1.

DIGITÁLNÍ DOKUMENT

PŘIHLÁŠENÍ DO SYSTÉMU ERMS

- přihlásit se můžete z intranetových stránek – Spisová služba nebo

- spusťte internetový prohlížeč – vhodnější je použití EDGE
- zadejte adresu: https://spravazeleznic.cz
- přihlášení je provedeno automaticky pomocí tzv. Single Sign On, tedy jednotného přihlášení.
- stačí být přihlášen do PC (v doméně) a ostatní přihlašování již není vyžadováno.
- testovací portál ERMS pro zkoušení funkcionalit a pro nové zaměstnance je https://test.portal.spravazeleznic.cz

Správa železnic, státní organizace Sídlo: Dlážděná 1003/7, 110 00 Praha 1 Zpracoval: Markéta Fálová 28. 04. 2021
zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským IČO: 709 94 234 DIČ: CZ 709 94 234
soudem v Praze, spisová značka A 48384 www.szdc.cz
JAK SPRÁVNĚ PŘIPRAVIT DIGITÁLNÍ DOKUMENT?

Digitální dokumenty vytváříme místo analogových. Předpokladem je, že máme elektronický podpis, kterým dokument podepíšeme, anebo bude
dokument podepsán zpracovatelem, který má elektronický podpis.

1. Příprava digitálního dokumentu – založení čísla jednacího v ERMS

- Spisová služba / Zpracovatel / Dokumenty / Přehled dokumentů (nebo tlačítko rychlé volby z hlavní stránky spisové služby „Přehled dokumentů“
- funkční ikona „+“ (dá se nastavit „ozubeným kolečkem“) – (Obr. 1):

(Obr. 1 – nový dokument a jeho založení – varianta 1)

- nebo záložka „Akce“, + Vytvořit dokument (Obr. 2):

(Obr. 2 – nový dokument a jeho založení – varianta 2)

vyplníme potřebné údaje o dokumentu – Věc, Forma, Typ, atp. (Obr. 3):

(Obr. 3 – ukládání konceptu digitálního dokumentu)

- systém vygeneruje automaticky číslo jednací našeho dokumentu – potvrdíme „OK“ (Obr. 4) a systém nás přesměruje na základní přehled dokumentů, kde vidíme
číslo jednací v seznamu dokumentů (Obr. 5):

(Obr. 4 – potvrzení čísla jednacího)

(Obr. 5 – zobrazení konceptu s číslem jednacím v přehledu dokumentů)

2. Příprava dokumentu v textovém editoru

- dokument si připravíme v textovém editoru (symbol tiskárny u čísla jednacího v přehledu dokumentů nám zpřístupní platnou šablonu s logem) – tzn. šablona
hlavičkového papíru, věc, obsah atp. - (Obr. 6):

(Obr. 6 – šablona dokumentu ke stažení)

 V záhlaví jsou veškeré údaje:
kontakt na nás, datum, číslo
jednací dokumentu atp.

Jméno podepisující vyplňujeme

dle skutečnosti, kdo bude
dokument podepisovat,
doplňujeme vždy o doložku
„Elektronicky podepsáno“

(Obr. 7 – šablona dopisu, úpravy)

- připravený dokument vytiskneme do PDF archivního formátu - volíme možnost PDFA-2b a ukládáme, potvrzujeme souhlas (Obr. 8, 9)

(Obr. 8 – tisk dokumentu do PDF)

(Obr. 9 – volba PDF/A-2b, uložení a potvrzení souhlasu)
3. Vložení dokumentu / přílohy do konceptu č. j. v ERMS

- v přehledu dokumentů otevřeme / editujeme požadované číslo jednací pomocí ikony tužky (Obr. 10) a přiložíme vytvořené PDF (Obr. 11a, 11b, 11c)

(Obr. 10 – ikona tužky - editace / otevření dokumentu)

(Obr. 11a – tlačítko „Vybrat“ – vložení přílohy)

(Obr. 11b – výběr uloženého PDF, potvrzení výběru tlačítkem „Otevřít“)

(Obr. 11c – nahrání přílohy do konceptu dokumentu, volba „Uložit“)

- do digitálního dokumentu můžeme vložit více příloh, postup je stejný jako v předcházejícím bodě, přílohy můžeme vkládat i najednou
- při vkládání více souborů si musíme pohlídat, že jedna komponenta je určena jako hlavní – náš originální digitální dokument ve formátu PDF/A (viz. Obr. 11c – zelený
rámeček)
- vždy volíme variantu „Uložit“ (ukládání verzí – je možné uložit různé verze připravovaného dokumentu. Následně, při uzavírání konceptu, vybereme 1 finální verzi, ze
které dokument vznikne. Tuto funkcionalitu většinou používají ti zpracovatelé, jejichž texty se dynamicky mění např. vzhledem k reorganizacím, podpisovým právům
atp.)

4. Elektronický podpis
- nyní můžeme k dokumentu přiložit elektronický podpis – ikona papíru s tužkou – náš vlastní podpis nebo postoupíme dokument do podpisové knihy jinému
podepisujícímu – ikona razítka / pečetidla (Obr. 12)

(Obr. 12 – ikony pro předání k podpisu)

- vlastní podpis – klikneme na ikonu papíru s tužkou, vybereme komponentu k podpisu (vždy s pečetí) a můžeme definovat umístění podpisu pomocí ikony panáčka
(Obr. 13).

(Obr. 13 – výběr komponenty k podpisu, ikona definování umístění podpisu)

- po kliknutí na ikonu umístění podpisu se nám otevře dokument a kliknutím vyznačíme místo podepsání, poté akci uložíme (Obr. 14)

(Obr. 14 – místo podpisu, uložení)

- zahájíme zpracování – podepíšeme (Obr. 15), otevře se nám podpisová kniha, volíme možnost „Podepsat“ (Obr. 16),

(Obr. 15 – zahájení zpracování)

 (Obr. 16 – „Podepsat“)

- kolečko se točí na základní obrazovce, v dolní liště se nám otevře certifikát / elektronický podpis (Obr. 17)
(Obr. 17 – otevření certifikátu)
- klikneme na ikonu certifikátu, potvrdíme volbu „OK“, zadáme PIN a potvrdíme volbu „OK“ (Obr. 18).

(Obr. 18 – zadání PIN, OK)

- dokument je podepsán. V přehledu dokumentu vybereme podepsaný dokument a uzavřeme koncept – buď v menu „Akce“, volba „Uzavřít koncept“, nebo pomocí
funkční ikony. (Obr. 19).

(Obr. 19 – výběr dokumentu, uzavření konceptu)

- koncept uzavíráme z poslední verze (Obr. 20)

(Obr. 20 – uzavření konceptu z poslední verze)

- vybraný podepisující – pokud nám dokument podepisuje někdo jiný, klikneme na ikonu razítka / pečetidla, vybereme podepisujícího, komponentu k podpisu,
definujeme umístění podpisu a předáme k podepsání (Obr. 21, 22). Následující postup – definice umístění podpisu a uložení volby je stejný, jako u podepisování
vlastním certifikátem (Obr. 13, 14, 15)
- kolonka „Spisový uzel“ se vyplňuje sama dle vybraného podepisujícího
- kolonka „Role podepisujícího“ je volitelná. Většinou se do dokumentu předepisuje „podepsáno elektronicky“, přičemž pro specifické dokumenty se hodí doplňovat další
možnosti jako je například „v zastoupení“, „na základě podpisového řádu“, „statutární orgán“. Vzhledem k tomu, že se role téměř každého uživatele může dynamicky
měnit (i „statutární orgán“ může podepsat jen za sebe a ne z výkonu funkce), tak není možné systémově nastavit tyto role defaultně vůči uživatelům…z tohoto důvodu
máme možnost volby role, která se následně zobrazí při ztvárnění podpisu
- můžeme vybrat více podepisujících, každému volíme komponentu k podpisu a definujeme umístění podpisu (Obr. 23), pomocí modrých šipek můžeme podepisujícím
měnit pořadí
- pokud bychom nevěděli, kdo bude dokument podepisovat na příslušném oddělení, máme možnost volby jen spisového uzlu (Obr. 24). Sekretariát úseku sám definuje,
s patřičnou doložkou, konkrétního podepisujícího (dokumenty s touto volbou propadnou do podpisové knihy sekretariátu – Obr. 25).
(Obr. 21 – výběr podepisujícího) (Obr. 22 – vybrání komponenty k podpisu a ikona definice umístění podpisu)
(Obr. 23 – volba komponent k podpisu, definice umístění podpisu) (Obr. 24 – volba spisového uzlu, komponenty a definice umístění)

- dokumenty předané k podpisu mají ikonu zámečku (Obr. 25), žádost o podpis lze stáhnout – dokument označíme, volíme ikonu zrušení žádosti a potvrdíme (Obr. 26)

(Obr. 25 – dokument předaný k podpisu)

 (Obr. 26 – zrušení žádosti o podpis)

- po realizaci podpisu/ů uzavíráme koncept dokumentu z poslední verze (Obr. 19, 20). Takto uložené dokumenty ve své finální verzi můžeme použít pro odeslání
datovou schránkou, e-mailem nebo pro zveřejnění.

- v detailu dokumentu vidíme veškeré akce, které nad dokumentem proběhly (pečetění, podepsání), rozkliknutím černých šipek vlevo – (Obr. 26)
- dokument má ztvárněný podpis i doložku (Obr. 27, 28)
(Obr. 26 – detail dokumentu)
(Obr. 27 – ztvárnění podpisu)
(Obr. 28 – elektronická doložka)