HR Policy

V.0 Socialized on 25 Aug 2023

FUSE HR 2023 - Confidential Document

For internal use only, Do not share this document with external parties

//FUSE
Agenda

HR Organization HRBP Process HR Operations Office Management Corporate Secretary

Structure

● Hr Organization Chart
● Talent Acquisition ● Hr Supporting Apps ● Ketentuan Ruang Meeting ● Hampers Terms &
● Performance ● Hris Overview Tcc Conditions
Evaluation ● Ketentuan Kehadiran ● Ketentuan Area Kerja Dan ● Proses Mekari E-Sign
● Resignation Sop ● Ketentuan Cuti Barang Hilang
● Employee Event & ● Payroll ● Ketentuan Gedung Tcc
Internal ● Bpjs Tk & Bpjs ● Ketentuan Pengambilan
Communication Kesehatan Dan Pengiriman Paket
● Bilik Pengaduan ● Asuransi Kesehatan ● It Support
● Aplikasi Asuransi ● It Asset Awareness
● Grab Corporate ● Ketentuan Ruang Meeting
● Business Trip ● Ketentuan Tamu Tcc
● Perubahan Data ● Area Tempat Cuci Piring &
● Offboarding Process Mushola
Detail ● Pembelian & Pembayaran

FUSE HR 2023 - Confidential Document

For internal use only, Do not share this document with external parties
2
01 HR Organization Structure
 HR Org Chart
Head of HR
Sukma (Act)

HRBP Performance
Talent People Operation Office Management Corpsec
& Culture
Management Leni Oscar Vonny (Act)
Asih

Ferian People Analytic Comben IT Support Valeri

Manda Galuh (Vacant)
Giano Ernie
HRIS & Adm Ahmad
Rizky Vita Astri
HRBP Culture Hardi
Todo Josafat Nina

Engagement & Sharon

Employer Branding General Affair
Nikki Audrey

Dicky
Reni
FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties
02 HRBP Processes
Talent Acquisition
Kapan Anda perlu menghubungi team recruitment?
● Memiliki kebutuhan hiring
● Mereferensikan kandidat

Apa yang perlu Anda lakukan untuk mencari karyawan

baru?
● Isilah MRF secara lengkap
● Pastikan form sudah ditandatangani secara lengkap
Replacement : up to Head of Department
New Headcount: up to C Level
● Kirimkan MRF yang sudah lengkap ke HRBP@fuse.co.id atau ke
email masing-masing recruiter

Bagaimana cara melihat opening position dan

mereferensikan kandidat?
● Saat ini kita sudah memiliki sistem baru yang digunakan dalam
proses hiring → Teamtailor
● Anda bisa melihat opening position yang sedang kita cari dan https://careers.fuse.co.id/
juga mereferensikan kandidat melalui sistem tersebut → silahkan
hubungi team TA untuk info lebih lanjut FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties
 New Employee Journey
Jenis perjanjian kerja:
● Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tentu (PKWTT)
Permanent Employee
● Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT)
PKWTT Probation Lolos/ Yes Permanent
Contract Employee Evaluation Tidak? employee

No
Released
30 Days 60 Days
New Joiner NEOP
Review Review

Permanent
employee
PKWT Contract Lolos/
Yes
Evaluation Tidak?

Perpanjang
Kontrak

No
FUSE HR 2023 - Confidential Document Released
For internal use only, Do not share this document with external parties
7
Bagaimana FUSE menilai kinerja karyawan?
Sebelum membahas Performance Evaluation, yuk pelajari Performance Cycle terlebih dahulu!

1. Goal Setting
Pastikan kamu sudah memahami:
● OKR Individu.
● OKR departemen.
● Work attitude / perilaku yang diharapkan..

4. Performance Result 2. Bekerja sama

● Rewards: ● Lakukan upaya terbaik untuk mencapai
○ OKR Bonus tujuanmu.
○ Increment ● Berkolaborasilah dengan rekan kerja &
○ Promotion leader-mu untuk mendapatkan umpan balik
● Konsekuensi: dan pengembangan diri.
○ Performance
Improvement Plan or
Suspension New Joiner Review
○ Warning Letters
3. Performance Evaluation
○ dll.
● OKR Achievement. Semester Review
● Behavior Performance Evaluation.
○ Professionalism
○ Above & Beyond Attitude
○ Teamwork & Collaboration
FUSE HR 2023 - Confidential Document ○ Leadership (leader only)
For internal use only, Do not share this document with external parties
8
Performance Evaluation Timeline

90th Day

PKWTT Probation
Evaluation

1st Day New Joiner Review New Joiner Review Semester Review

30th Day 60th Day H1 (July) H2 (January)

Contract
PKWT Evaluation
Who? Who?
● Employee (self-review) End of Contract ● Employee (self-review)
● Leader ● Leader (360 degrees)
● Peers ● Peers
What? Who? What?
● Leader ● OKR
● Behavior & New Joiner Target
● Behavior
How? What?
● OKR How?
● Manual form (Google Sheet) ● Behavior ● Talenta Review
What’s the result? What’s the result?
● Written feedback & Performance ● Employment Status What’s the result?
History Change ● Reward & Consequences

FUSE HR 2023 - Confidential Document

For internal use only, Do not share this document with external parties
9
 FUSE HRBP 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Resignation Process
Karyawan HRBP Atasan HR Ops
Menjadwalkan Hari
Mengkonfirmasi kepada Memberikan
Kirimkan Surat Resign Terakhir Kerja /
Atasan Konfirmasi
Offboard Day
Apa yang harus dilakukan? Apa yang HR konfirmasi?
● Siapkan Surat Resign yang harus memuat: ● Approval Pengunduran
○ Tanggal Pengajuan Resign Diri
○ Tanggal Terakhir Bekerja (Last Working Mengirimkan Email
● Konfirmasi Tanggal
Date) Konfirmasi
terakhir bekerja
→ Bersifat proposal pengajuan, mis Offboarding
menggunakan jatah cuti yang tersisa
● Info untuk timeline proses
○ Tanggal Terakhir Berstatus Sebagai nonaktif akun-akun
Karyawan (Resignation Date)*
→ Berdasarkan notice period sesuai [Important] Tanggal
perjanjian kerja terakhir bekerja ditentukan
○ Tanda Tangan Karyawan berdasarkan approval
● Kirimkan surat resign ke hrbp@fuse.co.id & Atasan
direct leader

Menerima calendar invitation & email konfirmasi ○ Tanggal Terakhir Bekerja & Tanggal Terakhir Berstatus Sebagai
offboarding Karyawan akan menentukan final settlement Anda → HR Ops
Session
● Undangan dari Google Calendar
○ Final Settlement Anda juga dapat dipengaruhi oleh hasil exit
● Email konfirmasi tanggal terakhir bekerja
clearance salah satunya hasil exit clearance dari IT Support
● Form Exit Clearance
Panduan Offboarding Team → Office Management Session
● 10
 Employee Events & Internal Communication
A. Employee Events
Bagaimana saya bisa terus mendapatkan informasi terkini tentang Employee Events di FUSE?

@lifeatfuse FUSE Group

B. Internal Communication

Ingin mengumumkan
sesuatu ke internal? Hubungi Nikki (HR):

Nur Rizki Amalia

nur.amalia@fuse.co.id

FUSE HR 2023 - Confidential Document

For internal use only, Do not share this document with external parties
11
 Ada kendala terkait performance atau masalah lain
yang mengganggu kinerja Anda?

Permasalahan yang mungkin terjadi:

1. Team/Subordinate Issues

● Performance Issues: demotivasi, hasil kinerja tidak

sesuai target, kebutuhan untuk pengembangan skills, dll
● Behaviour Issues: kedisiplinan, fraud, kehadiran, dll
Segera hubungi Asih (HRBP)
2. Manager Issues atau Sukma (HR Lead)
● Unclear Task/Objectives
● Masalah komunikasi Caranya:
● Kirim email dengan dokumen pendukung, dan
atau
3. Other Issues ● Jadwalkan 1 on 1 session untuk mendiskusikan
● Workplace harassment
masalah Anda melalui calendar book.
● Sexual harassment
● Bullying

4. Atau masalah lain yang mempengaruhi kinerja

& experience Anda bekerja di FUSE?

FUSE HR 2023 - Confidential Document

For internal use only, Do not share this document with external parties
12
03 HR Operations
 HR Supporting Apps

Talenta

FUSE HR 2023 - Confidential Document

For internal use only, Do not share this document with external parties
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

HRIS Overview
Fitur Icon Fungsi

- Employee Personal Data & Files

Employment Data - Work-related Documents

- Clock in
Attendance - Clock out
- View Log

- Missed clock in/out (Attendance)

Request Attendance/
- Leave request (Time Off)
Time Off

- Employment contract, NDA

- KTP, NPWP, KK, Photo
My File - Insurance: Buku Saku, Form, Providers
- Company Regulation (SOP)
- Data changes request/Upload Files

Payslip bulanan (Password sama dengan Talenta

My Payslip login password)

Reviews Performance Review (H1 & H2)

15
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Ketentuan Kehadiran
Apa yang harus dilakukan setiap hari via Talenta?

Clock In ketika MULAI BEKERJA Make sure Make sure Double check
CLOCK IN sudah CLOCK OUT sudah Attendance Log
Clock Out ketika SELESAI BEKERJA successful successful

Klik dan Submit

Any location change →

multiple clock in & out

System will record the earliest System will record the latest 16
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Ketentuan Kehadiran
“Bagaimana jika saya lupa Clock In dan atau Clock Out?”

Double check Perbaiki dengan fitur Pilih tanggal, jam

Attendance Log Request Attendance kehadiran/kepulangan Key Notes
dan work note (reason)

● HR akan mengirim
reminder perbaikan
absensi setiap tanggal
20/21.

● Setiap pengajuan
request dibutuhkan 2
layers approval dari
Leader kemudian HR.

● Data kehadiran yang

Important Notes: tidak lengkap Clock In
Mohon cek data add your reason
dan Clock Outnya
Attendance Log setelah tanggal 22,
setiap hari tanpa berpotensi untuk
dilakukan
menunggu Salary Deduction
reminder dari HR. TANPA opsi refund di
periode payroll
berikutnya

17
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Ketentuan Cuti
Cuti Tahunan Cuti Khusus Unpaid Leave
Berlaku setelah masa kerja 3 bulan. Balance ● Cuti Menikah (3 days)
cuti dalam 1 tahun masa kerja adalah 12 hari
● Cuti Khitanan Anak (2 days) ● New Joiner dengan masa kerja < 3 bulan;
kerja.
● Cuti Baptis Anak (2 days) ● Saldo cuti tahunan sudah habis;
Contoh: ● Cuti Menikahkan Anak (2 days) ● Unpaid leave tidak eligible untuk
● Cuti Keluarga Meninggal - by blood (2 days) mendapatkan gaji dan tunjangan lainnya.
New Joiner 24 Jul 2024 - 23 Oct 2024 3 bulan masa
Balance: 0 ● Cuti Anggota Keluarga Serumah Meninggal (1
kerja
days)
● Cuti Istri Melahirkan atau Keguguran (2 days)
Unpaid Leave (UL): 4 Aug = 1
● Cuti Ibadah Haji (50 days)
24 Oct 2023 | Balance: 3 days
● Cuti Melahirkan (3 months)
Total working days for Aug Payroll (TWD) = 21
● Cuti Keguguran (1,5 months) *) Depends on SKB 3 Menteri Public Holiday

24 Dec 2023 | Balance: 5 days

*Wajib melampirkan dokumen pendukung Contoh perhitungan potongan gaji pokok
Gunakan
sisa cuti pada Unpaid Leave:
24 Jan 2024 | Balance: 6 days tahun
2023 UL
untuk Cuti Sakit = x Base Salary
pengajuan TWD
29 Jun 2024 | Balance: 11 days cuti
● Setiap Cuti Sakit wajib melampirkan Surat
sebelum 1
tgl 30 Juni Keterangan dari dokter (offline). Tidak berlaku x Base Salary
=
2024 Surat Keterangan Sakit dari Telekonsultasi.
30 Jun 2024 | Balance: 11-5 = 6 days 21
● Tidak melampirkan surat sebagaimana point
diatas akan dianggap sebagai Unpaid Leave.

Any kind of Leave is not entitle for Daily Allowance

18
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Payroll
Komponen Gaji Perhitungan Gaji Prorata Formula:

Kategori Komponen Keterangan Working Days (WD) = Total Hari Kerja Karyawan WD
● X BS or JA
● Total Working Days (TWD) = Total WD dalam 1 bulan TWD
Compensa Basic Salary Full/prorate based on Join Date/Resignation Date ● Basic Salary (BS)
tion ● Job Allowance (JA)

Job Allowance Diberikan berdasarkan Job Level, jika new Case 1

joiner/karyawan resign <1 bulan masa kerja maka di
prorate.
Employee A resign tgl 22 August 2023 dengan
compensation sbb:
Daily Allowance Diberikan berdasarkan data kehadiran
- Basic Salary Rp. 1.000.000
- Job Allowance Rp. 200.000
THR Dibayarkan pada Hari Raya Idul Fitri mengikuti
aturan Ketenagakerjaan yang berlaku Case 2

Employee B resign tgl 21 August 2023 dengan

Benefit Tax Berdasarkan Kebijakan Perusahaan
compensation sbb:
- Basic Salary Rp. 1.000.000
BPJS TK & BPJS K Berdasarkan Kebijakan Perusahaan dan aturan
BPJS - Job Allowance Rp. 200.000 TWD Aug: 21 working days

Grab Corporate Pengajuan melalui HR Ops dengan approval dari

Leader
Komponen Case 1 (A) Case 2 (B)

Payroll Timeline Payment Day Basic Salary = 21/21 x 1.000.000 = 1.000.000 = 20/21 X 1.000.000 = 952.381
28 Aug
Job = 21/21 x 200.000 = 200.000 = 20/21 x 200.000 = 190.476
23 Jul 22 Aug Allowance
Start calculation Cut Off Periode
19
*Ketentuan ini dapat berubah sewaktu-waktu mengikuti kebijakan Perusahaan
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

BPJS TK & BPJS Kesehatan

BPJS TK BPJS Kesehatan

Eligibility Karyawan Karyawan, Pasangan sah, 3 orang anak sah

Aplikasi JMO JKN Mobile

- Sign up dengan KTP & KPJ number (KPJ - Sign up dengan KTP & BPJS Kes number (BPJS Kes
number di Talenta) number di Talenta)
- BPJSTK e-Card - BPJS Kes e-Card (Karyawan dan Keluarga)
- Cek saldo JHT - Request Perubahan Faskes
- Klaim JKK JKM

Aktivasi - Join date <20: Payroll periode pertama - Join date <20: Bulan selanjutnya (e.g:Join 15 June,
- Join date >20: Payroll periode kedua Aktif 01 July)
- Join date >20: 2 bulan setelah join (e.g: Join 21 June,
Aktif 01 August)

Penonaktifan HR memproses data secara bulk setiap tanggal Non aktif di bulan selanjutnya setelah periode payroll
15 sesuai cut off BPJS TK. terakhir.
Contoh: Contoh:
- Resign date 20 June, deactivated after 15 - Resign 15 June, non aktif as per 1 July
August; - Resign 5 July, non aktif as per 1 August
- Resign date 2 July, deactivate after 15 Sept
 Grab Corporate
Benefit Item Category Diperbolehkan Tidak diperbolehkan

● Office to Meeting
● Meeting to Meeting
● Meeting to Office
● Business Trip Office Meeting Home Meeting
- Office to Bandara
- Home to Bandara
● Automate (for GA purpose)
● Survey
Meeting Meeting Home Office
● Other Operations
● Delivery (Document, Swab,
Test, etc)*
*dokumen perusahaan

Harap mengisi keterangan Trip Home Meeting Office Home

Meeting
Description dengan jelas. (jika meeting setelah jam 9 (sebelum jam 9 malam)
malam)
Misuse = Salary Deduction
Grab Corporate FAQ
● Bagaimana cara pengajuan Grab Corporate?
1. Karyawan mengirim pengajuan melalui email ke hr-ops@fuse.co.id cc Leader.
2. HR memastikan adanya approval Leader atas pengajuan Grab Corporate.

● Data pendukung apa yang diperlukan untuk pengajuan Grab Corporate?

1. Nomor handphone karyawan yang paling update di Talenta (sebagai validasi tim hr-ops saat mendaftarkan)
2. Alamat email dengan domain under FUSE Group

● Berapa lama proses dari pengajuan hingga aktivasi Grab Corporate?

a. Pengajuan yang sudah di approved Leader sebelum jam 12.00 WIB, HR-Ops akan registrasi pada hari kerja
yang sama.
b. Pengajuan yang sudah di approved oleh Leader setelah jam 12.00 WIB, HR-Ops akan registrasi pada hari kerja
berikutnya.
c. Grab akan mengirimkan link aktivasi Grab Corporate ke email karyawan maksimal 2 (dua) hari kerja setelah
registrasi dilakukan oleh HR-Ops.

● Bagaimana jika terjadi misuse terhadap Grab Corporate?

1. HR akan konfirmasi atas misuse kepada masing-masing Leader
2. Apabila betul terjadi misuse, maka akan dilakukan Salary Deduction senilai misuse transaksi pada Grab Corporate.
 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Mandatory - Perubahan Data

Yang tidak berkaitan dengan Compensation Yang berkaitan dengan Compensation dan
dan Benefit Benefit

Data yang Berubah Cara Ubah Data Data yang Berubah Cara Ubah Data

1. Alamat Tempat Tinggal; 1. Status Pernikahan;

Mohon kirimkan
2. Nomor Handphone; 2. Info Kelahiran Anak; email perubahan
data beserta
3. Email Pribadi; 3. Nomor Rekening; dokumen
pendukung ke email
4. Emergency Contact 4. Nomor BPJS; hr-ops@fuse.co.id

5. Upload File Pendukung 5. Update NPWP & KTP.

 FUSE HR 2023 - Confidential Document
For internal use only, Do not share this document with external parties

Last Working Date vs Resignation Date

Definisi
● Last Working Date : Hari terakhir bekerja di kantor.
● Resignation Date : Hari terakhir berstatus karyawan di Perusahaan.

Resignation Cases

Sisa Last Working Resignation Payroll Tanggal di Tanggal Non

Cuti Dipakai? Bulan Non Aktif BPJS
Cuti Date Date Terakhir Paklaring Aktif Asuransi

- BPJSTK: 15 Oktober 2023

2 Tidak 11 Agustus 2023 11 Agustus 2023 Agustus 2023 11 Agustus 2023 11 Agustus 2023 - BPJS Kes: 01 September
2023

- BPJSTK: 15 Oktober 2023

2 Dipakai 2 hari 9 Agustus 2023 11 Agustus 2023 Agustus 2023 11 Agustus 2023 11 Agustus 2023 - BPJS Kes: 01 September
2023

- BPJSTK: 15 Oktober 2023

2 Dipakai 1 hari 10 Agustus 2023 11 Agustus 2023 Agustus 2023 11 Agustus 2023 11 Agustus 2023 - BPJS Kes: 01 September
2023

To do list:
Cantumkan: Delegasikan
Isi Exit Lengkapi Exit
Last Working Date dan Tanda tangani approval HRIS
Interview Clearance Form
Resignation Date surat resign subordinates
Form tiap Dept terkait
Anda
04 Corporate Secretary
Hampers Terms & Conditions

Events FORMAT
(Eid al-Fitr & Christmas) • Format / Template yang digunakan harus sesuai
dengan yang diberikan oleh Tim Corpsec
• Requestor harus mengembalikan data partners
Need H+5 setelah format diberikan oleh Corpsec
HAMPERS • Jika ada request tambahan diluar SLA yang
Approval ditentukan, mohon dapat menggunakan
budget pribadi terlebih dahulu.

Non Event
DELIVERY
• Corpsec akan memberikan alamat yang sudah
dilengkapi oleh User/Requestor ke HRGA Tim.
• Proses pengiriman akan dilakukan maximum H-7
sebelum hari Raya.
Budget
(valid for sales team or front
office team)

User akan mengganti rugi apabila:

• Requestor memberikan hamper kepada partner
yang tidak merayakan event tsb.
IDR 300K IDR 500K IDR 1 JUTA • Kesalahan memberikan alamat partner sehingga
(min. GWP 300-500 JUTA) (min. GWP 500 JT - 1 M) (Min. GWP 1 M & above) terjadi kerusakan pada hampers dan tidak dapat
didelegasi ke partner lain.
Proses Mekari (e-Sign)

Internal E-signature (via Mekari) proses dapat direquest melalui Corporate Secretary dengan
persayaratan dan ketentuan sebagai berikut :

● Mohon berikan informasi PIC yang harus

01 Kirim file melalui email

●
menandatangani dokumen tersebut
Berikan Subjek atau judul dokumen dengan
jelas

● File yang diberikan harus berbentuk PDF

● Jika lebih dari 1 lampiran (invoice, screenshot

02 Format File
●
approval, dll) lampiran dapat digabung menjadi
1 file PDF
Dokumen yang sudah dikirim ke Corpsec
melalui email harus sudah benar dan lengkap.

03 Dokumen Eksternal
● Proses dokumen eksternal tidak bisa melalui
Corpsec
05 Office Management
Ketentuan Ruang Meeting TCC

Tangga WC
Darurat (F)

Gudang

Lift

Lift
WC Tangga
(M) Darurat
T. Wudhu
Cuci

Legal
Piring
GI FO & MO

HR
Mu
Shenzen
Finance (16)
Jakarta Gudang Resepsionis
sho
lla
(60)
y
ntr
Micro
Pa
Pantry

Tech

PR
Area
Bangkok Aula Area

Free Zone

Growth & Mkt

(8)
GI MO, BS, &
& Area
EB MO Intern and FO Studio

Product
Area Alternatif Meeting Alternatif

HR
CEO & Ho Chi Meeting
COO
Minh
(8)
(6 Kursi - 10 Set) (4 Kursi -
16 Set)
Open Space
(4 Kursi - 3
Set) Ping Pong
t

Manila
uc
od ch Kuala

(4)
Pr Te Lumpur WC Tangga Cayman
EB &
(6) Darurat
CorpFin

Ruangan / Area Departmen (Fixed) Phonebooth

Ruang Meeting Khusus Manager & Above

Ruangan Meeting (Google Calender - Fixed)

Area Alternatif dapat dipergunakan untuk tempat Meeting

Ketentuan Area Kerja dan Barang Hilang

Ketentuan Area Kerja: Barang Hilang:

Segala bentuk kehilangan barang di area kantor merupakan
Selalu gunakan FUSE ID card tanggung jawab pribadi (termasuk aset kantor yang telah melalui
(Denda kehilangan: IDR 150.000) proses serah terima dengan karyawan).

Gunakan bilik telepon saat

melakukan panggilan online.

Matikan semua alat elektronik

saat selesai menggunakan
ruang meeting & bilik telepon.

Jaga kebersihan kantor khususnya

meja kerja. Buang sampah pada
tempatnya.
Dilarang merokok di dalam
gedung TCC.
Dilarang meninggalkan barang
pribadi di meja.
Jika kehilangan / menemukan Barang hilang WAJIB diambil
barang, silakan lapor ke HR di hari yang sama (maksimal
(Nur Rizki Amalia) untuk pukul 18.00 WIB, selebihnya
diumumkan di grup Lark* bukan tanggung jawab HR)
(*)Barang hilang yang tidak akan
diumumkan di grup: Id Card &
Access Card.
 Ketentuan Gedung TCC

Jam Operasional lift utama

Masuk & keluar gedung perlu (depan resepsionis FUSE):
Akses Masuk dan Ketentuan Lift
Keluar Gedung “TCC Access Card” Gedung
● Senin - Jumat (07.00–20.00)
● Sabtu (09.00-13.00)

Kartu akses akan diberikan

kepada karyawan setelah 3 Jika kamu perlu lembur >20.00,
bulan bekerja mohon info Tim GA max. 30
menit sebelumnya untuk
perpanjangan jam operasional.
New joiner:
Silakan tukar KTP/SIM di lobby
Untuk keluar-masuk barang,
TCC untuk mendapatkan
silakan gunakan lift barang
kartu akses sementara (beroperasi 24 jam setiap hari).

Kehilangan kartu akses TCC

Lift yang boleh digunakan
denda Rp. 200,000
hanya lift utama.
Ketentuan Pengambilan dan Pengiriman Paket

● Jika kamu akan memasukkan/mengeluarkan barang

dengan ukuran 20x40x25 cm (atau lebih besar), kamu wajib
meminta surat ijin keluar & masuk barang melalui Tim GA
(H-1 sebelum barang datang/keluar).
● Semua jenis paket dengan ukuran 20x40x25 cm (atau lebih
besar) harus melewati Loading Dock.
● Pengiriman dokumen pekerjaan dapat diberikan ke
Resepsionis sebelum pukul 16:30 setiap harinya, dan akan di
pickup oleh JNE
● Pengiriman barang dari kurir online (Grab Express
/Gosend/etc) dapat diambil/diberikan di:
○ Loading dock
○ B1 TCC
○ Lobby TCC
○ Resepsionis FUSE
IT Support
Wifi Network Bagaimana menghubungi IT Support?
Permasalahan pada jaringan WIFI / Lan seperti 1. Permintaan yang berkait dengan IT Support dapat langsung
● Gangguan pada Internet mengirimkan email ke productops@fuse.co.id
● Tidak dapat terhubung dengan WIFI 2. Apabila terjadi kendala pada saat permintaan support ke tim IT
Support atau membutuhkan eskalasi dapat mengirimkan email
Multimedia ke oscar.hamel@fuse.co.id
Permintaan pemasangan Audio (Speaker/Mic) dan 3. Terkait permintaan Akun tambahan memerlukan approval dari
Video seperti : leader departemen
● Event
● Meeting
Laptop Hubungi
ITS CEK
Issue ITS
Akun
Akses baru atau ada masalah dengan akses yang telah
diberikan (Google Mail Account, Lark, VPN, JIRA, dll)
● On Boarding & Off Boarding Kerusakan Langsung Sebab Kerusakan tidak langsung
disebabkan oleh Kerusakan bukan disebabkan oleh
● Akses bermasalah Karyawan ? Karyawan
● Permintaan Akun tambahan (Subscription)

Berita Acara + Biaya

Kerusakan pada Hardware / Software Karyawan
Kerusakan pada Laptop seperti :
● Perangkat Keras (Hardware) tidak dapat
berfungsi Perbaikan oleh Vendor
(Keyboard/LCD/RAM/Hardisk/Charger/dll)
● Perangkat Lunak (Software)
(Browser/Microsoft Office/Aplikasi tambahan/ dll Laptop Pengganti jika di Menerima Laptop yang sudah di perbaiki dan
perlukan mengembalikan laptop pengganti
IT Asset Awareness - Perlindungan Aset
Kerusakan Langsung disebabkan oleh User
Benturan
mengakibatkan kerusakan pada casing /
bagian luar laptop seperti Pecah / Retak,
kerusakan layar, engsel yang terhubung
antara badan dan layar laptop tidak
berfungsi dengan baik
Tersiram
Mengakibatkan kerusakan pada keyboard
dan bagian dalam laptop seperti
Motherboard / Ram / Harddisk / VGA / dll
sehingga laptop tidak dapat berfungsi.
Tekanan
Mengakibatkan Frame Layar berbengkok
atau tidak dapat berfungsi dengan baik,
seperti dead pixel, layar berwarna Hitam /
Putih, bergaris pada layar, dan juga dapat
terjadi pada Engsel laptop pecah / terangkat
diakibatkan menyimpan berkas di antara
Layar dan Keyboard dengan kondisi laptop
tertutup, dan Headset patah karena jatuh /
tersimpan tidak baik
Notes :
Kerusakan diakibatkan oleh System
Hardware
Hard Disk/Ram/Vga/Motherboard/Keyboard/
Wifi Adapter/ Baterai laptop/ Kamera Laptop/
Speaker/ Mic tidak berfungsi dengan baik
Accessories
Adaptor Charger / Kabel Charger / Mouse /
Headset tidak berfungsi tanpa ada
kerusakan fisik.
1. Pastikan untuk memeriksa kondisi aset saat
serah terima:
a. Apabila terdapat kerusakan: segera
informasikan kepada tim IT Support
(Hardi/Najmudin).
b. Cantumkan kondisi aset saat serah
terima pada Form Serah Terima yang
akan ditandatangani oleh kedua belah
pihak sebagai acuan apabila terdapat
kerusakan di kemudian hari.
2. Biaya kehilangan atau perbaikan atas
kerusakan aset yang diakibatkan oleh user
akan menjadi tanggung jawab user yang
terdaftar pada aset tersebut.
3. Biaya perbaikan tersebut akan diproses
dengan cara Salary Deduction yang tertuang
pada berita acara yang di disetujui oleh
karyawan dan atasan karyawan yang
bersangkutan
IT Security Awareness - Perlindungan Data

Pastikan Anda mengunci layar saat meninggalkan

Laptop Pastikan hanya mengungkapkan
informasi kepada orang yang tepat

Jangan membuka link/attachments yang

mencurigakan (Contoh: pengirim tidak dikenal,
tautan mencurigakan, dll) Pastikan untuk memeriksa kembali
sebelum mengirim email

Jika Anda menemukan aktivitas mencurigakan di

laptop Anda dan apabila ingin memasang aplikasi
pada laptop harap dapat menghubungi IT No “shoulder surfing”
Support Berselancar bahu mengacu pada tindakan
mendapatkan informasi pribadi atau
pribadi melalui pengamatan langsung.
- Jaga kerahasiaan kata sandi Anda
- Atur 2 Factor Authentication (2FA)
- Ubah kata sandi Anda secara teratur (sekali
dalam 3 bulan)
Ketentuan Ruang Meeting
A. Cara Memesan Ruang Meeting
Urgent Meeting:
Berhasil 1. External Meeting dengan Leader
Ruang meeting berhasil
di-book Dept
2. Internal Meeting karena isu penting
Book ruang meeting melalui Tidak berhasil, tidak urgent Book ruang meeting di & confidential
Google Calendar jam/hari yang tersedia 3. Meeting dengan C-Level

Tidak berhasil, urgent

Hubungi CorpSec

Ruang Meeting (Fixed) - Google Calendar Area Meeting (Alternatif) - Based on Availability Ruang Meeting (Exclusive) - Cayman Room
Memerlukan presentasi / alat presentasi (TV/Projector) Non-confidential Meeting Meeting dengan pihak Internal dengan Manager level & Above
Confidential Meeting Tidak memerlukan presentasi / alat presentasi (TV/Projector) Meeting dengan pihak External dengan Manager level & Above
Meeting dengan pihak Internal All Level Meeting dengan external Confidential Meeting
Meeting dengan pihak External All Level Meeting dengan Internal Meeting dengan C-Level

Notes:
3. Mohon hadir & selesaikan meeting tepat waktu.
1. Gunakan ruangan department masing-masing jika meeting bersifat
internal tanpa cross Department atau pihak external. 4. Jika meeting Anda batal atau pindah ruangan, mohon segera remove
2. Jika ada urgent meeting yang tidak mendapatkan ruangan, maka Corp ruang meeting dari Google Calendar Anda paling lambat 10 menit
Sec berhak memindahkan meeting dengan kriteria di bawah ini ke sebelum meeting dimulai.
open booth: 5. Harap jaga agar ruangan tetap rapi dan bersih setelah pertemuan selesai
a. Internal meeting yang tidak dihadiri level Manager & Above 6. Matikan lampu, TV, Projector dan AC setelah meeting.
b. Topik meeting non-confidential 7. Penggunaan Ruang Meeting untuk 1 Agenda dengan durasi diatas 3 jam,
c. Tidak perlu presentasi dapat informasikan terlebih dahulu ke Office Management untuk dapat
dikondisikan.
Ketentuan Tamu TCC
Hal yang perlu dilakukan:
1. Jika Anda akan memiliki tamu, mohon informasikan kepada resepsionis sebelum kedatangan tamu untuk
mempermudah koordinasi dan menghindari tamu menunggu terlalu lama.
2. Jika diperlukan ruang meeting, mohon user menjadwalkan ruang meeting saat menerima konfirmasi tamu akan
berkunjung ke area Fuse.
3. Sebelum tamu memasuki area kerja Fuse Lt. 7, mohon tamu dapat dijemput oleh user di area resepsionis
4. Sebelum tamu meninggalkan area kerja Fuse Lt. 7, mohon tamu dapat diantarkan ke area resepsionis

Hal yang tidak diperbolehkan:

1. Membiarkan tamu menunggu terlalu lama di lobby fuse lt 7 tanpa adanya informasi ke resepsionis.
2. Membiarkan tamu memasuki atau meninggalkan area FUSE Lt 7 tanpa pengawalan dari user yang bersangkutan ke area
Lobby Fuse.
3. Membiarkan tamu menempati kursi atau tempat kerja karyawan.
Area Tempat Cuci Piring & Mushola
Cucilah alat makanmu sendiri

Ketentuan Tempat Cuci Piring :

● Mohon jaga kebersihan tempat cuci piring.
● Silakan gunakan sabun cuci piring dan lap
untuk membersihkan alat makan
● Jangan meninggalkan barang di area cuci
piring.
● Segala bentuk kehilangan barang yang
tertinggal di area cuci piring menjadi tanggung
jawab pribadi.

Ketentuan Area Mushola :

● Mohon simpan sepatu di rak (di bawah kursi).
● Mushola hanya boleh digunakan untuk sholat.
● Dilarang tidur di mushola.
● Harap menjaga ketenangan dan dilarang
menimbulkan suara yang keras.
● Matikan/silent perangkat elektronik Anda.
 Pembelian/Pembayaran
1 Hari kerja
Setelah persetujuan dan
3 Hari kerja (Standar Asset) dokumen vendor diterima
Setelah permintaan + Dokumen lengkap diberikan ke GA lengkap
3 Hari kerja
Setelah permintaan +
Dokumen lengkap
diberikan ke Finance

Ya GA Proses PV ke tim Finance Proses

User Submit request GA Form GA Konfirmasi Pembelian ke User Setuju? Finance setelah Pembayaran Vendor menerima
+ Approval Leader User dokumen lengkap setelah dokumen pembayaran
dari Vendor lengkap

Tidak

Tidak
Ya Ya
GA memastikan
User menerima barang + TTD GA/ITS melakukan pendataan User Setuju? GA Setuju ? Vendor mengirimkan
barang yang diterima
serah terima Asset Aset Kantor barang
sudah sesuai

1 Hari kerja
Tidak
Setelah User Setuju

Notes : Pembayaran/pembelian, meliputi :

1. Seluruh permintaan harus mendapatkan Leader Approval sesuai limit 1. Peralatan penunjang kerja seperti : Meja / Kursi / Lemari, dll
2. GA hanya akan memproses permintaan yang diajukan melalui internal 2. Sewa kantor / Renovasi Kantor
ticketing (efektif per 1 September 2023) 3. Alat Kerja (Laptop / Accessories Laptop / ATK / Electronik / dll)
3. User wajib melengkapi spesifikasi yang dibutuhkan pada form GA yang 4. Diluar 3 point di atas akan dikoordinasikan secara case by case
akan dilampirkan pada saat proses pengajuan (Nama Barang, Seri Barang,
Tipe Barang, Link barang).
4. GA akan menginformasikan progress dari permintaan yang diajukan
5. Untuk permintaan yang mendesak mohon dapat disampaikan ke Oscar
6. Dokumen untuk proses pembayaran berupa Invoice Asli, Faktur Pajak jika
ada, Kwitansi, perjanjian kerjasama jika ada, dll
 Q&A
Question Answer

Mengapa cuti tahunan tidak dapat diuangkan ? karena sering Cuti diberikan dalam bentuk kompensasi hak hari istirahat dari pekerjaan bagi
kali cuti tahunan hangus karyawan. Tidak ada ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang
mengatur adanya kompensasi/insentif sebagai penggantian cuti yang tidak
diambil oleh karyawan. Mohon manfaatkan hak cutinya sebaik mungkin ya.

Jika resign, apa sisa cuti bisa diuangkan? Bagaimana
perhitungannya?
Perusahaan merekomendasi karyawan resign untuk mengambil sisa hak cuti
sebagai pengurang waktu notice period pengunduran diri karyawan. Apabila
terdapat pekerjaan yang tetap harus diselesaikan sampai Resignation Date dan
dengan approval Leader, maka cuti tahunan yang tidak digunakan akan
dikompensasikan pada penggajian bulan terakhir yang diterima karyawan.

Ko tanggal untuk penggajian nangung di tgl 28 kenapa tidak di Sebelumnya tanggal penggajian di FUSE adalah setiap tgl 30/31. Perusahaan
25? memutuskan untuk memproses lebih cepat di tanggal 28. Mengingat cut off
payroll adalah 23-22 setiap bulannya, diperlukan waktu untuk memproses payroll
sebelum dilakukan disbursement ke masing-masing rekening perusahaan.

Bagaimana cara melihat kita sudah clock in/out di attendance Buka aplikasi Talenta, pilih menu Attendance Log, pilih periode yang ingin dilihat
log untuk tanggal >24 setiap bulannya ? clock-in/out nya. Tampilan Log ini mengikuti cut off kehadiran setiap bulannya
yaitu 23-22. Misal, ingin melihat Log tgl 24 Agustus 2023, maka perlu memilih
periode September 2023.
 Q&A
Question
Cuti ibadah apa hanya terbatas untuk haji? Kalau agama lain mau
cuti ibadah juga mendapatkan cuti?
Cuti khusus untuk wanita karena haid hari pertama bagaimana?
Jika sudah menikah dan suami ada benefit asuransi di kantornya
sendiri, apakah kita sebagai istri bisa cover asuransi suami & anak?
Atau hanya cover istri saja?
Halodoc issues a legal and legitimate electrocnic rest
recommendation (surat sakit), is this not acceptable? why?
Answer
Betul, hanya untuk cuti ibadah haji. Dalam UU Ketenagakerjaan No 13 Tahun 2003,
bagian Penjelasan Pasal 93 ayat (2) huruf e, yang dimaksud dengan menjalankan
kewajiban ibadah menurut agamanya adalah ibadah wajib yang diatur dengan
peraturan perundang-undangan. Maka, ibadah haji diatur oleh UU No 8 Tahun 2019
tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji dan Umrah.
Diperbolehkan dengan approval dan pengawasan atas pemakaian cuti haid dari
pimpinan dan HR.
Untuk kebijakan yang berlaku saat ini, karyawati yang sudah menikah dan eligible
untuk mendapatkan benefit asuransi kesehatan dapat mengcover suami dan
anaknya yang sah secara hukum. Namun, kebijakan atas benefit asuransi dapat
disesuaikan mengikuti kebijakan Perusahaan yang berlaku.
Ketentuan mengenai surat keterangan sakit ini sesuai dengan ketentuan yang ada
didalam platform telemedicine terkait. Sejalani dengan Syarat dan Ketentuan
penggunaan Halodoc pada pasal A.1 tentang Rekomendasi Istirahat, ayat (iii) yaitu
“Anda sepenuhnya memahami bahwa Rekomendasi Istirahat hanya berupa
rekomendasi dari dokter kepada Anda untuk beristirahat di rumah dan
rekomendasi tersebut tidak dapat disamakan dengan surat sakit.”
 Q&A
Question
berapa lama sih kita dapat informasi, apakah kontrak saya akan
diperpanjang?
Apakah penambahan data yang berpengaruh ke benefit harus
langsung dilaporkan? Misal menikah di Mei 2022, maksimal lapor
kapan?
Kenapa kalau lupa attendance uang tidak di rappel lagi ke bulan
depan? Memang kita tidak bekerja kalau lupa attendance?
Kenapa hal admin langsung impact ke gaji
Answer
HR mengirimkan informasi kepada leader masing-masing untuk mereview hasil
performance karyawan kontrak setidaknya 45 hari sebelum masa kontrak
karyawan berakhir.
Perubahan status pernikahan akan berpengaruh pada perhitungan pajak
penghasilan dan benefit asuransi (untuk pasangan). Pada status pajak, perubahan
yang diinformasikan kepada HR pada tahun ini, maka akan mengubah status
pajak pada bulan Januari berikutnya (Januari 2024).
Landasan pemotongan gaji adalah asas no work no pay yang diatur pada Pasal 93
ayat (1) UU Ketenagakerjaan dan Pasal 40 PP Pengupahan No. 36 Tahun 2021.
Untuk menerapkan ini, diperlukannya data absensi yang merupakan bagian dari
Peraturan Perusahaan yang wajib dilakukan oleh karyawan sebagai dasar
perhitungan gaji. Apabila tidak ada data atas kehadiran dan atau tidak adanya
informasi cuti atas hari tidak adanya data kehadiran, maka karyawan dapat
dianggap mangkir secara undang-undang ketenagakerjaan. HR sudah
memaksimalkan awareness karyawan untuk melengkapi absensi dengan
mengirimkan reminder tanggal 20/21 setiap bulannya untuk menghindari
terjadinya salary deduction due to no attendance record.
thank you!