PK14 Pengurusan Audit Dalam

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001:2008 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI JOHOR

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR

PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 1

PK14 Pengurusan Audit Dalam

1. OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan menentukan kaedah mengendalikan Audit Dalam supaya dapat dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam tahun semasa dengan teratur dan cekap bagi memastikan keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan di Sekolah-sekolah Negeri Johor. 2. SKOP Prosedur ini diguna pakai oleh pihak pengurusan di sekolah dan Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor dalam merancang aktiviti Pasukan Audit Dalam untuk menjalankan audit bagi proses pengurusan pengajaran dan pembelajaran mengikut kekerapan yang ditetapkan dalam Jadual Audit Dalam Tahunan. 3. RUJUKAN 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Manual Kualiti; PK 12 Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod; PK 15 Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur; PK 16 Tindakan Pembetulan, Pencegahan & Penambahbaikan; PK 17 Kajian Semula Pengurusan.

4. DEFINISI Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK) Audit Dalam - Satu proses penyemakan oleh Juruaudit Dalam bagi menentukan sistem pengurusan kualiti dilaksanakan dengan baik - Mesyuarat Penyelarasan Pelaporan Hasil Audit dilaksanakan bagi membuat penyelarasan laporan Audit Dalam. - Tindakan-tindakan untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan supaya tidak berlaku lagi. - Tindakan-tindakan bagi menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang dijangkakan bagi menghalang ianya berlaku. - Audit Susulan bertujuan mengesahkan tindakan pembetulan dan pencegahan telah diambil. - Guru yang telah mendapat latihan audit dalam dan dilantik oleh Pengarah Pelajaran Johor bagi menjalankan aktiviti pengauditan pengurusan pengajaran dan pembelajaran. - Laporan yang disediakan oleh Pasukan Audit Dalam berkenaan dengan status tindakan pembetulan dan pencegahan. - Dokumen yang mengandungi kekerapan Audit Dalam yang perlu diadakan, tarikh menjalankan Audit Dalam sepanjang tahun.
Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00 Muka Surat | 2

Mesyuarat Penyelarasan Pelaporan Hasil Audit Tindakan Pembetulan Tindakan Pencegahan

Audit Susulan Pasukan Audit Dalam

Laporan Maklum Balas

Jadual Audit Dalam

PK14 Pengurusan Audit Dalam

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN TANGGUNGJAWAB KJN/PQN TINDAKAN 5.1 Menyediakan Jadual Audit Dalam dan mendapatkan kelulusan daripada Ketua Sektor mengedarkan surat arahan kepada semua lokasi bagi menjalankan audit dalam. 5.2 Melantik Pasukan Audit dalam sekolah danmenyediakan pengurusan audit dalam. 5.3 Menyediakan Jadual Audit Dalam untuk sepanjang tahun yang mengandungi perkara-perkara berikut : a. Tarikh untuk menjalankan audit. b. No. dan Nama Prosedur, Auditor dan Auditee. 5.4. Mengemukakan Jadual Pelaksanaan Audit Dalam Tahunan untuk kelulusan Pengetua PAD 5.5. Menjalankan Audit Dalam dan menyerahkan laporan kepada PQN /KJN PK14/2 Catatan Audit PK14/6 Senarai Semak Proses Audit Dalam RUJUKAN Surat Arahan

P / GB / GPK / PQS / KJS KPA

Surat Lantikan

PK14/1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam

KJN/PQN

5.6. Menjalankan mesyuarat Penyelarasan Pelaporan Hasil Audit sebelum diserahkan kepada KS/KPP Sektor Jaminan Kualiti 5.7. Menerima dan meneliti Laporan Keseluruhan Audit Dalam dan melaksanakan tindakan-tindakan yang berikut: PK14/3 Laporan Ketakakuran ( NCR ) PK14/4 Laporan Peluang Penambahbaikan ( OFI )

P / GB / GPK / PQS / KJS

a. Memastikan tindakan pembetulan dilaksanakan oleh PK dan menguruskan laporan tindakan pembetulan. b. Mengenalpasti tindakan pencegahan yang perlu diambil.

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 3

PK14 Pengurusan Audit Dalam

KJN/ PQN

c. Mengemukakan satu salinan tindakan pembetulan dan pencegahan yang diambil ke sektor Jaminan Kualiti Jabatan Pelajaran Johor 5.8. Menjalankan Mesyuarat Penyelarasan Audit Susulan. 5.9. Membentangkan Laporan Audit dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan. PK14/5 Laporan Keseluruhan

6. REKOD KUALITI Bil 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jenis Rekod PK14/1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam Tahunan PK14/2 Catatan Audit PK14/3 Laporan Ketakakuran ( NCR ) PK14/4 Laporan Peluang Penambahbaikan ( OFI) PK14/5 Laporan Keseluruhan PK14/6 Senarai Semak Proses Audit Dalam Tempoh 1 Tahun 1 tahun 1 Tahun 1 Tahun 1 Tahun 1 Tahun Lokasi Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail Bilik Penyimpanan Fail

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 19 Mac 2012 - Keluaran 03 | Pindaan 00

Muka Surat | 4