Брзи водич кроз MS PROJECT 2003

Увод

Почетна подешавања:
На самом почетку рада, у Tools—»Options, на картици Schedule (сл.1) треба извршити
следећа подешавања:

Слика 1 - почетна подешавања

Show assigment units as a: Decimal
Defаult task type: Fixed Duration
New tasks are Еffort driven - уклонити квачицу са тог поља

Уношење активности
Уношење назива активности се врши у пољу Task Name, а трајање активности се уписује
у поље Duration. То су једина два податка која се уносе у овој фази.

Уметање активности
Уколико при уносу изоставимо неку радњу можемо је уметнути тако што кликом миша
означимо редни број радње изнад које је потребно уметнути нову и изаберемо
Insert—»New Task
сада ће се изнад означене активности појавити празан ред у који уносимо податке о
активности коју смо хтели да уметнемо.

Брисање активности
Брисање активности се врши кликом на редни број активности а затим на тастер Delete.

Померање активности
Померање активности се врши тако што кликнемо на редни број активности коју хоћемо
да померимо. Након сто пустимо леви тастер миша показивач ће добити облик
четверостране стрелице. Сада треба поново кликнути на редни број и држећи тастер
превући активност по вертикали до жељеног места и тада пустити тастер миша. Можемо
приметити да притом активност не задржава стари редни број већ се врши
пренумерација, тј. добија редни број позиције на коју смо је превукли.

2
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
Груписање активности
Често се у раду јавља потреба да одређене активности због прегледности групишемо у
једну, сумарну активност. На пример, активности: "Темељна плоча - такт 1" до "Израда
кровне конструкције - такт 2", можемо груписати под сумарну активност коју ћемо
назвати "Израда конструкције објекта".
То ћемо урадити тако што ћемо означити прву у низу активности које хоћемо да
групишемо (у овом слушају то би била активност - "Темељна плоча - такт 1") и изнад
ње уметнемо нову активност којој ћемо дати име наше сумарне активности (овде -
"Израда конструкције објекта").
Сада ћемо означити све појединачне активности (превлачењем миша преко њихових
редних бројева) и подвести их под сумарну активност (која се налази изнад њих) тако
што ћемо кликнути на иконицу Indent - хоризонталну стрелицу усмерену надесно
(сл.2). Приметићемо да је назив сумарне активности сада исписан подебљаним словима
и да се испред њега налази симбол -. Када кликнемо на њега појединачне активности ће
се практично подвући под сумарну активност а симбол - ће се променити у +. Ово
можемо користити када због прегледности желимо да избегнемо непотребну детаљност.

Слика 2 - формирање сумарне активности

Битно је знати да се под одређену сумарну активност могу подвести само активности
које је директно следе на списку. Уколико то није случај треба испомерати активности
тако да их сложимо једну иза друге. Може се приметити да се за сумарну активност не
уноси трајање већ ће јој програм аутоматски израчунати трајање на основу трајања
њених подактивности.
Треба напоменути да се код сложенијих пројеката најпре унесу сумарне активности, па
се затим у оквиру њих уносе њихове подактивности и тако редом до потребне
детаљности (Top - Down приступ)

Брисање сумарне активности

Не препоручује се брисање сумарне активности на класичан начин, тј. њеним
означавањем и кликом на тастер Delete, јер ће се при томе избрисати и све њене
подактивности. Да бисмо то избегли прво морамо њене подактивности извући из ње
тако што ћемо их све обележити (превлачењем миша преко њихових редних бројева) а
затим кликнути на иконицу Outdent (стрелица усмерена налево). Сада активност коју
желимо избрисати практично није више сумарна па је зато можемо избрисати.

3
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
Подешавање датума почетка пројекта
При уносу трајања активности програм ће аутоматски за дан почетка претпоставити
текући датум, односно датум куцања. Да бисмо унели тачан датум почетка пројекта
идемо на
Project—»Project Information...
и у пољу Start date: унесемо планирани датум почетка реализације пројекта.

Уношење активности које се периодично понављају

Често се у реализацији пројекта појављују активности које се периодично појављују као
што су: анализа динамике рада, попис робе у магацинима, прање радне одеће, итд. Ове
радње се уписују тако што кликнемо на слободан ред за упис активности и идемо на
Insert—»Recurring Task...
У отвореном прозору уписујемо назив периодичне активности, њено трајање, датум
почетка, период понављања, број понављања, итд.

Кључни датуми пројекта

Некада је у пројекту потребно нагласити одређене фазе или тренутке у реализацији. Нпр.
завршетак земљаних радова, почетак монтажне фазе грађења, почетак инсталатерских
радова и си. У ту сврху се користи и тзв. Мilestone. Он се уноси исто као и свака друга
активност с тим да се за трајање уписује 0. На класичан начин се врши и његово
повезивање са осталим активностима а на Гантовом графичком дијаграму је
представљен ромбом.

Повезивање активности
Након уношења активности и трајања, да бисмо повезали радње идемо на
Window—»Split
Да бисмо променили приказ у доњем делу екрана прво га морамо учинити активним
(кликом на леву плаву вертикалну линију дуж леве ивице чиме она добија интензивно
плаву боју), а затим у
Format—»Details
бирамо шта ће нам бити приказано у табели. Уколико нам у оквиру Details не постоји
ниједна активна опција значи да нам доњи део екрана није активан па треба кликнути
на вертикалну плаву линију. При уношењу веза најбоље је укључити приказ
Resources&Successir. Екран би требао да изгледа као на сл.3. Стрелицом је приказана
поменута вертикална плава линија.
Predecessor - претходна активност
Successor - наредна активност

Унос веза
У горњем делу екрана треба кликнути на активност, а у доњем делу, у пољу Successor
Name. уносимо име радње која јој следи (наредну активности), врсту везе и евентуално
време "зазора" између те две радње (lag).

4
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
Брисање и промена веза
Брисање и промена веза се може вршити на два начина. Први је да на Гантовом
дијаграму тј. на графичком приказу са десне стране кликнемо дуплим кликом на везу
коју желимо да обришемо или променимо. Отвориће нам се један једноставан прозор у
коме постоје подаци о именима активности које та веза повезује, као и тип везе и зазор
(lag). Уколико желимо, тип везе и зазор можемо променити, а за комплетно брисање
везе користимо дугме Delete које се ту такође налази.
Други начин брисања веза је сличан њиховом уношењу, с тим што ћемо кликнути на већ
унесену везу и кликом на тастер Delete је избрисати.

Слика 3 - подељени екран

Унос ресурса
Пре свега, потребно је дефинисати ресурсе. Треба отворити (у горњем делу екрана)
табелу ресурса
View—» Resource Sheet
Или кликнути са леве стране на приказ Recource Sheet,
Затим, или ићи на поље Resource Name и унети име ресурса.
Type може бити Work или Material, Work су радни ресурси, обрачунавамо их кроз сате
ангажовања и користимо за машине, раднике, итд. Material су материјални ресурси,
обрачунавамо их кроз јединице за мерење количине материјала (m, m3, l, kg, t,...).
Initials су иницијали који служе за лакше распознавање ресурса и програм их додељује
аутоматски на основу првог слова имена тог ресурса а ми их наравно можемо
променити уколико нам предложени не одговарају.
Group означава групу којој тај ресурс припада (није обавезно).
У поље Max. Units се уноси број комада тог ресурса који су на располагању. Уколико у
једном тренутку буде неопходно ангажовање већег броја (веће количине) ресурса него

5
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
сто смо овде навели програм ће нам то на одговарајући начин пријавити тако што ће се
врста са тим ресурсом приказати болдованим, црвеним словима.
Std. Rate је коштање ресурса по сату рада.
Ovt Rate је коштање ресурса по сату прековременог рада.
Cost/Use је једнократни трошак стављања ресурса у функцију, нпр. довожење на
градилиште. Гена ресурса може бити изражена на један од ова три начина:
• само преко Cost/Use
• и преко Cost/Use и преко Std. Rate и
• само преко Std. Rate
Валута у којој се приказују цене рада подешава се преко
Tools—»Options—>View,
у пољу Currency за симбол ставити din ili €

Када унесемо све ресурсе које имамо, треба кликнути на приказ Gantt Chart (ili View->
Gantt Chart) a zatim Window—»Split, dа бисмо добили Гантов дијаграм у горњем и
Resource sheet у доњем делу екрана.
Сада треба кликнути на активност а затим јој у доњем делу екрана доделити потребне
ресурсе чији ћемо списак сада имати у падајућем менију Resource Name. Наравно, треба
доделити и потребан број односно количину сваког ресурса. Уноси се назив и количина
ресурса, а програм сам срачунава укупни рад (Work) ресурса.

Календар
Да би програм направио распоред активности на одређеном пројекту мора му се задати
календар радних и нерадних дана као и радно време. У програму већ постоји
стандардни календар али је готово увек неопходно прилагодити га конкретном
пројекту. Увид у календар и његову евентуалну промену вршимо у
Tools—»Change Working Time...

Слика 4 - дефинисање календара пројекта

6
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
Отвориће се прозор приказан на сл.4
Као што се може видети, у средишњем делу прозора се налази календар са означеним
радним и нерадним данима а са десне стране је радно време.
Ако бисмо хтели да неки радни дан прогласимо за нерадни потребно је да стрелицама са
десне стране календара пронађемо одговарајући месец, кликнемо на тај датум и
кликнемо на кружић испред Nonworking time. Видећемо да је тај датум сада обојен сивом
бојом карактеристичном за нерадне дане.
Ако хоћемо да читав један период прогласимо за нерадни, нпр. од 1. до 13. јануара,
кликнућемо на 1. јануар и држећи притиснут тастер миша превући до 13. јануара. Сада
ћемо као и у претходном случају кликнути у кружић испред Nonworking time.
Ако хоћемо да нам све суботе буду радне означићемо све суботе кликом на слово S
(Saturday) на календару, приметићемо даје цела вертикала субота обележена, а затим
кликнути на кружић испред Nondefault working time.
Слично ћемо поступити и при промени радног времена тј. принципом - означи и
промени.
Календар који смо прилагодили је стандардан календар за наш пројекат али неретко се
јавља потреба да за разне ресурсе дефинишемо различите календаре и различита радна
времена. Нпр. већина грађевинских машина морају ићи на редован годишњи ремонт па
нам то време оне неће бити на располагању, што се мора узети у обзир. То можемо
ресити на тај начин што свакој грађевинској машини или групи машина дефинишемо
посебан календар. У делу For потребно је изабрати ресурс коме мењамо календар и
затим на горе описани начин подесити радно време и календар
Дефинисање посебног календара вршимо притиском на дугме New... у већ поменутом
прозору. Отвориће се нови прозор у који ћемо унети име новог календара. То име може
бити назив машине, групе машина, групе радника, итд. Кликом на ОК вратићемо се у
почетни прозор у оквиру ког ћемо дефинисати радне и нерадне дане онако како је то
већ горе описано.
Сада, кад смо дефинисали све потребне календаре они ће нам бити доступни у
падајућем пољу Base Calendar при дефинисању ресурса (Resourse Sheet).

Промена редоследа активности

Када унесемо све активности може се јавити потреба да активности прикажемо у неком
другом редоследу односно сортиране по одређеним критеријумима. То се ради у
Project—»Sort
Ако се на понуђеној листи не налази жељени критеријум, можемо ићи на Sort by... где га
можемо дефинисати.

Филтрирање активности
За разлику од сортирања које даје списак свих активности сложених по одређеном
критеријуму, филтрирање из свих активности издваја само оне које задовољавају
одређени критериј ум. Да бисмо извршили филтрирање идемо на
Project—»Filtered for—>

7
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
У менију који ће се отворити биће листа најчешће употребљаваних филтера, сл.5. Ако
нам је потребан неки филтер који није на овом списку можемо га потражити кликом на
More Filters.

Слика 5 - филтери
Овде ћемо објаснити само неке од готових филтера.
Critical је филтер који ће издвојити активности које се налазе на критичном путу,
односно приказати активности чије ће евентуално кашњење у реализацији неминовно
довести до кашњења у завршетку целог пројекта.
Incomplete Tasks ће нам дати списак активности које још нису реализоване.
Using Resourse... ће издвојити све оне активности које користе ресурсе које изаберемо у
прозору који ће се отворити када активирамо овај фиитер.
Сада ћемо показати како се прави нови фиитер на примеру филтера који из свих
активности издваја оне које трају између 10 и 20 дана.
Најпре ћемо у
Project—»Filtered for—>More Filters...
кликнути на дугме New... . Отвориће се прозор приказан на сл.6.

Слика 6 - дефинисање филтера

У поље Name: унећемо произвољно име филтера, нпр. „Трајање између 10 и 20 дана".
Сада ћемо подесити критеријум да трајање активности буде веће од 10 дана: у пољу
Field Name из падајућег менија изабраћемо Duration, у пољу Test изабраћемо is greater

8
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
than, а у пољу Value(s) уписаћемо 10. Овим смо направили фиитер за издвајање
активности које трају дуже од 10 дана. Да бисмо овом критеријуму додали критеријум
да нам требају активности које уједно трају и мање од 20 дана у следећем реду у поље
And/Or уписаћемо And и у наставку у поље Field Name изабраћемо такодје Duration, у
пољу Test изабраћемо is less than, а у пољу Value(s) уписаћемо 20.
Овим смо направили тражени фиитер. Сада још можемо ставити квачицу на опцију Show
in menu да бисмо овај филтер имали на листи филтера у Project—»Filtered for. Када
кликнемо на ОК прозор ће се затворити а направљени фиитер снимити.
Филтер који смо направили је веома користан али има једну ману. Наиме, он може
издвојити само активности које трају између 10 и 20 дана, па ако би нам требале
активности које трају нпр. између 5 и 15 дана он нам не би био од користи и морали
бисмо правити нови фиитер. Сада ћемо направити корак даље и креирати интерактивни
фиитер који ће нас при покретању питати за границе, лако изгледа сложен овај фиитер
ће се веома мало разликовати од претходног. Једина разлика поред другачијег имена
филтера биће у томе што ћемо у првом реду у пољу Value(s) уместо 10 уписати: "Од
колико дана:"? , а у реду испод у исто поље уместо вредности 20 уписати: "До
колико дана:"? . Све остало ће остати исто као и у претходном примеру. При
покретању овог филтера појавиће се прозор у коме ће се од нас тражити да унесемо Од
колико дана:, када унесемо неки број притиснемо дугме ОК појавиће се нови прозор
који ће тражити да унесемо До колико дана:, када и овде унесемо неки број и
притиснемо ОК филтер ће се извршити тј. приказаће само оне активности чије је трајање
између два унесена броја.

Аутоматско филтрирање укључује се кликом на тастер са левком поред падајућег

менија филтера. Након тога, у наслову сваке колоне приказаће се ознака за аутоматски
филтер. На овај начин је могуће брзо филтрирање по једној или више колона у табели

Форматирање приказа
Сва подешавања везана за графички део Гантовог дијаграма, нпр: подешавање изгледа
линија које представљају активности, разни натписи уз линије активности, подешавање
видљивости критичних активности (најчешће се тражи да се виде другачијом бојом),
подешавају се у
Format—>Bar Styles...
Појавиће се прозор као на сл. 7.

Слика 7 - Форматирање приказа активности на гантограму

9
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003
Пример 1: Тражи се да активности буду приказане зеленим правоугаоником и да са
његове горње стране буде приказано његово трајање.
То значи да ћемо корекције вршити у реду који описује изглед активности (Task).
Кликнућемо у поље Task и видећемо да у доњем делу екрана имамо две картице: Text \
Bars (види си. 8).
У картици Bars подешавамо изглед линије. У пољима Start i End подешавамо изглед
њених крајева а у пољу Middle подешавамо Shape (дебљину линије), Pattem (шрафуру) и
Color(boju). У изборнику Color (боју) ћемо променити из плаве у зелену.
У картици Text подешавамо натписе. СИ. 9. Она је организована према положају
натписа у односу на линију. Како треба приказати Трајање са горње стране линије, у
пољу Top (gore) из'падајућег менија изабраћемо Duration (трајање).
Пример 2: Подесити да се критичне активности виде црвеном бојом.
Пошто критичне активности нису дефинисане у горњој табели, морамо их дефинисати.
Прећи ћемо на дно табеле у први слободан ред. У колони Name уписати 'Критичне
Активности'. У пољу Appearance подешавамо облик линије, шрафуру и боју (црвена). У
пољу Show for... Task, из падајућег менија изабрати Critical. Остале три колоне не треба
мењати.
Пример 3: Подесити да се укупна временска резерва види као танка плава линија.
Прећи ћемо на дно табеле у први слободан ред. У колони Name уписати 'Укупна
временска резерва'. У пољу Appearance подешавамо облик линије (танка), шрафуру и
боју (плава). У пољу Show for... Task, из падајућег менија изабрати Normal. У колони
Row остаје 1. У пољу From iз листе треба изабрати Early Finish, а у пољу To изабрати
Late Finish.
У случају да се тражила слободна временска резерва, све би било исто, осим што бисмо
у пољу To, уместо Late Finish изабрали Free Slack.
Normal су активности које нису сумарне. Један тип активности у пољу Show for... Task
може бити дефинисан и као Normal;Noncritical

Формирање табела
Креирање табеле се врши у
View / Table / More Tables...
У прозору који се отвори треба кликнути на New,.., отвориће се нови прозор (сл. 8).
На почетку треба уписати име табеле. У пољима Field Name из падајуће листе, редом
треба изабрати све колоне које нова табела треба да има, У пољу Title уносимо назив
колоне на српском језику.
Остале колоне служе за поравнање текста у табели.
Ако се тражи да се из свих активности, по неком критеријуму, издвоје и прикажу само
неке од њих, онда се сигурно ради о филтрирању ( Project—>Filtered for:.,.)
Ако активности треба пресложити по неком редоследу, али тако да и даље све
активности буду приказане, ради се о сортирању (Project^Sort-*)

10
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003

Слика 8 - дефинисање табела

Кодирања и груписање активности

Ради лакшег филтрирања активности најчешће се дефинишу кодови на основу Outline
Code – поља која дефинишу другу структуру активности. Уколико постоји структура
одговорности или структура трошкова примењује се на нивоу фирме.
Прво се у табелу умеће нова колона са одговарајућим кодом
Insert Column / Outline Code 1 (до 10 типова)
Затим се из менија Tools, бира Customize…Field како би се прилагодио код
Следећи корад је дефинисање кодне маске (слика 9)
Define Code Mask
Code Mask: Uppercase Letters 3
Lowercase Letters 3
Након тога, дефинише се табела из које ће се бирати кодови:
Edit Lookup Table

Слика 9 - дефинисање кодова

11
 Брзи водич кроз MS PROJECT 2003

Градња GRD
Конструкција kon
Остали ost
Подизвођачи POD
Занатлије zan
Путари put

Додела кодова врши се за сваку активност посебно, бирајући одговарајући код из

табеле.

Груписање активности
Могуће је извршити груписање активнсти по појединим параметрима а затим сумирати
податке по групама.

Project / Group by / More Group…

By Outline code 1
By Critical

12