Preparación Exámen de

Certificación PMP

- Alfonso E. Núñez N.
Gestión del Alcance
del Proyecto
Alcance
6ª. EDICIÓN

 Incluye los procesos requeridos

.
para garantizar que el proyecto
incluya todo el trabajo
requerido, y únicamente el
trabajo requerido, para
completar el proyecto con éxito.

 Se enfoca primordialmente en
definir y controlar qué se
incluye y qué no se incluye en
el proyecto
6ª. EDICIÓN 5.1 Planificar la Gestión del Alcance

Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documente cómo se va a definir,
validar y controlar el alcance del proyecto y del producto.

Entradas: Salidas:

.1 Acta de constitución del

proyecto .1 Plan para la gestión del
T&T: alcance
.2 Plan para la dirección del
proyecto .2 Plan de gestión de los
.1 Juicio de expertos requisitos
Plan de gestión de la calidad .2 Análisis de datos
• Descripción del ciclo de vida del • Análisis de alternativas
proyecto
.3 Reuniones
• Enfoque de desarrollo
.3 Factores ambientales de la
empresa
.4 Activos de los procesos de la
organización
 Plan de Gestión del Alcance

• Es un componente del plan para la dirección del proyecto o programa que describe
cómo será definido, desarrollado, monitoreado, controlado y verificado el alcance.

• Los componentes de un plan para la gestión del alcance incluyen LOS PROCESOS
PARA:

 Recolectar requisitos
 Crear el Enunciado detallado del alcance del proyecto,
 Elaborar la EDT/WBS
 Definir cómo se mantendrá y aprobará la EDT/WBS,
 Especificar cómo se obtendrá la aceptación formal de los entregables del
proyecto que se hayan completado
 Definir cómo se procesarán las solicitudes de cambio relativas al enunciado del
alcance detallado del proyecto. Este proceso está directamente vinculado con
el proceso de Realizar el Control Integrado de Cambios (Sección 4.5).

• Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestión del alcance
puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.
 Plan de Gestión de Requisitos

Los componentes de un plan de gestión de requisitos puede incluir:

1. Cómo las actividades de requisitos serán planificados, seguidos y

reportados.

2. Actividades de gestión de configuración tales como cambios en el

producto, servicio o resultado único, y como serán realizados, cómo serán
analizados, seguidos y reportados, así como los niveles de autorización
requeridos para aprobar estos cambios.

3. Procesos de priorización de requisitos

4. Métricas del producto y su descripción.

5. Estructura de trazabilidad, qué atributos de requisitos serán capturados en

la matriz de trazabilidad
 6ª. EDICIÓN
Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos
de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.
Entradas:
.1 Acta de constitución del proyecto
.2 Plan para la dirección del proyecto
• Plan para la gestión del alcance
• Plan de gestión de los requisitos
• Plan de involucramiento de los
interesados
.3 Documentos del proyecto
• Registro de supuestos
• Registro de lecciones aprendidas
• Registro de interesados
.4 Documentos de negocio del
proyecto
• Caso de negocio
.5 Acuerdos
.6 Factores ambientales de la
empresa
.7 Activos de los procesos de La
organización
5.2 Determinar Requisitos
T&T:
.1 Juicio de expertos Salidas:
.2 Recopilación de datos
• Tormenta de ideas
• Entrevistas
• Grupos focales
.1 Documentación de
• Cuestionarios y encuestas
• Estudios comparativos requisitos
.2 Matriz de trazabilidad de
.3 Análisis de datos
• Análisis de documentos requisitos
.4 Toma de decisiones
• Votación
• Análisis de decisiones con múltiples
criterios
.5 Representación de datos
• Diagramas de afinidad
• Mapeo mental
.6 Habilidades interpersonales y de
equipo
• Técnicas de grupo nominal
• Observación/conversación
• Facilitación
.7 Diagramas de contexto
.8 Prototipos
 Determinación de Requisitos

La organización debe determinar:

a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las
actividades de entrega y las posteriores a la misma

b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso

especificado opara el uso previsto, cuando sea conocido

c) Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto

d) Cualquier requisito adicional determinado por la organización

SALIDA

Documentación de requisitos

Entre los componentes de la documentación de requisitos pueden incluirse, entre

otros:

• La necesidad comercial u oportunidad, que • Requisitos de calidad

describa las limitaciones de la situación actual
y las razones que llevaron a emprender el
proyecto.
• Objetivos de la empresa y del proyecto a ser
rastreados.
• Requisitos funcionales que describan los
procesos de la empresa, la información y la
interacción con el producto, según sea el caso,
que puedan ser documentados por escrito en
una lista de requisitos, en modelos o en
ambos.
• Criterios de aceptación
• Reglas de la empresa que establecen los
principios directivos de la organización
• Impactos sobre otras áreas de la organización,
tales como el centro de llamadas, la fuerza de
ventas, los grupos tecnológicos
• Impactos sobre otras entidades dentro o fuera
de la organización ejecutante.
• Requisitos de apoyo y capacitación

• Requisitos no funcionales, tales como nivel de • Supuestos y restricciones alrededor de los

servicio, desempeño, seguridad, cumplimiento, requisitos
capacidad de soporte, retención/depuración,
etc.
SALIDA
Matriz de Trazabilidad de requisitos (Lectura Pmbok 5ed.)
• Es una tabla que vincula los requisitos
con su origen y los monitorea a lo largo
del ciclo de vida del proyecto
• Ayuda a asegurar que cada requisito
agregue valor al negocio, mediante la
vinculación con los objetivos de la
empresa y del proyecto.
• Asegura que al final del proyecto se
entreguen los requisitos aprobados en la
documentación de requisitos.
• Proporciona una estructura para
gestionar los cambios al alcance del
producto.
• Incluye, entre otros, el registro de los
siguientes elementos:
1. Requisitos con respecto a las
necesidades, oportunidades, metas
y objetivos de la empresa
2. Requisitos con respecto a los
objetivos del proyecto
3. Requisitos con respecto al alcance
del proyecto/a los entregables de la
EDT
4. Requisitos con respecto al diseño
del producto
5. Requisitos con respecto al
desarrollo del producto
6. Requisitos con respecto a la
estrategia y los escenarios de
prueba
7. Requisitos de alto nivel con
respecto a los requisitos más
detallados
 Matriz de Trazabilidad de los requisitos – Ejemplo:
"DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE UNA CANCHA MULTIPLE EN EL BARRIO NELSON
MANDELA"
 6ª. EDICIÓN
Es el proceso de desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
Entradas:
.1 Acta de constitución del
proyecto
.2 Plan para la dirección del
proyecto
• Plan para la gestión del alcance
.3 Documentos del proyecto
• Registro de supuestos
• Documentación de requisitos
• Registro de riesgos
.4 Factores ambientales de la
empresa
.5 Activos de los procesos de la
organización
5.3 Definir el Alcance
T&T:
.1 Juicio de expertos
.2 Análisis de datos
• Análisis de alternativas
.3 Toma de decisiones
• Análisis de decisiones con
• múltiples criterios
.4 Habilidades interpersonales y de
equipo
• Facilitación
.5 Análisis del producto
Salidas:
.1 Enunciado del alcance del
proyecto
.2 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
• Registro de supuestos
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de
• requisitos
• Registro de interesados
SALIDA

Declaración del Alcance del Proyecto - (Scope Statement, Enunciado de Alcancance)

• Es una descripción narrativa del alcance del proyecto, incluidos los principales
entregables, hipótesis del proyecto, restricciones del proyecto y una descripción del
trabajo.

• Brinda una base documentada que permite tomar decisiones futuras sobre el proyecto,
y confirmar o desarrollar un entendimiento común del alcance del proyecto entre los
interesados.

• También conocido como: Definición del Alcance del Proyecto; Descripción del Alcance
del Proyecto; o Enunciado del Alcance del Proyecto.

1. Descripción del alcance del producto (elaborado gradualmente)

2. Entregables del proyecto
3. Criterios del usuario para la aceptación del producto
4. Límites del proyecto
5. Restricciones del proyecto
6. Supuestos del proyecto
 6ª. EDICIÓN 5.4 Crear La EDT/WBS

Consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes
más pequeños y más fáciles de manejar.

Entradas: Salidas:
T&T:

.1 Juicio de expertos
.1 Plan para la dirección del .2 Descomposición
proyecto
• Plan para la gestión del .1 Línea base del alcance
alcance .2 Actualizaciones a los
.2 Documentos del proyecto documentos del proyecto
• Enunciado del alcance del • Registro de supuestos
proyecto • Documentación de requisitos
• Documentación de
requisitos
.3 Factores ambientales de la
empresa
.4 Activos de los procesos de
la organización
Descomposición o
Desglose
- WBS ó EDT -

“Divide et Vinces!”
“Divide y Vencerás!”
- Julio César

“Divide y Reinarás!”
-Nicolás Maquiavelo
(El Principe)
 Qué es EDT (o WBS)?

• Es una descripción jerárquica del trabajo que debe ser realizada para
completar un proyecto que ha sido definido.

• Descompone cada meta u objetivo (por niveles en forma iterativa) en las

Actividades que se requieren para completarla

• Descompone cada actividad en las Tareas que se deben de realizar para

completarla

• Las tareas requeridas para realizar una actividad forman un Paquete de

Trabajo

• Un paquete de trabajo es una descripción completa de cómo realizar las

tareas que conforman una actividad
 Visualización Jerárquica
META U OBJETIVO GENERAL de una EDT o WBS

Obj. específico 1 Obj. específico 2 Obj. específico 3 Nivel #1: Objetivo

o Fase

Entregable 2.1 Entregable 2.2 Entregable 2.3 Nivel #2: Cuenta de

Control

Paquete de trabajo 2.2.1

Tarea #2.2.1 Tarea # 2.2.2 … Tarea # 2.2.3 Nivel #3: Paquete de
Trabajo
 Generando la EDT o WBS

• Aproximación de Arriba-hacia-Abajo (Todo el equipo o por equipos)

– Parte de la Meta u Objetivo General
– Establece las actividades al primer nivel
– Descompone el trabajo iterativamente identificando actividades y tareas a
realizar (por actividad/nivel)

• Aproximación de Abajo-hacia-Arriba (Por equipos)

– Más parecido a una sesión de lluvia de ideas
– Establece las actividades al primer nivel
– Se proponen actividades que hay que realizar, y las organizan en actividades
relacionadas
– Posteriormente se organizan éstas por niveles

• Para proyectos pequeños se propone el uso de mapas mentales

6 Criterios
para el desarrollo de la WBS
1. El Estatus (grado
de 5. La Duración de la
completamiento) actividad está dentro de
es medible límites aceptables (menos
2. Actividades bien de 2 semanas)
delimitadas 6. Las Asignaciones de
3. Las Actividades trabajo son
tienen un independientes
entregable
4. El Tiempo y el
Costo son
fácilmente
estimados
Cómo se puede construir la EDT?...

Usando las fases del ciclo de vida del proyecto como primer nivel
de descomposición, con los entregables del producto y del
proyecto insertados en el segundo nivel.

Usando los entregables principales como primer nivel de

descomposición.

Usando sub proyectos que pueden ser ejecutados por

organizaciones externas al equipo del proyecto, como trabajo
contratado. En el marco de un trabajo mediante contrato, el
vendedor desarrollará la estructura de desglose del trabajo
contratado correspondiente.
 Visión de 1 La integración de los Rama de la integración a nivel de
Producto Final elementos al mismo descomposición de la muestra que
Bicicleta nivel que el trabajo representa como ocurrirá la producción

Necesidad de mas
descomposición
1.1 1.2. 1.4 1.5 1.7
1.3 1.6
Estructura Manubrio Sistema de Sistema Gestión de
Ruedas Integración
establecida establecido Frenado de Cambios Proyectos

Proyecto de
Los elementos
Esquema 1.3.1 1.6.1 gestión de
1.1.1 secundarios se
de código Rueda elementos
Estructura incluyen en el Concepto
jerárquico delantera nivel 2
100% del
elemento padre
1.3.2 1.6.2 Entregables
1.1.2 intermedios
Rueda Nivel suficiente Diseño
Manubrio
Trasera de
descomposición
Resultados 1.6.3
1.1.3
específicos Ensamblaje
Entrepierna tangibles Elementos del
ciclo de vida
del producto 1.6.4 Acumular o
1.1.4
Pruebas Colapsar
Sillín

1.6.4.1
Ensayo
Cada elemento subordinado Las ramas se descomponen componentes
pertenece a un solo elemento en diferentes niveles de
superior (padre) detalle según necesidades 1.6.4.2
de control Ensayo productos

Leyendas
1.6.4.3
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Test de Clientes
 Diccionario de la EDT

El diccionario de la EDT es un documento generado por el proceso Crear la

EDT, cuya función es respaldar la EDT.

El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de los

componentes de la EDT, incluyendo los paquetes de trabajo y las cuentas de
control.

La información del diccionario de la EDT incluye, entre otros:

• el identificador del código de cuentas
• la descripción del trabajo
• la organización responsable
• lista de hitos del cronograma
• las actividades asociadas del cronograma
• los recursos necesarios
• los estimados de costo
• los requisitos de calidad
• los criterios de aceptación
• las referencias técnicas
• la información del contrato
 6ª. EDICIÓN
Consiste en formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se han completado.
Entradas:
.1 Plan para la dirección del
proyecto
• Plan para la gestión del alcance
• Plan de gestión de los
requisitos
• Línea base del alcance
.2 Documentos del proyecto
• Registro de lecciones
aprendidas
• Informes de calidad
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de
requisitos
.3 Entregables verificados
.4 Datos de desempeño del
trabajo
5.5 Validar el Alcance
Salidas:
T&T:
.1 Entregables aceptados
.2 Información de desempeño
.1 Inspección
del trabajo
.2 Toma de decisiones
.3 Solicitudes de cambio
• Votación
.4 Actualizaciones a los
documentos del proyecto
• Registro de lecciones
aprendidas
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de
requisitos
6ª. EDICIÓN
Proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios
a la línea base del alcance.
Entradas:
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan para la gestión del alcance
• Plan de gestión de los requisitos
• Plan de gestión de cambios
• Plan de gestión de la configuración
• Línea base del alcance
• Línea base para la medición del
desempeño
.2 Documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
.3 Datos de desempeño del trabajo
.4 Activos de los procesos de la
organización
5.6 Controlar el Alcance
T&T:
.1 Análisis de datos
• Análisis de variación
• Análisis de tendencias
Salidas:
.1 Información de desempeño del trabajo
.2 Solicitudes de cambio
.3 Actualizaciones al plan para la dirección
del proyecto
• Plan para la gestión del alcance
• Línea base del alcance
• Línea base del cronograma
• Línea base de costos
• Línea base para la medición del
desempeño
.4 Actualizaciones a los documentos del
proyecto
• Registro de lecciones aprendidas
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
 Niveles de Dificultad de los Tópicos

MAYOR
DIFICULTAD

1. Procesos de la Dirección de Proyectos

2. Gestión de las Adquisiciones
3. Gestión de Riesgos
4. Gestión de la Calidad
5. Gestión de la Integración
6. Gestión del Cronograma
7. Gestión del Costo
8. Marco de Referencia la Dirección de Proyectos
9. Gestión del Alcance
10. Gestión de los Recursos
11. Gestión de Grupos de Interés
12. Gestión de las Comunicaciones
MENOR
DIFICULTAD
 “La vida es como
montar en bicicleta.
Sí quieres mantener
el equilibrio, no
puedes parar”

(Albert Einstein, en una

carta a su hijo Eduard, 5 de
febrero de 1930)