TỔ CHỨC CUỘC HỌP KINH DOANH

CHỦ ĐỀ: NƠI KHƠI NGUỒN CÁC Ý TƯỞNG

A. Trước cuộc họp: Lên kế hoạch cuộc họp

1. Hãy xác định mục tiêu của cuộc họp

Cuộ c họ p đượ c tổ chứ c nhằ m lự a chọ n nhữ ng sả n phẩ m củ a dự á n viết ấ n tượ ng.

2. Hãy chọn lọc người tham dự

- Tấ t cả cá c nhó m dự á n.

- Yêu cầ u trang phụ c: trang phụ c cô ng sở lịch sự .

- Cá c nhó m chuẩ n bị bả ng tên cho thà nh viên nhó m mình.

3. Hãy xác định thời gian, địa điểm, và đặt phòng trước

- Thờ i gian: cuộ c họ p sẽ đượ c diễn ra trong 2 buổ i

+ Tuầ n 35: Thứ Bả y, tiết 7-12, ngà y 30/3. Phò ng D201

+ Tuầ n 36: Thứ Bả y, tiết 7-9, ngà y 6/4. Phò ng D201

- Tình trạ ng: phò ng đã đượ c sắ p xếp trướ c (đặ t trướ c).

4. Hãy soạn lịch trình nghị sự/ lịch trình thảo luận giúp đạt được mục tiêu của
bạn

4.1 Phân chia các nhóm dự án báo cáo trong cuộc họp

Bảng 1. Danh sách các nhóm báo cáo và phản biện.

Thời gian Nhóm báo cáo Nhóm phản biện

Tuầ n 35: Nhó m 1 Nhó m 5
Thứ Bả y, tiết 7-12, ngà y 30/3. Nhó m 2 Nhó m 4
Phòng D201 Nhó m 3 Nhó m 2
Nhó m 4 Nhó m 1
Nhó m 5 Nhó m 3
Tuầ n 36: Nhó m 6 Nhó m 8
Thứ Bả y, tiết 7-9, ngà y 6/4. Nhó m 7 Nhó m 6
Phòng D201 Nhó m 8 Nhó m 7
* Yêu cầu dành cho nhóm báo cáo về sản phẩm của dự án viết.

Cá c nhó m bá o cá o sẽ lầ n lượ t thuyết trình về sả n phẩ m dự á n viết củ a nhó m theo quy

định:

+ Tổ ng thờ i gian bá o cá o: 15 phút (trong đó : 10 phút báo cáo + 5 phút phản biện)

+ Tấ t cả cá c thà nh viên phả i tham gia thuyết trình (NẾ U THÀ NH VIÊ N NÀ O KHÔ NG
THUYẾ T TRÌNH, THÌ SẼ CÓ CÓ ĐIỂ M THUYẾ T TRÌNH CUỐ I KỲ TRONG ĐIỂ M TP3).

+ Hình thứ c thể hiện: thuyết trình bằ ng lờ i và minh hoạ qua slide.

+ Thứ tự thuyết trình củ a cá c nhó m trong cá c buổ i: cá c nhó m xem trong Bảng 1.
Danh sách các nhóm báo cáo và phản biện.

Các Nhóm báo cáo xem tiêu chí mà GV sẽ đánh giá dựa vào Rubric như sau:

https://docs.google.com/document/d/
1SVb2WpBkO9Lb7KWhTQCBSYjhd_SXFeba/edit?
usp=sharing&ouid=107898129416174375055&rtpof=true&sd=true

* Yêu cầu dành cho nhóm phản biện: là nhóm sẽ đặt câu hỏi cho nhóm báo cáo
dự án

- Mỗ i nhó m bá o cá o sẽ có 1 nhó m phả n biện chính. Cá c nhó m xem trong Bảng 1.

Danh sách các nhóm báo cáo và phản biện.

- Là nhó m kiểm soá t thờ i gian củ a nhó m bá o cá o (đú ng 10 phú t là dừ ng thuyết trình)
và 5 phú t phả n biện. Xong kết thú c.

+ Là nhó m đặ t câ u hỏ i phả n biện cho nhó m thuyết trình.

+ Sau đó nhó m phả n biện sẽ đá nh giá theo form yêu cầ u.

Các tiêu chí nhóm phản biện sử dụng để đánh giá nhóm báo cáo:

 Nộ i dung ý tưở ng (sự sá ng tạ o, tính khả thi, sự thú vị, sự hấ p dẫ n, sự phù

hợ p….)
 Khả nă ng thuyết trình (sự tự tin, sự tương tá c vớ i ngườ i nghe..)
 Khả nă ng phả n biện (khả nă ng trả lờ i nhữ ng thắ c mắ c từ phía nhó m phả n biện)
 Khả nă ng kiểm soá t thờ i gian (nếu như sau khi hết thờ i gian 10 phú t, nhó m
phả n biện đã thô ng bá o hết giờ , mà nhó m bá o cá o vẫ n tiếp tụ c trình thì sẽ tính
điểm trừ thờ i gian như sau trễ 1 phú t – 2 điểm trong tổ ng điểm thờ i gian)
 Trang phụ c tham gia buổ i họ p (lịch sự , phù hợ p tham gia buổ i họ p, đá nh giá
cao nếu nhó m đầ u tư trang phụ c củ a mình.)
 Mỗi nhóm phản biện sẽ chuẩn bị 1 Form 1. Các nhóm sẽ nộp lại sau cuối buổi
báo cáo.

Form 1: phiếu đánh giá của nhóm phản biện

Tên nhó m phả n biện:

Tên nhó m thuyết trình (bá o cá o):
STT Tiêu chí Mứ c điểm Tỉ Số điểm (mứ c điểm * tỉ trọ ng)
trọ ng
1 Nộ i dung ý tưở ng 10 35%
2 Khả nă ng thuyết trình 10 35%
3 Khả nă ng phả n biện 10 15%
4 Khả nă ng kiểm soá t thờ i 10 10%
gian
5 Trang phụ c 10 5%
Tổng điểm

4.2 Phân chia công việc của các nhóm còn lại không đóng vai trò nhóm báo cáo
và phản biện trong buổi tổ chức cuộc họp.

Để cho cuộ c họ p kinh doanh có thể diễn ra thà nh cô ng và hỗ trợ cho cá c nhó m bá o
cá o. Trong mỗ i buổ i, ngoà i cá c nhó m có vai trò là nhó m bá o cá o và phả n biện, thì cá c
nhó m cò n lạ i sẽ đượ c phâ n cô ng thự c hiện cá c nhiệm vụ tương ứ ng vớ i vai trò củ a
mình.

Dướ i đâ y là sự phâ n cô ng ngẫ u nhiên từ GV, cá c nhó m sẽ đọ c kỹ nhữ ng nộ i dung cầ n

chuẩ n bị và thự c hiện.

Cá c nhó m vớ i cô ng tá c chuẩ n bị cầ n phả i đến sớ m trướ c 15 phú t để đả m bả o đú ng

thờ i gian quy định diễn ra cuộ c họ p.

STT Bộ phận Nhiệm vụ công việc

1 Ban lãnh đạo - Điều phố i hoạ t độ ng củ a toà n bộ cuộ c họ p diễn ra từ nhó m bá o
và điều hành cá o đầ u tiên cho đến cuố i cù ng. Cụ thể:
cuộc họp + Sẽ phá t biểu và tuyên bố lý do củ a buổ i tổ chứ c cuộ c họ p kinh
doanh ngà y hô m đó .
+ Thô ng bá o cá c nhó m bá o cá o và phả n biện trong cuộ c họ p.
+ Thô ng bá o quy định về việc bá o cá o (nhó m tham khả o yêu cầ u
mà giá o viên đã nêu ra ở trên).
 + Thô ng bá o quy định và yêu cầ u dà nh cho nhó m phả n biện
(tham khả o yêu cầ u giá o viên đã đưa ra).
+ Thô ng bá o về tiêu chí đá nh giá .
+ Vì mụ c tiêu trong cuộ c họ p là lự a chọ n nhữ ng ý tưở ng dự á n
ấ n tượ ng. Nên Ban tổ chứ c, tự soạ n kịch bả n nghĩ ra cá ch vote
cho dự á n ấ n tượ ng như thế nà o, và thô ng bá o trong hô m đó ,
vote tạ i lớ p (Dà nh cho cá c thà nh viên khô ng nằ m trong nhó m
bá o cá o và phả n biện). Cuối mỗi cuộc họp, BTC sẽ công bố kết
quả và trao giải.
 Dự a trên nhữ ng nộ i dung mà GV đặ t ra cho Ban tổ chứ c. Cá c
nhó m đả m nhậ n vai trò thì sắ p xếp, phâ n cô ng thà nh viên trong
nhó m củ a mình ai đả m nhậ n cô ng việc gì, phâ n rõ . Chú ý trang
phụ c mà cá c Ban tổ chứ c, điều hà nh mang sẽ là gì? (phù hợ p vớ i
bố i cả nh đưa ra). Chuẩ n bị bả ng tên củ a mình (gồ m tên – bộ
phậ n).
2 Ban thư ký và Bộ phậ n nà y chịu trá ch nhiệm thự c hiện cá c cô ng việc như sau:
chuẩn bị cơ - Để cho cuộ c họ p có thể diễn ra thà nh cô ng thì hỗ trợ quan
sở vật chất kỹ trọ ng từ bộ phậ n nà y trong việc set up bà n ghế, bố trí khu vự c
thuật ngồ i cho cá c nhó m và cá c bộ phậ n. Do vậ y, dự a trên sơ đồ bố trí
phò ng họ p mà GV gợ i ý phía dướ i, bộ phậ n nà y sẽ nhờ thêm cá c
thà nh viên nhó m khá c hỗ trợ trong việc set up bà n ghế 1 cá ch
nhanh chó ng để cuộ c họ p diễn ra đú ng thờ i gian quy định. Trong
phầ n nà y thì tấ t cả cá c nhó m nên hỗ trợ giú p bộ phậ n và bộ phậ n
nà y sẽ kiểm soá t về vị trí chỗ ngồ i.
- Bộ phậ n chịu trá ch nhiệm đó n tiếp và hỗ trợ cô ng việc giấ y tờ
trong quá trình cuộ c họ p diễn ra. Cụ thể:
+ Sẽ đứ ng chà o và mờ i cá c thà nh viên tham gia và o đú ng vị trí
ngồ i củ a mình.
+ Dự a trên sơ đồ phò ng họ p thì bộ phậ n sẽ phâ n chia cá c nhó m
ngồ i theo thứ tự quy định, và có bả ng tên nhó m trướ c mặ t (các
nhóm đã chuẩn bị bảng tên của mình).
+ Sau mộ t nhó m bá o cá o xong, thì bộ phậ n nà y sẽ thu lạ i phiếu
đá nh giá củ a nhó m phả n biện để tổ ng hợ p điểm.
- Trong quá trình cá c nhó m bá o cá o và phả n biện, bộ phậ n nà y
quay lạ i video hoặ c chụ p ả nh để là m tư liệu củ a cuộ c họ p.
 Dự a trên nhữ ng nộ i dung mà GV đặ t ra cho bộ phậ n nà y. Cá c
nhó m đả m nhiệm sắ p xếp, phâ n cô ng thà nh viên trong nhó m củ a
mình ai đả m nhậ n cô ng việc gì, phâ n rõ rà ng để đả m bả o quá
trình đó n tiếp khá ch chu đá o. Chú ý trang phụ c phù hợ p vớ i bố i
cả nh đưa ra. Chuẩ n bị bả ng tên thà nh viên để biết đang thuộ c bộ
phậ n nà o (gồ m tên – bộ phậ n đả m nhậ n).
3 Bộ phận Trong mộ t cuộ c họ p kinh doanh thô ng thườ ng sẽ có phầ n nghỉ
chuẩn bị tiệc giữ a buổ i và dù ng tea-break để kết nố i quan hệ, giao tiếp. Do đó ,
teabreak trong cá c buổ i diễn ra cuộ c họ p, giả định rằ ng sau 2 phiên bá o
cá o đầ u tiên, sẽ có tea-break.
Nhiệm vụ củ a bộ phậ n đả m nhậ n vai trò nà y sẽ là :
- Bộ phậ n nà y sẽ tham khả o cá c cá ch trình bà y trang trí tea-
 break, sau đó lên kế hoạ ch chuẩ n bị cho tea-break.
- Sau đó , bộ phậ n nà y sẽ thả o luậ n vớ i cá c nhó m khá c trong lớ p
về chi phí chuẩ n bị tea-break để triển khai thự c hiện.
- Bộ phậ n nà y cũ ng chú ý trang phụ c phù hợ p vớ i cuộ c họ p.
- Chuẩ n bị bả ng tên củ a cá c thà nh viên (gồ m tên – bộ phậ n đả m
nhậ n).

Thời gian Ban tổ chức Ban thư ký Ban tea-break

Tuầ n 35: Nhó m 6 Nhó m 7 Nhó m 8
Thứ Bả y, tiết 7-12, ngà y
30/3.
Phòng D201
Tuầ n 36: Nhó m 5 Nhó m 4 kết hợ p Nhó m 2 kết hợ p
Thứ Bả y, tiết 7-9, ngà y Nhó m 1 Nhó m 3
6/4.
Phòng D201

Tổ chứ c cuộ c họ p kinh doanh sẽ lấ y 2 cộ t điểm

- Điểm thuyết trình về sản phẩm dự án viết của các nhóm: GV sẽ chấ m,
chiếm 50% điểm TP3.
- Điểm hoạt động tổ chức cuộc họp kinh doanh: chiếm 16.66% điểm TP2.
Trong đó :
o Thự c hiện đầ y đủ và tố t cá c nhiệm vụ phâ n cô ng tương ứ ng vớ i vai trò
đả m nhậ n trong khâ u tổ chứ c: ban tổ chứ c, ban thư ký và ban tea-break.
GV sẽ chấ m dự a trên checklist cá c yêu cầ u đưa ra: chiếm 80%.
o Điểm đá nh giá từ nhó m phả n biện: chiếm 20%
o Trong buổ i bá o cá o, sau mỗ i buổ i tổ ng kết, liên quan đến bình chọ n dự
á n ấ n tượ ng. Nhó m nà o đượ c giả i dự á n ấ n tượ ng nhấ t: sẽ được cộng
thêm 1.5 điểm trong HĐ tổ chức cuộc họp kinh doanh. Nhóm tiếp
theo là: 1 điểm; nhóm cuối là 0.5 điểm.

Sơ đồ sắp xếp phòng họp (đây là mẫu gợi ý từ GV, ban thư ký và CSVC có thể chủ
động điều chỉnh phù hợp với không gian của phòng họp.)
 CHECKLIST CÔNG VIỆC CỦA BAN LÃNH ĐẠO

STT Nhiệm vụ Hoàn Mức độ

thành hoàn thành
Sẽ phát biểu và tuyên bố lý do của buổi tổ chức cuộc họp
1
kinh doanh ngày hôm đó.
Thông báo các nhóm báo cáo và phản biện trong cuộc
2
họp.
Thông báo quy định về việc báo cáo (nhóm tham khảo
3
yêu cầu mà giáo viên đã nêu ra ở trên).
Thông báo quy định và yêu cầu dành cho nhóm phản
4
biện (tham khảo yêu cầu giáo viên đã đưa ra).
5 Thông báo về tiêu chí đánh giá.
Ban tổ chức, tự soạn kịch bản nghĩ ra cách vote cho dự
án ấn tượng như thế nào, và thông báo trong hôm đó,
6 vote tại lớp (Dành cho các thành viên không nằm trong
nhóm báo cáo và phản biện). Cuối mỗi cuộc họp, BTC sẽ
công bố kết quả và trao giải.
7 Trang phục mà các Ban tổ chức, điều hành mang sẽ là gì
8 Chuẩn bị bảng tên của mình (gồm tên – bộ phận).

CHECKLIST CÔNG VIỆC CỦA BAN THƯ KÝ

STT Nhiệm vụ Hoàn Mức độ

thành hoàn thành
 Set up bàn ghế, bố trí khu vực ngồi cho các nhóm và các
1
bộ phận
Sẽ đứng chào và mời các thành viên tham gia vào đúng
2
vị trí ngồi của mình.
Dựa trên sơ đồ phòng họp thì bộ phận sẽ phân chia các
3 nhóm ngồi theo thứ tự quy định, và có bảng tên nhóm
trước mặt (các nhóm đã chuẩn bị bảng tên của mình).
Sau một nhóm báo cáo xong, thì bộ phận này sẽ thu lại
4
phiếu đánh giá của nhóm phản biện để tổng hợp điểm.
Trong quá trình các nhóm báo cáo và phản biện, bộ phận
5 này quay lại video hoặc chụp ảnh để làm tư liệu của cuộc
họp.
6 Chú ý trang phục phù hợp với bối cảnh đưa ra.
Chuẩn bị bảng tên thành viên để biết đang thuộc bộ phận
7
nào (gồm tên – bộ phận đảm nhận).

CHECKLIST CÔNG VIỆC CỦA BAN TEA-BREAK

STT Nhiệm vụ Hoàn Mức độ

thành hoàn thành
Bộ phận này sẽ tham khảo các cách trình bày trang trí
1
tea-break, sau đó lên kế hoạch chuẩn bị cho tea-break.
Bộ phận này sẽ thảo luận với các nhóm khác trong lớp về
2
chi phí chuẩn bị tea-break để triển khai thực hiện
Bộ phận này cũng chú ý trang phục phù hợp với cuộc
3
họp.
Chuẩn bị bảng tên của các thành viên (gồm tên – bộ phận
4
đảm nhận).

TIÊU CHÍ VÀ THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC THÀNH VIÊN
TRONG NHÓM (HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP KINH DOANH & THUYẾT
TRÌNH CUỐI KỲ)

Mỗi thành viên đánh giá dựa trên 3 tiêu chí, bao gồm: sự đóng góp vào bài tập/công việc nhóm;
thái độ làm việc và sự phối hợp làm việc nhóm với các thành viên khác. Các tiêu chí này được
đánh giá theo thang điểm từ 1 điểm đến 4 điểm, tương ứng với sự tăng dần về mức độ đạt được
trong từng tiêu chí cụ thể (thể hiện ở hàng ngang của các tiêu chí trong bảng được mô tả ở dưới).
Cột cuối cùng sẽ là tổng điểm mà các thành viên đạt được dựa trên hiệu quả thực hiện công việc
của thành viên đó thông qua cộng các điểm đánh giá thành viên đó theo 4 tiêu chí.
Bước 1: Sau khi các bạn chấm điểm cho từng thành viên ở mỗi tiêu chí. Các bạn cộng điểm tổng
lại. Sau đó lấy tổng chia cho 3.

Bước 2: Các bạn quy từ thang điểm 4  thang điểm 10 bằng cách: Điểm thành viên = (điểm
TB/4)*10.

Bước 3: Từ điểm theo thang điểm 10, các bạn sẽ tính tương ứng với mức 100%. Tức là 10 điểm là
100%. Cứ như vậy các bạn tính cho các điểm cụ thể.  Sẽ ra % đóng góp của từng thành viên.

Tiêu chí Xuât sắc-4 điểm Tốt-3 điểm Chấp nhận-2 điểm Cần cải thiện-1
điểm

Sự đóng Thường xuyên Thường cung cấp Thỉnh thoảng cung Hiếm khi cung cấp
góp vào cung cấp các ý các ý tưởng hữu cấp các ý tưởng hữu các ý tưởng hữu
bài tập tưởng hữu ích khi ích khi tham gia ích khi tham gia vào ích khi tham gia
nhóm / tham gia vào vào nhóm và thảo nhóm và thảo luận vào nhóm và thảo
công việc nhóm và thảo luận trong lớp trong lớp học. luận trong lớp học.
luận trong lớp học.
học.
Một thành viên Một thành viên đạt Một thành viên có
Một nhà lãnh đạo mạnh đã cố gắng yêu cầu khi hoàn thể từ chối tham
nhóm đóng góp hoạt động rất tích thành những nhiệm gia hoặc hoàn
rất nhiều nỗ lực. cực. vụ được giao. thành nhiệm vụ
Không đề xuất hoặc được giao.
Chủ động tìm Đánh giá và chọn đánh giá, chọn lọc Không cố gắng
kiếm và đề xuất lọc các giải pháp các giải pháp, giải quyết vấn đề
các giải pháp cho được đề xuất bởi nhưng sẵn sàng trải hoặc giúp người
vấn đề. những người nghiệm các giải khác giải quyết
khác. pháp được đề xuất vấn đề. Đùn đẩy
bởi những người công việc này cho
khác. những người khác.
Thái độ Luôn đưa ra Thường đưa ra Thỉnh thoảng đưa ra Hiếm khi đưa ra
làm việc những phản hồi những phản hồi những phản hồi những phản hồi
mang tính xây mang tính xây mang tính xây dựng mang tính xây
dựng và tích cực dựng và tích cực và tích cực đối với dựng và tích cực
đối với sản phẩm đối với sản phẩm sản phẩm hoặc công đối với sản phẩm
hoặc công việc hoặc công việc việc của thành viên hoặc công việc
của thành viên của thành viên khác. của thành viên
khác. khác. khác.

Luôn có thái độ Thường có thái Thường có thái độ

tích cực khi nhận độ tích cực khi tích cực khi nhận Thường có thái độ
nhiệm vụ. nhận nhiệm vụ. nhiệm vụ. tiêu cực khi nhận
nhiệm vụ.
Luôn luôn tập Thường tập trung Thỉnh thoảng tập
trung vào nhiệm vào nhiệm vụ và trung vào nhiệm vụ Hiếm khi tập trung
vụ và những gì những gì cần phải và những gì cần vào nhiệm vụ và
 cần phải làm. thực hiện. phải được thực những gì cần phải
Có sự tự định Các thành viên hiện. làm.
hướng rất tốt. khác trong nhóm Các thành viên
có thể tin tưởng nhóm khác đôi khi Đùn đẩy công việc
vào người này. phải nhắc nhở để này cho những
cho người này hoàn người khác.
thành nhiệm vụ.
Sự phối Hầu như luôn Thường lắng Thường lắng nghe, Hiếm khi lắng
hợp làm lắng nghe, chia sẻ nghe, chia sẻ, và chia sẻ và hỗ trợ nghe, chia sẻ và
việc với và hỗ trợ người hỗ trợ người người khác. hỗ trợ người khác.
các thành khác. khác.
viên khác Thỉnh thoảng không Thường là một
Cố gắng giữ cho Không tạo ra phải là thành viên thành viên không
mọi người làm hiềm khích, mâu tốt. tốt.
việc tốt với nhau. thuẫn trong
nhóm.

Tên thành viên được đánh giá: __________________________________________

Ngày đánh giá: __________________________________________

 Sau khi đánh giá xong, Nhóm trưởng tập hợp lại trong Form dưới đây và nộp cho GV

NHÓM:……………………………………

ST HỌ VÀ TÊN TỈ LỆ ĐÓNG GÓP TỈ LỆ ĐÓNG GÓP CHỮ KÝ CỦA

T CỦA THÀNH VIÊN CỦA THÀNH VIÊN THÀNH VIÊN
CHO HĐ TỔ CHỨC CHO HĐ THUYẾT (CHÈN CHỮ KÝ
CUỘC HỌP KINH TRÌNH CUỐI KỲ ONLINE)
DOANH