OVEREENKOMST STUDIEREIS BUITENLAND

Het studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde

van de Katholieke Hogeschool VIVES Noord (0455932266) organiseert in het kader
van het opleidingsonderdeel ‘Vierde Taal: Spaans’ een immersiereis naar
Salamanca (Spanje) van 28/01/2024 tot 4/02/2024 (1 week).

…………………………………………… (naam student), student(e) aan de opleiding

……………………….………..…….. verklaart deel te nemen aan deze studiereis.

Artikel 1

Deelname aan deze taalreis gebeurt tegen de geraamde kostprijs van 600,00 euro.

In deze prijs is begrepen:

a) Transfer Madrid/Salamanca
b) Intensieve cursus Spaans (20u)
c) de kosten voor deelname aan alle vermelde culturele activiteiten, tenzij
anders vermeld op het programma.
d) Verblijf in familie, op basis van vol pension
e) een reisbijstandsverzekering (Meer informatie en de polisvoorwaarden zijn
terug te vinden op www.vives.be/verzekeringen)

Volgende kosten zijn niet inbegrepen in de prijs, en zijn ten laste van de student(e):

a) een annulatieverzekering (de hogeschool raadt de studenten aan een

persoonlijke annulatieverzekering af te sluiten).
b) De vlucht H/T naar Madrid
c) Extra uitgaven ter plaatse

Artikel 2

De student(e) bevestigt hierbij zijn of haar deelname aan de studiereis. Deze

bevestiging is definitief en onherroepbaar. De afrekening vindt plaats na de
studiereis, zodra alle kosten gekend zijn. De hogeschool kan eveneens een
voorschotfactuur opmaken vóór aanvang van de reis en nadien, eens alle kosten
gekend zijn, een saldofactuur opmaken.

1
Artikel 3

3.1. Indien de deelname door de student(e) na de ondertekening van deze

overeenkomst wordt geannuleerd, blijft de student(e) de kostprijs verschuldigd
behoudens in geval van overmacht. Onder overmacht wordt hier verstaan elke
onvermijdbare, onvoorzienbare en onafwendbare gebeurtenis, niet te wijten aan een
fout van de student(e), die de deelname aan de studiereis onmogelijk maakt.
Studieredenen, financiële redenen, uitschrijving uit de opleiding/het
opleidingsonderdeel, het stopzetten of onderbreken van de opleiding, het niet naleven
van artikel 4 van deze verbintenis, … vallen niet onder de overmacht.

3.2. De situatie van overmacht moet zo snel mogelijk per mail aan de begeleidende of
organiserende docent(e) en de ombuds worden gemeld en de bewijsstukken dienen zo
snel mogelijk overgemaakt worden. Indien de overmachtsituatie zich zou voordoen de
dag van vertrek of later, dient tevens telefonisch contact gezocht te worden met de
begeleidende of organiserende docent(e) of de ombuds van de opleiding.

3.3. In geval van overmacht worden enkel de kosten aangerekend die niet meer kunnen
gerecupereerd worden van de organisatie aan wie ze waren betaald. De afrekening zal plaats
vinden na de studiereis, zodra alle kosten gekend zijn. Indien een voorschot werd aangerekend
en deze kosten liggen lager, wordt het saldo terugbetaald. Indien de kosten hoger liggen of
indien geen voorschot werd aangerekend, zal voor deze kosten een factuur opgemaakt worden.
Een student(e) die een eigen annulatieverzekering heeft afgesloten, dient zelf de nodige stappen
te ondernemen om kosten te recuperen die onder het toepassingsgebied vallen.

3.4. De student(e) is er zich bewust van dat de ter plaatse geldende maatregelen wegens
infectieziektes (zoals bv. Covid19) dienen te worden nageleefd.

Studenten zijn verzekerd voor reisbijstand voor (groeps)reizen in het kader van de opleiding,
georganiseerd of gevraagd door de hogeschool, naar een bestemming buiten België. Dit conform de
voorwaarden bepaald in polisnr. 9500152/20000.

Indien er omwille van een infectieziekte (zoals bv. Covid19) ter plaatse maatregelen moeten
getroffen worden en/of bijkomende kosten moeten gemaakt worden, dient er onmiddellijk contact
opgenomen worden met een begeleidend personeelslid van Vives, met de reisbijstandsverzekering,
en met de dienst verzekeringen van VIVES (verzekeringen@vives.be).

Indien voldaan aan onderstaande voorwaarden is er een eventuele tussenkomst mogelijk vanuit de
verzekeraar. De verzekeraar beslist autonoom, VIVES komt hiervoor nooit in tussen. Indien
onderstaande situaties zich voordien is het belangrijk om zoveel mogelijk bewijsstukken te
verzamelen:
• een waarborg van 500 EUR in geval de verzekerde bij terugkeer in quarantaine moet gaan
voor een minimumperiode van zeven dagen. De voorwaarde is echter dat er nog geen
voorschriften of beperkingen van kracht waren op de dag van vertrek van de reis in
dienstopdracht/studieopdracht.
• een vergoeding van 50 EUR per dag (tot max. 14 dagen) voor de verzekerde die tijdens de
reis gediagnosticeerd wordt met een gespecialiseerde infectieziekte en daardoor niet op de
voorziene datum naar huis kan keren. Bij een ziekenhuisopname wordt deze vergoeding
betaald vanaf de dag na ontslag in het ziekenhuis.
• een vergoeding indien de overheid beslist om de verzekerde naar huis te repatriëren als

2
 gevolg van het uitbreken van een gespecificeerde infectieziekte. AIG zal de werkelijke kosten
van de repatriëring vergoeden tot max. 500 EUR (indien deze kost aan de verzekerde zou
gefactureerd worden).
• een vergoeding van een forfaitair bedrag van 250 EUR per begonnen week indien men na 14
dagen, sinds de diagnose tijdens de reis, niet in staat is te werken. De maximale
betalingstermijn is 12 weken.

Alle overige kosten gerelateerd aan infectieziektes (zoals bv. Covid19), die niet gedekt worden door
voornoemde polis, blijven ten laste van de student, VIVES kan hiertoe nooit gehouden zijn. Het gaat
onder andere om - maar is niet beperkt tot - de volgende kosten:
• kosten voor het (al dan niet verplicht) afleggen van tests;
• extra reis- en verblijfskosten ingevolge quarantaine;
• medische kosten vanwege besmetting;
• kosten voor zorgverstrekking;
• annulatiekosten (bijvoorbeeld wanneer de toegang tot evenementen, musea etc. of zelfs het
desbetreffende land geweigerd wordt omwille van infectieziekte-gerelateerde motieven)

Indien VIVES alsnog dergelijke kosten heeft voorgeschoten, worden deze achteraf gefactureerd aan
de student(e).

Het staat de student(e) vrij bijkomende verzekeringen af te sluiten in dit verband.

Artikel 4

De student(e) moet te allen tijde in het bezit zijn van geldige identificatiepapieren.
In het geval van een buitenlandse studiereis, dient de student(e) te zorgen voor de
nodige officiële reisdocumenten (geldige identiteitskaart, internationale paspoorten,
reistoestemming door de overheid van het land van herkomst of bestemming, ….) en
eventueel andere reisverplichtingen zoals bv. vaccinaties. Indien de student(e) de reis
niet of niet geheel kan maken wegens het ontbreken van een reisdocument of -
verplichting zijn de gevolgen en de kosten voor rekening van de student(e).

Artikel 5

De student(e) verbindt er zich toe om het reisprogramma, zoals uitgestippeld door het
studiegebied nauwgezet te volgen en aanwezig te zijn bij alle bezoeken en/of excursies.
Wanneer de student(e) de aanwijzingen van de begeleidende docent(e) of coördinator
niet opvolgt, overlast veroorzaakt, in strijd handelt met de wet en/of openbare orde en
schade berokkent, kan de hogeschool beslissen de student(e) uit te sluiten van (verdere)
deelname aan de studiereis. Alle daaruit voortvloeiende kosten (inclusief
schadebedragen) zijn ten laste van de student(e).

Plaats en datum: Handtekening student: