İSTANBUL

PROJE AKADEMİSİ
S EE P I
İleri Düzey Ufuk
Avrupa Bilgilendirme
Eğitimi
Gündem
➢ 10.00-11.45 -Proje Başvuru Şablonlarının İncelenmesi
➢ 11.45-12.00-Konsorsiyum Anlaşmasının İncelenmesi
➢ 12.00-13.00-Öğle Arası
➢ 13.00- 14.00-Hibe Anlaşmasının İncelenmesi
➢ 14.00-15.00-Periyodik Rapor Şablonlarının İncelenmesi ve Raporlama Süreçlerinin Tanıtılması
➢ 15.00-15.15- Kahve arası
➢ 15.15-15.45-Sıkça Yapılan Hatalar Proje Yazımı, Bütçelendirme, Teknik ve Finansal Raporlama
➢ 15.45-16.15-Sıkça Sorulan Sorular ve Cevapları
➢ 16.15-16.45-Proje Ortaklarıyla İletişim ve Yönetsel Süreçler Hakkında Öneriler
➢ 16.45-17.00-Soru Cevap
Uluslararası SUNA AKBAYIR
KIDEMLİ MÜDÜR

Fonlar Birimi
Brüksel
Küme
1- Sağlık
3- Toplum İçin Sivil
Güvenlik
4- Dijital, Sanayi ve Uzay

TUTKU ÖZEN TOLGA ŞEFLEK İSMAİL ÖZALP

YÖNETİCİ KIDEMLİ UZMAN UZMAN
İzmir Ankara Ankara
Küme
1- Sağlık
4- Dijital, Sanayi ve Uzay
5- İklim, enerji ve
mobilite

SELAY NURAN KÜBRA

YÜKSEL ASLANTAŞ RIFATOĞLU
UZMAN UZMAN
UZMAN YARDIMCISI
YARDIMCISI YARDIMCISI
Ankara Bursa
İstanbul
 PROJE BAŞVURU ŞABLONLARININ
İNCELENMESİ/PROJE YAZIMINDA DİKKAT
EDİLMESİ GEREKEN KONULAR
 Temel İlkeler

▪ Önerdiğiniz çalışma, çalışma programı konusu kapsamında olmalıdır.

▪ Fikrinizin iddialı olduğunu ve SotA'nın ötesine geçtiğini göstermeniz gerekir.

▪ Bilimsel metodolojiniz disiplinler arası olmalı, cinsiyet boyutu ve açık bilim

uygulamalarını hesaba katmalıdır. Çevreye önemli ölçüde zarar vermemelidir.

▪ Projenizin etkisini en üst düzeye çıkarmak için planlanan ölçütleri tanımlamalısınız

(yaygınlaştırma ve kullanım ve iletişim faaliyetleri için plan)

▪ İş planınızın, kaynaklarınızın ve ortakların kalitesini göstermelisiniz

 Part B-Proje Değerlendirme Kriterleri
EXCELLENCE
▪ Proje hedeflerinin açıklığı ve
uygunluğu, önerilen çalışmanın
ne ölçüde iddialı ve en son
teknolojinin ötesine geçtiği
▪ Önerilen metodolojinin
sağlamlığı(altında yatan
kavramlar, modeller, varsayımlar,
disiplinler arası yaklaşımlar,
araştırma ve inovasyonda
cinsiyet boyutu, içerik ve açık
bilim uygulamalarının kalitesi,
araştırma paylaşımı ve yönetimi)
IMPACT
▪ Çalışma programında belirtilen
beklenen sonuçlara ve etkilere
ulaşma yollarının güvenilirliği ve
projeden kaynaklanan katkıların
muhtemel ölçeği ve önemi
▪ İletişim faaliyetleri de dahil
olmak üzere yaygınlaştırma ve
kullanım planında belirtildiği
gibi, beklenen sonuçları ve
etkileri en üst düzeye çıkarmak
için ölçütlerin uygunluğu ve
kalitesi
IMPLEMENTATION
▪ İş planının kalitesi ve etkinliği,
risklerin değerlendirilmesi ve iş
paketlerine verilen çabanın
uygunluğu
▪ Her katılımcının kapasitesi ve
rolü, bir bütün olarak
konsorsiyumun gerekli uzmanlığı
ne ölçüde bir araya getirdiği
PART B- EXCELENCE

1.1 Objectives and Ambition (4

Sayfa)

▪ Objectives

▪ Beyond state of the art

▪ R&I maturity (TRL)

HEDEFLER
PART B- EXCELENCE
1.2 Methodology (15 sayfa)

▪ Methodology,concept,models,assumptions

▪ Links to national and international R&I

activities

▪ Interdisciplinary approach

▪ Integration of SSH

▪ Gender Dimension

▪ Open Sicience Practice

▪ Research and Data Management(FAIR Priciple)

 Open Science (Açık Bilim)
Open Science (Açık bilim,) açık işbirlikçi çalışmaya ve süreç içinde mümkün
Open olduğunca erken ve yaygın olarak bilgi ve araçların sistematik paylaşımına
Science dayanan bir yaklaşımdır

▪ Araştırmanın erken ve açık paylaşımı

▪ Araştırma veri yönetimi dahil araştırma çıktı yönetimi

▪ Araştırma çıktılarına açık erişim sağlanması

▪ Açık hakem değerlendirmesine katılım

▪ Birlikte yaratma sürecine vatandaşlar, sivil toplum ve son kullanıcılar dahil tüm ilgili aktörlerin dahil
edilmesi
 Araştırma ve Veri Yönetimi (FAIR İlkesi)
Verileri ve açıklamalarını bulmayı kolaylaştırılması
Findable

Gereksiz engelleri sınırlarken veri kullanılabilirliğini sağlamak

Accessible için her türlü çabanın gösterilmesi

Sonraki çapraz referanslamayı mümkün kılan veri

Interoperable formatlarının benimsenmesi

Verilerin kaynağı ve potansiyel limitleri hakkında mümkün

Reusable olduğunca fazla bilgi sağlayarak yeniden(kullanıcıların)
çalışmalarını kolaylaştırılması
 SotA

Projenin beklenen sonuçlarının nasıl mevcut yeniliklerin ve bilimsel ve/veya

Amaç teknik kalitenin ötesine geçtiğini açıklanması

Mevcut projeleri inceleyin !

(cordis..)

Mevcut bilimsel literatürü

inceleyin !

Patent veri tabanlarını inceleyin!

 Ar-Ge İçeriğinde Cinsiyet Boyutu
Araştırma ve yenilikte toplumsal cinsiyet boyutunu ele almak, tüm
Gender
araştırma ve yenilik sürecinde cinsiyeti ve toplumsal cinsiyeti dikkate
Dimension
almayı gerektirir.

Konu açıklamasında açıkça belirtilmediği sürece, cinsiyet boyutunun Ar-Ge içeriğine entegrasyonu zorunludur.

Cinsiyet boyutu neden önemlidir?

▪ COVID-19 pandemisinde neden kadın ve erkekler arasında enfeksiyon düzeyleri ve ölüm oranlarında
farklılıklar gözlemliyoruz?
▪ Kardiyovasküler hastalıkları sadece erkek erkeklerde veya sadece kadınlarda çalışmak mantıklı mı?
▪ Araba güvenlik donanımını yalnızca erkek vücut standartlarına göre tasarlamak mantıklı mı?
▪ AI uygulamalarının eğitiminde kullanılan verilerde çeşitlilik eksikliği nedeniyle cinsiyet ve ırk önyargılarını
yayan AI ürünleri geliştirmekten sorumlu mu?
▪ İklim değişikliğinin bazı deniz türlerinde cinsiyet belirlemeyi etkilediğini ve bazı popülasyonların artık yok
olma riskiyle karşı karşıya olduğunu biliyor muydunuz?
 Önemli zarar vermeme ilkesi
Do no significant harm principle (DNSH)
Avrupa Yeşil Mutabakat hedefleri doğrultusunda, faaliyetler altı çevresel hedeften
European
hiçbirine önemli ölçüde zarar vermemelidir (AB Taksonomi Yönetmeliği)
Green Deal

İklim değişikliğini azaltma İklim değişikliğine uyum

Su ve deniz kaynaklarının sürdürülebilir Döngüsel ekonomiye geçiş

kullanımı ve korunması
Kirlilik önleme ve kontrol Biyolojik çeşitliliğin ve ekosistemlerin
korunması ve restorasyonu
PART B- IMPACT

2.1 Project’s pathways towards impact

▪ Expected Outcome

▪ Expected Impact

▪ Scale & Significance

▪ Potential Barriers
 Outcome & Impact

Expected Outcome Expected Impact

Odaklanmış EC Hedefleri Daha Geniş EC Hedefleri

Çağrı konularında belirtilir Çağrı destinasyonlarında belirtilir

Bilimsel Toplumsal Ekonomik/Teknolojik

Hedef Grup

Proje Başlangıcı Proje Bitişi

Outcome

Impact
Orta Vadeli Uzun Vadeli

Projenin bitiminde veya bitiminden Projenin bitiminden bir süre

kısa bir süre sonra meydana gelir sonra ortaya çıkar
 Politika Öncelikleri ve Proje Sonuçları Arasındaki
Bağlantı
AB POLİTİKASI ÖNCELİKLERİ Avrupa Birliği'nin genel öncelikleri (Green Deal, Fit for the Digital Age,…)

ANA STRATEJİK Ar-Ge yatırımlarının fark yaratmasının beklendiği EC politika öncelikleri dahilindeki stratejik hedefler seti
YÖNLENDİRMELER
STRATEJİK PLAN

ETKİ ALANLARI Ar-Ge yoluyla teşvik edilecek en önemli dönüşümü vurgulayan beklenen etkiler grubu

EXPECTED IMPACTS (Beklenen Ar-Ge yatırımlarının sonuçlarının (uzun vadeli) sağladığı, toplum (çevre dahil), ekonomi ve bilim üzerinde daha geniş uzun vadeli
ÇALIŞMA PROGRAMI

Etki) etkiler. Destinasyonda tanımlanan beklenen etkilerin çalışma programına projenin spesifik katkısını ifade eder. Etkiler genellikle
=Destinasyonlar projenin bitiminden bir süre sonra ortaya çıkar.

EXPECTED OUTCOMES Belirli bir konu altında desteklenen projelerin orta vadede beklenen etkileri. Bir projenin sonuçları, özellikle yaygınlaştırma ve

PROJE TEKLİFİ
(Beklenen Çıktılar) kullanma ölçütleriyle desteklenen bu sonuçlara katkıda bulunmalıdır. Bu, proje sonuçlarının doğrudan hedef gruplar tarafından
= Konular alınmasını, yayılmasını, yayılmasını ve/veya kullanımını içerebilir. Sonuçlar genellikle projenin bitiminde veya bitiminden kısa bir süre
sonra ortaya çıkar.

PROJECT RESULTS (Proje Proje uygulaması sırasında üretilir. Bu, örneğin teknik bilgi, yenilikçi çözümler, algoritmalar, fizibilite kanıtı, yeni iş modelleri, politika
Sonuçları) önerileri, kılavuzlar, prototipler, göstericiler, veri tabanları ve veri kümeleri, eğitimli araştırmacılar, yeni altyapılar, ağlar vb. içerebilir.
 Proje Teklifinde Etkinin Açıklanması

…Projenin Çalışma Programında belirtilen beklenen sonuçlara ve etkilere

Project’s pathway yapabileceği özel katkıyı düşünerek.
towards impact

Work Programme outcome: “Innovative Work Programme impact :

accessibility and logistics solutions applied “Seamless, smart, inclusive and
by the European Transport sector” sustainable mobility services”
P ROJECT’S RESULTS
DISSEMINATION & P ROJECT’S CONTRIBUTION TO THE P ROJECT’S CONTRIBUTION TO THE
INPUT EX PECTED OUTCOME EX PECTED IMPACT
EXPLOITATION

Successful large-scale demonstration

HE grant, At least 9 European airports Increase max. passenger capacity
trial with 3 airports of an advanced
human adopt the advanced by 15% and passenger average
forecasting system for proactive airport
resources, forecasting system that was throughput by 10%, leading to a
passenger flow management
expertise, etc. demonstrated during the 28% reduction in infrastructure
project expansion costs

Other project results Other expected outcomes

Other expected impacts
Implementation Effects
 Engeller/Barriers
▪ Projenin kapsamı ve süresi dışındaki
faktörlerden kaynaklanan potansiyel engeller

▪ Beklenen sonuçların ve etkilerin elde edilmesini

sınırlandırılması

▪ Önerilecek önlemlerin açıklanması

 Ölçek ve Önem (Scale/Significance)

Scale (Ölçek) Significance (Önem)

Hedef gruplar için faydaların ne
▪ Sonuçların ve etkinin ne kadar kadar büyük olması
yaygın olması muhtemeldir? muhtemeldir?

▪ Örnek: Kaç kişi faydalanıyor Örnek: Hane başına tonlarca CO2

(Hedef grubun büyüklüğü) tasarrufu

Quantitative Indicators (Nicel Göstergeler)

PART B- IMPACT
Measures to maximise impact - Dissemination,
2.2
exploitation and communication
 Tanımlar / Sonuçlar
Araştırma Toplulukları AB Politika yapıcıları
Araştırma Yol
haritaları
(Research Politika önerileri
Veri (Data) Roadmaps) (Policy
Sonuçlar (Results) Recommendations)

Yayın Raporlar
Sonuçlar, şekli veya niteliği ne olursa olsun, korunup korunamayacağına (Publications) (Reports)
bakılmaksızın veri, know-how veya bilgi gibi eylemin somut veya soyut
etkisi ve fikri mülkiyet hakları da dahil olmak üzere ona bağlı haklar Platformlar
anlamına gelir… Yazılım
Proje (İşbirliği)
(Software) Sonuçları (Platforms
(Collaboration))
Key results (Kilit sonuçlar), proje ortakları veya diğer paydaşlar tarafından
kullanılabilecek ve etki yaratabilecek proje sırasında üretilen çıktılardır. Prototip Beceri ve Bilgi
(Prototypes) (Skills and
Knowledge)
Ön Standartlar Eğitim
Project results Proje sonuçları yeniden kullanılabilir (örneğin buluşlar, prototipler, (Pre- Materyalleri
hizmetler) veya araştırma veya yenilik üzerinde daha fazla çalışmaya katkıda Davranış
Standards) (Educational
bulunma potansiyeline sahip unsurlar (bilgi, teknoloji, süreçler, ağlar) olabilir. kuralları
(Codes of Materials)
Conduct)
Endüstri,Girişimciler Sivil Toplum, Vatandaşlar
 Tanımlar/İletişim-Yaygınlaştırma-Kullanım
İletişim (Communication)
Eylemin kendisini ve sonuçlarını
medya ve halk da dahil olmak üzere
çok sayıda izleyiciye tanıtmak için
stratejik ve hedefli ölçütler belirlemek
ve muhtemelen iki yönlü bir değişime
katılmak
▪ Bir bütün olarak topluma ulaşılması
▪ AB finansmanının toplumsal
zorluklarla mücadeleye nasıl
katkıda bulunduğunun gösterilmesi
▪ Doğru ortam ve araçlarla stratejik
olarak planlanmış uygun mesajlar
Yaygınlaştırma (Dissemination)
Herhangi bir ortamda bilimsel yayınlar da
dahil olmak üzere sonuçların kamuya
açıklanması
▪ Bilgi ve sonuçların onlardan en iyi
şekilde yararlanabilecek kişilere
dağıtılması
▪ Sonuçların değerinin potansiyel
olarak orijinal odaktan daha geniş
olmasını sağlamak
▪ Tüm iyi araştırma uygulamalarının
temel unsuru ve proje planının hayati
bir parçası
Kullanım (Explotation)
Sonuçların, bir ürün veya süreci geliştirme,
üretme ve pazarlama, bir hizmet yaratma ve
sağlama gibi ticari kullanım dahil olmak
üzere daha ileri araştırma ve yenilik
faaliyetlerinde veya standardizasyon ve
politika oluşturma faaliyetlerinde
kullanılması
▪ Kullanılabilir sonuçları ve paydaşlarının
tanınması ,kullanımlarından katma
değerin belirlenmesi
▪ Ortaklar, sonuçlarından yararlanabilir
veya ilgili üçüncü taraflarca kullanımına
izin verebilir
 Communication Dissemination

▪ Yalnızca sonuçlar hakkında

▪ Proje ve sonuçlar hakkında
▪ Sonuçları kendi çalışmalarında kullanabilecek
▪ Birden çok kitle-Projenin kendi topluluğunun
kitleler-Örneğin. bilimsel veya projenin kendi
ötesinde (medyayı ve halkı içerir)
topluluğu, endüstri ve diğer ticari aktörler,
▪ Toplumun bilgilendirilmesi ve onlara profesyonel kuruluşlar, politika yapıcılar
ulaşılması, araştırmanın faydalarını
▪ Sonuçların kullanımının ve alınmasının
gösterilmesi
etkinleştirilmesi
 Dissemination Exploitation

▪ Sonuçların tanımlanması ve görünür hale ▪ Sonuçların bilimsel, toplumsal,

getirilmesi ekonomik amaçlar veya politika
oluşturma için fiili kullanımı
▪ Sonuçları kullanabilecek kitleler
▪ Proje ömrü boyunca ve aynı zamanda
▪ Bu onların kullanımını ve anlamasını sona erdikten sonra üretilen tüm
sağlayabilir sonuçlar

Proje Hakkında
Bilgilendirme
Haber Bülteni (Newsletter)
Basın Bülteni (Press Release)
Proje Bilgi Formu (Project
Factsheet)
Broşürler(Brochures)
Sosyal Medya
(Linkedln,YouTube)
Dijital Ses
Dosyaları(Podcasts)
Etkiyi Arttırmak için Ölçütler
Sonuçlar Sonucu kullanıma Sonucun daha fazla Sonuçlardan
Hakkında hazır hale getirmek kullanılmasını yararlanma
Bilgilendirme kolaylaştırmak
Proje Web sitesi Bilimsel Yayın (Scientific İnovasyon Yönetimi Yan ürün/Start-up
(Project website) publication) (Innovation
management)
Telif hakkı yönetimi Standartlar (Standards)
(Copyright
management)
Eğitim/Workshop/Gösteri Ürünler (Products)
Video ve röportajlar Sonuçları çevrimiçi Veri Yönetimi Planı(Data Servisler (Services)
ağlarda paylaşma Management Plan)
Dergilerdeki (araştırma verileri, Patentler (Patents)
makaleler raporlar,yazılımlar vb.)
Sergiler /Rehberli Doktora Tezi (PHD Thesis)
ziyaretler
İleriye yönelik araştırmalar (further research)
Açık lisanslar (Open licenses)
Konferans sunumu Toplumsal aktiviteler
Aktif paydaş katılımı
Politika değişiklikleri
2.3 Summary
2.3 Summary
 PART B-IMPLEMENTATION
3.1 Work plan and resources

Proje Aşamalarının Belirlenmesi

Proje aşamalarının İş
paketlerine(WPs) ve görevlere
(Task) bölünmesi

İş Paketleri (WPs) arasındaki

ilişkinin belirlenmesi (Pert WP 6-Communication, Disseminetaion and Exploitation
Diagram)

Pert Diagram
Table 3.1a: List of work packages

Work Work Lead Lead Person- Start End

package Package Participant Participant Months Month month
No Title No Short
Name
Table 3.1b: Work package description

Proje Aşamalarının Belirlenmesi

Work package number
Work package title​

Proje aşamalarının İş Objectives

paketlerine(WPs) ve görevlere
(Task) bölünmesi Description of work

İş Paketleri (WPs) arasındaki

ilişkinin belirlenmesi (Pert
Diagram)

Her iş paketi/Görev için

ortakların rollerinin belirlenmesi
 Table 3.1c: List of Deliverables
▪ R: Belge, rapor (periyodik ve nihai raporlar hariç)
▪ DEM: Gösterici, pilot, prototip, plan tasarımları
▪ DEC: Web siteleri, patent başvuruları, basın ve
medya eylemleri, videolar vb.
▪ DATA: Veri kümeleri, mikro veriler vb.
▪ DMP: Veri yönetimi planı
▪ ETHICS: Etik konularla ilgili çıktılar.
▪ SECURITY: Güvenlik sorunlarıyla ilgili çıktılar
▪ OTHER: Yazılım, teknik diyagram, algoritmalar,
modeller vb.
Yaygınlaştırma Seviyesi
▪ PU – Herkese açık, tamamen açık, örn.
(Genel olarak işaretlenen teslimatlar
otomatik olarak CORDIS'te yayınlanacaktır)
▪ SEN – Hassas, Hibe Sözleşmesi koşulları
altında sınırlı
▪ CLASSIFIED-SINIFLANDIRILMIŞ
✓ Classified R-UE/EU-R – EU RESTRICTED
✓ Classified C-UE/EU-C – EU CONFIDENTIAL
✓ Classified S-UE/EU-S – EU SECRET
✓
Table 3.1c: List of Deliverables

D 1.1 Data Manangement XXX

Plan
1 DMP PU 2
D 1.2 Project Handbook 1 XXX R SEN 12
D 2.1 Technical diagram 2 XXX R SEN 5
D 2.2 2 XXX
D 3.1 3 XXX
Table 3.1d: List of milestones

Milestone Milestone Related work Due date (in month) Means of verification
number name package(s)
M1 Kick-off 1 1 Project started
meeting
M2 Design review 2 4 Detailed design delivered
M3 Test review 3 12 Test result validated
M4 Final Review 4 24 Find report delivered
Meeting
Table 3.1e: Critical risks for implementation
Description of risk (indicate level of (i)
likelihood, and (ii) severity:
Low/Medium/High)
Key personnel leaving the team
Medium likelihood, medium severity
Nonperformance of parners and/or delay in
deliverables
Low likelihood,high severity
Technologies do not interface with each other as
anticipated
Low likelihood,high severity
Low level of innovation
Low likelihood,medium severity
Work package(s) involved Proposed risk-mitigation measures
1,2,3,4 Work will be distributed to reduce the reliance on
single persons/small group;However each
consortium member will be asked to provide
replacement options for key personnel at the start
of the project
1,2,3,4 The Project Coordinator will call for an emergency
meeting in order to re-establish the terms of the
consortium agreement
3 Partners will work closely together in the
respective tasks to ensure compatibility between
technologies
1,2,3,4 The partner responsible for innovation activities
has a great experience in innovation management
and has a good network to involve. A defined
roadmap of activities. Will contribute to achieving
the objectives.
Table 3.1f: Summary of staff effort

WPn WPn+1 WPn+2 Total Person-

Months per Participant
1-XXX (Participant 8 5 2 15
Number/Short Name)
2-YYY (Participant Number/ 1 10 10 21
Short Name)
3- ZZZ (Participant Number/ 1 35 3 39
Short Name)
Total Person Months 10 50 15 75
Table 3.1g: Subcontracting costs’ items

1-XXX (Participant Number/Short Name)

Cost (€)

Description of tasks and justification

Development of 20.000 A homepage will be developed in accordance with the dissemination

Homepage rules in the Model Agreement. The Consortium partners do not have
(Subcontracting) in-house web developer who will be able to perform this task Web-
page development: Action task 1.3
Table 3.1g: Purchase costs’ items (travel and subsistence, equipment and other goods, works and services)

Participant Number/Short Name

Cost (€) Justification
Travel and subsistence 20.000 Team travel to major conference in Barcelona to present Project result
Equipment 50.000 This specific microscope is essential for the success of the project
Other goods, works 15.000 Cost of conference facility for kick-off meeting
and services
Remaining purchase 10.000
costs (<15% of pers.
Costs)
Total 95.000
Table 3.1i: ‘Other costs categories’ items (e.g. internally invoiced goods and services)

Participant Number/Short Name

Cost (€) Justification
Internally invoiced 10.000 Use of clean room will be necessary to obtain valid test results. We
goods and services will use the clean room of the Clean Institute,which is part of our
organisation. Invoicing according to usual accounting practice and
actual costs.
…
3.2 Capacity of participants and consortium as a whole

Ortakların ve konsorsiyumun kalitesini bir bütün olarak değerlendirilmesi

▪ Konsorsiyum projenin hedeflerine uygun mu ve gerekli disiplinler ve disiplinler arası bilgiyi bir araya getiriyor mu?

▪ Konsorsiyum, açık bilimde uzmanlığı ve uygun olduğu şekilde R&I'nın cinsiyet yönünü içeriyor mu?

▪ SSH ile ilgili olarak işaretlenen konu için, konsorsiyum sosyal bilimler ve beşeri bilimlerde uzmanlığı içeriyor mu?

▪ Ortakların proje faaliyetlerini yürütmek için kritik altyapı ihtiyacına erişimi var mı?

▪ Ortaklar birbirini tamamlıyor mu (ve uygun olduğunda değer zincirini kapsıyor mu) Her biri projeye ne şekilde
katkıda bulunuyor?

▪ Her birinin projede geçerli bir rolü ve bu rolü yerine getirmek için yeterli kaynakları var mı? (yani yeterli
operasyonel kapasiteye sahipler mi?)

▪ Sonuçların kullanılmasını sağlamak için projede endüstriyel/ticari ortak var mı?

PART B- CSA-(FARKLILIKLAR)
PART B- Excelence

1.1 Objectives (2 Sayfa)

▪ Objectives
PART B- Excelence
1.2 Methodology (6 sayfa)

▪ Coordination and/or support measures and

methodology

▪ Do no significant harm

▪ Open Sicience Practice

▪ Research and Data Management(FAIR Priciple)

KONSORSİYUM ANLAŞMASI (CONSORTIUM
AGREEMENT)
 Konsorsiyum Anlaşması
Konsorsiyum üyeleri arasındaki iç anlaşma

▪ Proje Ortakları, Hibe Anlaşması imzalamadan önce kendi aralarında bir Konsorsiyum Sözleşmesi imzalamalıdır.

▪ Hibe Anlaşmasına uygun olarak bir projeyi uygularken hak ve yükümlülüklerini belirler.

▪ Konsorsiyumun iç yönetimini belirler: proje yönetimi, maliyet dağıtımı, gizlilik, sorumluluk, Fikri Mülkiyet
Hakları (FSM), karar verme, fesih vb.

Koordinatör

Ortak Ortak Ortak Ortak Ortak

 Model Konsorsiyum Anlaşmaları

▪ DESCA (Development of a Simplified Consortium Agreement) :

http://www.desca-2020.eu/

▪ MCARD-HEU MODEL by Digital Europe:

https://www.digitaleurope.org/resources/digitaleurope-mcard-heu-model-
consortium-agreement-for-research-development-and-innovation-actions-
under-horizon-europe/
Öğle Yemeği
HİBE ANLAŞMASI (GRANTT AGREMENT)
Hibe Yönetimi Yaşam Döngüsü
 Temel İlkeler

Funding and Tenders Portal Yalnızca Elektronik Süreç Akışları

▪ Portalda IT araçlarının ve ▪ Belgelerin dijital olarak

hizmetlerinin derin entegrasyonu mühürlenmesi

▪ Tek tip bir deneyim ▪ Tüm resmi belgelerde ıslak imzaların

yerini alan dijital imza
▪ Ortak iş süreçleri
▪ Tek, ortak belge deposu

▪ Tam izlenebilirlik ve denetim (kim-

ne-ne zaman)

▪ BT paketinde önceden tanımlanmış

kurallar
 Hibe Anlaşması Hazırlık Süreci
Hibe Anlaşması Hibe Anlaşması
Tamamen Çağrı Son Tarihi İmzalanması
Hazırlığına Davet
Elektronik
Süreç

Proje Teslimi Değerlendirme Hibe Anlaşması Hazırlığı Ön Finansman

Max. 5 Ay
Hibe Anlaşması
Katılım

Max. 8 Ay

▪ Hibe Anlaşması Hazırlığı-Belli bir zaman sınırlandırılmasına tabidir.

▪ Davet mektubunda Hibe Anlaşması Hazırlığı için geçerli olan son tarihleri belirtir.
▪ Gecikmelerle karşılaşırsanız komisyon bilgilendirilmelidir.
▪ Son teslim tarihlerine uyulmaması, hibe hazırlığının sona ermesine (reddedilmesine) yol açabilir.
 Hibe Anlaşması Zamanlaması

Davet Hibe Anlaşması Verileri (HAV) Hibe

+ ESR İmzalanması

Max. 3 AY

3 hafta ~1 hafta 2 hafta

Konsorsiyum PO Konsorsiyum

HAV Geriye HAV Son Halinin

Sunulması Kalan Sunulması
Konular
(varsa)
 Süreçteki Ana Adımlar
1.Hibe 2.Hibe 3. Hibe 4. Hibe 5. Hibe 6.Katılım 7.Ön
Hazırlığı Anlaşmasının Anlaşmasının Formlarının
Hazırlığına (Koordinatör Verilerinin İmzalanması
finansmanın
İmzalanması İmzalanması
Davet ödenmesi
+Ortaklar) İncelenmesi (Koordinatör) (Komisyon) (Ortaklar)

▪ Katılımcıların doğrulanması ▪ Daha fazla yineleme (hibe ▪ Hibe sözleşmesinde

(Validation) verilerinin tanımlandığı takdirde
tamamlanması/düzeltilmesi) ve tanımlandığı
▪ Rollerin Belirlenmesi(Her Ortak) ▪ Ön kontroller, fon rezervasyonu şekilde

▪ 'OnurBeyannamesi’ (Declaration
of honour) imzası (e-imza, Her
Ortak)
 Roller ve Erişim Yönetimi

▪ Organizasyon başına 1 LEAR

▪ Birincil koordinatör irtibat kişisi

▪ Yararlanıcı başına 1 katılımcı irtibat kişisi

▪ Kuruluş başına 1 Legal Signatory (LSIGN)

▪ Kuruluş başına 1 Financial Signatory (FSIGN)

 Elektronik İmza

Koordinatör Ortaklar
Komisyon

PLSIGN PLSIGN
Onur Beyannamesi Onur Beyannamesi
TEKNİK YÖNLER
 Hibe Sözleşmesinin Yapısı
Konsorsiyum AB Proje Görevlisi

Projeniz Hakkındaki bilimsel/teknik, bütçesel, idari ve yasal bilgilerin toplamı

HiBE ANLAŞMASI VERİSİ

Veri sayfası + Ek 1, Ek 2, Diğer Ekler

Ana hibe Eylem Açıklaması Tahmini Bütçe (örneğin, ek 5 –
anlaşması (Proje Açıklaması) Ufuk Avrupa için
özel kurallar)
 Eylemin Açıklanması (The Description Of The Action)
Projenin nasıl yürütüleceğinin detaylarını içerir.

Sunulan tekliften oluşturulması gereken 2 bölümden oluşur:

▪ Part A, proje bilgilerini içeren yapılandırılmış tablolar içerir. Portal Hibe hazırlama ekranına
girdiğiniz bilgiler baz alınarak IT sistemi tarafından oluşturulur. Teklif verileriyle kısmen
önceden doldurulmuştur.

▪ Part B, yapılacak proje hakkındaki detaylı açıklamadır. Teklif Part B bölümü referans alınır.
PDF olarak sisteme yüklenir.

Koordinatör, hibe hazırlık daveti sırasında DoA şablonunu (talimatları) Portal'dan

indirebilecektir.
 Eylemin Açıklanması (The Description Of The Action)-PART A
DOA Part A doğrudan Portal Hibe Hazırlama ekranlarında tamamlanmalıdır.
▪ COVER PAGE
▪ TABLE OF CONTENTS
▪ Project summary (automated – based on proposal abstract)
▪ List of participants (automated – based on proposal information)
▪ List of work packages (based on proposal table 3.1b)
▪ Staff effort (based on proposal table 3.1f)
Tüm değişikliklerin AB
▪ List of deliverables (based on proposal table 3.1c) Proje Görevlisi ile
▪ List of milestones (based on proposal table 3.1d) tartışılması ve üzerinde
▪ List of critical risks (based on proposal table 3.1e) anlaşmaya varılması
gerekir. Teklifte önemli
değişikliklere izin
verilmez.
Eylemin Açıklanması (The Description Of The Action)-PART B
Talimatlar

▪ Teklifin B bölümünden BAŞLAYIN, değerlendirme için gönderilen versiyonunu kullanın

▪ Kapak sayfası varsa KALDIRIN
▪ Alt bilgiyi DEĞİŞTİRİN ‘[Proposal number] [Proposal acronym] – Part B – [Page number (starting at 1 for
Part B)]’.
▪ Katılımcı listesini KALDIRIN
▪ 3.1a (list of work packages), 3.1b (work packages descriptions), 3.1c (list of deliverables), 3.1d (list of
milestones), 3.1e (critical risks for implementation) ve 3.1f (summary of staff effort) from section 3.1
KALDIRIN (Bu bilgiler ekranlarda kodlanmıştır ve Part A'ya dahil edilmiştir.). 3.1g, 3.1h, 3.1i ve 3.1j
tablolarını TUTUN (Eylem türüne özel bağlantılı diğer tablolarsa bunları da tutun)
▪ Bir bölüm 4 ‘ethics self-assessment ‘ bölümü OLUŞTURUN ve bu bölüme teklifte Part A’ ya dahil ettiğiniz
etik öz değerlendirmesini kopyalayın.
▪ Değişikliklerle ilgili bir tablo EKLEYİN. Teklifinize kıyasla tüm değişiklikleri belirtin.
▪ Sayfa numaralarıyla bir içindekiler tablosu EKLEYİN (veya mevcut içindekiler tablosunu güncelleyin)
 Dikkat Edilmesi Gereken Diğer Konular

Etik incelemesi ve güvenlik incelemesi:

▪ Proje teklifleri etik incelemeye tabidir ve güvenlik incelemesine tabi olabilir.

▪ Etik incelemesinin ve/veya güvenlik incelemesinin sonuçları hibe anlaşmasında uygulanmalıdır.

▪ Koordinatör herhangi bir 'etik gerekliliğin' karşılandığından emin olmak için Bölüm B'deki (DoA) etik
bölümünü güncellemelidir.

▪ Hibenin imzalanabilmesi için karşılanması gereken 'etik gereklilikler’ ve güvenlik ile ilgili konular olabilir.

Bilgi tekrarından kaçınılmalıdır.

Hibe Anlaşması IT Sistemi
Hibe Yönetimi Servisi

İlerleme

Hibe Anlaşması IT Sistem Linki

Teslim
Onur Beyannamesi
 Hibe Yönetimi Ekranı

Eksik Bilgi Yok

Eksik Bilgi: İlerleme Engellenir

Sadece Bilgi İçin

Eksik Bilgi: İlerleme bu noktada engellenmez

Ortaklar
Ortakların Özeti

● Koordinatör/Ortaklar, davet mektubunu aldıktan

sonra otomatik olarak listelenir.
● Departmanın eklenmesi gerekiyor (Bağlı Kuruluşlar
hariç tüm yararlanıcılar için zorunludur)
● Ufuk Avrupa çağrıları için (2022'den itibaren), Hibe
Anlaşmasını imzalamadan önce (kamu kurumları,
araştırma kuruluşları ve yükseköğretim kurumları
için) Cinsiyet Eşitliği Planına (Gender Equality Plan)
sahip olmak gereklidir.(planın varlığı portal
organizasyon verilerinde beyan edilmelidir.)
Mali Bilgiler
Proje Temsilcileri
Bağlı Kuruluşlar
İlişkili Ortaklar
İlişkili Ortaklar
Banka Hesap Bilgileri
Araştırmacılar
İş Paketleri (Work Packages)
Ara Çıktılar (Deliverables)
Kilometre Taşları (Milestones)
Kritik Riskler (Critical risks)
Etik (Ethics)
Güvenlik (Security)
PART B
PROJE RAPORLAMA SÜREÇLERİ
 Raporlama Türleri

Proje Başlangıcı Proje Bitişi

Sürekli Raporlama Modülü

Periyodik Periyodik Final

Periyot 1 Periyot 2
 Milestones & Deliverables Hakkında Sürekli
Raporlama
Sürekli raporlama şunları içerir: Projenin başında aldığınız link üzerinden
sisteme ulaşım
▪ Milestones’lara ulaşmada ilerleme

▪ Deliverables
Her ortak tarafından sunulmalı
▪ Yayınlanabilir özetteki güncellemeler

▪ Kritik risklere, yayınlara, iletişim faaliyetlerine,

fikri mülkiyet haklarına yanıt
Önceden belirlenen takvim
▪ Programa özel izleme bilgileri (gerekirse)
 Raporlar ve Ödeme Talepleri
Periyodik Raporlar

Teknik Rapor Finansal Rapor

Certificate on the Financial Statements (CFS)
Part A
Koordinatörün Görevleri:
Part B ▪ Sürekli Raporlama Modülünün zamanında güncellendiğini kontrol
edilmesi

▪ Tüm katılımcıların Mali Tablolarını (ve gerekirse CFS'yi) sunduklarını

kontrol edilmesi

▪ Kalite kontrolleri:

✓ Raporun tutarlı olduğunun ve Bölüm A ve B'deki bilgilerin tutarlı

olduğunun kontrol edilmesi

✓ Şablonun takip edildiğinden ve tüm bölümlerin tamamlandığından ve

hiçbir ekin eksik olmadığından emin olunması
Periyodik Raporlama
Financial Part

Katılımcı İrtibat Kişileri (veya

koordinatör kuruluşla ilgiliyse
Koordinatör İrtibat Kişileri),
Proje Mali İmza Yetkilileri
(FSIGN) ve Görev Yöneticileri
bu eylemi gerçekleştirebilir.

Bağlı Kuruluşlar (Üçüncü

Taraflar) için, Ana Ortağın
Katılımcı İrtibat Kişileri bu
eylemi gerçekleştirir.
Yalnızca Proje Mali
İmza Yetkilisi (PFSIGN)
bu eylemi
gerçekleştirebilir
Bağlı Kuruluşların/Üçüncü Şahısların Mali Tablolarını İncelenmesi ve Koordinatöre İletilmesi
Technical Part

Katılımcı İrtibat Kişisi genellikle bu

eylemi gerçekleştirir (ayrıca Proje
Mali İmzaYetkilileri, Koordinatör
İrtibat Kişileri, Birincil Koordinatör
İrtibat Kişileri ve Görev Yöneticileri
rollerine sahip kullanıcılar da bu işlemi
gerçekleştirebilir)
Teknik raporu gözden geçirilmesi, kabul edilmesi ve AB'ye sunulmak üzere eklenmesi

Yalnızca Koordinatör İlgili Kişisi ve

Birincil Koordinatör İlgili Kişisi rolüne
sahip kullanıcılar bu eylemi
gerçekleştirir.

Mali İmza Yetkilileri, Görev Yöneticileri

ve Ekip Üyeleri rolüne sahip
kullanıcıların da verileri görmek için
pdf’i açabilir, ancak verilerin kilidini
açamazlar veya raporu kabul edemezler.
İncelendikten sonra, Teknik raporun kilidi daha fazla düzenleme için açılabilir (‘Unlock
to draft’) veya Periyodik Rapora kabul edilip dahil edilebilir (‘Accept&Include’)
Periyodik Raporun unsurlarını onaylanması ve AB'ye sunulması

Yalnızca Koordinatör İlgili Kişisi ve Birincil Koordinatör Kişisi rolüne

sahip kullanıcılar bu eylemi gerçekleştirebilir.
Koordinatör:

Daha fazla düzenleme için Mali

Tabloyu ortaklara geri gönderebilir.

Mali Tabloyu onaylayabilir ve

Periyodik Rapora dahil edebilir.

Daha fazla düzenleme için

Periyodik Raporun Teknik
Bölümünün kilidini açabilir
▪ Periyodik raporun
sunulmasından sonra oluşturulan
belgelerin tüm konsorsiyum
üyeleri tarafından görülebilir.

▪ Mali belgeler sunulmadan önce

yalnızca ilgili yararlanıcı ve
Koordinatör tarafından
görülebilir.
AB’ nin gönderilen Periyodik Raporu incelemesi ve kabul etmesi, ek bilgi istemesi veya reddetmesi
Koordinatörün, Ödeme Mektubu içeriğini kabul etmemesi
Koordinatörün, Ödeme Mektubu içeriğini kabul edip, gözlem yapmadan süreci kapatması
Kahve Arası
SIKÇA YAPILAN HATALAR
 Proje Yazımında Yapılan Genel Hatalar

▪ Çağrı dokümanlarının yeterince incelenmemesi ▪ Proje Hedeflerinin net olmaması

▪ Çağrıda istenenlerin yeterince anlaşılmaması / ▪ Teklif yazım şablonunun formatına

Proje teklifinin İstenen çıktıları kapsamaması uyulmaması ve çeşitli eklemeler,
çıkarmalar yapılması
▪ Ortaklar arasında bütçe dağılımının
dengesiz yapılması ▪ Proje teklifini ilk kez son gün yüklemek

▪ Hazırlık eksikliği ▪ Projelerin cinsiyet boyutuna tek yönlü

yaklaşmak
▪ Proje teklifinin anlaşılmasının zor olması
Konsorsiyum Oluştururken Yapılan Yaygın Hatalar

Ortakların coğrafi açıdan

Çok geç başlamak
dengesiz dağılımı

Eksik Strateji Proje için uygun olmayan

partnerleri farklı nedenlerle
konsorsiyuma eklemek
Tamamen teorik bir işbirliği kurmak
 Bütçe ve Raporlama

Personel Maliyetleri Diğer mal ve hizmetler Ekipman Seyahat

▪ Üretken saatlerin yanlış ▪ Gerekli taşeronluk ▪ Maliyetlerin
hesaplanması maaliyetleri destekleyici doğrudan ▪ Geçerli destekleyici
belge eksikliği ölçülmemesi belgeler eksikliği
▪ Yanlış ücretlendirme nedeniyle ekipman
maliyetleri: bütçelenmiş, maliyetlerindeki ▪ Eylemle ilgili olmayan
standart, tahmini veya sabit hatalar maliyetler
oranlar

▪ Geçersiz veya eksik zaman

çizelgeleri veya destekleyici
belgeler

▪ Yanlış zaman talep edilmesi

SIKÇA SORULAN SORULAR
 Ufuk Avrupa Hakkında Genel Sorular
• Tenders nedir, açıklar mısınız? Grant ve Tenders arasındaki fark nedir?

• Inovation action hakkında detaylı bilgi verebilir misiniz?

• İlgimizi çeken bir çağrı olduğunda başvuru sürecini ne şekilde kurgulamalıyız? Örneğin öncelikle partner mi aranmalı?

• Özellikle RIA projelerinde bilgi güvenliği nasıl sağlanmaktadır. Proje kabul edildikten sonra projelere yönelik fikri haklar nasıl
korunuyor?

• Çağrı incelerken dikkat edilmesi gereken unsurlar nelerdir?

• Proje başvuru toplamda ne kadar sürer?

• EIC kapsamındaki projeler için son başvuru tarihi bulunuyor mu?

• İş Paketlerinin dağılımı ne şekilde gerçekleşir?

• Birden fazla çağrıya aynı anda başvuru yapılabilir mi? Bir firma aynı anda 2 veya daha fazla projede partner olabilir mi?
 Konsorsiyum ve Partnerlik
• Konsorsiyum oluşturmak için kullanılacak platformlar nelerdir?

• Partnerlerin yurt dışından seçilmesi zorunlu mu?

• Bir konsorsiyum nasıl oluşturulmalıdır? Koordinatör seçiminde nelere dikkat edilmelidir?

• Konsorsiyumda aynı ülkeden iki kurum yer alabilir mi? Örneğin Koordinatör ve bir partner Türkiye’ den olabilir mi?

• Third parties katılımcılar hangi kurumlar olabilir?

• EIC kapsamında konsorsiyumda üniversiteler partner olarak yer alabiliyor mu?

 Bütçe
• Fon oranları nasıldır?

• Kabul edilen projeler için ödeme hangi aşamada gerçekleşir?

• Genel giderler destekleniyor mu?

• Adam/ay hesabı ne şekilde yapılır?

• Belirlenen bütçeler daha sonra değişebilir mi?

• Projelerde partnerler arasındaki bütçe dağılımı ne şekilde yapılmalıdır?

• Dışarıdan alınabilecek ek hizmetlere neler girer? Örneğin yazılım için ek hizmet alabilir miyiz?
 Başvuru Süreci
▪ Proje başvurusu için kullanacak platform hakkında detaylı bilgi verilebilir mi ?

▪ Her proje için farklı LEAR belirlenebilir mi?

▪ LEAR ataması yapabilmek için kuruluş onayı gerekli mi?

▪ LEAR olarak atanacak kişinin tek başına imza yetkisi olması gerekli mi?

▪ LEAR ataması gerçekleşmeden başvuru yapılabilir mi?

▪ PIC numarasını bir kere almak yeterli mi? Her proje başvurusunda aynı numarayı kullanabiliyor muyuz?

▪ Başvuru formu sadece online olarak mı dolduruluyor yoksa offline olarak doldurabilecek bir şablon var mı?
PROJE ORTAKLARIYLA İLETİŞİM VE
YÖNETİMSEL SÜREÇLER HAKKINDA
ÖNERİLER
 Proje Ortaklarıyla İletişim ve Yönetimsel Süreçler

▪ Online çalışma klasörlerinin oluşturulmalı (örn. Googledrive, teams)

▪ Online mail grupları oluşturulmalı

▪ Haftalık Konsorsiyum toplantıları yapılmalı

▪ Odaklar ve uzmanlıklar özelinde alt grup toplantıları yapılmalı

▪ Tüm ortakların katkı sağlayabilmesi için uygun iletişim ortamı sağlanmalı

▪ Yeni fikirler toplantılar aracılığıyla ortaklar ve koordinatör ile birlikte değerlendirilmeli

İSTANBUL PROJE AKADEMİSİ

SOSYAL MEDYA HESAPLARI:

Instagram BİLGİ ve BAŞVURU İÇİN:
istanbulprojeakademisi www.istanbulprojeakademisi.com

Twitter
@proje_akademisi

LinkedIn
İstanbul Proje Akademisi

Facebook
İstanbul Proje Akademisi