Desain dan implemensi RKE di Organisasi (Bagian 1):

Organization Assessment and Readiness

Guardian Y. Sanjaya
Departemen Kebijakan dan Manajemen Kesehatan, FK-KMK UGM
Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMKES)
Outline
• Mengapa perlu penilaian?
• Penilaian kesiapan penerapan RKE
• Penilaian kematangan digital di rumah sakit
• Hasil penilaian sebagai dasar perencanaan dan pengembangan sistem
informasi
Referensi
• Shortliffe and Cimino. 2014. Biomedical Informatics: Computer
applications in health care and biomedicine
• Journal dan book chapter sesuai dengan topik masing-masing
pertemuan
• Kata kunci: electronic health records, readiness assessment, digital
maturity assessment
RME atau RKE
• An EMR is a computerized medical record used to capture, store and
share information between health-care providers in an organization,
supporting the delivery of health services to patients.
• An EHR is a computerized health record used to capture, store, access
and share summary information for a patient between health-care
organizations and providers.

WHO-ITU. 2012. National eHealth Strategy Toolkit

Rekomendasi WHO – Innovation intervention
Health Systems Challenges Expected Solution and Innovation

Health Insurance Coverage

Personal health records, patient satisfactions

Targeted client communications, Decision support systems

Tracking of client’s health status and services

(interoperable EHR)

Stock notification, management and product catalogues

Health workforce registry, continuous professional

education

Seamless referral services, Telehealth and Telemedicine

Birth and Death Registration, personal unique ID

Evolusi rekam kesehatan elektronik

Evidence-based
Collector practice
Combine with PHR
Documenter Goal: Consumer Health Information
Phase 1 exchange
empowerment
Create
Phase 2 Helper Goal: Integrated
data/information, health service
Unidirectional
Phase 3 Colleague
Goal: intention Point-of-care data
capture,
Longitudinal Phase 4 Mentor
Simple Alert record
system,
DSS in acute care
Result management and ambulatory
Phase 5
Goal: Efficiency Goal: efficiency,
patient safety

Time

GartnerGroup generation of EHR (Amatayakul, 2009) 6

Apakah status Satu Sehat ini mencerminkan kondisi
implementasi teknologi digital di fasilitas kesehatan?
 Apa saja masalahnya?
Tantangan (Yoon et al. 2012; Jha et al. 2009) Isu
The amount of capital needed to purchase and implement an EHR system Biaya Investasi
Uncertainty about return on the investment (ROI) in an EHR system Expected benefit
Concerns about the ongoing cost of maintaining an EHR system Biaya Pemeliharaan
Finding an EHR system that meets the organization’s needs Software
Resistance to implementation from physicians Sosio-teknis
Lack of adequate IT staff SDM khusus IT
Concerns about lack of future support from vendors for upgrading and maintaining the system Kontrak Vendor
Concerns about illegal record tampering or “hacking” Keamanan
Lack of interoperable IT systems in the marketplace Pertukaran data
Concerns about inappropriate disclosure of patient information Keamanan
Disruption in clinical care during implementation Pelayanan
Resistance to implementation from other providers Socio-teknis
Lack of capacity to select, contract for, and implement an EHR system Manajemen TI
Apakah fasilitas kesehatan mampu mengimplementasikan
teknologi digital?

• Tahun 1996 di USA investasi industri SI/TI kesehatan tercatat sebesar

USD 11,6 Juta, meningkat 16% dari tahun 1995
• Tahun 2002 investasi SI/TI kesehatan sebesar USD 21 Juta
• Tahun 2011 total kontrak SI/IT Kesehatan sebesar USD 633 juta, naik
sebesar 22% dari tahun 2010

Snyder, 2002; XXXX, 2011

Apakah fasilitas kesehatan siap menggunakan teknologi
digital?
• Tahun 1999 terjadi penurunan revenue (saving) dari fasilitas
kesehatan (RS) sebesar 63% dimana salah satu faktornya karena
investasi SI/TI yang tinggi
• 50% dari institusi kesehatan tersebut gagal mengimplementasikan
SI/TI
• Salah satu faktornya adalah kurang siapnya fasilitas kesehatan (RS)
dalam mengimplementasikan TI

Snyder, 2002. Development and pilot testing of an Organizational Information

Technology/Systems Innovation Readiness Scale (OITIRS).
What is readiness assessment?
• “……characterized as the level of fit between new IT/S and the
organization”
• “….indicators achievement to determined the level of organization
readiness”
What is readiness assessment?
• “the degree to which users, healthcare institutions, and the
healthcare system itself, are prepared to participate and succeed with
e-health implementation.”
• avoiding huge losses in time, money, and effort;
• avoiding delays and disappointments among planners, staff, and users of
services; and
• facilitating the process of change in the institutions and communities involved

Khoja et al. 2007. e-Health Readiness Assessment Tools for Healthcare Institutions in Developing Countries
Penilaian Kesiapan Penerapan Rekam Kesehatan
Elektronik
Dimana peran penilaian digital?

• Kesiapan SI/TI ditinjau dari
berbagai aspek
• Mencerminkan aspek
umum
Strategic Planning
• Road Map/Blue Print SI/TI
• Panduan SI/TI untuk jangka
waktu tertentu
Monitoring,
Evaluation,
• Analisa kebutuhan Improvement
• Teknis dan Non Teknis
pengembangan • Monitoring implementasi
• Spesifik dan detail • Evaluasi dampak teknologi
• Program/project digital
management • Perbaikan berkelanjutan

System
Readiness Assessment
Implementation
Area Readiness Assessment

Organization Management Operational Technical

Culture Leadership Readiness Readiness
• Persepsi • Tim Eksekutif (C- • Workflow, • Use of existing
• Prosedur di Level) Procedure, technology
organisasi • Finansial Policy • IT management
• Project plan • Strategic plan • Vendor • Staffing for EHR
untuk EHR • Quality relationship implementation
improvement • Implementation,
training

Better Management focus, Potential process Potential areas for

understanding potensial and barriers increase IT in
development dan organization
planning

Ajami et al, 2011. Readiness assessment of EHR implementation

Instrumen readiness assessment
• OITIRS (Organizational Information Technology/Systems Innovation Readiness
Scale)
• DOQ-IT (Doctor Office Quality Information Technology)
• CCCEAR (California Community Clinics EHR Assessment and Readiness)
• e-Health Readiness Assessment for Healthcare Institutions
Rita Snyder, 2001 (OITIRS)
Rita Snyder, 2001
DOQ-IT
• Doctor’s Office Quality – Information Technology
• Sudut pandangnya adalah bagaimana klinisi melakukan penilaian
kesiapan untuk mengimplementasikan EHR
• Kesiapan dikategorikan menjadi
• Highly prepared
• Moderately Prepared
• Not Prepared
Variabel DOQ-IT
1. Budaya kerja organisasi
2. Tatakelola dan kepemimpinan
3. Operasional
4. Teknis
 Variabel DOQ-IT…..
Budaya Kerja Organisasi
• Seberapa jauh pemahaman staf terhadap sistem
yang berbasis komputer
• Sejauh mana keterlibatan tenaga medis maupun
staf lainnya dalam upaya rumah sakit mengadopsi
TIK.
• Apakah pasien menjadi prioritas utama dalam
penggunaan sistem berbasis komputer
• Bagaimana mekanisme interaksi pasien dengan
sistem yang ada dan sudah sejauh mana.
• Apakah rumah sakit memiliki rencana yang
sistematis dalam mengadopsi TIK di organisasi.
 Variabel DOQ-IT…..
Tatakelola dan Kepemimpinan
• Apakah sudah dibentuk komite TI yang terdiri dari
perwakilan stakeholder rumah sakit?
• Sudahkan tim eksekutif ini melakukan
pertimbangan cost-benefit dari implementasi
TIK?
• Apakah ada anggaran rutin dalam implementasi
TIK
• Penilaian proyeksi dampak pemanfaatan TIK bagi
organisasi di kemudian hari.
• Sudahkan TIK dimasukkan dalam rencana
strategis organisasi?
• Apakah ada road map (SIM Plan) khusus untuk
jangka waktu tertentu yang secara berkala
diupgrade?
• Apakah TIK juga direncanakan untuk peningkatan
kualitas pelayanan klinis ?
 Variabel DOQ-IT…..
Operasional
• Area-area mana saja yang memungkinkan untuk diimplementasikan
sistem informasi tanpa harus merombak total proses bisnis yang
sedang berjalan?
• Membandingkan proyeksi efisiensi yang mungkin bisa dilakukan
dengan adanya sistem yang baru.
• Proses bisnis pelayanan medis (klinis) perlu diidentifikasi, baik
rawat inap, rawat jalan dan pelayanan kegawat daruratan
• Identifikasi terhadap kelengkapan format dokumentasi klinis
(rekam medis) dan juga potensi TIK dalam mengakomodasi
kebutuhan klinis tersebut.
• Identifikasi terhadap kebijakan, SOP, guideline dan protokol yang
ada
• Bagaimana mekanisme kontrol kualitas?
• Identifikasi unit TIK dan komposisi staf dalam unit ini
• Apakah ada rencana penguatan kapasitas staf dalam penggunaan
TIK
• Bagaimana hubungan antara rumah sakit dengan pengembang
sistem informasi yang pernah dilakukan
Teknis
• Infrastruktur baik hardware dan jaringan
yang sudah digunakan dan sudah ada di
fasilitas kesehatan
• Bagaimana mekanisme perawatan investasi
TIK tersebut selama ini
• Sejauh mana kapasistas tim teknis yang ada
di rumah sakit, untuk memastikan
pemecahan permasalahan teknis pada saat
implementasi dan pemeliharaan TIK
• Apakah ada proses pengembangan sistem?
• Sudah masukkah kegiatan teknis dalam
anggaran faskes?
Dimana peran penilaian kesehatan digital?

• Kesiapan SI/TI ditinjau dari
berbagai aspek
• Mencerminkan aspek
umum
Strategic Planning
• Road Map/Blue Print SI/TI
• Panduan SI/TI untuk jangka
waktu tertentu
Monitoring,
Evaluation,
• Analisa kebutuhan Improvement
• Teknis dan Non Teknis
pengembangan • Monitoring implementasi
• Spesifik dan detail • Evaluasi dampak teknologi
• Program/project digital
management • Perbaikan berkelanjutan

System
Readiness Assessment
Implementation
 Micro Level

Meso Level Benefit Evaluation Framework

EMR Quality EMR Use Net Benefit
People
System Quality Care Quality
Use

Information Access
Organization Direct
Effect Quality
User
Satisfaction
Productivity
Service Quality
Implementation

Direct
Influence

Macro Level
Legislation, Social, Political
Healthcare Funding,
Policy, & Economic
Standard Incentive
Governance Trends
Dampak penggunaan RKE

Tsai CH, et al. 2020. Effects of Electronic Health Record Implementation and Barriers to Adoption and Use: A
Scoping Review and Qualitative Analysis of the Content.
Penilaian Kematangan Digital Rumah Sakit di
Indonesia
 Regulasi dan Kebijakan

Tatakelola dan Strategi SIK, serta

Kesehatan Digital

Standar Data dan Interoperabilitas

Transformasi Kesehatan Digital
Infrastruktur TIK dan Layanan Sistem Informasi

Sumber daya manusia, Perilaku dan

Keterampilan Digital
PMK Nomor 24 tahun 2022 tentang Rekam Medis
• Rekam medis elektronik untuk mendukung mutu pelayanan
kesehatan
• Setiap fasilitas kesehatan wajib menyelenggarakan rekam medis
elektronik (termasuk layanan telemedicine)
• Rekam medis elektronik: data administratif dan data klinis
• Interoperablitas menggunakan sistem yang difasilitasi oleh
Kementrian Kesehatan, transfer data elektronik dalam rangka
pelayanan pasien
Berbagai regulasi lain
• UU Kesehatan No 17 tahun 2023
• UU Perlindungan Data Pribadi
• UU Transaksi Data Elektronik
• PP Sistem Informasi Kesehatan
• PMK No 18 tahun 2022 tentang Satu Data Bidang Kesehatan
• Transformasi Kesehatan dan Transformasi Kesehatan Digital
• ………..
 Tujuan Penilaian Kematangan Digital
• Menilai adopsi teknologi digital saat ini di tingkat rumah sakit untuk
meningkatkan kualitas dan efisiensi layanan kesehatan
• Mengidentifikasi tantangan penerapan kesehatan digital di tingkat rumah
sakit dan mengembangkan rekomendasi mengenai adopsi digital kesehatan,
strategi dan prioritas investasi.
• Menyediakan alat untuk mengukur adopsi inovasi digital di tingkat rumah
sakit
• Melibatkan komunitas dan asosiasi profesi untuk penilaian dan peningkatan
kematangan digital di tingkat rumah sakit.
Digital maturity assessment
• The Adoption Model for Analytics Maturity (AMAM)
• The Continuity of Care Maturity Model (CCMM)
• The Clinically Integrated Supply Outcomes Model (CISOM)
• The Digital Imaging Adoption Model (DIAM)
• The Infrastructure Adoption Model (INFRAM)
• The Outpatient Electronic Medical Record Adoption Model (O-
EMRAM)
• The Electronic Medical Record Adoption Model (EMRAM)
 Pertimbangan penilaian kematangan digital
● Mendukung transformasi kesehatan

Transformasi
digital di Indonesia (SatuSehat)
Kesehatan Digital
● Penilaian dan hasil langsung serta
umpan balik
● Kemampuan untuk terus
Adopsi
Keterlibatan meningkatkan kematangan digital dan
Rekam
berbagai
Medis
stakholder
Elektronik implementasi rekam medis elektronik.
● Keterlibatan dan dukungan komunitas
asosiasi (PERSI dan PORMIKI)
Perencanaan
Strategis dan
Peraturan Nasional
Kemenkes
 Pemetaan Parameter Kematangan Digital
Adopsi
Komponen NHS HISMM Duncan et al
RME
Sistem dan Infrastruktur TI V V V

Interoperabiltas V V V

Tata Kelola, Manajemen, Strategi V V V

Manusia, keterampilan dan perilaku V V

Analisis data V V V

Keamanan informasi, privasi dan kerahasiaan V V V

Electronic medical records for patient center care V V V V

Maturitas model digital health di rumah sakit
 Level Kematangan Digital di RS Berdasarkan Komponen (n=1.548)

I.Sistem Informasi dan

Infrastruktur
• Rata-rata Tingkat
VII.Rekam Medis Elektronik
3.25

II.Standar dan
Kematangan Digital RS
(RME) dan Patient Center
Care
Interoperabilitas di Indonesia adalah 2.54
2.81 2.93

• Tingkat Kematangan
Digital komponen
VI.Keamanan Informasi,
infrastruktur system
2.47
Privasi dan Kerahasiaan
2.74 III.Manajemen dan Tata
Kelola
informasi RS dan SDM,
Data
keterampilan dan
1.99
pengunaan lebih tinggi
V.Sumber Daya Manusia,
3.2
dari komponen lainnya.
Keterampilan dan IV.Data Analitik
Penggunaan
Hasil penilaian sebagai dasar perbaikan berkelanjutan
• Penggunaan standar data yang telah ditetapkan secara nasional
dalam penerapan rekam medis elektronik di rumah sakit
• Interoperabilitas dengan SATUSEHAT yang dimulai dengan use case
pertama berupa kunjungan pasien (encounter) dan diagnosis
(condition)
• Peningkatan kemampuan analitik dari teknologi digital yang
digunakan.
Tantangan penerapan RKE di fasilitas kesehatan

Tsai CH, et al. 2020. Effects of Electronic Health Record Implementation and Barriers to Adoption and Use: A
Scoping Review and Qualitative Analysis of the Content.
Pesan pentingnya
• Berbagai macam kerangka penilaian kesiapan SI/TI (EHR) bagi fasilitas
pelayanan kesehatan tersedia
• Berbagai penilaian yang ada pada dasarnya menilai berbagai aspek
yang mempengaruhi penerapan teknologi digital, baik budaya
organisasi, manajemen dan kepemimpinan, operasional, aspek teknis,
aspek bisnis, mutu pelayanan kesehatan.
• Readiness assessment direkomendasikan sebelum pengembangan
sistem informasi, baik pada awal atau pada siklus pengembangan
lanjutan.