Thành viên nhóm 12

STT Họ và tên MSSV

1 Lường Thị Thanh Trang K205022111

2 Trần Nhật Khánh Linh K205022095

3 Tô Quỳnh Bảo Trâm K205020756

4 Nguyễn Anh Thư K205020753

5 Nguyễn Phạm Bích Du K205010677

XYZ GROUP
Số: 02/2023

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Về việc đàm phán sửa đổi, bổ sung hợp đồng

Vào lúc: 07 giờ 45 phút, ngày 04 tháng 8 năm 2023

Địa điểm diễn ra phiên họp: Văn phòng họp Công ty ABC tại phường Cô Giang, Quận 1,
Thành phố Hồ Chí Minh.
Chúng tôi gồm có:
BÊN A: XYZ GROUP
Thành viên tham gia:
1. Lường Thị Thanh Trang : Tổng giám đốc công ty XYZ

2. Nguyễn Anh Thư : Thư ký của tổng giám đốc

3. Trần Nhật Khánh Linh : Luật sư cố vấn
4. Tô Quỳnh Bảo Trâm : Luật sư cố vấn
5. Nguyễn Phạm Bích Du : Thư ký của luật sư
- Địa chỉ: 32 Rue d'Alsace, 1122 Gare Luxembourg.
- Điện thoại: 00352 2725 9996724
- Email: Xyz.group@smsroup.com

BÊN B: Công ty ABC

Thành viên tham gia:
1. Trịnh Thị Ninh Kiều : Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị
2. Phan Thị Hiền : Luật sư hỗ trợ
3. Đặng Thị Quỳnh Mai : Luật sư hỗ trợ
4. Võ Thị Thanh Nhi : Cổ đông
5. Lê Thị Hoàng Yến : Thư ký
- Địa chỉ: 84/16 Trần Đình Xu, phường Cô Giang, Quận 1, Tp. HCM
- Điện thoại: 0923 233 233
- Email: abc1234@gmail.com

1
 Nội dung phiên họp

Căn cứ chức năng, yêu cầu của các bên trong quan hệ thương mại cùng thỏa thuận
những nội dung dưới đây.

Các nội dung thương lượng:

1. Thương lượng về việc lựa chọn trọng tài thương mại: Tại Điều 20.2 của hợp đồng,
XYZ GROUP không đồng ý chọn VIAC (Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam)
và đề xuất chọn SIAC (Trung tâm Trọng tài Quốc tế Singapore) làm trung tâm
trọng tài có thẩm quyền giải quyết các tranh chấp giữa các bên.

2. Tại Điều 19.2, XYZ GROUP muốn thay đổi việc ưu tiên sử dụng hợp đồng bằng
bản tiếng Việt thành ưu tiên sử dụng hợp đồng bằng bản tiếng Anh khi có bất kỳ
sự khác biệt hoặc không nhất quán giữa bản tiếng Anh và bản tiếng Việt.

3. XYZ GROUP yêu cầu thêm điều khoản phạt vi phạm vào hợp đồng với mức phạt
vi phạm nghĩa vụ là 8% giá trị hợp đồng và quy định thêm các trường hợp được
miễn trách nhiệm đối với hành vi vi phạm hợp đồng.

4. XYZ GROUP yêu cầu sửa đổi, bổ sung Điều 10.2 trong hợp đồng: Đối với các dự
án đầu tư phim ảnh có giá trị từ 1.000.000 USD trở nên, XYZ GROUP sẽ gửi phản
hồi bằng văn bản điện tử trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày XYZ GROUP
gửi thông báo xác nhận đã nhận.

Nếu trong trường hợp bên XYZ GROUP không gửi ý kiến phản hồi hoặc hình
thức phản hồi không phải bằng văn bản điện tử thì không đồng nghĩa với việc
XYZ GROUP đồng ý với việc tham gia đầu tư của Công ty ABC. Trong trường
hợp này, nếu bên phía công ty ABC vẫn quyết định tham gia đầu tư dự án đó thì
phía Công ty ABC phải bồi thường cho XYZ GROUP khi có thiệt hại xảy ra.

Bên cạnh đó, XYZ GROUP yêu cầu Công ty ABC phải ưu tiên sử dụng nghệ sĩ do
XYZ GROUP đề xuất trong những dự án này. Khi đó, XYZ GROUP sẽ cân nhắc
việc đầu tư thêm vào những hạn mục mà diễn viên bên XYZ GROUP đề xuất.

5. XYZ GROUP mong muốn Công ty ABC sẽ sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện mà
XYZ GROUP chỉ định khi tổ chức các sự kiện của công ty.

6. XYZ GROUP yêu cầu loại bỏ một số điều khoản trong hợp đồng cụ thể: bỏ đoạn
2 Mục 6.2 về mua chính sách bảo hiểm.

2
 7. XYZ GROUP yêu cầu Công ty ABC gửi điều lệ công ty cho XYZ GROUP trong
vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc buổi đàm phán hôm nay.

Sau khi bàn bạc, thỏa thuận hai bên đã thống nhất một số nội dung cụ thể như sau:

Những nội dung hai bên thống nhất:

1. Tại Điều 19.2 của hợp đồng XYZ GROUP yêu cầu ưu tiên sử dụng bản hợp đồng
bằng tiếng Anh khi có bất kỳ khác biệt hoặc không nhất quán giữa bản tiếng Anh
và bản tiếng Việt: Công ty ABC chấp nhận yêu cầu sẽ ưu tiên sử dụng bản hợp
đồng bằng tiếng Anh khi có bất kỳ sự khác biệt và không nhất quán giữa bản tiếng
Anh và Tiếng Việt .

2. Về vấn đề XYZ GROUP yêu cầu thêm điều khoản phạt vi phạm hợp đồng với
mức phạt là 8% giá trị hợp đồng: cả hai bên đã thống nhất sẽ thêm điều khoản này
vào hợp đồng.

3. Tại Điều 10.2: Công ty ABC đồng ý với việc bổ sung và sửa đổi điều khoản này
của XYZ GROUP: Trước khi quyết định tham gia vào bất kỳ dự án sản xuất phim
truyện nào mà phía Công ty ABC dự định góp vốn bằng tiền mặt, dịch vụ và/hoặc
cho thuê thiết bị với giá trị bằng hoặc lớn hơn 1.000.000 Đô la, công ty ABC phải
gửi xin ý kiến chấp thuận của XYZ GROUP.

Trong thời hạn 15 ngày làm việc, kể từ ngày XYZ GROUP gửi thông báo xác
nhận đã nhận đến phía công ty ABC, XYZ GROUP sẽ gửi ý kiến phản hồi bằng
văn bản điện tử đến phía công ty ABC. Nếu trong trường hợp XYZ GROUP
không gửi ý kiến phản hồi hoặc hình thức phản hồi không phải bằng văn bản điện
tử thì không đồng nghĩa với việc XYZ GROUP đồng ý với việc tham gia đầu tư
của công ty ABC. Trong trường hợp này, Công ty XYZ GROUP phải gửi lại thông
báo về việc XYZ GROUP chưa phản hồi hoặc hình thức phản hồi chưa đúng đến
người đại diện theo ủy quyền của XYZ GROUP tại Việt Nam hoặc gửi trực tiếp
đến XYZ GROUP.

Trong vòng 10 ngày làm việc kế tiếp, kể từ ngày Công ty ABC đã gửi thông báo
trên, nếu XYZ GROUP vẫn không có phản hồi hoặc không có lý do cụ thể cho
việc hình thức phản hồi không giống như thỏa thuận, thì Công ty ABC có toàn
quyền quyết định trong việc có tiếp tục tham gia đầu tư dự án đó hay không. Tuy
nhiên, khi chưa hết thời hạn 10 ngày nói trên hoặc trong trường hợp XYZ GROUP

3
 phản đối việc đầu tư mà công ty ABC vẫn quyết định tham gia đầu tư dự án đó thì
phía công ty ABC phải bồi thường cho XYZ GROUP khi có thiệt hại xảy ra.

Trong trường hợp XYZ phản đối, Công ty ABC sẽ quyết định hoặc không tham
gia vào dự án đầu tư đó hoặc giảm khoản đầu tư tiền mặt, hoạt động cung cấp dịch
vụ và cho thuê thiết bị bởi Công ty ABC trong dự án xuống một mức đầu tư mà
XYZ GROUP đã chấp thuận trước đó.

Ngoài ra, đối với dự án có giá trị từ 1.000.000 Đô la trở lên mà XYZ GROUP
đồng ý để quý công ty tham gia, Công ty ABC sẽ ưu tiên sử dụng ít nhất 01 diễn
viên do XYZ GROUP đề xuất nhưng việc chọn vai chính sẽ do đạo diễn của sự
kiện đó quyết định. Đổi lại, XYZ GROUP sẽ cân nhắc đầu tư thêm vào những
hạng mục liên quan của dự án mà phía công ty ABC đã ưu tiên sử dụng nghệ sĩ do
XYZ GROUP đề xuất.

4. Công ty ABC đồng ý sẽ gửi điều lệ công ty cho bên XYZ GROUP trong vòng 02
ngày làm việc ngay sau buổi họp này kết thúc.

Những nội dung hai bên chưa thống nhất cần tiếp tục thương lượng:

1. Tại Điều 20.2 về vấn đề lựa chọn trọng tài thương mại: Công ty ABC sẽ cân nhắc
về việc lựa chọn trung tâm trọng tài giữa VIAC và SIAC trong buổi đàm phán kế
tiếp và gửi các tài liệu liên quan đến VIAC đến XYZ GROUP; XYZ GROUP
cũng sẽ gửi tài liệu liên quan đến SIAC đến Công ty ABC sau buổi họp hôm nay
để thuận tiện cho việc thống nhất thoả thuận ở buổi đàm phán tiếp theo.

2. Về vấn đề quy định thêm các trường hợp được miễn trách nhiệm đối với hành vi vi
phạm hợp đồng: Công ty ABC sẽ xem xét, cân nhắc và đưa ra phản hồi vào buổi
đàm phán tiếp theo.

3. Về vấn đề XYZ group mong muốn công ty ABC sẽ sử dụng dịch vụ tổ chức sự
kiện mà XYZ Group chỉ định khi tổ chức các sự kiện của công ty: Công ty ABC
sẽ cân nhắc đưa vào bổ sung tại Điều 10.2. Chi tiết cụ thể sẽ được Công ty ABC
đưa ra phản hồi trong cuộc đàm phán tiếp theo.

4. Về vấn đề XYZ GROUP yêu cầu bỏ đoạn 2 Mục 6.2 về mua chính sách bảo
hiểm: Công ty ABC sẽ xem xét và đưa ra phản hồi ở buổi đàm phán tiếp theo.

Những nội dung hai bên đã thống nhất sẽ được sửa đổi, bổ sung vào trong bản hợp đồng
và sẽ đưa lại bản hợp đồng hoàn chỉnh để phục vụ cho lần họp tiếp theo.

4
 Cuộc họp kết thúc vào lúc 08 giờ 25 phút, ngày 04 tháng 8 năm 2023, nội dung
cuộc họp đã được đại diện của hai bên thông qua và cùng ký vào biên bản.

Biên bản được hai bên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký.

Bên A Bên B

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)