SŽ

Uživatelská příručka
ERMS – Spisová služba

Kompletní přehled funkcionalit

-
„Zpracovatel“

aktualizace 1. 08. 2021 Markéta Fálová

Obsah

1. Zásilky

1.1. Příchozí

1.2. Odchozí

1.3. Elektronické podání

2. Dokumenty

2.1. Přehled dokumentů

2.2. Připojení kvalifikovaného elektronického certifikátu

k vlastnímu dokumentu – podepsání vlastního dokumentu

2.3. Zápůjčky

3. Distribuce

3.1. Příchozí

3.2. Odchozí

4. Spisy

4.1. Přehled spisů

4.2. Vytvořit spis (č. j.)

4.3. Spisy v oběhu

4.4. Zpřístupněné spisy

4.5. Typové spisy

4.6. Přehled úkolů

5. Podpisová kniha

5.1. Žádosti

5.2. Historie

6. Předání na spisovnu

7. Další funkce

2
CO JE SYSTÉM ERMS?
Systém ERMS je elektronický systém spisové služby. Tento systém generuje čísla jednací k dokumentům (přijatým
i vlastním) a spisům. Slouží k ukládání dokumentů z datové schránky a elektronické podatelny Správy železnic
(SŽ). Systém umožňuje elektronický oběh spisu a jeho sledování po jednotlivých pracovištích, elektronické
podepisování dokumentů a jejich uchovávání ve spisové službě.

Neslouží však k tvorbě a oběhu dokumentů. Zaznamenává pouze konkrétního zaměstnance, který má dokument
přidělen k vyřízení.

PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU ERMS

• přihlásit se můžete z intranetových stránek – Spisová služba nebo

• spusťte internetový prohlížeč – EDGE – stránka spisové služby se otevírá automaticky
• přihlášení je provedeno automaticky pomocí tzv. Single Sign On, tedy jednotného přihlášení. Stačí být
přihlášen do PC (v doméně) a ostatní přihlašování již není vyžadováno.
• můžete zadat adresu: https://portal.spravazeleznic.cz

• testovací portál ERMS pro zkoušení funkcionalit a pro nové zaměstnance je

https://test.portal.spravazeleznic.cz
• je možné použít i testovací účty – odkaz na „Novinkách“

ZPRACOVATEL
• záložka „Zpracovatel“ obsahuje složky – Zásilky, Dokumenty, Spisy, Distribuce dokumentů, Další
funkce a Předávání na spisovnu. Tato záložka slouží k evidenci všech dokumentů - přijatých
a vytvořených, k evidenci spisů, k zápisům o odeslané poště – vypravování zásilek (dopisů, datových
zpráv atp.)

1. Zásilky (příchozí a odchozí pošta)

• záložka „Zásilky“ se rozděluje na „Příchozí“ a „Odchozí“

1.1. Zásilky příchozí

– zde vidíme záznamy, které nám byly přiřazeny ke zpracování ze Sekretariátu.

3
• s dokumentem můžeme pracovat pomocí ikon, které jsou na každém řádku v prvním sloupci zleva:

• kancelářská sponka = zobrazení přílohy (využíváme zejména u datových zpráv, které mají
elektronickou přílohu

• lupa = detail (možnost zobrazení základních údajů o zásilce, historie zásilky, dokument můžeme
digitalizovat – je-li analogový, můžeme si dopsat k dokumentu poznámky, máme informace o
připojených spisech a dokumentech, můžeme rovnou dokument sdílet – přístup jednotlivcům nebo
oddělením)

• checkbox = přijetí zásilky – při přijetí zásilky jsou některá pole editovatelná. Můžeme upravit název,
počet listů (u analogových dokumentů atp.), dopsat další informace:

• šipka doleva = vrácení zásilky - pokud přidělená věc nenáleží nám, použijeme funkci „Vrácení zásilky“.
Důvod vrácení je povinný – uvedeme tedy důvod vrácení (nejlépe návrh správného pracoviště, jméno
osoby). Zápis se vrací tou stejnou cestou, kterou se k nám dostal, tedy přes Sekretariát.

• při přijetí dokumentu můžeme zatřídit věcnou skupinou (dokument bude samostatným dokumentem),
spisem (dokument bude součástí nějakého logického celku), nezatřídíme (nevíme ještě, v jaké věcné
skupině dokument bude nebo v jakém spisu, uděláme to později)

• kromě výše zmíněných ikon můžeme využít menu „Akce“ nad tabulkou

• nikdy nepřijímáme záznam o analogovém dokumentu, nemáme-li v ruce jeho listinnou podobu.

4
• datové zprávy si zobrazujeme, včetně všech příloh, rovnou v elektronické podobě, netiskneme je,
pokud to není nezbytně nutné pro naši práci

• pokud je přidělený záznam náš, můžeme jej přijmout (tlačítko „Přijmout“ nebo checkboxem). Po
potvrzení příjmu nám systém automaticky VYGENERUJE ČÍSLO JEDNACÍ PRO PŘIJATÝ

DOKUMENT. Přijatý dokument propadává do záložky „Přehled dokumentů“.

• u digitálních dokumentů máme možnost „Rozdělit a přijmout.“ Jedná se hlavně o dokumenty,

které byly odesílatelem zaslány hromadně v jedné zásilce a přílohy spolu nesouvisí. Zde je nutné
jednotlivé přílohy evidovat zvlášť s vlastními čísly jednacími. Postupujeme stejně jako při přijetí
dokumentu:

• označíme si řádek se zásilkou a použijeme funkci „Rozdělit a přijmout“

• záložka „Počet dokumentů“ nám umožňuje rozdělení na maximální počet dokumentů dle počtu příloh

• záložka „Číslo dokumentu“ nám umožňuje uspořádat přílohy do dokumentů v takovém pořadí, jak
potřebujeme a vyplníme tabulku běžným postupem

• nesmíme zapomenout, že budeme vyplňovat takový počet tabulek, jaký jsme si určili počet
dokumentů. Tabulky jsou skryty v rozbalovacích lištách

5
• pokud chceme měnit název u všech tří dokumentů (nebo jiné informace) musíme nejdříve vyplnit
všechny tabulky a záznam uložit až nakonec. Jestliže uložíme záznam hned u prvního dokumentu, uloží
se nám první dokument se změnou a ostatní dva mají původní název stejný.

• po rozdělení dokumentů a uložení příp. změn (upravení názvu, zatřídění atp.) nám systém
automaticky generuje tolik čísel jednacích, kolik jsme si zadali dokumentů k vytvoření

Přijetí datové zprávy

• pokud přijímáme datovou zprávu, která obsahuje bezpečnostní prvky, systém nás automaticky vyzve
k seznámení se s výsledkem kontroly – ověření platnosti připojených certifikátů.

• klikneme na symbol „sluníčka“ a zobrazíme výsledek kontroly. Pokud by byl certifikát neplatný, je na
zvážení zpracovatele, zda s ohledem na charakter obsahu zprávy, je nutný platný certifikát. Pokud
ano, musí zpracovatel kontaktovat odesílatele/vyzvat odesílatele a vyžádat si novou datovou zprávu
s platnými certifikáty – tzn. platné podpisy, platné pečeti a časová razítka.
Z hlediska spisové služby máme povinnost kontrolu provádět.

• je-li vše v pořádku, zaškrtneme okénko / checkbox a zásilku přijmeme.

• máme-li číslo jednací, jsme zodpovědní za další práci s dokumentem a jeho následné vyřízení
v systému – uzavření jeho životního cyklu. Dříve či později budeme muset v systému zadat způsob

6
 vyřízení dokumentu. Životní cykly dokumentů uzavíráme z důvodu elektronické skartace – jakmile
systémově dokument (číslo jednací) vyřídíme, začíná běžet skartační lhůta, kterou jsme zadali při
zatřiďování.

1.2. Zásilky odchozí

• záložka „Odchozí“ slouží k vypravení (zaznamenání) veškeré fyzické / elektronické pošty, která je
posílána ze sídla organizace externím subjektům – obyčejná, doporučené, datové zprávy, zaručené e-
maily (zaručený e-mail = potřebujeme-li evidenci e-mailu v rámci spisové služby. Příjemce obdrží e-
mail ze schránky SŽDC, my máme prokazatelnou evidenci odeslání). Po rozkliknutí záložky se nám
objeví tato tabulka:

• vidíme zde tři podsložky – „KE ZPRACOVÁNÍ, PŘEHLED ZÁSILEK a VYTVOŘENÍ ZÁSILKY.“

Ke zpracování

• záložka „KE ZPRACOVÁNÍ“ nám zobrazuje přehled všech, námi připravených, zásilek (zapsané dopisy,
datové zprávy, e-maily atp.), které máme k předání / k vypravení na podatelnu. Při zapisování těchto
zásilek jsme použili tlačítko „Uložit“ – uložením se nám zásilky zobrazily v záložce „KE ZPRACOVÁNÍ.

7
• zde můžeme ještě zápis editovat (upravit) za pomoci ikony „tužka“ vlevo v řádku , zobrazit si
detail zásilky – ikona „lupa“ anebo zásilku předat na výpravnu (podatelnu) pomocí ikony „šipka
vpravo“

• zásilku můžeme odstranit – menu „Akce“ / symbol koše „Odstranit“ - odstranění zásilky znamená
zrušení vazby adresa + číslo jednací (nemažeme dokument!)

• hromadné předání – předání více zásilek na výpravnu / podatelnu - označíme všechny zásilky a
předáme je najednou na výpravnu / podatelnu

Přehled zásilek

• v záložce „PŘEHLED ZÁSILEK“ se nám zobrazuje seznam námi vytvořených zásilek (dopisů, datových
zpráv, e-mailů) vypravených přes podatelnu. Můžeme si zobrazit detail zásilky (informaci o
doručenkách u doporučené pošty a odeslaných datových zpráv) a máme možnost filtrování – Vše,
Nepředané, Předané, Vrácené (vrácené jsou ty zásilky, které nám podatelna vrátí buď na naši žádost,
anebo jsou chybně vypravené / zapsané – např. neúplná adresa, u doporučené pošty chybí čárový kód
– pokud jej používáme atp.).

Vytvoření zásilky – evidence pošty odesílané (pošta, datová zpráva, e-mail, e-mail
mimo ERMS, dopis online, osobní doručení)

• v záložce „VYTVOŘENÍ ZÁSILKY“ (nebo v menu „Akce“ – „Vytvoření zásilky“) připravujeme zásilku
k vypravení - dopis, datovou zprávu atp. Takto připravujeme / evidujeme veškerou poštu, která
opouští organizační složku. Tato záložka kopíruje naši fyzickou činnost se zásilkou, kterou potřebujeme
přes podatelnu vypravit.

- zadáme způsob vypravení, typ zásilky, formu zásilky atp. Vyplníme veškerá povinná pole – pole
s červeným levým okrajem. U doporučených dopisů nezapomeneme vypsat čárový kód dopisu –
používáme-li (čárový kód opíšeme ze štítku ve stejném tvaru jak je na štítku uvedeno). Adresáta můžeme

8
 vepsat manuálně nebo jej vybereme ze seznamu externích subjektů = adresáře. Klikneme na tlačítko

a zobrazí se nám následující tabulka, která má dvě záložky: „INTERNÍ VYHLEDÁVÁNÍ“ (seznam adres
v interní databázi) a „VYHLEDAT V ARES“ (seznam adres v ARES rejstříku – externí databáze) a SEZNAM
ADRESÁTŮ (naše vlastní připravené seznamy adres):

• do vyhledávacího pole musíme zadat min. 4 znaky. Pokud jsme adresu vyplnili / vybrali, klikneme na

tlačítko nebo

• tlačítko „Přidat a další“ použijeme v případě, že vypravujeme na více adres jeden stejný dopis

• tlačítko „Přidat a zavřít“ použijeme v případě, že na jednoho adresáta vypravujeme jeden dopis

• pokud vypisujeme adresu manuálně, postupujeme stejně

• adresa se nám propíše do tabulky.

• pokud odesíláme dopis obsahující dokument s číslem jednacím, musíme spárovat

zásilku/zápis s číslem jednacím.

9
• vyhledáme tedy naše číslo jednací v seznamu dokumentů a potvrdíme tlačítkem .
V tuto chvíli máme spárovanou zásilku s číslem jednacím

• číslo jednací můžeme samozřejmě odstranit / vymazat za pomoci tlačítka a vložit jiné číslo
jednací. Stejně tak můžeme vložit více čísel jednacích.

• nyní máme možnost volby tlačítek „Uložit“, „Uložit a další“, „Uložit a vypravit“

• tlačítko „Uložit“ - zásilka zůstane připravena v záložce „KE ZPRACOVÁNÍ“, pro pozdější předání na
Výpravnu/Podatelnu.

• tlačítko „Uložit a další“ – dále zapisujeme následující zásilku stejnému adresátovi. Postupujeme
stejným způsobem, zásilky se automaticky ukládají v záložce „KE ZPRACOVÁNÍ“ - zde můžeme ještě
zápis editovat

• nakonec fyzicky dopisy odneseme na podatelnu, která dle našich zápisů, vše zkontroluje (podatelna
kontroluje jen doporučenou poštu – zda je dobře zadaná adresa, čárový kód u doporučené pošty a
spárované číslo jednací s dopisem).

• vypravujeme-li datovou zprávu (předpokladem pro vypravení datové zprávy je již vytvořený
digitální nebo digitalizovaný dokument), postupujeme stejným způsobem. Do kolonky „Způsob

10
 vypravení“ zadáme „Datovou schránkou“, vybereme adresáta, pokud není zadáno, zadáme číslo
datové schránky, vybereme číslo jednací a datovou zprávu vypravíme.

• uživatelé, kteří mají oprávnění odesílat datové zprávy sami, rovnou odesílají, tzn. datová zpráva je
odeslána přímo do schránky příjemce.

• uživatelé, kteří toto oprávnění nemají, odesílají tímto způsobem datové zprávy přes sekretariát jejich
odboru. Po vypravení se datová zpráva přesune na sekretariát, který ji následně potvrzuje pro konečné
vypravení.

• vypravujeme-li e-mail přes systém ERMS, postupuje stejným způsobem jako u datové zprávy. Do
kolonky „Způsob vypravení“ zadáme „E-mailem“, zadáme číslo jednací a odešleme. Tuto funkcionalitu
využíváme v případě, že potřebujeme mít záznam ve spisové službě o odeslaném e-mailu, a chceme,
aby se e-mail doručil příjemci z oficiální e-mailové adresy organizace.

• pokud potřebujeme mít jen záznam o e-mailu, který jsme odeslali z vlastní e-mailové schránky,
vybereme si ze způsobů vypravení „E-mailem mimo ERMS“. Zde jen zaznamenáme, co a komu jsme
kdy poslali. Náš záznam dostane číslo evidenční a my jej můžeme kdykoliv dohledat.

• dopis online je způsob vypravení PDF, které chcete příjemci doručit jako analogový dopis přes
Českou poštu.

• vytvoříte si PDF, které nahrajete jako přílohu do digitálního dokumentu. Formát dopisu PDF musí mít
orientaci na výšku, velikost A4 (systém tento formát kontroluje při vkládání dokumentu do zásilky).

• v zásilkách následně volíte způsob vypravení „Dopis online,“ typ zásilky můžete volit obyčejně,
doporučeně, s dodejkou pro ČR a Evropu.

• Česká pošta zpracuje vše, co je předáno do 14:00 hodin. Ostatní zásilky až následující pracovní den.
Cena dopisu je dle ceníku ČP pro frankovací stroje. Tímto způsobem lze vypravit vše, u čeho legislativa
nevyžaduje vlastnoruční podpis.

• výhody – my připravujeme jen zásilku v PDF formátu (tedy digitální), Česká pošta zabezpečí tisk,
obálkování a doručení.

• vypravení zásilek „dopis online“ potvrzuje sekretariát (stejně jako u datových zpráv).

11
PODATELNA NEMŮŽE VYPRAVIT ŽÁDNOU doporučenou nebo elektronickou POŠTU/ZÁSILKU
BEZ NAŠEHO ZÁPISU

Odeslání datové zprávy/ digitalizace dokumentu

• než přistoupíme k samotnému odeslání datové zprávy, je nutné si připravit digitální dokumenty – ať už
formou digitalizace nebo původního digitálního dokumentu. Forma přílohy je ve formátech PDF,
XML, JPG, TIFF, MOV…a další, které jsou uvedeny ve vyhlášce.

• veškeré datové zprávy jsou opatřeny časovým razítkem a certifikátem (pečetí) organizace –
tyto akce probíhají na pozadí a systém ERMS je dělá automaticky v řádech vteřin.

• velikost odesílané datové zprávy je max. 20MB, velikost e-mailu je do 15MB

• digitalizovat můžeme pouze jednou. Pokud by došlo k chybnému nahrání souboru, musíme
se o pomoc obrátit na správce dokumentů nebo administrátora.

• pokud ještě potřebujeme digitální / digitalizovaný dokument elektronicky podepsat, můžeme

podepsat pomocí ikon „papír s tužkou“ = náš vlastní elektronický podpis, „razítko / pečetidlo“ =
předání k podpisu schvalovateli (podepisujícímu).

(příklad záznamu digitalizovaného dokumentu, ikony pro podepisování)

• více informací k digitálním dokumentům a elektronickému podepisování zde:

1.3. Elektronické podání

- v záložce „Elektronické podání“ se eividují metadata o podaných nabídkách (k veřejným zakázkám)
na SŽDC. Uživatelé, kteří s nabídkami pracují jsou povinni tyto údaje vyplnit. Elektronické podaní by
do budoucna mělo být propojeno se spisovou službou. Do doby, než bude tento krok technicky
vyřešen, je nutné zadávat údaje o nabídkách manuálně.

12
 • objeví se nám tato tabulka, kterou náležitě vyplníme požadovanými informacemi:

• dalším krokem je nahrání přílohy nabídky.

• po nahrání přílohy (komponenty) záznam uložíme za pomoci tlačítka „Uložit.“

• náš záznam o elektronickém podání putuje automaticky na spisový uzel (sekretariát). Pracovník
sekretariátu vidí, kdo záznam zaevidoval a předá nám jej zpět jako zásilku. Ve chvíli přijetí zásilky se
nám generuje číslo jednací pro elektronické podání.

2. Dokumenty
• v záložce „Dokumenty“ máme následující rozdělení - „Přehled dokumentů, Vytvořit dokument,
Zápůjčky a Postoupení dokumentu“

13
 2.1. Přehled dokumentů

• v záložce „PŘEHLED DOKUMENTŮ“ vidíme veškeré naše dokumenty (rozumíme čísla jednací vlastních
a přijatých dokumentů, se kterými pracujeme). Dokumenty jsou zde zobrazeny s různými ikonami,
které nám napovídají, o jaké dokumenty se jedná, jsou-li zatříděny do spisu atp.

• doporučujeme používat, při práci s přehledem dokumentů, filtry nad tabulkou – Zatřídění,
Typ, Stav

• nad tabulkou máme 4 tematické celky – Akce, Schvalován a podpisy, Opravné prostředky, Distribuce
a odeslání. Tato rolovací menu obsahují další funkce, které je možné využít při práci s dokumenty.
Je možné zobrazit si aktivní ikony, které jsou jen duplicitní možností funkce používat. Nastavení
realizujeme pomocí „ozubeného kolečka“ v pravém horním rohu nad tabulkou

Možnosti výběru nad jednotlivými dokumenty se nám aktivují až po označení konkrétního

dokumentu, se kterým chceme pracovat. Výjimkou je vytvoření nového dokumentu, tato
volba je aktivní vždy.

- v prvním sloupečku tabulky přehledu dokumentů máme několik ikon:

- symbol sponky – zobrazení příloha/y dokumentu
- symbol lupy – zobrazení kompletního detailu dokumentu – základní údaje, historie, komponenty
(soubory), poznámky, informace o zásilkách, připojené spisy, připojené dokumenty, přístup
- symbol tiskárny – stáhnout šablonu = systém nás přesměruje na šablonu průvodního dopisu s již
vyplněnou hlavičkou, jedná-li se o detail doručeného dokumentu, symbol tiskárny nám generuje
šablonu odpovědního dopisu.
- symbol zaškrtnutí - vyřízení dokumentu – výběr možností vyřízení dokumentu
- symbol tužky – editace metadat – možnost omezené editace zadaných údajů o dokumentu
- symbol razítka / pečetidla (zobrazuje se jen u digitálních dokumentů) – předat k podpisu -
postoupení el. dokumentu k elektronickému podpisu druhé osobě
- symbol papíru a tužky (zobrazuje se jen u digitálních dokumentů) – podepsat - realizujeme vlastní
elektronický podpis

2.2. Připojení kvalifikovaného elektronického certifikátu k vlastnímu dokumentu –

podepsání vlastního dokumentu

14
• k elektronickým dokumentům můžeme připojit vlastní kvalifikovaný certifikát ve spisové službě za
pomoci připojení elektronického podpisu (token musí být připojen k PC)

• elektronický podpis má být realizován až po připojení elektronické pečeti k našemu souboru. Systém
pečetí el. dokumenty automaticky v řádech vteřin (můžeme kontrolovat v detailu dokumentu,
v komponentách / přílohách nebo za pomoci políčka „Zobrazit podepsané komponenty“

• v přehledu dokumentů klikneme na ikonu „podpisu“ u digitálního / digitalizovaného dokumentu

• objeví se následující tabulka – jsme automaticky vybraní jako podepisující, pokud chceme podepsat
všechny přílohy dokumentu, zaškrtneme je, pokud jen některé, vybereme je:

15
• chceme-li elektronický podpis se ztvárněním, volíme ikonu panáčka s perem a vybereme následně
umístění podpisu na dokumentu

(Volba umístění podpisu a tlačítko „Uložit)

16
• podepisování zahájíme použitím tlačítka „Zahájit podepisování“
• po realizaci podpisu má dokument připojen náš el. certifikát – vidíme údaje jak v historii dokumentu
tak přímo u PDF

AKCE – menu „Akce“ obsahuje (obr. 1):

• vytvořit dokument – ze spisové služby dostaneme číslo jednací pro nový dokument,

• stáhnout šablonu – stažení šablony pro dokument,

• zatřídit dokument do spisu – může zatřídit dokument z přehledu dokumentů do spisu,

• vytvořit spis z dokumentu – tato funkcionalita vytvoří spis, jehož součástí bude dokument, který
jsme pro vytvoření spisu vybrali,

• uzavřít koncept – pokud ukládáme dokumenty v konceptu, musíme koncepty uzavírat, abychom
získali finální verzi dokumentu,

• vyřídit – zadáme vyřízení dokumentu.

(Obr. 1)

SCHVALOVÁNÍ A PODPISY – menu „Schvalování a podpisy“ obsahuje (Obr. 2):

- zrušit žádost o podpis – stáhneme žádost o podpis z podpisové knihy schvalovatele

- předat k podpisu – předáme dokument k podpisu do podpisové knihy schvalovatele
- podepsat – podepíšeme elektronický dokument vlastním elektronickým certifikátem (podpisem)
- předat ke schválení – není ještě funkční, bude doplněno

(Obr. 2)

17
OPRAVNÉ PROSTŘEDKY – menu „Opravné prostředky“ obsahuje (Obr. 3):

- změnit vyřízení – je-li dokument již vyřízen, můžeme jeho vyřízení změnit (vybrat jiný způsob
vyřízení
- stornovat – dokument můžeme stornovat – vlastní dokument = skryjeme v přehledu dokumentů,
doručený dokument = vrátí se zpět na sekretariát jako zásilka a je možné jej znovu zpracovat
(např. jiným uživatelem, vrátit na podatelnu, předat na jiný sekretariát…)
- ztracený dokument – nemůžeme-li dohledat analogový dokument fyzicky a nemáme-li jinou
možnost, dokument označíme za ztracený (digitální dokumenty nelze označit za ztracené, nebo
obsahují přílohu)
- nalezený dokument – pokud jsme našli dokument, který byl původně ztracený, vrátíme jej tímto
tlačítkem zpět do aktivních dokumentů – zmizí symbol ztráty
- vypořádat ztrátu – funkcionalita je aktivní (použití pouze pro administrátora ERMS)
- editace metadat – vybrané údaje o dokumentu můžeme editovat

(Obr. 3)

DISTRIBUCE A ODESLÁNÍ – menu „Distribuce a odeslání“ obsahuje (Obr. 4):

• vytvořit zásilku – z přehledu dokumentů si můžeme připravit zásilku k odeslání

• distribuovat dokument – digitální dokumenty můžeme vytvořením distribuce z přehledu
dokumentů distribuovat k prokazatelnému seznámení
• postoupit do ISSD – digitální dokumenty můžeme předat do jiného systému (v současné době jen
do systému SAP a ISEP)
• vytvořit balíček na spisovnu – vyřízené dokumenty můžeme rovnou přesouvat do balíčku na
spisovnu (balíček na spisovnu = elektronický předávací protokol obsahující seznam čísel jednacích,
která předáme na spisovnu k uložení a následné skartaci; digitální dokumenty není nutné
zařazovat do balíčku, můžeme realizovat HROMADNÝM PŘEDÁNÍM (viz. kapitola „Předání na
spisovnu“)

(Obr. 4)

18
 2.2. Vytvořit dokument
- vytvoření nového čísla jednacího pro náš dokument (digitální / analogový) ve spisové službě

• na hlavní straně spisové služby máme tlačítka zkrácené volby, jedním z nich je tlačítko „Vytvořit
dokument“

• otevře se nám následující tabulka k vyplnění (pole s červeným levým okrajem jsou povinná):

• věc, vlastnictví (náš odbor je nastaven). Pokud pracujeme pro více odborů, vybereme ten příslušný,
kterému dokument bude náležet (dle vlastnictví se nám generuje koncovka č. j.), dále typ dokumentu
(obecný, faktura…), počet příloh, přístupová úroveň (veřejná=v rámci organizace je dokument veřejně
přístupný) a forma dokumentu – analogový = papírový nebo digitální.

• pokud bychom zvolili formu digitální – uložíme si dokument jako koncept a následně do
konceptu vložíme digitální přílohu – pokud ukládáme digitální dokument v konceptu, v 1.
kroku systém nepožaduje vložení přílohy, pouze nám generuje číslo jednací, které následně
použijeme v digitálním dokumentu.

• můžeme využít políčko „Komentář“ pro vlastní poznámky.

• musíme vybrat zatřídění dokumentu dle Spisového plánu. Zatřídit můžeme „Spisem“ nebo „Věcnou
skupinou“.

19
• ZATŘÍDĚNÍ „Spisem“ – dokument bude součástí našeho spisu, jehož skartační lhůta a znak budou
odpovídat již vytvořenému spisu

• ZATŘÍDĚNÍ „Věcnou skupinou“ – dokument bude samostatným dokumentem s vlastním spisovým

znakem a skartační lhůtou. Zadáme-li do kolonky s lupou číslo věcné skupiny nebo název, systém nám
danou informaci vyhledá.

• máme možnost dokument uložit jako koncept, anebo rovnou uložit. V obou případech nám systém
vygeneruje číslo jednací. Potvrdíme tlačítkem „OK“.

- možnost uložení č. j. (kopírování č. j. do schránky – fc. Ctrl+C, Ctrl+V)

KONCEPT = volíme-li tlačítko „Uložit jako koncept,“ můžeme v budoucnu upravovat některé informace
o dokumentu v základní tabulce, u digitálních konceptů může přidávat a ubírat přílohy…
Koncept většinou vytváříme ve chvíli, kdy potřebujeme číslo jednací, ale samotný dokument ještě
finální podobu nemá. Jakmile dokument dokončíme do jeho finální verze, uděláme z něj dokument
finální i ve spisové službě. Označíme řádek s příslušným konceptem a za pomoci tlačítka „Uzavřít
koncept“ (buď menu „Akce“ nebo funkční ikona nad tabulkou – vlastní nastavení) uzavřeme (zmizí
ikona konceptu, číslo jednací zůstane).

• Vyřídit – vyřizování dokumentů a výběr způsobu vyřízení

20
 - dokumenty ve spisové službě vyřizujeme ve chvíli, kdy v reálném čase došlo k vyřízení dané
záležitosti. Způsob vyřízení by měl korespondovat se skutečností. Vyřizování dokumentů v prostředí
spisové služby je systémová operace. Znamená to tedy, že do systému zaznamenáme způsob vyřízení
dokumentu (vlastního nebo přijatého). Systém tak registruje informaci, že může být spuštěna skartační
lhůta dokumentu (dle spouštěcí události ve vybrané věcné skupině). Vyřízené dokumenty se předávají do
spisovny (i digitální).

• při vyřizování dokumentu postupujeme následovně:

klikneme na řádek s číslem jednacím, které chceme vyřídit a klikneme na tlačítko „Vyřídit“ nebo použijeme

ikonu .
- vybereme způsob vyřízení z rolovacího menu

• POSTOUPENÍ - tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, že dokument někomu

postupujeme a tím je pro nás vyřízen. Zvolíme tedy možnost „Postoupení“ a zobrazí se nám následující
tabulka:

• tabulku náležitě vyplníme dle skutečnosti, jak jsme dokument postupovali.

• je-li dokument zatříděn, věcnou skupinu zatřídění vidíme, není-li dokument zatříděn, doplníme.

• klikneme na tlačítko „Vyřídit postoupením“, v tu chvíli se nám zároveň vytvoří zásilka, kterou následně
předáme na podatelnu – Moje dokumenty / Odeslání zásilky / Ke zpracování - tlačítko „Předat na
výpravnu“.

21
• VZETÍ NA VĚDOMÍ – tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, že doručený dokument
je pro nás pouze na vědomí a dále s ním pracovat nebudeme.

• je-li dokument zatříděn, věcnou skupinu zatřídění vidíme, není-li dokument zatříděn, doplníme.

• potvrdíme vyřízení dokumentu vzetím na vědomí. U některých věcných skupin musíme vybrat datum
spouštěcí události.

• JINÝM DOKUMENTEM – tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, že náš stávající
dokument se stal vyřízený vytvořením nového dokumentu (např. odpovědi atp.).

• máme 3 možnosti výběru – vypravením jiného dokumentu – vybereme č. j. a připravíme rovnou

zásilku k následnému odeslání, jiným dokumentem zařazeným do zásilky – již jsme odpovědní zásilku
s jiným dokumentem vypravili, párujeme tedy pouze č. zásilky s naším č. j., jiným dokumentem
nezařazeným do zásilky – pouze spárujeme jiné č. j., které vyřídilo náš dokument

• VYPRAVENÍM ZÁSILKY – tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, kdy chceme dokument
rovnou vložit do zásilky a následně odeslat.

• PROVEDENÍM ZÁZNAMU NA DOKUMENT – tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, že

je dokument vyřízen ve chvíli, kdy si na něj např. napíšeme poznámku nebo jej orazítkujeme
(provedeme jakýkoliv záznam na dokument)

22
 • ZVEŘEJNĚNÍ DOKUMENTU – tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, že dokument je pro
nás vyřízen ve chvíli jeho zveřejnění.

• je-li dokument zatříděn, věcnou skupinu zatřídění vidíme, není-li dokument zatříděn, doplníme.

• JINÝ ZPŮSOB – tento způsob vyřízení dokumentu volíme v případě, že se nám nehodí ostatní
nabízené způsoby vyřízení. I při tomto způsobu vyřízení však musíme blíže specifikovat způsob
vyřizování dokumentu. Použijeme rolovací povinné pole.

• je-li dokument zatříděn, věcnou skupinu zatřídění vidíme, není-li dokument zatříděn (týká se jen
přijatých dokumentů), doplníme (pokud se např. změnil skartační plán a věcná skupina již není v nové
verzi k dispozici, budeme též muset dokument přetřídit do aktuální a platné věcné skupiny).

• u vyřízených dokumentů se v „Přehledu dokumentů“ objeví znak vyřízení a způsob vyřízení. V tuto
chvíli je dokument vyřízen a v systému může začít běžet jeho skartační lhůta. S vyřízeným
dokumentem již nelze dále pracovat – nemůžeme editovat, mazat. Dokumenty bychom měli vyřizovat
až ve chvíli, kdy opravdu dojde k jejich vyřízení v reálném čase. Mělo by následovat předání na
spisovnu – fyzicky i systémově, analogové i digitální.

2.3. Zápůjčky

- v záložce „Zpracovatel / Dokumenty / Zápůjčky“ žádáme o zapůjčení dokumentace, která je již uložena na
spisovně. Formou zápůjčky si půjčujeme i vlastní uloženou dokumentaci. Zápůjčku vytvoříme ze záložky
„Rozpracované“ pomocí tlačítka „Nová zápůjčka“:

23
 • systém nám zobrazí následující tabulku:

• do políčka „Vyhledat dokument / spis podle čísla jednacího“ napíšeme č. j., které si potřebujeme
zapůjčit a pomocí tlačítka „Vytvořit zápůjčku“ ji vytvoříme.

• žádost o zápůjčku jde na příslušný sekretariát odboru, kterému č. j. náleží. Ti schvalují/zamítají

zapůjčení dokumentu (vydání ze spisovny/archivu). Pokud sekretariát schválí zápůjčku, archiv připraví
dokument k zapůjčení.

• pokud se během procesu vytváření zápůjčky rozhodneme jinak, zvolíme tlačítko „Nevytvořit zápůjčku“
a systém žádné informace neuloží.

• záložka „HISTORIE“ nám zobrazuje historii našich zápůjček.

• tlačítko „- Připravit k vrácení“ použijeme ve chvíli, kdy budeme vracet dokument zpět na spisovnu.
Označíme řádek s dokumentem a použijeme tlačítko „- Připravit k vrácení.“ Záznam bude při fyzickém
přebírání dokumentace přijat spisovnou.

3. Distribuce (dokumentů)
– záložka „Distribuce dokumentů“ se rozděluje na „Příchozí“ a „Odchozí.“ Distribuci dokumentů použijeme
v případě, že potřebujeme zpřístupnit digitální dokument jiným uživatelům, útvarům nebo externím
subjektům.
- nad tabulkou je menu „Akce“ – možnost výběru „Distribuovat záznam“

24
3.1. Příchozí

- v této záložce pracujeme s příchozími dokumenty, které nám jiní uživatelé zpřístupnili k seznámení
- v levém sloupečku tabulky se nám zobrazují ikony ovládacích prvků:

• symbol lupy – detail dokumentu

• symbol oka – skrýt dokument z přehledu

• symbol listu papíru s ohnutým rohem - historie distribuce

• symbol papírové vlaštovky (šipka) – distribuovat záznam (lze jen v případě, že odesílatel povolil další
re-distribuci)

• v distribuci se seznámíme s obsahem distribuovaného záznamu a nic dalšího v systému neděláme

• odesílatel distribuce vidí v historii, kdo se kdy se záznamem seznámil.

3.2. Odchozí

- v této záložce pracujeme s dokumenty, které zpřístupňujeme jiným uživatelům – distribuujeme je

- tlačítko „Nová distribuce“ – po stisknutí tlačítka se nám zobrazí následující tabulka:

25
- máme možnost dokument pro distribuci vytvořit rovnou v tomto zobrazení – „VYTVÁŘENÍ DOKUMENTŮ“,
anebo vybrat v záložce „PŘEHLED DOKUMENTŮ“ již vytvořený digitální dokument.
- vytvoření nového dokumentu potvrdíme následně tlačítkem „Vložit do záznamů“
- pokud bychom si distribuci rozmysleli, vytváření dokumentu ukončíme tlačítkem „Zavřít“
- distribuce již existujícího dokumentu – v záložce „PŘEHLED DOKUMENTŮ“ vybereme dokument, který
chceme distribuovat a tlačítkem „Vložit do záznamů“ vytvoříme distribuci.
- v obou případech nás systém přesměruje na základní přehled našich vytvořených distribucí

- v levém sloupečku tabulky se nám zobrazují ikony ovládacích prvků:

26
 • symbol odpadkového koše – odstranit záznam

• symbol lupy – detail dokumentu

• symbol listu papíru s ohnutým rohem – historie distribuce

• symbol papírové vlaštovky (šipka) – distribuovat záznam

• pokud se rozhodneme záznam distribuovat, volíme symbol vlaštovky (šipky) – zaškrtneme řádek
s požadovaným číslem jednacím a stiskneme symbol papírové vlaštovky

• objeví se nám následující tabulka:

PARAMETRY DISTRIBUCE
– „Postoupení záznamu“ – dělí se na „Povoleno“ (námi distribuovaný dokument může být příjemci dále
distribuován) a „Nepovoleno“ (námi distribuovaný dokument nemůže být příjemci dále distribuován)
- „Distribuční seznam“ – Předdefinovaný (již připravený, námi vytvořený distribuční seznam) nebo Nový
(seznam vytvoříme ve chvíli distribuce)
- „Přidat další adresáty“ – Ano (do již vzniklého distribučního seznamu přidáme další adresáty /uživatele),
Ne (použijeme distribuční seznam tak, jak je)
- „Distribuovat s poznámkou“ – napíšeme poznámku, která bude součástí distribuce
- posledním krokem je „Vytvořit distribuci“ (záznam distribuujeme) nebo „Zavřít“ (rozmysleli jsme si to).

4. Spisy

• v záložce „Spisy“ se nám zobrazují další možnosti přehledů – „Přehled spisů, Vytvoření prázdného
spisu, Spisy v oběhu, Zpřístupněné spisy, Typové spisy a Přehled úkolů“

4.1 Přehled spisů

27
• v záložce „PŘEHLED SPISŮ“ jsou zobrazeny naše spisy – čísla jednací spisů, se kterými pracujeme. Na
začátku řádku jsou tři ikony – lupa, tužka a symbol vyřízení

• symbol lupy – zobrazení detailu spisu – v detailu spisu nemůžeme nic editovat!

• symbol tužky – možnost editování spisu – přidávání a odebírání dokumentů, úprava názvu spisu,
editace vóta, poznámky, komentáře, přístup – spis můžeme zpřístupnit jednotlivcům nebo oddělením –
přístup může být dvojího typu – s možností vkládání dokumentů do spisu nebo jen pro čtení

• symbol vyřízení (fajfky) - vyřízení spisu jeho uzavřením.

• nad tabulkou základního přehledu spisů se nacházejí 4 logické celky:

AKCE, SCHVALOVÁNÍ A PODPISY, OPRAVNÉ PROSTŘEDKY, DISTRIBUCE A ODESLÁNÍ
1.) AKCE – vytvořit prázdný spis, vytvořit spis z dokumentu, editovat spis, stáhnout šablonu, vyřídit

28
4.2. Vytvořit spis (prázdný)

• volbou „Vytvořit prázdný spis „ GENERUJEME ČÍSLO JEDNACÍ PRO SPIS (obal spisu)

• spis můžeme vytvořit i z hlavní strany spisové služby pomocí tlačítka zrychlené volby

• systém nám zobrazí následující tabulku:

• po zvolení možnosti „Vybrat“, se zobrazí toto:

• postupujeme dle vlastní potřeby - „Nový spis“ – zakládáme nový spis, „Vytvořit z existujícího spisu“ –
systém extrahuje základní údaje z již existujícího spisu, my jen upravujeme dle naší potřeby a uložíme
vybranou možnost

29
• u nového spisu vyplníme tabulku – věc, aktuální spisový plán, vótum…

- za pomoci tlačítka „Uložit prázdný spis“ uložíme námi zadané údaje a ze systému obdržíme číslo jednací

spisu. Číslo jednací si můžeme zkopírovat pomocí modrého tlačítka .

Zobrazení potvrdíme tlačítkem „OK“.

• systém zobrazí základní tabulku spisu. Máme možnost rovnou definovat předpis oběhu, vložit
dokumenty do spisu, připojit dokumenty, připojit spisy a vložit poznámky.

30
• Vytvořit spis z dokumentu

- z již vzniklého dokumentu vytvoříme spis – spárujeme číslo jednací dokumentu s číslem jednacím spisu.
- tematickém celku „Akce“ vybereme možnost „Vytvořit spis z dokumentu“
- systém nám zobrazí přehled našich dokumentů

- SPIS – slouží ke sdružování samostatných dokumentů s různými čísly jednacími – spis má svoje vlastní
číslo jednací a veškeré dokumenty, které do spisu vložíme, mají vlastní číslo jednací
- SBĚRNÝ ARCH – pouze jiný typ spisu - slouží ke sdružování dokumentů, u kterých nepotřebujeme mít
jednotlivá čísla jednací vložených dokumentů, ale stačí nám, že mají číslo sběrného archu a v závorce je
číslo pořadí, v jakém jsme je do archu vložili.
- vybereme-li spis, objeví se následující tabulka:

31
- zde máme možnost si vybrat – „Nový spis, Vytvořit z existujícího spisu“

• „Nový spis“ – zakládáme nový spis, potvrdíme tlačítkem „Uložit“

a pokračujeme ve vyplňování tabulky:

• kolonka „Věc“ – název spisu

• kolonka „Věcná skupina“ – pomocí roletky zobrazíme seznam věcných skupin a vybereme

• kolonka „Vlastník“ – primárně nastaven náš odbor, pokud pracujeme pro více odborů, vybereme ten,
pro který spis vytváříme (dle vlastníka se nám generuje koncovka čísla jednacího).

• kolonka „Vótum spisu“ – pokud potřebujeme, vyplníme potřebné informace

• kolonka „Popis obsahu spis“ – volíme pro náš vlastní popis obsahu, libovolný komentář

• po vyplnění uložíme pomocí tlačítka „Uložit“

32
 • „Vytvořit z existujícího spisu“ – vytěžíme informace z již existujícího spisu (vótum, název, zatřídění
atp.), abychom je nemuseli nově/znovu vyplňovat. Objeví se následující tabulka:

• volba „Vybrat“ nám nabídne čísla jednací našich existujících spisů:

• po vybrání konkrétního č. j. spisu potvrdíme tlačítkem „Uložit“ a pokračujeme jako v předchozím

kroku – doplníme tabulku
- nově vytvořený záznam o spisu nalezneme v záložce „PŘEHLED SPISŮ“

• Editovat spis
- editování spisu znamená jeho upravování, vkládání dokumentů do spisu, odebírání dokumentů
ze spisu, úprava předpisu oběhu, definování předpisu oběhu, vótum atp.
- v přehledu spisů si klikneme na spis (řádek s číslem jednacím), který chceme editovat
(upravovat) a použijeme tlačítko „Editovat spis“ nebo ikonu tužky vlevo v řádku:

• objeví se nám náhled spisu – editovat můžeme všechny záložky, které vidíme – „SPIS, PŘEDPIS
OBĚHU SPISU, DOKUMENTY VE SPISU, PŘIPOJENÉ DOKUMENTY, PŘIPOJENÉ SPISY, POZNÁMKY“:

33
 - SPIS – základní informace o spisu – věc, vótum, popis obsahu, záložky „Vlastník“ a „Přístupová
úroveň“ jsou předdefinované (ale můžeme změnit rolovací lištou údaje v nich)
- PŘEDPIS OBĚHU – definice úseků, které se budou v rámci oběhu ke spisu vyjadřovat, možnost
navržení zpracovatelů na vybraném úseku
- PŘIPOJENÉ DOKUMENTY – možnost připojení dokumentů, které nejsou přímou součástí našeho spisu
ale souvisí s ním a my chceme vytvořit vazbu s těmito dokumenty
- PŘIPOJENÉ SPISY - možnost připojení spisů, které nejsou přímou součástí našeho spisu ale souvisí
s ním a my chceme vytvořit vazbu s těmito spisy
- POZNÁMKY – libovolný text vlastníka spisu

• Stáhnout šablonu

• pro tisk obalu spisu volíme v menu „Akce“ – „Stáhnout šablonu“ – šablona je ve wordovém formátu,
můžeme ji po zobrazení libovolně upravovat. Použití této funkcionality nám zaručuje platnou, aktuální
šablonu.

• tlačítko „Oběh spisu“ – šablona obalu spisu pro oběh

• tlačítko „Spis“– šablona obalu spisu pro založení spisu (pro vlastní potřebu)

34
• Vyřídit (spis)
- tlačítko nad přehledovou tabulkou „Vyřídit“ nebo symbol „zaškrtnuto“ = vyřídit spis (uzavření,
zkompletování spisu).

• Stornovat spis

- spis je možné stornovat v případě, že:

1.) je to náš vlastní spis

2.) vyřadili jsme z něj veškeré dokumenty (všechna č. j.)
3.) nemá definován předpis oběhu
4.) nebyl nikdy v oběhu

- pokud máme založen sběrný arch, musíme taktéž vyřadit veškeré dokumenty, kromě prvního, tzv.
iniciačního dokumentu, který ani vyřadit nepůjde. V této konečné fázi musíme stornovat celý sběrný arch
z přehledu spisů.

ZVLÁŠTNÍ KAPITOLA - Spuštění oběhu (schvalování) spisu

OBĚH SPISU – NOVÝ OBĚH SPISU A SCHVALOVÁNÍ DOKUMETNŮ VLOŽENÝCH DO SPISU

• SPIS - základní informace o spisu – věc, vlastník, spisový plán, vótum spisu atp.

• PŘEDPIS OBĚHU SPISU – nastavení předpisu oběhu spisu

• můžeme vybírat podle zaměstnance (pokud např. nevíme, kde přesně pracuje), anebo v hlavní
rolovací liště „Vybrat podle uzlu“

• dále máme možnost navrhnout zpracovatele na uzlu (oddělení). Náš návrh může a nemusí být
oddělením respektován. Pracovníci sekretariátů mají možnost měnit zpracovatele spisů v rámci oběhu.

• po výběru se nám objeví v předpisu oběhu spisu jméno vedoucího pracovníka odboru / jednotky
(pokud je vedoucí pracovník zadán dobře ve struktuře v SAPu, objeví se dobře i v předpisu)

35
- výběr podle zaměstnance – klikneme na tlačítko „Výběr podle zaměstnance“, napíšeme jméno
zaměstnance do kolonky „Jméno zaměstnance“, volíme tlačítko „Vyhledat“, jméno zaměstnance se
objeví v tabulce „Nalezení zaměstnanci“, klikneme na jméno zvoleného zaměstnance, v tabulce
„Seznam spisových uzlů“ se objeví útvar/oddělení, kde zvolený zaměstnance pracuje. Klikneme do
řádku se spisovým uzlem a volíme tlačítko „Uložit“.

- výběr podle uzlu – klikneme na rolovací lištu „Vybrat podle uzlu“, vybereme útvar / oddělení, které
potřebujeme, tlačítkem „+“ přidáme vybraný spisový uzel. Spisový uzel se nám uloží pod tabulkou i se
jménem vedoucího zaměstnance. Takto postupujeme při přidávání dalších uzlů, které potřebujeme mít
v oběhu spisu.

- navrhnout zpracovatele – pokud na zvoleném spisovém uzlu chceme doporučit schvalovatele,

můžeme jej navrhnout. Spisový uzel může, ale nemusí náš návrh akceptovat. Označíme řádek
s vybraným spisovým uzlem, klikneme na tlačítko „Navrhnout zpracovatele“, objeví se nám tabulka
pro výběr, volíme v liště „Název úkolu“, „Počet dní k vyřešení“ a jméno navrhovaného zpracovatele a
volbu uložíme tlačítkem „Uložit“. (obr. 1, 2)

36
 (Obr. 1)

(Obr. 2)

• volbu vždy můžeme uložit pomocí tlačítek „Uložit, Další záložka (systém nás přesměruje na další
záložku), Uložit a zavřít“.

• do spisu musíme vložit č. j. dokumentu, který bude předmětem schvalování při oběhu spisu. Jak
v případě analogového spisu, tak v případě elektronického spisu. Postup je stejný.

• DOKUMENTY VE SPISU - klikneme na „Vybrat“ – zobrazí se nám seznam našich čísel jednacích,
vybereme číslo jednací, které bude ve spisu, zaškrtneme políčko výběru a tlačítkem „Plus“ přiložíme.

37
• klikneme-li na vybraný dokument a potvrdíme vložení do spisu za pomocí tlačítka „+“ (plus), objeví se
nám následující informace:

systém nás informuje o již zatříděném dokumentu a jen se nás ptá, zda opravdu chceme tento
dokument přetřídit do spisu. Potvrdíme tedy pomocí tlačítka „Ano“ - dokument se nám přiřadí do spisu.
Můžeme přikládat více dokumentů najednou, nebo jednotlivě.

38
• PŘIPOJENÉ DOKUMENTY / PŘIPOJENÉ SPISY - pokud bychom chtěli pouze připojit (ne vložit) další
dokumenty nebo spisy, které s naším spisem souvisejí, klikneme na záložku „Připojené dokumenty“
nebo „Připojené spisy“ a postupujeme stejným způsobem. Jedná se pouze o párování čísel jednacích,
kdy volíme pevnou nebo volnou vazbu připojení (pevná vazba – jeden dokument bez druhého nepůjde
do skartačního řízení, volná vazba – jeden dokument bez druhého může jít do skartačního řízení)

• POZNÁMKY – do spisu si můžeme v ERMS zapsat libovolné poznámky.

• dokumenty můžeme ze spisu i vyjmout (symbol odpadkového koše), stejně tak ze sběrného archu a
následně tzv. přetřídit (zařadit do jiné věcné skupiny nebo do jiného spisu / sběrného archu)

• naše kroky / akce ve spisu musíme vždy uložit tlačítkem

- v záložce „PŘEHLED SPISŮ“ klikneme na řádek se spisem, který chceme poslat do oběhu. Použijeme
menu „Schvalování a podpisy / Schválení spisů (Nové)

Oběh spisu nelze spustit, není-li ve spisu vloženo číslo jednací, tedy dokument a není-li
definován předpis oběhu spisu. Do oběhu nelze dát zpřístupněné spisy (přístup se musí
zrušit před zahájením oběhu).

• objeví se následující tabulka se třemi rolovacími menu – „Typ oběhu, Priorita oběhu, Spustit
s podpisem“:

Typ oběhu

• Obyčejný – spis obíhá po spisových uzlech postupně dle nadefinovaného předpisu. Poté, co poslední
pracoviště spis schválí, vrací se schválený spis zpět k vlastníkovi spisu. Tuto možnost doporučujeme
používat ve chvíli, kdy je cílem schválit obsah spisu odpovědnou osobou, přičemž s obsahem spisu dále
pracuje ten, kdo spis vytvořil (smlouvy, zadávací dokumentace, předpisy atp.).

39
• Hromadná připomínka - možnost, při které je spis rozeslán najednou na všechna v předpisu
nadefinovaná pracoviště. Uživatel stanovuje termín, do kdy očekává od spisových uzlů vyjádření. Po
uplynutí tohoto termínu se spis vrací automaticky zpět k vlastníkovi spisu. Tuto možnost doporučujeme
používat ve chvíli, kdy je cílem získat od vícero útvarů připomínky k obsahu spisu (návrh předpisu,
výzva k vyjádření atp.).

• Transfer - možnost, při které spis obíhá po spisových uzlech postupně dle nadefinovaného předpisu.
Poté, co poslední pracoviště spis schválí, musí vybrat z řad svých zaměstnanců uživatele, který se
stane novým vlastníkem spisu. Tuto možnost doporučujeme používat ve chvíli, kdy je cílem schválit
obsah spisu odpovědnou osobou, přičemž s obsahem spisu dále pracuje jiné pracoviště než to,
které spis vytvořilo (schválení zahraniční služební cesty, schválení realizace veřejné zakázky, schválení
čerpání investičních prostředků atp.).

Priorita oběhu

• Obecná – standardní oběh schvalování bez priorit

• Ihned – doba schvalování by se měla zkrátit na minimum

• Spěchá – spis je důležité schválit co nejdříve

Spustit s podpisem

• Ne – dokument uvnitř spisu je analogový, tudíž není možné jej elektronicky podepsat. Dokument
uvnitř spisu je digitální ale není nutné jej elektronicky podepisovat, stačí jen schválení oběhu spisu a
můžeme spustit oběh spisu pomocí tlačítka „Spustit oběh“

• Ano – POUZE PRO DIGITÁLNÍ DOKUMENTY – dokument ve spisu je digitální a je nutné jej
podepsat po schválení oběhu spisu (podepsání dokumentu, který bude obíhat schvalovacím spisem je
samostatný proces, který proběhne automaticky po celkovém schválení spisu). V případě, že volíme
tuto možnost, musíme vytvořit ještě předpis podepisování daného dokumentu. Zaškrtneme vybraný
dokument, pro definování podepisujících použijeme ikonu pečetidla.

40
 (Výběr dokumentu, ikona pečetidla)

(použití ikony pečetidla, tabulka předpisu podepisování dokumentu)

• nyní vybereme podepisujícího v rolovacím menu „Podepisující“ a pomocí tlačítka „Přidat podepisujícího“
přidáme. Můžeme vybrat více podepisujících, dokument bude po schválení oběhu spisu následně
zobrazován postupně v podpisových knihách dle předpisu podepisování. Pokud bychom nevěděli, kdo

41
bude daný dokument podepisovat, můžeme vybrat pouze oddělení, tzv. spisový uzel. Postup přidání je
stejný.

(výběr podepisujícího, vyhledání jména)

(vyhledání spisového uzlu)

42
 (vyhledané jméno podepisujícího, použití tlačítka „Přidat podepisujícího“)

• po výběru jména podepisujícího nebo uzlu mám možnost definovat umístění elektronického podpisu
pomocí ikony „panáček s perem“.

(přidaný podepisující, možnost definování umístění elektronického podpisu – ztvárnění)

43
 (klikem myši na dokumentu se nám zobrazí pole, kde bude umístěn podpis, tlačítko uložit)

• po uložení nás systém přesměruje zpět na základní tabulku, kde je nutné uložit naši volbu definování
umístění podpisu

(uložení celé akce definování podpisu)

44
• po uložení se nám zobrazí tabulka pro samotné spuštění oběhu spisu s důležitou informací
o podepisování v návaznosti na schvalování spisu s dokumentem

(konečné spuštění oběhu pomocí tlačítka „Spustit oběh“)

• při zvolení jakékoliv výše zmíněné možnosti následně potvrdíme tlačítkem „Spustit oběh“ (pokud
bychom si to rozmysleli, volíme tlačítko „Zavřít“). Spis je, po dobu oběhu, zobrazen v záložce „Spisy
v oběhu“

• v průběhu oběhu můžeme sledovat aktuální umístění spisu, v náhledu (symbol lupy) vidíme, kde spis
byl a je

• evidence oběhu spisu v ERMS je povinná – elektronický spis, analogový spis – jakmile spis
opouští náš organizační útvar (odbor GŘ, odborná správa OJ, provozní obvod OJ atp.)

45
• Zpřístupnění spisu

• v záložce „SPISY“ máme možnost v detailu spisu přidat přístup do našeho spisu – jednotlivcům nebo
oddělením:

• záložkou „PŘÍSTUP“ aktivujeme volbu možností výběru zaměstnance nebo celého spisového uzlu
(oddělení)

• „Chci vybírat zaměstnance“ – po kliknutí na tlačítko „Ano“ se nám objeví následující tabulka:

• tlačítko „Vyhledat zaměstnance“ nám umožní vyhledat konkrétní zaměstnance napříč celou organizační
strukturou

46
• tlačítko „O úroveň výš“ vám umožní vyhledat zaměstnance v nadřízeném položce organizační struktury

• naši volbu potvrdíme tlačítkem nejdříve tlačítkem „Uložit“ a posléze tlačítkem „ANO“

• objeví se nám následující tabulka:

• máme možnost zpřístupnit spis pouze pro čtení – zaškrtneme okénko (touto volbou nebude možné do
spisu vkládat dokumenty), pokud chceme, aby jiný zpracovatelé vkládali dokumenty, toto okénko
nezaškrtáváme.

• zvolíme platnost, od kdy chceme spis zpřístupnit, můžeme zadat i datum, do kdy chceme spis
zpřístupnit.

• potvrdíme tlačítkem „Ano“

• „Chci vybírat spisový uzel“ – po kliknutí na tlačítko „Ano“ se nám objeví následující tabulka:

• klikneme na políčko „Vybrat“ a vybereme spisový uzel, kterému chceme zpřístupnit spis

47
• po kliknutí na tlačítko „Uložit“ zvolíme datum, od kdy chceme spis zpřístupnit, dále postupujeme stejně
jako při volbě „Chci vybírat zaměstnance.“

4.3. Spisy v oběhu

• v záložce „SPISY V OBĚHU“ vidíme přehled našich spisů, u kterých jsme spustili v ERMS oběh spisu.

• nad tabulkou jsou je menu „Akce“, které obsahuje dvě možnosti: „Převzít vrácený spis“ a „Převzít spis
s dokončeným oběhem schvalování“

a.) Převzít vrácený spis – některý ze sekretariátů nebo zpracovatelů, v rámci oběhu spisu, nám spis
vrátil – chybějící dokumentace, přepracování, omyl atp. Abychom mohli se spisem ve spisové službě
znovu pracovat nebo jej znovu pustit do oběhu, musíme si jej převzít zpět. Označíme řádek
s vráceným spisem a za pomoci možnosti „Převzít vrácený spis“ si spis převezmeme zpět – bude opět
zobrazen v tabulce „Přehled spisů.“
b.) Převzít spis s dokončeným oběhem schvalování – spis dokončil svůj elektronický oběh
a poslední definovaný spisový uzel (sekretariát) nám spis potvrdil. Abychom mohli se spisem dále ve
spisové službě pracovat, musíme si jej převzít zpět. Označíme řádek se spisem, který dokončil úspěšně
oběh a za pomoci možnosti „Převzít spis s dokončeným oběhem schvalování“ si spis převezmeme zpět
– bude opět zobrazen v tabulce „Přehled spisů.“

48
• v detailu (ikona lupy) spisu se můžeme podívat na obsah spisu (dokumenty ve spisu – přehled čísel
jednacích ve spisu, připojené spisy a dokumenty a předpis oběhu spisu).

4.4 Zpřístupněné spisy

- v záložce „ZPŘÍSTUPNĚNÉ SPISY“ vidíme spisy, které nám ostatní uživatelé zpřístupnili – k nahlížení,
k editaci. Můžeme s nimi pracovat jako s našimi spisy – vkládat dokumenty – vložíme-li vlastní
dokument do sdíleného spisu, vlastníkem dokumentu se stává ten zpracovatel, který s námi
sdílí spis, vyřazovat dokumenty (vyřadíme-li jakýkoliv dokument ze zpřístupněného spisu, bude zpět
v seznamu v záložce „Přehled dokumentů“

4.5 Typové spisy

- typové spisy jsou speciální spisy určeny těm útvarům, které generují strukturovanou agendu. V prostředí
SŽDC přichází do úvahy použití typových spisů například v oblasti Mimořádných událostí, Dopravní
dokumentace, Veřejných zakázek atp.
Každý útvar si může požádat o založení Typového spisu pro svou vlastní potřebu, resp. požádat o
konzultaci, zda je tento typ evidence vhodný.

49
4.6. Přehled úkolů

• v záložce „Přehled úkolů“ vidíme požadavky / úkoly, které nám přiřadil sekretariát v rámci oběhu
spisů. Máme se vyjádřit ke spisu, který obíhá v rámci procesu schvalování

• nad základní přehledovou tabulkou je menu „Akce“, které se rozděluje na: Zobrazit úkol, Stanovisko
(kladné a záporné), Odmítnout, Vložit dokumenty, Přidat úkol)

• vždy si musíme zobrazit detail přiděleného spisu, abychom mohli zahájit zpracování – symbol lupy
v prvním sloupci nebo v menu „Akce“ – „Zobrazit úkol“
• systém zobrazí detail spisu, můžeme se podívat na předpis oběhu, dokumenty ve spisu atp.
• v levém horním rohu zobrazeného detailu spisu vidíme 4 symboly: zaškrtávátko, křížek (někdy je a
někdy není aktivní, záleží na přiděleném úkolu, složku a tiskárnu)

50
 (zobrazení úkolu)

• symbol zaškrtávátka – vyjádření stanoviska – ať už kladného nebo záporného (vždy volíme tuto
možnost, symbol křížku NENÍ PRO ZÁPORNÉ STANOVISKO)

• symbol křížku – některé úkoly je možné odmítnout (ne stanovisko útvaru), je povinné zapsat
odůvodnění odmítnutí úkolu a sekretariát následně přidělí úkol někomu jinému

51
• symbol složky – možnost vložení vlastního dokumentu do oběhového spisu – v rolovacím menu
vybereme požadovaný dokument, tlačítkem „Plus“ přiložíme a zavřeme tabulku

• symbol tiskárny – možnost tisku do PDF formátu, tabulka nabízí různé formy extrahovaných informací,
které si můžeme zobrazit

52
• v levém dolním rohu je tlačítko „Obsah spisu“ – zobrazí se kompletní obsah spisu - obalník, průběh
zpracování, vložené dokumenty atp., který máme možnost si stáhnout

• po zpracování úkolu zmizí spis z našeho přehledu a je automaticky posunut dál, na další spisový uzel
nebo dalšího zpracovatele.
• úkol vidíme už jen v záložce „HISTORIE ÚKOLŮ“ – zde můžeme filtrovat různá časová období, dle naší
potřeby

53
5. Podpisová kniha

5.1. Žádosti
• podpisová kniha je nástrojem pro elektronické podepisování dokumentů ve spisové službě. Do
podpisové knihy nám jsou přidělovány elektronické dokumenty k podpisu, tzv. žádosti.
• podpisovou knihu vidí jen ti zpracovatelé, kteří mají elektronické podpisy (elektronické certifikáty).
• kniha je rozdělena na dvě části – „ŽÁDOSTI“ a „HISTORIE“

(zobrazení žádostí)

• dokumenty v podpisové knize vždy zobrazujeme za pomocí malé černé šipky v kruhu na začátku
řádku, pomocí lupy nebo přímo pera zobrazíme dokument a následně podepíšeme přílohu
elektronickým podpisem nebo vrátíme žadateli, pokud je potřeba dokument upravit

(použití šipky v kruhu, symbol pera pro podepsání, šipka ukazující doleva – vrácení bez podpisu)

54
 • po kliknutí na symbol pera se nám zobrazí obsah přílohy a můžeme realizovat podpis, vrátit dokument
bez podpisu nebo stáhnout přílohu

5.2. Historie
Historie podpisové knihy. Přehled dokumentů, které nám byly historicky přiděleny k podpisu.

6. Předání na spisovnu

• na spisovnu předáváme dokumenty nebo spisy, které jsou vyřízené (vyřídili jsme je – uzavřeli jsme
aktivní fázi životního cyklu čísla jednacího a zadali jsme způsob vyřízení), a nepředpokládáme, že
s nimi bude nutné dále pracovat.

• předávat na spisovnu bychom měli alespoň 2x ročně, aby se nám v kanceláři zbytečně nehromadily
dokumenty, které mají být bezpečně uložené ve spisovně.

• elektronické dokumenty taktéž předáváme na spisovnu – soubory se ukládají do digitální spisovny

• vytváříme tzv. balíčky, neboli elektronické seznamy / předávací protokoly. Je to seznam čísel
jednacích, která budeme na spisovnu předávat k uložení. Bez vytvořeného balíčku nemůžeme
realizovat, u analogových dokumentů, fyzické předání naší agendy. Seznam se musí 100% shodovat
s fyzickou dokumentací, kterou na spisovnu neseme. Dokumenty mají být řazeny tak, jak jsou
uvedeny v seznamu.

• v záložce „Zpracovatel / Předání na spisovnu“ se nám otevře následující tabulka:

55
 (otevření záložky „Předání na spisovnu, menu Akce)

• v menu „Akce“ máme na výběr z následujících možností: Nový, Smazat, Předat, Potvrdit vrácení ze
spisovny a Hromadné předání.

• klikneme na tlačítko „Nový“ a vytvoříme si balíček s vlastním názvem:

• klikneme na tlačítko „Uložit“. Objeví se nám tabulka, ve které budeme vybírat dokumenty, které
chceme předat na spisovnu (na výběr se nabízejí jen vyřízené dokumenty)

• po vybrání čísla jednacího (dokumentu), které chceme předávat, musíme v některých případech ještě
zadat datum, kdy nastala spouštěcí událost, tedy datum od kdy začíná běžet skartační lhůta. V těchto

56
 případech musí být datum vyplněno, aby mohl být dokument nebo spis vložen do balíčku pro spisovnu.

(Vybrání data spouštěcí události, tlačítko „Potvrdit“)

• máme-li balíček připraven, označíme si jej v řádku a klikneme na možnost „Předat“

• pokud bychom z balíčku potřebovali odebrat nebo do něj přidat dokumenty, volíme ikonu tužky
(editace), pokud bychom chtěli balíček smazat (mazání balíčku znamená zrušení seznamu dokumentů
k předání na spisovnu, nikoliv mazání dokumentů), volíme ikonu koše.

(označený balíček, menu Akce, Předat)

(ikony: lupa – detail bailíčku, tužka – editace, koš – smazání balíčku)

57
• rozpracované balíčky májí stále aktivní všechny tři ikony – lupa, tužka, koš – můžeme s nimi v rámci
těchto možností, pracovat

• jednotlivé balíčky mají různé statusy – dle našeho

• jakmile balíček předáme, změní se nám status balíčku z „Otevřené“ (to jsou ty, se kterými ještě
pracujeme, připravujeme si je) na „K převzetí na spisovnu“

(sloupec „Status“ – zobrazení jednotlivých statusů balíčků)

• v tuto chvíli můžeme veškerou fyzickou (analogovou) dokumentaci vzít a předat ji na spisvnu. Archivář
(pracovník spisovny) následně provede kontrolu, zda vše fyzicky odpovídá tomu, co jsme zadali do
systému.

• pro digitální dokumenty nemusíme vytvářet balíček, můžeme použít funkcionalitu „Hromadné předání“.
Systém spisové služby nám zobrazí automaticky jen vyřízené digitální dokumenty, které následně
vybereme a uložíme do digitální spisovny.

• pokud máme např. kombinovanou agendu a balíčky vytváříme jak z analogových, tak z digitálních
dokumentů, balíček vytvořit musíme. Na spisovně následně roztřídí digitální a analogové dokumenty
zvlášť.

• předání na spisovnu je také možné realizovat v záložce Zpracovatel / Přehled dokumentů. Vybereme
požadovaný vyřízení dokument, v tematickém celku „Distribuce a odeslání“ volíme možnost „Vytvořit
balíček na spisovnu“ a dokument buď přiřadíme do existujícího balíčku anebo rovnou vytvoříme nový
balíček. Vše

58
(Přehled dokumentů, vybraný dokument, tématický celek „Distribuce a odeslání“, volba „Vytvořit balíček na
spisovnu)

7. Další funkce

• v záložce „Další funkce“ vidíme možnosti dalšího zobrazení – „Zástupy, Nastavení, Vyhledat, Přehled
doložek, Notifikace, Seznamy adresátů“

Zástupy

• zde si můžeme určit zastupující osobu v době naší nepřítomnosti – nemoc, dovolená atp.

• z organizační struktury našeho oddělení (odboru) vybereme jméno osoby, která nás bude zastupovat,
v kalendáři vybereme od-do a potvrdíme zástup pomocí tlačítka „Přidělit zástup“. V tuto chvíli sdílíme
s určeným zastupujícím naše složky a workflow.

• sdílení našich složek se ukončí uplynutím zadané doby zástupu, případně zrušením zástupu.

• zastupujícímu můžeme dát možnost „Povolení přijímat dokumenty“ – je-li v době naší nepřítomnosti
něco přiděleno nám, vidí to i zastupující a může daný záznam přijmout.

59
• pro zrušení zástupu použijeme ikonu odpadkového koše, která je zobrazena před jménem
zastupujícího. Systém nám zobrazí tabulku pro zneplatnění zástupu:

• vyplníme datum zneplatnění a potvrdíme. Zástup je daným okamžikem zrušen.

• zástup nám může, v případě potřeby, zadat administrátor ERMS, stejně tak jej i zrušit

Moje nastavení

• v této záložce si určujeme počet zobrazovaných řádků v portletech – v jednotlivých obrazovkách a

máme možnost si nastavit oblíbené věcné skupiny, které se nám následně budou zobrazovat ve výběru
při zatřiďování dokumentů.

Vyhledávání dokumentů

• v této záložce můžeme vyhledávat ve všech dokumentech napříč SŽDC a to několika způsoby. Jedná
se o rychlou volbu vyhledávání.

Přehled doložek

• možnost vyhledávání, dle kódu doložky, plné a platné znění doručené doložky (ověření platnosti)

Notifikace

• možnost vlastního nastavení upozornění na prováděné akce v ERMS pomocí e-mailu nebo pomocí
portálu.

Seznam adresátů

• možnost založení vlastních seznamů adresátů (distribučních seznamů) pro generování zásilek v
případech, kdy opakovaně komunikujeme se stejnými adresáty.

60