സകര്‍മ ആപ്ലിക്കേ ന്‍ Version :-4.0.

ചിത്രം 1
പുതിയതായി വന്നിട്ടുള്ള മാറ്റങ്ങള്‍
• സകര്‍മ ആപ്ലിക്കേ ഷന്‍ UI design modify ചെചയ്തിട്ടുണ്ട്.
• തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ ഡിലീറ്റ് ചെചയ്യാനും തിരിച്ച് തിരിചെക ചെകാണ്ടുവരാനും കഴിയും.
• സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മറ്റി മിറ്റിംഗുകള്‍ ക്കേരഖചെ2ടുത്താന്‍ കഴിയുന്നതാണ്.
• കരട് മിനിറ്റ്സ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തുന്ന സമയത്ത് നിര്‍വഹണ ഉക്കേ;<ാഗസ്ഥരുചെട ഹാജര്‍
ക്കേരഖചെ2ടുത്താന്‍ സാധിക്കുന്നതാണ്.
• കരട് മിനിറ്റ്സ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തുന്ന സമയത്ത് നിര്‍വഹണ ഉക്കേ;<ാഗസ്ഥരുചെട അഭിപ്രായം
ക്കേരഖചെ2ടുത്താന്‍ സാധിക്കുന്നതാണ്.
• ചെസക്രട്ടറി അധ<ക്ഷചെന്റ അംഗീകാരത്തിന് അയച്ച മിനിറ്റ്സില്‍ അധ<ക്ഷന് ആവശ<ം
ഉചെണ്ടങ്കില്‍ മിനിറ്റ്സ് Edit ചെചയ്യാന്‍ കഴിയുന്നതാണ്.
• മിനിറ്റ്സ് എഡിറ്റിംഗ് ക്കേപ്രാസസ് സകര്‍മയില്‍ ഉള്‍ചെ2ടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
• ക്കേചര്‍ന്നിട്ടില്ലാത്ത മീറ്റിംഗുകള്‍ റദ്ദ്ചെചയ്യല്‍ ക്കേപ്രാസസ് സകര്‍മയില്‍ ഉള്‍ചെ2ടുത്തിയിട്ടുണ്ട് .
• തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ ഫ്രീസ് , മിനിറ്റ്സ് ഫ്രീസ് എന്നിവ സകര്‍മയില്‍ ഉള്‍ചെ2ടുത്തിയിട്ടുണ്ട് .
ഇതുമായി ബന്ധചെ2ട്ട സമയം നിശ്ചിതചെ2ടുത്തിയ (Time bound) Time bound) ക്കേനാട്ടിഫിക്കേ ഷന്‍
ചെസക്രട്ടറി/അധ<ക്ഷന് സ്ക്കേക്രാള്‍ ചെമക്കേസജായി കാണാന്‍ കഴിയും.
• ക്കേയാഗവിവരം - Dash Board ല്‍ Modify ചെചയ്തിട്ടുണ്ട്.
‍
അജണ്ട
• ചെസക്രട്ടറിയുചെട ക്കേലാഗിനില്‍ മീറ്റിംഗ് ചെമനുവില്‍ കരട് അജണ്ട ചെമനുവില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍
താചെഴ കാണുന്നതുക്കേUാചെലയുള്ള മാറ്റം കാണാന്‍ കഴിയും.

ചിത്രം 2
• അജണ്ട തയ്യാറാ ല്‍ എന്നത് പുതിയ അജണ്ട തായ്യാറാ ാനുള്ള സംവിധാനമാണ് .
• അജണ്ട തയ്യാറാ ലില്‍ അജണ്ടയുചെട സ്വഭാവം മാന്‍ക്കേഡറ്ററി ഫീല്‍ഡാണ് .
• വിഭാഗം എന്നതില്‍ ഭരണ സമിതിക്കേയാഗവും സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മറ്റി ക്കേയാഗവും ഉണ്ട്.
• ചുമതാലാ വിഭജനവും ചുമതലാ വിഭാഗവും മാന്‍ക്കേഡറ്ററി ഫീല്‍ഡാണ്.
• അജണ്ട തയ്യാറാ ി ക്കേസവ് ചെചയ്താല്‍ മുകളിചെല തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ എന്ന ഭാഗത്ത്
വരും.
• തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ ക്കേഫാര്‍ക്കേവഡ് ചെചയ്യുന്നതുവചെര ഡിലീറ്റ് ചെചയ്യാന്‍ കഴിയും.
• ഡിലീറ്റ് ചെചയ്യുന്ന അജണ്ടകള്‍ Trash‍ എന്ന ഭാഗത്ത് വരും . ‍Move to Back എന്നതില്‍
ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ തിരിച്ച് തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ എന്ന ഭാഗത്ത് വരും.
• മറ്റു ഓഫീസര്‍മാര്‍ തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ എന്നഭാഗത്ത് ഇംപ്ലിചെമന്റിംഗ് ഓഫീസര്‍
മാര്‍,‍സക്കേ2ാട്ടിംഗ് സ്റ്റാഫ് എന്നിവര്‍ തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ കാണാം.
• ‍ഇംപ്ലിചെമന്റിംഗ് ഓഫീസര്‍മാര്‍ തയ്യാറാ ിയ അജണ്ടകള്‍ ചെസക്രട്ടറ ് എഡിറ്റ് ചെചയ്യാന്‍
കഴിയില്ല. ‍ചെസക്രട്ടറിയുചെട അഭിപ്രായ കുറി2് ക്കേരഖചെ2ടുത്തി ക്കേസവ് ചെചയ്താല്‍ .
പ്രിസിഡന്റിന് ക്കേഫാര്‍ക്കേവഡാകുന്നതാണ്.
മീറ്റിംഗ് നിശ്ചയി ല്‍
• ചെസക്രട്ടറിയുചെട ക്കേലാഗിനില്‍ മീറ്റിംഗ് എന്ന ചെമനുവിചെല മീറ്റിംഗ് നിശ്ചയി ല്‍
ചെചയ്യന്നതിനു മുമ്പ് മീറ്റിംഗ് ക്കേനാട്ടിസ് നമ്പര്‍ എഡിറ്റ് ചെചയ്യാവുന്നതാണ് . ‍തുടര്‍ന്ന് Fix
meetting ‍ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചയ്യുക്കേമ്പാള്‍ മീറ്റിംഗ്ഫിക്സാകുകയും മീറ്റിംഗ് ക്കേനാട്ടീസ്
തയ്യാറാകുകയുംSMS‍‍സക്കേbശം ജനപ്രതിനിധികള്‍ ് ലഭിക്കുന്നതാണ്.‍‍‍(ചിത്രം 3).
 ചിത്രം 3

കരട് മിനിറ്റസ്
• കരട് മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കുന്നതുമായി ബന്ധചെ2ട്ട് മീറ്റിംഗ് എന്ന ചെമനുവില്‍ ക്ലി ്
ചെചയ്താല്‍ ചിത്രം 4‍ല്‍ കാണുന്ന ക്കേUാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.

ചിത്രം 4
ഇവിചെട +‍ചിഹ്നത്തില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ ചിത്രം 5‍ല്‍ കാണുന്ന ക്കേUാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.
 ചിത്രം 5
• ഇവിചെട ഭരണസമിതി ക്കേയാഗത്തിചെല മീറ്റിംഗുകള്‍ എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ നിശ്ചയിച്ച
ഭരണ സമിതി ക്കേയാഗങ്ങള്‍ കാണാന്‍ കഴിയും.‍
• ഇവിചെട മീറ്റിംഗ് മാക്കേനജചെറ അസൈസന്‍ ചെചയ്തിട്ടുചെണ്ടങ്കില്‍ Assign ‍ to ‍ Clerk ‍എന്നതില്‍
ജീവന ാരചെന്റ ക്കേUര് ല്‍ ടിക് മാര്‍ ് കാണിക്കുന്നതാണ് . ‍എന്നാല്‍ അവരുചെട
ക്കേലാഗിനില്‍ മാത്രക്കേമ കരട് മിനിറ്റസ് തയ്യാറാ ാന്‍ കഴിയുകയുള്ളൂ.
• ടിക് മാര്‍ ് ഒഴിവാക്കുകയാചെണങ്കില്‍ ചെസക്രട്ടറി ് കരട് മിനിറ്റ് തയ്യാറാ ാന്‍
സാധിക്കും.
• ഇതില്‍ മിനിറ്റ്സ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തുന്നതിനു ക്കേവണ്ടി >>‍ചിഹ്നത്തില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്യുക.
• അക്കേ2ാള്‍ ചിത്രം 6‍ല്‍ കാണുന്ന ക്കേUാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.

ചിത്രം 6
• ഇവിചെട ആ;<ം ഹാജര്‍ ആണ് ക്കേരഖചെ2ടുക്കേത്തണ്ടത് . ‍ഇനി ഏചെതങ്കിലും കാരണവശാല്‍
മീറ്റിംഗ് കൂടുന്ന ;ിവസം ജനപ്രതിനിധികള്‍ ആരും വരാചെത വന്നാല്‍ ചെസക്രട്ടറി ് ക്വാറം
തികയാത്ത കാരണത്താല്‍ മീറ്റിഗ് റദ്ദാ ാവുന്നതാണ് . ‍ ‍അതിനായി മീറ്റിഗ് റദ്ദാ ല്‍
എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്ത് മീറ്റിംഗ് റദ്ദാ ാവുന്നതാണ്.
• ഹാജര്‍ എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ ചിത്രം 7‍ല്‍ കാണുന്ന ക്കേUാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.‍
 ചിത്രം 7
• ഇവിചെട ഇംപ്ലിചെമന്റിംഗ് ഉക്കേദ്ദ<ാഗസ്ഥരുചെട ഹാജര്‍ ആവശ<മുചെണ്ടങ്കില്‍ ക്കേരഖചെ2ടുത്താന്‍
കഴിയും.
• സുക്കേലഖ ആപ്ലിക്കേ ഷനില്‍ സകര്‍മ സ്യൂട്ട് ആഡ് ചെചയ്ത നിര്‍വഹണ ആക്ടീവായ
ഉക്കേ;<ാഗസ്ഥരുചെട ലിസ്റ്റ് Add‍എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ ഇവിചെട കിട്ടും(ചിത്രം 7.1).

ചിത്രം 7.1
• മീറ്റിംഗില്‍ ക്കേകാറം തികഞ്ഞാല്‍ ചിത്രം 7.2‍ല്‍ കാണുന്നക്കേUാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.
 • അടുത്തതായി അധ<ക്ഷന്‍ ചെതരചെഞ്ഞടു2് ആണ്.‍(ചിത്രം 7.3)

ചിത്രം 7.3
• ആരംഭിച്ച സമയം ക്വാറം പൂര്‍ത്തിയായ സമയക്കേമാ അതു കഴിഞ്ഞ സമയക്കേമാ
ആയിരി ണം.‍ആയത് ഇവിചെട ക്കേരഖചെ2ടുത്തണം.
മിനിറ്റ്സ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തല്‍
• കരട് മിനിറ്റ്സ് തയ്യറാക്കുന്ന സ്ക്രീനില്‍ താചെഴ കാണുന്ന തരത്തിലുള്ള മാറ്റം വന്നിട്ടുണ്ട് .

• അനുബന്ധ അജണ്ടകള്‍ നഗരസഭകള്‍ ് മാത്രമാണ് ആവശ<മുള്ളത് .

• തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍, ‍കരട് മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാ ല്‍ , ‍റിക്കേ2ാര്‍ട്ട് എന്നിവ ചെവക്കേoചെറ
ആ ിയിറ്റുണ്ട്.
• തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ കമ്മറ്റി നടക്കുന്ന അതാതു ;ിവസങ്ങളില്‍ ചെവകുക്കേന്നരം 6 ‍മണി ്
മുമ്പായി തയ്യാറാ ി അധ<ക്ഷന് ക്കേഫാര്‍ക്കേവഡ് ചെചക്കേയ്യണ്ടതാണ് . ‍ ‍അധ<ക്ഷന്‍ 6
മണി കം തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ അപ്രൂവ് ചെചയ്തിട്ടില്ലചെയങ്കില്‍ 6 ‍മണികഴയുക്കേമ്പാള്‍ ഫ്രീസ്
ആകുന്നതാണ്.‍
• തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ ക്കേരഖചെ2ടുത്തുക്കേമ്പാള്‍ അതാത് അജണ്ട ് അനുസരിച്ചുള്ള തീരുമാനം
ക്കേരഖചെ2ടുത്തിയാല്‍ മതി.‍
• നടUടി എന്നതില്‍ Uരിഗണിച്ചു , ‍അടുത്തക്കേയാഗത്തിക്കേല ് മാറ്റിവച്ചു എന്നീ രണ്ട്
തീരുമാനങ്ങള്‍ മാത്രമാണ് ഉള്‍ചെ2ടുത്തിയിട്ടുള്ളത് . ‍ ‍സര്‍ ാര്‍ ഉത്തരവ് അജണ്ട ്
Uരിഗണിച്ചു എന്ന തീരുമാനം മാത്രക്കേമ എടു ാന്‍ കഴിയുകയുള്ളൂ.
•

• എല്ലാ അജണ്ടക്കും തീരുമാനം ക്കേരഖചെ2ടുത്തല്‍ പൂര്‍ത്തിയായാല്‍ തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍

അധ<ക്ഷന് അയച്ചുചെകാടുക്കുന്നതിന് ക്കേവണ്ടി "തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ അന്തിമമാ ല്‍ "
എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചക്കേയ്യണ്ടതാണ് . ‍അക്കേ2ാള്‍ ചിത്രത്തില്‍
കാണുന്നതുക്കേUാചെലഅവസാനിച്ച സമയം ക്കേരഖചെ2ടുക്കേത്തണ്ടതാണ്.

• ‍ അവസാനിച്ച സമയം ക്കേരഖചെ2ടുത്തി "തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ അന്തിമമാ ല്‍ " ‍എന്ന

ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചക്കേയ്യണ്ടതാണ്.‍
അധ<ക്ഷചെന്റ ക്കേലാഗിനില്‍ തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ അംഗീകരി ാന്‍ മാത്രക്കേമ സാധിക്കുകയുള്ളൂ .
റിക്കേട്ടണ്‍ ചെചയ്യാന്‍ കഴിയുകയില്ല.

കരട് മിനിറ്റസ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തുന്ന രീതി.

• കരട് മിനിറ്റസ് തയ്യറാക്കുന്നതിനുക്കേവണ്ടി ചെസക്രട്ടറിയുചെട ക്കേലാഗിനില്‍ അചെല്ലങ്കില്‍
മീറ്റിംഗ് മാക്കേനജരുചെട ക്കേലാഗിനില്‍ മിനിറ്റസ് എന്ന ചെമനുവിചെല കരട് മിനിറ്റ്സ് എന്നതില്‍
ക്ലി ് ചെചയ്യുക.‍അതില്‍ നിന്നും കരട് മിനിറ്റ്സ് തയ്യറാക്കേ ണ്ട മീറ്റിംഗ് ചെതരചെഞ്ഞടുക്കുക.‍
• ഇവിചെട മിനിറ്റ്സ് എന്ന ചെമനുവില്‍ നിന്ന് കരട് മിനിറ്റ്സ് ചെതരചെഞ്ഞടുക്കുക.

• ഇവിചെട കരട് മിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാ ല്‍ എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്യുക.‍

‍

• ഇവിചെട കരട് മിനിറ്റ്സ് ക്കേരഖചെ2ടുക്കേത്തണ്ട അജണ്ട ചെതരചെഞ്ഞടു ാവുന്നതാണ് .

• തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ അന്തിമമാ ിയാല്‍ മാത്രക്കേമ തീരുമാന വിരണം ക്കേരഖചെ2ടുത്താന്‍
കഴിയുകയുള്ളൂ.
• തീരുമാന വിവരണം എന്നതില്‍ തീരുമാനം മാത്രമാണ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തിയിരിക്കുന്നത് .
ഇവിചെട തീരുമാന വിവരണം ക്കേരഖചെ2ടുത്തുക . ‍ ‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്ത് തീരുമാന
വിവരണം പൂര്‍ണ്ണമായി ക്കേരഖചെ2ടുത്താവുന്നതാണ്. ‍ഇവിചെട അജണ്ടാ കുറി2് എന്നതില്‍
ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ തീരുമാന വിവരണം എന്ന ഭാഗത്ത് അജണ്ടാ കുറി2് ഫില്ലായി വരുകയും
ആവശ<മായ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്താവുന്നതുമാണ്.

• അജണ്ട ക്കേയാഗ വിവരണം , ‍ചര്‍ച്ചകളും അഭിപ്രായവും, ‍നിര്‍വഹണ ഉക്കേ;<ാഗസ്ഥചെന്റ

അഭിപ്രായം ,‍ചെസക്രട്ടറിയുചെട അഭിപ്രായം ഉചെണ്ടങ്കില്‍ അതും ക്കേരഖചെ2ടുക്കേത്തണ്ടതാണ്.
• എല്ലാ അജണ്ടകള്‍ക്കും മിനിറ്റ്സ് ക്കേരഖചെ2ടുത്തി കഴിഞ്ഞാല്‍ മിനിറ്റ്സ് അന്തിമമാ ല്‍
എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചക്കേയ്യണ്ടതാണ്.
• അതിനുക്കേശഷം മിനിറ്റ് എന്ന ചെമനുവില്‍ നിന്ന് മിനിറ്റ്സ് അംഗീകാരം എന്നതില്‍ ക്ലി ്
ചെചയ്ത് അന്തിമമാക്കേ ണ്ട ഭരണ സമിതി ക്കേയാഗം ചെതരചെഞ്ഞടുത്ത് മിനിറ്റസ്
അംഗീകാരത്തിനായി അയ ാവുന്നതാണ്.
• View‍Minutes‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ കരട് മിനിറ്റ് കാണാവുന്നതാണ്.
• Edit ‍ Minutes ‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ മിനിറ്റ്സ് ക്കേഫാര്‍ക്കേവഡ് ചെചയ്യുന്നതുവചെര
മിനിറ്റ്സ് എഡിറ്റ് ചെചയ്യാന്‍ കഴിയും.
• Forward‍ For ‍Approval ‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ മിനിറ്റ്സ് അധ<ക്ഷചെന്റ ക്കേലാഗിനില്‍
ക്കേUാകും
• അധ<ക്ഷചെന്റ ക്കേലാഗിനില്‍ Draft ‍ Minutes ‍ waiting ‍ for ‍ Approval ‍എന്നതില്‍ ക്ലി ്
ചെചയ്യുക്കേമ്പാള്‍ താചെഴ കാണുന്ന ചിത്രം ലഭിക്കുന്നതാണ്.
• അധ<ക്ഷചെന്റ ക്കേലാഗിനില്‍ View ‍Minutes ‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ അധ<ക്ഷന് കരട്
മിനിറ്റ്സ് കാണാന്‍ കഴിയും
• Approve‍Final‍Minutes‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ ചെസക്രട്ടറി അയച്ച Minutes‍ആപ്രൂവ്
ആകും.‍
• ചെസക്രട്ടറി തയ്യാറാ ി അയച്ച കരട് മിനിറ്റസില്‍ ഏചെതങ്കലും തരത്തില്‍ അഭിപ്രായ
വ<ത<ാസം അധ<ക്ഷന് ഉചെണ്ടങ്കില്‍ Edit‍Minutes‍Report‍ ‍വഴി അധ<ക്ഷചെന്റ അഭിപ്രായം
പ്രക്കേത<കമായി ക്കേരഖചെ2ടുത്താവുന്നതാണ്. ‍അങ്ങചെന ക്കേരഖചെ2ടുത്തുന്നവ Approved
Minutes‍Report‍ല്‍ ലഭ<മാകുന്നതാണ്.
• Edit‍Minutes‍Report എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ അധ<ക്ഷന് മിനിറ്റ്സ് എഡിറ്റ് ചെചയ്യാന്‍
കഴിയും.‍‍

• അധ<ക്ഷന് ചെസക്രട്ടറി തയ്യാറാ ിയ അജണ്ട എഡിറ്റ് ചെചയ്യുന്നതിനുക്കേവണ്ടി Edit

ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചക്കേയ്യണ്ടതാണ്.
 • Edit ‍ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചയ്ത് ആവശ<മായ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്താവുന്നതാണ് . ‍തീരുമാനം
ക്കേനരചെത്ത അപ്രൂവ് ചെചയ്ത കാരണം എഡിറ്റ് ചെചയ്യാന്‍ കഴിയില്ല.
• അധ<ക്ഷന്‍ മിനിറ്റ്സ് എഡിറ്റ് ചെചയ്ത് മിനിറ്റ്സ് അപ്രൂവ് ചെചയ്താല്‍ അംഗീകരിച്ച മിനിറ്റ്സ്
റിക്കേ2ാര്‍ട്ട് അധ<ക്ഷന്‍ അംഗീകരിച്ച Appoved‍Minuites‍Report‍ആണ്.‍ഇവിചെട ചെസക്രട്ടറി
തയ്യാറാ ിയ Finalized Minutes Report‍എന്നത് കരട് മിനിറ്റ്സാണ്

മിനിറ്റ്സ് തുറ ല്‍

• ഏചെതങ്കിലും കാരണവശാല്‍ നട2് ഭരണ സമിതിയിചെല മിനിറ്റ്സിക്കേലാ തീരുമാന
രജിസ്റ്ററിക്കേലാ Uിശക് സംഭവിച്ചാല്‍ അത് തുറക്കുന്നതിനുക്കേവണ്ടി മിനിറ്റ്സ് എന്ന
ചെമനുവിചെല മീറ്റിംഗ് തുറ ല്‍ എന്നത് ക്ലി ് ചെചക്കേയ്യണ്ടതാണ് . ‍ചെസക്രട്ടറി ക്കേലാഗനില്‍
നിന്നാണ് തീരുമാനം/മിനിറ്റ്സ് തുറക്കുന്നതിനുക്കേവണ്ടി റിക്വസ്റ്റ് ചെചക്കേയ്യണ്ടത് . ‍ഗ്രാമ
Uഞ്ചായത്തുകളില്‍ മിനിറ്റ്സ് തുറക്കുന്നതിനുക്കേവണ്ടി റിക്വസ്റ്റ് ചെചയ്താല്‍ ഡിഡിUി യുചെട
ക്കേലാഗിനിലാണ് റിക്വസ്റ്റ് നല്‍ക്കേകണ്ടത്.
• ക്കേxാ ് Uഞ്ചായത്തുകളുചെട തീരുമാനം /മിനിറ്റ്സ് Reopen ‍ ADC ‍ക്കേലാഗിനക്കേല ാണ്
റിക്വസ്റ്റ് ക്കേUാകുന്നത്.
• നഗരസഭകളില്‍ തീരുമാനം/മിനിറ്റ്സ് Reopen‍Urban‍Affairs‍Director‍ക്കേലാഗിനക്കേല ാണ്
റിക്വസ്റ്റ് ക്കേUാകുന്നത്.
Minutes/ ‍ DR ‍ ReOpen ‍ ‍എന്നതില്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ താചെഴ ചിത്രത്തില്‍ കാണുന്നത് ക്കേUാചെല
സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കുുന്നു.

• Request ‍ Category എന്നതില്‍ Dicision ‍ Register ‍ / ‍ Minutes ‍എന്നത്

ചെതരചെഞ്ഞടുക്കേ ണ്ടതാണ്.
• Requested‍Type‍ല്‍ നിന്നും Reopen‍ചെതരചെഞ്ഞടുക്കുക.
 • അടുത്തതായി റീ ഓ2ണ്‍ ചെചക്കേയ്യണ്ട മീറ്റിംഗിനു ക്കേനചെരയുള്ള ബട്ടണില്‍ ക്ലി ്
ചെചയ്യുക.

• ഇവിചെട റീ ഓ2ണ്‍ ചെചക്കേയ്യണ്ട കത്ത് നമ്പര്‍ , ‍തീയതി, ‍റീ ഓ2ണ്‍ ചെചക്കേയ്യണ്ട കാരണം ,
ഇവ ക്കേരഖചെ2ടുത്തുക. ‍കത്ത് സ്കാന്‍ ചെചയ്ത അറ്റാച്ച് ചെചയ്യുക . ‍അതിനുക്കേശഷം Submit
ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചയ്യുക.‍
• ഇങ്ങചെന സബിമിറ്റ് ചെചയ്തത് ഗ്രാമUഞ്ചായത്താചെമങ്കില്‍ ബന്ധചെ2ട്ട ഡിഡിUി
ായിരിക്കും കത്ത് ക്കേUാകുന്നത്. ‍ഡിഡിUി അംഗീകരിച്ചാല്‍ ഇത് ചെസക്രട്ടറിയുചെട
ക്കേലാഗിനില്‍ മിനിറ്റ്സ് എന്ന ചെമനുവില്‍ കരട് മിനിറ്റ്സില്‍ മീറ്റിംഗ് ഡീചെറ്റയില്‍സില്‍ റീ
ഓ2ണ്‍ ചെചയ്ത മീറ്റിംഗുകള്‍ എന്ന ഭാഗത്ത് കാണാന്‍ കഴിയും.

Meeting Cancel (Time bound) After Meeting Fixing)

• മീറ്റിംഗ് ഫിക്സ് ചെചയ്ത് മീറ്റിംഗ് ക്കേനാട്ടീസ് ജനക്കേററ്റ് ചെചയ്ത് കഴിഞ്ഞ് എന്നാല്‍ ക്കേചര്‍
ന്നിട്ടില്ലാത്ത മീറ്റിങ്ങുകള്‍ ക<ാന്‍സല്‍ ചെചയ്യാവുന്നതാണ്.‍
• അതിനായി ചെസക്രട്ടറി റിക്വസ്റ്റ് ചെചയ്താല്‍ ഡിഡിUി ആണ് ക<ാന്‍സല്‍ ചെചയ്യാന്‍
അനുമതി തക്കേരണ്ടത്.
• ഫിക്സ് ചെചയ്ത മീറ്റിംഗ് ക<ാന്‍സല്‍ ചെചയ്യുന്നതിനുക്കേവണ്ടി meeting ‍ Cancel ‍എന്ന ബട്ടണ്‍
ചെസലക്ട് ചെചയ്ത് Request ‍ Type ‍ല്‍ നിന്നും Meeting ‍ Cancel ‍ (After ‍ Meetting ‍ Fixing)
ചെതരചെഞ്ഞടുക്കുക. ‍അതിനുക്കേശഷം View ‍ബട്ടണ്‍ ക്ലി ് ചെചയ്യ്ത് ക<ാന്‍സക്കേലഷന്‍
റിക്വസ്റ്റ് ചെസന്റ് ചെചയ്യുക.‍
Meeting Cancel(Time bound) Befor meetting Fixing)

• പ്രസിഡന്റിചെന്റ ക്കേലാഗിനില്‍ മീറ്റിംഗ് ഫിക്സ് ചെചയ്യുന്നന് മുമ്പ് പ്രസിഡന്റ് റിവ്യൂ

ചെചയ്തുകഴിഞ്ഞാല്‍ പ്രസിഡന്റിചെന്റ ക്കേലാഗനില്‍ നിന്ന് മീറ്റിംഗ് റദ്ദ് ചെചയ്യാന്‍ കഴിയും.
• മീറ്റിംഗ് ചെമനുവിചെല മീറ്റിംഗ് റദ്ദാ ല്‍ ക്ലി ് ചെചയ്താല്‍ ചിത്രത്തില്‍ കാണുന്ന ക്കേUാലുള്ള
സ്ക്രീന്‍ ലഭിക്കും.

• ഇവിചെട Uഴയ മീറ്റിംഗ് റദ്ദാ ല്‍ (മീറ്റിംഗ് ഫിക്സ് ചെചയ്യാത്തവ) ‍എന്നത് വഴി മീറ്റിംഗ് റദ്ദ്
ചെചയ്യാവുന്നതാണ്.
സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മറ്റി
• ഭരണ സമിതി ക്കേയാഗം ചെചയ്യുന്നത് ക്കേUാക്കേല തചെന്നയാണ് സ്റ്റാന്റംഗ് കമ്മറ്റിയും ക്കേചരുന്നത് .
ഒരു വ<ത<ാസം മാത്രം പ്രസിഡന്റിനു Uകരം അതാത് സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മറ്റിചെചയര്‍മാനാണ്
മിറ്റിംഗ് തീയതിയും തീരുമാനിക്കുന്നതും അധ<ക്ഷ സ്ഥാനം നിര്‍വഹിക്കുന്നതും.
• അതത് സ്റ്റാന്റിംഗ് കമ്മറ്റി ചെമമ്പര്‍മാരാണ് കമ്മറ്റി ചെമമ്പര്‍മാര്‍.
• സ്റ്റാന്റിംഗ്ഗ് കമ്മറ്റിയുചെട തീരുമാന രജിസ്റ്റര്‍ /മിനിറ്റ്സ് അംഗീകാരം സ്റ്റിന്റിംഗ് കമ്മറ്റി
അധ<ക്ഷചെന്റ ക്കേലാഗിനിലാണ് ചെചക്കേയ്യണ്ടത്.
 സക മ ാ ിംഗ് ക ി

േലഖ േസാ ്െവയറി െചേ കാര ൾ

സക മ ആ ിേ ഷനി ാ ിംഗ് ക ി േച തി േവ ി ാ ിങ് ക ി

െചയ മാ മാ െട േറാൾ ആഡ് െചേ തായി ്. . േറാൾ ആഡ് െച െകാ ാൽ

മാ േമ സകർമയിൽ മാ ർ െസ ിം സ് -വാർഡ് നി ി ക -ക ി െസ ിം സ് യിൽ

െചയ മാ മാേര ലഭ മാ . അതിനായി േലഖ ആ ിേ ഷനി െസ റി െടേലാഗിനിൽ

േവശി ക അതിനുേശഷം Seat management-Seat settings െമ വി നി ് ാ ിഗ്

ക ി െചയ മാ മാരായ ജന തിനിധിക ് മാ ം Privilage വഴി Role ആഡ് െച ്

െകാ േ ് (ചി ം 1).

ചി ം1
ഇവിെട അതത് ാ ംഗ് ക ി െചയ മാ മാ ് മാ ം അതാത് േറാ െസ ് െച ്

െകാ േ താണ്.േറാളിൽ എ ാ േലാ ൽ േബാഡി ൈട ് െ ാ ിംഗ് ക ി ി േപ കൾ

േകാംേ ായിൽ കാണി താണ്. ആയതിനാൽ അതാ േലാ ൽേബാഡി ൈട ് െ

ാ ിംഗ് ക ി ി േപര് േവണം െസല ് െച െകാ വാൻ (see Table 1)

ഉദാ :-Health Education Standing Committee chairman എ ത് -Grama Panchayat,Block

Panchayat,District Panchayat എ ീ േലാ ൽ േബാഡി ൈട ്കൾ ് മാ മാണ്
Health Standing Committee chairmanഎ ത് -Municipality,Corporation എ ീ േലാ ൽ േബാഡി ൈട ്
മാ മാണ് .
Table 1

Grama Panchayat Block District Municipality Corporation

Panchayat Panchayat
Deputy Mayor / Vice Chairman_Chairperson / Vice President/Finance Standing Committee chairman

Welfare Standing Committee chairman

Development Standing Committee chairman

Health Standing Committee
Health Education Standing Committee chairman chairman

Public Works Standing Committee chairman

Education, Arts & Sports Standing

committee chairman
Town Planning
Standing
Committee
Chairman
Tax Appeal
Standing
Committee
Chairman

• അതാ േലാ ൽ േബാഡി ൈട ് െ ാ ിംഗ് ക ി േറാ െസ ് െച േ ാ

അതാ ാ ിംഗ് ക ി േപ കൾ തെ േരഖെ േ താണ്.

• ഇവിെട േറാ ആഡ് െച ത സരി ായിരി ം സക മയി ാ ിംഗ് ക ി

െചയ മാ മാ െട േറാ വ ത്.

സകർമ േസാ ്െവയറി െചേ കാര ൾ

സക മ ആ ിേ ഷനി െസ റി െട േലാഗിനിൽ േവശി ക. Master Settings എ

െമ ി ് െച ് വാ ഡ് നി യി കഎ സബ് െമ െതരെ ക (ചി ം 2).

ചി ം2

നിലവി ഇവിെട എ ാ ജന തിനിധികേള ം അതത് സീ ിേല ് ആഡ് െച ി ാ ം.

ഇവിെട ാ ിംഗ് ക ി െചയ മാ മാേര ം മ ാ ിംഗ് ക ി െമ /െകൗ സില

മാേര ം ആ് െച തി േവ ി DeAlott െചേ തായി ്.

അതി േശഷം ഒ ടി അതത് സീ ിേല ് സീ ് അൈസ െച ്

െകാ േ തായി ്(ചി ം 2.1).

 ചി ം 2.1

അ തായി ക ി െസ ിം സ് എ െമ വി ി ് െച ക. അേ ാ ചി ം 3

കാ േപാ ീ ലഭി ം.

ചി ം3

വിഭാഗം എ തി നി ം സ ാ ിംഗ് ക ി െതരെ ാ ചി ം4 കാ േപാ

ീ ലഭി ം.

ചി ം4
ഇവിെട ഓേരാ ജന തിനിധി േട ം വാ ഡ്, െമ െട േപര്, സീ ് പദവി ഇവകാണാ

കഴി ം. ഇവിെട സിഡ ്, അതത് ാ ിംഗ് ക ി െചയ മാ / സിഡ ്/

െചയ മാ /േമയ എ ിവ േലഖയി േറാ െസ ് െച വരായിരി ം ഇവിെട ലി ്

െച ത്. അത് എഡി ് െച ാ കഴിയി .

ബാ ി എ ാ െമ മാ ം അവ ഏത് ാ ിംഗ് ക ിയി ആണ്

ഉ െ െവ ത് അ സരി ് അതാത് ാ ിംഗ് ക ി െതരെ ക. അതി േശഷം

Submit ബ ി ് െച ക.

ഏെത ി ം െമ െട ാ ിംഗ് ക ി െത ിയാ എഡി ് ബ ി ് െച ് കറ ്

െച ാ താണ്.