论项目采购管理

2018 年 6 月，我公司承建了某省水利厅“水土保持智能监测管理平台”项

目的建设，并任命我为项目经理，该项目旨在通过物联网，大数据技术对全省水

土保持监测数据形成全方位立体的监控，分析和展示，为 21 个市级水利局，105

个县级水利单位和 168 家水土保持中介服务机构提供可视化，数据化的水土保

持监测服务，项目工期 13 个月，总投资 389 万元，于 2019 年 7 月通过用户验

收，并顺利上线，系统运行一年多，至今状况良好。

该信息系统采用 B/S 结构，研发平台为 VS2010,运用 JavaScrip 语言进行

开发，基础 GIS 平台，采用 AraGis10.7 系列软件，数据库采用 Oracle12C,主

要涵盖了“水土水质分析”，“水土质量分析”，“水土保持分析”，“水土保

持监测站预报预警”，“水土保持中介服务机构管理”，“水土保持监测行政管

理”6 个子系统，系统依据传感设备，实时采集省内 8 大流域，23 处水源地的

水土保持质量数据，以及 149 个监测点结论性数据，供全省各级水利单位和水

土保持中介服务分析，使用和决策。

由于项目行业领域特殊，涉及各级水利单位，干系人众多且有一定的技术

难度等原因，为了保护项目圆满完成，我组建了强矩阵的项目组织结构，通过有

效的项目管理，特别是出色的采购管理，带领项目团队全体成员经过奋战，获得

了良好的绩效，取得了项目的成功，本文将围绕该项目的采购管理进行重点讨论。

在项目的开发建设中，项目的采购管理是项目执行的关键性工作，是做好项目的

重要方面，项目采购管理的模式在某种程度上决定了项目管理的模式，在制定项

目采购管理计划之前，在的团队成员表示不理解，认为没有必要在采购管理计划
上消耗太多时间，应该把精力注重放在项目的进度，成本和质量上面，我认为这

是错误的的想法，我们进行采购的项目物资或技术资源，如果这些产品或服务达

不到我们项目的要求，无法满足项目工期的需求，将会直接影响到项目的质量以

及其他方面，甚至会导致项目的失败。因此在整个项目建设中，我都一直十分关

注项目的采购管理工作，促进项目顺利实现各项目目标，成功完成项目。下面我

将就规划采购管理，实施采购，控制采购，结束采购这几个过程进行论述：

一．规划采购管理，编制采购管理计划

规划采购管理，记录项目采购决策，明确采购方法，识别潜在卖方的过程。采购

计划就是决定我们如何在合适的时间，以合适的价格，用合适的方式采购到我们

所需要合适的产品或服务，编制一个项目采购计划是要以项目的实际情况为基础

的，为了制定一个详细的，科学的，合理的采购计划，在编制采购计划前，我组

织了相关行业有经验的项目经理和和相关专家，对项目的开发成本进行了认真分

析和估算，通过多次的讨论，明确定义了我们项目所需的产品类型，最终决定采

用固定总价的合同进行采购。依据项目范围说明书，需求文件，项目进度计划等

文档，让我们对项目的范围进一步清晰起来，并以此制定了我们项目所需的采购

管理计划和采购工作说明书等采购文件。

二．实施采购，通过达成协议，使内部和外部干系人的期望协调一致。

实施采购是获取卖方应答，选择卖方并授予合同的过程，实施采购是从潜在的供

方处获得如何满足项目需求的答复，项目组在接收到多个潜在的供方的投标书或

建议书后，运用供方选择标准选择一个或多个合适的供方。我们与采购经理，及

其他项目组相关人员对项目有采购需求的部分进行独立估算，作为标底，并在召

开招标会议后，以此作为依据，检查供方建议书，分别对技术标和商务标进行检
查，在评标委员会经过综合评估后选定最终的中标单位。随后，我们与中标供应

商签订正式合同，就采购设备的品质，数量，价格，进行了规定，并约定交货条

件款，货款支付条款，商品检验与索赔等条款，达成了一致意见，双方将按照合

同条款进行履约。

三．控制采购

控制采购是管理采购关系，监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正

措施的过程。在项目的建设过程中，我特别重视对合同的管理，及时跟踪和掌握

合同履行的进展情况，了解合同是否按照条款里的内容，得到有效执行，根据项

目组的要求，每周五召开一次小列会，并形成会议纪要，对合同里的质量进度详

细把关，如果出现了偏差，就是及时采取调整措施，改进方法来纠正偏差，并严

格控制变更的流程，尽量减少变更的发生。同时，我会不定期的供应商进行必要

的沟通，确保合同的有效执行，也减少了一些项目的问题，降低了合同管理失败

的风险，有力的保证了合同履行的进度。

四．结束采购

结束采购是完结单次项目采购的过程，当所有采购的产品都按合同条款进行验收

之后，就进行了合同收尾阶段，同时也向财务部门提出了支付合同尾款的申请，

并对一些过程文档进行了归档整理，将采购管理中获得的一些经验和教训也做了

记录，通过我们按照清晰的，有逻辑顺序执行合同，使项目的成功得到了保证，

进一步证明采购管理在项目管理过程中是很重要的。

由于该项目管理工作，特别是在采购管理方面的工作做的比较到位，项目于 2019

年 7 月成功上线，并获得水利单位专家组的高度认可，为全省各级水利单位和水

土保持中介服务机构对省内水土保持信息可以通过 GIS“水土保持生态环境一张
图”进行实时监测和全方位立体监控。该项目的成功完成，作为我公司此类项目

的标杆案例进行了推广。

本项目的采购管理工作，我总结了如下几条经验：

1. 在项目早期，我们制定了切实可行的项目采购管理计划。

2. 将供方建议书（投标书）按技术标和商务标分开评定，最后综合确定中标单

位推荐名序。

3. 规范的合同签订流程，严格按照合同的条款执行合同。

4. 及时跟踪审查合的执行情况，发现偏差，及时提交变更请求，降低失败的风

险。

项目虽然取得了不错的成绩，但也有不足和待改进的地方：在合同管理中虽然强

调了对质量的控制，但是基础信息系统在应用过程中还有少数问题未得到解决；

采购分析难以 100%准确，需要在实际实施过程中进行细微调整，我将牢记经验，

吸取教训，相信通过不断积累和学习，我的信息系统项目管理能力一定可以得到

不断提高。