Một số hướng dẫn về quy cách soạn thảo một

văn bản quản lý hành chính theo đúng thể

thức của Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày
19/1/2011
 PHẦN 1
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Ghi chú:

Ô số Thành phần thể thức văn bản

1 Quốc hiệu
2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Số, ký hiệu của văn bản
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b Trích yếu nội dung công văn
6 Nội dung văn bản
7a, 7b, Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
7c
8 Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b Nơi nhận
10a Dấu chỉ mức độ mật
10b Dấu chỉ mức độ khẩn
11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
14 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ Email; Website; số điện thoại, Telex,
Fax
15 Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản)
 PHẦN 2
MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
_______________________

Thành phần thể Ví dụ minh họa

Cỡ Kiểu
Stt thức và chi tiết Loại chữ Cỡ
chữ chữ Phông chữ Times New Roman
trình bày chữ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Quốc hiệu
Đứng,
- Dòng trên In hoa 12-13 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12
đậm
In Đứng,
- Dòng dưới 13-14 Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 13
thường đậm
- Dòng kẻ bên __________________
dưới
Tên cơ quan, tổ
2
chức
- Tên cơ quan, tổ
chức chủ quản In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12
cấp trên trực tiếp
- Tên cơ quan, tổ Đứng,
In hoa 12-13 CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12
chức đậm
- Dòng kẻ bên
_____________
dưới
Số, ký hiệu của In Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-
3 13 Đứng 13
văn bản thường VX
 Địa danh và ngày,
In Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009
4 tháng, năm ban 13-14 Nghiêng 13
thường Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2009
hành văn bản
Tên loại và trích
5
yếu nội dung
Đối với văn bản
a
có tên loại
Đứng,
- Tên loại văn bản In hoa 14 CHỈ THỊ 14
đậm
- Trích yếu nội In Đứng,
14 Về công tác phòng, chống lụt bão 14
dung thường đậm
- Dòng kẻ bên _________________
dưới
b Đối với công văn
Trích yếu nội In
12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 13
dung thường
In
6 Nội dung văn bản 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo… 14
thường
Gồm phần,
chương mục,
a điều, khoản,
điểm, tiết, tiểu
tiết
- Từ “phần”,
“chương” và số In Đứng,
14 Phần I Chương I 14
thứ tự của phần, thường đậm
chương
- Tiêu đề của In hoa 13-14 Đứng, QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH 14
 phần, chương đậm CHUNG
- Từ “mục” và số In Đứng,
14 Mục 1 14
thứ tự thường đậm
Đứng,
- Tiêu đề của mục In hoa 12-13 GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13
đậm
In Đứng,
- Điều 13-14 Điều 1. Bản sao văn bản 14
thường đậm
In
- Khoản 13-14 Đứng 1. Các hình thức… 14
thường
In
- Điểm 13-14 Đứng a) Đối với … 14
thường
In
- Tiết 13-14 Đứng - 14
thường
In
- Tiểu tiết 13-14 Đứng + 14
thường
Gồm phần, mục,
b khoản, điểm, tiết,
tiểu tiết
- Từ “phần” và số In Đứng,
14 Phần I 14
thứ tự thường đậm
- Tiêu đề của Đứng,
In hoa 13-14 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14
phần đậm
- Số thứ tự và tiêu Đứng,
In hoa 13-14 I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14
đề của mục đậm
- Khoản:
Trường hợp có In Đứng,
13-14 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14
tiêu đề thường đậm
Trường hợp In 13-14 Đứng 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày 14
 không có tiêu đề thường kể…
In
- Điểm 13-14 Đứng a) Đối với …. 14
thường
- Tiết Đứng - 14
- Tiểu tiết Đứng + 14
Chức vụ, họ tên
7
của người ký
- Quyền hạn của Đứng,
In hoa 13-14 TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14
người ký đậm
- Chức vụ của Đứng,
In hoa 13-14 CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14
người ký đậm
- Họ tên của In Đứng,
13-14 Nguyễn Văn A Trần Văn B 14
người ký thường đậm
8 Nơi nhận
Từ “kính gửi” và
In
a tên cơ quan, tổ 14 Đứng 14
thường
chức, cá nhân
- Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công Thương 14
Kính
gửi: - Bộ Nội vụ;
- Gửi nhiều nơi 14
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Bộ Tài chính.
Từ “nơi nhận” và
b tên cơ quan, tổ
chức, cá nhân
In Nghiêng, Nơi nhận: (đối với
- Từ “nơi nhận” 12 Nơi nhận:
công văn)
12
thường đậm
- Tên cơ quan, tổ In 11 Đứng - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, …; - Như trên; 11
 chức, cá nhân
- ……..; - ……..;
nhận văn bản, bản thường - Lưu: VT, TCCB. - Lưu: VT, NVĐP.
sao
Dấu chỉ mức độ Đứng,
9 In hoa 13-14 HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN 13
khẩn đậm
Chỉ dẫn về phạm In Đứng,
10 13-14 XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13
vi lưu hành thường đậm
Chỉ dẫn về dự Đứng, DỰ THẢO DỰ THẢO 10
11 In hoa 13-14 13
thảo văn bản đậm
Ký hiệu người
đánh máy, nhân In
12 11 Đứng PL.(300) 11
bản và số lượng thường
bản
Địa chỉ cơ quan,
tổ chức; địa chỉ Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội
In
13 E-mail, Website; 11-12 Đứng ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX 11
thường E-Mail: Website:
số điện thoại, số
Telex, số Fax
14 Phụ lục văn bản
- Từ “phụ lục” và
In Đứng,
số thứ tự của phụ 14 Phụ lục I 14
thường đậm
lục
- Tiêu đề của phụ Đứng,
In hoa 13-14 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14
lục đậm
In
15 Số trang 13-14 Đứng 2, 7, 13 14
thường
Đứng,
16 Hình thức sao In hoa 13-14 SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14
đậm
Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng
dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn
bản cỡ chữ 13.
 PHẦN 3: SỬ DỤNG HỆ THỐNG TRỢ GIÚP (HELP)

Ghi chú: Để sử dụng Word hiệu quả, cần biết sử dụng chức năng trợ giúp (help)
hữu hiệu của MS Word. Cũng có thể tự học MS Word thông qua tính năng trợ giúp
này
Gọi tính năng trợ giúp
Bấm phím F1
hoặc vào Help\Microsoft Word Help (Hình 2)
Ngoài ra Word còn có tính trợ giúp nhanh Office
Assistant là dạng hướng dẫn thân thiện: nhập một chủ
đề hoặc một câu hỏi sau đó bấm nút Search để xem
danh sách các chủ đề cần trợ giúp (hình 1).
Để gọi tính năng này: vào Help\Show the Office
assistant hoặc bấn phím F1 nếu tính năng Respond to
F1 key được chọn
Giới thiệu tính năng trợ giúp
Truy vấn đến các tính năng cần trợ giúp thông qua Hình 1. Office Assistant

hệ thống cây chủ đề

1. Chọn Tab Contents
2. Bấm vào dấu cộng (+) để mở mục lớn -> mở ra các chủ đề con
3. Bấm vào tên mục cần trợ giúp
4. Xem thông tin trợ giúp bên tay phải
Truy vấn các tính năng cần trợ giúp thông qua tìm kiếm
1. Chọn Tab Answer Wizard
2. Nhập từ hoặc câu cần trợ giúp tại: What would you like to do?
3. Bấm Search
4. Chọn các nội dung cần trợ giúp tại: Select topic to display
Truy vấn các tính năng cần trợ giúp thông qua hệ thống từ điển
1. Chọn Tab Index
2. Nhập chủ đề cần trợ giúp tại mục Type Keyword, bấm Search
3. Hoặc lựa chọn trực tiếp các chủ đề tại danh mục: Or choose keywords
XIII. Bảng tổ hợp phím soạn thảo văn bản tốc ký
ST Các tổ hợp Chức năng
T
1 Ctrl + N Mở một tệp mới
2 Ctrl + O Mở một tệp đã có
3 Ctrl + S Ghi lại một tệp đang mở
4 Ctrl + W Đóng lại tệp đang mở
5 Ctrl + P In văn bản
 6 Alt + F4 Thoát khỏi Winword
* Các tổ hợp phím đánh dấu văn bản
1 Ctrl + A Đánh dấu toàn bộ văn bản
2 Shift + End Đánh dấu từ vị trí con trỏ về cuối dòng
3 Shift + Home Đánh dấu từ vị trí con trỏ về đầu dòng
4 Ctrl + Shift + End Đánh dấu từ vị trí con trỏ về cuối văn bản
5 Ctrl + Shift + Home Đánh dấu từ vị trí con trỏ về đầu văn bản
6 Ctrl + F Tìm kiếm và thay thế
7 Ctrl + G Chuyển nhanh đến một trang, dòng
8 Ctrl + C Sao chép một vùng văn bản vào bộ đệm
* Các tổ hợp phím định dạng văn bản
1 Ctrl + X Cắt một vùng văn bản
2 Ctrl + V Dán văn bản từ bộ đệm ra
3 Ctrl + R Canh phải văn bản
4 Ctrl + L Canh trái văn bản
5 Ctrl + E Canh giữa văn bản
6 Ctrl + B Tạo chữ đậm
7 Ctrl + I Tạo chữ nghiêng
8 Ctrl + U Tạo chữ gạch chân
9 Ctrl + Shift + D Tạo chữ gạch chân đôi
10 Ctrl + D Mở hộp thoại Font
11 Ctrl + Shift + F Mở biểu tượng Font
12 Ctrl + [ Giảm kích thước chữ xuống một cỡ
13 Ctrl + ] Tăng kích thước chữ lên một cỡ
14 Ctrl + Shift + < Giảm kích thước chữ xuống hai cỡ
15 Ctrl + Shift + > Tăng kích thước chữ lên hai cỡ
16 Ctrl + Shift + P Mở biểu tượng cỡ chữ
17 Ctrl + 0 Bật tắt dãn đoạn
18 Ctrl + 1 Dãn dòng đơn
19 Ctrl + 2 Dãn dòng gấp đôi
20 Ctrl + 5 Dãn dòng gấp rưỡi
21 Ctrl + = Tạo chỉ số dưới
22 Ctrl + Shift ++ Tạo chỉ số trên
* Các tổ hợp phím trong Equation
1 Ctrl + H Tạo chỉ số trên
2 Ctrl + L Tạo chỉ số dưới
3 Ctrl + F Tạo phân số
4 Ctrl + / Tạo phân tạo số kiểu a/b
5 Ctrl + R Tạo căn bậc hai
 6 Ctrl + I Tạo tích phân
7 Ctrl + [ Tạo ngoặc vuông []
8 Ctrl + ( Tạo ngoặc tròn ()
9 Ctrl + Shift + { Tạo ngoặc nhọn {}
10 Ctrl + Space Tạo khoảng trống, khoảng cách
11 Ctrl + G.B 
12 Ctrl + G.P 
13 Ctrl + G.A 
14 Ctrl + G.M 
15 Ctrl + G.W 
16 Ctrl + G,J 
17 Ctrl + G,L 