CONTRACTOR AUDIT CHECKLIST -- Document Control

Summary Report for Audit No. B2CA-11-AU-001

Selected Topics Included in Audit Audit Findings Map
STR OBS PA CA
ü TOPIC 1 CONTROL DOCUMENTOS
� TOPIC 2 CONTROL DE REGISTROS

Note Consolidated Findings Audit Summary Audit Findings Map Legend

x Strength(s)
2 Topics Assessed
Err:502 x Observation(s)

x Preventive Action(s)

x Corrective Action(s)

Err:502 Number of Strengths Identified No Findings Identified

Number of Observations / OFIs Topic Not Audited

Number of Preventive Actions

Number of Corrective Actions

Err:508
Err:508
0 Total Number of Findings Err:508
Err:508
 ®

Satisfactory
TOPIC 1 -- CONTROL DOCUMENTOS CONTRATISTA
Needs Improvement

Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4.
A documented procedure shall be established to define the controls needed
a)to approve documents for adequacy prior to issue,
b)to review and update as necessary and re-approve documents,
c)to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d)to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e)to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f)to ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planningand operation of the quality management system are identified and their distribution controlled, and
g)to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they areretained for any purpose

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

1 Existe un procedimiento documentado para el control de documentos y revisados por Fluor

sin observaciones

2 Se cuenta con un responsable de la implementación y cumplimiento de este

procedimiento.

3 Existe una matriz de distribución de documentos.

4 Existe una metodología documentada adecuada para la revisión y actualización de

documentos

5 Los documentos revisados cumplen con esta metodología de revisión y actualización

2
 ®

Satisfactory
TOPIC 1 -- CONTROL DOCUMENTOS CONTRATISTA
Needs Improvement

Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4.
A documented procedure shall be established to define the controls needed
a)to approve documents for adequacy prior to issue,
b)to review and update as necessary and re-approve documents,
c)to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d)to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e)to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f)to ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planningand operation of the quality management system are identified and their distribution controlled, and
g)to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they areretained for any purpose

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

6 Existe una metodología documentada adecuada para la identificación de los cambios de

los documentos y el estado de la versión vigente

7 Los documentos revisados cumplen con esta metodología de identificación de cambios y

estado de revisión

8 Están los documentos técnicos del proyecto timbrados como copia controlada.

9 Cuenta los documentos técnicos con timbre de documentos de cambio y RFI.

10 Los documentos son legibles e identificables

3
 ®

Satisfactory
TOPIC 1 -- CONTROL DOCUMENTOS CONTRATISTA
Needs Improvement

Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4.
A documented procedure shall be established to define the controls needed
a)to approve documents for adequacy prior to issue,
b)to review and update as necessary and re-approve documents,
c)to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d)to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e)to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f)to ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planningand operation of the quality management system are identified and their distribution controlled, and
g)to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they areretained for any purpose

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

11 Se han identificado documentos de origen externo y se controlan y distribuyen

adecuadamente

12 Existe una metodología adecuada para evitar el uso de documentos

obsoletos

13 Los documentos obsoletos han sido tratados según la metodología definida

14 Los documentos obsoletos retenidos están identificados apropiadamente.

15 Existe una metodología documentada adecuada para la aprobación de documentos

4
 ®

Satisfactory
TOPIC 1 -- CONTROL DOCUMENTOS CONTRATISTA
Needs Improvement

Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4.
A documented procedure shall be established to define the controls needed
a)to approve documents for adequacy prior to issue,
b)to review and update as necessary and re-approve documents,
c)to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d)to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e)to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f)to ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planningand operation of the quality management system are identified and their distribution controlled, and
g)to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they areretained for any purpose

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

16 Los planos y documentos técnicos se encuentran distribuidos y en buen estado.

17 Los listados de documentos existentes se encuentran correctamente actualizados

18 Se encuentra disponible un documento que identifique las area o puntos de trabajo para la
distribución de documentos.

19 Se encuentran los documentos disponibles en los puntos de uso.

20 Permanecen los documentos legibles y fácilmente identificados.

5
 ®

Satisfactory
TOPIC 1 -- CONTROL DOCUMENTOS CONTRATISTA
Needs Improvement

Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4.
A documented procedure shall be established to define the controls needed
a)to approve documents for adequacy prior to issue,
b)to review and update as necessary and re-approve documents,
c)to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d)to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e)to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f)to ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planningand operation of the quality management system are identified and their distribution controlled, and
g)to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they areretained for any purpose

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

21 Se encuentran establecidas las responsabilidades y autoridades, en cuanto a la
aprobación de documentos y registros en las diferentes áreas. El personal conoce estas
responsabilidades.

22 Identifican los cambios y el estado actual de revisión de los documentos.

23 La infraestructura determinada para el proyecto es suficiente para la realización del

servicio, satisfaciendo los requisitos del cliente y los propios, ¿Satisfacen lo establecido
por el cliente?

24 Existe un plan de capacitación aprobada para el Contrato.

25 Se llevan registro personalizados con las capacitaciones realizadas

6
 ®

Satisfactory
TOPIC 1 -- CONTROL DOCUMENTOS CONTRATISTA
Needs Improvement

Documents required by the quality management system shall be controlled. Records are a special type ofdocument and shall be controlled according to the requirements given in 4.2.4.
A documented procedure shall be established to define the controls needed
a)to approve documents for adequacy prior to issue,
b)to review and update as necessary and re-approve documents,
c)to ensure that changes and the current revision status of documents are identified,
d)to ensure that relevant versions of applicable documents are available at points of use,
e)to ensure that documents remain legible and readily identifiable,
f)to ensure that documents of external origin determined by the organization to be necessary for the planningand operation of the quality management system are identified and their distribution controlled, and
g)to prevent the unintended use of obsolete documents, and to apply suitable identification to them if they areretained for any purpose

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

Notes

7
Satisfactorio
Necesita mejorar

sin hallazgos se han identificado para este tema en este momento

Auditor Resumen de los resultados de este" y dmyTopic

Resultados Observaciones / Recomendaciones

DEFINITIONS

STR - Finding STR - Finding identified as a strength, innovation or exceptional performance.

STR - Encontrar identificado como una fortaleza, la innovación o de resultados excepcionales.
OBS - Observation noted, meets requirements and expectations, may be opportunity for improvement. No response from auditee required.

OBS - Observación señaló, cumple con los requisitos y las expectativas, puede ser oportunidad de mejora. No hay respuesta del auditado necesario.
PA - Preventive Action, meets requirements, but if things continue there is a potential for it to become a nonconformance. Response from auditee required.
PA - Acción Preventiva, cumple con los requisitos, pero si las cosas siguen hay un potencial para que se convierta en una no conformidad. Respuesta del auditado necesario

CA - Corrective Action, does not meet requirements. A corrective action plan must be developed and implemented. Response from auditee required and offi
CA - Acción Correctiva, no cumple los requisitos. Un plan de acciones correctivas debe ser desarrollado e implementado. Respuesta del au

"Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial ofdocument y de
Un procedimiento documentado que defina los controles necesarios
a) aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,

b) revisar y actualizar cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente los documentos,

c) para asegurar que los cambios y el estado de revisión actual de los documentos se identifican,
d) asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso,

e) asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,

8
Satisfactorio
Necesita mejorar

sin hallazgos se han identificado para este tema en este momento

Auditor Resumen de los resultados de este" y dmyTopic

Resultados Observaciones / Recomendaciones

DEFINITIONS

STR - Finding STR - Finding identified as a strength, innovation or exceptional performance.

STR - Encontrar identificado como una fortaleza, la innovación o de resultados excepcionales.
f) asegurar que los documentos de origen externo que la organización determina que son necesarios para la operación planningand del sis
g) para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que areretained p

9
en una no conformidad. Respuesta del auditado necesario

plemented. Response from auditee required and official follow-up required.

esarrollado e implementado. Respuesta del auditado requeridos y oficial de seguimiento necesarios.

registros son un tipo especial ofdocument y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4.

10
ecesarios para la operación planningand del sistema de gestión de calidad se identifican y se controla su distribución, y
ación adecuada en el caso de que areretained para cualquier propósito "

11
 ®

Satisfactory
TOPIC 2 -- CONTROL REGISTROS CONTRATISTA
Needs Improvement

Records established to provide evidence of conformity to requirements and of the effective operation of thequality management system shall be controlled.
The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification,storage, protection, retrieval, retention and disposition of records.
Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable.

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

1 Existe procedimiento para el control de los registros y revisado por Fluor sin observaciones

2 Existe un responsable de implementar este procedimiento.

3 Se mantienen al día los archivos y quien es el responsable de esta acción.

4 Existe un listado de retención y entrega de registros.

5 Se realizan copias de seguridad de los registros informáticos

6 Existe una metodología para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y

disposición de los registros

7 Los registros revisados cumplen con esta metodología

8 El procedimiento describe la conservación y protección de registros en formato digital

Notes

12
13
 ®

Satisfactory
TOPIC 3 - PLAN DE CALIDAD
Needs Improvement

Records established to provide evidence of conformity to requirements and of the effective operation of thequality management system shall be controlled.
The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification,storage, protection, retrieval, retention and disposition of records.
Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable.

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

1 Tiene plan de calidad el contratista

2 Esta basado en la norma ISO 9001 - 2000

3 Esta revisado el plan de calidad por Fluor sin obervaciones

4 Están revisados los procedimientos de gestión sin obervaciones

5 Todo el personal tiene conocimiento de la existencia del plan de calidad (registros de

capacitación interna)

6 Existe un responsable a cargo de distribuir el plan de calidad y procedimientos

7 Existe un registro que identifique que parte de la organización tiene copia controlada del
plan de calidad y procedimientos.

8 Se encuentran distribuidos los documentos.

14
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Satisfactory
TOPIC 3 - PLAN DE CALIDAD
Needs Improvement

Records established to provide evidence of conformity to requirements and of the effective operation of thequality management system shall be controlled.
The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification,storage, protection, retrieval, retention and disposition of records.
Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable.

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

9 Los entrevistados disponen y conocen de los documentos aplicables.

10 Existe un organigrama, esta publicado y actualizado.

11 Tiene política de calidad controlada

12 Son mantenidas adcuadamente los registros de evidencia de las comunicaciones con el

cliente, (libro de obra, actas y/o minutas de reunión, memos, fax e-mail, etc.)

Notes

15
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Satisfactory
TOPIC 4 - Recursos Humanos
Needs Improvement

Records established to provide evidence of conformity to requirements and of the effective operation of thequality management system shall be controlled.
The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification,storage, protection, retrieval, retention and disposition of records.
Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable.

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

1 Existe procedimientoa de selección y contratación de personal, revisado por Fluor sin

observaciones.

2 Se encuentran establecidas las descripciones y perfiles de cargo para todas las funciones
dentro de la organización, que tienen incidencia sobre la calidad del servicio. ¿Cumple?

3 Existe procedimiento documentado de capacitación y revisado por Fluor sin obervaciones.

4 Existe un plan de capacitación aprobado para el proyecto.

5 Se llevan registros personalizados con las capacitaciones realizadas.

Notes

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Satisfactory
TOPIC 4 - No Conformidades - Auditorias
Needs Improvement

Records established to provide evidence of conformity to requirements and of the effective operation of thequality management system shall be controlled.
The organization shall establish a documented procedure to define the controls needed for the identification,storage, protection, retrieval, retention and disposition of records.
Records shall remain legible, readily identifiable and retrievable.

Auditor's Summary of Results for this Topic

Findings STR OBS PA CA Remarks / Recommendations

18 Points of Audit (check all evaluated) Response Comments

1 Existe un procedimiento de No Conformidades documentado y revisado por Fluor sin

observación.

2 Existe un sistema para registrar las deficiencias y NCR encontradas.

3 Existe un sistema de seguimiento de las NCRs.

4 Existe procedimiento de Auditorias documentado y revisado por Fluor sin

5 Existe un programa de auditorias internas.

6 Se mide de alguna forma la satisfación del Cliente, ¿Existe registros?

5 Se tiene un procedimiento documentado para la realización de las medidas y mejoras.

Notes

17
18
 CONTRACTOR AUDIT CHECKLIST -- Document Control
Cover Sheet

Discipline Audited: Document Control Audit No.: B2CA-11-AU-001

Scope of Services: EPCM Audit Team:

(E, E/P, E/P/C, E/P/CM, E/P/C/Com, etc.)

Project Title: CASERONES

Project Location: COPIAPO, CHILE
Project Phase: PHASE 4
Supporting Office: SANTIAGO OFFICE

Percent Complete: 7% Overall Project Audit Location:

(at Audit Kickoff) 0% Discipline

Project Principals: Discipline Principals:

Name Function Name Function

Entrance Meeting Date: Exit Meeting Date:

Entrance Meeting Attendees: Exit Meeting Attendees:

Name Function Name Function

Interview List:
Name Function Name Function

Audit Summary / Additional Comments