Pelaporan

Aktivitas
Riset
Melalui eRISPRO

20 Oktober 2023
Coaching Penerima Pendanaan
RISPRO Invitasi Batch II 2023
 Goal
Coaching Penerima Pendanaan
RISPRO Invitasi Batch II 2023

1. Masing-masing tim periset, dapat secara rutin

melaporkan progress pencapaian indikator
kinerja/luaran serta penyerapan anggaran secara
rutin (bulanan).
2. Mitigasi risiko tidak tercapainya Output dan
Wanprestasi (Cidera Janji)

Notifikasi WA bulanan
 Kerangka
Dasar
Pelaksanaan Riset, Monitoring dan
Evaluasi
 Manajemen Riset Mengadopsi Project
Management

• Kualitas suatu proyek ditentukan oleh anggaran (cost), tenggat waktu (time), dan ruang lingkup proyek (scope)
• Setiap PI dan institusi penerima pendanaan)perlu memperhatikan 3 aspek penting tersebut.

https://www.villanovau.com/resources/project-management/iron-triangle-project-management/
Monitoring & Evaluation Framework based Logic Model

Beberapa variasi logic model framework

Monitoring & Evaluation Framework based Logic Model

source; : Indicators of Inputs, Activities, Outputs, Outcomes and Impacts in Security and Justice Programming
 X RISPRO Mandatori X

RISPRO Kompetisi
RISPRO Invitasi
RISPRO Kolaborasi Internasional
Selection Processes Monitoring and Evaluation Processes
Input Proses Output Outcome
Researcher Profile Monthly Reporting (IKR & Budgeting)
Institutional Self Assesment Monitoring, End Year and Evaluation Report
Substance review LPDP Property Tag Dashboard
(Output/Impact)
Budget + Research Output Review Hello RISPRO (Chat Module)
Modul

Budget + Research Output Offering

RISPRO
Analyst Diary (Logbook) Impact Assessment
ePerjanjian
Fund Request
RISPRO Repository/ Dashboard
Knowledge Based Sharing Budget Refund (Equipment/Fixed
Assets)
RISPRO Mini Accounting
RISPRO Readiness Level (RRL)
UI/UX Development (Phase 3) 2021

Push Notification (Telegram + SMS (Jatis Mobile)) x

Interoperabili

SINTA (Kemristek/BRIN) Konsorsium Riset COVID (Kemristek/BRIN) 2021 x

tas

Dukcapil 2021 SPP Application (AKIRA) 6/21 x

MonevRisbang (Ristek/BRIN) Konsorsium Riset PRN (Kemristek/BRIN) x

Allready at eRISPRO Developing Module On going discuss This image shows the development of eRISPRO until May 2021.
 Tutorial
Pelaporan
 Pembaruan pada
Fitur Pelaporan
(reporting)

▪ Pelaporan (reporting)
bisa dilakukan PI,
CoPI, dan admin yang
ditunjuk.
▪ Fitur pencairan tahap
2 akan otomatis aktif,
jika penggunaan dana
80% dari tahap 1 telah
diverifikasi
▪ Ada kesempatan revisi
reporting untuk
laporan yang di-reject
oleh analis

https://risprolpdp.kemenkeu.go.id/
Tampilan Fitur Reporting

Grantees on going
Menuju Halaman Pelaporan
 Tampilan Fitur Reporting

New
Grantees
2
Menuju Halaman Pelaporan
Pelaporan eRISPRO
Need Action >> Reporting >> Disbursement
- Data yang dimunculkan pada halaman awal All Proposal >> Proposal Detail >> Detail
Report
laporan diambil dari data terakhir yang Anda
laporkan (jika laporan salah/perlu di update
maka silahkan mensubmit laporan kembali)

- PIC merupakan analis LPDP yang mempunyai

tugas untuk mengawal perjalanan riset dari
penandatanganan kontrak hingga waktu
perjanjian berakhir (1 kontrak = 1 PIC)

- Progress riset yang Anda laporkan, akan

diverifikasi oleh PIC, validitas antara klaim
capaian dan bukti pendukungnya. Halaman Pelaporan
 Pelaporan
Capaian Luaran
Penjelasan terkait fitur research indicators
reporting
Pelaporan eRISPRO
Progress Capaian Luaran

▪ Untuk menambahkan laporan luaran tersebut Tambah laporan

silakan klik tombol [New Indicator Report]. Capaian indikator

▪ Tanda berwarna kuning menunjukkan pelaporan

belum diperiksa PIC.
▪ Jika pelaporan dinilai sesuai, akan ada tanda
berwarna biru (checked).
▪ Jika terjadi kesalahan pengisian/tidak valid, dapat
direvisi setelah direject oleh PIC/Analis., tanda
berwarna merah.
▪ Jika membuat pelaporan baru [New Indicator
Report] karena sudah berbeda bulan, pelaporan Halaman Pelaporan Luaran
sebelumnya yang direject tetap perlu direvisi sesuai
catatan.
*) Acknowledgementpendanaan LPDP dalam publikasi merupakan kewajiban dan bentuk kepatuhan
terhadap perjanjian
Pelaporan eRISPRO - Progress Capaian
Luaran
Tombol [New Indicator Report] akan
memunculkan halaman isian laporan
progress capaian luaran.

Lengkapi semua data kemudian selesaikan

dengan menekan tombol [SAVE]

Tanda [Checked] dan [Not checked yet] di

masing-masing laporan menunjukan status
laporan apakah sudah di Verifikasi oleh PIC
atau belum

Halaman Pelaporan Luaran

Laporan Capaian Indikator
Riset

Menjawab 3 pertanyaan, yaitu

• Apa yang sudah di lakukan?
• Bagaimana hasil saat ini?
• Bagaimana rencana
kedepannya?
+ adanya dokumen
pendukung
Yang sudah dilakukan = Hingga saat ini aplikasi telah di ujicobakan di 3 tempat.
Percobaan pertama di PPIKHL pada 9-10 Desember 2019 dengan pengguna
sejumlah 50 orang dan fokus pada modul fitur pelaporan kondisi lapangan.
Percobaan kedua dan ketiga, tim telah melakukan uji coba/validasi di wilayah
Sumatera dengan pembagian 2 tim (Jambi dan Palembang). Masing-masing akan
membawa aplikasi versi 2 (pembaharuan dari masukan hasil validasi pada
tanggal 9-10 Des lalu).

Hasil saat ini = Hasil hingga saat ini sudah mencapai akurasi 70% secara
fungsionalitas sistem. Terdapat masukan berkaitan dengan fitur tambahan
pembaca lokasi untuk memudahkan tim lapangan

Rencana ke depan = Dalam 1 bulan kedepan, kami akan melakukan

penambahan fitur modul geotaggging dan geolocation serta melakukan
penambahan kapasitas server untuk generate laporan dan synchronize dengan
server lapangan tiap 2 jam sekali berdasarkan data yang disampaikan oleh tim
lapangan
Contoh Pelaporan Aktivitas yang baik
Contoh Pelaporan Aktivitas yang tidak baik
 Pelaporan
Penggunaan Dana
Penjelasan terkait fitur fund reporting
Pelaporan eRISPRO - Penyerapan Dana

Klik tombol [List Fund Report]

untuk menampilkan daftar
laporan penyerapan dana yang
telah dibuat.

Keterangan:
Jika data pada kolom
Realization masih kosong,
menandakan belum ada
laporan penyerapan dana.

Halaman Pelaporan Penyerapan Dana

Sosialisasi eRISPRO – Invitasi 2021 21

Pelaporan eRISPRO - Penyerapan Dana

Klik tombol
[New Fund Report]
untuk menambahkan data
terbaru laporan penyerapan
dana.

Lengkapi semua data kemudian

selesaikan dengan menekan tombol
[SAVE]

Halaman Pelaporan Penyerapan Dana

Sosialisasi eRISPRO – Invitasi 2021 22

 Pelaporan Aset
Penjelasan terkait fitur asset reporting
Pelaporan eRISPRO – Realisasi Asset

Klik tombol [New Property]

untuk menambahkan data
realisasi asset. Lengkapi semua data kemudian
selesaikan dengan menekan tombol
[SAVE]

Halaman Pelaporan Realisasi Asset

Sosialisasi eRISPRO – Invitasi 2021 24

 Bagaimana dengan
Pencairan dan Pelaporan
Penggunaan Dana Tahap 2?

Tim Peneliti Analis

Realisasi penggunaan aktivasi pencairan tahap 2
dana tahap 1 sekurang- setelah menerima alerts
kurangnya mencapai dan laporan penggunaan
80% dana terverifikasi
 Aktivasi Pencairan Dana Tahap 2

STEP 1 STEP 3

Analis Menerima Analis approve, maka

Alert (capaian 80%) otomatis fitur pencairan
tahap 2 aktif

Fitur Pencairan Tahap

Analis
2 aktif, pelaporan
memverifikasi tahap 1 stop. Akan
laporan berpindah ke Tahap 2
penggunaan dana
STEP 2 STEP 4
 Contoh Tampilan

Alert terkait realisasi penggunaan dana

tahap 1 telah mencapai 80%
 Pelaporan Penggunaan Dana Tahap 2

Catatan Amat Penting

Setelah pencairan
● Pada saat fitur pencairan dana tahap 2
tahap 2 diaktifkan, maka fitur
pelaporan tahap 1 tidak aktif
● Pelaporan dana selanjutnya Sebelum pencairan
akan masuk pada table realisasi tahap 2
tahap 2
● Karena berbeda tahap, maka
pelaporan dana mulai dari 0 dan
dilaporkan bertahap setiap
bulan seperti tahap 1
● Jika terdapat sisa dana tahap 1
yang belum diserap maka
dilaporkan bersama dengan
dana tahap 2.
 Contoh Rekapitulasi Akhir-Salah

Realisasi akhir melebihi perjanjian dan

dana dicairkan

Catatan
● Apabila pelaporan tahap 2 tidak dipisah (tidak mulai dari 0) dan melanjutkan akumulasi tahap 1, maka hasil rekap akhir realisasinya
menjadi sangat besar
● Ketidak akuratan menyampaikan pelaporan akan menyebabkan ketidakvalidan dalam menentukan sisa penggunaan dana
Contoh Rekapitulasi Akhir- Benar

Realisasi tahap 2 melebihi 100% karena

ada sisa dana tahap 1
DO
● Sampaikan Laporan Aktivitas secara
berkala karena menjadi laporan akhir
luaran.
● Penyampaian Laporan tidak melewati
batas tanggal kontrak setiap bulannya.
Laporan disampaikan paling lambat H-1
dari tanggal kontrak.
● Sampaikan dokumen pendukung yang
membuktikan klaim capaian suatu
indikator
● Indikator yang belum disampaikan pada
periode/bulan sebelumnya dapat
dilaporkan pada bulan berikutnya
dengan capaian yang telah diakumulasi.
● Menindaklanjuti setiap SMS notifikasi
terkait pelaporan bulan tersebut
(indikator kinerja, penyerapan dana dll)
DON’T
● Menyampaikan laporan hanya saat
monitoring/evaluasi
● Menyampaikan laporan bulanan
yang tidak relevan antara capaian
dan aktivitas kegiatan
● Menyampaikan dokumen yang
kurang relevan dan tidak
mendukung capaian kinerja
● Tidak melaporkan aktivitas/luaran
karena luaran akhir baru selesai
pada akhir pendanaan.
 Question & Answer
Question
1. Bagaimana jika laporan baru
dibuat pada bulan ke-5.
Apakah dibuat 5 laporan
atau dapat diakumulasikan?
2. Apakah laporan kegiatan
mempengaruhi pencairan
pendanaan?
Answer
1. Jika laporan suatu indikator
baru disampaikan di bulan ke-
5 maka pada bulan tersebut
telah diakumulasikan capaian
dari bulan ke-1 sampai bulan
ke-5
2. Laporan kegiatan khususnya
terkait laporan pendanaan
akan berpengaruh dalam
proses pencairan
 THANKS
Do you have any questions?

CREDITS: This presentation template was created

by Slidesgo, including icons by Flaticon, and
infographics & images by Freepik.
 References
Simon P Philbin, 2018. Research and Grant Management: The Role of the Project Management Office (PMO) in a European
Research Consortium Context
https://www.researchgate.net/publication/338954632_Research_and_Grant_Management_The_Role_of_the_Project_Manage
ment_Office_PMO_in_a_European_Research_Consortium_Context

UKAid 2013. Indicators of Inputs, Activities, Outputs, Outcomes, and Impacts

in Security and Justice Programming,
https://assets.publishing.service.gov.uk/government/uploads/system/uploads/attachment_data/file/304626/Indicators.pdf

UNAIDS Monitoring and Evaluation Fundamentals : An Introduction to Indicators.

https://www.unaids.org/sites/default/files/sub_landing/files/8_2-Intro-to-IndicatorsFMEF.pdf

OECD 2014. Measuring and managing results in development co-operation; A review of challenges and practices
among DAC members and observers.
https://www.oecd.org/development/peer-reviews/Measuring-and-managing-results.pdf
Anne Garbutt and Nigel Simister. INTRACT 2017. The Logical Framework. https://www.intrac.org/wpcms/wp-
content/uploads/2017/01/The-Logical-Framework.pdf

DFID 2013. GHow to note: guidance on using the revised Logical Framework https://www.gov.uk/government/publications/dfid-
how-to-note-guidance-on-using-the-revised-logical-framework