A Strategy to Manage the Metaprocess of ERP System

Customization
Álvaro Augusto Neto 1 Clayton Martins Pereira 1

Márcio Fábio Raposo Rodrigues 2 Nilson Siqueira Pinto 2

1
Divisão de Ciência da Computação-Instituto Tecnológico de Aeronáutica
São José dos Campos-SP
2
Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza – Faculdade de Tecnologia de
São José dos Campos-SP
alvaro@ita.br, clayton@ita.br, marciofabio_log@yahoo.com.br,
nilsonsjc@estadao.com.br

Abstract: This work presents a transdisciplinary approach, based on the concept of

metaprocess for modeling, organizing and managing ERP systems customization, in
various projects simultaneously executed. For your operation, presents an
integrated environment capable of dynamically adapting to changes in the
customizing process through the use of a management framework.

Resumo: Este trabalho apresenta uma abordagem transdisciplinar baseada no

conceito de metaprocesso para modelagem, organização e governança da
customização de sistemas ERP – Enterprise Resource Planning em vários projetos
executados simultaneamente. Para sua operacionalização apresenta-se um
ambiente integrado, capaz de se adaptar dinamicamente às mudanças nos processos
de customização, através da utilização de um framework de gestão.

1. Introduction
The increasing use of ERP – Enterprise Resource Systems is associated with several
economic benefits that they are capable to propitiate to the small, mid-sized and large
companies. The relevant benefits are reduction of costs, increase of the productivity, capacity
to execute more complex tasks in lesser time, beyond the easiness for manipulation, diffusion
and reuse of great volumes of information.
The possibility to incorporate new functionalities and adapt it continuously to the new
business-oriented rules, or operational contexts, place the ERP systems in the center of the
evolution process of the products and services commercialized by great part of the modern
companies.
In the actual business-oriented environment, the companies that use ERP systems, as
well as the companies that are dedicated to it development and integration, are continuously
challenged to answer quickly to the frequent changes that occurred in its operations scenarios.
These changes result from the appearance of new opportunities and business-oriented rules,
threat of competitors, increase of the customers expectations for the offered products,
necessity of reduction in costs and from efficiency improvement of yours production systems.
As consequence of these facts, not only the “products of systems ERP”, but also its
customization processes are submitted to a constant necessity of evolution and transformation,
exactly after the conclusion of the first cycle of development and operation of the product or
service.
The actual technology for systems development still uses a less automated structure,
which is intensive in human work [Greenfield & Short, 2004]. Because this, organizations
that dedicate it to ERP integration and customization in several simultaneous projects,
undertake continuous efforts to obtain more automation for standardize and to command your
activities, in way to become its organized and with more foreseeable operations.
However, in the measure that the demand for ERP systems implementation increases,
also extend the problems of the systematic used by developers and integrators, causing
difficulties for integration and harmonization of the technical characteristics of each ERP
module and a great management effort to control the complex process to be executed in each
project.
In the ERP systems customization, this problem is increasing. To take care of its
necessities, the organizations that buy these systems make order of additional functionalities,
as form to personalize these systems to your business-oriented strategies.
This personalization can be the most complex part of an ERP system implementation
process, being responsible by the majority of deadline extend, causing costs increase and
customers unsatisfactory.

1.1. Objectives
This work presents a new approach for modeling, organize and manage ERP systems
customization processes, becoming possible the integrated management of the diverse
activities to be executed in each project and quickly answer to the adaptation necessities of the
business-oriented processes of its customers.
To become its operational, we propose the use of a customization management
framework that abjective to optimize the processes to be executed and allow its fast
reconfiguration to add more adequate functionalities to the new contexts that appeared during
the projects execution.

2. Characteristics of Actual Model for ERP Systems Customization

The integrators of ERP systems use a customization strategy come back to the
customer business processes mapping. The production model that better characterizes this
strategy type can be represented by simultaneous execution of various projects destined to
take care of solicitation of various organization’s customers. Each project possesses a specific
set of business rules that must be followed to satisfy the necessities of some clients.
This way of operate is very different of a continuous operation, as a traditional line
production, where the manufacture of one exact product can be repeated some times, therefore
the scope of each item is always the same. However, the adopted strategy for the ERP system
customization need be defined by the parameters established by customers and integrators in
each executed project.
Each customization project follows a peculiar workflow, defined in function of the
established scope, the technology, the organizational context and the resources allocated to its
development. The amount and characteristics of these resources normally are defined for each
case.
The integrator acts as the responsible organization for the management of the multiple
projects and for the used resources optimization for them throughout the time. The system
customization occurs through the parallel execution of the workflows for diverse processes
executed by integrator.
 The integrator’s management focus is directed to your customization processes,
therefore the customer’s business are optimized through them, being capable to satisfy the
necessities and rules of business that had motivated its decision in implanting a system ERP.
In the most frequent approach, the integrator acts as a Project Management Office -
PMO [Hobbs, 2007] whose objective is auxiliary the project managers in the implementation
of the principles, practical, methodologies and tools used in project management.
In this organizational model, the manager of each customization project looks for to
optimize the allocation of the necessary inbounds to the execution of the processes under its
administration. Competes to the integrator manager the distribution optimizing of the scarce
resources in the way most efficient possible, for to maximize the result gotten by the set of
simultaneous projects executed.
However, this model is not capable to take care of the current demands satisfactorily.
It is verified that, exactly in the integrators capable to reach the best results in the ERP
systems customization in some simultaneous customers, diverse problems remains, as for
example, the frequent necessity of rebuild of module customization for to correct errors or to
adjust its functionalities to the complex customer’s business-oriented rules.
This organizational model can be considered as one of the main causes of the failure
of a great number of projects [Koskela, 2002].

3. A Proposal of Metaprocess-based ERP Customization Model

The processes represent a commanded set of operations and activities that are carried
through by an organization, throughout the time and of the space, with the objective to
produce goods or services that represent something of value for its customers
Os processos representam um conjunto ordenado de operações e atividades que são
realizados por uma organização, ao longo do tempo e do espaço, com o objetivo de produzir
bens ou serviços que representem algo de valor para seus clientes [Davenport, 1994].
The structure of the processes represents a dynamic vision in the way as if they carry
through the activities of production in the organization, whereas its organizational structure
demonstrates to the relations of distributed responsibility and subordination between the
diverse used factors of production for its execution
A estrutura dos processos representa uma visão dinâmica da maneira como se realizam
as atividades de produção na organização, enquanto que a sua estrutura organizacional
demonstra as relações de responsabilidade e subordinação distribuídas entre os diversos
fatores de produção utilizados para a sua execução.
The general models of processes are used to describe the involved stages in the
elaboration of the goods and services produced for an organization. To reduce its complexity,
practice to decompose these models according to a hierarchic structure, where some processes
are part of other processes of more including level. The detailing level is defined in function
of the complexity and the level of control that if it desires to have on the executed activities
Os modelos gerais de processos são utilizados para descrever as etapas envolvidas na
elaboração dos bens e serviços produzidos por uma organização. Para reduzir sua
complexidade, costuma-se decompor esses modelos segundo uma estrutura hierárquica, onde
alguns processos fazem parte de outros processos de nível mais abrangente. O nível de
detalhamento é definido em função da complexidade e do nível de controle que se deseja ter
sobre as atividades executadas.
This work presents a proposal innovative of a boarding to transdisciplinary centered in
the concept of metaprocess, come back toward the development of an ERP systems
customization environment, which makes possible the increase of the efficiency in the
modeling, organization and government of its processes.
Este trabalho apresenta uma proposta inovadora de uma abordagem transdisciplinar
centrada no conceito de metaprocesso, voltada para o desenvolvimento de um ambiente de
customização de sistemas ERP, que possibilite o aumento da eficiência na modelagem,
organização e governança de seus processos.
The concept of metaprocess involves the modeling and execution of the production
process processes capable to give to origin to the goods, or services, supplied for an
organization to its customers. Metaprocess can be sufficiently complex depending on the
transport, of the complexity and of the degree of existing interaction the set of carried through
activities enters.
O conceito de metaprocesso envolve a modelagem e execução do processo de
produção de processos capazes de dar origem aos bens, ou serviços, fornecidos por uma
organização aos seus clientes. O metaprocesso pode ser bastante complexo dependendo do
porte, da complexidade e do grau de interação existente entre o conjunto de atividades
realizadas.
The analyses of metaprocess not only allows one better agreement, documentation and
control on the existing situation in the production systems, but also, the detention of the points
where bigger inefficiency in the production system occurs, what it becomes possible to carry
through its refinement. The operation of improvements with regard to these aspects is based
on the analysis of the process of aggregation of value throughout the production chain, in way
to identify to interfaces and components not optimized [Baldam, 2007].
A análise do metaprocesso permite não só um melhor entendimento, documentação e
controle sobre a situação existente nos sistemas de produção, mas também, a detecção dos
pontos onde ocorre maior ineficiência no sistema de produção, o que torna possível realizar o
seu refinamento e aperfeiçoamento. A operacionalização de melhorias com relação a esses
aspectos fundamenta-se na análise do processo de agregação de valor ao longo da cadeia de
produção, de maneira a identificar interfaces e componentes não otimizados [Baldam, 2007].
To decomposing the complexity of the production system, metaprocess is placed in the
top of the representative hierarchic tree of the set of executed processes. This fact is
represented in schematically way in Figure 1.
Ao se decompor a complexidade do sistema de produção, o metaprocesso situa-se no
topo da árvore hierárquica representativa do conjunto de processos executados. Esse fato é
representado de maneira esquemática na Figura 1.

Figure 1 –Metaprocess Concept

Metaprocess represents the transcendental concept of process for a superior level of

abstraction. It synthesizes the characteristics of a set of one processes determined level, in
way to represent it by means of the composition of its properties and characteristics. Its use
allows reducing the complexity of the analyzed system, becoming possible to analyze its
deficiencies with the objective to detect aspects not optimized that make it difficult the reach
of the established technical management objectives and for the production system.
O metaprocesso representa a transcendência do conceito de processo para um nível de
abstração superior. Ele sintetiza as características de um conjunto de processos de um
determinado nível, de maneira a representá-lo por meio da composição das suas propriedades
e características. Sua utilização permite reduzir a complexidade do sistema analisado,
tornando possível analisar suas deficiências com o objetivo de detectar aspectos não
otimizados que dificultem o alcance dos objetivos técnicos e gerenciais estabelecidos para o
sistema de produção.
In the context of the ERP systems customization, the successive decomposition of its
processes in lesser units each time makes possible greater knowledge on the diverse involved
aspects in each project planned and executed for the integrators, making possible to approach
in more adequate way the complexity them existing aspects transdisciplinary in some
customization environments.
No contexto da customização de sistemas ERP, a decomposição sucessiva de seus
processos em unidades cada vez menores possibilita maior conhecimento sobre os diversos
aspectos envolvidos em cada projeto planejado e executado pelos integradores, possibilitando
abordar de maneira mais adequada a complexidade dos aspectos transdisciplinares existentes
nos vários ambientes de customização.
In this work the concept of metaprocess will be used to mapping these Inter-
relationships and to make possible its automation through a set of services through one
customization management framework, as it will be presented in item 5. Through it if it
establishes a transdisciplinary matrix that becomes possible to approach the question in
flexible and adjusted way to the some contexts.
Neste trabalho o conceito de metaprocesso será utilizado para mapear esses inter-
relacionamentos e possibilitar sua automatização através de um conjunto de serviços
orquestrados através de um framework de gestão da customização, conforme será apresentado
no item 5. Através dele se estabelece uma matriz de transdisciplinaridade que torna possível
abordar a questão de maneira flexível e adequada aos vários contextos.

4. The ERP System Customization Metaprocess

The modeling and organization of the activities of customization of a system ERP can
be represented through one metaprocess, that is, of a process of production of processes. It
possesses a structural model and a dynamic model, which are immersed in the scene business-
oriented in which it operates. The set formed for these two elements corresponds to the
described references for the contextual machine of Gattaz Nephew (2006).
A modelagem e organização das atividades de customização de um sistema ERP
podem ser representadas através de um metaprocesso, ou seja, de um processo de produção de
processos. Ele possui um modelo estrutural e um modelo dinâmico, que estão imersos no
cenário de negócios no qual ela opera. O conjunto formado por estes dois elementos
corresponde às referências descritas pela máquina contextual de Gattaz Sobrinho (2006).

The main components of this model are represented in schematically way in Figure 2.
Os principais componentes desse modelo são representados de maneira esquemática
na Figura 2.
 Figure 2 – ERP System Customization Project represented by an Metaprocess

The structural model directly represents on elements to the way as the organization is
structuralized and describes the Inter-relationship of the diverse components used in the
customization activities. Its characteristics are determined by the necessities established for
the customers of the developed projects, for the involved technical resources and the context
partner-technician where it carries through its activities.
O modelo estrutural representa os elementos diretamente ligados à maneira como a
organização está estruturada e descreve o inter-relacionamento dos diversos componentes
empregados nas atividades de customização. Suas características são determinadas pelas
necessidades estabelecidas pelos clientes dos projetos desenvolvidos, pelos recursos técnicos
envolvidos e pelo contexto sócio-técnico onde ela realiza suas atividades.
The dynamic model of management of the customization represents the commanded
set of activities management techniques and that are developed with the objective to plan, to
execute, to integrate and to control the customization activities. Although these activities
directly are influenced by the structural model, them they possess proper dynamics and they
suffer to frequent necessities from reorganization and adaptation to the new necessities, rules
of business and scenes that they make possible to extend the efficiency of the customization
operations.
O modelo dinâmico de gestão da customização representa o conjunto ordenado de
atividades técnicas e gerenciais que são desenvolvidas com o objetivo de planejar, executar,
integrar e controlar as atividades de customização. Embora essas atividades sejam diretamente
influenciadas pelo modelo estrutural, elas possuem dinâmica própria e sofrem freqüentes
necessidades de reorganização e adaptação às novas necessidades, regras de negócio e
cenários que possibilitem ampliar a eficiência das operações de customização.
The necessity to carry through these alterations occurs in way each more frequent
time, therefore to remain competitive the companies they need to quickly adapt its structure
and information systems, form to incorporate new technologies, to reduce costs, to adjust it
new cultural and institutional environments, etc. They are made with the objective of not only
adjusting the changes to it in the operational environment, but mainly, in search in a way each
more efficient time to operating its processes, in view of that in the environment business-
oriented where they operate, a continuous increase of the competitiveness caused for the fact
of the competition occurs to be carried through in scale each bigger and less restricted time to
the regional contexts.
A necessidade de realizar essas alterações ocorre de maneira cada vez mais freqüente,
pois para se manterem competitivas as empresas precisam adaptar rapidamente a sua estrutura
e sistemas de informação, de forma a incorporar novas tecnologias, reduzir custos, adequar-se
a novos ambientes culturais e institucionais, etc. Elas são feitas com o objetivo de não só de
ajustar-se às mudanças no ambiente operacional, mas principalmente, em busca de uma
maneira cada vez mais eficiente para operacionalizar seus processos, tendo em vista que no
ambiente de negócios onde operam, ocorre um aumento contínuo da competitividade causado
pelo fato da concorrência ser realizada em escala cada vez maior e menos restrita aos
contextos regionais.
The structural and dynamic aspects of customization metaprocess consist in the
essence of the considered model, therefore they allow a holistic boarding and to
transdisciplinary of the some involved aspects in the modeling, organization and management
of the production in the ERP systems customizations. The detailing of these characteristics
will be boarded resumed to follow.
Os aspectos estruturais e dinâmicos do metaprocesso de customização constituem-se
na essência do modelo proposto, pois permitem uma abordagem holística e transdisciplinar
dos vários aspectos envolvidos na modelagem, organização e gestão da produção nas
customizações de sistemas ERP. O detalhamento dessas características será abordado
resumidamente a seguir.
4.1. Metaprocess Inputs: Structural Model for ERP Systems Customization
The Metaprocess receives as entered initial the requirements from business and the
definition of the target that must simultaneously be boarded for the different projects
developed for the integrator. This set defines the main aspects that will be used in the
planning and execution of its operations.
O metaprocesso recebe como entrada inicial os requisitos de negócio e a definição do
escopo que deve ser abordado pelos diferentes projetos desenvolvidos simultaneamente pelo
integrador. Este conjunto define os principais aspectos que serão empregados no
planejamento e execução de suas operações.
Another determinative aspect for organization of the operations involves the context
existing partner-technician in the organization, represented for its organizational culture, its
nets of relationships and the technology used for organization and management of its
processes. In a vision of long stated period these factors if constitute in the determinative
aspects of the operational efficiency of the integrator.
Outro aspecto determinante para organização das operações envolve o contexto sócio-
técnico existente na organização, representado pela sua cultura organizacional, pelas suas
redes de relacionamentos e pela tecnologia utilizada para organização e gestão dos seus
processos. Numa visão de longo prazo esses fatores se constituem nos aspectos determinantes
da eficiência operacional do integrador.
The production resources used by metaprocess represent the set of used ways to carry
through the customization activities. They are composites for the human resources, of capital
(material, equipment, installations, etc.) and services of third that they are used in the
customization project.
Os recursos de produção utilizados pelo metaprocesso representam o conjunto de
meios utilizados para realizar as atividades de customização. Eles são compostos pelos
recursos humanos, de capital (materiais, equipamentos, instalações, etc.) e serviços de
terceiros que são utilizados no projeto de customização.
The detailing of the structural model allows reducing the involved uncertainties and
operational risks in the diverse stages of the projects.
O detalhamento do modelo estrutural permite reduzir as incertezas e riscos
operacionais envolvidos nas diversas etapas dos projetos.

4.2. Metaprocess Outputs: Dynamic Model for ERP System Customization Management
The dynamic model of ERP systems customization management involves a set of activities
based on the diverse areas of knowledge that the PMBOK (2004) establishes for the
management of projects. In the PMBOK these areas are divide in 44 processes of
management that nor always reflect the reality of the customization projects executed in each
customer simultaneously.
O modelo dinâmico de gestão da customização de sistemas ERP envolve um conjunto de
atividades baseadas nas diversas áreas de conhecimento que o PMBOK (2004) estabelece
para o gerenciamento de projetos. No PMBOK essas áreas são dividas em 44 processos de
gerenciamento que nem sempre refletem a realidade dos projetos de customização executados
em cada cliente simultaneamente.
In this way, it was opted to simplifying this set of activities in only six managements
that summarize the main processes related with: 1) Integration, Execution and Control
Management 2) Target and Configuration Management 3) Stated periods and Costs
Management 4) Quality Management 5) Technical Resources Management and 6) Risk
Management.
Desta maneira, optou-se por simplificar esse conjunto de atividades em apenas seis
gerências que sumarizam os principais processos relacionados com: 1) Gerência de
Integração, Execução e Controle 2) Gerência de Escopo e Configuração 3) Gerência de
Prazos e Custos 4) Gerência da Qualidade 5) Gerência de Recursos Técnicos e 6) Gerência de
Riscos.

5. Metaprocess Modeling Operation

The operation of an ERP customization management model in diverse simultaneous
projects finds practical difficulties due to nature and to the heterogeneous target of the diverse
projects. The great variability of the contexts technological, organizational, and socio-cultural
complements this picture found in diverse environments of development.
A operacionalização de um modelo de gestão de customização de ERP em diversos
projetos simultâneos encontra dificuldades práticas devido à natureza e ao escopo heterogêneo
dos diversos projetos. Complementa este quadro a grande variabilidade dos contextos
tecnológicos, organizacionais, e sócio-culturais encontrados nos diversos ambientes de
desenvolvimento.
In this work a management model of the customization process is presented resumed
whose objective is to propitiate the optimized management of the diverse involved aspects in
the ERP systems customization through a capable environment of if adjusting dynamically to
the changes occurred in the requirements, the placed resources and the context partner-
technician where the projects are carried through.
Neste trabalho apresenta-se resumidamente um modelo de gestão do processo de
customização cujo objetivo é propiciar o gerenciamento otimizado dos diversos aspectos
envolvidos na customização de sistemas ERP através de um ambiente capaz de se adequar
dinamicamente às mudanças ocorridas nos requisitos, nos recursos alocados e no contexto
socio-técnico onde os projetos são realizados.
Its operation complements previous work (August Grandson et al., 2007) made by
means of a set of components weakly connected that allows adapting to the new contexts
quickly, without causing great impact on the too much involved areas.
Sua operacionalização complementa trabalho anterior (Augusto Neto et al., 2007)é
feita por meio de um conjunto de componentes fracamente acoplados que permite adaptá-lo
rapidamente a novos contextos, sem causar grande impacto sobre as demais áreas envolvidas.
It enters the main characteristics of this environment are distinguished: a) The
management of the production centered in processes (BPM); b) A set of functionalities that
can be adjusted to the characteristics of each project; c) The graphical representation of the
flows of customization through the BPMN (2008) aiming at to facilitate its documentation,
analysis and management; d) The control and monitoring of the execution of the processes
aiming at to the detention of imperfections and critical points that can be improved; e) The
capacity to collect given and to carry through predictive analyses on the development of the
projects before its ending, of form to allow the adoption of writs of prevention capable to
minimize the impact of events that involve the context of execution of each project and the
integrator as a whole.
Entre as principais características desse ambiente destacam-se: a) A gerência da
produção centrada em processos (BPM); b) Um conjunto de funcionalidades que podem ser
adequadas às características de cada projeto; c) A representação gráfica dos fluxos de
customização através da BPMN (2008) visando facilitar sua documentação, análise e
gerenciamento; d) O controle e monitoração da execução dos processos visando à detecção de
falhas e pontos críticos que possam ser melhorados; e) A capacidade de coletar dados e
realizar análises preditivas sobre o desenvolvimento dos projetos antes do seu término, de
forma a permitir a adoção de medidas preventivas capazes de minimizar o impacto de eventos
que envolvam o contexto de execução de cada projeto e do integrador como um todo.
In Figure 3 a schematically representation of the architecture of this system is
presented.
Na Figura 3 apresenta-se uma representação esquemática da arquitetura desse sistema.

Framework de Gestão da Customização

Figure 3 – Proposal of an Environment for Metaprocess Management

Amongst the main results foreseen with its use of the considered environment they are
the dynamic balancing of the demands for the resources used in the different projects, and the
possibility to correct the existing distortions in the customization processes before its impact
if propagates and extends the rebuild necessities.
Dentre os principais resultados previstos com a sua utilização do ambiente proposto
estão o balanceamento dinâmico das demandas pelos recursos utilizados nos diferentes
projetos, e a possibilidade de corrigir as distorções existentes nos processos de customização
antes que seu impacto se propague e amplie as necessidades de retrabalho.
6. Conclusions
This work presents a model for management of ERP systems customization projects
for diverse simultaneous customers, that allows optimizing the processes executed in different
environments of execution and makes possible a flexible implementation of the necessary
functionalities for the customization metaprocess management.
Este trabalho apresenta um modelo de gestão de projetos de customização de sistemas
ERP para diversos clientes simultâneos, que permite otimizar os processos executados nos
diferentes ambientes de execução e possibilita uma implementação flexível das
funcionalidades necessárias para a gestão do metaprocesso de customização.
 The use of an integrated environment and one framework of management of the
customization allow that the modules of a system ERP can easily be personalized of adjusted
form more to the contexts that in this way appear during the execution of the projects,
diminishing the losses and rebuild necessities.
A utilização de um ambiente integrado e de um framework de gestão da customização
permite que os módulos de um sistema ERP possam ser facilmente personalizados de forma
mais adequada aos contextos que surjam durante a execução dos projetos, diminuindo desta
maneira as perdas e necessidades de retrabalho.
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