự động bằng phương pháp đánh dấu mức độ
(level) các đề mục. Phương pháp này được chia làm ba thao tác chính:
Thao tác 1: Đánh dấu mục lục
Thao tác 2: Hiển thị mục lục
Thao tác 3: Chỉnh sửa, cật nhật mục lục
Các bước thực hiện Thao tác 1 như sau:
Bước 1: Chọn phần nội dung muốn làm đề mục.
Bước 2: Trong tab References, trong nhóm Table of Contents, nhấn vào Add Text,
Bước 3: Chọn Level bạn muốn áp dụng đề mục. Level 1 là cấp độ cao nhất, sau đó
đến Level 2 và Level 3,…
Hình 2. 72: Tạo mục lục tự động - Add lever
Trong MS Word cung cấp tối đa 9 mức level. Tuy nhiên ô chế độ mặc định chỉ hiện
thị 3 level: Level 1, level 2, level 3. Để hiển thị các cấp độ chúng ta làm như sau:
Vào tab References -> Chọn Table of Contents -> Trong menu hiện ra chọn Custom
Table of Contents -> Trong hộp thoại Table of Contents, trong tab Table of Contents,
tại mục Show level -> Tuỳ chỉnh số lượng level mong muốn.
60
Hình 2. 73: Tuỳ chỉnh số lượng level của mục lục
Thao tác 2: Hiển thị mục lục

Sau khi thực hiện Thao tác 1 để đánh giấu đề mục của mục lục. Để hiển thị mục lục
bao gồm các đề mục đã đánh giấu chúng ta làm như sau:
Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn hiển thị mục lục
Bước 2: Vào tab References -> Trong nhóm Table of Contents -> Chọn Table of
Contents để hiển trị menu các loại mục lục.
Bước 3: Chọn loại mục lục muốn hiển thị
Hình 2. 74: Hiển thị mục lục
Thao tác 3: Chỉnh sửa cật nhật mục lục. Sau khi hiển thị mục lục, nếu trong quá trình
soạn thảo hoàn thiện văn bản, chúng ta làm thay đổi nội dung các đề mục hoặc số trang
các đề mục. Khi đó chúng ta cần cập nhật lại mục lục tự động, các bước thực hiện như
sau:
61
Bước 1: Tại mục lục nhấn Update Table hoặc Nhấn chuột phải vào mục lục -> Chọn
Update Field.
Bước 2: Trong hộp thoại Update Table of Contents hiện ra tích chọn loại muốn cập
nhật:
+ Update pages numbers only: Chỉ cập nhật số trang
+ Update entire Table: Cập nhật cả số trang và nội dung
Nhấn OK để cập nhật mục lục.
Hình 2. 75: Cập nhật mục lục
2.4.4. Danh mục hình ảnh và bảng biểu

Trong soạn thảo văn bản chúng ta thường thêm vào hình ảnh hoặc bảng biểu để minh
hoạ hoặc trình bày số liệu. Để dễ dàng tìm kiếm và truy cập đến những minh hoạ cụ thể,
hình ảnh hoặc bảng biểu số liệu, chúng ta cần tạo danh mục cho chúng. Việc tạo danh
mục bảng biểu, hình ảnh có thể được chia thành 3 thao tác:
+ Thao tác 1: Thêm nhãn, chỉ mục và mô tả cho bảng biểu, hình ảnh
+ Thao tác 2: Hiển thị danh mục
+ Thao tác 3: Cập nhật danh mục
Thao tác 1: Để thêm nhãn, chỉ mục và mô tả cho bảng biểu, hình ảnh ta làm như sau:
Bước 1: Chọn hình ảnh hoặc bảng biểu
Bước 2: Vào tab References > Insert Caption
62
Hình 2. 76: Thêm nhãn, chỉ mục và nội dung cho bảng biểu hình ảnh – H1
Bước 3: Trong hộp thoại Caption hiện ra.

+ Chúng ta chọn 1 nhãn đã có tại mục Label hoặc nhấn vào New Label để thêm
nhãn mới -> Hộp thoại New Label hiện ra, nhập tên nhãn cần thêm -> Nhấn OK.
+ Chọn vị trí hiển thị tại mục: Position
 Above selected item: Bên trên hỉnh ảnh, bảng biểu
 Below selected item: Bên dưới hỉnh ảnh, bảng biểu
+ Nhấn vào Format để chọn kiểu đánh số tự động -> Nhấn Ok.
+ Trong mục Caption đã hiển thị nhãn và chỉ mục, chúng ta nhập mô tả cho hình
ảnh hoặc bảng biểu.
+ Để xoá nhãn đã tạo nhấn: Delete label
Lưu ý: Loại danh mục nào thì cho vào đúng label đã tạo.
Hình 2. 77: Thêm nhãn, chỉ mục và nội dung cho bảng biểu hình ảnh – H2
Định dạng của mô tả hình ảnh, bảng biểu có thể sẽ bị khác so với toàn văn bản. Để
chỉnh sửa chúng ta làm như sau: Chọn bất kỳ mô tả bảng biểu, hình ảnh -> vào tab Home
> trong nhóm Styles, mở rộng nhóm và nhấn chuột phải vào style có tên Caption - >
chọn Modify. Tại đây chúng ta chọn lại font chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ cho phù hợp.
63
Hình 2. 78: Chỉnh sửa định dạng mô tả hình ảnh, bảng biểu
Thao tác 2: Hiển thị danh mục hình ảnh, bảng biểu. Sau khi đã thêm nhãn, chỉ mục
và mô tả cho từng hình ảnh, bảng biểu để hiển thị danh mục chúng ta thực hiện theo các
bước sau:
Bước 1: Đưa con trỏ chuột đến nơi muốn hiển thị danh mục.
Bước 2: Trong tab References, chọn Insert Table of figures, để hiển thị hộp thoại
Table of figures.
Bước 3: Trong hộp thoại Table of figures:
+ Trong Caption label chọn nhãn muốn tạo danh mục.
+ Trong Formats chọn Distinctive và trong Print Preview sẽ hiển thị cho chúng
ta xem trước định dạng danh mục sẽ xuất hiện khi chèn.
+ Trong Tab leader: Chọn loại vết dẫn mong muốn
Bước 4: Nhấn OK
Lặp lại các bước 1,2,3,4 nếu có nhiều nhãn cần tạo danh mục.
Hình 2. 79: Hiển thị danh mục hình ảnh, bảng biểu
Thao tác 3: Cập nhật danh mục hình ảnh, bảng biểu. Trong quá trình soạn thảo và
hoàn thành văn bản có thể chúng ta sẽ thay đổi nội dung hoặc số trang của mô tả hình
ảnh, bảng biểu. Khi đó, chúng ta cần cập nhật lại danh mục cho các nhãn theo thao tác
64
sau: Vào Tab References -> Trong nhóm Captions -> Nhấn vào Update Table -> Chọn
loại muốn cập nhật: + Update pages numbers only: Chỉ cập nhật số trang
+ Update entire Table: Cập nhật cả số trang và nội dung
Hình 2. 80: Cập nhật danh mục hình ảnh, bảng biểu
2.4.5. Chỉ mục đa cấp (Multilevel List)

Trong soạn thảo văn bản khi chúng ta cần tạo danh sách dạng tương tự như Bullets
and Numbering nhưng đa cấp độ. Khi đó, chúng ta sử dụng Multilevel list. Multilevel
list giúp chúng ta tạo chỉ mục mà mỗi mục lại có các mục con khác nhau.
Để tạo chỉ mục đa cấp chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Vào Home -> chọn Multilevel list -> sau đó chọn Define new multilevel list
Hình 2. 81: Mở Define new multilevel list
Bước 2: Hộp thoại Define new multilevel list hiện ra, nhấn vào nút More>> để mở
rộng phần thiết lập.
Bước 3: Tạo style cho các level trong chỉ mục đa cấp
65
Bước 3.1: Ở cấp Level 1 -> Ở mục Enter Formating for number chúng ta xoá trắng
-> Chọn cách đánh số chỉ mục level 1 ở phần Number style for this level, ở đây chọn
kiểu 1, 2, 3… Sau đó thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Hình 2. 82: Tuỳ chọn Level 1
+ Thêm dấu ngăn cách giữa các thành phần của chỉ mục, thông thường là dấu “.”
vào sau số 1 ở mục Enter Formating for number.
+ Chọn canh lề cho chỉ mục ở mục Number aligment, thông thường chọn là Left,
ở mục Aligned at để là 0 cm. Chọn khoảng cách từ chỉ mục đến văn bản tại mục Text
indent at, thông thường là 0 cm -> bấm vào nút Set for All levels. Hộp thoại Set for All
levels hiện ra chúng ta có thể thiết lập các thông số, thông thường chúng ta chọn 0 cm.
Ở mục Follow number with chọn Space.
Bước 3.2: Chuyển sang Level 2 và thiết lập như sau:
+ Ở mục Enter Formating for number chúng ta xoá trắng -> Ở mục Include level
number from, chúng ta chọn các mức chỉ mục được kế thừa của chỉ mục hiện tại, ở đây
chọn Level 1.
+ Thêm dấu ngăn cách giữa các phần của chỉ mục, thông thường là dấu “.” vào
sau số 1 ở mục Enter Formating for number.
+ Chọn cách đánh số chỉ mục level 2 ở phần Number style for this level, ở đây
chọn kiểu 1, 2, 3…
+ Tiếp tục thêm dấu ngăn cách giữa các phần của chỉ mục, thông thường là dấu
“.” vào sau số 1 ở mục Enter Formating for number.
+ Ở mục Follow number with chọn Space.
66
Hình 2. 83: Tuỳ chọn Level 2
Bước 3.3: Các level con tiếp theo ở mục Include level number from, chúng ta chọn
các mức chỉ mục được kế thừa của chỉ mục hiện tại. Ví dụ level 3 thì cần chọn lần lượt
level 1 -> thêm dấu “.” -> Chọn level 2 -> thêm dấu “.” -> các bước tiếp theo thực hiện
tương tự như tuỳ chọn ở level 2.
Sau khi tạo xong chỉ mục đa cấp, để áp dụng ta sử dụng tương tự như Bullet hoặc
Numbering đã trình bày tại mục 2.2.3.e. Để di chuyển giữa các cấp độ của chỉ mục, ta
sử dụng lệnh Decrease Indent hoặc Increase Indent trong nhóm Paragraph trong tab
Home.
Hình 2. 84: Thay đổi cấp của chỉ mục
Để chỉnh sửa chỉ mục đa cấp đã tạo, ta đưa con trỏ chuột đến đề mục có sử dụng chỉ
mục vào tab Home -> chọn Multilevel list -> sau đó chọn Define new multilevel list.
2.4.6. Trộn thư (Mail Merge)
Mail Merge - trộn văn bản hay trộn thư là một tính năng hữu ích trong Microsoft
Word cho phép chúng ta tạo nhiều thư mời, thư cảm ơn, thông báo, túi hồ sơ, thẻ tên và
nhiều thông tin khác được lưu trữ trong danh sách, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Khi
thực hiện một Mail Merge, chúng ta sẽ cần một tài liệu văn bản Word và một danh sách
người nhận, thông thường là một tập tin Workbook trong Excel - bảng tính Excel. Để
trộn thư ta thực hiện như sau:
67
Bước 1: Từ tab Mailings, vào lệnh Start Mail Merge , chọn Step-by-Step Mail Merge
Wizard từ trình đơn thả xuống.
Hình 2. 85: Bắt đầu trộn thư Step-by-Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Trình đơn Mail Merge ở phía bên phải cửa sổ Word, chọn loại tài liệu bạn
muốn tạo. Ví dụ chọn Letters, nhấn vào Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp theo chọn Use the current document, nhấp Next: Select recipients
Bước 4: Thêm hoặc tạo danh sách:
+ Để tạo sanh sách chúng ta chọn Type a new list -> Nhấn Create -> Nhập danh
sách
Hình 2. 86: Tạo danh sách trong Mail Merge
+ Thêm danh sách đã tạo bằng MS Excel chúng ta chọn Chọn Use an existing
list -> Nhấn Browse để chọn tệp.
68
Hình 2. 87: Thêm danh sách đã có trong Mail Merge
Nhấn Open -> Chọn Sheet chứa danh sách mong muốn:
Hình 2. 88: Chọn sheet chứa danh sách trong Mail Merge
Bước 5: Nhấn Next: Write your letter

Bước 6: Nhấn Next: Complete the merge
Bước 7: Trong tab Mailling để thêm các trường dữ liệu trong danh sách vào văn bản
ta nhấn vào Insert Merge Field và thêm các trường mong muốn.
Hình 2. 89: Thêm trường dữ liệu
Sau khi thêm chúng ta có thể nhấn vào Peview Results để xem trước kết quả:
69
Hình 2. 90: Xem trước kết quả sau khi thêm
Bước 8: Nhấn vào Finish&Merge -> Edit Individual Document -> Chọn số lượng văn
bản được trộn, thông thường chọn All -> OK
Hình 2. 91: Kết thúc và trộn thư
Sau khi trộn một văn bản mới được tạo với tên mặc định là Letter bao gồm các thư
thông tin đã thêm.
Hình 2. 92: Thư sau khi trộn
70
CHƯƠNG 3. MICROSOFT EXCEL
Nội dung chương này bao gồm: Giới thiệu bảng tính Microsoft Excel, quy trình lập
một bảng tính và một số thao tác cơ bản trong bảng tính như: định dạng dữ liệu, sử dụng
hàm tính toán, trang trí,… . phân tích dữ liệu với Pivot Table, biểu đồ và vẽ biểu đồ, sắp
xếp dữ liệu. trích lọc dữ liệu, định dạng và in ấn.
3.1. Tổng quan về Microsoft Excel
Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của
hãng phần mềm Microsoft. Cũng như các chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro
Pro… bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột, việc
nhập dữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự; tuy
nhiên Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao diện rất thân thiện với người dùng.
Khi chạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính giúp ta dễ dàng hơn trong
việc thực hiện:
 Tính toán đại số, phân tích dữ liệu
 Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách
 Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau
 Vẽ đồ thị và các sơ đồ
 Tự động hóa các công việc bằng các Macro
Excel hiện nay đã phát triển 09 phiên bản kể từ năm 1993 (3.0, 95, 97, 2000, XP,
2003, 2007, 2016, 2013). Bài giảng này sử dụng phiên bản Excel 2016 trên Hệ điều hành
Windows 7 để mô tả và thực hiện các phép tính.
3.1.1. Các thao tác cơ bản với Microsoft Excel
a. Khởi động Microsoft Excel 2016
Có 2 cách để khởi động ứng dụng Excel:
 Cách 1: Start\All Programs\Microsoft Office\Microsoft Excel 2016
 Cách 2: Nhấp đúp chuột vào biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình
Desktop.
Hình 3. 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016
b. Giao diện Excel 2016
71
Mở Microsoft Excel 2016, chúng ta sẽ thấy 5 thông tin và sự lựa chọn hiển thị tại
màn hình khởi động (Xem hình):
1. Các file đã mở gần đây nhất, dưới cùng nếu click chọn Open Orther Document,
bạn sẽ mở được các file Excel từ trong máy tính hoặc từ điện toán đám mây với tài
khoản One Driver của chủ sở hữu.
2. Ảnh đại diện và thông tin về chủ sở hữu.
3. Các mẫu Template do nhà sản xuất cung cấp miễn phí.
4. Tìm kiếm hoặc lựa chọn các kiểu mẫu Template miễn phí.
5. Lựa chọn Blank Worbook văn bản mới chưa có định dạng. Nếu không chọn các
Template do nhà cung cấp, bạn click sử dụng lựa chọn này.
Hình 3. 2: Giao diện khởi động Excel 2016
72
Giao diện Blank Workbook
Hình 3. 3: Giao diện Blank Workbook
c. Tạo một bảng tính mới

Sau khi mở Microsoft Excel 2016, có 3 cách tạo bảng tính mới
 Cách 1: Vào File\New\Blank Workbook\Create
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
 Cách 3: Nhấp vào biểu tượng New trên thanh truy cập nhanh.
Lưu ý: bảng tính mới có tên là Book_ (Trong đó, _ là số thứ tự của văn bản được mở).
Ví dụ: Book1
Hình 3. 4: Tên mặc định bảng tính mới
d. Lưu bảng tính vào ổ đĩa

Sau khi tạo bảng tính mới, chúng ta có 3 cách lưu bảng tính:
 Cách 1: Vào File\Save
 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S
 Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh truy cập nhanh.
Lúc này, có 2 trường hợp xảy ra:
 Trường hợp 1: Lưu lần đầu tiên
 Trường hợp 2: Lưu lần thứ 2 trở đi thì Excel sẽ lưu lại sự thay đổi của tệp
Đối với trường hợp 1, một hộp thoại Save As xuất hiện, ta làm các bước sau:
 Bước 1: Chọn nơi lưu trữ
 Bước 2: Gõ tên tài liệu
73
 Bước 3: Nhấn Save để lưu
Hình 3. 5: Các bước lưu tệp mới
Phân biệt Save và Save As:

Giống: Đối với lần lưu đầu tiên, Save và Save đều lưu một tập tin mới vào ổ đĩa
Khác: Đối với lần lưu thứ 2 trở đi
Save: Lưu thay đổi lên tệp cũ
Save As: Lưu thành 1 tệp mới với tên khác (Các bước như Hình 3.4), tệp cũ được
giữ nguyên.
e. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa
Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để mở tài liệu có sẵn trong ở đĩa:
 Cách 1: Vào File\Open
 Cách 2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + O
 Cách 3: Kích chuột vào biểu tượng Open trên thanh truy cập nhanh.
Hộp thoại Open xuất hiện, làm theo các bước sau:
 Bước 1: Chọn nơi chứa tệp
 Bước 2: Chọn tệp cần mở
 Bước 3: Nhấn Open để mở tệp
74
Hình 3. 6: Các bước mở tệp có sẵn
Hoặc có thể nhấp đúp chuột trực tiếp lên tệp đã có sẵn trên ổ đĩa.
f. Thoát khỏi Microsoft Excel
Từ giao diện Excel 2016, có 3 cách để tắt ứng dụng này:
 Cách 1: Vào File\Exit
 Cách 2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm
việc của Excel
 Cách 3: Ấn tổ hợp phím Alt + F4.
Lưu ý: Nếu chưa lưu tệp vào ổ đĩa thì một hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát sẽ
xuất hiện, chọn:
 Save: Lưu tệp trước khi thoát
 Don’t Save: Thoát và không lưu tệp
 Cancel: Hủy lệnh thoát.
75
Hình 3. 7: Hộp thoại cảnh báo lưu trước khi thoát
3.1.2. Các thành phần của Microsoft Excel 2016

Nhìn chung, các thành phần chính của Excel 2016 tương đối giống với các phiên bản
2007 và 2013.
Cấu trúc bảng tính
Workbook: Trong Excel, một Workbook là một tập tin mà trên đó ta có thể làm việc
(tính toán, vẽ đồ thị, …) là lưu trữ dữ liệu. Vì mỗi Workbook có thể chứa nhiều sheet
(bảng tính), do vậy có thể tổ chức lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ
trong một tập tin. Một workbook có thể chứa rất nhiều worksheet hay chartsheet tùy
thuộc vào bộ nhớ của máy tính đang sử dụng.
Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (hoặc bảng tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ
liệu. Một Worksheet chứa nhiều ô (Cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.
Worksheet được chứa trong workbook, Một worksheet bao gồm 214 (16,384) cột và 220
(1,048,576) hàng (Phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 hàng).
Cell: Ứng với mỗi cột và hàng được gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi cell
đều có tọa độ (địa chỉ) tương ứng là <tên cột><tên hàng>.
VD: D5, H30,…
Block Cell: Block cell hay địa chỉ khối được xác định bởi địa chỉ ô đầu và địa chỉ ô
cuối, giữa chúng có dấu 2 chấm (:).
VD: A1:B6, B5:D8,…
Chartsheet: Cũng là một sheet trong workbook, tuy nhiên nó chỉ chứa một đồ thị.
Một chartsheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái bên dưới của cửa
sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác, ta chỉ việc nhấp chuột vào tên
sheet cần đến trong thanh sheet tabs.
76
Hình 3. 8: Các thành phần của Workbook
Excel 2016 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” thay cho định dạng chuẩn
trước đây là “.XLS”.
Màn hình làm việc của Excel 2016
Hình 3. 9: Màn hình làm việc của Excel 2016
Nút lệnh File chứa các lệnh rất thường hay sử dụng như tạo tập tin mới, mở tập tin,
lưu tập tin,… và danh mục các tập tin đã mở trước đó.
Ta có thể túy biến thanh các lệnh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) chứa các
lệnh mà ta hay sử dụng nhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các
lệnh cần cho hiện lên thanh lệnh truy cập nhanh. Chọn More Commands để mở cửa sổ
điều chỉnh thanh lệnh truy cập nhanh.
77
Hình 3. 10: Các lệnh trong nút lệnh File
Hình 3. 11 Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
78
Hình 3. 12: Hộp thoại tùy biến thanh các lệnh truy cập nhanh
Thanh công cụ Ribbon: Excel 2016 thay đổi giao diện người dùng tử việc sử dụng
các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập được trình bày
ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các tab Ribbon chính: Home, Insert, Page
Layout, Formulas, Data, Reviews, Views, Developer, Add-Ins.
Mỗi tab Ribbon bao gồm nhiều Nút lệnh, nhiều nút lệnh có cùng chức năng được
gom thành một Nhóm lệnh và sắp xếp hợp lý trên thanh công cụ. Nhấn chuột vào
phía dưới bên phải mỗi Nhóm lệnh để thêm các nút lệnh có cùng chức năng.
Hình 3. 13: Thanh công cụ Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm việc
như: Cut, Paste, Copy, Font, Alignment, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm,
lọc dữ liệu,…
79
Hình 3. 14: Tab Home
Các nhóm lệnh chính:

Clipboard: Chứa các nút lệnh Copy, Paste, Cut…
Font: Chứa các nút, thanh sổ về font chữ, cỡ chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân,
màu chữ, vẽ khung viền…
Alignment: Các nút lệnh căn chỉnh lề, vị trí trong ô, Gộp và tách ô…
Number: Nhóm lệnh chỉnh định dạng kiểu số (phần trăm, tiền tệ, thêm bớt chữ số
thập phân…)
Editing: Nhóm lệnh chứa một số hàm đơn giản (Tổng, trung bình, min, max…), trích
lọc và sắp xếp dữ liệu…
Insert: Chèn các loại đối tượng vào bảng tính như: Bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký
hiệu,…
Hình 3. 15: Tab Insert

Illustrations: Các lệnh chèn Picture (Hình), Clip Art, Shapes (Các khối), Screenshot
(cắt chụp màn hình)
Charts: Các lệnh chèn biểu đồ cột, đường, hình bánh, cột ngang…
Text: Các lệnh chèn Text Box (Khối văn bản), WordArt,…
Symbols: Các lệnh chèn Equation (Công thức), Symbol (Ký tự đặc biệt)
Page Layout: Chứa các nút lệnh về hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn.
Hình 3. 16: Tab Page Layout

Themes: Các lệnh cài đặt, chỉnh sửa nền, hiệu ứng cho bảng tính
Page Setup: Nhóm lệnh định dạng vùng làm việc: Lề giấy, kiểu giấy, cỡ giấy, vùng
in…
Sheet Options: Nhóm lệnh hiện/ẩn đường lưới, tên dòng/cột…
80
Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công
thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao tác đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân
tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiểm tra lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô,
các thiết lập bảo vệ bảng tính.
Hình 3. 17:Tab Review

Proofing: Kiểm tra lỗi chính tả
Comments: Tạo các phản hồi trên bảng tính (Chỉ hiển thị trên file đọc, không hiển thị
khi in)
Changes: Các thiết lập về bảo vệ (tạo mật khẩu) cho Sheet, Workbook; chia sẽ
Workbook…
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính như: Phóng to, thu nhỏ, chia màn
hình,…
Hình 3. 18: Tab View

Workbook Views: Các lệnh về hiển thị bảng tính cho người sử dụng: Normal (bình
thường), Page Layout (theo từng trang), Full Screen (toàn màn hình)…
Show: Hiển/ẩn đường lưới, tiêu đề cột/dòng, thanh công thức.
Zoom: Các lệnh thay đổi kích thước hiển thị Zoom (phóng to/nhỏ), 100% (đưa về
kích cỡ chuẩn), Zoom to Selection (phóng to/nhỏ vùng chọn)…
Developer: Tab này mặc định được ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên,
những người có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào nút File  Options 
Chọn Customize Ribbon  Tích vào Developer
81
Hình 3. 19: Mở chức năng Developer.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ
sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (Shortcut Menu)
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tượng (ô, khối ô, bảng biểu, đồ thị,
hình vẽ,…) trong bảng tính, chúng ta nhấp chuột phải lên đối tượng đó. Lập tức một
thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối
tượng mà ta đã chọn.
Hình 3. 20: Thực đơn ngữ cảnh
3.2. Các thao tác cơ bản với bảng tính
82
3.2.1. Các kiểu dữ liệu cơ bản trong Excel
Excel dựa vào ký tự đầu tiên được gõ vào để xác định kiểu dữ liệu
a. Kiểu văn bản
Ký tự đầu tiên:
 Một ký tự chữ: A, B,…, Z, a, …
 Ký tự canh lề: ‘ (Canh trái)
Hoặc có bất kỳ ký tự chữ nào trong ô
Các toán tử: Phép nối chuỗi &.
Sự thể hiện:
 Nếu chiều dài của chuỗi <= độ rộng của ô thì hiển thị theo dạng đã định
 Nếu chiều dài của chuỗi > độ rộng của ô thì : nếu ô kế phải rỗng thì dữ liệu sẽ
hiển thị đầy đủ, ngược lại dữ liệu sẽ bị che khuất.
 Ngầm định dữ liệu kiểu chuỗi được canh trái.
Hình 3. 21: Dữ liệu kiểu chuỗi trong Excel
b. Kiểu số
Ký tự đầu tiên:
 Một ký tự số: 0, 1,…, 9
 Các ký tự: + (dương), - (âm), ( (âm), . (chấm), $ (tiền tệ), % (tỷ lệ)
Và không có bất kỳ ký tự chữ, ký tự đặc biệt nào trong ô
Các toán tử: ^ (lũy thừa), + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), % (phần trăm)
Sự thể hiện:
 Nếu chiều dài > độ rộng của ô thì hiển thị ###### hoặc chuyển sang dạng số
khoa học. Nếu điều chỉnh độ rộng của ô thì kết quả hiển thị bình thường.
 Mặc định dữ liệu kiểu số được canh bên phải.
83
Hình 3. 22: Dữ liệu kiểu số trong Excel
c. Kiểu thời gian

Quy ước nhập: phải nhập theo định dạng quy định trong Control Panel.
Sự thể hiện:
 Nếu chiều dài > độ rộng của ô thì hiển thị ######
 Mặc định dữ liệu kiểu ngày tháng được canh bên phải ô.
Nếu nhập kiểu dữ liệu ngày tháng không đúng theo quy định thì dữ liệu được tự động
chuyển sang dạng chuỗi.
Hình 3. 23: Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel
d. Kiểu công thức (Formula)

Ký tự đầu tiên: = (bằng) hoặc + (cộng)
Công thức có thể bao gồm: số, chuỗi, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, phép toán, các hàm,…
Hiển thị trong ô: Kết quả của công thức
Các phép toán:
 Phép nối chuỗi: &
 Kiểu toán số học: + , -, *, /, ^, %.
 Các phép so sánh: =, <>, <=, >=. Kết quả trả về: True hoặc False
 Các hàm quy định sẵn trong Excel
Thứ tự ưu tiên: trong ngoặc (), hàm, lũy thừa, nhân/chia, cộng/trừ, phép so sánh.
84
Hình 3. 24: Dữ liệu kiểu công thức trong Excel
3.2.2. Địa chỉ trong Excel

a. Nhận dạng ô và vùng (cells, range)
Địa chỉ một ô (cell) trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự của dòng:
<cột><dòng>
Ví dụ: A1, B5, Cách 20, D88,…
Hình 3. 25: Địa chỉ ô B5
Một vùng (range) trong bảnh tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc trên bên
trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải của vùng (có dấu : phân cách). Đặc biệt địa
chỉ của cả một cột hoặc một dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> và
<số dòng>:<số dòng>
Ví dụ: Vùng A1:B5, Cách 20:E90,…
Cột A được xác định ngắn gọn là A:A
Dòng 4 có địa chỉ xác định ngắn gọn là 4:4
Ở hình 3.24, ô hiện hành có địa chỉ là Bước 11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là
11, vùng được bao bọc bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên có địa chỉ
là H2 và ô cuối cùng của vùng là H12.
85
Hình 3. 26: Địa chỉ ô và vùng
b. Chọn vùng
 Cách 1: Dùng chuột
Dùng chuột di chuyển ô hiên hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó
nhấn giữ chuột trái kéo xuống dưới đến vị trí ô cuối cùng của vùng cần chọn và thả
chuột.
Hình 3. 27: Sử dụng chuột để chọn vùng
 Cách 2: Dùng phím

Sau khi chọn ô đầu tiên của vùng, ta giữ phím Shift trong khi nhấn phím  và/hoặc
 để đến ô cuối cùng của vùng và thả các phím.
86
Hình 3. 28: Sử dụng phím để chọn vùng
Để chọn cả sheet hiện hành, ta nhấn <Ctrl + A> hoặc nhấn vào nút bên cạnh
tiêu đề cột A. Để chọn cả workbook (tất cả các sheet), ta nhấn chuột phải lên thanh Sheet
Tab và chọn Select All Sheets.
Hình 3. 29: Chọn cả sheet hiện hành
c. Địa chỉ tương đối

Khi sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác, các dòng và cột tham chiếu sẽ
thay đổi một lượng tương ứng với số dòng và số cột mà ta dời đi. Địa chỉ tương đối có
dạng <Cột><Hàng>
Ví dụ:
Ô A2 có công thức : = D2 + E2
Khi chép sang ô A3, công thức sẽ là: = D3 + E3
Khi chép sang ô C2, công thức sẽ là: = E3 + F3
87
Hình 3. 30: Sao chép công thức với địa chỉ tương đối
d. Địa chỉ tuyệt đối

Các dòng và cột tham chiếu không thay khi ta di dời hay sao chép công thức. Địa chỉ
tương đối có dạng $<Cột>$<Hàng>.
Ví dụ: $A$4, $C$3:$F$10,…
Ô C2 có công thức: = $A$2 + $B$2.
Khi sao chép sang ô C3, công thức sẽ là: = $A$2 + $B$2.
Hình 3. 31: Ví dụ địa chỉ tuyệt đối
e. Địa chỉ hỗn hợp

Phối hợp tham chiếu địa chỉ tương đối và tuyệt đối. có dạng: <Cột>$<Hàng> hoặc
$<Cột><Hàng>
Ví dụ:
Ô Cách 3: = A$3; có nghĩa là cột A tương đối và hàng 5 tuyệt đối.
Khi sao chép công thức sang ô C 4, ta được công thức: = A$3
Khi sao chép công thức sang ô D3, ta được công thức: = B$3
Hình 3. 32: Ví dụ địa chỉ hỗn hợp
 Sử dụng Phím F4 để chuyển đổi giữa các dạng Địa chỉ.
88
3.2.3. Di chuyển con trỏ ô trong bảng tính
Sử dụng chuột: Nhấp chuột vào ô cần chọn
Sử dụng bàn phím:
 ↑, ↓, Enter: Lên, xuống 1 hàng.
 →, ←, Tab: Qua trái, phải 1 ô.
 PageUp: Lên 1 trang màn hình.
 PageDown: Xuống 1 trang màn hình
 Ctrl + PageUp: Sang trái 1 trang màn hình
 Ctrl + PageDown: Sang phải 1 trang màn hình
 Ctrl + Home: Về ô A1
3.2.4. Nhập liệu
a. Nhập dữ liệu
Các ô trong bảnh tính có thể chứa các con số, các chuỗi văn bản hay các biểu thức
toán học. Ngoài ra bảng tính còn có thể chứa các biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh,… các đối
tượng này không chứa trong ô mà nổi trên bề mặt bảng tính.
Cách nhập liệu
 Bước 1. Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu
 Bước 2. Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng năm hay thời gian…
 Bước 3: Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô
hiện hành chuyển qua phải) hoặc nhấn chuột vào 1 ô khác để kết thúc.
Lưu ý:
 Nếu nhập các con số, ngày tháng vào ô mà Excel hiển thị ###### là do chiều
rộng cột không đủ, ta cần tăng thêm chiều rộng cột.
 Mặc định Excel sẽ dùng dấu chấm (.) để phân cách phần số nguyên và phần
số thập phân.
 Nếu muốn xuống dòng trong 1 ô thì nhấn tổ hợp phím Alt + Enter
Hình 3. 33 Nhập dữ liệu trong Excel
Xuống dòng trong cùng 1 ô: Alt + Enter
89
Cách tạo chỉ số trên, chỉ số dưới: Nhập văn bản\chọn phần cần tạo chỉ số
- Cách 1: Tab Home\ Nhóm Format\Format Cells
- Cách 2: Tab Home\Alignment\Font…
- Cách 3: Phím tắt Ctrl + 1
- Cách 4: Chuột phải\ Format Cells
Superscript: Chỉ số trên
Subscript: Chỉ số dưới
Hình 3. 34: Tạo chỉ số trên
b. Xóa dữ liệu
 Bước 1: Chọn ô hoặc khối ô cần xóa dữ liệu
 Bước 2: Ấn phím Delete trên bàn phím
c. Chỉnh sửa dữ liệu
Có 3 cách chỉnh sửa dữ liệu trong ô
 Cách 1: Nhấp đúp vào ô cần chỉnh sửa
 Cách 2: Chọn ô cần chỉnh sửa, nhấn phím F2
 Cách 3: Chuyển đến ô cần chỉnh sửa, nhấp chuột vào thanh công thức fx.
Sửa xong nhấn phím Enter hoặc Tab hoặc chọn 1 ô khác.
90
Hình 3. 35: Xóa, chỉnh sửa dữ liệu trong ô
d. Sao chép công thức (Fill Handle)

Microsoft Excel là phần mềm chuyên về xử lý bảng tính với những đặc điểm sau:
 Tự động cập nhật ô kết quả: Công thức tại ô kết quả được thiết lập dựa vào địa
chỉ của các ô. Vì vậy, dữ liệu các ô thành phần có thay đổi thì ô chưa kết quả
cũng sẽ được cập nhật theo những thay đổi đó.
 Sao chép công thức: Công thức cũng là dạng được thiết lập một lần, sau đó
được sao chép các ô còn lại
Để sao chép công thức, ta nhấn giữ và kéo tại Fill Handle (Mốc điền, góc dưới bên
phải ô được chọn) về hướng cần sao chép hoặc nháy đúp chuột.
Hình 3. 36: Fill Handle trong Excel
e. Nhập số thứ tự tự động (STT)

Cách 1: Nhập 2 giá trị đầu (1, 2)\ Đánh dấu 2 ô\ Sao chép công thức
Cách 2: Nhập giá trị đầu (1)\ Giữ Ctrl + Sao chép công thức
Cách 3: Nhập giá trị đầu\Tab Home\Fill\Series..\...
91
Hình 3. 37: Nhập số thứ tự tự động
3.2.5. Thao tác với dòng và cột

a. Thay đổi chiều rộng cột
Trỏ chuột vào bên phải tiêu đề cột và kéo giữ chuột sang phải hoặc sang trái để tăng
hay giảm kích thước cột. Hoặc nhấn đúp chuột trái vào bên phải cột, Excel sẽ tự động
co giản kích thước cột phù hợp với độ dài dữ liệu được chứa trong cột.
Hình 3. 38:Thay đổi chiều rộng cột
b. Thay đổi chiều cao dòng

Trỏ chuột vào biên đáy của dòng, kéo giữ chuột lên trên hoặc xuống dưới để thay đổi
chiều cao của dòng. Hoặc nhấn đúp chuột vào biên đáy của dòng, Excel tự động co giãn
kích thước dòng phù hợp với độ cao dữ liệu chứa trong cột.
92
Hình 3. 39: Thay đổi chiều cao cột
c. Chèn thêm cột, dòng

Excel cho phép người dùng chèn thêm cột, dòng tại 1 vị trí chọn trước. Cột thêm mới
sẽ nằm bên trái vị trí chọn trước, Dòng thêm mới sẽ nằm bên trên vị trí chọn trước. Các
bước tiến hành như sau:
 Bước 1: Chọn cả cột hoặc dòng tại vị trí cần thêm mới (nhấn chuột vào tiêu
đề của dòng hoặc cột).
 Bước 2: Chọn tab Home  Nhóm Cells  Chọn Insert. Ta cũng có thể gọi
lệnh từ thực đơn ngữ cảnh  Insert
Một cột/dòng mới sẽ xuất hiện bên trái/trên vị trí được chọn. Excel sẽ tự động đặt
tiêu đề cho cột/dòng mới chèn thêm và đặt lại tiêu đề cho những cột/dòng còn lại (những
cột/dòng đứng sau vị trí chèn sẽ tăng thêm 1 đơn vị).
93
Hình 3. 40: Chèn thêm cột vào bên trái cột C
d. Xóa bớt cột, dòng

Excel cho phép người dùng xóa bớt cột, dòng tại 1 vị trí chọn trước. Các bước tiến
hành như sau:
 Bước 1: Chọn cả cột hoặc dòng tại vị trí cần xóa (nhấn chuột vào tiêu đề của
dòng hoặc cột).
 Bước 2: Chọn tab Home  Nhóm Cells  Chọn Delete. Ta cũng có thể gọi
lệnh từ thực đơn ngữ cảnh  Delete
Các cột bên phải/dưới vị trí cột/dòng bị xóa sẽ tự động được Excel thay đổi tiêu đề
nhằm duy trì tính liên tục của thứ tự cột hoặc dòng.
94
Hình 3. 41: Xóa bớt dòng 6 của sheet
3.2.6. Thao tác với ô và vùng

a. Nối (Merge) và bỏ nối (Split) ô
Nối vùng thành một ô
Khi nối vùng (nhiều ô) thành một ô, tất cả các ô đều có dữ liệu thì ta phải chuyển hết
dữ liệu lên ô ở góc trên cùng bên trái của vùng cần Merge; dữ liệu của ô này sẽ được
giữ lại trong ô mới tạo thành, còn dữ liệu các ô khác sẽ bị xóa. Các bước tiến hành như
sau:
 Bước 1: Chọn vùng cần nối.
 Bước 2: Chọn tab Home  nhóm Alignment  Chọn Merge & Center. Để
canh chỉnh dữ liệu trong ô ta dùng các nút căn chỉnh trong nhóm Alignment.
Hình 3. 42: Vùng sau khi được nối tạo thành ô
95
Bỏ nối ô đã nối về lại nhiều ô (vùng trước khi nối)
Sau khi chuyển ô đã nối về lại thành nhiều ô (một vùng), nội dung sẽ hiện tại ô ở góc
trên cùng bên trái. Các bước thực hiện như sau:
 Bước 1: Chọn ô đang bị nối.
 Bước 2: Chọn tab Home  nhóm Alignment  Chọn lại Merge & Center
hoặc Unmerge Cells
Hình 3. 43:Cắt ô đã nối về lại nhiều ô
Ta có thể Merge hoặc Split nhanh chóng bằng cách sử dụng thực đơn ngữ cảnh 
Nút Merge & Center

b. Sao chép và di chuyển ô, vùng
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một ô, vùng nào đó đến một nơi khác trong bảng
tính và dữ liệu gốc còn nguyên. Di chuyển ô, vùng cũng giống như sao chép nhưng dữ
liệu gốc sẽ được di dời đến vị trí mới. Để sao chép hay di chuyển trước tiên ta phải chọn
ô, vùng cần thực hiện, sau đó dùng 1 trong 2 cách:
 Cách 1: Dùng nút lệnh
Chọn vùng  tab Home --> nhóm Clipboard  nhấn nút hay (Copy hay
Cut), chọn nơi đích và Home --> nhóm Clipboard  nhấn nút (Paste). Ta cũng
có thể gọi các lệnh từ thực đơn ngữ cảnh  Nhấp phải chuột.
 Cách 2: Dùng chuột
Chọn vùng  rê chuột vào viền của vùng  nhấn giữ chuột trái và phím Ctrl nếu là
sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là di chuyển)  kéo chuột đến nơi đích cần sao
chép hay di chuyển đến và thả chuột
96
Hình 3. 44: Sao chép vùng trong Excel
c. Dán đặc biệt (Paste Special)

Trong quá tình sao chép, đôi khi chúng ta cần dán nội dung đã sao chép hay cắt từ bộ
nhớ vào với một số chọn lọc nào đó, khi đó thay vì dùng lệnh Paste, ta hãy sử dụng
Paste Special… Sau khi chọn vùng, ra lệnh Copy, đến đích cần sao chép và nhấp phải
chuột, chọn lệnh Paste Special… hộp thoại Paste Special có một số lựa chọn như bảng
sau:
Hình 3. 45: Hộp thoại Paste Special
Bảng 3.1. Các lựa chọn trong Paste Special

Lựa chọn Mô tả
All Dán cả giá trị và định dạng của vùng nguồn
Formulas Dán giá trị và công thức, không bao gồm định dạng
Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công thức, không định dạng
Formats Chỉ dán vào định dạng, bỏ qua tất cả giá trị và công thức
Comments Chỉ dán vào chú thích của các ô, bỏ qua tất cả giá trị và công
thức
Validation Chỉ dán vào các qui định xác thực dữ liệu cho vùng đích
All using source theme Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định dạng từ vùng nguồn
All except borders Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung viền
97
Column widths Chỉ dán vào thông tin qui định chiều rộng cột
Formulas and number Dán vào giá trị, công thức và các định dạng gốc của các con
formats số, các định dạng khác bị loại bỏ
Values and number Dán vào giá trị, kết quả của công thức và các định dạng gốc
formats của các con số
None Không kèm theo việc tính toán nào trên dữ liệu sắp dán vào
Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào các ô tương ứng ở vùng
đích
Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ trừ đi các ô tương ứng
của vùng nguồn
Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ nhân với các o tương
ứng của vùng nguồn
Divide Các ô mang giát trị của vùng đích sẽ chia cho các ô tương
ứng của vùng nguồn
Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng nguồn vào các ô có giá trị
ở vùng đích
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc ngược lại
Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô nguồn
3.2.7. Định dạng dữ liệu
a. Định dạng chung
Các nút định dạng thông dụng của Excel được bố trí rất thuận lợi để dễ dàng sử dụng
và được đặt trong tab Home. Trong quá trình soạn thảo, tính toán trên Excel, mỗi khi
cần định dạng ta chỉ cần nhấn chuột lên nút lệnh phù hợp dưới đây:
Hình 3. 46: Nút lệnh định dạng văn bản và số
98
Khi cần các định dạng phức tạp hơn mà trên thanh Ribbon không có. Ta vào hộp thoại
Format Cells: Chọn ô hoặc vùng cần định dạng  tab Home  nhóm Cells  Format
 Format Cells… Hoặc có thể chọn trực tiếp từ thực đơn ngữ cảnh: chuột phải 
Format Cells
Hình 3. 47: Hộp thoại Format Cells
Bảng 3.2. Giải thích hộp thoại Format Cells

Định dạng Mô tả
Tab Number
Category Danh sách các loại định dạng số, chuỗi, ngày tháng,...
Excel mặc định dùng kiểu này để định dạng giá trị. Nếu
General giá trị là kiểu Number, khi độ dài lớn 12 số thì chuyển
sang dạng Scientific
Dùng để định dạng các con số. Có thể chọn dấu phân
Number cách thập phân và quy định số con số sau phần thập
phân; có thể chọn kiểu hiển thị số âm.
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ cho giá trị trong
ô. Có thể chọn dấu phân cách thập phân và quy định số
Currency
con số sau phần thập phân; có thể chọn kiểu hiển thị số
âm.
Dùng để định dạng các đơn vị tiền tệ trong kế toán. Nó
Accounting
đặt ký hiệu tiền tệ tách rời khỏi giá trị.
99
Dùng để định dạng các giá trị kiểu Ngày và thời gian
tùy theo lựa chọn tại phần Type và Locale (location).
Date
Các Type có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống
(Control Panel)
Dùng định dạng các giá trị ngày và Thời gian tùy theo
Time lựa chọn tại phần Type và Locale (location). Các Type
có dấu (*) là định dạng lấy từ hệ thống (Control Panel)
Dịnh dạng lấy giá trị trong ô nhân với 100 và thêm dấu
Percentage % vào sau kết quả, có thể chọn dấu phân cách thập phân
và quy định số con số sau dấu thập phân.
Dùng để hiển thị con số dưới dạng phân số tùy theo
Fraction
Type bạn chọn.
Hiển thị con số dưới dạng khoa học <Con số E+n>. Ví
dụ, số 1234567890 định dạng theo Scientific là
Scientific 1.23E+10, nghĩa là 1.23 x 1010. Bạn có thể chọn dấu
phân cách thập phân và quy định số con số sau dấu thập
phân.
Định dạng nội dung ô thành chuỗi giống như những gì
Text
nhập vào, kể cả các con số.
Định dạng các con số dưới dạng mã bưu chính (Zip
Special
Code), số điện thoại, số bảo hiểm,…
Dùng để hiệu chỉnh các mã định dạng đang áp dụng hay
tạo mới các định dạng do bạn áp dung. Có thể thêm vào
Custom
từ 200 đến 250 định dạng tự tạo tùy theo ngôn ngữ và
phiên bản Excel.
Hiển thị định dạng của giá trị trong ô hiện hành theo các
Sample
định dạng bạn chọn.
Thêm phần thập phân, tối đa có 30 số sau phần thập
Decimal places phân, chỉ áp dụng cho dạng Number, Currency,
Accounting, Precentage và Scientific.
Dấu phân cách giữa hàng nghìn, triệu, tỷ,… chỉ áp dụng
Use 1000 Separator (,)
cho dạng Number
Hiển thị số âm, chỉ áp dụng cho đụng dạng Number và
Negative numbers
Currency.
Chọn loại ký tự tiền tệ, chỉ áp dụng cho dạng Currency
Symbol
và Accounting
100
Chọn kiểu hiển thị phù hợp cho giá trị, chỉ áp dụng cho
Type
các dạng Date, Time, Fraction, Special, Custom.
Các loại ngôn ngữ khác để áp dụng định dạng cho giá
Locale (location)
trị, chỉ áp dụng cho các dạng Date, Time và Special
Tab Alignment
Các lựa chọn dùng để căn chỉnh nội dung theo chiều
Text alignment
ngang. Mặc định Excel canh lề trái cho văn bản, lề phải
Horizontal
cho giá trị, các giá trị luận lý và các lỗi được canh giữa.
Các lựa chọn dùng để canh chỉnh nội dung theo chiều
Vertical
dọc. Mặc định Excel canh lề dưới cho văn bản.
Indent Thụt đầu các dòng nội dung của ô.
Orientation Chọn các hướng của văn bản trong các ô.
Đặt giá trị độ để xoay văn bản. Các giá trị từ -90 đến 90
Degrees
độ
Nội dung trong ô được xuống nhiều dòng tùy vào độ
Text control Wrap text
rộng cột và độ dài nội dung.
Giảm kích cỡ chữ để tất cả nội dung trong ô vừa với độ
Shrink to fit
rộng của cột.
Merge cells Nối vùng chọn thành một ô
Right-to-left Text
Xác định trình tự đọc và canh lề
direction
Tab Font
Font Chọn kiểu Font cho các ô, Font mặc định là Calibri
Chọn kiểu thường, in nghiêng, in đậm,… của Font chữ,
Font style
kiểu mặc định là Regular.
Kích thước font chữ, cỡ chữ từ 1 đến 1638 và mặc định
Size
là cỡ 11 point.
Chọn kiểu gạch chân cho văn bản trong danh sách, mặc
Underline
định là None.
Chọn màu cho văn bản, mặc định là Automatic (do
Color
Excel tự chọn màu)
Normal font Loại bỏ các định dang Font khác và trở về dạng ban đầu
Effects Strikethrough Có thêm đường gạch ngang văn bản
Superscript Làm cho văn bản co lại và đẩy lên trên
Subscript Làm cho văn bản co lại và đẩy xuống dưới
Preview Xem trước kết quả định dạng bạn vừa chọn
101
Tab Border
Chọn kiểu và kích cỡ các đường kẻ khung, sau đó chọn
Line
các nút bên hộp Border để kẻ.
Chọn không kẻ khung, kẻ các đường bao và kẻ các
Presets
đường phân cách giữa các ô.
Color Chọn màu cho các đường kẻ
Các nút bao quanh hình minh họa dùng để kẻ các đường
Border
bao các ô.
Tab Fill
Chọn màu nền cho các ô. Fill Effects cung cấp các hiệu
Background Color
ứng tô màu nền.
More Colors Bổ sung thêm các màu và công cụ pha chế màu.
Pattern Color Các mẫu màu nền
Các kiểu mẫu tô nền ô. Xem trước kết qua chọn màu và
Pattern Style
kiểu tại Sample
Tab Protection
Khóa việc thay đổi, di chuyển, xóa,… các ô. Chỉ có tác
Locked
dụng khi sheet được bảo vể.
Ẩn công thức trong ô, chỉ có tác dụng khi sheet được
Hiddent
bảo vể.
b. Định dạng khung (Border)
Để dễ dàng nhập liệu và tính toán trên bảng tính, Excel hỗ trợ người dùng tạo khung
viền (Border) bao quanh vùng làm việc. Có 3 cách tạo border cho ô hoặc vùng làm việc:
Chọn ô hoặc vùng làm việc cần vẽ khung viền
 Cách 1: Tab Home  thẻ Cells  Format  Format Cells…
 Cách 2: chọn lệnh Format Cells từ thực đơn ngữ cảnh.
 Cách 3: Tab Home  thẻ Font  Chọn lệnh các kiểu viền có sẵn từ nút
lệnh
102
Hình 3. 48: Vẽ khung bao quanh vùng làm việc
Ví dụ: Vẽ đường khung viền bao quanh vùng C2:D6 có 2 nét đậm, đường phân cách
giữa các ô bằng nét đứt và tất cả đường kẻ là màu đỏ.
 Bước 1: Chọn vùng cẩn kẻ khung C2:D6
 Bước 2: Chọn Format Cells từ thực đơn ngữ cảnh.
 Bước 3: Vào tab Border, chọn màu Red tại Color
 Bước 4: Chọn Style là 2 nét đậm (nét đôi), sau đó chọn nút Outline tại Preset
 Bươc 5: Chọn Style là nét đứt, sau đó chọn nút Inside tại Preset
 Bước 6: Nhấn OK để hoàn tất
Hình 3. 49: Vẽ khung viền quanh vùng C2:D6
c. Wrap Text, xoay chữ và tô màu nền cho vùng

Wrap Text
Khi muốn đoạn văn bản dài trong ô có nhiều dòng (cắt dòng), ta dùng chức năng
Warp text hoặc dùng <Alt + Enter> để xuống dòng tại vị trí mong muốn. Các bước thực
hiện:
 Bước 1: Chọn ô cần định dạng Wrap text
 Bước 2: Chọn tab Home  nhóm Alignment  chọn Wrap Text . Hoặc
nhấp tổ hợp phím Alt + Enter.
103
Ta cũng có thể định dạng Wrap text cho vùng bằng cách: vào Format Cells  Tab
Alignment  tại Text control, chọn Wrap text
Nếu dòng không tự động mở rộng là do ô bị thiết lập chiều cao cố định, ta vào Home
 nhóm Cells  Format  tại Cells Size chọn AutoFit Row Height.
Hình 3. 50: Chức năng Wrap text
Xoay chữ (Orientation)

Ta dùng chức năng Orientation để xoay đoạn văn bản trong ô. Các bước thực hiện:
 Bước 1: Chọn ô cần xoay chữ
 Bước 2: Chọn tab Home  nhóm Alignment  chọn các kiểu xoay chữ trong
Orientation .
Ta cũng có thể định dạng Orientation cho ô bằng cách: vào Format Cells  Tab
Alignment  tại Orientation chọn định dạng mong muốn.
Hình 3. 51: Chức năng Orientation
Tô màu nền cho vùng

Để làm nổi bật các ô hoặc vùng, ta thường tô màu nền cho vùng đó bằng cách sử dụng
công cụ Fill Color, các bước như sau:
 Bước 1: Chọn vùng cần tô màu nền
 Bước 2: Chọn tab Home  nhóm Cells  Format  chọn Format Cells…
 Bước 3: Vào tab Fill  Chọn màu từ Background Color, chọn thêm màu từ
More Colors; có thể phối 2 màu nền bằng cách sử dụng Fill Effects…
 Bước 4: Chọn các mẫu từ Pattern Style và màu sắc mẫu từ Pattern Color (nếu
cần)
 Bước 5: Nhấn OK để hoàn tất.
104
Ta có thể vào đổ màu cách chọn công cụ Fill Color từ ribbon Home  nhóm
Font.
Hình 3. 52: Vùng sau khi đổ màu
3.3. sử dụng hàm trong excel

Hàm là một đoạn chương trình được viết sẵn nhằm thực hiện các thao tác tính toán.
Kết quả trả về của hàm là giá trị thuộc một kiểu dữ liệu trong Excel. Việc sử dụng thành
thạo các hàm sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công không
dùng hàm.
Các hàm trong Excel rất đa dạng, bao trùm nhiều lĩnh vực. Có những hàm không yêu
cầu đối số, có hàm yêu cầu một hoặc nhiều đối số. Đối số có thể là giá trị, chuỗi, địa chỉ
ô, địa chỉ khối, tên khối, hàm…
Dạng tổng quát của hàm: <Tên hàm>(Đối số 1, đối số 2, …, Đối số n)
Tên hàm được quy định theo quy ước của Microsoft Excel. Để tìm danh sách các
hàm, ta chọn vị trí cần nhập hàm, sau đó:
Cách 1: tab Formulas  Thẻ Function Library  Insert Function
Cách 2: chọn lệnh từ thanh ribbon Home.
Cách 3: Shift + F3
Cách 4: dấu bằng (=) và nhập chính xác tên hàm và các đối số theo đúng dạng thức
quy định.
Hình 3. 53: Nút lệnh Insert Function
105
Hình 3. 54: Nhóm hàm
Hình 3. 55: Nhập đối số cho hàm
Lưu ý:
 Tên hàm không phân biệt chữ HOA, chữ thường.
 Đối số phải được đặt trong dấu ngoặc đơn. Một số hàm không có đối số nhưng
phải có cặp dấu ngoặc đơn, ví dụ: NOW(), TODAY(),…
 Mỗi hàm có tối đa 30 đối số. Đối số có thể là một hàm. Các đối số được ngăn
cách bởi dấu phẩy (,) hoặc dấu chấm phẩy (;) tùy theo quy ước trong Control
Panel.
 Nếu không tính được kết quả, hàm trả về một trong các thông báo lỗi sau\
106
Bảng 3.3. Một số lỗi trong Excel
LỖI Ý NGHĨA
Trong công thức có chứa phép chia cho 0
#DIV/0
(zero) hoặc chia ô rỗng
Sai tên hàm hoặc tham chiếu hoặc thiếu
#NAME?
dấu mở ngoặc
#N/A Giá trị tham chiếu không tồn tại
Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu
#VALUE
không đúng hoặc không tính được kết quả
#NUM! Giá trị của số không hợp lệ
Tham chiếu bị lỗi, thường là do ô tham
#REF!
chiếu trong hàm bị xóa
Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau giữa 2
#NULL! vùng mà 2 vùng này không có phần chung
nên phần giao bị rỗng
3.3.1. Các hàm về chuỗi
Toán tử nối chuỗi &
Cú pháp: <Chuỗi 1>&<Chuỗi 2>
Chức năng: Dùng để nối hai chuỗi với nhau thành một chuỗi mới.
- Có thể nối chuỗi với khoảng trắng (Space) “ “
- Có thể nối 2 số với nhau. Kết quả tạo thành một chuỗi.
Ví dụ: Ô C2 = “Trần Đức”, Ô Cách 2 = “Nam”
= C2&“ “&Cách 2  “Trần Đức Nam”
= “ABC”&123  “ABC123”
= 123&456  “123456”
a. Hàm LEFT
Cú pháp: LEFT(text, number_char)
Chức năng: Trả về số [number_char] ký tự trong chuỗi text tính từ trái sang.
 number_char phải > = 0, nếu number_char < 0 sẽ báo lỗi #VALUE!
 Nếu number_char lớn hơn số kí tự của text thì trả về toàn bộ chuỗi text
 Nếu không nhập number_char thì mặc định là 1.
Ví dụ: Ô A1 = “I love you”
LEFT(A1, 5) = “I love” LEFT(A1) = “I” LEFT(A1,-1) = #VALUE!
b. Hàm RIGHT
Cú pháp: RIGHT(text, number_char)
Chức năng: Trả về số [number_char] ký tự tính từ phải sang.
 number_char phải > = 0, nếu number_char < 0 sẽ báo lỗi #VALUE!
107
 Nếu number_char lớn hơn số kí tự của text thì trả về toàn bộ chuỗi text
 Nếu không nhập number_char thì mặc định là 1.
Ví dụ: Ô A1 = “I love you”
Right(A1, 5) = “you” RIGHT(A1) = “u” RIGHT(A1,-1) = #VALUE!
c. Hàm MID
Cú pháp: MID(text, start_num, number_char)
Chức năng: Trả về số [number_char] ký tự tính từ start_num, theo hướng từ trái sang.
 Start_num phải > 0, number_char phải > = 0; ngược lại sẽ báo lỗi #VALUE!
 Nếu number_char lớn hơn số kí tự của đoạn text cần trả về thì trả về toàn bộ
chuỗi text tính từ start_num.
Ví dụ: Ô A1 = “Trường Đại học Tây Nguyên”
MID(A1,8,7) = “Đại học” MID(A1,-1,0) = #VALUE!
d. Hàm VALUE
Cú pháp: VALUE(text)
Chức năng: đổi chuỗi ký tự số [text] thành số
 Nếu chuỗi ký tự có các số 0 ở đầu, kết quả trả về sẽ xóa toàn bộ số 0.
 Nếu chuỗi ký tự có các ký tự không phải là số, kết quả sẽ báo lỗi #VALUE!
Ví dụ: VALUE(“00125”) = 125 VALUE(“1252a”) = #VALUE!
e. Hàm LEN
Cú pháp: LEN(text)
Chức năng: Trả về độ dài của text, bao gồm tất cả khoảng trắng trước và sau text
Ví dụ: LEN(“Tây Nguyên”) = 10
3.3.2. Các hàm về số
a. Hàm INT
Cú pháp: INT(number)
Chức năng: Tính phần nguyên của số number.
Ví dụ: INT(3.21) = 3 INT (-2,89) = -3 INT(4/3) = 1
Hình 3. 56: Hàm tính phần nguyên
b. Hàm MOD
Cú pháp: MOD(number, divisor)
108
Chức năng: Tính phần dư của số [number] khi chia cho số [divisor].
MOD(n,d) = n – d * INT(n/d)
Nếu divisor = 0, kết quả trả về lỗi #DIV/0!
Nếu number hoặc divisor là số âm thì kết quả sẽ được tính bình thường, dấu được
tính theo số divisor
Ví dụ: MOD(10,5) = 0 MOD(8,3) = 2 MOD(-8,3) = 1 MOD(8,-3) = -1
Hình 3. 57: Hàm tính số dư phép chia
c. Hàm ROUND
Cú pháp: ROUND(number, num_digits)
Chức năng: Làm tròn number đến [num_digits] số thập phân
 Num_digits > 0: Làm tròn về bên phải tính từ số đơn vị.
 Num_digits = 0: Làm tròn đến số đơn vị (không có phần thập phân)
 Num_digits < 0: Làm tròn về bên trái tính từ số đơn vị
Ví dụ: ROUND(2.15,1) = 2.2 ROUND(2.149,1) = 2.1 ROUND(1.475,2) = 1.48
ROUND(21.5,0) = 22 ROUND(21.5,-1) = 20
Hình 3. 58: Hàm làm tròn
d. Hàm MIN
Cú pháp: MIN(number1, number2,…) hoặc MIN(list)
109
Chức năng: Tìm giá trị nhỏ nhất của các số [number] hoặc các ô có giá trị số trong
list
Ví dụ: Tìm điểm thấp nhất của môn Toán
MIN(C3:B8) = 4
Hình 3. 59:. Hàm MIN
e. Hàm MAX
Cú pháp: MAX(number1, number2,…) hoặc MAX(list)
Chức năng: Tìm giá trị lớn nhất của các số [number] hoặc các ô có giá trị số trong list
Ví dụ: Tìm điểm cao nhất của môn Lý
MAX(C3:C8) = 8
Hình 3. 60: Hàm MAX
f. Hàm AVERAGE
Cú pháp: AVERAGE(number1, number2, …) hoặc AVERAGE (list)
Chức năng: Tính giá trị trung bình của các số [number] hoặc các ô có giá trị trong
list.
Ví dụ: Tính điểm trung bình các môn cho từng học sinh.
AVERAGE(B3:D3) = 6.0 (Sinh viên Nguyễn Việt Tiến)
110
Hình 3. 61: Hàm AVERAGE
g. Hàm SUM
Cú pháp: SUM(number1, number2, …) hoặc SUM(list)
Chức năng: Tính tổng của các số [number] hoặc các ô có giá trị trong list.
Ví dụ: Tính tổng điểm các môn cho từng học sinh.
SUM(B3:D3) = 18 (Sinh viên Nguyễn Việt Tiến)
Hình 3. 62: Hàm SUM
h. Hàm COUNT
Cú pháp: COUNT(value1, value2,…) hoặc COUNT(list)
Chức năng: Đếm số các ô chứa giá trị số (Date, Time cũng được xem là kiểu số) hoặc
các ô chứa giá trị số trong list.
Ví dụ:
COUNT(B1:B8) = 6
111
Hình 3. 63: Hàm COUNT
i. Hàm COUNTA
Cú pháp: COUNTA(value1, value2,…) hoặc COUNTA(list)
Chức năng: Đếm số các ô chứa giá trị khác rỗng của các value hoặc trong list.
Ví dụ:
COUNT(B1:B8) = 8
Hình 3. 64: Hàm COUNTA
3.3.3. Các hàm về thời gian

a. Hàm NOW
Cú pháp: NOW()
Chức năng: Lấy giá trị ngày giờ hiện hành của hệ thống. Giá trị sẽ hiển thị theo định
dạng của hệ thống.
b. Hàm TODAY
Cú pháp: TODAY()
Chức năng: Lấy giá trị ngày hiện hành của hệ thống. Giá trị sẽ hiển thị theo định dạng
của hệ thống.
112
c. Hàm DATE
Cú pháp: DATE(year, month, day)
Chức năng: Đổi 3 trị số year, month, day thành biểu thức ngày. Giá trị sẽ hiển thị theo
định dạng của hệ thống.
Ví dụ: DATE(2015,04,02) = 02/04/2015
d. Hàm DAY
Cú pháp: DAY(serial_number)
Chức năng: Trả về giá trị ngày của biểu thức ngày tháng năm serial_number.
Ví dụ: Tại ô B1 = 02/04/2015; DAY(B1) = 2
e. Hàm MONTH
Cú pháp: MONTH(serial_number)
Chức năng: Trả về giá trị tháng của biểu thức ngày tháng năm serial_number.
Ví dụ: Tại ô B1 = 02/04/2015; MONTH(B1) = 4
f. Hàm YEAR
Cú pháp: YEAR(serial_number)
Chức năng: Trả về giá trị năm của biểu thức ngày tháng năm serial_number.
Ví dụ: Tại ô A1 = 02/04/2015; YEAR(A1) = 2015
g. Hàm DATEVALUE
Cú pháp: DATEVALUE(date_text)
Chức năng: Chuyển đổi ngày được lưu trữ ở dạng chuỗi trong date_text sang số sê-ri
mà Excel công nhận là ngày tháng. Chuỗi date_text phải trùng định dạng ngày tháng
trong hệ thống.
Ví dụ: = DATEVALUE(“02/04/2015”) = 42096
= DATEVALUE(“03/04/2015”) = 42097
3.3.4. Các hàm thống kê có điều kiện
a. Hàm COUNTIF
Cú pháp: COUNTIF(range, criteria)
Chức năng: đếm số ô trong phạm vi kiểm tra range đáp ứng điều kiện criteria.
Trong đó:
 Range: Một ô hoặc một vùng, có giá trị số hoặc chuỗi, tham chiếu..
 Criteria: Số, biểu thức, tham chiếu ô, chuỗi văn bản hoặc bất đẳng thức: >, <,
>=, <=, <>.
Chú ý: Đối với Criteria là dạng chuỗi, ta có thể sử dụng ký tự đại diện “?” (một ký
tự), “*” (nhiều ký tự) và phép nối chuỗi “&” để đại diện cho các ký tự còn thiếu.
Ví dụ:
113
Hình 3. 65: Hàm COUNTIF
Đếm số người có chức vụ là TP

= COUNTIF($C$3:$C$6, Cách 3)  Trả về 1
Đếm số người không phải là TP
= COUNTIF($C$3:$C$6, “<>TP”)  Trả về 3
Đếm số người có lương > 7,000,000
= COUNTIF($D$3:$D$6, “>7000000”)  Trả về 2
Đếm số người có họ là Lê
= COUNTIF($B$3:$B$6, “Lê”&“*”)  Trả về 2
Đếm số người có tên là Tuấn
= COUNTIF($B$3:$B$6, “*”&“Tuấn”)  Trả về 1
b. Hàm SUMIF
Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])
Chức năng: tính tổng các giá trị tại [sum_range] trong phạm vi kiểm tra range đáp
ứng điều kiện criteria.
Trong đó:
 Range: Một ô hoặc một vùng, có giá trị số hoặc chuỗi, tham chiếu..
 Criteria: Số, biểu thức, tham chiếu ô, chuỗi văn bản hoặc bất đẳng thức: >, <,
>=, <=, <>.
Chú ý: Đối với Criteria là dạng chuỗi, ta có thể sử dụng ký tự đại diện “?” (một ký
tự), “*” (nhiều ký tự) và phép nối chuỗi “&” để đại diện cho các ký tự còn thiếu.
 Sum_range: (Tùy chọn) Các ô thực tế để cộng nếu ta muốn cộng các ô trong
một vùng khác với đối số range. Nếu đối số sum_range bị bỏ qua, Excel cộng
các ô được xác định trong đối số range (chính các ô đã được áp dụng criteria).
Ví dụ:
114
Hình 3. 66: Hàm SUMIF
Tính tổng lương của những người có chức vụ là TP

= SUMIF($C$3:$C$6, Cách 3, $D$3:$D$6)  Trả về 15000000
Tính tổng lương của những người có chức vụ khác TP
= SUMIF($C$3:$C$6, “<>TP”, $D$3:$D$6)  Trả về 17020000
Tính tổng lương của những người dưới 7000000
= SUMIF($D$3:$D$6, “<7000000”)  Trả về 9700000
Tính tổng lương của những người có họ là Lê
= SUMIF($B$3:$B$6, “Lê”&“*”, $D$3:$D$6)  Trả về 12320000
Tính tổng lương của những người có tên là Tuấn
= SUMIF($B$3:$B$6, “*”&“Tuấn”, $D$3:$D$6)  Trả về 5000000
3.3.5. Các hàm Logic
a. Hàm AND
Cú pháp: AND(logical1, logical2,…)
Chức năng: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các logical đều có giá trị TRUE. Trả về
giá trị FALSE nếu có ít nhất một logical có giá trị FALSE
Ví dụ:
Hình 3. 67: Hàm AND
b. Hàm OR
Cú pháp: OR(logical1, logical2,…)
Chức năng: Trả về giá trị True nếu có ít nhất một logical có giá trị FALSE. Trả về
giá trị FALSE nếu tất cả các logical đều có giá trị FALSE
Ví dụ:
115
Hình 3. 68:Hàm OR
c. Hàm IF
Cú pháp: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
Chức năng:
 Trả về giá trị value_if_true nếu logical test có giá trị TRUE.
 Trả về giá trị value_if_false nếu logical test có giá trị FALSE.
Trong đó:
- logical_test: là biểu thức có dạng logic
- value_if_true, value_if_false: có thể giá trị số hoặc chuỗi hoặc công thức.
Có thể dùng nhiều câu lệnh IF lồng nhau.
Có thể kết hợp với các hàm khác để tạo công thức tính toán phức tạp nhằm đáp ứng
nhu cầu thực tế.
Ví dụ:
Hình 3. 69: Hàm IF
3.3.6. Các hàm dò tìm

a. Hàm VLOOKUP
Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)
Chức năng: Tìm giá trị lookup_value trong cột đầu tiên của table_array.
 Nếu tìm thấy, trả về giá trị cùng hàng tại cột col_index_num.
 Nếu không tìm thấy, xét range_lookup:
o Nếu range_lookup là FALSE hoặc 0, báo lỗi #N/A.
o Nếu range_lookup là TRUE hoặc 1, lấy giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá
trị hoặc bằng với lookup_value. Trong trường hợp này, dữ liệu ở cột tra
cứu (cột đầu tiên) của table_array phải được xếp tăng.
116
o Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất của cột tra cứu (cột đầu tiên)
trong table_array thì trả về lỗi #N/A
Ví dụ:
Hình 3. 70: Hàm VLOOKUP
b. Hàm HLOOKUP
Tương tự như VLOOKUP nhưng giá trị tra cứu trong table_array được sắp xếp theo
hàng.
Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)
Chức năng: Tìm giá trị [lookup_value] trong hàng đầu tiên của table_array
 Nếu tìm thấy, trả về giá trị cùng cột tại hàng row_index_num.
 Nếu không tìm thấy, xét range_lookup:
o Nếu range_lookup là FALSE hoặc 0, báo lỗi #N/A.
o Nếu range_lookup là TRUE hoặc 1, lấy giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn giá
trị hoặc bằng với lookup_value. Trong trường hợp này, dữ liệu ở hàng tra
cứu (hàng đầu tiên) của table_array phải được xếp tăng.
o Nếu lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất của hàng tra cứu (hàng đầu
tiên) trong table_array thì trả về lỗi #N/A
117
Ví dụ:
Hình 3. 71: Hàm HLOOKUP
3.4. Phân tích dữ liệu với Pivot Table

Pivot table là một tiện ích tự động giúp người sử dụng thực hiện nhanh cách thao tác
như: trích lọc dữ liệu, tạo báo cáo, thống kê,… Pivot Table cung cấp chế độ tương tác
với dữ liệu nhanh chóng mà không phải xem lại dữ liệu nhiều lần. Pivot table có thể
nhóm dữ liệu thành các danh mục, lọc dữ liệu để bao gồm hoặc loại trừ các danh mục
đó, kể cả việc vẽ biểu đồ. Mục đích chính của Pivot Table là giúp người sử dụng tương
tác dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau.
Các bước sử dụng Pivot table như sau:
Bước 1: Chọn bảng dữ liệu đang cần thống kê, tiếp theo chọn Insert -> Pivot Table.
Hình 3. 72: Pivot table - Chọn dữ liệu
118
Hộp thoại Pivot Table xuất hiện. Chúng ta kiểm tra vị trí dữ liệu đã chính xác trong
mục Select a table of range chưa. Sau đó tích chọn New Worksheet để tạo Pivot Table
trong một Sheet mới hoặc tích chọn Existing Worksheet để tạo Pivot Table trong một
Sheet có sẵn.
Bước 2: Thêm các giá trị vào các bảng: Filters, Columns, Rows, Values.
Filters: Lọc những giá trị có trong nguồn dữ liệu đưa vào để hiển thị thống kê. Ví
dụ, bạn chọn
Columns: Cột hiển thị dữ liệu đưa vào.
Rows: Dòng hiển thị dữ liệu đưa vào.
Values: Cách thức tính dữ liệu đưa vào (SUM, AVERAGE, MAX, MIN, COUNT
…).
Ví dụ với dữ liệu trong Hình 3.67: Dữ liệu trên thể hiện danh sách chi tiết bán hàng
của một công ty bán về sản phẩm hàng rau củ quả, thông tin chi tiết của đơn hàng được
mô tả ngắn ngọn như sau: một dòng thể hiện thông tin bán một sản phẩm, ví dụ Banana
(chuối), sản phẩm banana thuộc một loại hàng hóa nhất định đó là vegettable (đồ rau củ
quả), có một số tiền bán được nhất định (amount) cho đơn hàng này và bán vào ngày
(date) ở một đất nước (country)
Yêu cầu 1: Tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm:
- Kéo cột Product vào vùng Row Labels: danh sách sản phẩm sẽ hiển thị theo dòng
- Kéo cột Amount vào vùng Values area: vùng giá trị cần tính toán
- Kéo cột Country vào vùng Report: Giá trị cần lọc
Hình 3. 73: Pivot Table - Tính tổng số tiền bán được của mỗi một sản phẩm
Lưu ý: Mặc định thì Pivot Table sẽ tính tổng giá trị mà chúng ta đưa dữ liệu vào, do
đó để có thể thay đổi cách tính khác bằng cách nhấn chuột trái vào giá trị trong cột
Values, chọn Value Field Settings chọn hàm thống kê mong muốn.
119
3.5. Biểu đồ và vẽ biểu đồ
Biểu đồ (chart) là một công cụ quan trọng để phân tích dữ liệu trong excel. Có nhiều
loại biểu đồ khác nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu và mục đích phân tích dữ liệu.
– Biểu đồ hình cột: Thường dùng để biểu thị sự biến thiên của dữ liệu theo thời gian.
– Biểu đồ hình tròn: Biểu thị tỷ lệ phần trăm của các đối tượng dữ liệu trong tổng thể.
– Biểu đồ hình thanh: Biểu thị sự biến thiên của dữ liệu theo thời gian hoặc so sánh
nhiều dữ liệu trong một mốc thời gian.
– Biểu đồ vùng: Biểu thị sự thay đổi theo thời gian và hướng sự chú ý đến tổng giá
trị qua một khuynh hướng.
Ngoài ra còn các loại biểu đồ khác như biểu đồ tán xạ x y, biểu đồ radar…
Hình 3. 74: Các loại biểu đồ trong Excel
Để thiết lập biểu đồ ta làm như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn đưa vào.
Bước 2: Chọn thẻ Insert, nhóm Charts, chọn biểu đồ muốn thêm vào sau đó ấn OK
Hình 3. 75: Thêm biểu đồ trong Excel
120
Để xóa biểu đồ, ta click vào và ấn phím Delete.
- Một số thao tác cơ bản với biểu đồ
+ Thêm thuộc tính:
Chúng ta có thể thêm các thuộc tính với chức năng Add Chart Element. Để sử dụng
chức năng này ta chọn biểu đồ cần thêm thuộc tính, trong thẻ Design, trong nhóm Chart
Layouts, chọn Add Chart Element để thêm những thuộc tính cho biểu đồ. Ví dụ với biểu
đồ cột có các thuộc tính như sau: Axis: Đơn vị cột/hàng; Axis Titles: Tiêu đề cột/hàng;
Chart Titles: Tiêu đề biểu đồ; Data Labels: Nhãn dữ liệu (giá trị ứng với mỗi dữ liệu);
Data Table: Bảng hiển thị giá trị dữ liệu; Gridlines: Đường kẻ khung.; Legend: Tiêu đề
của những series dữ liệu.
Hình 3. 76: Thêm thuộc tính cho biểu đồ
+ Thay đổi style

Excel cung cấp một số style có sẵn giúp biểu đồ của bạn hiển thị bắt mắt hơn. Với
nhóm Chart Styles trong thẻ Design, bạn có thể lựa chọn những Style tùy ý hoặc đơn
giản là đổi màu của các nhóm dữ liệu.
Hình 3. 77: Thay đổi style biểu đồ
+ Thay đổi biểu đồ
121
Ngoài thay đổi dữ liệu, người sử dụng có thể thay đổi biểu đồ trong Excel thông qua
chức năng Change Chart Type. Khi ấn vào chức năng này, hộp thoại Change Chart Type
sẽ hiện ra để thay đổi sang kiểu biểu đồ mong muốn.
Hình 3. 78: Thay đổi biểu đồ
+ Thay đổi thuộc tính biểu đồ

Thẻ ngữ cảnh Format cung cấp các tính năng thay đổi thuộc tính biểu đồ cũng như
dữ liệu như màu sắc, diện tích, kiểu chữ…
Để thay đổi thuộc tính triệt để, chúng ta nhấn chuột phải vào biểu đồ, chọn Format
Chart Area…Đối với Chart Options có 3 mục con bao gồm: Fill & Line – thay đổi màu
nền và đường kẻ; Effects bao gồm các hiệu ứng như đổ bóng, phát quang, hiển thị 3D…;
Size and properties bao gồm tùy chọn về kích cỡ, thông tin liên quan và Alt Text. Text
Options làm việc với dữ liệu bên trong biểu đồ, cũng bao gồm các chức năng như đổi
màu chữ, đường kẻ, đổ bóng, phát quang… đa dạng cho bạn lựa chọn.
Hình 3. 79: Thay đổi thuộc tính biểu đồ
122
3.6. SẮP XẾP DỮ LIỆU
Khi làm việc trên Excel với bảng dữ liệu có nhiều nhóm nội dung, chúng ta cần sắp
xếp dữ liệu để tiện theo dõi và quản lý.
Excel cung cấp cho chúng ta nhiều loại sắp xếp khác nhau như: Sắp xếp tăng dần, sắp
xếp giảm dần hoặc sắp xếp theo nhiều cấp độ ràng buộc.
Để sắp xếp dữ liệu theo cột ta làm như sau:
Bước 1: Chọn cột dữ liệu muốn sắp xếp
Bước 2: Chọn thẻ Data -> trong nhóm Sort&Fillter
Chọn nút lệnh sắp xếp theo thứ tự:
+ Tăng dần: Từ A đến Z
+ Giảm dần: Từ Z đến A
Hình 3. 80: Sắp xếp dữ liệu theo cột
Để sắp xếp theo nhiều cấp độ ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu muốn sắp xếp
Bước 2: Bước 2: Chọn thẻ Data -> trong nhóm Sort&Fillter chọn Sort
Hình 3. 81: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp
123
Hộp thoại Sort hiện ra:
Hình 3. 82: Hộp thoại Sort
Mục 1: Tạo thêm cấp độ sắp xếp. Các đối tượng sắp xếp có thể có nhiều đối tượng,
được phân chia theo nhiều cấp độ. Đối tượng nào xếp trên thì có cấp độ cao hơn
Mục 2: Xóa cấp độ. Chọn 1 đối tượng sắp xếp và xóa
Mục 3: Các đối tượng sắp xếp được đặt tại đây, phân chia theo cấp độ theo thứ tự từ
trên xuống dưới
Column là cột cần sắp xếp. Chọn theo tiêu đề cột cần sắp xếp (với bảng dữ liệu có
chứa tiêu đề)
Sort On là tiêu chí để sắp xếp: giá trị, màu sắc, font…
Order là quy tắc sắp xếp: tăng dần hay giảm dần (Bắt buộc phải đồng nhất thứ tự sắp
xếp giữa các dữ liệu)
Mục 4: My data has headers = Dữ liệu được sắp xếp đã có phần tiêu đề. Nếu bảng dữ
liệu cần sắp xếp có tiêu đề thì nên chọn cả phần tiêu đề và đánh dấu mục này. Nếu dữ
liệu được chọn để sắp xếp không chứa tiêu đề thì bỏ dấu chọn ở mục này.
Ví dụ: Sắp xếp theo mức độ
Hình 3. 83: Sắp xếp theo mức độ
124
3.7. Lọc giữ liệu filter
Filter được sử dụng khi người sử dụng cần hiển thị dữ liệu theo một hoặc nhiêu tiêu
chí. Excel cung cấp nhiều cách để lọc dữ liệu dựa trên các văn bản, giá trị hoặc ngày
tháng,…Để thực hiện Filter chúng ta làm như sau:
Bước 1: Click chuột vào bất cứ ô nào trong dữ liệu mà bạn muốn Filter
Bước 2: Trên tab Data , trong nhóm Sort & Filter, các bạn chọn Filter
Chúng ta thấy các mũi tên ở các tiêu đề cột. Chọn mũi tên ở cột cần lọc -> Bỏ dấu
tích chọn ở mục Select All -> Tích chọn các tiêu đề cần.
Bên cạnh đó chúng ta có thể Filter theo màu với tuỳ chọn Sort by Color hoặc theo nội
dung văn bản với tuỳ chọn Text Filter.
Hình 3. 84: Ví dụ Filter dữ liệu
Để bỏ Filter ta vào Tab Data và nhấn chuột vào nút Filter một lần nữa.
3.8. định dạng và in ấn
Để thiết lập định dạng trang in chúng ta tuỳ chọn các chức năng trong thẻ Page
Layout, để hiển thị các tuỳ chọn mở rộng chúng ta tích chọn vào biểu tượng More option
(hình tam giác).
125
Hình 3. 85: Mở hộp thoại Page Setup
Hộp thoại Page Setup hiện ra:
Hình 3. 86: Hộp thoại Page Setup
Chúng ta thực hiện các cài đặt:

- Tại thẻ Page chúng ta có thể tuỳ chọn:
+ Hướng giấy (Orientation): Dọc (Portrait) hoặc ngang (Landspage).
+ Tuỳ chỉnh độ co dãn (Scaling)
+ Khổ giấy (Paper Size)
Hình 3. 87: Hộp thoại Page setup - Tab Page
126
- Thiết lập lề cho trang in tại tab Margins
Hình 3. 88: Hộp thoại Page Setup - Tab Margins
Chúng ta thiết lập các lề Trên (Top), dưới (Bottom), trái (Left), phải (Right), độ cao
của Header và Footer. Căn nội dung theo chiều dọc hay ngang của trang (Center on
page)
- Thêm Header Và Footer tại thẻ Header/Footer
Hình 3. 89: Hộp thoại Page Setup - Tab Header/Footer
Tại tab Header/Footer chúng ta có thể tuỳ chọn các loại Header, Footer có sẵn trong
dấu mũi tên: như số trang, các dạng của số trang,… hoặc nhấn vào Custom Header;
Custom Footer để tuỳ chọn Header hoặc Footer. Bên cạnh đó chúng ta có các tuỳ chọn
khác: Hiển thị khác Header, Footer khác nhau giữa trang chẵn và lẻ (Different odd and
even pages); Khác trang đầu tiên (Different first page),…
- Thiết lập nhãn in, vùng in tại tab Sheet
127
Hình 3. 90: Hộp thoại Page Setup - Tab Sheet
+ Thiết lập nhãn in hay còn gọi là Print Titles cho phép chúng ta lặp lại các heading
của cột và dòng vào đầu mỗi trang mới để đọc nhiều trang dễ hơn là đọc khi in. Để thiết
lập nhãn Print Titles, từ giao diện sử dụng Excel các bạn chọn tab Page Layout và nhấn
vào nút Print Titles.Hộp thoại Page Setup hiện ra, chúng ta kích vào hộp kiểm để chọn
dòng hay cột được lặp lại. Lựa chọn dòng hay cột, nhấn vào nút Select Row/Colum rồi
nhấn OK.
+ Thiết lập vùng in: Trong trường hợp chỉ cần in một vùng dữ liệu nào đó chúng ta
chọn Print Area và chọn vùng cần in.
- Để bảng tính chúng ta chọn File -> chọn Print. Thiết lập các tuỳ chọn in ấn.
Hình 3. 91: In
+ Chọn số bản in tại Copies

+ Chọn máy in tại Printer
+ Thiết lập các cài đặt khác trong mục Settings: In từ trang – đến trang (Pages); Thiết
lập loại giấy in, độ co dãn nội dung,…
Sau khi thiết lập các cài đặt chúng ta nhấn Print để in.
128
CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH VỚI
MICROSOFT POWERPOINT
Nội chung cơ bản của chương bao gồm: Giới thiệu về MS. PowerPoint; Xây dựng,
trình diễn bài thuyết trình với MS. PowerPoint.
4.1. GIỚI THIỆU VỀ MS POWERPOINT
PowerPoint là một chương trình dành riêng cho thuyết trình, cho phép người sử dụng
tạo các bản trình bày slide động. Các bản trình bày này có thể bao gồm hoạt ảnh, hình
ảnh, video,… Powerpoint 2016 về các chức năng cơ bản hoàn toàn giống như các phiên
bản 2007, 2010. Tuy nhiên Powerpoint 2016 có một số tính năng và giao diện người
dùng khác các phiên bản khác như: Thêm nhiều tùy chọn hình ảnh; giao diện trực quan
sinh động hơn, tích hợp Skydrive và một số tính năng khác.
Powerpoint là chương trình để thiết kế bản trình chiếu để thuyết trình, do đó trước
khi thiết kế bản trình chiếu chúng ta cần chuẩn bị nội dung thuyết trình có thể trên file
Word hoặc trên giấy sau đó lên ý tưởng thiết kế bản trình chiếu.
Để sử dụng được Powerpoint 2016 chúng ta cần cài đặt bộ công cụ Microsoft Office
2016 lên máy và cài đặt Unikey để soạn thảo được Tiếng Việt.
4.2. Khởi động và giao diện màn hình khởi động MS Powerpoint 2016
Bước 1: Từ cửa sổ Windows -> Start.
Bước 2: Tìm đến Microsoft Office 2016 -> Powerpoint 2016.
Hình 4. 1: 4.2. Khởi động Powerpoint 2016
Màn hình Start Screen xuất hiện:
129
Hình 4. 2: Màn hình Start Screen
Màn hình Start Screen (Hình 4.2) cung cấp các thông tin:
- Các template sẵn có của hệ thống (1)
- Thông tin tài khoản sở hữu (2)
- Một số file Powerpoint được mở gần đây (3)
Tại màn hình Start Screen chúng ta chọn một template phù hợp hoặc chọn Blank
Presentation để mở một bản trình chiếu trắng.
Hình 4. 3: Giao diện màn hình làm việc Powerpoint 2016
Hình 4.3 thể hiện giao diện màn hình làm việc của PowerPoint 2016, sử dụng hệ
thống Ribbon theo tag (1) thay vì các menu truyền thống. Ribbon chứa nhiều tab, mỗi
tab có nhiều nhóm lệnh (2). Ví dụ, nhóm Font trên tab Home chứa các lệnh để định dạng
văn bản trong tài liệu của bạn. Một số nhóm cũng có mũi tên nhỏ ở góc dưới cùng bên
phải, nơi chúng ta có thể nhấp vào để có thêm các tùy chọn. Ở vùng làm việc chính (4)
là nơi bạn trực tiếp làm việc: Màn hình hiển thị nội dung theo từng Slide độc lập, Bên
trái màn hình (3) , khi ở chế độ Normal, hiển thị theo kiểu liệt kê kế tiếp các Sliđe trong
files, bạn có thể trỏ tới bất cứ một Slide nào mong muốn. Trên slide có các Text box
mặc định (khung chữ nhật) để nhập dữ liệu gõ từ bàn phim hoặc từ nguồn khác, có thể
tạo thêm các Text box hoặc các khung hình vẽ bởi Drawing, AutoShape
- Hiển thị và ẩn Ribbon
130
Chúng ta có thể nhấn chuột vào mũi tên Ribbon Display Options ở góc trên bên phải
của Ribbon để hiển thị menu drop-down.
Hình 4. 4: Hiển thị và ẩn ribbon
+Auto-hide Ribbon: Tùy chọn Auto-hide để hiển thị bản trình chiếu ở chế độ toàn
màn hình và ẩn hoàn toàn Ribbon. Để hiển thị Ribbon, hãy nhấp vào lệnh Expand
Ribbon ở đầu màn hình.
+ Show Tabs: Tùy chọn này ẩn tất cả các nhóm lệnh khi chúng không được sử dụng,
nhưng các tab sẽ vẫn hiển thị. Để hiển thị Ribbon, chỉ cần nhấp vào một tab là được.
+ Show Tabs and Commands: Tùy chọn này phóng to toàn bộ Ribbon. Tất cả các tab
và lệnh sẽ hiển thị. Tùy chọn này được chọn theo mặc định khi bạn mở PowerPoint lần
đầu tiên.
- Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar cho phép người sử dụng truy cập các lệnh thông thường bất kể
tab nào được chọn. Theo mặc định, nó bao gồm các lệnh Save, Undo, Redo và Start
From Beginning. Chúng ta có thể thêm các lệnh khác tuỳ thuộc nhu cầu sử dụng:
Hình 4. 5: Quick Access Toolbar
- Ruler, guides và gridlines

PowerPoint bao gồm một số công cụ giúp tổ chức và sắp xếp nội dung trong bài
thuyết trình, bao gồm Ruler, Guides và Gridlines. Những công cụ này giúp việc căn
131
chỉnh đối tượng trong bài thuyết trình trở nên dễ dàng hơn. Chỉ cần nhấp vào các hộp
kiểm trong nhóm Show trên tab View để hiển thị và ẩn các công cụ này.
Hình 4. 6: Ruler, guides và gridlines
- Zoom và các tùy chọn chế độ xem khác:

PowerPoint có nhiều tùy chọn xem đa dạng, làm thay đổi cách hiển thị cho bài thuyết
trình. Chúng ta có thể chọn xem bài thuyết trình của mình ở chế độ xem Normal view,
Slide Sorter view, Reading view, hoặc Slide Show view. Chúng ta cũng có thể phóng to
và thu nhỏ để giúp bài thuyết trình của mình dễ đọc hơn.
Hình 4. 7: Zoom và các tùy chọn chế độ xem khác
4.3. Một số thao tác cơ bản

- Tạo bản trình chiếu mới
Tương tự như MS Word hay Excel chúng ta có thể mở bản trình chiếu mới bằng tổ
hợp phím tắt (Ctrl + N) hoặc làm theo các bước sau:
Bước 1: Nhấp vào tab File để truy cập chế độ xem Backstage, sau đó chọn New.
Bước 2: Chọn 1 template có sẵn. Chọn Blank Presentation để tạo một bản trình chiếu
trống (trắng).
132
Hình 4. 8: Tạo bản trình chiếu mới
- Mở bài thuyết trình có sẵn

Tương tự như MS Word hay Excel chúng ta có thể mở bản trình chiếu có sẵn bằng tổ
hợp phím tắt (Ctrl + O) hoặc làm theo các bước sau:
Bước 1. Chọn tab File để chuyển đến chế độ xem Backstage, sau đó nhấp vào Open.
Bước 2. Nhấp vào Browse, chỉ đường dẫn và chọn file cần mở. Bên cạnh đó chúng
ta có thể chọn OneDrive để mở các file được lưu trữ trên OneDrive của bạn.
Hình 4. 9: Mở bài thuyết trình có sẵn
- Lưu bài thuyết trình

Tương tự như Word và Excel, PowerPoint cung cấp hai cách để lưu file: Save và Save
As. Tuỳ từng mục đích người sử dụng chọn cách lưu phù hợp:
Save: Khi người sử dụng tạo hoặc chỉnh sửa bài thuyết trình, bạn sẽ sử dụng lệnh
Save để lưu các thay đổi của mình. Chúng ta sẽ sử dụng lệnh này thường xuyên trong
quá trình làm việc. Khi lưu file, bạn chỉ cần chọn tên file và vị trí lưu vào lần đầu tiên.
Sau đó, bạn chỉ cần nhấp vào lệnh Save để lưu cùng tên và vị trí đó.
Save As: Người sử dụng sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của bài thuyết trình trong
khi vẫn giữ nguyên bản gốc. Khi bạn sử dụng Save As, bạn cần phải chọn một tên
và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép.
Để thực hiện cách lưu Save chúng ta làm như sau:
133
Bước 1: Nhấn Save trên Quick Access Toolbar hoặc chọn File/ Save hoặc dùng tổ
hợp phím Ctlr + S. Chọn OnDrive để lưu online hoặc Browse để lưu trên ổ đĩa máy tính.
Bước 2: Hộp thoại Save as xuất hiện:
+ Nhập tên tập tin bài thuyết trình tại hộp: File name
+ Chọn loại định dạng tập tin tại Save as type: PowerPoint mặc định kiểu tập tin
là PowerPoint Presentation (*.pptx), đây là kiểu định dạng dùng cho PowerPoint 2007,
2010, 2016 và 2019. Chúng ta có thể lưu tập tin theo định dạng PowerPoint 97-2003
Presentation (*.ppt) để các phiên bản PowerPoint 2003 trở về trước có thể mở được bài
thuyết trình tạo trên PowerPoint 2013. Tuy nhiên, các hiệu ứng và các kiểu định dạng
đặc thù của PowerPoint 2013 sẽ không hoạt động. Định dạng PowerPoint Show (.pps,
.ppsx) giống như một tập tin PowerPoint bình thường nhưng mở sẽ ở chế độ Slide Show;
rất hữu ích khi chúng ta phân phối cho người xem.
+ Tại hộp Save in, bạn hãy tìm đến thư mục cần lưu tập tin
+ Nhấn nút Save để lưu
Lưu ý: Sau khi đã lưu tập tin trình diễn, khi có hiệu chỉnh, thêm nội dung và muốn
lưu bài thuyết trình lại thì bạn có thể làm theo một trong các cách sau:
+ VàoFile/ chọn nút Save, hoặc
+ Nhấn nút Save trên Quick Access Toolbar, hoặc
+ Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl+S
Hình 4. 10: Cách lưu Save
Để thực hiện cách lưu Save as:

Bước 1: Chọn File/ Save as hoặc dùng tổ hợp phím F12. Chọn OnDrive để lưu online
hoặc Browse để lưu trên ổ đĩa máy tính.
Bước 2: Thực hiện giống như Bước 2 của cách lưu Save
- Sao chép, cắt và dán
Chọn văn bản hoặc đối tượng cần sao chép hoặc cắt:
Sao chép: Chúng ta chọn Home/ Coppy hoặc Ctrl + C
Cắt: Chúng ta chọn Home/ Cut hoặc Ctrl + X
134
Dán: Chúng ta chọn Home/ Paste hoặc Ctrl + V
4.4. Một số nguyên tắc trong thiết kế và trình bày nội dung trong Powerpoint
Có rất nhiều phương pháp để thiết kế và trình bày nội dung bài trình chiếu trên
Powerpoint. Để có một bản trình chiếu trên Powerpoint tốt, giúp thông điệp của chúng
ta dễ hiểu hơn, thú vị hơn dễ dàng tiếp cận được người nghe có một số quy tắc chúng ta
cần tuần theo:
Quy tắc 1: Đơn giản và đẹp
Xu hướng thiết kế slide hiện nay là càng đơn giản càng tốt. Một slide có quá nhiều
chi tiết sẽ làm phân tán sự chú ý của người nhìn, khiến họ phải đặt ra đâu hỏi đâu mới
là nội dung mà người nghe cần tập trung? Nói cách khác, cái nhìn trực quan sẽ hấp dẫn
người xem do đó cần thiết kế slide đơn giản và trực quan.
Quy tắc 2: Giới hạn từ trên slide
Nghiên cứu chỉ ra rằng, con người thích nghe hơn là thích đọc. Vì vậy, thay vì việc
cho quá nhiều nội dung lên slide, chúng ta có thể tóm tắt chúng bằng key word và diễn
giải bằng lời. Chúng ta cũng nên hạn chế sử dụng nhiều bullet cùng nhau.
Quy tắc 3: Thêm các hình minh hoạ chất lượng cao
Phần trình bày của người thuyết trình sẽ thu hút người nhìn hơn nếu nó được thể hiện
một cách trực quan, sinh động. Chúng ta nên chọn hình ảnh, đồ hoạ và bảng biểu được
sử dụng cho bài thuyết trình phải ở dạng chất lượng cao và sắc nét.
Quy tắc 4: Duy trì sự tương phản
Độ tương phản cao giữa văn bản và nền góp phần làm cho thông điệp của chúng ta
nổi bật và dễ đọc hơn, từ đó thu hút nhiều hơn sự chú ý của người nhìn. Nếu hình nền
của chúng ta có nhiều biến thể, các phần của văn bản sẽ có thể không rõ ràng gây phân
tán sự chú ý của người nhìn.
Quy tắc 5: Chọn phông chữ và màu sắc phù hợp
Font chữ được coi là một yếu tố quan trọng để thu hút người nhìn, nếu font chữ quá
đơn giản dẫn đến đơn điệu, khó có thể làm nổi bật nội dung, tuy nhiên nếu font chữ quá
cầu kì, slide của chúng ta sẽ trở nên rối mắt.
Tương tự, màu sắc cũng tác động đến nhận thức khán giả. Thông thường, người ta
không chọn màu nền quá sặc sỡ vì nó dễ làm phân tâm sự chú ý của người nhìn vào
phần nội dung truyền tải.
Quy tắc 6: Tất cả các đối tượng được canh chỉnh
Không canh chỉnh tạo ra một sự khó chịu cho người nhìn, do đó, muốn tạo ấn tượng
tốt, hãy đảm bảo rằng tất cả các thứ trên slide đã được chủ động canh chỉnh. Để thực
hiện điều này: giữ phím Shift + chọn trên tất cả các đối tượng mà bạn muốn, sau đó chọn
tùy chọn Arrange, và áp dụng Alignment Type.
Quy tắc 7: Sử dụng biểu đồ và inforgraphic có sự liên quan và chính xác
135
Biểu đồ có thể là một điểm cộng nhưng cũng có thể gây mất tập trung nếu chúng
không được sử dụng đúng chỗ. Hãy sử dụng những biểu đồ đơn giản và dễ hiểu.
Quy tắc 8: Nguyên tắc 5 màu sắc
Một bảng màu hài hòa có thể dễ dàng tăng cường giao diện cho toàn bộ bài thuyết
trình. Kinh nghiệm thiết kế Slide của nhiều nhà thiết kế cho rằng, 5 màu là số lượng tối
đa bạn nên sử dụng để đạt hiệu quả tốt nhất.
Hình 4. 11: 4.4. Một số nguyên tắc trong thiết kế và trình bày nội dung
4.5. Xây dựng bài thuyết trình với MS. PowerPoint

4.5.1. Slide Master
Slide Master là một tính năng đặc biệt trong PowerPoint cho phép chúng ta nhanh
chóng sửa đổi các slide và bố cục của chúng trong bài thuyết trình. Từ đó, có thể chỉnh
sửa slide master (điều này sẽ ảnh hưởng đến mọi slide trong bài thuyết trình). Chúng ta
cũng có thể sửa đổi các bố cục slide riêng lẻ, điều này sẽ thay đổi bất kỳ slide nào bằng
cách sử dụng các bố cục mới đó. Chúng ta có thể sử dụng Slide Master để thay đổi bất
kỳ thứ gì trong bài thuyết trình như: Sửa đổi nền; sắp xếp lại các placeholder; tùy chỉnh
định dạng văn bản; tạo hoặc thay đổi bố cục slide,…
Lưu ý: Slide Master chỉ sử dụng để thay đổi các cài đặt, tuỳ chọn, điều chỉnh không
sử dụng Slide Master để soạn thảo nội dung slide.
Để sử dụng Slide Master chúng ta cần bật chế độ Slide Master: Chọn tab View/ Slide
Master -> Xuất hiện tab Slide Master
Hình 4. 12: Bật chế độ Slide Master
Giao diện tab Slide Master
136
Hình 4. 13: Giao diện tab Slide Master
Trong giao diện Slide Master chúng ta có thể thực hiện các thay đổi mong muốn như:
Thêm, di chuyển, thay đổi theme, thay đổi kích thước hoặc xoá các đôi tượng trong
Slide,…
Khi hoàn thành để các thay đổi được thực thi trên các Slide tại tab Slide Master chọn
Close Master View.
Hình 4. 14: Thực thi các thay đổi - Close Master View
Ngoài ra, trong chế độ Slide Master chúng ta cũng có thể tuỳ chỉnh bố cục các slide
hiện có.
4.5.2. Một số thao tác trên slide
a. Thêm slide mới, thay đổi bố cục cho slide
Powerpoint có các placeholder hiển thị vị trí đặt nội dung. Mỗi slide sẽ có các bố cục
khác nhau cho placeholder, tùy thuộc vào loại thông tin muốn đưa vào. Chúng ta cần
phải chọn bố cục slide phù hợp với nội dung của mình mỗi khi cần tạo slide mới.
137
Hình 4. 15: Bố cục Slide
Các placeholder có thể chứa các loại nội dung khác nhau, bao gồm văn bản, hình ảnh
và video. Nhiều placeholder có các biểu tượng hình thu nhỏ. Chúng ta có thể nhấp vào
chúng để thêm các loại nội dung cụ thể. Chúng ta có thể chèn bao nhiêu slide tùy ý với
nhiều bố cục khác nhau.
Để thêm mới slide chúng ta làm theo các bước sau:
Bước 1: Vào tab Home/ Chọn mũi tên dưới New Slide để xuất hiện menu chứa nhiều
loại slide bố cục khác nhau.
Bước 2: Chọn slide mong muốn từ menu xuất hiện
Hình 4. 16: Thêm mới slide với nhiều loại bố cục
Slide mới sẽ xuất hiện. Nhấp vào bất kỳ placeholder nào để thêm văn bản. Chúng ta
có thể nhấp vào một biểu tượng bất kỳ để thêm các loại nội dung khác như: hình ảnh
hoặc biểu đồ,…
138
Hình 4. 17: Nhập nội dung vào slide mới
Để nhanh chóng thêm slide mới, sử dụng cùng bố cục như slide đã chọn, chúng ta
nhấp vào nửa trên cùng của lệnh New Slide.
Hình 4. 18: Thêm slide cùng bố cục như slide đã chọn
Để thay đổi bố cục của slide hiện có chúng ta nhấp vào lệnh Layout, sau đó chọn bố
cục mong muốn.
Hình 4. 19: Thay đổi bố cục của slide hiện có
b. Sắp xếp các slide

Các bài thuyết trình PowerPoint có thể chứa nhiều slide tùy theo nhu cầu của người
dùng. Bảng điều khiển Slide Navigation ở bên trái màn hình giúp chúng ta dễ dàng sắp
xếp các slide. Từ đó, chúng ta có thể sao chép, sắp xếp lại và xóa các slide trong bài
thuyết trình của mình.
Để thay đổi thứ tự các slide chúng ta nhấp và kéo slide mong muốn trong bảng Slide
Navigation đến vị trí mong muốn.
139
Hình 4. 20: Bảng điều khiển Slide Navigation
c. Nhân bản slide

Để nhân bản slide ta làm như sau:
Bước 1: Chọn slide muốn nhân bản
Bước 2: Nhấp chuột phải và chọn Duplication slide
Chúng ta cũng có thể sao chép nhiều slide cùng lúc bằng cách chọn chúng trước tiên.
Hình 4. 21: Nhân bản slide
d. Sao chép, cắt, dán, xoá slide

- Sao chép, cắt.
Bước 1: Chọn slide bạn muốn sao chép hoặc muốn cắt
Bước 2: Trong Slide Navigation vào tab Home nhấp vào lệnh Copy nếu muốn sao
chép (hoặc nhấn Ctrl + C) nhấp vào Cut (hoặc nhấn Ctrl + X) nếu muốn cắt slide.
- Dán Slide
Bước 1: Trong Slide Navigation, nhấp ngay bên dưới slide (hoặc giữa hai slide) để
chọn vị trí dán. Một điểm chèn ngang sẽ xuất hiện.
Bước 2: Trong tab Home nhấp vào lệnh Paste (hoặc nhấn Ctrl + V)
Hình 4. 22: Dán slide
140
- Xoá slide:
Bước 1: Chọn slide bạn muốn xóa,
Bước 2: Nhấn phải chuột chọn Delete slide hoặc nhấn phím Delete hoặc Backspace
trên bàn phím.
Hình 4. 23: Xoá slide
e. Áp dụng theme
Theme trong PowerPointe là sự kết hợp giữa bố cục, màu sắc, phông chữ và hiệu ứng
trong slide. Khi tạo mới một slide, PowerPoint sẽ sử dụng theme mặc định để áp dụng
cho slide đó. Chúng ta có thể chọn theme mới áp dụng cho toàn bộ bài thuyết trình của
mình để tạo diện mạo nhất quán, chuyên nghiệp.
Một số yêu tố của theme PowerPoint:
+ Theme Colors: Có 10 màu theme chính, cùng với các biến thể tối hơn và sáng
hơn, có sẵn từ menu Color.
+ Theme Fonts: Có hai phông chữ có sẵn ở đầu menu Font trong Theme Fonts.
+ Theme Effects: Các hiệu ứng này ảnh hưởng đến Shape Styles định sẵn.
Khi chúng ta chuyển sang một theme khác, tất cả các yếu tố này sẽ cập nhật theo
theme mới. Do đó, chúng ta cần chọn lựa theme trước khi trình bày nội dung của bài
thuyết trình để có tính nhất quán và logic.
Lưu ý: Nếu chúng ta áp dụng phông chữ hoặc màu không phải là mặc định của theme,
nó sẽ không thay đổi khi chúng ta chọn theme khác.
Để áp dụng một theme chúng ta làm nhưa sau:
Bước 1: Chọn tab Design trên Ribbon, sau đó tìm nhóm Themes. Mỗi hình ảnh đại
diện cho một theme.
Bước 2: Nhấp vào mũi tên dropdown More để xem tất cả các theme có sẵn.
Bước 3: Chọn theme mong muốn
Theme sẽ được áp dụng cho toàn bộ bài thuyết trình. Để áp dụng một theme khác,
chúng ta chỉ cần chọn từ tab Design.
141
Hình 4. 24: Áp dụng theme
Chúng ta có thể thay đổi các yếu tố như màu sắc, font chữ, effects của theme bằng
các tuỳ chỉnh trong nhóm Variants trong nhóm Design.
Hình 4. 25:Tinh chỉnh màu sắc, font chữ, effects của theme
f. Làm việc với văn bản

Trong PowerPoint văn bản được định dạng để thu hút sự chú ý và nhấn mạnh những
thông tin quan trọng. Hoàn toàn như MS Word văn bản trong PowerPoint có một số các
tuỳ chỉnh như: font chữ, kích thước, màu sắc, chữ đậm, chữ nghiêng,…. Chúng ta cũng
có thể điều chỉnh, thay đổi cách căn chỉnh văn bản để thay đổi cách hiển thị của chúng
trên slide.
Hình 4. 26: Định dạng văn bản trong PowerPoint
142
Một cách hoàn toàn tương tự như MS Word, trong PowerPoint chúng ta cũng có thể
sao chép và di chuyển văn bản bằng các lệnh Coppy, Cut và Paste trong tab Home.
Hình 4. 27: Nhóm lệnh Clipboard trong tab Home
4.5.3. Thêm các đối tượng vào slide

Để thêm các đối tượng vào slide chúng ta vào tab Insert và chọn đối thượng cần thêm:
Hình 4. 28: Tab Insert
Các đối tượng thường được thêm vào slide như:

- Picture: Thêm hình ảnh có sẵn trong máy tính
- Screenshot: Thêm hình ảnh bằng cách chụp ảnh trực tiếp từ màn hình đang sử dụng.
- Shapes: Các đối tượng là hình khối hoặc các nút lệnh (Action Button). Khi thêm các
nút lệnh chúng ta cần thiết lập các lệnh mong muốn cho nút như:
+ Hyperlink to: Liên kết đến
+ Run program: Chạy chương trình
Hình 4. 29: Thêm Action Button
- SmartArt: Thêm sơ đồ
143
Khi nhấn vào SmartArt hộp thoại Choose a SmartArt Graphic hiện ra. Chúng ta chọn
sơ đồ phù hợp và chọn Ok để thêm. Sơ đồ sẽ được thêm vào slide hiện hành, chúng ta
nhập nội dung cho sơ đồ, tab ngữ cảnh Design xuất hiện ta có thể tuỳ chỉnh sơ đồ cho
phù hợp tại tab này.
Hình 4. 30: Thêm SmartArt
- Chart: Thêm đồ thị

- Hyperlink: Siêu liên kết, liên kết đến các đối tượng như: website, file có trong máy,
các slide trong bản trình chiếu hiện hành,…
Hình 4. 31: Thêm Hyperlink
- Comment: Thêm ghi chú

- Tex box: Thêm texbox
- Header & Footer: Thêm đầu trang, chân trang
- WordArt: Thêm chữ nghệ thuật
- Date & Time: Thêm ngày tháng
- Slide number: Thêm số trang
- Equation: Thêm ký tự toán học
- Symbol: Thêm ký tự đặc biệt
- Video: Thêm video
- Audio: Thêm âm thanh
4.5.4. Hiệu ứng chuyển slide (Transitions)
Trong tab Transitions có ba loại hiệu ứng chuyển tiếp đặc biệt để chúng ta lựa chọn:
144
- Subtle: Đây là những loại chuyển tiếp cơ bản nhất. Chúng sử dụng các hoạt ảnh đơn
giản để di chuyển giữa các slide.
- Exciting: Đây là những loại chuyển tiếp phức tạp hơn để chuyển đổi giữa các slide.
Mặc dù nhóm Exciting thú vị hơn các chuyển đổi trong nhóm Subtle nhưng việc thêm
quá nhiều hiệu ứng có thể làm cho bài thuyết trình kém chuyên nghiệp hơn. Do đó chúng
ta cần sử dụng chúng ở mức vừa phải để bài thuyết trình trở nên thú vị hơn.
- Dynamic Content: Nếu chúng ta đang chuyển tiếp giữa hai slide sử dụng bố cục slide
tương tự, hiệu ứng chuyển tiếp động trong nhóm Dynamic Content sẽ chỉ di chuyển các
placeholder.
Các bước tạo hiệu ứng chuyển slide:
Bước 1: Chọn slide mong muốn từ bảng điều khiển Slide Navigation (đây là slide sẽ
xuất hiện sau hiệu ứng chuyển tiếp)
Bước 2: Nhấp vào tab Transitions -> Nhấp vào mũi tên drop-down More để hiển thị
tất cả các hiệu ứng chuyển tiếp. Nhấp vào một hiệu ứng chuyển tiếp để áp dụng nó cho
slide đã chọn.
Hình 4. 32: Tạo hiệu ứng chuyển slide
Trong nhóm Timing chúng ta có thể thiết lập các tuỳ chọn:
+ Apply To All: Áp dụng cùng một hiệu ứng chuyển tiếp cho tất cả các slide
trong bài thuyết trình.
+ Duration: Thiết lập thời lượng của hiệu ứng chuyển tiếp.
+ Bỏ chọn On Mouse Click: để tự động chuyển tiếp slide.
+ After: khoảng thời gian muốn hiển thị slide.
Xóa hiệu ứng chuyển tiếp:
Bước 1: Chọn slide muốn xóa hiệu ứng.
Bước 2: Trong tab Transition trong nhóm Transition to This Slide chọn None.
Để xóa các hiệu ứng chuyển tiếp khỏi tất cả các slide, chúng ta áp dụng tùy chọn
None cho một slide, sau đó nhấp vào lệnh Apply to All.
145
4.5.5. Tạo hiệu ứng cho văn bản và các đối tượng trong slide (Animations)
Trong PowerPoint 2016, chúng có thể tạo hiệu ứng động cho văn bản và các đối tượng
như SmartArt, hình dạng, hình ảnh,... Hiệu ứng cho các đối tượng trên slide được sử
dụng để giúp bài thuyết trình sinh động, bắt mắt và cuốn hút hơn.
Có 4 loại hiệu ứng được áp dụng cho từng giai đoạn khác nhau của đối tượng:
+ Entrance (màu xanh): Hiệu ứng xuất hiện
+ Emphasis (màu vàng): Hiệu ứng khi đối tượng nằm trên slide hay còn gọi là hiệu
ứng tăng trưởng.
+ Motion Paths: Tương tự như hiệu ứng Emphasis, đối tượng sẽ di chuyển trong slide
dọc theo đường dẫn được xác định trước.
+ Exit (màu đỏ): Hiệu ứng thoát khỏi slide hay còn gọi là hiệu ứng kết thúc.
Hình 4. 33: Hiệu ứng cho văn bản và các đối tượng trong slide
Để áp dụng hiệu ứng động cho một đối tượng chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn đối tượng muốn thêm hiệu ứng động
Bước 2: Trên tab Animations, bấm vào mũi tên drop-down More trong nhóm
Animation.
Bước 3: Trong menu drop-down chứa các hiệu ứng động ,chọn hiệu ứng mong muốn.
Khi thêm thành công hiệu ứng sẽ được áp dụng cho đối tượng. Đối tượng sẽ có một
số nhỏ bên cạnh cho biết có hiệu ứng động và thứ tự của hiệu ứng. Trong bảng điều
khiển Slide, biểu tượng ngôi sao cũng sẽ xuất hiện bên cạnh slide. Hiệu ứng động mang
lại hiệu quả tốt nhất khi sử dụng vừa phải, thêm quá nhiều hiệu ứng động có thể làm gây
mất tập trung cho người nghe. Do đó, chúng ta cần cân nhắc để sử dụng các hiệu ứng
động sao cho thật tinh tế và đơn giản.
a. Làm việc với hiệu ứng động
146
- Tuỳ chọn chuyển động: Một số hiệu ứng động cho phép chúng ta tuỳ chọn chuyển
động để thay đổi tuỳ chọn chúng ta vào lệnh Effect Options trong nhóm Animation.
Hình 4. 34: Tuỳ chọn chuyển động cho hiệu ứng
- Xoá hiệu ứng cho đối tượng: Để xoá hiệu ứng cho đối tượng chúng ta làm như sau:
Bước 1: Chọn số nhỏ nằm bên cạnh đối tượng đã được thêm hiệu ứng động
Bước 2: Bấm phím Delete trên bàn phím.
- Thêm nhiều hiệu ứng động vào một đối tượng: Nếu chúng ta chọn một hiệu ứng
động mới từ menu trong nhóm Animation, nó sẽ thay thế hiệu ứng động hiện tại của đối
tượng. Nếu chúng ta muốn đặt nhiều hiệu ứng động trên một đối tượng, như hiệu ứng
Entrance và Exit chẳng hạn. Để làm điều này,chúng ta cần sử dụng lệnh Add Animation.
Lệnh này sẽ cho phép giữ lại các hiệu ứng hiện tại đồng thời thêm các hiệu ứng mới. Để
thêm nhiều hiệu ứng động cho một đối tượng, chúng ta làm như sau:
Bước 1: Chọn một đối tượng.
Bước 2: Nhấp vào tab Animations. Trong nhóm Advanced Animation, nhấp vào lệnh
Add Animation để xem các hiệu ứng động có sẵn.
Bước 3: Chọn hiệu ứng động mong muốn.
Nếu đối tượng có nhiều hơn một hiệu ứng, nó sẽ có nhiều số khác nhau, tương ứng
với mỗi hiệu ứng. Các con số chỉ ra thứ tự mà các hiệu ứng sẽ được áp dụng.
Hình 4. 35: Thêm nhiều hiệu ứng động vào một đối tượng
- Sắp xếp lại các hiệu ứng động: Để sắp xếp lại các hiệu ứng động cho đối tượng
chúng ta làm như sau:
Bước 1: Chọn số hiệu ứng muốn thay đổi.
Bước 2: Trong tab Animations, nhấn chọn Move Earlier hoặc Move Later để thay đổi
thứ tự các hiệu ứng.
147
Hình 4. 36: Sắp xếp lại các hiệu ứng động cho đối tượng
- Sao chép hiệu ứng động với Animation Painter: Trong một số trường hợp, chúng ta
muốn áp dụng các hiệu ứng tương tự cho nhiều đối tượng. Điều này có thể thực hiện
bằng cách sao chép các hiệu ứng từ đối tượng này sang đối tượng khác với Animation
Painter. Để thực hiện sao chép hiệu ứng động chúng ta thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn đối tượng có các hiệu ứng muốn sao chép.
Bước 2: Trong tab Animations, nhấp vào lệnh Animation Painter.
Bước 3: Chọn đối tượng muốn sao chép các hiệu ứng.
Hình 4. 37: Sao chép hiệu ứng động với Animation Painter
- Xem trước hiệu ứng động: Bất kỳ hiệu ứng động nào đã áp dụng cũng sẽ hiển thị
khi trình chiếu slide show. Tuy nhiên, chúng ta cũng có thể xem trước các hiệu ứng động
cho slide hiện tại mà không cần xem slide show với lệnh Preview.
Hình 4. 38: Xem trước hiệu ứng động
b. Animation Pane
Animation Pane cho phép chúng ta xem và quản lý tất cả các hiệu ứng trên slide.
Người dùng có thể sửa đổi và sắp xếp lại các hiệu ứng trực tiếp từ Animation Pane. Để
mở Animation Pane chúng ta làm như sau: Trong tab Animations, bấm vào lệnh
Animation Pane.
148
Animation Pane mặc định mở ở phía bên phải của cửa sổ, hiển thị tất cả các hiệu ứng
cho slide hiện tại theo thứ tự chúng xuất hiện.
Hình 4. 39: Animation Pane
Một số tuỳ chọn trong Animation Pane:

- Sắp xếp lại các hiệu ứng từ Animation Pane: Trên Animation Pane, nhấp và kéo
hiệu ứng lên hoặc xuống.
- Xem trước các hiệu ứng từ Animation Pane: Từ Animation Pane, bấm vào nút Play
Selected. Tất cả hiệu ứng cho slide hiện tại sẽ xuất hiện. Ở bên phải của Animation Pane,
sẽ có một timeline hiển thị tiến trình qua từng hiệu ứng. Nếu timeline không hiển thị,
chúng ta nhấp vào mũi tên drop-down ở một hiệu ứng, sau đó chọn Show Advanced
Timeline.
Hình 4. 40: Xem trước các hiệu ứng từ Animation Pane
- Tùy chọn bắt đầu của hiệu ứng: Theo mặc định của PowerPoint, một hiệu ứng bắt
đầu phát chúng ta nhấp chuột trong bài thuyết trình. Nếu có nhiều hiệu ứng, sẽ cần phải
nhấp nhiều lần để bắt đầu từng hiệu ứng riêng lẻ. Tuy nhiên, bằng cách thay đổi tùy
chọn bắt đầu cho từng hiệu ứng, chúng ta có thể làm cho các hiệu ứng tự động phát cùng
lúc hoặc lần lượt từng hiệu ứng một.
Có 3 loại tuỳ chọn bắt đầu hiệu ứng:
+Start on Click sẽ bắt đầu hiệu ứng khi nhấp chuột
149
+ Start With Before sẽ bắt đầu hiệu ứng cùng lúc với hiệu ứng trước đó
+ Start After Before sẽ bắt đầu lần lượt từng hiệu ứng một.
Để thay đổi tuỳ chọn bắt đầu của hiệu ứng chúng ta làm như sau:
Bước 1: Từ Animation Pane, chọn một hiệu ứng. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện
bên cạnh hiệu ứng.
Bước 2: Nhấp vào mũi tên drop-down và chọn tùy chọn bắt đầu mong muốn.
Hình 4. 41: Tùy chọn bắt đầu của hiệu ứng
- Tuỳ chọn nâng cao với hộp thoại Effect Options

Để tùy chọn nâng cao hơn, tinh chỉnh hoạt ảnh của slide chúng ta tuỳ chỉnh trong hộp
thoại Effect Options. Để mở hộp thoại Effect Options chúng ta làm như sau:
Bước 1: Từ Animation Pane, chọn một hiệu ứng. Một mũi tên drop-down sẽ xuất hiện
bên cạnh hiệu ứng.
Bước 2: Nhấp vào mũi tên drop-down, sau đó chọn Effect Options.
Hình 4. 42: Mở hộp thoại Effect Options
Hộp thoại Appear xuất hiện chúng ta có thể tinh chỉnh hiệu ứng cho đối tượng trong
các tab chức năng:
150
Hình 4. 43: Tinh chỉnh nâng cao trong tuỳ chọn Effect Options
+ Tab Effect: Tinh chỉnh âm thanh vào hiệu ứng động, thêm hiệu ứng sau khi
hoạt ảnh kết thúc hoặc thêm hoạt ảnh cho văn bản theo một trình tự khác.
+ Tab Timming: Tinh chỉnh độ trễ (Delay) trước khi hiệu ứng bắt đầu, thay đổi
thời lượng của hiệu ứng (Duration) và kiểm soát xem hiệu ứng có lặp lại hay không
(Repeat).
4.5.6. Trình diễn bài thuyết trình với MS. PowerPoint
a. Bắt đầu slide show
Để bắt đầu slide show chúng ta thực hiện một trong các cách sau:
Cách 1: Nhấp vào lệnh Start From Beginning trên Quick Access Toolbar hoặc nhấn
phím F5 ở đầu bàn phím. Bài thuyết trình sẽ xuất hiện ở chế độ toàn màn hình.
Hình 4. 44: Bắt đầu slide show - Cách 1
Cách 2: Chọn lệnh Slide Show view ở dưới cùng của cửa sổ PowerPoint để bắt đầu
bài thuyết trình từ slide hiện tại.
151
Cách 3: Chuyển đến tab Slide Show trên Ribbon để truy cập nhiều tùy chọn hơn. Từ
đây, chúng ta có thể bắt đầu bài thuyết trình từ slide hiện tại và truy cập các tùy chọn
nâng cao cho bài thuyết trình.
b. Xem trước và di chuyển qua lại giữa các slide

Trong chế đô slide show, chúng ta có thể chuyển sang slide tiếp theo bằng cách nhấp
chuột hoặc nhấn phím cách trên bàn phím hoặc sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím
để di chuyển về slide trước hoặc slide tiếp theo trong suốt bài thuyết trình.
Chúng cũng có thể di chuột xuống phía dưới cùng bên trái và nhấp vào mũi tên để di
chuyển về slide trước hoặc slide tiếp theo.
Hình 4. 47: Xem trước và di chuyển qua lại giữa các slide
c. Thoát slide show

Chúng ta có thể thoát chế độ Presentation bằng cách nhấn phím Esc trên bàn phím
của mình hoặc nhấp vào nút Slide Show Options ở dưới cùng bên trái và chọn End
Show.
152
Hình 4. 48: Dừng slide show
d. Một số công cụ thuyết trình

PowerPoint cung cấp các công cụ tiện lợi chúng ta có thể sử dụng khi trình chiếu slide
show của mình như: thay đổi con trỏ chuột thành dạng bút (Pen) hoặc bút highlight
(Highlighter) để thu hút sự chú ý đến các mục cụ thể trong slide của mình hoặc di chuyển
tới các slide khác nhau trong bài thuyết trình của mình hoặc truy cập các chương trình
khác từ thanh tác vụ (Show Taskbar) nếu cần.
Hình 4. 49: Một số công cụ thuyết trình
Chế độ xem Presenter: Chế độ xem Presenter cho phép chúng ta truy cập vào một bộ
điều khiển đặc biệt trên màn hình, mà người xem ngồi dưới sẽ không nhìn thấy, cho
phép chúng ta dễ dàng tham khảo các ghi chú của các slide, xem trước slide sắp tới. Để
bật chế độ Presenter trong chế độ slide show chúng ta nhấn vào nút Slide Options và
chọn Presenter View hoặc tổ hợp phím tắt Alt + F5.
153
Hình 4. 50: Chế độ xem Presenter
4.5.7. In ấn
PowerPoint cung cấp một số bố cục để lựa chọn khi người dùng muốn in một bài
thuyết trình. Có 4 loại bố cục in.
Loại 1: Full Page Slides (In toàn trang): Tùy chọn này in toàn bộ trang cho mỗi slide
trong bài thuyết trình. Bố cục này hữu ích nhất nếu chúng ta cần xem lại hoặc chỉnh sửa
bản in của bài thuyết trình.
Loại 2: Notes Pages (Trang ghi chú): Tùy chọn này in mỗi slide, cùng với ghi chú
của người thuyết trình cho slide đó.
Loại 3: Outline: Tùy chọn này cho phép bạn in một outline tổng thể của toàn bộ slide
show. Chúng ta sử dụng bố cục này khi cần xem lại việc tổ chức, sắp xếp các slide và
chuẩn bị để truyền tải bài thuyết trình của mình.
Loại 4: Handouts: Tùy chọn này sẽ in các phiên bản thu nhỏ của mỗi slide với không
gian tùy chọn cho ghi chú. Bố cục này đặc biệt hữu ích khi chúng ta muốn cung cấp cho
khán giả bản sao trên giấy của bài thuyết trình. Không gian tùy chọn cho phép họ ghi
chú trên mỗi slide nếu cần.
Để in slide chúng ta làm theo các bước sau:
Bước 1: Chọn tab File
Bước 2: Chọn Print
Bước 3: Chọn máy in và phạm vi in mong muốn.
Bước 4: Chọn bố cục in và cài đặt màu mong muốn.
Bước 5: Nhấn vào Print để in
154
Hình 4. 51: In ấn
155

Bai Giang Tin DC 2020

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Bai Giang Tin DC 2020

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY NGUYÊN

KHOA KHOA HỌC TỰ NHIÊN VÀ CÔNG NGHỆ

Đắk Lắk, năm 2020

4.1. GIỚI THIỆU VỀ MS POWERPOINT........................................................................ 129

Hình 2. 1: Giao diện tùy chỉnh Unikey..................................................................................... 18

Hình 3. 1:Biểu tượng khởi động của Excel 2016 ..................................................................... 71

Hình 4. 1: 4.2. Khởi động Powerpoint 2016 .......................................................................... 129

Hình 1.2. Sơ đồ khối tổng quát của máy tính

Hình 1.3. Mainboard

Hình 1.5. RAM

Hình 1.7. Ổ cứng điện tử SSD

Hình 1.8. Bàn phím máy tính bàn

Hình 1.9. Đánh bàn phím bằng 10 ngón

Hình 1.10. Chuột không dây

Hình 1.11. Màn hình tinh thể lỏng

Hình 1.12. Tập tin

Hình 1.13. Thư mục

- Giao diện trang Blank document

Hình 2. 3: Giao diện trang Blank document

2.1.4. Một số phím chức năng thường sử dụng

Hình 2. 4: Tạo tập tin mới

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

Hình 2. 5:. Mở văn bản đã có sẵn

c. Lưu tập tin vào ổ đĩa

Hình 2. 6: Hộp thoại Save As

d. Đóng tập tin

Hình 2. 8: Đóng tất cả các tập tin đang mở

Khi đó chúng ta có thể lựa chọn:

Hình 2. 10: . Ví dụ chọn khối văn bản

Dấu hiệu nhận biết khối văn bản được chọn:

Hình 2. 11: Nhóm Clipboard

Bước 3: Thực hiện thao tác dán (Paste)

Hình 2. 12: Công cụ Paste trong Clipboard

2.2. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

Hình 2. 14:. Mở hộp thoại Page Setup

Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup:

Hình 2. 16: Mở hộp thoại Font

Hình 2. 18:. Tùy chỉnh lề cho đoạn

Hình 2. 19: Hiển thị thước Ruler

Hình 2. 21: Sử dụng hộp thoại Paragraph

Hình 2. 22: Tab selector

Một số loại tab stop:

Hình 2. 23: Tạo vết tab

Thiết lập nền trong tab Shading:

Hình 2. 25: Thiết lập màu nền

Ví dụ chia cột báo:

Hình 2. 27: Chia cột báo

- Chọn phạm vi áp dụng tại danh sách “Apply to”:

Tạo chữ hoa thụt cấp đầu đoạn (Drop Cap)

Hình 2. 29: Ví dụ Drop Cap

Các bước thực hiện tạo Drop Cap:

Hình 2. 31: Tạo ký hiệu đầu đoạn

b. Số thứ tự đầu đoạn (Numbering)

Hình 2. 33: Tạo số thứ tự đầu đoạn

Hình 2. 34: Tuỳ chọn Numbering

Hình 2. 35: Hộp thoại Insert Table

Thao tác chọn (đánh dấu) ô, hàng, cột, bảng:

b. Một số thao tác sử dụng để thiết kế bảng

Xóa dữ liệu trong ô:

Hình 2. 38: Nhóm Row & Columns

Hình 2. 40: Hộp thoại Insert Cell

Thao tác gộp (Merge) và tách (Split) ô trong bảng:

Hình 2. 41: Ví dụ gộp ô

Các bước thực hiện: