PET Formal Letter Writing - Useful Expressions +Samples

Apologizing
I'm sorry about...
I am sorry that...
I'm very sorry about...
I'm very sorry for...
Please forgive me for...
I'd like to apologize for...
Please accept my apologies.
Please accept my sincere apologies. (very formal)

Asking for Help

I'd be grateful if you could...
I would be grateful if you could...
I would appreciate it if you could...
Could you please...
I was wondering if you could help me.(informal)
I would like to know...

Asking for Information

I am writing to enquire about... (application)
I am writing to find out about...
What I am looking for is...
I would like to know about/if...

Complaining / expressing dissatisfaction

I'm writing to express my dissatisfaction with...
I'm writing to express my annoyance with...
I am not happy about...
...was very disappointing.

Conveying regards
Please give my best regards to your family.
Please pass on my best wishes to your wife and children.
Please give my regards to your parents.

Expressing satisfaction
I was delighted to hear that...
I was very happy to learn that...
I was thrilled to find out that...
1
I was glad to hear that...
...was very enjoyable.

Expressing concern / sympathy

I was sorry to hear about... (your accident/ illness)
I am writing to express my concern/ condolence about...

Giving bad news

I regret to inform you that...(semi-formal)
I am sorry to tell you that...(informal)
I regret to advise you that...(formal)
I am afraid I have some bad news.(informal)

Giving good news

I am pleased to inform you that...(semi-formal)
I am delighted to tell you that...(informal)
I am happy to advise you that...(formal)
I thought you might like to know that...

Giving reasons
This is because...
This is because of...
This is due to... (formal)
This is as a result of...(formal)
This is owing to...(formal)

Making suggestions
Would it be a good idea to...
Perhaps it would be a good idea to...
I can't thank you enough.
No words can express my gratitude.
I am extremely grateful for...
I very much appreciate your ______ing

Closing
I look forward to hearing from you.
I look forward to meeting you.

Sample answer

1. Letter of Application
2
You have seen the following job advertisement in your local youth centre.
Send a letter to Mr. Johnson, the activity leader, saying why you are suitable
for the job.
ACTIVITY CO-ORDINATOR WANTED!
(Weekends only)

Would you like to work with young children aged 6-12? Do you have lots of
energy? Are you an excellent swimmer?
If so, then we want to hear from you. Our children’s club needs someone
responsible to look after a group of 10 children to teach them swimming and
other activities.

Write your letter of application in 120-180 words in an appropriate style.

Sample 1
Dear Mr. Johnson,

I saw your advertisement in the youth club last week and I am writing
to enquire about the vacancy for an activity co-ordinator at weekends.

I am currently studying a university degree in Physical Education and hope to

become a P.E. teacher when I finish. Swimming and lifesaving are subjects in
my degree course, so I am an experienced swimmer.

I have been coaching a local kids football team for the last 2 years and am a
very keen tennis and golf player. I also play chess to a good level and
have taken part in a number of tournaments and taught young children to
play in the local club.

I am free to work at weekends, have plenty of time and energy and feel I
would be suitable for this position.

I enclose a recent photo with my C.V. and am available for interview any
evening. Please do not hesitate to contact me if you require any further
information.

I look forward to hearing from you as soon as possible.

Yours sincerely,
Best regards,
3
 Peter Lawson

CV: Curricular Vitae

Bạn đã thấy quảng cáo việc làm sau đây ở trung tâm thanh thiếu niên địa phương của
bạn. Gửi thư cho ông Johnson, trưởng nhóm hoạt động, nói lý do tại sao bạn phù hợp
với công việc.
ĐƠN VỊ ĐƠN VỊ HOẠT ĐỘNG ĐƯỢC MONG MUỐN!
(Chỉ cuối tuần)

Bạn có muốn làm việc với trẻ nhỏ từ 6-12 tuổi không? Bạn có nhiều năng lượng
không? Bạn có phải là một vận động viên bơi lội xuất sắc?
Nếu vậy, chúng tôi muốn nghe ý kiến từ bạn. Câu lạc bộ trẻ em của chúng tôi cần một
người chịu trách nhiệm trông nom một nhóm 10 trẻ em để dạy chúng bơi và các hoạt
động khác.

Viết đơn xin việc của bạn trong 120-180 từ theo phong cách thích hợp.

Mẫu 1
Ông Johnson thân mến,

Tôi đã xem quảng cáo của bạn trong câu lạc bộ thanh niên vào tuần trước và tôi viết
thư này để hỏi về vị trí tuyển dụng cho một điều phối viên hoạt động vào cuối tuần.

Tôi hiện đang học bằng đại học về Giáo dục thể chất và hy vọng sẽ trở thành một P.E.
giáo viên khi tôi hoàn thành. Bơi lội và cứu sinh là các môn học trong khóa học cấp
bằng của tôi, vì vậy tôi là một vận động viên bơi lội có kinh nghiệm.

Tôi đã huấn luyện một đội bóng đá trẻ em địa phương trong 2 năm qua và tôi là một
người chơi quần vợt và chơi gôn rất quan tâm. Tôi cũng chơi cờ vua ở mức độ tốt và
đã tham gia một số giải đấu và dạy các em nhỏ chơi trong câu lạc bộ địa phương.

Tôi rảnh rỗi để làm việc vào cuối tuần, có nhiều thời gian và năng lượng và cảm thấy
mình sẽ phù hợp với vị trí này.

Tôi gửi kèm một bức ảnh gần đây với C.V. và sẵn sàng phỏng vấn vào bất kỳ buổi tối
nào. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm bất kỳ thông tin nào.

Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn càng sớm càng tốt.

4
Trân trọng,
Trân trọng,
Trân trọng,
Trân trọng,

Peter Lawson

Letter of Application 2
You want to attend a course in English and American Studies in an English-
speaking country and you see this section in a college prospectus:
SCHOLARSHIPS
Every year, two scholarships are offered to candidates from overseas
who can show how our one-year course would help their career.
Scholarships cover fees, accommodation and food, but not transport
or personal spending money.

Apply in writing, explaining why you think you deserve a scholarship.

Write your letter. Don’t include any postal addresses. Write your answer in 140-
190 words in an appropriate style on the separate answer sheet.

Sample answer:
Dear Sir/ Madam,
I would like to apply for one of the scholarships I saw advertised in your
prospectus.

At present I am training to be a secondary school teacher of English and I

finish my course at the end of June. However, I feel I still have a lot to learn
about the language and culture of the English-speaking world and would
benefit considerably from a course in an English-speaking country.

The reason I am applying for a scholarship is that I cannot afford the cost of
studying abroad. I have no income except for my student grant, so if I am
fortunate enough to be given a scholarship, I would have to work part-time to
save some personal spending money. My parents will borrow some money for
my airfare if I am successful. Knowing my family is going to support me gives
me even more confidence and enthusiasm that I would be a suitable candidate
for this position because I would be able to commit myself fully to the course
you offer.

I am available for interview at any time. I can be contacted on 07935033195

after 6pm every evening.
5
I would appreciate being given the opportunity to study at your college and
would be very grateful if you would consider my application.

Yours sincerely,
Paul Brown

Đơn xin việc 2

Bạn muốn tham dự một khóa học về Nghiên cứu Anh và Mỹ ở một
quốc gia nói tiếng Anh và bạn thấy phần này trong bản cáo bạch đại
học:

HỌC BỔNG

Mỗi năm, hai học bổng được trao cho những ứng viên từ nước
ngoài, những người có thể cho thấy khóa học một năm của chúng
tôi sẽ giúp ích như thế nào cho sự nghiệp của họ. Học bổng bao
gồm phí, chỗ ở và thực phẩm, nhưng không bao gồm chi phí đi lại
hoặc chi tiêu cá nhân.

Đăng ký bằng văn bản, giải thích lý do tại sao bạn nghĩ rằng bạn
xứng đáng nhận được học bổng.

Viết thư của bạn. Không bao gồm bất kỳ địa chỉ bưu điện nào. Viết
câu trả lời của bạn trong 140-190 từ theo phong cách thích hợp vào
phiếu trả lời riêng.

Câu trả lời mẫu:

Thưa ông / bà,

Tôi muốn đăng ký một trong những học bổng mà tôi thấy được
quảng cáo trong bản cáo bạch của bạn.

6
 Hiện tại tôi đang đào tạo để trở thành giáo viên tiếng Anh cấp 2 và
tôi sẽ kết thúc khóa học của mình vào cuối tháng 6. Tuy nhiên, tôi
cảm thấy mình vẫn còn rất nhiều điều để tìm hiểu về ngôn ngữ và
văn hóa của thế giới nói tiếng Anh và sẽ được hưởng lợi đáng kể từ
một khóa học ở một quốc gia nói tiếng Anh.

Lý do tôi nộp đơn xin học bổng là tôi không có khả năng chi trả chi
phí du học. Tôi không có thu nhập ngoại trừ khoản trợ cấp sinh viên
của mình, vì vậy nếu may mắn được nhận học bổng, tôi sẽ phải đi
làm thêm để tiết kiệm một số tiền chi tiêu cá nhân. Bố mẹ tôi sẽ vay
một số tiền để mua vé máy bay nếu tôi thành công. Biết được gia
đình sẽ ủng hộ tôi càng khiến tôi thêm tự tin và nhiệt tình rằng tôi
sẽ là một ứng viên phù hợp cho vị trí này vì tôi sẽ có thể cam kết
hết mình với khóa học mà bạn cung cấp.

Tôi sẵn sàng phỏng vấn bất cứ lúc nào. Tôi có thể được liên hệ qua
số 07935033195 sau 6 giờ chiều mỗi tối.

Tôi rất cảm kích khi được trao cơ hội học tập tại trường đại học của
bạn và sẽ rất biết ơn nếu bạn xem xét đơn đăng ký của tôi.

Trân trọng,
Paul Brown

2. Letter of Complaint 1

Dear Sir/Madam

I attended your exhibition Sound Systems 2015 at the Fortune Hotel from30 -
31 July and found it informative and interesting. Unfortunately, my enjoyment
of the event was spoiled by a number of organisational problems. I explain
each of the problems below.

Firstly, I had difficulty in registering to attend the event. You set up an on-line
registration facility, but I found the facility totally unworkable. Even after
spending several wasted hours trying to register in this way, the computer
would not accept my application. I eventually succeeded in registering by
faxing you.

Secondly, the exhibition was held at one of Hong Kong's most prestigious
hotels, but frankly the venue was better suited to a medium-sized business
7
conference than to a large exhibition open by registration to the public. The
lack of space led to serious overcrowding in the venue, particularly at peak
visiting times (i.e. lunch times and early evening). On one or two occasions I
was also seriously concerned about the physical safety of attendees.

The final point I want to make concerns product information. It is very

enjoyable to see and test a range of excellent sound systems, but it is also
important to be able to take away leaflets on interesting products, so that
more research can be done before deciding which system to buy. However, by
the time I attended the exhibition all the leaflets had been taken.

Could I please ask you to look into these matters - not only on my behalf but
also on behalf of other attendees, and in fact on behalf of your company, too.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully
Michael Leung

Thưa ông / bà

Tôi đã tham dự triển lãm Hệ thống âm thanh 2015 của bạn tại Khách sạn
Fortune từ 30 - 31 tháng 7 và thấy nó nhiều thông tin và thú vị. Thật không
may, sự thích thú của tôi đối với sự kiện này đã bị ảnh hưởng bởi một số vấn
đề về tổ chức. Tôi giải thích từng vấn đề dưới đây.

Thứ nhất, tôi gặp khó khăn trong việc đăng ký tham dự sự kiện. Bạn đã thiết
lập một cơ sở đăng ký trực tuyến, nhưng tôi thấy cơ sở đó hoàn toàn không
hoạt động được. Ngay cả khi đã dành nhiều giờ lãng phí để cố gắng đăng ký
theo cách này, máy tính vẫn không chấp nhận đơn đăng ký của tôi. Cuối cùng
tôi đã thành công trong việc đăng ký bằng cách gửi fax cho bạn.

Thứ hai, triển lãm được tổ chức tại một trong những khách sạn danh tiếng nhất
của Hồng Kông, nhưng thành thật mà nói thì địa điểm này phù hợp với một hội
nghị kinh doanh quy mô vừa hơn là một triển lãm lớn mở cửa đăng ký cho
công chúng. Việc thiếu không gian đã dẫn đến tình trạng quá tải nghiêm trọng
tại địa điểm, đặc biệt là vào những thời điểm cao điểm tham quan (tức là vào
giờ ăn trưa và đầu giờ tối). Trong một hoặc hai lần, tôi cũng quan tâm nghiêm
túc đến sự an toàn thể chất của những người tham dự.
8
 Điểm cuối cùng tôi muốn đưa ra thông tin sản phẩm liên quan. Rất thú vị khi
xem và thử nghiệm một loạt hệ thống âm thanh tuyệt vời, nhưng điều quan
trọng là có thể mang đi các tờ rơi về các sản phẩm thú vị, để có thể nghiên cứu
thêm trước khi quyết định mua hệ thống nào. Tuy nhiên, vào thời điểm tôi
tham dự triển lãm, tất cả các tờ rơi đã được lấy đi.

Tôi có thể vui lòng đề nghị bạn xem xét những vấn đề này - không chỉ thay
mặt tôi mà còn thay mặt cho những người tham dự khác, và trên thực tế, thay
mặt cho công ty của bạn.

Tôi mong muốn được nghe từ bạn.

Trân trọng
Michael Leung

Complaint Letter 2
You bought the personal stereo advertised in a mail order catalogue.

A GREAT LITTLE PERSONAL MUSIC CENTER THAT FITS IN YOUR

POCKET!(very big and too heavy for my pocket)
This high-quality stereo comes to you at the unbeatable price of $19.99, (not
true – found one for $14.99 in shop) including cost of postage, lower than you
will find in any shop.
It comes compete with:
- headphones (missing)
- convenient carrying case (zip broken)
- batteries
It has a recording facility (didn’t work), will pick up any radio station, and
plays all your tapes (destroyed two tapes) with high-quality sound.

THIS IS A BARGAIN NOT TO BE MISSED!

Write a letter to Home Mail Order, complaining about the stereo, and
asking for your money back, or a new stereo.

Dear Sir/Madam,

I am writing in connection with a personal stereo, which I saw advertised in

your mail order catalogue. Last week I bought one of these stereos, and I am
sorry to say that I was very disappointed when I received it.

First of all, your advertisement stated that the price of stereo would be lower

9
than in any shop but I saw the same stereo at the price of $14.99 instead of
$19.99.

Furthermore, your advertisement promised that it would be a high-quality

stereo compete with all necessary accessories. However, when I received it,
headphones were missing and there was a broken zip on a carrying bag. A
recording facility did not work as well and I have already destroyed two tapes
with my favourite musical compositions.

Finally, you also promised that it would be a compact and portable device.
However, the stereo was so big and heavy that it could not be carried in a
pocket.

Could you please arrange for me to receive a new stereo or refund my money
in full?

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Peter Petrov.

Thư khiếu nại 2

Bạn đã mua dàn âm thanh nổi cá nhân được quảng cáo trong một danh mục
đặt hàng qua thư.

TRUNG TÂM ÂM NHẠC CÁ NHÂN TUYỆT VỜI PHÙ HỢP VỚI BẠN! (rất lớn và
quá nặng so với túi tiền của tôi)

Dàn âm thanh chất lượng cao này đến với bạn với mức giá cạnh tranh nhất là
19,99 đô la, (không đúng - được tìm thấy với giá 14,99 đô la tại cửa hàng) bao
gồm cả phí bưu điện, thấp hơn bạn sẽ tìm thấy ở bất kỳ cửa hàng nào.

Nó cạnh tranh với:

- tai nghe (đang bỏ qua)

- hộp đựng tiện lợi (zip bị vỡ)

10
 - pin

Nó có một cơ sở ghi âm (didn không hoạt động), sẽ thu bất kỳ đài phát thanh
nào và phát tất cả các băng của bạn (destroy hai băng) với âm thanh chất
lượng cao.

ĐÂY LÀ MỘT BARGAIN KHÔNG ĐƯỢC BỎ LỠ!

Viết thư cho Home Mail Order, phàn nàn về dàn âm thanh nổi và yêu cầu bạn
trả lại tiền hoặc một dàn âm thanh nổi mới.

Thưa ông / bà,

Tôi đang viết liên quan đến âm thanh nổi cá nhân, mà tôi đã thấy được quảng
cáo trong danh mục đặt hàng qua thư của bạn. Tuần trước, tôi đã mua một
trong những chiếc dàn âm thanh này, và tôi xin lỗi phải nói rằng tôi đã rất thất
vọng khi nhận được nó.

Trước hết, quảng cáo của bạn nói rằng giá của dàn âm thanh nổi sẽ thấp hơn
bất kỳ cửa hàng nào nhưng tôi thấy dàn âm thanh tương tự với giá 14,99 đô la
thay vì 19,99 đô la.

Hơn nữa, quảng cáo của bạn hứa hẹn rằng nó sẽ là một dàn âm thanh chất
lượng cao cạnh tranh với tất cả các phụ kiện cần thiết. Tuy nhiên, khi tôi nhận
được nó, tai nghe bị mất và có một zip bị hỏng trên túi đựng. Một cơ sở ghi âm
cũng không hoạt động và tôi đã phá hủy hai cuốn băng với các tác phẩm âm
nhạc yêu thích của tôi.

Cuối cùng, bạn cũng hứa rằng nó sẽ là một thiết bị nhỏ gọn và di động. Tuy
nhiên, dàn âm thanh nổi quá lớn và nặng nên không thể bỏ vào túi được.

Bạn có thể vui lòng sắp xếp để tôi nhận một dàn âm thanh mới hoặc hoàn trả
đầy đủ tiền cho tôi không?

Tôi mong muốn được nghe từ bạn.

Trân trọng,
Peter Petrov

Letter of Complaint 3
Dear Sir/Madam,
11
I am writing today to complain of the poor service I received from your company
on June 12, 2008. I was visited by a representative of NY Company, Mr. Madman,
at my home on that day.

Mr. Madman was one hour late for his appointment and offered nothing by way
of apology when he arrived at noon. Your representative did not remove his
muddy shoes upon entering my house, and consequently left a trail of dirt in the
hallway. Mr. Madman then proceeded to present a range of products to me that I
had specifically told his assistant by telephone I was not interested in. I
repeatedly tried to ask your representative about the products that were of
interest to me, but he refused to deal with my questions. We ended our meeting
after 25 minutes without either of us having accomplished anything.

I am most annoyed that I wasted a morning (and half a day's vacation) waiting
for Mr. Madman to show up. My impression of That Awful Company has been
tarnished, and I am now concerned about how my existing business is being
managed by your firm. Furthermore, Mr. Madman's inability to remove his muddy
shoes has meant that I have had to engage the services, and incur the expense,
of a professional carpet cleaner.

I trust this is not the way That Awful Company wishes to conduct business with
valued customers—I have been with you since the company was founded and
have never encountered such treatment before. I would welcome the opportunity
to discuss matters further and to learn of how you propose to prevent a similar
situation from recurring. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Simon

Thư khiếu nại 3

Thưa ông / bà,

Tôi viết thư hôm nay để phàn nàn về dịch vụ kém mà tôi nhận được từ công ty
của bạn vào ngày 12 tháng 6 năm 2008. Tôi đã được đại diện của Công ty NY,
ông Madman, đến thăm tại nhà của tôi vào ngày hôm đó.

12
Ông Madman đã trễ hẹn một giờ và không đưa ra lời xin lỗi nào khi ông đến
vào buổi trưa. Người đại diện của bạn đã không tháo đôi giày dính bùn của
mình khi vào nhà tôi, và hậu quả là để lại một vệt bẩn trên hành lang. Ông
Madman sau đó tiếp tục giới thiệu một loạt sản phẩm cho tôi mà tôi đã nói cụ
thể với trợ lý của ông ấy qua điện thoại mà tôi không quan tâm. Tôi đã nhiều
lần cố gắng hỏi người đại diện của bạn về các sản phẩm mà tôi quan tâm,
nhưng ông ấy từ chối giải quyết với những câu hỏi của tôi. Chúng tôi kết thúc
cuộc họp của mình sau 25 phút mà không ai trong chúng tôi hoàn thành bất cứ
điều gì.

Tôi khó chịu nhất là tôi đã lãng phí một buổi sáng (và nửa ngày nghỉ phép) để
chờ ông Madman xuất hiện. Ấn tượng của tôi về That Awful Company đã không
còn nữa, và tôi bây giờ lo lắng về việc công ty của bạn đang quản lý công việc
kinh doanh hiện tại của tôi như thế nào. Hơn nữa, việc ông Madman không thể
tháo đôi giày dính bùn của mình có nghĩa là tôi đã phải nhờ đến các dịch vụ và
chịu chi phí của một người giặt thảm chuyên nghiệp.

Tôi tin rằng đây không phải là cách mà That Awful Company mong muốn tiến
hành kinh doanh với những khách hàng có giá trị — tôi đã làm việc với bạn từ
khi công ty được thành lập và chưa bao giờ gặp phải sự đối xử như vậy trước
đây. Tôi rất hoan nghênh cơ hội thảo luận thêm về các vấn đề và tìm hiểu cách
bạn đề xuất để ngăn tình huống tương tự tái diễn. Tôi mong muốn được nghe
từ bạn.

Trân trọng,
Simon

13