Ahlan

1
ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM SURAT MENYURAT

DENGAN SISTEM MANUAL DAN SISTEM NOTA DINAS ONLINE
DALAM UPAYA MENINGKATKAN PENGENDALIAN SURAT
PADA PT ANEKA TAMBANG (PERSERO) TBK. – UNIT GEOMIN
Ahlan Novia Garnasih1, Tuti Hartati2 dan Menik Wijiyanty3

1,2,3
Administrasi Bisnis Terapan, Politeknik Negeri Jakarta
Email : 1ahlannovia@gmail.com
_________________________________________________________________________
Abstract
This research aims to know the effort to improve the control of letters in mail handling by using manual
system and online service note system at PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. – Unit Geomin. The
research method used in this research is qualitative research method. The research informants
consisted of key informants and supporter informants. The key informant in this research is Secretariat
of Unit Geomin centered on HC, CSR, and GA, while the supporter informants is Work Unit
Administration. After that, data collection techniques use interview, observation, and document. Data
analysis technique used in this research is Miles and Huberman Model which consist of data
reduction, display data, and conclusion. The results of the research indicate that: (a) Upgrading the
control of letters in mail handling by using manual system in Unit Geomin consist of: evaluating SOP
or procedure of mail handling by manual system, applying electronic signatures to bosses who are
not in the office because official travel or furlough, and improve the control of the letter with the
manual system in the future to be used as mail handling with the online system, (b) Upgrading the
control of letters in mail handling by using online service note system in Unit Geomin consist of:
improving the performance of ICT continuously to be able to maintenance internet network, access
addition, and maintenance more quickly and do not interfere with employees who are working.
Key words: Letter, Mail Handling, Control of Letter.
Abstrak
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan
pengendalian surat dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan sistem
manual dan sistem nota dinas online pada PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. – Unit Geomin. Metode
penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif. Informan
penelitian dalam penelitian ini terbagi menjadi dua yaitu: informan kunci dan informan pendukung.
Adapun informan kunci dalam penelitian ini yaitu Sekretariat Unit Geomin yang berpusat pada Satuan
Kerja HC, CSR, dan GA, sedangkan informan pendukung yaitu Administrasi Satuan Kerja Unit
Geomin. Selanjutnya, pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumen.
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah Model Miles dan Huberman yang
terdiri dari tahapan-tahapan yaitu: reduksi data, penyajian atau display data, dan kesimpulan atau
verifikasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa: (a) Peningkatan pengendalian surat dalam
pengelolaan surat dengan sistem manual di Unit Geomin dapat dilakukan dengan cara seperti: evaluasi
SOP atau prosedur pengelolaan surat dengan sistem manual, menerapkan tanda tangan elektronik
untuk atasan yang tidak sedang ada di kantor karena keperluan perjalanan dinas atau cuti yang sangat
lama, dan meningkatan pengendalian surat dengan sistem manual kedepannya untuk dapat dijadikan
sebagai pengelolaan surat dengan sistem online, (b) Peningkatan pengendalian surat dalam
pengelolaan surat dengan sistem nota dinas online di Unit Geomin dapat dilakukan dalam beberapa
hal yaitu: meningkatkan kinerja ICT secara terus-menerus supaya dapat melakukan maintenance
jaringan internet, penambahan akses nota dinas online, serta maintenance dengan lebih cepat dan tidak
menggangu para karyawan yang sedang bekerja.
Kata kunci: Surat, Pengelolaan Surat, Pengendalian Surat.
_____________________________________________________________________________________________________
Epigram Vol. 15 No. 1 April 2018
2
PENDAHULUAN untuk membenahi masalah-masalah yang

Setiap perusahaan yang baik pasti terjadi dalam pengelolaan surat, supaya
memiliki prosedur pengelolaan surat kegiatan surat menyurat dapat dikelola
menyurat. Pengelolaan surat menyurat dengan lebih baik lagi.
yang baik dapat membantu sekretaris Berdasarkan hal-hal di atas, penulis
dalam mengelola hingga mengarsipkan ingin menggali secara mendalam
surat sesuai dengan sistem yang diterapkan mengenai upaya meningkatkan
oleh perusahaan. Dengan adanya pengawasan atau pengendalian surat dalam
pengelolaan surat menyurat dalam pengelolaan surat dengan sistem manual
perusahaan dapat membuat surat masuk dan sistem nota dinas online. Atas latar
dan surat keluar menjadi lebih terstruktur. belakang tersebut, maka penulis tertarik
Berkaitan dengan hal di atas terkait untuk mengambil judul penelitian skripsi
pengelolaan surat menyurat juga telah dengan judul “Analisis Pengelolaan
diterapkan oleh salah satu perusahaan yaitu Sistem Surat Menyurat dengan Sistem
PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. – Unit Manual dan Sistem Nota Dinas Online
Geomin. Dalam mengelola surat menyurat, dalam Upaya Meningkatkan
Unit Geomin dibantu oleh satuan kerja HC, Pengendalian Surat pada PT Aneka
CSR dan GA karena tidak memiliki Tambang (Persero) Tbk. – Unit
Sekretaris General Manager sehingga Geomin”.
kegiatan sekretariat dipusatkan pada
satuan kerja HC, CSR, dan GA. Rumusan Masalah
Unit Geomin pada umumnya dalam 1. Bagaimana upaya yang dapat dilakukan
mengelola surat masuk dan surat keluar untuk meningkatkan pengawasan atau
yakni telah menerapkan dua sistem yaitu: pengendalian surat dalam pengelolaan
sistem manual dan sistem nota dinas surat masuk dan surat keluar dengan
online. menggunakan sistem manual pada PT
Meskipun Unit Geomin telah mengelola Aneka Tambang (Persero) Tbk. – Unit
surat dengan sistem manual dan sistem Geomin?
nota dinas online, tetapi berbagai masalah 2. Bagaimana upaya yang dapat dilakukan
masih dapat ditemukan. Masalah tersebut untuk meningkatkan pengawasan atau
meliputi: 1) pengelola surat masuk baik pengendalian surat dalam pengelolaan
dalam sistem manual maupun sistem nota surat masuk dan surat keluar dengan
dinas online masalah yang ditemukan menggunakan sistem nota dinas online
yakni pendistribusian surat masuk pada PT Aneka Tambang (Persero)
terkadang masih tidak sesuai prosedur, 2) Tbk. – Unit Geomin?
pengelolaan surat keluar dimana
penomoran surat keluar dengan sistem Tinjauan Pustaka
manual pada nomor urut surat sering kali Pengelolaan Surat Masuk
ganda/double dikarenakan pembuatan Sedianingsih dkk. (2014:85-86)
surat yang back date, 3) pengiriman surat menyatakan prosedur pengurusan surat
keluar dengan sistem manual kadang kala masuk meliputi hal-hal berikut:
tidak menggunakan buku ekspedisi atau 1. Menyortir/memisahkan.
surat pengantar, 4) pembuatan nota dinas 2. Membuka surat.
seringkali terhambat karena terkendala 3. Mengeluarkan dan memeriksa isi surat.
jaringan internet yang error, sehingga 4. Pencatatan surat.
aplikasi nota dinas online dalam website 5. Membaca dan memberi catatan.
antam portal tidak dapat diakses. 6. Pimpinan perusahaan lebih suka apabila
Dari berbagai masalah yang telah surat masuk tidak diberi coret-coretan.
diungkapkan di atas, maka perlu dilakukan 7. Menyampaikan surat kepada pimpinan.
upaya meningkatkan pengendalian surat
_____________________________________________________________________________________________________
Ahlan Novia G dkk
Analisis Pengelolaan Sistem...
3
8. Distribusi (disposisi) surat ke HASIL DAN PEMBAHASAN

departemen lain. Hasil Analisis
9. Menjawab surat pada waktu pimpinan Analisis Kondisi Fisik (Tempat) dan
tidak ada di tempat. Fasilitas
a. Kondisi Fisik (Tempat)
Pengelolaan Surat Keluar Kondisi kantor bagi sekretariat pusat
Sedianingsih dkk. (2014:89-91) dan administrasi satuan kerja untuk
menyebutkan terkait pemrosesan surat mengelola surat menyurat yakni sangat
keluar meliputi hal-hal berikut: terbuka, karena tidak ada ruangan tertutup
1. Menerima pendiktean atau konsep untuk sekretariat pusat dan administrasi
tertulis dari pimpinan dengan satuan kerja dalam mengelola surat.
mendapatkan tanda tangan pimpinan
atau point-point yang diberikan b. Fasilitas Kantor Unit Geomin PT
pimpinan. Aneka Tambang (Persero) Tbk.
2. Mencatat pada Buku Agenda atau Kartu Semua administrasi satuan kerja dan
Kendali. sekretariat pusat memiliki fasilitas yang
3. Mengetik konsep surat – bentuk akhir. sama dalam pengelolaan surat dengan
4. Meminta tanda tangan kepada sistem manual yaitu: ATK, personal
pimpinan. computer, printer, dan lain-lain.
5. Mengecek surat yang akan dikirim. Sedangkan fasilitas yang digunakan untuk
6. Mendistribusikan surat. mengelola surat dengan sistem nota dinas
online yaitu: personal computer, jaringan
Pengendalian Surat internet, akses yang terdaftar. (Sekretariat
Pengendalian surat dapat memberikan Pusat, 25 Mei 2018)
manfaat jika diterapkan untuk
meningkatkan pengelolaan surat yang Petugas Pengelola Surat
lebih baik. Menurut Ummah (2017) a. Latar belakang pendidikan
manfaat pengendalian surat terdiri dari: kesekretariatan atau administrasi
1. Surat akan tercatat dengan baik. Administrasi satuan kerja dan
2. Prosedur penanganan surat jelas. sekretariat pusat yang tidak memiliki latar
3. Surat akan tersimpan baik sehingga belakang pendidikan maupun wawasan
mudah untuk ditemukan. kesekretariatan, pekerja hanya diberikan
4. Rahasia akan terjaga. pelatihan dan itupun sangat jarang
Selain itu, jika pengendalian surat tidak dilakukan. Seluruh administrasi satuan
diterapkan untuk pengelolaan surat maka kerja dan sekretariat pusat lebih sering
akan mendatangkan kerugian, menurut hanya berpedoman pada buku Pedoman
Ummah (2017) kerugian tersebut Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan PT
diantaranya sebagai berikut: ANTAM Tbk. Hal tersebut dikarenakan
1. Surat dan informasinya bisa hilang. kegiatan surat menyurat di Unit Geomin
2. Kantor menjadi tidak rapi karena dianggap sederhana.
banyak tumpukan kertas yang tidak
tertata. b. Pelatihan kesekretariatan khususnya
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena dalam pengelolaan surat
letaknya tidak disusun dengan teratur. Petugas pengelola surat khususnya
sekretariat pusat pernah melakukan
pelatihan kesekretariatan tetapi hal
tersebut jarang dilakukan. Sedangkan
administrasi satuan kerja belum tentu atau
tidak mendapat pelatihan kesekretariatan.
Salah satu pelatihan yang pernah
_____________________________________________________________________________________________________
4
dilaksanakan oleh petugas pengelola surat b. Pembagian tugas pengelolaan surat

yaitu Unit Geomin pernah diberikan dengan sistem manual yang
training oleh kantor pusat untuk dilakukan oleh sekretariat pusat dan
mempelajari bagaimana cara penggunaan administrasi satuan kerja
sistem nota dinas online. Tugas dan tanggung jawab sekretariat
pusat yaitu mempusatkan permintaan
c. Kebutuhan SDM sebagai petugas nomor surat, kode masalah, kode satuan
pengelola surat kerja, pengelolaan surat masuk, arsip surat,
Unit Geomin memiliki 1 orang SDM dan tertib administrasi surat. Sedangkan
pada sekretariat pusat dan seluruh tugas dan tanggung jawab administrasi
administrasi satuan kerja, karena Unit satuan kerja hanya mengelola surat
Geomin merupakan unit yang kecil menyurat untuk satuan kerjanya sendiri
sehingga lingkup aktivitasnya tidak besar. dan penandatanganan surat biasanya
Tetapi untuk satuan kerja Exploration dilakukan oleh manajer satuan kerja atau
Mining and Development (EMD) vice president satuan kerja tersebut.
merupakan satuan kerja yang besar di Unit (Sekretariat pusat dan administrasi satuan
Geomin sehingga tidak cukup hanya 1 kerja, 25dan 31 Mei 2018)
orang SDM yang menjadi administrasi
satuan kerja. c. Fasilitas yang digunakan dalam
mengelola surat dengan sistem
d. Keterampilan pegawai dalam manual
mengelola surat Fasilitas yang untuk mengelola surat
Keterampilan sekretariat pusat dan dengan sistem manual yaitu: ATK,
adminstrasi satuan kerja cukup baik dan personal computer, printer, mesin
cukup memahami dalam mengelola surat fotocopy, mesin penghancur kertas, map,
meskipun terdakang terjadi suatu dan ordner.
hambatan dalam mengelola surat
menyurat. (Observasi, 25 Mei 2018) d. Ketentuan Persuratan Dinas PT
Aneka Tambang (Persero) Tbk.
Pengelolaan Surat dengan Sistem PT Aneka Tambang (Persero) Tbk.
Manual telah menerapkan keseluruh unit dan unit
a. Pedoman pengelolaan surat dengan bisnis termasuk Unit Geomin bahwa surat
sistem manual yang diterapkan dalam perusahaan berupa
Unit Geomin PT Aneka Tambang surat dinas.
(Persero) Tbk. memiliki buku pedoman Berdasarkan Pedoman Tata Persuratan
untuk pengelolaan surat dengan sistem dan Kearsipan (2009:2-7) bentuk surat
manual yaitu Pedoman Tata Persuratan dinas dapat digolongkan menjadi dua jenis,
Dinas dan Kearsipan PT ANTAM Tbk. yaitu: menurut bentuk penuangan dan sifat.
Pengelolaan surat dengan sistem a. Bentuk surat menurut penuangan: surat
manual sudah sesuai dengan Pedoman Tata dinas pengatur (produk hukum), surat
Persuratan Dinas dan Arsip PT ANTAM dinas tidak mengatur (surat biasa), dan
Tbk. tetapi pengelolaan surat di Unit surat dinas bentuk khusus.
Geomin telah mengalami perkembangan b. Bentuk surat menurut sifat: keaslian
karena telah menerapkan beberapa sistem surat, bobot informasi surat,
untuk pengelolaan surat yang lebih maju. pengamanan informasi surat, dan
(Observasi, 25 Mei 2018) penyampaian surat.
_____________________________________________________________________________________________________
Ahlan Novia G dkk
5
e. Pengelolaan surat dengan sistem g) Mengecek surat yang akan dikirim atau
manual didistribusikan.
Pengelolaan surat dengan sistem h) Mengirim atau mendistribusikan surat.
manual dibedakan menjadi pengelolaan i) Arsip surat.
surat masuk dan pengelolaan surat keluar.
Masalah terjadi dalam melakukan
Pengelolaan surat masuk dengan sistem pengelelolaan surat dengan sistem
manual manual
Berikut ini merupakan prosedur Masalah-masalah yang ditemukan
pengelolaan surat masuk dengan sistem yakni sebagai berikut:
manual yang berlaku di Unit Geomin PT 1) Pencatatan surat hanya dilakukan di
Aneka Tambang (Persero) Tbk. sekretariat pusat sehingga administrasi
a) Penerimaan surat. satuan kerja tidak memiliki pencatatan
b) Penyortiran/seleksi surat. surat. Bagi administrasi satuan kerja
c) Membuka surat. menyulitkan jika pencatatan surat
d) Mencatat surat pada buku agenda surat secara terpusat, karena tidak praktis
masuk. untuk melakukan pencarian surat
e) Pemberian lembar kendali. dimana administrasi satuan kerja harus
f) Menyerahkan surat kepada General ke sekretariat pusat untuk melihat
Manager. pencatatan surat untuk mencari arsip.
g) Menginput ke program Microsoft 2) Administrasi satuan kerja membuat
Access sebagai sistem pencatatan konsep surat kemudian tidak
terkomputerisasi. memberikan hard copy atau soft copy
h) Penerusan atau pendistribusian. kepada sekretariat pusat. Hal tersebut
i) Arsip surat. menyebabkan arsip di sekretariat pusat
tidak lengkap, karena pengarsipan surat
Pengelolaan surat keluar dengan sistem juga dibuat secara terpusat di
manual sekretariat pusat. Tetapi administrasi
Surat keluar yang diterapkan pada Unit satuan kerja juga melakukan
Geomin PT Aneka Tambang (Persero) pengarsipan hanya untuk kepentingan
Tbk. yakni terbagi menjadi tiga bagian yang berkaitan satuan kerja bukan
yaitu: surat dinas pengatur (produk seluruh Unit Geomin.
hukum), surat dinas tidak mengatur (surat 3) Arsip surat yang tidak lengkap karena
biasa), dan surat sangat terdapat surat hilang dimana belum
rahasia/rahasia/terbatas. sempat di scan atau di fotocopy tetapi
Berikut ini merupakan prosedur sudah dikirim kepada pihak penerima,
pengelolaan surat keluar dengan sistem dan surat yang tidak diterima oleh
manual yang berlaku di Unit Geomin PT administrasi satuan kerja karena dalam
Aneka Tambang (Persero) Tbk. proses dibaca oleh vice president atau
a) Pembuatan konsep surat. manajer satuan kerja hingga surat
b) Pemberian nomor surat. hilang sebelum diberikan ke
c) Mencatat pada buku agenda surat administrasi satuan kerja.
keluar. 4) Berkaitan dengan masalah waktu,
d) Meminta tanda tangan kepada pimpinan untuk surat masuk general manager
yang bersangkutan sesuai dengan Kode lama memberikan disposisi sehingga
Jabatan pada nomor surat. kinerja sekretariat pusat lama untuk
e) Membubuhkan cap. mendistribusikan ke satuan kerja,
f) Menginput ke program Microsoft padahal surat tersebut membutuhkan
Access sebagai sistem pencatatan tindak lanjut yang cepat. Sedangkan
terkomputerisasi.
_____________________________________________________________________________________________________
6
untuk surat keluar lama untuk terlanjur dikirim kepada penerima, hal
persetujuan atau tanda tangan. ini dapat diatasi dengan menghubungi
5) Sistem pendistribusian surat dengan ke pihak penerima yang bersangkutan
email terhambat jika inbox penerima untuk diminta melakukan pengiriman
surat penuh. Unit Geomin menerapkan surat kembali biasanya melalui email.
program Microsoft Outlook, untuk c) Terkait masalah surat yang lama
penggunaan email untuk aktivitas mendapat disposisi sehingga
sehari-hari. mempengaruhi distribusi surat, surat
6) Personal computer yang dimiliki oleh yang lama mendapatkan tanda tangan,
sekretariat pusat mengalami loading dan email penerima surat penuh hal
yang lama, sehingga mengganggu saat tersebut dapat diatasi dengan
proses bekerja. Tetapi hal tersebut tidak mengkonfirmasikan kepada pihak yang
dialami oleh para administrasi satuan bersangkutan melalui chat whatsapp
kerja. atau media lainnya.
7) Satuan kerja Exploration Mining and d) Dalam mengatasi sistem
Development mengalami kekurangan pendistribusian surat dengan email
tenaga kerja pengelola surat karena yang terhambat jika inbox penerima
satuan kerja tersebut merupakan satuan surat penuh, hal tersebut dapat diatasi
kerja besar yang membawahi 5 divisi dengan mengkonfirmasikan kepada
didalamnya, sedangkan yang menjadi pihak yang bersangkutan melalui chat
administrasi satuan kerja hanya satu whatsapp atau media lainnya.
orang saja seperti administrasi satuan e) Fasilitas personal computer yang
kerja lainnya. dimiliki oleh sekretariat pusat
mengalami loading yang lama, hal
Upaya untuk meningkatkan tersebut dapat diatasi dengan meminta
pengendalian dalam pengelolaan surat bantuan kepada ICT untuk dilakukan
dengan sistem manual maintenance berkelanjutan supaya
1. Upaya yang dilakukan untuk menghindari keadaan loading yang
mengatasi masalah yang terjadi lama secara terus menerus.
pada pengelolaan surat dengan f) Untuk mengatasi kekurangan tenaga
sistem manual kerja pengelola surat pada satuan kerja
Beberapa upaya yang dapat dilakukan Exploration Mining and Development,
untuk mengatasi masalah yang terjadi hal tersebut dapat diatasi dengan
pada pengelolaan surat dengan sistem membuat nota dinas online perihal
manual yakni sebagai berikut: permohonan penambahan tenaga kerja
a) Supaya adminitrasi satuan kerja dapat administrasi satuan kerja Exploration
menerapkan pencatatan surat dan Mining and Development ke satuan
sekretariat pusat maupun administrasi kerja HC, CSR, General Affairs yang
satuan kerja sama-sama memiliki hard telah disetujui oleh Vice President
copy untuk penyimpanan surat satuan kerja Exploration Mining and
sehingga penyimpanan surat menjadi Development dan telah diketahui oleh
lengkap, maka sebaiknya sekretariat General Manager Unit Geomin.
pusat melakukan pembaruan SOP
pengelolaan surat yang menyeluruh 2. Peningkatan pengendalian surat
hingga administrasi satuan kerja dengan sistem manual
supaya pengelolaan surat dapat Beberapa upaya yang dapat dilakukan
dilakukan dengan lebih baik lagi. untuk meningkatkan pengendalian surat
b) Selanjutnya, untuk kasus surat hilang dengan sistem manual yakni sebagai
karena belum sempat di fotocopy berikut:
ataupun di scanning tetapi sudah
_____________________________________________________________________________________________________
Ahlan Novia G dkk
7
a) Evaluasi SOP atau prosedur yang dimiliki sesuai dengan satuan

pengelolaan surat dengan sistem kerjanya. (Sekretariat pusat dan
manual, supaya dapat menjangkau administrasi satuan kerja, 25dan 31 Mei
pengelolaan surat di satuan kerja. 2018)
Sehingga output yang didapat yaitu
distribusi surat jelas dan pencatatan c. Fasilitas yang digunakan dalam
surat jelas. mengelola surat dengan sistem nota
b) Selanjutnya diharapkan Unit Geomin dinas online
dapat menerapkan tanda tangan Fasilitas yang digunakan untuk
elektronik untuk atasan kedepannya mengelola surat dengan sistem nota dinas
supaya memudahkan administrasi online yaitu: personal computer, jaringan
satuan kerja dan sekretariat pusat pada internet dan akses yang terdaftar.
proses tanda tangan jika atasan tidak
ada ditempat / kantor. d. Pengelolaan surat dengan sistem
c) Peningkatan pengendalian surat dengan nota dinas online
sistem manual kedepannya lebih Pengelolaan surat dengan sistem nota
dilakukan menjadi sistem online, dinas online dibedakan menjadi
karena jika ditinjau dari sistem pengelolaan nota dinas masuk dan
pencatatan surat dengan menggunakan pengelolaan nota dinas keluar.
program Microsoft Access hal tersebut
aksesnya hanya dimiliki oleh Pengelolaan surat masuk dengan sistem
sekretariat pusat, sedangkan jika nota dinas online
diterapkan menjadi sistem online Berikut ini merupakan prosedur
semua satuan kerja dapat melihat pengelolaan surat masuk dengan sistem
terkait pencatatan surat. nota dinas online yang diterapkan di Unit
Geomin PT Aneka Tambang (Persero)
Pengelolaan Surat dengan Sistem Nota Tbk.
Dinas Online a) Penerimaan surat.
a. Pedoman pengelolaan surat dengan b) Penyortiran/seleksi surat.
sistem nota dinas online c) Mencatat surat pada buku agenda surat
Terdapat pedoman nota dinas online masuk.
yang dibuat oleh PT Aneka Tambang d) Pemberian lembar kendali.
(Persero) Tbk., tetapi tidak di share e) Menyerahkan surat kepada General
kepada Unit. Unit hanya diberikan Manager.
training oleh kantor pusat untuk f) Menginput ke program Microsoft
mempelajari bagaimana cara penggunaan Access sebagai sistem pencatatan
sistem nota dinas online. terkomputerisasi.
g) Penerusan atau pendistribusian.
b. Pembagian tugas pengelolaan surat h) Arsip surat.
dengan sistem nota dinas online yang
dilakukan oleh sekretariat pusat dan Pengelolaan surat keluar dengan sistem
administrasi satuan kerja nota dinas online
Sekretariat pusat bertanggung jawab Berikut ini merupakan prosedur
untuk mengelola nota dinas online untuk pengelolaan surat keluar dengan sistem
seluruh Unit Geomin dan administrasi nota dinas online yang diterapkan di Unit
satuan kerja bertanggung jawab mengelola Geomin PT Aneka Tambang (Persero)
nota dinas online untuk satuan kerjanya Tbk.
sendiri, dari mulai pembuatan konsep a) Pembuatan konsep surat.
hingga persetujuan oleh vice president b) Pemberian nomor surat.
atau manajer satuan kerja, karena akses
_____________________________________________________________________________________________________
8
c) Proses persetujuan (approval) oleh disebabkan oleh maintenance internet

general manager. dan berbagai situs Aneka Tambang
d) Mengecek nota dinas yang akan yang dilakukan oleh ICT, sehingga
dikirim. membuat karyawan terganggu pada
e) Mengirim nota dinas kepada saat bekerja.
sekretariat. c) Pihak ICT seharusnya dapat menambah
akses sistem nota dinas online kepada
Masalah yang terjadi dalam melakukan administrasi satuan kerja lainnya,
pengelolaan surat dengan sistem nota sehingga akses nota dinas tidak hanya
dinas online dimiliki oleh 3 orang saja yaitu:
Masalah-masalah yang ditemukan sekretariat pusat, administrasi satuan
yakni sebagai berikut: kerja Quality Management Assurance
1) Proses persetujuan (approval) yang (QMA), dan administrasi satuan kerja
memakan waktu lama, karena pada Exploration Mining and Development
tahap ini diperlukan review oleh atasan (EMD).
apakah nota dinas tersebut sudah sesuai
atau belum sesuai. Jika sudah sesuai 2. Peningkatan pengendalian surat
maka akan disetujui (approved), tetapi dengan sistem nota dinas online
jika tidak sesuai maka atasan dapat Beberapa upaya yang dapat dilakukan
langsung mengedit nota dinas tersebut untuk meningkatkan pengendalian surat
atau jika atasan sibuk maka nota dinas dengan sistem nota dinas online supaya
langsung dikembalikan kepada yang pengelolaan surat dalam jangka panjang
membuat konsep surat untuk di revisi. menjadi lebih maju lagi yakni dapat
2) Jaringan internet kadangkala dilakukan dengan cara yaitu:
mengalami kendala. meningkatkan kinerja ICT secara terus-
3) Tidak semua administrasi satuan kerja menerus supaya dapat melakukan
memiliki akses nota dinas online. maintenance jaringan internet,
penambahan akses nota dinas online, serta
Upaya untuk meningkatkan maintenance dengan lebih cepat dan tidak
pengendalian dalam pengelolaan surat menggangu para karyawan yang sedang
dengan sistem nota dinas online bekerja. Hal tersebut disebabkan karena
1. Upaya yang dilakukan untuk sistem nota dinas online sangat tergantung
mengatasi masalah yang terjadi pada jaringan internet dan akses yang
pada pengelolaan surat dengan dimiliki pegawai supaya dapat mengelola
sistem nota dinas online nota dinas.
Beberapa upaya yang dapat dilakukan
untuk mengatasi masalah yang terjadi Pembahasan
pada pengelolaan surat dengan sistem nota Peningkatan pengendalian surat di Unit
dinas online yakni sebagai berikut: Geomin baru akan diterapkan sehingga
a) Masalah proses persetujuan (approval) dapat dikatakan masih perencanaan dalam
dapat diatasi dengan koordinasi atau jangka panjang. Berikut ini merupakan
sosialisasi kepada general manager beberapa peningkatan pengendalian surat
dengan melalui chat whatsapp atau yang akan dilakukan.
media lainnya.
b) Masalah jaringan internet dapat diatasi Peningkatan pengendalian surat
dengan meningkatkan kinerja ICT dengan sistem manual
untuk mengelola maintenance yang Peningkatan pengendalian surat dengan
tidak mengganggu karyawan bekerja sistem manual terdiri dari hal-hal sebagai
dan lebih baik lagi kedepannya, karena berikut:
kendala jaringan internet mayoritas
_____________________________________________________________________________________________________
Ahlan Novia G dkk
9
a. Evaluasi SOP atau prosedur c. Peningkatan pengendalian surat

pengelolaan surat dengan sistem dengan sistem manual kedepannya
manual dapat dilakukan menjadi sistem
Pencatatan surat dapat diterapkan online
secara terpusat oleh sekretariat pusat, Jika ditinjau dari sistem pencatatan
tetapi supaya adminsitrasi satuan kerja surat dengan menggunakan program
dapat melakukan pencatatan surat secara Microsoft Access, maka akses tersebut
tersendiri untuk kepentingan satuan kerja hanya dimiliki oleh sekretariat pusat,
maka lebih baik sekretariat pusat sedangkan jika diterapkan menjadi sistem
mengevaluasi SOP atau prosedur online semua satuan kerja dapat melihat
pengelolaan surat dengan sistem manual. terkait pencatatan surat. Selain itu, dengan
Hal tersebut sangat berguna untuk dapat adanya sistem online para administrasi
menjangkau pengelolaan surat di satuan satuan kerja tidak perlu repot untuk
kerja, sehingga output yang didapat yaitu meminta nomor surat kepada sekretariat
distribusi surat jelas dan pencatatan surat pusat, tetapi administrasi satuan kerja
jelas. dapat mengakses permintaan nomor surat
Selain itu dengan adanya pembaruan sendiri dalam sistem online tersebut,
SOP atau prosedur pengelolaan surat sehingga dapat membuat pengelolaan
dengan sistem manual, hal tersebut dapat surat menjadi lebih efektif dan efisien.
menjadi reminder bagi para petugas
pengelola surat supaya setelah membuat Peningkatan pengendalian surat
surat keluar diharapkan dapat memberikan dengan sistem nota dinas online
hard copy atau soft copy surat kepada Peningkatan pengendalian surat dengan
sekretariat pusat sehingga pusat arsip di sistem nota dinas online yakni akan
sekretariat pusat menjadi lengkap dan dilakukan beberapa hal yaitu:
tidak menyulitkan pencarian arsip surat. meningkatkan kinerja ICT secara terus-
menerus supaya dapat melakukan
maintenance jaringan internet,
b. Unit Geomin dapat menerapkan
penambahan akses nota dinas online, serta
tanda tangan elektronik untuk
maintenance dengan lebih cepat dan tidak
atasan kedepannya
menggangu para karyawan yang sedang
Hal tersebut dikarenakan pada saat
bekerja.
kondisi surat memiliki sifat yang sangat
Hal tersebut disebabkan karena sistem
urgent untuk dikirim kepada pihak
nota dinas online sangat tergantung pada
penerima, tetapi atasan yang berhak
jaringan internet dan akses yang dimiliki
menandatangani surat sesuai dengan kode
pegawai supaya dapat mengelola nota
jabatan surat sedang tidak ada di tempat
dinas.
dalam waktu yang sangat lama, seperti:
perjalanan dinas, cuti, dsb. Oleh karena
KESIMPULAN DAN SARAN
itu, lebih baik Unit Geomin dapat
Kesimpulan
menerapkan tanda tangan elektronik untuk
1. Peningkatan pengendalian surat dalam
atasan. Hal tersebut dapat membuat waktu
pengelolaan surat dengan sistem
sekretariat pusat dan administrasi satuan
manual di Unit Geomin dapat dilakukan
kerja dalam mengelola surat menjadi
dengan cara seperti: evaluasi SOP atau
efektif dan efisien, tetapi evidence sebagai
prosedur pengelolaan surat dengan
tanda absah dari surat tersebut perlu
sistem manual, menerapkan tanda
dipertimbangkan dalam hal ini.
tangan elektronik untuk atasan yang
tidak sedang ada di kantor karena
keperluan perjalanan dinas atau cuti
yang sangat lama, dan meningkatan
_____________________________________________________________________________________________________
10
pengendalian surat dengan sistem Akhir Mahasiswa (BTAM) untuk

manual kedepannya untuk dapat pelaksanaan penelitian ini.
dijadikan sebagai pengelolaan surat
dengan sistem online. DAFTAR PUSTAKA
2. Peningkatan pengendalian surat dalam
pengelolaan surat dengan sistem nota Sedianingsih, Farida Mustikawati, dan
dinas online di Unit Geomin dapat Nieke P. Soetanto. 2014. Teori dan
dilakukan dalam beberapa hal yaitu: Praktik Administrasi
meningkatkan kinerja ICT secara terus- Kesekretariatan. Cetakan 2. Jakarta:
menerus supaya dapat melakukan Kencana.
maintenance jaringan internet, Ummah, Evada El. 2017. “Pengurusan dan
penambahan akses nota dinas online, Pengedalian Surat dalam
serta maintenance dengan lebih cepat Kesekretariatan.”
dan tidak menggangu para karyawan (http://administrasibisnis.com/2017/
yang sedang bekerja. Hal tersebut 05/30/pengurusan-dan-
disebabkan karena sistem nota dinas pengendalian-surat-dalam-
online sangat tergantung pada jaringan kesekretariatan/ diakses 30 Mei
internet dan akses yang dimiliki 2017)
pegawai supaya dapat mengelola nota PT Aneka Tambang (Persero) Tbk. 2009.
dinas. Pedoman Tata Persuratan Dinas
dan Kearsipan PT ANTAM Tbk.
Saran Jakarta.
1. Hambatan yang muncul terjadi akibat
pengelolaan surat yang tidak
dikembangkan menjadi sistem yang
lebih baik. Oleh karena itu,
pengendalian surat sangat berperan
penting dalam pengelolaan surat,
karena hal tersebut dapat membantu
untuk meminimalisir terjadinya suatu
hambatan dalam pengelolaan surat di
Unit Geomin.
2. Pengendalian surat di Unit Geomin
dapat dilakukan sesuai dengan jangka
waktu evaluasi sasaran mutu yakni
setiap tahun, hal tersebut sangat
bermanfaat karena jika terjadi hambatan
dalam pengelolaan surat dapat ditangani
secara cepat dengan cara pengendalian
sesuai SOP perusahaan.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis mengucapkan terima kasih kepada

Pusat Penelitian Pengabdian Masyarakat
(P3M) Politeknik Negeri Jakarta yang
telah memberikan dana Bantuan Tugas
_____________________________________________________________________________________________________
Ahlan Novia G dkk

Ahlan

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Ahlan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

1

ANALISIS PENGELOLAAN SISTEM SURAT MENYURAT

Ahlan Novia Garnasih1, Tuti Hartati2 dan Menik Wijiyanty3

Key words: Letter, Mail Handling, Control of Letter.

Kata kunci: Surat, Pengelolaan Surat, Pengendalian Surat.

PENDAHULUAN untuk membenahi masalah-masalah yang

8. Distribusi (disposisi) surat ke HASIL DAN PEMBAHASAN

dilaksanakan oleh petugas pengelola surat b. Pembagian tugas pengelolaan surat

a) Evaluasi SOP atau prosedur yang dimiliki sesuai dengan satuan

c) Proses persetujuan (approval) oleh disebabkan oleh maintenance internet

a. Evaluasi SOP atau prosedur c. Peningkatan pengendalian surat

pengendalian surat dengan sistem Akhir Mahasiswa (BTAM) untuk

UCAPAN TERIMA KASIH

Penulis mengucapkan terima kasih kepada

You might also like