സകര്‍മ്മ പ്രവര്‍ത്തന സഹായി 3.0.

കേകരളത്തിലെ തകേ ശഭരണസ്ഥാപനങ്ങളിലെ കേയാഗനടപടിക്രങ്ങള്‍കൈകകാര്യം

ലെ%യ്യുന്നതിനുകേവണ്ടി ഇന്‍ഫര്‍കേ-ഷന്‍കേകരള -ിഷന്‍തയ്യാറാക്കിയ ലെവബ് അധിഷ്ടിത കേസാഫ്റ്റ്
ലെവയറാണ് സകര്‍മ്മ. കേകരളാ പഞ്ചായത്ത് മുനിസിപ്പാ ിറ്റി നിയ-വും, %ട്ടവും പ്രകാരം
തയ്യറാക്കിയ സകര്‍മ്മ യൂണീകേകാഡ് ഉപകേയാഗിച്ച് വിവരങ്ങള്‍കേരഖലെപ്പടുത്തുന്നതുലെകാണ്ട്
- യാളത്തില്‍-ാത്ര-ല്ല ത-ിഴ് , കന്നട ഭൂരിപക്ഷപ്രകേNശങ്ങളില്‍അതത് ഭാഷകളില്‍
കേരഖലെപ്പടുത്തലുകള്‍വരുത്താന്‍സാധിക്കും. ഈ ആപ്ലികേക്കഷനില്‍അതത് സ്ഥാപനങ്ങളിലെ
ലെസക്രട്ടറി-ാര്‍, -റ്റു ജീവനക്കാര്‍ , ജനപ്രതിനിധികള്‍എന്നിവര്‍ക്ക് -ാത്ര-ല്ല കൈക-ാറികിട്ടിയ
സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ഇംപ്ലിലെ-ന്റിംഗ് ഓഫീസര്‍ഉള്‍ലെപ്പലെടയുള്ളവര്‍ക്ക് കേ ാഗിന്‍ഉണ്ട്. ഇതുകാരണം
ഇംപ്ലിലെ-ന്റിംഗ് ഓഫീസര്‍-ാര്‍ക്ക് അജണ്ടകള്‍അവരവരുലെട കേ ാഗിനില്‍നിന്ന് തയ്യാറാക്കാന്‍
സാധിക്കുന്നതുലെകാണ്ട് കേയാഗങ്ങള്‍ കാര്യക്ഷ--ാകാനും സുതാര്യ-ാകാനും ഭാവിയില്‍-ിനിറ്റ്സ്
ലെപാതുജനങ്ങള്‍ക്ക്‍വലെര ഭ്യ-ാക്കാനും സാധിക്കും . സകര്‍മ്മ
പരിശീ ിച്ചുകേനാക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി ലെഡകേ-ാകൈസറ്റും ഭ്യ-ാണ്.
ആപ്ലികേക്കഷനികേ ക്ക് പ്രകേവശിക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി
http://samanwaya.ikm.in/ എന്ന കൈസറ്റികേ ക്ക് പ്രകേവശിച്ച് ഓഫീസ് ഉപകേയാഗത്തിനുള്ള
കേസാഫ്റ്റലെവയര്‍എന്ന ഭാഗത്ത് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് സകര്‍മ്മ കേയാഗനടപടിക്രങ്ങള്‍എന്നതില്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യുകകേയാ അലെല്ലങ്കില്‍https://meeting.lsgkerala.gov.in/default2.aspx എന്ന കൈസറ്റികേ ക്ക്
പ്രകേവശിച്ചാലും -തിയാകും. ലെഡകേ-ാ കൈസറ്റില്‍ പ്രകേവശിക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി
http://demo.lsgkerala.gov.in/Sakarma/default2.aspx എന്ന കൈസറ്റികേ ക്ക് പ്രകേവശിക്കുക .
ആപ്ലികേക്കഷനി ് പ്രകേവശിക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി സുകേ ഖ വഴി അതാതു സ്ഥാപനത്തിലെ
ലെസക്രട്ടറി-ാരാണ് യൂസര്‍ലെനയിമും പാസ് കേവഡും നല്‍കുന്നത്.

സകര്‍മ്മ ആപ്ലികേക്കഷനിലെ ഉപകേയാക്താക്കള്‍

1. ലെസക്രട്ടറി (അതാത് തകേ ശഭരണസ്ഥാപനത്തിലെ ലെസക്രട്ടറി-ാര്‍)
2. പ്രസിഡന്റ്/ലെ%യര്‍കേപഴ്സണ്‍/കേ-യര്‍
3. ലെവസ് പ്രസിഡന്റ്/ ലെവസ് ലെ%യര്‍കേപഴ്സണ്‍/ ലെഡപ്യൂട്ടി കേ-യര്‍
4. ലെ-മ്പര്‍-ാര്‍/ലെകൌണ്‍സി ര്‍-ാര്‍
5. സകേപ്പാര്‍ട്ടിംഗ് സ്റ്റാഫ്
6. എക്സ് ഒഫീകേഷ്യാ ലെസക്രട്ടറി (ഇംപ്ലിലെ-ന്റിംഗ് ഓഫീസര്‍-ാര്‍)

എല്ലാ ഐ ലെക എം ലെവബാപ്ലികേക്കഷന്‍കേപാലെ തലെന്ന സകര്‍മ്മക്കും സുകേ ഖവഴിയാണ്

യൂസറുലെട നിയന്ത്രണം . ലെഡകേ-ാ ആപ്ലികേക്കഷനില്‍പ്രകേവശിക്കുന്നതിന് ലെഡകേ-ാ സുകേ ഖ
വഴിയാണ് യൂസലെറ സൃഷ്ടിക്കുന്നത്. ജനപ്രതിനിധികളുലെട വിവരം ഇ ക്ഷന്‍കമ്മീഷന്‍വഴിയാണ്
ഭിക്കുന്നത്.

ഉപകേയാക്താക്കലെള സൃഷ്ടിക്കുന്ന വിധം

അതത് ലെസക്രട്ടറി-ാര്‍ സുകേ ഖ ലെവബ് ആപ്ലികേക്കഷനികേ ക്ക്
പ്രകേവശിക്കുക(https://plan.lsgkerala.gov.in).
 ജനപ്രതിനിധികള്‍ക്ക് എല്ലാ വാര്‍ഡികേ ക്കും യൂസലെറ സൃഷ്ടികേക്കണ്ടതും അവരവരുലെട
വാര്‍ഡികേ ക്ക് സീറ്റ് ആഡ് ലെ%യ്യുകയും അതികേ ക്ക് സ്യൂട്ടും ഒപ്പം യൂസലെറ അകൈസന്‍
ലെ%യ്തും ലെകാടുക്കണം.
 അതുകഴിഞ്ഞ് സകര്‍മ്മ ആപ്ലികേക്കഷനില്‍ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍പ്രകേവശിച്ച്
-ാസ്റ്റര്‍ ലെസറ്റിംഗിസി ് നിന്ന് ഓകേരാ ലെ-മ്പറുകേടയും വാര്‍ഡ് നിശ്ചയിക്കുക.
 നി വില്‍ ഉള്ള ഉകേN്യാഗസ്ഥര്‍ക്ക് സ്യൂട്ടും സീറ്റും കേ%ര്‍ത്താ ് -ാത്രം -തി . ഇംപ്ലിലെ-ന്റിംഗ്
ഓഫീസര്‍-ാര്‍ക്ക് അവരുലെട നി വിലുള്ള യൂസര്‍ഉപകേയാഗിച്ച് തലെന്ന സകര്‍മ്മ
ആപ്ലികേക്കഷനികേ ക്ക് പ്രകേവശിക്കാം. അതിനുകേവണ്ടി seat management
ലെ-നുവി ്Suite എന്നതില്‍നിന്നും ഇംപ്ലിലെ-കേന്റാഫീസ് ലെനയിം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക. Suite
name എന്നതില്‍നിന്നും Sakarma (Decision Support System) ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 ഇംപ്ലിലെ-ന്റിിംഗ് ഓഫീസര് അവരവരുലെട കേ ാഗിനികേ ക്ക് പ്രകേവശിക്കുക.
 സീറ്റ് -ാകേനജ് ലെ-ന്റില്‍നിന്നും സീറ്റ് ലെസറ്റിംഗ്സ് ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അതില്‍ new seat ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത് സീറ്റിലെന്റ കേപര് ഇംഗ്ലീഷിലും - യാളത്തിലുമുള്ള
കേകാളങ്ങളില്‍യഥാക്ര-ം നല്‍കി കേസവ് ലെ%യ്യുക.
 അതിനുകേശഷം സീറ്റ് കേറാള്‍ലെസറ്റ് ലെ%യ്യുന്നതിനുകേവണ്ടി Privilege എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത്
Suite Sakarama Decision Support System ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക. Application Sakarma
യും role Supporting staff/Officer Meeting ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത് Update button click
ലെ%യ്യുക
 Assign User എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് സീറ്റികേ ക്ക് യൂസലെറ ആഡ് ലെ%യ്യുക.
ക്ലര്‍ക്ക് കേ ാഗിന്‍ലെസറ്റ് ലെ%യ്യുന്നവിധം
 ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേവണലെ-ങ്കില്‍ഒരു ക്ലര്‍ക്കിലെന -ീറ്റിംഗ് കേരഖലെപ്പടുത്തുന്നതിനുകേവണ്ടി
ചു-ത ലെപ്പടുത്താം. ക്ലര്‍ക്കിന് -ീറ്റിംഗ് കേരഖലെപടുത്തി ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേഫാര്‍കേവഡ്
ലെ%യ്യാന്‍കഴിയും. ലെസക്രട്ടറി തുടര്‍പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ലെ%കേയ്യണ്ടതാണ്.
 ഇതിനായി -ാസ്റ്റര്‍ലെസറ്റിംഗ്സ് എന്ന ലെ-നുവില്‍-ീറ്റിംഗ് -ാകേനജര്‍/ ക്ലര്‍ക്ക് എന്നത്
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക. അകേപ്പാള്‍%ിത്രം 1.1 ല്‍കാണുന്നകേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും.
 ഇതില്‍നിന്നും സീറ്റ് എന്നതു ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക . ഈ സീറ്റ് സുകേ ഖയില്‍പ്രിവികേ ജും
(സകര്‍- സ്യൂട്ട്) യൂസകേറയും കേ%ര്‍ത്തതായിരിക്കും ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യുന്നത്.
 അടുത്തതായി Assign as Meeting Manager/ Clerk എന്ന ലെ%ക് കേബാക്സ് ടിക് ലെ%യ്യുക.
 അതിനുകേശഷം ഓഡര്‍നമ്പകേരാ റി-ാര്‍കേക്സാ ഉലെണ്ടങ്കില്‍കേരഖലെപടുത്തി കേസവ് ലെ%യ്യുക.

%ിത്രം 1
പാസ്കേവഡ് ലെ%യിന്ജ്.
സകര്‍- ആപ്ലികേക്കഷനില്‍പാസ്കേവഡ് -ാറ്റുന്നതിനുള്ള സംവിധാനം ഉണ്ട്.
 ഓകേരാ കേ ാഗിനിലും യൂസര്‍ലെസറ്റിംഗ്സ് എന്ന ലെ-നുവില്‍പാസ്കേവഡ് ലെ%യിന്‍ജ് എന്ന
ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അകേപ്പാള്‍%ിത്രം 1.1 ല്‍കാണുന്നകേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും . അതില്‍കേ ാഗിന്‍
ലെ%യ്തയാളുലെട കേപര് കാണാന്‍കഴിയും.
 Old Password എന്നതില്‍നി വിലുള്ള പാസ്കേവഡ് കേരഖലെപടുത്തുക.
 New Password എന്നതില്‍പുതിയ പാസ്കേവഡ് കേരഖലെപടുത്തുക.
 Confirm Password എന്നതില്‍പുതിയ പാസ്കേവഡ് ഒരിക്കല്‍കൂടി കേരഖലെപടുത്തുക.
 അതിനുകേശഷം Change Password എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.

%ിത്രം 1.1

-ീറ്റിംഗ് നടപടി ക്ര-ങ്ങള്‍സകര്‍മ്മയില്‍

ലെ-മ്പര്‍/ലെകൌണ്‍സി ര്‍-ാരുലെട കേ ാഗിന്‍

ലെ-മ്പര്‍/ലെകൌണ്‍സി ര്‍തുടങ്ങിയവര്‍-ീറ്റിഗില്‍ലെ%കേയ്യണ്ട കര്‍ത്തവ്യങ്ങള്‍കുറച്ചുകൂടി

ളിത-ായും കാര്യക്ഷ--ായും ലെ%യ്യാന്‍സകര്‍മ്മവഴി സാധിക്കും. -ാത്ര-ല്ല -ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസ് ,
അജണ്ടകള്‍, തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍, -ിനിറ്റ്സ് എന്നിവ ഏതുസ-യത്തും ഏത് കേയാഗത്തികേന്റയും
കാണാനും ഈ കേ ാഗിന്‍വഴി കഴിയും. കേകരളാ പഞ്ചായത്ത്, മുനിസിപ്പാ ിറ്റി ആക്ട് പ്രകാരം
ലെ-മ്പര്‍/ലെകൌണ്‍സി ര്‍എന്നിവര്‍ക്ക് കേയാഗവു-ായി ബന്ധലെപ്പട്ട് കേ%ാN്യങ്ങളും പ്രകേ-യങ്ങളും
തയ്യറാക്കുക എന്ന കേജാ ി വളലെര കൃത്യ-ായി ലെ%യ്യാന്‍ഇതുവഴി സാധിക്കും . -ാത്ര-ല്ല കേയാഗം
നടക്കുന്ന സ-യത്ത് വികേയാജനം കേരഖലെപ്പടുത്തിയിട്ടുലെണ്ടങ്കില്‍അതു-ായി ബന്ധലെപ്പട്ട അതതു
ലെ-മ്പര്‍-ാര്‍ക്ക് വികേയാജനകുറിപ്പ് കേരഖലെപ്പടുത്തുന്നതിനുംആയതിലെന്റ റികേപ്പാര്‍ട്ട്കാണുന്നതിനും
സാധിക്കും. (%ിത്രം1.2)

(%ിത്രം1.2)
സകര്‍മ്മ വഴി കേ%ാN്യങ്ങള്‍തയ്യാറാക്കുന്ന വിധം
 ലെസക്രട്ടറി നല്‍കുന്ന യൂസറും പാസ്കേവഡും ഉപകേയാഗിച്ച് അതാത് ലെ-മ്പര്‍ /ലെകൌണ്‍
സി ര്‍-ാര്‍ക്ക് ആപ്ലികേക്കഷനികേ ക്ക് പ്രകേവശിക്കാന്‍സാധിക്കും. പ്രകേവശിച്ചു കഴിഞ്ഞാല്‍
കേഹാംകേപജ് എന്ന ലെ-നുവിലെ കേ%ാN്യങ്ങള്‍എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അതില്‍പുതിയ കേ%ാN്യം കേ%ര്‍ക്കുക എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്തകേശഷം ചു-ത ാവിഭജനം
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 വിഭാഗത്തില്‍നിന്ന് ഭരണസ-ിതികേയാഗം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക. അതിനുകേശഷം കേ%ാN്യം
ആകേരാടാണ് എന്നത് ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അതിനുകേശഷം കേ%ാN്യ വിഷയം കേരഖലെപ്പടുത്തുക . അടുത്തതില്‍കേ%ാN്യവും കേരഖലെപ്പടുത്തി
കേസവ് ലെ%യ്യുക.
 ഇങ്ങലെന കേസവ് ലെ%യ്ത കേ%ാN്യങ്ങള്‍ഓകേരാന്നായി താലെഴതാലെഴ ിസ്റ്റ്ലെ%യ്യും . സ്റ്റാറ്റസ്
എന്നത് not forwarded എന്നായിരിക്കും. അതിലെ ലെസ ക്ട് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കേ%ാN്യം
കേരഖലെപ്പടുത്തിയ സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും. ആവശ്യ-ായ -ാറ്റങ്ങള്‍ഉലെണ്ടങ്കില്‍തിരുത്തലുകള്‍
വരുത്തി കേസവ് ലെ%യ്യാം.
 കമ്മറ്റിയില്‍വയ്ക്കുന്നതിന് കേഫാര്‍കേവഡ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അകേപ്പാള്‍സ്റ്റാറ്റസ് Forwarded
to President എന്നാകും
പ്രകേ-യം തയ്യാറാക്കുന്ന വിധം
 കേഹാംകേപജ് എന്നതിലെ പ്രകേ-യത്തില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് പുതിയ പ്രകേ-യം തയ്യറാക്കുക
എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അതിനുകേശഷം ചു-ത ാവിഭജനം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 വിഭാഗത്തില്‍നിന്ന് ഭരണസ-ിതികേയാഗം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അതിനുകേശഷം വിഷയം കേരഖലെപ്പടുത്തുക. അടുത്തതില്‍പ്രകേ-യവും കേരഖലെപ്പടുത്തി
എലെ®ങ്കിലും അറ്റാച്ച്ലെ-ന്റ് ഉലെണ്ടങ്കില്‍upload file എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് ഫയല്‍
ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത് കേസവ് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.
 ഇങ്ങലെന കേസവ് ലെ%യ്ത പ്രകേ-യങ്ങള്‍ഭരണസ-ിതികേയാഗത്തിലെ പ്രകേ-യങ്ങള്‍എന്ന
കേപരില്‍ ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യും. അടുത്തതായി പ്രകേ-യം -റ്റു അംഗങ്ങള്‍സകേപ്പാര്‍ട്ട്
ലെ%യ്യുന്നതിനുകേവണ്ടി അയച്ചുലെകാടുകേക്കണ്ടതാണ്. സ്റ്റാറ്റസ് not forwarded എന്നായിരിക്കും.
അയച്ചുലെകാടുക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി To Support member എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അകേപ്പാള്‍
സ്റ്റാറ്റസ് Waiting for Support എന്നാകും(%ിത്രം2).

%ിത്രം 2
 കേവലെറാരു അംഗം സകേപ്പാര്‍ട്ട് ലെ%ലെയ്തങ്കില്‍-ാത്രകേ- പ്രകേ-യം തയ്യറാക്കിയ അംഗത്തിന്
പ്രസിഡന്റിനു അയക്കാന്‍സാധിക്കുകയുള്ളൂ.
 അതിനായി കേവലെറാരംഗം അകേ ഹത്തിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍പ്രകേവശിച്ച് ഇന്‍കേബാക്സില്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്ത് -റ്റു ലെ-മ്പര്‍-ാര്‍തയ്യാറാക്കിയ പ്രകേ-യങ്ങളില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍%ിത്രം 3 ല്‍കാണുന്ന
കേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും.

%ിത്രം 3
  ഇതില്‍Select എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍പ്രകേ-യം കാണാന്‍സാധിക്കും . Support
എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍പ്രകേ-യം പിന്‍താങ്ങിയതായി -ാറും.
 -ലെറ്റാരംഗം പിന്‍താങ്ങിയ പ്രകേ-യം, പ്രകേ-യം തയ്യറാക്കിയ അംഗം അകേ ഹത്തിലെന്റ
കേ ാഗിനില്‍നിന്ന് കേഹാംകേപജ് എന്ന ലെ-നുവിലെ പ്രകേ-യം എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത്
Forwarded to President എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് ഈ പ്രകേ-യം അയക്കാം. അകേപ്പാള്‍
c സ്റ്റാറ്റസ് Forwarded to President എന്നാകും
 പ്രസിഡന്റ് പ്രകേ-യം അംഗീകരിച്ചുകഴിഞ്ഞാല്‍സ്റ്റാറ്റസ് Approved എന്നാകും. ഇനി
ലെസക്രട്ടറിക്ക് പ്രകേ-യം അജണ്ടയില്‍ഉള്‍ലെപ്പടുത്താം.

എക്സ്ഓഫീകേഷ്യാ ലെസക്രട്ടറി (ഇംപ്ലിലെ-ന്റിിംഗ് ഓഫീസര്‍) കരട് അജണ്ട തയ്യറാക്കുന്ന വിധം.

ലെസക്രട്ടറി നല്‍കുന്ന യൂസര്‍ലെനയിം പാസ്കേവഡും ഉപകേയാഗിച്ച് എക്സ്ഓഫീകേഷ്യാ
ലെസക്രട്ടറിക്ക് കരടജണ്ട തയ്യറാക്കാംം . അതിനായി സകര്‍മ്മയില്‍കേ ാഗിന്‍ലെ%യ്ത് -ീറ്റംഗ് എന്ന
ലെ-നുവിലെ കരട് അജണ്ട എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക(%ിത്രം4).

%ിത്രം 4
 ഫയല്‍നമ്പര്‍എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് ഫയല്‍ നമ്പര്‍കേരഖലെപ്പടുത്തുക . ഫയല്‍നമ്പര്‍
എന്നത് അതാത് ഓഫീസിലെ ഫയല്‍നമ്പകേരാ അലെല്ലങ്കില്‍തകേ ശഭരണ
സ്ഥാപനത്തിലെ ഫയല്‍നമ്പകേരാ കേരഖലെപ്പടുത്താം.
 അടുത്തത് അജണ്ടയുലെട സ്വഭാവം കേരഖലെപ്പടുത്തുക . അതുകഴിഞ്ഞ് ചു-ത ാ വിഭജനം
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക. തുടര്‍ന്ന് അതിലെന്റ ഉപ വിഭജനം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അടുത്തത് ചു-ത ാ വിഭാഗം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 വാര്‍ഡ് എന്ന കേകാകേമ്പാ കേബാക്സില്‍നിന്നും അജണ്ട ഏലെതങ്കിലും വാര്‍ഡു-ായി
ബന്ധലെപട്ടതാലെണങ്കില്‍വാര്‍ഡ് ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 വിഭാഗം എന്നതില്‍ഭരണസ-ിതികേയാഗം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
  അജണ്ട എന്നതില്‍അജണ്ട കേരഖലെപ്പടുത്തുക.
 അജണ്ട കുറിപ്പില്‍അജണ്ടയു-ായി എ®ാകേണാ തീരു-ാനം ആവശ്യ-ായി വരുന്നത് അത്
വിശN-ായി കേരഖലെപ്പടുത്തണം. ഇവിലെട റിച്ച് ലെടസ്ക്റ്റ് കേബാക്സാണ്
ഉപകേയാഗിച്ചിരിക്കുന്നത്. ആവശ്യലെ-ങ്കില്‍പട്ടിക തയ്യാറാക്കാനും കഴിയും.
 അജണ്ടയു-ായി ബന്ധലെപ്പട്ട കേഡാക്യുലെ-ന്റ്സ് എലെ®ങ്കിലും ഉലെണ്ടങ്കില്‍ Click to add files
എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് ഫയല്‍കൂട്ടി കേ%ര്‍ക്കാവുന്നതാണ്. ഒന്നില്‍കൂടുതല്‍ഫയല്‍കേ%ര്‍
ക്കാനും കേ%ര്‍ത്തവ ആവശ്യ-ില്ലാത്തതാലെണങ്കില്‍ഒഴിവാക്കാനും സാധിക്കും.
 അതുകഴിഞ്ഞ് കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കരട് അജണ്ട കേസവ് ആകും. കേസവ് ആയ
അജണ്ട ലെതാട്ടുതാലെഴ ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യും . അത് ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേഫാര്‍കേവഡ് ലെ%യ്യുന്നതുവലെര
View/edit ബട്ടണ്ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് -ാറ്റങ്ങള്‍വരുത്താവുന്നതാണ്.
 ലെസക്രട്ടറിക്ക് അയച്ചുലെകാടുക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി കേഫാര്‍കേവഡ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍
-തിയാകും.
ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിന്‍( അജണ്ടയും കരട് അജണ്ടയും)
 ലെസക്രട്ടറിയും പ്രസിഡന്റു-ായി കൂടിയാകേ ാ%ിച്ചാണ് -ീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നത് . ലെസക്രട്ടറിയുലെട
കേ ാഗിനി ാണ് -ീറ്റിങ്ങു-ായി ബന്ധലെപ്പട്ട നിരവധി കാര്യങ്ങള്‍ലെ%കേയ്യണ്ടത് .
 ലെതാട്ടുമുമ്പ് Implementing Officer തയ്യാറാക്കിയതു കേപാലെ അജണ്ട തയ്യാറാക്കാന്‍
ലെസക്രട്ടറിക്കും സാധ്യ-ാണ്. -ാത്ര-ല്ല -റ്റു എക്സ് ഓഫീകേഷ്യാ ലെസക്രട്ടറി-ാര്‍അയച്ച കരട്
അജണ്ട പരികേശാധിക്കാനും അവ കറക്ട്ലെ%യ്യാനും കേവണലെ-ങ്കില്‍തിരിച്ചയക്കാനും
സാധിക്കും.
 എക്സ് ഓഫീകേഷ്യാ ലെസക്രട്ടറി-ാര്‍, -റ്റു സകേപ്പാര്‍ട്ടിംഗ് സ്റ്റാഫുകള്‍ തയ്യാറാക്കിയ കരട്
അജണ്ടകള്‍ലെസക്രട്ടറിക്ക് ഭിക്കുന്നത് -ീറ്റംഗ് എന്ന ലെ-നുവിലെ കരട് അജണ്ട
വഴിയാണ്.
 കരട് അജണ്ടയില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കരട് അജണ്ട തയ്യറാക്കാനുള്ള സ്ക്രീന്‍
ഭിക്കും(%ിത്രം.5). അതുവഴി ലെസക്രട്ടറിക്ക് റിച്ച് ലെടസ്ക്റ്റ് കേബാക്സ് ഉപകേയാഗിച്ച് അജണ്ട
തയ്യറാക്കാന്‍സാധിക്കും. ഇതുപകേയാഗിച്ച് പട്ടിക തയ്യാറാക്കാനും കഴിയും. ഇങ്ങലെന
തയ്യറാക്കിയ അജണ്ടകള്‍ എന്ന ഭാഗത്ത് കേസവ് ആകും . അവിലെട നിന്ന് കേഫാര്‍കേവഡ്
ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അജണ്ട പ്രസിഡന്റിന് കേപാകും.
 %ിത്രം.5

 സകേപ്പാര്‍ട്ടിംഗ് ഓഫീസര്‍ തയ്യറാക്കിയ അജണ്ടകള്‍ എന്ന ഭാഗത്താണ്

ഇംപ്ലിലെ-കേന്റാഫീസര്‍, -റ്റു സകേപ്പാര്‍ട്ടിംഗ് സ്റ്റാഫുകള്‍എന്നിവര്‍തയ്യറാക്കിയ അജണ്ടകള്‍
കാണുന്നത്.
 ഇതി ് ഓകേരാ ഓഫീസുകളില്‍നിന്നും തയ്യറാക്കിയ കരട് അജണ്ടകള്‍താലെഴ താലെഴ ിസ്റ്റ്
ലെ%യ്യും. വ്യൂ/എഡിറ്റ് എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അവര്‍തയ്യറാക്കിയ അജണ്ട
കാണാന്‍സാധിക്കും.
 എലെ®ങ്കിലും തിരുത്തലുകള്‍ ഉലെണ്ടങ്കി ് കറക്ട് ലെ%യ്യാന്‍ ലെസക്രട്ടറിക്ക് സാധിക്കും .
അതിനുകേശഷം കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കരട് അജണ്ട ലെസക്രട്ടറിയുലെട അജണ്ടാ
ിസ്റ്റില്‍ഉള്‍ലെപ്പടും.
 അത്യാവശ്യം തിരുത്തലുകള്‍ ആവശ്യമുലെണ്ടങ്കില്‍ കരട് അജണ്ട തയ്യറാക്കിയ ഓഫീസര്‍
ക്ക് 'തിരിച്ചയക്കാനുള്ള കാരണം ' കേരഖലെപ്പടുത്തി ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേഭNഗതികള്‍ക്കായി
അയക്കാന്‍സാധിക്കും.
 ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍‘ Added Agendas’ എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍%ിത്രം 5.1 ല്‍
കാണുന്ന കേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും . ഇതില്‍മുമ്പ് തയ്യാറാക്കിയ അജണ്ടകള്‍കാണാന്‍
കഴിയും.

%ിത്രം 5.1
 അതിലെ copy എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ആ അജണ്ട പുതിയ അജണ്ട എന്ന
ഭാഗത്ത് വരും ആവശ്യ-ായ -ാറ്റം വരുത്തി പുതിയ അജണ്ടയാക്കി -ാറ്റന്‍ലെസക്രട്ടറിക്ക്
കഴിയും.
 ലെസക്രട്ടറിയുലെട പക്കലുള്ള അജണ്ട അകേ ഹം കേ-യര്‍ /ലെ%യര്‍പ്ഴ്സണ്‍/പ്രസിഡന്റിന്
 അയച്ചുലെകാടുക്കാന്‍സാധിക്കും.

കേ-യര്‍/ലെ%യര്‍പ്ഴ്സണ്‍/പ്രസിഡന്റ് കേ ാഗിന്‍(അജണ്ട തയ്യറാക്കലും പരികേശാധിക്കലും -ീറ്റിംഗ്

തീയതി കുറിപ്പ് കേരഖലെപടുത്തലും. )
 ഈ കേ ാഗിനില്‍പ്രകേവശിച്ചാല്‍ കേഹാം കേപജി ് ഇന്‍കേബാക്സ് എന്ന ലെ-നുവുണ്ട് . ഇതില്‍
ലെസക്രട്ടറി അയച്ച അജണ്ടകളും അംഗങ്ങള് തയ്യറാക്കിയ കേ%ാN്യങ്ങളും പ്രകേ-യങ്ങളും
കാണാം. അജണ്ടകള്‍പ്രസിഡന്റ് കലെണ്ടങ്കി ് -ാത്രകേ- ലെസക്രട്ടറിക്ക് കമ്മറ്റിയില്‍ ഉള്‍
ലെപ്പടുത്താന്‍കഴിയൂ. അതിനുകേവണ്ടി ഇന്‍കേബാക്ലില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍%ിത്രം 6 ല്‍
കാണുന്നകേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും . അതില്‍അജണ്ടയില്‍ഉള്‍ലെപ്പടുകേത്തണ്ട കാര്യങ്ങള്‍
എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 ഇതില്‍ലെസക്രട്ടറി അയച്ച അജണ്ടകള് താലെഴ ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യും . അതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍
അജണ്ട പ്രസിഡന്റിന് കാണാന്‍സാധിക്കും . കണ്ടുകഴിഞ്ഞ് കേക്ലാസ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യുക. ഇങ്ങലെന ഓകേരാ അജണ്ടയും പ്രസിഡന്റ് കാകേണണ്ടതുണ്ട്.

%ിത്രം 6
 അടുത്തത് കേ%ാN്യങ്ങളാണ്. കേ%ാN്യങ്ങള്‍എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താതാല്‍കേ%ാN്യങ്ങള്‍
അംഗീകരിക്കാന്‍എന്ന ഭാഗത്ത് അംഗങ്ങള്‍തയ്യറാക്കിയ കേ%ാN്യങ്ങള്‍കാണാം.
 അതില്‍കേ%ാN്യം എന്ന ഭാഗത്ത് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കേ%ാN്യം കാണാന്‍സാധിക്കും . അത്
അംഗീകരികേക്കണ്ടതാലെണങ്കി ് അപ്രൂവ് എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യതാല്‍ Approved
successfully എന്ന ലെ-കേസജ് വരം.
 അംഗീകരിക്കാന്‍പറ്റത്തതാലെണങ്കില്‍Reject എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍താലെഴ കേ%ാN്യം
കാണാന്‍സാധിക്കും ഒപ്പം നിരസിക്കാനുള്ള കാര്യം കേരഖലെപ്പടുത്തി Update എന്ന ബട്ടണ്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍Rejected successfully എന്ന ലെ-കേസജ് വരും . അത് അംഗത്തിലെന്റ
കേ ാഗിനില്‍ഈ കേ%ാN്യം നിരസിക്കാനുള്ള കാരണകേത്താടുകൂടി കാണാന്‍സാധിക്കും.
 അടുത്തത് പ്രകേ-യങ്ങളാണ്. പ്രകേ-യങ്ങള്‍ എന്നതി ് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താതാ ് പ്രകേ-യങ്ങള്‍
അംഗീകരിക്കാന്‍ എന്ന ഭാഗത്ത് അംഗങ്ങള്‍തയ്യറാക്കിയ പ്രകേ-യങ്ങള്‍കാണാം.
 അതില്‍പ്രകേ-യം എന്ന ഭാഗത്ത് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ പ്രകേ-യം കാണാന്‍സാധിക്കും. അത്
അംഗീരികേക്കണ്ടതാലെണങ്കില്‍ അപ്രൂവ് എന്ന ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ലെ%യതാല്‍ Approved
successfully എന്ന ലെ-കേസജ് വരും.
 അംഗീകരിക്കാന്‍പറ്റത്തതാലെണങ്കില്‍Reject എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍താലെഴ
പ്രകേ-യം കാണാന്‍സാധിക്കും ഒപ്പം നിരസിക്കാനുള്ള കാരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി Update
എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ Rejected successfully എന്ന ലെ-കേസജ് വരും . അത്
അംഗത്തിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍ഈ പ്രകേ-യം നിരസിക്കാനുള്ള കാരണകേത്താടുകൂടി കാണാന്‍
സാധിക്കും.
കേÁാക്ക് പഞ്ചായത്ത്, ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത് ലെ-മ്പര്‍കേ ാഗിന്‍
ഗ്രാ-പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് കേÁാക്ക് പഞ്ചായത്ത് ലെ-മ്പര്‍കൂടിയാണ് . അതു കേപാലെ
കേÁാക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത് ലെ-മ്പര്‍കൂടിയാണ്. ഗ്രാ- പഞ്ചായത്ത്
പ്രസിഡന്റിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍പ്രകേവശിച്ചാല്‍കേÁാക്ക് -ീറ്റിംഗ് എലെന്നാരു ലെ-നുകൂടിയുണ്ട് (%ിത്രം
6.1), അതുകേപാലെ കേÁാക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റിന് ജില്ലാ -ീറ്റിംഗ് എലെന്നാരു ലെ-നുകൂടിയുണ്ട്
(%ിത്രം 6.2). ഇവിലെട അതുവഴി ഗ്രാ- പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റിന് അതത് കേÁാക്ക്
പഞ്ചായത്തികേ ക്കും കേÁാക്ക് പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റിന് അതത് ജില്ലാ പഞ്ചായത്തികേ ക്കും
കേ%ാN്യങ്ങളും പ്രകേ-യങ്ങളും തയ്യറാക്കാം എന്നതിനുപരി കേÁാക്ക്/ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത്
കേയാഗങ്ങളില്‍പലെങ്കടുക്കുകേമ്പാള്‍വികേയാജനം കേരഖലെപടുത്തിയിട്ടുലെണ്ടങ്കില്‍ആ വികേയാജകുറിപ്പ്
കേരഖലെപടുത്തുന്നതിനും കഴിയും.

%ിത്രം 6.1

%ിത്രം 6.2
കേÁാക്ക് /ജില്ല പ്രകേ-യങ്ങള്‍
 കേÁാക്ക് /ജില്ലാ പഞ്ചായത്തികേ ക്ക് ഗ്രാ-പഞ്ചായത്ത്/കേÁാക്ക് പ്രസിഡന്റിന്
പ്രകേ-യങ്ങള്‍തയ്യാറാക്കാന്‍കഴിയും. അതികേ ക്കായി കേÁാക്ക് പ്രകേ-യങ്ങള്‍/ജില്ലാ
പ്രകേ-യങ്ങള്‍എന്ന ലെ-നുവില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍%ിത്രം 6.1.1 ല്‍കാണുന്നകേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍
ഭിക്കും.

%ിത്രം 6.1.1

 അതില്‍പുതിയ പ്രകേ-യം തയ്യറാക്കുക എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍%ിത്രം 6.3 ല്‍

കാണുന്ന കേപാലെ സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും.
 ഇതില്‍ചു-ത വിഭജനം എന്ന കേകാകേമ്പാ കേബാക്സില്‍നിന്ന് ചു-ത വിഭജനം
 കേരഖലെപടുത്തുക.
 വിഭാഗം എന്നതില്‍നിന്ന് ഭരണസ-ിതികേയാഗം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അതിനുകേശഷം വിഷയം കേരഖലെപ്പടുത്തുക. അടുത്തതില്‍പ്രകേ-യവും കേരഖലെപ്പടുത്തി
എലെ®ങ്കിലും അറ്റാച്ച്ലെ-ന്റ് ഉലെണ്ടങ്കില്‍upload file എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് ഫയല്‍
ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത് പ്രകേ-യം കേസവ് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.

%ിത്രം 6.3
 ഇങ്ങലെന കേസവ് ലെ%യ്ത പ്രകേ-യങ്ങള്‍ഭരണസ-ിതികേയാഗത്തിലെ പ്രകേ-യങ്ങള്‍എന്ന
കേപരില്‍ ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യും. അടുത്തതായി പ്രകേ-യം -റ്റു അംഗങ്ങള്‍സകേപ്പാര്‍ട്ട്
ലെ%യ്യുന്നതിനുകേവണ്ടി അയച്ചുലെകാടുകേക്കണ്ടതാണ്. സ്റ്റാറ്റസ് not forwarded എന്നായിരിക്കും.
അയച്ചുലെകാടുക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി To Support member എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അകേപ്പാള്‍
സ്റ്റാറ്റസ് Waiting for Support എന്നാകും(%ിത്രം 6.4).

%ിത്രം 6.4
 -റ്റു കേÁാക്ക്/ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത് ലെ-മ്പര്‍-ാര്‍ആലെരങ്കിലും പ്രകേ-യം സകേപ്പാര്‍ട്ട് ലെ%യ്താ ്for
support എന്നതു-ാറി Forward to President എന്നാകും. അതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അതത്
കേÁാക്ക്/ജില്ലാ പഞ്ചായത്ത് പ്രസിഡന്റ് -ാരുലെട കേ ാഗിനില്‍പ്രകേ-യം ഭിക്കും.
-ീറ്റിംഗ് തീയതി കുറിപ്പ്
 ഇങ്ങലെന അജണ്ടകളും പ്രകേ-യങ്ങളും കേ%ാN്യങ്ങളും പ്രസിഡന്റ് കണ്ടുകഴിഞ്ഞാല്‍
പ്രസിഡന്റും ലെസക്രട്ടറിയും കൂടിയാകേ ാ%ിച്ച് -ീറ്റിംഗ് തീയതി തയ്യറാക്ക ാണ്.
 അതിനായി പ്രസിഡന്റിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍-ീറ്റിംഗ് എന്ന ലെ-നുവില്‍-ീറ്റിംഗ് തീയതി കുറിപ്പ്
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 വിഭാഗം എന്നതില്‍നിന്ന് ഭരണസ-ിതികേയാഗം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അതിനുകേശഷം Add ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക(%ിത്രം 7)
 %ിത്രം 7
 ഇവിലെട കേയാഗസ്വഭാവം എന്ന കേകാകേമ്പാകേബാക്ലില്‍നിന്നും കേയാഗസ്വഭാവം
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക. കേയാഗസ്ഥ ം പഞ്ചായത്ത് ഹാളായിരിക്കും. ഉകേ ശിച്ച തീയതി
എന്നുള്ളതില്‍നിന്നും തീയതി ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 ഉകേ ശിച്ച സ-യം കേരഖലെപ്പടുത്തി കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക , ഇങ്ങലെന കേസവ്
ലെ%യ്താല്‍ലെതാട്ടുതാലെഴ -ീറ്റിംഗ് തീയതി വരും.
 ഇങ്ങലെന കുറിച്ച -ീറ്റിംഗ് തീയതി പ്രസിഡന്റിന് ലെസക്രട്ടറി -ീറ്റിംഗ് ഫിക്സ് ലെ%യ്യുന്നതുവലെര
ആവശ്യമുലെണ്ടങ്കില്‍തിരുത്താവുന്നതാണ്. അതിനായി എഡിറ്റ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍
-ീറ്റിംഗ് തീയതി നിശ്ചയിക്കല്‍എന്ന സ്ക്രീന്‍വരും . അതില്‍തീയതി, കേയാഗസ്വഭാവം,
സ-യം എന്നിവ തിരുത്തി കേസവ് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.
-ീറ്റിംഗ് നിശ്ചയിക്കല്‍(ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിന്‍)
 പ്രസിഡന്റ് നല്‍കിയ -ീറ്റിംഗ് തീയതി കുറിപ്പനുസരിച്ച് ലെസക്രട്ടറി യുലെട ഇന്‍കേബാക്സില്‍ആ
-ീറ്റിംഗ് തീയതി വരും. അതില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യതാല്‍നിശ്ചയിച്ച -ീറ്റിംഗുകള്‍കാണാന്‍
സാധിക്കും. അതില്‍ അവശ്യമുള്ള തീയതിയി ് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുകകേയാ അലെല്ലങ്കില്‍-ീറ്റിംഗ്
എന്ന ലെ-നുവിലെ അജണ്ട കേ%ര്‍ക്കുക എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് അജണ്ട കേ%ര്‍കേക്കണ്ട
ഭരണ സ-ിതി തീയതി ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക(%ിത്രം 8).

%ിത്രം 8

 നി വിലുള്ള അജണ്ട എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍പ്രസിഡന്റ് അപ്രൂവ് ലെ%യ്ത കേ%ാN്യങ്ങളും

പ്രകേ-യങ്ങളും അജണ്ടകളും ഭ്യ-ാകും.
 ഇതില്‍ആN്യം കേ%ാN്യങ്ങളും പിലെന്ന പ്രകേ-യങ്ങളും അതുകഴിഞ്ഞ് അജണ്ടകളും എന്ന
രീതിയി ാണ് ിസ്റ്റ് ലെ%യ്തിരിക്കുന്നത്.
 ഓകേരാന്നികേന്റയും കേനലെരയുള്ള വ്യൂ ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അതാത് കേ%ാN്യങ്ങളുകേടയും ,
 പ്രകേ-യങ്ങളുകേടയും, അജണ്ടകളുകേടയും വിശN വിവരങ്ങള്‍ ഭ്യ-ാകും.
 അജണ്ടയില്‍ഉള്‍ലെപ്പടുത്താന്‍ലെസ ക്ട് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് അജണ്ടയില്‍ഉള്‍ലെപ്പടുത്തുക
എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍"Agendaitem add successfully” എന്ന ലെ-കേസജ് ഭിക്കും.
 ഇവിലെടയാണ് അജണ്ടയുലെട മുന്‍ഗണനാ ക്ര-ം (priority) തീരു-ാനിക്കുന്നത്. ‘Edit button’
ഉപകേയാഗിച്ച് ആവശ്യാനുസരണം മുന്‍ഗണനാ ക്ര-ം -ാറ്റം വരുത്താവുന്നതാണ് . Edit
button ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍%ിത്രം 8.1 ല്‍കാണുന്ന കേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും . അവിലെട
അജണ്ട മുന്‍ഗണനാ ക്ര-ം അനുസരിച്ചുള്ള നമ്പര്‍കേരഖലെപ്പടുത്തുക.

%ിത്രം 8.1

 -ീറ്റിംഗില്‍ ഉള്‍ലെപ്പടുത്തിയ അജണ്ട ിസ്റ്റില്‍നിന്ന് അജണ്ട ഒഴിവാക്കുന്നതിന് delete

ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-തിയാകും.
 ഇങ്ങലെന അജണ്ടകലെളല്ലാം കേ%ര്‍ത്തുകഴിഞ്ഞാല്‍പ്രസിഡന്റിനു റിവ്യൂവിന് അയച്ചു
ലെകാടുക്കുന്നതിന് മുന്‍പായി കരട് -ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസ് എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് -ീറ്റിംഗ്
കേനാട്ടീസ് കാണാവുന്നതാണ്.
 പ്രസിഡന്റിനു റിവ്യൂവിന് അയച്ചു ലെകാടുക്കുന്നതിന് ‘To President for Review’ എന്ന
ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-തിയാകും.

അജണ്ട റിവ്യൂലെ%യ്യല്‍(പ്രസിഡന്റ് /ലെ%യര്‍കേപഴ്സണ്‍/കേ-യര്‍കേ ാഗിന്‍)

 പ്രസിഡന്റിലെന്റ ഇന്‍കേബാക്സില്‍ Draft agenda Waiting for review എന്ന ിങ്ക് കാണാം .
അതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ഭരണ സ-ിതി കേയാഗത്തിലെന്റ വിവരങ്ങള്‍ ഭ്യ-ാകും . ഇതില്‍
ലെസ ക്ട് എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കേയാഗത്തിലെന്റ വിവരങ്ങള്‍വരും . അതില്‍
അജണ്ടകള്‍ ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യും. അജണ്ടയില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താ ് അജണ്ടയുലെട വിവരങ്ങള്‍
കാണാന്‍സാധിക്കും. കരട് -ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസ് എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് -ീറ്റിംഗ്
കേനാട്ടീസും കാണാവുന്നതാണ്. (%ിത്രം.9)

%ിത്രം 9
  അതില്‍Reviewed എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കേയാഗം പ്രസിഡന്റ് റിവ്യൂ ലെ%യ്തത്
ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേപാകും.
 ഏലെതങ്കിലും കാരണത്താല്‍ തിരിച്ചയകേക്കണ്ട ആവശ്യമുലെണ്ടങ്കില്‍ Return എന്ന ബട്ടണ്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് Are you sure to return Meeting details for further corrections എന്ന
ലെ-കേസജ് ഒലെക ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അകേപ്പാള്‍തിരിച്ചയക്കാനുള്ള കാരണം കേരഖലെപ്പടുത്താന്‍കേകാളം വരും . അത്
കേരഖലെപ്പടുത്തി Return to Secretary എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 തിരിച്ചയച്ച കേയാഗവിവരം ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍ ഇന്‍കേബാക്സി ് ഭിക്കും. അവിലെട
നിന്ന് -ീറ്റിംഗ് നിശ്ചയിക്കല്‍എന്ന സ്ക്രീനായിരിക്കും ഭിക്കുക.
 അവിലെട അജണ്ട കേ%ര്‍ക്കാനും ഒഴിവാക്കാനും സാധിക്കും.

-ീറ്റിംഗ് നിശ്ചയിക്കല്‍( ലെസക്രട്ടറി കേ ാഗിന്‍)

 -ീറ്റിംഗ് ലെസക്രട്ടറി നിശ്ചയിച്ചാല്‍പിലെന്ന തീയതിയും സ-യവും തിരുത്താന്‍സാധിക്കില്ല .
അതുവലെര പ്രസിഡന്റിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍-ീറ്റിംഗ് തീയതി കുറിപ്പ് എന്നതില്‍നിന്നും കുറക്ട്
ലെ%യ്യാന്‍സാധിക്കും.
 -ീറ്റിംഗ് എന്ന ലെ-നുവില്‍-ീറ്റിംഗ് നിശ്ചയിക്കല്‍എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അവിലെട -ീറ്റംഗ്
നിശ്ചയികേക്കണ്ട ഭരണസ-ിതികേയാഗത്തിനുകേനലെരയുള്ള ലെസ ക്ട് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അവിലെട കേയാഗവിവരങ്ങള്‍കാണാന്‍സാധിക്കും. അതിലെ FIX MEETING എന്നതില്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക (%ിത്രം.10.)

%ിത്രം.10
 അകേപ്പാള്‍അവിലെട കരട് കത്ത് തയ്യറാക്കുക എന്ന സ്ക്രീന്‍വരും . കരട് കത്ത്
തയ്യറാക്കല്‍എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 Edit Notice No എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് കേനാട്ടീസ് നമ്പര്‍തിരുത്താവുന്നതാണ് %ിത്രം 11
 %ിത്രം 11

 കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസ് നമ്പര്‍ കറക്ട് തലെന്നയാകേണാ എന്ന്

കേ%ാNിച്ച് ലെ-കേസജ് വരും. കറക്ട് തലെന്നയാലെണങ്കി ് ഒലെക ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. ക്യാന്‍
സല്‍ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്തത് ആവശ്യമുലെണ്ടങ്കില്‍കേനാട്ടീസ് നമ്പര്‍കറക്ട് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ് .
 OK ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍Draft letter has been prepared . Please use View button to
view the letter എന്ന ലെ-കേസജ് വരും
 View എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താ ് കത്ത് കാണാന്‍സാധിക്കും. അംഗങ്ങള്‍ക്ക് കത്ത്
പ്രിന്റ് ലെ%യ്ത് നല്‍കാവുന്നതാണ്.
 Check Mobile number എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ലെ-മ്പര്‍-ാരുലെട ലെ-ാകൈബല്‍നമ്പര്‍
കാണാന്‍സാധിക്കും. ആവശ്യമുലെണ്ടങ്കില്‍നമ്പര് കറക്ട് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്. അതിനുകേശഷം
Update mobile number എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. തുടര്‍ന്ന് Send SMS എന്ന ബട്ടണില്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അംഗങ്ങള്‍ക്ക് ലെ-കേസജ് കേപാകും.
 ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍ കേഹാം കേപജില്‍ പഴയ -ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസുകള്‍ കാണാന്‍
കഴിയും.

കരട് -ിനിറ്റ്സ് തയ്യാറാക്കല്‍( ലെസക്രട്ടറി കേ ാഗിന്‍)

 അതത് -ീറ്റിംഗ് Nിവസം ഓണ്‍കൈ നായി -ിറ്റിംഗ് വിവരങ്ങള്‍കേരഖലെപ്പടുത്താവുന്നതാണ്.
 കരട് -ിനുറ്റ്സ് ലെ-നു വില്‍ select ലെ%യ്യുകേമ്പാള്‍ -ീറ്റിംഗ് ിസ്റ്റ് %ിത്രത്തിലുള്ളതു
കേപാലെ (%ിത്രം 11 ) കാണാന്‍ സാധിക്കും.
 ഇവിലെട ലെസക്രട്ടറി -ീറ്റിംസ് -ിനിറ്റ്സ് തയ്യറാക്കാന്‍ ഏലെതങ്കിലും ക്ലര്‍ക്കിലെന
ചു-ത ലെപ്പടുത്തിയിട്ടുലെണ്ടങ്കില്‍ Assign to Clerk എന്ന ഭാഗത്ത് ചു-ത ലെപ്പടുത്തിയ ക്ലര്‍
ക്കിലെന്റ കേപര് കാണാന്‍ കഴിയും. അകേ ഹത്തിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍ പ്രകേവശിച്ച് കരട് -ിനിറ്റ്സ്
തയ്യാറാക്കാവുന്നതാണ്.(ലെസക്രട്ടറി -ീറ്റിംഗ് -ാകേനജര്‍ / ക്ലാര്‍ക്ക് ലെ-നു വഴി -ീറ്റിംഗ്
-ാകേനജര്‍ / ക്ലാര്‍ക്ക് add ലെ%യ്തിട്ടുലെണ്ടങ്കില്‍ -ാത്രം )

%ിത്രം 11
ലെസലെക്രട്ടറിക്ക് കേവണലെ-ങ്കില്‍ Assign to Clerk ലെ ടിക്ക് ഒഴിവാക്കിയാല്‍ Are you sure to cancel meeting
duty എന്ന ലെ-കേസജ് ഭിക്കും അതില്‍ OK ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് (%ിത്രം 11.1) ലെസക്രട്ടറിക്ക് തലെന്ന
-ീറ്റിംഗ് -ിനുട്സ് കേരഖലെപ്പടുത്താവുന്നതാണ്. അങ്ങലെന ലെ%യ്യുന്ന -ീറ്റിംഗുകള്‍ കേഭNഗതിക്കായി
തിരിച്ചയക്കാന്‍ സാധിക്കുന്നതല്ല .

%ിത്രം 11.1

 -ിനിറ്റ്സ് കേരഖലെപ്പടുകേത്തണ്ട കേയാഗ തീയതിയില്‍ ലെസ ക്ട് എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക്

ലെ%യ്യുക(%ിത്രം.12).

%ിത്രം 12
 -ീറ്റിംഗ് തീരു-ാനിച്ച Nിവസം പ്രസിഡന്റുള്‍ലെപ്പലെട ഒരു ലെ-മ്പര്‍-ാരും ഹാജരാകാലെത
വന്നാല്‍ലെസക്രട്ടറിക്ക് ക്വാറം തികയാത്തതിനാ ് -ീറ്റിംഗ് റ ാക്കുന്നു എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്ത് വിശNീകരണവും കേരഖലെപടുത്തി meeting canceled by secretary എന്ന ബട്ടണ്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്. (%ിത്രം 12.1).

%ിത്രം 12.1

 ഇങ്ങലെന ലെ%യ്യുകേമ്പാള്‍ ' ‘All Agendas of this meeting are Forwarded the Next
Meeting’ എന്ന ലെ%ക്കേബാക്സില്‍ടിക് കാണും . എങ്കില്‍ ഈ അജണ്ടകലെളല്ലാം
ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍ അജണ്ടാ ിസ്റ്റില്‍ഉണ്ടാകും . എന്നാല്‍ ഈ അജണ്ട
കലെളല്ലാം അടുത്ത -ീറ്റിംഗികേ ക്ക് കേവലെണ്ടങ്കില്‍ ടിക്ക് -ാറ്റാവുന്നതാണ്.

ക്വാറം തികയുകയും -ീറ്റീംഗ് തുടങ്ങുകയും ലെ%യ്യുന്ന അവസരത്തില്‍ അദ്ധ്യക്ഷന്‍എന്ന

കേകാകേമ്പാകേബാക്സില്‍നിന്ന് അദ്ധ്യക്ഷലെന ലെതരലെഞ്ഞടുക്കാവുന്നതാണ് (%ിത്രം 12.2 secretary
login)( %ിത്രം 12.2.1 Clerk Login)

%ിത്രം 12.2

%ിത്രം 12.2.1
 ആരംഭിച്ച സ-യം കേരഖലെപ്പടുത്തുക.
 അതിനുകേശഷം കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ഹാജര്‍കേരഖലെപ്പടുത്തുന്നതിനുകേവണ്ടിയുള്ള
കേപജായിരിക്കും ഭിക്കുന്നത്.
-ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍(ക്വാറം തികയാത്തതിനാല്‍)

 ഹാജര്‍കേരഖലെപടുത്തുകേമ്പാള് ക്വാറം തികയാലെത വന്നാ ് വ തുവശത്ത് "-ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍

(ക്വാറം തികയാത്തതിനാല്‍)” എന്ന് ചുവപ്പ് നിറത്തില്‍ഒരു ബട്ടണ്‍ആക്റീവ്
ആയിരിക്കും. ഈ ബട്ടണില്‍ എന്റര്‍ ലെ%യ്താല്‍ (%ിത്രം 12.3 (secretary login) ) (%ിത്രം
12.3.1 Clerk Login) എന്ന സ്ക്രീന്‍ വരും.

%ിത്രം 12.3
 ഇതില്‍ വിശNീകരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി 'Approved by Secretary ' എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്ത് -ീറ്റിംഗ് റ ാക്കാവുന്നതാണ്. ഇങ്ങലെന റ ാക്കുന്ന -ീറ്റിംഗുകള്‍ 'president Approve
ലെ%കേയ്യണ്ടതില്ല.
 എന്നാല്‍ ക്ലാര്‍ക്ക് കേ ാഗിനില്‍ ആലെണങ്കില്‍ വിശNീകരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി 'verified by
Clerk ' എന്ന ബട്ടണ്‍ enter ലെ%യ്ത് ആ -ീറ്റിംഗ് ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേഫാര്‍കേവര്‍ഡ്
ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.

%ിത്രം 12.3.1
  ഇങ്ങലെന forward ലെ%യ്ത -ീറ്റിംഗ് ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍ "-ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍(ക്വാറം
തികയാത്തതിനാല്‍)” എന്ന ബട്ടണ്‍ വഴി ലെസക്രട്ടറി ക്ക് Approve / Reject

ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.
 ഹാജര്‍കേരഖലെപടുത്തുകയും ക്വാറം തികയുകയും ലെ%യ്താല്‍ഈ ബട്ടണിലെന്റ കേപര്
"കേയാഗത്തിലെ നടപടി ക്ര-ങ്ങള്‍" എന്നാകും(%ിത്രം 13).

%ിത്രം 13

കേയാഗത്തിലെ നടപടി ക്ര-ങ്ങള്‍

 കേയാഗം ആരംഭിക്കുകേമ്പാള്‍ അജണ്ടയില്‍ ഇല്ലാത്ത അനുകേശാ%നം ഉള്‍ലെപ്പലെടയുള്ള
-ലെറ്റലെ®ങ്കിലും നടപടി ക്ര-ങ്ങള് കേരഖലെപടുത്തണലെ-ങ്കില്‍ കേയാഗ നടപടിക്ര-ങ്ങള്‍
എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക . അകേപ്പാള്‍%ിത്രം 13.2 ല്‍കാണുന്ന കേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍
ഭിക്കും.

%ിത്രം 13.2
 അവിലെട വിശNീകരണം എന്ന ഭാഗത്ത് വിവരങ്ങള്‍ കേരഖലെപടുത്തി കേസവ് ലെ%യ്യുക.
 അംഗങ്ങള്‍ ഇന്‍ ആകുന്ന സ-യത്ത് അാതാത് കേപരിനുകേനലെര in എന്ന ലെ%ക് കേബാക്സ്
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. ഇന്‍ ടിക് ലെ%യ്താല്‍പിലെന്ന Out എന്ന ലെ%ക് കേബാക്സ് ആക്ടീവാകും.
 അംഗങ്ങള്‍ കമ്മറ്റിയില്‍നിന്ന് കേപാകുന്ന സ-യത്ത് ലെഒൌട്ട് എന്ന ലെ%ക്കേബാക്സ് ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യക. പിലെന്നയും തിരിച്ച് വരുന്ന സ-യത്ത് ഇന്‍എന്ന ലെ%ക് കേബാക്സ് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 ഏലെതങ്കിലും സ-യത്ത് ക്വാറം തികയാലെത വന്നാല്‍-ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍ (ക്വാറം
തികയാത്തതിനാല്‍) എന്ന് ചുവപ്പ് നിറത്തില്‍ഒരു ബട്ടണ്‍ആക്റീവ് ആകും.
  ഏലെതങ്കിലും അംഗത്തിലെന്റ കേപര് -ാറി ലെ%ക് ലെ%യ്താ ് ക്ലിയര്‍ ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത്
ക്ലിയറാക്കാവുന്നതാണ്.

അടിയ®ര പ്രാധാന്യമുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ഉത്തരവുകള്‍.

 ത്രിത പഞ്ചായത്തുകളില്‍കേയാഗം നടക്കുന്ന Nിവസം കേനരലെത്ത തയ്യറാക്കിയ
അജണ്ടയില്‍ അടിയ®ിര പ്രാധാന്യമുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ഉത്തരവുകള്‍ ഒഴിലെക കേവലെറ
യാലെതാരു അജണ്ടയും കേ%ര്‍ക്കന്‍കഴിയില്ല.
 എന്നാല്‍ നഗരസഭകളി ് സപ്ലിലെ-ന്ററി അജണ്ടയായി അടിയ®ിര പ്രാധാന്യമുള്ള
അജണ്ടകള്‍കേയാഗം നടക്കുന്ന Nിവസം കേ%ര്‍ക്കാനുള്ള സംവിധാനം നി വില്‍ഉണ്ട് .
 അടിയ®ിര പ്രാധാന്യമുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ഉത്തരവുകള്‍എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് കമ്മറ്റിയില്‍
%ര്‍ച്ചലെ%കേയ്യണ്ട സര്‍ക്കാര്‍ കത്തുകളത്ത രവുകകേളാഉള്‍ലെപ്പടുത്താവുന്നതാണ് (%ിത്രം13.1).

%ിത്രം.13.1
 ഇതില്‍സര്‍ക്കാര്‍ഉത്തരവ് നമ്പര്‍, പ്രാധാന്യ കാരണം , അജണ്ട, അജണ്ടാകുറിപ്പ് ഇവ
കേരഖലെപ്പടുകേത്തണ്ടതാണ്.
 Choose Files എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് സ്കാന്‍ലെ%യ്ത ഉത്തരവ് അറ്റാച്ച് ലെ%കേയ്യണ്ടതാണ്.
 ഇങ്ങലെന കേ%ര്‍ത്ത അജണ്ടകള്‍കമ്മറ്റിയിലെ അജണ്ടാ ിസ്റ്റില്‍വരും.
അജണ്ട കേയാഗ വിവരണങ്ങള്‍
 ഒരജണ്ട %ര്‍ച്ച ലെ%യ്യുന്ന സ-യത്ത് ആ അജണ്ടയു-ായി ബന്ധലെപട്ട് %ര്‍ച്ചയല്ലാലെത
നടക്കുന്ന നടപടിക്ര-ങ്ങള്‍ (കേവാലെട്ടടുപ്പ്, ക്ര-സ-ാധാന പ്രശ്നങ്ങള്‍) കേരഖലെപടുത്തുന്നത്
ഇവിലെടയാണ് (%ിത്രം 13.3).

%ിത്രം 13.3
 അജണ്ട എന്ന കേകാകേമ്പാ കേബാക്സില്‍നിന്ന് അജണ്ട ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
  വിശNീകരണം എന്ന ഭാഗത്ത് വിശNീകരണം കേരഖലെപടുത്തുക.
 അതിനുകേശഷം കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
%ര്‍ച്ചകളും കേ%ാN്യങ്ങളും.
 %ര്‍ച്ചകളും കേ%ാN്യങ്ങളും ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുകേമ്പാള്‍%ിത്രം 14 ല്‍കാണുന്നകേപാലുള്ള കേപജ്
ഭിക്കും.
 ഇതില്‍അജണ്ട ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക എന്ന കേകാകേമ്പാ കേബാക്സില്‍നിന്നും അജണ്ട
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 ലെ-മ്പര്‍ എന്ന കേകാകേമ്പാ കേബാക്സില്‍നിന്നും %ര്‍ച്ച ലെ%യ്യുന്ന ലെ-മ്പര്‍ആലെരന്നു
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 Discussion എന്ന കേകാളത്തില്‍%ര്‍ച്ച കേരഖലെപ്പടുത്തുക.
 ഇങ്ങലെന ഓകേരാ അജണ്ടയും കേരഖലെപ്പടുത്തലുകള്‍വരുത്തകേത്തണ്ടതാണ്.
 ഏലെതങ്കിലും ലെ-മ്പര്‍വികേയാജനം കേരഖലെപ്പടുത്തുന്നുലെണ്ടങ്കില്‍വികേയാജിക്കുന്നു എന്ന
ലെ%ക്കേബാക്സ് ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് വികേയാജിക്കാനുള്ള കാരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി കേസവ്
ലെ%കേയ്യണ്ടതാണ്.
 വികേയാജനം കേരഖലെപ്പടുത്തിയ അംഗം 48 -ണിക്കൂറിനുള്ളില്‍അവരവരുലെട കേ ാഗിനില്‍
പ്രകേവശിച്ച് വികേജാജനകുറിപ്പ് കേരഖലെപ്പടുകേത്തണ്ടതാണ്.
 വിവരങ്ങള്‍കേരഖലെപ്പടുത്തിക്കഴിഞ്ഞാല്‍ Go back to Draft minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്ത് കരട് -ിനിറ്റ്സ് എന്ന ലെ-നുവികേ ക്ക് കേപാകാവുന്നതാണ്.

%ിത്രം 14
തീരു-ാനങ്ങളും അംഗീകരിച്ച പ്രകേ-യങ്ങളും.
 ഇതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ഓകേരാ അജണ്ടയും ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത് ആ അജണ്ടയു-ായി
ബന്ധലെപ്പട്ട തീരു-ാനം കേരഖടുത്താവുന്നതാണ് (%ിത്രം 15). അജണ്ടകളുലെട ക്ര-നമ്പര്‍
ഉപകേയാഗിച്ചും അജണ്ട ലെതരലെഞ്ഞടുക്കാവുന്നതാണ്.
 തീരു-ാനം എന്ന കേകാകേമ്പാകേബാക്സില്‍നിന്നും തീരു-ാനം ലെതരലെഞ്ഞടുക്കാവുന്നതാണ്.
 ഇതില്‍അടുത്തകേയാഗത്തികേ ക്ക് -ാറ്റി വച്ചു എന്ന തീരു-ാന-ാലെണങ്കില്‍ഈ അജണ്ട
ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍ അജണ്ട കേ%ര്‍ക്കുക എന്ന ഭാഗത്ത് വരും.
 അജണ്ടാ കുറിപ്പ് എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അജണ്ട കുറിപ്പ് വിശNീകരണം എന്ന
ഭാഗത്ത് വരും. ആവശ്യമുള്ള രീതിയില്‍ -ാറ്റം വരുത്തി കേസവ് ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.
 -ാത്ര-ല്ല കേഡാക്യുലെ-ന്റ് കേഫാര്‍-ാറ്റില്‍ കേരഖലെപടുത്താന്‍ കഴിയത്തക്ക തരത്തി ാണ് .
ഇതുവഴി പട്ടിക തയ്യറാക്കാനും കഴിയും.
 ഒരു അജണ്ടക്ക് ഒരു തീര-ാനം -ാത്രകേ- കേരഖലെപ്പടുത്താന്‍കഴിയുകയുള്ളൂ , എന്നാല്‍
വിശNികരണം എന്ന കേകാളത്തില്‍ ഒന്നി ് കൂടുതല്‍ (ഉNാഹരണ-ായി 1.1, 1.2 എന്ന
 രീതിയില്‍) വിശNീകരണം കേരഖലെപ്പടുത്താന്‍കഴിയും.
 തീരു-ാനം കേരഖലെപ്പടുത്താത്ത അജണ്ടകളുലെട ക്ര- നമ്പര്‍ Pending decision Agenda Numbers
എന്നതില്‍കാണിക്കും.
 അജണ്ടയി-ായി ബന്ധലെപ്പട്ട് കമ്മറ്റിയില്‍ അംഗീകാരം ഭിച്ചകേതാ ഒഴിവാക്കിയകേതാ
കേഡാക്യൂലെ-ന്റ്കേസാ ിസ്റ്റകകേളാ ഉലെണ്ടങ്കില്‍View Files എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് അറ്റാച്ച്
ലെ%യ്യാവുന്നതാണ്.

%ിത്രം 15

 -ീറ്റിംഗില്‍ ഉള്‍ലെപ്പടുത്തിയ മുഴുവന്‍ അജണ്ടകള്‍ക്കും തീരു-ാന-ാകാലെത -ീറ്റിംഗ്

അവസാനിപ്പികേക്കണ്ടിവന്നാല്‍ വ തു വശത്തു " -ീറ്റിംഗ് അവസാനിപ്പിക്കല്‍(ക്വാറം
തികയാത്തതിനാല്‍) ” എന്ന് ചുവപ്പ് നിറത്തില്‍ഒരു ബട്ടണ്‍ ആക്റീവ് ആയിരിക്കും. ഈ
ബട്ടണില്‍ എന്റര്‍ ലെ%യ്താല്‍ (%ിത്രം 15.1 (secretary login) ) (%ിത്രം 15.2 Clerk Login)
എന്ന സ്ക്രീന്‍ വരും.

%ിത്രം 15.1
 %ിത്രം 15.2
-ീറ്റിംഗ് അവസാനിപ്പിക്കല്‍ എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ %ിത്രം 15.3 ല്‍ കാണുന്ന കേപാലുള്ള
സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും.

%ിത്രം 15.3
ഇവിലെട -ീറ്റിംഗ് അവസാനിപ്പിക്കാനുള്ള കാരണം എന്ന ഭാഗത്ത് കാരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി കേസവ്
ലെ%യ്യുക.
ലെസക്രട്ടറിയുലെട അഭിപ്രായ കുറിപ്പ്
 ഓകേരാ അജണ്ടയും ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത് ആവശ്യം ഉലെണ്ടങ്കില്‍ലെസക്രട്ടറിക്ക് അഭിപ്രായം
കേരഖലെപ്പടുത്താവുന്നതാണ്
 അജണ്ട ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക എന്നതില്‍നിന്നും അജണ്ട ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക(%ിത്രം 16)
 അഭിപ്രായം എന്ന കേകാളത്തില്‍അഭിപ്രായം കേരഖലെപ്പടുത്തി കേസവ് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.

%ിത്രം 16
 വിവരങ്ങള്‍കേരഖലെപ്പടുത്തികഴിഞ്ഞാ ്back to Draft minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് കരട്
-ിനിറ്റ്സ് എന്ന ലെ-നുവികേ ക്ക് കേപാകാവുന്നതാണ്.
 കമ്മറ്റി പൂര്‍ത്തിയായി കഴിഞ്ഞാല്‍കമ്മറ്റി അവസാനിച്ച സ-യം
കേരഖലെപ്പടുകേത്തണ്ടതാണ്.
 മുഴുവന്‍തീരു-ാനങ്ങളും കേരഖലെപ്പടുത്തിയാന്‍-ാത്രകേ- തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍അപ്രൂവ് ലെ%യ്യാന്‍
കഴിയുകയുള്ളൂ.

ക്ലര്‍ക്ക് കേ ാഗിനില്‍ആണ് കരട് -ിനിറ്റസ് കേരഖലെപടുത്തുന്നലെതങ്കില്‍അത് ലെസക്രട്ടറിക്ക് കേഫാര്‍

കേവഡ് ലെ%യ്യണം.

തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍പൂര്‍ത്തീകരണം
 തീരു-ാന രജിസ്റ്റര് പൂര്‍ത്തീകരിക്കുണലെ-ങ്കില്‍ മുഴുവന്‍ തീരു-ാനങ്ങളും
കേരഖലെപ്പടുത്തിയിരിക്കണം. അതിനുകേശഷം View Decision Register എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്താല്‍ തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍ കാണാന്‍ സാധിക്കും . വിവരങ്ങള്‍ ശരിയാലെണങ്കില്‍ Decision
Register എന്ന ബട്ടണില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക . അകേപ്പാള്‍ കൂടുതല്‍ തീരു-ാനങ്ങള്‍
കേരഖലെപ്പടുത്താന്‍ സാധിക്കില്ല എന്ന ലെ-കേസജ് കേബാക്സ് വരും . അതില്‍ ഒലെക ബട്ടണ്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അകേപ്പാള്‍"കരട് തീരു-ാനങ്ങള്‍പ്രസിഡന്റിലെന്റ അംഗീകാരത്തിനായി അയച്ചിരിക്കുന്നു "
എന്ന ലെ-കേസജ് വരും.
തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍അംഗീകരിക്കല്‍(പ്രസിഡന്റ് കേ ാഗിന്‍)
 പ്രസിഡന്റ് കേ ാഗിനില്‍പ്രകേവശിച്ച് ഇന്‍കേബാക്സില്‍നിന്നും “ Draft Decision Register Waiting
foe Review” എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. -ീറ്റിംഗ് നമ്പരും തീയതിയും കാണും. അതിലെ
ലെസ ക്ട് എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അകേപ്പാള്‍%ിത്രം 17 ല്‍കാണുന്നകേപാലുള്ല കേപജ് ഭിക്കും . അതിലെ View Decision Register
എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍കാണാന്‍സാധിക്കും.
 View Agenda attachments എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍അജണ്ടകേയാലെടാപ്പം കേ%ര്‍ത്തിട്ടുള്ള
അറ്റാച്ച്ലെ-ന്റുകള്‍കാണാന്‍സാധിക്കും.
 എലെ®ങ്കിലും പിശകുകള്‍കണ്ടാല്‍പ്രസിഡന്റിന് ലെസക്രട്ടറിക്ക് തിരിച്ചയക്കാന്Decision
Register എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് തിരിച്ചക്കാനുള്ള കാരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി Update എന്ന
ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-തിയാകും.
  അപ്രൂവ് ലെ%യ്യാന് Decision Register എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍Approved
Successfully എന്ന ലെ-കേസകേജാടുകൂടി തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍അപ്രൂവ് ആകും . അകേതാടുകൂടി
അംഗങ്ങള്‍ക്ക് തീരു-ാന രജിസ്റ്ററിലെന്റ പ്രിലെന്റടുത്ത് നല്‍കാം . -ാത്ര-ല്ല അവരുലെട
കേ ാഗിനുകളില്‍തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍ ഭ്യ-ാകും.

%ിത്രം 17
-ിനിറ്റ്സ് പൂര്‍ത്തീകരണം(ലെസക്രട്ടറി)
 തീരു-ാന രജിസ്റ്റര്‍പ്രസിഡന്റ് അപ്രൂവ് ലെ%യ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍-ിനിറ്റ്സ് പൂര്‍ത്തിയാക്കാന്‍
സാധിക്കും. അതിനുകേവണ്ടി -ിനിറ്റ്സ് എന്ന ലെ-നുവിലെട കരട് -ിനിറ്റ്സ് എന്നതില്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യുക. അതി ്Minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കൂടുതല്‍അഭിപ്രായങ്ങള്‍ഇനി
-ിനിറ്റ്സില്‍കേ%ര്‍ക്കാന്‍സാധ്യ-ല്ല എന്ന ലെ-കേസജ് വരും അതില്‍ഒലെക ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്താല്‍-ിനിറ്റ്സ് തയ്യറാക്കല്‍പൂര്‍ത്തീകരിച്ചു എന്ന ലെ-കേസജ് വരും.
 -ിനിറ്റ്സ് പ്രസിഡന്റിലെന്റ അംഗീകാരത്തിന് അയച്ചുലെകാടുക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി -ിനിറ്റ്സ്
എന്ന ലെ-നുവിലെ -ിനിറ്റ്സ് അംഗീകാരം എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക .
 അവിലെട -ിനിറ്റ്സ് എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-ിനിറ്റ്സ് കാണാവുന്നതാണ് .
എലെ®ങ്കിലും പിശക് കണ്ടാ ്Minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-ിനിറ്റ്സില്‍കൂടുതല്‍
തിരുത്തലുകള്‍ആവശ്യ-ാണ് എന്ന ലെ-കേസജ് വരും. അതില്‍ഒലെക ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അതിനുകേശഷം തിരുത്തലുകള്‍വരുത്തുന്നതിനുകേവണ്ടി അതിനുകേവണ്ടി -ിനിറ്റ്സ് എന്ന
ലെ-നുവിലെട കരട് -ിനിറ്റ്സ് എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക . %ര്‍ച്ചകളും കേ%ാN്യങ്ങലും എന്ന
ഭാഗം എടുത്ത് അവശ്യ-ായ -ാറ്റങ്ങള്‍വരുത്താവുന്നതാണ്.
 അതിനുകേശഷം Go back to Draft minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് Finalize
Minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍കൂടുതല്‍അഭിപ്രായങ്ങള്‍ഇനി -ിനിറ്റ്സില്‍കേ%ര്‍ക്കാന്‍
സാധ്യ-ല്ല എന്ന ലെ-കേസജ് വരും അതില്‍ഒലെക ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-ിനിറ്റ്സ്
തയ്യറാക്കല്‍പൂര്‍ത്തീകരിച്ചു എന്ന ലെ-കേസജ് വരും.
 -ിനിറ്റ്സ് പ്രസിഡന്റിലെന്റ അംഗീകാരത്തിന് അയച്ചുലെകാടുക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി -ിനിറ്റ്സ്
എന്ന ലെ-നുവിലെ -ിനിറ്റസ് അംഗീകാരം എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യ്ത് Forward for Approval എന്ന
ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍Forwarded for Approval എന്ന ലെ-കേസകേജാടുകൂടി പ്രിസന്റിന് കേഫാര്‍
കേവഡാകും.
-ിനിറ്റ്സ് അപ്രൂവല്‍(പ്രസിഡന്റ്)
 പ്രസിഡന്റിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍ഇന്‍കേബാക്സില്‍Draft minutes Waiting for Review and Approval എന്നതില്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അതില്‍-ീറ്റിംഗ് ഡീലെറ്റയില്‍സ് കാണാന്‍സാധിക്കും. അപ്രൂവ് ലെ%കേയ്യണ്ട -ീറ്റിംഗില്‍
ലെസ ക്ട് ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 Approve Final Minutes എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-ിനിറ്റസ് അപ്രൂവ് ലെ%യ്തതായി ലെ-കേസജ്
വരും.
  എലെ®ങ്കിലും ലെതറ്റുകള്‍ വന്നിട്ടുള്ളതായി പ്രസിഡന്റിലെന്റ ശ്രദ്ധയില്‍ലെപട്ടാല്‍ Return Minutes
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്ത് തിരിത്തയക്കാനുള്ള കാരണവും കേരഖലെപ്പടുത്തി Return എന്ന ബട്ടണില്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യുക.
തുടര്‍നടപടികള്‍
 ഇംപ്ലിലെ-ന്റംഗ് ഓഫീസുകള്‍ക്ക് അതാത് തീരു-ാനം -ാത്രം പ്രിലെന്റടുത്ത്
അയച്ചുലെകാടുക്കുന്നതിനുകേവണ്ടി ഉള്ളതാണ് തുടര്‍നടപടികള്‍.
 ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍-ിനിറ്റ്സ് എന്ന ലെ-നുവില്‍തുടര്‍നടപടികള്‍
ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 കഴിഞ്ഞ -ീറ്റംഗ് എന്നതില്‍നിന്നും -ീറ്റിംഗ് ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക(%ിത്രം 18).
 List of Agenda എന്നതില്‍നിന്നും അജണ്ട ലെതരലെഞ്ഞടുക്കുക.
 അജണ്ടകേയാലെടാപ്പമുള്ള View/Report എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.

%ിത്രം 18
 ലെതരലെഞ്ഞടുത്ത അജണ്ടയു-ായുള്ള തീരു-ാനം റികേപ്പാര്‍ട്ടായി കാണാന്‍സാധിക്കും . അത്
പ്രിലെന്റടുത്ത് അതാത് ഇംപ്ലിലെ-ന്റിംഗ് ഓഫീസികേ ക്ക് അയച്ചുലെകാടുക്കാവുന്നതാണ്.
-ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍
 -ീറ്റിംഗ് തീരു-ാനിച്ചNിവസം ആ -ീറ്റിംഗ് റ ാക്കാവുന്നതാണ്. പ്രസിഡന്റിലെന്റ
കേ ാഗിനി ാണ് ഇതിനുള്ള ലെ-നു.
 പ്രസിഡന്റിലെന്റ കേ ാഗിനില്‍ -ീറ്റിംഗ് എന്ന ലെ-നുവിലെ '-ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍ എന്നതില്‍
ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അകേപ്പാള്‍ %ിത്രം 19 ല്‍ കാണുന്നകേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും.

%ിത്രം 19
 ഇവിലെട -ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍ ( After Meeting Notice Prepared ) എന്ന ലെ-നുവില്‍ -ീറ്റിംഗ്
കേനാട്ടീസ് ലെസക്രട്ടറിയുലെട കേ ാഗിനില്‍ തയ്യറാക്കിയ കേശഷം അലെതങ്കിലും ലെപാതു
അവധിയായതിനല്‍ -ീറ്റിംഗ് കേ%രാന്‍ കഴിയാത്ത സാഹ%ര്യമുണ്ടായാല്‍ ഇതുവഴി -ീറ്റിംഗ്
റ ാക്കാവുന്നതാണ്.
 ഇതില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ -ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസ് തയ്യാറാക്കിയ കേയാഗം /കേയാഗങ്ങള്‍ ിസ്റ്റ്
ലെ%യ്യും. അതില്‍ റ ാകേക്കണ്ട കേയാഗത്തില്‍ലെസ ക്ട് എന്ന ബട്ടണി ല്‍ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യുക(%ിത്രം 19).
 %ിത്രം 19

 കരട് കത്ത് കാണുക എന്നതില്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍-ീറ്റിംഗ് കേനാട്ടീസ് കാണാന്‍കഴിയും.

 അടുത്തതായി ലെപാതു അവധി പ്രഖ്യാപിച്ചതിനാല്‍-ീറ്റിംഗ് റ ് ലെ%യ്യുന്നു .എന്നത് ലെസ ക്ട്
ലെ%യ്യുക. അതിനുകേശഷം വിശNീകരണം എന്നതില്‍വിശNീകരണം കേരഖലെപടുത്തി കേസവ്
ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
 അകേപ്പാള്‍Are you sure to Cancel the meeting!!! എന്ന ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ-കേസജ് ഭിക്കും.ഇതില്‍
ഒലെക ബട്ടണ്‍ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.
.പഴയ -ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍
 ഇതില്‍ മുന്‍കാ ങ്ങളില്‍ -ീറ്റിംഗ് നിശ്ചയിച്ച് എന്നാല്‍ -ീറ്റിംഗ് കൂടാതിരുന്ന -ീറ്റിംഗുകള്‍
ഉണ്ടങ്കില്‍ അത് ഒഴിവാക്കാന്‍ കഴിയും.
 പഴയ -ീറ്റിംഗ് റ ാക്കല്‍ എന്നതില്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്താല്‍ -ീറ്റിംഗ് പൂര്‍ത്തീകരിക്കാന്‍
കഴിയാത്ത -ീറ്റിംഗുകള്‍ അവിലെട ിസ്റ്റ് ലെ%യ്യും . അതില്‍ ഒഴിവാകേക്കണ്ട -ീറ്റിംഗില്‍ ക്ലിക്ക്
ലെ%യ്യുക. അകേപ്പാള്‍ %ിത്രം 19.1 ല്‍ കാണുന്നകേപാലുള്ള സ്ക്രീന്‍ ഭിക്കും.

%ിത്രം 19.1
 ഇതില്‍ വിശNീകരണം എന്നതില്‍ -ീറ്റിംഗ് റ ് ലെ%കേയ്യണ്ട വിശNീകരണം കേരഖലെപ്പടുത്തി
കേസവ് ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക. അകേപ്പാള്‍ “ Are you sure to Cancel the meeting!!!” എന്ന
ലെ-കേസജ് ഭിക്കും അതില്‍ ഒലെക ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ലെ%യ്യുക.