SW Решење „Писарница“

Упутство за обраду предмета

 Упутство за обраду предмета

SW Решење „Писарница“
Упутство за обраду предмета
Верзија: 2.2
Датум: Јун 2023.

Садржај
Увод ................................................................................................................................................................... 3
Обрада предмета........................................................................................................................................... 3
Преузимање предмета у рад из задатка расподеле...................................................................................... 3
Формирање предмета који настаје у раду органа ......................................................................................... 4
Претрага предмета ........................................................................................................................................... 8
Евидентирање документа у предмету ............................................................................................................ 9
Означавање документа којим се одлучује .........................................................................................................................................12
Постављање коначног статуса документа којим се одлучује ...........................................................................................................13

Измена података на предмету....................................................................................................................... 14

Промена поступка ................................................................................................................................................................................14
Измена странке и заступника као и улоге заступника......................................................................................................................18

Кретање предмета .......................................................................................................................................... 24

Одређивање другог обрађивача предмета ........................................................................................................................................24
Давање у надлежност – одређивање одговорне организационе јединице ....................................................................................25
Поништавање (сторнирање) предмета ..............................................................................................................................................26
Прекидање поступања по предмету ...................................................................................................................................................28
Враћање предмета у обраду – „Настављање поступања“ ................................................................................................................30
Здруживање и раздруживање предмета ...........................................................................................................................................31
Преглед здружених предмета .............................................................................................................................................................35
Архивирање предмет ...........................................................................................................................................................................36
Враћање предмета из архиве ..............................................................................................................................................................38

Решавање предмета ....................................................................................................................................... 39

Завршавање обраде предмета неуправно поступање ......................................................................................................................39
Решавање предмета у управном поступању......................................................................................................................................39
Решавање предмета са правом на жалбу – решавање у првом степену ........................................................................................40
Решавање предмета са правом на жалбу – решавање у другом степену .......................................................................................41
Завршавање обраде.............................................................................................................................................................................42
Могуће акције над решеним предметом ...........................................................................................................................................44

Страна 2 од 45
 Упутство за обраду предмета

Увод
Овим упутством описане су активности у току обраде предмета. Уз ово упутство неопходно је користи
и упутство ITE SW Rešenje_Pisarnica_Uputstvo za korisnicki interfejs i pretrage у коме су дати додатни
детаљи како да претражите предмете, извршите акције, како изгледају форме итд.
Упутство је намењено првенствено корисницима са улогом „Обрада предмета“ - обрађивачима али
низ активности могу врити и корисници са улогом „Пријем поднеска“ - писарима и „Додела у рад“ -
расподељивачима, што је свуда и наглашено.

Обрада предмета
Предмет се може формирати током пријема и евидентирања документарног материјала, акцијом за
пријем и формирање или независном акцијом формирања предмета. Приликом одређивања
предмета и смештања документарног материјала у предмет, апликација ће аутоматски доделити
јединствен евиденциони број предмету и сваком документу у складу са централним бројачем (у
зависности од поступка и органа).

Преузимање предмета у рад из задатка расподеле

Процес обраде предмета започиње када корисник са улогом обрађивача, прихвати добијен задатак
расподеле примљеног документарног материјала. У компоненти „Расподела“ корисник изабере
опцију Расподела у организационој јединици и дуплим кликом отвори додељен задатак преузимања
предмета у рад:

Илустрација 1 - Компонента „Расподела“ – задатак преузимања предмета у рад

Отвориће Вам се форма задатка:

Илустрација 2 – Преузимање задатка доделе предмета у рад

Страна 3 од 45
 Упутство за обраду предмета
Након што преузме задатак и прегледа основне податке, корисник акцијом „Прихватам“ завршава
задатак, предмет у том тренутку мења стање у „У обради“, док је кориснику омогућен даљи рад на
предмету.

Формирање предмета који настаје у раду органа

Улоге које могу да врше ову акцију су „Обрада предмета“, „Додела у рад“ и „Пријем поднеска“. На
основном менију,у компоненти „О предмету“, изаберите опцију „Предмет“.

Илустрација 3 - Опција „Предмет“ – претрага и преглед предмета

Избором опције, приказује се Вам радна површина за претрагу и преглед предмета, као и мени са
доступним акцијама. Остале акције се односе на измену постојећих података и оне постају доступнетек
када се означи конкретан предмет из листе. Акције за измену података предмета такође могу да зависе
и од статуса или стања у коме се предмет налази, па ће тако бити могуће покренути самооне акције
које су предвиђене за статус изабраног предмета.

Илустрација 4 – Акција за формирање новог предмета

Покрените акцију „Формирање предмета.

Покретањем ове акције, отвориће Вам се форма за формирање предмета на којој треба попунити
податке (поља са звездицама су обавезна за унос, у опису података за унос су болдована):

Страна 4 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 5 - Форма за завођење интерног предмета

• Поступак – вредност се бира из листе која је дефинисана у „Каталогу поступака“;

• Начин покретања поступка – уколико је у „Каталогу поступака“за изабрани поступак
дефинисан само један начин покретања поступка, овај податак се аутоматски попуњава, иначе
се бира један од два могућа: „На захтев странке“ или „По службеној дужности“;
• Класификација – вредност се аутоматски попуњава на основу изабраног поступка, што је
дефинисано у „Каталогу поступака“
• Организациона јединица – вредност изаберите из падајућег менија. Вредности су такође
одређене у „Каталогу поступака“ Одабир овог податка утиче на даљу доделу права рада над
креираним предметом;
• Обрађивач – Изаберите из листе корисника који имају права формирања предмета у изабраној
организационој јединици (листа је условљена избором организационе јединице). Приликом
чувања унетих података, аутоматски ће се поставити статус предмета „У обради“ и одабраном
обрађивачу стиже обавештење да је додељен као обрађивач на предмету; Акосте ви обрађивач
можете у листи изабрати само себе док писари могу изабрати све кориснике из одабране ОЈ
• Писарница – Писарница која има права да евидентира доументарни материјал за изабрану
организациону јединицу;
• Службена белешка – слободно текстуално поље за унос коментара;
• Рок решавања – вредност се аутоматски попуњава из шифарника органа „Рок за поступањепо
поступку“;
• Странка – акцијом „Додавање странке“, омогућено Вам је унос података о странкама и њихових
заступника (и врстама заступника) на предмету. Том акцијом Вам се отвара форма

Страна 5 од 45
 Упутство за обраду предмета

• за претрагу странака. Изаберите врсту странке, по потреби подврсту, идентификациону

ознаку и покрените претрагу на дугме „Претражи“:

Илустрација 6 - Форма за претрагу и унос података о странкама

Када апликација пронађе странку у службеним евиденцијама, аутоматски ће је додати на

предмет:

Илустрација 7 - Претрага странака

Уколико је желите да унесете и податак о заступнику и његовој улози за тражену странку,

покрените акцију за додавање заступника , у делу са „Акцијама“ код изабране странке, и

отвориће Вам се форма за додавање заступника. Кликом на „Додавање заступника“ отвориће
Вам се форма за претрагу странака на исти начин као и додавање странке на предмет :

Страна 6 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 8 – Унос заступника изабране странке

Илустрација 9 – Акција за додавање заступника

Илустрација 10 – Форма за претрагу странака

Означите странку у листи и кликните „Изабери“. На форми за додавање заступника, у пољуза унос
врсте заступника, из листе изаберите одговарајућу:

Страна 7 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 11 – Унос улоге заступника странке

Покретањем опције „Потврди“ је аутоматски додат заступник за изабрану странку на предмету.

Поред акције за додавање заступника странке, ту су и акције за уклањање странке са предмета и за
измену података о странци (измена адресе, контакта...).
Када се унесете све потребне подаци, кликните на „Сачувај“ и тада ће се формирати се предмет са
јединственим евиденционим бројем у складу са централним бројачем.
Након чувања података и постављања статуса „У обради“, предмету почиње да тече „Рок зарешавање
предмета“.
На заустављање времена које је задато као рок за решавање предмета може да утиче акција
„Прекидање поступка“ описано у посебном одељку овога упутства. Време привременог прекида сепо
аутоматизму додаје на задати рок решавања.
О истеку рока за решавање корисник добија три врсте обавештења у апликацији и обавештења
мејлом:

• 5 дана пре истека рока за решавање;

• На дан истека рока за решавање;
• Након истека рока за решавање;
Претрага предмета
Предмет можете претражити по одговарајућим критеријумима на површини за претрагу.
Претрагу предмета могу радити сви корисници апликације у свим улогама, али ће резултатипретраге
зависити од тога у коју улогу сте учлањени.
Поступак детаљне претраге је описан у упутству „ITE SW Rešenje_Pisarnica_Uputstvo
zakorisnicki_interfejs i pretrage“.
Претрагу предмета можете радити по особинама који описују предмет. Тренутни скуп вредности по
којима се претражују предмети су:
• Број предмета;
• Назив поступка;
• Странка у поступку;

Страна 8 од 45
 Упутство за обраду предмета

• Стање/Статус предметаОдговорна организациона јединица;

• Обрађивач
• Датум креирања;
• Лице које је креирало предмет;
• Врста поступка
• Службена белешка

Илустрација 12 – Претрага предмета

Из листе резултата претраге, дуплим кликом на одређени предмет отворићете форму предмета и тако
прегледате његов садржај, детаље и историју.
Тада су Вам доступне и акције на предмету и на његовим документима у зависности од улоге у којусте
учлањени и статуса предмета и докумената: Евидентирање документарног материјала (аката,
поднесака, прилога,...), Штампање омота списа и листе документарног материјала, Кретање предмета
(у смислу промене статуса, здруживања/раздруживања, завршавања обраде,сторнирања, прекидање
и настављање поступања, архивирања,...), Измена неких података (службене белешке,
странке/заступника на предмету), преглед Детаља и Историје рада и кретања итд.

Илустрација 13 – Форма предмета са приказом листе докумената и доступним акцијама на предмету

Евидентирање документа у предмету

Документарни материјал се, осим из пријема (описано у посебном упутству Пријем документарног
материјала и формирање предмета), може евидентирати у предмету акцијом „Евидентирање

Страна 9 од 45
 Упутство за обраду предмета
документа у предмету“.
Кроз Пријем и формирање предмета се евидентирају поднесак и прилози на пријему иницијално као
и допуне предмета. Накнадно додавање прилога као и евидентирање аката у току рада у органусе врши
овом акцијом евидентирање документа у предмета.
Када желите да извршите ову акцију, у делу за претрагу предмета, уносом одређених критеријума,
пронађите жељени предмет, означите га и покрените са менија акцију „Евидентирање документа у
предмету“:

Илустрација 14 – Акција за евидентирање документа у предмету

Отвориће Вам се форма за евидентирање документа у предмету:

Илустрација 15 – Форма за евидентирање документа у предмету

Страна 10 од 45
 Упутство за обраду предмета

Унесите следеће податке:

• Врста документарног материјала –изаберите из падајуће листе врту. Листа садржи оне врсте
документарног материјала која су везане за поступак по ком се предмет обрађује сагласно
Каталогу поступака.

Илустрација 16 – Листа за избор врсте документарног материјала

• Назив – слободан унос текста, унесите кратак опис документа.

• Форма оригиналног документа – Изаберите из листе једну од две вредности: Документ у
папирном облику или Документ у електронском облику.

Илустрација 17 – Избор форме оригиналног документа

• Акције за додавање садржаја – Дигитализовањем (скенирањем) и Додавањем документа са

локалног рачунара (upload).Изаберите одговарајући начин и скенирајте документ или гадодајте
са вашег локалног рачунара.
• Документ којим се одлучује – Да/Не, подразумевано је „Не“.Изаберите одговарајућу вредност у
односу да ли је документ који се уноси, документ којим се одлучује о исходу поступка.

Страна 11 од 45
 Упутство за обраду предмета
Унете податке сачувајте акцијом „Сачувај“. Појавиће Вам се форма где се прикажу основни подаци о
документу:

Илустрација 18 – Приказ основних података о документу

Тиме сте завршили евидентирање документа у предмету и затворити форму акцијом на „Затвори“.Када
отворите предмет видеће нови евидентирани документ. Он ће добити следећи редни број предмета у
оквиру предмета. У горњем примеру евидентиран је 5. по реду документ у предмету.
Означавање документа којим се одлучује
Означавање документа којим се одлучује можете урадити при евидентирању документа у предмету,
као што је описано у тексту изнад. Ако при евидентирању документа нисте га означили као документ
којим се одлучује, то можете урадити покретањем опције „Означи документ којим се одлучује“.
Потребно је да унутар предмета који обрађујете означите документ којим одлучујете о исходу
поступка.

Илустрација 19 – Приказ означеног документа и акције „Документ којим се оглучује“

Страна 12 од 45
 Упутство за обраду предмета

Након што сте означили документ, превуците мишем на мени „Документ којим се одлучује “
и изаберите опцију „Означи документ којим се одлучује“. Када позовете опцију, приказаће Вам се
следећа питалица:

Илустрација 20 – Порука за документ којим се одлучује

Потребно је да кликнете „Да“ и статус документа којим се одлучује имаће вредност „Донет“.
Постављање коначног статуса документа којим се одлучује
Коначан статус документа којим се одлучује можете поставити пред решавање предмета сходно
Упутству канцеларијског пословања органа државне управе.
Постављање коначног статуса документа врши се опцијом „Промени статус документа којим се
одлучује“ у менију „Документ којим се одлучује“.

Илустрација 21 – Приказ статуса документа и поља „Промени статус документа којим се одлучује “

Након што сте изабрали „Промени статус документа којим се одлучује“, добићете следећу форму:

Илустрација 22 – Приказ могућих статуса документа

Страна 13 од 45
 Упутство за обраду предмета
Потребно је да изаберете један од статуса у који желите да поставите документ. Кликните на дугме
„Сачувај“, чиме је документ којим се одлучује добио изабрани статус.

Илустрација 23 – Приказ статуса документа којим се одлучује

Измена података на предмету

Након креирања предмета, у зависности од права корисника за измену, могуће су следеће измене:
Промена поступка;

• Измена службене белешке;

• Измена странке и заступника као и улоге заступника.
Промена поступка
Промена поступка је акција коју врши искључиво писар над предметом који је прошао процес
расподеле и има статус „У обради“. Када желите да покренете акцију „Промена поступка“, потребно је
да мишем пређете на акцију „Изменити“, а онда у подменију који се отворио, превуците мишем и
изаберите опцију „Промена поступка“.

Илустрација 24 – Приказ опције за промену поступка

Након што сте изабрали опцију „Промена поступка“, отвара Вам се нова форма за избор поступка.

Страна 14 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 25 – Приказ примера форме за избор поступка

Кликните на траку са ознаком и називом поступка, отвара вам се падајућа листа са доступним
поступцима. Унесите ознаку или део назива како бисте претражили жељени поступак. Када сте
пронашли жељени поступак, превуците мишем и изаберите поступак. Након што сте изабрали
поступак, кликните на дугме „Настави“ уколико желите да наставите промену поступка или дугме
„Затвори“ уколико желите да одбаците промене које сте до сада учинили.
Кликом на дугме „Настави“ отвара се нова форма за „Пријем поднеска и формирање предмета“.
У ову форму биће преписани сви унети подаци за стари поступак који одговарају новом поступку,
сходно Каталогу поступака. Може доћи до тога да странке и заступници за изабрани поступак неће
бити уписане као ни документарни материјал.
Креирање предмета можете вршити на два начина, сходно томе, форма која се отвара за промену
поступка може изгледати другачије. Начини за креирање предмета су:
1. Интерно формирање предмета
2. Пријем поднеска и формирање предмета.
Промена поступка интерно формираних предмета
Уколико се креирање предмета вршило са форме за интерно креирање предмета, неће постојати
подаци о пријему.
Када креирате интерни предмет, можете га креирати без докумената. Када се подигне форма за
„Пријем поднеска и формирање предмета“ кроз промену поступка, која је креирана интерно и не
садржи документа, изгледа на следећи начин.

Илустрација 26 – Приказ примера форме за промену поступка – интерни предмет без докумената

Страна 15 од 45
 Упутство за обраду предмета
Потребно је да унесете организациону јединицу, као и странке уколико подаци нису преписани, јер
претходно унесене странке су врсти странака које нису дозвољене у новом поступку сходно Каталогу
поступака. Након што сте попунили потребне податке, кликните на дугме „Сачувај“ и тиме завршавате
процес промене поступка.
Уколико сте креирали интерни предмет, са документарним материјалом, такође не садржи податке о
пријему, док је форма приказана као на следећој слици:

Илустрација 27 – Приказ примера форме за промену поступка – интерни предмет са докуменатарним материјалом

Потребно је да унесете организациону јединицу, странку уколико је потребно, као и врсту

документарног материјала уколико претходно унете врсте документарног материјала нису дозвољене
у новом поступку сходно Каталогу поступака. Након што сте попунили форму, кликните на дугме
„Сачувај“ чиме завршавате промену поступка.
Промена поступка предмета формираних при пријему поднеска
Када се предмет креира са форме за пријем и формирање предмета, садржи све податке као и форма
коју добијате када се покрене промена поступка, као што је приказано на слици:

Илустрација 28 – Приказ примера форме за пријем поднеска и формирање предмета – промена поступка

Страна 16 од 45
 Упутство за обраду предмета
Након што се форма отворила, потребно је да унесете све податке који недостају, укључујући странку
и документарни материјал уколико подаци нису преписани, организациону јединицу као и податке о
пријему који недостају. Након што сте попунили све неопходне податке, кликом на дугме „Сачувај“
завршавате са променом поступка.
Измена или допуна службене белешке
Службена белешка на предмету се види у табеларном приказу предмета у колони „службена
белешка“:

Илустрација 29 – Колона са приказом унете службене белешке/коментара на предмету

Уколико корисник жели да измени или допуни неки текст у службену белешку, тада је потребно да
означи предмет и мишем пређе на акцију „Изменити“ и у подменију изабере опцију „Службена
белешка“:

Илустрација 30 - Опција за измену службене белешке предмета

Отвориће Вам се мала форма за измену службене белешке:

Илустрација 31 - Форма за измену службене белешке

Унесите нови текст или допуните и сачувајте кликом на акцију „Сачувај“.

Промена садржаја службене белешке предмета бележи се у историји рада на предмету.

Страна 17 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 32 – Забележена измена службене белешке на предмету

Измена странке и заступника као и улоге заступника

Уколико желите да измените странку или заступника странке на предмету или ажурирате податке,
означите предмет и мишем пређите на акцију „Изменити“ и у падајућој листи изаберите опцију
„Додавање странке/Заступника“:

Илустрација 33 - Опција за измену странке/заступника странке у предмету

Отвориће Вам се форма за додавање странака и њихових заступника на предмету са приказом већ
унетих странака и података о њима:

Страна 18 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 34 - Форма за измену странке у предмету

Могуће су следеће измене:

1. Измена података о странки
a. Ако су подаци о странци добијени из службених евиденција, није их могуће ручноажурирати
али ће акција измена поново позвати службену евиденцију и прибавити ажурне најновије
податке аутоматски када кликнете на и „Сачувај“

Страна 19 од 45
 Упутство за обраду предмета
b. Ако подаци о странци не постоје у службеним евиденцијама постојећој странци(странкама)
можете изменити основне податке (назив, адресу, контакт, ...). кликните на „Измена “, унесите
податке и измене потврдите кликом на акцију „Сачувај“

Илустрација 35 - Форма за измену основних података странке у предмету

Страна 20 од 45
 Упутство за обраду предмета
2. Такође је могуће да странку уклоните са предмета акцијом „Обриши“ и позивом опције „Сачувај“:

Илустрација 36 – Уклањање постојеће странке на предмету

Ако желите да уклоните или додате заступника странке у предмету покрените „Додавање

заступника“ кликом на иконицу .

Илустрација 37 – Додавање заступника

Отвориће Вам се форма за додавање заступника странке и његове врсте:

Страна 21 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 38 – Форма за додавање заступника странке и његове улоге

Након клика на „Додавање заступника“ отвориће Вам се форма за претрагу странака поврсти,
подврсти и идентификацији (ЈМБГ, ПИБ, МСБР..)

Илустрација 39 – Форма за претрагу странака

Апликација ће аутоматски позвати одговарајућу службену евиденцију ( АПР, Централни регистра

становништва, Регистар корисника јавних средстава..) и пронаћи странку, и када је означите и
кликнете на дугме „Изабери“ апликација додаје заступника странке.Из листе врсте заступника
изаберите одговарајућу и измене сачувајте на „Потврди“. У листи се приказују оне врсте
заступника које су каталогом поступака дозвољене за тај поступак.

Страна 22 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 40 – Форма за претрагу странака

a) Ако желите да уклоните заступника странке, на приказу покрените акцију за уклањање

заступника са иконицом ,чиме се брише податак о заступнику странке:

Илустрација 41 – Акција за уклањање заступника странке

3. Ако желите да додате нову странку на предмету, кликните на акцију „Додавање странке“, где ће
Вам се отворити форма за претрагу странака по врсти, подврсти и идентификацији (описано у
претходном поглављу овог упутства).
Уколико постоји потреба, можете на исти начин, додати више странака на једном предмету. Све
промене странака и њихових заступника на предмету бележе се у историји предмета.

Илустрација 42 – Историја промене података о странкама/заступницима странке на предмету

Страна 23 од 45
 Упутство за обраду предмета

Кретање предмета
Преко ове опције можете, у зависности да извршите низ акција над предметом датих у наредној
табели. Која акција је доступна зависи од улоге у коју сте учлањени. Улоге које имају права на ове
акције дате су у 2. колони табеле.
Обратите пажњу да за све ове независне акције осим одређивања другог обрађивача и промене
одговорне ОЈ у самој расподели, је неопходно да предмет већ буде додељен у рад.
Акција над предметом Улога која је може извршити

Одређивање другог обрађивача предмета

Означите предмет коме желите да промените обрађивача и кликните на акцију „Одређивање
обрађивача“.
Отвориће Вам се мала форма за промену корисника који обрађује предмет:

Илустрација 43 – Одређивање обрађивача на предмету

У падајућем менију из листе доступних корисника који имају права да обрађују предмет на
организационој јединици предмета, изаберите новог обрађивача и, по потреби, унесите службену
белешку (коментар) у виду слободног текста и акцијом „Сачувај“ завршите измену.
Након измене, кориснику, који је постављен као нови обрађивач на предмету, стићи ће обавештење
да је постављен као обрађивач на предмету.
Страна 24 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 44 – Обавештење кориснику да је постављен као обрађивач на предмету

Одређивање обрађивача на предмету бележи се у историји предмета.

Илустрација 45 – Историја предмета – одређивање обрађивача

Давање у надлежност – одређивање одговорне организационе јединице

Уколико сте ви завршили рад на предмету или је потребно да нека друга ОЈ ради на њему, можетеда
одредите другу ОЈ и тиме предмет пошаљете другој организационој јединици у рад.
Означите предмет, покрените „Кретање предмета“ и у подменију изаберите акцију „Давање у
надлежност“:

Илустрација 46 - Акција за давање у надлежност другој ОЈ

Након избора акције, отвориће Вам се форма за избор организационе јединице:

Илустрација 47 - Форма за давање у надлежност другој ОЈ

Из листе организационих јединица изаберите одговарајућу и избор потврдите на „Сачувај“.

Страна 25 од 45
 Упутство за обраду предмета
Избором друге организационе јединице, аутоматски се уклања податак о обрађивачу предмета и
апликација аутоматски покреће задатак одговорној особи за расподелу и доделу у рад изабране
организационе јединице.

Илустрација 48 – Креиран задатак распоређивачу изабране ОЈ

Распоређивач те ОЈ преузима задатак расподеле, поставља обрађивача из дате организационе

јединице или врши даљу расподелу на подређене организационе јединице према упутству за процес
расподеле „ITE_SWresenje_pisarnica_Uputstvo za proces raspodele“.
Давање у надлежност другој организационој јединици на предмету бележи се у историји предмета.

Илустрација 49 – Давање у надлежност у историји предмета

Поништавање (сторнирање) предмета

Уколико је предмет погрешно заведен, са погрешно унетим податком о поступку или евентуално дупло
евидентиран и осталим случајевима по прописима о канцеларијском пословању, потребно је тада
предмет поништити.
Предуслов за сторнирање предмета, јесте да се предмет налази у једном од статуса , „У обради“,
„Завршен у првом степену“ или „Завршен у другом степену“.
Ако у предмету нема докумената, пронађите предмет у претрази предмета, означите га и изаберите
акцију “Сторнирање предмета”:

Страна 26 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 50 - Акција за поништавање/сторнирање предмета

Отвориће Вам се форма поништавања предмета где је обавезно потребно унети службену белешку
(коментар) као разлог поништавања:

Илустрација 50 - Унос разлога за поништавање/сторнирање предмета

Акцију поништавања предмета потврдите дугметом „Сачувај“ чиме иницира поруку упозорења
апликације и, уколико сте сигурни да желите да поништите предмет, изаберите опцију „Да“:

Илустрација 51 - Порука упозорења код поништавања предмета

У табеларном приказу предмета ред поништеног предмета је црвене боје:

Илустрација 52 - Поништени предмети приказани црвеном бојом

Страна 27 од 45
 Упутство за обраду предмета
Када се у предмету налазе документи, акцијом сторнирање предмета, сторнирају се сви документи у
предмету, као и предмет. Предуслов је, такође, да се документи или предмет не налазе у активном
процесу.

Илустрација 53 – упозорење да се предмет или документ у оквиру предмета налазе у активном процесу

Прекидање поступања по предмету

Предмети у којима поступак није окончан, а из неког разлога се по њима не поступа, могу да се
привремено прекину (сместе у роковник). Тиме је омогућено да у случајевима када се чека допуна
документације или када се траже неки одговори, предмети означе да су прекинути и склоне из радног
окружења. На тај начин апликација омогућава стопирање задатог рока за решавање предмета, за
онолико дана колико унесете приликом прекидања поступања предмета.
Да би покренули акцију за прекидање поступања, пронађите предмет, означите га у листи и у
акцијском менију „Кретање предмета“, изаберите акцију „Прекидање поступања“. Акција неће бити
могућа ако предмет не чека на доделу другој ОЈ и ако је неки његов документ и даље у расподели:

Илустрација 54 - Акцијски мени "Кретање предмета" – акција "Прекидање поступања"

Покретањем ове акције, отвориће Вам се форма на којој уносите податке о разлогу прекидања и датум
до када се прекида поступак:

Страна 28 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 55 - Форма за унос разлога и рока чувања у роковнику

• Разлог – изаберите из падајуће листе неки од унапред предефинисане разлога прекидања

поступања сагласно прописима о канцеларијском пословању.
• Датум истека – апликација прерачунава датум на основу вредности задате у шифарнику за
конкретан разлог. Понуђени датум, можете променити на било који датум осим текућег или
мањег од текућег или га потврдите.
Након завршетка акције, предмету се мења стање на „Прекинут“ и информације о извршеној акцији се
уписују у „Историју предмета“.
Подаци који се виде у историји су, датум покретања акције, корисник који је покренуо акцију, разлог
смештања предмета у роковник и предвиђени датум истека.

Илустрација 56 - Приказ историје смештања предмета у роковник

Претрагу предмета по којима је привремено прекинуто поступање можете добити одабиром филтера
„Статус предмета“ и избором вредности из листе „Прекинут“:

Страна 29 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 57 - Pretraga predmeta sa stanjem „Прекинут“

Враћање предмета у обраду – „Настављање поступања“

Враћање предмета у обраду се врши на три начина:
1. Аутоматски, након евидентирања улазног документарног материјала (поднеска) у предмет - ако
се том приликом одабере смештање поднеска у постојећи предмет који је у статусу „Прекинут“.
Тада ће апликација променити статус предмету и радни задатак са допуном предмета ће стићи
обрађивачу предмета.
2. Аутоматски након истека рока на који је привремено прекинуто поступање. Када истекне број
дана предмета у статусу „Прекинут“, апликација врши аутоматско изузимање предмета и
поставља статус на „У обради“. Обрађивач предмета ће добити обавештење.
3. Посебном акцијом корисника – Уколико Ви желите да наставите поступање по предмету,
пронађите тај предмет који је у статусу „Прекинут“, означите га у листи и у менију „Кретање
предмета“, и изаберите акцију „Настави поступање“:

Илустрација 58 - Акцијски мени "Кретање предмета" – акција „Настави поступање“

Покретањем акције, добићете Питалицу да ће се предмет вратити у обраду и да се определите да ли

желите да наставите акцију или не:

Страна 30 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 59 – Порука о враћању предмета у обраду

• ДА – враћа предмет у статус „У обради“;

• НЕ – предмет остаје у статусу „Прекинут“.
Након завршетка акције, предмету се мења статус на „У обради“ и информације о извршеној акцијисе
уписују у „Историју предмета“. Подаци који се виде у историји су, датум покретања акције, корисник
који је покренуо акцију и евентуално коментар.

Илустрација 60 - Приказ историје враћања предмета у обраду

Здруживање и раздруживање предмета

Здруживање предмета вршићете у случају када грешком или из неког другог пословног разлога
постоје два предмета и потребно је један од њих здружити у други.
Акцију здруживања предмета може да покрене само корисник који има улогу писара. Акција се може
покренути са претраге и форме предмета.
Из листе предмета изаберите предмет који желите да здружите у други предмет, означите жељени
предмет, одаберите акцију „Кретање предмета→ Здруживање предмета“

Илустрација 61 - Акција здруживања предмета

Страна 31 од 45
 Упутство за обраду предмета
Отвориће Вам се форма за претрагу предмета које желите да здружите у изабрани предмет који сте
означили у претходном кораку:

Илустрација 62 – Форма за претрагу предмета

Користећи критеријуме за претрагу, пронађите предмет који желите да здружите у претходно

означени предмет, означите га и кликните „Изабери“:

Илустрација 63 – Пример претраге предмета у који се жели здружити почетни предмет

По избору предмета појавиће Вам се питалица. Здруживање потврдите са „Да“.

Више предмета можете здружити у један понављањем поступка.
Овом акцијом, сав садржај здруженог предмета придружили сте предмету изабраном у првом кораку.
Документа која су прешла у нови предмет су задржали свој број, а акција здруживања се уписала у
историјату предмета и здружених докумената.

Страна 32 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 64 – Садржај предмета 2491 … у који је здружен предмет 4069…

Илустрација 65 – Историјат здруживања предмета

Такође, здружени предмет је добио статус „Здружен “:

Илустрација 66 – Статус здруженог предмета

Тај предмет се и даље приказује у претрагама предмета, с тим што је његов садржај празан.

Илустрација 67 – Садржај здруженог предмета

Ви као писар можете извршити „раздруживање“ здружених предмета на претрази и форми предмета,
тако што ће означити предмет у који су здружени један или више предмета. Покрените акцију „Кретање
предмета→Раздруживање предмета“:

Страна 33 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 68 – Акција за раздруживање предмета

Појавиће Вам се форма са листом здружених предмета. Акција раздруживања предмета се може
извршити само са једним предметом. Означите предмет који треба да се раздружи и кликните на
„Сачувај“:

Илустрација 69 – Форма за раздруживање предмета

По покретању акције, Вама као писару се приказује дијалог за потврду извршења акције
раздруживања. Када потврдите акцију:
• Сви документи раздруженог предмета се враћају у свој првобитни предмет задржавајући
своје деловодне бројеве;
• Раздружени предмет се враћа у статус „У обради“;
Можете да одустанете од акције раздруживања при чему ће предмети остати здружени.
Акција „раздруживања“ предмета се евидентира у историји обраде предмета:

Страна 34 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 70 - Преглед уклоњених релација здруживања предмета кроз историју предмета

Преглед здружених предмета

Пронађите предмет на претрази, означите га у листи предмета, изаберите са менија акцију
„Кретање предмета “и у подменију изаберите опцију „Преглед здружених предмета“:

Илустрација 71 – Акција за преглед здружених предмета

Том акцијом се отвориће Вам се нова картица за приказ свих предмета који су здружени са датим
предметом:

Илустрација 72 –Картица за преглед здружених предмета

У листи која Вам се отворила, могу се видети основни подаци о предмету: Број предмета, Назив и
ознака поступка, Датум и време креирања, Статус предмета. Двокликом на било који предмет у листи
отвориће Вам се форма тог предмета са приказом свих докумената и листом могућих акција над
предметом:

Страна 35 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 73 –Приказ предмета у који је здружен други предмет

Архивирање предмет
Завршетком обраде целокупног предмета, решење омогућава стављање предмета у архиву које је
праћено аутоматским бележењем појединих података као што су датум и време стављања у архиву,
корисник који је то урадио и слично.
Када се предмет стави у архиву, од тог тренутка почињу да се мере рокови чувања и излучивања
предмета. Предмет мора бити у статусу „Решен“ како би архивирање предмета било омогућено.
Архивирање предмета можете да вршите само ако сте учлањени у улогу „Писар“ или улогу
„Архиватор“
На претрази предмета или претрази „Решени предмети“ претражите и означите предмет који желите
да архивирате и мишем пређите на акцију „Кретање предмета“. У подменију изаберите опцију
„Архивирање“:

Илустрација 74 - Приказ акције за архивирање

Корисник изабере жељену опцију где се отвара форма у којој је период задржавања аутоматски
попуњен подацима архивирања из класификације поступка (рок чувања, датум до ког се чува, трајно).
На тој форми корисник може унети службену белешку, односно разлог стављања предметау архиву.
Страна 36 од 45
 Упутство за обраду предмета
Након уноса разлога стављања предмета у архиву, корисник потврђује акцију кликом на дугме
„Сачувај“:

Илустрација 75 - Потврда акције за архивирање

Појави се питалица потврде акције, корисник кликне на „Да“:

Илустрација 76 – Питалица за потврђивање акције за архивирање

Предмет је аутоматски добио статус „Архивиран“ и све акције над архивираним предметом и
документима унутар њега, осим штампања омота списа и листе документарног материјала, прегледа
детаља, историје, као и враћање предмета из архиве, су онемогућене.

Илустрација 77 - Приказ доступних акција архивираног предмета

Акција архивирања предмета се евидентира у историји предмета:

Илустрација 78 - Приказ историје архивираног предмета

Страна 37 од 45
 Упутство за обраду предмета

Враћање предмета из архиве

Уколико је потребно наставити рад на предмету који је архивиран апликација омогућава враћање
архивираног предмета у рад.
Претражите и означите архивиран предмет који желите да врати у рад на претрази предмета,
мишем пређите на акцију „Кретање предмета“. У подменију изаберите опцију „Враћање из архиве“:

Илустрација 79 - Акција за враћање предмета из архиве

Отвориће Вам се мала форма за унос службене белешке, односно разлога враћања архивираног
предмета у рад. Након уноса разлога враћања предмета у рад, потврдите на „Сачувај“:

Илустрација 80 - Потврда акције за враћање из архиве

Предмет је аутоматски враћен у стање „У обради“ и све акције над предметом и документима
унутар њега су поново омогућене:

Илустрација 81 - Приказ доступних акција за враћени предмет из архиве

Акција враћања архивираног предмета у рад се евидентира у историји предмета:

Илустрација 82 - Приказ историје предмета враћеног из архиве

Страна 38 од 45
 Упутство за обраду предмета

Решавање предмета
Након што завршите са радом на предмету, апликација „Писарница“ омогућава завршетак обраде
целокупног предмета у зависности од врсте поступка, статуса предмета, докумената у њему и права
корисника за завршетак обраде предмета.
Завршавање обраде предмета неуправно поступање
Пронађите предмет који желите да завршите са обрадом на претрази предмета, означите га и мишем
пређе на опцију „Решавање предмета “. У подменију изаберите акцију „Завршавање обраде“:

Илустрација 83 - Акција – Завршавање обраде

Отвориће Вам се форма за унос службене белешке, односно разлога завршетка обраде предмета.
Након уноса разлога завршетка обраде, потврдите акцију кликом на дугме „Сачувај“:

Илустрација 84 - Потврда завршетка обраде са уносом службене белешке

Предмет је аутоматски добио статус „Решен“.

Решавање предмета у управном поступању
Решавање предмета у управном поступању се разликује у односу да ли у поступку омогућено право на
жалбу странке.
Ако је у поступку омогућено право на жалбу, по доношењу акта у првостепеном поступању прво
предмет поставите у статус: „Завршен у првом степену“ позивом опције „Завршавање обраде у првом
степену“ у менију „Решавање предмета“.
У овом статусу предмет чека на евентуалну жалбу странке у року предвиђеном за поступак у Каталогу
поступака.
Евиденција жалбе ће вратити предмет у статус „У обради“, у коме ће се поступати по жалби.
По истеку рока за жалбу, уколико странка није поднела жалбу, промените статус резултујућег акта на
коначни статус и покрените опцију „Завршавање обраде“ у менију „Решавање предмета“.

Страна 39 од 45
 Упутство за обраду предмета
Ако Вам је стигао предмет на другостепено поступање по доношењу акта, по завршетку поступања,
предмет поставите у статус „Завршен у другом степену“.
Из статуса „Завршен у другом степену“ и „Завршен у другом степену“ предмет доводите у један од
коначних статуса позивом опције „Завршавање обраде“ у менију „Решавање предмета“
Решавање предмета са правом на жалбу – решавање у првом степену
Након што сте завршили обраду предмета и креирали акт којим желите да завршите предмет,
потребно је да мишем превучете на мени „Решавање предмета“, а онда у подменију који се отворио
изаберете опцију „Завршавање обраде у првом степену“.

Илустрација 85 – Избор статуса предмета “Завршавање обрааде у првом степену”

Након што сте изабрали опцију, отвара Вам се форма за унос службене белешке чије попуњавање није
обавезно.

Илустрација 86 – Потврда завшетка обраде у првом степену са уносом службене белешке

Кликом на дугме „Сачувај“ завршили сте обраду у првостепеном поступању.

Илустрација 87 – Приказивање промењеног статуса предмета

Промењен статус предмета бележи се у историји рада на предмету:

Страна 40 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 88 – Забележена измена статуса над предметом

Решавање предмета са правом на жалбу – решавање у другом степену

У другостепеном поступању предмете који су у статусима „У обради“ и „Завршен у првом степену“,
можете поставити у статус „Завршен у другом степену“, након евидентирања акта другостепеног
поступања, покретањем опције „Завршавање обраде у другом степену“ у менију „Решавање
предмета“.

Илустрација 89 – Избор статуса предмета “Завршавање обрааде у другом степену”

Избором опције, отвара Вам се форма за унос службене белешке, као и код решавања у првом степену,
чије попуњавање није обавезно.

Илустрација 90 – Потврда завшетка обраде у другом степену са уносом службене белешке

Кликом на дугме „Сачувај“ завршили сте обраду у другостепеном поступању.

Илустрација 91 – Приказивање промењеног статуса предмета

Страна 41 од 45
 Упутство за обраду предмета

Промењен статус предмета бележи се у историји рада на предмету:

Илустрација 92 – Забележена измена статуса над предметом

Допуне предмета било којим документом враћају наведена два статуса у статус „У обради“. Такође се
акцијом обрађивача могу вратити у статус „У обради“.
Завршавање обраде у управном поступању
Предуслови за завршавање управних предмета са правом на жалбу су да предмет мора бити у једном
статуса „Завршен у првом степену“ или „Завршен у другом степену“ и да је у њему евидентиран акт
којим се одлучује у једном од коначних статуса: Извршни, Коначан или Правоснажан.
Предуслови за завршавање управних предмета без права на жалбу су да предмет мора имати акт којим
се одлучује у једном од статуса: Извршни, Коначан или Правоснажан.
Ако нисте евидентирали акт којим се одлучује или није у једном од коначних статуса, а покренете
акцију за завршавање обраде, апликација ће Вас упозорити следећом поруком:

Илустрација 93 – Порука апликације код акције завршавања обраде

Након што су предуслови за завршетак обраде испуњени, означите предмет чију обраду желите да
завршите, потребно је да мишем означите мени „Решавање предмета“, а онда у подменију који се
отворио изаберете опцију „Завршавање обраде“.

Илустрација 94 – Акција „Завршавање обраде “

Страна 42 од 45
 Упутство за обраду предмета
Након што сте покренули „Завршавање обраде“, добићете следећу форму:

Илустрација 95 – Форма завршавања обраде предмета

• Исход решавања – избор из падајуће листе. Садржи све унапред предефинисане исходе
решавања у зависности од начина покретања управног поступка одређене Каталогом поступака
сагласно прописима о канцеларијском пословању. Изаберите одговарајућу вредност.

Илустрација 96 – Избор из листе за Исход решавања

• Уложено правно средство – Да/Не. Ако изаберете „Да“ тада ће Вам се на форми појавити још
једно поље за унос: „Одлука по уложеном правном средству“ и изаберите из падајуће листе.

Страна 43 од 45
 Упутство за обраду предмета

Илустрација 97 – Ново поље – „Одлука по уложеном правном средству“

• Одлука по уложеном правном средству – изаберите из листе уколико је изабрано „Да“ за

Уложено правно средство. Могуће вредности су: Одбачена жалба или приговор, Одбијена жалба
или приговор, Поништено решење и Укинуто решење:

Илустрација 98 – Избор из листе за одлуку по уложеном правном средству

• Привремена мера – слободно текстуално поље за унос. Унесите опис Привремене мере којаје
стављена на предмет
• Службена белешка - слободно текстуално поље за унос коментара. Унесите текст.
Унете податке потврдите на „Сачувај“ чиме предмет мења статус у „Решен“.
Могуће акције над решеним предметом
Предмет је завршетком обраде са Ваше стране на описане начине, аутоматски добио коначан статус и
све акције над решеним предметом и документима унутар њега су онемогућене, осим слања у архиву.

Страна 44 од 45
 Упутство за обраду предмета
Увек независно од статуса могућа је штампа омота списа и листа документарног материјала, преглед
детаља и историје.
Када је предмет у завршним статусима „Решен“, „Обустављен“ и „Одбачен“, не може се вратити у
статус „У обради“.

Илустрација 99 –Форма решеног предмета

Страна 45 од 45