PHÒNG GD&ĐT THỊ XÃ BUÔN HỒ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG THCS TÔ VĨNH DIỆN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 07/QĐ-TVD EaDrông, ngày 09 tháng 02 năm 2023

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Danh mục hồ sơ của trường
THCS Tô Vĩnh Diện năm 2023

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG THCS TÔ VĨNH DIỆN

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung
một số điều Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công
tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 09/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bội Nội vụ về quy định chi tiết thời
hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ công văn số 26/PGDĐT-CNTT ngày 6/02/2023 của Phòng Giáo dục và Đào tạo
thị xã Buôn Hồ về việc triển khai tài liệu hướng dẫn sử dụng các tính năng mới cập nhật trên
phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phiên bản 5.4.1
Xét đề nghị của bộ phận văn phòng trường THCS Tô Vĩnh Diện.

QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Danh mục hồ sơ của trường THCS Tô Vĩnh
Diện năm 2023 (có Danh mục kèm theo).
Điều 2. Căn cứ vào Danh mục này, Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo công tác lập hồ sơ công
việc theo từng lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Trong quá trình thực hiện, nếu có
phát sinh những hồ sơ không có trong danh mục, các tổ, khối có thể đề nghị bổ sung hoặc sửa
đổi Danh mục cho phù hợp với tình hình thực tế.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Thủ trưởng đơn vị, các tổ khối, ban chuyên môn nhà trường, và cá nhân có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG

- Phòng GDDT ( để b/c);
- Như Điều 4 (Để t/h);
- Lưu: VT.
NGÔ XUÂN THẬP
 DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG THCS TÔ VĨNH DIỆN NĂM 2022
(Ban hành kèm theo Quyết định số 07 /QĐ-TVD ngày 09 tháng 02 năm 2023

Số và ký Thời hạn Đơn vị lập Ghi

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
hiệu hồ sơ bảo quản hồ sơ chú
HỒ SƠ ĐẢNG
01/THCS -TVD Vĩnh viễn Chi bộ
- Hồ sơ chi bộ theo quy định của Đảng ủy cấp trên
(sổ Đảng viên; sổ Nghị quyết chi bộ, chi ủy ).
02/THCS - TVD Vĩnh viễn Chi bộ
- Các quyết định chuẩn y
03 /THCS -TVD Vĩnh viễn Chi bộ
- Sổ theo dõi công văn đi và đến
04 /THCS –TVD Vĩnh viễn Chi bộ
- Hệ thống văn bản của chi bộ.
HỒ SƠ CÔNG ĐOÀN

- - Công Đoàn: Hồ sơ công đoàn theo quy định của

công đoàn cấp trên (Danh sách công đoàn viên; sổ
05 /THCS -TVD 20 năm Công Đoàn
Nghị quyết; các quyết định chuẩn y; sổ theo dõi
công văn đi và đến; hệ thống văn bản của công
đoàn...)
HỒ SƠ ĐOÀN THANH NIÊN

- - Đoàn Thanh Niên : Hồ sơ đoàn Thanh niên theo

Đoàn
quy định của đoàn cấp trên (sổ đoàn viên; sổ Nghị
06/THCS -TVD 10 năm Thanh Niên
quyết; các quyết định chuẩn y; sổ theo dõi công văn
đi và đến; kế hoạch hoạt động; hệ thống văn bản của
đoàn TN...)
HỒ SƠ ĐỘ

- - Hồ sơ Đội TNTP Hồ Chí Minh với THCS (danh

07 /THCS –TVD 10 năm Đội Thiếu
sách đội viên; kế hoạch hoạt động; sổ ghi nhật kí
Niên
hoạt động; quyết định bổ nhiệm Tổng PT đội...)
HỒ SƠ HỘI ĐỒNG TRƯỜNG

08/ THCS - TVD Vĩnh viễn Thư ký Hội

- - Các quyết định công nhận
Đồng
Vĩnh viễn Thư ký Hội
- - Kế hoạch hoạt động; Biên bản họp hội đồng; các
09 /THCS - TVD Đồng
văn bản của hội đồng...)
HỐ SƠ BAN ĐẠI DIỆN CHA MẸ HỌC SINH

10 5 năm Hiệu trưởng

- Hồ sơ ban đại diên cha mẹ học sinh (Danh sách
11 10 /THCS -TVD Thư ký
ban đại diện
11/THCS –TVD 5 năm Hiệu trưởng
- Kế hoạch hoạt động
Thư ký
12/THCS –TVD 5 năm Hiệu trưởng
- Biên bản các cuộc họp
Thư ký
13/THCS -TVD 5 năm Hiệu trưởng
- - Các báo cáo về hoạt động của Ban đại diện cha mẹ
Thư ký
học sinh
HỒ SƠ NHÀ TRƯỜNG
14/THCS -TVD
- - Chiến lược (hoặc Kế hoạch phát triển của nhà
 Vĩnh viễn Hiệu trưởng
trường giai đoạn 2015-2020)
Hiệu trưởng
- Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà
15/THCS –TVD Vĩnh viễn Thư ký
trường (bao gồm kế hoạch tổng thể và các kế hoạch
chi tiết kèm theo.)
16/THCS -TVD Vĩnh viễn Hiệu trưởng
-Thời khóa biểu
Thư ký
17/THCS -TVD Vĩnh viễn Thư ký Hội
-Biên bản họp cơ quan (họp hội đồng nhà trường)
Đồng
18/THCS -TVD Vĩnh viễn Văn thư
-Sổ đăng bộ
Thư ký
19/THCS –TVD Vĩnh viễn Văn thư
- Sổ gọi tên và ghi điểm
20/THCS –TVD 5 năm Văn thư
- Sổ ghi đầu bài
21/THCS –TVD 5 năm Văn thư
- Sổ theo dõi học sinh chuyển đi, chuyển đến
22/ THCS –TVD Trả học sinh Văn thư
- Học bạ của học sinh
khi ra trường
HỒ SƠ QUẢN LÍ NHÂN SỰ

- - Hồ sơ trắng: Sơ yếu lí lịch; các quyết định tuyển

Vĩnh viễn Hiệu trưởng
dụng, thuyên chuyển, nâng lương, đề bạt...; văn
23/ THCS –TVD Văn thư
bằng, chứng chỉ, chứng nhận...; giấy khám sức khỏe;
các giấy từ khác có liên quan...;
- Văn bản thông báo của Phòng GD&ĐT về đánh
24/THCS –TVD Vĩnh viễn Hiệu trưởng
giá xếp loại Chuẩn HT, PHT hằng năm;

- - Danh sách cán bộ dự nguồn (trong giai đoạn 5

25/THCS -TVD Vĩnh viễn Hiệu trưởng
năm)
HỒ SƠ TUYỂN SINH
Hết khoá Hiệu trưởng
- - Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh
26/THCS -TVD Văn thư
Hết khoá Hiệu trưởng
- Quyết định giao chỉ tiêu năm học
27 /THCS –TVD Văn thư
28/THCS -TVD Hết khoá Hiệu trưởng
- Danh sách học sinh được tuyển và các loại biên
Văn thư
bản kèm theo
HỒ SƠ TỐT NGHIỆP, QUẢN LÍ VĂN BẰNG
29/THCS –TVD Vĩnh viễn Hiệu trưởng
- Danh sách học sinh được công nhận tốt nghiệp
30/THCS –TVD Vĩnh viễn Văn thư
- Sổ quản lý cấp phát văn bằng chứng chỉ

HỒ SƠ PHỔ CẬP GIÁO DỤC

5 năm Cán bộ
- Hồ sơ phổ cập giáo dục (theo quy định hiện hành)
31/THCS -TVD chuyên trách
HỒ SƠ GD ĐỐI VỚI HS KHUYẾT TẬT ( Nếu có)

Bàn giao cho

- Hồ sơ giáo dục đối với học sinh khuyết tật (nếu có
32/THCS -TVD cơ sở giáo dục Hiệu trưởng
– theo quy định)
mới khi học
 sinh chuyển đi
HỒ SƠ QUẢN LÝ CHUYÊN MÔN
33/THCS –TVD
- - Hồ sơ quản lý chuyên môn theo các chyên đề (theo
Vĩnh viễn Chuyên môn
quy định hiện hành)
34/THCS –TVD
- Hồ sơ Hội đồng khoa học (Quyết định thành lập
Vĩnh viễn Chuyên môn
Hội đồng; Danh mục nghiệm thu SKKN, sản phẩm
khoa học; Các sản phẩm đã được nghiệm thu)
HỒ SƠ KIỂM TRA NỘI BỘ

- Hồ sơ kiểm tra nội bộ (kế hoạch;quyết định, bảng

35/ THCS -TVD 10 năm Chuyên môn
tổng hợp kết quả kiểm tra; sổ dự giờ...)
HỒ SƠ QUẢN LÝ DẠY THÊM, HỌC THÊM

- - Hồ sơ quản lí dạy thêm, học thêm: (Phân công

nhiệm vụ của HT cho giáo viên thực hiện bồi dưỡng
HSG và phụ đạo HS yếu; Kế hoạch bồi dưỡng HSG,
Hiệu trưởng
phụ đạo HS yếu kém; Thời khóa biểu DTHT; Giấy
36/THCS –TVD 5 năm Chuyên môn
phép tổ chức hoạt động dạy thêm, học thêm; Giáo án
bồi dưỡng HSG; giáo án phụ đạo HS yếu kém; Đơn
xin học thêm gửi nhà trường có chữ ký phụ huynh
học sinh)
HỒ SƠ DẠY NGHỀ PHỔ THÔNG

Hồ sơ dạy nghề, thi nghề PT (Kế hoạch dạy nghề

Hiệu trưởng
PT; Giáo án dạy nghề PT; Danh sách học sinh tham
37/THCS -TVD 5 năm Chuyên môn
gia học nghề và được cấp Giấy chứng nhận nghề
phổ thông; hệ thống văn bản liên quan tới thi nghề
PT)
HỒ SƠ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, TÀI SẢN

Hồ sơ quản lý tài chính, tài sản: (hệ thống văn bản

Vĩnh viễn Kế toán
về tài chính; sổ thu, chi; sổ quản lý tài sản; hệ thống
38/THCS -TVD
hóa đơn, chứng từ liên quan đến việc quản lý tài sản,
tài chính...)
39/ THCS -TVD Vĩnh viễn Kế toán
- Quy chế chi tiêu nội bộ
40/ THCS -TVD Vĩnh viễn Kế toán
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

HỒ SƠ QUẢN LÝ THƯ VIỆN

- Hồ sơ quản lý Thư viện ( sổ đk tổng quát, đk cá

biệt, đk sgk, sổ mượn sách, thống kê bạn đọc …
41/THCS –TVD 5 năm Thư viện
biên bản kiểm kê , thanh lý ...)

HỒ SƠ QUẢN LÝ THIẾT BỊ GD

- - Hồ sơ quản lí thiết bị giáo dục (Sổ danh mục thiết

42/THCS -TVD 20 năm Thiết bị
 bị GD; kế hoạch sử dụng thiết bị giáo dục của GV;
sổ theo dõi mượn trả...)
HỒ SƠ QUẢN LÝ Y TẾ

- - Hồ sơ y tế (Sổ theo dõi sức khoẻ của học sinh nhà

43/THCS –TVD 5 năm YT
trường ; Sổ theo dõi mua thuốc, cấp phát thuốc y
tế...)
- Giấy chứng nhận có nguồn nước sạch của cơ quan
44/THCS -TVD 5 năm YT
y tế (nếu có)
HỒ SƠ HỘI ĐỒNG KHEN THƯỞNG

- - Hồ sơ Hội đồng thi đua khen thưởng của trường

(Quyết định thành lập Hội đồng TĐKT; quyết định
45/THCS –TVD vĩnh viễn Hiệu trưởng
của cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách tập thể,
cá nhân được công nhận danh hiệu thi đua và hình
thức khen thưởng hằng năm, QĐ công nhận giáo
viên dạy giỏi)
10 năm PHT
HỒ SƠ HỘI ĐỒNG KỶ LUẬT HỌC SINH ( Nếu có)

HỒ SƠ VĂN THƯ - LƯU TRỮ

- - Hồ sơ văn thư lưu trữ: Gồm Sổ theo dõi công văn

đi và đến và toàn bộ hệ thống văn bản đi (các quyết
5 năm Văn thư
định, kế hoạch, báo cáo....) và đến theo từng năm (hệ
46/THCS –TVD
thống văn bản này sắp xếp theo thứ tự của văn bản
trong sổ theo dõi công văn đi, đến để dễ tra cứu, tìm
kiếm)
WEBSITE CỦA TRƯỜNG
47/THCS –TVD vĩnh viễn Thư ký
- Chuyên Môn nhà trường :Kế hoạch thực hiện
nhiệm vụ theo tuần, tháng, năm học
48/THCS –TVD vĩnh viễn Thư ký
Kế hoạch giảng dạy bộ môn theo các lớp, khối lớp
(đã được BGH phê duyệt)
49/THCS –TVD vĩnh viễn Thư ký
Biên bản sinh hoạt tổ chuyên môn

TỔ VĂN PHÒNG
50/THCS –TVD 5 năm Tổ trưởng
Kế hoạch hoạt động của tổ VP
51/THCS –TVD 5 năm Tổ trưởng
Biên bản sinh hoạt tổ văn phòng

ĐỐI VỚI GIÁO VIÊN

hết khoá Cá nhân gv
Gián án của giáo viên (nếu đề kiểm tra định kỳ được
52/THCS –TVD
đánh máy riêng thì lưu cùng giáo án)

53/THCS –TVD Kế hoạch giảng dạy bộ môn theo từng lớp (đã được hết khoá Cá nhân gv
BGH phê duyệt)
Sổ dự giờ, thăm lớp và ghi chép sinh hoạt chuyên
môn
54/THCS –TVD hết khoá Cá nhân gv
- Sổ điểm cá nhân
55/THCS –TVD hết khoá Cá nhân gv
- Sổ chủ nhiệm (đối với GV làm công tác chủ
nhiệm)

Ea Drông, ngày 09 tháng 02 năm 2023

HIỆU TRƯỞNG

NGÔ XUÂN THẬP