Last Jurnal Final (Aprijal - 201212027)

Building of Informatics, Technology and Science (BITS)
Volume 99, No 99, Bulan 2023 Page: 999−999

ISSN 2684-8910 (media cetak)
ISSN 2685-3310 (media online)
DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Sistem Informasi Pengelolaan Surat pada Human Resources

Management Bank XYZ
Djarot Hindarto 1, Aprijal2
1
Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Gadjah Mada
2
Fakultas Teknik Informatika, Institut Teknologi dan Bisnis Swadharma, Jakarta, Indonesia
Email: Djarot.hindarto@civitas.ugm.ac.id1, 201212027aprijal@gmail.com2
Abstrak−Perkembangan teknologi dan informasi di zaman era globalisasi saat ini berkembang pesat. Selain sebagai salah satu
media komunikasi dan informasi, adanya teknologi dan informasi juga membantu manusia dalam menyelesaikan segala
pekerjaan. Namun hingga saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintah yang masih menggunakan sistem manual dalam
menyelesaikan dan mempermudah pekerjaan. Salah satunya pada kantor pusat bank XYZ yang hingga saat ini masih
menggunakan sistem semi
komputerisasi dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk dan surat keluar dan laporan yang dihasilkannya pun
saat ini belum akurat dikarenakan masih banyaknya kesalahan pada proses pencatatan data. Untuk membuat suatu sistem
informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik maka dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan
data yang baik. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka penulis mengusulkan suatu sistem yang baru dalam melakukan
pendataan surat masuk dan surat keluar. Pada penulisan ini juga akan diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa,
perencanaan, perancangan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL, hingga tahapan
pengimplementasian dengan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified ModellingLanguange). Sehingga
diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat pendataan surat masuk
dan surat keluar, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama dan laporan
yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem berbasis web ini dapat lebih menunjang kegiatan admin dan
pegawai dalam mengelola data surat menjadi lebih baik.
Kata Kunci: Pengelolaan; Surat Masuk; Surat Keluar; Pendataan Surat; Sistem Informasi;
Abstract− Information technology development in the age of globalization era is growing rapidly. In addition as one of
thecommunication media and information technologies and information also help man to complete all the work. But until this
time there was still some government agencies that are still using manual system in complete and facilitate the work. One of them
on the Office of bank XYZ center which until now still using semi computerized system in the process of archives which covers
the assessment of incoming and outgoing mail and reports that it produces any currently not accurate because there are still many
errors on the data recording process. To create an information system assessment of incoming and outgoing mail is good and
needed a system that has a good data storage. Based on the problems that the authors propose a new system in doing assessment
of incoming and outgoing mail. In this writing will also described the stages workmanship, starting from the analysis process,
planning, design using PHP programming technique language and the MySQL database, until the implementation phase with the
object-oriented approach use UML (Unified ModellingLanguange). So it was hoped that with the new system can reduce
possible errors during the assessment of incoming and outgoing mail and data processing became so rapid that the making of the
report does not take a long time and the report is produced in accordance with the existing data. Besides this webbased system
can be more support admin activities and employees in managing the data mailbox for the better.
Keywords: Management; IncomingLetter; OutgoingLetter; InformationSystem; DataCollectionLetter;
1. PENDAHULUAN
Perkembangan dunia teknologi informasi dari tahun ke tahun semakin berkembang dengan sangat pesat
dan berpengaruh kepada kehidupan masyarakat luas. Perkembangan teknologi informasi tidak hanya dirasakan
dinegara maju saja, melainkan negara yang sedang berkembang pun merasakan dari kemajuan teknologi tersebut.
Surat merupakan alat komunikasi yang penting dalam sebuah instansi. Setiap surat masuk yang diterima dan
surat keluar yang dikirim oleh suatu instansi, tidak hanya sekedar sebagai alat komunikasi tetapi juga
sebagai bukti otentik. Hal ini sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau
organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan surat keluar harus dilakukan
setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya (Arinanda, Walhidayat, and Yuhelmi
2020).
Kemajuan teknologi informasi dari berbagai sektor tersebut, dapat dirasakan manfaatnya karena dengan
kemajuannya dapat mempermudah dalam melakukan segala pekerjaan sehingga waktu yang dibutuhkan pun akan
lebih efektif dan efesien dibandingkan jika tidak memanfaatkan teknologi informasi.Saat ini setiap perusahaan dan
instansi baik pemerintahan ataupun swasta pasti membutuhkan sistem informasi yang dapat mempermudah
pekerjaan mereka, sehingga data dan informasi yang dikelola dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Penggunaan teknologi komputer sebagai alat teknologi informasi dalam dunia perkantoran keberadaan teknologi
informasi juga sangat berguna bagi pihak instansi untuk mempermudah kinerja dalam kegiatan sehari-hari, Akan
tetapi pengolahan surat masuk dan surat keluar pada kantor pusat Bank XYZ Divisi HRM & GA, Kota Jakarta
masih menggunakan cara manual dengan mencatat data surat masuk pada buku , Hal tersebut menyebabkan
pekerjaan memerlukan waktu yang lama untuk melakukan pencarian data sehingga pekerjaan tidak dapat dilakukan
Copyright © 2023 Author, Page 1

This Journal is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License
DOI 10.47065/bits.v9i9.999
secara efektif dan efisien.Untuk itu diperlukan sistem informasi agar informasi arsip surat tersebut dapat dikelola
dengan baik,dimana informasi arsip surat tersebut dapat dipublikasi dan dikelola terlebih dahulu untuk menghindari
kerancuan dalam pengelolaan informasi arsip surat.
Pada penelitian yang telah dilakukan sebelumnya, telah dilakukan pengujian pada tiga buah skenario uji
yang dilakukan oleh tiga orang pegawai di Bagian Umum dan Kepegawaian menunjukkan bahwa semua fitur yang
ada berjalan 100% (Darlianto and Permana 2016) pada pencatatan surat masuk. Sistem informasi arsip surat
mempunyai peranan yang penting dalam sebuah instansi atau perusahaan dan digunakan dalam mendukung proses
administrasi atau kegiatan yang dilakukan di Kantor Pusat Bank XYZ yaitu mempermudah dalam penyimpanan
arsip dan pencarian informasi yang telah disimpan serta mendukung proses pemeliharaan dan keamanan dokumen
agar terhindar dari kerusakan, seperti pada penelitian sebelumnya pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar
berbasis web yang dapat mempermudah bagi pegawai dalam mengelola arsip surat dari tahun ke tahun dengan
mudah dan terhindar dari kerusakan arsip (Hindarto et al., 2021) sehingga sistem informasi ini diharapkan dapat
mempercepat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Pada penelitian lain juga disebutkan bahwa permasalahan yang
sama terjadi dan dapat diatasi dengan cara melalukan proses integrasi antar bagian sehingga dapat dilakukan
verifikasi secara otomatis dalam rangkaian sistem yang terintegrasi pada kasus penanganan surat masuk, surat keluar
dan surat edaran serta proses pendistribusiannya (Putra et al. 2020).Pada penelitian ini dilakukan perancangan surat
masuk dan surat keluar berdasarkan pada proses bisnis yang ada di kantor pusat Panin Bank juga menilik kasus-
kasus yang terjadi sebelumnya, sehingga pada saat implementasi nantinya akan mampu mengakomidir masalah yang
ada dalam hal persuratan di perusahaan.(Pondaag, Mongi, and Robot 2022)
2. METODOLOGI PENELITIAN
Penelitian ini menggunakan metode kualitatif yaitu memperoleh data dengan melakukan wawancara, observasi dan
studi kepustakaan.(Suherman et al. 2023) Hasil dari penelitian dianalisis kemudian diolah dan ditarik
kesimpulannya. Objek penelitian ini adalah pada Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta. Subjek dari penelitian ini yaitu
pada bagian Human Resource Management dan General Affair yang menangani surat masuk dan surat keluar
Kantor Pdusat Bank XYZ. Gambar di bawah ini merupakan diagram alir penelitian yang akan digunakan untuk
merancang sistem website surat masuk dan surat keluar.(Arinanda, Walhidayat, and Yuhelmi 2020):

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

Berdasarkan pada Gambar 1 setiap proses-proses dalam penelitian ini dijelaskan sebagai berikut:
2.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah pada penelitian ini yaitu dengan menentukan objek dan masalah yang ada di objek penelitian
yaitu Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta. Topik ini diambil dikarenakan belum adanya penelitian sebelumnya yang
melakukan perancangan sistem informasi surat berbasis website untuk Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta. Identifikasi
masalah dilakukan dengan cara searching atau pencarian di internet sehingga didapatkan kasus mengenai
perancangan sistem informasi menggunakan waterfall di objek penelitian lain yang digunakan sebagai acuan untuk
perancangan sistem Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta bagian pengarsipan.
2.2 Studi Literasi
Studi literasi yang dilakukan dalam penelitian ini yaitu dengan cara mengambil informasi sebanyak-banyaknya
terkait rancang bangun sistem melalui jurnal, buku, maupun laman internet yang berkesinambungan dengan metode
waterfall. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan landasan pemikiran dan cara pandang untuk menunjang penelitian
yang dibuat.
2.3 Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data pada penelitian ini yaitu dengan melakukan observasi dan wawancara langsung ke
secretariat Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta. Wawancara ini guna mencari permasalahan-permasalahan yang nyata di
proses pengelolaan informasi arsip surat Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta sehingga didapatkan informasi akurat
terkait kebutuhan dan keinginan objek penelitian terhadap sistem yang akan dibangun. Wawancara dilakukan
kepada ibu Leony Pika Runturambi sebagai Sekretariat HRM Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta sekaligus pengelola
surat masuk dan surat keluar.
2.4 Perancangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life
Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :
1. Perencanaan (Planning)
Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan
sumberdaya, seperti :perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga
dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-
kendala sistem dan membuat studi kelayakan.(Sze et al. 2022)
2. Analisis (Analysis)
Tahapan alisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang
baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visual
paradigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan,
membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis (Object Orientied)
melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagramyang dilakukan melalui 4 (empat)
tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap. temuan survey, (3) Identifikasi
kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu)
mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI
(Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic)
serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil Analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam
perancangan sistem yang diusulkan(Benito et al. 2023).
3. Rancangan (Design)
Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi
kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram,
Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram.Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan
kesebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus
pada :struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan
menggunakan Visual Studio Code, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang
disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas
pembuatan sistemnya. Langkahlangkah yang dilakukan adalah :menyiapkan rancangan sistem yang rinci,
mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.
4. Implementasi (Implementation)
Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap
untuk dioperasikan.Langkah-langkahnya yaitu :menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.
5. Pemeliharaan (Maintenance)

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian
atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.
UML Unified Modeling Language

Unified Modeling Language (UML) UML adalah sekumpulan diagram yang digunakan untuk memodelkan suatu
aspek yang berbeda dari suatu perangkat lunak berorientasi objek. UML cocok digunakan untuk sistem pemodelan
yang kompleks (Firmansyah 2020).UML merupakan alat untuk menentukan dan memvisualisasikan suatu sistem
perangkat lunak dengan menggambarkan pemetaan suatu aplikasi atau disain sistem database dan struktur database.
Penggunaan UML sebagai alat untuk mendefinisikan struktur sistem merupakan cara yang sangat berguna untuk
membangun sistem yang besar dan kompleks(Saputra, Hindarto, and Haryono 2023)
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Evaluasi
Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan salah satu solusi yang dapat diambil adalah dengan membangun
sebuah aplikasi berbasis web, aplikasi berbasis web tersebut nantinya akan digunakan untuk pengelolaan surat
masuk dan surat keluar. Aplikasi yang akan dirancang adalah Aplikasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar
berbasis web pada bank XYZ Divisi HRM & GA, yang berfungsi untuk menginput surat masuk, menginput surat
keluar, pengeditan surat dan bisa melihat surat masuk dan surat keluar sebelumnya dengan cepat. Sistem yang
sedang berjalan pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar saat ini masih belum
terkoordinasi dengan baik. Proses pencatatan surat masuk masih dalam buku besar, proses pencarian arsip pun
menjadi sulit dan membutuhkan waktu yang lama karena banyaknya dokumen surat yang disimpan dan tidak adanya
back-up data. Berikut tabel evaluasi sistem informasi pengelolaan data surat masuk dan surat keluar yang sedang
berjalan saat ini(Sze et al. 2022).
Tabel 1. Evaluasi sistem informasi pengelolaan data surat
No Permasalah Yang Terjadi Rencana Penyelesaian Masalah

.
1. Pencatatan data surat masih dalam Pencatatan data surat tersimpan dalam
buku besar Database
2. Pencarian data surat membutuhkan Pencarian data surat menggunakan
waktu yang lama Fasilitas cari data rencangan aplikasi
3. Tidak adanya back-up data Membuat back-up data secara berkala
3.2 Usulan Prosedur yang Baru

Usulan Perancangan Sistem Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki atau membuat
sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang
berdasarkan analisis pada sistem yang sedang berjalan. Tujuan Perancangan Sistem Tujuan perancangan sistem ini
adalah untuk menganalisis perancangan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor pusat panin
bank HRM & GA. Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk lebih mengefektifitaskan dan
mengefisienkan waktu pengelolaan surat masuk dan surat keluar.(Hartanti, Selfiana, and Rahmawati 2021)
Prosedur Pengelolaan Surat yang diusulkan

Prosedur pengelolaan surat masuk
Pada saat Sekretariat membuka aplikasi langsung tampil form login, Sekretariat memasukan bagian username dan
password, aplikasi mencocokan dengan tabel di database jika iya Sekretariat berhak untuk melakukan input data
surat masuk(Saputra, Hindarto, and Haryono 2023)

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Gambar 2 Flowchart Pengelolaan Surat Masuk yang diusulkan

Prosedur pengelolaan surat keluar
Pada saat Sekretariat membuka aplikasi langsung tampil form login, Sekretariat memasukan bagian username dan
password, aplikasi mencocokan dengan tabel di database jika iya Sekretariat berhak untuk melakukan input data
surat keluar
Gambar 3 Flowchart Pengelolaan Surat Keluar yang diusulkan
Menurut (Arifin and Latif 2020) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Administrasi
Perkantoran prosedur pengelolaan surat keluar dapat dilakukan dengan tata urutan sebagai berikut :
a. Pengurusan Surat Keluar di Unit Pengolah
1) Penyiapan Konsep, dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk.
2) Pengelompokan, surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat yaitu surat penting, surat biasa atau surat
rahasia.

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
3) Pencatatan
a) Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari kolom kolom : nomor agenda, tanggal
surat, nomor surat, perihal, keterangan dan tujuan surat tersebut.
b) Pemberian nomor dan tanggal dilkukan setelah pengetikan surat dilaksanakan dan setelah dibubuhi tanda tangan
oleh pihak berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.
c) Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan.
d) Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap).
e) Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (rangkap dua).
Gambar 4 Usecase Diagram yg diusulkan
Berdasarkan Gambar 3.3. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

a. 1 sistem yang mencangkup seluruh kegiatan Sistem pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Pusat
Bank XYZ
b. 2 Use Case yang dilakukan diantaranya : Menampilkan Login dan menampilkan Menu Utama
c. 13 Include diantaranya : Menampilkan Verifikasi Login Benar, Menampilkan Verifikasi Login Salah,
Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Data Pegawai, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Data
Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Keluar, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat
Keluar, Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar,
Logout
3.3 Implementasi/Pengujian
Setelah melewati proses perancangan pada penelitian ini, penulis mencoba mengimplementasikan beberapa tampilan
rancangan layer. Sistem informasi pengelolaan surat menyurat dapat membantu khususnya dalam proses
pengelolaan surat menyurat pada Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta HRM & GA seperti pengelolaan transaksi surat
masuk dan surat keluar, pengelolaan laporan surat masuk dan surat keluar, pengelolaan arsip surat masuk dan surat
keluar, dan lain-lain. Didalam sistem terdapat dua aktor yang dapat mengelolah surat atau yang dapat masuk dalam
kedalam sistem dan mengelolah data yaitu admin atau pengelolah data master sistem pengelolaah surat menyurat
dan operator. Perbedaan admin dengan operator adalah admin dapat mengakses semua menu dalam sistem
sedangkan operator hanya dapat mengakses sebagian menu yang ada didalam sistem(View of Sustainability of

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Implementing Enterprise Architecture in the Solar Power Generation Manufacturing Industry n.d.). Adapun
tampilan interface pada sistem pengelolaan surat menyurat pada Kantor Pusat Bank XYZ Jakarta HRM & GA
adalah sebagai berikut:
Tampilan Form Login

Halaman ini hanya bisa diakses oleh pengguna dari sistem yang dibuat. Rancangan tampilan login sebagai berikut:
Tampilan Form Login Fungsi form login adalah untuk mendukung sistem keamanan data yang sangat penting dan
menjamin keutuhan data dan kualitas yang dihasilkan. Penggunaan form login akan membatasi siapa saja yang dapat
melakukan akses terhadap aplikasi ini. Sehingga dapat mengurangi sedikit ancaman dari pihak pihak yang tidak
berwenang.
Gambar 10. Halaman Login

Jika login berhasil maka sistem akan menampilkan halaman utama. Tetapi, jika login gagal maka sistem akan
meminta user untuk memasukkan kembali username dan password.
Tampilan Halaman Utama

Halaman utama berisi sapaan kepada pengguna dan jumlah data surat masuk dan keluar.
Gambar 11. Halaman Utama

Saat login pada halaman utama akan ditampilkan informasi jumlah pengguna, pengguna dan user beserta jumlah
surat masuk dan surat keluar.didalem menu ini juga terdapat beberapa menu lainnya seperti melihat daftar surat
masuk , melihat daftar surat keluar . menampilkan banyak nya jumlah pengguna baik admin maupun user. Sehingga
memudahkan pengguna dalam melakukan proses pengelolaan surat surat yang ada pada kantor pusat XYZ. Terdapat

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
tabel yang berisikan data surat masuk. Dalam tabel terdapat tombol ubah data untuk mengubah data surat masuk,
tombol hapus untuk menghapus data surat masuk, tombol print untuk mencetak lembar disposisi surat dan tombol
disposisi untuk masuk ke halaman Manajemen Disposisi Surat. Pada pojok kiri atas ada tombol tambah untuk
memunculkan form tambah data surat masuk, rancangan halaman untuk tambah data surat masuk
Tampilan halaman surat masuk

Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan fungsi create, read, update dan delete.
Gambar 12. Halaman surat masuk

Pada halaman surat masuk bisa melakukan aktivitas penambahan surat masuk dengan cara menekan tombol +Add
New Surat Masuk dan pada halaman ini juga akan ditampilkan data surat yang masuk.
Tampilan halaman tambah surat masuk
Pada halaman tambah data surat masuk pengguna dapat menekan tombol add new surat masuk.
Terdapat tabel yang berisikan data surat keluar. Dalam tabel terdapat tombol ubah data untuk mengubah data surat
masuk dan tombol hapus untuk menghapus data surat masuk. Pada pojok kiri atas ada tombol tambah untuk
memunculkan form tambah data surat keluar, rancangan halaman untuk form tambah data surat masuk
Gambar 13. Tampilan halaman tambah data surat masuk
Pengguna akan melakukan proses tambah data surat masuk dengan cara form surat masuk. Setelah semua data telah
terisi, maka hanya perlu menekan tombol submit.

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Tampilan halaman surat keluar

Pada halaman ini pengguna juga dapat melakukan fungsi create, read,update dan delete untuk menu surat keluar.
Gambar 14. Tampilan halaman surat keluar
Pada halaman surat keluar bisa melakukan aktivitas penambahan data surat keluar dengan cara menekan tombol
+Add New Surat Keluar dan pada halaman ini juga akan ditampilkan data surat Keluar.
Tampilan halaman tambah data surat keluar
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan proses tambah data surat keluar.
Gambar 15. Tampilan halaman tambah data surat keluar

Pengguna akan melakukan proses tambah data surat keluar dengan cara mengisi form surat keluar. Setelah semua
data telah terisi, maka hanya perlu menekan tombol submit.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dari analisis, observasi dan perancangan yang telah dilakukan mengenai Sistem Informasi
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Pusat Bank XYZ HRM & GA maka dapat disimpulkan
beberapa hal sebagai berikut: Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar baru sudah dapat
dilakukan secara online. Selain itu juga User dapat melihat informasi surat masuk dan surat keluar secara online.
Beberapa keuntungan yang bisa diambil dengan penerapan perancangan sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk
dan Surat Keluar berbasis web ini adalah dapat menghemat waktu, biaya, juga efektifitas dari para user khususnya
staf administrasi kantor. Dengan menggunakan Web pada unit Sekretariat Perusahaan sangat membantu pegawai
dalam bekerja agar mempermudah serta mempercepat proses input surat masuk dan surat keluar pada unit
Sekretariat Perushaan. Untuk meningkatkan sistem pengagendaan surat masuk dan surat keluar dari sistem manual

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
menjadi sistem komputerisasi. Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan berkualitas, serta mempermudah
perolehan data yang diinginkan. Dan Dengan pengolahan database berbasis web, maka data dari unit lain
Perusahaan lebih cepat diakses. (Azizah and Farah & Kuswantoro 2021)
REFERENCES
://jurnal.polgan.ac.id/index.php/sinkron/article/view/11115
Titi, R., Sari, K., Hindarto, D., & Nasional, U. (2023). Implementation of Cyber-Security Enterprise Architecture
Food Industry in Society 5 . 0 Era. 8(2), 1074–1084.
Arifin, Rohayati, and Nuraida Latif. 2020. “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web
Pada Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar.” Inspiration: Jurnal Teknologi Informasi dan
Komunikasi 10(1): 68–76.
Arinanda, Rizki, Walhidayat, and Yuhelmi. 2020. “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Keluar (Studi Kasus:Fakultas Ilmu Komputer Universitas Lancang Kuning).” Informatika 1(1): 28–38.
https://journal.unilak.ac.id/index.php/Semaster/article/view/5489.
Azizah, Novia, and Agung Farah & Kuswantoro. 2021. “Economic Education Analysis Journal
Terakreditasi SINTA 5 Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar How to Cite Sejarah Artikel.”
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar. Economic Education Analysis Journal 10(1): 65–81.
https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/eeaj.
Benito, Alessandro et al. 2023. “Drowsy Detection in the Eye Area Using the Convolutional Neural
Network.” 8(2): 1097–1107.
Darlianto, Andi, and Inggih Permana. 2016. “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk.” Jurnal Rekayasa
dan Manajemen Sistem Informasi 2(1): 37–43.
Firmansyah, Boy. 2020. “Pengelolaan Arsip Digital Surat Masuk Dan Keluar Menggunakan Teknik
Document Scanning, Optical Character Recognition, Dan Data Indexing.” Jurnal Sistem Informasi
Bisnis (JUNSIBI) 1(1): 31–37.
Hartanti, Puput, Selfiana Selfiana, and Siti Rahmawati. 2021. “Penanganan Surat Menyurat Berbasis
Elektronik Di PT Bhanda Ghara Reksa (Persero).” Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan 6(1): 1–15.
Pondaag, Sherina Virginia Elisabeth, Charles Eferaim Mongi, and Jimmy Reagen Robot. 2022. “Sistem
Penyimpanan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Desa Pineleng Dua Indah.” : 9–19.
Putra, Eddie krishna, Wina Witanti, intan vidia Saputri, and syarifudin yoga Pinasty. 2020. “Perancangan
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis WEB Di Kecamatan XYZ.” Jurnal IKRA-ITH Informatika
4(2): 55–64.
Saputra, Adi Dwifana Saputra, Djarot Hindarto, and Haryono Haryono. 2023. “Supervised Learning from
Data Mining on Process Data Loggers on Micro-Controllers.” Sinkron 8(1): 157–65.
Suherman, Endang, Djarot Hindarto, Amelia Makmur, and Handri Santoso. 2023. “Comparison of
Convolutional Neural Network and Artificial Neural Network for Rice Detection.” Sinkron 8(1): 247–
55.
Sze, Edward, Djarot Hindarto, I Ketut Adi Wirayasa, and Haryono Haryono. 2022. “Performance
Comparison of Ultrasonic Sensor Accuracy in Measuring Distance.” Sinkron 7(4): 2556–62.
“View of Sustainability of Implementing Enterprise Architecture in the Solar Power Generation
Manufacturing Industry.” https://jurnal.polgan.ac.id/index.php/sinkron/article/view/11115/610
(June 12, 2023).

DOI 10.47065/bits.v9i9.999
Arifin, Rohayati, and Nuraida Latif. 2020. “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Menyurat Berbasis Web
Pada Kantor Balai Latihan Masyarakat Makassar.” Inspiration: Jurnal Teknologi Informasi dan
Komunikasi 10(1): 68–76.
Arinanda, Rizki, Walhidayat, and Yuhelmi. 2020. “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Keluar (Studi Kasus:Fakultas Ilmu Komputer Universitas Lancang Kuning).” Informatika 1(1): 28–38.
https://journal.unilak.ac.id/index.php/Semaster/article/view/5489.
Azizah, Novia, and Agung Farah & Kuswantoro. 2021. “Economic Education Analysis Journal
Terakreditasi SINTA 5 Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar How to Cite Sejarah Artikel.”
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar. Economic Education Analysis Journal 10(1): 65–81.
https://journal.unnes.ac.id/sju/index.php/eeaj.
Benito, Alessandro et al. 2023. “Drowsy Detection in the Eye Area Using the Convolutional Neural
Network.” 8(2): 1097–1107.
Darlianto, Andi, and Inggih Permana. 2016. “Sistem Informasi Pencatatan Surat Masuk.” Jurnal Rekayasa
dan Manajemen Sistem Informasi 2(1): 37–43.
Firmansyah, Boy. 2020. “Pengelolaan Arsip Digital Surat Masuk Dan Keluar Menggunakan Teknik
Document Scanning, Optical Character Recognition, Dan Data Indexing.” Jurnal Sistem Informasi
Bisnis (JUNSIBI) 1(1): 31–37.
Hartanti, Puput, Selfiana Selfiana, and Siti Rahmawati. 2021. “Penanganan Surat Menyurat Berbasis
Elektronik Di PT Bhanda Ghara Reksa (Persero).” Jurnal Administrasi dan Kesekretarisan 6(1): 1–15.
Pondaag, Sherina Virginia Elisabeth, Charles Eferaim Mongi, and Jimmy Reagen Robot. 2022. “Sistem
Penyimpanan Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Desa Pineleng Dua Indah.” : 9–19.
Putra, Eddie krishna, Wina Witanti, intan vidia Saputri, and syarifudin yoga Pinasty. 2020. “Perancangan
Sistem Informasi Pengarsipan Surat Berbasis WEB Di Kecamatan XYZ.” Jurnal IKRA-ITH Informatika
4(2): 55–64.
Saputra, Adi Dwifana Saputra, Djarot Hindarto, and Haryono Haryono. 2023. “Supervised Learning from
Data Mining on Process Data Loggers on Micro-Controllers.” Sinkron 8(1): 157–65.
Suherman, Endang, Djarot Hindarto, Amelia Makmur, and Handri Santoso. 2023. “Comparison of
Convolutional Neural Network and Artificial Neural Network for Rice Detection.” Sinkron 8(1): 247–
55.
Sze, Edward, Djarot Hindarto, I Ketut Adi Wirayasa, and Haryono Haryono. 2022. “Performance
Comparison of Ultrasonic Sensor Accuracy in Measuring Distance.” Sinkron 7(4): 2556–62.
“View of Sustainability of Implementing Enterprise Architecture in the Solar Power Generation
Manufacturing Industry.” https://jurnal.polgan.ac.id/index.php/sinkron/article/view/11115/610
(June 12, 2023).


Last Jurnal Final (Aprijal - 201212027)

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Last Jurnal Final (Aprijal - 201212027)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Building of Informatics, Technology and Science (BITS)

Volume 99, No 99, Bulan 2023 Page: 999−999

Sistem Informasi Pengelolaan Surat pada Human Resources

Keywords: Management; IncomingLetter; OutgoingLetter; InformationSystem; DataCollectionLetter;

Copyright © 2023 Author, Page 1

Copyright © 2023 Author, Page 2

Gambar 1. Diagram Alir Penelitian

2.1 Identifikasi Masalah

Copyright © 2023 Author, Page 3

UML Unified Modeling Language

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

No Permasalah Yang Terjadi Rencana Penyelesaian Masalah

3.2 Usulan Prosedur yang Baru

Prosedur Pengelolaan Surat yang diusulkan

Copyright © 2023 Author, Page 4

Gambar 2 Flowchart Pengelolaan Surat Masuk yang diusulkan

Gambar 3 Flowchart Pengelolaan Surat Keluar yang diusulkan

Copyright © 2023 Author, Page 5

Gambar 4 Usecase Diagram yg diusulkan

Berdasarkan Gambar 3.3. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

Copyright © 2023 Author, Page 6

Tampilan Form Login

Gambar 10. Halaman Login

Tampilan Halaman Utama

Gambar 11. Halaman Utama

Copyright © 2023 Author, Page 7

Tampilan halaman surat masuk

Gambar 12. Halaman surat masuk

Gambar 13. Tampilan halaman tambah data surat masuk

Copyright © 2023 Author, Page 8

Tampilan halaman surat keluar

Gambar 14. Tampilan halaman surat keluar

Gambar 15. Tampilan halaman tambah data surat keluar

Copyright © 2023 Author, Page 9

Copyright © 2023 Author, Page 10

Copyright © 2023 Author, Page 11

You might also like