Bengkel

Audit Dalaman
ISO 21001:2018

16 - 17 Ogos 2022 Ridzuan Muhammad

1
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 2
Objektif Bengkel

Meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran asas
berkaitan keperluan EOMS
ISO 21001:2018 dari aspek
audit dalaman.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 3

 Pengalaman Kerjaya
& ISO 9001/ISO 21001

ISO
ISO ISO 9001:2008
9001:1994 ISO ISO 9001:2000 9001:2015
9001:2000 9001:2000 9001:2000 9001:2008 21001:2018

1997 2000 2002 2005 2006 2012

2000 2002 2005 2006 2012 Kini

Geologist Eksekutif Eksekutif Jururunding Pegawai Jururunding

R&D Teknikal/ Kualiti Tadbir / Prinsipal
Pegawai Jururunding
Tadbir Kualiti
Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 4

 Perundingan & Latihan
Berkaitan EOMS
(Kemaskini: 24/07/2022)

1. Perundingan & Latihan (telah dipersijilkan)

• Kolej Komuniti Kuala Langat
• Politeknik Mersing
• Politeknik Bagan Datuk
• Institut Pendidikan Guru Malaysia

2. Perundingan & Latihan (ke arah pensijilan)

• Kolej Komuniti Sabak Bernam
• Politeknik Mukah

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 5

 Perundingan & Latihan
Berkaitan EOMS

3. Latihan (telah dilaksanakan)

• CQA, Universiti Putra Malaysia
• Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM)
• IPG Kampus Temenggong Ibrahim
• IPG Kampus Sarawak
• IPG Kampus Pendidikan Islam
• IPG Kampus Tun Hussein Onn

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 6

 Perundingan & Latihan
Berkaitan EOMS

3. Latihan (telah dilaksanakan)

• IPG Kampus Perempuan Melayu
• IPG Kampus Bahasa Melayu
• IPG Kampus Pendidikan Teknik
• IPG Kampus Tengku Ampuan Hafzan
• IPG Kampus Bahasa Antarabangsa
• IPG Kampus Dato’ Razali Ismail

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 7

 Perundingan & Latihan
Berkaitan EOMS

3. Latihan (telah dilaksanakan)

• Politeknik Seberang Perai
• Politeknik METrO Kuantan
• Politeknik Jeli
• Politeknik Mukah
• Politeknik Sultan Idris Shah
• Politeknik Tuanku Syed Sirajuddin

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 8

 Perundingan & Latihan
Berkaitan EOMS

3. Latihan (telah dilaksanakan)

• Kolej Komuniti Selayang
• Kolej Komuniti Bentong
• Kolej Komuniti Temerloh
• Kolej Komuniti Kok Lanas
• Kolej Komuniti Hulu Langat
• Kolej Komuniti Kelana Jaya

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 9

 Perundingan & Latihan
Berkaitan EOMS

4. Latihan / Perundingan (dalam perbincangan

/ akan dilaksanakan)
• IPG Kampus Rajang
• Politeknik METrO Betong
• Politeknik METrO Kuantan
• Kolej Komuniti Ampang

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 10

 Latihan Asas
EOMS

KOLEJ KOMUNITI & POLITEKNIK – CADANGAN LATIHAN ASAS KE ARAH PENSIJILAN EOMS ISO 21001:2018

Kuat kuasa Pelaksanaan EOMS Audit Audit

MKSP
EOMS 1 kitaran (cycle) Dalam SIRIM QAS

3 4 5 6
1 Bengkel 2 Bengkel Bengkel Bengkel Bengkel Bengkel
Kefahaman Bangunkan Bangunkan Membangun Audit Teknik
EOMS Maklumat Pelan Risiko kan Senarai Dalaman Menjawab
(1 hari) Didokumen- Dan Semak Audit EOMS Laporan
tasikan Peluang Dalaman (2 hari) Ketakakuran
EOMS EOMS EOMS (NCR) Dan
(2 hari) (2 hari) (1 hari) Persediaan
Mesyuarat
Kajian Semula
Pengurusan
Tindakan (MKSP)
PolyCC (1 hari)

Cadangan oleh
Imbas Semula…

Sistem Pengurusan
Organisasi Pendidikan (SPOP)
Educational Organizations
Management System (EOMS)

ISO 21001:2018

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 12

Imbas Semula…

PRINSIP EOMS

Standard EOMS adalah standard sistem

pengurusan yang bersifat stand-alone.
Bagaimanapun, ia sejajar dengan
ISO 9001:2015.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 13

 A
Pengenalan Ringkas
Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 14

Kerangka
EOMS

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 15

 Petikan Standard
EOMS

9.2 Audit dalaman

9.2.1 Organisasi Pendidikan telah mengendalikan audit

dalaman secara berkala bagi menyediakan maklumat sama
ada EOMS:
a. akur kepada:
1. keperluan Organisasi Pendidikan terhadap EOMS;
2. keperluan dokumen ini;
a. telah dilaksana dan diselenggara secara berkesan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 16

Tujuan Audit
EOMS

Akur kepada
keperluan EOMS
organisasi dan
Keperluan Standard
BUKAN Mencari
Dilaksana &
disenggara kesilapan!
secara berkesan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 17

 Tanggungjawab
Juruaudit

Semak 2 Nilai
1
kriteria audit Pelaksanaan proses

3
Sahkan
bukti pelaksanaan
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 18
Tanggungjawab
Juruaudit

Komitmen

Personaliti

Kelayakan

Pengalaman
Minat
Latihan
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 19
 B
Takrifan
Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 20

 Takrifan

Audit
proses yang sistematik,
berkecuali & didokumenkan
untuk mendapatkan bukti audit
& menilaikannya secara objektif
dalam menentukan kriteria audit
dipenuhi.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 21

 Takrifan

Bukti Yang Objektif

Rekod, kenyataan, fakta atau
lain-lain maklumat yang
berkenaan dengan kriteria
audit & boleh disahkan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 22

 Takrifan

Kriteria Audit
Set sesuatu dasar, prosedur atau keperluan yang
digunakan sebagai rujukan terhadap bukti yang
objektif, contohnya:
• Standard ISO 21001:2018;
• Dokumen EOMS organisasi;
• Akta, pekeliling, garis panduan kementerian
dsb.;
• Keperluan pelanggan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 23

 Status
Penemuan Audit

Penemuan Audit
Keputusan dari penilaian ke atas bukti audit
yang diperolehi terhadap kriteria audit.

Akur Tak Akur (NC) Penambahbaikan

(Tidak memenuhi
(Memenuhi
keperluan / Keperluan / kriteria)
(OFI)
(Akur tetapi boleh
kriteria)
ditambahbaik)
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 24
Sesi
Perbincangan

Kajian kes
Sila lihat lampiran kajian
kes.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 25

Penerangan Klausa
Standard 21001

Sila catat
penerangan untuk
kefahaman dan
latihan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 26

Sesi
Perbincangan

Klausa ISO 21001:2018

Sila rujuk latihan
berkaitan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 27

 C
Fasa
Audit Dalaman

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 28

 Fasa
Audit Dalaman

Perancangan Pelaksanaan Pelaporan Susulan

& Persediaan Audit Audit Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 29

 C1
Fasa 1
Perancangan &
Persediaan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 30

 Contoh Jadual
Audit Dalaman
1 1
Sebelum Perancangan dan Menyediakan Jadual Audit, Notis Audit, Senarai
Audit Persediaan Semak, Peralatan Audit, Logistik dsb.

2 2 3
Mesyuarat Perbincangan
Hari Pelaksanaan Audit
Pembukaan (9.30am – 3.30pm)
Kumpulan Audit
Pertama (9.00am-9.30am) (3.30pm-4.30pm)
Semasa Audit

2 3
Sambungan Pelaksanaan Perbincangan
Hari Kedua Audit Kumpulan Audit
(9.00am – 3.30pm) (3.30pm-4.30pm)

2 3 2
Samb. Pelaksanaan Penulisan Laporan
Hari Mesyuarat Penutup
Audit Audit (4.00pm-4.30pm)
Akhir (9.00am – 12.30pm) (2.00pm-4.00pm)

Selepas Susulan Semak Laporan Audit (Status tindakan &

Audit Audit keberkesanan) dsb.
4 4

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 31

 Sebelum
Pelaksanaan Audit

Notis FEB
Audit 29

Pemilihan Notis Program Senarai

Juruaudit Audit Audit Semak
• Kompeten • Surat • Skop
• Berkecuali • e-mel • Kriteria
• Kerumitan • dsb. juruaudit
Proses • Keperluan • Lokasi
• Komposisi sumber / • Masa
juruaudit logistik • Proses
• Saiz • Juruaudit
organisasi dan auditi

32
Senarai Semak
vs. Nota Audit

vs.

Senarai Nota
Semak Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 33

 Senarai Semak

Soalan / Kaedah Penemuan Status

Mengaudit Audit Penemuan

• Ikut aliran proses

(bukan prosedur Catat guna
sahaja) yang kaedah: ✓ Akur
diaudit. • M.B.A.S ✓ Tak akur
• Kaedah lain ✓ OFI
• Guna PDCA dengan
gabungan R.O.T.I, yang sesuai
4M + 1E dan 5W1H.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 34

 Petikan Standard
ISO 21001:2018

9.2.2 Organisasi hendaklah:

a) merancang, mewujud, melaksana dan mengekalkan
program audit termasuk, kekerapan, kaedah,
tanggungjawab, keperluan perancangan dan pelaporan,
di mana hendaklah mempertimbangkan kepentingan
proses yang terlibat, perubahan yang memberi kesan
kepada organisasi, dan keputusan audit sebelumnya;

f) mengekalkan (retain) maklumat yang didokumenkan

sebagai bukti pelaksanaan program audit dan
keputusan audit.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 35

 Tanggungjawab
Juruaudit

Semak 2 Nilai
1
kriteria audit Pelaksanaan proses

3
Sahkan
bukti pelaksanaan
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 36
Petikan Standard
ISO 19011:2018

6.3.4 Menyediakan maklumat

didokumentasikan untuk audit

Ahli kumpulan audit harus:

• mengumpul dan mengkaji maklumat
yang relavan dengan tugasan audit
mereka dan
• menyediakan maklumat
didokumentasikan untuk audit
mereka, menggunakan media yang
bersesuaian.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 37

Petikan Standard
ISO 19011:2018

Maklumat didokumentasikan untuk

audit boleh merangkumi, tetapi tidak
terhad kepada:
• Senarai semak digital atau fizikal
• Perincian persampelan audit
• Maklumat audio visual

Penggunaan media ini haruslah tidak

menghadkan takat aktiviti audit, yang
boleh berubah berdasarkan keputusan
maklumat yang dikumpulkan ketika
proses audit.
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 38
Petikan Standard
ISO 19011:2018

Maklumat didokumentasikan
yang terjana semasa proses
audit, yang melibatkan
maklumat rahsia atau
berkepentingan haruslah
dilindungi pada setiap masa
oleh ahli kumpulan audit.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 39

 Petikan Standard
ISO 19011:2018

Apa prosedur / proses Apa rekod yang terjana

yang berkait dengan daripada
proses A / Prosedur A? proses A / Prosedur A?

PROSES A /
PROSEDUR A

Siapa pengguna Apakah rujukan

proses A / Prosedur A? proses A / Prosedur A?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 40

 Senarai Semak

Soalan / Kaedah Penemuan Status

Mengaudit Audit Penemuan

• Ikut aliran proses

(bukan prosedur Catat guna
sahaja) yang kaedah: ✓ Akur
diaudit. • M.B.A.S ✓ Tak akur
• Kaedah lain ✓ OFI
• Guna PDCA dengan
gabungan R.O.T.I, yang sesuai
4M + 1E dan 5W1H.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 41

 Ambil Kira
Isu Semasa

Peyesuaian Sumber
Manusia

Penyesuaian Perancangan Asal

Operasi Masih Relevan?

Pemotongan Bajet /
kewangan
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 42
 Ambil Kira
Isu Semasa

a. Adakah ia menjejaskan perancangan dan proses

kerja?

b. Dari aspek apakah perancangan dan proses kerja

terjejas?

c. Apa kaedah/penyesuaian yang digunakan untuk

berdepan dengan situasi ini?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 43

 Ambil Kira
Isu Semasa

d. Adakah kaedah/penyesuaian ini telah diluluskan?

d. Adakah pelaksanaannya berjalan lancar/perlukan

penyesuaian berterusan?

e. Bagaimana komunikasi dengan pelanggan berkaitan

penyesuaian yang dilaksanakan?

f. Apakah rancangan jangka panjang terhadap proses

jika Pendamik ini berterusan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 44

 C2
Fasa 2
Pelaksanaan
Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 45

 Pelaksanaan
Audit Secara Am

Mesyuarat Pembukaan Komunikasi Auditi

• Lazimnya dihadiri • Perkenalkan • Pemilik proses

oleh semua kumpulan • Tidak semestinya
peringkat jawatan • Tekankan elemen ketua
• Kenalkan juruaudit mencari keakuran • Boleh dipilih secara
• Sahkan jadual audit rambang bergantung
• Kaedah pelaksanaan kepada
• Ambil kedatangan proses/elemen

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 46

 Pelaksanaan
Audit Secara Am

Kaedah Audit Temu Bual Audit Temu Bual Audit

• R – review • Guna soalan • Antaranya, elak

• O – observe terbuka, tertutup • ‘leading
• T – test dan penjelasan, ikut question’
• I – Interview kesesuaian • menguji auditi
• Guna 7 rakan • soalan berulang
juruaudit • Soalan tidak
tersusun

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 47

 Pelaksanaan
Audit Secara Am

Fokus Persampelan Suasana Audit Berkesan

• Proses dan bukan • Mewakili saiz • Fokus kepada

individu populasi sampel keakuran
• Zahirkan audit yang • Mewakili pelbagai • Ikut jadual
dilaksana adalah kategori sampel • ‘eyes contact’ dan
untuk • Keutamaan – proses ‘body language’
menambahbaik kritikal yang betul
proses • Antaranya √ kepada
keseluruhan sampel
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 48
 Pelaksanaan
Audit Secara Am

Rintangan Audit Rekod Penemuan Audit Perbincangan Pasukan

• Fizikal • Dalam senarai semak • Selepas tamat sesi

• Emosi • Akur harian audit
• Intelektual • Tidak akur • Menyelaras
• Peluang penemuan antara
penambah- ahli pasukan audit
baikan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 49

 Pelaksanaan
Audit Secara Am

NCR

Pelaporan Audit Mesyuarat Penutup Mesyuarat Penutup

• Diketual oleh ketua • Ucap terima kasih • Penemuan audit

juruaudit kepada yang terlibat boleh disangkal oleh
• Semua laporan • Lazimnya dihadiri auditi
pasukan oleh semua • Ambil kehadiran
diselaraskan peringkat jawatan
• Penemuan audit
dibentang oleh ketua
juruaudit
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 50
Contoh Kaedah
Mengaudit

1. Semak perancangan.
2. Semak pelaksanaan, adakah
seperti yang dirancang?
3. Jika memenuhi keperluan,
apakah tindakan
penambahbaikan?
4. Jika tidak memenuhi
keperluan, apakah tindakan
pembetulan?

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 51

 Contoh Kaedah
Mengaudit

1 R.O.T.I 2 4M + 1E 3 5W + 1H
R eview M an W hat
O bserve M achine W hen
T est M ethod W here
I nterview M aterial W ho
E nvironment W hy
H ow
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 52
 Mencatat
Penemuan Audit

Ingat: Majlis Bandaraya Alor Setar (MBAS)

M ana – di mana bukti dijumpai

B ila – bila tarikh yang dimaksudkan
A pa – apa bukti tersebut
S iapa – sampel bukti melibatkan individu
*lazimnya APA akan dicatat terlebih dahulu.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 53

 Hubung kait Soalan,
Penemuan dan Status Audit

Soalan / Kaedah Penemuan Status

Mengaudit Audit Penemuan

• Ikut aliran proses Catat guna

(bukan prosedur kaedah: ✓ Akur
sahaja) yang diaudit. • M.B.A.S ✓ Tak akur
• Guna PDCA dengan • Kaedah lain ✓ OFI
gabunganR.O.T.I, 4M yang sesuai.
+ 1E dan 5W1H.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 54

 C3
Fasa 3
Pelaporan Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 55

 Pelaporan
Audit
Akur
(Penemuan kekal
dalam senarai
semak) NCR

Tidak Akur
(NC) Laporan
Catat (Penemuan
keseluruhan
dipindah ke Borang
Penemuan NCR) audit
(Rekod dalam
senarai semak / Penambah-
Nota Audit) baikan
(OFI)
(Penemuan
dipindah ke OFI) 56
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021)
 Takrifan

Kriteria Audit
Set sesuatu dasar, prosedur atau keperluan yang
digunakan sebagai rujukan terhadap bukti yang
objektif, contohnya:
• Standard ISO 21001:2018;
• Dokumen EOMS organisasi;
• Akta, pekeliling, garis panduan kementerian
dsb.;
• Keperluan pelanggan.

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 57

 Perbazaan
NC dengan OFI…

Penemuan Audit
Status
Akur Kriteria Tindakan
Audit?

Tidak akur Ketakakuran Tindakan

(NC) pembetulan

Secara umumnya Peluang Tindakan

akur tapi boleh Penambahbaikan Penambahbaikan
ditambah baik (OFI) berterusan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 58

NCR – Pengisian
Ruang Berkaitan

Contoh Borang NC

Penemuan tak
akur, bukti dan
kriteria diisi dalam
ruangan ini

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 59

 Contoh
Penulisan NC

Penemuan Ketakakuran
Didapati Latihan staf yang dilaksanakan belum dinilai
keberkesanannya.
Bukti Audit
• Kursus Audit Dalaman • Kursus Menangani Stress
• Di Hotel Pushman Putrajaya • Hotel Pushman, Putrajaya
• Tarikh: 3-5 Jan 20 • Tarikh: 20-21 Feb 20
• Pn. Ruhainiez, Pn. Nilopah • Pn Salena G., En. Justin B.

Kriteria Audit
Tidak mematuhi:
• Akta/SOP/Pekeliling…… atau
• Langkah Prosedur…. dan
• Klausa 7.2.d ISO 21001:2018
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 60
 Contoh Penulisan
OFI

1. Pelan pengurusan risiko telah dibangunkan di

peringkat organisasi tetapi terdapat beberapa isu
dalaman yang relevan dengan arah tuju strategik
tidak dinyatakan. Contohnya risiko berkaitan
pendidikan berkeperluan khas tidak dinyatakan
dengan jelas.
2. Organisasi telah melaksanakan Mesyuarat Kajian
Semula Pengurusan. Bagaimanapun mesyuarat
tidak membincangkan dengan jelas perkara
berkaitan keberkesanan tindakan terhadap risiko
dan peluang.
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 61
NCR – Pengisian
Ruang Berkaitan

Contoh Borang NC

Pembetulan, punca
dan tindakan
pembetulan diisi
dalam ruangan ini

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 62

Kaedah Kenal
Pasti Punca

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 63

 Tindakan
Pembetulan

Pembetulan Ketakakuran
(ketakakuran boleh
hapuskan
berulang)

Tindakan Punca Ketakakuran

Pembetulan ketakakuran tidak berulang
hapuskan supaya

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 64

 Tindakan
Pembetulan

Atau dengan kata lain…

G/rajah Ishikawa

Buat Tentukan punca Laksanakan tindakan

pembetulan ketakakuran Pembetulan dengan
hapuskan punca
ketakakuran

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 65

Kaitan Punca Dan
Tindakan Pembetulan

Hapuskan

Hapuskan

Hapuskan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 66

 C4
Fasa 4
Audit Susulan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 67

 Carta Alir Susulan
Audit
Mula

*Terima NCR Tutup NCR

*Laksana Pembetulan
(jika berkenaan) Tamat

*Kenalpasti Punca
Penyebab

*Laksana Tindakan
Pembetulan
Petunjuk:

tidak *Tindakan auditi

Minta Auditi ambil Telah
tindakan dilaksana?
Tindakan juruaudit
ya
tidak ya
tindakan
berkesan? juruaudit
Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 68
NCR – Pengisian
Ruang Berkaitan

Contoh Borang NC

Penetusahan
pelaksanaan dan
keberkesanan
tindakan diisi dalam
ruangan ini
69
 Semakan Umum
Susulan Audit

Betul dan telah

Pembetulan yang dicadang
dibuat (jika berkenaan)
Punca ketidakakuran yang Punca yang sebenar
dikenalpasti

Tindakan pembetulan yang Telah dibuat & berkesan

dicadang
Tarikh siap yang dicadang Wajar

Bukti Boleh ditentusahkan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 70

Semakan Bukti
Susulan Audit

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 71

 Tugasan:
Rujuk Bahan
Yang Dibekalkan

Perunding Inokreatif Q (Jan 2021) 72

73