POLITEKNIK SULTAN ABDUL HALIM MU’ADZAM SHAH

LAPORAN DAPATAN AUDIT PENILAIAN SEMULA MS ISO 9001:2015

27 – 29 JUN 2022

NOMBOR DAPATAN CATATAN

BIL TAJUK
DOKUMEN
1 MANUALI KUALITI [POLIMAS-MK]; KELUARAN:01;
POLIMAS-MK Manual Kualiti PINDAAN: 00; TARIKH BERKUATKUASA: 5 JUN 2018

2 Tiada pengauditan
Penyediaan
Belanjawan
POLIMAS-PK-PS-01
Tahunan dan Buku
ABM
3 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bil 2/2021 telah
dilaksanakan pada 21 April 2022 dan dipengerusikan oleh
En. Kamaludin Bin Daud, Pengarah POLIMAS. Input dan
output mesyuarat tersebut memenuhi keperluan Standard
ISO 9001:2015. Rekod pelaporan mesyuarat telah
Kajian Semula
POLIMAS-PK-PS-02 diselenggara dengan baik. Pihak organisasi boleh
Pengurusan
menyertakan data analisa yang releven dengan pencapaian
pelan strategik dan keberkesanan kawalan risiko yang
berkaitan.
Penulisan laporan fokuskan kepada analisa trend

4 Tiada pindaan ketara dalam pelaksanaan Sistem

Pengurusan Kualiti (SPK) organisasi.
POLIMAS-PK-PS-03 Kawalan Dokumen Sistem Dokumentasi telah dibangunkan dan dilaksanakan
dalam SPK dengan baik. Organisasi masih mengekalkan
Manual Kualiti dalam menerangkan pelaksanaan SPK.
 Tatacara kerja bagi proses-proses utama dan sokongan
beserta rekod-rekod berkaitan telah dibangunkan. Kawalan
maklumat didokumentasi telah dilaksanakan dengan baik di
setiap proses/jabatan/unit yang terlibat.
Secara keseluruhannya, kawalan proses-proses utama dan
sokongan yang terlibat di bawah skop pensijilan adalah baik
dan memuaskan. Prestasi proses-proses tersebut telah
dipantau di setiap jabatan/bahagian/unit melalui pencapaian
objektif prosedur yang ditetapkan. Bukti pelaksanaan
proses-proses tersebut telah direkodkan dalam dokumen
dan rekod yang dibangunkan serta dipantau dengan baik.

5 i. Peralatan tidak lengkap.

- First Aid tidak lengkap.
- walkie-talkie tidak cukup seperti dalam kontrak.
- baju hujan tidak cukup seperti dalam kontrak.
Pengurusan - Cota tidak cukup seperti dalam kontrak.
POLIMAS-PK-PS-04 Perolehan Bekalan / - lampu suluh tidak cukup seperti dalam kontrak.
Perkhidmatan ii. Jumlah CCTV adalah 8, berfungsi 6, rosak 2.
iii. Tiada rekod kerosakan peralatan.
iv. Penggunaan walkie-talkie kurang berkesan
memandangkan jarak liputan jauh dari gate A ke gate C

6 Pengendalian aduan pelanggan telah dilaksanakan di Unit

Komunikasi & Hubungan Korporat. Aduan-aduan yang
diterima telah dikendalikan berdasarkan prosedur yang
Pengendalian
dibangunkan. Organisasi turut menjalankan Kajian
POLIMAS-PK-PS-05 Maklumbalas
Kepuasan Pelanggan yang meliputi perkhidmatan yang
Pelanggan
ditawarkan kepada pelajar. Dapatan daripada kajian
tersebut telah dianalisis dan dibentangkan dalam MKSP
organisasi.
 Bagi kes aduan yang sensitif perlu dimasukkan dalam fail
Sulit.

7 Tiada pengauditan
Kawalan Terhadap
POLIMAS-PK-PS-06 Ketidakpatuhan
PPP
8
Risiko dan peluang telah dikenalpasti daripada isu-isu
dalaman dan luaran serta pematuhan kepada keperluan
pihak berkepentingan. Tindakan kawalan risiko telah
diintegrasikan dalam pelaksanaan proses-proses kerja.
Namun begitu, keberkesanan tindakan kawalan tersebut
Tindakan boleh dipantau melalui pencapaian KPI organisasi.
Pencegahan dan
POLIMAS-PK-PS-08
Pengurusan Risiko Risiko dan peluang telah dikenalpasti daripada isu-isu
dalaman dan luaran serta pematuhan kepada keperluan
pihak berkepentingan. Tindakan kawalan risiko telah
diintegrasikan dalam pelaksanaan proses-proses kerja.
Namun begitu, keberkesanan tindakan kawalan tersebut
boleh dipantau melalui pencapaian KPI organisasi.

9 Pengendalian Audit
POLIMAS-PK-PS-09 Audit Dalaman telah dilaksanakan pada 16-26 Mei 2022 oleh
Dalaman
seramai 50 juruaudit dalaman POLIMAS yang telah dilantik.
9i Terdapat 3 NCR dan 2 Laporan Peluang Penambahbaikan
(OFI) telah dikeluarkan. Tindakan pembetulan dan
penambahbaikan bagi setiap penemuan tersebut telah
POLIMAS-AK-(PK- Menjalankan Audit
dilaksanakan. Pihak organisasi telah membangunkan senarai
PS-09)-01 Dalaman
semak bagi setiap proses dengan baik. Namun begitu,
pembuktian terhadap keberkesanan pelaksanaan proses
boleh dijelaskan dalam nota audit yang dibangunkan.
Manakala klausa Standard ISO 9001:2015 bagi setiap
penemuan yang dibangkitkan boleh ditentukan berdasarkan
root cause kepada isu tersebut.

Senarai Semak Audit Dalaman.

• Menggunakan kata kerja ‘Buktikan’ bagi pembuktian
dokumen (bukan ‘Sila Tunjukkan’).

Pengendalian Audit Risiko.

• Mesti menjalankan audit secara ‘top-down’ approach
• Cth: Sekiranya sesuatu proses menyebabkan reputasi
Politeknik terjejas – ini dikira sebagai 1 risiko, Jadi baru lihat
langkah kawalan/langkah yang berkaitan.

Semakan iFRP (Kali Pertama/Kali Kedua).

• Cadangan tugas untuk aktiviti ‘Semakan’ perlu dibahagikan
kepada rakan sekerja(peers) berbanding diberikan hanya
kepada Ketua Program/Ketua Kursus bagi mengelakkan
kesilapan.

Pengurusan Rekod Kualiti (PK-PS-11).

• Elemen prosedur PS-11 Pengurusan Rekod Kualiti perlulah
dimasukkan di dalam semua prosedur yang ada. Ini bagi
memastikan semua prosedur mengaplikasi pengurusan
rekod kualiti yang standard dan tepat.
• Cadangan : Boleh menjemput penceramah dari
MAMPU/INTAN untuk berkongsi maklumat/pengetahuan
berkenaan pengurusan rekod kualiti yang standard dan
tepat.
10 Perancangan dan
Cadangan pihak auditor – Dalam laporan kursus perlu ada
POLIMAS-PK-PS-10 Pengurusan Latihan
resume penceramah dan nota kursus.
Staf
11 Pengurusan Rekod
POLIMAS-PK-PS-11
Kualiti
Tiada pengauditan
Pengurusan
12
POLIMAS-PK-PS-12 Penyenggaraan
Peralatan
Tiada pengauditan
Pengurusan
14 Penyenggaraan
POLIMAS-PK-PS-13
Peralatan ICT Aset
A
Polimas
Tiada pengauditan
15 Pengurusan
POLIMAS-PK-PS-14 Perpustakaan
i. Menambahbaik prosedur sedia ada dengan menyertakan
tindakan kawalan risiko.
ii. Berkaitan kawalan/keselamatan aset. Ini termasuklah
dalam borang pendaftaran pelajar dan pemantauan
penggunaan alat elektrik yang mudah terbakar. (sticker)
16 iii.Rekod pekerja kafetaria kamsis perlu dikemaskini dari
Pengurusan Kamsis
POLIMAS-PK-PS-15 masa ke semasa.(suntikan tifoid)
iv.Tiada pemantauan oleh institusi terhadap kebersihan
tandas dan bilik mandi supaya mematuhi spesifikasi dalam
dokumen tender.
v.Tiada laporan aduan kerosakan oleh institusi terhadap
aduan kerosakan oleh pelajar dan pekerja kebersihan
 Tiada pengauditan
Pengurusan
17
Penyenggaraan
POLIMAS-PK-PS-16
Infrastruktur

19 POLIMAS-PK-PPP- Perancangan Aktiviti Tiada pengauditan

01 PPP Politeknik
20 POLIMAS-PK-PPP- Penyediaan Jadual Tiada pengauditan
02 Waktu
21 POLIMAS-PK-PPP- Pengurusan Tiada pengauditan
03 Pendaftaran Pelajar
22 POLIMAS-PK-PPP- Pengendalian Tiada pengauditan
04 Minggu Suaikenal
JSKK
i. Kaedah penulisan refleksi dalam Rancangan Mengajar
pensyarah boleh ditambahbaik. Terutamanya perincian
aktiviti yang dijalankan selari dengan keperluan silibus.
Sebagai contoh Latihan Insaniah dan Latihan Khusus
23 POLIMAS-PK-PPP- Proses Pengajaran
bagi Subjek MPU 24021.
05 dan Pembelajaran
ii. Rekod/bukti pelaksanaan aktiviti P&P yang dijalankan
secara atas talian (online) samada secara segerak
(synchronous) dan tak segerak (asynchronous) boleh
ditambahbaik bagi tujuan pemantauan keberkesanan
proses yang dijalankan.
iii. CLS4 - keusahawanan tidak selari dengan AST dalam
silibus sukan.
iv. Penulisan refleksi dalam RMS perlu dinyatakan perincian
aktiviti.
v. Perlaksanaan PdP secara online perlu disimpan sebagai
bahan bukti (link/video/CIDOS).
vi. JSKK perlu memantau kursus sukan / kelab sendiri
(pelaksanaan semasa – KJ/KPro yang memantau semua
kursus di jabatan akademik menyebabkan kursus di
bawah JSKK tidak dipantau oleh JSKK).

JKE
i. Kesilapan pensyarah memasukkan markah di dalam
iExam. Keyin markah dalam iExam (12 markah) tidak
sama dengan markah pada kertas jawapan pelajar (14
markah).
ii. Borang makmal JKE : Penggunaan borang pengesahan
alat rosak (KEWPA-9) hendaklah dimurnikan. Semua
ruangan perlu disi. Alatan yang dilihat semasa proses
audit ialah alatan yang rosak pada 21/05/2020. Alatan
telah dibaiki pada 7/8/2020.

JKM
i. Petaksiran Berterusan yg diberikan kepada pelajar tidak
perlu ada tandatangan pensyarah/penyelaras
kursus/KPro/ KK /KJ. Hanya perlu 3 tandatangan pada
master copy untuk simpanan pensyarah sahaja.
ii. Pensyarah tidak merekod tarikh dalam Buku Log Projek
Akhir Pelajar. Auditor mencadangkan agar ruangan tarikh
dimansuhkan
iii. Rujukan silibus mestilah yang 5 tahun terkini.
 JPA
i. Dokumen Kurikulum – Auditor mencadangkan agar JPA
membuat laporan terhadap JPKK sekiranya terdapat
sebarang kesilapan pada dokumen kurikulum sedia ada
ii. Dokumen Kurikulum – memastikan buku rujukan utama
yang dinyatakan dalam kurikulum benar-benar wujud
dalam institusi atau di perpustakaan
iii. Rancangan Mengajar / Lesson Plan – Teguran dilakukan
terhadap cara penulisan Reflection / Notes mesti ditulis
secara terperinci contoh metodologi PdP yang
digunakan, tahap penguasaan pelajar terhadap topik
pelajaran (peratusan/bilangan) melalui ujian peneguhan
dan pengukuhan, menyatakan laman web tertentu (jika
menggunakan sesuatu rujukan dari internet).

24 POLIMAS-PK-PPP- Tiada pengauditan

Pendaftaran Kursus
06
Perancangan dan Tiada pengauditan
25 POLIMAS-PK-PPP-
Pelaksanaan
07
Latihan Industri
26 POLIMAS-PK-PPP- Proses Pengurusan Tiada pengauditan
08 Peperiksaan
Komitmen daripada pihak pengurusan dan kakitangan di POLIMAS terhadap pelaksanaan SPK
adalah baik dan memuaskan. Kefahaman serta pelaksanaan SPK adalah baik dan memuaskan.
Pencapaian dan kawalan ke atas objektif kualiti yang ditetapkan adalah baik. Namun begitu,
27 KOMEN kawalan terhadap Pengurusan Risiko dan Peluang boleh dijelaskan dalam SPK dengan lebih
KESELURUHAN komprehensif.
Secara umumnya, pelaksanaan SPK di organisasi adalah selari dengan keperluan Standard ISO
9001:2015