NỘI DUNG TỔ CHỨC CUỘC HỌP KINH DOANH

VV. ĐỀ XUẤT Ý TƯỞNG KINH DOANH SẢN PHẨM – DỊCH VỤ

A. Trước cuộc họp: Lên kế hoạch cuộc họp

1. Hãy xác định mục tiêu của cuộc họp

Trình bà y ý tưở ng sả n phẩ m, kế hoạ ch marketing că n bả n và giả i thích tạ i sao sả n

phẩ m đượ c cho là khả thi khi tung ra thị trườ ng, đặ c biệt về khả nă ng đá p ứ ng nhu
cầ u củ a khá ch hà ng và tạ o giá trị cho doanh nghiệp.

2. Hãy chọn lọc người tham dự

- Tấ t cả cá c bộ phậ n R & D (gồ m trưở ng nhó m và thà nh viên nhó m) củ a cô ng ty.

- Yêu cầ u trang phụ c: trang phụ c cô ng sở .

- Cá c nhó m chuẩ n bị 1 bả ng tên cho nhó m mình.

3. Hãy xác định thời gian, địa điểm, và đặt phòng trước

- Thờ i gian: cuộ c họ p sẽ diễn ra trong 2 tuầ n.

- Địa điểm: phò ng meeting room (ví dụ : phò ng họ c củ a lớ p).

- Tình trạ ng: phò ng đã đượ c sắ p xếp trướ c (đặ t trướ c).

4. Hãy soạn lịch trình nghị sự/ lịch trình thảo luận giúp đạt được mục tiêu của
bạn

4.1 Phân chia các bộ phận R&D báo cáo trong cuộc họp

Vì số lượ ng bộ phậ n trong cô ng ty nhiều cho nên cô ng ty sẽ chia cuộ c họ p thà nh 2

buổ i trong 2 tuầ n. Mỗ i tuầ n sẽ có 4-5 nhó m bá o cá o và phả n biện lẫ n nhau.

* Trong cuộc họp sẽ chia thành 2 group báo cáo:

Group A gồ m 5 bộ phậ n R&D (sẽ bá o cá o và o ngà y 31/10/2023): Nhó m 2, 5, 6, 7, 8

Group B gồ m 5 bộ phậ n R&D (sẽ bá o cá o và o ngà y 07/11/2023): Nhó m 1, 3, 4, 9, 10

* Yêu cầu dành cho nhóm báo cáo:

Cá c nhó m bá o cá o trong mỗ i group A và B sẽ lầ n lượ t thuyết trình về bả n đề xuấ t ý

tưở ng kinh doanh củ a bộ phậ n mình theo quy định:

+ Cá c nộ i dung cầ n có trong bà i thuyết trình:

 Giả i thích tạ i sao việc cạ nh tranh vớ i Sà n đố i thủ là mộ t thá ch thứ c quan trọ ng.
 Trình bà y sơ bộ kết quả nghiên cứ u thị trườ ng và phâ n tích cạ nh tranh.
 Đá nh giá cơ hộ i và thá ch thứ c trong thị trườ ng thương mạ i điện tử tạ i Việt
Nam.
 Trình bà y sơ bộ ý tưở ng sả n phẩ m hoặ c dịch vụ ; mô tả cá ch sả n phẩ m hoặ c
dịch vụ nà y giả i quyết nhu cầ u củ a khá ch hà ng; đặ c điểm nổ i bậ t và ưu điểm
độ c đá o củ a sả n phẩ m hoặ c dịch vụ .
 Đặ t câ u hỏ i: Tạ i sao sả n phẩ m nà y đượ c coi là khả thi khi tung ra thị trườ ng?
 Trình bà y lý do sả n phẩ m có khả nă ng thà nh cô ng, đặ c biệt về khả nă ng đá p
ứ ng nhu cầ u củ a khá ch hà ng.
 Giả i thích cá ch sả n phẩ m tạ o giá trị cho doanh nghiệp và có tiềm nă ng sinh lờ i.
 Chi tiết kế hoạ ch quả ng cá o trự c tuyến và mạ ng xã hộ i.
 Chiến lượ c truyền thô ng và quả ng cá o ngoạ i tuyến.
 Chiến lượ c nộ i dung và SEO để tố i ưu hó a hiển thị trên cá c cô ng cụ tìm kiếm.

+ Tổ ng thờ i gian bá o cá o: 17 phút (trong đó : 12 phú t bá o cá o + 5 phú t phả n biện)

+ Hình thứ c thể hiện: thuyết trình bằ ng lờ i, nhó m có thể minh hoạ qua slide (mang
theo laptop)

* Yêu cầu dành cho nhóm phản biện:

- Mỗ i nhó m bá o cá o sẽ có 1 nhó m phả n biện chính

+ Là nhó m bấ m thờ i gian củ a nhó m bá o cá o (đú ng 12 phú t là dừ ng thuyết trình) và 5

phú t phả n biện. Xong kết thú c.

+ Là nhó m đặ t câ u hỏ i phả n biện cho nhó m thuyết trình.

+ Sau đó nhó m phả n biện sẽ đá nh giá theo form yêu cầ u.

Các tiêu chí đánh giá mà nhóm phản biện sử dụng

 Nộ i dung ý tưở ng (sự sá ng tạ o, tính khả thi, sự thú vị, sự hấ p dẫ n, sự phù

hợ p….
  Khả nă ng thuyết trình (sẽ đá nh giá cao hơn, nếu như có nhiều thà nh viên trong
nhó m thuyết trình....)
 Khả nă ng phả n biện
 Khả nă ng kiểm soá t thờ i gian (nếu trể 1 phú t sẽ bị trừ 20 điểm trong tổ ng điểm
thờ i gian)

Form 1: phiếu đánh giá của nhóm phản biện

Mỗi nhóm phản biện sẽ chuẩn bị 1 form 1.

Tên nhó m phả n biện:

Tên nhó m thuyết trình (bá o cá o):
Stt Tiêu chí Mứ c điểm Tỉ Số điểm (mứ c điểm * tỉ trọ ng)
trọ ng
1 Nộ i dung ý tưở ng 100 40%
2 Khả nă ng thuyết trình 100 25%
3 Khả nă ng phả n biện 100 25%
4 Khả nă ng kiểm soá t thờ i 100 10%
gian
Tổ ng điểm

* Yêu cầu dành cho các thành viên nhóm còn lại trong mỗi group (đóng vai trò
là nhóm lắng nghe)

- Tấ t cả cá c thà nh viên trong cá c nhó m cò n lạ i củ a mỗ i group sẽ khô ng đặ t câ u hỏ i, chỉ

lắ ng nghe, và đá nh giá theo form yêu cầ u.

- Nếu như tuầ n 34, thì cá c thà nh viên cò n lạ i trong nhó m đá nh giá thuộ c group A mớ i
đá nh giá (group B khô ng đá nh giá ), và tương tự như vậ y cho tuầ n 35.

- Cá c nhó m sau khi có form về đá nh giá sẽ photo theo mẫ u GV đưa ra cho tấ t cả cá c

thà nh viên. Ví dụ:Mỗi thành viên trong nhóm của mình cần đánh giá 3 nhóm báo cáo
thì nhóm trưởng sẽ photo với số lượng = 3 x số thành viên x form.

Các tiêu chí đánh giá dành cho nhóm lắng nghe

 Nộ i dung ý tưở ng (sự sá ng tạ o, tính khả thi, sự thú vị, sự hấ p dẫ n, sự phù

hợ p….)
 Khả nă ng thuyết trình (sẽ đá nh giá cao hơn, nếu như có nhiều thà nh viên trong
nhó m thuyết trình....)
 Khả nă ng tương tá c giữ a cá c thà nh viên trong nhó m (có hỗ trợ nhau trong việc
bá o cá o và phả n biện)
  Khả nă ng tương tá c giữ a nhó m thuyết trình và nhó m phả n biện (cá ch nhó m trả
lờ i câ u hỏ i và tương tá c qua lạ i vớ i nhó m phả n biện)

Mỗi cá nhân trong các nhóm còn lại phải đánh giá nhóm thuyết trình (báo cáo) theo
form tiêu chí như sau:

Form 2: phiếu đánh giá của thành viên nhóm lắng nghe

Mỗ i nhó m sẽ photo form 2 như sau = 3 x số lượ ng thà nh viên nhó m mình x form 2

Họ và tên ngườ i đá nh giá :……………………………………. Nhó m:.........................

Tên nhó m thuyết trình (bá o cá o):...............................................
Stt Tiêu chí Mứ c điểm Tỉ Số điểm (mứ c điểm * tỉ trọ ng)
trọ ng
1 Nộ i dung ý tưở ng 100 30%
2 Khả nă ng thuyết trình 100 30%
3 Khả nă ng tương tá c giữ a cá c 100 20%
thà nh viên trong nhó m
4 Khả nă ng tương tá c giữ a 100 20%
nhó m thuyết trình và nhó m
phả n biện
Tổ ng điểm

4.2 Phân chia công việc của các nhóm còn lại không thuộc báo cáo tuần đó

Để cho cuộ c họ p kinh doanh có thể diễn ra thà nh cô ng và hỗ trợ cho cá c nhó m bá o
cá o trong ngà y hô m đó . Thì ngoà i 5 nhó m bá o cá o củ a mỗ i group thự c hiện cô ng việc
bá o cá o dự á n củ a nhó m mình thì 5 nhó m cò n lạ i củ a group kia sẽ phâ n chia cô ng việc
theo từ ng bộ phậ n.

Cụ thể, sẽ có cá c nhiệm vụ liên quan đến bộ phậ n như sau:

Stt Bộ phận Nhiệm vụ công việc

1 Ban giám đốc - Điều phố i hoạ t độ ng củ a toà n bộ cuộ c họ p diễn ra từ

 nhó m bá o cá o 1 cho đến nhó m bá o cá o 5 (mỗ i tuầ n). Cụ
thể:
+ Sẽ phá t biểu mở mà n lý do củ a thự c hiện tổ chứ c cuộ c
họ p kinh doanh ngà y hô m đó .
+ Trong Ban giá m đố c sẽ có mộ t ngườ i đả m nhiệm vai trò
thư ký Giá m đố c. Thà nh viên nà y chịu trá ch nhiệm soạ n
Chương trình cuộ c họ p (Mấ y giờ bắ t đầ u, mấ y giờ là nhó m
nà o trình bà y, khi nà o teabreak, v.v…)
+ Thô ng bá o cá c nhó m bá o cá o nà o trong tuầ n đó sẽ bá o
cá o và thứ tự bá o cá o như thế nà o.
+ Thô ng bá o cá c nhó m phả n biện đố i vớ i cá c nhó m bá o cá o
dự á n.
+ Thô ng bá o quy định về việc bá o cá o (nhó m tham khả o
yêu cầ u mà giá o viên đã nêu ra ở trên).
+ Thô ng bá o quy định và yêu cầ u dà nh cho nhó m lắ ng nghe
(tham khả o yêu cầ u giá o viên đã đưa ra).
+ Thô ng bá o về tiêu chí đá nh giá .
+ Trong quá trình nhó m bá o cá o – nhó m phả n biện là m
việc thì ban giá m đố c ghi lạ i nhữ ng đá nh giá củ a mình (có
biên bả n).
+ Sau mỗ i phiên bá o cá o kết thú c thì đạ i diện ban giá m đố c
sẽ giớ i thiệu nhó m bá o cá o tiếp theo…
 Dự a trên nhữ ng nộ i dung mà GV đặ t ra cho Ban giá m
đố c. Nếu nhó m nà o đả m nhiệm bộ phậ n nà y thì sắ p xếp,
phâ n cô ng thà nh viên trong nhó m củ a mình ai đả m nhậ n
cô ng việc gì, phâ n rõ . Chú ý trang phụ c mà cá c thà nh viên
Ban giá m đố c mang sẽ là gì? (phù hợ p vớ i bố i cả nh đưa ra).
Chuẩ n bị bả ng tên củ a mình (gồ m tên – vị trí chứ c danh).
+Kết thú c buổ i họ p, Ban giá m đố c sẽ đưa ra cá c nhậ n xét,
đá nh giá cho từ ng nhó m. Đồ ng thờ i, Ban giá m đố c sẽ chọ n
ra nhó m có ý tưở ng ấ n tượ ng nhấ t và phả i nêu lý do thuyết
phụ c. Nhó m đượ c chọ n sẽ đượ c cộ ng 0.5đ và o nộ i dung
thuyết trình.
2 Bộ phận lễ - Bộ phậ n chịu trá ch nhiệm đó n tiếp và hỗ trợ cô ng việc
tân giấ y tờ trong quá trình cuộ c họ p diễn ra. Cụ thể:
+ Sẽ đứ ng chà o và mờ i cá c nhó m bá o cá o và o đú ng vị trí
ngồ i củ a mình.
+ Dự a trên sơ đồ phò ng hợ p thì bộ phậ n sẽ phâ n chia cá c
nhó m ngồ i theo thứ tự quy định, và có bả ng tên nhó m
trướ c mặ t (cá c nhó m đã chuẩ n bị bả ng tên củ a mình).
+ Sau mộ t nhó m bá o cá o xong, thì bộ phậ n lễ tâ n sẽ thu lạ i
nhữ ng phiếu đá nh giá củ a nhó m phả n biện, cá c thà nh viên
củ a nhó m lắ ng nghe và giao cho bộ phâ n vă n thư để tổ ng
hợ p điểm.
 Dự a trên nhữ ng nộ i dung mà GV đặ t ra cho BP Lễ tâ n.
 Nếu nhó m nà o đả m nhiệm bộ phậ n nà y thì sắ p xếp, phâ n
cô ng thà nh viên trong nhó m củ a mình ai đả m nhậ n cô ng
việc gì, phâ n rõ rà ng để đả m bả o quá trình đó n tiếp khá ch
chu đá o. Chú ý trang phụ c mà cá c lễ tâ n mang sẽ là gì? (phù
hợ p vớ i bố i cả nh đưa ra). Chuẩ n bị bả ng tên củ a mình
(gồ m tên – vị trí chứ c danh).
3 Bộ phận Để cho cuộ c họ p có thể diễn ra thà nh cô ng thì hỗ trợ quan
chuẩn bị cơ trọ ng từ bộ phậ n nà y trong việc set up bà n ghế bố trí khu
sở vật chất vự c ngồ i cho cá c nhó m và cá c bộ phậ n. Do vậ y,
kỹ thuật Dự a trên sơ đồ bố trí phò ng họ p mà GV cung cấ p phía
dướ i, cá c thà nh viên củ a bộ phậ n nà y sẽ nhờ cá c thà nh
viên nhó m khá c hỗ trợ trong việc set up bà n ghế 1 cá ch
nhanh chó ng để cuộ c họ p diễn ra đú ng thờ i gian quy định.
Trong phầ n nà y thì tấ t cả cá c nhó m nên hỗ trợ giú p bộ
phậ n và bộ phậ n nà y sẽ kiểm soá t về vị trí chổ ngồ i cù ng
vớ i bộ phậ n lễ tâ n.
- Trong quá trình cá c nhó m bá o cá o và phả n biện, bộ phậ n
nà y quay lạ i video là m tư liệu củ a cuộ c họ p.
- Bộ phậ n cũ ng chú ý trang phụ c phù hợ p vớ i bố i cả nh đưa
ra. Chuẩ n bị bả ng tên củ a mình (gồ m tên – vị trí chứ c
danh).
4 Bộ phận văn Bộ phậ n nà y chịu trá ch nhiệm tổ ng hợ p điểm số cho cá c
thư nhó m bá o cá o. Rồ i sau đó giao lạ i cho GV. Cụ thể như sau,
Sau khi 1 nhó m kết thú c bá o cá o, thì bộ phậ n lễ tâ n sẽ giao
cá c phiếu đá nh giá cho bộ phậ n thự c hiện tính điểm.
- Bộ phậ n sẽ tậ p hợ p phiếu đá nh giá theo từ ng nhó m và họ
đá nh giá cho nhó m bá o cá o nà o.
- Thu lạ i form đá nh giá cũ ng như nhậ n xét củ a nhó m phả n
biện.
- Sau đó tính điểm trung bình củ a nhó m đá nh giá dà nh cho
nhó m bá o cá o. Tổ ng hợ p lạ i và nộ p lạ i cho GV. (Theo quy
định củ a form 3 ở dướ i)
- Bộ phậ n nà y cũ ng chú ý trang phụ c phù hợ p vớ i cuộ c họ p.
- Chuẩ n bị má y tính để tính cho nhanh.
- Chuẩ n bị bả ng tên củ a mình (gồ m tên – vị trí chứ c danh).
5 Bộ phận Vì cuộ c họ p diễn ra că ng thẳ ng nên sau 3 bá o cá o đầ u tiên
chuẩn bị tiệc sẽ có giả i lao và dù ng tiệc teabreak.
teabreak Thì bộ phậ n nà y sẽ lên kế hoạ ch là cầ n bao nhiêu chi phí
chuẩ n bị cho tiệc teabreak và mua nhữ ng bá nh, kẹo hay
trá i câ y gì.
Sau đó , sẽ thô ng bá o và thố ng nhấ t vớ i lớ p là nộ p mỗ i
thà nh viên là khoả ng bao nhiêu tiền (có thể là 10k hoặ c
20k) cho 2 tuầ n cuộ c họ p và ngà y đó lên tổ chứ c cuộ c họ p
sẽ bà y trí sẵ n và sắ p xếp sẵ n bà n tiệc teabreak.
- Bộ phậ n nà y cũ ng chú ý trang phụ c phù hợ p vớ i cuộ c họ p.
 - Chuẩ n bị bả ng tên củ a mình (gồ m tên – vị trí chứ c danh).

 Để cho bộ phận văn thư có thể tập hợp một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian, thì
sau mỗi phần chấm mỗi nhóm báo cáo, các thành viên trong nhóm nộp ngay phiếu điểm
dành cho nhóm báo cáo cho nhóm trưởng, sau đó nhóm trưởng bàn giao cho bộ phận lễ
tân để đưa cho bộ phận văn thư tổng hợp điểm.

Form 3: Mẫu tổng hợp điểm mà bộ phận văn thư sử dụng

Bộ phận văn thư photo form 3 thành 5 tờ để dành cho 5 nhóm báo cáo trong
ngày hôm đó.

Nhó m lắ ng nghe:…………………………

Stt Nhó m bá o cá o Tổ ng điểm (điểm củ a cá c thà nh viên

nhó m / số lượ ng thà nh viên nhó m)
1
2
3
4

* Điểm số buổi báo cáo (thuyết trình) của các nhóm sẽ được tính như sau (Giáo
viên sẽ là người tổng hợp)

Stt Tiêu chí Tỷ trọ ng

1 Nhó m phả n biện 15%
2 Nhó m lắ ng nghe 10%
3 Hoà n thà nh nhiệm 5%
vụ đượ c phâ n cô ng
trong cá c bộ phậ n
 chuẩ n bị tổ chứ c
4 Đá nh giá củ a GV 70%

4.3 . Hãy sắp xếp tiệc trà tea-break, hoặc trái cây, nước uống trong cuộc họp (bộ
phận chuẩn bị teabreak đảm nhiệm).

6. Hãy kiểm tra ánh sáng, thông gió, âm thanh, và nhiệt độ phòng có đầy đủ hay
không (bộ phận CSVCKT đảm nhận).

7. Hãy xác định nhu cầu về chỗ ngồi: chỉ cần ghế là đủ hay cần phải có cả bàn và
ghế (bộ phận CSVCKT đảm nhận).

8. Sơ đồ sắp xếp phòng họp

Sau khi cá c nhó m biết đượ c cá ch sắ p xếp thì ngà y bắ t đầ u cuộ c họ p, cá c nhó m đến
sớ m 15 phú t để sắ p xếp, kê bà n ghề đả m bả o thờ i gian tổ chứ c cuộ c họ p diễn ra đú ng
giờ như dự kiến.

B. Điều hành cuộc họp (Ban giám đốc đảm nhận vai trò).

1. Hã y bắ t đầ u và kết thú c cuộ c họ p đú ng giờ

 2. Hã y kiểm tra cuộ c họ p bằ ng cá ch theo sá t lịch trình đã đượ c thô ng bá o

3. Hã y khuyến khích mọ i ngườ i tham gia phá t biểu

4. Hã y tó m lượ c nhữ ng quyết định, nhữ ng hà nh độ ng, và cá c đề xuấ t khi bạ n kết

thú c từ ng mụ c củ a lịch trình nghị sự , và nó i lạ i nhữ ng ý chính lú c kết thú c

C. Sau cuộc họp

1. Cá c nhó m phả n biện: nộ p lạ i biên bả n nhậ n xét: phiếu điểm đá nh giá và biên bả n
nhậ n xét về ý tưở ng kinh doanh sả n phẩ m dịch vụ (lờ i nhậ n xét, cá c câ u hỏ i mà nhó m
phả n biện đã đặ t cho nhó m bá o cá o) cho bộ phậ n vă n thư.

2. Bộ phậ n vă n thư: sau khi tổ ng hợ p điểm từ cá c thà nh viên, cá c trưở ng nhó m tính
điểm tổ ng hợ p và tậ p hợ p cá c phiếu đá nh giá cho cá c nhó m bá o cá o (kèm theo là cá c
minh chứ ng chấ m điểm củ a từ ng thà nh viên).