CONSENT FORM

DATA PROTECTION ACT: EMPLOYEE CONSENT FORM

PERMISSION TO STORE AND PROCESS YOUR DATA

To comply with the European General Data Protection Regulation Company as Employer must ask for your
permission to store and process your personal and sensitive data for this purpose.
I give my consent to MSC Shipmanagement Limited recording sensitive personal information about me

Name RACHMAT ILLAHI

Signature Date 03/06/2023

European General Data Protection Regulation Employee Information Sheet

What is personal and sensitive data?
Personal data is data which can be used to identify you. This may include your name, date of birth, address,
telephone number etc. Sensitive personal data is information related to any of the following: racial or ethnic
origin, political opinions, religious beliefs, trade union membership, health, sexuality or sex life, offences and/or
convictions.
Where will you store my data?
The record of your data will be stored in an electronic database system accessed by authorized employees of
MSC Shipmanagement Limited. Paper copies of your data may also be stored securely and accessed by authorized
employees only.
How will company use your data?
Your data will primarily be used for the purpose of:
 Recruitment, promotion, training, redeployment and/or career development
 Administration and payment of wages
 Calculation of certain benefits including pensions
 Disciplinary or performance management purposes
 Performance review
 Recording of communication with employees and their representatives
 Compliance with legislations
 Provision of references to financial institutions, to facilitate entry onto educational courses and/or to assist
future potential employers
 Staffing levels and career planning
 Training which means classroom, e-learning or any other means
 Marketing or company's promotion purposes only after obtaining your specific consent for such activity
What is a Data Controller?
A Data Controller is someone who is responsible for your data and who must make sure that your data is
processed according to the law. For example they are responsible for making sure that the information held about
you is accurate and that it is kept secure.
Why might you share my personal and sensitive personal data? Who will you share it with?
We will only ever share your information with your permission, for the purposes we have stated (unless required
to do so by law).
Obtaining the information we hold about you
You have a right to ask for a copy of your information and to correct any inaccuracies. Under the EU General
Data Protection Regulation, MSC Shipmanagement Limited is required to respond to your request within 30 days.
If you would like a copy of the information we hold about you, please write to the D.P.O officer at
dpo@mscsmcy.com

CONSENT FORM Page 1 of 1

 ФОРМА О СОГЛАСИИ
Закон о защите информации: Форма о Согласии сотрудника

РАЗРЕШЕНИЕ НА ХРАНЕНИЕ И ОБРАБОТКУ ВАШИХ ДАННЫХ

В рамках соблюдения Общих правил защиты данных ЕС, Компания в качестве работодателя должна
получить у вас разрешение на хранение и обработку персональных и конфиденциальных данных.
Я даю свое согласие Компании MSC Shipmanagement Limited на регистрацию конфиденциальной
информации о себе

ФИО RACHMAT ILLAHI

Подпись Дата 03/06/2023

Общие правила защиты данных ЕС Информационный лист сотрудника

Что такое персональные и конфиденциальные данные?
Персональные данные это данные, которые могут быть использованы, чтобы идентифицировать вас. Они
могут включать ваше имя, дату рождения, адрес, телефонный номер и т.д.
Конфиденциальные персональные данные это информация, относящаяся к: расовому или этническому
происхождению, политическим взглядам, религиозным верованиям, членству в профсоюзе, состоянию
здоровья, сексуальной ориентации или сексуальной жизни, правонарушениям, и/или судимостям.
Где вы будете хранить мои данные?
Записи о ваших данных будут содержаться в электронной базе данных, доступ к которой имеют
уполномоченные сотрудники Компании MSC Shipmanagement Limited. Возможно также хранение ваших
данных на бумажных носителях в безопасном месте, доступ к которому будут иметь лишь уполномоченные
сотрудники.
Как Компания будет использовать ваши данные?
Ваши данные будут в основном использоваться для:
 Оформления трудоустройства, продвижения в должности, обучения, перевода на другую работу и/или
карьерного роста
 Администрирования и выплаты заработной платы
 Расчетов определенных льгот, включая пенсии
 Дисциплинарных мер или мероприятий по улучшению качества труда
 Анализа эффективности труда
 Регистрации контактов с сотрудниками и их представителями
 Соблюдения законодательства
 Предоставления справок в финансовые учреждения, организации посещения учебных курсов и/или
оказания содействия будущим потенциальным работодателям
 Учета штатной численности и планирования карьерного роста
 Обучения: группового, интернет-обучения, и т.д.
 Маркетинга или продвижения компании на рынке (только после получения вашего согласия на такую
деятельность)
Кто такой Владелец базы данных?
Владелец базы данных это лицо (лица), ответственное за ваши данные и обеспечивающее законность
процесса обработки ваших данных. Например, они несут ответственность за точность информации о вас, и
ее безопасное хранение.
Почему может понадобиться передача моих персональных и конфиденциальных данных третьим
лицам? Кому вы их предоставите?
Ваша информация будет передаваться третьим лицам исключительно с вашего разрешения для
вышеуказанных целей (за исключением случаев, оговоренных законодательством).
Доступ к информации, которую мы храним о вас.
Вы имеете право запросить копию вашей информации и исправить любые неточности. В соответствии с
Общими правилами защиты данных ЕС, Компания MSC Shipmanagement Limited обязана ответить на ваш
запрос в течение 30 дней. Если вы хотите получить копию информации, которую мы храним о вас,
свяжитесь с Инспектором по защите персональных данных по адресу dpo@mscsmcy.com

ФОРМА О СОГЛАСИИ Страница 1 из 1

 PRIVACY NOTICE on file, we will hold your data on file or a further 6 (six) months for
As part of any recruitment process, MSCSMCY (hereafter the consideration for future employment opportunities. At the end of that
“MSCSMCY”) collects and processes personal data relating to job period, or once you withdraw your consent, your data is deleted or
applicants. The organisation is committed to being transparent about destroyed. You will be asked when you submit your CV whether you give
how it collects and uses that data and to meeting its data protection us consent to hold your details for the full 12 months in order to be
obligations considered for other positions or not.
WHAT INFORMATION DO WE COLLECT? If your application for employment is successful, personal data gathered
during the recruitment process will be transferred to your Human
MSCSMCY collects a range of information about you. This includes:
Resources file (electronic and paper based) and retained during your
 your name, address and contact details, including email address and
employment. The periods for which your data will be held will be
telephone number;
provided to you in a new privacy notice.
 details of your qualifications, skills, experience and employment
history; YOUR RIGHTS
 information about your current level of remuneration, including As a data subject, you have a number of rights. You can:
benefit entitlements;  access and obtain a copy of your data on request;
 whether or not you have a disability for which the organisation needs  require the organisation to change incorrect or incomplete data;
to make reasonable adjustments during the recruitment process;  require the organisation to delete or stop processing your data, for
 information about your entitlement to work in the Cyprus. example where the data is no longer necessary for the purposes of
MSCSMCY may collect this information in a variety of ways. For processing;
example, data might be contained in application forms, CVs or resumes,  and object to the processing of your data where MSCSMCY is relying
obtained from your passport or other identity documents, or collected on its legitimate interests as the legal ground for processing.
through interviews or other forms of assessment.  If you would like to exercise any of these rights, please contact
We may also collect personal data about you from third parties, such as gdpr@mscsmcy.com.
references supplied by former employers. We will seek information from  MSCSMCY is committed, as data controller, to protect your personal
third parties only once a job offer to you has been made and will inform data when using/accessing files and software applications.
you that we are doing so.  Your personal data will be collected and processed for specific
Data will be stored in a range of different places, including on your reasons by the authorized people listed below:
application record, in HR management systems and on other IT systems  HR DEPARTMENT
(including email).  PERSONNEL DEPARTMENT
WHY DOES MSCSMCY PROCESS PERSONAL DATA?  ACCOUNTS DEPARTMENT
We need to process data to take steps at your request prior to entering  GROUP LEARNING & ORGANISATIONAL DEVELOPEMENT,
into a contract with you. We may also need to process your data to enter SUSTAINABILITY & SUPPORT SERVICES
into a contract with you.  TRAVEL
In some cases, we need to process data to ensure that we are  FLEET PERFORMANCE
complying with its legal obligations. The data concerned are:
MSCSMCY has a legitimate interest in processing personal data during  Biographical information or current living situation, including dates of
the recruitment process and for keeping records of the process. birth, Social Security numbers, phone numbers and email addresses.
Processing data from job applicants allows us to manage the recruitment  Looks, appearance and behaviour, including eye colour, weight and
process, assess and confirm a candidate's suitability for employment and character traits.
decide to whom to offer a job. We may also need to process data from  Workplace data and information about education, including salary,
job applicants to respond to and defend against legal claims. tax information and tax/social insurance numbers.
MSCSMCY may process special categories of data, such as information  Private and subjective data, including religion, political opinions and
about ethnic origin, sexual orientation or religion or belief, to monitor geo-tracking data.
recruitment statistics. We may also collect information about whether or  Health, sickness and genetics, including medical history, genetic data
not applicants are disabled to make reasonable adjustments for and information about sick leave.
candidates who have a disability. We process such information to carry CONSENT
out its obligations and exercise specific rights in relation to employment. By consenting to this privacy notice you are giving us the permission to
If your application is unsuccessful, MSCSMCY may keep your personal process your personal date specifically for the purposes identified.
data on file in case there are future employment opportunities for which Consent is required for MSCSMCY to process both types of personal data,
you may be suited. We will ask for your consent before it keeps your data but must it must be explicitly given. Where we are asking you for sensitive
for this purpose and you are free to withdraw your consent at any time. personal data we will always tell you why and how the information will be
WHO HAS ACCESS TO DATA? used.
Your information may be shared internally for the purposes of the You may withdraw consent at any time.
recruitment exercise. This includes members of the HR and recruitment
team, interviewers involved in the recruitment process, managers in the
business area with a vacancy and IT staff if access to the data is necessary
for the performance of their roles.
We will not share your data with third parties, unless your application
for employment is successful and we make you an offer of employment.
We will then share your data with former employers to obtain references
for you, employment background check providers to obtain necessary
background checks. SIGNED
HOW DOES MSCSMCY PROTECT DATA?
We take the security of your data seriously. We have internal policies
and controls in place to ensure that your data is not lost, accidentally RACHMAT ILLAHI
destroyed, misused or disclosed, and is not accessed except by our PRINTED NAME
employees in the proper performance of their duties.
FOR HOW LONG DOES MSCSMCY KEEP DATA?
If your application for employment is unsuccessful, the organisation will 03/06/2023
hold your data on file for 6 (six) months after the end of the relevant DATE
recruitment process. If you agree to allow us to keep your personal data

PRIVACY NOTICE Page 1 of 1

 УВЕДОМЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
В рамках процесса отбора и трудоустройства, Компания MSCSMCY
(далее «MSCSMCY») собирает и обрабатывает личные данные кандидатов
на вакантные рабочие места. Организация стремится к прозрачности в
отношении процессов сбора и использования этих данных и выполнения
своих обязательств по защите данных
КАКУЮ ИНФОРМАЦИЮ МЫ СОБИРАЕМ?
Компания MSCSMCY собирает информацию о вас. Она включает:
 ваше имя, адрес и контактные данные, включая адрес электронной
почты и номер телефона;
 сведения о вашем квалификационном уровне, навыках, опыте работы
и истории занятости;
 информацию о вашем текущем уровне зарплаты, включая
дополнительные выплаты;
 сведения о нетрудоспособности, которые организация должна
учитывать во время процесса трудоустройства;
 информацию о вашем праве работать на Кипре.
Компания MSCSMCY может собирать эту информацию различными
способами. Например, данные могут содержаться в бланках заявлений,
резюме, в вашем паспорте или других документах, удостоверяющих
личность, или собираться с помощью собеседований или других форм
оценивания.
Мы также можем собирать личные данные о вас от третьих лиц,
например, рекомендательные письма и отзывы, предоставленные
бывшими работодателями. Только после того, как вам будет предложена
вакансия, мы будем запрашивать информацию у третьих лиц, о чем вы
будете уведомлены.
Данные будут храниться в разных местах, в том числе в файле вашего
личного дела, в системах управления персоналом и других IT-системах
(включая электронную почту).
ЗАЧЕМ КОМПАНИЯ MSCSMCY ОБРАБАТЫВАЕТ
ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ?
Нам необходимо обработать данные, чтобы предпринять
определенные действия по вашему запросу, прежде чем заключать с
вами договор. Нам также может потребоваться обработать ваши данные,
чтобы заключить с вами договор.
В некоторых случаях нам необходимо обрабатывать данные, чтобы
гарантировать соблюдение юридических обязательств.
Компания MSCSMCY обоснованно заинтересована в обработке
персональных данных во время процесса трудоустройства и для ведения
учета всех действий при трудоустройстве. Обработка данных соискателей  ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ ПОЕЗДОК
позволяет нам управлять процессом оформления трудоустройства,
оценивать и подтверждать пригодность кандидата для работы и решать,
кому предлагать работу. Нам также может потребоваться обработать
данные соискателей, чтобы отвечать и защищаться в случае исковых
претензий.
Компания MSCSMCY может обрабатывать специальные категории
данных, такие как информация об этническом происхождении,
сексуальной ориентации, религии или верованиях, для мониторинга
статистики трудоустройства. Возможно, также понадобится собирать
информацию о трудоспособности кандидатов, чтобы внести разумные
коррективы для кандидатов, имеющих ограниченную способность к
труду. Мы обрабатываем такую информацию для выполнения своих
обязательств и реализации конкретных прав в отношении
трудоустройства.
Если ваша заявка на соискание вакансии не была удовлетворена,
Компания MSCSMCY может хранить ваши личные данные в файле на
случай будущих возможностей трудоустройства, для которых вы можете
быть подходящим кандидатом. Мы попросим вашего согласия, прежде
чем Компания сохранит ваши данные для этой цели, и вы в любое время разрешаете обработку ваших личных данных исключительно для
можете отозвать свое согласие.
КТО ИМЕЕТ ДОСТУП К ДАННЫМ?
Ваша информация может быть распространена среди офисных попросим вас предоставить конфиденциальные персональные данные,
сотрудников Компании для проведения мероприятий по вам скажут для чего и как эта информация будет использоваться.
трудоустройству. Это сотрудники по кадрам и найму, интервьюеры,
участвующие в процессе найма, руководители с вакансиями в бизнес-
сфере и IТ-персонал, если доступ к данным необходим для выполнения
их рабочих обязанностей.
Ваши данные будут переданы третьим лицам, если ваше заявление о
трудоустройстве будет удовлетворено, и мы предложим вам
трудоустройство: мы предоставим ваши данные бывшим работодателям,
чтобы получить отзывы о вашей работе, а также проведем проверку
ваших анкетных данных и данных о предыдущем месте работы с ПОДПИСЬ
помощью специальных агентств.
КАК КОМПАНИЯ MSCSMCY ЗАЩИЩАЕТ ДАННЫЕ?
Мы серьезно относимся к безопасности ваших данных. Внутренний
регламент и система контроля Компании гарантируют, что ваши данные ФИО печатными буквами
не будут потеряны, случайно уничтожены, использованы в иных целях
или разглашены, и что доступ к ним третьих лиц, кроме наших
сотрудников для исполнения своих рабочих обязанностей, исключен.
УВЕДОМЛЕНИЕ О КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ
КАК ДОЛГО КОМПАНИЯ MSCSMCY ХРАНИТ ДАННЫЕ?
Если ваша заявка на соискание вакантной должности не была
удовлетворена, организация будет хранить ваши данные в архиве в
течение 6 (шести) месяцев по окончанию процесса отбора и проверки
кандидата на трудоустройство. Если вы разрешите хранить ваши личные
данные в файле, мы будем хранить ваши данные в файле еще 6 (шесть)
месяцев для рассмотрения будущих возможностей трудоустройства. В
конце этого периода, или после отзыва вашего согласия ваши данные
будут удалены или уничтожены. Вас спросят, когда вы предоставите свое
резюме, даете ли вы согласие на то, чтобы мы сохраняли ваши данные в
течение полных 12 месяцев, для рассмотрения возможности
трудоустройства в иной должности.
Если ваша заявка на трудоустройство удовлетворена, личные данные,
собранные во время процесса найма, будут переданы в отдел персонала
(в электронном и бумажном виде) и будут храниться в течение периода
трудоустройства. Длительность времени, в течение которого будут
храниться ваши данные, будет указана в новом уведомлении о
конфиденциальности, которое вам предоставят.
ВАШИ ПРАВА
Как субъект данных, вы пользуетесь рядом прав. Вы можете:
 получить доступ к вашим данным, или их копию по запросу;
 требовать от организации изменить неправильные или неполные
данные;
 требовать от организации удаления или прекращения обработки
ваших данных, например, когда данные больше не нужны для
заявленных целей обработки; а также
 возражать против обработки ваших данных, когда Компания
MSCSMCY полагается на свое законное право в качестве
юридического обоснования обработки данных.
Если вы хотите воспользоваться любым из этих прав, пожалуйста,
обращайтесь на адрес gdpr@mscsmcy.com.
Компания MSCSMCY обязуется в качестве Владельца базы данных
защищать ваши личные данные при использовании/доступе к файлам и
программным приложениям.
Ваши личные данные будут собираться и обрабатываться с
конкретными целями уполномоченными лицами, перечисленными ниже:
 ОТДЕЛ КАДРОВ
 ОТДЕЛ ЛИЧНОГО СОСТАВА
 БУХГАЛТЕРИЯ
 ОТДЕЛ ГРУППОВОГО ОБУЧЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ,
ЭКОЛОГИЧНОСТИ И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОДДЕРЖКИ
 ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ РАБОТЫ ФЛОТА
Необходимые данные:
 Биографическая информация или текущие условия проживания,
включая дату рождения, номера социального страхования, номера
телефонов и адреса электронной почты.
 Внешность, внешний вид и поведение, включая цвет глаз, вес и
особые приметы.
 Данные о месте работы и информация об образовании, включая
зарплату, налоговую информацию и номера
налогоплательщика/социального страхования.
 Конфиденциальные и субъективные данные, включая религию,
политические взгляды и данные геолокации.
 Здоровье, болезни и генетика, включая сведения о перенесенных
заболеваниях, генетические данные и информацию об отпусках по
болезни.
СОГЛАСИЕ
Соглашаясь с данным уведомлением о конфиденциальности, вы
указанных целей. Компании MSCSMCY необходимо ваше прямое
согласие для обработки обоих типов персональных данных. Если мы
Вы можете в любое время отозвать согласие.
RACHMAT ILLAHI
03/06/2023
ДАТА
Страница 1 из 1