Εκκίνηση του Microsoft Outlook

Έναρξη->Όλα τα προγράμματα->Microsoft Office και ενεργοποιούμε την

εφαρμογή Microsoft Outlook.
ΑΠΑΝΤΗΣΗ ΣΕ ΜΗΝΥΜΑ

ΦΑΚΕΛΟΣ ΜΗΝΥΜΑΤΩΝ

ΜΗΝΥΜΑΤΑ

Εδώ βλέπουμε τους φακέλους μηνυμάτων Εισερχόμενα, Πρόχειρα, Διαγραμμένα,

Απεσταλμένα κλπ

Εισερχόμενα είναι τα μηνύματα που μας έχουν στείλει.

Πρόχειρα είναι μηνύματα που έχουμε αποθηκεύσει για μελλοντική χρήση ή

μηνύματα που δεν έχουν αποσταλεί.

Διαγραμμένα είναι τα μηνύματα που έχουμε διαγράψει.

Απεσταλμένα είναι τα μηνύματα που έχουμε στείλει εμείς.

Μέσα σε κάθε φάκελο μηνυμάτων μπορούμε να δημιουργήσουμε

υποφακέλους δίνοντας το όνομα που θέλουμε. Για παράδειγμα αν εγώ θέλω
να αποθηκεύσω όλα τα μηνύματα που δέχομαι από την εταιρεία που
εργάζομαι μπορώ να δημιουργήσω έναν υποφάκελο μέσα στον φάκελο
μηνυμάτων Εισερχόμενα. Επιλέγω τον φάκελο μηνυμάτων Εισερχόμενα
κάνω δεξί κλικ Δημιουργία φακέλου και δίνω το όνομα ΕΤΑΙΡΕΙΑ. Κάθε
φορά που έχω ένα μήνυμα από την εταιρεία που εργάζομαι το επιλέγω κάνω
δεξί κλικ Μετακίνηση και βρίσκω τον φάκελο ΕΤΑΙΡΕΙΑ μέσα στον φάκελο
μηνυμάτων Εισερχόμενα και το μετακινώ εκεί. Αν θέλω μπορώ να
μετονομάσω τον υποφάκελό μου κάνοντας δεξί κλικ στον υποφάκελο και
επιλέγω Μετονομασία φακέλου. Τέλος μπορώ να διαγράψω τον υποφάκελό
μου κάνοντας δεξί κλικ στον υποφάκελο και επιλέγω Διαγραφή φακέλου.
 Απάντηση – Απάντηση σε όλους: Ένα επιλέξουμε ένα μήνυμα και
πατήσουμε το κουμπί Απάντηση το μήνυμα κατευθείαν αποστέλλεται στον
άμεσο παραλήπτη ενώ με την επιλογή του κουμπιού Απάντηση προς όλους
το μήνυμα αποστέλλεται σε όλους τους παραλήπτες (άμεσους, κοινοποίησης,
ιδιαίτερης κοινοποίησης).

Δημιουργία Ηλεκτρονικού μηνύματος:

Κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού

ταχυδρομείου ανοίγει το παράθυρο μέσα στο οποίο συντάσσουμε ένα νέο
μήνυμα προς αποστολή. ΕΠΙΣΥΝΑΨΗ ΑΡΧΕΙΩΝ
ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΗΤΑ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ

ΠΑΡΑΛΗΠΤΕΣ
ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ

ΘΕΜΑ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ
ΑΠΟΣΤΟΛΗ ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ

ΣΩΜΑ ΚΕΙΜΕΝΟΥ
ΜΗΝΥΜΑΤΟΣ

Επιλογές που έχουμε:

1.Εισαγωγή παραληπτών μηνύματος:

1. Προς.. : Αντιστοιχεί στον άμεσο παραλήπτη του μηνύματός μας .

2. Κοιν.. : Αντιστοιχεί στου παραλήπτες οι οποίοι θέλουμε να

ενημερωθούν για το περιεχόμενο του email, αλλά δεν τους αφορά άμεσα.

3. Ιδιαιτ.Κοιν.. : Κάνοντας κλικ στην επιλογή Προς.. ή Κοιν.. ανοίγει το

παράθυρο από το οποίο μπορούμε να επιλέξουμε τους παραλήπτες μας. Εκεί
εμφανίζεται και η επιλογή Ιδιαίτερη Κοινοποίηση. Εάν προσθέσουμε το όνομα
του παραλήπτη, στο πλαίσιο Ιδιαίτ. κοιν. στέλνεται ένα αντίγραφο του
μηνύματος στον παραλήπτη που καθορίζουμε. Οι παραλήπτες που
προστίθενται στο πλαίσιο "Ιδιαίτ. κοιν." δεν θα είναι ορατοί στους άλλους
παραλήπτες που λαμβάνουν το μήνυμα.

Επίσης έχουμε τη δυνατότητα να επιλέξουμε παραλήπτες και μέσα από τις

υπάρχουσες επαφές που έχουμε αποθηκευμένες στο Outlook.Αρκεί να
επιλέξουμε την επαφή που θέλουμε και να κάνουμε κλικ στις επιλογές Προς..
ή Κοιν..ή Ιδιαιτ.Κοιν αναλόγως τι τύπου παραλήπτης θέλουμε να είναι η
επαφή μας.

2.Θέμα μηνύματος: Στο πλαίσιο κειμένου Θέμα μπορούμε να

πληκτρολογήσουμε έναν τίτλο που αφορά την θεματολογία του μηνύματός
μας.

3.Σώμα κειμένου μηνύματος: Στο σώμα κειμένου του μηνύματός μας

πληκτρολογούμε το περιεχόμενο που θέλουμε. Μπορούμε επίσης να
μορφοποιήσουμε το κείμενό μας με αλλαγή γραμματοσειράς, μεγέθους
γραμματοσειράς, έντονα, πλάγια γραφή κλπ.

4.Επισύναψη αρχείων στο μήνυμα: Είναι εύκολο να επισυνάψουμε εικόνες,

αρχεία και πολλά άλλα στοιχεία στα μηνύματα του Outlook. Κάνοντας ένα κλικ
στην επιλογή επισύναψη αρχείου ανοίγει το παράθυρο μέσα από το οποίο
μπορούμε να βρούμε το αρχείο που θέλουμε και να το επισυνάψουμε
πατώντας Εισαγωγή. Έχουμε τη δυνατότητα να φορτώσουμε αρκετά αρχεία
μαζί σε ένα μήνυμα.

Τα επισυναπτόμενα αρχεία μπορούμε να τα αποθηκεύσουμε ή να τα

διαγράψουμε κάνοντας κλικ πάνω σ αυτά και πατώντας δεξί κλικ επιλέγουμε
την ενέργεια που θέλουμε.

5.Σπουδαιότητα μηνύματος: Μπορούμε να ορίσουμε το επίπεδο

σπουδαιότητας για ένα μήνυμα ώστε οι παραλήπτες να δούνε την ένδειξη στα
Εισερχόμενά τους πριν το ανοίξουν. Ορίζοντας το επίπεδο σπουδαιότητας (

) επιτρέπεται επίσης να ταξινομούνται τα μηνύματα κατά

σπουδαιότητα στους παραλήπτες.

6.Αποστολή: Μόλις ολοκληρώσουμε όλα τα απαραίτητα βήματα για τη

σύνταξη του μηνύματός μας κάνω κλικ στην επιλογή Αποστολή και το μήνυμα
αποστέλλεται επιτυχώς στους παραλήπτες.
 ΕΠΑΦΕΣ ΣΤΟ MICROSOFT OUTLOOK

Το Microsoft Outlook μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε επαφές ή

ομάδες επαφών με σκοπό να βρίσκουμε εύκολα τους παραλήπτες των
μηνυμάτων μας.

Επαφές:

Κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημιουργία Επαφής εμφανίζεται το παρακάτω

παράθυρο:

ΠΑΡΑΘΥΡΟ ΕΠΑΦΗΣ

Στο πλαίσιο κειμένου Ονοματεπώνυμο εισάγουμε τα στοιχεία της επαφής

που θέλουμε να δημιουργήσουμε (πχ Μαρία Τσιρογιάννη) ενώ στο πλαίσιο
κειμένου Ηλεκτρονική Διεύθυνση εισάγουμε την διεύθυνση (πχ
mariatsi@yahoo.com). Κάνοντας ένα κλικ στο πεδίο Εμφάνιση ως
δημιουργούμε το παράθυρο της επαφής.

ΠΡΟΣΟΧΗ: Κάθε φορά που ολοκληρώνουμε τη διαδικασία δημιουργίας μιας

επαφής πατάμε πάντα Αποθήκευση & κλείσιμο.

Στη συνέχεια το παράθυρο επαφής αποθηκεύεται στις επαφές ενώ εάν

θέλουμε να διαγράψουμε μια επαφή κάνουμε κλικ στο παράθυρο επαφής δεξί
κλικ και Διαγραφή.

Ομάδα επαφών:

Στην επιλογή επαφές του Microsoft Outlook έχουμε τη δυνατότητα να

δημιουργήσουμε και ομάδες επαφών δίνοντας ένα όνομα και προσθέτοντας
τα μέλη που θέλουμε μέσα.
Κάνοντας κλικ στην επιλογή Δημιουργία Ομάδας επαφών εμφανίζεται το

ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΜΕΛΩΝ

ΟΝΟΜΑ ΟΜΑΔΑΣ ΕΠΑΦΩΝ

ΜΕΛΗ ΟΜΑΔΑΣ ΕΠΑΦΩΝ

παρακάτω παράθυρο:

Στην επιλογή Όνομα πληκτρολογούμε το όνομα που θέλω να έχει η ομάδα

επαφών.

Στην επιλογή Προσθήκη Μελών εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές:

Εάν θέλουμε να προσθέσουμε μια νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,

ταχυδρομείου
εισάγουμε τις πληροφορίες για αυτό το άτομο στο παράθυρο
διαλόγου Προσθήκη νέου μέλους.

Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα μέλος από τις επαφές του Outlook ή από
το βιβλίο διευθύνσεων
διευθύνσεων, κάνουμε τα εξής:

1.Στη
Στη λίστα με τα ονόματα που εμφανίζεται, επιλέγουμε
γουμε τα ονόματα που
θέλουμε και, στη συνέχεια, κάνουμε κλικ στην επιλογή Μέλη.. Τη διαδικασία
διαδικα
αυτή την κάνουμε για κάθε άτομο που θέλουμε να προσθέσουμε στην ομάδα
επαφών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο .

Η ομάδα επαφών αποθηκεύεται με το όνομα που της δώσαμε. Σε περίπτωση

που θέλουμε να διαγράψουμε ένα ή περισσότερα μέλη από μια ομάδα
επαφών ανοίγουμε την ομάδα επαφών, επιλέγουμε το άτομο ή τα άτομα που
θέλουμε και κάνουμε κλικ στην επιλογή Κατάργηση μέλους,, ενώ εάν
θέλουμε να διαγράψουμε ολόκληρη την ομάδα επαφών
αφών κάνουμε κλικ στο
παράθυρο της ομάδας επαφής ,δεξί κλικ και Διαγραφή.