BK19c

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

LAPORAN AUDIT KUALITI DALAMAN

1.0 MAKLUMAT ORGANISASI DAN AUDIT

Institut Aminuddin Baki Muka surat 1/ 9
Organisasi Bil. Audit 1/2019
Cawangan Genting Highlands Prosedur Kualiti IAB
Lokasi Audit
Skop MS ISO 9001:2015
Urus Setia SPK Ketua Jabatan,
Jabatan Pengurusan
Auditi Jawatan
Inovasi
Kriteria Audit
Audit Proses MS ISO 9001:2015
Audit Objektif Memastikan keseluruhan prosedur Sistem Pengurusan Kualiti dipatuhi bagi
tujuan penambahbaikan

Ketua Pasukan Siti Anidah binti

Mahadi Rujuk lampiran juruaudit
Juruaudit
8 Mei – 17 Mei
Tarikh Audit 2019
19 /8 Tahap Sederhana
Bil. orang/hari Kerumitan
Penyampaian Perkhidmatan Latihan, Konsultasi, Penyelidikan, Pentaksiran
Skop Pensijilan dan Penerbitan dalam bidang Pengurusan dan Kepimpinan

Bil. Ketakuran* CAT. I CAT. II CAT. III

(CAR) (Major) (Minor) (Minor)

 Nota:
CAT. I : Perlu serahkan laporan Tindakan Pembetulan kepada Ketua Juruaudit dalam tempoh satu(1) minggu
daripada tarikh audit dan Ketua Juruaudit akan membuat lawatan on-site’ dalam tempoh dua (2) minggu daripada
tarikh Penutupan Audit bagi penutupan (close-out CAR) ketakakuran

CAT.II : Perlu serahkan bukti dokumentasi bagi Tindakan Pembetulan yang diambil kepada Ketua Juruaudit bagi
semakan, verifikasi, komen dan penutupan (close out CAR) dalam tempoh satu (1) minggu dari tarikh audit

CAT.III: Tindakan Pembetulan perlu dilakukan oleh auditi. Bukti dukumentasi tindakan pembetulan akan disemak
pada Audit akan datang .
Bagi CATIII: Pasukan Juruaudit perlu pasti kesan ke atas pelaksanaan SPK sebelum CAR bagi kategori ini
diberikan
2.0 RUMUSAN AUDIT

2.1 Pengurusan sistem telah mengambil kira dan mengintegrasi keperluan

pelanggan, peraturan dan perundangan yang berkuat kuasa dan semua pihak
berkepentingan yang relevan serta keperluan standard
2.2 Tahap pematuhan dan pencapaian pengurusan sistem pada tahap memuaskan
kerana wujud isu ketara yang boleh menjejaskan SPK dan ada yang tidak
menepati keperluan yang ditetapkan dalam sistem proses dan pengurusan
perlu ditambah baik. Pihak audit menemui tiga (3) Ketakakuran dan tiga (3) OFI
dalam proses tersebut.
2.3 Walaupun ada tindakan mengumpul data tetapi tindakan menganalisis dan
menilai untuk penambahbaikan tidak konsisten. Ini boleh menjejaskan
Tindakan Pembetulan dan Penambahbaikan Berterusan.

2.4 Pelaksanaan pengurusan risiko dan peluang perlu ditambah baik agar
memenuhi keperluan mengikut standard.

2.5 Kemudahan prasarana, persekitaran kerja seperti bilik latihan, asrama yang
diaudit mengikut prosedur yang sedia ada dan ada yang akan diselenggara
mengikut peruntukan.

2.6 Pembangunan kompetensi staf dilaksanakan kepada ikhtisas dan sokongan.

3.0 CADANGAN AUDIT

3.1 Perancangan Audit yang berkait rapat dengan latihan juruaudit, tarikh
mesyuarat perlu ditambah baik untuk mengelakkan risiko yang berkait rapat
dengan kompetensi juruaudit dan ketiadaan wakil jabatan hadir dalam
mesyuara yang diadakan. Pemilihan Juruaudit Dalaman yang terlatih untuk
pelaksanaan audit perlu diberi penekanan untuk memastikan validiti audit.
Pembugaran latihan kepada juruaudit perlu sentiasa dibuat untuk memastikan
kelancaran proses audit dan mematuhi standard Auditing ISO 19011:2018.
Perancangan pelaksanaan tarikh audit yang tidak mengambil kira kursus-
kursus utama IAB menimbulkan risiko ketiadaan auditor dan auditee pada
minggu audit. Pasukan audit walaupun telah dilatih dalam jangka masa singkat
menimbulkan risiko wujudnya auditor yang tidak kompeten. Pihak urus setia
perlu rujuk kepada Pengurusan Audit dalam Standard Auditing ISO 19011:2018
(Perancangan dan Pelaksanaan Audit).

3.2 Manual Kualiti termasuklah PKOP, PKSI, hendaklah ada “cascading”

tanggungjawab/proses kerja daripada Induk kerana proses kerja di cawangan
tidak sama dan ini menyukarkan juruaudit melaksanakan pengauditan.
 Borang-borang Kualiti hendaklah dikemas kini mengikut standard terbaharu
Auditing ISO 19011:2018 . Contoh: BK 19c (Laporan Audit Dalaman) perlu
dikemas kini.

SITI ANIDAH BINTI MAHADI

Ketua Juruaudit Nama/Tandatangan Tarikh

ABD. RAZAK BIN MANAF, PHD

Wakil Auditi Tarikh
Nama/Tandatangan

4.0 PENEMUAN AUDIT UTAMA

4.1 Komitmen Pengurusan Atasan

Pihak Pengurusan Atasan memberi kerjasama dan sokongan serta komited

dalam memastikan pelakasanaan prosedur kualiti yang ditetapkan. Walau
bagaimanapun wujud ketirisan kawalan pengurusan tentang kepuasan
pelanggan dan pihak berkepentingan. Di bawah Klausa 5.1.1 (g) pengurusan
atasan hendaklah memastikan bahawa sistem pengurusan kualiti mencapai
hasil yang dimaksudkan dan (i) menggalakkan penambahbaikan. Wujud juga
ketirisan pengetahuan dan kesedaran tentang dasar dan objektif SPK dalam
kalangan staf. Risikonya akan menyebabkan budaya kualiti tidak dihayati.

4.2 Kajian Semula Pengurusan

Kajian Semula Pengurusan akan dilaksanakan di IAB Bandar Enstek, Nilai
untuk memastikan tindakan penambahbaikan dilaksanakan.

4.3 Pelaksanaan Dasar dan Objektif Kualiti

Dasar kualiti dipapar di beberapa tempat strategik di IAB Cawangan Genting

Highlands. Walau bagaimanapun pihak pengurusan perlu lebih memantau
pencapaian objektif melalui pengukuran dan pengawalan yang ditetapkan
secara berkala dengan analisis data.
4.4 Kawalan Terhadap Aktiviti Kritikal
4.4.1 Ketakakuran 1
Sub Klausa 7.5.3.2 (a) & (b) (Lokasi audit – Jabatan Pentaksiran)

Semakan audit mendapati dua (2) bilik menyimpan dokumen skor pentaksiran
peserta NPQEL tidak berkunci iaitu bilik menyimpan dokumen skor terkini
(Ambilan 1/2019) dan bilik menyimpan skor pentaksiran peserta tahun 2018
(dalam kotak bersebelahan bilik Ketua Jabatan). Di samping itu tiada kawalan
akses ke bilik tersebut - tiada rekod individu yang dibenarkan memasuki bilik
tersebut, buku log penggunaan bilik tersebut dan tiada notis “dilarang masuk”.
Ketiadaan kawalan ke bilik khas

Mengikut standard MS ISO 9001:2015, klausa 4.4.2 dan 7.5.3.1 serta 7.5.3.2
serta bersangkut dengan PK-SI-01, perkara 1.0 (b), maklumat
didokumentasikan dilindungi secukupnya (contoh daripada kehilangan
kerahsiaan, penggunaan yang tidak betul, atau kehilangan integriti) dan akses
serta penyimpanan dan pemeliharaan termasuk pemeliharaan
kemudahbacaan.

Risiko - boleh menyebabkan kehilangan dokumen skor pentaksiran peserta

dan sukar dibuktikan sekiranya timbul urusan perundangan kelak.

4.4.2 Pemerhatian untuk Penambahbaikan (1)

Kelewatan pengisian skor pentaksiran (Lokasi Audit – Jabatan Pentaksiran)

Dapatan mendapati ada kes kelewatan Pengurus Bersama (SRGH3) mengunci

masuk skor pentaksiran dalam sistem dalam talian dan lewat menghantar
dokumen pentaksiran kepada Jabatan Pentaksiran

Di bawah klausa 7.1.5.1 (Am) MS ISO 9001:2015 iaitu “ menyediakan sumber

yang diperlukan untuk memastikan keputusan yang sah dan boleh dipercayai
apabila pemantauan” dibuat.

Risiko - Ketiadaan maklumat yang tepat boleh mengganggu proses mesyuarat

pelarasan dan berpotensi menjadi tindak ikut kepada pengurus atau pengurus
bersama yang lain pada masa akan datang.
 Cadangan Penambahbaikan
Pihak Jabatan Pentaksiran perlu mendapatkan punca kelewatan disebabkan
oleh pihak Panel Pentaksiran pada hari tersebut atau disebabkan oleh
pengurus bersama berkenaan.
 
Sekiranya kelewatan ini berpunca dari Ketua Panel atau Pengurus Bersama
maka surat tunjuk sebab dikeluarkan kepada ketua panel atau Pengurus
Bersama tersebut.

4.4.3 Pemerhatian untuk penambahbaikan (2)

(i) Semakan mendapati Jabatan Pentaksiran masih menggunakan Buku Log

penyerahan dokumen “Log Penerimaan dan Serahan Kertas Peperiksaan
NPQEL/KKPP” walaupun berlaku perubahan mod pentaksiran dalam kursus
NPQEL.

Cadangan Penambahbaikan:

Buku Log penyerahan dokumen yang baharu perlu diwujudkan atau sekiranya
buku log lama ingin digunakan maka tajuk kulit hadapan perlu ditukar dari “Log
Penerimaan dan Serahan Kertas Peperiksaan NPQEL/KKPP” kepada “ Log
Penerimaan Skor Pentaksiran Peserta NPQEL”

(ii) Penggunaan Papan Notis

Cadangan Penambahbaikan:
Papan Notis “SENYAP” dan “PENTAKSIRAN SEDANG DIJALANKAN” peru
diletakkan di kaki lima laluan bilik-bilik kuliah untuk mengelakkan gangguan
luar ke atas peserta yang sedang melaksanakan sesi pentaksiran di dalam bilik
kuliah.

4.4.4 Pemerhatian untuk Penambahbaikan (3)

Post mortem kursus NPQEL (Lokasi Audit – Jabatan NPQEL)

Semakan audit mendapati tiada dokumentasi post mortem pelaksanaan kursus

NPQEL peringkat IABCGH. Di bawah Klausa 8.7.1 – organisasi hendaklah
memastikan output tak akur terhadap keperluannya dikenal pasti dan dikawal
bagi mencegah penggunaan dan hantar serah yang tidak dimaksudkan. Juga
 klausa 9.1.1 (d) organisasi hendaklah menentukan bila hasil pemantauan dan
pengukuran hendak dianalisis dan dinilai.

Risiko – tiada usaha memastikan tahap kepuasan pelanggan dipenuhi sama

ada berkait dengan kompetensi pensyarah/kemudahan prasarana/persekitaran

Cadangan penambahbaikan:
Dibuat post mortem bagi setiap Ambilan untuk mengenal pasti kekuatan atau
kelemahan pelaksanaan kursus bagi penambahbaikan.

4.5 Aduan Pelanggan, Maklum Balas dan Komunikasi

Laporan aduan pelanggan hanya diterima daripada SISPA.

Cadangan Penambahbaikan

Medium untuk mendapatkan maklum balas/aduan pelanggan IABCGH perlu

dipertingkatkan (contoh QR Code yang sedia ada tidak dimanfaatkan dan
menggunakan semula i-Adu untuk kawalan dalaman). Ini termasuklah ruang
aduan untuk staf IAB untuk kepuasan bekerja dan kemudah persekitaran.

4.6 Keutamaan Terhadap Pelanggan

Pihak pengurusan didapati mengambil tindakan apabila berlaku aduan bagi
memfokuskan kepuasan pelanggan.

4.7 Tindakan Pembetulan/Tindakan Penambahbaikan

Semua tindakan pembetulan dan tindakan penambahbaikan

berdasarkan audit yang lalu telah dilaksanakan.

4.8 Pengukuran, Analisis dan Pemantauan Data

4.8.1 Ketakakuran 2

Sub Klausa 9.1.3 Analisis dan penilaian (a), (b), (c), (d), (e), f), (g) - PKSI 04,
PKSI 05, Klausa 10 Penambahbaikan (10.1, 10.2, 10.3) (Lokasi Audit – Unit
Penyelaras Latihan)

Semakan audit mendapati tiada analisis data dibuat terhadap laporan-laporan

kursus (BK30 dan BK38) dan ini menyebabkan tindakan penambahbaikan yang
bersesuaian tidak dapat dilaksanakan.
 Organisasi hendaklah menganalisis dan menilai data dan maklumat yang
sesuai hasil daripada pemantauan dan pengukuran. Organisasi juga hendaklah
menentukan dan memilih peluang untuk penambahbaikan dan melaksanakan
apa-apa tindakan yang perlu bagi memenuhi keperluan pelanggan dan
meningkatkan kepuasan pelanggan.

Risiko - tahap keakuran produk dan perkhidmatan, kepuasan pelanggan,

prestasi dan keberkesanan SPK, prestasi pembekal luar, dan keperluan untuk
menambah baik SPK tidak dapat dibuat.

4.10 Pematuhan terhadap Keperluan Peraturan dan Arahan Kerajaan

Pihak IABCGH telah melaksana tindakan berdasarkan peraturan dan pekeliling

yang ditetapkan.

4.11. Penambahbaikan Berterusan

Penambahbaikan berterusan perlu ditingkatkan kerana adanya pengukuran.

analisis dan pemantauan data, risiko untuk penambahbaikan tidak dapat
dilaksanakan.

4.12. Kawalan Dokumen dan Data/Kematangan Sistem

4.12.1 Ketakakuran 3
7.5.3 Kawalan maklumat didokumentasikan (Lokasi audit – Jabatan NPQEL)

Semakan audit mendapati lokasi yang diaudit telah menggunakan rujukan

Dokumen Pengurusan Program NPQEL (PK-OP-12) bertarikh kuat kuasa pada
1 Januari 2018 tanpa sebarang bukti kelulusan dokumen, manakala dokumen
terkini dari dalam talian bagi Pengurusan Program NPQEL (PK-OP-12) telah
dibuat pindaan pada 30 Jan 2019, bertarikh kuat kuasa pada 31 Jan 2019 dan
diluluskan oleh Pengarah IAB. Perubahan ketara yang dikenal pasti adalah dari
pelaksanaan 18 tindakan kepada 9 tindakan (terkini).

7.5.3.2 (c) Maklumat didokumentasikan yang berasal dari luar yang ditentukan
penting oleh organisasi bagi perancangan dan operasi sistem pengurusan
kualiti hendaklah dikenal pasti sewajarnya dan dikawal dengan menyatakan
aktiviti bagi kawalan perubahan (contoh, kawalan versi)
 Pindaan atau perubahan pada kawalan versi dilaksanakan adalah untuk
meningkatkan lagi kebolehan organisasi di dalam memenuhi keperluan semasa
dan jangkaan kepuasan pelanggan.

Risiko – proses kerja yang tidak mengikut prosedur mengakibatkan banyak

implikasi

4.13. Pengurusan Sumber

Pengurusan sumber IABCGH dilaksanakan dengan baik dan mematuhi

prosedur yang ditetapkan.

4.14 Aktiviti Perolehan dan outsourced

Proses perolehan di IABCGH dilaksanakan dengan baik dan mematuhi

prosedur yang ditetapkan.

5.0 KOMEN LAIN

5.1 Komen Positif

Semua pihak di IABCGH menunjukkan komitmen untuk melaksanakan
tindakan dan kesungguhan dengan mematuhi prosedur yang ditetapkan
walaupun perlu penambahbaikan.

5.2 Pemerhatian/Peluang untuk Penambahbaikan

Untuk memastikan pengetahuan dan kesedaran tentang dasar dan objektif

SPK budaya kualiti dihayati dengan berkesan dalam kalangan staf.
dicadangkan agar semua warga IAB (ikhtisas & sokongan) diberi pendedahan
yang menyeluruh tentang SPK termasuk juga pembekal luar.

Medium untuk mendapatkan maklum balas/aduan pelanggan IABCGH perlu

dipertingkatkan (contoh QR Code yang sedia ada tidak dimanfaatkan). Ini
termasuklah ruang aduan untuk staf IAB untuk kepuasan bekerja dan kemudah
persekitaran.
 LAMPIRAN

SENARAI NAMA JURUAUDIT AUDIT DALAMAN BIL 1/2019

1. SITI ANIDAH BINTI MAHADI (KETUA JURUAUDIT/KETUA PASUKAN)

2. NORLIZA BINTI SAMAD (PENOLONG KETUA JURUAUDIT/KETUA PASUKAN)
3. MOHD ZAIDI BIN BASIR (KETUA PASUKAN)
4. DHARMALINGAM A/L VYAPURY
5. THANABAL A/L PALANISAMY
6. NOOR AZZAM SYAH BIN MOHAMED, PHD
7. FARIDAH BINTI MOHAMED
8. HAZURA BINTI MOHAMED
9. HAJI MUHAMAD AZHAR BIN STAPA, PHD
10. ZUBAIDAH BINTI SALAMAT
11. MOHD SHAHRUDIN BIN ABD HAMID
12. TEH KIM PHENG
13. HAJI NAZERI BIN MOHAMMAD, PHD
14. ZAUYATI BINTI ZAINAL MOHD ALIAS
15. MAZUIN BINTI ADNAN
16. DARLIANA BINTI NORDIN
17. AHMAD ABDILLAH BIN MAMAT
18. AHMAD RUSLI BIN HAJI ABDUL GHANI
19. NORHAYATI BINTI ZAKARIA