Az iroda

Az irodáról általában
Az iroda a gazdasági és a közéleti élet
információ-feldolgozásának,
ügykezelésének színtere.
Az irodák felszereltsége
folyamatosan változik. Okai:
az adminisztráció
mennyiségi és
minőségi
megnövekedése,
a technika, a gazdasági
élet fejlődése
 A mai iroda jellemzői
• jól megválasztott, praktikus berendezések,
• modernizáció,
• a dolgozók egészségi állapotának szem előtt tartása a
• az irodatechnikai, telekommunikációs eszközök
használata,
• célszerű irodaszervezés
• a szövegszerkesztők, táblázatkezelők, adatbázis-kezelők,
egyéb ügyviteli szoftverek használata
• telekommunikációs eszközök (telefon, a fax stb.)
• a papíralapú adattovábbítás mellett az elektronikus
adattovábbítás (interneten keresztül) is elterjedt
 Irodai munkahelyek
kialakításának szempontjai
• helyes tervezés,
• a dolgozók optimális elhelyezése,
• a bútorok és ügyviteli segédeszközök célszerű
kiválasztása
• megjelenítési forma sem (irodabútorok
elrendezése, megvilágítás, színek stb.)
• ergonómia szerepe (a munkafolyamat célszerű
és egészséges feltételeivel foglalkozik)
• a főnöknek külön szoba (tárgyalásra is alkalmas,
értékesebb bútorok, berendezések, képek)
 A munkahelyi klíma
• az ember jó közérzetét és
teljesítőképességét
nagymértékben befolyásolják a
környezet klimatikus feltételei
• a túlzott meleg vagy túlzott
hideg rontja a szellemi
teljesítményt
• a fokozott légáramlás súlyos
ízületi megbetegedésekhez
vezethet
• fontos a megfelelő hőmérséklet
kialakítása az irodában,
amelyet egyre több helyen a
különböző klímaberendezések
segítenek
 Megvilágítás, árnyékolás
• a rossz megvilágításban a szem
elfárad, romlik a figyelem, a
koncentrálóképesség
• ablak közelében legyen az
íróasztal – természetes fény
• mesterséges megvilágítás esetén
a helyiség világítására szórt, a
munkaasztalra irányított fényeket
alkalmazzunk
• a képernyős munkahelyekről
hatásos árnyékolással ki kell zárni
a napfényt.
• a reluxa, illetve a függöny
segítségével szabályozhatjuk a
helyiség természetes
fényviszonyait
 Munkahelyi környezet
• az iratok méretének és
használati
gyakoriságuknak
megfelelő tárolási módot
kell alkalmazni
• Tarthatjuk a ritkábban
használt iratokat zárt
szekrényben. A gyakran
használt mappákat pedig
érdemes az íróasztal
mellett elhelyezni, hogy
ne kelljen gyakran felállni
a székből.
• Otthonosabbá válik a
munkaasztal, ha helyet
kapnak személyes
tárgyak, virág
Munkahelyi környezet
• Szintén jó hatást kelt az irodában,
ha kialakítunk egy céges falat
(fényképek, a cég által elnyert
díjak, az elégedett ügyfelek
köszönőlevelei, a nyaralásból
küldött képeslapok stb.)
• A padlóburkolatnak elsősorban a
csúszás- és balesetmentesség
követelményeit kell kielégíteni.
Nem célszerű az egyedi darabokból
álló szőnyeg alkalmazása.
Vezetékek nem haladhatnak a
padlón.
• A szociális és higiénás ellátás az
irodai munkahelyeken sem
mellőzhető.
• Szükség van kézmosóval felszerelt
WC-re, lehetőség szerint külön
helyiségben létesített teakonyhára,
dohányzó hely kijelölésére.
 Színek
• Befolyásolhatja a dolgozók közérzetét az iroda
színvilága is.
• A cégek egy része a falak festésénél a céges
színeket részesíti előnyben.
• Bizonyos színek bizonyos érzelmeket váltanak
ki. Így pl. a piros az izgalmat vagy haragot.
• A színek használatánál mindig figyelembe kell
venni, hogy a színek nem egymagukban
hatnak, hanem mindig a szomszédos
színekkel keveredve, illetve az építészeti
megoldásokkal összhangban..
 Egyéb kiegészítők
• Környezetünket kellemesebbé teszik
a növények, a textilek (függönyök,
terítők), a képek és az egyéb
dísztárgyak, pl. kaspók, vázák.
• Ezekkel csak akkor érjük el a kívánt
hatást, ha jól választjuk meg őket, és
ha gondozzuk is azokat.
• Néha elég egy nagyobb méretű
növény is, sőt elegánsabb, mint a
túlzsúfolt virágállvány.
• Az iroda kialakításánál célszerű még
gondoskodni esernyőtartóról,
ruhafogasról (ha nincs a kabátoknak
megfelelő szekrény), szemetes
edényekről, falinaptárról, falióráról
stb.
• Fontos, hogy ezeket is úgy
válasszuk meg, hogy stílusuk, színük
illeszkedjen az irodai környezethez.
Eligazító táblák, névtáblák:
• A célszerűen elhelyezett
alaprajzok, nemzetközi
piktogramok, eligazító nyilak
stb. nagy segítséget adnak a
tájékozódáshoz.
• Az érkező már az ajtón kívül
is szerezhet információt,
hiszen ott található a
névtáblánk.
• A névtáblákon a szükséges
információkat tüntessük fel (a
név, a beosztás mellett az
ajtó számát is).
 Irodabútorok
• Elvárás, hogy az
iroda berendezése
igazodjon a munka
menetéhez,
valamint a technikai
feltételekhez
• Törekedni kell arra,
hogy a bútorok ne
legyenek
nagyméretűek
• Irodabútor:
– Szék
– Íróasztal
– Tároló szekrények:
 Irodatechnikai és
telekommunikációs eszközök
Alapvető követelmények:
– a dolgozó munka közben minél könnyebben
tudja őket használni,
– közelségük az elvégzendő feladatok
gyakoriságának feleljen meg,
– jó térkihasználás
– korszerűség
 Számítógép
• Korunk elengedhetetlen
munkaeszköze.
• Használata megkönnyíti és
hatékonyabbá teszi a sok
információval, adattal dolgozók
munkáját.
• Biztonságot nyújthat a
nyilvántartás, az iratkezelés, az
ügyintézés során a különböző
információk tárolásában.
• Lehetőséget ad adatok gyors
megkeresésére, a megkeresett
adat, információ szükség szerint
rendezett megjelenítésére és
kinyomtatására.
• A számítógép fontos
kiegészítői: nyomtató,
scanner, cd és dvd meghajtók.
 Számítógépes programok
• Programok, programcsomagok széles választéka
• A levelek, feljegyzések készítéséhez, jegyzőkönyvek,
dokumentációk megírásához, körlevél szerkesztéséhez leginkább
ajánlott a Word szövegszerkesztő program.
• A táblázatos kimutatáshoz, összegző táblázatok és grafikonok
készítéséhez az Excel táblázatkezelő program használata célszerű.
• Prezentációk, előadások, bemutatók elkészítéséhez Power Point
célszerű
• Adatbázis állományokat létrehozásni, kezelni az Acces programmal
tudunk
• Ügyviteli szoftverek segítségével a papírmunka csökkenthető,
hatékonyabb a munkavégzés, időmegtakarítás
 Telefon
• Az információ (tájékoztatás, tájékozódás) és a
kommunikáció (kapcsolatok létesítése, fenntartása)
nélkülözhetetlen eszköze
• Telefonkészülékek széles választéka, korszerű
rendszerek
• Több funkciós telefonok: több telefonvonalat tudnak
kezelni, kihangosítás, gyorshívó gombok,
memóriában telefonszámok tárolása
• Integrált berendezések: egyesítik magukban a
telefaxot, az üzenetrögzítőt és a beépített telefont.
• A vezetékes telefonok mellett napjainkban
mindinkább teret nyer a mobiltelefon is. A
mobiltelefon a 20. század végén a nagyközönség
számára készült legkorszerűbb távközlési eszközt
jelenti. A telefonáláshoz szükséges technikai
ismeretek nagymértékben megegyeznek a vezetékes
telefonáláshoz szükséges ismeretekkel.
Telefax
• A jól felszerelt, irodáknak szükséges
használati tárgya
• Az ügymenetet leegyszerűsíti, jelentősen
megkönnyíti, kiváltva a postai levelek
jelentős részét.
• Nincs hosszú átfutási idő a posta miatt.
• A telefax a továbbított távmásolatokról
nyugtát készít. Ezt célszerű megőrizni.
• A telefaxot az üzleti életben hivatalos
megrendelésként is elfogadják.
• Visszaélési lehetőségek miatt különösen
fontos az aláírás és a bélyegző együttes
használata.
 Fénymásoló
• Az irodai munkában gyakori feladat a
másolatok elkészítésének igénye.
• Segítségével iratokat,
dokumentumokat sokszorosíthatunk
tetszőleges példányban.
• A gép kiválasztásánál ügyelni kell
arra, hogy mennyi hely áll
rendelkezésünkre az elhelyezésére,
illetve fontos szempont az is, hogy
milyen másolási igény jelentkezik az
adott szervezetnél.
• Többféle művelet elvégzésére
alkalmasak, így kétoldalas másolás is
elvégezhető velük, szortírozzák,
összetűzik, nagyítják, kicsinyítik
anyagunkat.
 Kötő- és fűzőrendszerek:
• Előfordulhat, hogy egy-egy saját
magunk által készített
iratcsomagot esztétikusan,
szépen szeretnénk összefűzni,
és így eljuttatni üzleti
partnerünkhöz.
• A kötő- és fűzőrendszerek közös
jellemzője, hogy könnyen
kezelhető és néhány perc alatt
készíthetünk vele összefűzött,
elegáns dokumentumot.
– A hőkötő készülék
– A spirálfűző készülék
 Az iratmegsemmisítő gépek
• Nem minden iratot kell
megőrizni, viszont nem minden
irat kerülhet ki az irodai
hulladékkal.
• Már nem aktuális, de továbbra
is bizalmas információkat
tartalmazó levelek, jelentések
megsemmisítésére szolgálnak
• A behelyezett papírt néhány
milliméteres csíkokra vágják,
ezzel lehetetlenné téve
összeillesztésüket.
 Egyéb eszközök
• Szükségünk lehet még papírvágógépre,
nagyobb teljesítményű tűzőgépekre,
lyukasztókra, számológépekre is az irodai
munkában.