JAK SPRÁVNĚ DIGITALIZOVAT

ANALOGOVÝ DOKUMENT
VE
SPISOVÉ SLUŽBĚ

CO JE SYSTÉM ERMS?
Systém ERMS je elektronický systém spisové služby. Generuje čísla jednací k dokumentům
(přijatým i vlastním) a spisům. Slouží k ukládání dokumentů z datové schránky a elektronické
podatelny SŽDC. Systém umožňuje elektronický oběh spisu a jeho sledování po jednotlivých
pracovištích.

Neslouží však k tvorbě a oběhu dokumentů. Zaznamenává pouze konkrétního zaměstnance, který
má dokument přidělen k vyřízení.

PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU ERMS

- spustit Internet Explorer

- zadejte adresu: https://portal.szdc.cz
- přihlášení je provedeno automaticky pomocí tzv. Single Sign On, tedy jednotného
přihlášení. Stačí být přihlášení do PC (v doméně) a ostatní přihlašování již není
vyžadováno.

20. 11. 2018 obsah: Jan Klozar

zpracování: Markéta Fálová
JAK SPRÁVNĚ DIGITALIZOVAT ANALOGOVÉ DOKUMENTY?

Tento postup je závazný v případě, kdy je nutné odeslat úřední dokument elektronicky a
vedoucí zaměstnanec, resp. zaměstnanec s oprávněním k podepisování dokumentů, trvá
na vlastnoručním podepisování, resp. nepoužívá kvalifikovaný elektronický
certifikát.

1. Příprava analogového dokumentu – založení čísla jednacího v ERMS

- https://portal.szdc.cz/group/erms/prehled-dokumentu1

- vyplníme potřebná metadata dokumentu a uložíme

2
2. Příprava dokumentu v textovém editoru

- dokument si připravíme v textovém editoru – tzn. šablona hlavičkového papíru, věc, obsah

- připravený dokument vytiskneme

3
3. Vlastnoruční podpis

- dokument předložíme k podpisu vedoucímu zaměstnanci

- dokument je vlastnoručně podepsán vedoucím zaměstnancem

- dokument je vrácen zpět zpracovateli, který si nyní může připravit digitální dokument

- vlastnoručně podepsaný originál musí být uchován u zpracovatele

- na spisovnu budou uloženy oba dokumenty – analogový a digitální - zároveň

4
4. Příprava digitálního dokumentu

- úprava dokumentu v textovém editoru – upravíme dokument příslušným textem, který odpovídá
skutečnosti – tzn. originální analogový dokument je vlastnoručně podepsán vedoucím
zaměstnancem.

- následně vytiskneme dokument do PDF

5
5. Připojení kvalifikovaného elektronického certifikátu

- nyní můžeme připojit vlastní kvalifikovaný certifikát k dokumentu

6
6. Digitalizace v ERMS

- nyní je nutné dokument ještě digitalizovat ve spisové službě

- vybereme příslušný analogový dokument v přehledu dokumentů – Zpracovatel / Dokumenty /

Přehled dokumentů

- za pomoci detailu dokument digitalizujeme – klikneme na symbol lupy

- volíme záložku „DIGITALIZACE DOKUMENTU“ a tlačítko „Digitalizovat dokument“

7
- nahrajeme příslušnou přílohu v PDF formátu a digitalizovaný dokument uložíme
- vznikne nám digitální kopie našeho analogového dokumentu
- v přehledu dokumentů dojde ke zdvojení čísla jednacího – původní číslo jednací je se
symbolem analogového vlastního dokumentu, digitalizovaný dokument má stejné číslo
jednací, ale jiný symbol

- nyní můžeme digitalizovaný dokument vložit do zásilky a odeslat např. datovou zprávou
nebo zaručeným emailem ( Zpracovatel / Zásilky / Odchozí / Vytvoření zásilky / Způsob
vypravení / Datovou schránkou nebo Emailem )