Lê Thị Hồng Diểm

MSSV: 31211025380

1. Theo bạn vì sao doanh nghiệp cần lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung
cấp được chấp nhận?

2. Trong trường hợp đơn đặt hàng mua đã được gửi đến nhà cung cấp, và
sau đó chuyển đến bộ phận kho vận để chuẩn bị nhận hàng, nhập kho hàng
mua. Theo bạn, đơn đặt hàng mua được gửi đến bộ phận kho vận có cần
điều chỉnh hay loại bỏ, thêm mới thông tin gì so với đơn đặt hàng mua khi
gửi đến nhà cung cấp không? Tại sao?

Trả lời:

1/ Doanh nghiệp cần lưu trữ và duy trì tập tin nhà cung cấp được chấp nhận bởi
các nhà cung cấp đó đảm bảo các yêu cầu khi mua hàng của doanh nghiệp: có
lịch sử giao dịch tốt; cung cấp hàng đúng yêu cầu, đủ, đảm bảo chất lượng; hỗ
trợ và có quá trình thanh toán tốt;... Việc lưu trữ và duy trì tập tin giúp doanh
nghiệp đảm bảo các nhà cung cấp tốt cho các giao dịch trong tương lai, cụ thể
như giúp ích hơn trong quá trinh thanh toán với ưu đãi cho khách hàng lâu
năm,.... cũng như tránh việc doanh nghiệp giao dịch với nhà cung cấp mới, lạ
tiềm ẩn các nguy cơ mua hàng như cung cấp hàng sai yêu cầu, không đủ, kém
chất lượng; quá trình thanh toán kém...

2/ Đơn đặt hàng mua được gửi đến bộ phận kho vận không cần điều chỉnh hay
loại bỏ, thêm mới thông tin gì so với đơn đặt hàng mua khi gửi đến nhà cung
cấp, đặc biệt là các thông tin liên quan đến hàng hóa mua như loại hàng hóa, số
lượng, nhà cung cấp,... Việc thay đổi, loại bỏ các thông tin đó ngoài làm ảnh
hưởng trực tiếp đến quá trình nhập hàng như nhập thiếu, nhập dư, nhập sai,... từ
đó tác động tiêu cực đến chu trinh kinh doanh của doanh nghiệp, chưa kể còn
phát sinh các gian lận như ăn cắp hàng, khai khống thiếu hàng nhằm gian lận
tiền thanh toán...
Vì thế nên một trong các kiểm soát mà doanh nghiệp áp dụng cho quá trình này
là phân chia rõ trách nhiệm và tách biệt người làm đơn mua hàng với người
nhận hàng ( người nhập kho).